Taller de Primavera P6 - Introducción a Primavera P6. Generalidades y Configuración
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Sesión 01: Introducción a Primavera Primavera P6 Generalidades y Configuración
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Objetivo de la sesión
Crear un Plan de Proyecto en Primavera P6. Conocer los niveles de Programación y Planificación de Primavera P6. Conocer las Generalidades y Configuración de Primavera P6.
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Objetivo de la sesión
Crear un Plan de Proyecto en Primavera P6. Conocer los niveles de Programación y Planificación de Primavera P6. Conocer las Generalidades y Configuración de Primavera P6.
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Contenido de la Sesión 01 1. Introducción a Primavera P6 1.1. Creación de un Plan de Proyecto en Primavera P6. 1.2. Gerencia de Proyecto Empresarial. 1.3. Nivel I – Planificación sin Recursos. 1.4. Nivel II – Seguimiento Seguimi ento del Avance sin Recursos. 1.5. Nivel III – Programación con Recursos, Roles y Presupuestos. 1.6. Nivel IV – Monitoreo y Control de un Recurso de Cronograma.
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Contenido de la Sesión 01 2. Generalidades y Configuración 2.1 Presentación Rápida 2.2 Definido Categorías y Preferencias Administrativas Administrativas 2.3 Ajustes Ajustes de Preferencias de Usuario
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1. INTRODUCCIÓN A PRIMA PRI MAVER VERA A P6
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Primavera P6 es un Software de Programación y Control de Proyectos, fue diseñado para soportar las necesidades de gestión de proyectos de organizaciones que manejan un gran número de proyectos a la vez. Estas aplicaciones integradas usan la Gestión del Portafolio de Proyectos (PPM) para soportar las necesidades de administración de equipos de proyectos en diferentes lugares y con distintos niveles de la organización.
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1.1 CREACIÓN DE UN PLAN DE PROYECTO EN PRIMAVERA P6
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1.1 Creación de un plan de proyecto en Primavera P6 (1/2)
La planificación y programación deberá seguir estos pasos:
Ingrese a la estructura de descomposición del trabajo de los productos o proyectos derivables dentro del primavera P6.
Descomponga el proyecto en el trabajo requerido para crear los entregables e ingréselos dentro del Primavera P6 como actividades bajo el WBS apropiado.
Asigne las duraciones, restricciones, predecesoras y sucesoras de las actividades y por consiguiente se calculará la fecha inicial y final de todas las actividades.
Asigne los recursos y/o costos, los cuales representarán a las personas, equipos o materiales, para las actividades y calcule los requerimientos de recursos del proyecto y/o flujo de caja.
Optimice el plan del proyecto.
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1.1 Creación de un plan de proyecto en Primavera P6 (2/2)
Establezca el Programa Base (meta) y presupuestos para compararlas contra el avance.
Registre el avance real de las actividades y compárelas con el Programa Base y corrija el plan cuando sea requerido, permitiendo el cambio del alcance, etc.
Registre el consumo de recursos y/o costos y re-estime los recursos y/o costos requeridos para terminar el proyecto.
Elabore reportes de gerencia.
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1.2 GERENCIA DE PROYECTO EMPRESARIAL
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1.2 Gerencia de un Proyecto Empresarial Primavera P6 es un programa de Gestión de Proyectos Empresariales que trabaja con múltiples proyectos. El gerente responsable usado para el nodo raíz en la rama Estructura de Proyectos de Enterprise (EPS), es usado por defecto para los nodos EPS y proyectos de esa rama; se puede cambiar la asignación. DIRECTOR RESPONSABLE (OBS)
EPS
Proyecto A
WBS 1
WBS 2
WBS 3
NODO EPS
NODO EPS
Proyecto B
Proyecto C
NODO EPS
La Estructura de desglose del trabajo (WBS) extiende más allá el nivel de los proyectos. Todas las actividades en el proyecto están asociadas a un WBS
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Niveles de Programación
Existen 4 niveles de programación y pueden ser realizados con el Primavera P6:
Sin recursos
Con recursos
Planificación Seguimiento Nivel I Nivel II Planificación sin Seguimiento del avance sin recursos recursos Nivel III Nivel IV Planificación con Seguimiento del avance con recursos recursos
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1.3 NIVEL I PLANIFICACIÓN SIN RECURSOS
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1.3 Nivel I
Planificación sin recursos (1/3)
–
Esta es la manera más sencilla de llevar a cabo una planificación. Está compuesta por 11 pasos:
Paso 1. Definición de la Estructura de Descomposición del Proyecto (PBS): Permite organizar jerárquicamente las actividades de un proyecto de numerosos códigos que se relacionan al proyecto.
