tablas dinamicas

Ing Ing eniero Héc Héc tor Montero Montero Sob ra d o CO NSUL NSULT TORÍA Y CA PA CIT CI TA CIÓN CI ÓN PRODUCTIV ODUCTIVA A SOLUCIONES SIMPLES A PROBLEMAS COMPLEJOS

INSTRUCTIVO PARA EL USO AVANZADO DE TABLAS DINÁMICAS Y o tr traa s func iona lid lid a d e s.

Consultoría & Capacitación Orientadas a Resultados

Ing Héc Héc tor Montero Montero Sob Sob rad o.

Soluciones Simples a Problemas Complejos

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INDICE B Bucar Horizontal.......................... Horizontal......................................... ............................. ............................ ............................. ............................. ............................ ............................. ............................. ............................ ............................. ............................. ...............6 .6 Búsqueda de datos Buscar VERTICAL.................. VERTICAL................................ ............................ ............................. ............................. ............................ ............................. ............................. ............................ ............................ ..................5 ....5

C  Códigos Códigos ASCII ........................... ......................................... ............................. ............................. ............................ ............................. ............................. ............................ ............................. ............................. ............................ ............................ ................35 ..35 Combinación Combinación de Teclas Rápidas.......................... Rápidas......................................... ............................. ............................ ............................. ............................. ............................ ............................ ............................. ............................. ..................36 ....36 Consultas Consultas a Bases de Datos externas ............................. ........................................... ............................ ............................. ............................. ............................ ............................. ............................. ............................ .......................28 .........28

R

Resume esume n G ene ral d e ShortCuts........................... ......................................... ............................ ............................. ............................. ............................ ............................. ............................. ............................ .......................33 .........33 T  Tablas dinámicas dinámicas Agregar Campos Calculados......................... Calculados....................................... ............................ ............................. ............................. ............................ ............................. ............................. .........................21 ...........21 Tablas Tablas dinámicas Agrupamientos........................ Agrupamientos....................................... ............................. ............................ ............................. ............................. ............................ ............................ ............................. ............................. ..................18 ....18 Tablas dinámicas dinámicas Armado de la Tabla ........................... ......................................... ............................ ............................. ............................. ............................ ............................. ............................. ............................ .........................8 ...........8 Tablas dinámicas Cálculos personalizados...................... personalizados..................................... ............................. ............................ ............................ ............................. ............................. ............................ ............................. .....................11 ......11 Tablas dinámicas Configuración Configuración del Campo-OPCIONES Campo-OPCIONES ........................... ......................................... ............................ ............................. ............................. ............................ ............................. .....................10 ......10 Tablas Dinámicas Dinámicas Construcción Construcción a partir de otro libro ............................. ........................................... ............................. ............................. ............................ ............................. ............................. .........................24 ...........24 Tablas Dinámicas Dinámicas Ejemplo de tabla................................. tabla................................................ ............................. ............................ ............................ ............................. ............................. ............................ ............................. .......................7 ........7 Tablas dinámicas Ejemplos Ejemplos de Subtotales Subtotales ............................ .......................................... ............................. ............................. ............................ ............................. ............................. ............................ ............................ ................14 ..14 Tablas dinámicas dinámicas Eliminar Eliminar Subtotales Subtotales ........................... ......................................... ............................ ............................. ............................. ............................ ............................. ............................. ............................ .......................14 .........14 Tablas dinámicas Ocultar Campos..................... Campos................................... ............................. ............................. ............................ ............................ ............................. ............................. ............................ ............................. .....................15 ......15 Tablas dinámicas dinámicas Operaciones Operaciones ........................... ......................................... ............................. ............................. ............................ ............................ ............................. ............................. ............................ ............................. ...................8, ....8, 9 Tablas dinámicas dinámicas Uso de la Barra de Herramientas Herramientas ........................... .......................................... ............................. ............................ ............................. ............................. ............................ ............................ ..................9 ....9 Tablas dinámicas dinámicas uso del Icono de Configuración Configuración de Campo ............................. ........................................... ............................. ............................. ............................ ............................. ............................. ...............9 .9

V  Validacion Validacion de listas ........................... ......................................... ............................. ............................. ............................ ............................. ............................. ............................ ............................. ............................. ............................ .........................3 ...........3

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INDICE B Bucar Horizontal.......................... Horizontal......................................... ............................. ............................ ............................. ............................. ............................ ............................. ............................. ............................ ............................. ............................. ...............6 .6 Búsqueda de datos Buscar VERTICAL.................. VERTICAL................................ ............................ ............................. ............................. ............................ ............................. ............................. ............................ ............................ ..................5 ....5

C  Códigos Códigos ASCII ........................... ......................................... ............................. ............................. ............................ ............................. ............................. ............................ ............................. ............................. ............................ ............................ ................35 ..35 Combinación Combinación de Teclas Rápidas.......................... Rápidas......................................... ............................. ............................ ............................. ............................. ............................ ............................ ............................. ............................. ..................36 ....36 Consultas Consultas a Bases de Datos externas ............................. ........................................... ............................ ............................. ............................. ............................ ............................. ............................. ............................ .......................28 .........28

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Resume esume n G ene ral d e ShortCuts........................... ......................................... ............................ ............................. ............................. ............................ ............................. ............................. ............................ .......................33 .........33 T  Tablas dinámicas dinámicas Agregar Campos Calculados......................... Calculados....................................... ............................ ............................. ............................. ............................ ............................. ............................. .........................21 ...........21 Tablas Tablas dinámicas Agrupamientos........................ Agrupamientos....................................... ............................. ............................ ............................. ............................. ............................ ............................ ............................. ............................. ..................18 ....18 Tablas dinámicas dinámicas Armado de la Tabla ........................... ......................................... ............................ ............................. ............................. ............................ ............................. ............................. ............................ .........................8 ...........8 Tablas dinámicas Cálculos personalizados...................... personalizados..................................... ............................. ............................ ............................ ............................. ............................. ............................ ............................. .....................11 ......11 Tablas dinámicas Configuración Configuración del Campo-OPCIONES Campo-OPCIONES ........................... ......................................... ............................ ............................. ............................. ............................ ............................. .....................10 ......10 Tablas Dinámicas Dinámicas Construcción Construcción a partir de otro libro ............................. ........................................... ............................. ............................. ............................ ............................. ............................. .........................24 ...........24 Tablas Dinámicas Dinámicas Ejemplo de tabla................................. tabla................................................ ............................. ............................ ............................ ............................. ............................. ............................ ............................. .......................7 ........7 Tablas dinámicas Ejemplos Ejemplos de Subtotales Subtotales ............................ .......................................... ............................. ............................. ............................ ............................. ............................. ............................ ............................ ................14 ..14 Tablas dinámicas dinámicas Eliminar Eliminar Subtotales Subtotales ........................... ......................................... ............................ ............................. ............................. ............................ ............................. ............................. ............................ .......................14 .........14 Tablas dinámicas Ocultar Campos..................... Campos................................... ............................. ............................. ............................ ............................ ............................. ............................. ............................ ............................. .....................15 ......15 Tablas dinámicas dinámicas Operaciones Operaciones ........................... ......................................... ............................. ............................. ............................ ............................ ............................. ............................. ............................ ............................. ...................8, ....8, 9 Tablas dinámicas dinámicas Uso de la Barra de Herramientas Herramientas ........................... .......................................... ............................. ............................ ............................. ............................. ............................ ............................ ..................9 ....9 Tablas dinámicas dinámicas uso del Icono de Configuración Configuración de Campo ............................. ........................................... ............................. ............................. ............................ ............................. ............................. ...............9 .9

V  Validacion Validacion de listas ........................... ......................................... ............................. ............................. ............................ ............................. ............................. ............................ ............................. ............................. ............................ .........................3 ...........3

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HERRAMIENTAS INTRODUCTORIAS EXCEL AVANZADO  VALIDACIÓN d e

las entrad as d e c elda a los d a tos d e una lista o e ntra ntra d a d e DATOS DATOS numéricos. O listas de nombres. Prime ra me nte p ara no mb ra r nom b res, es, de be d e c rea rse la lista , lueg lueg o ub ic am os el c urs ursor en el primer dato de la lista, presionamos CTRL+SHIFT+Flecha abajo, luego ubicamos el cursos en el CUADRO DE NOMBRES, escribimos el nombre, y presionamos la tecla ENTER, p a ra verifi verificc a r los los nom b res c ont enidos enid os en un lib lib ro lo b usc usc a mo s c on CT CTR RL+F3. +F3.

