TB1100 ES Finanzas-SAP B1

 Número de material: 50098704

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Marcas comerciales: Microsoft ®, Windows ®, NT ®, PowerPoint ®, WinWord ®, Excel ®, Project ®, SQL-Server ®, Multimedia Viewer ®, Video for Windows ®, Internet Explorer ®, NetShow ® y HTML Help ® son marcas registradas de Microsoft Corporation. Lotus ScreenCam ® es una marca registrada de Lotus Development Corporation. Vivo ® y VivoActive ® son marcas registradas de RealNetworks, Inc. ARIS Toolset ® es una marca registrada de IDS Prof. Scheer GmbH, Saarbrücken. Adobe ® y Acrobat ® son marcas registradas de Adobe Systems Inc. TouchSend Index ® es una marca registrada de TouchSend Corporation. Visio ® es una marca registrada de Visio Corporation. IBM ®, OS/2 ®, DB2/6000 ® y AIX ® son marcas registradas de IBM Corporation. Indeo ® es una marca registrada de Intel Corporation. Netscape Navigator ® y Netscape Communicator ® son marcas registradas de Netscape Communications, Inc. OSF/Motif ® es una marca registrada de Open Software Foundation. ORACLE ® es una marca registrada de ORACLE Corporation, California, EE. UU. INFORMIX ®-OnLine for SAP es una marca registrada de Informix Software Incorporated. UNIX ® y X/Open ® son marcas registradas de SCO Santa Cruz Operation. ADABAS ® es una marca registrada de Software AG. Las siguientes son marcas comerciales o marcas registradas de SAP AG: ABAP/4, InterSAP, RIVA, R/2, R/3, R/3 Retail, SAP (Word), SAPaccess, SAPfile, SAPfind, SAPmail, SAPoffice, SAPscript, SAPtime, SAPtronic, SAP-EDI, SAP EarlyWatch, SAP ArchiveLink, SAP Business Workflow y ALE/WEB. El logotipo de SAP y todos los demás productos, servicios, logotipos o nombres de marcas de SAP incluidos aquí son marcas comerciales o marcas registradas de SAP AG. Los demás productos, servicios, logotipos o nombres de marcas incluidos aquí son marcas comerciales o marcas registradas de sus respectivos dueños.

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En este ejemplo, cuando se depositan importes en efectivo en la cuenta bancaria de la empresa, la cuenta de compensación de efectivo disminuye de valor y se contabiliza en el Haber, mientras que la cuenta bancaria aumenta de valor y se contabiliza en el Debe.

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Esto se corresponde con el sistema de contabilidad de doble entrada, en donde cada transacción o evento afecta al menos dos cuentas distintas. En la contabilidad moderna, esto se realiza mediante partidas en el Debe y el Haber.

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En este ejemplo, la cuenta de compensación de cheques se contabiliza en el Haber cuatro veces porque el depósito incluye cuatro cheques (las transacciones recibidas de clientes distintos).

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La cuenta bancaria se contabiliza en el Debe según el valor total de esos cuatro cheques.

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Los importes en el Debe y el Haber son iguales; el asiento está compensado.

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Para los activos:

Las transacciones del Debe siempre aumentan el valor del activo. Las transacciones del Haber siempre disminuyen el valor del activo. 

Para los pasivos: Las transacciones del Haber siempre aumentan el pasivo. Las transacciones del Debe siempre disminuyen el pasivo.

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En este tema, repasaremos los procesos de ventas y compras analizados en TB1000, y nos centraremos en sus consecuencias para la contabilidad.

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En SAP Business One, un asiento se contabiliza automáticamente a partir de varios documentos, como facturas de clientes y de proveedores, durante los procesos de ventas, compras e inventario.

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Cuando implementa SAP Business One, define las cuentas de mayor por defecto que se utilizarán al crear transacciones. Gestión  Definición  Finanzas  Determinación de cuentas de mayor.

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Determinación de cuentas de mayor: la ventana se divide en cuatro fichas. Cada ficha contiene las definiciones de las cuentas de mayor relacionadas con un proceso empresarial específico: Ventas, Compras, General e Inventario.

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Cuando selecciona un modelo de plan de cuentas predefinido, la mayoría de los valores por defectos ya están definidos. Si es necesario, puede modificarlos.

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Al seleccionar una cuenta de mayor en la ventana Determinación de cuentas de mayor, ésta aparece en color verde en el plan de cuentas.

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Cuando se añade un documento que contabiliza un asiento, por ejemplo, una factura de clientes, el sistema determina las cuentas de mayor que se utilizarán de las cuentas por defecto.

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En la ventana Determinación de cuentas de mayor, también se definen las cuentas asociadas: Clientes para el proceso de ventas y Proveedores para el proceso de compras. La cuenta asociada enlaza las cuentas de libro auxiliar del interlocutor comercial con el libro mayor. Debe definir una cuenta de mayor como cuenta asociada en el plan de cuentas. Cuando contabiliza un documento en un interlocutor comercial, el sistema registra automáticamente el asiento en: El saldo de la cuenta de datos maestros de interlocutor comercial. El saldo de la cuenta asociada. (No es posible contabilizar asientos directamente en una cuenta asociada). En una factura de clientes, por ejemplo, cuando se debita un cliente, también se debita la cuenta Clientes. Este asiento aparece ahora en los saldos de ambas cuentas (cliente y cuenta asociada). Tenga en cuenta que los saldos de datos maestros de interlocutor comercial no aparecen en el plan de cuentas. Las cuentas asociadas de clientes y proveedores acumulan las transacciones de cliente y proveedor en sus saldos. Por lo tanto, el plan de cuenta presenta el status financiero completo de la empresa, además de los informes financieros (PyG, balance). Algunas transacciones, como las transacciones con efectos, deben contabilizarse en cuentas asociadas especiales. Por lo tanto, puede asignar estas cuentas especiales a tipos de transacción predefinidos, como Deudas pendientes, Cuenta de activo, Anticipo deudores/acreedores u otros tipos (en función del país). En la ventana Determinación de cuentas de mayor, puede seleccionar si desea asignar diferentes cuentas asociadas a clientes o proveedores distintos. La asignación de cuentas asociadas a cada cliente o proveedor se realiza en la ventana Datos maestros interlocutor comercial. Seleccione Interlocutores comerciales  Datos maestros interlocutor comercial  ficha Finanzas  ficha General  campo Clientes/Proveedores. Si no se seleccionó esta opción, las cuentas asociadas definidas en la ventana Determinación de cuentas de mayor se utilizan para todos los clientes y todos los proveedores. También puede modificar la cuenta asociada por defecto en los documentos de marketing. Selecciona ficha Finanzas  campo Cuenta asociada. Si trabaja con varias cuentas asociadas, el sistema puede mostrar los saldos de los interlocutores comerciales por separado para cada una de las cuentas asociadas. Interlocutores comerciales  Datos maestros interlocutor comercial  abra la flecha de enlace en el campo Saldo de cuenta y seleccione el botón Vista por cuenta asociada. 1-26

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Vaya a Informes  Finanzas  Financiero  Balance.

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Ejecute el informe.

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Busque la cuenta de proveedores en el nivel 5.

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Vaya al nivel 1 y verifique que el informe esté compensado.

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¿De qué modo está compensado el informe?

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Repasemos nuestros conocimientos acerca de algunos de los temas del curso TB1000 sobre logística. Aquí, se describe un escenario común de cómo se fijan los precios en SAP Business One durante el proceso de ventas: Nuestro cliente, Star Trek Computers, solicita una oferta para 4 reproductores multimedia portátiles. Jean crea una oferta. Selecciona el cliente y luego el artículo. El precio por unidad aparece en la oferta. ¿Cómo?  Los datos maestros de artículo incluyen 3 precios opcionales para este artículo. Cada uno está representado en una lista de precios diferente.  Star Trek Computers es un revendedor y, por lo tanto, su lista de precios por defecto según se definió en el registro de datos maestros es la lista de precios de revendedor.  Por consiguiente, en la oferta, el precio unitario de una reproductor multimedia portátil es 110, es decir, la lista de precios de revendedor. Jean especifica una cantidad de 4. El valor total de la oferta es 440 (si suponemos que no existen artículos adicionales en la oferta y que no se añaden importes de impuestos ni descuentos). Star Trek Computers nos envía por fax un pedido de cliente basado en la oferta. En SAP Business One, Jean copia la oferta en una pedido de cliente. Dos días más tarde, Joe, el jefe del almacén, despacha el camión de la empresa con las entregas de la semana, incluidos los 4 reproductores multimedia portátiles para Star Trek Computers. Más tarde ese mismo día, la persona responsable del área de contabilidad copia la entrega en una factura de clientes. Dado que no se realizó ningún cambio en el precio durante el proceso de copia, el valor total de la factura es 440, y éstos son los importes del Haber y el Debe del asiento automático creado por la factura de clientes.

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En el proceso de compras, un escenario común de cómo se fijan los precios sería el siguiente:

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Joe, el jefe del almacén, emite un pedido de 10 reproductores multimedia portátiles. Selecciona el proveedor Coconut Devices y luego el artículo, el reproductor multimedia portátil. El precio por unidad aparece en el pedido. ¿Cómo? Como Coconut Devices es un proveedor, su lista de precios por defecto según se definió en el registro de datos maestros es la lista de precios de compra. Por consiguiente, en el pedido, el precio unitario de un reproductor multimedia portátil es 100, es decir, la lista de precios de compra de los datos maestros de artículo del reproductor multimedia portátil.

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Joe especifica una cantidad de 10. El valor total del pedido es 1000 (si suponemos que no existen artículos adicionales en el pedido y que no se añaden importes de impuestos ni descuentos).

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Joe envía el pedido por correo electrónico al proveedor.

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Unos días después, Joe recibe una entrega, incluidos los 10 reproductores multimedia portátiles de Coconut Devices.

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En SAP Business One, Joe copia el pedido en un pedido de entrada de mercancías.

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Una semana más tarde, se recibe por correo la factura de Coconut Devices y la persona responsable del área de contabilidad copia el pedido de entrada de mercancías en una factura de proveedores.

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Dado que no se realizó ningún cambio en el precio durante el proceso de copia, el valor total de la factura de proveedores es 1000, y éstos son los importes del Haber y el Debe del asiento automático creado por la factura de proveedores.

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Volvamos un paso hacia atrás, al pedido de entrada de mercancías que Joe especificó según la entrega que recibió del proveedor.

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Si suponemos que la empresa utiliza un inventario permanente, el valor del coste de artículo se calcula automáticamente en cada transacción de stocks.

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Se brindarán más detalles sobre el inventario permanente en la última unidad del curso.

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Cuando Joe especificó el pedido de entrada de mercancías en SAP Business One, el valor de la lista de precios de compra (100 por unidad) afectó el precio unitario del pedido de entrada de mercancías y también el valor del coste de artículo.

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El valor del coste de artículo se calcula automáticamente, de acuerdo con el método de valoración seleccionado para el artículo (Media variable, FIFO, Estándar). El valor del coste de artículo calculado después del pedido de entrada de mercancías era 90.

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Joe especificó una cantidad de 10 reproductores multimedia portátiles. Por lo tanto, el valor total del asiento creado por el pedido de entrada de mercancías era 1000, y éstos son los importes del Haber y el Debe registrados en las cuentas por defecto del inventario.

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El valor del asiento enlazado a la entrega enviada al cliente es 360. Es decir, la cantidad de 4 artículos multiplicada por el valor del coste de artículo en ese momento (90).

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Recuerde que el valor total de la factura en función de esa entrega era 440. Se calculó de acuerdo con la lista de precios de revendedor (110) que se definió como lista de precios por defecto en el registro de datos maestros de cliente.

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Analicemos las etapas frecuentes del proceso financiero en SAP Business One (la mayoría de las etapas, excepto las parametrizaciones de finanzas, son recurrentes y pueden producirse en otro orden; éste es un ejemplo de un escenario común): Parametrizaciones de finanzas: al implementar SAP Business One, se define lo siguiente: Plan de cuentas y cuentas de mayor por defecto que se utilizarán al crear transacciones en los diferentes procesos empresariales: Ventas, Compras, Inventario, etc. Debe tomar decisiones junto con la persona responsable del área de contabilidad del cliente. Procesos de ventas y compras: las consecuencias financieras de las etapas en los procesos de ventas y compras son los asientos automáticos y las reconciliaciones del sistema. Asientos automáticos: se contabilizan a partir de varios documentos, como facturas de clientes y de proveedores. Asientos manuales: para las transacciones comerciales que no están representadas en formularios ni documentos. La persona responsable del área de contabilidad introduce transacciones, como préstamo, alquiler o nómina, mediante los asientos manuales. El fichero de asientos contiene todas las transacciones contables: automáticas y manuales. Reconciliaciones: las reconciliaciones del sistema internas se crean de manera automática:  En datos maestros de interlocutor comercial: factura/pagos, factura/abono.  En una cuenta de mayor: pago/depósito.  Reconciliación de usuario interna: por ejemplo, cuando un pago por adelantado debe reconciliarse con la factura. Cierre del período: un proceso que traslada los saldos de las cuentas de pérdidas y ganancias a una cuenta de balance, la cuenta de arrastre de saldos, cuando finaliza un ejercicio o período contable.  En algunas localizaciones (Italia, España, Francia y Portugal), también es posible trasladar los saldos de cuentas de balance de un ejercicio o período a otro.  Existe una lista de las tareas necesarias durante la preparación para el cierre del período. Libro mayor, plan de cuentas e informes: todas las etapas que afectan el fichero de asientos, los saldos de cuentas (consulte las siguientes diapositivas) y los informes financieros, como en los ejemplos que analizamos:  Cuando describimos las cuentas asociadas que enlazan las cuentas del interlocutor comercial con el libro mayor.  Los saldos de datos maestros de interlocutor comercial no aparecen en el plan de cuentas.  Las cuentas asociadas de clientes y proveedores acumulan las transacciones de cliente y proveedor en sus saldos.  Por lo tanto, el plan de cuenta presenta el status financiero completo de la empresa, además de los informes financieros (PyG, balance).  Otro ejemplo es el cierre del período, que transfiere lo saldos de las cuentas de pérdidas y ganancias a una cuenta de balance y, por lo tanto, afecta las pérdidas y ganancias y los resultados del balance.

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Efecto o letra de cambio. Esta opción sólo es relevante para Italia, Portugal, España y Francia, y está activada por defecto.

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Nota:

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En este ejemplo, utilizamos el proceso de pago manual.

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Las opciones Sistema de pago y Tratamiento de extracto bancario permiten la creación automática y semiautomática de cobros y pagos efectuados.

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En la ventana de reconciliación manual, también es posible depositar pagos en efectivo, por cheque o con tarjeta de crédito, y contabilizar asientos o crear pagos.

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Para obtener más detalles acerca de estas opciones, consulte las siguientes diapositivas.

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Cuando emite un cobro, se cierra la factura pendiente en la cuenta de cliente. También puede emitir un cobro que no está basado en una factura, por ejemplo, Pago a cuenta. Los pagos en efectivo, por cheque y con tarjeta de crédito se contabilizan en una cuenta de compensación. Tenga en cuenta que el término “compensación” se utiliza en la localización para EE. UU. En otras localizaciones, el equivalente podría ser “cuenta temporal” o “cuenta transitoria”. El instructor debe emplear el término utilizado en su localización. Cuando un cliente efectúa un pago en efectivo, por cheque o con tarjeta de crédito, se introduce un cobro que genera el siguiente asiento:  (Por lo general, el cliente realiza pagos utilizando un único medio de pago. No obstante, es posible efectuar un pago utilizando una combinación de medios en un único pago).  Debe en una cuenta de compensación: saldo de caja/tarjeta de crédito/cheques recibidos.  Haber en una cuenta de cliente.  Efectivo: el sistema recupera la cuenta de saldo de caja del campo Saldo de caja de la ficha Ventas en Gestión  Definición  Finanzas  Determinación de cuentas de mayor.  Tarjetas de crédito: el sistema recupera la cuenta de tarjeta de crédito del campo Cuenta de mayor de la definición de tarjeta de crédito en Gestión  Definición  Gestión de bancos  Tarjetas de crédito.  Es posible integrar herramientas externas, como sistema de punto de venta y autorización de transacciones con tarjeta de crédito, en el proceso estándar.  Cheque: el sistema recupera la cuenta de cheques recibidos del campo Cheques recibidos de la ficha Ventas en Gestión  Definición  Finanzas  Determinación de cuentas de mayor.  Es posible modificar la cuenta de compensación por defecto al emitir el cobro. Se debe procesar un documento de depósito para transferir los fondos de la cuenta de compensación a la cuenta de banco propio y compensar dicha cuenta. Función Depósito en SAP Business One: Gestión de bancos  Depósitos  Depósito. Transferencia bancaria: este medio de pago no incluye ninguna cuenta de compensación. El cliente transfiere el pago directamente al banco propio. Debe en la cuenta de banco propio, Haber en la cuenta de cliente.

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Las pantallas para cobros y pagos son prácticamente idénticas. La pantalla está dividida en las siguientes partes: 

El área de cabecera del documento.

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El área para la selección de facturas pendientes, abonos y asientos, así como para la asignación de importes de pago.

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El área para la especificación de comentarios y visualización de totales.

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Para contabilizar un cobro, seleccione Gestión de bancos  Cobros  Cobros.

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Para contabilizar un pago efectuado, seleccione Gestión de bancos  Pagos  Pagos.

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En la cabecera de documento, se selecciona el código del cliente o proveedor para el pago. A continuación, el sistema copia el Nombre y la Persona de contacto estándar del registro maestro.

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El valor por defecto de los cobros es Cliente y el valor por defecto de los pagos es Proveedor. Es posible crear tanto cobros como pagos para Cliente, Proveedor o Cuenta.

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En el caso de los cobros, el sistema copia la dirección Destinatario factura del registro maestro de interlocutor comercial en el campo de dirección de la cabecera de documento:

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En el caso de los pagos, el sistema copia la dirección Receptor pago por defecto. Puede seleccionar manualmente otra dirección de receptor del pago o el banco del proveedor. A continuación, puede marcar Visualizar facturas c/misma direc.factura para filtrar las facturas pendientes visualizadas en la pantalla de pago.

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Puede introducir el número de documento manualmente o permitir que el sistema lo asigne de forma automática a partir de una serie de documentos.

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El sistema propone la fecha actual como Fecha de contabilización, Fecha de vencimiento y Fecha de documento.

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Puede introducir un número de documento externo en el campo Referencia.

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Puede asignar el pago a un Proyecto o a una Norma de reparto para la contabilidad de costes.

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Cuando se contabiliza el documento, el sistema le asigna automáticamente un Nº de transacción (número del asiento) y lo muestra en el campo correspondiente.

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El sistema muestra los abonos y las facturas pendientes con el número de plazo. Si se selecciona el indicador Nº referencia de interlocutor comercial en Parametrizaciones de formulario, el sistema mostrará los números de referencia de cliente/proveedor en lugar del número de factura. Esta opción resulta útil cuando se introducen pagos basados en los números de factura que recibió del proveedor. El indicador Visualizar facturas c/misma direc.factura sólo se encuentra disponible cuando se crea un pago para un proveedor. Permite visualizar en la tabla sólo las facturas con la dirección del receptor del pago/detalles del banco idénticos a la dirección/banco seleccionados en el campo Pagar a. El campo Clase de documento indica el origen de la línea (FA para facturas de clientes, RC para abonos de clientes, TT para facturas de proveedores y AC para abonos de proveedores). Es posible que una cuenta contenga contabilizaciones que no correspondan a facturas ni a abonos (por ejemplo, asientos o pagos a cuenta). El sistema sólo muestra estas transacciones si se selecciona el indicador Visualizar todas operaciones en Parametrizaciones de formulario. El sistema muestra estas transacciones como líneas azules por debajo de las facturas y los abonos. Un asterisco (*) tras la fecha de la factura indica que ésta ha vencido. El sistema muestra el importe de la factura y el saldo vencido (el importe de la factura menos los abonos o pagos parciales) en cada factura. Si se aplica un descuento por pronto pago (en función de las condiciones de pago del interlocutor comercial), el sistema deduce el descuento por pronto pago del saldo vencido y propone el importe final del pago. Para especificar pagos que no puedan asignarse a una factura, seleccione el indicador Pago a cuenta. A continuación, el sistema permitirá especificar el importe del pago de forma manual. Por ejemplo, cuando recibe un pago con antelación. Para seleccionar una factura pendiente para el pago, seleccione la casilla de la línea. También puede introducir un importe menor como pago parcial modificando la columna de importe Total pago. El sistema muestra el importe del pago completo (suma de todas las líneas seleccionadas en la tabla más el importe indicado de forma manual) en el campo Importe total vencido. 2-15

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Una vez determinado el importe de pago, se debe especificar el medio de pago. Puede seleccionar uno de los siguientes medios de pago: Cheque, Transferencia bancaria,Tarjeta de crédito y Efectivo.  Puede definir una cuenta por defecto para los medios de pago del tipo efectivo y cheques recibidos. Seleccione Gestión Definición  Finanzas  Determinación de cuentas de mayor  ficha Ventas  ficha General  campos Cheques recibidos y Saldo de caja.  Puede definir una cuenta por defecto para los medios de pago del tipo transferencia bancaria emitida. Seleccione Gestión Definición  Finanzas  Determinación de cuentas de mayor  ficha Compras  ficha General  campo Transferencia bancaria.  Puede copiar el importe total en un campo de importe. Para ello, seleccione CTRL+B o haga clic con el botón derecho y seleccione Copiar saldo vencido.  En la mayoría de los casos, el pagador paga el importe completo con un solo medio de pago. Sin embargo, es posible distribuirlo en varios medios de pago. El sistema toma los detalles del medio de pago para los cobros de los registros maestros de clientes. Puede definir un importe máximo para pagos en exceso y en defecto. Esto es importante cuando existen diferencias mínimas entre el pago y el saldo vencido. El proceso será transparente para el usuario.  Seleccione Gestión  Definición  Finanzas  Determinación de cuentas de mayor. Seleccione la ficha Ventas para definir la cuenta de mayor que se debe utilizar en caso de un pago en exceso o en defecto. Haga lo mismo en la ficha Compras.  Seleccione Gestión  Definición  Finanzas  Monedas. Las siguientes cuatro columnas definen el importe máximo que se contabilizará como pago en exceso o en defecto:  Diferencia permitida para importe de entrada/Diferencia permitida para importe de salida: para una moneda específica, especifique el importe máximo permitido para las diferencias de cobros/pagos efectuados. Este campo sólo está activado si el importe del campo Diferencia % de entrada permitida/Diferencia % de salida permitida es cero o si el campo está en blanco.  Diferencia % de entrada permitida/Diferencia % de salida permitida: para una moneda específica, especifique el porcentaje máximo permitido para las diferencias de cobros/pagos efectuados. Este campo sólo está activado si el importe del campo Diferencia permitida para importe de entrada/Diferencia permitida para importe de salida es cero o si el campo está en blanco. El importe base para el cálculo del porcentaje es el importe total pagado, el cual representa la suma de los importes especificados en la ventana Medio de pago.  Al contabilizar un pago, el sistema reconcilia el pago con las facturas seleccionadas y cierra las transacciones. Si el pago se contabilizó como Pago a cuenta, las facturas y el pago permanecen abiertos. Si se efectuó un pago parcial, el sistema ajusta en consecuencia el saldo vencido. 2-16

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Si extrae efectivo de la caja registradora o cheques del cajón de cheques y los lleva al banco, puede utilizar la transacción Depósito para contabilizar esta transferencia. 

Seleccione Gestión de bancos  Depósitos  Depósito y seleccione la ficha Efectivo para contabilizar un depósito de efectivo. Introduzca la cuenta de saldo de caja que representa la caja registradora en el campo Cuenta de mayor. El sistema muestra el saldo en el campo Saldo. Introduzca el importe que desea que desea depositar en el campo Importe. Introduzca el número de cuenta de mayor que representa la cuenta bancaria en el campo Cuenta bancaria. Si intenta depositar un importe mayor que el del saldo de cuenta, el sistema lo bloqueará.

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Seleccione Gestión de bancos  Depósitos  Depósito y seleccione la ficha Cheques para contabilizar un depósito de cheques. El sistema enumerará todos los cheques que todavía no se han depositado en la tabla. Resalte los cheques que desea depositar. Introduzca el número de cuenta de mayor que representa la cuenta bancaria en el campo Cuenta bancaria.

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Si ha seleccionado el indicador Reconciliar importes tras depósito, el sistema reconciliará las partidas individuales del Debe y del Haber en la cuenta de saldo de caja o en la cuenta de cheques recibidos entre sí.

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Tenga en cuenta que la partida individual del Debe de la cuenta bancaria siempre se gestiona como una partida abierta. De este modo, se distingue de las partidas individuales que ya se han compensado con el extracto bancario que pertenece a esta cuenta bancaria. La reconciliación cierra la partida individual del Debe.

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Nota: 

En este ejemplo, utilizamos el proceso de pago manual.

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Las opciones Sistema de pago y Tratamiento de extracto bancario permiten la creación automática y semiautomática de cobros y pagos efectuados.

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En la pantalla de reconciliación manual, también se pueden contabilizar asientos o crear pagos.

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Para obtener más detalles acerca de estas opciones, consulte las siguientes diapositivas.

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Observe que el sistema no incluye cuentas de compensación para pagos manuales de tarjetas de crédito, cheques y transferencias bancarias. En lugar de ello, la contabilización en el Haber se realiza directamente en la cuenta bancaria. Siempre es posible insertar manualmente una cuenta provisional en el campo de cuenta de mayor del medio de pago. Luego, cuando se resta el pago del banco, se debe especificar una entrada para debitar la cuenta provisional y acreditar la cuenta bancaria. Es posible utilizar el asistente de pago para generar pagos en la cuenta de compensación automáticamente. Si desea utilizar cuentas de compensación de manera automática, puede usar la funcionalidad Tratamiento de extracto bancario (consulte las siguientes diapositivas), la cual se puede configurar para contabilizar automáticamente las transferencias entre las cuentas de compensación y las cuentas bancarias. Lo mismo sucede con el add-on Caja y Bancos, relevante para algunas localizaciones. Tenga en cuenta que Caja y Bancos no estará disponible si se activó la funcionalidad Tratamiento de extracto bancario. Contabilizaciones de pagos efectuados:  Efectivo: Debe de la cuenta de proveedor, Haber de la cuenta de saldo de caja o el número de cuenta bancaria.  Dado que la mayoría de empresas cuentan con varias cajas registradoras con una cuenta de saldo de caja asignada a cada una, deberá especificar manualmente el número adecuado de la cuenta de saldo de caja.  Tarjeta de crédito: Debe de la cuenta de proveedor, Haber de la cuenta bancaria. Debe especificar manualmente el número de cuenta bancaria.  Cheque: Debe de la cuenta de proveedor, Haber de la cuenta bancaria. Debe especificar manualmente el número de cuenta bancaria.  Transferencia bancaria: Debe de la cuenta de proveedor, Haber de la cuenta bancaria. El sistema recupera la cuenta bancaria del campo Transferencia bancaria de la ficha Compras en Gestión  Definición  Finanzas Determinación de cuentas de mayor.

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Los cobros, los pagos efectuados y los depósitos contabilizan asientos en la cuenta de banco propio.

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Debe reconciliar esas transacciones con el extracto bancario y realizar ajustes cuando sea necesario.

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El extracto bancario actúa como un instrumento de notificación legalmente vinculante entre el banco y sus clientes.

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En SAP Business One, cuenta con tres opciones para la reconciliación externa ( para obtener más detalles acerca de cada opción, consulte las siguientes diapositivas): 

Reconciliación manual: en esta pantalla, se pueden crear correcciones para cerrar las discrepancias y reducir las diferencias a cero. Por ejemplo, puede realizar el depósito de los pagos en efectivo, por cheque y con tarjeta de crédito que aparecen en el extracto bancario impreso. También se pueden contabilizar asientos o crear pagos.

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Reconciliación.

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Tratamiento de extracto bancario: con esta opción, se introduce manualmente un extracto bancario y se reconcilia la cuenta de mayor a la vez que se contabilizan los pagos por transferencia bancaria.

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Al contabilizar un pago, el sistema reconcilia el pago con las facturas seleccionadas y cierra las transacciones. Si el pago se contabilizó como Pago a cuenta, las facturas y el pago permanecen abiertos. Si se efectuó un pago parcial, el sistema ajusta en consecuencia el saldo vencido.

