TB1200 SAP En español

SAP Business One Versión 92 Número de material: 50099154

Notas del usuario Los materiales de formación no son programas autodidactas. Complementan las explicaciones proporcionadas por el instructor del curso. En cada página se incluye un espacio para que pueda escribir información adicional. Es posible que no haya suficiente tiempo para completar todos los ejercicios durante el curso. Los ejercicios proporcionan ejemplos adicionales de temas tratados durante el curso. También puede trabajar con esos ejemplos en su tiempo libre a fin de incrementar la comprensión de los temas.

Como nuevo consultor de implementación, tendrá diversas preguntas relacionadas con el rol que desempeñará: • ¿ Qué tareas principales realizará? • ¿ Qué recursos tiene a su disposición como ayuda? • ¿ Cómo puede ejecutar un proyecto de implementación y garantizar que éste no se excederá en términos de tiempo y coste? • ¿ Cómo puede gestionar las expectativas del cliente? • ¿ Existen mejores prácticas que pueda usar? En esta unidad presentaremos el rol del consultor de implementación, las tareas principales que realizará y le mostraremos algunos recursos que pueden serle de ayuda. Asimismo, explicaremos el proceso de implementación recomendado (metodología) de SAP que puede ayudarle a evitar los riesgos durante una implementación

Durante este curso de formación, realizará una pequeña parte de una implementación para una empresa de ejemplo llamada Light & Music. Realizará algunas de las tareas clave que se tendrá que realizar en una implementación real.

¿Cómo se empieza? Al cierre del ciclo de ventas, el equipo de ventas de partner firma un contrato con SAP. El equipo de ventas de partner deberá comprar licencias de usuario para el cliente para usar SAP Business One. Las licencias cuentan con sublicencia de partner para el cliente final mediante un contrato independiente. Por lo tanto, desde un punto de vista contractual, no existe una relación directa entre SAP y el cliente final. Durante el proyecto de implementación, una de sus tareas es la de instalar las licencias contratadas en el sistema del cliente de modo que los usuarios puedan acceder a SAP Business One. Como consultor de implementación, habitualmente está involucrado en el fin del ciclo de ventas, cuando el equipo de ventas entrega el proyecto para la implementación. Nota: En esta unidad, se tratará más detalladamente el proceso de licencia.

Su rol abarca varios aspectos diferentes: gestión de relaciones con los clientes, modelado y configuración de procesos empresariales, y tareas técnicas ¿Cuál considera como la parte más difícil del trabajo de consultor de implementación? Los partners existentes nos informan que las tareas más difíciles en la implementación están relacionadas con el análisis de los procesos empresariales del cliente y su asignación a una configuración de SAP Business One. Asimismo, la migración de datos es, por lo general, una tarea difícil para los partners y puede demorar más de lo planeado, ya que con frecuencia los datos del cliente no se asignan con facilidad a SAP Business One. Para tener éxito como consultor de implementación, debe poseer buenas habilidades analíticas, de comunicación y facilitación, así como amplios conocimientos de productos de SAP Business One. No subestime el tiempo necesario para recopilar y analizar las necesidades empresariales de clientes. Dedique el tiempo suficiente durante el proceso de ventas y durante la implementación de esas tareas.

SAP ofrece varios recursos para ayudarlo como consultor de implementación. SAP Channel Partner Portal (en http://service.sap.com/smb) es una fuente de información para todos los consultores. Para acceder a SAP Channel Partner Portal, debe tener un ID de usuario (número de superusuario), que le autoriza a utilizar la mayoría de los servicios del Portal. Cada empleado de un partner de SAP Business One debe obtener una identificación personal de usuario. Si es un partner nuevo de SAP y su organización ha firmado un acuerdo de partner de SAP, una persona de su organización estará autorizada a solicitar una identificación de usuario a SAP. Si es un partner existente, póngase en contacto con el superadministrador de su organización para obtener una identificación de usuario. Después de actualizar sus datos personales en el Portal, también puede entrar al sistema con su dirección de correo electrónico en lugar de su identificación de usuario. Si ya cuenta con una identificación de usuario para SAP Service Marketplace, podrá utilizarla para entrar al sistema. También puede utilizar Single Sign-On para entrar al portal. Nota: Si desconoce quién es su superadministrador, póngase en contacto con su oficina de soporte local (visite http://service.sap.com/local-support) o envíe un correo electrónico a [email protected]. Existen páginas del portal específicas según el país para diversos países, donde podrá encontrar información y recibir formación sobre temas específicos según el país. SAP Community Network es una serie de foros patrocinados por SAP donde puede publicar preguntas sobre implementación y hacer que éstas sean respondidas por otros partners. Una organización de Partner Service Advisory (PSA) le ofrece un punto único de contacto a todos los recursos de SAP y ofrece guía y asesoramiento a partners de implementación. Nota: Channel Development Manager (CDM) ofrece soporte para las ventas de su empresa, mientras que PSA ofrece soporte para la implementación de su empresa. PSA también facilita sesiones de activación productivas y registradas en una variedad de temas para los consultores de implementación. La mayoría de los países cuenta con un especialista en productos de un país (experto en productos locales) que es un experto en los productos y las necesidades de SAP Business One en su localización.

Durante este curso, aprenderá a implementar SAP Business One para una empresa de ejemplo llamada Light & Music. Seguirá un proceso de implementación. AIP es una recopilación de las mejores prácticas, las herramientas y los modelos reunidos de diversas implementaciones. Por lo tanto, obtiene la ventaja de la experiencia de otros partners. Esta metodología está creada con la asistencia de uno de los partners de SAP (Soluciones empresariales Omega, ahora parte de Vision 33). Es posible que deba adaptar la metodología a sus propias prácticas empresariales locales y al tamaño y la complejidad de sus clientes.

La metodología consiste en cinco fases. Se muestra el tiempo estimado para cada fase y es simplemente una estimación para la implementación de la funcionalidad estándar en SAP Business One para 15 usuarios. Dichas estimaciones de tiempo no incluyen ninguna configuración, desarrollo, alertas o procesos de autorización personalizados. Deberá aumentar las estimaciones de tiempo si planea implementar alguna de ellas. Nota: El número de días que se muestra en cada fase es el tiempo transcurrido estimado en días de operación y no representa el total de horas de trabajo para la fase. Varias de las tareas están realizadas por varias personas en forma simultánea. En la mayoría de los casos, el partner y el cliente trabajan en forma conjunta o simultáneamente. El responsable de cuentas de ventas del partner está involucrado en la primera y la última fase. El consultor de implementación y el jefe de proyectos del partner están involucrados en todas las fases. Nota: Los roles de partner se denominan “Responsable de cuentas de SAP Business One”, “Jefe de proyectos de SAP Business One” y “Consultor de SAP Business One”: ¡se refieren a usted! El objetivo de cada fase de la metodología es: • Fase 1: inicio de la implementación con el cliente. Deberá garantizar que el cliente haya suministrado personal al equipo del proyecto y que el proyecto cuente con el soporte del responsable o patrocinador de la empresa del cliente. • Fase 2: recopile los requisitos empresariales detallados del cliente y asígnelos en SAP Business One. • Fase 3: implemente las necesidades del cliente en SAP Business One. Esto puede involucrar cambios en los roles y trabajos del usuario. • Fase 4: prepare el cliente y el sistema del cliente para usar el sistema en producción. Esto incluye formación y transferencia de saldos iniciales. • Fase 5: entregue el sistema de producción de SAP Business One al cliente. Luego de esto, el cliente continúa con el modo de soporte.

Nota: Los materiales de AIP también están disponibles en una página Wiki de SAP Community Network: http://wiki.sdn.sap.com/wiki/display/B1/SAP+Business+One+Accelerated+Implementation+Program+2.0

Éste es un resumen de las tareas de alto nivel para cada fase de SAP Business One Accelerated Implementation Program. Dichas tareas se tratarán en forma más detallada en las demás unidades de este curso. Las tareas se explican en detalle en la Guía de implementación que abarca las cinco fases. En la guía, podrá ver fácilmente quién realiza cada tarea. Nota: La duración de las tareas enumeradas en la Guía de implementación es estimada y puede variar en función del tamaño y la complejidad del proyecto. Se incluye un plan de proyecto en AIP y puede usarlo como base de su propio plan de proyecto. Recomendamos que primero estudie la Guía de implementación y determine las tareas y los documentos que se adaptan a sus necesidades y a las de los clientes. Puede que necesite diferentes documentos según el tamaño y el tipo de empresa del cliente. Sugerencia: Para garantizar el éxito del proyecto, usted o su jefe de proyectos deben contar con la autorización del cliente en una fase antes de continuar con la fase siguiente.

Una de sus tareas fundamentales será estimar de forma precisa el tiempo necesario para la implementación de varias personalizaciones. Recuerde que éstas no se estiman en AIP. El plan de proyecto incluye estimaciones de tiempo para una implementación estándar de la empresa de 15 usuarios de SAP Business One. Nota: Esas estimaciones no incluyen ninguna configuración como procedimiento de aprobación, alertas, ni valores o campos definidos por el usuario. Por lo tanto, debe usar esas estimaciones sólo como punto de partida y ajustar los tiempos para cumplir con sus propias necesidades del proyecto. Los factores que pueden causar un aumento del tiempo real son: más usuarios, configuraciones como alertas, procedimientos de aprobación, campos y valores definidos por el usuario, personalizaciones como nuevos informes, tamaño y complejidad de los datos del cliente. Durante este curso obtendrá experiencia práctica con la implementación de procedimientos de aprobación, campos y valores definidos por el usuario, así como otras configuraciones. Esta experiencia práctica lo ayudará a estimar de forma correcta cómo afectan dichas configuraciones al tiempo del proyecto. Al momento del inicio del proyecto, deberá contar con el compromiso del cliente en relación con los recursos de tiempo del cliente. En los casos en que se indique, el esfuerzo de los recursos del cliente es nuevamente una estimación. Como regla general, considere que cada diez horas de tiempo del partner, será necesario un tiempo del cliente de al menos 4-5 horas (40-50% del tiempo del partner). Se asume que en la mayoría de los casos, el partner y el cliente trabajan en forma conjunta o simultáneamente. En varios casos, el tiempo total del cliente superará esta regla general, especialmente cuando hay varios recursos de cliente involucrados en las pruebas y la formación.

Ningún proyecto está exento de riesgos; sin embargo, el proceso estructurado y la metodología de AIP ayudarán a evitar riesgos comunes de implementación, como: • Falta de patrocinio o compromiso con el proyecto por parte del responsable de la empresa del cliente o director general. La reunión de inicio de proyecto es una oportunidad para evaluar este nivel de compromiso y tomar medidas correctivas. • Para alcanzar el éxito, se necesitan considerables recursos por parte del cliente, especialmente para identificar y depurar los datos existentes y realizar pruebas del sistema. Use la reunión de inicio de proyecto y demás documentos para definir los roles y las responsabilidades del cliente. • Las expectativas del cliente que no se ajustan a la realidad pueden ocurrir en cualquier momento durante el proyecto. Pueden existir expectativas poco realistas acerca de las capacidades de SAP Business One; por lo tanto, necesita una comprensión profunda de los requisitos del cliente. • Puede presentarse hostilidad entre clientes y partners durante el proyecto, especialmente en el caso de proyectos de precio fijo en que los eventos inesperados pueden incrementar el presupuesto. Asegúrese de que el alcance del proyecto se haya definido y acordado con el cliente. Considere un ejercicio de alcance por adelantado y que se pueda facturar (1-2 días) que le permita calcular el coste de un proyecto de precio fijo. • Es posible que el exceso en el límite del proyecto se deba a un aumento paulatino en el alcance, la falta de disponibilidad de cliente o la falta de comunicación. Los materiales de AIP están diseñados para posibilitar la comunicación. Use la Entrega de lista de verificación de ventas para prevenir la falta de comunicación entre el partner de venta y el de implementación. Use la Evaluación de riesgos del proyecto para identificar y solucionar cualquier posible riesgo (por ejemplo, expectativas del cliente, disponibilidad de recursos del cliente). Una de las ventajas clave de AIP es que requiere que documente todas las reuniones y decisiones del cliente. No es necesario usar los documentos de AIP para hacer esto, puede usar sus propias versiones siempre se documenten todos los aspectos de la implementación por completo.

En esta unidad, hay cuatro temas que cubren aspectos y tareas de la fase Preparación del proyecto AIP desarrolladas por un consultor de implementación.

Como consultor de implementación, normalmente, su primera tarea dentro del proyecto es la entrega de lista de verificación de ventas. Se reunirá con el responsable de cuentas de ventas para conocer sobre las operaciones empresariales, los asuntos de negocios, los factores de éxito y las condiciones de contratación de Light & Music. Ofrecerá entradas para el plan del proyecto que será presentado a Light & Music durante la reunión inicial. Es posible que se le pida que realice una demostración de SAP Business One. Nota: Algunos proyectos pueden incluir una fase de alcance por adelantado, pagada por el cliente, antes de iniciar con la implementación. En esos casos, realizará la demostración de SAP Business One como parte del proceso de alcance. Después de la reunión inicial, entregará e instalará el software SAP Business One en el sitio del cliente.

La fase de preparación del proyecto es el puente entre el final del proceso de ventas y el inicio de la implementación. La duración sugerida para esta fase es de 37,5 horas. La finalidad de esta fase consiste en planificar y preparar internamente el proyecto de implementación de SAP Business One. Como consultor de implementación, su tarea es: • Asistir a la reunión de entrega de lista de verificación de ventas. • Ayudar al cliente en la preparación de la reunión inicial. La reunión inicial es muy importante, ya que en ella se establece el alcance del proyecto. También brinda la oportunidad de obtener un compromiso por parte del patrocinador del cliente para la disponibilidad de recursos del cliente. • Asistir a la reunión inicial para escuchar, preguntar, realizar una demostración de SAP Business One cuando corresponda y reunir los requisitos de alto nivel del cliente. Nota: En general, el jefe de proyecto dirige la reunión. • Instalar SAP Business One en un sistema de prueba del cliente, con una base de datos de demostración, para poder probar los procesos estándar de la siguiente fase AIP.

Para tener éxito, el equipo de partners debe: • Comprender con claridad el proceso de ventas y los requisitos del cliente desde el equipo de ventas (entrega de lista de verificación de ventas). Esto incluye una evaluación de los riesgos potenciales del proyecto. • Llevar a cabo la reunión inicial con el cliente para establecer roles, responsabilidades y alcance. • Entregar e instalar el software SAP Business One en un sistema de prueba con una base de datos de demostración. El cliente debe firmar la recepción del software. • Obtener la aceptación de fase del proyecto del cliente para la Preparación del proyecto.

Para tener éxito, deben comprometerse los recursos del partner y del cliente. La diapositiva muestra estimaciones de tiempo de la Guía de implementación AIP. Sus propias estimaciones pueden ser diferentes, pero el ratio del tiempo del partner comparado con el tiempo del cliente debería ser similar al que aparece en la diapositiva. La reunión inicial brinda la oportunidad de hacer que el cliente comprometa sus recursos para el proyecto. El jefe de proyecto del lado del partner es responsable de la ejecución general, la gestión de riesgos y el éxito del proyecto. El jefe de proyecto programa, organiza y modera con efectividad las reuniones del proyecto. Comunica al patrocinador del cliente y coordina con él. El consultor de implementación forma parte de la entrega de lista de verificación de ventas y en la planificación de la reunión inicial. Después de la reunión, el consultor de implementación instala el software, junto con el administrador de TI del cliente. Es importante que el responsable de cuentas de ventas esté presente en la reunión inicial. Es posible que el cliente solicite requisitos adicionales en la reunión, por lo que es importante manejar las expectativas del cliente según el acuerdo contractual. También es importante que el jefe de proyecto del cliente esté involucrado en la planificación de la reunión inicial y que asegure que los recursos del cliente están disponibles. Expertos de las diversas áreas del cliente (ventas, compras, etc.) también deberían asistir a la reunión, para recopilar los requisitos detallados de cada área. El patrocinador ejecutivo del cliente también debería asistir a la reunión para destacar la importancia del proyecto.

El evento principal de esta fase es la reunión inicial. Antes de la reunión, se encontrará con el equipo de ventas y su jefe de proyecto para la planificación interna del proyecto. Su equipo debe revisar toda la información reunida durante el proceso de ventas. Usted, el responsable de cuentas de ventas y el jefe de proyecto, debe evaluar los posibles riesgos para el éxito del proyecto. La Evaluación de riesgos es una herramienta de hoja de cálculo que puede usar para categorizar rápidamente el nivel de riesgo. Usted y el jefe de proyecto del partner deben obtener una confirmación del cliente de que tiene el hardware y el software adecuados para ejecutar SAP Business One. Si no lo tiene, el proyecto podría verse comprometido. El equipo de ventas junto con el equipo de implementación también deben producir la planificación del proyecto que será presentada en la reunión. La muestra de la planificación del proyecto incluye las tareas y las estimaciones de tiempo. El modelo de la reunión muestra la agenda para la reunión inicial de seis horas que se realizará con el cliente. Es importante que aquí se describan los roles y las responsabilidades de todos. Cuando entrega el software SAP Business One al cliente, éste debe firmar el Recibo de entrega de software. Al terminar la fase, debe firmar la finalización de la fase.

Los factores de riesgo pueden incluir: • Requisitos del cliente o factores de éxito importantes que no están definidos claramente. • Requisitos comerciales que no se alcanzan por completo o que pueden requerir desarrollo personalizado. • El cliente tiene una gran cantidad de transacciones o una gran cantidad de usuarios. • Los roles y las responsabilidades entre SAP y el cliente no están claras o no se comunican. • La infraestructura del cliente no es apta para ejecutar SAP Business One. Esto, a veces, puede suceder cuando los clientes se están cambiando desde un sistema manual. • La línea de tiempo no es real. • El patrocinador del cliente no está completamente comprometido con el éxito del cliente. • La conversión de datos será compleja debido a una gran cantidad de sistemas antiguos o a que se necesita depurar una gran cantidad de datos. Por ejemplo, el cliente desea implementar un nuevo esquema de numeración para productos. • La solución SAP Business One tendrá un impacto importante en las operaciones comerciales del cliente.

Recuerde que las estimaciones de tiempo AIP son para una implementación estándar de SAP Business One, sin personalizaciones. El alcance inicial del proyecto de implementación de SAP Business One incluye la migración (pero no la depuración) de datos maestros existentes. También cubre la migración de saldos abiertos. Incluye la inicialización básica del sistema y la configuración para finanzas, gestión de bancos, oportunidades, ventas, compras, inventario, producción y planificación de necesidades de materiales. Incluye autorizaciones generales y de datos de propiedad, pero no alertas y procedimientos de autorización. Durante la reunión inicial, debe presentar de manera clara al cliente lo que incluye el proyecto. Después de la puesta en marcha inicial, es posible que se implementen funciones y características adicionales, como una fase posterior. Los cambios en el alcance deben documentarse en el formulario "Solicitud de modificación".

Las estimaciones de tiempo AIP no incluyen las funciones enumeradas en esta diapositiva. Si el cliente necesitas estas funciones, deberá ajustar las estimaciones de tiempo de AIP (y los costes). Nota: Los campos, las tablas y los valores definidos por el usuario son personalizaciones de las que hablaremos más adelante en este curso.

Si desconoce la información, puede adivinar o escribir 3 (Neutral) en la hoja de cálculo de evaluación de riesgos.

Después de completar la evaluación de riesgos, necesita un plan de acción para cada riesgo que marcó con un 5.

La parte más importante de la fase 1 es la reunión inicial con el cliente. Debido a que durará seis horas, deberá estar preparado. Como consultor de implementación, es probable que esta sea su primera reunión con el cliente. Es importante que el responsable de cuentas de ventas esté presente en la reunión inicial y que forme parte de la fase. Es posible que el cliente solicite requisitos adicionales en la reunión, por lo que es importante manejar las expectativas del cliente según el acuerdo contractual. También es importante que el jefe de proyecto del cliente esté involucrado en la planificación de la reunión inicial y que asegure que los recursos del cliente están disponibles. Expertos de las diversas áreas del cliente (ventas, compras, etc.) también deberían asistir a la reunión, para recopilar los requisitos detallados de cada área. El patrocinador del cliente también debería asistir a la reunión para destacar la importancia del proyecto. El SLA es importante, ya que establece las responsabilidades del cliente y del partner.

1. 2.

3. 4.

5. 6.

La reunión inicial es importante, ya que el responsable de cuentas de ventas y el jefe del proyecto presentan sus objetivos. Se presentan la planificación del proyecto y la línea de tiempo. Utilice la planificación de proyecto AIP proporcionada como punto de partida. Es importante que planifique y prepare la presentación para dar cuenta de los riesgos que identificó en la evaluación de riesgos. Observe que, en esta etapa, la planificación del proyecto ya está en un nivel alto, salvo que ya haya realizado un ejercicio de alcance con anticipación. Para tener éxito, el cliente debe comprometer sus recursos. Durante la reunión inicial, se presentan los equipos del proyecto del partner y el cliente, quién debe comprometer sus recursos para el proyecto. Durante la reunión inicial, debería llegar a un acuerdo con el cliente sobre los que está dentro del alcance y lo que está fuera de él. Si el cliente quiere implementar una función que está fuera del alcance, necesita costes y tareas adicionales, y tiempo para planificar el proyecto. En esta reunión, se asegurará de que el propietario o el patrocinador del cliente apoye por completo el proyecto. Se presentan los roles y las responsabilidades de cada miembro del equipo (de ambos lados). Por último, se presentan los procedimientos generales del proyecto.

En este tema, pasamos a la tarea técnica de instalación.

Después de la reunión inicial, la siguiente tarea del consultor de implementación será entregar e instalar el software.

Para una empresa como Light & Music, es posible que el servidor de SAP Business One se instale en las oficinas centrales. Los usuarios locales tendrán acceso al servidor en forma local. Los usuarios de ventas, compras e inventario de las otras 3 ubicaciones necesitarán acceder al servidor de SAP Business One a través de otra red. Muchas empresas instalan un cliente Citrix o un cliente Windows Terminal Server (WTS) en estaciones de trabajo remotas, y conectan Citrix Presentation Server o Microsoft Terminal Server en las oficinas centrales. Esto puede mejorar el rendimiento de los usuarios remotos y eliminar la necesidad de instalar el cliente SAP Business One para cada usuario. La base de datos common se conoce generalmente como SBO-COMMON y no contiene datos de usuario final. Contiene información sobre la versión y el upgrade. Observe que en esta configuración el servidor es un solo punto de falla. Por lo tanto, debería crear un plan de recuperación de desastres. Nota: El servidor de licencias puede ejecutarse en el servidor de SAP Business One de producción o puede ejecutarse en otro servidor de la red. Para conocer los requisitos de plataforma de hardware, consulte http://channel.sap.com/sbo/platforms Para conocer los requisitos de hardware y software, consulte el documento actual de requisitos del sistema SAP Business One: http://channel.sap.com/sbo/documentation Para estimaciones de configuración de red y servidor, consulte Best Practice System Setup and Sizing Guide. Puede encontrar el enlace a esta página Wiki en la sección de implementación del portal.

Consulte la Wiki Best Practice System Setup and Sizing Guide: https://wiki.sdn.sap.com/wiki/pages/viewpage.action?pageId=147263734 Puede encontrar este enlace en la página de disponibilidad del producto en el Channel Partner Portal.

El proceso de instalación es muy simple, ya que está guiado por un asistente. Puede descargar los ficheros de instalación de Channel Partner Portal o comprar un DVD de instalación. El proceso de instalación se describe de forma detallada en la Administrator’s Guide. Para instalar SAP Business One: • Instale uno de los servidores de base de datos admitidos. Nota: Las licencias de Microsoft SQL Server se pueden adquirir opcionalmente de SAP. • Instale SAP Business One Server Tools. • Instale SAP Business One Server. • Instale remote support platform (RSP). Esto se explicará más adelante en el curso. RSP controla el sistema del cliente para evitar problemas. • Instale SAP Business One Client en cada cliente. Nota: Al iniciar el cliente por primera vez, debe introducir el nombre de servidor para conectar el cliente con el servidor. • Instale SAP Business One Add-Ons en cada cliente en el que desee utilizar los add-ons. Seleccione Gestión Add-ons Administración de add-ons para seleccionar un add-on. Cuando registre el addon, busque los ficheros de instalación en el archivo o el DVD de instalación. Puede encontrar los ficheros de los add-ons en la carpeta de paquetes. • Instale los ficheros de la ayuda online. Puede instalar los ficheros de ayuda en el idioma local directamente en cada estación de trabajo de cliente o de manera centralizada en una carpeta compartida. Nota: Puede ejecutar la versión recientemente instalada del producto SAP Business One por 31 días sin licencia. Para continuar utilizando la aplicación después de los 31 días, debe instalar una clave de licencia válida asignada por SAP. Para obtener instrucciones detalladas sobre la instalación del software, consulte la Administrator’s Guide en Documentation Resource Center (http://channel.sap.com/sbo/documentation).

Si su implementación implica un upgrade al release 8.8 desde una versión anterior, utilizará el Asistente de upgrade. Puede realizar un upgrade al release 8.8 con el asistente desde: • SAP Business One 2005 A SP01 y SAP Business One 2005 B • SAP Business One 2007 A, SAP Business One 2007 B y SAP Business One 2007A SP01 Para obtener más detalles, consulte la Administrator´s Guide. Antes de realizar el upgrade de la instalación de un cliente, consulte el Accelerated Upgrade Program (AUP) en el Channel Partner Portal. El AUP contiene directrices y sugerencias para preparar y realizar un upgrade. Nota: Se necesita la clave de acceso de usuario al sitio para ejecutar el asistente de upgrade. Nota: A partir del release 8.8, la clave de licencia es específica de la versión. Por lo tanto, si realiza un upgrade a una nueva versión (no un nuevo patch) debe volver a solicitar una nueva clave de licencia después de realizar el upgrade. Si el cliente está realizando actualizaciones, se enviará una nueva clave de licencia. Antes de realizar el upgrade, el asistente de upgrade realiza verificaciones en la estructura de las bases de datos y también una copia de seguridad de cada base de datos. El asistente también verifica que haya suficiente espacio en el disco para ficheros de copia de seguridad. Simultáneamente, realiza el upgrade de los componentes del servidor y de las múltiples bases de datos de la empresa. Sólo puede realizar el upgrade de las bases de datos de la empresa que tienen la misma localización que la licencia. Si algún componente no se puede actualizar, el asistente anulará las actualizaciones de todos los componentes y los volverá al estado en que estaban antes de ejecutar el asistente. Se realizará automáticamente un upgrade del cliente la próxima vez que se acceda al cliente. Se realiza el upgrade del cliente y de DI API. Es necesario realizar el upgrade de cliente en cada uno de los clientes.

Recibirá las simulaciones por parte del instructor de la clase. Descargue la Administrator’s Guide y la License Guide como referencia para ejecutar las simulaciones. Si sabe cómo realizar una instalación, pruebe la simulación de upgrade. El asistente de upgrade es una nueva característica del release 8.8.

Durante la instalación, el directorio B1_SHR se crea automáticamente en el servidor SAP Business One. Este directorio se comparte en todas la estaciones de trabajo de cliente. Esta carpeta contiene los ficheros de instalación para el software del cliente, que puede usar para instalarlo en las estaciones de trabajo de cliente. Asegúrese de que las estaciones de trabajo del usuario tienen permisos para acceder a la carpeta compartida. Puede configurar carpetas compartidas que contienen modelos para exportar documentos de SAP Business One a Microsoft Word y Excel y carpetas para almacenar imágenes y anexos. Nota: No tiene que ponerlas en el directorio B1_SHR; sin embargo, para incluir estos ficheros en una copia de seguridad en el servicio de copia de seguridad de Service Manager, debe colocarlas en el directorio B1_SHR. Seleccione Gestión Inicialización sistema Parametrizaciones generales y seleccione la ficha Vía de acceso para definir las vías de acceso a estos directorios: • ExcelDocs: para exportaciones a Microsoft Excel. • WordDocs: para exportaciones a Microsoft Word. Seleccione la carpeta de localización relevante. Los siguientes modelos están disponibles: - Docmnhl1.doc : para todos los documentos de clientes y proveedores. - CustAccounts.doc: para exportarAntigüedad de créditos de cliente. - ToDoLetters.doc: para exportar facturas pendientes con la Lista de partidas abiertas. • Bitmaps: para imágenes de los datos maestros. • Attachments: para anexos de todo tipo de correos electrónicos internos, contactos, etc. Asegúrese de que las estaciones de trabajo de los clientes pueden tener acceso a las carpetas compartidas del servidor.

SAP Business One Service Manager y sus servicios se instalan automáticamente al instalar el servidor SAP Business One. Después de la instalación, debe configurar los servicios en SAP Business One Service Manager. Para abrir el Service Manager, haga doble clic en el icono de la barra de tareas de Windows. Puede seleccionar, definir, iniciar, pausar o detener servicios individualmente. Se proporcionan los servicios siguientes: • Servicio de copia de seguridad de SBO. Se puede utilizar este servicio en lugar de la copia de seguridad de Microsoft SQL Server. La ventaja del servicio de copia de seguridad respecto a una copia de seguridad con SQL Server es que el servicio de copia de seguridad también incluye las carpetas compartidas (anexos, imágenes y ficheros de Microsoft Excel). Cuando se inicia una copia de seguridad, el servicio comprime en primer lugar las bases de datos de la empresa seleccionada y los directorios de las parametrizaciones generales de forma individual en el directorio temporal. A continuación, empaqueta los ficheros comprimidos de este directorio en un solo fichero *.zip del directorio de copia de seguridad y borra el contenido del directorio temporal. Si desea volver a cargar una copia de seguridad, debe cargar la copia de seguridad de la base de datos con Microsoft SQL Enterprise Manager y copiar el contenido de los directorios empaquetados. • Gestor de licencias. Debe introducir detalles de conexión para el servidor de licencias e iniciarlo. • Servidor de interfase de datos de SBO. En Parametrizaciones del servidor de interfase de datos especifique el Fichero log y el importe Mínimo y Máximo de Parametrizaciones de conexión. • Servicio de correo de SBO (si está instalado) Nota: Si se instaló remote support platform (RSP), encontrará un icono separado en el escritorio del cliente. RSP no es parte de Service Manager.

El servicio de copia de seguridad de SAP Business One ofrece la opción de realizar copias de seguridad de bases de datos y carpetas de SAP Business One: Carpeta de modelos de Microsoft Word, carpeta de Microsoft Excel, carpeta de imágenes y carpeta de anexos definidas en la ficha Vía de acceso en Gestión Inicialización sistema General Parametrizaciones. Instrucciones: • • • • • • • •

Asegúrese de que el Gestor de licencias se esté ejecutando. Haga doble clic en el icono Service Manager. Seleccione el servicio de copia de seguridad. Seleccione Programación de fechas. Ahora, realizará una copia de seguridad. Especifique una fecha de ejecución, con la fecha de hoy como fecha actual. Seleccione Parametrizaciones y busque una vía de acceso para los ficheros de copia de seguridad. Seleccione Conexión y Tipo BD y Servidor BD. Seleccione Base de datos y, luego, una base de datos de la empresa en su ordenador portátil. Inicie el servicio de copia de seguridad.

Estas mejores prácticas de AIP pueden ayudarlo a evitar problemas durante esta fase: • Gestionar las expectativas del cliente, en especial, durante la reunión inicial, cuando es posible que surjan nuevos requisitos del personal del cliente que no estuvo en durante el ciclo de ventas. Dar participación a su equipo de ventas. Establecer claramente lo que incluye el proyecto y qué está fuera del alcance. • Confirmar explícitamente la disponibilidad del hardware, software y de los recursos para la reunión de inicio con el jefe de proyecto del cliente y/o administrador de TI. Tener que esperar a que se confirme la disponibilidad de hardware o recursos pondrá en peligro la línea de tiempo del proyecto. • Llevar a cabo una demostración de un producto de alto nivel perteneciente a SAP Business One como parte de la reunión de inicio para conseguir que todos los miembros del equipo obtengan una comprensión visual del producto y puedan realizar las primeras preguntas. • Comunicar los requisitos de tiempo para los recursos del cliente y obtener un compromiso. • Asegurar que desde el inicio el CEO del cliente, el director general o el dueño proporcione soporte ejecutivo comprometido para el proyecto de implementación. • Asegurar la aprobación del cliente una vez completados todos los hitos.

Los temas de esta unidad se centran en las tareas realizadas por un consultor de implementación (recopilación y asignación de requisitos a SAP Business One en el documento de Blueprint empresarial. Esta unidad no incluye todas las tareas de proyecto para la fase 2 de AIP. Para obtener más información acerca de tareas de proyecto generales, consulte los cursos de e-Learning de AIP en el Channel Partner Portal.

Se ha llevado a cabo la reunión inicial. Como consultor de implementación, debe centrar su atención en preparar y realizar los talleres de recopilación de requisitos con los clientes potenciales del cliente desde los distintos departamentos de Light & Music. Después de haber recopilado los requisitos y procesos empresariales del cliente, crea el Blueprint empresarial. El Blueprint empresarial sirve de guía técnica y funcional durante las fases subsiguientes del proyecto de implementación de SAP Business One.

La fase del Blueprint empresarial es donde se realizan uno o más talleres para la recopilación de requisitos para definir y analizar procesos empresariales y requisitos funcionales a nivel individual. Se puede realizar uno o más talleres de recopilación de requisitos, según el tamaño del cliente y cómo ejecutan el proceso empresarial. El resultado de esta fase es un Blueprint empresarial que es una asignación de los requisitos de cliente en una configuración de SAP Business One. Además, los talleres sirven para perfeccionar los objetivos iniciales del proyecto y revisar la planificación global del proyecto si es necesario. Como consultor de implementación, es posible que necesite brindar ayuda en la planificación del proyecto. Después de la reunión inicial, el plan del proyecto se debe revisar, especialmente si se necesitan artículos fuera de alcance. Después de los talleres, asignará los requisitos detallados a la configuración de SAP Business One y creará un Blueprint empresarial para que sirva como guía técnica y funcional durante las fases subsiguientes del proyecto de implementación de SAP Business One. La duración sugerida para esta fase es de 26,5 horas. Nota: Si el cliente tiene un contrato por un proyecto de alcance por adelantado, entonces realizará esta fase antes de iniciar el proyecto de implementación.

Hitos: Talleres de recopilación de requisitos empresariales con clientes potenciales funcionales del cliente Documento de Blueprint empresarial completo con asignación para SAP Business One Todos los cambios en el alcance y el horario del proyecto se reflejan en el plan del proyecto Aprobación del cliente para "Blueprint empresarial" y plan de proyecto. En este punto, los requisitos están congelados. Cualquier cambio subsiguiente se debe gestionar mediante el proceso de solicitud de cambio.

El responsable de cuentas de partner no participa en esta fase. El jefe de proyecto del lado del partner es responsable de la ejecución y el éxito del proyecto. Esto incluye la planificación de talleres de recopilación de requisitos empresariales junto con el jefe de proyecto del cliente. El consultor de implementación (usted) realiza los talleres de recopilación de requisitos junto con los clientes potenciales funcionales del cliente. Se recomienda realizar 5 talleres por separado, cada uno con una duración de 3 horas (total de 15 horas). Luego, creará un Blueprint empresarial y lo revisará junto con los jefes de proyecto. Nota: Las horas que se muestran en la diapositiva se basan en una implementación estándar para 15 usuarios. Es posible que necesite dedicar más tiempo a esta fase si los procesos empresariales del cliente son complejos. Durante los talleres de requisitos empresariales, los clientes potenciales funcionales del cliente deben estar preparados para discutir los detalles de cada proceso empresarial que controlen y acompañar al consultor en sus operaciones. El administrador de TI del cliente debe asistir a algunos de los talleres. Si no es posible, debe recibir un resumen del resultado de cada taller para garantizar que todos los requisitos definidos son factibles en el entorno de TI del cliente. El administrador de TI del cliente debe participar cuando se traten los requisitos para: • autorizaciones y propiedad de datos • migración de datos • interfaces y puntos de integración • rendimiento del sistema

Durante los talleres de requisitos empresariales, los clientes potenciales funcionales del cliente deben discutir los detalles de cada proceso empresarial que controlen y acompañar al consultor en sus operaciones. El jefe de proyecto del partner programará los talleres, pero el consultor de implementación se encargará de dirigirlos. Para el primer grupo de talleres, debe trabajar junto con un consultor con experiencia, alguien que ya haya participado en talleres. Deberá determinar la cantidad de talleres, lo más importante de cada taller y los clientes potenciales del cliente que deben asistir. Según la organización del cliente, es posible que los mismos clientes potenciales del cliente deban asistir a los talleres varias veces. El administrador de TI del cliente debe intercambiar opiniones acerca de los requisitos técnicos como los datos existentes y las interfaces externas. Debe estar preparado para hacer preguntas y para escuchar a los clientes potenciales del cliente. Deberá demostrar procesos de SAP Business One estándar para cada área. Si es posible, traslade los controles a los clientes potenciales del cliente, para que se familiaricen con los documentos y el flujo de documentos. Si el cliente está más familiarizado con un nuevo sistema, hay más probabilidad de que acepte cambiar los procesos existentes por SAP Business One. Debe ser cuidadoso con las expectativas del cliente en los talleres. Es posible que el proceso empresarial actual del cliente requiera una configuración (alerta, procedimiento de autorización) o una personalización (informe, campo definido por el usuario, etc.) fuera del alcance del AIP principal. Si no hay flexibilidad de implementar configuraciones o personalizaciones durante el proyecto, es posible que el cliente no esté satisfecho y que el proyecto esté en peligro.

La organización de cada taller depende de la organización del cliente y de cómo ejecutan sus procesos empresariales. ¿Puede separar los procesos empresariales en 5 áreas (por ejemplo, ventas, compras, inventario, finanzas y gestión de bancos, y servicios)? ¿O las áreas se superponen al punto de que es necesario realizar menos reuniones con la participación de más clientes potenciales del cliente en cada una? Debe lograr que las personas adecuadas provean la información necesaria sin que los clientes potenciales del cliente pierdan su tiempo. Según la Entrega de lista de verificación de ventas, los asuntos empresariales principales son: • Optimizar la producción y reducir el tiempo de montaje de productos para la venta y alquiler. Con frecuencia, se producen demoras cuando se deben enviar componentes para la producción de multipantallas desde otro almacén. Se necesita ver cómo se integra la producción con Ventas y Compras. • Gestionar mejor los niveles de inventario y las valoraciones en varios almacenes y líneas de productos. • Administrar las relaciones con el proveedor, incluidos los descuentos y contratos del proveedor. • Mejorar la previsión de ventas y la ejecución de pipeline de ventas. El sistema actual no controla el pipeline de ventas ni las oportunidades. El propietario necesita ver las oportunidades que hayan estado inactivas durante un mes. • Informar con claridad los ingresos y los gastos para las distintas áreas empresariales: ventas, alquileres, instalaciones y consultoría. • Expandirse mediante la apertura de nuevas ubicaciones y almacenes sin interrumpir los procesos en curso. ¿Cómo organizaría los 5 talleres para Light & Music? Los procesos clave que se van a analizar son: Compras, Producción, MRP, Inventario, Datos maestros (proveedores), Finanzas, Contabilidad e informes, Ventas, Servicio y soporte. También necesita incluir alertas, procedimientos de autorización, autorizaciones, pagos, valoración de inventario, determinación de precios y gestión de almacenes en el taller apropiado.

Escriba ideas para el contenido de cada taller. El instructor proporcionará algunas sugerencias.

En esta actividad nos centramos en los procesos de ventas de Light & Music. El objetivo es definir en detalle los procesos de ventas para Light & Music para que esto se pueda asignar e implementar en SAP Business One. La estrategia es pedirles a los clientes potenciales que describan los procesos.

Escriba algunas de las preguntas aquí:

Al final de los talleres deberá comprender completamente los procesos de ventas de Light & Music incluido cualquier requisito especial. También deberá tener una idea clara de los documentos que se utilizan, las personas que participan de los procesos de ventas y las cuentas de mayor que se utilizan. En el caso de Light & Music, deberá demostrar lo siguiente durante los talleres: • Documentos y flujo de documentos (copia de/a) • Informes y oportunidades de ventas • Modelos de documento • Facturas de servicio • Anticipos para depósitos • Artículos alternativos • Informe ATP • Ganancia bruta • Procedimientos de autorización • Datos maestros: condiciones de pago, descuentos, límites de crédito • Informes de antigüedad y la lista de partidas abiertas.

Escriba sus consejos aquí. El instructor también proporcionará algunos consejos y prácticas recomendadas adicionales. Deberá utilizar estas técnicas cuando: • La información que necesita no está documentada en la empresa y es posible que solamente la posea una persona. • Los clientes potenciales del cliente son poco cooperativos en los talleres.

Durante los talleres de recopilación de requisitos, deberá documentar cuidadosamente los requisitos del proceso empresarial. El siguiente paso como consultor de implementación es asignar requisitos a la funcionalidad de SAP Business One antes de introducirlos en el documento del Blueprint empresarial. Debe examinar cada requisito para ver si se puede implementar mediante la funcionalidad estándar (definición o configuración en SAP Business One). Luego el equipo del proyecto de partner debe revisar el Blueprint empresarial. Los requisitos que están fuera de alcance se deben volver a discutir con el cliente. Se debe alcanzar la personalización y se debe añadir el tiempo y el esfuerzo al plan de proyecto.

Abra la lista de requisitos para Light & Music. Puede encontrarlos en la sección de ejercicios de su libro de trabajo. Algunos de los requisitos ya se le han asignado. Centre su atención en los requisitos que no se han asignado (las líneas están sombreadas). Utilice los requisitos asignados como referencia.

El Blueprint empresarial es donde documenta la asignación de requisitos. El Blueprint está organizado para que pueda seguirlo y configurar el sistema en el orden correcto. Abra el documento de Blueprint empresarial en los materiales del curso. Esto se completó parcialmente para Light & Music. Tenga en cuenta que el documento de Blueprint empresarial solamente abarca los procesos de SAP Business One estándar y las parametrizaciones para la configuración e inicialización de la empresa. El documento está organizado de acuerdo con las ventanas de SAP Business One y puede ser abrumador para un nuevo consultor. El Blueprint empresarial no abarca la asignación o configuración de: • Autorizaciones de usuario • Listas de materiales (cuál elegir) y órdenes de fabricación • Actividades • Listas de precios • Documentos de Word enlazados • Clientes ocasionales • Funciones definidas por el usuario y valores definidos por el usuario • Propiedades de datos maestros • Procedimientos de aprobación y alertas • Picking y embalaje • Servicio

Abra el documento de Blueprint empresarial en la carpeta de materiales del curso Para ahorrar tiempo, esto se ha completado parcialmente para Light & Music Acceda a la base de datos cuando sea necesario Complete las secciones 8 y 10 del blueprint empresarial

Su instructor realizará una revisión de las secciones del blueprint empresarial.

Revise el Blueprint empresarial con su equipo del proyecto y luego con el jefe de proyecto del cliente. Asegúrese de que ninguna modificación que se obtenga como resultado de los talleres de recopilación de requisitos afecte los costes del proyecto ni la línea de tiempo. Si cree que los cambios afectarán el proyecto, su jefe de proyecto (partner) debe comunicarse con el jefe de proyecto del cliente inmediatamente. Asegúrese de que el plan de proyecto esté actualizado. Obtenga la aprobación del cliente para la fase 2. Una vez que el cliente haya aprobado la fase, el Blueprint empresarial estará congelado. A partir de este punto, no se podrán realizar cambios que no estén documentados en el Blueprint empresarial.

Estas son las recomendaciones acerca de las mejores prácticas de AIP: Realizar talleres tanto a nivel individual como grupal para discutir los requisitos a nivel individual, así como las superposiciones y dependencias entre departamentos. Disponer de un sistema SAP Business One durante los talleres para demostrar cómo el sistema puede hacer frente a las necesidades empresariales. Utilizar datos del cliente verdaderos cuando sea posible (añadir datos maestros de cliente a la base de datos de muestra o crear una empresa en blanco y añadir/importar datos maestros). Nota: Recomendamos utilizar el modelo de plan de cuentas y ajustarlo a los requisitos del cliente. Si utiliza el modelo de plan de cuentas, el sistema crea modelos de informes financieros para usted. Comunicar que en la migración de datos se incluyen únicamente datos maestros del sistema existente para SAP Business One; si el cliente desea migrar los datos de movimientos históricos, difiera este proceso a un proyecto separado siguiendo la implementación inicial. Confirmar la documentación detallada de los requisitos en el Blueprint empresarial y enfatizar al cliente que incluso pequeñas modificaciones en el alcance y/o requisitos pueden tener una repercusión importante en los costes, recursos y duración del proyecto. Obtener la aprobación del cliente por lo que respecta al Blueprint empresarial.

La finalidad de la fase de Realización del proyecto consiste en implementar todas las necesidades empresariales definidas durante las fases anteriores y documentadas en Blueprint empresarial.

Hasta el momento, en el proyecto de implementación, instaló el software de SAP Business One y trabajó con una empresa de demostración o prueba para revisar los procesos empresariales de cliente y asignarlos a una configuración de SAP Business One. En esta fase, usted como consultor de implementación, creará e inicializará la empresa del cliente. Esto representa un importante compromiso de su tiempo durante el proyecto. También trabajará con el cliente para migrar los datos existentes a la nueva empresa.

Esta fase representa la fase más importante del proyecto de implementación. La duración sugerida para esta fase es de 86 horas de trabajo. Esta fase abarca las tareas de gestión de proyectos y tareas técnicas. Como consultor de implementación, dedicará la mayor parte del tiempo a la implementación del Blueprint empresarial en el sistema de producción del cliente. Hay varias tareas para el equipo del proyecto durante esta fase. La diapositiva muestra las tareas que realiza el consultor de implementación. Después de que haya configurado la empresa del cliente, deberá realizar una copia de la base de datos y usar esta copia para la validación del sistema, las pruebas del sistema y para la formación. Es posible que se necesite la gestión de modificaciones durante esta fase, dado que los empleados del cliente usarán el sistema por primera vez. Puede usar los documentos de AIP para obtener ayuda. La Guía de comunicación de gestión de modificaciones cuenta con gran variedad de consejos que puede usar para prevenir o resolver problemas de gestión de modificaciones y comunicación que pueden surgir durante el proyecto. Los minutos de reunión y la planificación del proyecto se utilizan durante todo el proyecto. En esta fase, también debe mirar hacia la siguiente fase. Usted junto con su jefe de proyectos deberán planificar la formación de los usuarios finales que se suministrará en la siguiente fase de AIP. El plan de formación es un modelo que puede usar para estimar los tiempos de formación y el contenido de los diferentes roles de cliente. Aliente al cliente a crear procedimientos operativos para usar después de la puesta en marcha. Existen varias ventajas de la creación durante esta fase. En primer lugar, es mucho más fácil crear éstos en el momento en que se validan los procesos empresariales. En segundo lugar, éstos pueden usarse y probarse durante las pruebas del sistema. Los clientes potenciales del cliente pueden usar los casos de prueba suministrados junto con AIP como base para desarrollar los procedimientos de pruebas del sistema que pueden usarse más adelante o en la producción.

Los hitos para esta fase, de acuerdo con AIP, son: • Sistema de producción SAP Business One instalado y configurado sobre la base del Blueprint empresarial. Nota: Desde la perspectiva de AIP, esto no incluye personalizaciones, como campos definidos por el usuario, o configuraciones, como alertas y procedimientos de autorización. • Migración de datos completada (si procede). • Configuración del sistema validada. • Prueba del sistema finalizada. • Formación y plan de transposición definidos. • Obtención de la aceptación de fase del proyecto del cliente para la "Realización del proyecto"

Aquí se muestra el compromiso de tiempo sugerido para los recursos de cliente y partner. Nota: Estos tiempos representan sólo una guía. De acuerdo con el tamaño de la empresa del cliente, serán necesarios más o menos recursos. Por ejemplo, si el cliente posee una gran cantidad de usuarios o procesos complejos, es posible que aumenten la cantidad de horas del consultor y del jefe de proyectos. En esta fase, sin dudas, la mayoría del trabajo está realizado por el consultor de implementación. El consultor de implementación inicializa el sistema de producción. Esto incluye crear usuarios, solicitar y asignar licencias, establecer autorizaciones de usuario e importar datos maestros. El administrador de TI del cliente debe estar disponible para brindarle soporte a usted y aprender a realizar las tareas de gestión, como establecer la seguridad, crear usuarios y gestionar autorizaciones. El administrador de TI del cliente también es responsable de extraer y depurar los datos existentes antes de que se importen con Data Transfer Workbench. La gestión de proyectos y de modificaciones incluye la planificación de la forma en que los usuarios finales usarán el sistema y el desarrollo de los materiales de formación. Los clientes potenciales del cliente están principalmente involucrados en la creación de scripts de prueba y en la validación de procesos empresariales, así como la realización de la validación real y las pruebas de sistema. Esto se realizará en una copia del sistema de producción recientemente configurado. Los clientes potenciales del cliente tienen la responsabilidad de confirmar que las configuraciones en SAP Business One se corresponden con las necesidades empresariales acordadas y suministran la solución esperada. El equipo del proyecto completo deberá estar involucrado en la planificación de la transición. Consulte la Guía de implementación para obtener información más detallada sobre las tareas de esta fase.