En la m isma hoja d e c álc ulo, ulo, esc esc riba la lista d e e ntra ntra da s vá lida s en una únic únic a c olumna o en una únic únic a fil fila . Selec c ione las c elda eld a s q ue d esee esee VALI VALIDAR DAR.. En el menú Da tos, tos, ha g a c lic en Va lid a c ión y elij elija la ficha Co nfig nfig ura ura c ión. En el e l c ua d ro Permitir Permitir,, hag a c lic lic en Lista ista . En el cuadro Origen, introd ntrod uzc uzc a una referenc ia a lista ista d e d a tos válid válid os. os. Cuando ya haya hecho listas, en otra hoja que preferiblemente esté en el mismo libro, presione la tecla F3, entonces aparecerá en el cuadro PEGAR NOMBRE, un listado de rangos con nombre seleccione el que necesita y listo listo . Si desea hacer una selección en una lista de entrad entrad as c uando hag a c lic en una celda restringida, compruebe que la casilla de veri verific fic ac ión Ce lda c on lis lista d esplega esplega ble está está a c tivad tivad a. Para especificar que la entrada no es válida si las celdas están restringidas o si las celdas que contienen la lista de datos válidos están en blanco, desactive la casilla de verifi verificc a c ión Om itir blanc os. os. Para que aparezcan mensajes que pidan entradas y que expliquen o impidan las entradas incorrectas, especifique los tipos de mensajes que desee en las fichas Mensaje entrante y Mensa Mensa je de error. error. ¿Cómo? Para omitir la presentación de mensajes, desactive las casillas de verificación Mostrar me nsa nsa je a l selec selec c iona r la c elda en la fic fic ha Me nsa nsa je e ntra ntra nte y M ostr ostraa r me nsa nsa je d e e rror sisi se introd introd uc en d a tos no vá lidos en la ficha Me nsa nsa je d e e rror. 3 Te l 506-2317858 506-2317858 Celula Ce lula r 506-3769751 506-3769751 Ma il hec m os os@ @hotm ail.co m www.geo cities.com cities.com / hmonteros/  hmonteros/ 

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Sugerencias Si la lista d e ent ra d a s vá lid a s es c orta , pued en e sc ribirse las entrad a s en e l cua dro O rigen en vez de hac erlo en una hoja de c álculo, sep arad as po r el ca rác ter de sep arac ión d e listas de Windows (como valor predeterminado, comas). Por ejemplo, puede escribir Inferior, Promedio, Superior en el cuadro Origen en vez de introducir las tres palabras en una hoja d e c álculo. Si la lista de entradas válidas puede cambiar, asigne un nombre al rango de lista y, a continuación, escríbalo en el cuadro Origen. Si el rango al que se haya asignado el nom b re c rec e o d isminuye de bido a los c a mb ios q ue se realic en en la lista en la hoja d e c á lc ulo, éstos se reflejarán a utom á tic a me nte e n la lista d e e ntra d a s vá lid a s d e la c elda . Si la lista de entradas válidas está en otra hoja de cálculo o en otro libro, defina un nom bre pa ra los da tos externos en la hoja d e c á lc ulo a c tiva. En el cua d ro O rige n, pued e hacerse referencia al nombre en la misma hoja de cálculo. Por ejemplo, si la lista de entradas válidas está en las celdas A6:A12 de la primera hoja de cálculo de un libro denominado Presupuesto.xls, puede definirse el nombre DatosVálidos en la hoja de cálculo activa para que sea =[Presupuesto.xls]Hoja1!$A$6:$A12 y, a continuación, introd uc ir =Dato sVálid os en el c ua d ro Orige n.

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BUSQUEDA DE DATOS:  BUSCARV Buscar VerticalDada una matriz (área compuesta por varias FILAS y COLUMNAS), busc ar un valor que c oinc ida co n un va lor en forma exacta c on un va lor BUSCADO d e forma que de pe ndiend o la co lumna en la que e sté ubic ad o a pa rezc a los valores c oinc ide ntes. Busca un valor específico en la columna más a izquierda de una matriz y devuelve el valor en la misma fila de una columna especificada en la tabla. Utilice BUSCARV en lugar de BUSCARH cuando los valores de comparación se encuentren en una columna situada a la izquierda de los da tos que desea enc ontrar. Sintaxis BUSCARV(valor_buscado;matriz_de_comparación;indicador_columnas;ordenado) Valor_busc ad o e s el valor que se b usc a en la p rime ra c olumna d e la m atriz. Valor_busc ad o p ued e ser un valor, una referenc ia o una c ad ena de texto. Ma triz_de _c om pa rac ión es el c onjunto de informac ión do nde se busc an los da tos. Utilic e una referencia a un rang o o un nom bre d e rango , co mo po r ejemp lo Base_de _da tos o Lista. Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores de la primera columna del argumento matriz_de_comparación deben colocarse en orden ascendente: ...; -2; -1; 0; 1; 2; ... ; A-Z; FALSO; VERDADERO. De lo c on trario, BUSCA RV p od ría d ev olve r un va lor inc orrec to . Pa ra c oloc a r los va lores en o rden asc end ente, elija el co ma ndo Ordena r del menú Da tos y selecc ione la opc ión Asc end ente. Los valores de la p rime ra c olumna de ma triz_de _c om pa rac ión pue de n ser texto, números o valores lógicos. El texto escrito en mayúsculas y minúsculas es equivalente. Indica do r_co lumnas es el número de co lumna d e ma triz_de _c omp arac ión desde la cua l de be devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la función de vuelve el valor de la prime ra c olumna de l argum ento ma triz_de _c om pa rac ión; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de matriz_de_comparación y así sucesivamente. Si indicador_columnas es menor que 1, BUSCARV devuelve el valor de error # ¡VALOR!; si indicador_columnas es mayor que el número de c olumnas de matriz_de_comparación, BUSCARV devuelve el valor de error # ¡REF! Orde nad o Es un va lor lógico que indica si desea que la función BUSCARV busque un valor igual o aproximado al valor especificado. Si el argumento ordenado es VERDADERO o se omite, la función devuelve un valor aproximado, es decir, si no encuentra un valor exacto, devolverá el valor inmediatamente menor que valor_buscado. Si ordenado es FALSO, BUSCARV devuelve el va lor b usc a d o. Si no e nc uentra ningú n valor, d evue lve el valor de e rror # N/A.

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Se verba liza de la siguiente forma :  En el ca mp o Valor Busc ad o: “Ca da vez yo introd uzc o o a pa rezca un valor en..”  Matriz Buscar en: “Este valor tiene que ser buscado en la matriz que se encuentra  en..”  Indic ad or de Columna s: “Y arrastre los valores que se e nc uentran en la c olumna  Número”  Ordenado: Se coloca un cero Siempre para que se hallen solamente valores  EXACTOS  Observaciones Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es VERDADERO, utiliza el valor más grande q ue sea m eno r o igual a va lor_busc a do . Si valor_busc ad o es me nor que e l me nor valor de la p rime ra c olumna de ma triz_de _c om pa rac ión, BUSCARV devuelve el valor de error #N/A. Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es FALSO, devuelve el valor de error #N/A. La Búsq ued a Horizont a l BUSCARH se ve rba liza de la misma forma solame nte q ue la b úsque da se ejecuta en foma HORIZONTAL siendo el valor buscado los valores de la PRIMERA FILA de la matriz que se elige.

