T Cnicas Presupuestarias

   S    O    I    C    O    G    E    N    Y    N     Ó    I    S    C    O    I    A    C    R    O    T    S    G    I    E    N    I    N    M    Y    D    N    A     Ó    I    A    C    E    A    R    R     Á    T    S    I    N    I    M    D    A    A    E    R     Á

Edición N°1 Lugar de Edición INACAP Capacitación

Revisión N°0 Fecha de Revisión Diciembre 2001

Número de Serie MAT-0300-00-019 Pá ina ina 0 de 49 49

CONTENIDOS

PÁGINA

CAPÍTULO I NORMATIVAS Y REGLAMENTACIÓN VIGENTE

02

NORMAS Y REQUISITOS LEGALES

02

CAPÍTULO II CONCEPTOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA REALIZACIÓN DE UN PRESUPUESTO

03

GENERALIDADES LA PLANIFICACIÓN Y EL PRESUPUESTO PRINCIPALES BENEFICIOS DE LA PRESUPUESTACIÓN ETAPAS EN LA REALIZACIÓN DE UN PRESUPUESTO

03 04 04 05

CAPÍTULO III ESTRUCTURA PRESUPUESTARIA PRESUPUESTARIA EN LA EMPRESA

08

CLASIFICACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS TÉCNICAS DE PRONÓTICO DE VENTAS PASOS PASOS PARA DESARROLLAR UN PRESUPUESTO MAESTRO EJERCICIOS DE APLICACIÓN CAPÍTULO III

08 12 13 17

BIBLIOGRAFÍA 42 SITIOS WEB DE INTERÉS EJERCICIOS

43

44

EVALUACIONES 48

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   S    O    I    C    O    G    E    N    Y    N     Ó    I    C    A    R    T    S    I    N    I    M    D    A    A    E    R     Á

NTA C IÓN IÓ N C A PÍTULO I / NO RM A TIVA S Y REG LA M ENTA V IG EN TE

NORMATIVAS Y REQUISITOS LEGALES La presupuestación en la empresa (publica o privada) es una herramienta que permite evaluar su gestión en distintos ámbitos tales como el nivel de ingresos y la determinación y seguimiento de sus gastos. En el caso de las empresas privadas la normativa para la elaboración, desarrollo y evaluación del presupuesto estará dada en primer lugar por la literatura existente (nacional o internacional), por los manuales de procedimiento de las empresas que llevan tiempo trabajando con esta herramienta y definitiva por las necesidades de información y control de los gerentes y/o dueños de una empresa en particular. Ahora en el caso de las empresas públicas es muy distinto ya que el estado financia muchos servicios, entidades e instituciones que afectan la vida diaria de todos. Por ejemplo, el Estado financia a instituciones tan importantes como Carabineros de Chile, que nos provee el servicio de "orden público y seguridad física"; a las Fuerzas Armadas, que garantizan la integridad territorial de Chile. Financia también servicios sociales sociales que benefician a muchos chilenos, Entre esos beneficios sociales, como el programa de subsidios habitacionales, que se otorga a través del Ministerio de la Vivienda, o de la Educación Básica y Media, que en su mayor parte es financiada por el Estado, es decir, es gratuita para los padres de familia, pero no para el país que la paga con recursos provenientes de impuestos, que podrían usarse en otras áreas. Los recursos que maneja el Estado son escasos y, por lo tanto, al igual que todas las personas, el Estado debe tomar permanentemente decisiones sobre cómo usará los recursos escasos que posee para satisfacer las enormes demandas de muchos chilenos que esperan mejorías en la educación, salud, vivienda, nutrición, medio ambiente, infraestructura, orden público, puertos, aeropuertos, en fin. Por lo anterior para el estado es vital desarrollar de la mejor manera el presupuesto nacional a través de las siguientes leyes e instituciones. El presupuesto del estado esta regulado por  la ley de administración financiera la cual define las normas del sistema presupuestario en Chile por medio de la cual la dirección de presupuestos encomienda a los distintos servicios y entidades del estado confeccione sus presupuestos (en carácter de proyectos) y se los envíen para poder desarrollar la etapa de defensa y justificación presupuestaria (a mediados de año) y una vez que se establecen los acuerdos estos son enviados por  intermedio del presidente de la república al congreso para su aprobación definitiva. tiva.