La empresa del cliente se crea como una nueva base de datos de SQL Server. Para crear una nueva empresa, seleccione Gestión Seleccionar empresa. A continuación, seleccione Nuevo. Seleccione la localización, el plan de cuentas y los períodos contables. No puede modificar la localización después de que haya creado la empresa. La localización activa las tablas locales y las funcionalidades locales para la nueva empresa. Antes de crear la empresa, debe tomar decisiones con el cliente acerca del plan de cuentas y los períodos contables. • SAP Business One se suministra junto con los modelos de planes de cuentas para cada localización. Si selecciona la opción “modelo”, puede tratar las cuentas en el modelo. En forma alternativa, puede seleccionar la opción "definido por el usuario" y verá un plan de cuentas en blanco que puede crear manualmente. Nota: No puede modificar la opción de plan de cuentas después de que haya contabilizado las transacciones. • Si intenta importar o contabilizar transacciones del ejercicio anterior, debe definir los períodos de contabilización del año anterior antes de definir los períodos para el año en curso. Una vez que haya definido los períodos del año en curso, no podrá añadir períodos de contabilización de un año anterior. Puede seleccionar si desea copiar las tablas y los campos definidos por el usuario de su empresa actual a la nueva empresa. Esto puede ser útil al crear una copia de la empresa de producción del cliente configurada para el uso en pruebas del sistema. Al crearse una nueva empresa, se crea el usuario "director" por defecto. Introduzca una clave de acceso para este usuario y utilice dichas credenciales para realizar la entrada al sistema de la empresa por primera vez. Si está realizando la creación de la empresa en el release 8.8 del sistema, la nueva empresa debe ser para la misma localización que se especifica en la licencia instalada. Si ésta es una nueva instalación de SAP Business One y la licencia aún no se ha instalado, aún puede crear nuevas empresas. Marque la casilla de selección Versión de test en la ventana de creación de empresa. Incluso si la ventana de 31 días caduca, aún puede instalar la clave de licencia y aplicarla a la empresa de prueba.

El usuario del sitio ofrece un nivel de seguridad adicional en el release 8.8 de SAP Business One, que presenta un mayor nivel que el superusuario. El usuario del sitio no está asociado con una cuenta de usuario. El usuario del sitio se crea al instalar el release del sistema 8.8. La clave de acceso del usuario del sitio debe controlarse cuidadosamente en la empresa del cliente. La clave de acceso del usuario del sitio es necesaria para la autenticación con el servidor de licencia para: • Crear empresas nuevas. • Ejecutar el asistente de upgrade para actualizar a un nuevo release o nivel de parche. • Configurar las parametrizaciones de Service Manager para una nueva instalación (única vez). • Asignar las credenciales para una base de datos de sólo lectura dentro de SAP Business One. Nota: Para cambiar la clave de acceso del usuario del sitio, seleccione el gestor de licencias en Service Manager. Seleccione Parametrizaciones en la ventana Información general, seleccione Configurar seguridad. Por supuesto, debe introducir la clave de acceso del usuario del sitio existente primero para poder cambiarla.

Una vez creada la base de datos de la empresa, definirá los detalles básicos de la empresa. Seleccione Gestión Inicialización sistema Detalles empresa. En la ficha General, introduzca los datos de comunicación y dirección de la empresa. El campo Empresa se utiliza sólo internamente para visualizar información en el área de la cabecera del árbol de menús de SAP Business One. Los demás datos se pueden utilizar en documentos impresos. Puede almacenar todos los datos generales en idioma local y extranjero. En la ficha Datos de contabilidad, introduzca la información fiscal, como el nombre de la delegación de Hacienda, número de identificación fiscal, etc. También puede seleccionar y actualizar su calendario de festivos. La ficha Inicialización básica contiene las parametrizaciones más importantes del sistema, puesto que la mayoría de éstas no pueden modificarse después de haber creado documentos en la empresa. Por lo tanto, debe planificar estas parametrizaciones junto con el cliente. No puede modificar las siguientes parametrizaciones en Detalles empresa después de contabilizar alguna transacción: • Modelo del plan de cuentas (puede modificarlo antes de contabilizar las transacciones) • Moneda local y de sistema • Visualización de saldo Haber con signo negativo • Permitir más de un tipo de documento por serie • Utilizar cuentas de segmentación Esto afecta principalmente a la localización de EE. UU. • Utilizar inventario permanente (Utilizar stock continuo) • Gestionar costes de artículos por almacén • Utilizar sistema contable de cuentas de compras Nota: Si activa la característica de soporte de varios idiomas, puede convertir los campos, como descripciones de artículos y grabar versiones de varios idiomas de cada campo. Para cambiar a una conversión a idioma extranjero, seleccione el idioma requerido en los datos maestros del interlocutor comercial.

Debido a las dependencias de datos, existe un orden sugerido para completar la inicialización del sistema y la definición de una nueva empresa. Esto debe realizarse antes de que se importen los datos maestros: • Indicadores de período • Numeración de documentos • Determinación de cuentas de mayor • Parametrizaciones generales (parametrizaciones por defecto para interlocutores comerciales, inventario, visualización del campo y vías de acceso del fichero). • Parametrizaciones de documento. Las parametrizaciones específicas del documento pueden definirse para algunos tipos de documentos; por ejemplo, oferta de ventas, pedido de cliente, pedido, etc. Éstas pueden afectar el procesamiento del documento. • Bancos propios. Asocia cada banco propio con una cuenta de mayor • Condiciones de pago y métodos de pago de interlocutor comercial (para Asistente de pagos) • Monedas • Las preferencias de impresión se definen en cada estación de trabajo de cliente. Consulte el documento "Cómo configurar las parametrizaciones iniciales" en el centro de recursos de documentos del Channel Partner Portal.

Cuando se crea por primera vez la empresa, se crea un Indicador de períodos llamado Por defecto. El indicador de períodos por defecto se asigna a los períodos contabilizados que se definieron para la nueva empresa. SAP Business One realiza la numeración automática de los documentos de compras y ventas y asientos manuales, de modo que no haya intervalos en la numeración. Al crear la empresa, se crea un rango de numeración por defecto para los documentos (Serie primaria). Esto comienza con el numero 1. Para evitar la numeración incorrecta o ilegal en los documentos, es fundamental que defina el número del primer documento correctamente. Seleccione Gestión Inicialización del sistema Numeración de documentos. Aquí puede definir el primer número de documento para la serie primaria por defecto o puede crear una nueva serie. Sólo pueden contabilizarse los números de documento para una serie con el mismo indicador de períodos que el período de contabilización actual. Para saber qué indicador de períodos está enlazado a una serie de numeración de documentos, haga doble clic en la línea correspondiente de la ventana Numeración de documentos. Puede crear varias series con diferentes ámbitos de números de documentos si, por ejemplo, desea que los diferentes empleados de compras y ventas utilicen sus propios rangos de números. Si crea varios rangos (series), debe especificar el último número de cada serie y no puede haber intervalos entre el último número de una serie y el primer número de otra serie. Nota: Para restringir un usuario a una serie de numeración específica, asigne un grupo de la serie y luego asigne una autorización general al usuario. Para definir la autorización, seleccione Gestión Inicialización del sistema Autorizaciones Autorizaciones generales y navegue hasta Gestión > Inicialización del sistema > Serie de numeración donde puede encontrar las autorizaciones para los grupos. Si crea un nuevo Indicador de período y desea usarlo para los períodos de contabilización existente, debe hacer esto antes de contabilizar cualquier documento. Seleccione Gestión Inicialización del sistema Períodos de contabilización para modificar el indicador de períodos para los períodos de contabilización. Aquí puede definir una nueva serie de numeración para un Indicador de período diferente; por ejemplo, el inicio de un nuevo ejercicio.

Las parametrizaciones generales son muy importantes y deben definirse después de la discusión con el cliente: • IC: defina los valores por defecto para los nuevos interlocutores comerciales. Estos valores por defecto pueden modificarse después de la inicialización. También puede activar los procedimientos de autorización y comprobación del Haber aquí. • Presupuesto: seleccione esto para gestionar el presupuesto de su empresa. Una vez que se haya seleccionado esta opción, las funciones relacionadas con el presupuesto aparecen en el módulo Finanzas. Las parametrizaciones de advertencia o bloqueo se aplican a todos los usuarios. • Servicios: las acciones especificadas en esta ficha se llevan a cabo cada vez que el usuario entra al sistema de la empresa. Estas parametrizaciones son específicas del usuario actual y determinan si las ventanas se abren al tipo de cambio y alertas. • Visualización: defina el idioma y el "motivo" para el usuario, y cómo se visualizan las diferentes variables, como fechas, valores numéricos y monedas. Nota: Ciertas parametrizaciones se aplican inmediatamente según la empresa, para todos los usuarios; por ejemplo, formatos de fecha y hora, separadores de caracteres y decimales. Después de contabilizar un asiento, sólo puede incrementar la cantidad de decimales. Esta modificación no puede anularse. No se podrá reducir la cantidad de decimales después de que se haya contabilizado un asiento. • Fuente y fondo: defina el texto y fondo para el usuario actual. • Vía de acceso: defina las vías de acceso del fichero para almacenar imágenes y anexos. También puede especificar las vías de acceso del fichero a las carpetas del servidor para modelos de Microsoft Word y Excel a los que se hace referencia cuando el usuario exporta un documento de SAP Business One a Word o Excel. Dichas parametrizaciones se aplican a todos los usuarios. • Inventario: use la ficha Artículos para definir el método de gestión para los números de serie y lotes, el almacén por defecto y el método de cuenta de mayor de inventario por defecto. Utilice la ficha Planificación para introducir la información relacionada con MRP. Dichas parametrizaciones se actualizan de inmediato, por empresa, para todos los usuarios. Nota: Ciertas localizaciones pueden tener fichas adicionales en las Parametrizaciones generales.

Antes de contabilizar cualquier transacción, debe definir la determinación de cuentas de mayor. Ésta es una lista de cuentas de mayor por defecto utilizada por los documentos de SAP Business One para la contabilización automática de asientos. Seleccione Gestión Definición Finanzas Determinación de cuentas de mayor. Si seleccionó un modelo de plan de cuentas cuando creó la nueva empresa, el sistema define automáticamente la mayoría de las cuentas en la determinación de cuentas de mayor utilizando cuentas del modelo. Aún deberá revisar la Determinación de cuentas de mayor con el contable del cliente para garantizar que cada cuenta por defecto coincida con una cuenta que utilice el cliente. Debe revisar todas las cuentas de mayor por defecto con el cliente antes de contabilizar cualquier transacción. Si selecciona el plan de cuentas como "definido por el usuario", debe definir su propio plan de cuentas en el sistema o importar uno con Data Transfer Workbench (DTW). A continuación, debe seleccionar las cuentas por defecto para la Determinación de cuenta de mayor. Debe definir las cuentas por defecto en el mínimo para los procesos de inventario, compras y ventas estándar. Nota: La ficha Inventario está desactivada si no se utiliza el inventario permanente. La Determinación de cuentas de mayor puede definirse por ejercicio; puede seleccionar el indicador de períodos para el ejercicio. De este modo, se pueden modificar las cuentas por defecto para cada ejercicio. El contable del cliente debe realizar la revisión y cualquier modificación necesaria cuando se definen los nuevos períodos de contabilización para el nuevo ejercicio. Para el inventario, en la ficha Parametrizaciones generales Inventario, defina el nivel por defecto para artículos nuevos: almacén, grupo de artículos o nivel de artículo. Puede sustituir las cuentas de mayor por defecto del sistema en el almacén, grupo de artículos o nivel de artículos. Esto permite las contabilizaciones de stocks y la valoración de una ubicación, grupo de artículos o por artículo. Cuando define un nuevo almacén o grupo de artículos en la base de datos de la empresa, las cuentas por defecto de nivel del sistema se copian en la ficha Finanzas de dichos tipos de registro maestro. Puede seleccionar las cuentas que desea sustituir. Cuando se define un artículo como datos maestros de artículo, las cuentas de mayor utilizadas para la contabilización se determinan mediante la opción “Fijar cuentas de mayor por” en la ficha Inventario de los datos maestros de artículo. Si selecciona definir cuentas de mayor en los datos maestros de artículo al nivel de artículo, puede especificar cuentas de mayor para el artículo. Nota: Las cuentas asociadas de clientes y proveedores pueden sustituirse en el nivel de datos maestros del interlocutor comercial.

La ventana Parametrizaciones de documento incluye dos fichas: General y Por documento. La ficha General se aplica a todos los tipos de documentos. Las parametrizaciones aquí repercuten en: • Cómo se calcula la ganancia bruta. • Si los comentarios de los documentos de marketing incluyen el número de documento base o el número de referencia de cliente o proveedor. • Si el precio de venta del artículo debe visualizarse en una lista de materiales de ventas al nivel del producto vendido o en el nivel de los componentes en el documento de ventas. • Cómo reaccionará el sistema cuando el nivel de inventario se reduzca por debajo de la cantidad mínima, como resultado de un documento de ventas o una salida de mercancías. • Si el sistema debe bloquear los documentos que causarán que el nivel de inventario se reduzca por debajo de cero. • Si los importes y los precios que aparecen en los documentos de marketing deben redondearse por moneda o por documento. • La fecha usada para calcular los tipos de cambio: Fecha de contabilización o fecha de documento. • Si se añadirá un campo Porte en todos los documentos de compra y venta. Este campo permite calcular los costes adicionales conectados a un documento, como gastos de entrega e impuesto de depósito. La ficha Por documento se aplica sólo a un tipo de documento específico. Por ejemplo: • En el caso de los pedidos de cliente, pueden activarse comprobaciones automáticas en las cantidades de artículos disponibles y ofrecerse productos alternativos si es necesario. • En el caso de los pedidos de cliente, si se activa la casilla de selección “Permitir modificaciones en pedidos de clientes”, no podrá modificarse esta parametrización, una vez que se hayan contabilizado los documentos. • En el caso de los pedidos, se puede dividir un pedido que se relacione con más de un almacén.

Siga el ejercicio “Crear e inicializar una empresa”.

Para usar SAP Business One, todos los usuarios necesitan una cuenta de usuario y una clave de acceso. Puede configurar una política de clave de acceso global para todos los usuarios, que estipulará el nivel de seguridad de la clave de acceso de usuario y la frecuencia con la que debe modificarse. Para modificar la política de clave de acceso por defecto, seleccione Gestión Definición General Usuarios Seguridad Administración de claves de acceso. Para crear cuentas de usuario, seleccione Gestión Definición General Usuarios. Puede definir previamente un juego de valores por defecto, como las preferencias de impresión para los documentos. A continuación, puede asignar dichos valores por defecto a uno o más usuarios mediante su Valores fijos introducción al campo Valores por defecto. Seleccione Gestión Definición General de usuario. Por ejemplo, los usuarios que trabajan con un almacén regional pueden tener este almacén definido como por defecto. Si marca la casilla de selección Superusuario al crear una cuenta de usuario, éste contará con autorización total para todas las funciones de SAP Business One. Un superusuario puede reinicializar las claves de acceso de otros usuarios y puede definir las autorizaciones para otros usuarios. Ciertamente, deberá limitar el número de cuentas de superusuarios. Si no marca la casilla de selección Superusuario, el usuario no tiene autorizaciones por defecto para utilizar ninguna funcionalidad del sistema. Deben definirse las Autorizaciones generales para cada usuario. En el caso de los empleados de compras y ventas, también puede asignar un empleado del departamento de ventas por defecto a los datos maestros de cliente o un comprador por defecto a los datos maestros de proveedor. Introduzca los nombres de empleados en la ventana Empleado/Encargado de compras del departamento de ventas. Seleccione Gestión Definición General Empleado/Encargado de compras del departamento de ventas. También puede definir tarifas de comisión en esta ventana.

La autorización a las diferentes funciones de SAP Business One está controlada por una combinación de licencias y autorizaciones generales. Éstas se definen por cuenta de usuario. • El tipo de licencia asignado a cada usuario determina las funciones para las cuales el usuario posee contrato legal de uso. Si el usuario intenta acceder a una función que se encuentra fuera del ámbito de la licencia, éste recibirá un error generado por el servidor de licencias. • Por defecto, los usuarios recientemente creados (excepto los superusuarios) NO tienen ACCESO a ninguna función de SAP Business One. Deben definirse las Autorizaciones generales para cada usuario a fin de permitir el acceso a las funciones de SAP Business One. Esto no guarda relación alguna con la licencia pero se define en base a las necesidades del cliente. Deben definirse las autorizaciones generales para cada usuario que no esté designado como superusuario. Si el usuario tiene acceso a una función a través de la licencia y la autorización general a la función no se ha definido, el usuario recibirá un error de autorización al acceder a la función. • Si asigna un tipo de licencia profesional a un usuario que no es un superusuario, aún deberá definir autorizaciones generales para la funcionalidad de SAP Business One para dicho usuario. Existe otro tipo de autorización que permite la propiedad y seguridad del documento. Esto es útil en los departamentos en que varios empleados trabajan con los mismos tipos de documentos; por ejemplo, pedidos de cliente, pedidos. Mediante la utilización de Autorizaciones de propiedad de datos, puede restringir el acceso a los documentos de propiedad de otro usuario del mismo equipo o departamento. Para definir las Autorizaciones de propiedad de datos, primero debe definir los datos maestros del empleado. De esta manera, se define el rol de cada empleado y su lugar en la estructura de la organización (sucursales, departamentos, gestor, etc.).

El partner compra a SAP las licencias de usuario. Existen varios tipos de licencias de SAP Business One, a diferentes precios para el acceso a las diversas funcionalidades. Cuando el partner introduce el pedido en SAP Channel Partner Portal, se registra el número y el tipo de licencias de cliente final. El contrato especifica los tipos de licencias de usuario y la localización. Si se ejecuta el cliente en varios países, se necesita un contrato por país. Cuando se solicita una clave de licencia, ésta es específica del país. Cuando se asigna una licencia a los usuarios, éstos sólo tienen permitido el acceso a las empresas de la localización bajo licencia. Al implementar el sistema, solicitará una clave de licencia en el SAP Channel Partner Portal en base a la información registrada. Instalará esta clave de licencia en el sistema de producción del cliente. Debe solicitar una licencia para cada localización que ejecutará el cliente. En el release 8.8, puede instalar los diferentes ficheros de licencia para las diferentes localizaciones en el mismo servidor de licencia.

Para el release 8.8 del sistema, los tipos de licencia válidos son: •

Profesional. Éste es el tipo de licencia más integral y ofrece acceso no restringido a todas las funcionalidades de SAP Business One y las herramientas SDK. Si el usuario es un superusuario (casilla de selección en cuenta de usuario), debe asignar un tipo de licencia Profesional.

•

CRM limitado, logística limitada y finanzas limitadas. Los usuarios limitados están destinados a los empleados que realizan tareas operativas diarias, en lugar de tareas periódicas o anuales, como determinar centros de beneficio y presupuesto. Las licencias limitadas no ofrecen acceso a todas las funcionalidades de SAP Business One. Sin embargo, puede asignar varios tipos de licencia limitada a un usuario; por ejemplo, una licencia de logística limitada y una licencia de finanzas limitada. En este caso, se aplicará la mayor autorización. Si asigna un tipo de licencia limitada a un usuario, aún deberá definir autorizaciones generales para todas las funciones suministradas en la licencia. Nota: Si define una autorización general para las funciones que no están suministradas por el tipo de licencia, el usuario recibirá un error del servidor de licencias si éste intenta obtener acceso a dichas funciones.

•

Acceso indirecto. Este usuario no tiene autorización para ninguna funcionalidad dentro de la interfase de aplicación de SAP Business One sino que sólo se utiliza para acceder a los add-on de terceros con licencia que no utilizan ninguna de las pantallas estándar de SAP Business One. Para los add-on que utilizan formularios de SAP Business One con modificaciones, es necesario contar con uno de los usuarios limitados. Nota: Una licencia de acceso indirecto brinda acceso a las tablas de SAP Business One desde un número ilimitado de add-on de terceros con licencia.

Nota: Las licencias profesionales y limitadas brindan acceso automático a las tablas de SAP Business One desde un número ilimitado de add-on de terceros con licencia. Si el contrato de ventas fue anterior al 1° de mayo de 2008, pueden solicitarse tipos de licencia "anteriores" adicionales al actualizar al release 8.8: •

Ventas CRM y Servicio CRM

•

Acceso al add-on. Esto es diferente de a la licencia de acceso indirecto en la que debe comprar una licencia de acceso directo para cada add-on.

Esta diapositiva muestra algunas de las funciones para cada uno de los tipos de licencias. También puede encontrar un gráfico de comparación de licencias en el Channel Partner Portal http://channel.sap.com/sbo/license

Como consultor de implementación, debe asignar cuidadosamente cada licencia al usuario correcto, en base a sus roles y tareas. En ocasiones, es necesario asignar dos licencias limitadas a un usuario. En este caso, Light & Music ha contratado 3 licencias profesionales, un total de 9 tipos de licencias limitadas y 2 licencias de acceso indirecto. En el ejercicio, 9 usuarios usarán el sistema. Algunos usuarios necesitan una licencia profesional según su rol. Otros usuarios necesitan una o más licencias limitadas en base a su rol. ¿Cómo se asignarán los tipos de licencia a los usuarios? Use el gráfico de comparación de licencias que se incluye en el material del curso o acceda al gráfico en el Channel Partner Portal http://channel.sap.com/sbo/license

Es importante que comprenda cómo funcionan las localizaciones de licencias. En este ejemplo, un nuevo cliente que ejecuta SAP Business One release 8.8 realiza operaciones en 3 países: Estados Unidos, India y China. Ejecutan dos servidores, uno en India para las operaciones en EE. UU. e India, y otro en China para las operaciones en China. Para realizar sus actividades empresariales, necesitan 5 bases de datos de empresa SAP Business One, hay dos entidades legales en EE. UU. (Empresa A y Empresa B como se muestra aquí) y en China (Empresa D y Empresa E). ¿Cuántas claves de licencia son necesarias? _________ Si los mismos 10 usuarios acceden a todas las empresas, ¿significa esto que se deben comprar sólo 10 usuarios a SAP? __________

Como consultor de implementación, debe solicitar una clave de licencia, que instalará en el nuevo sistema de cliente. Al enviar la solicitud de licencia, debe introducir los mismos tipos de licencia que los especificados en el contrato. Para solicitar una clave de licencia, abra el Gestor de servicios de SAP Business One en el sistema del cliente y visualice las parametrizaciones para el Gestor de licencias. El gestor de licencias muestra la clave de hardware. Ésta se genera a partir de los datos de hardware (placa base) del servidor en el que está instalado el gestor de licencias. La clave de hardware es necesaria a fin de solicitar una licencia para la instalación. A continuación, introduce la solicitud de clave de licencia en el SAP Channel Partner Portal http://channel.sap.com/sbo/licensekeys. Seleccione la instalación de cliente y un sistema existente o cree un sistema nuevo. Verá los tipos de licencia contratados. Para un nuevo sistema, introduzca todos los detalles del sistema en el formulario de solicitud (release, nivel de patch, base de datos y tipo de sistema) y pegue la clave de hardware en el campo correcto. A continuación, seleccione la cantidad de usuarios para cada tipo de licencia y para cualquier componente de terceros. El partner de terceros recibirá una lista de licencias otorgadas a los clientes. SAP crea a continuación un fichero de licencia para este sistema y se lo envía como un anexo de correo electrónico. Nota: SAP emitirá una clave de licencia únicamente si el cliente está activo en la actualización. Puede emitirse una licencia temporal en ciertas circunstancias, como una solicitud de una cantidad mayor de licencias contratadas. Nota: Después de la instalación, puede utilizar SAP Business One durante un mes sin licencia. Esto significa que puede iniciar el proyecto de implementación de forma inmediata sin necesidad de esperar a recibir la licencia. Sin embargo, debe solicitar una licencia lo antes posible.

Las licencias de todos los usuarios de SAP Business One, así como las soluciones de add-on, se gestionan de forma centralizada mediante el servidor de licencias. El servidor de licencias es un servicio de software que forma parte del gestor de servicios. Se puede instalar en cualquier ordenador dentro de la red de la empresa. En SAP Business One 8.8 el servidor de licencias también funciona como un servidor de seguridad. Es fundamental que el servicio del gestor de licencias esté siempre en ejecución para que los usuarios puedan entrar al sistema SAP Business One. En el release 8.8, el servidor de licencias es el depósito central de la información de credenciales, incluida la identificación de usuario de base de datos y clave de acceso (una para todos los usuarios de SAP Business One). Las credenciales de la base de datos se almacenan de forma segura en el servidor de licencias, con un cifrado adicional. Cuando un usuario entra al sistema, las credenciales de usuario (identificación de usuario y clave de acceso de SAP Business One) se utilizan para obtener las credenciales de acceso a la base de datos de modo que los usuarios puedan conectarse a la base de datos. Las licencias se almacenan en un fichero de licencia. Sólo es necesario un fichero de licencia para todos los tipos de paquetes de licencia (como licencias para tipos especiales de usuario o soluciones de add-ons). Varias instalaciones del servidor SAP Business One pueden utilizar el mismo servidor de licencias y el mismo fichero de licencia. Esto significa que se puede utilizar un servidor de licencias central para toda la infraestructura del sistema (servidor de producción, servidor de prueba, servidor de desarrollo, etc.). Nota: Si realiza la actualización al release 8.8 de una versión anterior de SAP Business One, no puede instalar el fichero de licencia para el release 8.8 en el mismo servidor físico que ejecuta la versión anterior del gestor de licencias. Por lo tanto, necesita un servidor independiente para el gestor de licencias del release 8.8, al menos durante el período de actualización. Nota: El servidor de licencias comunica el uso del puerto 30000 y se aconseja no modificar esto. Consulte la Administrator’s Guide y la License Guide para obtener información detallada. En caso de presentarse problemas con los servicios de Microsoft Windows, verifique los foros de red de la comunidad. Nota: SAP Business One OBServer forma parte de API de interfase de datos SDK.

A cada cuenta de usuario debe asignarse una licencia para usar SAP Business One, de acuerdo con el contrato. No puede crear más cuentas de usuario que el número de licencias contratadas. Si el usuario tiene el mismo código en varias bases de datos de la empresa o incluso en varios servidores, éste podrá utilizar la misma licencia del fichero de licencia para acceder a hasta dos bases de datos al mismo tiempo. Se aplican las verificaciones de localización de licencia. Cuando un usuario accede a un formulario en SAP Business One, el sistema comprueba si el usuario dispone de la licencia necesaria para ese formulario. Esta comprobación es independiente de la comprobación de autorización general. Una vez instalada la clave de licencia, deberá asignar las licencias individuales del fichero de licencias a los usuarios definidos. Seleccione Gestión Licencia Gestión de licencias. Tenga en cuenta que la clave de licencia se emite para una localización específica como se indica en el contrato de ventas. Si el cliente opera en varios países, necesita una licencia independiente para cada localización. En la ficha Componentes, también puede ver el número total de licencias para cada componente, el número de licencias que aún no se asignaron a ningún usuario (números de licencia disponibles) así como la fecha de inicio y la de vencimiento. Si desea modificar la asignación de licencias para un usuario, éste debe desconectarse del sistema. Sólo los superusuarios (administradores) pueden modificar la asignación de licencia. Si desea eliminar una cuenta de usuario del sistema, primero debe eliminar la licencia asignada al usuario.

Si no finalizó las simulaciones de licencias en la Unidad 02, puede hacerlo ahora.

Habitualmente, el partner compra las licencias de usuario cuando se firma el contrato. Durante la fase del Blueprint empresarial, conoce los roles del cliente y la forma en que éstos deben utilizar SAP Business One. Esto puede influir en el tipo de licencias necesario. Algunos consejos: • Comience con 3 ó 4 licencias profesionales para los clientes potenciales del cliente que usarán el sistema en forma anticipada; a continuación, compre los tipos de licencia limitada para los usuarios restantes, durante la implementación, cuando se conozca la funcionalidad exacta requerida por cada usuario. • En ocasiones, el cliente financiará un esfuerzo de determinación de alcance de 1 ó 2 días antes del inicio del proyecto de implementación, cuando podrá destinar tiempo con el cliente a la determinación precisa de los roles y las necesidades de licencia. El coste de este esfuerzo de determinación de alcance, con frecuencia, se compensa en términos de compra de licencias y estimaciones de proyecto más precisas. • Puede ejecutar una nueva instalación de SAP Business One durante 31 días antes de instalar la licencia. Si puede completar el Blueprint empresarial dentro de este tiempo, puede evaluar de forma más precisa la combinación correcta de tipos de licencias y comprarlas durante la implementación.

Una vez que se haya asignado la licencia, debe definir las autorizaciones para la funcionalidad de SAP Business One. Las autorizaciones generales pueden restringir si un usuario tiene acceso total, de sólo lectura o no tiene acceso a una función. Seleccione Gestión Inicialización del sistema Autorizaciones Autorización general para establecer autorizaciones generales para todos los usuarios que no son superusuarios. Nota: Los usuarios designados como superusuarios (casilla de selección en la cuenta de usuario) cuentan con Autorización total automática a todas las funcionalidades. Debe asignar una licencia profesional a cada superusuario. Puede asignar uno de tres niveles de autorización diferentes para cada área funcional: • Autorización total: el usuario puede visualizar y modificar datos de este objeto de autorización. • Sólo lectura: el usuario sólo puede visualizar datos de este objeto de autorización. • Falta autorización: el usuario no tiene acceso a este objeto de autorización. Puede asignar la misma autorización para cada objeto o, si despliega la estructura de árbol para el objeto, puede asignar diferentes autorizaciones a los menús y ventanas dentro de cada área. Si lo hace, verá que la autorización para el área se convierte en “Varias autorizaciones”. Sugerencia: Para ver la lista completa de autorizaciones generales desplegada, puede exportar la lista completa de autorizaciones a Microsoft Excel. Esto le permite revisar cada autorización offline con el cliente y realizar cualquier ajuste necesario. Véase al número de nota SAP 1086776 para conocer los pasos para crear el fichero Excel.

La manera más sencilla de asignar licencias y autorizaciones generales es por rol. Dado que las autorizaciones se definen por usuario, sugerimos que cree un set de autorizaciones comunes a cada rol de usuario. Una manera de hacer esto es presentar las diversas funciones de SAP Business One (módulos y menús) al cliente en una matriz. Indique al cliente que designe un representante para cada rol. Esta persona luego marca las funciones que realizan. Dado que las autorizaciones generales siguen básicamente el orden del menú y módulo de SAP Business One, es más sencillo asignar las funciones necesarias a las autorizaciones generales. Cree una cuenta de usuario y asigne el tipo de licencia correcto a este usuario. Realice una prueba para asegurarse de que la combinación de licencia y autorizaciones generales brinde acceso a la funcionalidad necesaria para el rol. A continuación, puede copiar este set de autorizaciones de un usuario a otro con el mismo rol. Para copiar un set de autorizaciones, seleccione el nombre de usuario de destino en la ventana Autorizaciones; a continuación, seleccione el nombre de usuario de origen y arrastre el nombre de usuario de origen sobre el nombre de usuario de destino. Luego, se le solicitará que confirme si desea copiar todas las autorizaciones. Nota: Si ha creado nuevos formularios con el Kit de desarrollo de software, puede crear objetos de autorización adicional para estos formularios. Estas nuevas autorizaciones se añadirán a la lista de objetos de autorización bajo el título Autorizaciones de usuario. Seleccione Gestión Inicialización sistema Autorizaciones Autor autorización adicional para crear y actualizar objetos nuevos de autorización.

Si tiene usuarios que sólo necesitan imprimir informes de SAP Business One y desea asegurar el acceso a la base de datos de la empresa, puede asignar un usuario de base de datos de sólo lectura a las cuentas de usuario. Por ejemplo, podría emplear un consultor para revisar o auditar sus informes. • Primero debe crear un usuario de sólo lectura en la base de datos de SQL Server. Asigne este usuario a la base de datos SBO-Common y a la base de datos de la empresa. Defina la pertenencia del rol de la base de datos como db_datareader y db_denydatawriter. • A continuación, en SAP Business One, seleccione Gestión Definición General Seguridad Usuario BD sólo lectura. Para hacer esto, necesita la clave de acceso de usuario del sitio. En esta ventana, introduzca el nombre del usuario de base de datos de sólo lectura y la clave de acceso que definió en SQL Server. • Por último, en SAP Business One, en la ventana Autorizaciones generales, debe definir autorizaciones de sólo lectura para las ejecuciones de SQL. Para hacerlo, seleccione los usuarios y seleccione Falta autorización para la función “Ejecutar sentencia SQL No seleccionar”. Véase la Administrator’s Guide para obtener más información sobre la seguridad en SAP Business One.

Siga el ejercicio “Cuentas de usuario y autorizaciones”.

La migración de datos incluye la selección, la extracción y la importación de datos comerciales del sistema existente del cliente a SAP Business One. Nota: Con frecuencia, el cliente usará la migración de datos como una oportunidad para depurar datos existentes, en especial, sus datos de cliente y de proveedor. Ésta es responsabilidad del cliente, pero deberá tener en cuenta que esto podría causar demoras en el proyecto de implementación. Los partners con experiencia mencionan que este punto con frecuencia se subestima y puede tener un impacto grave en el éxito del proyecto. Existen dos formas principales de importar datos existentes en SAP Business One: desde dentro de SAP Business One, puede usar la utilidad Importar datos de Excel y desde fuera de SAP Business One, puede usar Data Transfer Workbench (DTW). Mediante el uso de Importar datos de Excel, puede importar datos de interlocutor comercial y datos de artículos. No puede importar cuentas de mayor o datos de transacciones. Mediante Data Transfer Workbench, puede importar una amplia variedad de objetos, incluidos los datos de artículos e interlocutor comercial, el plan de cuentas y transacciones, como asientos y facturas. También puede exportar transacciones (documentos) de una base de datos de empresa de SAP Business One existente e importarlos en otra empresa de SAP Business One, a través de la ventana Importar transacciones de SAP Business One.

Mediante el uso de Importar de utilidad de Excel, puede importar datos para interlocutores comerciales, artículos y listas de precios a una empresa en SAP Business One. Además de crear nuevos registros maestros, también puede actualizar los registros maestros existentes. Puede preparar los datos en Microsoft Excel con los datos en las columnas y, a continuación, grabar la hoja de cálculo como texto (delimitado por tabulaciones). A continuación, en la utilidad, seleccione IC o Artículos y verá una lista completa de todos los campos de datos maestros para datos maestros de artículo o IC. A continuación, seleccione los campos que se correspondan con las columnas en la hoja de cálculo de Excel. A medida que selecciona cada campo de datos, éstos se eliminan de la lista de selección de modo que no pueda asignar el mismo campo dos veces. Los siguientes campos son obligatorios en una hoja de cálculo Microsoft Excel que se vaya a importar: • Interlocutor comercial: código, nombre y tipo (cliente, proveedor o cliente potencial). Si no existe ninguna entrada correspondiente al tipo de interlocutor comercial, el sistema seleccionará automáticamente el tipo C de cliente. • Artículo: sólo se requiere el número de artículo para importar nuevos registros maestros de artículo y para actualizar registros maestros existentes. SAP recomienda importar las cuentas de ingresos y gastos del artículo para evitar errores. También puede cargar listas de precios. Especifique el código de artículo y, para cada precio que desee cargar, especifique el código de lista de precios, el precio y la moneda de la lista de precios. Seleccione Gestión Importar/Exportar datos Importar datos Importar de Excel para iniciar la importación desde Microsoft Excel. Una vez realizado el upload satisfactoriamente, cree una consulta en la tabla OCRD (interlocutores comerciales), OITM (artículos) o ITM1 (listas de precios) para verificar si los datos se han importado correctamente. Tenga en cuenta que, a pesar de que los modelos incluyen todos los campos para el objeto, usted no tiene que introducir cada campo. Si los deja en blanco en el fichero de importación éstos quedarán en blanco o sus valores por defecto serán los de SAP Business One.

Para importar datos relacionados o complejos, use SAP Business One Data Transfer Workbench (DTW). Con DTW, puede importar una amplia variedad de objetos, que incluyen actividades, escenarios de presupuestos, planes de cuentas, modelos de contrato, tarjetas de equipo de cliente, grupos de artículos, asientos, transacciones, condiciones de pago, oportunidades, etc. Nota: Debe importar los datos en el mismo orden en que los crearía en forma manual. Por ejemplo, planes de cuenta, artículos y grupos de interlocutores comerciales antes de datos de interlocutores comerciales y artículos .En comparación con la utilidad Importar de Excel, DTW es más sólida, ya que ofrece la opción de una ejecución de simulación y de rechazo de modificaciones en la base de datos en caso de que ocurra un error durante la importación. DTW se suministra con los ficheros de instalación de SAP Business One e incluye modelos de muestra para cada uno de los diferentes objetos empresariales. Data Transfer Workbench no forma parte del cliente de SAP Business One y puede instalarse en cualquier estación de trabajo dentro de la red del servidor SAP Business One. API DI debe instalarse en el cliente. DTW brinda soporte para la asignación e importación de datos. La exportación y depuración de datos no forma parte de DTW y deben ser suministradas por el sistema existente. También puede usar Data Transfer Workbench para importar y actualizar los datos en forma regular.

DTW ofrece modelos de Microsoft Excel que se corresponden con las tablas de SAP Business One. Cada modelo es un fichero de Microsoft .xlt y se corresponde con una tabla de la base de datos de SAP Business One. El nombre de cada modelo comienza con el nombre de tabla de 4 caracteres; por ejemplo, la tabla de datos maestros del interlocutor comercial principal es OCRD. El modelo incluye una línea de título y comentarios relacionados con el tipo de datos necesarios para cada columna. Véase la Guía de práctica de DTW en la documentación de SAP Business One para obtener información adicional. No borre las dos líneas superiores de los modelos. Comience a introducir sus datos en la línea 3. Añada una columna para cada campo definido por el usuario que desee importar. Después de que haya introducido o pegado sus datos, grabe el modelo como un fichero de texto que esté delimitado por comas o tabulaciones (tipo de fichero .txt o .csv). Nota: Para importar un objeto, debe contar con autorización total para crear el objeto en las autorizaciones generales de SAP Business One. Por lo tanto, debe entrar al sistema DTW como usuario con dichas autorizaciones.

En la línea 1 del modelo, hay información sobre herramientas que brinda información sobre el tipo de datos necesarios en un campo, por ejemplo: • Entero • String y longitud • Enumeración La información sobre herramientas de un tipo de campo de enumeración ofrece la lista de valores aceptados, por ejemplo: • cCustomer o cSupplier • tYES • tNO • bop_None • bom_Buy

Si un objeto empresarial se representa únicamente con una tabla en SAP Business One (como cuentas de mayor), sólo es necesario un modelo. Si un objeto empresarial se representa con más de una tabla (por ejemplo, datos maestros de interlocutor comercial en que se usan varias tablas para direcciones y personas de contacto), se proporciona un modelo para cada tabla. Los modelos están relacionados mediante una relación de nivel superior e inferior en la columna A. Puede haber varias líneas en una hoja de cálculo de nivel inferior para una sola línea en la hoja de cálculo de nivel superior. Por ejemplo, puede haber varios empleados de contacto para un interlocutor comercial. La columna LineNum (número de línea) en modelos de nivel inferior se utiliza sólo durante el modo Actualizar. LineNum debe ser un número entero, de modo que si desea actualizar la primera línea/el primer registro, pueda asignar el valor 0 al campo LineNum en el fichero datos. Si desea actualizar la segunda línea/el segundo registro, puede asignar el valor 1 a LineNum y así sucesivamente.

DTW ofrece un asistente detallado para la importación de los datos preparados en fichero .txt o .csv. Éste utiliza API de interfase de datos para asegurar la consistencia de los datos. Seleccione los objetos empresariales que desee importar o actualizar. Sólo puede importar o actualizar un objeto por vez. Seleccione los ficheros de datos que desee importar y enlácelos al objeto. En función del objeto empresarial, puede haber varios ficheros de datos para diferentes tablas del mismo objeto empresarial. Una vez que haya enlazado los ficheros al objeto, debe verificar que todos los campos fuente se asignen al campo de destino correcto. Si no ha realizado modificaciones en las columnas de los ficheros del modelo, la asignación debería ser correcta. En las reglas de asignación, puede determinar la columna del fichero de datos (campos fuente) que pertenece a un campo del sistema (campos de destino). Los campos de destino incluyen campos definidos por el usuario y debe asignarlos a los campos fuente. Puede optar por omitir la importación de determinadas columnas seleccionando Dejar en blanco. Puede grabar y reutilizar las reglas de asignación. También puede dejar que el sistema verifique la asignación. Devolverá mensajes de error si: • Asignó dos campos de destino diferentes a un campo de origen o dos campos de origen diferentes a un campo de destino. • No ha asignado un campo fuente a un campo de destino obligatorio.

Siga los pasos del 1-1 al 1-4 en el ejercicio “Data Transfer Workbench”. Nota: Antes de importar interlocutores comerciales, debe definir empleados del departamento de ventas, grupos de interlocutores comerciales y condiciones de pago por defecto. Lo realizará en el ejercicio. También debe definir los grupos de impuestos o códigos que usará. Si planifica utilizar campos definidos por el usuario para los interlocutores comerciales, debe crear campos definidos por el usuario en SAP Business One antes de importar los datos.

Puede que haya notado que los modelos de Microsoft Excel se basan en una interfase de transferencia de datos preconfigurados que realiza una asignación a las tablas de SAP Business One. Puede crear modelos personalizados para obtener una mayor correspondencia con los datos que está importando. Por ejemplo, si no utiliza la mayoría de las columnas en la hoja de cálculo del objeto, puede crear una hoja de cálculo personalizada únicamente con las columnas que necesita importar. Seleccione Inicio Programas SAP Business One Migración de datos Data Transfer Workbench. Seleccione Modelos Personalizar modelo. Al desplegar el nodo de un objeto, como el objeto Artículos, verá una lista de campos que Data Transfer Workbench espera como columnas en la hoja de cálculo. Puede arrastrar y soltar para volver a organizar el orden de los campos. Puede mover los campos que necesite a la parte superior del árbol para que aparezcan en primer lugar en el modelo. También puede eliminar los campos no deseados o añadir nuevos campos, como campos definidos por el usuario. Observe que no puede eliminar los campos obligatorios. Grabe sus selecciones como un nuevo modelo para el objeto. El modelo se graba como fichero .xlt. A continuación, puede introducir sus datos en el modelo y crear un nuevo fichero .csv para la importación. Aún puede dejar campos no deseados en blanco en el fichero de importación si no quiere importarlos. La creación de un nuevo modelo personalizado es útil si intenta importar de forma reiterada un objeto empresarial dado que, de esta manera, evita tener que asignar manualmente los campos en cada importación.

Finalice el ejercicio “Data Transfer Workbench”. Antes de importar los artículos, debe configurar sus cuentas de mayor y el método de gestión de stocks. Si planifica utilizar campos definidos por el usuario para los artículos, debe crearlos antes de importar los datos. Puede importar los grupos de artículos con DTW o crearlos manualmente en el sistema pero necesita hacer esto antes de actualizar los artículos. Después de importar los artículos, puede importar los precios de artículos, precios especiales, listas de materiales, etc.

La primera vez que utiliza Data Transfer Workbench debe trabajar con un consultor con experiencia que conozca API DI y la estructura de tablas en SAP Business One. Familiarícese con las tablas comunes, como OACT, OITM, OITB y OCRD mediante la ejecución de consultas SQL. Siga el mismo orden que usaría para crear datos manualmente; por ejemplo, cree o importe plan de cuentas, monedas, grupos de interlocutores comerciales, bancos, condiciones de pago, grupos de artículos y almacenes antes de importar interlocutores comerciales, artículos y transacciones. Si no necesita un campo, déjelo en blanco. Varios campos están definidos con su valor por defecto. Si sólo utiliza unos cuantos campos, cree un modelo personalizado. Si obtiene un error durante la importación, intente crear los mismos datos manualmente en SAP Business One Deje la columna LineNum en blanco para la importación. Ésta se utiliza únicamente para actualizar ejecuciones. Edite el formato de cada celda de la hoja de cálculo como texto. De esta manera, se evita que Excel cambie el formato o corte los valores numéricos. Ciertos campos requieren el código interno de SAP Business One en lugar del nombre, por ejemplo: Los códigos del grupo de artículos se numeran de forma interna comenzando por el 100, 101, 102, etc. Los cajones del plan de cuentas se numeran de forma interna como 100000000000000, 100000000000000, 100000000000000, etc. Introduzca todas las fechas como aaaammdd, independientemente de la localización (por ejemplo, 20101215). Asegúrese de editar el formato de celda como texto. Introduzca los decimales tal como se utilizan en la localización; por ejemplo, 10,50 ó 10,50. Si importa campos de texto, como Comentarios, asegúrese de que el texto no incluya caracteres delimitados que utilice en los ficheros de importación; por ejemplo, si utiliza ficheros delimitados por comas el texto Comentarios no debe incluir ninguna coma. Para importar un asiento a un interlocutor comercial, use los modelos de asientos y deje el campo AccountCode (código de cuenta) vacío e introduzca el código de IC en el campo ShortName (nombre breve).

Una vez que haya completado la inicialización del sistema para la nueva empresa y haya migrado los datos existentes, su siguiente tarea en esta fase es validar los procesos empresariales del cliente y los datos. Validará cada proceso empresarial con los clientes potenciales del cliente mediante los datos migrados recientemente en la nueva empresa. Utilice una copia de la base de datos de la empresa. El equipo debe garantizar que los procesos empresariales se ejecuten según lo previsto y que los datos migrados sean correctos. También debe garantizar la validación de la parametrización inicial. Varias de estas parametrizaciones son irreversibles una vez que el cliente haya iniciado la producción. Para garantizar que se cubran todas las tareas fundamentales, puede usar la Lista maestra de procesos empresariales en los materiales de AIP. Ésta es una hoja de cálculo y puede filtrar los procesos de modo que muestre sólo los procesos empresariales considerados dentro del alcance para esta parte de la implementación. Debe finalizar la lista maestra de procesos empresariales junto con los clientes potenciales funcionales del cliente. Puede registrar la fecha cuando se valida cada proceso con el cliente. Todos los procesos de la lista maestra de procesos empresariales deben validarse y acordarse con los clientes potenciales del cliente. Debe documentarse cualquier modificación en la definición o el alcance.

Después de la validación, el próximo paso es la prueba del sistema. Los clientes potenciales del cliente realizan la prueba del sistema se realiza mediante el seguimiento de los planes de pruebas y con los datos de prueba documentados. Los planes de prueba documentados permiten a los clientes potenciales del cliente usar el sistema con una formación mínima. Como beneficio adicional, los usuarios del cliente se acostumbran al sistema y los planes de prueba pueden usarse como procedimientos una vez que el sistema está en producción. Nota: Use una copia de la base de datos de la empresa SAP Business One. •

Los planes de prueba se incluyen en los materiales de AIP para los documentos principales de compra y venta y pueden adaptarse a la prueba del sistema. Los clientes potenciales de los clientes son quienes, principalmente, deben producir los planes de prueba con su asistencia. Cualquier personalización realizada en los documentos de marketing o los procesos empresariales deberán incorporarse en los planes de prueba de muestra.

•

Puede documentar los datos de prueba de los planes de prueba en el Modelo de caso de prueba. Recomendamos que utilice transacciones de clientes reales; por ejemplo, los últimos 15 pedidos y pedidos de cliente que se introdujeron en el sistema existente.

•

Nota: para ejecutar los pedidos de cliente, es posible que necesite introducir manualmente entradas de mercancías para añadir artículos al inventario. Otra sugerencia es iniciar la validación del sistema con el proceso de compras y crear entradas de mercancías durante la prueba.

Si el resultado real coincide con el resultado esperado según lo definido en el plan de prueba, el cliente potencial del cliente debe firmar el documento y devolvérselo a usted. Sugerencia: También debe ejecutar e imprimir los informes como parte de la validación del sistema. Los clientes potenciales del cliente deben registrar y documentar cualquier error. Pueden usar el log de emisión para documentar y asignar responsabilidad por problemas encontrados durante la prueba. Use el formulario de solicitud de cambio para documentar y formalizar las nuevas modificaciones solicitadas por el cliente durante esta fase. Use el Log de modificaciones para realizar un seguimiento de las modificaciones acordadas. Deben completarse exitosamente todos los casos y revisarse los resultados. Debe actualizarse el plan de proyecto si se anotaron modificaciones en la validación o prueba del sistema.

