Desarrollo Taller Unidad 3. Proceso de Auditoría Daniel Eduardo Rueda Sosa
[email protected]
Actividad: De la auditoría interna al proceso organizacional Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, tome un (1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua) y realice los siguientes puntos:
A.
Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a la asistencia de la “Reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración del personal
asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de ot otros ros aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la reunión de apertura y cierre de la auditoría. REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA EMPRESA: Arepas DOÑA AREPA Dirección: Cra27 no 22-55 Representante: Victoria Sosa Tel: 6434016 Cargo: Gerente General Correo electrónico: G.general@doñaarepa.com.co De: Equipo Auditor Área Gerencia de Calidad, auditorg@doñaarepa.com.co Para: Coordinación Laboratorio de Ensayos e Investigación - Javier duque Fecha: octubre 15 de 2017 OBJETIVO: Verificar mediante auditoria interna que se esté cumpliendo con el programa de Sistema de Gestión de Calidad de Arepas DOÑA AREPA, en los procedimientos de prestación de servicios del Laboratorio de Investigación y Ensayos. ALCANCE: Verificar la prestación de los servicios del laboratorio de Ensayos e investigación del departamento Aseguramiento de la Calidad de la empresa Arepas Ar epas DOÑA AREPA.
CRITERIOS DE AUDITORIA Norma ISO 9001:2008 Manual de Procedimientos de Laboratorio M-PC-002 Versión junio de 2017 Instructivos de desarrollo de Ensayos de laboratorio I-EL-002 Manual de Documentos de Retención y Archivo del Laboratorio de Ensayos M-DR005 Manual de Formatos y Registro de Ensayos M-FR-03 Versión junio de 2017 Manual de Calidad M-AM-001, Versión 00 de junio 15 de 2017 Tipo de Auditoria: PRE-AUDITORIA, OTROGAMIENTO, SEGUIMIENTO, EXTRAORDINARIA, AMPLIACION, RENOVACION, OTRO.
Reunión de Apertura: 1 de noviembre de 2017, Hora 7:45 am Reunión de Cierre: 1 de noviembre de 2017, Hora 4:30 pm Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de Gerencia de Calidad realizará la Auditoria Interna de seguimiento al proceso del cual se hace mención en el alcance de este documento. El objetivo es verificar y evaluar que se están aplicando los procesos y procedimientos inherentes a la prestación de servicios del Laboratorio de Investigación y Ensayos consignados en cada uno de los documentos relacionados como criterios de auditoria. La visita será realizada por un equipo de tres (3) auditores de calidad y debe ser atendida en primera instancia por el Coordinador del Laboratorio de Ensayos e Investigación, El Coordinador de Análisis y Ensayos y los Analistas de Laboratorio de Calidad y Fisicoquímico, el día 1 de noviembre del presente año, con una duración de 7 horas, en las instalaciones del laboratorio de Investigación y Ensayos. Adjunto lista de Chequeo y procedimiento establecido en el SGC empresarial para el proceso en cuestión. En caso de tener alguna observación o aclaración a la presente comunicación, por favor comunicarla al líder del grupo auditor, antes del 30 de octubre de 2017. Por favor indique en la columna correspondiente, el nombre, cargo y firma de las personas que atenderán al equipo auditor. Así mismo, para la reunión de apertura de la auditoria le agradezco invitar a las personas relevantes del área que será auditada. Para la reunión inicial le pido el favor de disponer de las documentaciones, condiciones de seguridad y salud ocupacional aplicables a su área, además de disponer de los equipos de protección personal necesarios. La información que se conozca por la ejecución de esta auditoria será tratada confidencialmente, por parte del equipo auditor. El informe de la auditoria y su comunicación serán en español. Cordialmente: Gerencia de Calidad y Producción Melissa Angarita firma Auditor Líder: Daniel Eduardo Rueda Sosa Correo electrónico:
[email protected] Experto Técnico Equipo Auditor Área Gerencia de Calidad
Fecha: noviembre 1 de 2017 ASISTENTES: Equipo Auditor de Gerencia de Calidad Jenifer cañon Experto Técnico SGC firma Andrés Felipe rueda Ingeniero de Procesos firma Oswaldo Sosa Representante de Gerencia Firma AUDITADOS Fernando García Coordinador laboratorio de Ensayos e Investigación firma Andrés Martínez Coordinador de Análisis y Ensayos firma Emmanuel Jurado Analista Instrumental firma Esperanza Valdivieso Analista Fisicoquímico firma Pablo Balaguera Analista Fisicoquímico firma Oscar Camacho Auxiliar Laboratorios Firma
PROCESOS Y ACTIVIDADES A AUDITAR FECHA: 01-nov-17 HORA: 07:45 a.m. PROCESO / ACTIVIDAD / REQUISITO POR AUDITAR AUDITOR: Jenifer cañon CARGO Y NOMBRE: Representante Experto Técnico/Jenif Técnico/Jenifer er cañon REUNIÓN DE APERTURA Representante Experto Técnico/Jenifer cañon 08:00 a.m. Dirección del sistema: 4.1, 5.1, 5.2, 5.3, 5.4, 5.5, 5.6, 6.1 Johana casi limas Secretaria General/Johana casi limas 10:00 a.m. Tramites: 7.1, 7.5, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.5.2, 8.5.3 Martin luna Coordinador de Plantas/Martin luna 12:00 m Almuerzo L.F.M.C.