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Se proporcionarán mas detalles sobre las reconciliaciones internas de los interlocutores comerciales (sistema y usuario) en la unidad 4: Proceso de períodos contables.

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El asistente de pago permite crear cobros y pagos en lotes para transferencias bancarias, cheques y efectos. Los pagos se crean en función de los criterios de selección y las vías de pago.

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Pago: cheque o transferencia bancaria, cobro: sólo transferencia bancaria.

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Las ejecuciones del asistente de pago comprenden transacciones y documentos de proveedores y clientes que no están pagados por completo, abonados ni reconciliados, así como los pagos a cuenta asignados/sin reconciliar.

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Si los pagos creados son pagos por transferencia bancaria o pagos por débito bancario, el asistente de pago crea los ficheros de pago en el formato específico del país adecuado.

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Se requiere Payment engine u otro add-on de terceros para crear los ficheros correctos para el banco.

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El asistente de pago permite crear cobros y pagos en lotes para transferencias bancarias, cheques y efectos. Los pagos se crean en función de los criterios de selección y las vías de pago. Las ejecuciones del asistente de pago comprenden transacciones y documentos de proveedores y clientes que no están pagados por completo, abonados ni reconciliados, así como los pagos a cuenta asignados/sin reconciliar. Cada ejecución del asistente de pago se identifica mediante un nombre de ejecución del pago y la fecha de ejecución del pago. Cuando se inicia el asistente de pago, se especifican varios criterios de selección:  Parámetros generales, como la fecha de la siguiente ejecución de pago planificada, la clase (pago o cobro), el medio de pago (cheque o transferencia bancaria) y la serie de documentos que se utiliza para crear los documentos de pago.  Los interlocutores comerciales que verifica el sistema para localizar facturas vencidas.  Criterios de selección para los documentos que incluye el sistema.  Las vías de pago que utiliza el sistema.  Mejoras del release 8.8:  - Nuevo rango para el criterio Fecha de vencimiento (se siguen teniendo en cuenta los días de tolerancia).  - Nuevo filtro para el criterio Fecha de documento.  - Tratamiento mejorado de las ejecuciones grabadas en los períodos bloqueados. En función de estos criterios de selección, el sistema crea un informe de recomendaciones o una lista de pagos sugeridos. Puede aceptar o rechazar estas recomendaciones. Puede grabar las recomendaciones y continuar en una fecha posterior o puede ejecutar los pagos. El botón Trans.no incluida crea una lista de todas las partidas abiertas que no se pudieron incluir en la ejecución del pago. Para ejecutar el asistente de pago, seleccione Gestión de bancos  Asistente de pago. Debe definir los valores por defecto para el asistente de pago. Seleccione Gestión  Definición  Gestión de bancos  Valores estándar de ejecución de pago. Estos datos se utilizan por defecto en todas las ejecuciones de pago.

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Cuando ejecuta los pagos, el sistema crea automáticamente los documentos de pago para las recomendaciones aceptadas.

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Generalmente, un pago incluye los importes de varias facturas, si no se ha especificado de otra forma en el registro maestro de interlocutor comercial (seleccione el indicador Pago único en la ficha Sistema de pago). El sistema siempre compara el descuento por pronto pago que es válido en ese momento con el descuento por pronto pago que será válido en la fecha de la siguiente ejecución de pago, menos el número de días de tolerancia.

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Si los pagos creados son pagos por transferencia bancaria o pagos por débito bancario, el asistente de pago crea los ficheros de pago en el formato específico del país adecuado. Si necesita crear o adaptar formatos de fichero, puede utilizar el add-on Definición de formato. Este add-on de SAP Business One es una herramienta gráfica que permite al usuario definir y modificar los formatos de extractos bancarios recibidos.

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Para obtener más detalles acerca de los formatos de fichero bancario y la creación de ficheros bancarios con el asistente de pago, consulte el apéndice.

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Si los pagos creados son pagos por cheque, se pueden imprimir directamente en el sistema, en Gestión de bancos  Impresión documento o Gestión de bancos  Pagos  Cheques para pago para imprimir cheques individuales. Una vez impreso el cheque, el sistema asigna los números de cheque. Una vez finalizado el proceso, utilice Gestión de bancos  Confirmación de número de cheque para confirmar los números asignados.

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Con la vía de pago, se puede controlar todo el proceso de pago. Seleccione Gestión  Definición  Gestión de bancos  Vías de pago para definir y actualizar vías de pago. En la definición de una vía de pago, se especifica lo siguiente:  Clase de pago y medio de pago (pago: cheque o transferencia bancaria, cobro: sólo transferencia bancaria).  Banco propio y la cuenta bancaria que, por lo general, debe recibir o emitir el pago realizado con esta vía de pago. En la definición del banco propio, se asigna una cuenta de mayor y una cuenta provisional de mayor (opcional) a la cuenta bancaria.  Comprobaciones de validación que el sistema debe efectuar antes de utilizar esta vía de pago, además de restricciones de importes.  Contabilizaciones relacionadas con cuentas provisionales de mayor. En los registros maestros de los interlocutores comerciales, debe especificar las vías de pago que desea utilizar con cada interlocutor. En los registros maestros de los proveedores, puede especificar vías de pago de la clase pago. En los registros maestros de los clientes, puede especificar vías de pago de la clase cobro. Puede definir una vía de pago por defecto para asignarla a la creación de nuevos interlocutores comerciales. Seleccione Gestión Inicialización sistema  Parametrizaciones generales  ficha IC. En función de las parametrizaciones de la ejecución de pago, el sistema selecciona automáticamente una de las vías de pago que aparecen en los registros maestros de los interlocutores comerciales. Si desea utilizar una vía específica para una factura determinada, también puede indicar directamente la vía. Si desea utilizar un banco propio distinto al especificado en la vía de pago para un determinado interlocutor comercial, puede indicar el banco propio directamente en el registro maestro del interlocutor comercial. En los registros maestros de los interlocutores comerciales, puede especificar si desea bloquear pagos. Los bloqueos de pago también pueden efectuarse en las facturas.

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Los cobros, los pagos efectuados y los depósitos contabilizan asientos en la cuenta de banco propio.

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Debe reconciliar esas transacciones con el extracto bancario y realizar ajustes cuando sea necesario.

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Estas partidas no se reconcilian hasta que se recibe el extracto bancario, después de que el banco haya efectuado realmente el pago.

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Cuando se lleva a cabo una reconciliación externa, se reconcilian las partidas abiertas de una cuenta de mayor bancaria en SAP Business One con las partidas abiertas de un extracto de cuenta externa. En la mayoría de los casos, el extracto de cuenta se recibe de un banco y la cuenta que debe reconciliarse es la cuenta bancaria asociada. El extracto, sin embargo, puede recibirse también de un interlocutor comercial que desea reconciliar la cuenta de interlocutor comercial en sus libros con la propia.

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En SAP Business One, existen tres opciones para la reconciliación externa.

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En SAP Business One, existen tres opciones para la reconciliación externa:  Reconciliación manual (soportada en Australia/Nueva Zelanda, Canadá, Sudáfrica, Reino Unido y EE. UU.): con esta opción, se indican la fecha y el saldo finales del extracto bancario impreso. El sistema muestra las transacciones pendientes de la cuenta de mayor bancaria. Puede compararlas manualmente con el extracto impreso y compensar las transacciones de la cuenta. El sistema realiza el seguimiento de las diferencias entre el saldo final del extracto y las partidas compensadas de la cuenta de mayor. El sistema sólo permite que se reconcilie la cuenta cuando la diferencia es cero. En la pantalla de reconciliación manual, se pueden crear correcciones para cerrar las discrepancias y reducir las diferencias a cero. Por ejemplo, puede realizar el depósito de los pagos en efectivo, por cheque y con tarjeta de crédito que aparecen en el extracto bancario impreso. También se pueden contabilizar asientos o crear pagos. El sistema realiza un seguimiento del saldo del extracto para la siguiente reconciliación. Para utilizar la reconciliación manual, seleccione Gestión de bancos  Extractos bancarios y reconciliaciones externas Reconciliación manual.  Reconciliación (soportada en todas las localizaciones): con esta opción, primero se importan o se especifican manualmente las transacciones de extracto bancario en el sistema mediante la función Tratar extracto cuenta externo. Para utilizar la reconciliación, seleccione Gestión de bancos  Extractos bancarios y reconciliaciones externas  Reconciliación . El sistema muestra en columnas contiguas las transacciones pendientes de la cuenta de mayor en SAP Business One y la transacción importada o introducida manualmente del extracto bancario. Se puede seleccionar una clase de reconciliación: manual, automática o semiautomática. Funcionan de forma muy parecida a las clases de reconciliación interna.  Tratamiento de extracto bancario (soportado en Alemania, Austria, Bélgica, Brasil, China, Chipre, Corea, Dinamarca, Eslovaquia, España, Finlandia, Francia, Hungría, India, Italia, Japón, Noruega, Países Bajos, Polonia, Reino Unido/Irlanda, República Checa, Rusia, Singapur, Suecia y Suiza): con esta opción, se introduce manualmente un extracto bancario y se reconcilia la cuenta de mayor a la vez que se contabilizan los pagos (se requiere el add-on BTHF para importar un fichero bancario de un formato específico que se puede definir con el add-on File Formatting Tool). Seleccione Gestión de bancos  Extractos bancarios y reconciliaciones externas  Tratamiento de extracto bancario.

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Tratamiento de extracto bancario: Permite generar cobros y pagos:  Gestión de pagos: a cuenta, reconciliados parcialmente o reconciliados totalmente.  Pagos de clientes.  Pagos a proveedores: directamente o mediante una cuenta provisional (asistente de pago).  Pagos con diferencias de tipo de cambio, diferencias mínimas, descuentos por pronto pago.  Pago de varios documentos.  Efectos: específicos de país (Bélgica, Chile, España, Francia, Italia, Portugal).  Pago a cuenta:  Salarios  Gastos varios con impuestos: p. ej. gas  Pagos de intereses y cargos de gestión de bancos Realice una reconciliación interna e identifique las facturas pagadas. Realice una comparación externa entre el pago en SAP Business One y el banco según criterios de ajuste predefinidos. Realice una reconciliación externa de las transacciones ya contabilizadas en SAP Business One, por ejemplo, por pagos manuales o con el asistente de pago. Depósito de efectivo/cheques en una cuenta bancaria provisional. Informes de extractos bancarios. Para obtener información detallada acerca de la funcionalidad Tratamiento de extracto bancario y el add-on BTHF (Bank Transaction Handling Facility), consulte la página de inicio sobre Tratamiento de extracto bancario (TEB) en Channel Partners Portal. También puede encontrar información útil sobre las parametrizaciones y los procedimientos para utilizar Tratamiento de extracto bancario en la ayuda online.

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Para utilizar la función Tratamiento de extracto bancario, seleccione Gestión  Inicialización sistema  Detalles empresa  ficha Inicialización básica y luego seleccione Instalar procesamiento extracto bancario. Puede realizar esta acción en cualquier momento.

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Nota:

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Una vez activada esta funcionalidad, la casilla de selección se desactiva y no se puede desmarcar. El add-on Payment Engine para los cobros y el add-on Caja y Bancos ya no estarán disponibles. No se recomienda trabajar con las demás opciones de reconciliación externa: Reconciliación manual, Tratar extracto cuenta externo.

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Una vez configurado SAP Business One, el cliente puede utilizar el tratamiento de extracto bancario: 

El cliente puede importar automáticamente o introducir de forma manual los extractos bancarios para realizar reconciliaciones internas y externas mediante la ventana Extracto bancario: Detalles.

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Puede tratar los extractos bancarios (preliminares) existentes.

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Puede visualizar los extractos bancarios finalizados.

SAP Business One crea automáticamente: 

Pagos y transacciones contables

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Reconciliación interna

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Reconciliación externa

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Reconciliación manual: esta función permite verificar y reconciliar las transacciones registradas en SAP Business One, en lo que se refiere al saldo recibido del banco, y crear ajustes si es necesario.  En las localizaciones que utilizan la función Reconciliación manual, no se muestra la opción de menú Tratar extracto cuenta externo en el menú principal.  No se recomienda utilizar la opción Tratar extracto cuenta externo dado que la opción Reconciliación manual crea un registro reconciliado en la ventana Tratar extracto cuenta externo (tabla OBNK).  Observemos cómo se efectúa una reconciliación externa. Vaya a Gestión de bancos  Extractos bancarios y reconciliaciones externas  Reconciliación manual. Se abre la ventana Reconciliación de banco externa - Corte transversal.  Utilice esta ventana para especificar los parámetros de la reconciliación de banco externa. En el campo Código de cuenta, puede seleccionar la cuenta bancaria para la que desea tratar la reconciliación de banco externa.  En el título del extracto bancario, puede ver campos relacionados con el extracto bancario real.  El campo Último saldo muestra el saldo registrado la última vez que se realizó la reconciliación externa.  Supongamos que ha recibido el extracto bancario actualizado al día de hoy. En lugar de detallar todas las transacciones que aparecen en el extracto, sólo se introduce el saldo final del extracto, según una fecha determinada.  Supongamos que ha recibido un extracto bancario externo para este banco con un saldo final de XXX. El extracto bancario está actualizado al día de hoy, por ejemplo, el 20 de abril. Seleccione OK para abrir la ventana Reconciliación de extractos bancarios.  La tabla muestra las transacciones pendientes (sin reconciliar) tal como se han registrado en los libros. Es decir, las transacciones registradas en SAP Business One. 

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En los campos Número de extracto, puede introducir el número de extracto recibido del banco. El campo Último saldo extracto cuenta representa el saldo calculado automáticamente por el sistema. Haga clic en el menú desplegable Visualizar para seleccionar una de las siguientes opciones: Todos, Compensado, No compensado. Compensado: seleccione esta opción para visualizar las transacciones seleccionadas para compensar en este evento de reconciliación. Una vez reconciliadas las transacciones seleccionadas, éstas ya no aparecerán en la ventana, a menos que cancele la reconcili ación. Para cancelar reconciliaciones, vaya a Gestión de bancos  Extractos bancarios y reconciliaciones externas  Gestionar reconciliaciones externas previas. La columna Tipo muestra el tipo de transacción. DP significa depósito. La columna Pago muestra el importe de la columna Debe de la transacción. La columna Depósito muestra el importe de la columna Haber de la transacción. Puede añadir columnas en la tabla con la opción Parametrizaciones de formulario. Vamos a compensar dos transacciones. En la columna Compensado, seleccione las casillas para cada transacción que desea compensar con el saldo final actual. Podrá ver que el campo Stock teórico compensado se actualiza según las líneas seleccionadas. El campo Diferencia también se actualiza. Verá que existe una diferencia de X GBP (no más de 10) entre las transacciones compensadas y el saldo final. En este caso, podemos crear una corrección. Seleccione Correcciones para abrir esta ventana. Puede crear documentos desde esta ventana. Puede crear asientos, cobros, pagos, cheques para pago o depósitos. En este caso, sabemos que la diferencia de X GBP se debe a una comisión que el banco ha cargado a la empresa. Esto puede reflejarse en un asiento, por lo tanto, se debe mantener la opción de asiento seleccionada y hacer clic en OK. Se abrirá la ventana de asiento, que le permitirá crear un asiento para compensar esta diferencia. Introduzca el importe requerido, seleccione una cuenta de contrapartida y cree el asiento. En la tabla, verá que el asiento de corrección se ha añadido automáticamente y que se ha seleccionado como compensado. Ahora la diferencia es cero. Es posible seleccionar Grabar para grabar sus preferencias en esta ventana antes de lleva a cabo la reconciliación. De esta manera, podrá comprobar de nuevo sus transacciones y las transacciones del banco, abrir de nuevo la ventana y efectuar la reconciliación después de asegurarse de que las selecciones realizadas son correctas. Como estamos seguros de que nuestra selección es correcta, podemos seleccionar Reconciliar. La reconciliación ha finalizado correctamente. Se ha grabado un registro individual en la ventanaTratar extracto cuenta externo. No obstante, en las localizaciones que utilizan la función Reconciliación manual, no se muestra la opción de menú Tratar extracto cuenta externo en el menú principal. Para esta demostración, se mostrará y se abrirá esta opción mediante el icono Parametrizaciones de formulario de la ventana del menú principal. Seleccione la cuenta bancaria y verá que la ventana Tratar extracto cuenta externo muestra una línea con el importe que acabamos de reconciliar para esta cuenta bancaria. Como en esta ventana los registros se crean automáticamente, en las localizaciones que utilicen la función Reconciliación manual y utilicen también esta ventana, se generará un registro duplicado en el proceso y, por lo tanto no debe utilizarse.

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Reconciliación externa: Gestión de bancos  Extractos bancarios y reconciliaciones externas  Tratar extracto cuenta externo. La ventana Tratar extracto cuenta externo muestra las transacciones registradas por el banco. Puede introducir la información manualmente o importarla de un fichero de forma automática. Estas transacciones deben reconciliarse con las transacciones registradas en sus libros en SAP Business One. En las localizaciones para Europa, es posible importar automáticamente el extracto bancario externo mediante el add-on Payment Engine y realizar la reconciliación bancaria mediante la función Caja y Bancos (Payment Engine es un add-on de SAP Business One que se utiliza importar y tratar extractos bancarios. Está compuesto por los siguientes dos programas: Importar extracto bancario externo y Libro de Caja y Bancos). Introduzcamos algunas líneas manualmente:  La primera línea representa un depósito efectuado en el banco. Introduzca un importe en el Haber de XXX GBP (asegúrese de que coincida con un depósito registrado en SAP Business One).  La segunda línea representa una comisión que carga el banco por este depósito y se encuentra en la columna Debe. El importe es de 5,99 GBP.  Ahora veamos cómo reconciliar estas dos transacciones. La reconciliación se realiza con la ventana Reconciliación. Gestión de bancos  Extractos bancarios y reconciliaciones externas  Reconciliación. Se abre la ventana Reconciliación externa: Criterios de selección. Seleccione cómo el sistema debe tratar el extracto bancario externo: para una cuenta de mayor o para un interlocutor comercial. Tras la selección, puede elegir la cuenta de mayor o el interlocutor comercial correspondiente. Seleccionemos la cuenta bancaria. Puede realizar una reconciliación externa del tipo Manual, Automática o Semiautomática. En el caso de las reconciliaciones externas automáticas y semiautomáticas, debe definir algunos parámetros para que el sistema “sepa” cómo reconciliar las transacciones bancarias registradas en sus libros con las transacciones registradas por el banco. Con la opción Manual, usted realiza la reconciliación y, por lo tanto, debe definir el campo A fecha vencimiento. Esto significa que todas las transacciones cuya fecha de vencimiento sea anterior o igual a la fecha visualizada se incluirán en la reconciliación. Se visualiza la fecha actual por defecto. Mostraremos la opción Manual. Se debe hacer clic en el botón Reconciliar.

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La ventana Reconciliación externa muestra las transacciones bancarias registradas en sus libros en SAP Business One (a la izquierda) y las compara con las transacciones registradas por el banco (a la derecha). Lleve a cabo una reconciliación entre las transacciones coincidentes y, si es necesario, efectúe transacciones de compensación para que sus datos coincidan con los del banco.  En la parte de libros, busque el depósito registrado en SAP Business One. En la parte derecha, se encuentran las transacciones pendientes en el extracto bancario externo. Busque la línea que representa el depósito.  Dado que disponemos de dos transacciones con importes idénticos en el lado del libro y en el lado del extracto externo, podemos reconciliarlas. Haga doble clic en las líneas para moverlas a las tablas inferiores. Verá que no existe ninguna diferencia, puesto que los importes son iguales.  Ahora, en el lado del extracto externo, haga doble clic en la línea registrada para la comisión. Esta línea no tiene ninguna transacción coincidente en la parte de libros. No se ha registrado en SAP Business One porque el cargo ha sido realizado por el banco.  A continuación, haga clic en Reconciliación. El sistema muestra el siguiente mensaje: Reconciliación no compensada. ¿Crear asiento compensación? Seleccione OK para abrir la ventana Asiento. En este lugar, verá que ya se muestra la cuenta bancaria con el importe de la comisión. Ahora sólo tiene que crear una cuenta de contrapartida para completar el asiento. Haga clic en Añadir.  Las líneas están reconciliadas.  Regresemos a la ventana Tratar extracto cuenta externo y seleccionemos nuestra cuenta bancaria. Verá que la columna Reconciliado muestra el número de reconciliación externa para las dos líneas. Esto significa que ambas líneas de la cuenta bancaria externa están reconciliadas. Las líneas reconciliadas no pueden cancelarse ni modificarse, excepto si se cancela la reconciliación.  Para cancelar reconciliaciones, vaya a Gestión de bancos  Extractos bancarios y reconciliaciones externas Gestionar reconciliaciones externas previas. 

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Explicamos el tema de las cuentas asociadas en la unidad 1: Procesos financieros estándar de SAP Business One.

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Para acceder al plan de cuentas, seleccione Finanzas → Plan de cuentas.

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Analicemos de nuevo las etapas frecuentes del proceso financiero en SAP Business One (la mayoría de las etapas, excepto las parametrizaciones de finanzas, son recurrentes y pueden producirse en otro orden; éste es un ejemplo de un escenario común):

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Hemos presentado este proceso en la unidad 1: Procesos financieros estándar de SAP Business One. Ahora nos centraremos en el plan de cuentas, que forma parte de la primera y la última etapa del proceso. 

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Parametrizaciones de finanzas: al implementar SAP Business One, se define lo siguiente: 

Plan de cuentas.



Cuentas de mayor por defecto que se utilizarán al crear transacciones en los diferentes procesos empresariales: Ventas, Compras, Inventario, etc.

Libro mayor, plan de cuentas e informes: todas las etapas que afectan el fichero de asiento, los saldos de cuentas y los informes financieros. 

Por ejemplo, las cuentas asociadas que enlazan las cuentas de libro auxiliar del interlocutor comercial con el libro mayor.



Otro ejemplo es el cierre del período, que transfiere lo saldos de las cuentas de pérdidas y ganancias a la cuenta de balance y, por lo tanto, afecta las pérdidas y ganancias y los resultados del balance.

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Analice las opciones desde un punto de vista conceptual: la práctica para seleccionar un modelo de plan de cuentas predefinido se realizará en el curso TB1200.

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Existen tres opciones para definir un plan de cuentas: 

Seleccionar un modelo de plan de cuentas predefinido. 

Seleccione un plan de cuentas legal válido.



Nota: Una vez que haya comenzado a trabajar con la base de datos de la empresa, no podrá seleccionar un modelo de plan de cuentas diferente. No obstante, podrá añadir, actualizar o eliminar cuentas en el plan de cuentas.



Definir su propio plan de cuentas mediante la selección de la opción Personalizado.

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Importar los datos del plan de cuentas de un sistema anterior mediante la herramienta Data Transfer Workbench (DTW). 

DTW como herramienta para importar cuentas se analizará en TB1200.

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El plan de cuentas está organizado en cajones y niveles. Observemos este ejemplo de plan de cuentas (el plan de cuentas varía en función de la localización de la empresa). La organización del plan de cuentas cumple con PGC (principios de contabilidad generalmente aceptados); existe un “cajón” independiente para las cuentas que representan: Activo, Pasivo, Neto (Capital + Reservas), Ingresos y Gastos, ingresos y gastos imputados al Patrimonio Neto, Otros ingresos y gastos I ,Otros ingresos y Gastos II, Otros ingresos y gastos III. Estos cajones, que han sido definidos por SAP y no se pueden modificar, organizan las cuentas por nivel de un modo lógico adecuado a los procesos de gestión de informes y contabilidad financiera. (* Aclaración lo 3 primeros cajones son de Balance y los 5 últimos de PyG) En el libro mayor, se distingue entre cuentas de balance y cuentas de resultados, también denominadas cuentas de pérdidas y ganancias. Cuentas de balance:  Los primeros 3 cajones, Activo, Pasivo, Neto (Capital + Reservas), conforman las cuentas de balance, por ejemplo, la cuenta de impuestos sobre ventas y la cuenta de proveedores.  Normalmente, el saldo contable de estas cuentas se mantiene de un ejercicio al siguiente.  Las cuentas de balance reflejan el valor monetario de la empresa: stock, activo, deuda, etc. Cuenta de pérdidas y ganancias:  Los últimos 5 cajones, Ingresos y Gastos, ingresos y gastos imputados al Patrimonio Neto, Otros ingresos y gastos I ,Otros ingresos y Gastos II, Otros ingresos y gastos III. conforman las cuentas de pérdidas y ganancias, por ejemplo, las cuentas de ingresos y gastos. Nota: En algunas localizaciones, no todos los cajones inferiores representan cajones de cuentas de pérdidas y ganancias.  El saldo contable de estas cuentas se debe compensar al final de cada ejercicio; éste es el proceso de cierre del período (se tratará en la unidad 4: Proceso de períodos contables).  Las cuentas de pérdidas y ganancias reflejan los cambios en el valor de la empresa, como venta de stock, coste de mercancías vendidas, aumento de ingresos. Informes:  Los requisitos de informes financieros impulsan la mayoría de las decisiones de configuración y parametrizaciones iniciales.  Los diferentes informes se basan en los saldos de cuenta relevantes de una fecha/rango de fechas seleccionado y se visualizan de acuerdo con su cajón, nivel y tipo.  El balance resume el valor de las cuentas de capital propio, activo y pasivo de la empresa.  El balance de sumas y saldos detalla para cada cuenta el saldo inicial de un determinado período, todas las partidas del Debe y el Haber, y el saldo final.  Cuenta de pérdidas y ganancias: al final del ejercicio, los saldos de las cuentas de gastos se restarán de los saldos de las cuentas de ingresos para obtener la ganancia o la pérdida de dicho ejercicio.

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Las pérdidas o ganancias incrementarán o reducirán el (Neto) capital propio del balance.

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El plan de cuentas organiza las cuentas del libro mayor de la empresa en una estructura jerárquica. El nivel superior de la estructura (nivel 1) consta de secciones o grupos de cuentas de diferentes clases (activo, pasivo,Neto,Ingresos y Gastso etc.). El número de grupos de cuentas depende de la localización seleccionada en el momento de crear la empresa y el usuario no puede modificarla.

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El sistema muestra la sección como un cajón de armario (véase la figura). Cada cajón tiene un título de sección, que no se puede modificar. Los títulos de nivel inferior se muestran en azul y las cuentas activas normales se muestran en negro. Las cuentas registradas en la Determinación de cuentas de mayor (cuentas por defecto) se muestran en verde.

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Los niveles 2 a 4 pueden contener cuentas activas o títulos, que combinan varias cuentas activas. El nivel 5 sólo contiene cuentas activas.

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Dado que sólo es posible contabilizar cuentas activas en SAP Business One, es recomendable tener todas las cuentas activas en el mismo nivel.

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En los informes, una cuenta de título resume todos los saldos de cada cuenta activa debajo de ella.

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Explicaremos las dos funciones para actualizar el plan de cuentas: 

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Seleccione Finanzas  Plan de cuentas para: 

Visualizar el plan de cuentas.



Modificar las propiedades de una cuenta.

Sugerencia: Para visualizar y modificar las propiedades de una cuenta, seleccione el botón Bancos/Cuentas. 



Sugerencia: Para añadir una nueva cuenta, debe cambiar al modo Añadir (Datos  Añadir).  

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Añadir una nueva cuenta de mayor a un título existente. Todas las modificaciones que se realicen en la definición de una cuenta se registran en Herramientas  Log de modificaciones….

Seleccione Finanzas  Tratar plan de cuentas para: 

Añadir un nuevo título.



Borrar una cuenta.

Sugerencia: Sólo pueden borrarse cuentas que no tengan contabilizaciones. 

Mover títulos y cuentas dentro de la estructura del plan de cuentas.