Paso 2. Creación del proyecto: Es necesario un nodo EPS , un nodo WBS , ID del proyecto , el nombre del proyecto, la fecha de inicio del proyecto ó la fecha de finalización del proyecto y el tipo de ritmo de producción.
Paso 3. Definición del calendario: Estos serán usados para modelar el tiempo de trabajo para cada actividad del proyecto.
Paso 4. Adición de actividades: Las actividades pueden ser definidas antes de que ellas sean asignadas al cronograma, pueden tener duraciones variables dependiendo del análisis de costos unitarios.
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1.3 Nivel I
Planificación sin recursos (2/3)
–
Paso 5. Adición de las dependencias: Las dependencias pueden ser añadidas al cronograma para proveer el orden en que las actividades serán realizadas.
Paso 6. Adición de las restricciones: Las dependencias externas son aplicadas al cronograma como restricciones (constraints) y pueden modelar el impacto de los eventos fuera de la secuencia lógica de las actividades.
Paso 7. Tiempo de contingencia - Análisis de riesgos: Identifica las actividades de mitigación de riesgos que deberán ser añadidos al cronograma antes que estos sean presentados para su aprobación.
Paso 8. Programación del proyecto: Primavera calcula el tiempo más corto en el cual el proyecto puede ser completado, las actividades son desplazadas en el tiempo hasta que coinciden con una relación o restricción o un día no laborable del calendario.
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1.3 Nivel I
Planificación sin recursos (3/3)
–
Paso 9. Formato de Visualización – Presentaciones y filtros: Existen herramientas para manipular la visualización de las actividades para que encajen con los requerimientos de generación de reportes del proyecto.
Paso 10. Impresión de Reportes: Existen características de Primavera P6 que permiten presentar en forma clara y concisa la información para los requerimientos de todos los miembros del proyecto.
Paso 11. Discusión del Plan: Todos los miembros del equipo deben revisar el plan del proyecto en un intento de optimizar el proceso o métodos empleados, ganar conciencia en medio de los miembros del equipo en cuanto a la lógica del proyecto, duraciones y estructuras de descomposición del proyecto.
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1.4 NIVEL II SEGUIMIENTO DEL AVANCE SIN RECURSOS
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1.4 Nivel II - Seguimiento del avance sin recursos Puede realizar el seguimiento sin necesariamente asignar recursos a las actividades mediante:
Establecimiento del Programa Base: El plan acordado y aprobado es usado como un Programa Base, que sirve para medir el avance y monitorear los cambios.
Seguimiento del Avance: El cronograma deberá ser establecido (actualizado o avanzado) sobre una base regular y el avance registrado en un punto determinado.
Acción
Correctiva: En este punto puede que además sea necesario optimizar el cronograma, esto debe ser discutido con los miembros del equipo del proyecto.
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1.5 NIVEL IIIPROGRAMACIÓN CON RECURSOS, ROLES Y PRESUPUESTOS
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1.5 Nivel III- Programación con recursos, roles y presupuestos
Estimación o Planificación para el control: Existen dos modos en que Primavera puede ser usado:
Estimación. Planificación para el control.
El balance entre el número de actividades y los recursos: Minimiza el número de recursos en grandes cronogramas que serán actualizados regularmente, porque actualizar cada recurso asignado a cada actividad en cada cronograma actualizado es mucho consumo de tiempo.
Crear y usar recursos: Por lo general se establece un grupo de recursos ingresando todos los recursos requeridos del proyecto en una tabla jerárquica en el software.