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   S    O    I    C    O    G    E    N    Y    N     Ó    I    C    A    R    T    S    I    N    I    M    D    A    A    E    R     Á

El organismo del estado que define y controla los principios y procedimientos contables asociados al general de d e la república. presupuesto del estado es la contraloría general

ULO O II / C O NC EPTO S Y PRO C EDIM IMIE IEN NTO S PA RA C A PÍTUL LA REA LIZA IZA C IÓN IÓ N DE UN PR PRE ESUPUE UPUESTO

GENERALIDADES La mayoría de las personas que tienen a cargo un negocio o una parte de un negocio pequeño han dicho en alguna ocasión que planificar y más bien presupuestar es tarea para empresas o negocios grandes, sin darse cuenta que todos en alguna medida desarrollan en su labor diaria actividades relacionadas con la presupuestación, ya sea mentalmente, en una agenda o en una herramienta de planificación formal como un presupuesto de caja. Lo primero es dar un marco referencial para este manual, entregando algunas definiciones:

CONCEPTO DE EMPRESA: Es una unidad generadora de bienes y/o servicios que busca satisfacer las necesidades de las personas en cualquier forma en que esté organizada (Empresa individual, sociedades anónimas o de personas, empresas públicas o privadas) y que deben ser administradas de una forma eficiente para lo cual requieren de herramientas como los presupuestos que les permiten lograr su fin con el mínimo de recursos disponibles.

CONCEPTO DE PLANIFICACIÓN: Planificar es someter a un plan detallado cada una de las las acciones de su negocio u actividad activi dad. Las empresas desarrollan esta función a objeto de poder competir con otras en un mercado cada vez más exigente y competitivo en el que todos los recursos deben ser canalizados de acuerdo a este plan que permita maximizar el buen uso de los recursos de la empresa, ahora dentro de esta función encontramos a una de las herramientas que toma mayor importancia hoy en día, como son los presupuestos empresariales.

CONCEPTO CONCEPTO DE PRESUPUESTOS: PRESUPUESTOS:

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   S    O    I    C    O    G    E    N    Y    N     Ó    I    C    A    R    T    S    I    N    I    M    D    A    A    E    R     Á

Es la expresión numérica de cada una de las acciones que debe desarrollar la empresa para cumplir con sus objetivos.

   S    O    I    C LA PLANIFICACIÓN Y EL PRESUPUESTO    O    G    E VENTAJAS Y LIMITACIONES:    N    Y Por la planificación    N     Ó Se piensa en todas las actividades que pueden realizarse en el futuro.    I Se integran políticas y decisiones que los directivos pueden adoptar en determinadas situaciones.    C Se fijan estándares en cuanto a la actuación futura.    A Se concentran las actividades y actuación del personal.    R    T    S Por el presupuesto    I    N Se determina si los recursos estarán estarán disponibles es para ejecutar las actividades y /o se procura la    I    M consecución de los mismos.    D Se escogen aquellas decisiones que reporten mayores beneficios a la empresa. Se aplican estos estándares en la determinación de presupuestos (Materiales, (Materiales, mano de obra, compra    A    A de mercaderías, etc.).    E Se pondera el valor de estas actividades.    R     Á

PRINCIPALES BENEFICIOS DE LA PRESUPUESTACIÓN 1.- La presupuestación formaliza las responsabilidades de planeación, es decir, cada persona dentro de la organización va a conocer cual es su parte para cumplir la meta presupuestaria, ya sea en ventas o en gastos departamentales. Veamos Veamos un ejemplo: Una empresa producirá produ cirá 100.000 unidades unida des mensuales del producto prod ucto “X” según los presupuestos de ventas y producción. Para la producción producción de una unidad de producto producto se necesitan 2 horas de mano de obra, obra, 4 unidades de la materia prima “a”, 5 unidades unidades de la materia prima “b”. “b”. Con esto ya tenemos muchas muchas Pá ina ina 4 de 49 49

variables que considerar tales como los turnos requeridos, las comisiones de los vendedores, el gasto estimado en materias primas y en personal, además debemos considerar ¿Cómo financiar esta actividad? ¿Qué resultados obtendremos?