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Cuando se selecciona una cuenta del plan de cuentas, el sistema muestra información sobre la cuenta, incluido el saldo. Puede desplazarse con la flecha naranja hasta la visualización de partidas individuales de la cuenta. En la visualización de partidas individuales, el sistema muestra los valores del Debe en negro y los valores del Haber en verde y entre paréntesis. En la visualización del plan de cuentas, puede marcar una cuenta como Confidencial. Sólo los usuarios con Autorización general en cuentas confidenciales pueden ver y utilizar las cuentas confidenciales. En el campo Código externo, puede indicar un código alternativo para la cuenta. El código alternativo se puede utilizar en programas externos que se integran en SAP Business One. Con el campo Clase de cuenta, puede definir una cuenta de pérdidas y ganancias como cuenta de ingresos (Ventas) o de gastos (Salida). Todas las demás cuentas deben tener la clase de cuenta Otros.  Las cuentas que ha definido como Cuentas financieras aparecen como cuentas monetarias en el informe de flujo de caja. Generalmente, todas las cuentas bancarias deben definirse como cuentas monetarias.  Las cuentas definidas como Cuentas asociadas pueden asignarse a interlocutores comerciales. Si selecciona Bancos/Cuentas, puede indicar información adicional sobre la cuenta:  Puede definir un Nombre de cuenta alternativo para la cuenta. Esto puede resultar útil cuando la empresa trabaja en distintos idiomas.  Puede definir una cuenta de mayor como Activa o Congelada durante un determinado período.  Puede fijar un grupo de IVA (o indicador de impuestos) por defecto para la cuenta que se utilizará por defecto al crear asientos manuales.  Si define la cuenta como Relev.p.presup. y ha definido un presupuesto, el sistema aplicará una verificación antes de realizar una contabilización en la cuenta.  Encontrará información sobre la segmentación de cuentas en el apéndice.

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En SAP Business One, un asiento se contabiliza automáticamente a partir de varios documentos, como facturas de clientes y de proveedores. Asimismo, se puede contabilizar un asiento manual directamente en una cuenta de mayor o en una cuenta de libro auxiliar de interlocutor comercial.

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Todos los asientos se contabilizan en un fichero en SAP Business One: el fichero de asientos.

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Se pueden fijar varios valores por defecto para los asientos.

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También puede modificar algunas parametrizaciones de documento para un asiento individual.

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Todos los asientos hacen referencia al tipo y número del documento de origen (por ejemplo, FA para facturas de clientes), siempre que se hayan creado por añadir otro documento. Los documentos de origen de los asientos manuales son los propios asientos. Por este motivo, hacen referencia a sí mismos y son de la clase AS (asiento). La mayoría de asientos hacen referencia a otras clases de documento (por ejemplo, FA para facturas de clientes o TT para facturas de proveedores).

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El informe diario de operaciones muestra todos los asientos de una clase de origen determinada en orden cronológico, clasificados por número de transacción. Desde aquí, puede ir directamente al documento de origen para la contabilización. Para ejecutar el informe diario de operaciones, seleccione Finanzas  Informes financieros  Finanzas  Informe diario operaciones o seleccione el icono ubicado en la barra de herramientas superior.

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El informe Diario de documentos es un informe similar. Aquí, puede utilizar más opciones para seleccionar y ajustar los resultados. Para ejecutar el diario de documentos, seleccione Finanzas  Informes financieros  Finanzas  Diario de documentos.

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El informe de libro mayor proporciona una vista de las cuentas de mayor y de interlocutores comerciales seleccionadas y muestra todas las partidas individuales contabilizadas en la cuenta. Para ejecutar el informe de libro mayor, seleccione Finanzas  Informes financieros  Finanzas  Libro mayor.

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Para contabilizar un asiento manual, seleccione Finanzas  Asiento.

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Nota:

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Con Parametrizaciones de documento. Seleccione Gestión  Inicialización sistema  Parametrizaciones de documento y, a continuación, Asiento en la ficha Por documento.

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También puede utilizar Parametrizaciones de formulario para modificar algunas parametrizaciones de documento para un asiento individual. Con parametrizaciones de formulario, puede además mostrar y ocultar campos de las líneas. Por ejemplo, puede mostrar el campo Norma de reparto si desea asignar el importe de una línea a un centro de beneficio.

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La pantalla para registrar asientos manualmente se divide en tres secciones: los datos de cabecera del documento, el modo de tratamiento ampliado de una posición y la tabla de posiciones.  Cabecera:  En los asientos automáticos creados por documentos en SAP Business One, los campos se completan automáticamente a partir de los campos de documento. En los asientos manuales, es posible fijar los valores:  El sistema introduce automáticamente un número en la cabecera de documento. Este número se incrementa en cada transacción. Puede definir la serie de numeración de los asientos en la pantalla de numeración de documentos, en Gestión  Inicialización sistema  Numeración de documentos.  Las tres fechas de la cabecera adoptan por defecto la fecha actual del sistema, pero se pueden modificar:  Fecha de contabilización. Esta fecha determina el período contable y, por lo tanto, el período contable para la gestión de informes financieros. Se puede contabilizar con una fecha anterior o posterior si el período contable está desbloqueado para la contabilización.  Fecha de vencimiento. La fecha en que se vence la transacción.  Fecha de documento. La fecha que se utiliza para los informes fiscales.  Puede utilizar los campos Ref.1 y Ref.2 para indicar referencias a documentos reales asociados.  También puede clasificar el documento mediante un código de transacción, por ejemplo, como documento de periodificación, documento de amortización o documento de amortización acumulada. Seleccione Gestión  Definición  Finanzas  Códigos de transacción para actualizar los códigos de transacción. El sistema copia la descripción del código de transacción en el campo Detalles. 3-27

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Puede mostrar u ocultar el modo de tratamiento ampliado. El modo siempre hace referencia a la línea actualmente seleccionada y muestra todos los campos de la posición para registrar los datos necesarios. Los campos Ref.1, Ref.2, Proyecto y Detalles suelen completarse con el contenido de los campos del área de cabecera.

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Mediante Parametrizaciones de formulario, se pueden definir las columnas que se muestran en la tabla de partidas individuales. Además, al introducir un asiento, puede almacenar valores en las parametrizaciones que el sistema utiliza como valores por defecto.

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En la línea, coloque el cursor en el campo Cuenta de mayor/Código IC y pulse Tab para visualizar la lista de cuentas o CTRL + Tab para visualizar la lista de datos maestros de interlocutor comercial. También puede buscar una cuenta o un interlocutor comercial mediante el campo Cuenta de mayor/Nombre IC.

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Tras seleccionar la cuenta o el interlocutor comercial, introduzca un importe en el Debe o el Haber.

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Puede introducir varias líneas con importes en el Debe o el Haber. En cada línea que añada, SAP Business One recomendará un importe de compensación que es posible actualizar.

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Una vez que se completó y se compensó el asiento, seleccione Añadir.

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Es posible que los usuarios hagan entradas incorrectas. Como consecuencia, el asiento creado puede contener información errónea. Para proporcionar una auditoría de la corrección, el usuario primero debe anular el asiento erróneo y, a continuación, realizar una captura correcta del documento. Puede especificar si se llevarán a cabo transacciones de anulación: Como transacción de anulación estándar. Como transacciones de anulación con importes negativos. La transacción de anulación estándar hace que el sistema contabilice el Debe erróneamente como Haber y viceversa. De este modo, se corrige el saldo de las cuentas. Sin embargo, la transacción de anulación estándar provoca un aumento adicional de los totales en el Debe y el Haber, y ello puede generar confusiones. La transacción de anulación con importes negativos hace que el sistema contabilice el Debe y el Haber erróneamente como débitos y créditos negativos. De este modo, no sólo se corrige el saldo de las cuentas, sino también los totales. La necesidad de llevar a cabo transacciones de anulación estándar o transacciones de anulación con importes negativos depende del país. Seleccione Gestión  Inicialización sistema  Detalles empresa y seleccione el campo Utilizar importe negativo para anular operación en la ficha Inicialización básica para activar la transacción de anulación con importes negativos. Esto es relevante para los asientos automáticos y manuales. Transacciones de cancelación Para la mayoría de los documentos, existe un documento de cancelación. Por ejemplo, emite un abono de clientes para cancelar una factura de clientes. Este documento creará una transacción de cancelación de manera automática. Para los asientos manuales, debe buscar el asiento que desea cancelar y seleccionar Cancelar en el menú Datos. Debe aprobar el mensaje del sistema, introducir los cambios necesarios y añadir el asiento de cancelación. En los comentarios del asiento de cancelación, visualizará "Anulación" y el número del asiento que canceló. El método de anulación será el método estándar o el método de importe negativo si lo definió en la ventana Detalles empresa, en el campo Utilizar importe negativo para anular operación. 3-29

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Puede crear modelos de contabilización para asientos que tienen una estructura muy similar. Estos modelos pueden contener números de cuenta, pero también puede limitarse a especificar la descripción de la cuenta en una partida individual si no sabe todavía qué cuenta se utilizará para ella.

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En lugar de importes fijos, sólo se introducen porcentajes. Estos porcentajes indican cómo se distribuye el importe total entre las partidas individuales.

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En la figura, se muestra un ejemplo de cómo puede asignar los gastos de servicios, como facturas de electricidad, a sus gastos componentes según un porcentaje específico.

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El modelo de contabilización se almacena con un código y una descripción. Seleccione Finanzas  Modelos de transacción para introducir y actualizar modelos de contabilización.

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Al introducir un asiento manualmente, seleccione Porcentaje en el campo Tipo de modelo e introduzca el código de modelo en el campo Modelo, o pulse Tab y selecciónelo de la lista.

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Introduzca un importe en una de las partidas individuales; el modelo asignará los importes a las demás líneas según el porcentaje.

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SAP Business One incluye una función de contabilizaciones periódicas para asientos de importe fijo similares creados de forma regular. Seleccione Finanzas  Contabilizaciones periódicas para introducir y actualizar contabilizaciones periódicas. Las contabilizaciones periódicas utilizan un modelo que se almacena con un código y una descripción. En este modelo, se define (entre otras cosas) la frecuencia con que se espera crear el asiento y hasta cuándo es válida la contabilización periódica. Las entradas posibles del campo Frecuencia incluyen: Diario, Semanal, Mensual, Trimestral, Semestral, Anual: también debe especificar la siguiente fecha de ejecución de estos asientos. Único: aunque una contabilización periódica única parece un concepto un poco extraño, tiene una finalidad especial. Con esta opción, puede programar un asiento para una fecha específica. Modelo: con esta clase, se pueden crear asientos que se necesitan repetidas veces, pero no de forma regular. Puede acceder a estos modelos desde el asiento manual. Para ello, debe especificar Contabilización periódica en el campo Tipo de modelo. Aún no ejecutado: si en este momento no necesita la contabilización periódica, esta opción permite desactivarla. En el campo Válido a, puede introducir una fecha que sirva para indicar el fin de la validez de la contabilización periódica y el día en el que el sistema llevará a cabo dicha contabilización. El sistema duplica la contabilización periódica original (instancia 0) siempre que llega la fecha de ejecución. Cuando utilice esta instancia y la añada al sistema, ésta se borrará. Puede visualizar una lista de todas las contabilizaciones periódicas en el sistema. A continuación, puede ajustarlas y confirmarlas. Puede configurar el sistema de forma que la lista de ejecución se muestre automáticamente en la fecha de ejecución cuando entre en el sistema. Seleccione Gestión  Inicialización sistema  Parametrizaciones generales y seleccione el indicador Visualizar contabilizaciones periódicas para ejecución en la ficha Servicios para activar este servicio para su usuario. Puede añadir contabilizaciones periódicas al flujo de caja, que se visualizan en color verde en el informe.

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

SAP Business One ofrece un procedimiento en dos pasos para crear asientos. Puede crear los asientos previamente como documentos preliminares, y corregirlos y contabilizarlos más adelante.



El usuario crea documentos preliminares para almacenar varios documentos preliminares de asientos. Los documentos preliminares se pueden modificar siempre que aún no se hayan contabilizado. Luego, puede acceder al documento preliminar, realizar las modificaciones necesarias y contabilizar el documento completo. No es necesario contabilizar cada asiento de forma individual. Sin embargo, si desea contabilizar los asientos individualmente, debe crear un documento preliminar separado para cada documento preliminar de asientos.



Los documentos preliminares no saldados pueden grabarse siempre que se encuentre en el modo de documento preliminar.



Para crear, modificar y contabilizar documentos preliminares, seleccione Finanzas  Documentos preliminares.



Es posible eliminar un documento preliminar o borrar un asiento de un documento preliminar siempre que aún no se hayan contabilizado. Seleccione el menú Datos o haga clic con el botón derecho en la línea de documento preliminar.

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

Para obtener información adicional acerca de cómo trabajar con períodos contables, consulte las guías prácticas: How To Work with Multiple Open Posting Periods in 8.8 Trucos para el cierre de ejercicio

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   

            



Pasos del proceso de períodos contables: Defina el período contable principal, el ejercicio. Defina los subperíodos del ejercicio: año/trimestres/meses/días. Nota: Una vez creado un período contable, ya no es posible eliminarlo del sistema. Sin embargo, es posible modificar el rango de fechas de contabilización. Defina las parametrizaciones relacionadas con los períodos contables: Indicador de período, Numeración de documentos, Determinación de cuentas de mayor. En su trabajo diario, introduzca los documentos y los asientos con una fecha de contabilización que se registrará automáticamente en el subperíodo adecuado. Los subperíodos permiten al usuario controlar la contabilización en ellos, de modo que es posible controlar las contabilizaciones en cada mes. Normalmente, el proceso de cierre del período se realiza al final de un período contable, el cual suele tener una duración de un año. No obstante, es posible cerrar un subperíodo mediante la ventana Cierre del período. Esta acción definirá en cero todos los saldos de cuentas de pérdidas y ganancias en la cuenta de arrastre de saldos. Existen diversas tareas que se realizan al final del mes y, en nuestro ejemplo, se pueden considerar tareas de fin de período. Por ejemplo, revisar y realizar una reconciliación interna, enviar balances de deudores para las deudas pendientes e imprimir informes financieros. Estas tareas no están relacionadas con la preparación o la presentación de cuentas, sino con la gestión empresarial continua. Puede cerrar o desactivar el status de subperíodo bloqueándolo con el campo Status de período de la ventana Período contable. En la ventana Períodos contables, existe una opción para asignar automáticamente el status Cierre del período a los períodos que ya han finalizado. Al final del ejercicio, se realizan todas las tareas necesarias para el cierre del ejercicio, como el registro de los asientos de corrección de contables y otras entidades de declaración. Cierre el ejercicio con la ventana Cierre del período. Seleccione el ejercicio y los subperíodos correspondientes. Si ya ha cerrado subperíodos durante el ejercicio, cierre el último período del ejercicio. El objetivo principal del cierre del período es preparar las cuentas para su presentación ante las autoridades y, por lo tant o, implica volver a definir la cuenta de pérdidas y ganancias en cero para que el siguiente período pueda comenzar de nuevo recopilando datos de PyG relevantes para él. Luego, puede cerrar o desactivar los subperíodos contables del ejercicio bloqueándolos con el campo Status de período de la ventana Período contable. 4-8

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



Consideraciones al definir períodos contables: 

Informes legales.



Consolidación empresarial.

También es importante mencionar que el principal objetivo de la creación de períodos contables es analizar el rendimiento financiero de una empresa entre períodos. Por ejemplo, compare el período contable actual con el período anterior del mismo ejercicio o con el mismo período del ejercicio anterior. SAP Business One proporciona diferentes informes para este fin: Comparación de balance, Comparación de balance de sumas y saldos, Comparación de cuenta de pérdidas y ganancias. Seleccione Finanzas  Informes financieros  Comparación.

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

Al crear una nueva base de datos empresarial, se crean los períodos contables del primer ejercicio. Los períodos contables dividen el ejercicio en subperíodos. Los subperíodos son creados automáticamente por SAP Business One en el ejercicio. Las subperíodos disponibles son:



Año (un subperíodo)



Trimestres (cuatro subperíodos)



Meses (doce subperíodos)



Días (cualquier número de subperíodos)



Con esta información, el sistema crea automáticamente el número correspondiente de períodos contables. Si es necesario, puede modificarlos.



El primer período contable debe definirse al crear la base de datos empresarial. Posteriormente, para definir nuevos períodos contables, vaya a:



Gestión  Inicialización sistema  Períodos contables.



Aquí, puede actualizar los períodos generados (como rangos de fechas) y crear nuevos (seleccionando Período nuevo). También puede definir o modificar el inicio del ejercicio.



Puede crear períodos contables para un ejercicio futuro en cualquier momento.

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

Nota:



La práctica relativa a la creación de una nueva empresa se tratará en TB1200.

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

Al contabilizar un pago para un cliente o un proveedor, el sistema reconcilia el pago con la factura (o facturas) seleccionada y cierra las transacciones.



Relevante también para un abono.



La reconciliación interna hace referencia a la confrontación y compensación de posiciones abiertas del Haber con posiciones abiertas del Debe en una cuenta (por lo tanto, son internas). Esto es necesario para las cuentas en donde un proceso empresarial no se considera completo hasta que cada importe del Haber tiene un importe del Debe correspondiente:

En el caso de las cuentas de clientes, un crédito (Debe) debe ir seguido de un cobro (Haber). En las cuentas de proveedores, un pasivo (Haber) debe ir seguido de un pago efectuado (Debe). 

Con respecto a los pagos realizados con el asistente de pago o el tratamiento de extracto bancario, el sistema propone automáticamente (y, algunas veces, asocia automáticamente ) pagos con facturas o abonos en función de los criterios que se faciliten, como la fecha de vencimiento o el importe.

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

Al emitir pagos efectuados o cobros manuales, también puede reconciliar parcialmente una factura pendiente o un pago si no coincide el importe de pago.



Si se efectuó un pago parcial, el sistema ajusta en consecuencia el saldo vencido.



Cuando se pague el saldo restante de la factura, la factura se reconciliará por completo y el saldo vencido será cero.

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

Si el pago se contabilizó como Pago a cuenta (es decir, no se seleccionó ninguna factura), el pago y las facturas permanecen abiertos (sin reconciliar).



Esto puede suceder cuando el cliente le efectúa un pago a cuenta según lo establecido en el acuerdo y usted contabiliza las facturas cuando se produce la operación real o cuando se olvidó de seleccionar las facturas.



En estos casos, debe reconciliar la cuenta con la función Reconciliación ((reconciliación de usuario).



Para realizar una reconciliación interna de un interlocutor comercial, seleccione Interlocutores comerciales  Reconciliaciones internas  Reconciliación. Nota: También puede acceder a la reconciliación interna en el saldo de cuenta de los datos maestros de interlocutor comercial si no ha seleccionado Visualizar saldos cuenta agrupados por cuentas asociadas en Parametrizaciones generales.



Para realizar una reconciliación interna de una cuenta de mayor, seleccioneFinanzas  Reconciliaciones internas  Reconciliación.



Cuando se reconcilia internamente una cuenta de mayor o de interlocutor comercial, se puede seleccionar una clase de reconciliación.



Si se selecciona la clase de reconciliación Manual: 

El sistema muestra todas las transacciones de la cuenta pendientes a la fecha actual. Si lo desea, puede modificar la fecha para ver las transacciones pendientes para una fecha distinta.

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

Vaya a Finanzas  Reconciliación interna  Reconciliación.



Para obtener información acerca de las clases de reconciliación interna de usuario automática y semiautomática, consulte el apéndice.

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

Cuando se reconcilia internamente una cuenta de mayor o de interlocutor comercial, se puede seleccionar una clase de reconciliación.



Si se selecciona la clase de reconciliación Manual: 

El sistema muestra todas las operaciones de la cuenta pendientes a la fecha actual. Si lo desea, puede modificar la fecha para ver las transacciones pendientes para una fecha distinta.



Seleccione partidas del Debe y el Haber coincidentes. Cuando el saldo de todas las posiciones del Haber seleccionadas para la reconciliación corresponde al saldo de todas las posiciones del Debe seleccionadas, se puede realizar la reconciliación seleccionando Reconciliar.



Si el total de las posiciones del Debe no corresponde con el de las posiciones del Haber, se puede realizar una de las siguientes acciones:





Reconciliar parcialmente una de las transacciones modificando el Importe a reconciliar de la transacción.



Crear un asiento para contabilizar la diferencia como una corrección que se traduce en la reconciliación de las transacciones seleccionadas. Nota: En el caso de una reconciliación de interlocutor comercial, también se puede crear un cobro o un pago efectuado como corrección.

Puede reconciliar manualmente una cuenta de mayor por vez. Puede reconciliar manualmente una cuenta de interlocutor comercial por vez o realizar reconciliaciones entre varias cuentas de interlocutor comercial (por ejemplo, un interlocutor comercial que es proveedor y cliente a la vez).



Los asientos contabilizados mediante el proceso de reconciliación tienen el origen “ID”. Los asientos se contabilizan cuando el sistema procesa descuentos por pronto pago, diferencias de tipo de cambio, impuestos diferidos y retención de impuestos.



Nota: Utilice la combinación MAYÚS y doble clic en el encabezado de la columna Importe para realizar la clasificación por valores absolutos. 4-23

4-24



El sistema asigna un número de reconciliación único a cada reconciliación interna (manual, automática y semiautomática). También graba y asigna un número único a las reconciliaciones del sistema, por ejemplo, las reconciliaciones efectuadas durante el procesamiento de pagos.



La función Gestionar reconciliaciones anteriores permite revisar o cancelar una reconciliación de usuario. Puede seleccionar reconciliaciones por cuenta, fecha de reconciliación y número de reconciliación, y luego cancelarlas individualmente. Esta función no permite anular contabilizaciones de reconciliación. Las contabilizaciones siguen existiendo aunque se cancele la reconciliación. Si desea anular estas contabilizaciones, debe anularlas en el libro mayor con el método habitual, es decir, seleccionando Datos  Cancelar en la visualización del asiento.



Para cancelar una reconciliación de usuario, seleccione una de las siguientes opciones: Interlocutores comerciales  Reconciliaciones internas  Gestionar reconciliaciones anteriores Finanzas  Reconciliaciones internas  Gestionar reconciliaciones anteriores

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

Debe tomar decisiones junto con la persona responsable del área de contabilidad del cliente.

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 

   



Normalmente, el proceso de cierre del período se realiza al final de un período contable, el cual suele tener una duración de un año. No obstante, es posible cerrar un subperíodo mediante la ventana Cierre del período. Esta acción definirá en cero todos los saldos de cuentas de pérdidas y ganancias en la cuenta de arrastre de saldos. Modificación del status del período a Cierre del período: para evitar que los usuarios creen documentos para el ejercicio anterior, puede modificar el status del período que está por cerrar a Cierre del período. Esto significa que sólo los usuarios autorizados pueden contabilizar datos, documentos y transacciones.  Existen diversas tareas que se realizan al final del mes y, en nuestro ejemplo, se pueden considerar tareas de fin de período. Por ejemplo, revisar y realizar una reconciliación interna, enviar balances de deudores para las deudas pendientes e imprimir informes financieros. Estas tareas no están relacionadas con la preparación o la presentación de cuentas, sino con la gestión empresarial continua. Puede cerrar o desactivar el status de subperíodo bloqueándolo con el campo Status de período de la ventana Período contable. En la ventana Períodos contables, existe una opción para asignar automáticamente el status Cierre del período a los períodos que ya han finalizado. Al final del ejercicio, se realizan todas las tareas necesarias para el cierre del ejercicio, como el registro de los asientos de corrección de contables y otras entidades de declaración. Cierre el ejercicio con la misma ventana: la ventana Cierre del período. Seleccione el ejercicio y los subperíodos correspondientes. Si ya ha cerrado subperíodos durante el ejercicio, cierre el último período del ejercicio. El objetivo principal del cierre del período es preparar las cuentas para su presentación ante las autoridades y, por lo tanto, implica volver a definir la cuenta de pérdidas y ganancias en cero para que el siguiente período pueda comenzar de nuevo recopilando datos de PyG relevantes para él. Luego, puede cerrar o desactivar los subperíodos contables del ejercicio bloqueándolos con el campo Status de período de la ventana Período contable. 4-30

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

Reconciliación interna de las cuentas de compensación de gastos y asignación: realice la reconciliación regularmente al final del mes; en caso contrario, tendrá una mayor cantidad de transacciones por reconciliar al final del ejercicio. Para simplificar el proceso, puede ejecutar reconciliaciones automáticas.

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

Copia de seguridad: no siempre es posible generar de nuevo un informe con fecha anterior a la fecha de cierre en SAP Business One. Por lo tanto, se recomienda realizar una copia de seguridad de la base de datos de producción una vez que haya introducido y completado todas las transacciones del ejercicio anterior, y antes de indicar transacciones para el nuevo ejercicio. La copia de seguridad graba el status del ejercicio anterior.



Diferencias de tipo de cambio, diferencias de conversión: este tema se explicará en la unidad 6.

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

Aquí, se muestra un ejemplo de la lista de tareas que realiza un controlador como parte del proceso de cierre del período: 

Validar transacciones: una vez que el controlador se familiarice con los procesos de la empresa, puede validar las transacciones automáticas. Puede ser una verificación aleatoria según intervalos definidos.



Asientos manuales: los créditos de dudoso cobro se detallan en la siguiente diapositiva.



Realizar verificaciones/Comparar saldos con libro auxiliar: la comparación que realiza un controlador entre los informes financieros y otros informes antes del cierre de un período para validar si son correctos. 

Comparación del saldo de las cuentas de clientes en el balance con el resumen de informes de antigüedad para el período seleccionado.



Comparación del saldo de las cuentas de existencias en el balance con el informe de auditoría de inventario.



Un controlador también comparará los saldos de cuentas de impuestos con los saldos de pérdidas y ganancias de acuerdo con las reglas del sector y la localización de la empresa.

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 











En algunas localizaciones, se gestiona de la siguiente manera: Si un cliente no paga sus deudas después de un determinado número de días tras la fecha de vencimiento, es posible que el cliente no pueda pagar. En este caso, una parte de las deudas se considera como créditos de dudoso cobro. Esta parte aumenta con el tiempo, ya que cada vez es más improbable que el cliente pague finalmente sus deudas. Si especifica el número de días posteriores a la fecha de vencimiento y los porcentajes de crédito de dudoso cobro en el sistema, el sistema le ayudará a calcular y contabilizar los créditos de dudoso cobro. Para definir los créditos de dudoso cobro, seleccione Gestión  Definición  Finanzas  Créditos de dudoso cobro. El sistema calcula y visualiza los créditos de dudoso cobro si se ejecuta el informe de antigüedad de créditos de cliente. Los créditos de dudoso cobro calculados se muestran en la última columna del resultado del informe. Para contabilizar los créditos de dudoso cobro en la cuenta asociada de créditos de dudoso cobro, seleccione los créditos de dudoso cobro que desea contabilizar en el resultado del informe y seleccione Ir a  Asiento.  El sistema abre un asiento y crea la primera partida individual. Esta partida individual contabiliza el importe de los créditos de dudoso cobro en el Haber de la cuenta del cliente y, simultáneamente, en el Haber de la cuenta asociada para créditos de dudoso cobro. Esta cuenta es una cuenta de corrección para la cuenta de clientes normal.  Debe introducir la segunda partida individual, la cual contabiliza los créditos de dudoso cobro en el Debe de una cuenta de gastos. El cálculo del informe de antigüedad de créditos de cliente se basa en el importe total de las facturas o en el importe de una factura específica. Por lo tanto, puede utilizar la anulación automática para anular esta contabilización el primer día del período nuevo, según la política financiera de la empresa. Analizaremos en detalle el informe de antigüedad de créditos de cliente y el proceso de reclamación en la unidad 5: Informes de control. 4-36



El objetivo principal del cierre del período es preparar las cuentas para su presentación ante las autoridades y, por lo tanto, implica volver a definir la cuenta de pérdidas y ganancias en cero para que el siguiente período pueda comenzar de nuevo recopilando datos de PyG relevantes para él.



Luego, puede cerrar o desactivar los subperíodos contables del ejercicio bloqueándolos con el campo Status de período de la ventana Período contable.

