TÉCNICAS DE PLANEACIÓN

2011

TÉCNICAS DE PLANEACIÓN.

KRK

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INSTITUTO TECNOLÓGICO DE ORIZABA DIVISIÓN DE ESTUDIOS DE POSGRADO E INVESTIGACIÓN

MAESTRÍA EN INGENIERÍA ADMINISTRATIVA

TEMA:

Técnicas de Planeación.

PRESENTA:

L.A. DALIA ESMERALDA MONTIEL CABRERA

Orizaba Ver.

Septiembre / 2011

Fundamentos de Ingeniería Administrativa.

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ÍNDICE.

ÍNDICE.................................................................................................................................................. 2 INTRODUCCIÓN. .................................................................................................................................. 3 INTRODUCCIÓN A LAS TÉCNICAS DE PLANEACIÓN. ............................................................................ 4 TÉCNICAS DE PLANEACIÓN. ................................................................................................................ 4 TÉCNICAS CUALITATIVAS..................................................................................................................... 5 Delphi. ............................................................................................................................................. 5 Tormenta de ideas. ......................................................................................................................... 6 Grupos TGN. .................................................................................................................................... 6 Círculos de calidad y equipos de mejora. ........................................................................................ 6 TÉCNICAS CUANTITATIVAS. ................................................................................................................. 7 Árboles de decisión. ........................................................................................................................ 7 Gráfica de Gantt. ............................................................................................................................. 8 El Método del Camino Crítico (CPM)............................................................................................... 9 Técnica de evaluación y revisión de programas (PERT). ............................................................... 10 Diferencias entre método CPM y método PERT. .......................................................................... 10 Investigación de operaciones. ....................................................................................................... 11 Programación lineal. ..................................................................................................................... 12 Teoría de juegos. ........................................................................................................................... 12 CONCLUSIÓN. .................................................................................................................................... 13 BIBLIOGRAFÍA. ................................................................................................................................... 14

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INTRODUCCIÓN. Las técnicas de planeación son herramientas que cada administrador necesita ocupar en la organización puesto a que permiten visualizar el futuro sin necesidad de agarrar desprevenido al encargado, aunque las situaciones pueden variar, estas herramientas hacen que no se salgan de control las cosas puesto que permite implementar un curso de acción, debido a que en esta etapa primera etapa del proceso administrativo, los cursos de acción que son alternativas ante los problemas o situaciones que surjan, se pueden tomar en cuenta como la opción b.

A continuación se mostrarán las técnicas que cada administrador o ingeniero industrial usa con frecuencia para la toma de decisiones en la organización, estas técnicas son las más comunes, sin embargo, el hecho de ser comunes no implica el conocimiento y el dominio de las mismas, por lo tanto se requiere un estudio profundo de cada técnica. Este trabajo muestra, como ya se mencionó, las técnicas sobresalientes y busca ser una guía para el interés general y así despertar la motivación para la búsqueda y el dominio de cada técnica.

El índice que se muestra a continuación fue basado en el libro de “Fundamentos de Administración” de Munch Galindo, sin embargo, en el contenido se aprecian más autores que se citan durante este trabajo.

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INTRODUCCIÓN A LAS TÉCNICAS DE PLANEACIÓN. La planeación es el primer1 paso del proceso administrativo en el que se visualiza el futuro y se encamina hacia donde se quiere ir por medio de técnicas o herramientas de planeación.

