Taller Semana 3 Auditorias MIREYA

Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA REGIONAL SANTANDER OBSERVATORIO TECNOLOGICO “ISO9001:2008 MÓDULO V. AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD” Sistema de Gestión de la Calidad

Fecha: Marzo 8 de 2009

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TALLER SEMANA 3

TALLER SEMANA 3. ¿Cómo se llevan a cabo las auditorías internas? APRENDIZ:

MIREYA ELIZABETH BURGOS

EMAIL:

[email protected]

FECHA:

20 mayo de 2011

CODIGO CURSO:

239522

Resultado de Aprendizaje del Taller: Conceptualizar y aplicar los conceptos y principios estudiados en los documentos sugeridos en la semana 3. Ponderación: Este taller tiene un valor de 60 puntos. El taller debe ser enviado al Tutor por el link “ACTIVIDADES” en el enlace “ver/completar actividad….” Taller a desarrollar:

¿Como se llevan a cabo las Auditorias Internas? GUIA PARA LA ELABORACIÓN Por lo general, un equipo de dos o más personas que trabajan fuera del área auditada llevan a cabo la auditoría. Las auditorias tienen una agenda específica y se concentran en un procedimiento o proceso especifico, no en una persona. La metodología general para la realización de una auditoria es la siguiente: 1. Se selecciona el procedimiento o proceso a auditar. 2. Se determina quienes formarán parte del equipo auditor. 3. Se realiza la notificación del objetivo y tema de la auditoria a la persona responsable del área que se auditará y se establece la fecha, sitio y hora oportuna de realización de la misma para ambas partes. 4. Se revisa y analiza con mucho cuidado el procedimiento operativo o el procedimiento del proceso a auditar, con base en estos documentos se realizar una lista de verificación para aplicar en el momento de la auditoria. 5. Se ejecuta la auditoria con la persona del área encargada como guía. 6. Se comentan los hallazgos encontrados con la persona responsable del proceso auditado.

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7. Se realiza el Informe de auditoria el cual incluye entre otras cosas los hallazgos encontrados, las conclusiones y las recomendaciones siempre que éstas últimas estén definidas como un objetivo de auditoria. 8. Se realiza un informe de acciones correctivas si es necesario. 9. Se realiza el procedimiento establecido para la distribución del informe de auditoria, repuesta, seguimiento y cierre de la auditoria. Producción

Con base en lo anterior y de acuerdo a la información presentada en la semana 3 realice lo siguiente: 1. Seleccione en su organización un área específica para realizar el Proceso de Auditoria.

Área de Operación Compras, Almacén Cocina (producción) __________________________________________________________________

2. Elabore la agenda para el proceso de auditoría, concéntrese en un proceso específico del área seleccionada.

a) Seleccione el procedimiento o proceso a auditar: aquí el aprendiz debe realizar una breve descripción del proceso y anexar diagrama de proceso. DESCRIPCION PROCESO A AUDITAR: COCINA. Alimentos ciclo de inventario. Objetivos de la Auditoría 1. Para determinar los controles internos que rodean el registro, notificación y mantenimiento de los inventarios son adecuados para proporcionar una protección razonable aseguramiento en contra de la comisión y ocultamiento de irregularidades. 2. Para determinar que los procedimientos de la empresa y las políticas relativas el registro, notificación, y el mantenimiento de los inventarios se llevan a cabo de conformidad con los requisitos existentes. 3. Para garantizar que los controles y procedimientos en uso son eficientes, eficaces y económico. 4. Para determinar que la recepción y disposición de las existencias se con precisión y

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adecuadamente informado. Programa de Auditoría 1. Evaluar el Cuestionario de Control Interno para las debilidades. 2. A. Visita el área de cocina, recepción de muelles, almacenes y todos. A. Documento resultados. • Esté alerta a las condiciones generales, las cantidades en exceso, elementos en desuso, etc • Los pedidos son pre-controlados antes de su preparación. • Garantizar la correcta seguridad en el departamento de recepción, salidas de cocina, de almacenamiento zonas y el área de basura. • Lista de todas las salidas de la cocina y su relación con las salidas fuera. • Asegúrese de que las salidas externas de construcción, directamente en o cerca de la cocina cerrados en todo momento o bajo el control de sistemas de alarma. B. Principales controles de documentos sobre las zonas de almacenamientoy evaluar la adecuación. 3. Revisión de hojas de inventario de la razonabilidad de las cantidades y precios. Relacionar las cantidades de gira de almacén e investigar cualquier inusual cantidades. Volver a calcular una muestra de las excepciones costo del artículo (o para obtener discos con los inventarios y las fórmulas de revisión). Seguimiento de cualquier precio inusual a la mayoría de las facturas recientes. Tenga en cuenta que se realiza / inventario de los documentos. Si las excepciones se indican ampliar las pruebas se consideren necesarias.

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b) Determine según el proceso los cargos de las personas que deben participar. EJ. EN UNA EMPRESA MANUFACTURERA, en el proceso de REALIZACION DEL PRODUCTO, los cargos que pueden participar en la auditoría pueden ser: Jefe de Producción, Operarios, Jefe de Planta, Inspector de Producto, etc.