01:30 p.m. Administración del recurso humano: 6.2, 8.2.3, 8.5.2, 8.5.3 Laura Pico Director GDRH/Laura Pico 03:00 p.m. Medición, Análisis y Mejora - Auditorias Internas. 8.2.2, 8.5 8 .5 Andrés Felipe rueda/ Kevin Rey Ingeniería de Proceso/Kevin Rey 04:30 p.m. Reunión de cierre Jenifer cañon Representante Experto Técnico/Jenifer cañon
OBSERVACIONES: La estrategia de comunicación se hará de forma activa en idioma español. Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de d e las personas que van a recibir la auditoria, al E-mail
[email protected] Cualquier duda comunicarse al celular: 3185496916. Los elementos 4.2.3 (control de documentos), 4.2.4 (control de registros), 6.3(acciones (Infraestructura), 6.4y (ambiente de 8.4 trabajo), 5.5.3 interna), 8.5.2 y 8.5.3 correctivas preventivas), (Análisis de (comunicación datos), se auditarán en todas las áreas y procesos aplicables. Los nombres de los procesos corresponden a la denominación dada por la empresa. Durante la auditoria se cerrarán las acciones correctivas planteadas para las no conformidades detectadas en la auditoria anterior y que están pendientes. B.
Revisión documental durante la realización de la auditoría. No Documento revisado Observaciones del documento. N o.
1 2 3 4 5 6 C.
Documento revisado
Observaciones del documento
Manual de Procedimientos de Laboratorio M-PCVersión Junio de 2017 002 Instruc structivos tivos de desarrollo de Ensayos de In Carpetas de Protocolos e Instructivos laboratorio I-EL-002 Manual de Docum Documentos entos de Retención y Archivo Libros de registro de muestras del Laboratorio de Ensayos M-DR-005 Manual de Formatos y Registro de Ensayos Ens ayos MTarjetas de Datos y Resultados FR-03 Versión Junio de 2017 Manual de Calidad M-AM -AM-001 -001 Versión Junio de 2017 Libros de Registro Recepción de muestras y Verificación II Semestre solicitud de Análisis
Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de comunicación que usará durante la auditoría. La estrategia de comunicación se hará en forma activa y en Idioma Español.
D.
Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista de Chequeo). LISTA DE CHEQUEO
CUMPLIMIENTO
Manual de Calidad (Documentación nivel I) Se encuentran documentadas documentadas las responsabilidades de cada puesto de trabajo Se encuentran comunicadas comunicadas las responsabilidadces a cada uno de los empleados del laboratorio de Ensayos? Existen manuales, instructuctivos, y/o procedimientos que unifiquen unifiquen los c riterios en la realizacion de actividades? Existe evidencia documentada del conocimiento de manuales, manuales, normas, instructivos y procedimientos de laboratorio? Se da por entendido que cada uno conoce sus funciones pero no se documenta
SI
SI
claramente claram ente señaladas en el manual de calidad
no hay evidencia de la com comunicac unicación ión
Procedimientos operat operativos ivos (Documentación nivel II) Instrucciones de trabajo paso a paso (Documentación nivel III)
NO
SI
Existen registros de las acciones de trabajo asignadas?
SI
Existen registros de las verificaciones o calibraciones realizadas? Estan definidas las pautas de actuación cuando se observa que las medida m edidas s han sido s ido erroneas? Existen definidos definidos procesos para realizar el seguimiento, medición, analisis y mejora? Se emplean tecnicas estadisticas?
copias contr controladas oladas del manual de calidad
SI
NO
Esta debidamente almacenada, compilada y ordenada la informacion que se maneja en el Laboratorio de Ensayos e Investigacion?
SI
Estan identificados los planes de trabajo de cada uno de los miembros del area de control de calidad?
Se lleva una bitacora bitacora de analisis c on sus respectivos registros? Existe una metodologia definida para el almacenamiento y retencion de los documentos que evidencian los analisis? Son los protocolos, manuales, instructivos y metodos vigentes y actuales?