“Tipos de planes.- Los planes se clasifican en

1) Propósitos o misiones. 2) Objetivos o metas. 3) Estrategias. 4) Políticas. 5) Procedimientos. 6) Reglas. 7) Programas. 8) Presupuestos.” (Koontz & Weihrich, 1998)

TÉCNICAS DE PLANEACIÓN.2 Dentro del sistema de planeación, existen técnicas, estas técnicas o herramientas de planeación les son útiles a los que encabezan a una organización como lo son los gerentes, administradores, ejecutivos, empresarios; los cuales les permitirán tomar decisiones no alejadas de la realidad pues permiten visualizar el fututo minimizando riesgos y optimizando los recursos. Existen diferentes técnicas de planeación, algunas son generales y estas son aplicables para toda la organización al igual que existen técnicas específicas las cuales son utilizadas en los diferentes departamentos de la organización; cabe mencionar

1

Algunos autores mencionan previsión como el primero paso y como segundo la planeación. Como guía para este trabajo, se han tomado el índice en este apartado del libro de Munch Galindo “Fundamentos de Administración”. 2

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que las herramientas de planeación se escogen de acuerdo a las necesidad de toma de decisión que se requiera.

Las técnicas de planeación pueden ser cualitativas

o

cuantitativas.

TÉCNICAS CUALITATIVAS. En este tipo de herramientas se recurre al empleo del criterio, por lo tanto, los que las ocupan, tienden a llegar a un resultado según su experiencia. Algunos ejemplos de estas técnicas son: Delphi.3 La técnica Delphi, permite tomar decisiones individuales poniendo soluciones o alternativas a algún problema, escribiéndolas en un papel con carácter de anónimo para posteriormente recopilar las ideas, analizarlas y de todas escoger la mejor, cabe mencionar que estas opiniones las deben escribir los gerentes o encargados de la organización (grupos de expertos).

3

Llamado así por el antiguo oráculo Delphos.

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Tormenta de ideas. Con esta técnica se realiza una reunión para todos los gerentes de la empresa (en caso de ser microempresa se recomendaría que asistieran todos los trabajadores) para dar ideas, soluciones y/o aportaciones que permitan tomar la decisión de realizar una mejora o solucionar el problema planteado; Un asignado se encarga de anotar las ideas que surjan de todos para posteriormente analizarlas y votar por la o las mejores. Todas las ideas por más “absurdas” que se escuchen son bienvenidas y no se debe de criticar alguna. Grupos TGN4. Esta técnica es como un conjunto de las técnicas Delphi y tormenta de ideas. La cual comienza con una reunión de ejecutivos los cuales anotarán sus ideas en un papel, dichas ideas una vez finalizado este paso se anotarán en un pintarrón5 las cuales se procederá a evaluar y analizar pasando así a la votación por las mejores ideas las cuales se optarán aritméticamente, estos valores los escogerá la persona encargada del conteo, (Recursos humanos o ingeniería industrial) en dónde optará si poner valores como del 1 al 10 en donde el 1 sea de mayor importancia o viceversa.

Círculos de calidad y equipos de mejora. Son grupos de personas asignadas del mismo departamento (entre 6 y 12 personas) (Munch, 2006) que se reúnen periódicamente para el análisis de los problemas que se presenten al igual que para el mejoramiento del departamento del que sean parte, se buscarán las causas de los problemas al igual que las posibles soluciones para así incrementar la calidad de sus procesos.

4

Técnica de grupo nominal. Se le da el nombre de pintarrón porque se ocupan plumones, a los que ocupan gises se les conoce con el nombre de pizarrón. 5

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TÉCNICAS CUANTITATIVAS. Con estas técnicas se maneja la aplicación de métodos estadísticos, matemáticos para la toma de decisiones que se deben tomar para un problema que requiera solución.

Árboles de decisión. Llamado así por la forma en que se convierte a la manera de realizarlo, consiste en la representación por medio de un diagrama de acontecimientos el cual inicia con un carácter y de ahí se van poniendo las acciones, las cuales esas acciones se convertirán en caracteres y darán resultado a otras acciones, así sucesivamente. Permite visualizar las alternativas y ven de qué dependen.