Crear y usar roles: Primavera posee una función adicional llamada roles, el cual es usado para planificar y administrar los recursos.
Las relaciones entre recursos y roles: Primavera posee la habilidad de definir roles y asociarlos con recursos.
Tipo de actividad y tipo de duración: Las actividades pueden ser asignadas con un tipo de actividad o duración, las cuales afectan la manera de cómo los recursos son calculados.
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1.6 NIVEL IV MONITOREO Y CONTROL DE UN RECURSO DE CRONOGRAMA
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1.5 Nivel IV
Monitoreo y control de un recurso de cronograma
–
Monitoreo de proyectos con recursos
Cuando actualiza un proyecto que tiene recursos, necesita recolectar información adicional:
Las cantidades y/o Costos gastados a la fecha por actividad para cada recurso. Las cantidades y/o costos requeridos por recurso para completar cada actividad.
Después que el cronograma es actualizado, se puede realizar una evaluación de los requerimientos futuros de los recursos, fecha de termino del proyecto y flujo de caja.
Control de un proyecto con recursos
En este punto, se puede realizar una gran cantidad de análisis y usar técnicas de medida del rendimiento del valor ganado.
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2. GENERALIDADES Y CONFIGURACIÓN
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2.1 Presentación rápida
Inicie el módulo de Gestión de Proyectos (Project Management)
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2.1 Presentación rápida
Ingresar a Primavera
Antes de usar el módulo de Primavera P6, debe ingresar un nombre válido de usuario y contraseña.
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2.1 Presentación rápida Haga clic en examinar para seleccionar un nuevo portafolio.
Configurando el Cuadro de Diálogo de Bienvenida
Abre el módulo sin necesidad de abrir o crear un proyecto. Sólo los datos globales y funciones administrativas están disponibles.
Marque esta opción, si no desea que el cuadro de bienvenida aparezca cada ves que abra el módulo.
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2.1 Presentación rápida
Seleccionar un Idioma
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2.1 Presentación rápida
Esquemas para la Información del Proyecto (Vistas personalizadas o Layout)
Un esquema es una vista personalizada con la información del proyecto realizada para satisfacer sus necesidades específicas y se puede mostrar esta información en la parte superior e inferior.
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2.1 Presentación rápida
El Espacio de Trabajo (Workspace)
Barra de Herramientas
Barra de Navegación
Barra de Menú
Barra de Comandos
Barra de Directorio
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2.2 DEFINIENDO CATEGORÍAS Y PREFERENCIAS ADMINISTRATIVAS
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El módulo de Dirección de Proyectos de Primavera permite a la organización definir un conjunto de parámetros y valores a todos los módulos que se aplican a los proyectos en una Estructura de Proyectos de la Organización. Utilice estas opciones para personalizar el módulo y así cumplir con los requerimientos y estándares específicos.
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2.2 Definido Categorías y Preferencias Administrativas Use el cuadro de diálogo “Preferencias de Admin” para especificar las configuraciones por defecto establecidos por el Coordinador del control del proyecto.
Pestaña General
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2.2 Definido Categorías y Preferencias Administrativas
Pestaña Periodos
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2.2 Definido Categorías y Preferencias Administrativas
Pestaña Valor Obtenido (Ganado)
Seleccione que tipo de valor del Programa Base que será usado para calcular el Valor Obtenido.
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2.2 Definido Categorías y Preferencias Administrativas
Seleccione para definir un conjunto que consta de un encabezado, pie de página y etiqueta de texto personalizada.
Pestaña Informes
… Luego especifique el texto personalizado
para el conjunto encabezado, pie de página y etiqueta personalizada.
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2.2 Definido Categorías y Preferencias Administrativas
Pestaña Tipo de Tarifa
Puede definir nuevos títulos para estos tipos de tasas, por ejemplo, Tasa comercial o Tasas del Gobierno.
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2.2 Definido Categorías y Preferencias Administrativas
Pestaña Hojas de Tiempo: Use esta pestaña para establecer opciones por defecto cuando use el módulo control de horas.