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    





   

Al final del período (mes, trimestre o año), debe transferir los saldos de las cuentas de PyG a una cuenta de arrastre de saldos. Seleccione Gestión  Utilidades  Cierre del período para ejecutar Cierre del período. La función Cierre del período permite seleccionar las cuentas de PyG y los períodos, así como especificar una cuenta de arrastre de saldos y de cierre del período. Cuando ejecuta el cierre del período, el sistema genera una lista de propuestas para la contabilización de cierre. Puede aceptar cada propuesta de forma individual. Una vez que haya aceptado las propuestas, el sistema transfiere los saldos de las cuentas de gastos e ingresos a la cuenta de cierre del período el mismo día (el último día del período). De este modo, el saldo de las cuentas se establece en cero. Al mismo tiempo, pero con el primer día del período contable siguiente como fecha de contabilización, el sistema transfiere los saldos de la cuenta de cierre del período a la cuenta de arrastre de saldos (el cierre del período es una cuenta de compensación). Se crean dos transacciones para cada cuenta y se crean automáticamente dos asientos para reflejar dichas transacciones. Ahora, la cuenta de arrastre de saldos, que es una cuenta de balance, contiene el total del arrastre de los ingresos acumulados. Los asientos contabilizados mediante la utilidad de cierre del período tienen el origen “CB”. Tenga en cuenta que puede almacenar inicialmente los resultados como un informe y contabilizarlos en una etapa posterior. Si efectúa contabilizaciones tras introducir saldos arrastrados, debe repetir la rutina de cierre del período para incluir estas contabilizaciones posteriores.

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

Gestión → Utilidades → Cierre del período.



Seleccione todas las cuentas de mayor  seleccione los períodos del ejercicio hasta la fecha actual.



Seleccione las cuentas de arrastre de saldos y de cierre del período.



Seleccione dos cuentas de mayor introduzca una fecha de documento y una fecha de vencimiento  revise que el campo Comentarios esté registrado en los asientos creados.



Ejecute el informe.



Revise los dos asientos creados para una de las cuentas.



Revise el saldo de cuenta en el plan de cuentas.

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

Cuando un período está desbloqueado, cualquier usuario puede contabilizar transacciones con una fecha de contabilización comprendida entre el inicio y el fin del período.



Al final de un período contable, una vez contabilizadas en el sistema todas las transacciones que pertenecen a dicho período, puede bloquear el período de modo que no se puedan efectuar contabilizaciones adicionales.



Seleccione Gestión  Inicialización sistema  Períodos contables y haga clic en la flecha de navegación naranja del período que desea bloquear. Modifique el status del período de Desbloqueado a Bloqueado.



Además de Desbloqueado y Bloqueado, puede fijar el status del período en:





Desbloqueado excepto ventas. Si un período tiene este status, se puede contabilizar cualquier documento o asiento en el período, excepto documentos del menú Ventas - clientes.



Cierre del período. Si un período tiene este status, sólo las personas autorizadas pueden contabilizar transacciones en el período. La autorización “Status de período: Cierre del período” se fija mediante Gestión  Inicialización sistema  Autorizaciones  Autorizaciones generales. Para que el sistema modifique automáticamente el status a Cierre del período, seleccione la casilla de la pantalla Períodos contables.

Como se observa en la figura, es posible que durante los primeros períodos del nuevo ejercicio sea necesario efectuar contabilizaciones para el cierre del ejercicio anterior. En este caso, el último período del año anterior tiene el status “Cierre del período”.

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

Los informes financieros de SAP Business One incluyen opciones para filtrar los ajustes y los saldos finales: 



Opciones del balance y del balance de sumas y saldos: 

Añadir saldos finales



Ignorar ajustes

Opción de la cuenta de pérdidas y ganancias: 

Ignorar ajustes

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

Día de ejecución de los informes financieros: por lo general, la empresa obtiene los documentos relacionados del ejercicio anterior una vez finalizado el ejercicio o el período contable. Por lo tanto, los informes también se generan para el período del cierre, durante el período siguiente.



La comparación que realiza un controller entre los informes financieros y otros informes antes del cierre de un período; esto ya se mencionó en la unidad 4: Proceso de períodos contables: 

Comparación del saldo de las cuentas de clientes en el balance con el resumen de informes de antigüedad para el período seleccionado.



Comparación del saldo de las cuentas de existencias en el balance con el informe de auditoría de inventario.



Un controlador también comparará los saldos de cuentas de impuestos con los saldos de pérdidas y ganancias de acuerdo con las reglas del sector y la localización de la empresa.

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







 

 

Regresemos a la estructura del plan de cuentas en asociación con los informes financieros. Analizamos este tema en la unidad Proceso financiero, en el tema Gestión del plan de cuentas. Mencionamos que, en el libro mayor, se distingue entre cuentas de balance y cuentas de resultados, también denominadas cuentas de pérdidas y ganancias. Observemos este ejemplo del plan de cuentas (el plan de cuentas varía en función de la localización de la empresa): Cuentas de balance:  Los primeros 3 cajones, Activo, Pasivo, Neto (Capital + Reservas), conforman las cuentas de balance, por ejemplo, la cuenta de impuestos sobre ventas y la cuenta de proveedores.  Normalmente, el saldo contable de estas cuentas se mantiene de un ejercicio al siguiente.  Las cuentas de balance reflejan el valor monetario de la empresa: stock, activo, deuda, etc. Cuentas de pérdidas y ganancias:  Los últimos 5 cajones, Ingresos y Gastos, ingresos y gastos imputados al Patrimonio Neto, Otros ingresos y gastos I ,Otros ingresos y Gastos II, Otros ingresos y gastos III. conforman las cuentas de pérdidas y ganancias, por ejemplo, las cuentas de ingresos y gastos. Nota: En algunas localizaciones, no todos los cajones inferiores representan cajones de cuentas de pérdidas y ganancias.  El saldo contable de las cuentas de pérdidas y ganancias se debe compensar al final de cada ejercicio; esto se denomina cierre del período.  Las cuentas de pérdidas y ganancias reflejan los cambios en el valor de la empresa, como venta de stock, coste de mercancías vendidas, aumento de ingresos. Informes financieros: Los diferentes informes se basan en los saldos de cuenta relevantes de una fecha/rango de fechas seleccionado y se visualizan de acuerdo con su cajón, nivel y tipo. Generalmente, se generan el último día de cada ejercicio o período contable. Seleccione Finanzas  Informes financieros  Financiero y luego Balance o Balance de sumas y saldos o Cuenta de pérdidas y ganancias para generar estos informes financieros. Puede crear informes de comparación que comparen las cifras de una empresa o un ejercicio específicos con las de una empresa o ejercicio diferentes. Seleccione Finanzas  Informes financieros  Comparación. 5-9

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

Las pérdidas o ganancias incrementarán o reducirán el capital propio del balance.

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

El flujo de caja proporciona información sobre la liquidez de la empresa. El informe de flujo de caja de SAP Business One muestra los totales y los saldos de las siguientes cuentas para el intervalo seleccionado: Las cuentas que representan medios de pago. Las cuentas que esperan un flujo de caja en el futuro (pagos efectuados y recibidos).

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

La probabilidad de llegada de un flujo de caja varía considerablemente. Por este motivo, el sistema asigna los saldos a diferentes niveles de seguridad. El término seguridad se refiere en este contexto al nivel de certeza de la relevancia de un saldo de cuenta para el flujo de caja. Existen los siguientes niveles de seguridad: 

Efectivo (todas las cuentas monetarias se asignan a este nivel. Una cuenta se define como cuenta monetaria en Plan de cuentas  Propiedades de cuenta de mayor).



Documentos de tarjetas de crédito (todas las cuentas de documentos de tarjetas de crédito se asignan a este nivel).



Cheques recibidos (la cuenta de compensación de cheques se asigna a este nivel).



Deudas de clientes (todas las cuentas de clientes se asignan a este nivel).



Deudas con proveedores (todas las cuentas de proveedores se asignan a este nivel).



Las contabilizaciones que aún no se hayan efectuado cuando se compile el informe pueden incluirse manualmente y asignarse a un nivel de seguridad. Además, puede decidir si desea tener en cuenta contabilizaciones periódicas o documentos preliminares.



Seleccione Finanzas  Informes financieros  Financiero  Flujo de caja para ejecutar el informe de flujo de caja.

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

Para generar este informe, seleccione Interlocutores comerciales  Informes de interlocutor comercial  Antigüedad Antigüedad de créditos de cliente.

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

SAP Business One incluye dos informes para supervisar las fechas de vencimiento de créditos de clientes y deudas de proveedores pendientes: 

Antigüedad de créditos de cliente



Antigüedad pasivo proveedor

 Ambos informes permiten limitar la información a determinadas cuentas de interlocutor comercial. Puede

especificar una fecha de antigüedad a partir de la cual se calcularán las fechas de vencimiento. También puede especificar un intervalo en días, meses o períodos a partir del cual se agruparán las posiciones adeudadas. En la versión 8.8, existe una definición flexible del intervalo en días (véase el ejemplo en la diapositiva). Puede visualizar el informe por fecha de contabilización o fecha de vencimiento. Ambos informes incluyen una lista ampliable con todos los interlocutores comerciales y los documentos, lo que permite examinar los detalles en una pantalla (nueva pantalla del release 8.8).  Puede ejecutar el informe Antigüedad de créditos de cliente desde Finanzas  Informes financieros 

Finanzas  Antigüedad o desde Interlocutores comerciales  Informes de interlocutor comercial  Antigüedad.

 Puede ejecutar el informe Antigüedad pasivo proveedor desde Finanzas  Informes financieros  Finanzas

 Antigüedad o desde Informes de interlocutor comercial  Antigüedad.

 También puede contabilizar un asiento de provisión para créditos de dudoso cobro desde el informe

Antigüedad de créditos de cliente. Para configurar una provisión para créditos de dudoso cobro, seleccione Gestión  Definición  Finanzas  Créditos de dudoso cobro. Explicamos la opción de créditos de dudoso cobro en la unidad 4: Proceso de períodos contables.  Otras mejoras del release 8.8: 

Opción Grupo por cliente/proveedor o Grupo por empleado/comprador.



Opción nueva: casilla de selección Ignorar pago pendiente. Cuando se selecciona esta opción, el 5-24

importe del pago pendiente se resta del importe del saldo vencido. 

Más columnas en el informe.

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

Configuración del sistema de reclamaciones:

Antes de ejecutar el asistente de reclamaciones, debe configurar los niveles de reclamación y las condiciones de reclamación de la empresa: 

Vaya a Gestión  Definición  Interlocutores comerciales.



Se debe asignar una condición de reclamación a cada cliente.



Es posible configurar una condición de reclamación por defecto para los nuevos clientes en Gestión  Inicialización sistema  Parametrizaciones generales  ficha IC.



Para obtener detalles acerca del asistente de reclamaciones y las condiciones de reclamación, consulte el apéndice.



Para obtener más información acerca del proceso de reclamación, consulte la guía práctica How to Set Up an Automated Dunning Process.

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

Debe tomar decisiones respecto de las definiciones de Presupuesto, Proyectos y Contabilidad de costes junto con la persona responsable del área de contabilidad del cliente.

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

En el transcurso de las tareas rutinarias, la aplicación comprueba la columna del Debe de las cuentas de mayor para las que se ha definido un presupuesto. Si se supera el presupuesto, la aplicación emite una advertencia o bloquea la acción, según la opción seleccionada.



Nota: La función de presupuesto sólo funciona con meses naturales.



Para obtener más información acerca de cómo inicializar y trabajar con presupuestos, consulte la guía How To Manage Budgets in Release 8.8.

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

Para activar el sistema de contabilización de cuentas de compras, en el menú principal de SAP Business One, seleccione Gestión  Inicialización sistema  Detalles empresa  ficha Inicialización básica y seleccione la casilla Utilizar sistema contable de cuentas de compras.



Una vez realizados los asientos, no es posible modificar esta opción.

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

Inicialización de presupuesto: en Gestión  Inicialización sistema  Parametrizaciones generales y en la ficha Presupuesto, seleccione la casilla Inicialización de presupuesto.



Puede utilizar la opción Marcar cuentas PyG (todas) como cuentas de presupuesto.



Seleccione Sí. De este modo, la casilla Relev.p.presup. se selecciona en todas las cuentas de mayor de pérdidas y ganancias. Nota Puede encontrar esta casilla en Finanzas → Plan de cuentas → botón Info detallada de cuenta.

Puede seleccionar manualmente cuentas de mayor que no son de pérdidas y ganancias como relevantes para el presupuesto. Para ello, seleccione la casilla Relev.p.presup. para cada cuenta de mayor.  Si se seleccionaron las casillas Pedido, Entrada mercancías (Pedido) y Finanzas, la aplicación realiza una comprobación de desviación del presupuesto durante la generación de pedidos, pedidos de entrada de mercancías y facturas de proveedores. 

Métodos de distribución de presupuesto: seleccione Finanzas  Definición del presupuesto  Métodos de distribución de presupuesto.

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

Los escenarios se utilizan para crear un pronóstico de una situación especial en el presupuesto de la empresa y para obtener información importante sobre cuál sería el saldo de presupuesto en función del escenario seleccionado.



Por ejemplo: un escenario optimista frente a un escenario pesimista.

Cuando se define una nueva empresa, la aplicación proporciona un escenario por defecto denominado Presupuesto principal. Este escenario no se puede modificar. 

Tenga en cuenta que en el transcurso de las tareas rutinarias, la desviación del presupuesto se comprueba únicamente con el presupuesto principal. Los demás escenarios se utilizan sólo para los informes de presupuesto.



La función Importar escenario de presupuesto permite importar datos de presupuesto de otra empresa a la empresa con la que actualmente está trabajando y duplicar un escenario de presupuesto en la misma empresa, para el mismo ejercicio o para el siguiente ejercicio.



Nota: Durante la operación, asegúrese de que los códigos de cuentas de mayor de la empresa de origen coincidan con los de la empresa de destino.



La función Copiar escenarios presupuesto permite copiar datos de presupuesto de un escenario de presupuesto en un escenario de presupuesto de destino de la misma empresa, para el mismo ejercicio o para el siguiente ejercicio.



En el menú principal de SAP Business One, seleccione Finanzas  Definición del presupuesto  Escenarios presupuesto.

5-35



Definición de un presupuesto: En el menú principal de SAP Business One, seleccione Finanzas  Definición del presupuesto Presupuesto.



En el campo Escenario, seleccione el escenario para el cual desea definir un presupuesto.



En el columna Cargo/abono (ML), especifique un importe en la moneda local para cada cuenta de mayor. 

Nota: 

Sólo puede definir importes de presupuesto para cuentas de mayor que estén definidas como Relev.p.presup. en el plan de cuentas.



Puede especificar un importe en la moneda local para cada cuenta de mayor.



SAP Business One comprueba la desviaciones del presupuesto con la columna Debe. Por lo tanto, sólo se activan alertas para las cuentas con un importe de presupuesto en la columna Debe.



Puede utilizar el campo Haber para las cuentas de ventas a fin de definir objetivos de ingresos que se puedan controlar con el informe de presupuesto.

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

Finanzas  Informes financieros  Informes de presupuesto 



Informes  Finanzas  Informes de presupuesto  Informe presupuesto balance/Informe presupuesto balance de sumas y saldos/Informe presupuesto cuenta PyG.

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Informe presupuesto.

5-38



Para utilizar las funciones de contabilidad de costes en SAP Business One, debe definir los departamentos o centros de coste de la empresa como centros de beneficio. Posteriormente, podrá compilar una cuenta de pérdidas y ganancias para cada centro de beneficio en cada período.



Puede combinar los centros de beneficio en grupos mediante un código de clasificación.



Seleccione Finanzas  Contabilidad de costes  Centros de beneficio para definir y actualizar centros de beneficio.



El sistema crea automáticamente un centro de beneficio cero (Centro_z) que reúne los costes e ingresos que no pueden distribuirse claramente a otros centros de beneficio debido a que no se dispone de suficiente información. El centro de beneficio Centro_z también puede registrar costes que no se incluyen en la contabilidad de costes interna. Por ejemplo, si sólo desea mostrar el 80% de sus gastos de alquiler como costes, puede asignar el 20% restante al Centro_z.



El Centro_z se utiliza cuando se definen normas de reparto

.

5-39



Las normas de reparto definen cómo se distribuyen los costes o ingresos contabilizados en una cuenta en los centros de beneficio.



Cuando se crea un centro de beneficio, el sistema crea automáticamente una norma de reparto con el mismo nombre. Esta norma (que no puede modificarse) se configura para que el sistema contabilice todos los costes o ingresos en el centro de beneficio correspondiente. En otras palabras, el sistema no divide los importes. Puede utilizar estas normas de reparto para costes e ingresos directos, que puede asignar exclusivamente y por completo a un centro de beneficio específico. Por ejemplo, en OEC Computers, los gastos de automóviles de la empresa se asignan directamente al centro de beneficio “servicio”, ya que sólo los técnicos poseen un automóvil de la empresa.



No es posible asignar costes e ingresos indirectos directamente a un centro de beneficio. En lugar de ello, se asignan a uno o varios centros de beneficio mediante una norma de reparto. En la norma de reparto, especifique cómo se distribuirá el importe entre los centros de beneficio. Puede asignarlos por porcentaje o por relación. Por ejemplo, puede distribuir los costes de calefacción en los centros de beneficio en función del tamaño de las áreas con calefacción. De la misma forma, puede distribuir los beneficios de empleados voluntarios entre el número de empleados.



Si no puede definir la asignación total (porque no dispone de suficiente información en ese momento), el sistema asigna los costes o ingresos no asignados alcentro de beneficio Centro_z. Cuando disponga de la información necesaria, podrá modificar la norma de reparto para que el sistema corrija la distribución en consecuencia.



Seleccione Finanzas  Contabilidad de costes  Normas de reparto para definir y actualizar normas de reparto.



Seleccione Finanzas  Contabilidad de costes  Tabla para centro de beneficio y reglas de reparto para visualizar las asignaciones de las normas de reparto.

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

Para que los costes se incluyan en la contabilidad de costes, puede realizar una de las acciones siguientes: 

Incluir una norma de reparto en una línea de asiento o línea de documento de marketing. Utilice Parametrizaciones de formulario para visualizar el campo Norma de reparto (en asientos) o el campo Centro de beneficio (en documentos de marketing). En el caso de los asientos, utilice Desplegar modo de tratamiento a fin de indicar una norma de reparto para la línea.



Contabilizar un asiento o documento de marketing en una cuenta de mayor que esté enlazada a una norma de reparto. Sólo puede enlazar cuentas del tipo ventas o salida en el plan de cuentas.



Para enlazar una cuenta a una norma de reparto, seleccione Plan de cuentas.



Puede utilizar el informe Centro de beneficio para visualizar un resumen de los costes e ingresos contabilizados. Seleccione Finanzas  Contabilidad de costes  Informe de centro de beneficio.



Puede generar algunos informes estándar para un centro de beneficio específico, por ejemplo, Cuenta de pérdidas y ganancias, Balance de sumas y saldos, Informe de presupuesto.

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

En SAP Business One, puede utilizar proyectos para supervisar los grandes proyectos clave de la empresa y su éxito económico. Para ello, debe definir primero los proyectos en el sistema. Seleccione Gestión  Definición  Finanzas  Proyectos. A continuación, puede introducirlos en las partidas individuales relevantes o en el asiento o el documento de marketing.



También puede introducir proyectos en cuentas de mayor o de interlocutor comercial. El proyecto correspondiente se registra automáticamente en los documentos que contabiliza en estas cuentas.



El informe de transacción por proyectos enumera todas las contabilizaciones realizadas en un proyecto seleccionado. Seleccione Finanzas  Informes financieros  Finanzas  Informe de transacción por proyectos.



Puede generar varios informes estándar para un proyecto específico, por ejemplo, Cuenta de pérdidas y ganancias, Balance de sumas y saldos, Informe de presupuesto.

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

El sistema fiscal se determina de acuerdo con la localización seleccionada para la base de datos de la empresa.

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En las siguientes diapositivas, trataremos dos sistemas fiscales importantes.

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  

Para asegurarse de que el sistema utilice el grupo impositivo adecuado en los documentos, debe definir correctamente los parámetros fiscales en la ficha Impuesto de la ficha Finanzas, en los registros maestros de interlocutor comercial. Definición - Grupos impositivos: SAP Business One proporciona grupos impositivos predefinidos para cada localidad admitida que utilizará su empresa para compras, ventas y pagos. Cada grupo impositivo debe estar conectado a una cuenta de mayor que se utilizará automáticamente en los asientos creados por documentos que incluyan este grupo. Gestión  Definición  Finanzas  Impuesto Grupos impositivos Datos maestros de interlocutor comercial - Sujeto a impuestos/Exento de impuestos/UE Clientes nacionales  Si el cliente está sujeto a impuestos, especifique Obligat. en el campo Status de impuesto. Deje el campo Grupo impositivo en blanco. Si especifica un documento para este cliente, el sistema copiará el grupo de IVA repercutido de la ficha Ventas del registro maestro de artículos en el documento.  Si el cliente está exento de impuestos, especifique Exento en el campo Status de impuesto. A continuación, el campo Grupo impositivo desaparecerá. Si especifica un documento para este cliente, el sistema utilizará el grupo de IVA repercutido estándar con un tipo impositivo del 0% en el documento, por ejemplo, A0. Proveedores nacionales  Si el proveedor está sujeto a impuestos, especifique Obligatorio en el campo Status de impuesto. Deje el campo Grupo impositivo en blanco. Si especifica un documento para este proveedor, el sistema copiará el grupo de IVA soportado de la ficha Compras del registro maestro de artículos en el documento.  Si el proveedor está exento de impuestos, especifique Exento en el campo Status de impuesto. A continuación, el campo Grupo impositivo desaparecerá. Si especifica un documento para este proveedor, el sistema utilizará el grupo de IVA soportado estándar con un tipo impositivo del 0% en el documento. Si especifica un grupo impositivo en el registro maestro de interlocutor comercial, dicho grupo sobrescribirá el grupo impositivo del registro maestro de artículos. Esto no es recomendable para los interlocutores comerciales nacionales. Por lo tanto, debe mantener vacío el campo Grupo impositivo del registro maestro de interlocutores comerciales nacionales. Para las facturas del tipo Servicio, si no hay ningún grupo impositivo definido en los datos maestros de interlocutor comercial, SAP Business One utiliza el grupo impositivo por defecto definido en Gestión Definición  Finanzas  Determinación de cuentas de mayor  ficha Ventas/Compras  subficha Impuesto  campo Grupo de impuesto de compras/ventas (servicios). Luego, el sistema calcula automáticamente el impuesto para cada línea del documento y resume el importe de impuesto total del documento en el área de pie de página del documento. Se crean líneas adicionales en el asiento automático del documento. Estas líneas contabilizan el importe de impuesto en la cuenta de impuestos correcta. Utilice el informe fiscal para visualizar documentos y asientos manuales que incluyan importes de impuestos, clasificados según el indicador de impuestos. 6-8



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Definición - Indicadores de IVA  El primer paso consiste en definir los tipos de jurisdicción, según lo requerido por las autoridades fiscales. Gestión  Definición  Finanzas  Impuesto > Tipos de jurisdicción fiscal de IVA. El sistema contiene los tres tipos de jurisdicción necesarios: Estado, Condado y Ciudad.  A continuación, debe definir tasas para las jurisdicciones de IVA. Gestión  Definición  Finanzas  Impuesto  Jurisdicciones de IVA. Seleccione la jurisdicción requerida y luego seleccione OK. En esta ventana, también puede definir las cuentas de mayor que se utilizarán automáticamente en los asientos creados por documentos que incluyan esta jurisdicción fiscal (en el indicador de IVA).  Para la jurisdicción Autonómica SAP Busines One proporciona el listado de Provincias.  Debe definir las demás jurisdicciones que utiliza (por ejemplo, Condado y Ciudad).  El paso final consiste en definir los indicadores de IVA que combinan el tipo impositivo para cada jurisdicción fiscal (ciudad, condado, estado, etc.), mediante las tasas de jurisdicción predefinidas. Gestión  Definición  Finanzas  Impuesto  Indicadores de IVA.  Los indicadores de impuestos calcularán el tipo impositivo correcto para una ubicación específica mediante las tasas de jurisdicción incluidas en él. El indicador de IVA se utiliza automáticamente para calcular el importe de IVA en los documentos de ventas y compras. El importe de IVA total cobrado se calcula de la siguiente manera:  Para cada artículo, SAP Business One verifica si está sujeto a impuestos. Si es así, calcula un importe de IVA para la línea de artículo de acuerdo con el indicador de impuestos y la cantidad.  El indicador de impuestos de los documentos de ventas se determina en función de la dirección de entrega por defecto del cliente en el registro maestro de interlocutor comercial. Puede seleccionar una dirección de entrega distinta para el cliente al generar el documento.  El indicador de impuesto de los documentos de compras se determina en función del almacén seleccionado: Gestión  Definición  Inventario  Almacén  ficha General  campo Indicador de impuestos.  Para las facturas de proveedores del tipo Servicio, el indicador de impuestos se basa en el indicador de impuestos por defecto de la empresa: Gestión > Inicialización sistema > Detalles empresa > ficha Datos de contabilidad  campo Indicador de impuestos. El sistema resume el importe de impuesto total del documento en el área de pie de página del documento. En el asiento automático del documento, se crea una línea para cada jurisdicción fiscal incluida en el indicador de impuestos. Cada línea contabiliza el importe de impuesto en la cuenta de impuestos correcta. Informe de jurisdicción fiscal: este informe resume el IVA obtenido de las facturas de compras y ventas de un período especificado (por lo general, un trimestre o un mes). Puede visualizar el informe según los indicadores de impuestos o los códigos de jurisdicción.  La visualización por códigos de jurisdicción muestra el importe que se debe pagar a las autoridades legales. 6-9

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SAP Business One puede gestionar la contabilidad en dos monedas paralelas: la moneda local y la moneda del sistema. La moneda local es la moneda en la que la empresa está obligada legalmente a llevar sus libros. En nuestro ejemplo, la libra esterlina. La moneda del sistema puede ser diferente de la moneda local y resulta especialmente útil en subsidiarias de empresas internacionales cuya sede central utiliza una moneda diferente a ellas (por ejemplo, EUR (€) en la subsidiaria y USD ($) en la sede central). En este caso, el sistema calcula automáticamente todas las contabilizaciones en la moneda local y gestiona un saldo de cuenta adicional en la moneda del sistema. Esto facilita la agregación de informes en todas las subsidiarias y permite una mejor integración con el sistema de la sede central. Por ejemplo, puede exportar datos financieros en la moneda del sistema desde los sistemas SAP Business One de las subsidiarias a SAP Business Suite o SAP Business Information Warehouse de la sede central. Como alternativa, la consolidación financiera puede llevarse a cabo con Microsoft Excel o con cualquier otro producto basado en los datos financieros en la moneda del sistema. En nuestro ejemplo, OEC Computers es una empresa local y no tiene requisitos de gestión de informes en otra moneda. Por lo tanto, puede definir la moneda del sistema en la moneda local (libra esterlina). Seleccione Gestión Inicialización sistema  Detalles empresa para definir la moneda local y la moneda del sistema en la ficha Inicialización básica. Tenga en cuenta que no puede modificar la moneda local o la moneda del sistema una vez que haya comenzado a trabajar con la base de datos. En algunos informes financieros y contables, existe la opción Revaloración, que permite revalorizar los resultados del informe de acuerdo con tres métodos predefinidos. Tenga en cuenta que la revaloración se realiza con fines de visualización únicamente y no afecta los valores de contabilizaciones.

6-15

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

 

Cada registro de datos maestros de interlocutor comercial y cada cuenta de mayor deben tener definida una moneda de la cuenta:  El sistema define la moneda local como moneda por defecto para todos los registros de datos maestros de interlocutor comercial.  Puede definir una moneda por defecto para las nuevas cuentas de mayor mediante el campo Moneda de la cuenta por defecto de la ficha Inicialización básica en Gestión  Inicialización sistema  Detalles empresa. En nuestro ejemplo, la mayoría de los proveedores y los clientes de OEC Computers se definirán en libra esterlina (moneda local). Los proveedores y los clientes de los EE. UU. se definirán en USD (moneda extranjera específica). La cuenta bancaria de la empresa se definirá en Monedas (todas), ya que necesita registrar asientos y documentos en más de una moneda extranjera específica (por ejemplo, transferencias bancarias). La tabla de la diapositiva detalla las opciones para introducir asientos y visualizar el saldo de cuenta para cada opción de la moneda de la cuenta: Moneda local, Moneda extranjera y Monedas (todas):  Si define la moneda local en el campo Moneda, podrá introducir asientos en la moneda local, y el sistema gestionará el saldo de cuenta en la moneda local y en la moneda del sistema de forma paralela.  Si define cualquier moneda extranjera específica en el campo Moneda, podrá introducir asientos en la moneda extranjera definida o en la moneda local. A continuación, el sistema gestionará el saldo de cuenta en la moneda extranjera definida, en la moneda local y en la moneda del sistema de forma paralela.  Si introduce Monedas (todas) en el campo Moneda, podrá contabilizar asientos en la cuenta o el interlocutor comercial en cualquier moneda. Sin embargo, el sistema sólo gestiona el saldo de cuenta en la moneda local y del sistema. En otras palabras, no gestiona el saldo en las monedas en que se registraron las posiciones. Para las cuentas que utilizan todas las monedas, sólo se pueden realizar reconciliaciones bancarias externas en la moneda local. Tenga esto en cuenta cuando trabaje con cuentas con varias monedas. En cualquier momento, puede cambiar una moneda de la cuenta a Monedas (todas), pero no podrá volver a modificarla una vez realizada la actualización. El informe Cuentas LM e interlocutores comerciales genera una lista de todas las cuentas que incluye el nombre, el grupo de cuentas y los saldos. Para ejecutar el informe Cuentas LM e interlocutores comerciales, seleccione Finanzas  Informes financieros  Finanzas  Cuentas LM e interlocutores comerciales. 6-16



Nivel de empresa: seleccione Gestión  Inicialización sistema  Detalles empresa para definir la moneda local y la moneda del sistema en la ficha Inicialización básica.