EVIDENCIAS Y OBSERVACIONES
Tacitamente se en tiende que las solicitudes de trabajo de laboratorio estan ordenadas por los formatos solicitud de analisis de produccion
Formatos y registros (Documentación de nivel IV)
SI
SI
Documentación completa
SI
Hay riesgo de perder informacion debido al desorden respecto al servicio
NO
NO
NO
exhibición del proces proceso o a auditar en lugar visible.
SI
Verbalmente conocen el procedimiento, pero no esta documentado.
NO
sati sf acci ón al cl i e nte .
Existen indicadores adecuados para cada uno de los procesos del sistema de gestion de calidad del laboratorio de medicion y ensayos?
NO
Se emprenden acciones para conocer y realizar un analisis de satisfaccion del cliente?
NO
E.
Generación de hallazgos de auditor.
Fecha: 1 noviembre de 2017 Proceso Auditado: Laboratorio Laboratorio de Ensayos e Investigacion Investigacion No. Evidencias de Auditoría Criterios de Auditoría In Instructiv structivos os de desarrollo de Ensay E nsayos os de Sustantiva 1 laboratorio I-EL-002
Auditor (es): Grupo auditor Gerencia Gerencia de Calidad Auditado (s): Personal de Laboratorio Hallazgos de Auditoría C
Manual Man ual de Formatos y Registro de Ensayos MFR-03
Existen varias copias de manuales no se conoce cual es el más reciente Se diligencia a mano, en diferentes tintas, lo hace poco entendible en ocasiones.
2
Formato de registro de muestra
3
4
5
Manual Man ual de Formatos y Registro de Ensayos M- No se escriben los nombres de los ensayos se FR-03 usan siglas internas no codificadas. Libros de Registro Recepcion de muestras y Se omite información de la procedencia de la Libro de recepción de muestras solicitud de Analisis muestra Libros de Registro Recepcion de muestras y Dependiendoo de la c arga laboral se llena Dependiend Libro de realización de ensayos solicitud de Analisis completamente o no. Formato de registro de ensayo
F.
NCM x x
x x x
Prepare y realice las conclusiones de auditoría. Conclusiones de la Auditoria
Se debe actualizar la Política de Gestión De Laboratorio y crear un procedimiento para el manejo de protocolos de análisis y entregas de resultados. Se debe unificar el formato de solicitud de análisis y entrega de resultado en uno solo. Se debe actualizar la política de gestión de recepción, registro y análisis de muestras. Es indispensable actualizar los procedimientos para el diligenciamiento de los libros de registros de muestras. Se hace necesario mantener actualizado y en buen estado de mantenimiento las tarjetas de datos y resultados de análisis. Se debe establecer un manual o protocolo de actividades en el laboratorio de investigación y ensayos que permitan generar actividades de seguimiento, medición, análisis y mejora. Se debe aclarar las políticas de satisfacción del cliente y establecer indicadores que permitan conocer el grado de satisfacción de los mismos.
G.
Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de esta actividad). REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA EMPRESA: Arepas DOÑA AREPA Dirección: Cra27 no 22-55 Representante: Victoria Sosa Tel: 6434016 Cargo: Gerente General Correo electrónico: G.general@doñaarepa.com.co De: Equipo Auditor Área Gerencia de Calidad, auditorg@doñaarepa.com.co Para: Coordinación Laboratorio de Ensayos e Investigación - Javier duque
NCm
Fecha: octubre 15 de 2017 OBJETIVO: Verificar mediante auditoria interna que se esté cumpliendo con el programa de Sistema de Gestión de Calidad de Arepas DOÑA AREPA, en los procedimientos de prestación de servicios del Laboratorio de Investigación y Ensayos. ALCANCE: Verificar la prestación de los servicios del laboratorio de Ensayos e investigación del departamento Aseguramiento de la Calidad de la empresa Arepas Ar epas DOÑA AREPA. CRITERIOS DE AUDITORIA Norma ISO 9001:2008 Manual de Procedimientos de Laboratorio M-PC-002 Versión junio de 2017 Instructivos de desarrollo de Ensayos de laboratorio I-EL-002 Manual de Documentos de Retención y Archivo del Laboratorio de Ensayos M-DR005 Manual de Formatos y Registro de Ensayos M-FR-03 Versión junio de 2017 Manual de Calidad M-AM-001, Versión 00 de junio 15 de 2017 Tipo de Auditoria: PRE-AUDITORIA, OTROGAMIENTO, SEGUIMIENTO, EXTRAORDINARIA, AMPLIACION, RENOVACION, OTRO.