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USO EXPERTO DE TABLAS DINÁMICAS Esta opción permite resumir y analizar rápidamente valores contenidos en una tabla o base de datos. Excel ofrece diferentes opciones de distinta grado de c om plejida d a la hora d e implementa r tab las d inám ic as. Come nzaremos c on un ejemplo sencillo y de esta forma iremos familiarizándonos con el asistente para ta b la s d iná mic a s. Los ejem p los los c onstruirem os sob re la b a se d e d a to s sig uiente , pue de enc ontrarla en e l arc hivo Prac tica Tablas Dinám ic as.xls No m b re Luís Ma ría Merc ed es Olga Ag ustín Ant on ia Javier Nuria Esther Ana José Juan Da vid Teresa Ma nuel Ped ro Ra m iro Pila r Ra m ó n Do lores

Ciud a d ÁREA DE VENTASs Ca rta g o Vent a s Por Ma yor Ca rtag o Venta s Por Ma yor Ca rtag o Venta s Por Ma yor Ca rtag o Venta s Por Ma yor Ala juela Ve nt a s Servic ios Alajue la Ven ta s Servic ios Hered ia Venta s Area Autom otriz Hered ia Venta s Area Autom otriz Hered ia Vent a s Area Auto mo triz Sa n José Vent a s Por Ma yor Sa n José Venta s Por Ma yor Sa n José Vent a s Por Ma yor Sa n José Venta s Por Ma yor Limó n Ven ta s Servic ios Limó n Ven ta s Servic ios Gua na c a ste Venta s Area Autom otriz Gua na c a ste Venta s Area Autom otriz Gua na c a ste Venta s Area Autom otriz Gu a na c a ste Ve nta s Area Auto mo triz Punt a rena s Ven ta s Area Aut om ot riz

Ed a d 43 47 39 35 35 48 44 55 40 32 38 41 48 54 40 32 37 53 57 50

Profe sión Ing eniero Tec nico Med io Tec nico Med io Tec nico Me d io Sin Titulo Forma l Sin Titulo Form a l Tec nico Med io Tec nico Med io Ing eniero Ing eniero Sin Titulo Forma l Ing eniero Sin Titulo Forma l Tec nico Me d io Tec nico Me d io Inge niero Tec nico Med io Tec nico Med io Sin Titulo Form a l Sin Titulo Forma l

Fec ha 09/09/ 2000 04/ 03/ 2000 03/ 06/ 2000 04/ 08/ 2000 02/ 02/ 2000 09/05/ 2000 06/ 04/ 2000 08/ 06/ 2000 02/12/ 2000 07/04/ 2000 08/ 01/ 2000 08/07/ 2000 12/ 11/ 2000 09/08/ 2000 02/ 10/ 2000 05/ 01/ 2000 12/ 10/ 2000 03/ 10/ 1999 02/04/ 2000 05/ 03/ 2000

Ingreso 40000 45000 55000 60000 55000 60000 50000 45000 40000 60000 50000 50000 50000 40000 55000 55000 40000 40000 55000 45000

Ejemplo. Desa rrolla r la Ta b la q ue mue stra la e d a d med ia p or Profe sión y ÁREA D E VENTAS. 1. Sitúe el cursor en la primera fila, primera columna de la base de datos. Puede colocarlo en cualquier parte de la tabla, pero es habitual ponerlo en esta posición. 2. Active op c ión d el menú Datos/ Asistente pa ra tabla s dinám ica s. Se d esp lieg a la p rime ra venta na d el asistente d ond e se p reg unta sob re e l orige n d e la ba se d e da tos, deje a c tivad a la op c ión Lista o Base de datos de Microsoft Excel y Presione sobre Siguiente .

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3. Aho ra , el asistente p id e q ue selec c ione el ra ng o q ue c ontiene los d a tos que se quieren utilizar. Si el rango ya aparece seleccionado no hará falta que lo selec c ione , si ap a rec e el texto Ba se d e Dato s, de b erá selec c iona rlo inc luyend o la primera fila. Presione sobre Siguiente , ap arec erá una ventana d enominad a p aso3 d e 3, a quí d eb e d e p ulsa r la o p c ión DISEÑO. 4. Apa rec e una venta na c on los nom bres d e los c am po s y la de sc rip c ión d e los eleme ntos de la tab la. 5. Selecc ione el ca mp o Profesión y a rrá strelo ha sta p osic ión Fila de la ta bla. 6. Selec c ione c a mp o ÁREA DE VENTAS y arrástrelo hasta posición Columna de la tabla. 7. Selecc ione c a mp o Edad y a rrá strelo ha sta p osic ión Datos de la ta bla. 8. Seguramente en Datos aparecerá Contar de Edad para cambiar a Suma de Edad , o a Promedio de Edad, haga doble clic sobre Contar de Edad, se d esp leg a rá un c ua d ro c on una lista d e func ione s, selec c ione Prom ed io y Presione Aceptar p a ra vo lver al asiste nte , Presione sob re Siguiente . 9. En este paso, tendrá que seleccionar la casilla donde quiera que se genere la tabla, seleccione Hoja de cálculo nueva. Presione sob re Terminar.

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El a sistente ha b rá ge nera d o una ta b la c om o la q ue se m uestra a c ontinuac ión.

Operaciones c on una tab la d inám ic a . Cua ndo se g enera una tab la dinámica , Exc el muestra una b a rra d e herra mientas para poder realizar diferentes operaciones con las datos obtenidos de la tabla. Rea lic e los ejerc ic ios sig uiente s p a ra ver c om o func iona n las d iferente s op c ion es. Si no aparece la barra de herramientas active opción de la barra de menús Ver/  Barras de Herramientas/ Tab la d inám ica .

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Cam bia r la func ión. c am bia rem os la func ión Prom ed io por la función Contar. 1. Selec c ione o ubíque se e n c ualquier c elda p ero d entro d e la tab la d inám ic a 2. Presione sob re el b ot ón

.

3. Se a b re un c ua d ro d e d iá log o. De la lista Resumir por, esc oja e lem ento Contar y Presione sobre Aceptar. Ob serve q ue a de má s d e c onta r pued e Suman, Multip lic a r, ob tener va lores má ximo s y mínimos, etc .

** Observe q ue la ta b la d iná mic a mue stra c ua ntos eleme ntos ha y po r Profesión y ÁREA DE VENTAS. A continuación veremos que % representa cada uno de ellos respecto a los elementos de la fila, esto es, que % hay de Ingenieros, Sin Título Formal y Técnicos Me d ios. Rep ita los p a sos a nte riores y en e l terc er p a so, Presione sob re e l b otó n Opciones , despliegue la lista Mostrar datos como y seleccione elemento % de Fila , Presione sobre Acepta r. El Total general de las filas (40%, 20% y 40%) rep resenta el % d e e lemen to s p or ÁREA DE VENTAS. Pruebe con % de Columna para ver que % de elem entos ha y p or ÁREA DE VENTAS. Pruebe con % del total para ver el % de elementos p or ÁREA DE VENTAS y Profesión , (q ue % d e Ingenieros hay en Cartago, Venta Área Automotriz,...., que % de Sin Título Formal hay en Ca rta g o, Venta d e Servic ios,...)

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CÁLCULOS PERSONALIZADOS Pa ra rea liza r c á lculos persona liza d o en ca mpos de d atos está n d isponibles las siguientes func ione s. Si d esea c rea r una fó rmula q ue op ere co n los d a tos d e una ta bla d iná mica o de un gráfico d inám ic o, pued e c rea r un ca mpo ca lculado o un elemento c alculad o. Función Diferenc ia de

% De

% d e la d iferenc ia de

Total en

% d e la fila

% d e la c olumna

% d el tota l

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Resultado Mue stra to d os los d a to s en e l área de d atos c omo la diferenc ia entre e l valor de l Camp o base y del Elemento base espe c ific ad os. El ca mp o ba se y el eleme nto b ase p roporcionan los d a tos q ue se utiliza n en e l c á lculo p ersona liza d o. Muestra tod os los da tos en e l área de da tos c omo un po rc enta je de l valor de l Campo base y del Elemento ba se esp ec ifica d os. El c am po ba se y el elemento b ase p rop orc iona n los d ato s que se utilizan en el cálculo personalizado. Presenta tod os los d a tos en el área d e d a tos c om o la d iferenc ia entre e l valor de l Camp o base y del Elemento base , pe ro p resenta la d iferenc ia c om o un p orce nta je d e los d a tos b a se. El c am po ba se y el elem ento b ase p rop orc iona n los da tos que se utilizan en el cálculo personalizado. Presenta los datos de elementos suc esivos c om o un tota l a c tua l Deb erá selec c iona r el c a mp o c uyos eleme ntos d esee mo strar en un total ac tual. En un informe d e ta b la d iná mica , p resenta los d a tos d e c a da fila c omo un porcenta je d el total de c ad a fila. En un informe de gráfic o d inám ic o, presenta los da tos c om o un p orc enta je d el total de la c ateg oría. En un informe d e ta b la d iná mic a, p resenta tod os los d a tos d e ca da co lumna c omo p orc entaje de l total de c ad a c olumna. En un informe d e g rá fic o d iná mico , presenta los d ato s c om o un po rc enta je de l total de la serie. En un informe d e ta b la d iná mic a , presenta los d a tos en e l á rea de da tos c om o un porce ntaje del total ge neral de tod os los d a tos d el informe d e ta b la d iná mic a. En un informe d e ta b la dinámica , presenta los da tos c omo un po rc entaje d el total de los puntos de da tos. Presenta los d a to s utiliza nd o los siguiente s c á lculos: ((valor en c elda ) x (Suma tota l d e suma s tota les)) / ((Suma tota l d e fila ) x (Suma tota l d e c olumna))

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Ejem plo 1. Cree una ta b la d inám ic a c om o la a nterior p ero en luga r de Prom ed io de Ed a d , seleccione Suma de Ingreso. La tabla debe quedar como se muestra a continuación.