Localice los planes de prueba en los materiales de AIP. Abra el plan de prueba del pedido de cliente. Siga los pasos del plan de prueba. Seleccione uno de los clientes que importó con DTW y utilice el artículo MS3x3. Nota: Si no finalizó los ejercicios en DTW, deberá crear un artículo manualmente y recibirlo en el inventario. Si el resultado real no es igual al esperado, coloque una nota en la columna.

El tipo de usuario de logística limitada es para empleados que gestionan tareas operativas de ventas, una vez que se cerró una operación, así como compras e inventario. Este usuario tiene: •

Autorización total para los documentos de ventas y artículos pero visualización únicamente para ofertas de ventas

•

Autorización total para módulo de proveedores (excepto factura de proveedores y abono)

•

Autorización total para interlocutores comerciales, excepto reconciliación interna

•

Autorización total para módulo de inventario y producción Sin embargo, el usuario de logística no puede actualizar las listas de precios y los precios de la lista de materiales.

El usuario de CRM limitada tiene: •

Autorización parcial para gestión

•

Autorización total para oportunidades de ventas e interlocutores comerciales

•

Autorización total para documentos de ventas: de oferta a documento de devolución.

•

Este usuario cuenta con visualización únicamente de factura de clientes y abono.

•

Autorización total para pedidos e informes de compras

•

Autorización total para informes y menú de servicio

•

Autorización total para datos maestros de artículo

El tipo de usuario de finanzas limitadas se orienta a empleados que gestionan tareas operativas diarias en el proceso de pagos y finanzas. Este usuario tiene: •

Autorización parcial para gestión

•

Autorización total para finanzas excepto contabilidad de costes y presupuesto

•

Autorización parcial para proveedores: pueden emitir facturas de proveedores, documentos de precios de entrega y abono

•

Visualización únicamente para documentos de ventas

•

Autorización total para interlocutores comerciales y gestión de bancos, incluye la reconciliación interna

•

Visualización únicamente para módulo Inventario

Importante: Puede obtener detalles adicionales en el gráfico de comparación de licencias en el portal de partner.

La Propiedad de datos le permite establecer un "responsable" de un documento y permitir que otra persona obtenga acceso a dicho documento en base a la relación de tal persona con el responsable. Esto es principalmente relevante para los departamentos de clientes, como compras y ventas, en que podría existir a necesidad de restringir el acceso a los documentos desde dentro de un departamento. En primer lugar, cree datos maestros de empleado para definir la jerarquía de la organización. Para crear datos maestros de empleado, seleccione Recursos Humanos Datos maestros de empleado. Puede enlazar los datos maestros de empleado a las cuentas de usuario. En segundo lugar, defina Autorizaciones de propiedad de datos. Seleccione Gestión Inicialización sistema Autorizaciones Autorizaciones de propiedad de datos para definir las autorizaciones de propiedad de datos necesarias. Por línea de informes: •

Colega: el usuario puede acceder a los documentos de propiedad de un colega con el mismo nivel en la jerarquía.

•

Director: el usuario puede acceder a documentos de propiedad de su jefe directo.

•

Subordinado: el usuario puede acceder a documentos de propiedad de cualquiera de sus subordinados directos.

Por línea de organización: •

Departamento: el usuario puede acceder a documentos de propiedad de cualquier usuario que sea miembro del mismo departamento.

•

Sucursal: el usuario puede acceder a documentos de propiedad de cualquier usuario que sea miembro de la misma sucursal.

•

Equipo: el usuario puede acceder a documentos de propiedad de cualquier usuario que sea miembro del mismo equipo.

Se encuentran disponibles los siguientes niveles de autorización: •

Ninguno: el usuario no puede acceder a los documentos del grupo de autorizaciones.

•

Sólo lectura: el usuario puede visualizar, pero no modificar documentos del grupo de autorizaciones.

•

Total: el usuario puede visualizar y modificar documentos del grupo de autorizaciones.

La propiedad de datos se ejecuta mediante el campo Titular en los documentos de compras y ventas. Todos los documentos o incluso todas las posiciones dentro de un documento se asignan a un titular. El titular y sus parámetros de propiedad de datos controlan quién puede visualizar y modificar el documento. Se asigna un empleado del departamento de ventas o comprador a los datos maestros de un interlocutor comercial. Al seleccionar un documento para el interlocutor comercial, el sistema accede al registro maestro de interlocutor comercial y recupera el empleado del departamento de ventas o comprador para copiarlo en el campo pertinente del documento. • Si el encargado de compras o el empleado del departamento de ventas se asigna a un registro maestro de empleado, este empleado se definirá por defecto como propietario del documento y de las posiciones de documento. • Si el encargado de compras o el empleado del departamento de ventas no se asigna a ningún registro maestro de empleado, el usuario actual se definirá por defecto como propietario del documento y de las posiciones de documento. Aunque puede modificar el valor de propuesta, una vez que se asigna un titular, sólo éste o un superusuario podrá modificar el propietario. Un usuario puede acceder siempre a sus propios documentos. Para activar las autorizaciones de propiedad de datos, seleccione Administración Inicialización sistema Autorizaciones Excepciones de propiedad de datos y seleccione el indicador Filtrado de titular activo. Además, dispone de las opciones siguientes para todos los documentos: • Sin filtrado: el documento se encuentra disponible para todos los usuarios. La propiedad de datos no se activa para esa clase de documento. • Por titulares de cabecera y línea: cualquier titular que se encuentre en el nivel de cabecera o de posición se considera titular de un documento de esa clase. • Sólo por titular de cabecera: sólo el titular que se encuentre en el nivel de cabecera se considera titular de un documento de esa clase.

Si los datos existentes se encuentran en una base de datos SQL, puede realizar la importación utilizando instrucciones Seleccionar SQL en una conexión ODBC. Primero cree una fuente de datos con ODBC. Seleccione Panel de control Herramientas administrativas Fuentes de datos (ODBC) para crear un Nombre de fuente de datos (DSN). En el Asistente de importación Data Transfer Workbench, seleccione "ODBC" en la lista desplegable "Tipo de datos de fuente". Seleccione el objeto. Para los registros de datos seleccionados mediante ODBC, puede usar las sentencias SQL para extraer registros de datos de la base de datos. Por ejemplo, para importar interlocutores comerciales, seleccione DSN de la lista desplegable e introduzca el usuario de la base de datos y la clave de acceso para la base de datos existente. En el campo instrucción Seleccionar simple, introduzca la sentencia SQL (por ejemplo, Seleccionar CardCode como RecordKey, * en el nombre de la tabla de la base de datos existente). Nota: DTW no brinda soporte para una ejecución programada que importa datos a través de ODBC. Para obtener información adicional, consulte las notas SAP 908042 y 883770 y la Guía práctica de Data Transfer Workbench. Nota: En los casos en que el objeto incluya tablas dependientes, como interlocutor comercial con persona de contacto y dirección, seleccione en forma independiente los datos para el interlocutor comercial y los datos para la persona de contacto y dirección a través de ODBC. Nota: Si los ficheros de datos incluyen ficheros de artículos y cabecera, debe definir las claves principales, como RecordKey. Por ejemplo, para la sentencia SQL "Seleccionar CardCode como RecordKey", * en OCRD puede aplicarse a los interlocutores comerciales del objeto oBusinessPartners. Para la sentencia SQL "Seleccionar CardCode como RecordKey", * en CRD1 puede aplicarse a las BPAddresses. Si el fichero de datos incluye sólo ficheros de cabecera, no necesita definir las claves principales. Por ejemplo, puede recuperar los datos de la tabla OACT mediante la sentencia SQL "Seleccionar * en OACT" para aplicar al objeto oChartOfAccounts.

En esta unidad, aprenderá a utilizar las herramientas de configuración y personalización que se suministran con SAP Business One. Se puede tener acceso a esas herramientas desde el cliente de SAP Business One y no es necesario el SDK. Realizará prácticas con estas herramientas para realizar personalizaciones simples en la nueva bases de datos que ha creado para Light & Music. Esta experiencia le permitirá conocer el esfuerzo necesario para implementar cada personalización. Lo que le permitirá evaluar con precisión el tiempo que se necesita para completar dichas configuraciones en un proyecto de implementación real.

Las herramientas de personalización le permiten, como consultor de implementación, implementar requisitos del cliente sin necesidad de programar SDK). En esta unidad veremos primero cómo puede usar consultas. Las consultas son la base de muchas personalizaciones. Además de usar consultas para realizar informes ad-hoc, puede combinar consultas con valores y campos definidos por el usuario, alertas y procedimientos de autorización.

Una consulta es un informe ad hoc que lee directamente las tablas necesarias de la base de datos y las muestra formateadas utilizando un lenguaje de consulta estructurado (SQL). Para ejecutar consultas debe entender algunos campos y tablas de SAP Business One. Las consultas son importantes porque se pueden usar con otras herramientas de personalización: valores definidos por el usuario, alertas y procedimientos de autorización. SAP Business One proporciona dos herramientas diferentes para crear las instrucciones SQL necesarias: Asistente de consultas Generador de consultas Ambas herramientas proporcionan las mismas funciones y le permiten grabar las consultas en SAP Business One. Sin embargo, se puede hacer la siguiente distinción: • El asistente de consulta le guiará paso a paso en el proceso de creación de una consulta. El sistema genera las instrucciones SQL en segundo plano y las mantiene permanentemente ocultas. No es necesario que el usuario sea un experto en SQL. • El generador de consultas tiene una interfase de pantalla única fácil de usar para la creación de una instrucción SQL. El sistema visualiza los comandos SQL para que se puedan tratar directamente. Es conveniente tener conocimientos de SQL. Si posee algunos conocimientos básicos de SQL, encontrará el generador de consultas mucho más rápido que el asistente de consulta.

Una consulta, o una instrucción SQL existente, contiene uno o más de los elementos enumerados en la diapositiva. Primero seleccione las tablas que contienen los campos que desea mostrar en la consulta. Si selecciona varias tablas para una consulta, tendrá que definir la relación entre ellas. Por ejemplo, enlace las tablas de los pedidos de cliente (ORDR) y los registros maestros de interlocutores comerciales (OCRD) entre sí con el código de interlocutor comercial. Las herramientas Asistente de consulta y Generador de consultas crean automáticamente esos enlaces. Seleccione los campos de las tablas seleccionadas que desea visualizar en el resultado de la consulta. Puede añadir campos de cálculo que muestren el resultado de una suma, una resta, una multiplicación o una división de dos campos. La instrucción GROUP BY se utiliza junto con una función colectiva (como SUM) para resumir los resultados. Puede agruparlos en una o más columnas. Los campos se pueden agrupar por: • El número de registros de datos en el grupo (registros de totales) • El número de registros de datos definidos en el grupo (total de registros definidos) • El total del campo (importe) • El mínimo del campo (mínimo) • El máximo del campo (máximo) • El promedio del campo (promedio) Se pueden definir las condiciones fijas (por ejemplo, clase de interlocutor comercial = C) o especificar parámetros que puede introducir cuando se ejecuta la consulta.

Puede usar Información sistema para buscar fácilmente los nombres de campos y tablas que usará en las consultas. La barra de status, que se extiende a lo largo de todo el borde inferior de la ventana principal de SAP Business One, contiene varios campos de texto. En la parte izquierda se muestra el status y la información sobre la función debugging de cualquier ventana abierta. Al seleccionar Información sistema en el menú Vista se puede visualizar información detallada sobre un determinado campo al pasar el cursor sobre él. Por ejemplo, en la ventana Datos maestros de interlocutor comercial, si mueve el cursor del ratón sobre el campo Código, la barra de status mostrará el nombre de la tabla (OCRD) y el nombre de campo de la tabla (CardCode) Si abre un documento que contiene líneas, como un pedido de cliente y mueve el cursor del ratón sobre las columnas de la línea, se mostrará la información del sistema junto con el nombre del campo y de tabla, la Columna y Variable del campo en la ventana activa. Esto puede ser útil en las consultas donde desea recuperar un valor específico de un campo en la ventana activa.

El Generador de consultas le permite crear una instrucción SQL en un solo paso. Para usar el generador de consultas, seleccione Herramientas Consultas Generador de consultas. Puede introducir los nombres de tabla necesarios en la columna de la izquierda. El sistema determina automáticamente las relaciones entre las tablas seleccionadas. Si selecciona una tabla definida por el usuario, debe añadir corchetes al nombre de la tabla definida por el usuario, por ejemplo SELECT * FROM [@] .Después de seleccionar una tabla, el Generador de consultas muestra los campos de la tabla seleccionada y sus descripciones. Puede seleccionar los campos necesarios haciendo doble clic. Si desea realizar cálculos, debe añadirlos manualmente utilizando la sintaxis SQL. Se pueden añadir las condiciones de los registros de datos seleccionando Condiciones y utilizando el marco de visualización de la derecha. Haga doble clic para seleccionar los campos que desea usar en la cláusula WHERE y la cláusula SORT BY. También puede especificar los campos de agrupación para añadir datos, aunque deberá introducir de forma manual el tipo de agrupación de los campos seleccionados. La sintaxis para la agrupación es la siguiente: • Total registros COUNT(campo) • Total registros distintos COUNT(campo DISTINCT) • Importe SUM(campo) • Mínimo MIN(campo) • Máximo MAX(campo) • Promedio AVG(campo)

Tras crear la consulta mediante una de las dos herramientas, el sistema ejecutará la consulta. También podrá visualizar el resultado como un diagrama. Puede grabar la consulta y asignarla a una categoría. La categoría General se proporciona en el sistema, pero puede añadir nuevas categorías. Para añadir una nueva categoría, desde la ventana Grabar consulta, seleccione Gestionar categorías. Puede añadir una nueva categoría y asignarla a uno o más grupos de autorizaciones. En las autorizaciones generales, puede autorizar a un usuario y ejecutar consultas que pertenezcan a un determinado grupo de autorización. Las consultas proporcionadas por SAP están en la categoría Sistema. Seleccione Herramientas Consultas Consultas sistema para ejecutar una consulta de sistema. Las consultas que crea y graba en una categoría están ubicadas como Consultas usuario. Seleccione Herramientas Consultas Consultas usuario para ejecutar una consulta de usuario. Una vez grabada y cerrada la consulta, sólo se podrá modificar si trata la instrucción SQL y vuelve a grabarla. Para definir un diseño de documento para una consulta de impresión, seleccione Herramientas Consultas Query Manager y seleccione Crear informe para asociar un modelo de documento. Nota: Los diseños de documento se explicarán en esta unidad.

Siga el ejercicio “Consultas” para crear consultas básicas mediante el Generador de consultas.

Las alertas de SAP Business One se utilizan para informar a determinados usuarios de algunos eventos que se producen en el sistema. Seleccione Administración Gestiones de alarma para definir y actualizar alertas. Puede diferenciar entre alertas predefinidas y alertas definidas por el usuario. Alertas predefinidas: • SAP Business One contiene seis funciones de alertas predefinidas (desviación del presupuesto, desviación del descuento (en porcentaje), desviación de ganancia bruta porcentual, desviación de compromiso, desviación de límite de crédito y desviación de almacén mínima). Para las alertas predefinidas, con excepción de la desviación de almacén mínima, puede decidir qué documentos se deben verificar y, por lo tanto, limitar o expandir el alcance de la alerta. • Para algunas alertas predefinidas, normalmente deberá especificar una condición (por ejemplo, el porcentaje de descuento) y los documentos que el sistema debe verificar. Alertas definidas por el usuario: • Las alertas definidas por el usuario se basan en consultas. El sistema siempre activa una alerta cuando se cumplen las condiciones de la consulta. Entonces, el resultado de la consulta se muestra como una alerta. • En el caso de alertas definidas por el usuario, también deberá especificar la frecuencia con que el sistema debe ejecutar la consulta en segundo plano. Para alertas definidas por el usuario, también puede determinar si una alerta nueva debe sobrescribir una antigua (seleccione el indicador Grabar historial). Para todas las alertas, deberá especificar a quién debe alertar el sistema y cómo debe hacerlo (de forma interna, mediante correo electrónico, SMS o fax), así como la prioridad que debe tener la alerta. Además, debe activar la alerta para que tenga efecto. Nota: Para ver alertas predefinidas, escriba el carácter comodín ‘*’ en la ventana Gestiones de alarma.

Siga el ejercicio “Gestiones de alarma” para configurar alertas para Light & Music.

Las alertas informan a los usuarios sobre eventos que han ocurrido. Por otra parte, los procesos de aprobación pueden bloquear eventos hasta que estén aprobados por una parte responsable. En SAP Business One, puede configurar procedimientos de autorización para ventas, compras y documentos de inventario. Los procedimientos de autorización le permiten crear un modelo de un procedimiento de autorización electrónicamente con SAP Business One. Al añadir un documento al sistema, éste comprueba las condiciones del procedimiento de autorización y, si se cumplen las condiciones, impide que el documento continúe procesándose. El sistema le informa que se requiere una autorización y podrá introducir cualquier texto adicional destinado al responsable de la autorización. El sistema graba el documento como documento preliminar e informa a los posibles responsables de la autorización que un documento requiere autorización. El documento puede someterse a una o varias autorizaciones o etapas de autorización antes de poder contabilizarlo. Una vez realizada la autorización, el autor recibe un mensaje y, finalmente, puede generar el documento a partir del documento preliminar. Como alternativa, el responsable de la autorización puede generar el documento directamente a partir del documento preliminar. En este caso, el autor recibe también un mensaje. Nota: Los procedimientos de autorización utilizan alertas para notificar a los autorizadores.

Para crear un modelo del workflow para procesos de autorización, primero defina las etapas de autorización. Cada etapa de autorización contiene los nombres de los usuarios que deben autorizar el documento. Puede especificar varios nombres para que autoricen un documento en una etapa. Puede solicitar que uno o más de los usuarios mencionados autoricen el documento. Al especificar una lista de varios autorizadores para cada etapa permite que el workflow continúe incluso cuando los autorizadores no estén en la oficina. • Ejemplo: en el nivel uno, tanto la Sra. Smith como el Sr. Jones pueden conceder la autorización, pero sólo se requiere la autorización de uno de ellos. En otras palabras, aunque haya asignado dos usuarios a la etapa uno en el sistema, el número de autorizaciones necesario sigue siendo uno. • Nota: Todos los autorizadores deben rechazar el documento para que se devuelva al autor. Puede tener más de una etapa de autorización en el proceso de autorización de un documento. Tenga en cuenta que los procesos de autorización no pasarán a la siguiente etapa hasta que el documento no se haya autorizado en la etapa anterior. Seleccione Gestión Procedimiento de autorización Etapas de autorización para definir y actualizar las etapas de autorización.

El modelo de autorización es donde define las condiciones para el proceso de autorización: • Los usuarios (autores) que están sujetos al proceso de autorización. Debe seleccionar todos los usuarios por nombre. Si un usuario no se menciona en el modelo de autorización, no se iniciará la autorización. • Los documentos que están sujetos al proceso de autorización. Por ejemplo, para un proceso de autorización de ventas, puede seleccionar los documentos Ofertas de ventas, Pedidos de cliente y Entrega para las mismas condiciones de autorización. Nota: No puede mezclar documentos de ventas y compras con documentos de inventario (Entrada de mercancías, Salida de mercancías y Traslado) en un modelo. Debe definir dos modelos de autorización independientes. • La lista de autorizadores y etapas que definió anteriormente. El sistema informa a los autorizadores en cada etapa mediante una alerta que deben tomar una decisión (autorización o rechazo). • Las condiciones por las cuales se debe bloquear un documento para tratamiento. Puede seleccionar estas opciones: • Siempre iniciar el proceso de autorización cuando uno de los autores crea una de las clases de documento seleccionadas. • Iniciar el proceso de autorización si se cumple una de las condiciones predefinidas (por ejemplo, importe > 5.000 USD, o descuento > 10 %, etc.). • Iniciar el proceso de autorización según los resultados de una consulta definida por el usuario. Seleccione Gestión Procedimiento de autorización Modelos de autorización para definir y actualizar modelos de autorización. Una vez añadido un modelo de autorización, no puede cambiarlo ni eliminarlo, solamente establecerlo como inactivo. Nota: Un usuario introducido como autor de un documento en un procedimiento de autorización no puede desmarcar el indicador Activo ni modificar el modelo de autorización.

Si selecciona una o más condiciones predefinidas, el sistema enlaza todas las condiciones con un operador OR, lo que significa que solamente una condición se debe cumplir para que se inicie el procedimiento de autorización. Puede incluir condiciones predefinidas y consultas de usuario en el mismo modelo. Si combina una condición predefinida con una consulta de usuario, el sistema iniciará un proceso de autorización si una de las condiciones se cumple. En otras palabras, las condiciones se evalúan con la lógica OR. Si necesita que todas las condiciones se cumplan antes de que se inicie el proceso de autorización, debe usar una consulta definida por el usuario para especificar varias condiciones (en la sintaxis SQL y usar AND para enlazar las condiciones). En este caso, no seleccione ninguna condición predefinida. Si usa una consulta definida por el usuario en un proceso de autorización, la consulta debe comenzar con SELECT DISTINCT ‘TRUE’. Tal consulta dará como resultado una instrucción TRUE si se cumplen las condiciones de la consulta. La instrucción TRUE activa el procedimiento de autorización. Nota: En una consulta definida por el usuario, puede referirse solamente a los campos de tablas de cabecera (por ejemplo, OINV, ORDR) y no los campos de tablas de líneas (por ejemplo, INV1, RDR1). Por lo tanto, solamente puede usar campos de cabecera, no campos de línea en una consulta.

Una consulta muestra solamente registros que ya se han añadido al sistema anteriormente. Cuando usa una consulta en un procedimiento de autorización, la consulta debe recuperar los datos de la ventana actual, por ejemplo, una factura antes de que se añada al sistema. Para recuperar datos de la ventana activa, necesita crear la consulta de una manera determinada. Hay dos posibles sintaxis: • Usar la sintaxis $[Nombre de tabla.Nombre de campo] para referirse a campos en una pantalla de entrada. El nombre de la tabla es el nombre de la tabla de base de datos de la pantalla de entrada, por ejemplo, OINV para la pantalla de entrada de factura de clientes. • Usar la sintaxis $[$Índice de campo.Columna de campo.Número/Moneda/Fecha/0] para referirse a un campo de la ventana activa. El sistema identifica unívocamente cada campo de un documento mediante un número de artículo (índice) y un número de columna. Se recomienda usar esta sintaxis en alertas y procedimientos de aprobación, ya que la consulta se aplica a todas las pantallas de entrada de documentos que comparten la misma estructura. Si el campo es un campo de línea, especifique el índice del Campo y la Columna. Si el campo es un campo de cabecera, configure la Columna en 0 (por ejemplo $[$29.0.0]). Cuando se recuperan datos de una ventana activa, el resultado es siempre un string. Por lo tanto, si se usa un cálculo o comparación, se debe convertir en un string en la sintaxis: - Número: recupera automáticamente el valor de un campo, por ejemplo, $[$24.0.number]. - Moneda: recupera automáticamente el símbolo de moneda de un campo de sistema. - Fecha: recupera un string de un campo de fecha para se pueda usar para cálculos. - 0: recupera el string en la pantalla como string simple. Sugerencia: Use Vista Información sistema para ver el número de columna y el artículo del campo en la barra de status al final de la pantalla.

SAP Business One incluye dos informes para los procedimientos de autorización: • Informe status de autorización: muestra todos los documentos (de la vista del autor) que han activado un procedimiento de autorización, así como su status. El autor puede cancelar el proceso de autorización al resaltar el documento que él o ella creó y seleccionar Datos Cancelar. Esta operación se puede anular mediante Datos Restablecer. • Informe decisión de aprobación: muestra los documentos (desde el punto de vista del autorizador) que están pendientes de autorización. Desde aquí, el responsable de la autorización puede autorizar o rechazar directamente un documento o incluso varios documentos al mismo tiempo (actualizar globalmente). Seleccione Gestión Procedimiento de autorización Informe status de aprobación para ejecutar el informe de status de autorización. Seleccione Gestión Procedimiento de autorización Informe decisión de aprobación para ejecutar el informe decisión de aprobación.

Siga el ejercicio “Procedimientos de autorización” para configurar procesos de autorización para Light & Music.

Los valores definidos por el usuario son un mecanismo para automatizar la introducción de datos en campos de formulario. Los valores definidos por el usuario pueden ser una lista de valores válidos de los cuales el usuario puede elegir o una consulta que completa el valor del campo. Cualquiera de estas técnicas ayuda a que el usuario introduzca datos válidos. Los usuarios autorizados pueden añadir valores definidos por el usuario a cualquier campo de formulario, en un registro existente o en nuevo registro. Se necesita la autorización general Herramientas de customizing Valores definidos por usuario – Definición. Para añadir un valor definido por el usuario a un campo, seleccione el campo y pulse Alt+Shift+F2. Se abre una ventana que le permite seleccionar una opción: • Sin buscar en valores definidos por usuario: use esta opción para eliminar valores definidos por el usuario de un campo. • Buscar en valores existentes definidos por usuario: le permite crear una lista fija de valores. El usuario puede seleccionar valores de la lista. Por ejemplo, en un pedido de cliente, puede escribir cómo el cliente conoció su empresa. Puede tener una lista que incluya sitio Web, correo electrónico, publicación de comercio, etc. • Buscar en valores existentes definidos por usuario según consulta grabada: le permite añadir una consulta que pueda completar automáticamente el campo, por ejemplo, utilizando un cálculo u obteniendo un valor de otra tabla o campo. Nota: Cuando añade un valor definido por el usuario a un campo en un documento de marketing, se aplica a toda instancia de ese documento.

Buscar en valores existentes definidos por usuario es el tipo más simple de los valores definidos por el usuario. Para cualquier campo (independientemente de si se trata de un campo estándar o de un campo definido por el usuario), puede definir una lista de valores. Cuando el usuario selecciona el campo y elige Shift+F2, la lista se muestra y el usuario puede seleccionar valores de ella. Por ejemplo, en un pedido de cliente, es posible que desee registrar cómo el cliente conoció su empresa. Puede añadir la lista de valores a cualquier campo sin usar, existente, del pedido de cliente, por ejemplo, el campo Comentarios. Otro ejemplo podría ser si tiene bloques de texto estándar que desea registrar en el campo Comentarios en un documento. Puede añadir valores definidos por el usuario al campo Comentarios en un documento y definir una lista de bloques de texto estándar. El usuario, luego puede seleccionar el texto apropiado de la lista, en lugar de tener que escribir los comentarios cada vez. Después de añadir los valores definidos por el usuario a un campo, el icono de lupa se mostrará en el campo. Si no ve la lupa, puede cambiar de modo al seleccionar Vista Visualización de colectores Valores definidos por usuario. La lupa se mostrará para cada campo que posea valores definidos por el usuario. Puede cambiar y actualizar la lista de valores cuando lo desee al seleccionar Shift+Alt+F2. También puede eliminar valores definidos por el usuario de un campo al seleccionar “Sin buscar en valores definidos por usuario” Nota: Para usar este tipo de valores definidos por el usuario, el usuario siempre debe pulsar Shift+F2 en el campo.

Puede basar los valores definidos por el usuario en una consulta en lugar de una lista fija de valores. Esto es mucho más útil, ya que permite que se complete el campo según un parámetro introducido por el usuario o según el valor de otro campo del mismo documento o en otra parte de la base de datos. El ejemplo que se muestra en la diapositiva solicita al usuario que introduzca un parámetro para la consulta. Cuando la consulta se ejecuta, la lista de artículos se filtra de acuerdo con el parámetro introducido por el usuario. Para añadir una consulta a valores definidos por el usuario: 1. Cree una consulta y grábela. 2. Añada valores definidos por el usuario a un campo y seleccione la opción Buscar en valores existentes definidos por usuario según consulta grabada. 3. El usuario pulsa Shift+F2 en el campo y ejecuta la consulta y los resultados de la consulta completan el campo. Sugerencia: Siempre pruebe la consulta de forma independiente antes de añadirla a los valores definidos por el usuario. Tenga en cuenta el tamaño máximo del campo que usa para el valor definido por el usuario y asegúrese de que el resultado de la consulta no exceda este tamaño.

Si la consulta necesita recuperar datos de la ventana activa actual, debe usar una sintaxis especial para referirse a los campos: • $[Nombre de tabla.Nombre de campo] Si desea usar la misma sintaxis de consulta en varios documentos con la misma estructura, use la siguiente sintaxis: • $[$Artículo de campo.Columna de campo.NUMBER • $[$Artículo de campo.Columna de campo.CURRENCY • $[$Artículo de campo.Columna de campo.DATE • $[$Artículo de campo.Columna de campo.0 (Nota: Esta es la sintaxis que más se usa). Sugerencia: Use Vista Información sistema para ver el número de columna y el artículo del campo en la barra de status al final de la pantalla.

Puede seleccionar la opción de ejecutar automáticamente la consulta, sin que el usuario tenga que pulsar Shift+F2 en el campo. Para activar esto, seleccione, Actualización automática si se producen modificaciones campo. Luego, puede seleccionar datos de un campo dependiente, lo que hace que la consulta se ejecute cuando el campo dependiente cambia de valor. • Los valores definidos por el usuario añadidos a un campo de cabecera en un documento se pueden actualizar únicamente según otros campos de cabecera. Esto incluye todos los campos del documento que no están en la tabla de línea. En el ejemplo de esta diapositiva, la consulta “Añadir número de referencia” introducirá el número de referencia del cliente o del proveedor de los datos maestros a la factura. La consulta se ejecutará cuando el Código de cliente/proveedor cambie (es decir, cuando el usuario abra la factura y seleccione el interlocutor comercial de la lista). • Los campos definidos por el usuario añadidos a la línea de un documento se pueden actualizar según otros campos de línea o de cabecera. Puede seleccionar otra opción para limitar el número de veces que se ejecuta la consulta: • Actualizar regularmente: la consulta se ejecuta cada vez que el campo dependiente cambia (utilizando el modo Buscar, explorando mediante los iconos de registro último/siguiente o la flecha desplegable naranja). Esta opción pude ocasionar cambios de valor de campo cuando el documento se vuelve a abrir y puede ocasionar problemas de rendimiento. • Visualizar valores grabados definidos por usuario: retiene el valor calculado u extraído por la consulta cuando se ejecuta por primera vez. Nota: Se recomienda esta opción ya que conserva el valor inicial del campo. Estas opciones se aplican también a los valores definidos por el usuario que añade a los campos definidos por el usuario. Esto se explicará más adelante en la unidad.

Siga el ejercicio “Valores definidos por el usuario” para añadir valores definidos por el usuario.

SAP Business One permite a los usuarios autorizados añadir nuevos campos a los objetos empresariales en el sistema. Puede añadir campos a datos maestros, a documentos de marketing y a otros formularios como la lista de picking, los centros de beneficio y los asientos. Ejemplos: clasificación adicional de clientes y proveedores, acceso directo a Internet mediante direcciones URL de cliente o proveedor definidas por el usuario, adición del logotipos de la empresa o descripciones de ruta para los clientes y visualización de imágenes de artículos. Seleccione Herramientas Herramientas de customizing Gestión de campos definidos por usuario para crear campos definidos por el usuario. Los campos definidos por el usuario se pueden añadir al nivel de cabecera (título) o nivel de línea de un documento: • A nivel de cabecera: el sistema muestra campos definidos por el usuario en una ventana adicional posicionada por defecto a la derecha de la ventana existente. Puede mover la posición. Para que esta ventana sea visible, seleccione Vista Campos definidos por el usuario. Los campos definidos por el usuario a nivel de cabecera se pueden organizar en categorías para visualizarlos. Esto resulta especialmente útil si se utiliza un gran número de campos definidos por el usuario. Cuando añade un campo definido por el usuario a un documento de marketing, este se añade automáticamente a todos los documentos de compras y de ventas. Dado que algunos de los nuevos campos no son relevantes para todos los documentos, puede clasificar y visualizar los campos necesarios por categorías. Para definir categorías, abra un documento con un campo definido por el usuario y seleccione Herramientas Herramientas de customizing Parametrizaciones y luego abra la lista desplegable Categoría y seleccione Definir nuevo para crear una categoría. • A nivel de línea: El sistema añade este campo como una columna adicional a la tabla. Por defecto, el campo es visible y está activo. Puede hacer que el campo definido por el usuario sea invisible o esté inactivo mediante las parametrizaciones de documento estándar en Herramientas Parametrizaciones formulario… El campo definido por el usuario funciona como un campo normal y se puede usar en consultas y en informes. Puede importar datos en los campos definidos por el usuario en Data Transfer Workbench.

Cuando añade un campo definido por el usuario, el sistema asigna el prefijo U_ para el campo definido por el usuario en la base de datos. De esta forma, es más fácil ubicar estos campos en herramientas de gestión de informes donde se utilizan nombres de campo de base de datos. Los campos definidos por el usuario tienen un determinado Tipo y, opcionalmente, una Estructura que depende del Tipo. La estructura influye en el formato y longitud del campo: • Los campos del tipo Alfanumérico le permiten tener diferentes estructuras. Por ejemplo, la estructura del texto puede albergar 2 GB de texto en los campos de cabecera y 255 KB de texto en campos de línea. La estructura regular puede albergar hasta 254 caracteres. • Los campos con la estructura Fecha se visualizan exactamente del mismo modo que el resto de los campos de fecha del sistema y permiten las mismas entradas. • Los campos de tipo General permiten anexar ficheros, hiperenlaces o imágenes. Puede abrir los hiperenlaces haciendo doble clic en ellos. Las imágenes se almacenan en el directorio de imágenes o en el directorio de anexos especificado en Parametrizaciones generales. Nota: No es posible modificar el campo más adelante. Si ha definido el campo como alfanumérico o numérico, tendrá que definir una lista de valores válidos para ese campo. Puede introducir una lista de valores válidos directamente en la definición del campo definido por el usuario. Esta lista estará disponible a continuación para el campo como lista desplegable. Puede configurar un valor estándar para el campo definido por el usuario. Puede hacer que el campo definido por el usuario sea obligatorio. Si hace esto, necesita proporcionar un valor estándar. Consulte la guía práctica para tablas y campos definidos por el usuario para obtener más información. Nota: Los campos definidos por el usuario siguen las parametrizaciones de visualización definidas en las Parametrizaciones generales, por ejemplo, decimales.

Además de añadir una lista fija de valores a un campo definido por el usuario, también puede añadir valores definidos por el usuario con una consulta para introducir datos a un campo definido por el usuario automáticamente. Ejemplo: ha incluido un campo Saldo de cuenta definido por el usuario en el documento Factura. Desea que el sistema complete este campo de forma automática con el saldo de cuenta del interlocutor comercial. Para esto, defina una consulta que seleccione el saldo de cuenta del interlocutor comercial. A continuación, defina esta consulta como valor definido por el usuario para el campo Saldo de cuenta. Para asegurarse de que el sistema muestre el saldo correcto, defínalo de manera que actualice el contenido de forma automática si se modifica el campo Cliente. Dado que siempre desea ver el último saldo de cuenta cuando abre el documento, deseará que la consulta se actualice en forma regular.

SAP Business One le permite crear sus propias tablas de base de datos (tablas definidas por el usuario). Por ejemplo para: • Gestionar conjuntos de datos personalizados relacionados, por ejemplo, una flota de autos o una lista de comidas disponibles. • Actualizar valores válidos para un campo definido por el usuario ubicado en una tabla de sistema o tabla definida por el usuario. Las tablas definidas por el usuario pasan a formar parte de la base de datos de la empresa. Pueden identificarse por el prefijo @. Para realizar nuevas tablas, seleccione Herramientas Herramientas de customizing Tablas definidas por usuario Definición…. Introduzca un nombre de tabla y descripción. El campo Tipo de objeto configura el tipo de tabla como datos maestros o un documento. Para añadir campos a la tabla definida por el usuario, seleccione Herramientas Ventanas definidas por usuario y seleccione el nombre de la tabla. Tenga en cuenta que esta opción de menú aparece solamente después de que añada una tabla definida por el usuario. Por defecto, las tablas definidas por el usuario se crean con dos campos: Código (la clave, que deber ser única) y Nombre (descripción). En lugar de añadir una lista fija de valores o valores definidos por el usuario a un campo definido por el usuario, puede enlazar una tabla definida por el usuario al campo. Puede enlazar la misma tabla definida por el usuario a varios campos definidos por el usuario. Nota: Puede enlazar solamente una tabla definida por el usuario a campos definidos por el usuario como alfanumérico o regular. Abra la configuración para el campo definido por el usuario en la ventana Campos definidos por el usuario - Gestión y seleccione Fijar tabla vinculada. Nota: Esta casilla de selección se muestra solamente después de la creación de una tabla definida por el usuario. Para obtener más información, consulte la guía práctica “Cómo crear tablas y campos definidos por el usuario”. Sugerencia: Cuando crea una nueva empresa, tiene la opción de copiar tablas y campos definidos por el usuario a la nueva empresa. •

Siga el ejercicio “Tablas y campos definidos por el usuario” para crear nuevos campos y tablas para Light & Music.

Los modelos de documento son modelos que definen cómo se visualizará el documento una vez impreso. Además, los informes de SAP Business One también poseen un diseño de documento predefinido. Sin embargo, las consultas ad hoc no. Cuando implementa SAP Business One, puede usar los modelos predefinidos como modelos para crear documentos impresos específicos del cliente. Esto se realiza, por lo general, para documentos externos, pero también puede personalizar los layouts para documentos de uso interno como listas de picking y listas de materiales. También puede crear nuevos layouts para informes personalizados que desarrolle. Aunque puede tener varios diseños de documento para un documento, puede configurar un layout como estándar para cada documento. Cuando vea una presentación preliminar o imprima un documento, el layout es el especificado en el diseño de documento. Nota: Si imprime u obtiene una presentación preliminar de un documento antes de añadirlo al sistema, el sistema automáticamente añade la marca de agua Borrador a la impresión.

De un informe o documento abierto, puede seleccionar el icono Diseñador de configuración de impresión para ver una lista de todos los diseños de documento almacenados en el sistema. El layout estándar está resaltado en negrita. Los usuarios autorizados pueden seleccionar un layout diferente como estándar. Para estar autorizado, necesita autorización total para General Modificar informe estándar en la ventana Autorización general. Un nuevo modelo se puede establecer como estándar para: • Todos los usuarios • Usuario actual • Usuarios específicos que selecciona de la lista de usuarios • Documentos para un interlocutor comercial para el cual no se ha asignado ningún modelo estándar • Documentos para interlocutores comerciales. Esto abre los criterios de selección de propiedades de IC para que pueda seleccionar todos los IC, elegir un rango o seleccionar los interlocutores comerciales según sus grupos o propiedades

En el release 8.8 y posterior, los diseños de documento se pueden crear en el Diseñador de configuración de impresión (PLD) o en Crystal Reports. Use la ventana Gestión de informes y de layout para gestionar todos los diseños de documento. Seleccione Gestión Definición General Gestión de informes y de layout. Desde esta ventana, puede importar y exportar layouts desarrollados en Crystal Reports entre SAP Business One y Crystal Reports, o entre sistemas SAP Business One (no puede importar o exportar layouts de PLD). Cuando exporta un layout de SAP Business One, éste se exporta como un paquete (*.b1p) y solamente se puede importar a otro sistema SAP Business One. Además, puede seleccionar un layout y tratarlo. Si el layout está en formato PLD, la herramienta Diseñador de configuración de impresión se abrirá para usted. Si el layout está en formato Crystal Reports, se abrirá el diseñador de Crystal Reports si está instalado. También puede acceder a la ventana Gestión de informes y de layout al abrir un documento y seleccionar el icono Diseñador de configuración de impresión del menú principal y, luego, seleccionar un modelo. La ventana Gestión de informes y de layout se abre y desde aquí puede tratar el layout. Con Crystal Reports, puede crear un layout maestro para documentos de compras y ventas que se puede aplicar a otros tipos de documentos de compras y ventas. Por ejemplo, un layout maestro que se crea para una factura de ventas se puede aplicar a ofertas de ventas o entregas.

La función de integración entre SAP Business One y Crystal Reports le permite desarrollar y tratar rápidamente diseños de documento. Un diseño de documento es básicamente un Crystal Report (*.rpt) que incluye un campo especial llamado ObjectID. Este campo identifica el documento fuente para el layout. En Crystal Reports, las tablas de SAP Business One se muestran para buscar coincidencias en la estructura del menú de aplicación, y las tablas se enlazan automáticamente. Para usar funciones de integración, debe seleccionar SAP Business One como la fuente de datos de Crystal Reports. Para ello, seleccione el Asistente de base de datos y, en Crear nueva conexión, seleccione SAP Business One. Una vez establecida la conexión, cada vez que abra un diseño de documento en Crystal, se mostrarán las tablas de SAP Business One. La integración entre Crystal Reports y SAP Business One le permite trabajar de dos maneras: • Puede trabajar exclusivamente en Crystal Reports. Puede cambiar entre el modo Diseño, donde puede tratar el layout y el modo Presentación preliminar, donde puede obtener una vista preliminar del documento impreso. Para trabajar de esta manera, necesita introducir dos datos a Crystal Reports: el número de documento que abrió en SAP Business One y el ObjectID del documento. • Puede trabajar en el modo Diseño en Crystal Reports y volver a SAP Business One para obtener una vista previa del documento impreso. En SAP Business One también puede obtener una vista previa de un documento de marketing mediante un diseño de documento diferente (no el layout estándar). Esto resulta útil para tratar diseños de documento durante la implementación. Seleccione Fichero Presentación preliminar de layouts...

El explorador de informes muestra las áreas del layout, como también los campos en cada área. El asistente de base de datos le permite añadir tablas adicionales al layout. El explorador de campos muestra campos para las tablas seleccionadas y puede arrastrarlos al layout. Los campos que se usan en el layout tienen una marca de verificación. Las fórmulas le permiten mostrar campos basados en condiciones. Puede añadir fórmulas, parámetros, grupos y totales acumulados.

Los diseños de documento de Crystal Reports genéricos incluyen secciones para: • Cabecera de página: esta información se imprime en la parte superior de cada página. Puede añadir cabeceras de página adicionales (b, c, etc.) para la información que se imprimirá solamente en la primera página. • Cabecera de grupo: si el layout está agrupado, podrá ver las cabeceras de grupo y pies de grupo. Puede usar la cabecera de grupo para cabeceras de línea de artículo. • Detalles: contiene el cuerpo principal, como los artículos. • Pie de grupo: contiene la información de pie de un grupo. • Pie de informe: esta información se imprime solamente una vez, al final del informe. Contiene totales y subinformes de manera opcional. En el layout de Oferta de ventas, hay un subinforme para los campos de impuestos y un subinforme para el subtotal y el total general. • Pie de página: esta información se imprime en la parte inferior de cada página. Se utiliza para números de página y otra información de la empresa. El ObjectId es único para cada documento de marketing, por ejemplo, Oferta de ventas es 23, Factura de clientes es 13. Para buscar el ObjectID de un documento, ejecute una consulta de SQL en la tabla del documento. Necesitará conocer el ObjectID cuando obtenga una presentación preliminar de un layout en Crystal Reports.

Complete el ejercicio “Cambio de modelos de documento”.

Seleccione Herramientas Consultas Asistente de consulta para iniciar el Asistente de consulta. El asistente le guiará por el proceso de creación de una consulta: • El sistema le permite seleccionar una o más tablas en las que puede basar su consulta. Las tablas que están enlazadas con las tablas seleccionadas se visualizan en la sección inferior de la pantalla. Puede añadirlas a su selección haciendo doble clic. • Luego, seleccione los campos que desee utilizar en la consulta. Pulse Tab para ver todos los campos de la tabla que ha seleccionado y seleccione uno o más campos. También puede modificar las cabeceras de columna e incluir campos de cálculo que sumen, resten, dividan o multipliquen dos campos entre sí. Mediante el campo Clasificación se determina cómo se clasificarán los resultados de la consulta. También puede agrupar registros de datos, si lo desea. • Defina las condiciones para seleccionar un registro de datos. En este punto, también se pueden utilizar variables, que deberán introducirse como [%0], [%1], etc. El sistema determina de forma automática las relaciones entre las tablas seleccionadas. Si es necesario, puede modificar estas condiciones. • Finalmente, el sistema muestra la instrucción SQL que se genera de forma automática. Para ejecutarla, seleccione Finalizar. Si está conforme con la consulta, puede grabarla en SAP Business One.

El objetivo de esta fase es la puesta en marcha. Por lo tanto, la mayoría de las actividades de esta fase se centra en las tareas que se deben realizar para poner en marcha la producción del cliente.

Una vez finalizada la prueba del sistema, debe concentrarse en que los usuarios y el sistema del cliente estén preparados para pasar a producción.

La finalidad de esta fase es llevar el nuevo sistema SAP Business One al punto en el que cliente pueda pasar a la producción (puesta en marcha). Las principales tareas del consultor de implementación en la primera parte de esta fase son: • Garantizar que se resuelvan todos los problemas identificados y documentados durante las pruebas del sistema y, de ser necesario, que se configuren en el sistema productivo. • Formar a los usuarios finales y al administrador del sistema. Nota: Podría ser la primera vez que los usuarios finales utilicen SAP Business One. • Instalar el cliente SAP Business One en las estaciones de trabajo del usuario final. Las actividades finales de esta fase se realizan en las horas anteriores a la puesta en marcha, y se orientan a garantizar que todas las transacciones realizadas en el último minuto y los saldos actuales del sistema existente se introduzcan o se migren correctamente en SAP Business One. La duración sugerida para esta fase es de 42 horas. La mayor parte de este tiempo se destina a la formación de los usuarios y a la migración o la introducción de los últimos datos.

Los hitos para esta fase son: • Formación proporcionada a usuarios y administradores. • Sistema confirmado para la puesta en marcha. Aproximadamente una semana antes de la puesta en marcha del proyecto, usted y el cliente deben revisar la lista de de verificación para asegurarse de que se haya hecho, o se esté haciendo, todo lo necesario para la puesta en marcha. La decisión final de puesta en marcha se tomará junto con el jefe de proyecto del cliente. El administrador de TI del cliente debe estar disponible, puesto que muchas de las decisiones están relacionadas con procedimientos técnicos, como las copias de seguridad y la recuperación de desastres. Todos los problemas críticos pendientes deben resolverse antes de la puesta en marcha. • Finalización de las actividades de transición, que incluye la copia o importación final de los saldos existentes. • Aceptación de la fase. Tenga en cuenta que no se trata de la aceptación del proyecto. Hay otra fase más en la metodología AIP, en la que se supervisa de cerca al sistema durante la producción.

El mejor momento para proporcionar la formación a los usuarios finales es inmediatamente antes del inicio de las actividades de transición, ya que es posible que tenga muchas tareas una vez iniciada la transición. Según el contrato con el cliente, la formación podría proporcionarla usted o los clientes potenciales del cliente. Si estos proporcionan la formación, usted debe asistirlos en la creación. Es importante que proporcione un sistema de prueba (sandbox) para la formación del usuario final. Puede ser una copia de la base de datos de producción. De esta forma, los usuarios pueden familiarizarse con el sistema y, a la vez, utilizar datos maestros con los que ya están familiarizados. La formación del usuario final se puede ajustar a la función de cada usuario. Para determinar la formación necesaria para cada función, debe asignar a cada usuario un conjunto de menús de SAP Business One que ellos utilizarán en su trabajo cotidiano. La forma más sencilla para lograrlo es crear una hoja de cálculos con todos los menús y entrevistar a los clientes potenciales del cliente. Estos deberán proporcionar la información en nombre de los usuarios finales. Suena lógico reunir esta información en la fase 2, como parte de los talleres de recopilación de requisitos de la empresa. Si esto se hace con anticipación, tiene bastante tiempo para desarrollar los materiales de formación. Nota: Es posible que los roles de algunos usuarios finales cambien al implementarse SAP Business One. Por lo tanto, es posible que deba identificar los problemas de cambios de gestión.

Continuación en la página siguiente

Puede proporcionar la formación a varios usuarios en una sala de conferencias o aula, o bien puede asesorar a cada usuario de forma individual con una metodología menos formal. Sugerencia: Proporcione a los usuarios finales los planes de prueba utilizados en la Fase 3 para que puedan practicar las tareas en el sistema de prueba. El curso debe abarcar las áreas siguientes: • Navegación básica • Adición y edición de documentos • Secuencia de documentos (Copiar a y Copiar desde) • Adición y edición de datos maestros (artículos e interlocutores comerciales) • Portal de cliente (para documentación y soporte) • Formación específica por función: Ventas Compras Inventario Producción Servicio Contabilidad y Control Sugerencia: Utilice y edite las diapositivas para los cursos de formación TB1000 y TB1100.

