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Sistemas de control de gestión Control de Gestión Instituto IACC 08-01-2018 Desarrollo

INSTRUCCIONES:

Análisis y desarrollo de caso

La empresa PCC, fundada hace exactamente 1 año, presenta los estados financieros a la dirección. En ellos se evidencia una pérdida de $12.000.000. Según el contador de la empresa, esto era evidente, ya que se comenzó a operar sin efectuar una planificación y además sin control sobre las operaciones.

Dentro de los análisis efectuados para explicar esta pérdida se evidencia lo siguiente: Introducción al mercado con un alto nivel de competencia de empresas reconocidas. - Costos de producción elevados y no analizados previamente. - Irregularidades en pagos de salarios, las horas extras no se cancelan bajo un régimen legal, se hace según trato con las jefaturas. - No existían metas de ventas. - No se plantearon objetivos respecto a lo que se quería para este año. - No existen proyecciones para los años siguientes. - No existen descripciones de cargos. - No existe una política de selección y contratación de personal. - No existe una departamentalización bien definida.

- El personal no conoce las expectativas de la empresa. - No existe reglamento interno.

Los directores, muy preocupados, le piden a usted, como jefe del Departamento de Control de Gestión, que elabore una propuesta de sistema de control para mejorar la situación actual en la que se encuentran.

Se pide:

- Determinar qué tipo o tipos de sistema de control de gestión debe utilizar para este caso. - Elaborar un sistema de control de gestión de acuerdo a las etapas que deben seguirse para su construcción. En esta elaboración, y de acuerdo al caso planteado, usted debe evidenciar al menos lo siguiente:



Objetivos



Plazos



Indicadores (kpis)



Fuentes de información



Controles a implementar



Responsables de cada actividad



Todo lo que considere necesario agregar

El sistema de control de gestión que se utilizara será el de:

Sistema de control táctico:  Este sistema corresponde para una dimensión de tiempo de mediano plazo, elaborado principalmente para el actuar de la gerencia, donde se establece una planificación, objetivos y formas de control para cada gerencia existente en la empresa, de forma de controlar eficazmente cada área de ella.

Como objetivo principal para la empresa PCC:

Objetivo: Aumentar el nivel de ventas en un 20% Estrategia: Aumentar el volumen de producción Utilizando así con productos de un menor costo.

Los Plazos estimados para cada objetivo será mensual donde se podrá evidenciar los primeros 3 meses siguientes una disminución en la perdida que conlleva a el aumento de ganancias que se obtendrán en el futuro.

ELEMENTO

DEFINICION

OBJETIVO ESTRATEGICO

Liderazgo en costos, aumentar el volumen de producción.

KPI

Margen Bruto.

RESPONSABLE DE SU GESTIÓN Marcos Fuentes, Gerente Área Producción.

FÓRMULA,

ALCANCE

Y Total de venta menos su respectivo costo de venta.

DIMENSIÓN

(Ingreso –  Costos de venta) / Ingreso*100n

FRECUENCIA DE REVISIÓN

Mensual

FUENTES DE INFORMACIÓN

Estado de Resultados Mensual.

NIVEL BASE

16%

META ESPERADA

25%

POLÍTICAS DE ACTUACIÓN

Poco Exigente

Exigente

Muy Exigente

16%

20%

25%

Las fuentes de información son canales y medios por los que se transmite información y documentación, relativas al desempeño de las actividades y funciones de un cierto sujeto en este sistema la principal fuente de información es la señalada por la empresa PCC.

Se definen ciertos controles estos se realizaran de forma mensual y es el sistema de control táctico. Este control ejercido en el nivel intermedio de las empresas es el control táctico, también denominado control por departamento o control gerencial. De manera general, el control táctico se refiere a los aspectos menos globales de la empresa. Su espacio de tiempo es el mediano plazo. En otras palabras, su contenido no es tan genérico ni tan amplio como el control estratégico. Esta orientado al mediano plazo y aborda cada unidad de la empresa, como un departamento o cada conjunto de recursos, de manera aislada. El control es la función administrativa que consiste en medir y corregir el desempeño para asegurar que los objetivos empresariales y los planes establecidos para alcanzarlos se realicen. Por tanto, es la función según la cual todo administrador, desde el presidente de la empresa hasta el supervisor de primera línea, se asegura que lo efectuado concuerde con lo que se pretendía hacer. La esencia del control es la acción que ajusta las operaciones a los patrones  predeterminados y su base es la información que los directores, los gerentes y los supervisores reciben y utilizan.