Moneda de la cuenta  Cuenta de mayor: puede definir una moneda por defecto para las nuevas cuentas de mayor mediante el campo Moneda de la cuenta por defecto de la ficha Inicialización básica en Gestión  Inicialización sistema  Detalles empresa.

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Ventana Monedas: Definición: Gestión  Definición  Finanzas  Monedas. Especifique también el nombre de la moneda. Este nombre aparece en los cuadros desplegables de varias ventanas relacionadas con la moneda.



Lista de precios  Precio unitario: Inventario  Datos maestros artículo  seleccione una lista de precios  campo Precio unitario.



Ventana Especificar tipos de cambio moneda extranjera: Gestión Especificar tipos de cambio moneda extranjera. Si no especifica ningún valor para un día específico, la ventana Especificar tipos de cambio moneda extranjera aparecerá cuando cree un documento que incluya una moneda extranjera. Por ejemplo, cuando seleccione un interlocutor comercial que utiliza una moneda extranjera o un artículo con un precio unitario en moneda extranjera.

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Éste es un ejemplo de cálculo del valor para un interlocutor comercial que utiliza una moneda extranjera:  La moneda del interlocutor comercial fija la moneda por defecto del documento (en nuestro ejemplo, USD).  Una vez definida la fecha de contabilización, SAP Business One toma el tipo de cambio de la moneda seleccionada de la ventana Especificar tipos de cambio moneda extranjera.  Puede actualizar manualmente el tipo de cambio en el documento.  El sistema graba el tipo de cambio de la línea para las monedas que son diferentes de la moneda local.  El precio unitario en la moneda local se divide/multiplica por el tipo de cambio. El resultado luego se multiplica por la cantidad para presentar el valor total de la línea en la moneda del interlocutor comercial.  - Nota: Existe una parametrización que determina la visualización de los tipos de cambio en SAP Business One. Esta parametrización afecta el cálculo que utiliza para indicar los tipos de cambio en la ventana Especificar tipos de cambio moneda extranjera. Seleccione Gestión  Inicialización sistema  Parametrizaciones generales  ficha Visualización  campo Contabilizaciones de tipos de cambio. Seleccione Directo para visualizar el tipo de cambio de acuerdo con la moneda extranjera. Seleccione Indirecto para visualizar el tipo de cambio de acuerdo con la moneda local. Esta parametrización se actualiza por empresa, para todos los usuarios, después de la próxima entrada en el sistema, pero no se puede modificar una vez que se registran transacciones en la empresa. Los valores de tipo de cambio siempre se graban en el sistema de acuerdo con el tipo de cambio directo. El tipo de cambio indirecto se utiliza únicamente con fines de visualización.  El valor total del documento, en este ejemplo, también se presenta en la moneda del interlocutor comercial.  Nota: Puede visualizar los valores totales de la línea y el documento en la moneda local o del sistema mediante el menú desplegable ubicado en la cabecera del documento.  En el asiento creado por el documento, el tipo de cambio se aplica en los importes del Debe y el Haber en la moneda IC y alcanza los importes del Debe y el Haber en la moneda local.  Moneda del sistema: se calcula aplicando el tipo de cambio al valor contabilizado de la moneda local. 6-18



El tipo de cambio de una moneda extranjera puede cambiar todos los días. Esto afecta los documentos creados para un interlocutor comercial extranjero o los precios gestionados en una moneda extranjera para interlocutores comerciales locales. SAP Business One permite este tipo de escenario:



Al crear un documento de ventas o de compras basado en documentos existentes (Copiar de), SAP Business One abre la ventana Asistente creación de documentos, en donde puede definir los factores que afectan el documento de destino creado.



Algunos campos de la ventana Asistente creación de documentos tratan las diferencias de tipo de cambio: Utilizar el tipo de cambio del documento base. Utilizar tipo cambio de documento y apunte de documento base (nueva opción de la versión 8.8). Utilizar tipo de cambio actual desde la tabla “Tipo de cambio”.

6-19





Las fluctuaciones de tipo de cambio pueden provocar diferencias de tipo de cambio cuando se pagan facturas en monedas extranjeras: 

En la figura, se muestra una factura de proveedores emitida por un proveedor extranjero en una moneda extranjera. En el día de la contabilización de la factura, el tipo de cambio era 0,5. El sistema convierte las 10 unidades de moneda extranjera en 20 unidades de moneda local y contabiliza ambos valores en paralelo en la columna Haber de la cuenta de proveedor.



En el momento de contabilizar el pago de esta factura, el tipo de cambio ha pasado a ser 0,25. 10 unidades de moneda extranjera equivalen ahora a 40 unidades de moneda local. En comparación con el valor en el momento de la factura, existe una diferencia de tipo de cambio de 20 unidades de moneda local. Al contabilizar el pago, el sistema contabiliza automáticamente esta diferencia de tipo de cambio en una cuenta de diferencia de tipo de cambio.

El sistema contabiliza automáticamente las diferencias de tipo de cambio como gastos o ingresos en las cuentas que ha especificado en el campo Beneficios por diferencia de tipo de cambio y Pérdida por diferencia de cambio realizada de las fichas Ventas y Compras, en Gestión  Definición  Finanzas  Determinación de cuentas de mayor.

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

Las cuentas de interlocutor comercial y de mayor que gestiona en una moneda extranjera contabilizan un saldo de cuenta en la moneda extranjera correspondiente y un saldo de cuenta en la moneda local. El saldo en la moneda local contiene las posiciones en moneda extranjera convertidas mediante el tipo de cambio de la tabla de tipos de cambio durante la fecha de contabilización o la fecha fiscal. En otras palabras, el saldo se basa en tipos de cambio pasados. En el cierre del período, por tanto, debe valorar los saldos de cuenta en moneda extranjera con el tipo de cambio en la fecha clave de contabilización.



Seleccione Finanzas  Diferencias de TC. Cuando ejecuta la función, el sistema genera una lista de propuestas para las contabilizaciones de diferencias. Puede aceptar o rechazar cada propuesta de forma individual.



Puede seleccionar cuentas en moneda extranjera y una moneda extranjera, así como especificar una fecha de ejecución. El sistema contabiliza por defecto las diferencias de tipo de cambio definidas en el campo Beneficios por diferencia de tipo de cambio y Pérdida por diferencia de cambio realizada de las fichas Ventas y Compras, en Gestión  Definición  Finanzas  Determinación de cuentas de mayor.



Puede introducir una fecha futura en el campo Anulaciones automáticas. Esto permite anular esta contabilización de forma automática en el futuro.



Además de la moneda local, el sistema gestiona los datos en la moneda del sistema de forma paralela. Si la moneda local de la empresa es diferente de la moneda del sistema, pueden surgir diferencias de tipo de cambio. El sistema puede compensar estas diferencias automáticamente. Esto se realiza con la función Diferencias de conversión en Finanzas  Diferencias de conversión, de la misma forma que en las diferencias de tipo de cambio.

6-21



Genere una factura de clientes para un cliente extranjero.



Revise el cálculo de la moneda en: 

Precio unitario (campo)



Importe total de línea



Importe total de documento



Asiento automático



Saldo de cuenta del cliente



Genere una factura de clientes para un cliente local.



Para los artículos de la factura, indique el precio unitario en la moneda extranjera.



Revise el cálculo de la moneda en:





Precio unitario (campo)



Importe total de línea



Importe total de documento



Asiento automático

Cree un abono para la primera factura de clientes. 

En el asistente de creación de documentos, revise las opciones de la sección Apunte de tipo de cambio para precios.

6-22

6-23



Para obtener más información acerca de los sistemas de inventario, consulte las guías prácticas:



How to Set Up and Manage a Perpetual Inventory in 8.8



How to Set Up and Manage a Non-Perpetual Inventory in 8.8

6-24

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6-26



Un sistema de inventario permanente refleja el valor de las contabilizaciones de stocks en términos de transacciones monetarias en el sistema contable. Estas transacciones monetarias se realizan únicamente cuando los artículos definidos como artículos de inventario se reciben o se liberan del stock.

6-27



Un artículo de inventario se enlaza con una cuenta de existencias que tiene un determinado valor de las transacciones anteriores.



Cuando compra el artículo, el saldo de la cuenta de existencias aumenta.



Cuando vende el artículo, el saldo de la cuenta de existencias disminuye.



En las siguientes diapositivas, repasaremos algunos conceptos del sistema de inventario permanente. Algunos de los temas ya se explicaron en TB1000.

6-28



En los datos maestros de artículo, se definen las cuentas de mayor que se incluirán en las transacciones monetarias (analizamos este tema en detalle en TB1000):



Para simplificar la determinación de cuentas, en cada registro maestro de artículo puede especificar que las cuentas se recuperen de un nivel superior: 

Nivel de almacén: en este caso, el sistema recupera automáticamente las cuentas de la definición de almacén. Para actualizar las cuentas en la definición de almacén, seleccione Gestión  Definición  Inventario  Almacenes y seleccione la ficha Finanzas.



Nivel de grupo de artículos: en este caso, el sistema recupera automáticamente las cuentas de la definición de grupo de artículos. Para actualizar las cuentas en la definición de grupo de artículos, seleccione Gestión  Definición  Inventario  Grupos de artículos y seleccione la ficha Finanzas.



Nivel de artículo: cualquier cuenta de mayor definida en el nivel de artículo.



Seleccione el método de cuentas de mayor por defecto para nuevos artículos: Gestión  Inicialización sistema  Parametrizaciones generales  ficha Inventario  Artículos  campo Fijar cuentas de mayor por.



Puede especificar cuentas por defecto en Gestión  Definición  Finanzas  Determinación de cuentas de mayor. Estos valores se asignan como valores por defecto en todos los niveles (nivel de almacén, nivel de grupo de artículos y nivel de artículo).

6-29



FIFO 

Cada transacción de entrada de inventario crea una capa de cantidades vinculadas a costes. Una capa FIFO se define como la cantidad de un artículo en un almacén con un valor de coste determinado.



Cada transacción de salida de inventario utiliza cantidades y sus costes correspondientes de las primeras capas abiertas.



Puede definir un método de valoración por defecto por grupo de artículos, en Gestión  Definición  Inventario  Grupos de artículos  ficha General  campo Método estándar de valoración. Cada artículo que asigne a este grupo recibirá automáticamente este método de valoración.



Puede especificar el método de valoración por defecto para los grupos de artículos recién añadidos. Seleccione Gestión  Inicialización sistema  Detalles empresa  ficha Inicialización básica  campo Método de valoración de grupos de artículos.



Puede definir si el sistema calcula un precio de inventario para todos los almacenes o un precio de inventario independiente para cada almacén. Seleccione Gestión  Inicialización sistema  Detalles empresa en la ficha Inicialización básica con la casilla Gestionar precios de artículos por almacén.

6-30



Cada transacción de entrada de inventario crea una "capa" de cantidades vinculadas a costes.



Cada transacción de salida de inventario utiliza cantidades y sus costes correspondientes de las primeras capas abiertas.

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6-32

6-33



Determinación de un sistema de inventario permanente: Gestión  Inicialización sistema Detalles empresa  ficha Inicialización básica  opción Utilizar inventario permanente.



Nota: Una vez contabilizada la primera transacción de inventario, esta opción se desactiva y su status no se puede modificar.



Actualización de los métodos de valoración:





SAP Business One permite modificar el método de valoración de un artículo. Sin embargo, esto sólo es posible si el artículo no está enlazado a ningún documento pendiente y su cantidad en stock es cero.



Utilice las ventanas Método de valoración de stocks y Actualizar método de valoración para actualizar el método de valoración de los artículos.



Puede modificar manualmente el método de valoración para cada artículo por separado mediante la ventana Datos maestros artículo.

Actualización del coste de artículo calculado para cada artículo: vaya a Inventario  Operaciones de stock  Revaloración de inventario para revalorizar los valores de stock.

6-34



Nota: 

El informe de auditoría de inventario sólo está disponible para las empresas que utilizan el sistema de inventario permanente.



Para crear escenarios de simulación, utilice el informe de simulación de valoración de inventario.

6-35



Volvamos al pedido de entrada de mercancías que Joe especificó según la entrega que recibió del proveedor.



Si suponemos que la empresa utiliza un inventario permanente, el valor del coste de artículo se calcula automáticamente en cada transacción de stocks.



Cuando Joe especificó el pedido de entrada de mercancías en SAP Business One, el valor de la lista de precios de compra (100 por unidad) afectó el precio unitario del pedido de entrada de mercancías y también el valor del coste de artículo.



El valor del coste de artículo se calcula automáticamente, de acuerdo con el método de valoración seleccionado para el artículo (Media variable, FIFO, Estándar). El valor del coste de artículo calculado después del pedido de entrada de mercancías era 90.



Joe especificó una cantidad de 10 reproductores multimedia portátiles. Por lo tanto, el valor total del asiento creado por el pedido de entrada de mercancías era 1000, y éstos son los importes del Haber y el Debe registrados en las cuentas por defecto del inventario.



El valor del asiento enlazado a la entrega enviada al cliente es 360. Es decir, la cantidad de 4 artículos multiplicada por el valor del coste de artículo en ese momento (90).



Recuerde que el valor total de la factura en función de esa entrega era 440. Se calculó de acuerdo con la lista de precios de revendedor (110) que se definió como lista de precios por defecto en el registro de datos maestros de cliente.

6-36

6-37



Debe definir un sistema de inventario no permanente durante la inicialización básica de la empresa, antes de contabilizar transacciones. Una vez que se contabilizan transacciones, no es posible modificar el sistema de inventario utilizado para la empresa.



Nota: Los siguientes países tienen un sistema de inventario no permanente como sistema de gestión de inventario por defecto: Alemania, Israel, Italia, Panamá, Sudáfrica y Suiza. En la localización para Italia, al trabajar con un sistema de inventario no permanente, también es posible trabajar con un sistema de contabilización de cuentas de compras.

6-38

6-39

Pagos manuales: Ejercicios Unidad: Gestión de bancos Tema: Cobros Al finalizar este ejercicio, podrá:  Contabilizar cobros manualmente con distintos medios de pago.

Puede utilizar pagos manuales con el fin de contabilizar pagos para clientes o proveedores individuales.

1-1

Cobro (con el medio de pago Efectivo) 1-1-1 Cree una factura de clientes. Cree una factura de clientes para un cliente nacional; por ejemplo, C20000. Para asegurarse de que no se aplica ningún descuento por pronto pago, modifique la fecha de vencimiento y seleccione una fecha que finalice un mes antes (para el ejercicio solamente). Deje la fecha de contabilización como la actual. Seleccione cualquier artículo. Añada la factura y haga caso omiso del mensaje de advertencia sobre la fecha de vencimiento. 1-1-2 Contabilice un cobro en efectivo. El cliente paga la factura en efectivo. Contabilice un cobro con el medio de pago Efectivo. 1-1-3 Verifique la contabilización. Revise el asiento contabilizado por el pago.

2-1

1-2

Cobro con descuento por pronto pago (con el medio de pago Cheque) 1-2-1 Cree una factura de clientes con descuento por pronto pago. Cree una factura de clientes para un cliente nacional. Contabilice la factura con unas condiciones de pago que permitan descuento por pronto pago. Sugerencia: Para verificar las condiciones de pago de un cliente, haga clic en la flecha de navegación naranja del campo Condiciones de pago. Si el campo Descuento por pronto pago está en blanco, seleccione un descuento por pronto pago en la lista desplegable. Para ver las condiciones del descuento por pronto pago, haga clic en la flecha de navegación naranja. 1-2-2 Contabilice un cobro por cheque. El cliente paga el importe de la factura menos el descuento, mediante un cheque. Contabilice el pago con el medio de pago Cheque. 1-2-3 Verifique la contabilización. Revise el asiento para ver si se aplicó el descuento por pronto pago.

1-3 Cobro parcial (con el medio de pago Efectivo) El cliente paga parte de su deuda de una factura de clientes pendiente. 1-3-1 Cree una factura de clientes. Cree una factura de clientes para un cliente nacional, por ejemplo, C20000. Modifique la fecha de vencimiento y seleccione una fecha que finalice un mes antes. Deje la fecha de contabilización como la actual. Seleccione cualquier artículo. Añada la factura y haga caso omiso del mensaje de advertencia sobre la fecha de vencimiento. 1-3-2 Contabilice un cobro parcial. El cliente tiene problemas de flujo de caja y no puede pagar por completo la factura. Seleccione la factura y contabilice un cobro con el medio de pago Efectivo por parte del importe de la factura. 1-3-3 Contabilice un cobro en efectivo por el importe de factura restante. El cliente paga el importe restante de la factura en efectivo. Seleccione la factura y contabilice un cobro. Sugerencia: Utilice la combinación de teclas CTRL+B para introducir el saldo restante en la ventana Medio de pago. 2-2

1-3-4 Verifique el saldo de cuenta del cliente. Verifique el saldo de cuenta del cliente para ver si la factura se ha reconciliado por completo.

2-3

2-4

Pagos manuales: Soluciones Unidad: Gestión de bancos Tema: Cobros

1-1

Cobro (con el medio de pago Efectivo) 1-1-1 Cree una factura de clientes. Seleccione Ventas - clientes  Factura de clientes. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Fecha de contabilización



Fecha de vencimiento



Contabilice esta factura para cualquier cliente con cualquier artículo. Haga caso omiso del mensaje de advertencia sobre la fecha de vencimiento. 1-1-2 Contabilice un cobro en efectivo. Seleccione Gestión de bancos  Cobros  Cobros. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Código



Seleccione la factura pendiente que contabilizó en el paso anterior. Seleccione Pasar a  Medio de pago, o bien, el icono Medio de pago en la barra de menús. También puede hacer clic con el botón derecho y seleccionar la opción Medio de pago. Seleccione la ficha Efectivo. Haga clic en el campo Total. Seleccione la combinación de teclas Ctrl+B para copiar el importe del pago en el campo Total. Seleccione OK. Seleccione Añadir para confirmar las entradas.

2-5

Sugerencia: 

Para contabilizar pagos en efectivo de clientes esporádicos que no cuentan con un registro de datos maestros, puede configurar un interlocutor comercial ficticio. Verifique el cliente C99999 en la base de datos de formación.



Observe que la cuenta de compensación de efectivo por defecto aparece automáticamente en la ventana Medio de pago. Si es necesario, puede seleccionar otra cuenta de mayor.

1-1-3 Revise la contabilización. Abra el documento de cobro que acaba de crear y desplácese hasta el asiento a través del campo Número de operación. 1-2

Cobro con descuento por pronto pago (con el medio de pago Cheque) 1-2-1 Cree una factura de clientes con descuento por pronto pago. Seleccione Ventas - clientes  Factura de clientes. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Fecha de contabilización



Seleccione un artículo (en la ficha Contenido). Seleccione la ficha Finanzas. Verifique si las condiciones de pago por defecto permiten descuentos. Sugerencia: Para verificar las condiciones de pago de un cliente, haga clic en la flecha de navegación naranja del campo Condiciones de pago. Si el campo Descuento por pronto pago está en blanco, seleccione un descuento por pronto pago en la lista desplegable. Para ver las condiciones del descuento por pronto pago, haga clic en la flecha de navegación naranja. Autorice el mensaje del sistema. Seleccione Actualizar. Seleccione OK y Añadir. 1-2-2 Contabilice un cobro por cheque. El cliente paga el importe de la factura menos el descuento, mediante un cheque. Seleccione Gestión de bancos  Cobros  Cobros. Nombre de campo o tipo de datos

2-6

Valores

Código



Seleccione la factura pendiente que contabilizó en el paso anterior. Seleccione Pasar a  Medio de pago. Seleccione la ficha Cheque. Pulse Tab para pasar al campo Importe de la línea. Seleccione la combinación de teclas Ctrl+B para copiar el importe del pago en el campo Importe. Seleccione OK. Seleccione Añadir para confirmar las entradas. Sugerencia: 

La cuenta de compensación de cheques por defecto aparece automáticamente en la ventana Medio de pago, en la parte superior.



Si los detalles del banco del cliente se definieron en los datos maestros del cliente, en la ficha Condiciones de pago, aparecerán los detalles por defecto del cheque aquí.

1-2-3 Verifique la contabilización. Abra el documento de pago que acaba de crear y desplácese hasta el asiento a través del campo Número de operación. Verifique la contabilización de descuento automática. 1-3 Cobro parcial (con el medio de pago Efectivo) El cliente paga parte de su deuda de una factura de clientes pendiente. 1-3-1 Cree una factura de clientes. Seleccione Ventas - clientes  Factura de clientes. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Fecha de contabilización



Fecha de vencimiento



Contabilice esta factura para cualquier cliente con cualquier artículo. Haga caso omiso del mensaje de advertencia sobre la fecha de vencimiento. 1-3-2 Contabilice un cobro parcial. Contabilice un cobro parcial realizado en efectivo por el cliente. Seleccione Gestión de bancos  Cobros  Cobros. Nombre de campo o tipo de

2-7

Valores

datos Código



Seleccione la factura pendiente que contabilizó en el paso anterior. Haga clic en el campo Pago total de la partida abierta seleccionada e indique un importe inferior al que se visualiza. Seleccione Pasar a  Medio de pago. Seleccione la ficha Efectivo. Observe que el campo Saldo vencido muestra el importe reducido. Haga clic en el campo Total. Seleccione la combinación de teclas Ctrl+B para copiar el importe del pago en el campo Total. Seleccione OK. Seleccione Añadir para confirmar las entradas. 1-3-3 Contabilice un cobro en efectivo por el importe de factura restante. Digamos que pasaron unos días y que el cliente paga el importe restante de la factura en efectivo. Abra un documento de cobro. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Código



Seleccione la factura pendiente en la que contabilizó el pago parcial en el paso anterior. Observe que el campo Saldo vencido muestra el importe pendiente de la factura. Dejamos el importe Total pago como está, ya que el cliente paga toda la deuda de la cuenta en esta factura. Seleccione Pasar a  Medio de pago. Seleccione la ficha Efectivo. Haga clic en el campo Total. Seleccione la combinación de teclas Ctrl+B para copiar el importe del pago restante en el campo Total. Seleccione OK. Seleccione Añadir para confirmar las entradas. 1-3-4 Verifique el saldo de cuenta del cliente. Abra el documento de cobro que acaba de crear.

2-8

Seleccione la flecha naranja situada a la izquierda del código de interlocutor comercial. Se abren los datos maestros del interlocutor comercial. Seleccione la flecha naranja situada a la izquierda del importe del saldo de cuenta. Marque la casilla de selección Visualizar sólo operaciones no reconciliadas. Asegúrese de que la factura y los dos pagos parciales no se visualizan.

2-9

Reconciliación de depósitos y extractos bancarios:

Ejercicios Unidad: Gestión de bancos Tema: Depósitos de efectivo y cheques Al finalizar este ejercicio, podrá:  Contabilizar un depósito en efectivo.  Contabilizar un depósito de cheques. Transferirá dinero de la caja registradora a la cuenta bancaria: también depositará en la cuenta bancaria cheques recibidos de los clientes. Esto debe reflejarse en el sistema contable y controlarse desde éste.

2-1

Contabilice un depósito en efectivo. Tiene 2000 en el saldo de caja (o en la caja para gastos menores) que recibió como pagos en efectivo. Ingresa este importe en el banco. Contabilice esta transacción como un depósito.

2-2

Contabilice un depósito de cheques. Usted tiene un cheque que recibió de uno de sus clientes. Contabilice esta transacción como un depósito.

2-9

2-10

Reconciliación de depósitos y extractos bancarios:

Soluciones

Unidad: Gestión de bancos Tema: Depósitos de efectivo y cheques

2-1

Contabilice un depósito en efectivo. Seleccione Gestión de bancos  Depósitos  Depósito. Seleccione la ficha Efectivo. Observe que la cuenta de compensación de efectivo por defecto aparece automáticamente como la cuenta desde la que deposita dinero. También aparece el saldo de esta cuenta. Aparece como importe en el Debe ya que deposita dinero de una cuenta que contiene algún importe. Puede seleccionar diferentes Cuentas monetarias si deposita dinero desde otra cuenta. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Cuenta bancaria



Cuenta de mayor



Importe

2.000

Seleccione Añadir.

2-11

2-2

Contabilice un depósito de cheques. Seleccione Gestión de bancos  Depósitos  Depósito. Seleccione la ficha Cheques. Observe que Cheques al portador, los cheques que tienen Fecha de vencimiento de hoy y que todavía no se depositaron aparecen en la tabla de cheques. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Cuenta bancaria



Cheques

Seleccione el cheque que recibió de su cliente en el ejercicio de Cobro.

Sugerencia: Puede seleccionar varios cheques en un depósito con la combinación CTRL + Clic o Shift + Clic. Seleccione Añadir.

2-12

Sistema de pago: Ejercicios Unidad: Gestión de bancos Tema: Asistente de pago Al finalizar este ejercicio, podrá: 

Utilizar el asistente de pago.

Para procesar con eficacia varios pagos para varios interlocutores comerciales, utilice el asistente de pago.

Ejecute la tarea 3-1 (Pago por cheque) o 3-2 (Transferencia bancaria), según el método de pago que prefiera. 3-1

Pago efectuado con el sistema de pago: Pago por cheque. 3-1-1 Prepare el registro maestro de proveedores: Pago por cheque. Abra cualquier proveedor nacional, por ejemplo, V10000 y asegúrese de que la condición de pago sea – Base de caja - y que el método Pago por cheque esté disponible para los cheques emitidos. Sugerencia: Para verificar la condición de pago, abra el registro maestro de interlocutor comercial y seleccione la ficha Condiciones de pago. Para verificar el método de pago, seleccione la ficha Sistema de pago. Su utiliza la base de datos de demostración del Reino Unido: Abra la ventana Método de pago para cheques emitidos: Definición y asegúrese de que el Banco propio definido para este método es Barclays Bank (banco propio 1). Si hay otro banco propio definido, modifíquelo a Barclays Bank. Actualice el método de pago. Además, asegúrese de que el Banco propio definido para el proveedor en la ficha Sistema de pago es Barclays Bank (banco propio 1). Si hay otro banco propio definido, modifíquelo a Barclays Bank.

2-13

3-1-2 Cree una factura de proveedores con fecha vencida. Cree una factura de proveedores para el acreedor. Contabilice esta factura para el proveedor del paso anterior que tenga un artículo. Para asegurarse de que no se aplica ningún descuento por pronto pago, modifique la fecha de vencimiento y seleccione una fecha que finalice un mes antes. Fije la fecha de contabilización como la actual. Añada la factura y haga caso omiso de los mensajes de advertencia. 3-1-3 Utilice el asistente de pago. Utilice el asistente de pago para pagar las cuentas de proveedor con cheque. Suponga que ejecuta el asistente de pago una vez a la semana.