El mejor momento para formar al administrador de TI es durante el curso del proyecto, mientras usted trabaja en tareas administrativas y de configuración. Nota: Si el administrador tiene experiencia previa con la gestión de servidores de software, muchas de estas tareas se pueden aprender "con el trabajo", junto a un consultor de implementación. Por eso, debe invitar a los administradores de TI a trabajar junto a usted en todas las etapas, especialmente, en la instalación y configuración del software SAP Business One en las fases 1 y 3. Existe un plan de formación de muestra que puede consultar en los materiales AIP para esta fase. Asegúrese de que el administrador de TI tenga formación en estas áreas: • Copia de seguridad y restauración de bases de datos • Conectividad de redes a SAP Business One Server • Impresión (preferencias de impresión y valores estándar de usuario) • Portal de cliente de SAP Business One y • gestión de usuarios • Autorizaciones de usuarios • Gestión de licencias • Seguridad y gestión de claves de acceso • Procedimientos de autorización y cómo modificar los modelos y las etapas de autorización • Gestión de alertas y cómo modificar alarmas Continuación en la página siguiente

Además debe realizar una demostración del portal del cliente a los administradores. En el enlace User Data Maintenance hay una descripción detallada de las tareas del Administrador de TI. Si hay empleados que van a ser superusuarios, pero que no son administradores de TI, puede que deban recibir formación en gestión de usuarios, autorizaciones y en gestión de licencias. Nota: El administrador de TI debe asistir al curso de formación de usuarios finales. Además de la formación, proporcione la siguiente documentación de SAP Business One al administrador de TI: • Administrator’s Guide • License Guide (en el CD de instalación) • Guías de procedimiento correspondientes

Durante la semana final se deben realizar varias tareas fundamentales antes de la transición a SAP Business One.

El período inmediatamente anterior a la puesta en marcha se llama transición. En la puesta en marcha, la información financiera y las transacciones pendientes en el sistema SAP Business One deben coincidir con la información del sistema existente. Generalmente hay un período entre la migración inicial de los datos maestros que se realiza en la fase 3 de AIP y el inicio de la transición en la fase 4 de AIP. Este período podría ser de una o dos semanas, o más prolongado si la puesta en marcha se va a realizar al final del trimestre o del año. Dado que se añadieron nuevos datos maestros al sistema existente, estos nuevos datos maestros deben importarse durante el período de transición. Hay más de una forma de gestionar la fase de transición. Un método es la entrada de nuevas transacciones en ambos sistemas de modo paralelo. Ésta es una ventaja porque valida el funcionamiento del nuevo sistema. Si no se utiliza este método, se deben registrar todas las nuevas transacciones para poder ser importadas o creadas en el nuevo sistema después de apagar el sistema anterior. En algún punto, el sistema existente debe congelarse. El cliente debe intentar cerrar la mayor cantidad posible de transacciones pendientes existentes, a fin de que haya menos transacciones pendientes para migrar. El mejor momento para la puesta en marcha es el inicio del nuevo ejercicio fiscal. De esta forma, se puede realizar el cierre del ejercicio anterior en el sistema existente. De no ser posible, el cliente deberá intentar realizar la puesta en marcha al inicio de un período. El período de transición debe ser lo más corto posible para evitar que sea necesaria la entrada de datos duplicados. Por este motivo, debe planificar la transición con cuidado.

En la puesta en marcha, debe asegurarse de que los saldos de los interlocutores comerciales en SAP Business One coincidan con el sistema existente. El cliente debe ejecutar un informe de antigüedad en el sistema existente y una lista de las transacciones pendientes. Existen diversos métodos para transferir saldos de interlocutores comerciales, y el método a utilizar dependerá del negocio del cliente, de cuántas transacciones pendientes tenga y de la necesidad de migrar las transacciones cerradas (historial). Básicamente, debe transferir los documentos pendientes (pedidos, facturas, notas de crédito, etc.) de cada interlocutor comercial. Al hacerlo, deben estar correctos los saldos de las cuentas asociadas de cliente y proveedor. Para dar soporte a la antigüedad en el nuevo sistema, debe transferir cada documento pendiente con la fecha de vencimiento correspondiente. Algunas opciones son: • El uso de Data Transfer Workbench para importar transacciones pendientes para cada interlocutor comercial (compras y pedidos, facturas, etc.). Recomendamos importar las facturas pendientes como documentos de tipo de servicio. Para evitar la contabilización duplicada en la cuenta de ganancias, utilice una cuenta de saldo inicial como cuenta de contrapartida. Introduzca un número manual para la factura, no el número del sistema existente. Nota: Debe definir una serie de numeración de documento para el conjunto de números de factura manuales. Asegúrese de que la primera numeración real de documento para las facturas es mayor que esta serie. • Contabilización manual de asientos en cada interlocutor comercial. Para dar soporte a la antigüedad en el nuevo sistema, utilice una línea de asiento por separado y la fecha de vencimiento de cada factura. Utilice una cuenta de saldo inicial como cuenta de contrapartida. Nota: Los asientos se pueden registrar de forma manual o por medio del Data Transfer Workbench. Sugerencia: Si utiliza asientos, utilice los campos de referencia 1 y referencia 2 para almacenar la información existente, como los códigos anteriores de cliente y proveedor o números de documento, o números de conciliación para transacciones conciliadas. Una vez importadas o registradas las transacciones pendientes para cada interlocutor comercial, las cuentas asociadas de cliente y proveedor deben coincidir con las del sistema existente. Si existen diferencias, debe investigar y realizar las correcciones en SAP Business One mediante los asientos manuales.

Una vez que el sistema existente se congeló, el cliente debe realizar un recuento de inventario o stock físico. Se necesita la cantidad y el valor de cada artículo para transferir las cantidades y los costes de los artículos a SAP Business One. Nota: Es posible que algunos clientes sean reacios a realizar el inventario, pues están ocupados en otros aspectos de la migración de datos. Pero esta información es crítica. La forma más fácil de importar recuentos de inventario es importar los documentos de entradas de mercancías con Data Transfer Workbench. Ésta es la entrada de mercancías de la operación de stock, y no tiene relación con pedidos ni interlocutores comerciales. Utilice una cuenta de saldo inicial como cuenta de contrapartida para que no se vean afectadas otras cuentas de mayor. Indique la cantidad de artículos correspondientes al inventario. Para introducir el coste del artículo, debe considerar el sistema existente de valoración del cliente. El coste del artículo puede ser el precio de compra del cliente. Si la media variable se utiliza para gestionar el valor de stock existente, utilice el último precio de compra medio del sistema existente. Si se utiliza el método estándar, utilice el precio de compra del cliente. Si se utiliza FIFO, debe introducir varias líneas de documentos para un artículo en el modelo de entrada de mercancías, o bien, importar varias entradas de mercancías. Cada línea o entrada de mercancía separada tendrá un coste diferente que deberá coincidir con el coste en el sistema existente. Nota: Es posible que la valoración del cliente no sea exacta, puesto que generalmente no existe un inventario continuo. La forma más sencilla de importar la información sobre lote y número de serie es mediante el uso de los documentos de entrada de mercancías. Nota: Puede introducir los costes de los artículos valorados con el coste estándar cuando se importan los datos maestros por primera vez. Una vez importados o introducidos los recuentos de inventario y los costes, debe ejecutar los informes de inventario y confrontarlos con el sistema existente. Puede que deba crear asientos manuales para corregir las diferencias, especialmente si la media variable es el método de gestión.

En la puesta en marcha, los saldos de la cuenta de mayor del sistema nuevo deben coincidir con los del sistema existente. Nota: No transfiera los saldos de la cuenta asociada de cliente y de proveedor si ya importó saldos de interlocutores comerciales. Tampoco transfiera saldos de cuenta de inventario si ya importó cantidades de artículos. Tras el congelamiento del sistema existente, el cliente debe ejecutar el informe de balance de sumas y saldos. Si debe transferir los saldos de PyG, el cliente debe ejecutar el informe de PyG para cada período desde el inicio del ejercicio fiscal. De este modo, puede introducir los saldos de cada período. Nota: Si su cliente implementa la puesta en marcha al inicio del ejercicio fiscal, sólo se transferirán los saldos del balance de sumas y saldos, no los saldos de las cuentas de PyG. Puede importar los saldos del informe de balance de sumas y saldos como asientos manuales o utilizar el modelo de asiento de Data Transfer Workbench. Utilice una cuenta de saldo inicial como cuenta de contrapartida. Sugerencia: Antes de importar los saldos de banco propio, el cliente primero debe conciliar las cuentas. A continuación, debe introducir asientos por separado para los saldos compensados (conciliados) y no compensados (no conciliados). Así será más sencillo conciliar las cuentas en SAP Business One. El informe de balance de sumas y saldos y el informe de PyG en el sistema SAP Business One deberá coincidir con los del sistema existente. Trabaje de forma conjunta con el contador del cliente para poder realizar los ajustes necesarios si no coinciden los dos informes. Nota: Después de comparar el informe, es posible que deba realizar ajustes en los saldos del banco propio, en el caso de las transacciones realizadas después de la fecha de cierre.

Como alternativa para la importación de los saldos iniciales con DTW, puede utilizar las transacciones de Saldos iniciales en SAP Business One. Las transacciones están situadas en las siguientes vías de acceso de menú: • Cuentas de mayor: Gestión Inicialización sistema Saldos iniciales Balance apertura cuentas mayor • Interlocutores comerciales: Gestión Inicialización sistema Saldos iniciales Balance apertura interlocutores comerciales Operaciones de stock Cantidades iniciales, Seguimiento de • Cuenta de existencias: Inventario stocks, Contabilización de stocks y seleccione la ficha Cantidad inicial. Estas transacciones son adecuadas cuando el cliente necesita sólo el saldo inicial, pero no posiciones individuales. Para los saldos de interlocutores comerciales, introduzca el saldo de una factura pendiente y utilice una cuenta de saldo inicial como cuenta de contrapartida. La transacción se puede ejecutar varias veces para registrar facturas distintas para un interlocutor comercial. El sistema contabiliza un asiento en la cuenta del interlocutor comercial. Cuando el cliente procesa un pago consecuentemente, no se confrontará con el asiento. Se conciliará con el pago. Para las cuentas de mayor, introduzca el saldo de cada cuenta y utilice una cuenta de saldo inicial como cuenta de contrapartida. Si el ejercicio fiscal no comienza al inicio de un ejercicio fiscal, puede modificar la fecha en la pantalla de entrada de los saldos iniciales. Si comienza en la mitad de un ejercicio fiscal y desea ver los saldos iniciales desde comienzo de año en SAP Business One, debe introducir los saldos iniciales desde el comienzo del año y a continuación, sólo introducir los saldos delta para períodos subsiguientes. Sólo será necesario introducir las cuentas de pérdidas y ganancias si los datos se transfieren durante el ejercicio. Para las cantidades de stock, introduzca la cantidad y el precio en la ficha Cantidad inicial. Utilice una cuenta de saldo inicial para que la cuenta de libro mayor de stock no se actualice dos veces. Nota: Si utiliza esta transacción, no puede introducir los números de serie del artículo. Además, es necesario introducir las cantidades de a un almacén por vez.

Siga el ejercicio "Saldos iniciales".

Una vez que el sistema de cliente se encuentra en funcionamiento, usted pasa a tener una función de apoyo ante el cliente. Su principal prioridad es resolver cualquier problema de producción inmediato que surja en el nuevo sistema.

Una vez transferidos los saldos iniciales, ¿qué criterios utilizaría para decidir cuándo traspasar el sistema al cliente?

El consultor de implementación tiene dos enfoques principales en esta fase: Proporcionar soporte in situ durante el período inicial posterior a la puesta en marcha. AIP le recomienda pasar las primeras 20 horas en las instalaciones del cliente. Usted es responsable del sistema hasta que todos los problemas posteriores a la puesta en marcha se hayan resuelto. • Traspasar el soporte y la administración del sistema al equipo del cliente. Una vez resueltos todos los problemas posteriores a la puesta en marcha, se activa el soporte en el Channel Partner Portal en System Data Maintenance. • El equipo del proyecto deberá revisar todos los hitos y cerrar el proyecto. El cliente acepta el proyecto. • El jefe de proyectos podría programar la "Conferencia de revisión y optimización" de cuatro a seis semanas después de la reunión de cierre del proyecto. Éste es un buen momento para recordar el Acuerdo de nivel de servicio (SLA) que firma el cliente en la fase 1 del AIP. Allí se establecen las responsabilidades operativas del cliente. •

Los clientes deben pagar actualizaciones para recibir el soporte, los upgrade de software y los patch. La actualización incluye el upgrade a nuevas versiones. Dado que los patch de SAP pueden incluir ampliaciones legales, debe asegurarse de que el cliente cuente con servicio de actualización. El cliente adquiere las actualizaciones a través del partner en el momento de la firma del contrato de implementación. El cliente no compra directamente las actualizaciones a SAP, ni recibe soporte directamente de SAP. El nivel de soporte 1 y 2 es proporcionado por el partner y SAP únicamente participa en el nivel 3, cuando surge un defecto de software. Parte de la actualización que paga el cliente le pertenece a usted como partner por el soporte del nivel 1 y 2. El cliente debe estar al día con la actualización para recibir el soporte de nivel 3 de SAP. Es fundamental comprender con claridad sus obligaciones en el nivel de soporte 1 y 2: • Nivel 1 y 2: cuando el cliente le informa sobre un problema, usted debe solucionar los problemas iniciales. Esto incluye la búsqueda de las fuentes de información existentes, incluidas las notas SAP, para determinar si existe una solución disponible. Si no encuentra una solución en ningún documento, debe reproducir el problema en su propio sistema, con la base de datos de muestra y el último nivel de patch. Verifique que el problema esté en SAP Business One. De ser posible, proporcione una solución temporal al cliente. • Nivel 3: sólo si está seguro de que el problema está en SAP Business One y, si éste se puede reproducir, deberá crear un mensaje para SAP. Debe suministrar la mayor cantidad de información posible, incluidas las capturas de pantalla y los eventos que conducen al problema. SAP comprobará que el mensaje sea exacto y esté completo, analizará y reproducirá el incidente y, de ser necesario, con su ayuda accederá al sistema del cliente o realizará una solicitud en la base de datos del cliente. SAP proveerá una reparación o solución temporal y creará una nota SAP.

Las compañías de los nuevos partners deben definir una organización de soporte con un support desk con todos los empleados necesarios y con experiencia. Debe definir entornos para reproducir rápidamente los problemas con las localizaciones o versiones en uso en las instalaciones del cliente. Además, debe ofrecer al cliente una línea permanente de soporte. Nota: Muchos partners utilizan SAP Business One, especialmente los módulos de servicio y soporte, para proporcionar soporte a sus clientes. Debe proporcionar al cliente un ID de superusuario para pueda acceder al portal del cliente. Los clientes pueden crear mensajes de soporte desde la aplicación SAP Business One con el menú Ayuda Support Desk, o desde el área de soporte en el portal del cliente. Los clientes además pueden buscar la base de datos de notas SAP para resolver problemas por su cuenta. Si el cliente crea un mensaje de soporte, éste le será enviado automáticamente para el soporte de nivel 1 y 2. No se dirige a SAP. Si el cliente le informa el problema directamente por teléfono, usted creará el mensaje de soporte si requiere soporte de nivel 3. Los mensajes del cliente se reciben en la cola del partner en el área de soporte del Channel Partner Portal. Si encuentra una solución, la deberá añadir al mensaje y reenviar el mensaje al cliente. Los clientes pueden realizar un seguimiento de los mensajes en el portal del cliente. Además, cuando le envía un mensaje, el cliente puede recibir una notificación por correo electrónico. Si necesita crear un mensaje de soporte a SAP para uno de sus clientes, deberá seleccionar al cliente como solicitante. De esta forma se garantiza que la respuesta aparezca en la bandeja de entrada del cliente (y no en la suya). Nota: Cuando se realizó el pedido de software SAP Business One en SAP, se estableció una relación partner-cliente. Por lo tanto, cuando crea un mensaje de soporte, puede seleccionar la instalación del cliente.

Escriba los pasos de soporte para este problema: 1. _______________________________________________________________________________

2. _______________________________________________________________________________

3. _______________________________________________________________________________

4. _______________________________________________________________________________

5. _______________________________________________________________________________

Las notas SAP son soluciones para problemas conocidos. Siempre que surge un nuevo problema que después soluciona SAP, éste crea una nota SAP que describe el problema y la solución. Puede buscar en esta base de datos de conocimientos utilizando potentes herramientas de búsqueda. Puede buscar por palabras clave, por área de aplicación (para SAP Business One, utilice SBO*), por release de software o cualquier combinación de todos ellos. La nota 192194 proporciona un ejemplo de una búsqueda de nota SAP. Consejos: • Considere las combinaciones AND/OR. • Busque por área temática, por ejemplo, SBO-GUI para problemas de GUI. • Fije el idioma como inglés. • Utilice comodines (*). Sugerimos consultar el área de soporte del Channel Partner Portal con regularidad. Una serie de notas SAP seleccionadas se publican como SAP Hot News y puede suscribirse para recibirlas en la página inicial del portal de partner o en un boletín personalizado. SAP Hot News son notas de clientes de SAP con prioridad muy elevada. Estas notas le explican cómo resolver o evitar problemas que pueden provocar que el sistema SAP se apague o pierda datos.

Comience desde la aplicación de autoayuda del partner o utilice la vía de acceso http://service.sap.com/sap/bc/bsp/spn/smb_searchnotes/smb_index.htm Introduzca las palabras clave que describan el problema con la lista de picking que acaba de exponer. ¿Cuál es el número de la nota SAP?

Escriba los pasos para solucionar este problema: 1. _______________________________________________________________________________

2. _______________________________________________________________________________

3. _______________________________________________________________________________

4. _______________________________________________________________________________

5. _______________________________________________________________________________

Cuando cree un mensaje de soporte para SAP, la prioridad de un mensaje refleja el impacto que produce el problema sobre los procesos empresariales del cliente. Muy alta: sólo debe asignar la prioridad Muy alta si el problema tiene consecuencias muy graves en las transacciones empresariales y no se puede realizar el trabajo urgente. Un mensaje con prioridad "muy alta" requiere procesamiento inmediato porque el mal funcionamiento puede ocasionar graves pérdidas al cliente. Generalmente, esto se produce por las siguientes circunstancias: • Pérdida absoluta de un sistema • Mal funcionamiento de las funciones principales del sistema SAP en el sistema de producción. • Demoras en el inicio o upgrade programado de la producción en el plazo de los 3 días de trabajo siguientes. Nota: Esta prioridad sólo se justifica en el caso de un sistema de producción. Debe proporcionar un número telefónico para que el soporte de SAP pueda ponerse en contacto con usted. Alta: sólo debe asignar la prioridad Alta si las transacciones empresariales normales se ven seriamente afectadas y no se pueden realizar las tareas necesarias que el cliente requiere de inmediato. Un mensaje de prioridad "alta" requiere procesamiento inmediato porque el mal funcionamiento puede interrumpir seriamente todo el flujo empresarial productivo del cliente. Media: si un proceso empresarial se ve afectado, debe asignar la prioridad Media. Esto implica que no se pueden realizar actividades necesarias. Puede tratarse de una función que no está disponible temporalmente o que no funciona de forma correcta. Por ejemplo la guía de instructor; el cliente SAP Business One falló y produjo un fichero vacío cuando el usuario intentó imprimir facturas. Baja: si el negocio no se ve afectado, debe asignar la prioridad Baja. Puede tratarse de una función que no está disponible temporalmente o que no funciona de forma correcta, pero que no es necesaria en el proceso empresarial diario. Sugerencia: La Nota SAP 795206 contiene una definición completa de las prioridades e instrucciones para proceder ante un mensaje de prioridad muy alta.

¿Qué prioridad asignaría? ¿Qué debe hacer para aislar el problema a SAP Business One, y cumplir así con las obligaciones de soporte de nivel 1 y nivel 2? 1. _______________________________________________________________________________

2. _______________________________________________________________________________

3. _______________________________________________________________________________

4. _______________________________________________________________________________

5. _______________________________________________________________________________

Como parte del ingreso por actualización que recibe del cliente, usted tiene la responsabilidad de brindarle soporte. SAP sólo es responsable del soporte de problemas directamente ocasionados por el software SAP Business One. Por lo tanto, debe asegurarse de seguir todos los pasos necesarios del proceso de soporte: • Buscar todos los recursos de SAP disponibles para ver si las soluciones conocidas para el problema del cliente han sido claramente documentadas por SAP. Esto incluye las notas SAP, los documentos de SAP, las páginas del Channel Partner Portal, los foros de SAP y las sesiones de refuerzo de expertos. Es su responsabilidad escribir la combinación correcta de palabras clave para averiguar si existe una solución conocida. Si hay un código de error, debe colocarlo en la búsqueda de palabras clave. Nota: En el release 8.8 muchos de los mensajes de error que se ven en la parte inferior de la pantalla tienen un enlace con la ayuda online. Si el problema es conocido y se resuelve con un patch, el upgrade del cliente es su responsabilidad. • Reproduzca el problema en su propio sitio mediante la base de datos de muestra o una copia de la base de datos del cliente. Si puede reproducir el problema, pruebe nuevamente con el uso del último nivel de patch y release. Aun si puede reproducir el problema, es posible que la causa sea algo en el entorno del cliente, ajeno a SAP Business One. • Determine si el problema es provocado por SAP Business One. Es posible que deba revisar los ficheros log en SAP Business One. • Si puede reproducir el problema en el último nivel de patch y release, y lo aisló a SAP Business One, cree un mensaje de soporte para SAP. Debe asignar la prioridad indicada e incluir un impacto empresarial. Proporcione suficientes detalles para que SAP pueda procesar el problema. Incluya una descripción clara del problema, con el mensaje de error exacto, las capturas de pantalla y los pasos que siguió en el nivel 1 y 2. Debe crear los mensajes en inglés.

El soporte de SAP Business One ofrece a los partners los siguientes servicios: • Servicios de soporte telefónico - Línea permanente de atención al cliente: se puede utilizar para comunicarse con el soporte de SAP en caso de necesitar un seguimiento o para solicitar una actualización en un mensaje enviado con anterioridad. Nota: Antes de llamar a la línea permanente de atención al cliente, debe registrar un mensaje de soporte. Para la llamada, debe tener disponible un número de mensaje. El número de la línea permanente de atención al cliente está publicado por país en la página de contactos. - Experto de servicio de SAP Business One: Comuníquese con el experto de servicio únicamente si ha creado un mensaje con prioridad muy alta. Este servicio puede utilizarse en situaciones críticas en las que hay procesos empresariales principales afectados. • Servicios de soporte por Internet - Gestión de mensajes: Para informar un problema a SAP para el soporte de nivel 3, utilice el asistente de mensajes. - Base de datos de notas: busque soluciones conocidas para realizar más fácilmente el proceso de resolución de problemas. - Soporte remoto: si el soporte de SAP debe verificar el problema en la base de datos del cliente, se solicitará una reunión Webex. El entorno del cliente debe estar autorizado para la descarga e instalación de los ficheros de tiempo de ejecución de Webex. Además, debe utilizar herramientas como Webex para brindar soporte al cliente. Los horarios de soporte de SAP son de 9.00 a. m. a 18.00 p. m. hora local. Fuera de estos horarios de atención, se proporciona soporte únicamente en el caso de mensajes de prioridad muy alta enviados en inglés.

Escriba los pasos que debería seguir: 1. _______________________________________________________________________________

2. _______________________________________________________________________________

3. _______________________________________________________________________________

4. _______________________________________________________________________________

5. _______________________________________________________________________________

Al completar un mensaje de soporte, utilice las siguientes directrices: • Trate un solo problema por mensaje. • Registre el mensaje con el nombre del cliente y especifique el cliente y el sistema en el que se produce el error. • Especifique el nombre y número de teléfono de la persona de contacto. • Especifique el componente lo más exactamente posible (SBO-*). • Seleccione una prioridad adecuada, según la nota SAP 67739. • Especifique el impacto empresarial. • Escriba en inglés. • Utilice un texto breve que sea significativo. Ejemplo: • Descripción de mensaje incorrecto: "You cannot download anything to Excel." • Descripción de mensaje correcto: "Excel does not start when I click Export to Excel." • Describa el problema en detalle. • Frecuencia y momento en que se produce el problema. • Procedimiento para reproducir el problema, incluya los datos necesarios. • Condiciones concretas (por ejemplo, upgrade). • Proporcione datos de conexión para la entrada remota al sistema. • Documente los análisis de error y la búsqueda de notas SAP.

Antes de activar el soporte al cliente en el portal, también debe instalar y configurar remote support platform for SAP Business One (RSP). Remote support platform es una herramienta automatizada que se ejecuta en el servidor del cliente. La herramienta permite un soporte global entre SAP y su base de clientes. Como herramienta proactiva, remote support platform puede ayudar a identificar los cuellos de botella en el sistema y a evitar problemas en el sistema. RSP se puede configurar de modo de poder enviar los resultados a SAP, al cliente y al partner. La herramienta también permite al soporte de SAP realizar consultas en bases de datos remotas y evitar que se produzcan problemas conocidos. Nota: RSP es independiente de los releases de SAP Business One y está disponible para varias versiones de SAP Business One. No obstante, puede instalar RSP durante la instalación del software SAP Business One. RSP puede controlar de forma proactiva el status de actualización e integridad de las bases de datos del cliente y enviar los resultados al soporte de SAP. Entonces, SAP puede notificar a los partners y administradores respecto de los problemas conocidos. RSP además permite la corrección automática de bases de datos a través de la ejecución de tareas correctivas (esta función está disponible a partir de RSP 2.1 SP01).

Remote support platform for SAP Business One incluye los siguientes componentes, que se comunican a través del intercambio de datos, tareas e información de status de tareas: Backend: sistema de servidor en SAP para la entrega de servicios a la instalación del usuario final. Agente: agente RSP, que se instala en el servidor SAP Business One y permite la ejecución y la programación de tareas, y la distribución de resultados. El agente funciona como servicio de Windows y se comunica con el soporte de SAP. Cliente RSP que es una interfaz gráfica para gestionar el agente RSP. El cliente RSP puede conectarse a diversos agentes RSP mediante el uso de la conexión VPN a través de Internet. El cliente tiene la opción de administrar RSP desde esta consola. Una de las características principales es la notificación altamente configurable y el sistema de alertas para la notificación de partners y clientes según una lista de distribución definida previamente. Tarea: acción automatizada de soporte o actualización que se puede ejecutar ya sea automáticamente, según un programa que se puede configurar, o de forma manual, según lo solicite el usuario. Se distribuyen tres tipos de tareas: • Verificaciones del estado del sistema: comprobación de la coherencia de la base de datos. • Tareas correctivas: scripts de recuperación automática para corregir las bases de datos afectadas. • Tareas de actualización de bases de datos: copias de seguridad, restauración y reducción. Para recibir ayuda con RSP, comuníquese con su experto en productos locales.

RSP ofrece diversos servicios. Tenga en cuenta que el cliente tiene la opción de activar o desactivar un servicio. • Informe de status del sistema: se visualiza inmediatamente después de la instalación de RSP. Comprueba el espacio disponible en disco, estadísticas de copia de seguridad y carga de datos de la instalación del cliente. El cliente recibe información de los resultados. También puede utilizar esta información para brindar soporte a su cliente. Este informe deberá ejecutarse periódicamente para identificar los asuntos críticos antes de que se conviertan en un problema. Debido a que SAP tiene esta información, el soporte de SAP resulta más ágil. • Evaluación previa al upgrade para SAP Business One 2007 A/B: comprueba automáticamente la existencia de problemas de upgrade conocidos. Previene un potencial proceso de upgrade incorrecto. Para obtener más detalles, consulte el Accelerated Upgrade Program en el portal. • Servicio de verificación para valoración de inventario: comprueba automáticamente si una base de datos es candidata para los servicios de verificación para valoración de inventario que ofrece el soporte de SAP Business One. Si es factible, se detectará cualquier valor de inventario que no coincida con los informes de auditoría de stock y las cuentas de stock del libro mayor. • Actualización de bases de datos: este servicio programa la copia de seguridad automatizada de bases de datos y, si es necesario, realiza una restauración automática de bases de datos cuyas copias de seguridad se realizaron anteriormente. • Verificación de fiabilidad de SAP Business One: comprueba si el sistema está afectado por problemas de soporte descubiertos recientemente. Lleva a cabo acciones para resolver problemas antes de que afecten el sistema de producción. SAP recomienda mantener esta tarea al día y ejecutarla semanalmente. • Tareas correctivas: recopilación de diferentes tareas que permiten la corrección automática de problemas conocidos. La cantidad de este tipo de tareas se ampliará con el paso del tiempo. Nota: Para obtener la verificación previa al upgrade, la verificación para valoración de inventario y otros servicios que se descargan en la instalación del cliente, primero debe enviar los resultados del Informe de status del sistema a SAP. Una vez que SAP haya recibido la información básica sobre la instalación, se asignarán otros servicios y tareas al sistema, y usted o el cliente podrá descargarlos y utilizarlos.

SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0 Entrega de lista de verificación de ventas - Extracto

Unidad: Preparación del proyecto Tema: Evaluación de riesgos

Entrega de la lista de verificación de ventas (para Light & Music)

Resumen de fondo Fondo del proyecto: ¿Se trata de un proyecto basado en un contrato de margen fijo? ¿Hay algún pago adelantado? ¿Cuál es el sistema de origen?

Light & Music Ltd. vende, alquila e instala sistemas de presentación multimedia profesionales para exhibiciones y eventos. Además, proporcionan servicios de consultoría en la planificación de sistemas de comunicación para proyectos de construcción complejos. Michael Smith es propietario de Light & Music. Light & Music ha firmado un contrato de horarios y materiales que no superará los 45 días, y se han solicitado 15 licencias de usuario para SAP Business One. La empresa tiene gran cantidad de eventos esta temporada y debe ponerse en funcionamiento en dos meses antes de dar inicio a esos eventos. Están reemplazando Quickbooks y varios procesos manuales. El contrato especifica los siguientes entregables: Implementación de una solución SAP Business One para integrar ventas, compras, planificación de necesidades (MRP), producción e inventario Migración de datos de sistemas existentes. Esto incluye información de clientes y proveedores, productos y servicios y saldos de cuentas La configuración de la empresa y la inicialización básica del plan de cuentas, proveedores, clientes, gestión de bancos, almacenes e inventario Autorizaciones de usuarios Alertas Procesos de autorización

2-1

SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0 Entrega de lista de verificación de ventas - Extracto

Impresión y mensajes de correo electrónico de SAP Business One Modelos de documento Resumen de objetivos de negocio Sí ¿Se han definido los objetivos del proyecto y están claros?

No

Comentarios El producto más se vende es una multipantalla, que es una gran pantalla que consta de varias pantallas LCD de 40 pulgadas junto con un controlador informático y un sistema de audio. Los componentes se compran y se ensamblan en el almacén principal de Light & Music. La multipantalla se vende en tamaños estándar, como 3x3 y 4x4, y se puede fabricar a pedido en distintos tamaños, como por ejemplo 7x7. Las multipantallas se venden o se alquilan a los clientes. Los asuntos de negocio principales son: Optimizar y reducir el tiempo transcurrido desde la compra hasta la producción de multipantallas. Se necesita ver cómo se integra la producción con MRP, Ventas y Compras. Administrar las relaciones con este proveedor, incluidos los descuentos y contratos del proveedor. Gestionar mejor los niveles de inventario y las valoraciones en varios almacenes y líneas de productos. Con frecuencia, se producen demoras cuando se deben enviar componentes para la producción de multipantallas desde otro almacén. Mejorar la previsión de ventas y la ejecución de pipeline de ventas. El sistema actual no controla el pipeline de ventas ni las oportunidades. El propietario necesita ver las oportunidades que hayan estado inactivas durante un mes. Informar con claridad los ingresos y los gastos para las distintas áreas empresariales. Dichas áreas son ventas, alquileres, instalaciones y consultoría.

Este documento se ha creado en colaboración con Soluciones empresariales Omega. (www.vision-33.com).

2-2

SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0 Entrega de lista de verificación de ventas - Extracto

Ampliar sus procesos empresariales durante los siguientes 12 meses mediante nuevas ubicaciones y almacenes, y sin interrupciones de los procesos en curso.

Este documento se ha creado en colaboración con Soluciones empresariales Omega. (www.vision-33.com).

2-3

SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0 Entrega de lista de verificación de ventas - Extracto

Organización Sí

No Comentarios

¿Se ha identificado a un patrocinador ejecutivo del proyecto?

Michael Smith. Es el fundador y propietario de la empresa.

¿Se ha identificado el patrocinador ejecutivo del cliente?

Dado que Light & Music es una pequeña empresa, Michael Smith también se encarga de esta función. Si bien tiene muchas responsabilidades, Michael quiere participar personalmente en este proyecto. Michael Smith considera que la incorporación de un sistema integrado es su responsabilidad. Quiere tener la posibilidad de controlar la eficacia de sus procesos empresariales en cualquier momento. Necesita que el sistema le ayude a progresar en sus planes de ampliación.

¿Se ha identificado al jefe de proyecto/consultor de clientes potenciales?

Usted

¿Se ha identificado al equipo de implementación central?

Jefe de proyecto del cliente: no asignado Clientes potenciales del cliente – cliente: no asignado Clientes potenciales del cliente – proveedor (Edward Petty, director de compras) Clientes potenciales del cliente – finanzas (Claire Thomas, Jefa contable) Administrador de TI: no asignado. Light &Music no tiene un administrador de TI exclusivo. Richard Long, el Jefe de almacén dice tener experiencia en TI y actualmente gestiona la base de datos Quickbooks. Michael Smith ha aceptado designar un equipo completo lo antes posible.

Este documento se ha creado en colaboración con Soluciones empresariales Omega. (www.vision-33.com).

2-4

SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0 Entrega de lista de verificación de ventas - Extracto

Requisitos del proceso empresarial Sí ¿Se han definido y analizado los procesos empresariales clave?

No Comentarios Se hará durante los talleres de recopilación de requisitos. Los procesos clave que se van a analizar son: Contabilidad financiera y gestión de informes Clientes, pedidos de cliente, picking y embalaje, entregas, envíos, devoluciones, facturas de clientes, abonos de clientes Proveedores, pedidos, entradas de mercancías, devoluciones de mercancías, facturas de proveedores, abonos de proveedores, datos maestros (proveedores) Inventario (stock) MRP, producción, BOM Servicio y soporte

¿Hay algún requisito especial en gestión de bancos o finanzas?

Se quiere hacer un seguimiento de los ingresos y gastos para distintas áreas de la empresa. Además se quieren conocer los gastos generales de cada tipo de producto que se vende.

¿Hay algún requisito especial en ventas o gestión de oportunidades de venta?

Los requisitos principales se detallan aquí: Cuando se realiza un pedido, desean saber cómo los conoció el cliente. Light & Music Ltd. consulta con arquitectos e ingenieros a la hora de planificar los sistemas de comunicación para proyectos de construcción complejos. Desearán que usted les muestre cómo se pueden facturar estos servicios de consultoría. Se necesita una solución para gestionar el alquiler de multipantallas. Las multipantallas alquiladas se deben gestionar como un inventario por separado de las multipantallas vendidas. Se otorga un 5% de descuento a los clientes actuales siempre que no existan pagos vencidos y que se hayan hecho pedidos en los últimos 6 meses.

Este documento se ha creado en colaboración con Soluciones empresariales Omega. (www.vision-33.com).

2-5

SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0 Entrega de lista de verificación de ventas - Extracto

Sí

No Comentarios Nota: Los descuentos superiores al 10% deben ser autorizados por Michael Smith. Para pedidos superiores a 25.000, los clientes deben pagar un depósito del 15%. Una función importante para Light & Music Ltd. es permitir que todos los empleados de ventas puedan visualizar la ganancia bruta por artículo al procesar los documentos de ventas. Calculan el porcentaje de la ganancia bruta como el beneficio dividido por los costes del artículo. Michael Smith desea obtener información si la ganancia bruta está por debajo del 30%. Con el fin de mantener una buena relación con los clientes, Light & Music Ltd. envía un regalo de cumpleaños a los directores generales de sus 18 clientes principales. El propietario de Light & Music necesita ver las oportunidades sobre las que no se ha actuado durante un mes. Si un artículo no está en stock, desean poder verificar en todos los almacenes. Si el artículo no se encuentra en ningún almacén, desean verificar en el almacén local para comprobar si el producto ha sido pedido y cuándo debe llegar. Si un artículo no está disponible oportunamente, desean ofrecerle artículos que sean similares. El personal de ventas debe recomendar accesorios cuando el cliente solicite multipantallas. El límite de crédito normal para todos sus clientes es 20.000. Si se supera el límite de crédito en más de 2.500 el sistema deberá bloquear el pedido. Sólo Michael Smith puede autorizar ese pedido. Las facturas existentes incluyen el logotipo de la empresa y un mensaje promocional que varía por temporada. Para cada entrega, Light & Music Ltd. cobra gastos de transporte.

Este documento se ha creado en colaboración con Soluciones empresariales Omega. (www.vision-33.com).

2-6

SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0 Entrega de lista de verificación de ventas - Extracto

Sí ¿Hay algún requisito especial en Compras?

No Comentarios Los gastos de la empresa deben controlarse cuidadosamente y, en algunos casos, deben ser autorizados por el propietario de la empresa. Light & Music negocia los precios con los proveedores, y debe asegurarse de que los descuentos negociados se vean reflejados en el sistema.

¿Hay algún requisito especial en Gestión de datos del interlocutor comercial?

No se mencionaron requisitos especiales durante el proceso de ventas.

¿Hay algún requisito especial en Gestión de stocks?

Los requisitos del proceso empresarial se reúnen durante los talleres de recopilación de requisitos.

¿Hay algún requisito especial en Gestión de la producción o Planificación de necesidades?

Desearán ver la integración de las recomendaciones de orden de fabricación y adquisición a través de MRP. Desean ver el proceso de producción de multipantallas.

¿Hay algún requisito especial en Gestión de servicios?

El servicio es un área muy importante para Light & Music. Se deben gestionar contratos de servicio especializado. Light & Music Ltd. incluye una garantía de dos años con cada multipantalla. Los artículos cuentan con un número de serie que se compone del código de artículo, el año y un número secuencial. Este servicio estándar se limita a los días laborables de 08:00 a 17:00 excepto el período vacacional. Si es necesario, un técnico se desplaza hasta donde se encuentra el cliente para solucionar el problema en un período de 5 días. Los gastos de mano de obra y de desplazamiento son gratuitos, así como las piezas de recambio para efectuar la reparación. Además necesitan una base de conocimientos de soluciones.

¿Hay algún requisito especial en HR?

No se analizó durante el proceso de ventas.

Este documento se ha creado en colaboración con Soluciones empresariales Omega. (www.vision-33.com).

2-7

SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0 Entrega de lista de verificación de ventas - Extracto

Sí

No Comentarios

¿Hay algún requisito especial con relación a la Gestión de informes?

Necesitan un informe nuevo que muestre los contratos de ventas y compras. Hemos estimado que el desarrollo de este informe lleva 3 días mediante el uso de Crystal Reports.

¿El cliente ha expresado algún otro requisito especial que no se haya mencionado todavía?

El cliente está interesado en un add-on de producción. Es posible que también se necesiten algunos informes adicionales personalizados.

Este documento se ha creado en colaboración con Soluciones empresariales Omega. (www.vision-33.com).

2-8

Asignación de requisitos de Light & M usic en SAP Business One

Área

Requisitos de Light & M usic

Análisis: E: Estándar D: Dentro del alcance F: Fuera del alcance P: Personalización

Ideas de asignación

Preguntas adicionales para el cliente

Ventas

Tres tipos de clientes: Hoteles, Ferias y exhibiciones, y Empresas.

E, D

Grupos de clientes

Adem ás de las condiciones de pago, ¿para qué se utilizan los tres tipos de clientes? ¿Se utilizan para el análisis de vent as?

2

Las compras realizadas por client es ocasionales se procesarán mediant e la cuent a genérica K999. Los clientes ocasionales deben realizar el pago inmediat ament e.

E, D

Crear un registro de datos maestros para client es ocasionales con el código K999. Fijar las condiciones de pago como efectivo. Defina el cliente como por defecto para Factura de clientes + Pago.

¿Necesita registrar algún dato adicional para est os client es, por ejemplo, para el análisis de vent as?

3

Light & M usic Ltd. ofrece a las ferias y exposiciones un descuento del 2% est ándar al pagar durant e los primeros 14 días. El pago íntegro se debe realizar en el trascurso de 30 días.

E, D

Definir condiciones de pago para ferias y exhibiciones:

3-1

1

Los hoteles deben realizar el pago en una semana.

30 días netos 2% de descuento Definir condiciones de pago para hot eles: 7 neto Sin descuent o

¿De qué m anera controla los pagos pendient es? Exist en varias opciones en SAP Business One: inform e de antigüedad, extractos de cuent as de client es, informes de clientes. ¿Qué condiciones de pago deberían fijarse por defect o en Paramet rizaciones generales? ¿Hay requisit os especiales para la

TB1200 SAP Business One – Implementación y soporte

Asignación de requisitos de Light & M usic en SAP Business One

Área

Requisitos de Light & M usic

Análisis: E: Estándar D: Dentro del alcance F: Fuera del alcance P: Personalización

Ideas de asignación

Preguntas adicionales para el cliente

gestión de descuentos por pronto pago en la localización?

3-2

4

Los clientes existentes obtienen un descuento del 5% si no tienen pagos at rasados y si realizaron un pedido en los últ im os 6 meses.

TB1200 SAP Business One – Implementación y soporte

P, F

Añadir valores definidos por el usuario al campo Descuento en los documentos de vent as y basarse en una consult a que calcula el descuento cuando se cumplen dos condiciones. Nota: Esta personalización es considerada fuera de alcance para una im plement ación AIP est ándar.

Asignación de requisitos de Light & M usic en SAP Business One

Requisitos de Light & M usic

Análisis: E: Estándar D: Dentro del alcance F: Fuera del alcance P: Personalización

5

Los descuentos de clientes superiores al 10% deben estar autorizados por M ichael Smith o su asistente.

E, F

Definir un proceso de aut orización para descuent os superiores al 10%, con M ichael Smith o su asistente como responsables de la autorización. Nota: A pesar de que esta funcionalidad es est ándar, los procedimient os de aut orización son considerados fuera de alcance para una im plement ación AIP est ándar.

6

Cuando se realiza un pedido, desean saber cóm o los conoció el cliente.

P, F

No existe un campo para esta información en el documento de ventas. Añadir un campo definido por el usuario en el documento de vent as, con una list a de valores para las posibles fuent es. El empleado del departamento de ventas seleccionará un valor de la lista. Nota: Se considera fuera de alcance para una implement ación AIP est ándar.

3-3

Área

Ideas de asignación

Nota: Existe el campo Fuente de información en el documento Oportunidades, en la ficha General. TB1200 SAP Business One – Implementación y soporte

Preguntas adicionales para el cliente

Pregunte al cliente si debe se un campo obligatorio. De ser así, deberá fijar un valor est ándar para el campo.

Asignación de requisitos de Light & M usic en SAP Business One

Requisitos de Light & M usic

7

Para pedidos superiores a 25.000, los clientes deben pagar un depósito del 15%.

8

Los em pleados del departamento de ventas deben poder visualizar la ganancia brut a por art ículo al procesar los documentos de ventas. Calculan el porcentaje de la ganancia bruta como el beneficio dividido por los costes del artículo de la entrada de mercancías.

9

M ichael Smith desea obtener información si la ganancia brut a está por debajo del 30%.

Análisis: E: Estándar D: Dentro del alcance F: Fuera del alcance P: Personalización

E, D

Ideas de asignación

Preguntas adicionales para el cliente

Ant icipo (pago no basado en la fact ura).

¿Cuál es su proceso act ual para los depósitos? ¿Se inicia en un pedido de cliente? ¿Desea que el anticipo esté enlazado a una fact ura? Not a: En SAP Business One, es posible int roducir anticipos en el pedido de cliente o mediante una Solicitud de anticipo o una Factura de anticipo. Est os documentos afectan la contabilidad de manera diferent e y pueden variar según la localización.

Sugerencia: Revise las Paramet rizaciones de document o.

Revise con el cliente la form a en que se lleva a cabo actualmente el cálculo de la ganancia brut a.

Alert a est ándar para la desviación de ganancia brut a.

¿De qué manera desea M ichael recibir la alert a?

3-4

Área

TB1200 SAP Business One – Implementación y soporte

E, F

Asignación de requisitos de Light & M usic en SAP Business One

Área

Requisitos de Light & M usic

10

Con el fin de m antener una buena relación con los clientes, Light & M usic envía un regalo de cumpleaños a los directores generales de sus 18 clientes principales.

Análisis: E: Estándar D: Dentro del alcance F: Fuera del alcance P: Personalización

E, F

Preguntas adicionales para el cliente

Este requisito puede cumplirse de dos formas:

¿Cómo se obtiene y se actualiza la lista de clientes principales?

1.

Almacenar la fecha de cumpleaños en el registro maestro de datos de interlocutor comercial (utilizar el campo Comentarios de la ficha Cont act os o añadir un campo definido por el usuario). Luego, crear una alert a con una consult a para not ificar a alguien de Light & M usic antes de la fecha.

¿Quién part icipa de est a tarea?

2.

Crear una Actividad (Tarea o Nota) para el interlocutor comercial en la fecha de su cumpleaños. Esto aparecerá en el calendario.

3-5

Ideas de asignación

11

El sistema actual no controla el pipeline de ventas ni las oport unidades. El propietario debe saber sobre las oportunidades sobre las que no se ha actuado durante el últim o mes.

TB1200 SAP Business One – Implementación y soporte

Not a: Aquí hay dos requisit os separados.

Asignación de requisitos de Light & M usic en SAP Business One

Área

Requisitos de Light & M usic

12

Si el artículo no está en el stock, desean revisar en todos los almacenes. Si el artículo no está en el invent ario, desean revisar el almacén local para ver si se pidió el producto y cuándo llegará.

Análisis: E: Estándar D: Dentro del alcance F: Fuera del alcance P: Personalización

E, D

3-6

Si no está disponible a tiempo, desean ofrecer product os sim ilares al client e.

13

También desean recomendar accesorios cuando los client es solicit an mult ipant allas.

Ideas de asignación

En Parametrizaciones de docum ento, active la verificación de disponibilidad de artículos en el documento de Pedido de cliente. Luego, puede visualizar las cant idades de ot ros almacenes. Si no está en el stock de otros almacenes, verifique el informe Cantidad ATP para ver el status de los pedidos. Configure artículos alternativos (Inventario>Gestión artículos>Artículos alternativos). El personal del departamento de ventas puede hacer clic con el botón derecho para verlos desde la verificación de disponibilidad de art ículos o desde la línea de pedido de cliente.

P, F

Debe configurar una relación entre la multipantalla y el artículo accesorio.

¿Cómo se realiza actualmente la asociación ent re product os?

Hay varias formas para realizar est o: Enlazar los art ículos al marcar la mism a propiedad de artículo en los datos maest ros.

¿El set de accesorios es fijo o el empleado del departamento de vent as decide qué accesorios ofrecerá al cliente?

Enlazar los art ículos accesorios con el TB1200 SAP Business One – Implementación y soporte

Preguntas adicionales para el cliente

¿Puede cumplirse el requisito con una

Asignación de requisitos de Light & M usic en SAP Business One

Área

Requisitos de Light & M usic

Análisis: E: Estándar D: Dentro del alcance F: Fuera del alcance P: Personalización

Ideas de asignación

mismo grupo de artículos.

3-7

Para most rar los art ículos relacionados en un pedido de client e, añada valores definidos por el usuario (conocido antiguamente como Búsqueda format eada) al campo de código de artículo en el documento Pedido de cliente. Incluya una consulta para mostrar los art ículos relacionados.

Preguntas adicionales para el cliente

Lista de materiales de ventas que incluye multipantallas y accesorios?

14

El límite de crédito normal para todos sus clientes es de 20.000. Si este límite se supera por más de 1.000, el empleado que int roduce el pedido debe recibir un mensaje de advert encia para que pueda informar de ello al cliente.

E, D

Activar la comprobación de límite de crédito en Parametrizaciones generales. Fijar el límite de crédito en Condiciones de pago. Nota: Para incluir las entregas existentes en el cálculo, marque la casilla de selección en “ Incluir saldo de entrega” .

¿Algún cliente tiene diferente límite de crédito?

15

Si se supera el límite de crédito por más de 2.500 el sistema debe bloquear el pedido. Sólo M ichael Smith o el contable puede aut orizar est e pedido.

E, F

Procedimiento de autorización estándar para pedidos de client e.