A continuación veremos la misma tabla pero en acumulados por Profesión, por ejemplo, en Ingeniero Cartago veremos 150000, en Sin Título Formal Cartago (150000+160000 = 310000) y en Téc nico Me d io Ca rta g o (310000+100000 = 410000). Selec c ione la p rime ra c a silla d e la ta b la d iná mic a (A1). 2. Presione sob re el b ot ón

.

3. Se a b re un c ua d ro d e d iá log o. De la lista Resumir por, deje el elem ento Sumar y Presione sob re Opciones. 4. En lista Mostrar da tos c om o, selec c ione Total en. 5. En lista Camp o ba se, selec c ione elemento Profesión. **Prue b e mostrar los d a to s a c um ulad os p or ÁREA DE VENTAS. Ejem plo 2. Vuelva a d ejar la ta b la d e m od o q ue m uestre la suma d e los ing resos p or Profesión (e n FILA) y Á REA DE VENTAS en (C olum na ). Ob serve q ue en la ÁREA DE VENTAS q ue se rec aud a má s d inero e s la d e Ca rta g o. A c ontinuac ión va mo s a m ostrar la d iferenc ia c on resp ec to a Ca rta g o d e la s otra s d os ÁREA DE VENTAS, es d ec ir, verem os c ua nto se rec a ud a me nos (o m á s) de los Ing enieros, Sin Título Forma l y Téc nic o M ed ios d e Vent a Á rea Auto mo triz y Venta d e Servic ios c on resp ec to a los de Ca rtag o. 1. Selec c ione la p rime ra c a silla d e la tab la d inám ic a .

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2. Presione sob re el b ot ón

.

3. Se a b re un c ua d ro d e d iá log o. De la lista Resumir por, de je e l eleme nto Sumar y Presione sob re Opciones. 4. En lista Mostrar da tos c om o, selec c ione Diferenc ia de. 5. En lista Campo base, selec c ione eleme nto ÁREA DE VENTAS, en Elemento base seleccione Cartago.

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Ejem plo d e Subtotales. Co nstruya una ta b la d iná mica c om o la a nterior p ero interc a mb ie fila s y c olumnas, es de c ir, en fila p ong a Á REA DE VENTAS y e n c olumna p ong a Profesión . Inc luir un nuevo e leme nto p ara la s filas. Haremos que aparezcan las Ciudades al la d o d e c a d a ÁREA DE VENTAS. 1. Selec c ione tod a la c olumna d e ÁREA DE VENTAS. Ha g a c lic sob re e l rótulo q ue pone ÁREA DE VENTAS. 2. Presion e sob re el b otó n d e la ba rra de tab la diná mica o ha ga c lic co n el b otó n sec und a rio sob re el rótu lo Á REA DE VENTAS y selec c ione Agrupar y Esquema y lueg o Mo strar Deta lle. 3. Seleccione elemento, en este caso Ciudad. Presione sobre Aceptar. La tabla que ap a rec erá será c om o la q ue se mue stra a c ontinua c ión.

** Si desea inc luir má s de una fila o c olumna d e d ato s tam bién pue de hac erlo c uand o se e stá construyendo la tabla a través del asistente. Solo debe incluir los campos que desee teniendo en c uenta po ner el c am po de ma yor nivel de a grupa c ión a ntes que e l de meno r nivel. Por ejem plo, si construye la presente tabla dinámica incluyendo los campos ÁREA DE VENTAS y Ciudad en filas, debe hacerlo en este orden para que se muestren los resultados convenientemente agrupados (las c iud a d es p or ÁREA DE VENTAS), si inc luye c iuda d y lueg o ÁREA DE VENTAS es p osible q ue los da tos ap arezc an ma l ag rupa do s.

Ocultar los totales por ÁREA DE VENTAS. 1. Ha ga d ob le c lic sob re el botó n d e c a mp o c orresp ond ien te . ÁREA DE VENTAS en este c aso. Se d esp lieg a el cua d ro d e d iá log o Campo de la tabla dinámica . Tel 506-2317858 Celula r 506-3769751 Ma il hec m os@hotm ail.co m www.geo cities.com / hmonteros/ 

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2. En a p a rta d o Subtotales, selecc ione el botó n d e rad io Ninguno. 3. Presione sob re Aceptar. ** Si de sea volver a mo strarlos rep ita los pa sos a nteriores y selec cione Auto má tico .

Mo strar la Sum a y el prom edio por ÁREA DE VENTAS. 1. Ha ga d ob le c lic sob re el b otó n d e c a mp o c orresp ond iente . ÁREA DE VENTAS en este c aso. Se d esp lieg a el cua d ro d e d iá log o Campo de la tabla dinámica . 2. En a p a rta d o Subtotales, selec c ione los eleme ntos Suma y Promedio. 3. Presione sob re Aceptar. ** Cuando aparecen tantos valores resulta conveniente dar formatos de colores a los diferentes resúmene s que a pa rec en en la tab la.

Ocultar un ca mp o de una tab la dinám ica . Oc ultaremo s el c am po Ciuda d. 1. Selec c ione el ca mp o a oc ulta r. En nuestro c a so C iud a d . 2. Presione sob re el b otó n d e la ba rra de ta b la dinám ic a o b ien Presione el b otón sec unda rio y selec c ione Ag rupa r y Esque ma / Oc ultar deta lle. ** Pa ra vo lver a mo strar el de ta lle, d eb e selec c iona r el c a mp o ÁREA DE VENTAS y pu lsa r sob re e l b ot ón . Teng a en cue nta q ue si no está selec c iona d a la Á REA DE VENTAS y utiliza esta op c ión, se le preguntará de nuevo por que c am po de sea ag rupa r. ** Si sólo d esea mo strar el de ta lle d e u n e leme nto , la s c iuda d es d e la ÁREA DE VENTAS d e Ca rtag o po r ejemp lo, selecc ione únic am ente este e leme nto y Presione sob re el bo tón

Orde nar los elem entos de una fila o c olumna. Ord ena rem os los eleme ntos d el ca mp o Profesión en o rd en d esc end ente . 1. Ha g a d ob le c lic sob re e l b otó n d e c a mp o. Profesión en nuestro c a so. 2. Presione sob re e l bo tó n Avanzado... Tel 506-2317858 Celula r 506-3769751 Ma il hec m os@hotm ail.co m www.geo cities.com / hmonteros/ 

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3. En Opc iones de Autoordenar, seleccione Descendente . 4. Presione sob re Aceptar.

Mostrar el va lor má s alto d e un c ampo (o lo s dos valores má s altos, o los tres...) Esta opción sirve para ver los N elementos mayores de una tabla. En este caso mo straremos cua l es la Profe sión q ue d a má s ingresos. 1. Ha g a d ob le c lic sob re e l b otó n d e c a mp o. Profesión en nuestro c a so. 2. Presione sob re el bo tó n Avanzado... 3. En Opciones de Automostrar, selecc ione b otón d e rad io Automáticamente . En lista Mostrar seleccione Superioresy en el c uad ro d e texto de al lad o, ponga 1.

Mostrar los de talles de un elem ento. (esto es mo strar que elem entos co nforman un resume n o g rupo) Co mo ejem p lo, m ostra rem os los elem entos q ue c onforma n los Sin Título Forma l de Cartago. Solo d eb e selec c iona r el eleme nto d ond e c ruza el eleme nto Sin Título Forma l con la C iuda d Carta g o y hac er do ble clic , se c rea rá y ac tivará una nueva hoja do nde verá los eleme ntos q ue c onfo rma n este sub tot a l. ** Si d esea que esto no oc urra , es d ec ir q ue a l ha c er do b le clic no se m uestren de ta lles, hag a lo siguiente: Haga clic con el botón secundario sobre cualquier elemento de la tabla, del menú contextual que se despliega, seleccione elemento Opciones... se activa el cuadro de diálogo Opciones de la tabla dinámica , en apartado Opciones de Datos desactive la casilla Habilitar Traspasar Detalles.

