Taller 2- CORRECCION Redacción de Hallazgos OHSAS 18001 Este

TALLERES - FORMACION AUDITOR INTERNO OHSAS 18001 REDACCION DE HALLAZGOS OBJETIVO  Generar habilidad en el auditor para detectar no conformidades y observaciones, mejorar su redacción, clasificación y sustentación. ACTIVIDAD  En el siguiente caso, el participante en el curso de técnicas de auditoría interna debe identificar hallazgos de no conformidad ó hallazgos de observación, clasificar los hallazgos de no conformidad de acuerdo a la cláusula Norma OHSAS 18001:2007 y realizar la redacción respectiva de la no conformidad ó de la observación en el caso que aplique para cada hallazgo (utilizar el formato respectivo suministrado para cada redacción). TIEMPO  Tiene un tiempo máximo de 60 minutos para el desarrollo del Taller. DESARROLLO Nota: No Asuma, No Suponga y No Imagine absolutamente NADA. Recuerde ¡LOS HECHOS, SOLO LOS HECHOS AUDITORIAS DE OHSAS 18001:2007 SOLICITUD DE ACCIONES CORRECTIVAS Proceso revisado: Administrativa. Estándar y Número de Elemento: OHSAS 18001:2007 numeral 4.3.2; 4.4.1; 4.6 Hallazgos: En el proceso administrativo se evidencio que la organización no cuenta con los requisitos mínimos legales documentados; lo anterior contraviene los numerales 4.3.2; 4.4.1; 4.6 de la OHSAS 18001:2007 la cual dice que la organización debe mantener esta información actualizada, la alta dirección debe revisar el sistema de gestión SST, para asegurar su convivencia, adecuación y eficacia continua.

Auditor 1

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CASO 2 AUDITORIAS DE OHSAS 18001:2007 SOLICITUD DE ACCIONES CORRECTIVAS Proceso revisado: Administrativa. Estándar y Número de Elemento: OHSAS 18001:2007 numeral 4.4.2. Hallazgos: se encuentra dos que no cumplen con los parámetros de nivel educativo y no hay indicios de formación. El Director de Recursos Humanos dice que las personas están avaladas por experiencia, tienen 5 y 3 años en el cargo y que por ello no se ha realizado formación ni se va a considerar programarla en los siguientes meses; lo anterior tiene validez según los numerales 4.4.2 de la OHSAS 18001:2007 que dice que La organización debe asegurar que cualquier persona(s) bajo su control que realice tareas que pueden impactar sobre S&SO es (son) competente con base a educación apropiada, entrenamiento o experiencia, y debe tener los registros asociados.

Auditor CASO 3 AUDITORIAS DE OHSAS 18001:2007 Proceso revisado: Administrativa y operativa.

SOLICITUD DE ACCIONES CORRECTIVAS Estándar y Número de Elemento: OHSAS 18001:2007 numeral 4.4.1.; 4.4.2; 4.4.3

Hallazgos: detecta que los documentos P-4323 son películas que se encuentran en forma de vídeo. La empresa no posee un reproductor de video en esa sección que se encuentra a 3 kilómetros de las instalaciones de la casa matriz. El supervisor explica al auditor que él ha visto el video y lo explica a los operarios verbalmente porque no tiene equipo de reproducción, a pesar de que lo viene solicitando hace 1 año. El auditor mira en el procedimiento el proceso y detecta que esa sección tiene uno de los pasos más

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TALLERES - FORMACION AUDITOR INTERNO OHSAS 18001 críticos del proceso, razón por la cual se prefirió documentarlo con vídeo para evitar los errores que se venían presentando en la sección debido a la alta rotación de personal ; lo anterior contraviene los numerales 4.4.1 de la OHSAS 18001:2007 la cual dice la alta dirección debe demostrar su compromiso Asegurando la disponibilidad de recursos esenciales para establecer, implementar, mantener y mejorar el sistema de gestión S&SO. Y a los numerales 4.4.2 y 4.4.3; 4.4.6 de la OHSAS 18001 (4.4.2 Competencia, formación y toma de consciencia) y (4.4.3 Comunicación, participación y consulta) y (4.4.6 La organización debe determinar las operaciones y actividades que están asociadas con el peligro(s) identificado donde la implementación de controles es necesaria para manejar el riesgo(s) S&SO. Esto debe incluir la gestión del cambio)