Not a: Exist e una alert a est ándar para la desviación de límite de crédito, pero no bloquea el pedido que tiene aut orización pendient e.

TB1200 SAP Business One – Implementación y soporte

Asignación de requisitos de Light & M usic en SAP Business One

Requisitos de Light & M usic

16

Las fact uras exist entes incluyen el logotipo de la empresa y un mensaje promocional que varía por t emporada.

17

Light & M usic Ltd. incluye una garant ía de dos años con cada artículo que vende. Los artículos cuentan con un número de serie que se com pone del código de artículo, el año y un número secuencial. Este servicio est ándar se limit a a los días laborables de 08:00 a 17:00 excepto el período vacacional. Los gastos de mano de obra y de desplazam iento son grat uit os, así como las piezas de recambio para efect uar la reparación.

18

Para cada entrega Light & M usic Ltd. cobra una t asa de port e fija.

3-8

Área

Análisis: E: Estándar D: Dentro del alcance F: Fuera del alcance P: Personalización

E, D

Ideas de asignación

Preguntas adicionales para el cliente

M odificar los diseños de document os. Incluir una fórmula para comprobar la t emporada de la fecha actual.

Sugerencia: Inicie con las Paramet rizaciones generales para Invent ario.

E, D

Seleccionar Gestión de portes en Parametrizaciones de docum ento. Fijar un porte. Asignar cuentas de mayor correctas.

¿Existen variaciones en el gasto de porte para art ículos pesados o para envíos al ext ranjero? ¿Qué transportist as se ut ilizan?

19

Light & M usic Ltd. consulta con TB1200 SAP Business One – Implementación y soporte

Asignación de requisitos de Light & M usic en SAP Business One

Área

Requisitos de Light & M usic

Análisis: E: Estándar D: Dentro del alcance F: Fuera del alcance P: Personalización

Ideas de asignación

Preguntas adicionales para el cliente

Definir 12 períodos cont ables mensuales a part ir de enero.

Pregunte al cliente cuál es el proceso actual para el cierre de un período. Esto puede afect ar las fechas de los períodos cont ables.

arquitectos e ingenieros a la hora de planificar los sist emas de comunicación para proyect os de construcción complejos. Desearán que usted les muestre cómo se pueden fact urar est os servicios de consult oría. 3-9

Finanzas y gestión de bancos

20

El ejercicio de la em presa se corresponde con el año natural y crean el balance contable anual una vez al año. Necesitan doce períodos para su Controlling interno.

E, D

Adem ás, debido a que debe añadir períodos cont ables en forma secuencial, debe saber si necesit a añadir períodos cont ables desde el ejercicio ant erior para procesar fact uras pendient es.

TB1200 SAP Business One – Implementación y soporte

Asignación de requisitos de Light & M usic en SAP Business One

Área

Requisitos de Light & M usic

21

Desean usar el plan de cuent as exist ente.

Análisis: E: Estándar D: Dentro del alcance F: Fuera del alcance P: Personalización

E, D

3-10

Ideas de asignación

Preguntas adicionales para el cliente

Podría elegir un plan de cuentas "definido por el usuario" al crear la empresa. Sin embargo, recomendamos elegir un modelo de plan de cuentas. Puede revisar las cuentas modelo con el cliente y, luego, añadir, borrar o tratar cuentas. Tam bién obtendrá los M odelos est ándar de informe financiero para la localización.

Debe determinar el tamaño y la complejidad del plan de cuent as. ¿Qué tan difícil resulta adaptar el modelo del plan de cuentas para cumplir con las necesidades? Si es difícil adaptar el modelo del plan de cuentas, puede definirlo manualmente; o, si es muy completo, importarlo con el Data Transfer Workbench.

22

Desean informar sobre los ingresos y los gast os de diferent es áreas empresariales: vent as, alquileres, inst alaciones y consult oría.

23

El banco se llama Banco nacional.

E, D

Añadir una cuenta de activos de mayor. Crear un Banco propio y asignarle la cuenta de mayor.

¿Hay otros bancos o cuentas de efectivo?

24

El m étodo de pago principal para proveedores es t ransferencia

E, D

La solución depende de que el procesam iento de ext ract os bancarios est é disponible para

¿De qué manera se procesan actualmente los pagos entrantes y

TB1200 SAP Business One – Implementación y soporte

Sugerencia: ¿De qué m anera se pueden cont abilizar los ingresos en cuent as de mayor diferent es en SAP Business One?

Asignación de requisitos de Light & M usic en SAP Business One

Área

Requisitos de Light & M usic

Análisis: E: Estándar D: Dentro del alcance F: Fuera del alcance P: Personalización

bancaria.

Ideas de asignación

Preguntas adicionales para el cliente

esta localización.

salient es?

Si se va a utilizar el procesamiento de ext ractos bancarios, act ive la funcionalidad y configure los códigos bancarios ext ernos para que coincidan con los bancos de los clientes. Utilice el add-on SAP BTHF.

¿Los pagos se procesan en lot es?

3-11

Si no se utiliza el procesamiento de extractos bancarios, fije la t ransferencia bancaria como el método de pago estándar en Paramet rizaciones generales y utilice el addon Payment Engine y, tal vez, un form ato de fichero de banco especial. Si los pagos se realizan en lotes, configure el Asist ente de pagos y defina Valores est ándar de ejecución de pago. 25

Cuando Light & M usic participa en ferias, desea realizar un seguimient o de los pedidos recibidos durante la feria.

26

Light & M usic Ltd. ha asegurado su st ock cont ra daños producidos por TB1200 SAP Business One – Implementación y soporte

Sugerencia: Invest igue sobre las formas de contabilizar ingresos en un evento con condiciones fijas.

E, D

Contabilizar un gasto prepago de 12.000 en una cuenta de mayor de pago adelant ado.

¿Se realizan los pagos m ediante el Procesamiento de extracto bancario? ¿Qué formatos bancarios se usan? ¿Qué códigos externos utiliza el Banco nacional? Se requieren para el procesamiento de extracto bancario.

Asignación de requisitos de Light & M usic en SAP Business One

Área

Requisitos de Light & M usic

Análisis: E: Estándar D: Dentro del alcance F: Fuera del alcance P: Personalización

3-12

incendios e inundaciones. El coste anual de seguro es de 12.000. En enero, Light & M usic Ltd. contabiliza la cantidad total en una cuenta de pago adelant ado inmediat ament e después de cont abilizar la factura. A continuación, esta cuenta se compensa de forma gradual durant e el año y se contabilizan los costes del seguro de 1.000 £ cada m es en la cuenta de seguro de stock. 27

La supervisión de la liquidez es muy importante para Light & M usic Ltd. Las contabilizaciones periódicas deben incluirse automáticamente en el pronóstico de flujo de caja. Las fut uras inversiones t ambién se deben incluir, si ya se conocen.

TB1200 SAP Business One – Implementación y soporte

Ideas de asignación

Cree un asiento contable periódico todos los meses por 1.000 en la cuenta de gastos.

E, D

Las contabilizaciones periódicas y los asient os pueden incluirse en el informe de flujo de caja, incluidas las contabilizaciones adicionales.

Preguntas adicionales para el cliente

Asignación de requisitos de Light & M usic en SAP Business One

Área

Requisitos de Light & M usic

Ideas de asignación

Preguntas adicionales para el cliente

E, D

Grupos de artículos

¿Por qué se agrupan los artículos de est a manera? ¿Para finanzas o para vent as o compras? Si se realiza para finanzas, las cuentas de mayor adicionales deben est ablecerse en la determinación de cuenta de m ayor.

3-13

Análisis: E: Estándar D: Dentro del alcance F: Fuera del alcance P: Personalización

Inventario

28

Los artículos se agrupan en las siguient es cat egorías: M ult ipant allas (planificadas y producidas dent ro de la empresa) Accesorios (comprados para vender) Sets (ensamblados a partir de otros productos) M at erias primas (adquiridas para la producción mult ipant alla) TB1200 SAP Business One – Implementación y soporte

Asignación de requisitos de Light & M usic en SAP Business One

Requisitos de Light & M usic

29

Desean realizar un seguimiento del coste de mercancías vendidas por separado para el tipo de producto de mult ipant allas.

30

Actualmente, todo el stock está contabilizado en una sola cuenta de existencias. Con la implementación de SAP Business One, desearían que cada grupo de artículos contara con su propia cuenta de exist encias.

E, D

Asignar una cuenta de existencias diferente como por defecto en los datos maestros de grupos de art ículos.

31

Realizan verificaciones de st ock t rimestrales.

E, D

Inventarios cíclicos con alertas en los datos maest ros de grupos de art ículos.

32

El descuento se otorga si un cliente solicita un set de artículos de present ación comparados con component es individuales.

33

El product o más se vende es una multipantalla, que consta de varias

3-14

Área

Análisis: E: Estándar D: Dentro del alcance F: Fuera del alcance P: Personalización

TB1200 SAP Business One – Implementación y soporte

Ideas de asignación

Preguntas adicionales para el cliente

Sugerencia: ¿De qué manera puede fijar la cuenta de precio de coste por defecto para un tipo de producto?

Sugerencia: ¿De qué manera puede agrupar múlt iples art ículos para venderlos junt os?

E, D

Para implementar esto, use una Lista de materiales de producción y envíe una orden

¿Cuál es el tiem po de fabricación para producir el product o mult ipant alla?

Asignación de requisitos de Light & M usic en SAP Business One

Área

3-15

34

Requisitos de Light & M usic

Análisis: E: Estándar D: Dentro del alcance F: Fuera del alcance P: Personalización

Ideas de asignación

pant allas LCD de 40 pulgadas junt o con un controlador inform ático y un sistem a de audio. Los componentes se adquieren y se ensam blan en el alm acén principal. La mult ipant alla se vende en t amaños est ándar, como 3x3 y 4x4, y se puede fabricar a pedido en distintos tamaños, como 7x7. Necesitan reducir el tiempo que t oma ensamblar est os artículos y desean ver de qué m anera se integra la producción con la planificación de necesidades, las vent as y las compras.

de fabricación con el tipo Especial.

Light & M usic Ltd. alquila artículos de todos los grupos de artículos. Los client es que alquilan un art ículo reciben un contrato de alquiler impreso que inform a que los artículos se deben devolver en perfecto estado y que el cliente debe pagar por cualquier daño.

Sugerencia: Debe considerar de qué manera se pueden clasificar los art ículos como art ículos de alquiler. Es posible que t ambién deba tener en cuenta si hay consideraciones de seguros o amort ización.

TB1200 SAP Business One – Implementación y soporte

Preguntas adicionales para el cliente

¿Cuál es la cant idad solicit ada para pant allas LCD? ¿Cuál es la cantidad mínima solicit ada? Esta información es necesaria para configurar el grupo de artículos o los datos maestros de artículo.

¿Est án separados los art ículos para alquiler de los art ículos para venta?

Asignación de requisitos de Light & M usic en SAP Business One

3-16

Área

Requisitos de Light & M usic

Análisis: E: Estándar D: Dentro del alcance F: Fuera del alcance P: Personalización

Ideas de asignación

35

Necesit an alm acenar las descripciones de artículos y tener los comentarios en varios idiomas. Cada cliente debería recibir correspondencia con el idiom a correcto, en form a automática.

E, D

Soporte multilingüe. Se activa en Detalles em presa. Traducir el texto a otros idiomas. En los datos maestros de interlocutor comercial, seleccione el idioma que utilizará para la comunicación con el interlocutor comercial.

36

Cada oficina t iene su propio almacén donde almacena los art ículos de alquiler y los artículos de ventas. Dichos art ículos se almacenan por separado porque Light & M usic Ltd. sólo vende art ículos nuevos.

E, D

Definir dos almacenes para cada oficina (uno para artículos de alquiler y otro para artículos de vent as). Nota: Es posible que necesite un tercer alm acén para gest ionar la devolución de artículos de alquiler. En los valores por defecto del usuario, establezca un almacén de alquiler como por defect o para los usuarios que procesan alquileres.

37

El almacén de Londres dispone de cinco líneas de estanterías con cinco TB1200 SAP Business One – Implementación y soporte

P, F

Soluciones:

Preguntas adicionales para el cliente

Al recibir artículos, ¿cóm o deciden si es de alquiler o de ventas? Cuando se devuelven artículos de alquiler, ¿pueden volver al almacén de vent as?

Asignación de requisitos de Light & M usic en SAP Business One

Área

Requisitos de Light & M usic

Análisis: E: Estándar D: Dentro del alcance F: Fuera del alcance P: Personalización

3-17

est anterías en t res niveles. Cada artículo cuenta con un lugar fijo de almacenamiento. Debido a que Light & M usic Ltd. a menudo cuenta con empleados t emporales para realizar el picking, necesitan m ostrar e imprimir la ubicación en el almacén del artículo, en la lista de picking.

38

39

Light & M usic Ltd. realiza una valoración del inventario sólo una vez al año. Con SAP Business One, esperan disponer de un resumen permanente de su stock en el almacén act ual. Todas las mercancías compradas se deben valorar con el precio medio variable por artículo y alm acén. Las mult ipant allas producidas se deben valorar con un precio estándar de: TB1200 SAP Business One – Implementación y soporte

E, D

Ideas de asignación

1.

Campo definido por el usuario en los datos maestros de artículo con una lista de valores válidos para la ubicación de alm acenamient o. Añada una consult a al documento de lista de picking para recuperar la ubicación de almacenamient o de la función definida por el usuario.

2.

Add-on de terceros para la ubicación.

Definir un inventario permanente en Detalles empresa con valoración de media variable para art ículos comprados. Nota: No se puede desactivar el inventario permanent e después de cont abilizar las t ransacciones.

Preguntas adicionales para el cliente

Asignación de requisitos de Light & M usic en SAP Business One

Área

Requisitos de Light & M usic

Análisis: E: Estándar D: Dentro del alcance F: Fuera del alcance P: Personalización

Ideas de asignación

Preguntas adicionales para el cliente

¿De qué manera ejecutan la producción act ualment e? ¿Ut ilizan M RP?

10.000 para una multipantalla de 3x3 18.000 para una multipantalla de 4x4 28.000 para una multipantalla de 5x5 3-18

40

Desean contar con un nivel m ínimo de stocks de dos m ultipantallas de cada tipo estándar (3x3, 4x4 y 5x5) para poder hacer frent e a las demandas a cort o plazo.

E, D

Definir el nivel mínimo de stock en los datos maestros de artículo. Definir un escenario de planificación de necesidades, ejecut ar M RP para generar una orden de fabricación.

41

Para el em balaje, Light & M usic Ltd. t rabaja con dos tipos de embalaje. Uno para los artículos de menos de 100 kg y otro para los artículos que superan ese peso.

E, D

Definir un Tipo de paquete para los dos pesos (Definir>Invent ario>Tipo de paquete).

TB1200 SAP Business One – Implementación y soporte

En Efectuar picking y embalar, crear entregas y seleccionar Ir a Embalaje. En SAP Business One, no puede definir una relación ent re el límite de peso y el tipo de paquete para seleccionar aut omát icamente el em balaje correcto. Tiene que seleccionarse en forma

Asignación de requisitos de Light & M usic en SAP Business One

Área

Requisitos de Light & M usic

Análisis: E: Estándar D: Dentro del alcance F: Fuera del alcance P: Personalización

Ideas de asignación

Preguntas adicionales para el cliente

manual. 42

E, D

Añadir imágenes a los datos maest ros de artículo.

43

2 tipos de proveedores: contratistas y proveedores independient es

E, D

Grupos de proveedores

44

Necesit an analizar el curso de las negociaciones con proveedores en el sist ema.

E, D

Actividades de los datos maestros de interlocutor comercial.

45

Todos los proveedores ofrecen un descuento del 3% si el pago se efectúa en la primera semana y del 2% en la segunda. El pago completo se debe realizar normalmente en 30 días.

3-19

Light& M usic Ltd. dispone de un amplio catálogo de ventas y alquiler que cubre su gama de productos. Quisieran almacenar imágenes del catálogo a fin de ut ilizarlas en ofert as impresas.

Compras

TB1200 SAP Business One – Implementación y soporte

¿Para qué se utilizan los dos grupos de cont ratist as?

Asignación de requisitos de Light & M usic en SAP Business One

Requisitos de Light & M usic

46

Se deben aplicar autom áticamente descuent os a proveedores al final de las negociaciones.

E, D

47

Edw ard Petty necesita aut orizar t odos los pedidos de gast os por más de 2.000. M ichael Smith necesita aut orizar t odos los pedidos por más de 20.000.

E, F

Procedim ient os de aut orización est ándar. Nota: Se necesita una manera de identificar pedidos de gast os de pedidos normales.

48

Necesit an alm acenar acuerdos con proveedores en el sistema. Estos acuerdos con los proveedores est án en formato de documentos Word.

E, D

Enlazar documentos Word con la actividad en los datos maestros de proveedor.

49

Light & M usic Ltd. compra la mayoría de sus artículos a sus contrat ist as. Al int roducir un pedido, desearían que

P, F

Añadir valores definidos por el usuario (búsqueda format eada) en el campo de número de artículo del documento Pedido.

3-20

Área

Análisis: E: Estándar D: Dentro del alcance F: Fuera del alcance P: Personalización

TB1200 SAP Business One – Implementación y soporte

Ideas de asignación

1.

Lista de precios vinculada al proveedor.

2.

Introducir descuentos en las condiciones de pago al final de las negociaciones.

Preguntas adicionales para el cliente

¿De qué manera se procesan actualment e los pedidos de gast os?

Asignación de requisitos de Light & M usic en SAP Business One

Área

Requisitos de Light & M usic

Análisis: E: Estándar D: Dentro del alcance F: Fuera del alcance P: Personalización

Ideas de asignación

Preguntas adicionales para el cliente

Añadir una consult a para filt rar art ículos por el proveedor seleccionado.

50

Tienen a su disposición t odas las list as de proveedores disponibles. En general, los precios son válidos durante un año natural y los proveedores envían list as nuevas de precios a Light & M usic Ltd. con regularidad. Los contrat ist as envían las list as de precios en hojas Excel.

Para definir listas de precios dependientes de la fecha, seleccione List as de precios>Descuentos por período y cantidad, luego seleccione Añadir artículos para visualizar la vent ana Precios especiales. Haga doble clic en la línea del artículo para establecer el rango de fechas válido, en la ventana Descuentos por período.

¿Qué tan complejas son sus list as de precios? ¿Pueden importarse con la ut ilidad de import ación de Excel?

51

Para comparar los precios de los proveedores, Light & M usic Ltd. desea poder visualizar t odos los precios en una tabla. Si este proceso se puede llevar a cabo, puede demost rárselo.

Ejecute el informe Lista de artículos en Inventario para ver todos los precios de un artículo en la lista.

¿Es necesario llamar est e informe desde el Pedido?

3-21

el sistema indicara sólo los artículos sum inistrados por el contratista ya int roducido.

E, D

Para visualizar el último precio de compra de un artículo, ejecute el informe Últimos precios. También puede visualizar el último precio en el pedido, presione la combinación Ctrl+Tab en el campo Precio por unidad.

TB1200 SAP Business One – Implementación y soporte

Asignación de requisitos de Light & M usic en SAP Business One

Requisitos de Light & M usic

52

Light & M usic Ltd. tiene un acuerdo especial con M edia Equipment Corp relativo a las pantallas LCD de 40 pulgadas para las mult ipant allas. Cuando compran 50 unidades, obtienen un descuento del 10%. Cuando compran 100 unidades, obtienen un descuento del 15%.

53

Light & M usic Ltd. también desea presentar un derecho a garantía al proveedor cuando un producto es defectuoso. Por lo tanto, cuando Light & M usic Ltd. recibe una entrega de art ículos equipados con núm eros de serie del fabricant e, deberán introducirse todos estos números.

3-22

Área

Análisis: E: Estándar D: Dentro del alcance F: Fuera del alcance P: Personalización

Usuarios

TB1200 SAP Business One – Implementación y soporte

Ideas de asignación

Sugerencia: Verifique la funcionalidad en el menú List as de precios.

E, D

Al crear el pedido de entrada de mercancías, introduzca el número de serie y el número de serie de Light & M usic. En Paramet rizaciones generales, seleccione “ En cada operación” como el método de gest ión para los números de serie.

Preguntas adicionales para el cliente

Asignación de requisitos de Light & M usic en SAP Business One

Área

Requisitos de Light & M usic

54

15 empleados usarán SAP Business One. Los em pleados principales que ut ilizarán el sist ema inicialment e son:

Análisis: E: Estándar D: Dentro del alcance F: Fuera del alcance P: Personalización

Ideas de asignación

Preguntas adicionales para el cliente

E, D

Crear depart ament os y usuarios. Not a: Para la propiedad y comisión de datos, también se deben crear dat os maest ros de empleados.

Es necesario conocer la estructura organizat iva y de inform es para: aut orizaciones, depart ament os, procedimient os de aut orización.

M ichael Smith, Dueño Claire Thomas, Cont able jefe 3-23

Sarah M iller, Jefe de ventas M aggie Burns, Empleada del departamento de ventas David Burns, Empleado del departamento de ventas Edw ard Petty, Director de compras John Edison, Direct or de producción Richard Long, Jefe de almacén 55

Sólo M ichael Smith y Claire Thomas pueden ejecut ar los informes financieros.

E, D

Aut orizaciones generales.

56

La directora de ventas, Sarah M iller, no desea que los empleados del

E, D

Autorizaciones de propiedad de datos. Es necesario crear dat os maest ros de

TB1200 SAP Business One – Implementación y soporte

Asignación de requisitos de Light & M usic en SAP Business One

Área

Requisitos de Light & M usic

Análisis: E: Estándar D: Dentro del alcance F: Fuera del alcance P: Personalización

departamento de ventas tengan acceso a los documentos de ventas de los dem ás. Por otra parte, Sarah desea tener acceso a todos los documentos de ventas. 57 3-24

M ichael Smith está muy preocupado sobre la seguridad y solicit a que las claves de acceso se modifiquen periódicament e, varias veces al año.

TB1200 SAP Business One – Implementación y soporte

Ideas de asignación

empleados y depart ament os.

E, D

Establecer el nivel de seguridad de las claves de acceso en medio.

Preguntas adicionales para el cliente

Públic o

SAP Busine ss One Blue print e m pre saria l pa ra Light & M usic

SAP Busine ss One Ac ce le ra te d I m ple m e nt a t ion Progra m

Versión 2.0

3-25

SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0

Blueprint empresarial

Índice de contenido Sección 1

Detalles de la empresa

Sección 2

Parametrizaciones generales

Sección 3

Monedas

Sección 4

Segmentos de cuenta de mayor y plan de cuentas

Sección 5

Información bancaria

Sección 6

Determinación de cuentas de mayor

Sección 7

Almacenes

Sección 8

Grupos de artículos

Sección 9

Indicadores de IVA

Sección 10

Condiciones y métodos de pago

Sección 11

Información de tarjeta de crédito de la empresa clientes

Sección 12

Información de tarjeta de crédito de la empresa proveedores

Sección 13

Usuarios y claves de acceso

Sección 14

Territorios, grupos de comisiones y empleados del departamento de ventas

Sección 15

Grupos de clientes

Sección 16

Grupos de proveedores

Sección 17

Fabricantes

Sección 18

Clases de expedición

Sección 19

Parametrizaciones de documento

3-26

SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0

Blueprint empresarial

1. Detalles de la empresa Nombre de la empresa: Utilizado en informes y junto con la información de la dirección de la empresa

Light & Music Ltd.

Dirección de la empresa

49 Business St

Dirección de Internet

www.lightandmusic.com

Teléfono 1

020 234 5678

Teléfono 2 Fax Dirección de correo electrónico de la información [email protected] general de la empresa Moneda local

usar moneda local, por ejemplo: libra esterlina

Moneda del sistema

usar moneda local, por ejemplo: libra esterlina

¿Su empresa utilizará alguna de las características impositivas de SBO (SAP Business One)? Las clases de impuesto pueden incluir impuesto sobre el volumen de negocios, impuesto sobre el consumo, impuesto sobre el valor añadido ¿Su empresa utiliza actualmente un Plan de cuentas segmentado?

Sí

No

¿Su empresa requiere soporte multilingüe? Esta función se utiliza para traducir a otros idiomas los nombres de los campos en Business One e imprimirlos en documentos para enviarlos a los interlocutores comerciales extranjeros.

3-27

Sí

SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0

¿Qué método de valoración de stocks le gustaría utilizar por defecto en nuevos registros de artículos? Se supone que se va a utilizar un inventario permanente. Observe que este método se puede cambiar en el momento de crear un nuevo registro maestro de artículo. Opciones: Media variable Estándar

Blueprint empresarial

Media variable Nota: Light & Music utilizará Media variable para artículos de compra y utilizará Estándar para multipantallas de producción interna. El método de valoración por defecto para las multipantallas se definirá en los datos maestros del grupo de artículos.

FIFO ¿Su empresa permite una liberación de stock sin un coste? Permite que los artículos se incluyan en documentos, como entregas o facturas de clientes, incluso aunque no se haya determinado un precio de coste. Seleccione cuándo se debe llevar a cabo la valoración de stocks según la media variable o FIFO. Si ha seleccionado Precio estándar, ya se ha definido un precio. ¿Desea que el sistema muestre los valores del Haber con un signo menos? Si es así, seleccione la casilla de selección Visualizar saldo Haber con signo negativo.

No

Visualizar saldo Haber con signo negativo

Nota: Esta casilla de selección generalmente se configura automáticamente según las prácticas locales. No se puede cambiar después de haber contabilizado transacciones. ¿Desea que el sistema anule un importe con un importe con signo negativo o un cambio de Debe/Haber? Si desea utilizar un importe negativo, seleccione la casilla de selección Utilizar importe negativo para anular operación. Nota: Esta casilla de selección se puede modificar en cualquier momento.

3-28

Utilizar importe negativo para anular operación

SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0

Blueprint empresarial

2. Parametrizaciones generales ¿Cuáles son los períodos de contabilización estándar para su empresa?

Calendario fiscal De fecha: 1º de enero a 31 de diciembre Cantidad de períodos: 12 (meses) Inicio del ejercicio: enero

Opciones de alertas de actividades de clientes:

Límite de crédito:

Puede limitar la creación de documentos de ventas para clientes y que aparezca un mensaje de advertencia en función de los parámetros siguientes:

Incluir saldo de entrega

Límite de crédito: Seleccione esta opción para comprobar si la adición de documentos de ventas para el cliente causa alguna desviación respecto al límite de crédito definido para el cliente en el registro maestro de interlocutor comercial. Incluir saldo de entrega

Una vez seleccionadas las opciones descritas anteriormente, seleccione el tipo de documentos a los que se deben aplicar las limitaciones y para los que aparece un mensaje de advertencia: Factura de clientes Entrega Pedido de cliente

Seleccione esta opción para comprobar el saldo de cuenta del cliente y también el saldo de entregas pendientes mientras aplica las limitaciones seleccionadas para la actividad del cliente.

Lista de picking

¿Cómo establece su empresa el porcentaje de comisión, en caso de utilizarse?

Empleados del departamento de ventas

Defina cómo se calculan las comisiones. Una comisión se puede conceder en función del empleado de ventas, el artículo o el cliente especificado en el documento.

Artículos

Estas opciones afectan al lugar en el que puede especificar el porcentaje de comisión, pero no calcula automáticamente las transacciones de comisión. Puede modificar estas parametrizaciones en cualquier momento.

3-29

Clientes

SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0

Blueprint empresarial

¿Qué condiciones de pago desea utilizar para los Neto 30 (neto 30 días) pedidos de clientes y facturas de clientes? Nota: Este ajuste es un ajuste por defecto que se puede utilizar al crear nuevos registros de clientes. Las condiciones de pago se pueden modificar en el registro del cliente y en los documentos de ventas. ¿Qué condiciones de pago desea utilizar para los Neto 30 (neto 30 días) pedidos de clientes y facturas de clientes? Nota: Éste es solamente un ajuste por defecto que se puede utilizar al crear nuevos registros de proveedores. Las condiciones de pago se pueden modificar en el registro del proveedor y en los documentos de compra. Qué formato de fecha desea utilizar en la visualización de pantalla:

24 Horas

Qué formato de fecha desea utilizar en la visualización de pantalla:

DD/MM/AA

Cuántos decimales desea que se visualicen y se utilicen en los cálculos para:

Importes de moneda 2

Nota: Estos ajustes definen el número respectivo de decimales que se visualizará para importes, precios, tipos de cambio, cantidades, porcentajes y unidades.

Tasas 2

Nota: Después de contabilizar un asiento en el sistema, no puede reducir el número de decimales. Solamente puede aumentar el número de decimales hasta 6 dígitos. Esta modificación no puede anularse. La modificación se aplicará sólo a futuras acciones y no tiene una influencia retroactiva.

Unidades 2

Su selección afecta los cálculos en SAP Business One y los valores se grabarán en la base de datos. Por ejemplo, si selecciona 2 decimales para importes y trabaja con 6 decimales para cantidades y precios muy bajos, puede que los totales no sean precisos.

3-30

Precios 2 Cantidades 2 Porcentaje 2

SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0

¿Su empresa utiliza artículos con números de serie?

Blueprint empresarial

Sí

En caso afirmativo: elija el método requerido para asignar números de serie y gestionados por lotes En cada operación a los artículos: En cada transacción: es obligatorio asignar un número de serie o de lote a cada operación de stock. Sólo en la liberación: es obligatorio asignar un número de serie o de lote sólo a las operaciones de liberación de stock. Es opcional para otras transacciones. Nº de serie Los números de serie únicos por: Ninguno Número de serie del fabricante Nº de serie Crear automáticamente tarjeta de equipo de cliente

Nº de lote Nota: Los números de serie únicos son obligatorios para la creación automática de tarjetas de equipo. ¿Su empresa hace un seguimiento de artículos por lotes?

No

Al añadir nuevos artículos en sus datos maestros Todos los artículos disponibles en todos los almacenes de artículo, ¿desearía que todos los artículos estén disponibles en todos los almacenes o seleccionar los artículos que deben estar disponibles en cada almacén? ¿Dónde debería encontrar el sistema las cuentas Grupo de artículos de mayor por defecto para las contabilizaciones de stocks? Almacén Grupo de artículos Nivel de artículo

3-31

SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0

Blueprint empresarial

3. Monedas Proporcione una lista de las monedas que su empresa puede utilizar en sus ventas o compras. Nombre de moneda

Código de moneda

Libra esterlina

GBP

Dólar estadounidense Sí/No

USD

Euro Sí/No

EUR

Otros

añadir otras monedas si se utilizan en su localización

4. Segmentos de cuentas de mayor y plan de cuentas Proporcione una copia actual del Plan de cuentas de su empresa en formato Excel si es posible. Nota: Esta sección es válida únicamente para determinadas localizaciones. ¿Utiliza en su Plan de cuentas actual la segmentación de cuenta? En caso afirmativo, ¿cómo se dividen los segmentos? Nombre de la segmentación

Tamaño

Clase

p. ej., Natural Account ___________________

p. ej., 8 _____

Sólo alfanumérico o numérico

p. ej., Departamento ___________________

p. ej., 3 ______

Sólo alfanumérico o numérico

3-32

SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0

Blueprint empresarial

5. Información bancaria Cuenta bancaria 1 Código bancario

Cuenta bancaria 2

Nacional

(hasta 19 caracteres) Código de país

Reino Unido

(diferente de EE. UU.) Nombre del banco

Banco Nacional

Número de cuenta

12345678

(Últimos 4 dígitos) Sucursal

112233

Dirección Ciudad, código postal

Cuenta de mayor de banco

Seleccione la cuenta de mayor del banco nacional del plan de cuentas

Verificar cuenta de mayor de compensación Código ABA (opcional: sólo informativo)

3-33

Cuenta bancaria 3

Cuenta bancaria 4

Cuenta bancaria 5

SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0

Blueprint empresarial

6. Determinación de la cuenta de mayor por defecto para contabilización de transacciones Nota: Deje en blanco los tipos de códigos de cuentas de mayor solicitados que no estén claros. Ventas – determinación de cuenta de mayor

Código de la cuenta de mayor

Clientes nacionales

Indispensable

(Cuenta asociada) Créditos extranjeros Cheques recibidos (Fondos no depositados) Saldo de caja

Indispensable

(Cuenta de efectivo menor por defecto) Pago en defecto de clientes (Pagos de clientes insuficientes) Pago en exceso de clientes (Pagos de clientes excesivos) Beneficios por diferencia de tipo de cambio (Sólo se utilizan al emplear Moneda extranjera en Facturas de clientes y Pagos) Pérdida por diferencia de cambio realizada (Sólo se utiliza al emplear Moneda extranjera en Facturas de clientes y Pagos) Indispensable

Descuento por pronto pago (Descuentos por pronto pago ganados para pagar en determinadas condiciones) Cuenta de ingresos

Indispensable

(Cuenta de ingresos por ventas estándar) Cuenta de crédito de ventas

Indispensable

(Cuenta de ingresos para abono de clientes)

3-34

SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0

Blueprint empresarial

Determinación de la cuenta de mayor por defecto para contabilización de transacciones (Cont.) Compras – determinación de cuenta de mayor

Código de la cuenta de mayor Indispensable

Proveedores nacionales Acreedores extranjeros Beneficios por diferencia de tipo de cambio (Sólo se utilizan al emplear Moneda extranjera en Facturas de proveedores y Pagos) Pérdida por diferencia de cambio realizada (Sólo se utiliza al emplear Moneda extranjera en Facturas de proveedores y Pagos)

Indispensable

Transferencia bancaria (Cuenta bancaria por defecto utilizada para pagos efectuados mediante una transferencia bancaria electrónica)

Indispensable

Descuento por pronto pago (Descuentos por pronto pago para pagar a los proveedores en determinadas condiciones) Cuenta de gastos

Indispensable

(Compras de artículos no gestionados en stock) Indispensable

Cuenta de crédito de compras (Cuenta de abono de proveedores para compras de artículos no gestionados en stock) Pago en defecto de proveedores (Los pagos de proveedores son insuficientes: no utilizados habitualmente en localizaciones de EE. UU.) Pagos en exceso de proveedores (Los pagos de proveedores son excesivos: no utilizados habitualmente en localizaciones de EE. UU.) Cuenta de desviación de gastos y de stock (Una cuenta de desviación para compensar asientos creados por abonos de proveedores basados en facturas de proveedores o devoluciones de mercancía basadas en pedidos de entrada de mercancías en los que los gastos de transporte o los precios se han modificado)

3-35

Indispensable

SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0

Blueprint empresarial

Determinación de la cuenta de mayor por defecto para contabilización de transacciones (Cont.) Código de la cuenta de mayor

General Comisión bancaria de la tarjeta de crédito Cuenta de redondeo (Una cuenta para el sistema para utilizar en los asientos creados automáticamente para diferencias de redondeo. Esto puede producirse cuando se define el redondeo en determinadas monedas o documentos de ventas)

Indispensable

Cuenta de cierre del período (Esta cuenta se utiliza una vez al año para compensar las cuentas de pérdidas y ganancias en Arrastres de saldo actuales. Debería tratarse de una cuenta de mayor con capital propio, pero no de la misma cuenta estándar de arrastre de saldo)

Indispensable

Cuenta de saldo inicial (Cuenta de compensación utilizada al introducir saldos iniciales)

3-36

SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0

Blueprint empresarial

Determinación de la cuenta de mayor por defecto para contabilización de transacciones (Cont.) Inventario

Código de la cuenta de mayor

Cuenta de existencias

Indispensable

Productos terminados: multipantallas

Se necesita una cuenta de inventario por separado para multipantallas. Ésta se asignará al grupo de artículos.

Cuenta de precio de coste

Indispensable

Cuenta de precio de coste: multipantallas

Se necesita una cuenta de precio de coste para multipantallas. Ésta se asignará al grupo de artículos.

Cuenta de dotación

Indispensable

(Periodificación anticipada de proveedores de recibos de inventario) Cuenta de desviación (Utilizada únicamente con tipos de artículos de inventario de coste estándar)

Ésta se asignará al grupo de artículos para multipantallas Indispensable

Cuenta de diferencias de precio (Registra una diferencia de precio en esta cuenta de precios de coste si el coste de la factura de proveedores difiere del coste del pedido de entrada de mercancías y hay 0 o menos que la cantidad recibida para aplicar la diferencia de coste en la Cuenta de existencias) Cuenta de existencias negativa (Utilizada para supervisar las adiciones de precios de entrega al importe original contabilizado en la cuenta de precios de coste cuando hay 0 o menos que la cantidad en el inventario para la que se aplica los precios de entrega)

Indispensable

Reducción de compensación de stock (Una cuenta de contrapartida a la cuenta de stock utilizada en entradas de mercancías y diferencias negativas en contabilizaciones de stock (actualizaciones tras el inventario)

Indispensable

Incremento de compensación de stock (Una cuenta de contrapartida a la cuenta de stock utilizada en entradas de mercancías y diferencias

3-37

SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0

Blueprint empresarial

positivas en contabilizaciones de stock (actualizaciones tras el inventario) Indispensable

Devoluciones (La cuenta de inventario que se debe utilizar al devolver stock al inventario mediante un abono de clientes o una entrada de mercancías)

3-38

SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0

Blueprint empresarial

Diferencia de tipos de cambio realizada (Sólo se utiliza al emplear Moneda extranjera en documentos de Compra de inventario) Cuenta de compensación de mercancías

Indispensable

(Sólo se utiliza cuando un pedido de entrada de mercancías se ha contabilizado en la cuenta de Inventario de Periodificación de acreedores y ahora el usuario cierra el pedido de entrada de mercancías en lugar de extraerlo en un Documento de acreedores. Esta cuenta se utiliza como la cuenta de contrapartida para el debe de la Periodificación de acreedores. Este tipo de transacción no se produce en muchas empresas) Cuenta de reducción de libro mayor (Se utiliza como cuenta de compensación cuando el valor del stock disminuye debido a la creación de un documento de revaluación de material) Cuenta de aumento de libro mayor (Se utiliza como cuenta de compensación cuando el valor del stock disminuye debido a la creación de un documento de revaluación de material) Indispensable

Cuenta de stocks de trabajo en curso (Define una cuenta en la que el sistema mantiene el valor de los artículos que se incluyen en el proceso de producción. Es decir, el período durante el que la producción ha empezado, pero durante el cual el producto todavía no está terminado)

Indispensable

Cuenta de desviación de stock WIP (Una cuenta en la que el sistema actualiza los importes de desviación de los artículos que participan en el proceso del producto. El importe se contabiliza cuando el status de la orden de fabricación es ‘Cerrado’)

Indispensable

Cuenta de compensación de gastos (Se utiliza como la cuenta de periodificación anticipada de proveedores para costes adicionales en el pedido de entrada de mercancías, por ejemplo, los portes)

3-39

SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0

Blueprint empresarial

7. Almacenes La Determinación de cuenta de mayor del almacén aparecerá por defecto en la determinación de cuenta de mayor de inventario definida previamente en #6 Determinación cuenta de mayor por defecto para contabilizaciones de transacciones: tabla de inventario. Las determinaciones de cuenta mayor de almacén se pueden modificar una vez que se haya entregado la Configuración básica inicial. Código de almacén

Almacén01

Almacén02

Nombre de almacén

Principal

Almacén02 Almacén03

Ubicación

Londres

Liverpool

Glasgow

Londres

Liverpool

Birmingham

Almacén03

Almacén

(hasta 8 caracteres)

(Se pueden agrupar varios almacenes por ubicación) Calle Ciudad, código postal Condado (opcional) País Número de indicador de impuestos por defecto (Este indicador de impuestos aparecerá por defecto en los documentos de clientes cuando se utilice este almacén)

3-40

Alquiler

SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0

Blueprint empresarial

8. Grupos de artículos Complete el blueprint de los grupos de artículos de modo que se ajusten a los requisitos del cliente. Para conocer los requisitos de Light & Music, consulte las líneas 28 y 40 de la tabla de requisitos.

Nombre de grupo de artículos

Multipantallas

Accesorios

Equipos

Materias primas

(hasta 20 caracteres) Método de planificación por defecto Método de aprovisionamiento por defecto Método de pedido múltiple (Por ejemplo, se el valor es 12, los artículos se ordenan en múltiplos de 12) Cantidad mínima de pedido por defecto Ciclo de fabricación en días por defecto Método de valoración por defecto

Notas: La Determinación de cuenta de mayor del grupo de artículos aparecerá por defecto en la determinación de cuenta de mayor de inventario definida previamente en #6 Determinación cuenta de mayor por defecto para contabilizaciones de transacciones: tabla de inventario. Las Determinaciones de cuenta mayor de Grupo de artículos se pueden modificar una vez se ha entregado la Configuración básica inicial. Los Grupos de artículos se utilizan muy a menudo en Análisis de ventas e informes. La definición de grupos de artículos con informes y una implicación posible de Libro de mayor es útil.

3-41

SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0

Blueprint empresarial

9. Indicadores de IVA Si su empresa recopila o supervisa las ventas por autoridad fiscal, complete las tablas que aparecen a continuación. Nota: Esta sección sólo se aplica a América del Norte. Debe definir los indicadores de IVA y los tipos impositivos para su localización. Indicador de IVA: ____ Autoridad fiscal: ______

Denominación de impuestos sobre ventas: _______________________ Nombre: ________

¿Impuesto sobre impuesto?

Tasa: _____

Cuenta de mayor pagable a impuesto sobre ventas: ____________

Nombre: ________

¿Impuesto sobre impuesto?

Tasa: _____

Cuenta de mayor pagable a impuesto sobre ventas: ____________

Nombre: ________

¿Impuesto sobre impuesto?

Tasa: _____

Cuenta de mayor pagable a impuesto sobre ventas: ____________

Nombre: ________

¿Impuesto sobre impuesto?

Tasa: _____

Cuenta de mayor pagable a impuesto sobre ventas: ____________

(es decir, Estado, Provincia, Ciudad) Autoridad fiscal: ______ (es decir, Estado, Provincia, Ciudad) Autoridad fiscal: ______ (es decir, Estado, Provincia, Ciudad) Autoridad fiscal: ______ (es decir, Estado, Provincia, Ciudad)

Importe total del impuesto sobre ventas: ___

3-42

SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0

Blueprint empresarial

10. Condiciones de pago y vías de pago Complete el blueprint de modo que cumpla con los requisitos del cliente. Para conocer los requisitos de Light & Music, consulte las líneas 3 y 45 de la tabla de requisitos. Definición de las condiciones de pago Código de las condiciones

Neto 30clientes

Neto 07

Fecha de vencimiento basada en Fecha documento Fecha de contabilización Fecha del sistema Iniciar cálculo de fecha de vencimiento desde (si difiere de la anterior) Inicio del mes Final de mes Quincena Cuántos días desde el inicio es el vencimiento de la factura: ¿Estas condiciones de pago tienen plazos? ¿Debe abrir SAP la ventana Cobro cuando se utilicen estas condiciones de pago? ¿Disponen estas condiciones de pago de un descuento por pronto pago? En caso afirmativo, ¿cuáles son las condiciones? Definición de vías de pago Código de vía de pago

3-43

Efectivo

Neto 30proveedores

SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0

Blueprint empresarial

Descripción Medios de pago Banco propio Formato de fichero Nota: Se requieren las vías de pago si se utiliza el asistente de pago.

11. Información de la tarjeta de crédito para pagos recibidos del deudor Nombre de tarjeta de crédito Depósitos de tarjeta de crédito de cuenta de mayor se efectúan a Número de comerciante de tarjeta de crédito Número de teléfono de autorización manual de tarjeta de crédito ¿Con qué frecuencia semanal la tarjeta de crédito se liquida al banco? ¿Cuántos días transcurren desde la liquidación de la tarjeta de crédito en el banco hasta que se depositan los fondos en su cuenta? ¿Cuál es el importe mínimo en $ permitido para utilizar esta tarjeta de crédito? ¿Cuál es el importe máximo en $ permitido para utilizar esta tarjeta de crédito sin autorización?

12. Información de la tarjeta de crédito para pagos empresariales efectuados Nombre de tarjeta de crédito de la empresa Cuenta de mayor de pasivo para esta tarjeta de crédito

3-44

SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0

Blueprint empresarial

13. Usuarios y claves de acceso Código de usuario (hasta 8 caracteres) Nombre de usuario

Michael

Claire

Richard

Sarah

Maggie

Superusuario

S

N

N

N

N

Titular

Finanzas

Almacén

Ventas

Ventas

Nombre de usuario

David

Edward

John

Sally

Mark

Superusuario

N

N

N

N

S

Ventas

Compras

Fabricación

Finanzas

IT

Dirección de correo electrónico Teléfono móvil Fax Clave de acceso inicial Sucursal Departamento Código de usuario (hasta 8 caracteres)

Dirección de correo electrónico Teléfono móvil Fax Clave de acceso inicial Sucursal Departamento

3-45

SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0

Blueprint empresarial

14. Territorios, grupos de comisiones y empleados del departamento de ventas Si su empresa utiliza territorios para gestionar a los empleados del departamento de ventas, complete la tabla siguiente: Nombre del territorio

Territorio superior

Pedido

Si su empresa utiliza un porcentaje de comisión directo por empleado del departamento de ventas, grupo de artículos o cliente, complete la tabla siguiente: Nota: Se pueden revisar otros tipos de planes de comisión personalizados durante el proceso de implementación. Nombre de grupo de comisiones

Porcentaje de comisión

Si en su empresa se supervisan las ventas por empleado del departamento de ventas, complete la tabla siguiente: Nombre del empleado del departamento de ventas

Grupo de comisiones

Maggie Martins David Burns Sarah Miller

3-46

Porcentaje de comisión

SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0

Blueprint empresarial

15. Grupos de clientes Los grupos de clientes se asignan en el registro Fichero maestro de cliente. Estos grupos de clientes se utilizan muy a menudo en los Análisis de ventas y en otras gestiones de informes. Nombre de grupo de clientes Hoteles Ferias Exhibiciones Empresas

16. Grupos de proveedores Los grupos proveedores se asignan en el registro Fichero maestro de proveedor. Estos grupos proveedores se utilizan muy a menudo en los Análisis de compras y en otras gestiones de informes. Nombre de grupo de proveedores Contratistas Proveedores independientes

17. Fabricantes Los fabricantes se asignan el Fichero maestro de artículos. Estos fabricantes se utilizan para prestar apoyo en el proceso de compras y búsquedas de artículos. Nombre del fabricante

3-47

SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0

Blueprint empresarial

18. Clase de expedición Las clases de expedición se utilizan en el proceso de ventas y entrega. Clase de expedición

Sitio Web del expedidor

Definido para su localización

Definido para su localización

19. Parametrizaciones de documento Revise las parametrizaciones del blueprint con su instructor. General ¿Desea que SAP B1 calcule la ganancia bruta de todas las facturas de clientes? Nota: La ganancia bruta se utiliza en el informe de análisis de ventas. Qué desearía incluir en el área Comentarios de los Documentos destino:

Sí Utilice el coste del artículo como precio base original Número de referencia de cliente/proveedor (Pedido de cliente o Pedido de proveedor) El número de documento base (p. ej., en una factura creada desde un Pedido de cliente aparecerá "Creado desde pedido de cliente núm: xxx” en la sección Comentarios de la Factura)

Al visualizar una lista de materiales de ventas en Documentos, Mostrar:

Precio y total sólo para nodo superior

Al Intentar liberar stock por debajo del límite mínimo, qué desearía que el sistema hiciera:

No advertir

Precio para nodos inferiores que incluyen nodo superior Sólo mje.adv. Bloquear liberación En caso afirmativo, por Almacén Sí/No:

¿Su empresa permite una cantidad negativa?

Sí No

Si se requiere redondeo, ¿qué método desea que el sistema utilice al redondear?

Por moneda Por documento Consulte a su instructor

3-48

SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0

Blueprint empresarial

En sus documentos de compra desea que el tipo de cambio se base en:

Fecha de contabilización

Método de redondeo

Sí

Desea que el sistema redondee el importe del impuesto en líneas

No

Fecha de documento

Consulte a su instructor

(Seleccione el ajuste del redondeo de importes del impuesto por líneas de documento. Si se anula la selección de esta opción, en las líneas del documento se visualiza el importe del impuesto no redondeado y el sistema redondeará los importes del impuesto por grupos de impuestos) Visualizar petición de redondeo

Sí

(Seleccione para determinar si se visualizará un comentario en el campo Comentarios del documento de ventas al redondear un importe. Si selecciona la casilla de selección, se visualiza un comentario en una factura en moneda extranjera en el que se informa de que el importe del descuento es diferente del porcentaje de descuento debido al redondeo)

No

¿Desea que aparezca en el pedido la dirección del almacén configurada en el fichero Almacén?