Utilizar un c am po de pá gina. A veces, por comodidad a la hora de trabajar con datos de una tabla, resulta conveniente utilizar un campo de página. Un campo de página le permitirá c a mb ia r los grup os d e va lores q ue se m uestra n en la ta b la . En el siguiente e jem p lo haremos lo mismo que en el anterior, es decir mostrar la suma de ingresos por ÁREA DE VENTASs, Ciudades y Profesión, pero el campo ÁREA DE VENTAS lo utiliza rem os c om o c a mp o d e p á gina. En la t a b la p od rá ve r los ing resos p or Ciuda d Tel 506-2317858 Celula r 506-3769751 Ma il hec m os@hotm ail.co m www.geo cities.com / hmonteros/ 

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y Profesión con la opción de ver solo las ciudades de una determinada ÁREA DE VENTAS q ue se selec c iona rá a tra vés d el ca mp o d e p á gina. 1. Sitúe el cursor en la primera fila, primera columna de la base de datos. Puede colocarlo en cualquier parte de la tabla, pero es habitual ponerlo en esta posición. 2. Active op c ión d el menú Datos/ Asistente pa ra tabla s dinám ica s. Se d esp lieg a la p rime ra venta na d el asistente d ond e se p reg unta sob re e l orige n d e la ba se d e da tos, deje a c tivad a la op c ión Lista o Base de datos de Microsoft Excel y Presione sobre Siguiente . 3. Aho ra , el a sistente p id e q ue selec c ione el ra ng o q ue c ontiene los d a tos q ue se quieren utilizar. Si el rango ya aparece seleccionado no hará falta que lo selec c ione, en c a so c ontra rio selec c iónelo. Presione sob re Siguiente . 4. Ap a rec e una venta na c on los nomb res d e los c am po s y la d esc ripc ión d e los eleme ntos de la tab la. 5. Selecc ione el ca mp o ÁREA DE VENTAS y a rrá strelo ha sta p osic ión Página. 6. Selecc ione el ca mp o Ciudad y a rrá strelo ha sta p osic ión Fila de la tabla. 6. Selec c ione c am po Profesión y arrástrelo hasta posición Columna de la tab la. 7. Selec c ione c a mp o Ingreso y arrástrelo hasta posición Datos d e la ta b la . Deje la operación Suma. 9. En este paso, tendrá que seleccionar la casilla donde quiera que se genere la tabla, seleccione Hoja d e c álculo nueva. Presione sobre Terminar

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La ta b la q ue se g ene ra rá d eb e ser simila r a la sig uiente .

Ob serve q ue e nc ima d e la ta b la a p a rec e e l c a mp o ÁREA DE VENTAS c omo una lista desplegable, active esta lista y solo tendrá que seleccionar la ÁREA DE VENTAS p a ra q ue e n la ta b la a p a rezc a n solo las c iud a d es d e e sta ÁREA DE VENTAS. Oc ultar un eleme nto d e la tabla. Se o c ultar cua lquier eleme nto d e una pá gina, co lumna o fila. Com o e jemp lo, oc ulta rem os los to ta les p a ra la ÁREA DE VENTASd e C a rta g o. 1. Ha g a d ob le c lic sob re e l c a mp o d e p á g ina ÁREA DE VENTAS. Se d esp lieg a e l cua dro d e d iálogo Campo d e la tabla dinámic a . 2. En lista de elementos Ocultar elementos, seleccione el que desea ocultar. Ca rta g o en nuestro c a so. 3. Presione so b re e l bo tón Aceptar. **Ahora a l de splega r la lista, ob serve que no a pa rec e el eleme nto Ca rta go . ** Observe que cuando selecciona Todas, no aparecen las ciudades correspondientes a Cartago. Si desea que al seleccionar Todas aparezcan todos los elementos (todas las ciudades en este caso), haga clic con el botón secundario sobre la tabla y seleccione del menú contextual elemento Opciones..., se despliega el cuadro de diálogo Opciones de tabla dinámica , en apartado Opc iones de forma to, ac tive la o pc ión Subtotales de elementos oc ultos de pá gina. ** Para volver a mostrar un campo solo debe repetir los mismos pasos que al ocultarlo pero ahora quitand o la selecc ión.

Ejem plo d e g rupo s. Cree la siguiente ta bla d inám ic a . Tel 506-2317858 Celula r 506-3769751 Ma il hec m os@hotm ail.co m www.geo cities.com / hmonteros/ 

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En Filas, selec c ione c a mp o Ed a d . En Columnas, selec c ione c a mp o Profesión . En Datos, selec c ione Nomb re y func ión C onta r. La tabla que acabamos de construir muestra cuantos individuo hay por Edad y Profesión, a continuación agruparemos una serie de valores de Edad de forma que veamos cuantos individuos hay por Profesión en la franja que va de los 30 a los 40 a ños, etc . La fila d e ed a d es d eb e a p a rec er ordena d a d e me nor a m a yor, si no aparece ordenada, haga clic con el botón secundario sobre cualquier elemento d e la fila ed a d , selec c ione d el me nú co ntextual el elem ento C a m p o, aparece el cuadro de diálogo Campo de la tabla dinámica Presione sobre el botón Avanzado... en el cuad ro d e d iálogo Opc iones avanzada s de ca mpo de tabla dinámica seleccione Ascendente en Opciones de Autoordenar, Presione sobre Aceptar.

Crea r un grupo. 1. Selec c ione la s fila s q ue va n d esd e el va lor 32 a l valor 39. 2. Presio ne sob re el b otó n o b ien ha g a c lic co n el b otó n sec und a rio, selec c ione opción Ag rupa r y Esque ma / Agrupa r. Observe que se ha creado el elemento Grupo1, si desea ver los totales de este grupo. Haga clic con el botón secundario sobre Grupo1, seleccione opción C a m p o y en Subtotales, seleccione Automáticos. Observe que aparece la fila Tota l Grupo1. ** Pued e c rear los grup os que d esee siguiend o los p a sos ante riores.

Quitar un g rupo . 1. Seleccione el elemento del grupo. En nuestro caso, seleccione elemento Grupo1. 2. Presione sob re el b otó n o b ien ha ga c lic co n el b otó n sec und a rio sob re el elemento Grupo1 y del menú contextual, seleccione opción Ag rupa r y Esque ma /  Desagrupar. Tel 506-2317858 Celula r 506-3769751 Ma il hec m os@hotm ail.co m www.geo cities.com / hmonteros/ 

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Grupo s seg ún rang os de valores. Aunque muchas veces no nos quedará más remedio que agrupar como en el ejercicio anterior, en muchas ocasiones, sobre todo si los elementos de una fila o columna son datos numéricos y tipo fecha, Excel posibilitará crear grupos según rango de valores. A continuación crearemos tres grupos que comprenderán resp ec tivam ente la s fra njas d e ed a d es 30-40, 40-50 y 50 60. 1. Selec c ione un únic o e lem ento d e la fila (sólo uno ). 2. Presio ne sob re el b otó n o b ien ha g a clic c on el b otó n sec und a rio sob re el elemento de fila seleccionado, y en el menú contextual, seleccione opción Agrupa r y Esquem a/ Agrupar, a pa rec e el siguiente cua dro de diálog o.

3. Rellénelo d e la forma siguiente. Com enzar en 30, Terminar en 60 Por 10, Presione sobre Aceptar. Observe que los datos de tabla se ha agrupado en tres elementos de fila c orresp ond iente s a las tres fra njas. **Si desea desagrupar sólo debe seleccionar cualquier elemento de fila y pulsar sobre el botón o bien clic con el botón secundario y del menú contextual, selecciona Ag rupar y Esque ma /  Desagrupar. ** También pueden crearse agrupaciones por los elementos de las columnas.

Agrupac iones c on fec has. Cree la siguiente ta bla d inám ic a . Tel 506-2317858 Celula r 506-3769751 Ma il hec m os@hotm ail.co m www.geo cities.com / hmonteros/ 

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En Filas ponga Fec ha. En Columnas p ong a ÁREA DE VENTAS. En Datosp ong a Ingreso y función Suma. La ta b la muestra los ingresos p or Fec ha y ÁREA DE VENTAS. A c ontinua c ión va mo s a ver los ingresos por Trimestre y ÁREA DE VENTAS. 1. Selec c ione c ua lq uier elem ento d e la fila Fec ha s. 2. Presione sob re e l bo tó n 3. Se d esp lieg a el siguiente c uad ro d e d iá log o. Selec c ione eleme nto Trimestre y Aceptar.

Crear subgrupos por mes. 1. Selec c ione c ua lquier elemento d e la s Fila s (Cua lquier Trimestre). 2. Presione sob re e l bo tó n 3. Selecc ione e lem ento Me ses (tenga c uid ad o q ue tam b ién q ued e selecc iona d o el elem ento Trime stre). Presione Aceptar. Si d esea ver los tota les p or trime stre, selec c ione c ua lq uiera d e e llos, hag a c lic c on el botón secundario, del menú contextual, seleccione elemento Campo... y en el cuadro de diálogo Campo de tabla dinámica , seleccione botón de radio Automáticos d e la sec c ión Subtotales. Presione sobre Aceptar.