Figura 1.1 Árbol de decisión.6

6

Figura tomada del siguiente enlace: http://www.google.com/imgres?q=%C3%A1rbol+de+decisi%C3%B3n&um=1&hl=es&sa=N&rlz=1C1CHJL_es MX419MX419&biw=1366&bih=588&tbm=isch&tbnid=ZftS6mAikPcbM:&imgrefurl=http://www.monografias.com/trabajos14/basededatos/basededatos.shtml&docid=mxI HVA2xihEa5M&w=588&h=308&ei=IOd0TrnYBIeHsgKkw5CMBQ&zoom=1&iact=rc&dur=418&page=1&tbnh= 80&tbnw=153&start=0&ndsp=26&ved=1t:429,r:1,s:0&tx=88&ty=22

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Gráfica de Gantt.7 Las gráficas de Gantt son muy utilizadas para la planeación de actividades, ya sea de algún proyecto o evento, etc. Por su sencillez pero alta eficiencia, permite determinar la fecha durante todo un proceso de lo que durarán las actividades a realizar para el logro del objetivo, tomando en cuenta los tiempos, las cuales pueden ser en horas, días, semanas, meses. Es recomendable realizar dos líneas con diferente color, en donde una sea para la definición del tiempo planeado (teórico) en que se deberá de realizar la actividad y otra línea de otro color para señalar el tiempo real (práctica) en que se ande realizando la actividad.

Figura 1.2 Gráfica de Gantt.8

7

Llamada gráfica de Gantt por su inventor Henry Lawrence Gantt, ingeniero industrial mecánico estadounidense. 8 Figura tomada del siguiente enlace: http://www.google.com/imgres?q=Diagrama+de+gantt&um=1&hl=es&sa=N&rlz=1C1CHJL_esMX419MX419 &biw=1366&bih=588&tbm=isch&tbnid=K-vEqyir0WUXjM:&imgrefurl=http://www.qualios.es/serviciosgestion-proyectos.htm&docid=GWjx-vkrKbg5AM&w=537&h=175&ei=1-x0TorIaqosQLUmdGLBQ&zoom=1&iact=hc&vpx=219&vpy=214&dur=266&hovh=87&hovw=267&tx=194&ty=57& page=5&tbnh=86&tbnw=265&start=68&ndsp=16&ved=1t:429,r:12,s:68

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El Método del Camino Crítico (CPM).9 El método del camino crítico es una herramienta útil de planeación que permite la culminación de actividades para el logro de un objetivo en particular. Para la realización de este método se necesitan saber el conjunto de actividades necesarias para el proyecto, la fecha de terminación de cada actividad, el tiempo en que las actividades se tardan en realizar, la secuencia de las actividades, empezando por las que deben hacerse de inmediato y conocer su interdependencia. Con el método CPM se busca la ruta crítica que sea óptima para la culminación del proyecto, en esta red que se forma, igual se calculan los tiempos de holgura.10

Figura 1.3 Tabla de actividades con su duración y dependencia para CPM. 11

Figura 1.4 Ruta Crítica de CPM.12

9

Por sus siglas en inglés, Critical Path Method. Según el diccionario de la Real Academia Española es el “espacio suficiente para que pase, quepa o se mueva dentro algo.” 11 Tabla tomada del siguiente enlace: http://www.pmipr.org/html/Presen taciones/The%20Critical%20Path%20Method.pdf 10

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Técnica de evaluación y revisión de programas (PERT)13. El método PERT es muy usado en la actualidad pues mediante una red, se muestran los acontecimientos que sucederán para la realización de un proyecto y en sí para la culminación de un objetivo. Este método es probabilístico pues se le asigna el tiempo a una actividad con “probabilidad” de que sucede durante ese transcurso, ajustándose así los tiempos si no se llega al término en el momento planeado. El método es parecido a la gráfica de Gantt sólo que en versión extendida y en forma de red.