Sí No

(Seleccione si desea que la dirección del destinatario en el documento de compras (ficha Logística) sea la dirección del almacén. Si esta casilla de selección no está seleccionada, la dirección del destinatario será la dirección de la empresa) Gestión de portes

Sí

¿Desea que el sistema bloquee los documentos (p. ej., facturas, certificados retención imptos. de proveedores) que tienen una fecha de contabilización anterior o posterior?

Bloquear documentos con una fecha de contabilización anterior

3-49

Bloquear documentos con una fecha de contabilización posterior

SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0

3-50

Blueprint empresarial

Realización del proyecto:

Ejercicios

Unidad: Realización del proyecto Tema: Creación e inicialización de una empresa Al finalizar este ejercicio, podrá: Crear una nueva empresa en su localización. Definir información básica para la nueva empresa, que incluya: - Detalles de la empresa - Banco propio - Condiciones y métodos de pago - Parametrizaciones generales - Parametrizaciones de documento - Grupos de artículos y determinación de cuenta de mayor - Almacenes Realizar una copia de seguridad de la nueva empresa con Service Manager. Realizará la inicialización básica y definirá los detalles de la empresa para Light & Music Ltd., como se definió en el Blueprint empresarial.

1-1

Cree una nueva empresa para Light & Music Ltd. Cree una nueva empresa llamada Light & Music en su propia localización. Si va a crear esta empresa en un servidor común compartido en la clase, debe llamar a la empresa Light & MusicXX, donde XX será un número único que le asignará el instructor. Nota: Debe tener una licencia válida para la localización instalada en el sistema. Si no tiene una licencia válida, contáctese con el instructor. Seleccione la opción modelo para el plan de cuentas. Esto le brinda la oportunidad de ver las cuentas de ejemplo en el modelo. No copie campos, tablas y objetos definidos por el usuario de la base de datos actual. Defina los períodos de contabilización en la sección 2 del Blueprint empresarial para Light & Music. Modifique la Fecha de vencimiento del último período del ejercicio según las condiciones de pago, por ejemplo, la Fecha de vencimiento puede ser 30 días más. Nota: Podrá ajustar las fechas de los períodos contables, si es necesario, después de crear la empresa y antes de contabilizar alguna transacción. Escriba la clave de acceso para la nueva empresa ____________.

1-2

Introduzca los detalles de la empresa. Introduzca los detalles de la empresa de sección 1 y sección 2 del Blueprint Empresarial. Defina la inicialización básica para moneda, diferentes idiomas, inventario permanente y banco propio. Utilice importes negativos para anular transacciones. Defina los detalles de la empresa para las vacaciones.

1-3

Revise y ajuste el Modelo de plan de cuentas. 1-3-1

Añada una cuenta de activo para el banco propio o cambie el nombre de una ya existente. Añada una nueva cuenta de efectivo o cambie el nombre de una cuenta existente (véase la sección 5 en el Blueprint empresarial). El nombre de este banco propio es Banco nacional.

1-3-2

Añada una cuenta para seguro prepago o cambie el nombre de una cuenta existente. Asegúrese de que existe una cuenta de mayor para contabilizar el pago anticipado, o el pago previo, de seguro contra incendios e inundaciones. Compruebe con el instructor si se necesitan cuentas adicionales con fines impositivos.

1-4

Defina el banco propio. Añada un nuevo Banco para Banco nacional. El Código bancario es Nacional. Defina este banco como el Banco propio. Introduzca el país, la sucursal y el número de cuenta de la sección 5 del Blueprint empresarial. Asigne la cuenta de mayor que creó en el paso 1-3-1. Establezca el Banco propio como por defecto en Detalles empresa.

1-5

Defina las condiciones y los métodos de pago. Defina las Condiciones de pago para los clientes y los proveedores, como se especifica en la sección 10 del Blueprint empresarial. Defina los Métodos de pago para los clientes y los proveedores, como se especifica en la sección 10 del Blueprint empresarial. Además, defina los Valores estándar de ejecución de pago para el Asistente de pagos.

1-6

Defina las Parametrizaciones generales. Defina las Parametrizaciones generales como se especifica en la sección 2 del Blueprint empresarial. Defina las parametrizaciones en las fichas IC e Inventario. Seleccione la ficha Vía de acceso y, luego, una carpeta para Carpeta de imágenes. Esta carpeta debe estar compartida.

1-7

Defina las Parametrizaciones de documento. Defina las Parametrizaciones de documentos como se especifica en la sección 19 del Blueprint empresarial. Estas incluyen “Gestionar portes en documentos”. Calcule el ingreso bruto según el coste del artículo. En la ficha Por documento, active la verificación de disponibilidad del artículo para los Pedidos de cliente. En la ficha Por documento, fije la opción para crear Pedidos secundarios a partir de un Pedido que pertenece a varios almacenes.

1-8

Cree grupos de artículos y establezca la determinación de cuentas de mayor. La determinación de cuentas de mayor se crea automáticamente con las cuentas del modelo de plan de cuentas. Sin embargo, Light & Music desea definir la Determinación de cuentas de mayor en el nivel de grupo de artículos. Esto se especificó en las Parametrizaciones generales. Por lo tanto, debe crear el grupo de artículos primero y, luego, realizar ajustes en las cuentas de mayor del grupo de artículos. Importante: En un proyecto de implementación real, debe planificar y realizar estas modificaciones con el contable del cliente. 1-8-1

Cree un grupo de artículos para varias pantallas. Cree un grupo de artículos llamado Multipantallas. Los detalles de planificación y aprovisionamiento del grupo de artículos se especifican en la sección 8 del Blueprint empresarial.

1-8-2 Defina la determinación de cuenta de mayor para el grupo de artículos de pantallas múltiples. Sustituya las cuentas de mayor estándar por inventario, coste de mercancía vendida y trabajo en curso. Nota: Es posible que deba crear nuevas cuentas de mayor. Grupo de Nombre de artículos cuenta Multipantallas Cuenta de inventario (stock)

Cuenta de precio de coste

Cuenta de desviaciones WIP

Cuenta de desviación de stock WIP

1-8-3

Cuenta estándar 1. Cree una nueva cuenta en la sección Balance del plan de cuentas llamada Productos terminados: Multipantallas. 2. Seleccione esta cuenta como la cuenta por defecto para este grupo de artículos. 1. Cree una nueva cuenta en la sección PyG del plan de cuentas llamada Precios de coste: Multipantallas. 2. Seleccione esta cuenta como la cuenta por defecto para este grupo de artículos. 1. Cree una nueva cuenta en la sección PyG del plan de cuentas llamada Diferencia: Coste estándar. 2. Seleccione esta cuenta como la cuenta por defecto para este grupo de artículos. 1. Cree una nueva cuenta de gastos en la sección PyG del plan de cuentas llamada Diferencia: Coste estándar. 2. Seleccione esta cuenta como la cuenta por defecto para este grupo de artículos.

Cree un grupo de artículos para accesorios. Cree un grupo de artículos llamado Accesorios. Los detalles de planificación y aprovisionamiento del grupo de artículos se especifican en la sección 8 del Blueprint empresarial. Nota: Para ahorrar tiempo, utilice las cuentas de mayor estándar para este grupo de artículos.

1-8-4

Cree un grupo de artículos para materias primas. Cree un grupo de artículos llamado Materias primas. Nota: Verifique si este grupo ya existe. Utilice las cuentas de mayor estándar para el inventario y el coste de mercancías vendidas.

Nota:

El grupo de artículos Equipos no es necesario para los ejercicios.

1-9

Defina Almacenes. Cree Almacenes como se especifica en la sección 7 del Blueprint empresarial.

1-10 Realice una copia de seguridad de la nueva base de datos de la empresa. Utilice SAP Business One Service Manager. Nota: Si utiliza un servidor compartido, no podrá usar el servicio de copia de seguridad.

Realización del proyecto:

Soluciones

Unidad: Realización del proyecto Tema: Creación e inicialización de una empresa

1-1

Cree una nueva empresa para Light & Music Ltd. Seleccione Gestión

Seleccionar sociedad GL.

Seleccione el pulsador Nuevo y seleccione Nuevo. Introduzca la clave de acceso de usuario al sitio. Introduzca Light & Music como nombre para la empresa. El nombre de la empresa aparece en la parte superior del menú SAP Business One. Si va a crear esta empresa en un servidor común compartido en la clase, debe llamar a la empresa Light & MusicXX, donde XX será un número único que le asignará el instructor. Escriba un nombre de base de datos. Nota: El nombre de la base de datos no puede contener caracteres especiales, excepto el carácter de subrayado. Nota: Si se trata de una nueva instalación de SAP Business One, y aún no se ha instalado una clave de licencia, se marcará automáticamente la casilla de selección Versión de test. Si la licencia se ha instalado, debe visualizarse en esta ventana. Las casillas de selección para copiar los campos, tablas y objetos definidos por el usuario de la empresa que se está utilizando actualmente a la empresa nueva se seleccionan automáticamente. Desmarque estas casillas de selección. Introduzca información para la nueva empresa: Seleccionar sociedad GL

Valores

Licencia

Si tiene varias licencias, seleccione la licencia adecuada para la localización

Opciones locales

Seleccione la localización del país de la lista desplegable Opciones locales. Nota: La localización debe coincidir con la licencia.

Plan de cuentas

Seleccione el modelo para la localización.

Idioma fuente

Seleccione el idioma fuente de la lista desplegable.

Abra la ventana Período contable y defina los períodos contables como se definen en la sección 2 del Blueprint empresarial: Períodos contables

Valores

Código de período

Introduzca un código para el período, por ejemplo el año actual.

Nombre de período

Introduzca un nombre para el período, por ejemplo el año actual.

Subperíodos

Seleccione Meses de la lista desplegable.

Fechas

Modifique la Fecha de vencimiento del último período del ejercicio según las condiciones de pago, por ejemplo, la Fecha de vencimiento puede ser 30 días más. Deje los demás intervalos de fechas con las parametrizaciones por defecto. Si es necesario, puede modificarlos después.

Nota: Si necesita importar o contabilizar transacciones de un ejercicio anterior, debe definir los períodos contables del año anterior antes de definir los períodos del año actual. Seleccione Continuar. Seleccione OK. El sistema creará una empresa y base de datos nuevas. Esta tarea llevará varios minutos. Cree una clave de acceso para la empresa nueva (usuario director). Escriba la clave de acceso ____________. Seleccione Actualizar. Introduzca un nombre y un cargo y confirme el Contrato de licencia de usuario final (EULA). Nota: Debe introducir un nombre y un cargo.

1-2

Introduzca los detalles de la empresa. Seleccione Gestión

Inicialización sistema

Detalles empresa.

Seleccione la ficha General. Introduzca la información para Light & Music como se define en las secciones 1 y 2 del Blueprint empresarial: Detalles de la empresa Calle/ Apartado de correos Ciudad Código postal País/Estado País

Valores

Director activo Teléfono 1

Michael Smith Introduzca para su localización.

Correo electrónico

[email protected]

49 Business Street Introduzca para su localización.

Seleccione la ficha Datos de contabilidad e introduzca la información fiscal para la localización. El instructor puede proporcionar detalles. Si es necesario, ajuste los feriados por defecto. Seleccione la ficha Inicialización básica e introduzca la información de la empresa: Detalles de la empresa

Valores

Modelo Plan de cuentas

Nota: No se puede modificar el modelo una vez que se contabilizaron transacciones

Moneda local

Seleccione una moneda. No puede modificarla una vez que se contabilizaron transacciones.

Moneda del sistema

Seleccione una moneda. No puede modificarla una vez que se contabilizaron transacciones.

Moneda de la cuenta por defecto

Monedas (todas)

Visualizar saldo Haber con signo negativo Utilizar cuentas segmentación

Marcar únicamente si es válido para su localización.

Utilizar importe negativo para anular operación Permitir más de un tipo de documento No marcar por serie Multilingüe Utilizar inventario permanente Método de valoración de grupos de artículos

Media variable

Banco propio

El banco propio se añadirá más adelante.

Seleccione Actualizar para completar la inicialización de Detalles empresa.

1-3

Marque y ajuste el modelo de Plan de cuentas. 1-3-1

Añada una cuenta de activo para el banco propio o cambie el nombre de una ya existente (Banco Nacional). Seleccione Finanzas

Plan de cuentas.

Seleccione una cuenta activa en el área correspondiente del cajón de activos. En el menú superior de SAP Business One seleccione Datos

Añadir.

Introduzca el número de cuenta de mayor y configúrelo como cuenta monetaria. Seleccione Añadir. Nota: En lugar de añadir una nueva cuenta, puede cambiar el nombre de una cuenta existente. 1-3-2

1-4

Añada una cuenta nueva, o identifique una cuenta de pago previo existente que se utilizará para contabilizar el seguro de pago previo.

Defina el banco propio. 1-4-1

Añada un nuevo banco. Seleccione Gestión

Definición

Gestión de bancos

Bancos

Bancos - Definición

Valores

Código de país

Seleccione de la lista desplegable.

Código bancario

Nacional

Nombre del banco

Banco Nacional

Seleccione Actualizar. 1-4-2

Configure el banco como banco propio. Seleccione Gestión propio

Definición

Gestión de bancos

Cuentas banco

Cuentas banco propio Definición

Valores

Código bancario

Nacional

País

Se debe introducir automáticamente según el código bancario, por ejemplo, GB

Sucursal

112233

Número de cuenta

12345678

Cuenta de mayor

Seleccione la cuenta de mayor del Banco nacional

Seleccione Actualizar y OK.

1-4-3

Configure el banco propio como la opción por defecto para la empresa. Seleccione Gestión

Inicialización sistema

Detalles empresa.

Seleccione el país, el banco, el número de cuenta y la sucursal del banco propio, como se define en el paso 1-4-2. Seleccione Actualizar. 1-5

Defina las condiciones y los métodos de pago. 1-5-1

Defina condiciones de pago. Seleccione Gestión Definición Condiciones de pago.

Interlocutores comerciales

Introduzca la siguiente información de la sección 10 del Blueprint empresarial: Condiciones de pago Definición

Valores

Código de condiciones de pago

Net30-proveedores

Fecha de vencimiento basada en

Fecha de documento

Fecha inicial

+ 30 días

Pago recibido pendiente

No

Nombre de descuento por pronto pago

Definir nuevo: Campo

Valor

Código

3p72p14

Nombre

3p72p14

Días después de la fecha 7 de contabilización % de descuento

3

Días después de la fecha 14 de contabilización % de descuento Seleccione Añadir Seleccione Añadir.

2

Condiciones de pago Definición

Valores

Código de condiciones de pago

Neto 30-clientes

Fecha de vencimiento basada en

Fecha de documento

Fecha inicial

+ 30 días

Pago recibido pendiente

No

Nombre de descuento por pronto pago

Definir nuevo: Campo

Valor

Código

2p14

Nombre

2p14

Días después de la fecha 14 de contabilización % de descuento Seleccione Añadir Seleccione Añadir. Condiciones de pago Definición

Valores

Código de condiciones de pago

Neto 07

Fecha de vencimiento basada en

Fecha de documento

Fecha inicial

+ 7 días

Pago recibido pendiente

No

Seleccione Añadir. Condiciones de pago Definición

Valores

Código de condiciones de pago

Efectivo

Fecha de vencimiento basada en

Fecha de documento

Fecha inicial

0 días

Pago recibido pendiente

Efectivo

Seleccione Añadir.

2

1-5-2

Defina vías de pago. Seleccione Gestión

Definición

Gestión de bancos

Vías de pago

Introduzca la siguiente información de la sección 10 del Blueprint empresarial: Vías de pago - Definición

Valores

Código de vía de pago

bt01

Descripción

Transferencias bancarias emitidas

Clase de pago

Efectuados

Medios de pago

Transferencia bancaria

Banco propio

Seleccione el banco propio

Formato de fichero

Seleccione un formato de fichero Nota: Para procesar transferencias bancarias se requiere el Add-on Payment Engine.

Seleccione Añadir. Vías de pago - Definición

Valores

Código de vía de pago

bt02

Descripción

Transferencias bancarias recibidas

Clase de pago

Recibido

Medios de pago

Transferencia bancaria

Banco propio

Seleccione el banco propio

Formato de fichero

Seleccione un formato de fichero

Seleccione Añadir.

1-5-3

Defina valores estándar de ejecución de pago. Seleccione Gestión ejecución de pago.

Definición

Gestión de bancos

Valores estándar de

Valores estándar de ejecución de pago - Definición

Valores

Días de tolerancia

Introduzca un valor de tolerancia. Light & Music exige 3 días.

Vías de pago

Seleccione las vías de pago creadas anteriormente

Seleccione Actualizar. Seleccione OK.

1-6

Defina parametrizaciones generales. Seleccione Gestión

Inicialización sistema

Parametrizaciones generales.

Introduzca la siguiente información de la sección 2 del Blueprint empresarial: Parametrizaciones generales: ficha IC

Valores

Límite de crédito Pedido de cliente Especificar comisión por

Empleados del departamento de ventas

Condiciones de pago para deudores

Seleccione Neto 30-clientes

Condiciones de pago para acreedores

Seleccione Neto 30-proveedores

Vía de pago estándar para deudor

Seleccione bt02

Vía de pago estándar para acreedor

Seleccione bt01

Introduzca la siguiente información de empresa en la ficha Inventario: Parametrizaciones generales: ficha Inventario

Valores

Método de gestión

En cada operación

Números de serie unívocos por

Número de serie

Crear automáticamente tarjeta de equipo de cliente Almacén estándar

Almacén general

Fijar cuentas de mayor por

Grupo de artículos

Seleccione la ficha Servicios y ajuste las parametrizaciones deseadas. Seleccione la ficha Visualizar y ajuste las parametrizaciones deseadas. Nota: Estas parametrizaciones se aplican al usuario actual. Seleccione la ficha Vía de acceso y seleccione una carpeta para la Carpeta de imágenes. Esta carpeta debe estar compartida. Seleccione Actualizar. Seleccione OK.

1-7

Defina las Parametrizaciones de documento. Seleccione Gestión

Inicialización sistema

Parametrizaciones de documento.

Introduzca la siguiente información de la sección 19 del Blueprint empresarial: Parametrizaciones de documento: ficha General

Valores

Calcular ganancia bruta Origen precio de base

Coste de artículo

Calcular % ganancia bruta como

Ganancia/Precio base

Incluir comentarios de documento

Número de documento base

Para lista de materiales de ventas en documentos, visualizar

Precio y total sólo para nodo superior (árbol)

Respuesta de liberación de stock por debajo del nivel mínimo

Sólo mje.adv.

Bloquear stock negativo por Método de redondeo

Por moneda

Gestión de porte en documentos Seleccione la ficha Por documento. Seleccione Pedido de cliente y marque Activar verificación de disponibilidad automática. Seleccione Pedido de cliente y marque Partir pedido. Seleccione Actualizar. 1-8

Cree grupos de artículos y establezca la determinación de cuentas de mayor. La determinación de cuentas de mayor se crea automáticamente con las cuentas del modelo de plan de cuentas. Sin embargo, Light & Music desea definir la determinación de cuentas de mayor en el nivel de grupo de artículos. Esto se especificó en las Parametrizaciones generales. Por lo tanto, debe crear el grupo de artículos primero y, luego, realizar ajustes en las cuentas de mayor de los datos maestros del grupo de artículos. Nota: En un proyecto de implementación real, debe planificar y realizar estas modificaciones con el contable del cliente. 1-8-1

Cree un grupo de artículos para varias pantallas. Seleccione Gestión

Definición

Inventario

Grupos de artículos.

Introduzca la siguiente información de la sección 8 del Blueprint empresarial: Grupos de artículos - Definición

Valores

Nombre de grupo de artículos

Multipantallas

Método planificación

MRP

Método de aprovisionamiento

Producir

Método de valoración por defecto

Estándar

1-8-2 Defina la determinación de cuenta de mayor para el grupo de artículos de pantallas múltiples. Seleccione la ficha Finanzas y reemplace las cuentas de mayor por defecto: Determinación de cuentas de mayor

Nombre de cuenta

Cuenta de inventario (stock)

1. Cree una nueva cuenta en la sección Balance del plan de cuentas llamada Productos terminados: Multipantallas. 2. Reemplace la cuenta por defecto por esta nueva cuenta

Cuenta de precio de coste

1. Cree una nueva cuenta de tipo de gastos en la sección PyG del plan de cuentas llamada Precios de coste: multipantallas. 2. Reemplace la cuenta por defecto por esta nueva cuenta.

Cuenta de stocks de trabajo en curso

1. Cree una cuenta nueva en la sección PyG del plan de cuentas llamada WIP: multipantallas 2. Seleccione esta cuenta como la cuenta por defecto para este grupo de artículos.

Cuenta de desviación de stock WIP

1. Cree una nueva cuenta de gastos en la sección PyG del plan de cuentas llamada Diferencia: Coste estándar. 2. Reemplace la cuenta por defecto.

Seleccione Añadir. 1-8-3

Cree un grupo de artículos para accesorios. Cree el siguiente grupo de artículos: Grupos de artículos Definición

Valores

Nombre de grupo de artículos

Accesorios

Método planificación

Ninguno

Método de aprovisionamiento

Comprar

Método de valoración por defecto

Media variable

Nota: Para ahorrar tiempo, utilice las cuentas de mayor estándar para este grupo de artículos. Seleccione Añadir.

1-8-4

Cree un grupo de artículos para materias primas. Nota: Si existe un grupo de artículos actual para materias primas ya definido en su plan de cuentas, puede utilizarlo. Grupos de artículos Definición

Valores

Nombre de grupo de artículos

Materias primas

Método planificación

Ninguno

Método de aprovisionamiento

Comprar

Método de valoración por defecto

Media variable

Utilice las cuentas de mayor para este grupo de artículos. Seleccione Añadir. Nota: El grupo de artículos Equipos no es necesario para los ejercicios de esta clase.

1-9

Defina Almacenes. Seleccione Gestión

Definición

Inventario

Almacenes.

Introduzca la siguiente información de la empresa de la sección 7 del Blueprint empresarial: Almacenes - Definición

Valores

Código de almacén

Almacén01

Nombre de almacén

Principal

Detalles de dirección

Introduzca según corresponda

Impuestos

Introduzca según corresponda

Seleccione Añadir. Almacenes - Definición

Valores

Código de almacén

Almacén02

Nombre de almacén

Oeste

Detalles de dirección

Introduzca según corresponda

Impuestos

Introduzca según corresponda

Seleccione Añadir. Almacenes - Definición

Valores

Código de almacén

Almacén03

Nombre de almacén

Este

Detalles de dirección

Introduzca según corresponda

Impuestos

Introduzca según corresponda

Seleccione Añadir. Almacenes - Definición

Valores

Código de almacén

Almacén

Nombre de almacén

Alquiler

Detalles de dirección

Introduzca según corresponda

Impuestos

Introduzca según corresponda

Seleccione Añadir. 1-10 Recuerde realizar una copia de seguridad de la base de datos de la empresa nueva. Utilice SAP Business One Service Manager. Nota: Si utiliza un servidor compartido por el aula no podrá utilizar el servicio de copia de seguridad.

Realización del proyecto:

Ejercicios

Unidad: Realización del proyecto Tema: Autorizaciones y cuentas de usuario Al finalizar este ejercicio, podrá: Configurar la política de claves de acceso. Definir departamentos. Definir cuentas de usuario. Configurar la clave de acceso de un usuario nuevo. Definir autorizaciones generales. Definir las series de numeración de documentos para usuarios. Probar autorizaciones generales mediante la entrada al sistema con diferentes usuarios. Definir usuarios y departamentos para Light & Music Ltd mediante el uso de información de Blueprint empresarial. Definir varias autorizaciones para usuarios en Light & Music Ltd.

1-1

Defina la política de claves de acceso. Para lograr una mayor seguridad, Light & Music ha solicitado cambiar las claves de acceso de usuario cada 60 días. Para implementarlo, defina la política de claves de acceso en SAP Business One.

1-2

Defina departamentos y cuentas de usuario. 1-2-1

Defina nuevos departamentos para: Finanzas, Almacén, Ventas, Compras, Producción y Servicios.

1-2-2

Defina los usuarios. Consulte la sección 13 Blueprint empresarial para obtener detalles.

Usuario

Nota

Michael Smith

Utilice el departamento general. Michael Smith es el único superusuario.

Claire Thomas Richard Long

Seleccione el departamento definido en el Blueprint empresarial Seleccione el departamento definido en el Blueprint empresarial

Sarah Miller

Seleccione el departamento definido en el Blueprint empresarial

Maggie Martins

Seleccione el departamento definido en el Blueprint empresarial

David Burns

Seleccione el departamento definido en el Blueprint empresarial

Edward Petty

Seleccione el departamento definido en el Blueprint empresarial

1-3

Defina la clave de acceso para un usuario nuevo. Cambie al usuario Sarah Miller. En el campo, introduzca y confirme una nueva clave de acceso. Deje en blanco el campo de la clave de acceso anterior. Seleccione Gestión Inicialización sistema Detalles empresa. ¿Qué ocurre cuando se accede a esta función? ¿Por qué ocurre esto? ________________________________________________________ Seleccione Ventas – clientes. Abra un pedido de cliente. ¿Qué ocurre al abrir el pedido de cliente? ¿Por qué ocurre esto? ________________________________________________________

1-4

Vuelva al superusuario. Vuelva a modificar el usuario ‘director’.

1-5

Defina autorizaciones generales. 1-5-1 Defina autorizaciones generales para Sarah (Jefe de ventas) Asunto

Autorización

General

Autorización total

General > Diseñador de configuración de impresión

Falta autorización

General > Configuración de impresión de consultas

Falta autorización

General > Parametrización de documento

Falta autorización

General > Acceso a cuentas confidenciales

Falta autorización

General > Status del período: cierre del período

Falta autorización

Gestión > Inicialización sistema > Serie de numeración

Autorización total

Oportunidades

Autorización total

Ventas - clientes

Autorización total

Interlocutores comerciales

Autorización total

Interlocutores comerciales > Reconciliaciones internas

Falta autorización

Inventario

Autorización total

Informes

Autorización total

Nota: La autorización para Interlocutores comerciales se modifica a Varias autorizaciones

Introduzca 20% como descuento máximo para ventas.

1-5-2

Defina autorizaciones generales para Maggie (Empleada del departamento de ventas) Maggie tiene las mismas autorizaciones generales que Sarah. Sin embargo, Maggie no debe tener acceso al módulo Oportunidades. Sugerencia: Copie las autorizaciones generales de Sarah a Maggie, y haga los ajustes. Introduzca 10% como descuento máximo para ventas. Configure la autorización correcta para la serie de numeración de documentos de Maggie:

1-5-3

Asunto

Autorización

Gestión > Inicialización sistema > Series de numeración >

Falta autorización

Gestión > Inicialización sistema > Series de numeración > Serie – Grupo Nº 2

Autorización total

Oportunidades

Falta autorización

Nota: La autorización se modificará a Varias autorizaciones después de configurar la autorización a grupo de series.

Defina autorizaciones generales para David (Empleada del departamento de ventas) David tiene las mismas autorizaciones generales que Maggie. Configure la autorización correcta para la serie de numeración de documentos de David: Asunto

Autorización

Gestión > Inicialización sistema > Series de numeración > Serie – Grupo Nº 2

Falta autorización

Gestión > Inicialización sistema > Series de numeración > Serie – Grupo Nº 3

Autorización total

1-5-4

Defina autorizaciones generales para Claire (Jefa contable) Claire tendrá asignado un tipo de licencia Profesional (como Michael), pero hay algunas áreas que deberán estar restringidas. Copie las autorizaciones generales de Michael a Claire. Cambie las autorizaciones para Claire: Asunto

Autorización

General > Diseñador de configuración Falta autorización de impresión

1-6

General > Parametrización de documento

Falta autorización

Gestión > Importación/Exportación de datos

Falta autorización

Gestión > Procedimientos de aprobación

Falta autorización

Producción

Sólo lectura

MRP

Sólo lectura

Servicio

Sólo lectura

Recursos Humanos

Falta autorización

Configure Numeración de documentos y series. Los tres empleados del departamento de ventas, Sarah, Maggie y David, necesitan una serie de numeración diferente para los documentos de ventas. Para implementar esto, deberán crear 3 series de numeración de documentos. La serie por defecto será utilizada por Sarah, la segunda serie por Maggie y la tercera serie por David. Configure la serie de numeración para Pedidos de cliente: Configure la numeración de la serie por defecto de 100 a 9999. Configure la siguiente numeración de serie de 10000 a 19999. Asigne esta serie al Grupo 2. Nota: La autorización al Grupo 2 se asignó a Maggie en el paso 1-1-2. Configure la tercera numeración de serie de 20000 a 29999. Asigne esta serie al Grupo 3. Nota: La autorización al Grupo 3 se asignó a David en el paso 1-1-3 Nota: Se pueden definir intervalos para otros documentos de marketing si el tiempo lo permite, pero no es obligatorio en los ejercicios de este curso.

1-7

Pruebe autorizaciones generales y números de documentos. Nota: Para la prueba de autorizaciones generales deberá entrar al sistema como Sarah, Maggie y Claire. Antes de entrar al sistema, deberá asignar una licencia al usuario. Si tiene únicamente una licencia Profesional, deberá cambiar esa licencia a cada usuario antes de conectarse como ese usuario. 1-7-1 Asigne una licencia a Sarah. Seleccione el usuario Sarah y marque la casilla de selección para asignar el tipo de licencia. Nota: Asigne una licencia de logística limitada a Sarah si posee una en su sistema. De esta forma podrá ver qué funciones permite este tipo de licencia. Si tiene únicamente una licencia Profesional, deberá cambiar esa licencia a cada usuario antes de conectarse como ese usuario. 1-7-2

Pruebe autorizaciones para Sarah. Abra una nueva copia de SAP Business One y entre al sistema como Sarah. Si se le pide que defina una nueva clave de acceso, deje en blanco la clave de acceso anterior e introduzca una nueva para Sarah. Escriba la clave de acceso aquí __________. Intente acceder a Interlocutores comerciales Deberá aparecer un error de autorización.

Reconciliaciones internas.

Abra un pedido de cliente. Anote el número del pedido de cliente __________. 1-7-3 Asigne una licencia a Maggie. Mediante el uso de una sesión de gestor, seleccione el usuario Maggie y marque la casilla de selección para asignar el tipo de licencia. De ser posible, asigne una licencia de logística limitada. 1-7-4

Entre al sistema como Maggie (Ventas). Cambie a la sesión de SAP Business One conectado como Sarah. Seleccione Gestión

Seleccionar sociedad GL.

Seleccione Modificar usuario. Introduzca las credenciales de entrada al sistema de Maggie. 1-7-5

Pruebe autorizaciones para Maggie. Entre al sistema como Maggie y acceda al módulo Oportunidades. Seleccione Oportunidades. El documento Oportunidades no aparecerá en el menú. Abra un pedido de cliente. Anote el número del pedido de cliente __________.

1-7-6 Asigne una licencia a Claire. Mediante el uso de una sesión de gestor, seleccione el usuario Claire y marque la casilla de selección para asignar el tipo de licencia. Asigne una licencia Profesional.

1-7-7

Pruebe autorizaciones para Claire. Cambie a la sesión de SAP Business One conectado como Maggie. Modifique el usuario y entre al sistema como Claire. Intente acceder a Datos maestros empleado en el módulo Recursos Humanos.

1-7-8

Vuelva al superusuario. Vuelva a la sesión director. Si transfirió su licencia Profesional a una de las otras cuentas de usuario, recuerde asignarla nuevamente a la cuenta de director.

Soluciones Unidad: Realización del proyecto Tema: Autorizaciones y cuentas de usuario

1-1

Defina la política de claves de acceso. Seleccione Gestión claves de acceso.

Definición

General

Seguridad

Administración de

Introduzca los siguientes campos para Light & Music Ltd.: Campo

Valores

Nivel de seguridad

Seleccionar Clientes

Vencimiento después de

60 días

Longitud mínima

4

Número mínimo de caracteres en mayúscula

0

Ejemplo de clave de acceso

Seleccione Generar

Deje las demás parametrizaciones en 0

Seleccione Actualizar. 1-2

Defina departamentos y cuentas de usuario para Light & Music Ltd. 1-2-1

Defina departamentos. Seleccione Gestión

Definición

General

Usuarios.

En el campo Departamento, seleccione Definir nuevo de la lista desplegable. Introduzca los siguientes departamentos para Light & Music Ltd.: Campo

Valores

A continuación, seleccione

Departamento

Finanzas

Actualizar

Departamento

Almacén

Actualizar

Departamento

Ventas

Actualizar

Departamento

Compras

Actualizar

Departamento

Fabricación

Actualizar

Departamento

Servicio

Actualizar

Seleccione OK.

1-2-2

Defina cuentas de usuario. Seleccione Gestión

Definición

General

Usuarios

Introduzca los siguientes usuarios para Light & Music Ltd. en la sección 13 del Blueprint empresarial: Nombre de campo o clase de datos

Valores

Código de usuario

michael

Nombre de usuario

Michael Smith

Superusuario Departamento

General

Clave de acceso

Seleccione el pulsador de búsqueda a la derecha. Introduzca m123 como clave de acceso y confírmela.

Seleccione Añadir. Nombre de campo o clase de datos

Valores

Código de usuario

claire

Nombre de usuario

Claire Thomas

Departamento

Finanzas

No introduzca una clave de acceso para este usuario. Seleccione Añadir. Nombre de campo o clase de datos

Valores

Código de usuario

richard

Nombre de usuario

Richard Long

Departamento

Fabricación

Seleccione Añadir. Nombre de campo o clase de datos

Valores

Código de usuario

sarah

Nombre de usuario

Sarah Miller

Departamento

Ventas

Seleccione Añadir.

Nombre de campo o clase de datos

Valores

Código de usuario

maggie

Nombre de usuario

Maggie Martins

Departamento

Ventas

Seleccione Añadir. Nombre de campo o clase de datos

Valores

Código de usuario

david

Nombre de usuario

David Burns

Departamento

Ventas

Seleccione Añadir. Nombre de campo o clase de datos

Valores

Código de usuario

edward

Nombre de usuario

Edward Petty

Departamento

Compras

Seleccione Añadir. 1-3

Defina la clave de acceso para un usuario nuevo. Seleccione Gestión

Seleccionar sociedad GL.

Seleccione Modificar usuario. Introduzca el usuario “sarah” en el campo Código de usuario. Seleccione OK. Introduzca una nueva clave de acceso para el usuario: Modificar clave de acceso

Valores

Clave de acceso anterior

Dejar en blanco

Clave de acceso nueva

Introduzca una clave de acceso de 4 dígitos ____________________ Nota: Más adelante utilizará esta clave de acceso.

Confirmar

Introduzca la clave de acceso nuevamente

Seleccione Actualizar. Abra el menú Gestión. Si intenta abrir uno de los submenús aparecerá un mensaje de error. Este usuario no tiene licencia o autorización para las funciones. Seleccione Ventas – clientes. Abra un pedido de cliente. Verá un mensaje de error. Esto se debe a que el usuario no tiene autorización para la serie de numeración del documento.

1-4

Vuelva al superusuario. Seleccione Gestión

Seleccionar sociedad GL.

Seleccione Modificar usuario. Introduzca el usuario “director” en el campo Código de usuario. Introduzca la clave de acceso. Seleccione OK. 1-5

Defina autorizaciones generales para Light & Music Ltd. Nota: Las autorizaciones generales requieren una planificación minuciosa junto con el cliente. Seleccione Gestión generales.

Inicialización sistema

Autorizaciones

Autorizaciones

Nota: Michael Smith está configurado como superusuario, por lo tanto recibirá autorización total a toda la funcionalidad. 1-5-1

Defina autorizaciones generales para Sarah (Jefe de ventas). Seleccione Sarah de la lista que aparece a la izquierda. Introduzca los siguientes valores para Light & Music Ltd.: Asunto General General > Diseñador de configuración de impresión General > Configuración de impresión de consultas General > Parametrización de documento General > Acceso a cuentas confidenciales General > Status del período: cierre del período Gestión > Inicialización sistema > Serie de numeración Oportunidades Ventas - clientes Interlocutores comerciales Interlocutores comerciales > Reconciliaciones internas

Inventario Informes

Autorización Autorización total Falta autorización Falta autorización Falta autorización Falta autorización Falta autorización Autorización total Autorización total Autorización total Autorización total Falta autorización Nota: La autorización para Interlocutores comerciales se modifica a Varias autorizaciones Autorización total Autorización total

Introduzca 20% como descuento máximo para ventas. Seleccione Actualizar.

1-5-2

Defina autorizaciones generales para Maggie (Ventas). Mantenga el cursor del ratón sobre el nombre de Sarah hasta que aparezca un rectángulo alrededor del nombre. Mueva el rectángulo hacia el nombre de Maggie en la lista. Suelte el cursor del ratón sobre el nombre de Maggie. Seleccione Copiar en la ventana Mensaje del sistema. Maggie ahora tiene las mismas autorizaciones generales que Sarah. Sin embargo, Maggie no debe tener acceso a todas las funciones. Introduzca los siguientes valores para Light & Music Ltd.: Asunto

Autorización

Gestión > Inicialización sistema > Series de numeración >

Falta autorización

Gestión > Inicialización sistema > Series de numeración > Serie – Grupo Nº 2

Autorización total

Oportunidades

Falta autorización

Nota: La autorización se modificará a Varias autorizaciones después de configurar la autorización a grupo de series.

Introduzca 10% como descuento máximo para ventas. Seleccione Actualizar. 1-5-3

Defina autorizaciones generales para David (Ventas). Mantenga el cursor del ratón sobre el nombre de Maggie hasta que aparezca un rectángulo alrededor del nombre. Mueva el rectángulo hacia el nombre de David en la lista. Suelte el cursor del ratón sobre el nombre de David. Seleccione Copiar en la ventana Mensaje del sistema. David ahora tiene las mismas autorizaciones generales que Maggie. Haga los siguientes ajustes a las autorizaciones generales de David: Asunto

Autorización

Gestión > Inicialización sistema > Series de numeración > Serie – Grupo Nº 2

Falta autorización

Gestión > Inicialización sistema > Series de numeración > Serie – Grupo Nº 3

Autorización total

Seleccione Actualizar. David ahora tiene las mismas autorizaciones que Maggie, con la excepción de la serie de numeración de documentos.

1-5-4

Defina autorizaciones generales para Claire (Jefa contable). Claire tendrá asignado un tipo de licencia Profesional, pero hay algunas áreas que deberán estar restringidas mediante el uso de autorizaciones. Mantenga el cursor del ratón sobre el nombre de Michael hasta que aparezca un rectángulo alrededor del nombre. Mueva el rectángulo hacia el nombre de Claire. Suelte el cursor del ratón sobre el nombre de Claire. Seleccione Copiar en la ventana Mensaje del sistema. Claire ahora tiene las mismas autorizaciones generales que Michael. Cambie las autorizaciones para Claire: Asunto

Autorización

General > Diseñador de configuración de impresión

Falta autorización

General > Parametrización de documento

Falta autorización

Gestión > Importación/Exportación de datos

Falta autorización

Gestión > Procedimientos de aprobación

Falta autorización

Fabricación

Sólo lectura

MRP

Sólo lectura

Servicio

Sólo lectura

Recursos Humanos

Falta autorización

Claire ahora tiene las mismas autorizaciones que Michael, con las excepciones anteriores. Seleccione Actualizar.

1-6

Configure Numeración de documentos y series. Los tres empleados del departamento de ventas, Sarah, Maggie y David, necesitan una serie de numeración diferente para los documentos de ventas. Para implementar esto, deberán crear 3 series de numeración de documentos. La serie por defecto será utilizada por Sarah, la serie 2 por Maggie y la serie 3 por David. Seleccione Gestión

Inicialización sistema

Numeración de documentos.

Introduzca la siguiente información para Light & Music Ltd.: Numeración de documentos Definición

Valores

Pedidos de cliente

Seleccione el campo Primer número y modifique el valor a 100.

(serie por defecto)

Seleccione el campo Último número y modifique el valor a 9999. Haga doble clic en la línea pedidos de cliente. Se abre la ventana Serie – Definición. Haga clic con el botón derecho en la línea de la serie Primarios y seleccione Añadir línea. Introduzca la siguiente información para Light & Music Ltd. Serie - Definición

Valores

Nombre

Serie2 Nota: El nombre no puede tener más de 8 caracteres.

Primer número

10000 Nota: La nueva serie debe seguir la primera numeración de serie, sin espacios.

Último número

19999

Grupo

Seleccione 2 de la lista. Nota: Para otorgar acceso al grupo se utilizan autorizaciones generales.

Seleccione la línea para la serie y, luego, elija Fijar como estándar. Seleccione Especificar como estándar para usuario determinado. Seleccione el usuario Maggie de la lista. Seleccione OK. Seleccione Actualizar. Seleccione Añadir línea.

Introduzca la siguiente información para Light & Music Ltd.: Serie - Definición

Valores

Nombre

Serie3

Primer número

20000

Último número

29999

Grupo

Seleccione 3 de la lista.

Seleccione la línea para la serie y, luego, elija Fijar como estándar. Seleccione Especificar como estándar para usuario determinado. Seleccione el usuario David de la lista. Seleccione OK. Seleccione Actualizar. Seleccione OK para actualizar la numeración de documento. 1-7

Pruebe autorizaciones generales y números de documentos. Nota: Deberá entrar al sistema como los usuarios Sarah, Maggie y Claire. Por lo tanto, deberá asignar primero una licencia a cada usuario antes de entrar al sistema. 1-7-1

Asigne una licencia a Sarah. Seleccione Gestión

Licencia

Gestión de licencias.

Seleccione el usuario Sarah y marque la casilla de selección para asignar el tipo de licencia. Nota: Asigne una licencia de logística limitada a Sarah si posee una en su sistema. De esta forma podrá ver qué funciones permite este tipo de licencia. Si tiene únicamente una licencia Profesional, deberá cambiar esa licencia a cada usuario antes de conectarse como ese usuario. 1-7-2

Pruebe las autorizaciones para Sarah (Jefa de ventas). Abra una nueva copia de SAP Business One y entre al sistema como Sarah. No cierre la ventana actual de SAP Business One. Si se le pide que defina una nueva clave de acceso, deje en blanco la clave de acceso anterior e introduzca una nueva para Sarah. Escriba la clave de acceso aquí __________. Seleccione Interlocutores comerciales aparecer un error de autorización.

Reconciliaciones internas. Deberá

Seleccione Ventas – clientes. Abra un pedido de cliente. El número de pedido de cliente debe ser 100.

1-7-3

Asigne una licencia a Maggie. Cambie a la sesión de SAP Business One conectado como director. Seleccione Gestión

Licencia

Gestión de licencias.

Seleccione el usuario Maggie y marque la casilla de selección para asignar el tipo de licencia. De ser posible, asigne una licencia de logística limitada. 1-7-4

Entre al sistema como Maggie (Ventas). Cambie a la sesión de SAP Business One conectado como Sarah. Seleccione Gestión

Seleccionar sociedad GL.

Seleccione Modificar usuario. Introduzca las credenciales de entrada al sistema de Maggie. 1-7-5

Pruebe las autorizaciones para Maggie (Ventas). Seleccione Oportunidades. El documento Oportunidades no aparecerá en el menú. Seleccione Ventas – clientes. Abra un pedido de cliente. El número de pedido de cliente debe ser 10000.

1-7-6 Asigne una licencia a Claire. Cambie a la sesión de SAP Business One conectado como director. Seleccione Gestión

Licencia

Gestión de licencias.

Seleccione el usuario Claire y marque la casilla de selección para asignar el tipo de licencia. Asigne una licencia Profesional. 1-7-7

Pruebe las autorizaciones para Claire (Contable). Cambie a la sesión de SAP Business One conectado como Maggie. Modifique el usuario y entre al sistema como Claire. Seleccione Recursos Humanos. Los Datos maestros empleado no aparecerán en el menú.

1-7-8

Vuelva al superusuario. Cambie a la sesión director. Nota: Si asignó la licencia Profesional a otro usuario, recuerde volver a asignarla al usuario director.

Realización del proyecto:

Ejercicios

Unidad: Realización del proyecto Tema: Data Transfer Workbench Al finalizar este ejercicio, podrá: Crear grupos de interlocutores comerciales. Preparar e importar datos maestros de interlocutor comercial. mediante Data Transfer Workbench. Preparar e importar datos maestros de artículo mediante un modelo de importación personalizado. Importar precios de artículos. Importar una nueva lista de precios mediante la utilidad Importar desde Excel. Importar los datos maestros de artículo y de interlocutor comercial para Light & Music Ltd. utilizando la información del Blueprint empresarial.

Nota: Debido a la complejidad de los ejercicios, consulte las soluciones de los ejercicios.

Realización del proyecto:

Soluciones

Unidad: Realización del proyecto Tema: Data Transfer Workbench

Importante: Estos ejercicios se desarrollan para la versión de Data Transfer Workbench incluida con SAP Business One versión 8.8 patch 11 y superior. 1-1 Cree grupos de interlocutores comerciales. Nota: Antes de importar interlocutores comerciales, debe definir grupos de interlocutores comerciales. Los grupos se pueden importar mediante el uso de Data Transfer Workbench o bien, se pueden crear manualmente en el sistema. En este ejercicio, los grupos se crean de forma manual. En SAP Business One, seleccione Gestión Grupos de clientes.

Definición

Interlocutores comerciales

En la ventana Grupos de clientes – Definición, introduzca los siguientes valores de la sección 15 del Blueprint empresarial: Campo

Valor

A continuación, seleccione

Nombre de grupo

Hoteles

Actualizar

Exhibiciones

Actualizar

Empresas

Actualizar

Arquitectos

Actualizar

En SAP Business One, seleccione Gestión Grupos de proveedores.

Definición

Interlocutores comerciales

En la ventana Grupos de proveedores – Definición, introduzca los siguientes valores de la sección 16 del Blueprint empresarial: Campo

Valor

A continuación, seleccione

Nombre de grupo

Contratistas

Actualizar

Proveedores ind.

Actualizar

1-2

Ejecute la consulta para buscar códigos internos de grupos de interlocutores comerciales. Al crear grupos de interlocutores comerciales, el sistema asigna un código interno a cada grupo. En el modelo de DTW para los datos maestros de interlocutor comercial, debe especificar estos códigos en lugar de los nombres de grupo. Seleccione Herramientas

Consultas

Generador de consultas.

Seleccione Ejecutar. Seleccione el icono de lápiz para habilitar el tratamiento de una consulta. Introduzca una consulta para visualizar todos los campos de la tabla OCRG: SELECT * FROM OCRG T0 Seleccione Ejecutar. Escriba los códigos de cada grupo: Hoteles Exhibiciones Empresas Arquitectos Contratistas Proveedores ind.

1-3

Prepare los datos maestros de interlocutor comercial para importación. Seleccione Inicio datos Modelos.

Todos los programas

SAP Business One

Migración de

Abra la carpeta de Modelos y abra la carpeta Interlocutores comerciales. Abra la carpeta Datos maestros de interlocutor comercial. Sugerencia: Para buscar información en un campo en un modelo, consulte la ayuda online Data Interface API de SAP Business One. Puede tener acceso desde el menú Ayuda de Data Transfer Workbench. 1-3-1

Cree un fichero de importación de datos para los datos de cabecera del interlocutor comercial. Abra OCRD - BusinessPartners.xlt. Introduzca los siguientes valore para Light & Music Ltd. Nota: Consulte con su instructor si hay otros campos obligatorios para su localización. Nombre de Data Interface API

Nombre de campo de tabla

Valor

CardCode

CardCode

C0010

CardName

CardName

Hoteles Hilton en todo el mundo

CardType

CardType

cCustomer

GroupCode

GroupCode

Introduzca el código interno del grupo Hoteles (por ejemplo, 102).

Address

Address

Dejar en blanco. Introducirá la información de dirección del interlocutor comercial en el modelo CRD1 - BPAddressess.xlt.

Phone1

Phone1

020 345 6789

CreditLimit

CreditLine

50000

VatLiable

VatStatus

vLiable

FederalTaxID

LicTradNum

GB1111222233333

Currency

Currency

GBP Nota: Si deja este campo en blanco el valor por defecto en los detalles de la empresa será la moneda local.

City

City

Country

Country

DefaultAccount

DflAccount

DefaultBranch

DflBranch

DefaultBankCode

BankCode

VatGroup

ECVatGroup

Dejar en blanco. Introducirá la información de dirección del interlocutor comercial en el modelo CRD1 - BPAddressess.xlt. Dejar en blanco. Introducirá la información bancaria del interlocutor comercial en el modelo OCRB - BPBankAccounts.xlt. Utilice un indicador de IVA repercutido adecuado, como O1.

Nombre de Data Interface API

Nombre de campo de tabla

Valor

Frozen

frozenFor

tNO Nota: Por defecto, al crearse un nuevo interlocutor comercial, Congelado está en No.

PartialDelivery

PartDelivr

tYES Nota: Por defecto, al crearse un nuevo interlocutor comercial, Entrega parcial está en Sí.