Cam pos Calc ulad os.

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Un c a mp o c a lc ula d o e s un c a mp o q ue se c onstruye a p a rtir d e los valores d e los campos de una tabla dinámica. Sirven para realizar y mostrar cálculos mediante los valores d e los c a mp os d e una tab la d inám ic a . Cree la siguiente ta bla d inám ic a . En Filas selec c ione Fec ha . En Columnas selec c ione ÁREA DE VENTAS. En Datosselec c ione Ing reso c on func ión Suma. Cuando tenga la tabla creada, agrupe los elementos de las filas por mes. Ahora tenem os el to ta l que se va a c ob ra r p or me s y ÁREA DE VENTAS d ura nte e ste a ño. Sup ong a mo s q ue p a ra el año q ue viene d esea mo s inc rem enta r la s c uota s un 5%, a c ontinuac ión incluiremo s un ca mp o c alculad o sob re la ta bla que a c ab am os de c rea r q ue no s mue stre c ua nto se c ob ra rá p or ÁREA DE VENTAS y Me s el próximo año. 1. Selec c ion e c ua lq uier elem ento d e la Fila (los me ses). 2. Haga clic con el botón secundario sobre el elemento seleccionado. Del menú contextual que se despliega, seleccione elemento Fórmulas/ Campo Calculado. Se a b re el siguiente c ua d ro d e d iá log o.

3. En Nombre ponga Previsión , será el nomb re p ara el nuevo c am po c alculad o. Tel 506-2317858 Celula r 506-3769751 Ma il hec m os@hotm ail.co m www.geo cities.com / hmonteros/ 

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4. El a p a rta d o Fórmula sirve p a ra p one r la expresión q ue se d esea c a lc ula r. Pong a la siguie nte =Ing reso + Ing reso * 5%. 5. Presione sob re e l bo tó n Aceptar. Observe que debajo de cada Suma de Incremento aparece un nuevo campo llamado Suma de previsión q ue m uestra el ing reso inc rem enta d o e n un 5%. ** Habitualmente a los campos calculados se les aplica un formato para destacarlos. Seleccione c ualquier elemento Sum a de Previsión, observe c omo se selecc iona n tod os, ap lique (po r ejemp lo), Formato/ Celdas/ Trama y c olor rojo.

Elementos ca lculados. Un eleme nto c alcula do es un nuevo elemento p ara un ca mp o (de fila o c olumna) q ue se c onstruye a p a rtir d e una expresión q ue inc luye va lores (eleme ntos) d e un ca mp o. Observe la d iferenc ia de un ca mp o c alculad o y un elemento c alculad o. Un campo calculado siempre dará como salida tantas filas o columnas como eleme ntos ha ya e n el c a mp o, es d ec ir la e xp resión se a p lic a a to d os los elem ento s del ca mpo. Un elemento calculado siempre dará una única fila o columna que será el resultad o d e op erar elemento s d e un ca mp o. Co nstruya la sig uiente t a b la d iná mic a . En Filas seleccione Profesión. En Columnas selec c ione ÁREA DE VENTAS. En Datosselec c ione Ing reso c on func ión Suma. La ta b la muestra lo q ue se ing resa rá p or profe sión y ÁREA DE VENTAS. Supongamos que ahora queremos cuanto se ingresará el próximo año teniendo en c uenta q ue los inc rem ento s d e las c uota s serán d iferente s p a ra c a d a ÁREA DE VENTAS. Así a los d e Venta d e Servic ios, se les a p lic a rá un inc remento d el 3%, a los d e Ve nta Área A uto mo triz un 4% y a los d e C a rta g o un 5%. 1. Selec c ione c ua lq uier eleme nto d el c a mp o ÁREA DE VENTAS(C a rta g o, Vent a d e Servic ios o Venta Área Auto motriz). Tel 506-2317858 Celula r 506-3769751 Ma il hec m os@hotm ail.co m www.geo cities.com / hmonteros/ 

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2. Ha ga c lic c on e l b otó n sec und a rio y de l me nú co ntextual, selec c ione e lem ento Fórmulas/ Elemento calculado. Se despliega el cuadro de diálogo Insertar Elem ento Ca lc ulado en "Á REA DE VENTAS". 3. En Nombre ponga Incremento Ca rtag o . 4. En Fórmula p ong a =Cartago+Cartago*5%  5. Presione sob re Aceptar. Ob serve q ue se ha incluid o una nueva c olumna c on el c a lc ulo indica d o. Repita los pasos anteriores y cree los incrementos correspondientes a Venta de Servic ios (3%) y Venta Área Auto motriz (4%) Ob serve q ue e n la c olumna Tota l Ge neral Apa rec en Suma d os los valores d e to d a s la s c olumna s, inc luyend o los eleme ntos c a lc ula d os. A c ontinuac ión e liminaremo s esta c olumna e insertaremos d os d e nue vas, una q ue c a lc ule e l tota l p a ra el año a c tual y otra q ue c alcule el total pa ra la previsión. Oc ultar la c olumna de Total Ge neral. No m ostrar la c olumna Total Ge neral. 1. Hag a c lic c on e l b otón sec unda rio sob re c ualquier elemento d e la ta bla. 2. Del me nú c onte xtual, selec c ione eleme nto Opciones.Se d esp lieg a el cua d ro d e diálogo Opc iones de la tabla d inám ica . 3. En apartado Opciones de formato , desactive la casilla Totales generales de Filas. 4. Presione sob re Aceptar. •

•

Incluya un nuevo elemento calculado llamado Tota l Ac tua l cuya fórmula será =Ca rta g o+Venta d e Servic ios+Venta Área Aut om ot riz . Incluya un nuevo elemento calculado llamado Total Previsión  cuya fórmula será ='Previsión Cartago'+'Previsión Venta de  Servicios'+'Previsión Venta Área Automotriz'  Note que debe encerrar los nombres entre comillas simples ya que estos son c om p uestos, de hec ho, si en luga r de esc rib ir utiliza el b otón Insertar Elemento ya a p a rec erán los eleme ntos entre c om illa simp le.

Construir una tabla dinámica a partir de datos ubicados en otro libro de trabajo. Tel 506-2317858 Celula r 506-3769751 Ma il hec m os@hotm ail.co m www.geo cities.com / hmonteros/ 

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Si ha utilizado las opciones de Datos/ Obtener Datos Externos, verá que los pasos son similares. En un lib ro nue vo co nstruirem os una ta b la d iná mica q ue no s mue stre la m ed ia d e Ed a d p or Ciud a d y Profe sión d el libro Da to s.xls Primero que nada abra el libro de trabajo Datos.xls, y póngale el nombre Ta b la_Da to s a l rango de da tos 1. Selec c ione el ra ng o (tod a la ta b la inc luid a la p rime ra fila d e no mb res d e columna). 2. Active Insertar/ Nombre/ Definir. Se d esp lieg a e l c ua d ro d e d iá log o Definir Nombre. 3. Pong a Tabla_Datos en c uadro d e texto Nom bres en el Libro y Presione Aceptar. Este no es un paso necesario pero nos será útil a la hora de indicar al asistente sob re q ue ra ngo d esea mo s c rea r la ta b la d inám ic a . Ahora guarde el libro de trabajo Datos.xls, ciérrelo y abra un nuevo libro de trabajo. En este nuevo libro construiremos la tabla dinámica que nos muestre la edad med ia p or Profesión y c iuda d. Siga los pa sos siguientes. 1. Ac tive op c ión Datos/ Asistente p ara Tab las Dinám ica s. 2. En ¿Donde están los datos que desea analizar?, seleccione Fuente de datos Externa, Presione sobre Siguiente . 3. Apa rec e un c uad ro p reguntand o ¿Dond e e stán g uarda do s los da tos externos?, Presione sobre el botón Obtener Datos... se d esplieg a el cua dro d e d iálogo Elegir fuente de datos (si ha trabajado con algún otro mecanismo de obtener datos externos, ob serve q ue realmente se ha ac tivad o la ap lic a c ión Query). 4. De la ficha Base d e Datos, selec c ione y Presione sobre el bo tón Aceptar. Se de splieg a el cua dro d e d iálogo Crear Nueva fuente d e d a tos, este c uad ro sirve p a ra d efinir la p roc ed enc ia d e d a tos externos a la a p lic a c ión, documento o archivo sobre el que se está trabajando. En ¿Que Nombre desea dar a la fuente de datos? ponga Datos_De_Libro_Datos , sirve para identificar la fuente, posteriormente una fuente de datos definida podrá utilizarse desde otros libros de trabajo, e incluso desde otras aplicaciones. En lista Seleccione un Tel 506-2317858 Celula r 506-3769751 Ma il hec m os@hotm ail.co m www.geo cities.com / hmonteros/ 