3-2

Pago efectuado con el sistema de pago: Transferencia bancaria (opcional) 3-2-1 Prepare el registro maestro de proveedores: Transferencia bancaria. Abra el proveedor V10000 y asegúrese de que la condición de pago sea – Base de caja - y que el método de pago Transferencia bancaria emitida (Código de vía de pago = Transferencia bancaria emitida) esté disponible. Sugerencia: Para verificar la condición de pago, abra el registro maestro de interlocutor comercial y seleccione la ficha Condiciones de pago. Para verificar el método de pago, seleccione la ficha Sistema de pago. Asegúrese de que la cuenta bancaria de interlocutor comercial del registro maestro de proveedores se encuentra en el mismo país que el interlocutor comercial. 3-2-2 Cree una factura de proveedores con fecha vencida. Cree una factura de proveedores para el acreedor. Para asegurarse de que no se aplica ningún descuento por pronto pago, modifique la fecha de vencimiento y seleccione una fecha que finalice un mes antes. Fije la fecha de contabilización como la actual. Añada la factura y haga caso omiso de los mensajes de advertencia. 3-2-3 Utilice el asistente de pago. Utilice el asistente de pago para pagar las cuentas de proveedor mediante transferencia bancaria. Suponga que ejecuta el asistente de pago una vez a la semana.

2-14

Sistema de pago: Soluciones Unidad: Gestión de bancos Tema: Asistente de pago

3-1

Pago efectuado con el asistente de pago: Pago por cheque 3-1-1 Prepare el registro maestro de proveedores. Seleccione Interlocutores comerciales  Datos maestros de interlocutor comercial. Seleccione un proveedor nacional. Seleccione la ficha Condiciones de pago. Indique – Base de caja – en el campo Condiciones de pago. Seleccione la ficha Sistema de pago. Incluya el método de pago Cheques emitidos. Su utiliza la base de datos de demostración del Reino Unido: Abra la ventana Método de pago para cheques emitidos: Definición y asegúrese de que el Banco propio definido para este método es Barclays Bank (banco propio 1). Si hay otro banco propio definido, modifíquelo a Barclays Bank. Actualice el método de pago. Además, asegúrese de que el Banco propio definido para el proveedor en la ficha Sistema de pago es Barclays Bank (banco propio 1). Si hay otro banco propio definido, modifíquelo a Barclays Bank. Actualice los datos maestros del proveedor.

2-15

3-1-2 Cree una factura de proveedores con fecha vencida. Seleccione Compras - proveedores  Factura de proveedores. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Fecha de contabilización



Fecha de vencimiento



Contabilice esta factura para el proveedor del paso anterior que tenga un artículo.

3-1-3 Utilice el asistente de pago. Seleccione Gestión de bancos  Asistente de pago. Seleccione Siguiente. Seleccione Iniciar asistente nuevo. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Fecha de contabilización



Seleccione Pago. Seleccione Cheque. Seleccione Siguiente. Seleccione Añadir. Seleccione OK. Sólo seleccione el proveedor para el que ha contabilizado la factura de proveedores en el paso anterior. Seleccione Siguiente. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Fecha de vencimiento



Seleccione Siguiente. Seleccione el método de pago Cheques emitidos. Seleccione Siguiente. El sistema muestra el informe de recomendaciones. Seleccione los pagos que desea generar. Seleccione Siguiente. Seleccione Ejecutar. Seleccione Siguiente.

2-16

Aparece una ventana que dice El asistente de pago se ha ejecutado con éxito. Seleccione OK. Compruebe si el sistema ha creado correctamente los documentos de pago. Seleccione: Gestión de bancos  Pagos  Pagos. Vaya hasta el último registro de datos. El indicador Creado por asistente de pagos está definido en el documento de pagos.

3-2

Pago efectuado con el asistente de pago: Transferencia bancaria (opcional) 3-2-1 Prepare el registro maestro de proveedores: Transferencia bancaria. Abra el proveedor V10000 y asegúrese de que esté introducida la condición de pago – Base de caja - y que el método de pago Transferencia bancaria emitida (Código de vía de pago = Transferencia bancaria emitida) esté disponible. Seleccione Interlocutor comercial  Datos maestros de interlocutor comercial. Seleccione el proveedor V10000. Seleccione la ficha Condiciones de pago. Indique – Base de caja – en el campo Condiciones de pago. Asegúrese de que la cuenta bancaria de interlocutor comercial del registro maestro de acreedor se encuentra en el mismo país que el interlocutor comercial. Seleccione la ficha Sistema de pago. Incluya el método de pago Transferencia bancaria emitida. 3-2-2 Cree una factura de proveedores con fecha vencida. Cree una factura de proveedores para el proveedor V10000 cuya fecha de vencimiento sea de un mes antes. Puede contabilizar esta factura en el período contable actual y sólo cambiar manualmente la fecha de vencimiento. Ignore los mensajes de advertencia que aparecerán. Seleccione Compras - proveedores  Factura de proveedores. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Proveedor

V10000

2-17

Fecha de contabilización



Fecha de vencimiento



Contabilice esta factura para el proveedor que tenga un artículo.

3-2-3 Utilice el asistente de pago. Utilice el asistente de pago para pagar las cuentas de proveedor mediante transferencia bancaria. Suponga que ejecuta el asistente de pago una vez a la semana. Seleccione Gestión de bancos  Asistente de pago. Seleccione Siguiente. Seleccione Iniciar asistente nuevo. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Fecha de contabilización



Seleccione Pago. Seleccione Transferencia bancaria. Seleccione Siguiente. Seleccione Añadir. Seleccione OK. Seleccione únicamente el proveedor V10000. Seleccione Siguiente. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Fecha de vencimiento (sin incluir días de tolerancia)



Seleccione Siguiente. Seleccione el método de pago Transferencia bancaria emitida. Seleccione Siguiente. El sistema muestra el informe de recomendaciones. Seleccione los pagos que desea generar. Seleccione Siguiente. Seleccione Ejecutar. Seleccione Siguiente. Aparece una ventana que dice El asistente de pago se ha ejecutado con éxito. Seleccione OK.

2-18

Compruebe si el sistema ha creado correctamente los documentos de pago. Seleccione: Gestión de bancos  Pagos efectuados  Pagos efectuados. Vaya al último registro de datos. El indicador Creado por asistente de pagos está definido en el documento de pagos.

2-19

Procesamiento de extracto bancario: Soluciones Unidad: Gestión de bancos Lección: Gestión de reconciliación externa en la cuenta bancaria: Procesamiento de extracto bancario 4-1

Seleccione una empresa con procesamiento de extracto bancario. Seleccione una empresa en la que Procesamiento de extracto bancario ya se haya instalado e implementado. Seleccione Gestión → Seleccionar sociedad GL. Seleccione el nombre de la base de datos que le facilitó su instructor. Seleccione OK.

4-2

Defina una cuenta de contrapartida en la cuenta bancaria para los importes de intereses. Defina una cuenta de contrapartida en la cuenta bancaria cuando se contabilice un importe de intereses en el extracto bancario. Seleccione Gestión → Definición → Gestión de bancos → Procesamiento de extracto bancario → Códigos internos de operación bancaria Haga doble clic en la línea de intereses bancarios e introduzca el código de interés bancario de la cuenta de mayor para transacciones de transferencias bancarias. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Cuenta de mayor

650.000 (interés bancario pagado)

Seleccione Actualizar en la ventana Detalles de operación y en la ventana Códigos internos de operación bancaria. 4--3 Cree facturas de clientes con fecha vencida. Con el fin de procesar los cobros del extracto bancario, es necesario contabilizar las facturas de clientes en el sistema. Contabilice estas facturas de clientes con fecha vencida en el cliente C20000.

2-19

4-3-1

Cree dos facturas de clientes; cada una con un importe total de factura de 500. Seleccione cualquier artículo y modifique el precio de la unidad a 500 en forma manual. Seleccione un grupo exento de impuestos. Seleccione Ventas – clientes → Factura de clientes. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Cliente

C20000

Fecha de contabilización

Fecha actual

Fecha de vencimiento

Fecha actual menos 1 mes

Número de artículo

Seleccione un artículo

Precio por unidad

500

Indicador de impuestos

X0 (exento)

Seleccione Añadir. Autorice los mensajes del sistema. Repita estos pasos con los mismos valores para crear la segunda factura de clientes. 4-3-2

Cree una factura de cliente, con un importe total de factura de 2.000. Seleccione cualquier artículo y modifique el precio de la unidad a 2.000 en forma manual. Seleccione un grupo exento de impuestos. Introduzca un número de referencia de cliente. 666333 Seleccione Vetas – clientes → Factura de clientes. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Cliente

C20000

Fecha de contabilización

Fecha actual

Fecha de vencimiento

Fecha actual menos 1 mes

Número de ref.Cliente

666333

Número de artículo

Seleccione un artículo

Precio por unidad

2.000

Indicador de impuestos

X0 (exento)

Seleccione Añadir. Autorice los mensajes del sistema.

2-20

4-4

Introduzca la información de resumen de extracto de cuenta bancaria. Usted recibe un extracto bancario del banco propio “Barclays Bank”, código bancario 12345678. Seleccione los detalles del banco. Seleccione Gestión de bancos → Extractos bancarios y reconciliaciones externas → Procesamiento de extracto bancario.

4-5

Nombre de campo o tipo de datos

Valores

País

Reino Unido

Banco

Barclays Bank

Cuenta



Introduzca los detalles del extracto bancario. Seleccione el pulsador Crear nuevo. Introduzca la información siguiente en la ventana de detalles de extracto bancario: Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Nº extracto cuenta

1

Fecha extracto cuenta

Fecha actual

Saldo inicial

0

Saldo final

2.940

2-21

Registre los detalles que aparecen en el extracto bancario. Sugerencia: Siga las instrucciones paso a paso que se ofrecen después de la tabla. Código externo de operación bancaria

Doc.cuenta mayor: Nº identificación

Importe de entrada

808 “Interés de la cuenta” 051 “Transferencia bancaria”

Importe de salida

Código IC

60

El número de referencia factura de clientes es el del paso 4-3-2: 666333

051 “Transferencia bancaria”

2.000

1.000

2-22

C20000

Instrucciones paso a paso: Registre los artículos en el extracto de cuenta: 1er artículo Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Código externo

808

Importe saliente

60

2do artículo Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Código externo

051

Doc.cuenta mayor: Nº identificación.

Seleccione el icono de lista de selección. En la pantalla que se abre, indique la siguiente información: Identificación de documento

Introduzca el número de referencia factura de clientes del paso 4-3-2: 666333

Importe entrante

2.000

3er artículo Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Código externo

051

Importe entrante

1.000

Doc.cuenta mayor: Nº identificación.

Dejar en blanco

Código IC

C20000

2-23

4-6

Procese el extracto bancario. Cree una propuesta de contabilización y asigne las dos facturas de clientes de 500 al importe de entrada no compensado de 1.000: Seleccione Propuesta contabilización para líneas no compensadas. Las dos primeras partidas se compensan y seleccionan automáticamente. Seleccione la columna Compens./Selec. para cada factura de clientes con un importe de 500. El sistema lo iguala con el importe entrante de 1.000 y establece el status en Compens./Selec.

4-7 Finalice el extracto bancario y verifique la contabilización en el libro mayor.

Seleccione Finalizar para contabilizar las transacciones de pago y reconciliar las partidas individuales abiertas. Autorice el mensaje del sistema. La ventana Extracto bancario: Detalles debe cambiar al modo comprimido. Si esto no sucede, seleccione Comprimir todo. Para cada línea del extracto bancario finalizado, seleccione la flecha naranja en el campo Doc.cuenta mayor: Nº identificación. Verifique que las contabilizaciones del sistema coincidan con la tabla: Línea

Documento contabilizado

1

Pago efectuado por 60

2

Cobro con la factura de clientes por 2.000 seleccionada.

3

Cobro con las dos facturas de clientes por 500 seleccionadas.

2-24

Ejercicios Unidad: Gestión de bancos Tema:

Gestión de reconciliación externa en la cuenta bancaria: Reconciliación manual

Al finalizar este ejercicio, podrá: 

Utilizar la función de reconciliación manual.

Utilice la función de reconciliación manual para comparar las transacciones registradas en SAP Business One con el saldo recibido del banco y para crear ajustes, si es necesario.

5-1

Escriba el saldo final del extracto bancario externo, según una determinada fecha. Supongamos que ha recibido un extracto bancario externo para la cuenta bancaria con un saldo final de XXX. El extracto bancario está actualizado a día de hoy. Introduzca el saldo final proporcionado por su instructor.

5-1-1 Introduzca los detalles del extracto bancario. Seleccione el código de cuenta bancaria. Introduzca el saldo final proporcionado por su instructor. Introduzca la fecha actual como fecha de fin. Seleccione OK para abrir la ventana Reconciliación de extractos bancarios.

5-2

Compense dos transacciones. La tabla muestra las transacciones pendientes tal como se han registrado en los libros. Es decir, las transacciones registradas en SAP Business One. Seleccione dos transacciones que desea compensar con el saldo final actual.

2-25

El instructor especificará una transacción de pago y una de depósito.

Podrá ver que el campo Stock teórico compensado se actualiza según las líneas seleccionadas. El campo Diferencia también se actualiza. 5-3

Cree ajustes. Verá que existe una diferencia de XX entre las transacciones compensadas y el saldo final. En este caso, podemos crear una corrección. Introduzca un Cheque para pago que sabe que es el importe faltante. 5-3-1 Seleccione Ajustes para abrir esta ventana. Seleccione Cheques para pagos. Seleccione OK. 5-3-2 Cheques para pagos Seleccione un proveedor. Sugerencia: Seleccione un proveedor con la combinación CTRL + Tab. Seleccione la cuenta bancaria para la cuenta de mayor del Haber. En el campo de comentarios, escriba: “Pago a cuenta”. Introduzca el importe de diferencia como el importe del cheque. Selecciones los detalles del cheque y del banco para el cheque creado en esta ventana. 5-3-3 Vuelva a la ventana Extracto bancario de reconciliación. En la tabla verá el asiento de corrección se ha añadido automáticamente y se ha seleccionado como compensado. Ahora la diferencia es cero.

5-4

Reconcilie la cuenta bancaria. Una vez que estemos seguros de que la selección es correcta, podemos reconciliar las transacciones elegidas que se registraron en SAP Business One con respecto al balance recibido del banco. 5-4-1 Seleccione Reconciliar. La reconciliación ha concluido con éxito.

2-26

Procesamiento de extracto bancario: Soluciones Unidad: Gestión de bancos Tema: Gestión de reconciliación externa en la cuenta bancaria: Reconciliación manual

5-1

Escriba el saldo final del extracto bancario externo, según una determinada fecha. Supongamos que ha recibido un extracto bancario externo para la cuenta bancaria con un saldo final de XXX. El extracto bancario está actualizado a día de hoy. Introduzca el saldo final proporcionado por su instructor. 5-1-1 Introduzca los detalles del extracto bancario. Seleccione Gestión de bancos  Extractos bancarios y reconciliaciones externas Reconciliación manual. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Código de cuenta

161000

Saldo final

Proporcionado por su instructor

Fecha final

Hoy

Seleccione OK para abrir la ventana Reconciliación de extractos bancarios.

5-2

Compense dos transacciones. La tabla muestra las transacciones pendientes tal como se han registrado en los libros. Es decir, las transacciones registradas en SAP Business One. En la columna Compensado, seleccione las casillas para cada transacción que desea compensar con el saldo final actual. El instructor especificará una transacción de pago y una de depósito.

2-27

Podrá ver que el campo Stock teórico compensado se actualiza según las líneas seleccionadas. El campo Diferencia también se actualiza. 5-3

Cree ajustes. Verá que existe una diferencia de XX entre las transacciones compensadas y el saldo final. En este caso, podemos crear una corrección. Introduzca un Cheque para pago que sabe que es el importe faltante. 5-3-1 Seleccione Ajustes para abrir esta ventana. Seleccione Cheques para pagos. Seleccione OK. 5-3-2 Cheques para pagos. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

En favor de

Seleccione un proveedor con la combinación CTRL + Tab

Cuenta de mayor de abono

161000

Comentarios

Pago a cuenta

Importe

Diferencia de XX

País

Reino Unido

Banco

Seleccione un banco

Seleccione Añadir. 5-3-3 Vuelva a la ventana Extracto bancario de reconciliación. En la tabla verá el asiento de corrección se ha añadido automáticamente y se ha seleccionado como compensado. Ahora la diferencia es cero. 5-4

Reconcilie la cuenta bancaria. Una vez que estemos seguros de que la selección es correcta, podemos reconciliar las transacciones elegidas que se registraron en SAP Business One con respecto al balance recibido del banco. 5-4-1 Seleccione Reconciliar. La reconciliación ha concluido con éxito.

2-28

Procesamiento de extracto bancario: Ejercicio Unidad: Gestión de bancos Tema: Gestión de reconciliación externa en la cuenta bancaria: Reconciliación Al finalizar este ejercicio, podrá: 

Utilizar la función de reconciliación.

Las funciones de reconciliación le permiten realizar reconciliaciones para cuentas de mayor e interlocutores comerciales, en forma manual, automática o con un asistente. En este ejercicio, practicaremos la opción manual. 6-1

Registre el extracto bancario externo recibido del banco. Ha recibido por correo un extracto bancario impreso. 6-1-1

Nota: Si la opción de menú Tratar extracto cuenta externo no aparece en el menú principal, muéstrela con el icono Parametrizaciones formulario de la ventana del menú principal y ábrala. Seleccione la cuenta de mayor bancaria. Introduzca algunas líneas manualmente: proporcionado por su instructor En cada línea introduzca: fecha, referencia, detalles, importe de Haber, importe de Debe. Seleccione Actualizar.

6-2

Para la cuenta bancaria, reconcilie las transacciones de Extracto bancario externo con las transacciones registradas en los libros, en SAP Business One. 6-2-1

Abra la ventana Reconciliación. Seleccione el código de cuenta bancaria y asegúrese de que la opción Manual está seleccionada. Introduzca la fecha actual como fecha de vencimiento. Seleccione Reconciliar.

2-29

6-2-2

Reconcilie externamente las transacciones que registró en el Extracto bancario externo y, si es necesario, realice transacciones de compensación para comparar sus datos con los datos del banco.

6-2-3

Cree un asiento manual como la transacción de compensación para registrar el importe de la comisión o del interés.

2-30

Procesamiento de extracto bancario: Soluciones Unidad: Gestión de bancos Tema:

6-1

Gestión de reconciliación externa en la cuenta bancaria: Reconciliación

Registre el extracto bancario externo recibido del banco. Ha recibido por correo un extracto bancario impreso. 6-1-1

Introduzca algunas líneas manualmente: Seleccione Gestión de bancos: Extractos bancarios y reconciliaciones externas  Tratar extracto cuenta externo (si la opción de menú no aparece en el menú principal, muéstrela con el icono Parametrizaciones de formulario de la ventana del menú principal). Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Cuenta de mayor

161000

Fecha

Proporcionado por su instructor

Referencia

Proporcionado por su instructor

Detalles

Proporcionado por su instructor

Importe en el Haber/Importe en el Debe

Proporcionado por su instructor

Repita estos pasos con diferentes valores para registrar algunas líneas más. Seleccione Actualizar. 6-2

Para la cuenta bancaria, reconcilie las transacciones de Extracto bancario externo con las transacciones registradas en los libros, en SAP Business One. 6-2-1

Abra la ventana Reconciliación. Seleccione Gestión de bancos → Extractos bancarios y reconciliaciones externas → Reconciliación.

2-31

Se abrirá la ventana Reconciliación externa: Criterios de selección. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Cuenta de mayor

161000

Opción

Manual

Fecha de vencimiento a

Hoy

Seleccione Reconciliar. 6-2-2

Reconcilie externamente las transacciones que registró en el Extracto bancario externo y, si es necesario, realice transacciones de compensación para comparar sus datos con los datos del banco. Las transacciones bancarias registradas en sus libros en SAP Business One aparecen a la izquierda. Las transacciones registradas por el banco aparecen a la derecha. En la parte derecha, ubique las líneas que introdujo manualmente en la ventana Tratar extracto cuenta externo. Haga doble clic en las líneas para moverlas a las tablas inferiores. En la parte de Libros, busque las transacciones correspondientes de SAP Business One. Haga doble clic en las líneas para moverlas a las tablas inferiores. Asegúrese de seleccionar una línea adicional de comisión o interés en el lado de Extracto externo. Haga clic en Reconciliación.

6-2-3

Cree una transacción de compensación. El sistema muestra el mensaje: Reconciliación no compensada. ¿Crear asiento compensación? Seleccione OK para abrir la ventana Asiento. La cuenta bancaria con el importe de comisión o interés ya se visualiza. Seleccione una cuenta de contrapartida para completar el asiento. Haga clic en Añadir. Las líneas están reconciliadas.

2-32

Plan de cuentas: Ejercicios Unidad: Finanzas Tema: Gestión del plan de cuentas Al finalizar este ejercicio, podrá: 

Crear, modificar y borrar cuentas de mayor.

La empresa dispone de un nuevo banco propio y es necesario crear una cuenta de balance para el mismo en el plan de cuentas. La empresa ha realizado un upgrade de su servicio de Internet. El departamento de contabilidad desea contabilizar los costes del servicio de Internet en una nueva cuenta de gastos. 1-1

Transacciones ¿Qué función utiliza para modificar las propiedades de una cuenta de mayor? __________________________________________________________ _ ¿Qué función utiliza para eliminar una cuenta de su plan de cuentas? __________________________________________________________ _

1-2

Cree un título de balance y una cuenta activa. Su empresa abrió una nueva cuanta en el Banco nacional. Ello implica que el departamento de contabilidad debe añadir esta información al plan de cuentas existente. 1-2-1 Cree una nueva cabecera. Seleccione el cajón correspondiente del plan de cuentas. Añada una nueva cuenta de cabecera en la sección del cajón que contiene activos bancarios. Proporcione un número de cuenta adecuado y el nombre Banco Nacional.

1-2-2 Defina la cuenta de mayor bancaria.

3-1

En el nuevo título Banco Nacional, cree una cuenta activa para el Banco Nacional (nacional) con un número de cuenta adecuado. Gestione la cuenta en la moneda local. La moneda nacional es la moneda definida en el campo Moneda local de la ficha Inicialización básica en Gestión  Inicialización sistema  Detalles empresa.

1-3

Cree una cuenta de gastos. El departamento de contabilidad desea registrar el coste del acceso y el uso de Internet en una cuenta de gastos separada. Defina una cuenta de gastos con para Internet con el nombre Internet. Seleccione el cajón de gastos de explotación (costes) y añada la cuenta en un título de gastos adecuado. Gestione la cuenta en la moneda local. Asegúrese de especificar la clase de cuenta correcta.

1-4

Borre una cuenta. Seleccione una cuenta de activo existente que no tenga contabilizaciones. Elimine la cuenta.

3-2

Plan de cuentas: Soluciones Unidad: Finanzas Tema: Gestión del plan de cuentas

1-1

Transacciones ¿Qué función utiliza para modificar las propiedades de una cuenta de mayor? Finanzas  Plan de cuentas ¿Qué función utiliza para eliminar una cuenta de su plan de cuentas? Finanzas  Tratar plan de cuentas .

1-2

Cree un título de balance y una cuenta activa. 1-2-1

Cree una nueva cabecera. Seleccione Finanzas  Tratar plan de cuentas. Seleccione el cajón de Activos y, luego, OK. Seleccione una cuenta de nivel 4 existente de la sección Activos y, a continuación, seleccione Añadir cuenta del mismo nivel. Asegúrese de que el pulsador de radio Título está seleccionado. Indique la información detallada de cuenta. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Cuenta de mayor



Nombre de cuenta

Banco Nacional

Posición de la cuenta de mayor



Seleccione Actualizar para grabar el título.

1-2-2

Defina la cuenta de mayor bancaria.

3-3

Seleccione Finanzas  Plan de cuentas. Resalte el nuevo título Banco nacional. Seleccione Datos  Añadir. Introduzca los siguientes datos. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Cuenta de mayor



Nombre

Banco Nacional (nacional)

Moneda



Seleccione Añadir. 1-3

Cree una cuenta de gastos. Seleccione Finanzas  Plan de cuentas. Seleccione el cajón Ingresos y gastos. Seleccione un título de gastos adecuado bajo el que desea crear la cuenta. Seleccione Datos  Añadir. Seleccione Cuenta activa. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Cuenta de mayor



Nombre

Internet

Código externo

Dejar en blanco

Moneda



Clase de cuenta

Gastos

Seleccione Añadir.

3-4

1-4

Elimine una cuenta. Seleccione Finanzas  Tratar plan de cuentas. Seleccione Activos. Seleccione OK. Seleccione una cuenta activa y haga clic con el botón derecho para ver el menú contextual. Seleccione Avanzado y, luego, Borrar cuenta. Seleccione Actualizar.

Nota: Requisitos previos para borrar cuentas de mayor.  No se han contabilizado transacciones en la cuenta, incluido el saldo

inicial.  La cuenta: o No está definida como una cuenta asociada. o No está incluida en la Determinación de cuentas de mayor.

3-5

3-6

Asientos: Ejercicios Unidad: Finanzas Tema: Introducción de un asiento manual Al finalizar este ejercicio, podrá: Contabilizar asientos manuales. Anular un asiento contabilizado. La mayoría de las transacciones registradas en el libro mayor se generan directamente a partir de documentos de SAP Business One. Además, el departamento de contabilidad puede utilizar asientos para hacer ajustes manuales en el libro mayor.

2-1

Contabilice un asiento. Se desea transferir dinero de una cuenta bancaria a la nueva cuenta del Banco Nacional. Contabilice una transferencia bancaria con un valor de 10.000 en la cuenta de mayor del Banco Nacional (nacional) que ha creado. Utilice una cuenta bancaria existente como cuenta de contrapartida. Introduzca Transferencia bancaria como referencia en Comentarios.

2-2

Verifique que la contabilización se realizó correctamente. 2-3-1 Verifique el saldo de la cuenta Banco nacional (nacional). 2-3-2 A partir de la visualización del saldo de la cuenta Banco Nacional, navegue hasta el asiento.

2-3

Anule un asiento. Anule el asiento realizado en el paso 2-1 y vea qué efectos tiene esta anulación.

3-7

Asientos: Soluciones Unidad: Finanzas Tema: Introducción de un asiento manual

2-1

Contabilice un asiento. Seleccione Finanzas  Asiento. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Fecha de vencimiento



Fecha de contabilización



Fecha de documento



Comentarios

Transferencia bancaria

Primer artículo Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Cuenta de mayor/Nombre IC

Banco Nacional (nacional)

Debe

10.000

Segundo artículo Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Cuenta de mayor/Código IC.



Haber

10.000

Seleccione Añadir para contabilizar el documento.

2-2

Verifique contabilizaciones. 2-2-1 Visualice el saldo. Seleccione Finanzas  Plan de cuentas. Seleccione Banco Nacional (nacional). El sistema muestra el 3-9

saldo en el campo Saldo.

2-2-2 Visualice el asiento. Desde la pantalla del plan de cuentas, seleccione la flecha de navegación naranja ubicada a al izquierda del importe Saldo. El sistema muestra todas las operaciones contabilizadas en la cuenta. Seleccione la flecha de navegación naranja para visualizar el asiento original. 2-3

Anule un asiento. Seleccione Finanzas  Asiento. Con el icono Registro de datos anterior en la barra de menús, visualice le asiento que contabilizó en el paso 2-1. También puede buscar Transferencia bancaria en el campo Comentarios. Desde la barra de menús, seleccione Datos  Cancelar. O haga clic con el botón derecho y seleccione Cancelar. Seleccione Sí en la ventana de diálogo ¿Crear anulación para esta transacción? El asiento anulado se visualiza en la pantalla Asiento. Seleccione Añadir.

3-10

Herramientas de contabilización: Ejercicios Unidad: Finanzas Tema: Herramientas de contabilización Al finalizar este ejercicio, podrá: Crear un documento preliminar y contabilizarlo como asiento. Crear y utilizar modelos de contabilización. Crear y ejecutar contabilizaciones periódicas. Las herramientas de contabilización permiten al departamento de contabilidad:

3-1



Revisar un documento preliminar antes de la contabilización.



Crear fácilmente asientos a partir de modelos.



Contabilizar automáticamente asientos repetitivos.

Cree un documento preliminar. Cree un nuevo documento preliminar e introduzca dos asientos. Grabe el documento preliminar.