BlockDunning

BlockDunn

tNO Nota: Por defecto, al crearse un nuevo interlocutor comercial Bloquear reclamación está en No.

BankCountry

BankCountr

Dejar en blanco. Introducirá la información bancaria del interlocutor comercial en el modelo OCRB - BPBankAccounts.xlt.

HouseBank

HouseBank

Banco nacional

HouseBankCountry HousBnkCry

GB

HouseBankAccount HousBnkAct

12345678

PaymentBlock

PaymBlock

tNO

HouseBankBranch

HousBnkBrn

112233

DeferredTax

DeferrTax

tNO Nota: Por defecto, al crearse un nuevo interlocutor comercial Impuesto diferido está en No.

WebSite

IntrntSite

www.hhotels.com

Nombre de Data Interface API

Nombre de campo de tabla

Valor

CardCode

CardCode

C0020

CardName

CardName

Showmasters

CardType

CardType

cCustomer

GroupCode

GroupCode

Introduzca el código interno del grupo Exhibiciones (por ejemplo, 103).

Phone1

Phone1

020 300 4000

CreditLimit

CreditLine

25000

VatLiable

VatStatus

vLiable

FederalTaxID

LicTradNum

GB2222333344444

Nombre de Data Interface API

Nombre de campo de tabla

Valor

VatGroup

ECVatGroup

Utilice un indicador de IVA repercutido adecuado, como O1.

HouseBank

HouseBank

Banco nacional

HouseBankCountry HousBnkCry

GB

HouseBankAccount HousBnkAct

12345678

PaymentBlock

PaymBlock

tNO

HouseBankBranch

HousBnkBrn

112233

WebSite

IntrntSite

www.showmasters.co.uk

Nombre de Data Interface API

Nombre de campo de tabla

Valor

CardCode

CardCode

S0010

CardName

CardName

Sound Systems

CardType

CardType

cSupplier

GroupCode

GroupCode

Introduzca el código interno del grupo Contratistas (por ejemplo, 106).

Phone1

Phone1

021 888 9999

CreditLimit

CreditLine

15000

VatLiable

VatStatus

vLiable

FederalTaxID

LicTradNum

VatGroup

ECVatGroup

GB3333444455555 Utilice un indicador de IVA soportado adecuado, como I1.

HouseBank

HouseBank

Banco nacional

HouseBankCountry HousBnkCry

GB

HouseBankAccount HousBnkAct

12345678

PaymentBlock

PaymBlock

tNO

HouseBankBranch

HousBnkBrn

112233

WebSite

IntrntSite

www.ssystems.co.uk

Nombre de Data Interface API

Nombre de campo de tabla

Valor

CardCode

CardCode

S0020

CardName

CardName

Spotlights

CardType

CardType

cSupplier

Nombre de Data Interface API

Nombre de campo de tabla

Valor

GroupCode

GroupCode

Introduzca el código interno del grupo Proveedores ind. (por ejemplo, 107).

Phone1

Phone1

081 111 2222

CreditLimit

CreditLine

15000

VatLiable

VatStatus

vLiable

FederalTaxID

LicTradNum

GB4444555566666

VatGroup

ECVatGroup

Utilice un indicador de IVA soportado adecuado, como I1.

HouseBank

HouseBank

Banco nacional

HouseBankCountry HousBnkCry

GB

HouseBankAccount HousBnkAct

12345678

PaymentBlock

PaymBlock

tNO

HouseBankBranch

HousBnkBrn

112233

WebSite

IntrntSite

www.spotlights.co.uk

Grabar el fichero como fichero separado por comas con el nombre OCRD BusinessPartners_LM.csv. Nota: Elija el tipo de fichero delimitado por comas de la lista desplegable.

1-3-2

Cree un fichero de importación para direcciones de interlocutores comerciales. Desde la carpeta de modelos, abra CRD1 - BPAddressess.xlt. Introduzca los siguientes valores para los cuatro registros superiores creados en el paso 1-3-1: Nombre de Data Interface API

Nombre de campo de tabla

Valor

ParentKey

CardCode

C0010

AddressName

Address

Destinatario de factura

Street

Street

46 Windsor St

ZipCode

ZipCode

W1 200

City

City

Londres

County

County

AddressType

AdressType

bo_BillTo

Nombre de Data Interface API

Nombre de campo de tabla

Valor

ParentKey

CardCode

C0020

AddressName

Address

Destinatario de factura

Street

Street

123 Commercial St

ZipCode

ZipCode

ES1 2AB

City

City

Southend

County

County

Essex

AddressType

AdressType

bo_BillTo

Nombre de Data Interface API

Nombre de campo de tabla

Valor

ParentKey

CardCode

C0020

AddressName

Address

Entrega

Street

Street

8 Convention Place

ZipCode

ZipCode

ES1 2AB

City

City

Southend

County

County

Essex

AddressType

AdressType

bo_ShipTo

Nota: ParentKey es el enlace al modelo superior.

Nombre de Data Interface API

Nombre de campo de tabla

Valor

ParentKey

CardCode

S0010

AddressName

Address

Pagar a

Street

Street

15 Bridge St

ZipCode

ZipCode

B10 2BB

City

City

Birmingham

County

County

AddressType

AdressType

bo_BillTo

Nombre de Data Interface API

Nombre de campo de tabla

Valor

ParentKey

CardCode

S0020

AddressName

Address

Pagar a

Street

Street

6 Upmarket St

ZipCode

ZipCode

LI 56P

City

City

Liverpool

County

County

AddressType

AdressType

bo_BillTo

Compruebe sus datos y grabe el fichero como CRD1 - BPAddressess_LM.csv.

1-3-3

Cree un fichero separado por comas para empleados de contacto del interlocutor comercial. Abra OCPR - ContactEmployees.xlt. Introduzca los siguientes valores para los cuatro registros superiores: Nombre de Data Nombre de campo Interface API de tabla

Valor

ParentKey

CardCode

C0010

CardCode

CardCode

1 Nota: Al actualizar la información de contacto existente, introduzca el CardCode real aquí. Para una nueva importación, introduzca un número de secuencia para el registro subordinado.

Name

Name

James Smith

Position

Position

Director de compras

Phone1

Tel1

012 345 6791

E_Mail

E_MailL

[email protected]

Title

Title

Sr.

Nombre de Data Nombre de campo Interface API de tabla

Valor

ParentKey

CardCode

C0010

CardCode

CardCode

2

Name

Name

Mary Burton

Position

Position

Organizador de eventos

Phone1

Tel1

012 345 6792

E_Mail

E_MailL

[email protected]

Title

Title

Sra.

Nombre de Data Interface API

Nombre de campo de tabla

Valor

ParentKey

CardCode

C0020

CardCode

CardCode

1

Name

Name

Terry Adams

Position

Position

Director de compras

Phone1

Tel1

020 300 4100

E_Mail

E_MailL

[email protected]

Title

Title

Nombre de Data Interface API

Nombre de campo de tabla

Valor

ParentKey

CardCode

S0010

CardCode

CardCode

1

Name

Name

Vic Price

Position

Position

Jefe de ventas

Phone1

Tel1

0207 600400

E_Mail

E_MailL

[email protected]

Title

Title

Sr.

Nombre de Data Interface API

Nombre de campo de tabla

Valor

ParentKey

CardCode

S0010

CardCode

CardCode

2

Name

Name

Dave Chen

Position

Position

Titular

Phone1

Tel1

0207 600100

E_Mail

E_MailL

[email protected]

Title

Title

Nombre de Data Interface API

Nombre de campo de tabla

Valor

ParentKey

CardCode

S0020

CardCode

CardCode

1

Name

Name

Sam Jones

Position

Position

Responsable de cuentas

Phone1

Tel1

081 111 2000

E_Mail

E_MailL

[email protected]

Title

Title

Grabe el fichero como OCPR - ContactEmployeess_LM.csv.

1-3-4

Cree un fichero separado por comas para cuentas bancarias del interlocutor comercial. Nota: En el fichero de importación de datos debe incluir un código bancario. Este campo está en la tabla de bancos de interlocutor comercial. Para evitar añadir una línea en esta tabla para cada interlocutor comercial, se puede crear una entrada ficticia en la tabla de bancos y utilizar el mismo código bancario para cada banco de interlocutor comercial. En SAP Business One, seleccione Gestión Bancos.

Definición

Gestión de bancos

Añada un nuevo banco. Bancos - Definición

Valores

Código de país

Seleccione de la lista desplegable.

Código bancario

IC

Nombre del banco

Interlocutor comercial

Seleccione Actualizar. Desde la carpeta de modelos de DTW, abra OCRB - BPBankAccounts.xlt. Nota: Los detalles bancarios del interlocutor comercial son necesarios porque Transferencia bancaria está definida como vía de pago. Introduzca los siguientes valores para los cuatro registros superiores: Nombre de Data Interface API

Nombre de campo de tabla

Valor

ParentKey

CardCode

C0010

BPCode

CardCode

1 Nota: Al actualizar la información bancaria existente, introduzca el CardCode real aquí. Para una nueva importación, introduzca un número de secuencia para el registro subordinado.

Branch

Branch

121212

BankCode

BankCode

IC

AccountNo

Account

12220000

Nombre de Data Interface API

Nombre de campo de tabla

Valor

ParentKey

CardCode

C0020

BPCode

CardCode

1

Branch

Branch

232323

BankCode

BankCode

IC

AccountNo

Account

13330000

Nombre de Data Interface API

Nombre de campo de tabla

Valor

ParentKey

CardCode

S0010

BPCode

CardCode

1

Branch

Branch

343434

BankCode

BankCode

IC

AccountNo

Account

14440000

Nombre de Data Interface API

Nombre de campo de tabla

Valor

ParentKey

CardCode

S0020

BPCode

RecordKey

1

Branch

Branch

454545

BankCode

BankCode

IC

AccountNo

Account

15550000

Grabe el fichero como OCRP - BPBankAccounts_LM.csv.

1-4

Importe los ficheros. 1-4-1 Entre a Data Transfer Workbench. Seleccione Inicio Todos los programas de datos Data Transfer Workbench.

SAP Business One

Migración

Introduzca o verifique los datos de entrada al sistema. Campo

Valor

Código de usuario

director

Clave de acceso

Introduzca una clave de acceso para el usuario Director.

Servidor actual

SQL Server 2005 ó 2008 Nombre de servidor

Ahora debe ver una o más bases de datos de empresa de SAP Business One. De lo contrario, seleccione Actualizar. Si no aparecen bases de datos en la ventana de entrada al sistema comuníquese con su instructor. Seleccione la empresa Light & Music de la lista. Seleccione OK. Nota: Después de entrar al sistema correctamente no se visualiza nada en la ventana. No obstante, el menú Entrar al sistema cambia a Salir del sistema. 1-4-2 Ejecute la importación en modo de simulación. Seleccione Importar. En el paso relevante del Asistente de importación de datos: Seleccione Datos maestros. Seleccione Añadir datos nuevos. Expanda el objeto Interlocutores comerciales y seleccione Datos maestros de interlocutor comercial. Enlace los cuatro ficheros de hoja de cálculo que creó en el paso 1-3 con los objetos correspondientes: Objeto BusinessPartners (header) BPAddresses ContactEmployees BPBankAccounts En el paso 6, seleccione Ejecutar simulación para ejecutar un test.

1-4-3 Corrija los errores y vuelva a ejecutar. Si aparece algún mensaje de error, consulte el fichero log. Sugerencia: Si no puede resolver un error, intente importar únicamente el fichero de cabecera. Si la importación se realiza correctamente en la simulación, añada los demás ficheros uno a uno. Una vez corregidos los ficheros, seleccione el pulsador Atrás para volver a ejecutar la simulación de la importación. Si la simulación se realiza correctamente, vaya al paso 7 y seleccione Importar. Una vez que todos los registros se hayan importado correctamente, abra los datos maestros de interlocutor comercial para verificar los registros importados en SAP Business One. 1-5

Importe los datos maestros de artículo. En este ejercicio, creará un modelo personalizado únicamente con los campos que exige Light & Music. 1-5-1

Identifique los números internos de los grupos de artículos. En un ejercicio anterior, creó tres grupos de artículos: Multipantallas ________ Accesorios

________

Materias primas ________ El sistema numera automáticamente los grupos de artículos a partir del 100. La tabla de SAP Business One para los grupos de artículos es OITB. Ejecute una consulta en la tabla OITB para buscar el número interno asignado a cada grupo de artículos. Escriba estos números. 1-5-2

Cree un modelo personalizado para artículos. Entre a Data Transfer Workbench. Seleccione Modelos

Personalizar modelo.

Seleccione Seleccionar objeto. Expanda el objeto Inventario y seleccione Datos maestros artículo. Seleccione OK. Expanda el nodo Artículos. Elimine todos los campos del modelo, excepto los campos que se muestran a continuación. Nota: Para eliminar campos, haga clic con el botón derecho en el campo y seleccione Borrar campo del menú contextual. Nota: No es necesario eliminar los campos que están después del campo Clase de artículo. Puede dejarlos en el modelo personalizado. ItemCode ItemName ItemsGroupCode VatLiable

PurchaseItem SalesItem InventoryItem MinInventory ManageSerialNumbers Valid AvgStdPrice GLMethod TaxType ManageStockByWarehouse ManageSerialNumbersOnReleaseOnly CostAccountingMethod SRIAndBatchManageMethod PlanningSystem ProcurementMethod LeadTime MinOrderQuantity ItemType Nota: Consulte con su instructor si hay otros campos necesarios para su localización. Haga clic con el botón derecho en el nodo Artículos y seleccione Crear modelo para la estructura. Grabe el fichero como tipo de fichero Modelo de Excel (.xlt). 1-5-3

Cree un fichero de importación de datos para los artículos que utilizan el nuevo modelo. Abra el fichero modelo que acaba de grabar. Introduzca los siguientes valore para Light & Music Ltd: Nombre de Data Interface API ItemCode ItemName

Nombre de campo de tabla ItemCode ItemName

ItemsGroupCode

ItmsGrpCod

VatLiable

VATLiable

Valor I0044 Pantalla LCD 44 pulgadas Introduzca el número del grupo de artículos Materias primas de la tabla OITB tYES

PurchaseItem

PrchseItem

SalesItem

SellItem

InventoryItem MinInventory ManageSerialNumbers Valid AvgStdPrice GLMethod

InvntItem MinLevel ManSerNum validFor AvgPrice GLMethod Nota: El valor glm_ClaseArtículo denota la determinación de cuenta de mayor en el nivel de grupo de artículos. ByWh

ManageStockByWareho use ManageSerialNumbers OnReleaseOnly CostAccountingMethod SRIAndBatchManageM ethod PlanningSystem

tYES Nota: Sí es el valor por defecto al añadir un nuevo artículo. tNO Nota: Sí es el valor por defecto al añadir un nuevo artículo. tNO 20 tNO tYES Dejar en blanco glm_ItemClass

tNO

ManOutOnly

tNO

EvalSystem MngMethod

bis_MovingAverage Dejar en blanco

PlanningSys

bop_None Nota: Ninguno es el valor por defecto al añadir un nuevo artículo. bom_Buy Nota: Comprar es el valor por defecto al añadir un nuevo artículo. 2 20 itItems

ProcurementMethod

PrcrmntMtd

LeadTime MinOrdrQty ItemType

LeadTime MinOrderQuantity ItemType Nota: El valor itItems denota un artículo físico.

Nombre de Data Interface API ItemCode ItemName ItemsGroupCode

Nombre de campo de tabla ItemCode ItemName ItmsGrpCod

VatLiable

VATLiable

I0050 Set de proyección Introduzca el número del grupo de artículos Accesorios de la tabla OITB. tYES

PurchaseItem SalesItem InventoryItem MinInventory ManageSerialNumbers Valid AvgStdPrice

PrchseItem SellItem InvntItem MinLevel ManSerNum validFor AvgPrice

tYES tYES tYES 20 tNO tYES Dejar en blanco

GLMethod

GLMethod Nota: El valor glm_ClaseArtículo denota la determinación de cuenta de mayor en el nivel de grupo de artículos. ByWh

glm_ItemClass

ManOutOnly

tNO

EvalSystem MngMethod

bis_MovingAverage Dejar en blanco

PlanningSys PrcrmntMtd LeadTime MinOrderQuantity ItemType

bop_None bom_Buy 2 5 itItems

ManageStockByWareho use ManageSerialNumbers OnReleaseOnly CostAccountingMethod SRIAndBatchManageM ethod PlanningSystem ProcurementMethod LeadTime MinOrdrQty ItemType

Valor

tNO

Nombre de Data Interface API

Nombre de campo de tabla

Valor

ItemCode

ItemCode

MS3x3

ItemName

ItemName

Multipantalla 3x3

ItemsGroupCode

ItmsGrpCod

Introduzca el número del grupo de artículos Multipantallas de la tabla OITB.

VatLiable

VATLiable

tYES

PurchaseItem

PrchseItem

tNO

SalesItem

SellItem

tYES

InventoryItem

InvntItem

tYES

MinInventory

MinLevel

5

ManageSerialNumbers

ManSerNum

tYES

Valid

validFor

tYES

AvgStdPrice

AvgPrice

10000 Nota: Utilice esta columna para introducir el coste de artículo de multipantallas.

GLMethod

GLMethod

glm_ItemClass

ManageStockByWareho use

ByWh

tNO

ManageSerialNumbersO nReleaseOnly

ManOutOnly

tNO

CostAccountingMethod

EvalSystem

bis_Standard

SRIAndBatchManageMe thod

MngMethod

bomm_OnEveryTransact ion

PlanningSystem

PlanningSys

bop_MRP

ProcurementMethod

PrcrmntMtd

bom_Make

LeadTime

LeadTime

2

MinOrdrQty

MinOrderQuantity

Dejar en blanco

ItemType

ItemType

itItems

Nombre de Data Interface API

Nombre de campo de tabla

Valor

ItemCode

ItemCode

MS4x4

ItemName

ItemName

Multipantalla 4x4

ItemsGroupCode

ItmsGrpCod

Introduzca el número del grupo de artículos Multipantallas de la tabla OITB.

VatLiable

VATLiable

tYES

PurchaseItem

PrchseItem

tNO

SalesItem

SellItem

tYES

InventoryItem

InvntItem

tYES

MinInventory

MinLevel

3

ManageSerialNumbers

ManSerNum

tYES

Valid

validFor

tYES

AvgStdPrice

AvgPrice

18000 Nota: Utilice esta columna para introducir el coste de artículo de multipantallas.

GLMethod

GLMethod

glm_ItemClass

ManageStockByWareho use

ByWh

tNO

ManageSerialNumbersO nReleaseOnly

ManOutOnly

tNO

CostAccountingMethod

EvalSystem

bis_Standard

SRIAndBatchManageMe thod

MngMethod

bomm_OnEveryTransact ion

PlanningSystem

PlanningSys

bop_MRP

ProcurementMethod

PrcrmntMtd

bom_Make

LeadTime

LeadTime

4

MinOrdrQty

MinOrderQuantity

Dejar en blanco

ItemType

ItemType

itItems

Grabe el fichero como fichero .csv.

1-5-4

Cree un fichero de importación de datos para los precios de artículos. Abra el modelo de Data Transfer Workbench Inventario artículo ITM1 - Items_Prices.xlt.

Datos maestros de

Nota: El número de la lista de precios es un número entero: 0 para Lista de precios 01 1 para Lista de precios 02, etc. Introduzca los siguientes valore para Light & Music Ltd para importar la Lista de precios 01: ParentKey

PriceList

Currency

Price

ItemCode

PriceList

Currency

Price

I0044

0

Introduzca la moneda de 3 dígitos de la tabla de parametrización Monedas (por ejemplo, GBP).

500

I0050

0

Introduzca la moneda de 3 dígitos.

800

MS3x3

0

Introduzca la moneda de 3 dígitos.

14000

MS4x4

0

Introduzca la moneda de 3 dígitos.

22000

Grabe el fichero como ITM1 - Items_Prices_LM.csv. 1-5-5

Importe artículos. En Data Transfer Workbench, seleccione Importar. Seleccione Datos maestros. Seleccione el objeto empresarial Inventario > Datos maestros artículo. Enlace los ficheros .csv que acaba de crear para los artículos y los precios para el objeto Artículos y el objeto Precios_Artículos. En el paso 5 (Asignar campos de objeto), compruebe la asignación para asegurarse de que todos los campos estén correctamente asignados. Después de haber ejecutado la importación correctamente: En SAP Business One, verifique los datos maestros para los tres artículos. La lista de precios 01 debe mostrar los precios del fichero de importación de los precios de artículos. Sugerencia: La tabla ITM1 contiene el precio y la lista de precios de todos los artículos. Compruebe que el Coste de artículo se haya importado en los datos maestros para los dos productos multipantalla. El Coste de artículo está en la ficha Datos de inventario. Este campo se asignó en el fichero de importación de artículos.

1-6

Importe una nueva lista de precios (Lista de precios 02). Nota: En este ejercicio se utiliza la utilidad Importar desde Excel de SAP Business One. Además se puede utilizar Data Transfer Workbench para importar una lista de precios. 1-6-1

Cree una hoja de cálculos de Excel. Cree un fichero de Excel con los siguientes datos de lista de precios para la lista de precios 02. Nota: Para ver los campos de la tabla de una lista de precios, ejecute una consulta en la tabla ITM1. Columna A

Columna B

Columna C Columna D

MS3x3

2

15000

Introduzca una moneda de 3 dígitos, por ejemplo, GBP.

MS4x4

2

23000

Introduzca la moneda de 3 dígitos.

I0044

2

550

Introduzca la moneda de 3 dígitos.

I0050

2

880

Introduzca la moneda de 3 dígitos.

Grabe el fichero como tipo de texto .txt. Cierre la ventana del fichero .txt. Importante: La importación no se realizará correctamente si el fichero de texto no está cerrado. 1-6-2

Ejecute la importación desde la utilidad Excel. En SAP Business One, abra la utilidad Importar desde Excel. Seleccione Gestión

Importación/Exportación de datos.

Seleccione Importación datos. Seleccione Importar de Excel. En la lista desplegable Tipo de datos para importación, seleccione Artículos. Seleccione los siguientes campos: Columna A

Campo Número de artículo

B

Código listas precios Nota: Cuando seleccione el campo Código listas precios el sistema selecciona automáticamente Precio según lista precios y Lista precios moneda precio.

C

Precio según lista precios Nota: Equivale al Precio por unidad.

D

Lista precios moneda precio

Seleccione OK. Seleccione el fichero .txt. Verifique los precios en la Lista de precios 02 en los datos maestros de artículo. Abra los datos maestros de interlocutor comercial para el cliente C0010 y asigne esta lista de precios (lista de precios 02) en las Condiciones de pago.

1-7

Pruebe el artículo y los datos maestros recientemente importados. 1-7-1

Cree una entrada de mercancías para los artículos. Seleccione Inventario

Operaciones de stock

Entrada de mercancías.

Cree una entrada de mercancías para: 9 artículos (I0044) con el precio por unidad 300. 1 artículo (I0050) con el precio por unidad 600. 1-7-2

Cree una lista de materiales para multipantallas. Seleccione Producción

Lista de materiales.

Cree una lista de materiales para una multipantalla (MS3x3) mediante el uso de los artículos recibidos mencionados anteriormente:

1-7-3

Artículo

Cantidad

I0044

9

I0050

1

Cree una orden de fabricación. Seleccione Producción

Orden de fabricación.

Cree una orden de fabricación para una cantidad de 1 artículo MS3x3. Libere la orden de fabricación (modifique el status). 1-7-4

Cree un recibo de producción. Seleccione Producción

Recibo de producción.

Seleccione la orden de fabricación e introduzca el número de serie. 1-7-5

Cree una entrega. Cree un documento de entrega para el artículo MS3x3.

SQL básico Contenido 1. Instrucción SELECT 1.1. Partes principales de una instrucción SELECT 1.2. Opciones de SELECT column_list 1.3. Opciones de FROM table_list 1.4. Opciones de WHERE search_condition 1.5. Opciones de GROUP BY group_expression 1.6

Opciones de ORDER BY order_expression

2. Funciones DATE útiles 2.1

Función SQL para obtener la fecha actual

2.2

Función SQL para calcular la diferencia entre dos fechas

2.3

Función SQL para determinar una fecha basada en el futuro

3. Funciones STRING útiles 3.1

Sustitución de caracteres en un string

3.2

Concatenación de strings

3.3

Corte de una parte de un string

3.4

Conversión de un número a un string

5-1

1. Instrucción SELECT 1.1. Partes principales de una instrucción SELECT SELECT column_list FROM table_list WHERE search_condition GROUP BY group_expression ORDER BY order_expression [ASC | DESC]

1.2. Opciones de SELECT column_list a) Todas las columnas: SELECT * SELECT T1.*, T2.* b) Columnas específicas: SELECT T1.column1, T1.column2, T2.column1 c) Sólo valores unívocos: SELECT DISTINCT column1 d) Utilización de alias para nombres de columna (títulos): SELECT column1 AS ‘CUSTOMER NUMBER’, column2 AS ‘CUSTOMER NAME’ e) Uso de funciones: En lugar de seleccionar una columna directamente, también puede utilizar una función y aplicarla a la columna, por ejemplo: SELECT AVG(UnitPrice) AS ‘Precio medio’) SELECT SUBSTRING(MiddleName, 1, 1) AS ‘Inicial central’

1.3. Opciones de FROM table_list a) Tablas específicas: FROM table1 T0, table2 T1 Business One comienza siempre con T0 al numerar las tablas. b) Con operación de enlace: FROM table1 T0 INNER JOIN table2 T1 ON T0.Code = T1.Code Code es la referencia existente entre las dos tablas, como CardCode, ItemCode. Si los tipos de datos de la referencia no son compatibles, uno de ellos se deberá convertir. Por ejemplo: DocNum es un campo numérico y Ref1 un campo de caracteres. Para enlazar ambos, debe convertir el número a un carácter o viceversa: CAST(T0.DocNum AS VARCHAR) = T1.Ref1

5-2

1.4. Opciones de WHERE search_condition Limita las líneas devueltas desde SELECT. a) Operador AND: ambas condiciones deben ser verdaderas. WHERE CardType = ‘C’ y Country = ‘Alemania’ b) Operador OR: una de las condiciones debe ser verdadera. WHERE Country = ‘Italia’ OR Country = ‘Alemania’ c) Uso de operadores diferentes: Igual a: = No igual: , != Mayor, menor que: >, =, , !< d) LIKE: compara si un string coincide con un determinado patrón. CustomerName LIKE ‘Mai%’ CustomerName LIKE ‘%aier%’ CustomerName NOT LIKE ‘A%’ CustomerName LIKE ‘M[ae]ier’ CustomerName LIKE ‘M_ier’ e) BETWEEN: especifica un rango. WHERE Age BETWEEN 10 AND 20 WHERE Age NOT BETWEEN 10 AND 20 f)

NULL: especifica una búsqueda de valores nulos. WHERE ContactName IS NULL WHERE ContactName IS NOT NULL

5-3

1.5. Opciones de GROUP BY group_expression Especifica los grupos para las líneas de salida. Calcula un valor agregado para cada columna de SELECT. SELECT country, city, SUM(revenue) FROM…GROUP BY country, city Todas las columnas de la cláusula de selección deben contar con una función colectiva o encontrarse en la instrucción GROUP BY. Se recomienda que se utilicen junto con ORDER BY para ordenar la salida de las columnas. Ejemplos de funciones colectivas: AVG: devuelve la media de los valores de la expresión SUM: devuelve el total de los valores MAX: devuelve el valor más alto de la expresión MIN: devuelve el valor más bajo de la expresión COUNT: devuelve el número de líneas

1.6 Opciones de ORDER BY order_expression Especifica la clasificación de los resultados. a) ASC: clasificación del valor más bajo al más alto. ORDER BY LastName, FirstName b) DESC: clasificación del valor más alto al más bajo. ORDER BY LastName DESC, FirstName DESC

5-4

2. Funciones DATE útiles 2.1 Función SQL para obtener la fecha actual GETDATE() Necesario en condiciones basadas en la fecha de sistema.

2.2 Función SQL para calcular la diferencia entre dos fechas DATEDIFF(datepart, startdate, enddate) Datepart especifica la parte de la fecha en la que se debe calcular la diferencia (por ejemplo, año, mes o día). Startdate se resta de enddate. Si startdate es posterior a enddate, se devolverá un valor negativo.

2.3 Función SQL para determinar una fecha basada en el futuro DATEADD(datepart, number, date) Datepart especifica la parte de date en la que se debe añadir un valor nuevo (por ejemplo, año, mes o días). Number especifica el valor utilizado para incrementar date.

3. Funciones STRING útiles 3.1 Sustitución de caracteres en un string REPLACE (exp1, exp2, exp3) Exp1 es el string que se debe buscar. Exp2 es el patrón para buscar. Exp3 es el patrón con el que se debe sustituir.

3.2 Concatenación de strings Basta con utilizar “+”. SELECT ‘Número de pedido: ‘ + DocEntry SELECT FirstName + ‘ ‘ + LastName

3.3 Corte de una parte de un string SUBSTRING (exp, start, length) Exp es el string que se debe buscar. Start es el carácter en el que comienza el substring. Length es la longitud del substring. SUBSTRING(‘C00001’, 1, 1) -> ‘C’

5-5

3.4 Conversión de un número a un string Devuelve un string de caracteres: STR (Numeric_Exp, length, decimal) Numeric_Exp puede ser, por ejemplo, una expresión de número entero o flotante. Length es la longitud total del resultado incluyendo el punto decimal. Decimal es el número de posiciones a la derecha del punto decimal. SELECT STR(OpenQty, 4, 0) + ‘Unidades’

5-6

Herramientas de personalización: Ejercicios Unidad: Herramientas de personalización Tema: Consultas Al finalizar este ejercicio, podrá: Ejecutar consultas simples en tablas de SAP Business One.

Las consultas son importantes porque se utilizan para informes ad hoc y para personalizaciones como alertas, procedimientos de autorización y valores definidos por el usuario.

Nota: Use la base de datos de muestra para este ejercicio. Puede usar el Generador de consultas y el Asistente de consulta para desarrollar sus consultas. 1-1

Cree un informe para acción de transporte directo. Este informe utiliza la tabla de Interlocutor comercial OCRD. Seleccione los siguientes campos de la tabla: CardCode CardName CntctPrsn Address ZipCode City (Ciudad de facturación) Sugerencia: Haga doble clic en la cabecera de columna Nombre para ver los campos de tabla enumerados alfabéticamente. Cree la condición siguiente para que el sistema visualice únicamente los registros maestros de cliente. En los registros maestros de cliente, el campo CardType tiene el valor ‘C’. Clasifique el informe en el pedido de interlocutor comercial. Ejecute y grabe la consulta con la categoría Marketing. Nota: Para acceder a este informe, seleccione Herramientas usuario Marketing Nombre del informe.

5-7

Consultas

Consultas

1-2

Cree una lista de facturas que están pendientes para un intervalo de fechas específico. Sugerencia: Seleccione el pulsador X para borrar la selección de tabla anterior. Este informe utiliza la tabla de factura OINV. Las variables [%0] y [%1] abrirán un aviso donde puede introducir el intervalo de fechas cuando ejecuta la consulta. Seleccione los campos DocNum, CardCode, CardName, DocTotal, DocDate de la tabla OINV. En el campo Where, introduzca una condición para probar el campo DocStatus para el valor ‘O’. En la cláusula Where, use las variables [%0] y [%1] para introducir un rango de selección para el campo DocDate. Ejecute la consulta e introduzca el rango Fecha de contabilización en la ventana Criterios de selección. Para mostrar el total de la columna, debe pulsar CRTL y hacer doble clic en la cabecera de columna Total del documento. Grabe la consulta en la categoría Ventas.

1-3

Cree una lista de ofertas pendientes. Esta consulta utilizará las siguientes tablas Oferta de ventas (OQUT) Líneas de Oferta de ventas (QUT1) Tabla de Empleado del departamento de ventas (OSLP) Seleccione los campos SlpCode, CardCode y CardName de la tabla OQUT. Seleccione el campo SlpName de la tabla OSLP. Seleccione los campos ItemCode, Description y LineTotal de la tabla QUT1. Filtre únicamente ofertas pendientes donde el campo DocStatus en la tabla OQUT tiene el valor ‘O’. Clasifique los resultados mediante el campo SlpCode. Grabe la consulta en la categoría Ventas con el nombre “Ofertas pendientes”.

5-8

1-4

Ejercicio opcional: cree una lista de ofertas pendientes mediante Crystal Reports. Repita la consulta anterior utilizando Crystal Reports. Esta solución asume que ha creado una conexión de base de datos en Crystal Reports con la fuente de datos SAP Business One. Nota: Para obtener más información acerca de fuentes de datos, véase el documento “Trabajo con la Integración de Crystal Reports”. Abra el nodo Tablas B1. Seleccione las tablas OQUT y QUT1 de 04 Ventas Seleccione la tabla OSLP de 01 Gestión

Oferta de ventas de clientes.

Definición

General.

Arrastre los campos requeridos de las tres tablas a los detalles de informe. Añada cabeceras adecuadas. Clasifique los informes mediante el campo SlpCode. Cree una Fórmula para la selección de registro y seleccione el campo DocStatus de la tabla OQUT. La fórmula debe comparar que el campo sea igual a ‘O’.

5-9

5-10

Herramientas de personalización: Soluciones Unidad: Herramientas de personalización Tema: Consultas

Nota: Use la base de datos de muestra para este ejercicio. Nota: Las soluciones se muestran para el Generador de consultas únicamente. Intente utilizar el Asistente de consulta también para decidir sobre la herramienta que prefiere. 1-1 Informe para acción de transporte directo Este informe utiliza la tabla de Interlocutor comercial OCRD. Seleccione Herramientas Consultas Generador de consultas. Escriba OCRD en el campo superior izquierdo y pulse Tab. Haga doble clic para seleccionar los siguientes campos de tabla: CardCode CardName CntctPrsn Address ZipCode City (Ciudad de facturación) Sugerencia: Haga doble clic en la cabecera de columna Nombre para ver los campos de tabla enumerados alfabéticamente. Cree la condición siguiente para que el sistema visualice únicamente los registros maestros de cliente: Haga clic en el área Where del lado derecho. Haga doble clic para seleccionar el campo CardType. Escriba = ‘C’ para completar la cláusula Where. La cláusula Where ahora deberá ser: T0.[CardType] = ‘C’ Seleccione Ejecutar. Grabe la consulta para ejecutarla nuevamente: Seleccione Grabar. Seleccione Gestionar categorías. Introduzca Marketing en el campo Nombre de categoría. Seleccione Seleccionar todo. Seleccione Añadir. Seleccione OK. Seleccione Marketing. Introduzca Transporte directo - cliente en el campo Nombre de consulta. Seleccione Grabar. Nota: Para acceder a este informe, seleccione Herramientas Consultas Consultas usuario Marketing Transporte directo - cliente.

5-11

1-2

Lista de facturas Este informe utiliza la tabla de factura OINV. Las variables [%0] y [%1] abrirán un aviso donde puede introducir el intervalo de fechas cuando ejecuta la consulta. Seleccione Herramientas Consultas Generador de consultas. Sugerencia: Seleccione el pulsador X para borrar la selección de tabla anterior. Escriba OINV en el campo Tabla y pulse Tab. Seleccione DocNum, CardCode, CardName, DocTotal, DocDate de la tabla OINV. Haga clic en la cláusula Where y cree las condiciones para filtrar los datos: Seleccione DocDate y, luego, seleccione Condiciones. Seleccione la condición Superior/Igual y la variable [%0]. Seleccione DocDate y seleccione la condición Menor o igual. Seleccione la variable [%1]. Añada un filtro para las facturas pendientes (es decir, DocStatus = ‘O’). La cláusula Where deberá ser: T0. [Docdate] >= [%0] y T0.[Docdate] 15.000’ en una nueva categoría llamada Alertas. 1-2-2

Defina la alerta. Seleccione Gestión

Gestiones de alarma.

Cambie al modo Añadir. Introduzca Ofertas > 15.000 en el campo Nombre. Configure el indicador Activo. Seleccione Abrir consulta guardada. Seleccione la consulta Ofertas > 15.000 en la categoría Alertas. Seleccione OK. Introduzca la frecuencia Cada 3 minutos. Configure el indicador Int. para el usuario director. Seleccione Añadir. 1-2-3

Pruebe la alerta. Cambie al cliente de SAP Business One con el que entró al sistema como Sarah. Cree una oferta para un total de documento superior a 15.000. Podrá añadir el documento. Cambie al usuario director. El usuario director recibirá una alerta después de 3 minutos.

5-18

1-3

Configure una alerta de ofertas pendientes. Nota: Cambie a la base de datos de muestra para este paso. Utilizará una consulta que creó anteriormente en la base de datos de muestra. El propietario de la empresa desea poder revisar todas las ofertas pendientes una vez por mes. Cree una alerta para notificar al propietario mensualmente. Añada una nueva alerta llamada Ofertas pendientes. Configure el indicador Activo. Seleccione Abrir consulta guardada. Seleccione la consulta que creó en el paso 1-3 en el ejercicio de consultas. Esta consulta se grabó en la categoría Ventas con el nombre Ofertas pendientes. Seleccione OK. Configure la frecuencia para que se ejecute una vez al mes. Configure el indicador Int. para el usuario director. Para recibir la alerta ahora, seleccione la fecha actual y una hora adecuada, por ejemplo, en 3 minutos. Seleccione Añadir. Cree una oportunidad. Recibirá una alerta y verá el informe. Nota: Para detener las alertas periódicas, deberá desactivar la alerta en la ventana Gestiones de alarma.

5-19

5-20

Herramientas de personalización: Ejercicios Unidad: Herramientas de personalización Tema: Procedimientos de autorización

Al finalizar este ejercicio, podrá: Definir procesos de autorización para prevenir la adición de documentos de marketing no autorizados al sistema.

Los procesos de autorización evitan que documentos no autorizados se añadan a SAP Business One.

Nota: Use la base de datos de Light & Music. 1-1

Active procesos de autorización en el sistema. Active procesos de autorización en Business One.

1-2

Defina un procedimiento de autorización con una condición predefinida. Si el descuento ofrecido es > 15%, el sistema deberá bloquear el pedido de cliente. Michael Smith debe aprobar el pedido antes de que se pueda emitir. 1-2-1

Cree una etapa de autorización para aprobación del director. Incluya los usuarios michael y director, y configure el número de autorizadores en 1.

1-2-2

Cree un modelo de autorización. Cree un modelo de autorización para pedidos de cliente con un descuento mayor que 15%. Use el término predefinido. Seleccione todos los usuarios del departamento de ventas. Nota: Asegúrese de no incluir el usuario director.

1-2-3

Pruebe el proceso de autorización. Entre al sistema como Sarah y cree un pedido con un descuento mayor que 15%. Introduzca un mensaje adecuado en el campo Comentarios para la autorización. Nota: El pedido de cliente se graba como documento preliminar. Cambie a la sesión del usuario director. Autorice el documento.

5-21

Nota: Es posible que la alerta de autorización no se muestre durante unos minutos. Para ver la solicitud de autorización inmediatamente, seleccione Gestión Procedimiento de autorización Informe status de aprobación. Seleccione la casilla de selección Pedido de cliente y ejecute el informe. Cambie a la sesión del usuario sarah y añada el pedido de cliente al sistema. 1-3

Defina un procedimiento de autorización basado en una consulta. Todos los pedidos de servicio superiores a 2.500 deben contar con la aprobación del director de compras y del propietario de la empresa. Creará un nuevo modelo de autorización. Utilizará la etapa de autorización que creó en el paso 1-2-1. 1-3-1

Cree la consulta. Cambie a la sesión del usuario director. Cree la siguiente consulta y grábela en la categoría General: SELECT distinct 'true' FROM OPOR T0 WHERE $[$3.0.0] = 'S' AND $[$29.0.number] > 2500 Nota: Esta consulta devuelve un valor verdadero si el campo DocType es S (servicio) y el campo DocTotal es mayor que 2.500. La consulta se ejecuta en la tabla de pedido OPOR. Sugerencia: Recuerde incluir los símbolos $ en la consulta.

1-3-2

Cree un modelo de autorización. Configure el pedido como el documento de origen, con el usuario sarah como autor y seleccione la etapa de autorización que creó en el paso 1-2-1. Seleccione el pulsador de radio Cuando se utiliza lo siguiente. En la parte inferior de la ventana, haga doble clic en la primera línea para abrir el Query Manager. Seleccione la consulta que acaba de crear.

1-3-3

Pruebe el proceso de autorización. Cambie a la sesión del usuario sarah. Cree un pedido de servicio (tipo = Servicio) para 3.000. Introduzca una descripción adecuada y seleccione una cuenta de gastos. Verá el mensaje de autorización. Seleccione OK. Nota: Si obtiene un mensaje de error de autorización cuando crea el pedido, seleccione Autorizado por otro usuario y, luego, introduzca el nombre de usuario director y la clave de acceso. Vuelva al usuario director y verifique el Informe decisión de aprobación. Desde aquí puede autorizar la solicitud. Cambie al usuario sarah y recupere el documento autorizado, que ahora puede grabar.

Sugerencia: para probar una solicitud en un proceso de autorización, abra el pedido y seleccione Herramientas > Consultas > Consultas usuario > Categoría > Nombre de la consulta. La consulta se ejecutará y verá el valor ‘Verdadero’ si se cumplen las condiciones en el documento.

5-22

Herramientas de personalización: Soluciones Unidad: Herramientas de personalización Tema: Procedimientos de autorización

Nota: Use la base de datos de Light & Music. 1-1

Active procesos de autorización en el sistema. Use la nueva base de datos de Light & Music. Seleccione Gestión

Inicialización sistema

Parametrizaciones generales.

Seleccione la ficha IC. Seleccione la casilla de selección Activar procedimiento de autorización. Seleccione OK. 1-2

Defina un procedimiento de autorización con una condición predefinida. Si el descuento ofrecido es > 15%, el sistema deberá bloquear el pedido. Michael Smith debe aprobar el pedido antes de que se pueda emitir. Nota: El descuento máximo para los pedidos de cliente se configura en la ventana de autorizaciones generales. 1-2-1

Cree una etapa de autorización para aprobación del director. Seleccione Gestión autorización.

Procedimiento de autorización

Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Nombre de etapa

Titular

Descripción de etapa

Titular

Cantidad de autorizaciones requeridas

1

Usuario

director

Usuario

michael

Seleccione Añadir.

5-23

Etapas de

1-2-2

Cree un modelo de autorización. Seleccione Gestión autorización.

Procedimiento de autorización

Modelos de

Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Nombre

Descuento 15%

Descripción

Descuento mayor que 15%

Ficha Autor: Departamento

Seleccione Ventas de la lista desplegable.

Ficha Autor: Usuario

Seleccione todos los usuarios del departamento de ventas. Nota: Asegúrese de no incluir el usuario director.

Ficha Documentos

Seleccione la casilla de selección Pedido de cliente

Ficha Etapas: Nombre de etapa

Titular

Seleccione la ficha Condiciones. Seleccione Cuando se utiliza lo siguiente. Seleccione la condición predefinida para % de descuento. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Ratio

Mayor que

Valor

15

Seleccione Añadir. 1-2-3

Pruebe el proceso de autorización. Cambie a la sesión a la que está conectado como sarah y cree un pedido con más de 15% de descuento. Introduzca un mensaje adecuado en el campo Comentarios para la autorización. Nota: El pedido de cliente se graba como documento preliminar. Cambie a la sesión del usuario director. Verá una alerta. Abra la solicitud de autorización y autorícela. Nota: Es posible que la alerta de autorización no se muestre durante unos minutos. Para ver la solicitud de autorización inmediatamente, seleccione Gestión Procedimiento de autorización Informe status de aprobación. Seleccione la casilla de selección Pedido de cliente y ejecute el informe. Cambie a la sesión del usuario sarah y abra el pedido de cliente preliminar que se aprobó. Ahora puede añadir el pedido de cliente al sistema.

5-24

1-3

Defina un procedimiento de autorización basado en una consulta. Todos los pedidos de servicio superiores a 2.500 deben contar con la aprobación del director de compras y del propietario de la empresa. Creará un nuevo modelo de autorización. Utilizará la etapa de autorización que creó en el paso 1-2-1. 1-3-1

Cree la consulta. Cambie a la sesión del usuario director. Cree la siguiente consulta mediante el Generador de consultas: SELECT distinct 'true' FROM OPOR T0 WHERE $[$3.0.0] = 'S' AND $[$29.0.number] > 2500 Nota: Esta consulta devuelve un valor verdadero si el campo DocType es S (servicio) y el campo DocTotal es mayor que 2.500. La consulta se ejecuta en la tabla de pedido OPOR. Sugerencia: Recuerde incluir los símbolos $ en la consulta. Grabe la consulta en la categoría General.

1-3-2

Cree un modelo de autorización. Seleccione Gestión autorización.

Procedimiento de autorización

Modelos de

Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Nombre

Pedido de servicio

Descripción

Pedido de servicio

Ficha Autor: Departamento

Seleccione sarah de la lista desplegable.

Ficha Documentos

Seleccione la casilla de selección Pedido

Ficha Etapas: Nombre de etapa

Seleccione la etapa de autorización que creó en el paso 1-2-1.

Seleccione la ficha Condiciones. Seleccione el pulsador de radio Cuando se utiliza lo siguiente. En la parte inferior de la ventana, haga doble clic en la primera línea para abrir el Query Manager. Seleccione la consulta que acaba de crear. Seleccione Añadir.

5-25

1-3-3

Pruebe el proceso de autorización. Cambie a la sesión del usuario sarah. Cree un pedido de servicio para 3.000. Cree un pedido de servicio (tipo = Servicio) para 3.000. Introduzca una descripción adecuada y seleccione una cuenta de gastos. Cuando añada el documento, verá un mensaje de autorización. Seleccione OK. Nota: Si obtiene un mensaje de error de autorización cuando crea el pedido, seleccione Autorizado por otro usuario y, luego, introduzca el nombre de usuario director y la clave de acceso. Vuelva al usuario director y verifique el Informe decisión de aprobación. Desde aquí puede autorizar la solicitud. Cambie al usuario sarah y recupere el documento autorizado, que ahora puede grabar.

Sugerencia: Para probar una solicitud en un proceso de autorización, abra el pedido y seleccione Herramientas > Consultas > Consultas usuario > Categoría > Nombre de la consulta. La consulta se ejecutará y verá el valor ‘Verdadero’ si se cumplen las condiciones en el documento.

5-26

Herramientas de personalización: Ejercicios Unidad: Herramientas de personalización Tema: Valores definidos por el usuario (anteriormente Búsqueda formateada) Al finalizar este ejercicio, podrá: Aplicar valores definidos por el usuario a un campo de un documento de marketing.

Los valores definidos por el usuario mejoran la exactitud de los datos introducidos en documentos de marketing.

Nota: Use la base de datos de Light & Music. 1-1

Añada una lista de valores fijos a un campo del pedido de cliente. Desea registrar cómo el cliente conoció su empresa. Añadirá una lista fija de valores definidos a un campo existente en el documento de pedido de cliente. Cuando se crea un nuevo cliente, la persona del departamento de ventas puede seleccionar información de la lista de valores. Abra un pedido de cliente y cambie la descripción (etiqueta) del campo Comentarios a Origen. Añada valores definidos por el usuario al campo Origen. Seleccione Buscar en valores existentes definidos por usuario y fije los valores predefinidos como Sitio Web, Correo electrónico, Publicación de comercio y Otros. Sugerencia: Deberá aparecer una lupa en el campo para indicar que este campo tiene valores definidos por el usuario. Si no aparece la lupa, abra el menú Vista de la barra superior y, luego, seleccione Visualización de colectores y Valores definidos por usuario. En el campo Origen, pulse Shift+F2. Seleccione un valor de la lista. Nota: para evitar que se muestre este campo cuando imprime un pedido de cliente, necesita quitarlo del Modelo de documento asociado.

5-27

1-2

Añada una consulta de base de datos a un campo en un pedido. Cuando crea un pedido, desea mostrar solamente los artículos que suministra el proveedor que ha seleccionado. Creará una consulta que muestre solamente los artículos del proveedor que ha seleccionado. La consulta seleccionará artículos de la tabla de artículos OITM que tengan el mismo proveedor configurado como el Proveedor por defecto en los datos maestros de artículo. Nota: En la tabla OITM, el campo Código de tarjeta se utiliza para almacenar el proveedor por defecto. La variable $4 hace referencia al código de proveedor seleccionado actualmente. 1-2-1

Cree una consulta de base de datos. SELECT T0.ItemCode FROM OITM T0 WHERE T0.CardCode = $[$4.0.0] Grabe la consulta en la categoría General.