La Responsabilidad de cada actividad consisten en: El área a que se debe aplicarse el control de gestión: De acuerdo a lo planteado anteriormente, el control debe abarcar diferentes áreas:

Finanzas:  A través de la interpretación de los estados financieros, fundamentalmente mediante la aplicación de los ratios más utilizados, se trata de medir los rendimientos de las inversiones y la creación de valor añadido económicamente.

Clientes: Se trata de medir el nivel de satisfacción de los mismos y consecuentemente el nivel de fidelización de la empresa mantiene sobre ellos, así como su participación en la cuota de mercado del sector en que opera. En general, la información obtenida en cualquier área solo se valida si alguien la interpreta correctamente y toma decisiones con ella. Del mismo modo las encuestas de los clientes deben ser trasladadas en reuniones con las personas implicadas y tomadas las decisiones oportunas.

Empleados satisfechos y formados

Procesos internos

capacitacion

de

los empleados

Calidad

de los

procesos

Calidad en la prestacion de servicio

Clientes Fidelidad del cliente

Finanzas

Incremento en la retabilidad

Para cumplir dicho objetivo, se encargó al gerente de producción una evaluación de costos. Esta evaluación entrego como resultados que la producción de la empresa se estaba realizando de manera ineficiente, puesto que solo se estaba utilizando un 60% de la capacidad instalada. Como primer objetivo se le encargo llegar a utilizar un 80% de la capacidad instalada para el año 2017, con esto se espera producir a un menor costo el producto, dado que se estableció que los productos que entregan un mayor margen en función al volumen de venta, puesto que es un producto con baja diferenciación y una fuerte competencia. Por lo tanto producir a un menor costo nos permitirá entrar a competir en precio con el resto de actores industriales. En términos cuantificables, el objetivo se medirá en función al margen bruto que entrega el  producto, cuya fórmula será las ventas anuales menos el costo de ventas dividido por las ventas anuales, expresadas en porcentajes.

Control de Recursos Humanos: Es la función administrativa de evaluar la efectividad en la implantación y ejecución de cada uno de los programas de personal, y del cumplimiento de los objetivos de esta área. El Control de Recursos Humanos se efectúa básicamente a través de la Auditoria de Recursos Humanos. Trata de la evaluación sistemática y analítica de todas las funciones operativas del personal, con la finalidad de corregir deficiencias. La recolección de los datos (usando cuestionarios, entrevistas y gráficas) se realiza en base al análisis e interpretación de la información estadística de todas o algunas de las siguientes evaluaciones:

Evaluación de la actuación. Mide la efectividad de los miembros de la organización, evaluándose los resultados de indicadores de actuación como: ausentismo, perdidas por desperdicio, rotación, quejas de consumidores, reclamaciones de clientes, coeficientes de mano de obra, quejas de los subordinados, quejas de compañeros, quejas de supervisores, informes de cumplimiento de objetivos, etc.

Evaluación de sueldos y salarios. Busca determinar si los salarios de la empresa son equitativos y justos. Las medidas más utilizadas para realizar este tipo de control son: - Estudios de salarios de la empresa comparándolas con los que muestran las encuestas de salarios tanto a nivel provincial o regional, para empresas similares. - Estudios de incentivos promedio en relación con la productividad. - Conflictos salariales. - Presupuestos de salarios. - Evaluación de puestos Con el Control en RRHH, no tendremos perdidas en cuanto al personal, se realizara un registro en línea y diario a lo que se refiere a los ausentismos, atrasos permisos. Además se realizara una reunión con cada jefe de área para que se determinen los cargos de trabajo en las distintas áreas, además se informara como se realizara la selección y contratación de  personal, lo que significa que se realizara un reglamento interno en la empresa y así cada  persona sepa cuál es la misión y visión de esta.

 Podemos mencionar que la Auditoría de Gestión pasa a ser hoy por hoy un elemento vital  para la gerencia, permitiéndole conocer a los ejecutivos qué tan bien resuelven los problemas económicos, sociales y ecológicos que a este nivel se presentan generando en la empresa un saludable dinamismo que la conduce exitosamente hacia las metas propuestas. Su tarea se dirige a evaluar los resultados de la gestión en orden al cumplimiento de las metas y objetivos de una organización, logrando una correcta utilización de los recursos materiales, humanos y financieros y que la adquisición de bienes y servicios se realice en cantidad y calidad apropiadas y de acuerdo a las necesidades del momento.

Bibliografía Contenidos Semana 8 www.iacc.cl Metodología para el desarrollo de sistemas de información para el control de gestión y sistemas de retribución. Información de la web.