3-2 Modifique y contabilice el documento preliminar grabado. Seleccione el documento preliminar que acaba de crear y uno de los asientos. Efectúe una modificación en el importe del asiento. Contabilice los dos asientos. Compruebe que el sistema haya introducido los asientos en el libro mayor. 3-3

¿Verdadero o falso? 3-3-1 Sólo puede añadir un asiento a un documento preliminar si cuadran los artículos del Debe y el Haber. ___________________________

3-11

3-3-2 No puede contabilizar asientos individuales de un documento preliminar en el libro mayor. ___________________________

3-4

Utilice modelos de contabilización. Desea pagar a sus empleados un complemento anual del 15%. 3-4-1 Cree un modelo de contabilización que contabilice: - El 115% del salario del empleado en la cuenta del empleado (pasivo). - El 100% del salario del empleado en la cuenta de gastos adecuada para los salarios. - El 15% del salario del empleado en la cuenta de gastos adecuada para los complementos. En la línea de pasivo, deje vacío el campo Cuenta de mayor/Código IC. Indique la descripción “Cuenta de empleado” en el campo Cuenta de mayor/Nombre IC. 3-4-2 Utilice el modelo de contabilización que acaba de crear con el fin de contabilizar un asiento para pagar un complemento al empleado. El empleado tiene un registro de datos maestros con el Código IC V99001.

3-5

Ejecute las contabilizaciones periódicas. Cada mes, la empresa paga un importe de gastos fijos de 200 unidades, IVA excluido, al proveedor V20000 en concepto de actualización de la página inicial. 3-5-1 Cree una contabilización periódica que contabilice mensualmente los acreedores en la cuenta de proveedor. En el campo, Ref 1, introduzca el número de contrato 08400. La primera fecha de ejecución es el día de hoy. Los gastos se registran en la cuenta Internet. Seleccione un código de IVA adecuado. 3-5-2 Ejecute la contabilización periódica. Sugerencia: Active el indicador Visualizar contabilizaciones periódicas para ejecución en Gestión  Inicialización sistema  Parametrizaciones generales, en la etiqueta Servicios para visualizar estas contabilizaciones automáticamente cuando entre al sistema.

3-12

Herramientas de contabilización: Soluciones Unidad: Finanzas Tema: Herramientas de contabilización

3-1

Cree un documento preliminar. Seleccione Finanzas  Documentos preliminares. Seleccione Añadir entrada a documento nuevo. Introduzca el asiento que desee. Por ejemplo, se puede contabilizar un importe en el Debe como gasto en una cuenta de gastos y el mismo importe en el Haber en la cuenta bancaria. Seleccione Añadir a documento. Indique un segundo asiento de su elección. Seleccione Añadir a documento. Cierre la ventana. Actualice la pantalla Documentos preliminares.

3-2

Modifique y contabilice el documento preliminar grabado. Seleccione Finanzas  Documentos preliminares. 

Resalte el documento preliminar que acaba de crear.



Haga doble clic en una de las operaciones y modifique los datos en la entrada del documento preliminar.



Seleccione Actualizar. Seleccione OK.

3-13

En la ventana Documentos preliminares, seleccione Contabilizar documento. 

Seleccione Sí en el mensaje del sistema.

Compruebe que se han registrado las contabilizaciones en el libro mayor.

3-3



Seleccione Finanzas  Asiento.



Seleccione Registro de datos anterior para visualizar la segunda entrada que contabilizó en el documento preliminar. Seleccione Registro de datos anterior para visualizar la segunda entrada que contabilizó en el documento preliminar.

¿Verdadero o falso? 3-3-1

Sólo puede añadir un asiento a un documento preliminar si cuadran los artículos del Debe y el Haber. ___________________________ Falso. También puede añadir asientos en un documento preliminar aunque no cuadren las columnas del Debe y el Haber. No tiene que cuadrar los asientos mientras no contabilice el documento preliminar en el libro mayor.

3-3-2

No puede contabilizar asientos individuales de un documento preliminar en el libro mayor. ___________________________ Verdadero. Cuando se contabiliza el documento preliminar, el sistema contabiliza todos los asientos en el documento preliminar.

3-14

3-4

Utilice modelos de contabilización. 3-4-1 Cree un modelo de contabilización. Seleccione Finanzas  Modelos de contabilización. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Código

Complemento (u otro código)

Descripción

Complemento anual

Primera línea de cuenta de mayor Cuenta de mayor/Código IC



Cuenta de mayor/Nombre IC

Cuenta de empleado

Porcentaje del Haber

115

Segunda línea de cuenta de mayor Cuenta de mayor/Código IC



Porcentaje del Debe

100

Tercera línea de cuenta de mayor Cuenta de mayor/Código IC



Porcentaje del Debe

15

Seleccione Añadir. 3-4-2 Utilización de un modelo de contabilización. Seleccione Finanzas  Asiento. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Tipo de modelo

Porcentaje

Modelo

Complemento (el modelo de contabilización) Sugerencia: Pulse Tab para ver la lista de modelos disponibles.

3-15

Primera línea Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Cuenta de mayor/Código IC.

Seleccione una cuenta de empleado.

Haber



Segunda línea Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Cuenta de mayor/Código IC



Debe



Tercera línea Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Cuenta de mayor/Código IC



Debe



Cuando se indica el importe del Debe en la segunda línea en lugar del 100%, el sistema calcula automáticamente los importes de las demás partidas individuales. Seleccione Añadir para contabilizar la entrada.

3-16

3-5

Ejecute las contabilizaciones periódicas. 3-5-1 Cree una contabilización periódica. Seleccione Finanzas  Contabilizaciones periódicas. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Código

Página inicial

Descripción

Actualización de página inicial

Ref 1

08400

Primera línea (cuenta de gastos): Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Cuenta de mayor/Código IC



Debe

200

Grupo impositivo

V2 (o cualquier otro grupo de IVA soportado estándar) Tenga en cuenta que el sistema añade automáticamente la posición de impuestos al asiento.

Artículo del proveedor: Cuenta de mayor/Código IC

V20000 (pulse la combinación de teclas Ctrl + Tab para ver la lista de interlocutores comerciales)

Haber



Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Frecuencia

Mensualmente + En

Próxima ejecución



3-17

Seleccione Añadir para grabar el registro de datos. 3-5-2 Ejecute la contabilización periódica. Seleccione Finanzas  Contabilizaciones periódicas. Seleccione Lista de confirmación para visualizar las contabilizaciones que va a ejecutar. Seleccione las contabilizaciones periódicas que acaba de crear. Seleccione Ejecutar para contabilizar la entrada. Seleccione Añadir en el mensaje del sistema.

3-18

Preparaciones de fin de período: Ejercicios Unidad: Proceso de períodos contables Tema: Cierre del período Al finalizar este ejercicio, podrá:  Ejecutar la utilidad Cierre del período.

Al final de un período contable es necesario compensar los saldos de las cuentas de ventas y gastos. Los saldos se transfieren a la cuenta de arrastre de saldos.

2-1

Cierre las cuentas de pérdidas y ganancias. Utilice la utilidad Cierre del período para cerrar las cuentas de pérdidas y ganancias del ejercicio actual, hasta el final del período anterior.

2-2

Revise los asientos contabilizados. Revise los asientos que se contabilizaron en la cuenta de arrastre de saldos.

4-7

4-8

Preparaciones de fin de período: Soluciones Unidad: Proceso de períodos contables Tema: Cierre del período

2-1

Cierre las cuentas de pérdidas y ganancias. Seleccione Gestión  Utilidades  Cierre del período. Seleccione el ejercicio y los períodos contables (hasta el final del período anterior). Seleccione la Cuenta de arrastre de saldo y la Cuenta de cierre del período del plan de cuentas. Seleccione Ejecutar. En la pantalla Cierre del período, indique una Fecha de vencimiento, una Fecha de documento y un número de referencia opcional. Seleccione las cuentas que desea cerrar (transferir los saldos a arrastre de saldos). Puede seleccionar todas las cuentas. Seleccione Ejecutar.

2-2

Revise los asientos contabilizados. Seleccione Finanzas  Asiento. Seleccione el icono Registro de datos anterior en la barra de menús superior para desplazarse por los asientos.

4-9

4-10

Reconciliaciones internas: Ejercicios Unidad: Proceso de períodos contables Tema: Reconciliaciones internas Al finalizar este ejercicio, podrá:  Reconciliar internamente cuentas de mayor y de interlocutor comercial mediante las clases de reconciliación manual, semiautomática y automática.  Anular y corregir reconciliaciones internas. Durante el proceso global de una operación se utilizan muchas cuentas. Si no se ha terminado una operación, estas cuentas contienen partidas abiertas. En algunos casos, las cuentas pueden contener todavía partidas abiertas aunque haya concluido la operación. En tales casos, se debe reconciliar la cuenta. 1-1

Preguntas 1-1-1 ¿Qué clase de cuentas se deben reconciliar internamente? _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ 1-1-2 ¿Cuál es la diferencia entre la reconciliación de sistema y la reconciliación de usuario? _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________

4-1

1-2

Reconcilie internamente una cuenta de mayor. La cuenta de costes de asignación contiene varias partidas abiertas para su reconciliación. Es posible que la base de datos utilice varias cuentas de cuenta de dotación de precios. Podrá encontrarlas en: 

La definición de almacén (Administración  Definición  Inventario  Almacenes)



La definición de grupo de artículos (Gestión  Definición  Inventario  Grupos de artículos)

Seleccione la ficha Finanzas y utilice la cuenta Dotación. 1-2-1 Utilice la reconciliación manual. Reconcilie dos partidas de la cuenta de dotación del precio con la clase de reconciliación manual. 1-2-2 Utilice la reconciliación semiautomática. Reconcilie dos partidas de la cuenta de dotación del precio mediante la clase de reconciliación semiautomática. 1-2-3 Realice una reconciliación automática. Permita que el sistema reconcilie automáticamente los artículos restantes. 1-3

Cancele las reconciliaciones. Cancele las reconciliaciones mediante la función Gestionar reconciliaciones anteriores.

1-4

Reconcilie internamente un interlocutor comercial. Reconcilie el interlocutor comercial C30000 con una o varias de las clases de reconciliación.

4-2

Reconciliaciones internas: Soluciones Unidad: Proceso de períodos contables Tema: Reconciliaciones internas

1-1

Preguntas 1-1-1 ¿Qué clase de cuentas se deben reconciliar internamente? Las reconciliaciones internas son, por lo general, necesarias para la compensación de cuentas, como la cuenta Entrada de mercancías/Recepción de factura (cuenta Dotación). La reconciliación interna reconcilia las partidas del Debe con las del Haber y, por lo tanto, confirma que se ha concluido la operación comercial. En ocasiones, es necesario efectuar reconciliaciones internas en cuentas de interlocutor comercial si la cuenta no se reconcilió durante la gestión de pagos. 1-1-2 ¿Cuál es la diferencia entre la reconciliación de sistema y la reconciliación de usuario? El sistema lleva a cabo la reconciliación de sistema cuando se asigna un pago a una factura. El usuario lleva a cabo la reconciliación de usuario mediante la función Reconciliación.

1-2

Reconcilie internamente una cuenta de mayor. 1-2-1 Utilice la reconciliación manual. Seleccione Finanzas  Reconciliaciones internas  Reconciliación. Seleccione la clase de reconciliación Manual. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Cuenta de mayor



Seleccione Reconciliar. En la ventana que se abre, seleccione un par de partidas coincidentes del Debe y el Haber. Seleccione Reconciliar. Seleccione Sí en el mensaje de sistema.

4-3

1-2-2 Utilice la reconciliación semiautomática. Seleccione Finanzas  Reconciliaciones internas  Reconciliación. Seleccione la clase de reconciliación Semiautomática. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Cuenta de mayor



Seleccione Reconciliar. El sistema muestra las partidas abiertas del Debe y el Haber en columnas contiguas. Haga doble clic en una partida del Debe o del Haber. Si el sistema encuentra partidas coincidentes, las muestra con una clasificación. Seleccione la partida y haga clic en Reconciliar. El sistema muestra la siguiente partida recomendada para reconciliación. En este momento, no reconcilie más partidas. Seleccione Cancelar para cerrar la ventana. Sugerencia: Si no está de acuerdo con una reconciliación, puede seleccionar Omitir o Cancelar y pasar a la reconciliación Manual. Nota: Si no ve las recomendaciones, trate de configurar los parámetros de la manera siguiente: Parámetros

Ponderación

Importe

Alta

Fecha

Media

Ref.1

Alta

Desviación máxima 31

1-2-3 Realice una reconciliación automática. Seleccione Finanzas  Reconciliaciones internas  Reconciliación. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Cuenta de mayor



Seleccione la clase Automática. Seleccione Reconciliar. El sistema reconcilia automáticamente las partidas restantes (en la medida de lo posible). Si esto no es posible, seleccione el indicador Desviación en días e indique el número de días. 4-4

1-3

Cancele las reconciliaciones. Seleccione Finanzas  Reconciliaciones internas  Gestionar reconciliaciones anteriores. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Código IC/Cuenta mayor de…



Código IC/Cuenta mayor a…

Sugerencia: Si no indica un número de cuenta en este campo, verá todas las reconciliaciones, no sólo las de la cuenta.

Seleccione OK. Las reconciliaciones se visualizan en la parte superior de la ventana. Seleccione reconciliación de usuario. Seleccione Cancelar reconciliación.

1-4

Reconcilie internamente un interlocutor comercial. Seleccione Interlocutores comerciales  Reconciliaciones internas  Reconciliación Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Interlocutor comercial

C30000

Seleccione una de las clases de reconciliación (Manual, Automática o Semiautomática). Seleccione Reconciliar. Seleccione partidas coincidentes del Debe y el Haber. Proceda en función de la clase de reconciliación seleccionada. Nota: Si utiliza la clase de reconciliación Manual, puede seleccionar varios pagos para una factura o viceversa. También puede reconciliar facturas y pagos que incluyen descuento por pronto pago. Las clases de reconciliación Automática y Semiautomática no reconocen el descuento por pronto pago.

4-5

Sugerencia: También puede acceder a la reconciliación interna de interlocutor comercial en Saldo de cuenta de los datos maestros del interlocutor comercial.

4-6

4-7

Antigüedad y reclamaciones: Ejercicios Unidad: Informes de control Tema: Antigüedad y reclamaciones Al finalizar este ejercicio, podrá:  Generar informes de antigüedad de deudas del proveedor y créditos del cliente.  Crear cartas de reclamación a clientes mediante el asistente de reclamaciones. El encargado de contabilidad comprueba con regularidad las deudas del proveedor y los créditos del cliente pendientes e inicia las transacciones de pago necesarias.

3-1

Ejecute el informe Antigüedad de créditos de cliente. Busque el informe Antigüedad de créditos de cliente para visualizar una lista de todas las cuentas a cobrar para la fecha actual. Para asegurarse de que la lista es completa, no indique ningún registro maestro de cliente ni intervalo de tiempo. Deje que el sistema recupere la fecha de vencimiento de los documentos de ventas y que estructure el informe en intervalos de 10 días. Anote el nombre de un cliente que tenga facturas pendientes y el importe total pendiente. Cliente: _________________________________ Créditos pendientes: ____________________

5-1

3-2

Ejecute el informe Antigüedad pasivo proveedor. Busque el informe Antigüedad pasivo proveedor para visualizar una lista de todas las facturas pendientes para la fecha actual. Para asegurarse de que la lista es completa, no indique ningún registro maestro de acreedor ni intervalo de tiempo. Deje que el sistema recupere la fecha de vencimiento de los documentos de ventas y que estructure el informe en intervalos de 10 días. Anote el nombre de un proveedor que tenga facturas pendientes y el importe total pendiente. Proveedor: _________________________________ Débitos pendientes: ____________________

3-3

Reclamaciones (opcional) 3-3-1 Cree una factura de clientes con fecha vencida Cree una factura de clientes para un cliente nacional cuya fecha de vencimiento sea de un mes antes. Puede contabilizar esta factura en el período contable actual y sólo cambiar manualmente la fecha de vencimiento. Ignore los mensajes de advertencia que aparecerán. 3-3-2 Cree una condición de reclamación. Cree una condición de reclamación con dos niveles de reclamación. El primero será efectivo cinco días después y el segundo, 15 días después. Para evitar el franqueo, esta condición de reclamación debe incluir una carta de reclamación por interlocutor comercial. Indique esta condición de reclamación en el interlocutor comercial para el que ha contabilizado la factura de clientes. 3-3-3 Utilice el asistente de reclamaciones. Utilice el asistente de reclamaciones para crear una reclamación para el deudor.

5-2

Antigüedad y reclamaciones: Soluciones Unidad: Informes de control Tema: Antigüedad y reclamaciones

3-1

Ejecute el informe Antigüedad de créditos de cliente. Seleccione Informes  Finanzas  Finanzas  Antigüedad  Antigüedad de créditos de cliente. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Fecha de vencimiento



Intervalo/Días

10, 20, 30

Seleccione OK. En la ventana de resultados, seleccione Antigüedad por fecha de vencimiento. Revise la lista de documentos para la cuenta de cliente relevante. Tome nota del nombre de un deudor y su saldo pendiente.

3-2

Ejecute el informe Antigüedad pasivo proveedor. Seleccione Informes  Finanzas  Finanzas  Antigüedad  Antigüedad pasivo proveedor. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Fecha de vencimiento



Intervalo/Días

Seleccione los intervalos.

Seleccione OK. En la ventana de resultados, seleccione Antigüedad por fecha de vencimiento. Revise la lista de documentos para la cuenta de proveedor relevante. Tome nota del nombre de un acreedor y su saldo pendiente.

5-3

3-3

Reclamaciones (opcional) 3-3-1 Cree una factura de clientes con fecha vencida. Seleccione Ventas - clientes  Factura de clientes. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Fecha de contabilización



Fecha de vencimiento



Contabilice esta factura para cualquier cliente que tenga una partida. 3-3-2 Cree condiciones de reclamación. Seleccione Gestión  Definición  Interlocutores comerciales  Condiciones de reclamación. Seleccione Datos  Añadir. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Código



Nombre



Formato de carta 1

Reclamación 01

2

Reclamación 02

Efectivo después de(días) 1

5

2

15

Borre las líneas adicionales. Seleccione el indicador Una carta por IC. Seleccione Añadir. Indique este plazo de reclamación en el deudor para el que ha contabilizado la factura de clientes. Seleccione Interlocutores comerciales  Datos maestros interlocutor comercial y seleccione el cliente. Seleccione la ficha Condiciones de pago y seleccione la condición de reclamación que acaba de definir de la lista desplegable Condición de reclamación. Seleccione Actualizar.

5-4

3-3-3 Utilice el asistente de reclamaciones. Seleccione Ventas - clientes  Asistente de reclamación. Seleccione Siguiente. Seleccione el indicador Iniciar un asistente nuevo. Seleccione Siguiente. No modifique los valores por defecto en el formulario Parámetros generales. Seleccione Siguiente. Seleccione Añadir y, luego, el interlocutor comercial. Seleccione Siguiente. No modifique los valores propuestos en el formulario Parámetros de documento. Seleccione Siguiente. El informe de recomendación debe mostrar el deudor y la factura de clientes que acaba de contabilizar. El nivel de reclamación recomendado es 1. Seleccione Siguiente. Seleccione el indicador Imprimir cartas de reclamación y finalizar. Seleccione Finalizar. Imprima las cartas de reclamación en la impresora por defecto. Nota: La carta de reclamación de nivel 2 se hará efectiva 15 días después de que se haya generado la carta de reclamación de nivel 1.

5-5

5-6

Contabilidad de costes: Ejercicios Unidad: Informes de control Tema: Contabilidad de costes Al finalizar este ejercicio, podrá:  Crear centros de beneficio.  Definir normas de reparto y asignarlas a cuentas.  Ejecutar informes sobre los centros de beneficio.  Definir y evaluar proyectos. La dirección desea que el sistema sea capaz de calcular ingresos y gastos por separado de los distintos departamentos de la empresa. Aquellos costes que no se puedan asignar directamente a determinada área, deben distribuirse en función del uso.

4-1

Defina centros de beneficio. Cree tres centros de beneficios con los nombres HR, MKT e IT. HR e IT pertenecen al departamento de administración en la jerarquía de la organización. Por lo tanto, agrupe los dos centros de beneficio bajo el mismo código bancario ADM.

4-2

Cree una norma de reparto. Desea asignar los costes de calefacción de la empresa a los centros de beneficio individuales. La empresa ha decidido distribuir los costes en función del número de radiadores. Centro de beneficio

Ctd.de radiadores

HR

3

IT

1

MKT

2

Cree una norma de reparto que se denomine CostesCalefacc. con los valores que aparecen en la tabla. 4-3

Asigne la norma de reparto a una cuenta de gastos.

5-7

Asigne la norma de reparto CostesCalefacc. a una cuenta de gastos adecuada del plan de cuentas. Asegúrese de fijar la Clase de cuenta de la cuenta de mayor en Salida.

4-4

Asigne costes. 4-4-1 Cree una factura de proveedores para contabilizar los costes de calefacción en la cuenta de gastos de mayor. Seleccione un proveedor adecuado; por ejemplo, V50000. 4-4-2 Cree un asiento para contabilizar los costes de calefacción en la norma de reparto CostesCalefacc. Sugerencia: Utilice Desplegar modo de tratamiento para indicar la norma de reparto en la línea del asiento.

4-5

Ejecute el informe de centro de beneficio. Utilice el informe de centro de beneficio para comprobar si los importes contabilizados se distribuyeron según la norma de reparto. El informe debe mostrar también los costes del departamento de Gestión.

4-6

Utilice proyectos. La empresa prevé abrir una nueva tienda en el plazo de tres meses y se necesita dar cuenta de los gastos conectados con la apertura de la tienda. 4-6-1 Defina un proyecto llamado Tienda20. 4-6-2 Cree una factura de proveedores o un asiento para contabilizar los gastos de equipamiento de la nueva tienda. Utilice una cuenta de gastos de mayor adecuada e indique el código de proyecto.

4-7

Notifique sobre los costes de proyecto en un informe de pérdidas y ganancias. Ejecute una cuenta de pérdidas y ganancias para el proyecto. Sugerencia: Seleccione el pulsador Ampliado para seleccionar el proyecto del informe.

5-8

Contabilidad de costes: Soluciones Unidad: Informes de control Tema: Contabilidad de costes

4-1

Defina centros de beneficio. Seleccione Finanzas  Contabilidad de costes  Centros de beneficio. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Centro de beneficio

HR

Nombre

Recursos Humanos

Código de clasificación

ADM

Seleccione Añadir. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Centro de beneficio

IT

Nombre

IT

Código de clasificación

ADM

Seleccione Añadir. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Centro de beneficio

MKT

Nombre

Marketing

Código de clasificación

-

Seleccione Añadir.

5-9

4-2

Cree una norma de reparto. Seleccione Finanzas  Coste Finanzas  Normas de reparto. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Código

CostesCalefacc.

Descripción

Costes de calefacción

Total

6

Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Código de centro

HR

Valor

3

Código de centro

IT

Valor

1

Código de centro

MKT

Valor

2

Seleccione Añadir. Seleccione Cancelar. 4-3

Asigne la norma de reparto a una cuenta de gastos. Seleccione Finanzas  Plan de cuentas. Seleccione una cuenta de gastos adecuada en el plan de cuentas. Nombre de campo o tipo de datos

Valores o acción

Norma de reparto

Seleccionar indicador

Seleccione la norma de reparto en la lista desplegable. Grabe las opciones seleccionando Actualizar.

5-10

4-4

Asigne costes. 4-4-1 Seleccione Compras – proveedores  Factura de proveedores. Seleccione el proveedor V50000. Seleccione Servicio en el campo Clase de artículo/servicio. Seleccione la cuenta de gastos de mayor que enlazó con la norma de reparto CostesCalefacc. Indique 500 como importe. Indique una Fecha de contabilización. Añada la factura. 4-4-2 Seleccione Finanzas  Asiento. Contabilice un importe en el Debe en una cuenta de gastos distinta (no la que enlazó a la norma de reparto). Contabilice la contrapartida en una cuenta de proveedor. Sugerencia: En el campo Cuenta de mayor/Nombre IC, pulse la combinación de teclas Ctrl + Tab para seleccionar un proveedor en la lista de interlocutores comerciales. Seleccione Desplegar modo de tratamiento e indique la norma de reparto CostesCalefacc. en la línea de gasto (línea del Debe) del asiento. Añada el asiento.

4-5

Ejecute el informe de centro de beneficio. Seleccione Finanzas  Contabilidad de costes  Informe de centro de beneficio. Seleccione el indicador Resumen por código de agrupación. Seleccione OK.

4-6

Utilice proyectos. 4-6-1 Defina un proyecto. Seleccione Gestión  Definición  Finanzas  Proyectos. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Proyecto

Tienda20

Nombre de proyecto

Gastos de tienda nueva

Seleccione Actualizar.

5-11

4-6-2 Contabilice una factura de proveedores en el proyecto. Seleccione Compras - proveedores  Factura de proveedores. Seleccione cualquier proveedor. Seleccione Servicio en el campo Clase de artículo/servicio. Seleccione una cuenta de gastos (no la que enlazó a la norma de reparto). Indique un importe en la línea de artículo y especifique Tienda20 como código de proyecto. Sugerencia: Utilice Parametrizaciones de formulario para visualizar el campo Código de proyecto de la línea. Indique una Fecha de contabilización. Añada la factura. 4-7

Notifique costes de proyecto en un informe de beneficios Seleccione Finanzas  Informes financieros  Finanzas  Cuenta de pérdidas y ganancias. Seleccione Ampliado. Indique el código de proyecto Tienda20. Seleccione OK. Seleccione OK para ejecutar el informe.

5-12

7-1



Al abrir la visualización de partidas individuales de una cuenta (cuenta de mayor o interlocutor comercial), el sistema muestra los importes del Debe y del Haber del modo siguiente: 

Contabilizaciones en el Debe:


Importe en negro, por ejemplo, 130,00



Contabilizaciones en el Haber:

Importe en verde entre paréntesis, por ejemplo, (100,00)



Los importes suelen ser positivos. Es posible que existan importes negativos si selecciona el indicador Utilizar importe negativo para anular operación en Gestión  Inicialización sistema  Detalles empresa, en la ficha Inicialización básica. Estos importes negativos indican las contabilizaciones de anulación.



El saldo es la diferencia entre la suma de todas las contabilizaciones en el Haber y la suma de todas las contabilizaciones en el Debe.





Si la suma de las contabilizaciones en el Debe es superior a la suma de las contabilizaciones en el Haber, el resultado será un saldo Debe.



Si la suma de las contabilizaciones en el Haber es superior a la suma de las contabilizaciones en el Debe, el resultado será un saldo Haber.

Normalmente, el sistema visualiza un saldo Haber con un signo negativo porque este saldo representa los pasivos en una cuenta de activo. Si desea visualizar este tipo de información, asegúrese de que el indicador Visualizar saldo Haber con signo negativo esté seleccionado. Seleccione Gestión  Inicialización sistema  Detalles empresa y la ficha Inicialización básica.

7-2

7-3



    

 

 

En la definición del banco, se asigna el nombre del banco y el código SWIFT a una clave que consta de un código de país y un código bancario. El código bancario es un identificador exclusivo de un banco, que varía de país a país. Si se utiliza la funcionalidad Trat amiento de extracto bancario de SAP Business One, existen campos adicionales (Definición fecha contabilización, Definición fecha vencimiento y Lista códigos operaciones banc.) disponibles para su tratamiento. Seleccione Gestión  Definición  Gestión de bancos  Bancos para definir bancos. Una vez finalizada la definición del banco, puede consultar el banco definido al especificar los detalles bancarios en un registro maestro de interlocutor comercial, en la ficha Condiciones de pago. Los bancos que utiliza la empresa se definen como banco propio. Seleccione Gestión  Definición  Gestión de bancos  Cuentas banco propio para definir los números de cuenta. En Código bancario, pulse Tab para seleccionar el banco correspondiente. Defina la sucursal, el número de cuenta y el número de cheque siguiente. Cada cuenta bancaria debe estar representada por una cuenta de mayor y, opcionalmente, por una cuenta provisional. La cuenta de mayor se utilizará en los pagos efectuados manuales y en el asistente de pago. La cuenta provisional se utilizar á en el asistente de pago, en función de la configuración de la vía de pago y en la utilidad Tratamiento de extracto bancario, donde la parametrización Códigos internos de operación bancaria controla el método de contabilización. Opcionalmente, se puede asignar una Clase de papel, un número Máximo de líneas y un Modelo a cada número de cuenta. Esto determinará el método de impresión de los cheques emitidos. Clase de papel incluye tres opciones:  Documento en blanco se emplea para la impresión de cheques en soporte magnético.  Desbordamiento stock de cheques prenumerados se emplea para imprimir los cheques en papel de cheque predefinido que a su vez está prenumerado. Esta opción imprimirá todas las páginas de cheque al mismo tiempo. En caso de que un exista un desbordamiento que se traduzca en gran cantidad de documentos de pago, la segunda página y el resto de las páginas se imprimirán sucesivamente después de la primera página.  Desbordamiento papel en blanco sólo imprimirá en primer lugar la primera página del cheque. Luego, se le avisará que existe un desbordamiento y se le permitirá reemplazar el papel de cheque por cheques sin numeración previa. En ese momento, el sistema también asignará la numeración de cheques. El valor por defecto del nivel de empresa se define en Gestión  Inicialización sistema  Parametrizaciones de impresión  Por documento  Cheques para pagos .Si se utiliza la funcionalidad Tratamiento de extracto bancario, en esta ventana habrá otras parametrizaciones disponibles. 7-4



La figura muestra las transacciones y contabilizaciones del proceso de transferencia bancaria, desde la factura pendiente hasta el extracto bancario.