Figura 1.5 PERT.14

Diferencias entre método CPM y método PERT. El método CPM es usado con datos que ya se estiman y se “conocen” por lo cual es un método determinístico, en el que puede ser superior al método PERT si se manejan bien las variables de tiempo y costo. El método PERT es un método probabilístico en el que el tiempo es más importante. 12

Ídem. Por sus siglas en inglés “Program evaluation Review Technique” 14 Figura tomada del siguiente enlace: http://www.google.com/imgres?q=pert&um=1&hl=es&sa=N&rlz=1C1CHJL_esMX419MX419&biw=1366&bih =631&tbm=isch&tbnid=cQ6z6Skr70EFjM:&imgrefurl=http://sistemasdeinformacion2roman.blogspot.com/2 010/06/caracteristicas-pertcpm.html&docid=jCWGmE6zcXg0dM&w=675&h=395&ei=neV3TqGLDuvJsQKoqpm6DQ&zoom=1&iact=hc&v px=540&vpy=198&dur=303&hovh=122&hovw=218&tx=202&ty=111&page=1&tbnh=122&tbnw=218&start= 0&ndsp=18&ved=1t:429,r:2,s:0 13

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Investigación de operaciones. Desarrollada en la segunda guerra mundial en Inglaterra, debido a la encomienda que se le da a un equipo de ingleses para que tomaran las mejores decisiones para la utilización de los materiales bélicos.

“Un elemento principal de la investigación de operaciones es el modelado matemático…establece una base para tomar una decisión, se deben tener en cuenta factores intangibles o no cuantificables, por ejemplo, el comportamiento humano para llegar a una decisión final.” (Taha, 2003)

Con la Investigación de operaciones se emplean métodos, técnicas e instrumentos científicos a casos que ocurren en una organización consideradas como problemas para dar soluciones óptimas y tomarse así decisiones sobre lo que está aconteciendo. “Las principales técnicas de I.O15 son:

15



Programación lineal.



Teoría de juegos.



Teoría de colas.



Teoría de los grafos.



Programación dinámica.



Análisis estadístico y cálculo de probabilidad.” (Chiavenato, 2004)

Abreviatura que significa Investigación de Operaciones.

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Programación lineal. Con esta técnica se analizan los recursos y materiales de producción con la que se busca el rendimiento, es decir, la maximización de utilidades con la minimización de los costos. Para la aplicación de la programación lineal, se necesitan tener una serie de datos como son las variables por las que se optan para tomar una decisión óptima dentro de las restricciones que tenga el objetivo a cumplir.

Teoría de juegos. La teoría de juegos es una técnica matemática en la que se analizan las disputas (juegos) y se ven las estrategias de esos conflictos. Estos conflictos o disputas surgen cuando dos jugadores no tienen la misma opinión en base a algo y pretenden ganar por lo cual cada jugador determina sus estrategias para su defensa, estas acciones se palpan en una matriz, la cual mostrará los resultados de lo jugado (partidos realizados); la teoría de juegos se utiliza para analizar la competencia en los mercados, por ejemplo cuando se tiene un conflicto de materiales para la producción con los proveedores, etc.

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CONCLUSIÓN. La implementación de las técnicas de planeación en una organización o en un aspecto de la vida misma no debe de discutirse y tomarse sin importancia puesto que esto hace diferencia sobre ser exitoso o no, ya que permite la visualización del futuro y aunque bien se sabe que los tiempos cambian y nada permanece constante, estas herramientas permiten posicionarse un paso adelante para tener facilidad de tomar decisiones en el momento y lugar precisos.

Se debe saber que las decisiones no se toman por tomar o dar por el hecho de ser cabeza en una organización, estas deben tener fundamento y de todas las herramientas de planeación se debe tomar la que mejor convenga para el caso que se pretende solucionar o simplemente planear.

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BIBLIOGRAFÍA.

Chiavenato, I. (2004). Introducción a la teoría general de la administración. México: McGraw-Hill.

Koontz, H., & Weihrich, H. (1998). Administración. Una perspectiva global. México: McGraw-Hill.

Munch, G. (2006). Fundamentos de Administración. CASOS PRÁCTICOS. México: Editorial TRILLAS.

Taha, H. A. (2003). Investigación de Operaciones. México: Prentice Hall.

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