Pestaña Límites de Datos: Use esta pestaña para especificar el número máximo de niveles para la estructura jerárquica.
Pestaña Longitud de Id: Use esta pestaña para especificar el número máximo de caracteres para los IDs y códigos.
Pestaña Opciones: Use esta pestaña para especificar el intervalo de tiempo en que los resúmenes de costos y cantidad deben calcularse para el recurso y para mostrar en la actividad de hoja de cálculo.
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2.2 Definido Categorías y Preferencias Administrativas
Utilice el cuadro de diálogo Categorías de Administrador, para definir valores y categorías estándar que serán aplicables para todo el proyecto.
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1.
Definir y crear una nueva moneda 1. En el Menú Admin seleccione Monedas. Al hacer clic en el botón “ Agregar”, se añadirá una nueva moneda
La ficha General muestra la información correspondiente a la moneda seleccionada en el listado.
Puede hacer cambios a la información de la moneda en esta pestaña.
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Definir y crear una nueva moneda 2. ID de moneda
Nombre de moneda Símbolo de moneda Tipo de Cambio
NSL Nuevo Sol S/. 0.333333
3.
Puede cambiar el numero de decimal a 2.
4.
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2.3 AJUSTES DE PREFERENCIAS DE USUARIO
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Este cuadro de diálogo es usado para especificar parámetros y preferencias las cuales incluyen mostrar la información del tiempo, fecha y moneda. También es posible establecer las opciones para enviar correos electrónicos, especificar opciones de inicio y cambiar la contraseña.
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2.3 Ajustes de Preferencias de usuario 1. En el menú Editar seleccione Preferencias del usuario.
Este cuadro de diálogo es usado para especificar parámetros y preferencias las cuales incluyen mostrar la información del tiempo, fecha, moneda, correos electrónicos, cambio de contraseñas.
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2.3 Ajustes de Preferencias de usuario
Pestaña
de Tiempo
Unidades
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2.3 Ajustes de Preferencias de usuario
Seleccione el formato de preferencia que desee.
Pestaña Fechas Seleccione esta opción para excluir el tiempo para los campos de datos. Esta opción muestra un ejemplo del formato seleccionado.
Seleccione el carácter que desea usar para separar días, meses y años.
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2.3 Ajustes de Preferencias de usuario
Pestaña Moneda
Haga clic para seleccionar la moneda para visualizar costo.
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2.3 Ajustes de Preferencias de usuario
Pestaña Correo
En este campo se ingresa el correo del administrador. Esta opción se desactiva cuando escoge el protocolo de correo como Internet.
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2.3 Ajustes de Preferencias de usuario
Pestaña Asistencia Si desactiva uno o las dos casillas de verificación y adiciona un nuevo recurso o actividad, necesitará usar el diseño actual para ingresar la información.
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2.3 Ajustes de Preferencias de usuario
Pestaña Aplicación
Esta opción permite crear automáticamente un archivo de registro llamado ERROR.LOG cada vez que trabaje en el módulo de administración del proyecto.
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Haga su elección basado en el área en la que trabaja más a menudo; puede cambiar esta configuración a medida que sus requerimientos cambian.
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2.3 Ajustes de Preferencias de usuario
1. Haga Clic para cambiar su contraseña.
Pestaña Contraseña
2. Escriba una nueva contraseña. 3. Reescriba la nueva contraseña para la verificación.
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2.3 Ajustes de Preferencias de usuario
Pestaña Análisis de Recursos
Si elige calcular el límite del rol basado en Límite personalizado de roles y no hay un límite que haya sido definido para el rol, el módulo asume que dicho rol tiene un límite máximo
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Si usted manualmente planifica la asignación de recursos futuros en la Hoja de Cálculo de uso de recursos, este valor determina el intervalo de C escala de tiempo A S g n i mínimo en donde t l u puede introducir s n o C un valor. a
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2.3 Ajustes de Preferencias de usuario
Pestaña Filtros de Inicio
Cuando cambia una opción en el filtro de inicio, usted debe cerrar y luego reiniciar el modulo para que los cambios surtan efecto.
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