Para procesar un pago efectuado por transferencia bancaria, utilice la operación Pago efectuado con el medio de pago Transferencia bancaria, o bien utilice el asistente de pago para generar una contabilización en la columna Debe de la cuenta de proveedor y en la columna Haber de la cuenta bancaria, así como para reconciliar la factura pendiente. La partida individual creada en la cuenta bancaria permanece abierta hasta que se reconcilia con la salida asociada del extracto bancario mediante una reconciliación externa.



Para procesar un cobro por transferencia bancaria, se registra la partida individual que indica una transferencia bancaria recibida del extracto bancario en el sistema al procesar el extracto bancario. Esta partida individual suele contener el código del interlocutor comercial y una referencia al documento (el número de documento de la factura, una referencia de pago o un número ISR). Si selecciona el indicador Crear pago, el sistema intentará encontrar la factura de clientes a la que hace referencia la partida individual de la transferencia bancaria y creará automáticamente un documento de cobro para dicha factura. La partida individual creada en la cuenta bancaria permanece abierta hasta que se reconcilia con la entrada asociada del extracto bancario mediante una reconciliación externa.

7-5



Cuando se recibe el pago de una tarjeta de crédito de un cliente, se crea un Cobro con el medio de pago Tarjeta de crédito, que cierra la factura pendiente en la cuenta del cliente y contabiliza el importe en una cuenta de tarjeta de crédito. Esta cuenta representa el cajón de documentos de tarjetas de crédito en su caja registradora. El sistema recoge los detalles de la tarjeta de crédito para la transacción del registro maestro del interlocutor comercial. En cada documento de tarjeta de crédito, existe una fecha valor que especifica la fecha en la que se recibe el pago de la empresa de la tarjeta de crédito. Seleccione Gestión  Definición  Gestión de bancos  Pago con tarjeta de crédito para definir la forma en que el sistema calcula esta fecha valor. Este cálculo se basa en la fecha de entrada (cuando se utiliza la emisión automática) o la fecha de depósito (cuando se utiliza la emisión manual). La clase de emisión se define en el campo Presentar documentos de tarjeta de la ficha IC en Gestión  Inicialización sistema  Parametrizaciones generales.



Si lleva los documentos de tarjetas de crédito al banco antes de la fecha valor, el banco conserva el documento por separado en una cuenta diferida. Seleccione Gestión de bancos  Depósitos  Depósito y, a continuación, la ficha Tarjetas de crédito para crear un asiento en la columna Debe de la cuenta diferida y en la columna Haber de la cuenta de tarjeta de crédito. Este depósito puede reconciliar automáticamente las contabilizaciones del Debe y el Haber en la cuenta de tarjeta de crédito. La reconciliación automática se lleva a cabo utilizando el campo Ref.3, que contiene el número del documento de tarjeta de crédito y el número de plazo.



Cuando llega la fecha valor, el banco cobra los documentos de tarjetas de crédito y le informa sobre ello. Seleccione Gestión de bancos  Depósitos  Depósito doc.tarjeta fecha post. para crear un asiento en la columna Debe de la cuenta bancaria y en la columna Haber de la cuenta diferida. La partida individual creada en la cuenta bancaria permanece abierta hasta que se reconcilia con la entrada asociada del extracto bancario mediante una reconciliación externa.



Seleccione Gestión de bancos  Cobros  Gestión tarjetas crédito para realizar un seguimiento de todas las transacciones de cobros con tarjeta de crédito. Seleccione Gestión de bancos  Cobros  Total tarjetas crédito para obtener un resumen del importe total de los documentos de tarjetas de crédito aceptados cada día.



Es posible integrar herramientas externas, como sistema de punto de venta y autorización de transacciones con tarjeta de crédito, en el proceso estándar.

7-6



Si ha creado un Pago efectuado con el medio de pago Tarjeta de crédito, el documento de pago crea un asiento que cierra la factura pendiente en la cuenta de proveedor y contabiliza la contrapartida en la cuenta de mayor que representa la cuenta bancaria. La partida individual creada en la cuenta bancaria permanece abierta hasta que se reconcilia con la salida asociada del extracto bancario mediante una reconciliación externa.

7-7



Cuando se selecciona Transferencia bancaria como vía de pago, el sistema utiliza formatos de fichero bancario de SAP específicos de país. SAP Business One se suministra con un gran número de formatos de fichero bancario de SAP específicos de país. El sistema utiliza un add-on integrado, Payment Engine, para crear o leer ficheros bancarios según el formato. Payment Engine lee el código de país de la base de datos y sólo añade los formatos específicos de país. Debe asignar formatos de fichero bancario a cada vía de pago para la que desee crear ficheros bancarios. Seleccione Gestión  Definición  Gestión de bancos  Vías de pago.



Los párrafos siguientes describen los diferentes campos en un formato de fichero bancario: 

SAPBP = SAP Business One Payment Engine



Código de país (XX = todos los países)



Área OP: Pagos efectuados IP: Cobros IB: Extractos bancarios recibidos



Método (no se utiliza en extractos bancarios recibidos) BT: Transferencia bancaria EC: Cheque electrónico BOE: Efecto DD: Débito bancario



Nombre de formato



Si los formatos nacionales y extranjeros tienen el mismo nombre, se añadirá una de las extensiones siguientes: - DO: Nacional - FO: Extranjero 7-8



El asistente de pago de SAP Business One crea datos de pagos efectuados y datos de débitos automáticos que se almacenan en las tablas OPEX y PEX1. Los documentos de pago y débito se encuentran en la tabla OPEX, mientras que los documentos que se han pagado o cobrado se encuentran en la tabla PEX1.



El programa de pago asigna a todos los documentos el status O (abierto) en el campo Estatus de la tabla OPEX. A continuación, Payment Engine lee los datos de pago de la tabla OPEX y los procesa en el formato de soporte de datos apropiado. Una vez que se ha creado correctamente el fichero de datos, Payment Engine le asigna el status C (cerrado).



Payment Engine crea un fichero para cada cuenta de banco propio. Tenga en cuenta que siempre debe completar correctamente una ejecución de prueba antes de iniciar una ejecución de producción.



Payment Engine almacena los ficheros siguientes: 

Ficheros de pago para los bancos.



Fichero log.



Ficheros de texto para la hoja adjunta al soporte de datos (depende de los requisitos de un formato de fichero bancario determinado).



Los ficheros de salida están en formato de texto (código único). Puede evitar el acceso no autorizado a sus datos mediante la restricción de autorizaciones dentro del sistema operativo.



Debe definir determinadas parametrizaciones específicas de país en SAP Business One. Consulte la documentación de Payment Engine para conocer qué parametrizaciones son relevantes para su país.

7-9

7-10



La ventana Segmentación de cuenta sólo aparece si se seleccionó la opción Utilizar cuentas segmentación en: Gestión  Inicialización sistema Detalles empresa  ficha Inicialización básica.



Para acceder a esta ventana, seleccione Gestión  Definición  Finanzas  Segmentación de cuenta.



Para obtener información detallada acerca de este tema, véase: SAP® Business One ...To Go. Ayuda online de SAP Business One.

7-11

7-12



Si se selecciona la reconciliación semiautomática:  El sistema muestra las partidas abiertas del Debe y el Haber de la cuenta (las partidas abiertas del Debe en la columna izquierda y las del Haber en la columna derecha). Puede seleccionar una cuenta de mayor o de interlocutor comercial individual.  Cuando se selecciona una partida del Debe o el Haber, el sistema propone recomendaciones para dicha línea. Puede aceptar una recomendación y reconciliar el par de transacciones u omitirla.  El sistema hace las propuestas en función de los parámetros que se especifiquen. Se puede ponderar la importancia de cada parámetro. Los parámetros son:  Importe (saldo vencido). Se puede especificar una desviación máxima para la verificación de igualdad de los importes del Debe y el Haber. La especificación de una desviación máxima para el importe puede dar lugar a propuestas de reconciliación no compensadas. Si las acepta, debe efectuar la contabilización manual en una cuenta de diferencias.  Fecha (fecha de contabilización, fecha de vencimiento o fecha de documento). Se puede especificar una desviación máxima para la verificación de igualdad de las fechas del Debe y el Haber.  Referencia. Nota: Puede omitir este parámetro cuando reconcilie interlocutores comerciales (las facturas y los pagos contienen distintas referencias, por lo que nunca coincidirán).  En función de la ponderación de los parámetros, el sistema calcula una jerarquía para cada propuesta de reconciliación. Cuanto más elevada sea la posición en la jerarquía, mejor se adaptará la propuesta de reconciliación a los criterios. En cualquier momento, se puede cambiar a la reconciliación interna manual.  El sistema no puede reconciliar parcialmente una transacción durante la reconciliación semiautomática.  La reconciliación semiautomática no aplica descuento por pronto pago, por lo que no se verificará la igualdad de los pagos con descuento por pronto pago.  Los asientos con el origen “ID” se contabilizan cuando el sistema reconcilia transacciones con diferencias de pago en defecto o en exceso, diferencias de tipo de cambio, impuesto diferido y retención de impuestos.

7-13



Si se selecciona la reconciliación automática:  El sistema ordena secuencialmente las posiciones del Debe y el Haber en la cuenta e intenta verificar la igualdad y reconciliar las posiciones del Debe y el Haber por pares. El sistema verifica la igualdad del importe del saldo vencido, no el importe total.  También tiene la posibilidad de especificar reglas de verificación de igualdad, por ejemplo, fecha de contabilización, fecha de vencimiento, número de referencia, proyecto. Además, se puede especificar una diferencia de reconciliación, y el sistema verificará la igualdad de partidas del Debe y el Haber que difieren en un importe inferior a dicha diferencia.  Si selecciona una fecha como regla de verificación de igualdad, puede especificar la desviación máxima en días. Por defecto, esta diferencia es cero, lo que significa que las fechas deben coincidir.  Si el sistema no encuentra transacciones coincidentes, se visualizará un mensaje con el texto “No se han hallado datos”. Si el sistema encuentra coincidencias, reconcilia las transacciones y el usuario recibe un mensaje que indica que la operación se realizó correctamente. Para verificar las transacciones que se reconciliaron, puede buscar las transacciones reconciliadas seleccionando Interlocutores comerciales  Reconciliaciones internas  Gestionar reconciliaciones anteriores (en reconciliaciones de interlocutor comercial) o Finanzas  Reconciliaciones internas  Gestionar reconciliaciones anteriores (en reconciliaciones de cuenta de mayor).  El sistema no puede reconciliar parcialmente una transacción durante la reconciliación automática.  La reconciliación automática no aplica descuento por pronto pago, por lo que no se verificará la igualdad ni se reconciliarán los pagos con descuento por pronto pago.  Puede utilizar la reconciliación automática en una cuenta de mayor o de interlocutor comercial individual o en un intervalo de cuentas de mayor o códigos de interlocutor comercial consecutivos.  Los asientos con el origen “ID” se contabilizan cuando el sistema reconcilia transacciones con:  Diferencias de pago en exceso o en defecto (si se especifica una diferencia de reconciliación)  Diferencias de tipo de cambio  Impuesto diferido  Retención de impuestos 7-14



SAP Business One ofrece una opción para anular automáticamente determinados asientos. Para ello, seleccione el indicador Anular e introduzca una fecha de anulación en el asiento. Seleccione Finanzas  Anular transacciones para obtener una lista de todos los asientos cuya anulación se haya programado para el día de hoy.



Una finalidad de la anulación automática es anular fácilmente las contabilizaciones de corrección realizadas como preparación de fin de período. Puede realizar esto del modo siguiente:





Contabilice correcciones (por ejemplo, valoración de moneda extranjera, reclasificaciones, correcciones de valor, etc.) el último día del período anterior e introduzca el primer día del período nuevo como fecha de anulación.



Cree informes de fin de período a partir del libro mayor corregido.



Anule las contabilizaciones de corrección con Anular transacciones.

Adicionalmente, puede marcar los asientos realizados para las operaciones de cierre seleccionando el indicador Transacciones de corrección (período 13) y, a continuación, puede seleccionar si desea incluirlos o no en los informes financieros.

7-15



Puede utilizar anulaciones automáticas para los aplazamientos. Los aplazamientos se utilizan cuando se desea aplazar parte del ingreso o el gasto del ejercicio anterior al nuevo ejercicio. Esto debe hacerse porque algunos gastos o ingresos contabilizados en el año anterior pertenecen desde un punto de vista económico al nuevo ejercicio.



En el ejemplo, puede ver cómo se contabiliza una factura de 100 en el ejercicio anterior. Debe aplazarse la cantidad de 60 hasta el nuevo ejercicio:  La factura de 100 se contabiliza en el ejercicio anterior. Gastos: Debe 100; Proveedor: Haber 100  Desea aplazar 60 al siguiente ejercicio. Para ello, contabilice un aplazamiento e introduzca el primer día del nuevo ejercicio como fecha de anulación. Gastos diferidos: Debe 60; Gastos: Haber 60
 Este aplazamiento deja 40 como gastos del ejercicio anterior.  El sistema le recuerda la anulación programada de la contabilización del aplazamiento. Gastos: Debe 60; Gastos diferidos: Haber 60
 Esta anulación contabiliza 60 como gastos del ejercicio siguiente.

7-16

7-17



El modelo por defecto que especifica la estructura para presentar los informes financieros en SAP Business One es el modelo del plan de cuentas.



Los saldos de cuentas se presentan de acuerdo con su cajón, nivel y tipo.



Puede definir sus propios modelos de informes financieros.



En el caso de algunos países, SAP Business One proporciona modelos que se pueden utilizar para crear modelos propios de informes financieros. También puede copiar la estructura del plan de cuentas y realizar las modificaciones necesarias. Puede utilizar los modelos de informes financieros para compilar balances, cuentas de pérdidas y ganancias e informes de balance de sumas y saldos (totales y saldos de las cuentas de mayor y de interlocutor comercial). 

Balance: el sistema propone las cuentas del grupo Activo como cuentas de activo y las de los grupos Pasivo y Neto como cuentas de pasivo. Puede modificar estas propuestas en los niveles superiores del modelo de informe financiero. El sistema muestra automáticamente las pérdidas o ganancias del período (Período de beneficios).



Cuenta de pérdidas y ganancias: el sistema propone las cuentas de todos los demás grupos (Ingresos y Gastos, Ingresos y Gastos imputados al patrimonio Neto,Otros Ingresos y Gastos I,Otros Ingresos y Gastos II,Otros Ingresos y Gastos III) y ofrece el cálculo de subtotales.



Balance de sumas y saldos: el modelo de informe financiero puede contener las cuentas de todos los grupos. Muestra los totales de todos los grupos, pero no ofrece ningún cálculo de subtotales.

7-18

Seleccione Finanzas  Modelos informe financiero para definir y actualizar modelos de informes financieros.  El tratamiento de un modelo de informe financiero es similar, aunque no idéntico, al tratamiento de un plan de cuentas.  Todos los modelos de informes financieros disponen exactamente de cinco niveles.  Los niveles del 1 al 4 sólo contienen títulos.  Las cuentas de mayor se asignan en el quinto nivel.  Si desea visualizar los totales de las cuentas de mayor en un nivel superior, puede ocultar los títulos superiores seleccionando el indicador Título ficticio.  Puede ocultar cuentas de mayor si no desea visualizarlas.  En un modelo de informe financiero para balances, puede permitir que el sistema transfiera cuentas automáticamente al otro lado del balance en el caso de que el saldo de la cuenta sea negativo. Para ello, seleccione el indicador Transferir cuentas con signo negativo y especifique el lugar donde debe arrastrarse dicha cuenta.  En un modelo de informe financiero para cuentas de pérdidas y ganancias, el sistema puede insertar un subtotal en cada nivel:  Nivel 1 (nivel de grupos de cuentas):
 Seleccione Resumen automático para que el sistema utilice fórmulas predefinidas para el beneficio bruto, beneficio de explotación, beneficio tras gastos financieros y período de beneficios.  Todos los niveles: Puede definir sus propias fórmulas. Seleccione Fórmula totales y, a continuación, Fórmula para introducir una fórmula basada en los títulos del mismo nivel que el subtotal. 

7-19

7-20



Puede utilizar el asistente de reclamaciones para imprimir automáticamente cartas para los clientes por sus facturas vencidas. Cada ejecución del asistente de reclamaciones se identifica mediante un nombre único y la fecha.



Cuando se inicia el asistente de reclamaciones, se especifican varios criterios de selección: Parámetros generales, como los niveles de reclamación. Los interlocutores comerciales que el sistema debe verificar. Los criterios de selección para los documentos que el sistema debe verificar.



El asistente de reclamaciones crea un informe de recomendaciones o una lista de las cartas de reclamación propuestas. Puede aceptar o rechazar las recomendaciones en el nivel de cliente, de carta de reclamación o de factura. Puede grabar las recomendaciones y continuar en una fecha posterior, o bien imprimir las cartas de reclamación.



Al imprimir las cartas de reclamación, el sistema almacena al mismo tiempo el nivel de reclamación y la fecha de la ejecución de la reclamación en la factura de clientes. También almacena el nivel de reclamación más elevado de las facturas en el registro maestro de clientes.



Para ejecutar el asistente de reclamaciones, seleccione Ventas - clientes  Asistente de reclamaciones.



Para visualizar el historial de reclamaciones de clientes, seleccione Interlocutores comerciales  Informes de interlocutor comercial  Informe de historial de reclamaciones.

7-21



Con las condiciones de reclamación, se puede controlar todo el proceso de reclamación.



Seleccione Gestión  Definición  Interlocutores comerciales  Condiciones de reclamación para definir y actualizar condiciones de reclamación.



En la definición de una condición de reclamación, se establece lo siguiente: 

El número de niveles de reclamación, las cartas de reclamación asignadas, los días tras los cuales se hace efectivo cada nivel de reclamación, así como los importes mínimos para cada nivel de reclamación. Generalmente, las reclamaciones que pertenecen a un nivel superior se expresan de manera más severa. Puede diseñar las cartas de reclamación con el Diseñador de configuración de impresión. Es posible crear hasta 10 niveles de reclamación con diferentes cartas. Seleccione Gestión  Definición  Interlocutores comerciales  Niveles de reclamación para definir los niveles de reclamación que aparecen por defecto al crear una condición de reclamación nueva, pero que pueden modificarse en la condición de reclamación.



Las tasas de reclamación de cada nivel de reclamación y el cálculo del interés de reclamación.



El método de reclamación, que define si una carta de reclamación se envía por factura, nivel de reclamación o cliente.



En los registros maestros de clientes, debe especificar las condiciones de reclamación que desea utilizar para cada cliente. También puede fijar una condición de reclamación por defecto para la creación de clientes nuevos en Gestión  Inicialización sistema  Parametrizaciones generales  ficha IC.



En los registros maestros de clientes, puede especificar si desea bloquear cartas de reclamación. Los bloqueos de reclamación también pueden efectuarse en las facturas. Esta opción bloquea la emisión de cartas de reclamación para el cliente. 7-22

7-23



En la figura, se muestra el procesamiento fiscal dentro de la Unión Europea. 

Las entregas a los clientes de países fuera de la UE están exentas de impuestos (0% de IVA repercutido).



En el caso de la entrada de mercancías de proveedores de países de fuera de la UE, es necesario pagar un impuesto de importación.



Las entregas a los clientes de países de la UE están exentas de impuestos (0% de IVA repercutido).



En el caso de la entrada de mercancías de proveedores de países de la UE, es necesario contabilizar el impuesto de adquisición.



El proveedor debe notificar el volumen de negocios exento de impuestos a las autoridades fiscales en un informe de volumen de negocios de la UE. Esta lista de volúmenes de negocios también contiene los destinatarios de las mercancías. Para identificar a estos destinatarios, se asigna un N.I.F. comunitario a cada empresa. Este número debe especificarse en cada factura entre empresas de la UE. El informe de volumen de negocios de la UE muestra todas las entregas con un indicador de IVA repercutido de la UE. Las entregas se agrupan según país, número de identificación fiscal, número de operación triangular (posible) y clase de actividad. Seleccione Finanzas  Informes financieros  Finanzas  Impuesto  Declaración renta UE.



El cliente calcula el impuesto de adquisición y debe notificarlo a las autoridades fiscales en el informe fiscal. En dicho informe, el impuesto de adquisición puede considerarse como IVA soportado. Por lo tanto, de hecho, la empresa no tiene que pagar ningún impuesto por la adquisición. El impuesto de adquisición es sólo una herramienta para notificar las compras de la UE a las autoridades fiscales.

7-24



Para asegurarse de que el sistema utilice el grupo impositivo adecuado en los documentos, debe definir correctamente los parámetros fiscales en la ficha Impuesto de la ficha Finanzas, en los registros maestros de interlocutor comercial. En la figura, se muestran los parámetros correctos para los interlocutores comerciales extranjeros. Se supone que la empresa se encuentra en un país de la UE.  Clientes extranjeros  Si el cliente pertenece a un país de la UE, especifique UE en el campo Status de impuesto. En el campo Grupo impositivo, especifique un grupo impositivo que esté definido para IVA de la UE. Este grupo impositivo tiene una tasa del 0% y debe tener seleccionado el indicador UE en su definición. Si especifica un documento para este cliente, el sistema copiará este grupo impositivo en el documento.  Si el cliente no pertenece a un país de la UE, especifique Obligat. en el campo Status de impuesto. En el campo Grupo impositivo, especifique un grupo impositivo que esté definido como grupo de IVA para exportaciones (normalmente, 0%). Si especifica un documento para este cliente, el sistema copiará este grupo impositivo en el documento.  Proveedores extranjeros  Si el proveedor pertenece a un país de la UE, especifique Adquisición en el campo Status de impuesto. En el campo Grupo impositivo, especifique un grupo impositivo que esté definido como grupo de impuestos de adquisición. Este grupo impositivo debe tener seleccionado el indicador Adquisición/Anular en su definición. Si especifica un documento para este proveedor, el sistema copiará este grupo impositivo en el documento.  Si el proveedor no pertenece a un país de la UE, especifique Obligat. en el campo Status de impuesto. En el campo Grupo impositivo, especifique un grupo impositivo que esté definido como grupo impositivo para los impuestos de importación. Si especifica un documento para este proveedor, el sistema copiará este grupo impositivo en el documento.  Los grupos impositivos de los registros maestros de interlocutor comercial siempre sobrescriben el grupo impositivo del registro maestro de artículos. 7-25



El grupo de impuestos de adquisición para la compra de entregas exentas de impuestos de mercancías, servicios y subcontratación en la UE genera dos partidas individuales de contabilización. El sistema contabiliza el impuesto de adquisición en la columna Haber de la cuenta de IVA de adquisición repercutido y contabiliza el mismo importe en la columna Debe de la cuenta de IVA de adquisición soportado.



El grupo de impuestos de adquisición se identifica específicamente como tal seleccionando el indicador Adquisición/Anular y se le deben asignar las dos cuentas de impuestos de adquisición. La contabilización se efectúa posteriormente de forma automática. El sistema muestra ambos importes en las declaraciones fiscales del impuesto sobre volumen de negocios. Esto no da como resultado ni un crédito ni un pasivo para la autoridad fiscal.

7-26



Relevante para las localizaciones de Europa.



Puede seleccionar un grupo impositivo de cualquier partida individual de cuenta de mayor. A continuación, el sistema calculará automáticamente el impuesto para dicha partida individual y creará una partida individual adicional que contabilizará el impuesto en la cuenta de impuestos correcta. No es posible modificar ni eliminar manualmente esta partida individual de impuesto. Se basa exclusivamente en la línea de cuenta de mayor con la que se ha creado. Se borra automáticamente cuando se borra la línea de cuenta de mayor.



En la partida individual de cuenta de mayor, puede especificar el importe neto en los campos Debe o Haber, o bien el importe bruto en el campo Valor bruto. En cualquier caso, el sistema calcula el otro valor y el importe del impuesto a partir de la definición del grupo impositivo.



También puede indicar un Grupo IVA por defecto en el registro maestro de cuenta de mayor y especificar si el usuario puede modificar el grupo impositivo al introducir un asiento manual o no seleccionando el indicador Permitir otro grupo de IVA en los detalles de la cuenta de mayor.



No es posible realizar contabilizaciones manuales en una cuenta de impuestos.



Para definir y actualizar tipos impositivos, seleccione Gestión  Definición  Finanzas  Impuesto.

7-27



Gestión  Inicialización sistema  Parametrizaciones de documento ficha Por documento campos Finanzas: Asiento.

7-28

Gestión de informes financieros: Ejercicios Unidad: Informes de control Tema: Informes financieros Al finalizar este ejercicio, podrá:  Crear un modelo de informes financieros.  Ejecute un informe de balance. La empresa debe crear modelos de informes financieros que pueden personalizar según sus necesidades empresariales.

1-1

Cree un modelo de informe financiero.

Cree un modelo de informe financiero para el balance a partir del plan de cuentas. Por ejemplo, si utiliza la base de datos de formación, modifique los siguientes títulos de cuenta de mayor. Info detallada de cuenta de mayor

Nombre de cuenta

Modificar a:

Existencias

Inventario y materias primas

Efectivo en el banco y saldo de caja

Activo en efectivo

Neto

Capital y reservas

Sugerencia: 

Si no está familiarizado con el contenido del balance, ejecute primero el informe antes de crear el modelo. Seleccione Finanzas  Informes financieros  Financiero  Balance.



O, en el Plan de cuentas cambie al modo Buscar y realice búsquedas con el nombre de campo e incluya *.



Sólo cuenta el título actual del modelo de informe financiero. Para cuentas activas actuales, haga doble clic en el título de la cuenta.

7-1

1-2

Ejecute un informe de balance. Ejecute un informe de balance mediante el modelo nuevo. Elabore el informe de manera que muestre el saldo de todos los trimestres del ejercicio hasta la fecha. Muestre todas las cuentas, incluso aquéllas con saldo cero.

7-2

Gestión de informes financieros: Soluciones Unidad: Informes de control Tema: Informes financieros

1-1

Cree un modelo de informe financiero. Seleccione Finanzas  Modelos de informe financiero. Nombre de campo o tipo de datos

Valores o acción

Informe

Balance

Modelo

Cree su propio modelo seleccionando Definir nuevo.

Escriba un nombre adecuado para el modelo. Seleccione Actualizar y, a continuación, OK. Seleccione el nuevo modelo. Seleccione Generar plan de cuentas estándar. Esto copia el plan de cuentas en el modelo de informe. Efectúe algunas modificaciones en el layout del informe. Por ejemplo, si utiliza la base de datos de formación, modifique los siguientes títulos de cuenta de mayor: Info detallada de cuenta de mayor

Nombre de cuenta

Modificar a:

Existencias

Inventario y materias primas

Efectivo en el banco y saldo de caja

Activo en efectivo

Neto

Capital y reservas

Seleccione Actualizar para grabar el modelo.

7-3

1-2

Ejecute un informe de balance. Seleccione Finanzas  Informes financieros  Financiero  Balance. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Modelo



Seleccione el indicador Cuentas con saldo cero. Seleccione Informe trimestral. Seleccione OK. El sistema muestra el balance trimestral con la organización del modelo.

7-4