Auditor

CASO 4 AUDITORIAS DE OHSAS 18001:2007 SOLICITUD DE ACCIONES CORRECTIVAS Proceso revisado: Administrativa. Estándar y Número de Elemento: OHSAS 18001:2007 numeral 4.1; 4.3.1; 4.5.2 Hallazgos: se evidenció que las auditorías internas se habían ejecutado según lo planificado. Las No Conformidades reportadas, tenían según el Representante por la Dirección, sus respectivos compromisos asociados (acciones correctivas) a las cuales se les había efectuado el seguimiento planificado. Entre ellos, aparece una No conformidad, cuya, acción correctiva no alcanzó los resultados planificados dentro del plazo pactado. De esta situación no aparece ningún reporte adicional o información al respecto, la no conformidad está abierta. El auditor no encuentra ningún soporte sobre este tema y no hay ninguna planeación de seguimiento al respecto; lo anterior contraviene los numerales 4.1; 4.3.1 y 4.5.2 ; 4.5.2.1 de la OHSAS 18001:2007 la cual dice La organización debe establecer, documentar, implementar, mantener y mejorar continuamente un Sistema de Gestión S&SO de acuerdo con los requisitos de esta norma OHSAS y determinar cómo cumplirá estos requisitos : La organización debe establecer, implementar y mantener un procedimiento(s) para la continua identificación de peligros, evaluación de riesgo, y determinación de los controles necesarios (4.5.2 Evaluación del cumplimiento) y (4.5.2.1 Consistente con su compromiso de cumplimiento [ver 4.2c)], la organización debe establecer, implementar y mantener un procedimiento(s) para evaluar periódicamente el cumplimiento con los requisitos legales aplicables.)

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Auditor CASO 5 AUDITORIAS DE OHSAS 18001:2007 SOLICITUD DE ACCIONES CORRECTIVAS Proceso revisado: Administrativa. Estándar y Número de Elemento: OHSAS 18001:2007 numeral 4.4.1. Hallazgos: se evalúa un sistema de gestión de la S y SO. El representante por la Dirección explica que en las exclusiones se incluyó el numeral 4.4.7 y lo contemplamos dentro de las exclusiones permitidas”. Vamos el año entrante a tener en cuenta su inclusión, una vez concluya el cambio de instalaciones y tengamos los equipos y personal entrenado necesarios.; ; lo anterior contraviene los numerales 4.4.7 de la OHSAS 18001:2007 la cual dice La organización debe La organización debe establecer, implementar y mantener un procedimiento(s): a) Para identificar el potencial de situaciones de emergencia; b) Para responder a tales situaciones de emergencia. La organización debe responder a situaciones de emergencia actuales y prevenir o mitigar consecuencias S&SO adversas asociadas.

Auditor Estándar /Elemento OHSAS 18001 ELEMENTO _4.3.2_

Observaciones u Oportunidades de Mejora La organización debe establecer, implementar y mantener un procedimiento(s) para identificar y acceder los requisitos legales y otros requisitos S&SO que son aplicables a ella. La organización debe asegurar que estos requisitos legales y otros

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TALLERES - FORMACION AUDITOR INTERNO OHSAS 18001 requisitos aplicables que la organización suscribe son tomados en cuenta para establecer, implementar y mantener su sistema de gestión S&SO. La organización debe mantener esta información actualizada. La organización debe comunicar información relevante sobre requisitos legales y otros requisitos a personas que trabajan bajo el control de la organización, y otras partes interesadas relevantes.

OHSAS 18001 ELEMENTO __4.6__

La alta gerencia debe revisar el sistema de gestión S&SO de la organización, a intervalos planeados, para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia continuos. Las revisiones deben incluir oportunidades de evaluación para el mejoramiento y la necesidad de cambios en el sistema de gestión S&SO, incluyendo la política y objetivos S&SO. Se deben mantener los registros de las revisiones por la gerencia. Los elementos de entrada a la revisión de la gerencia deben incluir: a) Resultados de auditorías internas y evaluación de conformidad con los requisitos legales aplicables y con otros requisitos que la organización suscribe; b) Resultados de participación y consulta (ver 4.4.3); c) Comunicación(es) relevante de partes interesadas externas, incluyendo quejas; d) Desempeño S&SO de la organización; e) Grado de cumplimiento de los objetivos; f) Estado de las investigaciones de incidentes, acciones correctivas y preventivas; g) Acciones a seguir de revisiones gerenciales previas; h) Cambios de circunstancias, incluyendo evolución en los requisitos legales y otros requisitos relacionados con S&SO; y i) Recomendaciones para la mejora.

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TALLERES - FORMACION AUDITOR INTERNO OHSAS 18001 Las conclusiones de las revisiones por la gerencia deben ser consistentes con el compromiso de la organización al mejoramiento continuo y deben incluir cualquier decisión y acción relacionada con el posible cambio de: a) Desempeño S&SO; b) Política y objetivos S&SO; c) Recursos; y d) Otros elementos del sistema de gestión S&SO.

