tarea 8 administracion

Etapa de Control José Antonio Román Fundamentos de la Administración Instituto IACC 21 de Mayo de 2017.

Desarrollo 1.- Identifique los principios y niveles del proceso, en los que sea necesario el control.

Analizando esta pequeña empresa, y como sus mermas están asociadas al proceso productivo, realizaría el siguiente plan de control: a) Medición del desempeño: Es una empresa pequeña, que sólo abastece a almacenes y  particulares del sector, se debe medir si la cantidad de trabajadores (25), son la cantidad correcta para desarrollar las actividades, y la motivación que cada empleado tiene para realizar sus labores, realizando una encuesta de satisfacción.  b) Comparación del desempeño con el estándar esperado: Se debe realizar un estudio de la cantidad de venta en el local, y la cantidad que va a reparto, y si se están cumpliendo los compromisos y en los horarios acordados. Para esto el Jefe de Producción será el encargado de registrar si las metas se están cumpliendo y detectar en qué etapa del  proceso se encuentra alguna falencia. c) Correcciones a las desviaciones: Una vez que el Jefe de Producción detecte las falencias, ya sean de índole humano, o de insumos o equipos, se deben subsanar en un corto plazo, y reformular las prácticas y procedimientos para cumplir de manera óptima con los compromisos. d) Retroalimentación y Registro: Una vez subsanadas las observaciones, se debe informar a todos los que participaron, cómo se encuentran con los nuevos resultados, valorar sus aportes y registrarlos para que no vuelva a ocurrir. Éstos serían los pasos del proceso del Control que realizaría. Ahora bien, el principal principio de control para esta empresa, es que debiera haberse realizado oportunamente, ya que lleva 5 años en el mercado, y sus mermas se han aumentado en el último tiempo, es decir asumo que ya venía con mermas anteriormente pero no tan significativas como las ha notado en éste último

 período, Si el control se hubiese realizado en una tiempo oportuno, se habrían identificado a tiempo las falencias y las formas de subsanarlas ya estarían dispuestas, la idea es realizar los controles inmediatamente cuándo se detecte algún inconveniente con las planificaciones elaboradas, y en este caso la producción es un campo que se podría haber detectado oportunamente ya que existen análisis y muestras de 5 años anteriores. En los niveles de control, y considerando que las mermas están asociadas al proceso productivo, realizaría un control operacional, que fuese detallado y analítico, con resultados a corto plazo y orientado principalmente al área que está fallando, se requiere un análisis detallado de funciones, insumos y producto final, para tomar las decisiones correctivas.

2.- Distinga los tipos de control a aplicar en esta empresa.

A esta empresa, le realizaría el tipo de Control Concurrente, ya que la empresa lleva 5 años en funcionamiento y éste control debe efectuarse durante el desarrollo de sus operaciones, está identificado que los problemas están asociados al proceso productivo, se debe nombrar un supervisor encargado, que en este caso debe ser el Jefe de Producción, y elaborar un informe de que se estén cumpliendo los plazos y compromisos, realizando controles asociados a la calidad, a los tiempos de producción, materias prima insumos, horas hombre, mantenimiento de máquinas, costos, y al reciclaje y control de residuos, importante también como esta empresa es abastecedora, realizar controles de promociones y difusión de los productos, el nivel de ventas que se están realizando, y si el personal está acorde con las actividades de la empresa, con estos  pasos la gestión del área financiera debiera reflejar en sus informes una recuperación. Luego de esta operación, realizar un control de retroalimentación, para que en un futuro éstas situaciones no vuelvan a ocurrir.

3.- Ejemplifique técnicas de control para dar solución al problema actual de la empresa.

A esta empresa le podríamos sugerir distintas técnicas de control, las cuales paso a detallar por cada una: a) Informes:

Ya se encuentra identificado que las pérdidas están asociadas al proceso

 productivo, se estructura un informe con la información preliminar, donde se incluyan los contenidos y la introducción al tema que se analizará, en este caso el proceso de  producción, se elabora el cuerpo del informe señalando la justificación que en este caso serían las pérdidas que está sufriendo la empresa, el área que se intervendrá, las  propuestas de mejora y los problemas los que nos encontraremos, los cuales podrían ser de índole humano o maquinarias, y entregar de forma clara el área que está siendo afectada y realizar una carta gantt para cumplir con las estrategias de recuperación  planificadas.  b) Carta Gantt: Totalmente necesaria para organizar los tiempos en que se propone mejorar el área afectada, cumplir con los plazos estipulados y determinar las tareas que a cada uno le corresponden, facilitando la revisión y análisis del control. c) Técnica Pert:  Ya que nos facilitará el seguimiento del proyecto de recuperación trabajando sobre la programación que indicamos en la carta gantt, indicando claramente quienes serán los encargados y responsables de mejorar el área de producción, otorgando tareas y plazos, realizando el seguimiento desde el inicio hasta su final, técnica la cual nos permitirá una correcta toma de decisiones, así mejorará el área afectada y se podrán asignar los distintos recursos ya sean de tipo humano o materiales.

Comentario Final.

Es una empresa pequeña, para la cual realizar el proceso de control no debiera ser complicado, a simple vista se puede analizar que son muchos trabajadores para las labores que se realizan, algunos factores que pueden incidir en éste análisis, es que sus maquinarias deben ser pocas o no existen y se realizan todas las labores con mano de obra hombre, lo que acrecienta los costos, realizar una inversión en renovar maquinaria, ajustaría los procesos y el nivel de productividad sería más alto, lo que generaría mayor utilidad, a la vez, se debe trabajar el entorno externo de quiénes son nuestros clientes y buscar la forma más adecuada de atender su demanda en plazos óptimos, si realizamos un trabajo bueno y de calidad, la empresa por sí sola aumentará su cartera, lo que nos generará reputación y un posicionamiento en el mercado. Lo estudiado esta semana, me permitirá analizar con técnicas claras un proceso de control, las variables que se deben considerar y las medidas que se deben tomar para realizarlo de manera correcta.

Bibliografía Iacc, 2017, Proceso administrativo: Etapa de Control. Fundamentos de la Administración. Material semana 8.