Reunión de Apertura: 1 de noviembre de 2017, Hora 7:45 am Reunión de Cierre: 1 de noviembre de 2017, Hora 4:30 pm Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de Gerencia de Calidad realizará la Auditoria Interna de seguimiento al proceso del cual se hace mención en el alcance de este documento. El objetivo es verificar y evaluar que se están aplicando los procesos y procedimientos inherentes a la prestación de servicios del Laboratorio de Investigación y Ensayos consignados en cada uno de los documentos relacionados como criterios de auditoria. La visita será realizada por un equipo de tres (3) auditores de calidad y debe ser atendida en primera instancia por el Coordinador del Laboratorio de Ensayos e Investigación, El Coordinador de Análisis y Ensayos y los Analistas de Laboratorio de Calidad y Fisicoquímico, el día 1 de noviembre del presente año, con una duración de 7 horas, en las instalaciones del laboratorio de Investigación y Ensayos. Adjunto lista de Chequeo y procedimiento establecido en el SGC empresarial para el proceso en cuestión. En caso de tener alguna observación o aclaración a la presente comunicación, por favor comunicarla al líder del grupo auditor, antes del 30 de octubre de 2017. Por favor indique en la columna correspondiente, el nombre, cargo y firma de las personas que atenderán al equipo auditor. Así mismo, para la reunión de apertura de la auditoria le agradezco invitar a las personas relevantes del área que será auditada. Para P ara la reunión inicial le pido el favor de disponer de las documentaciones, condiciones de seguridad y salud ocupacional aplicables a su área, además de disponer de los equipos de protección personal necesarios. La información que se conozca por la ejecución de esta auditoria será tratada confidencialmente, por parte del equipo auditor. El informe de la auditoria y su comunicación serán en español.
Cordialmente: Gerencia de Calidad y Producción Melissa Angarita firma Auditor Líder: Daniel Eduardo Rueda Sosa Correo electrónico:
[email protected] Experto Técnico Equipo Auditor Área Gerencia de Calidad Fecha: noviembre 1 de 2017 ASISTENTES: Equipo Auditor de Gerencia de Calidad Jenifer cañon Experto Técnico SGC firma Andrés Felipe rueda Ingeniero de Procesos firma Oswaldo Sosa Representante de Gerencia Firma AUDITADOS Fernando García Coordinador laboratorio de Ensayos e Investigación firma Andrés Martínez Coordinador de Análisis y Ensayos firma Emmanuel Jurado Analista Instrumental firma Esperanza Valdivieso Analista Fisicoquímico firma Pablo Balaguera Analista Fisicoquímico firma
Oscar Camacho Auxiliar Laboratorios Firma
PROCESOS Y ACTIVIDADES A AUDITAR FECHA: 01-nov-17 HORA: 07:45 a.m. PROCESO / ACTIVIDAD / REQUISITO POR AUDITAR AUDITOR: Jenifer cañon CARGO Y NOMBRE: Representante Experto Técnico/Jenif Técnico/Jenifer er cañon REUNIÓN DE APERTURA Representante Experto Técnico/Jenifer cañon 08:00 a.m. Dirección del sistema: 4.1, 5.1, 5.2, 5.3, 5.4, 5.5, 5.6, 6.1 Johana casi limas Secretaria General/Johana casi limas 10:00 a.m. Tramites: 7.1, 7.5, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.5.2, 8.5.3 Martin luna Coordinador de Plantas/Martin luna 12:00 m Almuerzo L.F.M.C.
01:30 p.m. Administración del recurso humano: 6.2, 8.2.3, 8.5.2, 8.5.3 Laura Pico Director GDRH/Laura Pico 03:00 p.m. Medición, Análisis y Mejora - Auditorias Internas. 8.2.2, 8.5 8 .5 Andrés Felipe rueda/ Kevin Rey Ingeniería de Proceso/Kevin Rey 04:30 p.m.
Reunión de cierre Jenifer cañon Representante Experto Técnico/Jenifer cañon
OBSERVACIONES: La estrategia de comunicación se hará de forma activa en idioma español. Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las personas que van a recibir la auditoria, al E-mail
[email protected] Cualquier duda comunicarse al celular: 3185496916. Los elementos 4.2.3 (control de documentos), 4.2.4 (control de registros), 6.3 (Infraestructura), 6.4 (ambiente de trabajo), 5.5.3 (comunicación interna), 8.5.2 y 8.5.3 (acciones correctivas y preventivas), 8.4 (Análisis de datos), se auditarán en todas las áreas y procesos aplicables. Los nombres de los procesos corresponden a la denominación dada por la empresa. Durante la auditoria se cerrarán las acciones correctivas planteadas para las no conformidades detectadas en la auditoria anterior y que están pendientes. H.
Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta actividad. I. I. La auditoría interna organizacional es fundamental para encontrar falencias o incumplimientos en el SGC de una compañía y en cada uno de los procesos que la conforman (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua). II. II. La auditoría interna es el pilar de mejoramiento y sostenimiento del SGC y para obtener resultados exitosos en la implantación del SGC, se debe tener un buen procedimiento para la realización de las mismas y contar con una frecuencia adecuada durante el año para la revisión de todos sus procesos, garantizando así la calidad de la labor que desempeña en su campo económico.
