Tareas Automatizacion de Procesos Administrativos

UNIVERSIDAD GALILEO IDEA CEI CENTRAL Curso: Automatización de Procesos administrativos 1 Hora: 19:00 Día: Lunes Tutor: Lic. David Eduardo Carrera Monzon

Fausto Javier Bracamonte Caal Carne: 1010784 Fecha: 04 de febrero del 2013

CAPITULO 1

EJERCICIO 1 Capitulo 1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE UNA EMPRESA:

Mandos altos: Director General. Mandos medios: Director Técnico, producción, compras, comercial, admón. y finanzas y RRHH. Mandos bajos: Oficina técnica, métodos y tiempos, encargados, jefe de mantenimiento, logística y almacenes, administración y finanzas.

LAS LINEAS DE MANDO Y COMUNICACIÓN: Las líneas de mando y comunicación son las que se comunican entre sí, las cuales llevan una comunicación fluida dentro de una organización para que todos tenga un mismo objetivo. En esta organización el mando alto corresponde al Director General y este dirige a los directores de mandos medios tales como: Director Técnico, producción, compras, comercial, admón. y finanzas y RRHH. Los mandos medios dirigen y coordinan a los encargados y jefes de mandos bajos.

EJERCICIO 2 Capitulo 1

Investigue los procesos que a continuación se enumeran:

1. Renovación de licencia de de conducir: INSUMOS:     

Dpi Licencia vencida Boleta de pago (renovación) Examen de la vista Boleto de ornato

PROCESO: 1. 2. 3. 4.

Revisión de papelería Revisión de multas Toma de Fotografía Entra de licencia

SALIDA: 

El cliente se retira con la renovación de su licencia.

DIAGRAMA:

Revision de papeleria

Revision de multas

Toma de fotografia

Entrega de licencia

2. Actualización de datos en la SAT para un pequeño contribuyente: INSUMOS:   

Dpi Tarjeta de NIT Recibo de luz (en caso de modificar dirección)

PROCESO: 1. 2. 3. 4.

Revisión de DPI y numero de NIT Completar formulario SAT-FDU Completar formulario de actualización Ingreso de datos al sistema

SALIDA: 

El cliente se retira con su información y nit actualizado.

DIAGRAMA:

Revision de DPI y numero de NIT

Completar formulario SAT- FDU

Completar formulario de actualizacion

Ingreso de datos a sistema

3. Atender un pedido de un cliente en una fábrica y distribuidora de tabletas de chocolate: INSUMOS:   

Cliente Pedido Orden

PROCESO: 1. 2. 3. 4. 5.

Ingreso de pedido Verificación de inventario Facturación y cobro Empaque de pedido Despacho

SALIDA: 

Entrega de producto.

DIAGRAMA:

Ingreso de pedido

Verificacion de inventario

Facturacion y cobro

Empaque de pedido

Despacho

ADJUNTO: La empresa los 3 cochinitos, s.a, cuenta con la siguiente estructura: 1. 2. 3. 4. 5.

Junta Directiva Gerente General Asistente Auditor externo Departamento de bodega a. Jefe de bodega b. 2 auxiliares 6. Departamento de RRHH a. 1 auxiliar 7. Departamento Financiero a. 2 auxiliares 8. Departamento de ventas a. 2 auxiliares PIRAMIDE DE PARSON EMPRESA LOS TRES COCHINITOS, S.A.

DECISIONES MANDOS ALTOS - Junta Directiva - Gerente General - Asistente - Mandos altos

PROGRAMAS MANDOS MEDIOS - Jefe dpto bodega - Jefe dpto RRHH - Jefe dpto. Finanzas - Jefe dpto Ventas

OPERACIONES - Auxiliares

ORGANIGRAMA EMPRESA LOS TRES COCHINITOS, S.A

Junta directiva

Gerente General

Asistente de gerencia

Jefe Bodega

Auxiliar 1

Auxiliar 2

Jefe RRHH

1 Auxiliar

Auditor externo Jefe Financiero

Jefe Ventas

Auxiliar 1

Auxiliar 1

Auxiliar 2

Auxiliar 2

DISEÑO DE LA COMUNICACIÓN EN UNA ORGANIZACION TAMARA, S.A

Junta directiva

Gerente General

Subgerente

Subgerente

Finanzas

Produccion

Jefe Contabilidad

Jefe Caja

Jefe Tecnico

Jefe Control de calidad

Subgerente Ventas

Jefe Administrativo

Jefe investigacion de mercado

Jefe Publicidad

Jefe Credito

CAPITULO 2

EJERCICIO 3 Capitulo 2 1. Realice un listado de los beneficios que implica la automatización del proceso administrativo para solicitud y tramite de vacaciones en el departamento del Talento humano de la empresa CHN de acuerdo a la siguiente grafica:

5. Se le comunica al empleado el resultado

1. Empleado solicita vacaciones

4. RRHH descuenta vacaciones

2. RRHH revisa dias disponibles 3. Jefe directo aprueba vacaciones

Listado de beneficios: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Ahorro de tiempo en comunicación Comunicación efectiva Organización para las solicitudes y aprobaciones El solicitante recibe información eficaz Se actualiza BD de RRHH sobre días pendientes de vacaciones Se ahorra tiempo en el dpto. de RRHH como en el tiempo empleado por el empleado para realizar dicha solicitud.

EJERCICIO 4 Capitulo 2

En los siguientes ejercicios calcular la productividad con los datos que se le proporcionan. Compare luego los resultados obtenidos:

1. 300 1000

=

30%

150 1100

=

14%

200000 935000

=

21%

870000 875000

=

99%

200 3890

=

5%

2.

3.

4.

5.

CAPITULO 3

EJERCICIO 5 Capitulo 3

1.

Facturas de gasto a precentar

Fisco recibe informe mensual de las facturas

Ingreso de datos a programa planilla IVA

Enviar los datos por medio de la planilla iva

2.

Recibir y agrupar informacion

Que todo el personal posea la informacion de cada documento

Dividir y agrupar los documentos a distribuir

Distribucion de cada documento a la organizacion

3. Verificar el producto disponible en venta y bodegas

Analizar los ingresos, ventas y producto en stock

Creacion de informe que actualice ingresos y salidas

Impresion de informe

4. Actualizacion de datos de factura y cursos asignados

Usuario imprime su constancia de pago

Emitir factura

Entrega de factura via correo electronico

5.

Reunir la informacion de movimientos de efectivo en la CIA

Creacion del informe preciso desde sistema

Analizar flujo de efectivo en CIA

Envio de informe via correo electronico

EJERCICIO 6 CAPITULO 3

1. Plantear las reglas organizacionales como una oportunidad de mejora tanto para la empresa como para los empleados 2. Informar al personal sobre toda regla u objetivo de la organización para que este enterados y tengan foco en las mismas 3. Mantener actualizados los datos e información relevante en un lugar o sistema para su fácil manejo y acceso por parte de los involucrados 4. Establecer y comunicar objetivos, fines, tareas y obligaciones que requiera en el proyecto o desarrollo del puesto a tomar 5. Identificar puestos de autoridad y definir responsabilidades:

 Gerente: Toma de decisiones  Jefe de operaciones: Control y puesta en marcha de la producción de la empresa  Supervisor de ventas: Encargado del control de metas y ventas de la producción de la empresa.

CAPITULO 4

CAPITULO 5