1-2-2

Introduzca un proveedor por defecto en los datos maestros de artículo. Abra el registro de datos maestros para un artículo comprado y, en la ficha Compras, defina el campo Proveedor por defecto.

1-2-3

Cree un pedido con valores definidos por el usuario como una consulta. Abra un Pedido y añada valores definidos por el usuario al campo Número de artículo. Seleccione Buscar en valores existentes definidos por usuario según consulta grabada. Seleccione la consulta que ha grabado anteriormente. En el campo Nº artículo, pulse Shift+F2. La consulta se ejecutará y mostrará únicamente los artículos del proveedor por defecto.

1-3

Añada una consulta de base de datos para calcular una fecha de entrega en un pedido de cliente. Cuando crea un pedido de cliente, desea que el sistema automáticamente configure la Fecha de entrega para el valor de Fecha de contabilización + 7 días. La consulta utilizará la tabla de pedido de cliente ORDR. 1-3-1

Cree una consulta de base de datos. SELECT $[ORDR.DocDate.DATE]+7 Nota: La sintaxis anterior solamente funciona para pedidos de cliente (tabla ORDR). Para usar la misma consulta en otro documento similar, use el número de artículo: SELECT $[$10.0.DATE]+7 Grabe la nueva consulta en la categoría General.

5-28

1-3-2

Añada valores definidos por el usuario a un pedido de cliente. Abra un Pedido de cliente y añada valores definidos por el usuario al campo Fecha de entrega. Seleccione Buscar en valores existentes definidos por usuario según consulta grabada. Seleccione la consulta que acaba de grabar. Seleccione Actualización automática si se producen modificaciones campo. Seleccione Código de cliente/proveedor como el campo dependiente. Seleccione Visualizar valores grabados definidos por usuario. En el Pedido de cliente, seleccione un cliente. El sistema automáticamente insertará una Fecha de entrega que sea 7 días posterior a la Fecha de contabilización.

1-4

Copie automáticamente el número de referencia de cliente. Añada valores definidos por el usuario para copiar el número de referencia de cliente al campo de comentarios en una factura de clientes. Use esta consulta: Select $[OINV.NumAtCard] o Select $[$14.0.0] Abra una factura de clientes y añada valores definidos por el usuario en el campo Comentarios. Seleccione Buscar en valores existentes definidos por usuario según consulta grabada. Seleccione Actualización automática si se producen modificaciones campo. Seleccione el campo Número de referencia IC. En la factura, escriba en el campo Número de referencia de cliente. El texto se copiará en el campo Comentarios.

1-5 Ejercicio opcional: Light & Music desea brindar un 5% de descuento en pedidos de cliente, siempre y cuando no haya pagos vencidos y que el cliente haya realizado un pedido en los últimos 6 meses. Cree una consulta que contenga la cantidad de facturas atrasadas para el cliente y que especifique si hay pedidos realizados en los últimos seis meses. Si no hay facturas atrasadas y hay al menos un pedido, fije el descuento en 5, de lo contrario, fije el descuento en 0. Añada esta consulta a los valores definidos por el usuario en el campo de descuento de un pedido de cliente. La consulta se ejecuta automáticamente cuando se selecciona el código de cliente.

5-29

5-30

Herramientas de personalización: Soluciones Unidad: Herramientas de personalización Tema: Valores definidos por el usuario (anteriormente Búsqueda formateada)

Nota: Use la base de datos de Light & Music. 1-1

Añada una lista de valores fijos a un campo del pedido de cliente. Desea registrar cómo el cliente conoció su empresa. Añadirá valores definidos por el usuario a un campo existente en el documento de pedido de cliente. Cuando se crea un nuevo cliente, la persona del departamento de ventas puede seleccionar información de la lista de valores. Seleccione Ventas – clientes. Seleccione Pedido de cliente. Seleccione Ctrl y haga doble clic en el nombre (etiqueta) del campo Comentarios. Introduzca Origen como la Descripción nueva. Seleccione Actualizar. Seleccione OK. Coloque el cursor en el campo Origen. Pulse Alt+Shift+F2. Aparece el cuadro de diálogo Valores definidos por usuario - Definición. Seleccione Buscar en valores existentes definidos por usuario. Seleccione Explorar (. . .) Introduzca Sitio Web, Correo electrónico, Publicación de comercio y Otros. Seleccione Actualizar. Seleccione OK. Seleccione Actualizar para grabar valores definidos por el usuario. Sugerencia: Deberá aparecer una lupa en el campo para indicar que este campo tiene valores definidos por el usuario. Si no aparece la lupa, abra el menú Vista de la barra superior y, luego, seleccione Visualización de colectores y Valores definidos por usuario. En el campo Origen del pedido de cliente, pulse Shift+F2. Seleccione un valor de la lista. Nota: para evitar que se muestre este campo cuando imprime un pedido de cliente, necesita quitarlo del Modelo de documento asociado.

5-31

1-2

Añada una consulta de base de datos a un campo en un pedido. Cuando crea un pedido, desea mostrar solamente los artículos que suministra el proveedor que ha seleccionado en el campo de proveedor. Creará una consulta que muestre solamente los artículos del proveedor que ha seleccionado. La consulta seleccionará artículos de la tabla de artículos OITM que tengan el mismo proveedor configurado como el Proveedor por defecto en los datos maestros de artículo. Nota: En la tabla OITM, el campo Código de tarjeta se utiliza para almacenar el proveedor por defecto. La variable $4.0.0 hace referencia al código de proveedor seleccionado actualmente. 1-2-1 Cree una consulta de base de datos. Seleccione Herramientas Consultas Generador de consultas. Seleccione Ejecutar. Haga caso omiso del mensaje de error. Se abrirá una ventana con una instrucción Seleccionar SQL. Seleccione el icono de lápiz en la instrucción Seleccionar. Esto le permitirá escribir en la consulta completa como

1-2-2

SELECT T0. ItemCode FROM OITM T0 WHERE T0.CardCode = $[$4.0.0] Seleccione Grabar. Introduzca un nombre para la consulta en el campo Nombre de la consulta. Seleccione la categoría General. Seleccione Grabar. Introduzca un proveedor por defecto en los datos maestros de artículo. Seleccione Inventario Datos maestros artículo. Localice un artículo para comprar. Seleccione la ficha Compras. Seleccione un proveedor en el campo Proveedor por defecto. Grabe los datos maestros de artículo.

1-2-3

Cree un pedido con valores definidos por el usuario como una consulta. Seleccione Compras - proveedores Pedido. Seleccione el proveedor que había seleccionado anteriormente. Coloque el cursor en el campo Nº artículo. Pulse Alt+Shift+F2. Aparece el cuadro de diálogo Valores definidos por usuario - Definición. Seleccione Buscar en valores existentes definidos por usuario según consulta grabada. Seleccione Abrir consulta guardada. Expanda la categoría General y seleccione la consulta que grabó anteriormente. Seleccione OK. Seleccione Actualizar. En el campo Nº artículo, pulse Shift+F2. La consulta se ejecutará y mostrará únicamente los artículos del proveedor por defecto. 5-32

1-3

Añada una consulta de base de datos para calcular una fecha de entrega en un pedido de cliente. Cuando crea un pedido de cliente, desea que el sistema automáticamente configure la Fecha de entrega para el valor de Fecha de contabilización + 7 días. La consulta utilizará la tabla de pedido de cliente ORDR. 1-3-1

Cree una consulta de base de datos. Seleccione Herramientas

Consultas

Generador de consultas.

Seleccione Ejecutar. Haga caso omiso del mensaje de error. Escriba una consulta nueva como: SELECT $[ORDR.DocDate.DATE]+7 Seleccione Grabar. Nota: La sintaxis anterior solamente funciona para pedidos de cliente (tabla ORDR). Para usar la misma consulta en otro documento similar, use la sintaxis de número de artículo: SELECT $[$10.0.DATE]+7 Grabe la nueva consulta en la categoría General. 1-3-2

Añada valores definidos por el usuario a un pedido de cliente. Seleccione Ventas – clientes

Pedido de cliente.

Coloque el cursor en el campo Fecha de entrega. Pulse Shift+Alt+F2. Seleccione Buscar en valores existentes definidos por usuario según consulta grabada. Seleccione Abrir consulta guardada. Seleccione la consulta que acaba de grabar. Seleccione Actualización automática si se producen modificaciones campo. Seleccione Código de cliente/proveedor de la lista desplegable. Seleccione Visualizar valores grabados definidos por usuario. Seleccione Actualizar. En el Pedido de cliente, seleccione un cliente. El sistema automáticamente insertará una Fecha de entrega que sea 7 días posterior a la Fecha de contabilización.

5-33

1-4

Copie automáticamente el número de referencia de cliente. Añada valores definidos por el usuario para copiar el número de referencia de cliente al campo de comentarios en una factura de clientes. Use esta consulta: Select $[OINV.NumAtCard] o Select $[$14.0.0] Abra una factura de clientes y añada valores definidos por el usuario en el campo Comentarios. Seleccione Buscar en valores existentes definidos por usuario según consulta grabada. Seleccione la consulta que acaba de crear. Seleccione Actualización automática si se producen modificaciones campo. Seleccione el campo Número de referencia IC. En la factura de clientes, escriba en el campo Número de referencia de cliente. El texto se copiará en el campo Comentarios.

1-5 Ejercicio opcional: Light & Music desea brindar un 5% de descuento en pedidos de cliente, siempre y cuando no haya pagos vencidos y que el cliente haya realizado un pedido en los últimos 6 meses. 1-5-1 Cree una consulta. Cree y grabe la siguiente consulta: if (select count(DocNum) from OINV where CardCode = $[ORDR.CardCode] and DocStatus = 'O' and DocDueDate < getdate())=0 begin if (select count(DocNum) from ORDR where CardCode = $[ORDR.CardCode] and DocDate > dateadd(month, -6, getdate()))>0 select 5 else select 0 end else select 0 1-5-2 Añada valores definidos por el usuario. Añada valores definidos por el usuario para el campo de pedido de cliente % de descuento. Seleccione la consulta. Seleccione Actualización automática si se producen modificaciones campo. Seleccione el campo Código de cliente/proveedor. 1-5-3 Pruebe la consulta. Cree una factura y un pedido de cliente para un cliente. Cuando crea un segundo pedido de cliente, el descuento se deberá configurar en 5. 5-34

Herramientas de personalización: Ejercicios Unidad: Herramientas de personalización Tema: Tablas y campos definidos por el usuario Al finalizar este ejercicio, podrá: Añadir campos adicionales a documentos como campos definidos por el usuario. Crear una tabla definida por el usuario. Los campos y las tablas definidas por el usuario le permiten personalizar documentos para cumplir con los requisitos del proceso empresarial del cliente.

Nota: Use la base de datos de Light & Music. 1-1 Añada un campo definido por el usuario para documentos de marketing. Seleccione Herramientas Herramientas de customizing por el usuario – Gestión. Seleccione Documentos de marketing > Título. Seleccione Añadir. Introduzca los siguientes datos:

Campos definidos

Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Título

Promociones

Descripción

Código de promoción

Clase

Alfanumérico

Estructura

Normal

Seleccione Fijar valores válidos para campo. Introduzca los siguientes datos: Valor

Descripción

A continuación, seleccione

S10

Primavera

Nuevo

S11

Verano

Nuevo

A10

Otoño

Nuevo

W10 Invierno Seleccione Añadir. Abra un pedido de cliente.

Nuevo

Para ver el campo definido por el usuario, seleccione Vista por el usuario. Abra la lista desplegable para ver los códigos promocionales. 5-35

Campos definidos

1-2

Añada un campo definido por el usuario para mostrar el saldo de interlocutor comercial. El personal del departamento de ventas de la empresa debe conocer el saldo existente cuando reciba un llamado telefónico por un nuevo pedido. 1-2-1

Añada un campo definido por el usuario. Añada un campo definido por el usuario al título de los documentos de marketing para mostrar el saldo de cuentas. Seleccione la clase relevante y la estructura de los importes.

1-2-2

Cree una consulta para extraer el saldo del interlocutor comercial de la base de datos. SELECT T0.[Balance] FROM OCRD T0 WHERE T0.[CardCode] = $[$4.0.0] Grabe esta consulta.

1-2-3

Añada la consulta como valores definidos por el usuario al campo definido por el usuario. Abra un pedido de cliente y establezca como visible el campo definido por el usuario. Añada valores definidos por el usuario al campo definido por el usuario. Seleccione Buscar en valores existentes definidos por usuario según consulta grabada. Seleccione la consulta que ha grabado anteriormente. Seleccione Actualización automática si se producen modificaciones campo. Seleccione el campo Código de cliente/proveedor. Seleccione Actualizar regularmente.

1-2-4

Pruebe un campo definido por el usuario. Asegúrese de que haya un cliente que no posea un saldo cero. Si es necesario, cree una factura para un cliente. En el pedido de cliente pendiente, seleccione el cliente. Se ejecutará la consulta y el saldo de cuenta aparecerá en el campo. Nota: Para ver el saldo de cuenta en otros documentos de marketing, necesita añadir valores definidos por el usuario para cada tipo de documento. Puede usar la misma consulta con esos campos definidos por el usuario.

1-2-5 Cree una categoría para el campo definido por el usuario. Seleccione Herramientas Parametrizaciones…

Herramientas de customizing

Nota: Este menú aparece activo solamente cuando hay un documento activo que contiene campos definidos por el usuario. Defina una nueva categoría para el campo definido por el usuario. Abra un pedido de cliente y filtre los campos definidos por el usuario que se muestran mediante la lista desplegable de categoría.

5-36

1-3

Añada un campo definido por el usuario para una ubicación de almacenamiento. El almacén de la empresa dispone de cinco líneas de estanterías con cinco estanterías en tres niveles. Cada artículo cuenta con un lugar fijo de almacenamiento. Debido a que los empleados temporales realizan picking de los artículos con frecuencia, desearán también poder mostrar e imprimir el lugar de almacenamiento del artículo de la lista de picking. 1-3-1

Añada un campo definido por el usuario para conservar el lugar de almacenamiento. Añada un campo definido por el usuario en el nivel Datos maestros > Artículos >Artículos - Almacén. Título

Descripción

Ubicación

Ubicación de picking

Utilice la clase y la estructura estándares. Seleccione Fijar valores válidos para campo. Introduzca los siguientes datos:

1-3-2

Valor

Descripciones

A continuación, seleccione

1

Estantería 1

Nuevo

2

Estantería 2

Nuevo

3

Estantería 3

Nuevo

4

Estantería 4

Nuevo

5

Estantería 5

Añada un campo definido por el usuario a la línea de lista de picking. Añada un campo definido por el usuario en el nivel Inventario > Lista de picking – Líneas. Título

Descripción

Ubicación de picking

Ubicación de picking

Utilice la clase y la estructura estándares. 1-3-3 Añada valores definidos por el usuario al campo definido por el usuario en la línea de lista de picking. Cree una consulta que recuperará automáticamente la ubicación de almacenamiento de los datos maestros de artículo: ficha Inventario. Este es el campo definido por el usuario que añadió en el paso1-3-1. La tabla es OITW y el campo tiene el nombre U_Location: Select T0.[U_Location] from OITW T0 where T0.[ItemCode] = $[$11.12.0] Nota: La consulta se ejecutará de la ventana de lista de picking. Si abre la ventana de lista de picking, puede ver que la información del sistema para el campo del código de artículo es artículo 11 y columna 12. Grabe la consulta. Abra el documento de la lista de picking y añada valores definidos por usuario para el nuevo campo definido por el usuario en la línea de lista de picking.

5-37

Seleccione Buscar en valores existentes definidos por usuario según consulta grabada. Seleccione la consulta que ha grabado anteriormente. Seleccione Actualización automática. Seleccione Si campo se modifica. Seleccione el campo Fecha de picking de la lista desplegable. Seleccione Actualizar regularmente. 1-3-4

Pruebe un campo definido por el usuario. Abra los datos maestros de un artículo y seleccione Vista por el usuario.

Campos definidos

Seleccione la ficha Datos de inventario. Seleccione una ubicación de almacenamiento de la lista. Cree un Pedido de entrada de mercancías para introducir el artículo en el stock. Cree un Pedido de cliente para el artículo. Mediante el Responsable de efectuar picking y de embalar, envíe el pedido a la lista de picking. Abra la lista de picking. La consulta se ejecuta automáticamente porque la Fecha de picking se actualiza en la pantalla. En la línea de lista de picking, verá una ubicación de almacenamiento para el artículo. 1-4

Añada una tabla definida por el usuario. En el ejercicio anterior para los valores definidos por el usuario, añadió una lista de valores para seleccionar cómo el cliente conoció su empresa. Añadió esto al campo Comentarios. En este ejercicio añadirá la misma lista de valores a un campo definido por el usuario. Enlazará luego una tabla definida por el usuario a este campo, para que los usuarios puedan añadir nuevos valores a la tabla. 1-4-1

Cree una tabla definida por el usuario. Cree una tabla con el nombre Fuente.

1-4-2

Añada un campo definido por el usuario y enlácelo a una tabla definida por el usuario. Abra Documentos de marketing y añada un campo definido por el usuario llamado Fuente. Añada este campo al área del título. No configure ningún valor válido para este campo. Seleccione Fijar tabla vinculada y seleccione la tabla Fuente. Seleccione Herramientas Ventanas definidas por usuario y seleccione la tabla. Nota: Esta opción de menú no está activa hasta que se añada la tabla definida por el usuario.

5-38

Introduzca datos para la tabla: Código

Nombre

1

Sitio Web

2

Correo electrónico

3

Actividad comercial

4

Publicación

Nota: Debe seleccionar Actualizar para introducir cada línea en la tabla. 1-4-3

Acceda a una tabla definida por el usuario. Abra un pedido de cliente. Seleccione el campo Fuente. Puede seleccionar de la lista desplegable o seleccionar Definir nuevo para añadir una nueva entrada.

5-39

5-40

Herramientas de personalización: Soluciones Unidad: Herramientas de personalización Tema: Tablas y campos definidos por el usuario

Nota: Use la base de datos de Light & Music. 1-1

Añada un campo definido por el usuario para documentos de marketing. Seleccione Herramientas por el usuario – Gestión.

Herramientas de customizing

Campos definidos

Seleccione Documentos de marketing > Título. Seleccione Añadir. Introduzca los siguientes datos: Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Título

Promociones

Descripción

Código de promoción

Clase

Alfanumérico

Estructura

Normal

Seleccione Fijar valores válidos para campo. Introduzca los siguientes datos: Valor

Descripción

A continuación, seleccione

S10

Primavera

Nuevo

S11

Verano

Nuevo

A10

Otoño

Nuevo

W10

Invierno

Nuevo

Seleccione Añadir. Abra un pedido de cliente. Para ver el campo definido por el usuario, seleccione Vista por el usuario. Abra la lista desplegable para ver los códigos promocionales.

5-41

Campos definidos

1-2

Añada un campo definido por el usuario para mostrar el saldo de interlocutor comercial. El personal del departamento de ventas de la empresa debe conocer el saldo existente cuando reciba un llamado telefónico por un nuevo pedido. 1-2-1

Añada un campo definido por el usuario Seleccione Herramientas Herramientas de customizing definidos por el usuario – Gestión.

Campos

Abra Documentos de marketing. Seleccione Título. Seleccione Añadir. Introduzca los siguientes datos: Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Título

Saldo

Descripción

Saldo de cuenta

Clase

Unidades y totales

Estructura

Importe

Seleccione Añadir. 1-2-2

Cree una consulta para extraer el saldo del interlocutor comercial de la base de datos. Cree y grabe la siguiente consulta mediante el Generador de consultas: SELECT T0.[Balance] FROM OCRD T0 WHERE T0.[CardCode] = $[$4.0.0] Grabe la consulta como Saldo de cuenta en cualquier categoría.

1-2-3

Añada la consulta como valores definidos por el usuario al campo definido por el usuario. Abra un pedido de cliente. Para ver el campo definido por el usuario, seleccione Vista definidos por el usuario.

Campos

Añada valores definidos por el usuario al campo Saldo de cuenta al pulsar Alt+Shift+F2. Seleccione Buscar en valores existentes definidos por usuario según consulta grabada. Seleccione la consulta que ha grabado anteriormente. Seleccione Actualización automática si se producen modificaciones campo. Seleccione el campo Código de cliente/proveedor. Seleccione Actualizar regularmente. Seleccione Actualizar.

5-42

1-2-4

Pruebe un campo definido por el usuario. Asegúrese de que haya un cliente que no posea un saldo cero. Si es necesario, cree una factura para un cliente. En el pedido de cliente pendiente, seleccione el cliente. Cuando selecciona el código de cliente, la consulta se ejecutará y el saldo de cuenta se mostrará en el campo. Nota: Para ver el saldo de cuenta en otros documentos de marketing, necesita añadir valores definidos por el usuario para cada tipo de documento. Puede usar la misma consulta con esos campos definidos por el usuario.

1-2-5

Cree una categoría para el campo definido por el usuario. Seleccione Herramientas Parametrizaciones…

Herramientas de customizing

Nota: Este menú aparece activo solamente cuando hay un documento activo que contiene campos definidos por el usuario. Seleccione la lista desplegable para la columna Categoría para el campo definido por el usuario. Seleccione Definir nuevo. Introduzca un nombre para la categoría. Seleccione Actualizar y, a continuación, OK. Abra un pedido de cliente y filtre los campos definidos por el usuario que se muestran mediante la lista desplegable de categoría. 1-3

Añada un campo definido por el usuario para una ubicación de almacenamiento. El almacén de la empresa dispone de cinco líneas de estanterías con cinco estanterías en tres niveles. Cada artículo cuenta con un lugar fijo de almacenamiento. Debido a que los empleados temporales realizan picking de los artículos con frecuencia, desearán también poder mostrar e imprimir el lugar de almacenamiento del artículo de la lista de picking. 1-3-1 Añada un campo definido por el usuario para conservar el lugar de almacenamiento. Seleccione Herramientas Herramientas de customizing Campos definidos por el usuario – Gestión. Seleccione Datos maestros > Artículos > Artículos: Almacén. Seleccione Añadir. Introduzca los siguientes datos: Nombre de campo o tipo de datos Título

Valores

Descripción

Ubicación de picking

Clase

Alfanumérico

Estructura

Normal

Ubicación

Seleccione Fijar valores válidos para campo.

5-43

Introduzca los siguientes datos: Valor

Descripciones

A continuación, seleccione

1

Estantería 1

Nuevo

2

Estantería 2

Nuevo

3

Estantería 3

Nuevo

4

Estantería 4

Nuevo

5

Estantería 5

Seleccione Añadir. 1-3-2

Añada un campo definido por el usuario a la línea de lista de picking. Seleccione Herramientas Herramientas de customizing definidos por el usuario – Gestión.

Campos

Seleccione Inventario > Lista de picking - Líneas. Seleccione Añadir. Introduzca los siguientes datos:

1-3-3

Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Título

Ubicación de picking

Descripción

Ubicación de picking

Clase

Alfanumérico

Estructura

Normal

Seleccione Añadir. Añada valores definidos por el usuario al campo definido por el usuario en la línea de lista de picking. Mediante el Generador de consultas, cree y grabe la siguiente consulta que recuperará automáticamente el lugar de almacenamiento que se introdujo en los datos maestros de artículo. La tabla es OITW y el campo se denomina U_Location (consulte el paso 1-3-1): Select T0.[U_Location] from OITW T0 where T0.[ItemCode] = $[$11.12.0] Nota: La consulta se ejecutará de la ventana de lista de picking. Si abre la ventana de lista de picking, puede ver que la información del sistema para el campo del código de artículo es artículo 11 y columna 12. Abra la lista de picking y añada valores definidos por usuario para el nuevo campo definido por el usuario en la línea de lista de picking. Seleccione Buscar en valores existentes definidos por usuario según consulta grabada. Seleccione la consulta que ha grabado anteriormente. Seleccione Actualización automática. Seleccione Si campo se modifica. Seleccione el campo Fecha de picking de la lista desplegable. Seleccione Actualizar regularmente. 5-44

1-3-4

Pruebe un campo definido por el usuario. Abra los datos maestros de un artículo y seleccione Vista Campos definidos por el usuario. Seleccione el lugar de almacenamiento de la lista. Grabe los cambios. Cree un Pedido de entrada de mercancías para introducir el artículo en el stock. Cree un Pedido de cliente para el artículo. Mediante el Responsable de efectuar picking y de embalar, envíe el pedido a la lista de picking. La consulta se ejecuta automáticamente porque la Fecha de picking se actualiza en la pantalla. En la línea de lista de picking, verá una ubicación de almacenamiento para el artículo.

1-4

Añada una tabla definida por el usuario. En el ejercicio anterior para los valores definidos por el usuario, añadió una lista de valores para seleccionar cómo el cliente conoció su empresa. Añadió esto al campo Comentarios. En este ejercicio añadirá la misma lista de valores a un campo definido por el usuario. Enlazará luego una tabla definida por el usuario a este campo, para que los usuarios puedan añadir nuevos valores a la tabla. 1-4-1

1-4-2

Cree una tabla definida por el usuario. Seleccione Herramientas Herramientas de customizing Tablas definidas por usuario – Definición. Cree una tabla con el nombre Fuente. Añada un campo definido por el usuario y enlácelo a una tabla definida por el usuario. Seleccione Herramientas Herramientas de customizing Campos definidos por el usuario – Gestión. Abra Documentos de marketing y añada un campo definido por el usuario llamado Fuente en el área de título del documento. No configure ningún valor válido para este campo. Seleccione Fijar tabla vinculada y seleccione la tabla Fuente. Seleccione Herramientas Ventanas definidas por usuario y seleccione la tabla. Nota: Esta opción de menú no está activa hasta que se añada la tabla definida por el usuario. Introduzca datos para la tabla: Código Nombre 1

Sitio Web

2

Correo electrónico

3

Actividad comercial

4

Publicación

Nota: Debe seleccionar Actualizar para introducir cada línea en la tabla. Seleccione OK. 5-45

1-4-3

Acceda a una tabla definida por el usuario. Abra un pedido de cliente. Seleccione el campo Fuente. Puede seleccionar de las entradas de la lista desplegable o seleccionar Definir nuevo para añadir una nueva entrada.

5-46

Herramientas de personalización: Ejercicios Unidad: Herramientas de personalización Tema: Modelos de documento Al finalizar este ejercicio, podrá: Realizar cambios a un diseño de documento mediante Crystal Reports. Realizar cambios de forma optativa a un diseño de documento de documento mediante el Diseñador de configuración de impresión (PLD).

Los documentos impresos se deben personalizar para satisfacer las necesidades del cliente.

Nota: Debido a la complejidad de los ejercicios, consulte las soluciones.

5-47

5-48

Herramientas de personalización: Soluciones Unidad: Herramientas de personalización Tema: Modelos de documento

La empresa ha revisado los diseños de documento estándar en el sistema y desea realizar los siguientes cambios: Añada el logotipo de la empresa a todos los documentos de ventas. En las ofertas de ventas, aumente el tamaño de la fuente para la fecha Válido hasta. En las ofertas de ventas, añada el gasto de porte estándar. Añada un mensaje promocional y un código de descuento a la última página de los pedidos del cliente. El mensaje varía según la temporada. El código de descuento está incluido en un campo definido por el usuario en el pedido de cliente. Imprima únicamente el mensaje y el código cuando el campo definido por el usuario incluye un valor de promoción. En el documento de lista de picking, añada la ubicación de almacenamiento junto al almacén en la línea de artículo. La ubicación de almacenamiento se añadió como un campo definido por el usuario en un ejercicio anterior.

5-49

1-1

Añada el logotipo de la empresa a las ofertas de ventas. 1-1-1

Abra el diseño de documento para una oferta de ventas. En SAP Business One, abra una oferta de ventas que haya creado anteriormente. Escriba el número de documento ______________. Seleccione el icono Diseñador de layouts en la barra de herramientas superior. Haga doble clic en el diseño de documentos de Crystal Reports. Seleccione Tratar. En la ventana Gestión de informes y de layout, seleccione Tratar. Crystal Reports deberá abrirse automáticamente en el modo de diseño y le permitirá realizar cambios en el modelo de documento de oferta de ventas.

1-1-2

Defina SAP Business One como una fuente de datos en Crystal Reports. Verifique la conexión con la fuente de datos. En la ventana Crystal Reports, seleccione Base de datos->Asistente de base de datos. Si no ve las tablas de SAP Business One en la ventana del Asistente de base de datos, debe crear una nueva conexión con SAP Business One como la fuente. Deberá suministrar la clave de acceso de base de datos de SQL Server. Sugerencia: Haga referencia al documento de procedimiento "Trabajo con la integración de Crystal Reports" de SAP Business One.

1-1-3

Añada el logotipo de la empresa al diseño de documento de la oferta de ventas. Seleccione Insertar > Imagen e inserte el logotipo de Light & Music en la carpeta de materiales de clase.

Coloque el logotipo en un lugar adecuado en la sección Cabecera de página. Ajuste el tamaño de imagen y la posición. Nota: Sólo puede importar imágenes de tipo JPEG o GIF. No se admiten las imágenes BMP y PNG.

5-50

1-1-4

Realice una presentación preliminar del cambio. Seleccione Vista >Presentación preliminar. Para obtener una presentación preliminar de la apariencia de los cambios, debe introducir el número de documento y el ObjectID. Introduzca los siguientes valores: Nombre de campo o clase de datos

Valores

DocKey@

El número de documento de la oferta de ventas.

ObjectID@

23 Nota: Para buscar el tipo de objeto de un documento, ejecute una consulta en la tabla del documento. El nombre de campo del ObjectID es ObjType (tipo de objeto).

Seleccione OK. Seleccione Finalizar. Es posible que vea algunos mensajes de actualización de la base de datos. Seleccione OK para dichos mensajes. Puede conmutar entre las fichas Diseño y Presentación preliminar en Crystal Reports. Cambie al modo Diseño y grabe el layout con un nuevo nombre. Seleccione Complementos -> SAP Business One -> Grabar como… El layout estará disponible en la ventana Gestión de informes y de layout en SAP Business One. 1-2

Cambie el tamaño de fuente de la fecha Válido hasta. Seleccione el campo de texto “Fin de validez de solicitud” y la fecha de “DocDueDate” asociada en la sección pie de página. Cambie el tamaño de fuente a 16 puntos. Ajuste los bordes del campo en caso necesario. Seleccione Vista >Presentación preliminar para ver una presentación preliminar del cambio.

1-3

Añada el gasto de porte a la oferta. Si no definió el porte al configurar la empresa, deberá hacerlo para este ejercicio. Si definió el porte, vaya al paso 1-3-2. 1-3-1 Fije un porte. En Parametrizaciones de documento, seleccione "Gestionar portes en documentos". Seleccione Gestión

Definición

General

Porte.

Introduzca una línea para un gasto de porte fijo de 25. Seleccione una cuenta de ganancias adecuada y un grupo de impuestos sobre las ventas. 5-51

1-3-2

Trate el layout para mostrar el gasto de porte. Cree una nueva oferta de ventas y asegúrese de que aparezca el cambio de porte. Escriba el número de documento ___________. Seleccione el icono Diseñador de configuración de impresión y Trate el modelo de documento para este documento. Haga doble clic en el subinforme de porte del área Pie de informe. Cambie el texto de “Gasto adicional” a “Porte”. Muestre el gasto de porte de la base de datos. Seleccione Vista >Presentación preliminar para ver una presentación preliminar de la oferta de ventas. Introduzca el número de documento y ID de objeto (23).

1-4

Añada un mensaje promocional y código al pie de informe. En el ejercicio 1-1 para Tablas y campos definidos por el usuario, añadió un campo definido por el usuario para retener un código promocional. El nombre de este campo es U_Promotion. Si no finalizó este ejercicio, ahora puede hacerlo. Nota: Únicamente imprimirá el código y mensaje promocional si se seleccionó el código promocional en el documento. Si el código es nulo, suprima la impresión del mensaje. 1-4-1

Cree un pedido de cliente. Cree un nuevo pedido de cliente y seleccione un código promocional de la lista de valores válidos. Grabe el documento.

1-4-2

Trate el modelo de documento. Seleccione el icono Diseñador de layouts y Trate el diseño de documento para este documento. Para ver el campo definido por el usuario en Crystal Reports, seleccione Base de datos- > Verificar base de datos. Seleccione OK. En el Explorador de campo, despliegue la tabla ORDR para ver los campos. El campo definido por el usuario tiene el prefijo “U_”. Arrastre el campo definido por el usuario a la sección Pie de informe. Añada un objeto de texto a la izquierda del campo definido por el usuario con un mensaje adecuado relacionado con el descuento; por ejemplo, "Use este código en su próximo pedido para obtener un descuento". Haga clic con el botón derecho y seleccione Texto de formato… En la ventana Editor de formato, seleccione la casilla de selección Suprimir y haga doble clic en el icono de fórmula [X+2] para abrir el Taller de fórmulas. Expanda el árbol Campos de informe.

5-52

Haga doble clic en el campo definido por el usuario para que aparezca en el área de la fórmula principal. Finalice la fórmula para suprimir la visualización del campo; por ejemplo {ORDR.U_Promotion} = 'null' Grabe y cierre la ventana de fórmula. Seleccione Vista >Presentación preliminar para obtener una presentación preliminar del pedido de cliente. El ID de objeto para un pedido de cliente es 17. Si selecciona un código promocional en el pedido, verá el código y el mensaje. 1-4-3

Prueba sin un código promocional Cree otro pedido de cliente sin un código promocional seleccionado. Seleccione Vista >Presentación preliminar para ver una presentación preliminar de los cambios. No deberá visualizarse el texto. Seleccione Complementos -> SAP Business One -> Grabar como… Grabe el nuevo layout.

1-5 Muestre la ubicación de almacenamiento para el artículo en el documento de lista de picking. La ubicación de almacenamiento se añadió a la línea de lista de picking como un campo definido por el usuario en el ejercicio anterior. Nota: Si el diseño de documento de la lista de picking no está disponible en Crystal Reports para su localización, use el Diseñador de configuración de impresión para realizar los cambios. 1-5-1

Instrucciones del Diseñador de configuración de impresión. Abra un documento de lista de picking válido y seleccione el icono del Diseñador de layouts para tratar el diseño de documento. Haga doble clic en el nombre del layout. En la ventana Gestión de informes y de layout, seleccione Tratar. La herramienta Diseñador de configuración de impresión se abrirá automáticamente en la ventana de SAP Business One. Seleccione Diseñador de configuración de impresión -> Grabar como… para grabar una copia del layout. Para hacer espacio y mostrar la ubicación de almacenamiento en cada línea, eliminaremos el campo Unidad de medida. Para eliminar un campo, haga clic con el botón derecho en el campo y seleccione Borrar. Elimine el campo Unidad de medida de la cabecera y el nivel de línea en la sección del área repetitiva. Mueva los campos Artículos por unidad y Almacén a la izquierda para que llenen el espacio dejado por el campo Unidad de medida. Haga lo anterior en la cabecera y el nivel de línea. Seleccione el Diseñador de configuración de impresión ->Añadir campo >Texto libre. 5-53

Ubique el campo de texto en la línea de cabecera a la derecha de la cabecera Almacén. Introduzca el texto de cabecera ‘Loc’ en la ventana Propiedades. Seleccione Diseñador de configuración de impresión ->Añadir campo ->Base de datos. Ubique el campo en la línea de la cabecera Loc. Asegúrese de que la clase de fuente sea Base de datos en la ventana Propiedades. Seleccione la tabla PKL1 - Lista de picking – líneas. Seleccione la columna U_Location. Grabe los cambios. Minimice la ventana Diseñador de configuración de impresión. En SAP Business One, seleccione el documento de lista de picking como documento activo y seleccione Fichero -> Presentación preliminar de layouts. Seleccione el nuevo layout. Seleccione OK. Podrá visualizar ahora la ubicación de almacenamiento impresa en la línea.

5-54

Preparación final:

Ejercicios

Unidad: Preparación final Tema: Saldos iniciales Al finalizar este ejercicio, podrá: Introducir saldos iniciales mediante las transacciones de saldos iniciales en SAP Business One.

En la puesta en marcha, los saldos de cuentas de mayor y de interlocutor comercial, y las cantidades en stock se deben transferir desde el sistema existente al nuevo sistema de SAP Business One.

Nota: Debido a la complejidad de los ejercicios, consulte las soluciones. .

6-1

6-2

Preparación final:

Soluciones

Unidad: Preparación final Tema: Saldos iniciales

Nota: En este ejercicio, se asume que el cliente comenzará a utilizar el sistema SAP Business One al inicio de un ejercicio fiscal. Por lo tanto, no es necesario arrastrar los saldos de PyG. El Balance del sistema anterior del cliente muestra lo siguiente: Balance Fecha: hoy Activo: Banco Nacional

200.000

Efectivo menor

5.000

Materias primas

60.000

(cuenta de existencias) Edificios de oficinas (almacén)

350.000

Equipos de oficina y almacén

150.000

Clientes

79.000

IVA a cobrar

4.000 848.000

Activo total: Pasivo: Proveedores

35.000

IVA a pagar

8.000

Préstamo bancario

150.000 193.000

Pasivo total: Capital propio: Arrastre de saldos

155.000

Capital en acciones

500.000

Capital propio total:

655.000

Total de pasivo y capital propio:

848.000

6-3

1-1

Cree una Cuenta de contrapartida de saldo inicial. Añada una nueva cuenta de mayor llamada Contrapartida de saldo inicial al cajón de capital propio del plan de cuentas. En la determinación de cuenta de mayor, defina esta cuenta como la Cuenta de saldo inicial por defecto en la ficha General.

1-2

Introduzca saldos iniciales para interlocutores comerciales. Nota: En este ejercicio, utilizará la función de saldos iniciales para importar los saldos del interlocutor comercial. También puede importar transacciones pendientes con el Data Transfer Workbench. Seleccione Gestión Inicialización sistema interlocutores comerciales.

Saldos iniciales

Balance apertura

Seleccione OK. Seleccione la cuenta Contrapartida de saldo inicial. Esto se usará como cuenta de contrapartida en el asiento contabilizado para los saldos iniciales. Seleccione el 1er día del mes actual como fecha de contabilización. Introduzca información de referencia en el campo Ref.1. Introduzca los saldos de los interlocutores comerciales de Light & Music en la columna RI (ML): Fecha de vencimiento

Interlocutor comercial

Saldo

Hace una semana

C0010

64.000

Hace una semana

C0020

15.000

Hace dos semanas

S0010

-25.000

Hace dos semanas

S0020

-10.000

Nota: Para introducir un saldo de Haber, deber usar el signo menos ‘-‘. Seleccione Añadir. Ubique los asientos contabilizados por la transacción de saldo inicial.

6-4

1-3

Introduzca las cantidades iniciales para el inventario. Nota: En este ejercicio, utilizará la función de cantidades iniciales para introducir cantidades. También puede establecerlas mediante la transacción Entrada de mercancías en el Data Transfer Workbench. Con Entrada de mercancías, puede importar números de serie. Seleccione Inventario Operaciones de stock de stocks y Contabilización de stocks.

Cantidades iniciales, Seguimiento

Seleccione la ficha Cantidad inicial. Seleccione OK. Seleccione la cuenta Contrapartida de saldo inicial. Esto se usará como cuenta de contrapartida en el asiento contabilizado para los saldos iniciales. Seleccione el 1er día del mes actual como la fecha de contabilización e introduzca una referencia para el asiento que se contabilizará. Introduzca la cantidad inicial y el coste del artículo para los artículos. Número de artículo

Cantidad inicial

Precio

100

300

50

600

I0044 (Precio de compra medio) I0050 (Precio de compra medio) Seleccione Añadir.

La contabilización debitará la cuenta de inventario definida en la determinación de cuentas de mayor. Nota: Para introducir el coste del artículo, debe considerar el sistema existente de valoración del cliente. Si el precio medio variable se utiliza para gestionar el valor de stock antiguo, utilice el último precio medio del sistema antiguo. Si se utiliza el método estándar, utilice el precio de compra del cliente. Si se utiliza FIFO, debe introducir varias transacciones con diferentes costes para igualar los costes del sistema antiguo.

6-5

1-4

Introduzca saldos iniciales para cuentas de mayor. Nota: Evite introducir valores duplicados para la cuenta Materias primas. Verifique las contabilizaciones existentes en esta cuenta. Las contabilizaciones se realizaron en esta cuenta cuando introdujo las cantidades iniciales. Seleccione Gestión cuentas mayor.

Inicialización sistema

Saldos iniciales

Balance apertura

Seleccione los cajones de balance. Seleccione OK. Seleccione la cuenta Contrapartida de saldo inicial. Introduzca una referencia para el asiento. Seleccione el 1er día del mes actual como fecha de contabilización. Introduzca saldos del Balance antiguo de Light & Music. Nota: Para introducir un saldo de Haber, deber usar el signo menos ‘-‘. 1-5

Revise la Cuenta de contrapartida de saldo inicial. Si introdujo los saldos correctamente, la cuenta Contrapartida de saldo inicial debería tener saldo cero. Si la cuenta no tiene valor cero, investigue las razones. ¿Introdujo los saldos de Haber en forma correcta?

1-6

Ejecute un informe de balance. Ejecute un informe de balance. Si el informe no está saldado, investigue las razones. Revise las contabilizaciones realizadas cuando probó las herramientas de personalización.

6-6

1-7

Importe una transacción pendiente (opcional). En este ejercicio opcional, puede practicar la importación de una factura de clientes pendiente mediante el Data Transfer Workbench. Importará la factura como una factura de servicio. 1-7-1 Cree un fichero de importación para la cabecera de la factura de servicio. Abra el modelo de DTW OINV – Documentos. Introduzca los siguientes datos: Cabecera de la línea 1

Cabecera de la línea 2

Valor de la línea 3

DocNum

DocNum

1

DocType

DocType

dDocument_Service

Nota: Esto identifica si la factura es de artículos o de servicios. HandWritten

HandWritten

tNO

DocDate

DocDate

Introduzca la fecha actual con este formato aaaammdd

DocDueDate

DocDueDate

Introduzca la fecha de vencimiento con este formato aaaammdd Por ejemplo, use la fecha actual + 7 días.

CardCode

CardCode

C0010

CardName

CardName

Hoteles Hilton

NumAtCard

NumAtCard

1023

Nota: Este es el campo de Número de referencia de IC. DocTotal

DocTotal

5550

Elimine las columnas sin utilizar del modelo. Grabe el fichero como fichero separado por comas (.csv).

6-7

1-7-2

Cree un fichero de importación para la línea de la factura. Abra el modelo de DTW INV1 – Document_Lines. Introduzca los siguientes datos: Cabecera de la línea 1

Cabecera de la línea Valor de la línea 3 2

Parentkey

DocNum

1

AccountCode

AcctCode

Seleccione la cuenta Contrapartida de saldo inicial.

ItemDescription Dscription

Factura 1023

VatGroup

VatGroup

Seleccione un grupo impositivo, por ejemplo, O1

LineTotal

LineTotal

5550

Elimine las columnas sin utilizar del modelo. Grabe el fichero como fichero separado por comas (.csv). 1-7-3

Entre a Data Transfer Workbench. Seleccione Inicio Todos los programas de datos Data Transfer Workbench.

1-7-4

SAP Business One

Migración

Ejecute la importación. Seleccione Importar. En el paso relevante del Asistente de importación de datos: Seleccione Datos transaccionales. Seleccione Añadir datos nuevos. Amplíe el objeto Ventas y seleccione Factura de clientes. Enlace los dos ficheros .csv que creó con la cabecera y los objetos Document_Lines. Importe los datos y corrija los errores que puedan haber.

1-7-5 Verifique la factura de servicio importada. Ubique la factura de servicio que acaba de importar. Revise la contabilización del asiento. Revise el saldo de la cuenta de cliente.

6-8

TB1200 – Implementación y soporte (release 8.8) Preguntas de revisión 1. ¿Cuál es el objetivo principal de cada fase de AIP? 2. Según el AIP, ¿en qué fase se recopilan los procesos empresariales del cliente? 3. ¿Qué sucede cuando el patrocinador del cliente o el propietario de la empresa no está comprometido con el proyecto de implementación? 4. ¿Cuál es el objetivo de una evaluación de riesgos? 5. ¿Cuál es el objetivo del documento Acuerdo sobre el nivel de servicio (SLA)? 6. ¿Cuál es la finalidad del inicio de proyecto del AIP? 7. ¿Cuáles son las estrategias para la recopilación de requisitos efectiva durante la fase de Blueprint empresarial? 8. ¿En qué fase de AIP se importan los datos maestros existentes? 9. ¿Qué personalizaciones comunes no se incluyen en una implementación AIP estándar? 10. ¿Por qué algunas parametrizaciones de la pantalla Detalles empresa son irreversibles una vez contabilizada una transacción? 11. ¿Cuál es el objetivo de la parametrización “Método de valoración de grupos de artículos” en Detalles empresa? 12. ¿Puede cambiar el método de valoración de un artículo? 13. ¿Cuál es el objetivo de la parametrización “Fijar cuentas de mayor por” en Parametrizaciones generales? 14. ¿Cuál es el objetivo de las condiciones de pago estándar seleccionadas en Parametrizaciones generales? 15. El cliente desea que cada persona para Proveedores o Clientes cree varios documentos por separado. ¿Cómo puede implementar este requisito? 16. ¿Cómo puede cambiar las cuentas de mayor estándar para un nuevo ejercicio? 17. ¿Cuál es la diferencia entre una cuenta de superusuario y una cuenta de usuario normal? 18. ¿Cuál es la forma más fácil de asignar autorizaciones generales a un grupo de usuarios? 19. ¿Debe asignar autorizaciones a un usuario que posee una licencia profesional? 20. ¿Qué documento puede ayudarlo con instrucciones paso a paso para la instalación de SAP Business One? 21. ¿Cuál es la nueva función del release 8.8 que puede ayudarle a instalar un nuevo nivel de patch? 22. ¿Qué necesita suministrar cuando solicita una clave de licencia? 23. ¿Cuál es la consecuencia de detener el Gestor de licencias durante las operaciones empresariales? 24. ¿Por qué algunas funciones requieren la clave de acceso del usuario del sitio? 25. ¿Qué tipos de objetos se pueden importar mediante Data Transfer Workbench que no se pueden importar mediante la utilidad Importar desde Excel? 26. ¿Por qué algunos objetos tienen varios modelos en Data Transfer Workbench?

8-1

27. ¿Cómo se puede conocer el nombre de tabla de un campo en un documento? 28. ¿Qué alertas predefinidas se suministran con el sistema? 29. Cuando su cliente crea un pedido de cliente, desea conocer cuándo fue la última vez que se envió un pedido. ¿Qué recomendaría? 30. ¿Cuál es la sintaxis requerida de la consulta para referirse a un campo en la ventana activa? 31. ¿Qué resultados especiales debe devolver una consulta cuando se la utiliza en un procedimiento de autorización? 32. ¿Cuál es el objetivo de los valores definidos por el usuario? 33. Su cliente tiene 30.000 productos y desea filtrarlos en una lista de selección por grupo de productos y fabricantes. ¿Cómo puede hacer esto fácilmente mediante la funcionalidad estándar? 34. ¿Cómo sabe si un campo tiene valores definidos por el usuario? 35. Si añade valores definidos por el usuario a un campo de nivel de cabecera, ¿cuáles son las restricciones para elegir otro campo como campo dependiente para actualización? 36. ¿Cuáles son los pasos para cambiar el diseño de documento estándar? 37. ¿Cómo se encuentra el ObjectId (ID de objeto) de un documento? 38. Al introducir las cantidades iniciales de artículos valorados con una media variable, ¿cómo decide qué precio introducir? 39. ¿Qué consideraciones especiales hay que tener en cuenta para introducir cantidades iniciales de artículos valorados mediante FIFO? 40. ¿Cuáles son las formas recomendadas de introducir saldos iniciales de cuentas de proveedores y de clientes? 41. ¿Cuáles son las formas de importar artículos con números de serie en SAP Business One? 42. Después de haber introducido los saldos iniciales, ¿cómo puede verificar que esos saldos coincidan con el sistema existente? 43. ¿Cuáles son sus obligaciones para el Nivel 1 y el Nivel 2 de soporte? 44. ¿Cómo puede demostrarle a SAP que ha cumplido con esas obligaciones? 45. Su cliente le notifica un problema. Lo primero que debe hacer es buscar Notas SAP. Si no puede encontrar una solución, ¿qué debería hacer? 46. Qué debe hacer para asegurarse de que el causante del problema del cliente es SAP Business One? 47. ¿Cómo puede decidir la prioridad que asignará a un mensaje de soporte? 48. Al introducir un mensaje de soporte, ¿cuál es el impacto empresarial y de dónde se obtiene la información? 49. ¿Qué servicios están disponibles con la herramienta de remote support platform? 50. ¿Qué debe ejecutar antes de usar los servicios de comprobación proporcionados por remote support platform?

8-2