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controlador para el tipo de base de datos a la cual desea tener acceso , selecc ione elem ento Mic rosoft Exc el Driver(*.xls) ya q ue los d a tos los rec og erem os de un libro de trabajo de Excel, observe que la fuente de datos puede ser c ua lq uier ap lic a c ión q ue se m uestra en la lista (Ta b la d e A c c ess, arc hivo d e texto, Tabla de Sql Server, etc.). Presione sobre el botón Conectar, se a b re el cua d ro d e diálogo Instalación de ODBC de Microsoft Excel, para los que sepan lo que es el ODBC, ya habrán intuido hace rato que lo que estamos haciendo es crear una DSN, para los que no sepan que es una DSN, indicarles brevemente que es un me c anismo que pe rmite a c c ed er a d iferentes fuentes de d ato s d esd e d iferentes aplicaciones. 5. Presione sob re el b otón Seleccionar Libro.Se a c tiva un nuevo c uad ro d e d iálogo donde deberá buscar la unidad carpeta y archivo donde están los datos. En nuestro caso debe buscar y seleccionar Prac tica Tablas Dinám ic as.xls. Cua ndo lo teng a selec c iona d o, Presione sob re el b otó n Aceptar. Vuelve a esta r en e l cua d ro de diálogo Instalación de ODBC de Microsoft Excel, Presione sobre Aceptar para cerrarlo. 6. Ahora vuelve a estar cuadro Crear Nueva Fuente de Datos. En lista Seleccione una tabla predeterminada para la fuente de datos (Opcional), seleccione Tabla_Datos, ob serve que es el nomb re d a d o a l ra ng o d e d a tos d el lib ro Da tos.xls , si no hub iéra mo s d a d o no mb re al ra ngo , entonc es lo d eb ería mo s esp ec ific a r c on la notación de rango típica (Celda_Inicial:Celda_Final) que rango contiene los d a to s. Presione sob re Aceptar p a ra volver a Eleg ir Fuente d e d atos. 7. Con el elemento Datos_De_Libro_Datos seleccionado, Presione sobre Aceptar. Se a c tiva el cua d ro Asistente para Consultas c on la lista d e c a mp os (Columna s) d el ra ngo Tabla_Datos . 8. Seleccione los elementos Ciudad, Profesión y Edad de la lista Tab las y Co lumna s disponibles y páselos a la lista Columnas en la consulta . Observe que este paso sirve para seleccionar los campos cuyos valores nos interesan importar .Presione sobre el botón Siguiente , se despliega Asistente para c onsultas- Filtrar datos, este paso sirve por si sólo se desea importar los datos que cumplen determinados criterios, por ejemplo, si deseáramos importar los mayores de 40 años, seleccionaríamos el campo Edad de la lista Columnas para filtrar en la primera lista d esp leg a b le esc og ería mo s Mayor igual que y en el cuadro de texto de al lad o esc ribiría mo s 40. Presione sob re Siguiente sin ha c er na d a d e e so. Se a c tiva el c ua d ro Asisten te pa ra c onsultas - Orde n de resoluc ión, este p a so sirve p a ra ind ic a r si al importar los datos estos deben aparecer ordenados por un campo, no ordenaremos, Presione sobre Siguiente. Aparece el cuadro Asistente para consulta-Terminar, en apartado ¿Qué desea hacer a continuación?, seleccione Devolver Datos a Microsoft Excel y Presione sobre Finalizar. Vuelve a mo stra rse el Tel 506-2317858 Celula r 506-3769751 Ma il hec m os@hotm ail.co m www.geo cities.com / hmonteros/ 

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asistente para tablas dinámicas. Presione sobre Siguiente y los pasos que viene a c ontinuac ión ya los c onoc emo s. 9. Ponga en Fila el ca mpo Ciudad en Columna el campo Profesión y en Datos el c amp o Eda d c on la o perac ión Promedio. Presion e sob re Siguiente . 10. Esc oja la ub ica c ión d e la ta b la y Presione sob re Terminar. ** Observe que los pasos del 4 (Elegir nueva fuente de datos) al 6 donde se  seleccionan los datos a importar son pasos para definir de donde proceden los  datos y con que nombre se guardará esta fuente de datos  (Datos_De_Libro_Datos). A partir de ahora no será necesario volverlos a definir, sig a los p a sos d el ejem p lo sig uiente . Crea r una ta b la d iná mic a q ue muestre el to ta l de Ing resos p or ÁREA DE VENTAS y Profesión. Solo le describiremos los pasos hasta conseguir los datos externos, ob serve c om o c am b ia el p aso 4, aho ra, c om o ya tenem os de finid o e l orige n de datos (Datos_De_Libro_Datos), solo se deberá seleccionar este elemento y continuar como en el ejemplo anterior pero a partir del paso 8 (escogiendo los c am po s c onvenientes p a ra esta nueva ta b la ). 1. Active o p c ión Datos/ Asistente p ara Tab las Dinám ica s. 2. En ¿Donde están los datos que desea analizar?, seleccione Fuente de datos Externa, Presione sobre Siguiente . 3. Apa rec e un c uad ro p reguntand o ¿Dond e e stán g uarda do s los da tos externos?, Presione sobre el botón Obtener Datos... se despliega el cuadro de diálogo Elegir fuente d e d atos 4. Selec c ione eleme nto Datos_De_Libro_Datosy Presione sobre Aceptar. Observe que seleccionamos el origen de datos que creamos en el ejemplo anterior, recuerde que le dijimos que este origen lo podrá utilizar a partir de ahora en c ua lq uier lib ro d e tra b a jo o a p lic a c ión q ue sop orte DNS. 5.... Co ntinúe u sted mismo ha sta el fina l. A continuación se hace una descripción más gráfica de cómo funciona la ob tenc ión d e Dato s Externos.

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OBTENER DATOS EXTERNOS Coordinando los permisos para ingresar a las bases de datos necesarias, c orresp ond iente s c on e l Dep a rta me nto o Ge renc ia d e TI (Tec nología d e la Información), podemos acceder y hacer reportes en línea, ya sea vía tablas d iná mic a s o imp ortand o los d a tos a EXCEL.

INGRESO A BASES DE DATOS. para Extraer DATOS Externos. Presione DATOSOBTENER DATOS EXTERNOS Nueva Consulta de Base de DATOS., según la Figura 1. Sin embargo en la opción que aparece, de “Elegir Origen de Datos” (Figura 2), muc ha s vec es no se t iene el Co ntrolad or de la Ba se d e Da tos, en Offic e XP, viene n inc orpo ra d os va rios c ontrola d ores a d ic iona les seg ún la Fig ura 3 Figura 1 FIGURA 2

FIGURA 3

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Una vez seleccionado el Driver, y claro conociendo en donde está el origen de Datos, entonc es p od rem os a c c ed er la s ta b la s c on los reg istros q ue no s inte resa . Seg ún las fig ura s a q uí ind ic a d a s

Una vez que se ingresa a la Base de Datos, entonces nos ubicamos en la tabla que contiene los registros de los cuales necesitamos hacer nuestro reporte, p od em os eve ntua lme nte ha c er la Co nsulta en TODOS los Ca mp os d e la Ta b la o selec c iona mo s solam ente los que necesitamos uno a uno seg ún se n ec esite.

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Una vez seleccionados, los campos, siguen dos pantallas del asistente, cuya función principal es filtrar los datos, de forma que la Consulta o QUERY, esté suma me nte d ep urad a , seg ún la s figura q ue a c ontinuac ión p resenta mo s

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Una vez depurada la consulta, se presiona “siguiente” y entonces aparece la última ventana del asistente de consultas FINALIZAR, en este punto se tiene varias opciones, la primera sería devolver los datos a EXCEL, ya sea como una tabla o realizar una Tabla Dinámica, con los datos siempre ubicados en la BASE DA DATOS, también podríamos modificar la consulta vía MS QUERY, lo cual no se rec om iend a , este p unto es me jor que sea n los enc a rga d os d e TI, quienes ha g a n los ajustes necesarios, otra opción es crear un cubo OLAP a partir de la consulta rea liza d a , p or último p od em os gua rd a r la c onsulta, de forma que c a d a ve z que la nec esitem os, se ha ga tod o el rec orrid o, pero de forma a utom á tic a .