La organización debe establecer, implementar y mantener un procedimiento(s): a) Para identificar el potencial de situaciones de emergencia; b) Para responder a tales situaciones de emergencia. La organización debe responder a situaciones de emergencia actuales y prevenir o mitigar consecuencias S&SO adversas asociadas.

OHSAS 18001 ELEMENTO __4.4.7__

Para planear su respuesta a emergencia, la organización deberá tomar en cuenta las necesidades de las partes interesadas relevantes, ej. servicios de emergencia y vecinos. La organización deberá también examinar su procedimiento(s) periódicamente para responder a situaciones de emergencia, cuando sea práctico, involucrar partes interesadas relevantes mientras sea apropiado. La organización debe revisar periódicamente y, cuando sea necesario, revisar su procedimiento(s) de preparación y respuesta, en particular, después de la revisión periódica y después de la ocurrencia de situaciones de emergencia (ver 4.5.3)

DESCRIPCIÓN DE CASOS 1. Una empresa de servicios recibe una auditoria de 18001. Durante la reunión de apertura el auditor pregunta si deben cumplir con alguna regulación de orden

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TALLERES - FORMACION AUDITOR INTERNO OHSAS 18001 legal. El gerente general informa que deben cumplir con algunas normas relacionadas con aspectos legales. Al día siguiente entrevista al Representante por la Dirección, quien comenta que se cumple con las normas legales básicas, pero que no es muy importante para lograr el certificado 18001 además, ningún empleado hasta el momento se ha quejado. Por otra parte el gerente no tiene copias ni tiempo para leer leyes. 2. En las hojas de vida de la organización todo cargo tiene competencia laboral que está definida por un perfil. En ese perfil se detalla el nivel educativo, la experiencia requerida para el cargo y el nivel de formación y de entrenamiento necesario. El auditor revisa las carpetas de los supervisores y encuentra dos que no cumplen con los parámetros de nivel educativo y no hay indicios de formación. El Director de Recursos Humanos dice que las personas están avaladas por experiencia, tienen 5 y 3 años en el cargo y que por ello no se ha realizado formación ni se va a considerar programarla en los siguientes meses. 3. Durante una auditoria de cumplimiento de la norma18001:2007, el auditor detecta que los documentos P-4323 son películas que se encuentran en forma de vídeo. La empresa no posee un reproductor de video en esa sección que se encuentra a 3 kilómetros de las instalaciones de la casa matriz. El supervisor explica al auditor que él ha visto el video y lo explica a los operarios verbalmente porque no tiene equipo de reproducción, a pesar de que lo viene solicitando hace 1 año. El auditor mira en el procedimiento el proceso y detecta que esa sección tiene uno de los pasos más críticos del proceso, razón por la cual se prefirió documentarlo con vídeo para evitar los errores que se venían presentando en la sección debido a la alta rotación de personal. Hay un procedimiento escrito en mal estado y que corresponde a la versión anterior del documento P-4323 que se encuentra enrollada cerca de los puestos de trabajo y que es consultada por los operarios, según informa uno de ellos, ante la carencia del reproductor de vídeo. 4. Realizando la auditoría interna en una empresa de manufactura, se evidenció que las auditorías internas se habían ejecutado según lo planificado. Las No Conformidades reportadas, tenían según el Representante por la Dirección, sus respectivos compromisos asociados (acciones correctivas) a las cuales se les había efectuado el seguimiento planificado. Entre ellos, aparece una No conformidad, cuya, acción correctiva no alcanzó los resultados planificados dentro del plazo pactado. De ésta situación no aparece ningún reporte adicional o información al respecto, la no conformidad está abierta. El auditor no encuentra ningún soporte sobre este tema y no hay ninguna planeación de seguimiento al respecto. La no conformidad está relacionada con los registros que debe un empleado diligenciar al realizar su operación diaria para ajustar la variable de temperatura en el proceso de extrusión, dejando evidencia en una carta de control. 5. Durante una auditoria de primera parte a una empresa de servicios, se evalúa un sistema de gestión de la S y SO. El representante por la Dirección explica que en las exclusiones se incluyó el numeral 4.4.7 y lo contemplamos dentro de las 7

TALLERES - FORMACION AUDITOR INTERNO OHSAS 18001 exclusiones permitidas”. Vamos el año entrante a tener en cuenta su inclusión, una vez concluya el cambio de instalaciones y tengamos los equipos y personal entrenado necesarios. Tengo incluso este cronograma de trabajo para lograr el cambio.

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