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CARGOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO: Recepción de alimentos, almacenamiento Jefe Almacén Área de cocina, preparación de alimentos Jefe de Cocina Área de servicio Administración Servicios sanitarios para empleados Administración Manejo de Residuos sólidos Administración Control de plagas más comunes Administración

c) Haga memorando comunicativo dirigido a la persona encargada del proceso o área a auditar, explicándole lo que se pretende realizar. MEMORANDO A: DE: ASUNTO: AUDITORIA INTERNA ÁREA DE OPRERACIÓN ( COCINA) FECHA: Según la auditoria realizada en el ÁREA DE OPRERACIÓN ( COCINA) debemos considerar el concepto de no conformidad, que clasifica los siguientes criterios: o Desviación, es toda aquella situación en la que se impide o dificulta seriamente la función del elemento observado o que revelan mala gestión y/o falta de Calidad de Servicio. o Incidencia, es toda aquella situación en la que se dificulta ligeramente la función del elemento observado o que presenta aspectos puntuales de mala gestión o falta de Calidad de Servicio. • Plan de acciones correctivas Las acciones correctivas se generan a partir de las desviaciones o incidencias identificadas durante el proceso de auditoria. Es en este momento cuando podemos hablar de la creación de los grupos de mejora continua, que son los que propondrán las acciones correctivas correspondientes. Siempre teniendo en mente que el objetivo es cumplir los requisitos específicos del sistema de gestión de calidad que hemos adoptado. Para dinamizar el sistema de mejora continua cada acción correctiva debería considerar lo siguiente: o Designar un responsable de su implantación.

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o o

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Fijar una fecha límite de realización. Determinar un proceso de evaluación que demuestre la eficacia de dicha acción.

• Seguimiento de acciones correctivas y cierre Las actividades llevadas a cabo para implementar las acciones correctivas deben registrarse de manera que tengamos evidencias de las mejoras conseguidas. En el caso de auditorias internas seguiremos durante los tiempos definidos la eficacia de las acciones correctivas. En las auditorias de certificación, el auditor puede verificar en las posteriores auditorias de seguimiento el cumplimiento de las acciones correctivas propuestas por nuestra empresa. Los resultados de una auditoria son una parte fundamental de la necesaria revisión que la dirección de todo restaurante debe realizar de sistema de calidad, sea propio o no. Por ello, estemos o no estemos aplicando un modelo de gestión de la calidad, la aplicación de auditorias periódicas nos ayudara en la mejora continua del negocio. Atentamente.

3. Basados en el diagrama de proceso, elabore una lista de chequeo o verificación del proceso seleccionado en el punto 1. de este taller. ADJUNTE ACA LA LISTA DE CHEQUEO

CODIGO

LISTA DE CHEQUEO AUDITRIAS INTERNAS DE CALIDAD

123458 VERSIÓN 1012

OBSERVACIONES

N PREGUNTAS P

1 2 3

¿Cuál es el propósito o misión del proceso? Para que existe dicho proceso? Cuáles son los objetivos del proceso? ¿Cómo se relacionan los objetivos específicos con los objetivos de calidad de la empresa?

Tener el propósito siempre claro Cada uno puede ser independiente

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4 5 6 7

P

8 9 10 11

Que requisitos de los clientes (externos e internos) debe cumplir? Cuáles son las entradas de este proceso y quiénes son sus proveedores? Con que procesos interactúa y que recibe de ellos? Cuáles son los resultados de este proceso y cuáles son sus clientes? Con que procesos interactúa y que les entrega? ¿Cómo se relacionan dichos objetivos con la política de Calidad? Cuáles son los recursos necesarios para la ejecución de este proceso? ¿Quiénes son los responsables del proceso?

Que controles ejerce para asegurar que el proceso da los resultados esperados? 13 ¿Cómo mide el logro de los objetivos del proceso? 14 15 16 17 18

A

19 20 21 22 23

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Cada entrada puede altera el objetivo

Cada actividad debe cumplirse con forme al procedimiento

Se realizan difusiones a cerca del Sistema de gestión de la calidad a todos los niveles del procesos? Cada cuando se hace esta actividad?

12

V

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¿Cómo se ejecutan las actividades del proceso?

H

Fecha:

Para tener la veracidad de los controles hay que tener un nivel de aceptación Para medir tiene que hacerse ce con un cronograma de actividades

Mensualmente puede darse cuenta de cómo va? ¿Cómo mide el cumplimiento de los requisitos de sus clientes? Que acciones debe tomar cuando los problemas vuelven a ocurrir? (Quejas, producto no conforme, no conformidad). Que acciones toma cuando hay desviaciones?

Toda estar tiene que llevarse en un registro

Que análisis efectúa de la información de su proceso? Analiza tendencias? Que hace sistemáticamente para garantizar mejoramiento continuo en su proceso? Que acciones correctivas y preventivas ha iniciado en el último bimestre? Tiene reclamos e inconformidades de sus clientes internos o externos? Que ha hecho para eliminar las causas? Tiene claro los requisitos de la Norma ISO 9001 aplicados a su proceso? Los cumple todos?

Mejorar estos problema aumenta la calidad de servicio Tener siempre proyectado los planteado En caso que no se cumple que capacitar

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4. Escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo del presente taller. La auditoría de calidad es la herramienta básica que se utiliza para el seguimiento y mejora de un sistema de gestión de la calidad. Asimismo es el punto de partida que contribuye a la mejora continua de la empresa y la adaptación a las necesidades del cliente. Por tanto podemos afirmar que sin el proceso de auditoria toda empresa de restauración será incapaz de asumir los objetivos de la mejora continua. Tal como define textualmente la norma ISO “La auditoría es un examen metódico e independiente que se realiza para determinar si las actividades y los resultados relativos a la calidad satisfacen las disposiciones previamente establecidas, y para comprobar si estas disposiciones se llevan a cabo eficazmente y son adecuadas para alcanzar los objetivos previstos”. Por tanto, no basta con tener buenas intenciones para llevar a cabo unas actividades y fijarse unos resultados, debemos comprobar y demostrar que lo hemos conseguido. En este artículo intentaremos clarificar el contenido de esta herramienta, y ver su aplicación a una empresa de restauración independiente de su tamaño y estructura.

Muchas Gracias!!!