Si seleccionamos la Opción “Devolver Datos a Excel”, aparece un cuadro que indica si deseamos que se importen los datos a EXCEL o si deseamos hacer un Informe de TABLA DINÁMICA, rec orde mo s q ue si selec c iona mo s la p rime ra op c ión, lo que tendremos será una tabla con los registros consultados, además deberá a p a rec er una ve nta na d e Herra mienta s q ue se lla ma “ Ob tene r Dato s Externos, en caso de que no aparezca, presione Botón derecho sobre cualquier Icono de la b a rra d e he rram ienta s, Lue go selec c ione la Op c ión DATOS EXTERNOS, y de esa Forma a pa rec erá.

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Ahora si el c a so es q ue selec c ione s c rea r un Informe d e Ta b la Diná mica , entonc es lo que seguirá es hacer el informe según las indicaciones de la primer parte de este manual, guiados si se quiere por la s fig ura s a b a jo indica d a s

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RESUMEN GENERAL DE SHORTCUTS  Hemo s de c idido, “ resumir” una g ran c antidad de tec las rá pida s, de forma que se p ueda n ubica r de forma má s ráp id a en e l doc umento , prob ab lem ente a lgunos de estos se ha llan a l p rinc ip io d e este m a nual. 1. Tec la Window s+E, llam a a l Explorad or 2. Tec la Wind ow s+F, lla ma la pa nta lla d e Búsq ued a d e a rc hivos 3. Tecla Windows+R, llama la pantalla “Ejecutar”, se escribe por ejemplo Calc. Y ap arece la Calculad ora 4. Tec la Windo ws+L, Bloq uea el eq uipo 5. Tec la Window s+Pa usa Brea k, Muestra las p rop ied a d es del siste ma 6. Tecla Windows+D, Minimiza las Ventanas Activas, si se vuelve a presionar se restauran. 7. Alt+Ta b , se p ued e m ove r entre venta na s Ac tivas. 8. Alt+Tec la F4, c ierra venta na s ac tivas. 9. Para ver las hojas activas del Libro, se ubica el cursor en la parte inferior izquierda d e la ho ja , sob re los b oto nes d e d esp la za miento, y se p resiona el bo tón d erec ho. 10. Pa ra Move rse e ntre ho jas d el libro sin Mouse, se p resiona Ct rl+Pg Dn o Pg Up . 11. Pa ra Insertar Hojas se p resiona Shift+Tec la F11 12. Para Insertar Comentarios, Shift+Tecla F2 13. Pa ra Insertar Func iones, Shift+Tec la F3 14. Para cambiar dirección del cursor después del Enter, presiones Menú Textual Herramientas/Opciones/Pestaña Modificar, y se cambia en la opción “Mover selec c ión de sp ués d e Entrar”. 15. Para cambiar Nombre del Usuario en los comentarios, debe ir al Menú Textual Herra mienta s/ Op c ione s/ Pesta ña Ge nera l. 16. Tec la Fin o “ End ” y Flec ha Ab a jo, nos lleva a la última Fila , de un ra ngo c on d a tos. 17. Tec la Fin o “ End” y Flec ha Derec ha , nos lleva a la última c olumna . 18. Para m arca r da tos d e una tab la, se p ued e m arca r, ubica ndo el cursor en el prime r dato de la tabla, luego se mantiene presionadas las teclas CTRL+Shift+Flecha Ab ajo, y lueg o Flec ha Derec ha , otra fo rma es presiona nd o la tec la CtrL+el a sterisc o d el Tec la d o num eral. 19. Para ma rc ar un rang o, “ c onoc ido ” , por ejemp lo d e A1:B500, se d eb e d e ub ic ar el cursor en la celda en la que inicia la matriz, en este caso la celda A1, luego debe d e ir a l cua d ro d e nom bres y esc ribir la direc c ión d e la c elda , en la que termina la Ba se d e Da to s, en este c a so B500, p resione luego SHIFT+ENTER, Otra fo rma es d esd e el cuadro de nombres escribir el rango completo, en este caso A1:B500, luego ENTER. 20. Si se escribe en el cuadro de nombres una dirección por ejemplo R500 y luego ENTER, nos lleva a la c elda q ue le indic a mo s, tam b ién func iona c on la tec la F5, y c on la c om b inac ión C trL+I, o CtrL+G en inglés. 21. Pa ra Oc ultar va ria s hojas en fo rma simultá nea , de b e d e m a rc a r la s etique tas de las hojas con el botón izquierdo presionado, luego ir al menú textual Formato/Hoja/Ocultar 22. Pa ra Mo stra r hoja s, de b e ub ic a r el cursor en el me nú te xtua l Forma to/ Hoja/ Mo stra r.

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23. Para Copiar hojas idénticas en el mismo libro, mantenga presionada la tecla Ctrl, y luego c on e l botó n izquierd o p resiona d o, arrastre la etiqueta d e la hoja q ue d esea c op ia r, a l d estino q ue d esea . 24. Para ubicar el cursor en la última celda de un RANGO ya marcado, se presiona Shift+Ta b , si se p resiona d e nuevo Shift+Ta b, se pod rá mo ver d e “ Ab a jo ha c ia Arriba ” línea p or línea , aho ra b ien, si presiona solame nte la tec la Ta b , Exce l Ub ica rá el cursor en la primer c elda de l Rang o m arca do . 25. Para proteger la APERTURA de un Libro de EXCEL, se debe ir al Menú, Archivo, Guardar Como, se presiona la opción Herramientas, Opciones Generales, y desde a llí se e sc ribe n las c ontraseña s. 26. Pa ra c op ia d os múltip les d el mismo va lor en va ria s c elda s, se d eb e d e m ant ene r la tec la C TRL, presiona da , y c on el b otón IZQUIERDO, selec c iona r varia s c eld a s, luego se esc ribe el da to q ue se ne c esita c op iar, note q ue e l cursor qued ará ub ic ad o e n la última c eld a selec c iona d a , presione lueg o CTRL+ENTER. 27. Otra forma d e c op ia d o e s ma nteniend o la te c la CTRL p resiona d a , y MOVER el dato que se quiere copiar al lugar que se necesita, luego se suelta el botón izq uierdo y el da to será c op iad o.

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USO d e Có d igo s ASCII y c om b ina c ión d e t ec la s . En este caso para utilizar los códigos ASCII, debe de presionar en forma simultánea la TECLA ALT + e l número q ue a p a rec e INCLUYENDO el CERO. num

CARÁCTER CARÁCTER CARÁCTER CARÁCTER CARÁCTER CARÁCTER CARÁCTER ASCII num ASCII num ASCII num ASCII num ASCII num ASCII num ASCII

01

041

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! " # $ & ' (

073 074 075 076 077 078 079

) * + , . / 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 : ; < = > ? @ A B C D E F G H I J K L M N O

080 081 082 083 084 085 086 087 088 089 090 091 092 093 094 095 096 097 098 099 0100 0101 0102 0103 0104 0105 0106 0107 0108 0109 0110 0111 0112 0113 0114 0115 0116 0117 0118

P Q R S T U V W X Y Z [ \  ] ^ _  ` a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v

0119 0120 0121 0122 0123 0124 0125 0126 0127 0128 0129 0130 0131 0132 0133 0134 0135 0136 0137 0138 0139 0140 0141 0142 0143 0144 0145 0146 0147 0148 0149 0150 0151 0152 0153 0154 0155 0156 0157

w x y z { | } ~ • €  ‚ ƒ „ … † ‡ ˆ ‰ Š ‹ Œ  Ž   ‘ ’ “ ”  –  ˜  ™ š › œ 

0158 0159

ž Ÿ

0160 0161 0162 0163 0164 0165 0166 0167 0168 0169 0170 0171 0172 0173 0174 0175 0176 0177 0178 0179 0180 0181 0182 0183 0184 0185 0186 0187 0188 0189 0190 0191 0192 0193 0194 0195 0196

0197 0198 0199

¡ ¢ £ ¤ ¥ ¦ § ¨ ©  ª « ¬  ®  ¯ ° ± ² ³ ´ µ ¶ · ¸ ¹ º » ¼ ½ ¾ ¿ À Á Â Ã Ä

0200 0201 0202 0203 0204 0205 0206 0207 0208 0209 0210 0211 0212 0213 0214 0215 0216 0217 0218 0219 0220 0221 0222 0223 0224 0225 0226 0227 0228 0229 0230 0231 0232 0233 0234 0235

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0236 0237 0238 0239 0240 0241 0242 0243 0244 0245 0246 0247 0248 0249 0250 0251 0252 0253 0254 0255

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