   S    I 2.- La presupuestación suministra parámetros para evaluar actuaciones posteriores. (tenemos una venta    O    C de $100 y nuestra meta era de $98)    O    G 3.- La presupuestación ayuda a la gerencia    E (administración) a coordinar sus esfuerzos, de modo que    N los objetivos de cada una de las partes (subsistemas o    Y departamentos) armonicen con los de la organización como un todo. Pensemos en una empresa de tipo    N funcional, con una gerencia general y cuatro     Ó    I departamentos (Ventas, Producción, Personal,    C Finanzas). La gerencia tiene la siguiente meta:    A Aumentar las ventas en un 10%, para lograr una    R participación en el mercado del 20%. Ventas debe    T aumentar sus esfuerzos, mayor número de visitas a sus    S    I clientes, búsqueda de nuevos clientes, mayor número de promociones; Producción, debe ajustar sus volúmenes, trabajar turnos extras, solicitar más materias    N    I primas; Personal, debe seleccionar el personal faltante; Finanzas, debe proporcionar los recursos    M necesarios para financiar el aumento de ventas y de producción, etc.    D    A    A    E    R ETAPAS EN LA FORMULACIÓN DE UN PRESUPUESTO     Á Si se busca que el empresario recurra al presupuesto como herramienta de planeamiento y control, deben considerarse las siguientes etapas cuando se tenga implementado el sistema o cuando se trate de implementarlo. 1.- Preiniciación. 2.- Elaboración del presupuesto. 3.- Ejecución. 4.- Control. 5.- Evaluación.

1. Preiniciación:

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En esta etapa se evalúan los resultados obtenidos en períodos anteriores, se analizan las tendencias indicadores empleados la gestión general. (Ventas, costos, precios de acciones en el mercado, márgenes de utilidad, rentabilidad, porcentajes de participación en el mercado, etc.). Se efectúa la evaluación de los factores ambientales no controlables por la administración y se estudia el comportamiento de la empresa. Este diagnostico contribuirá a sentar las bases del planteamiento estratégico y táctico, de manera que exista objetividad al tomar decisiones en los campos siguientes: Selección de las estrategias competitivas: Liderazgo en costos y/o diferenciación. Selección de las opciones de crecimiento intensivo, integrado o diversificado. La elección de las estrategias competitivas o de las opciones de crecimiento determina la naturaleza de los objetivos generales y específicos de la dirección de la empresa.

2. Elaboración del presupuesto: Con base en los planes aprobados para cada área de la empresa por parte de la gerencia, se ingresa en la etapa durante la cual se valorizan en términos monetarios los distintos presupuestos a realizar, procediendo según algunas de las pautas siguientes: En el campo de los ingresos (o de las ventas) se valor dependerá de los niveles de venta previstos y de los precios de sus productos o servicios. Para garantizar el logro de las metas de ingresos se tomaran decisiones asociadas a los medios de 0distribución, los canales promocionales y la política crediticia. En el frente operacional se programaran las cantidades a fabricar, ensamblar o comprar según las estimaciones de las ventas y las políticas sobre inventarios. Con base en las necesidades de personal establecidas por cada jefatura, las disposiciones del gobierno (Salario mínimo, pago de A.F.P. y de I.S.A.PRE), la unidad de personal debe determinar el presupuesto de remuneraciones de los niveles administrativos y operativos. Los proyectos de inversiones para el período siguiente demandaran una especial atención a la cuantificación de recursos. Es responsabilidad de los encargados de la función presupuestal recopilar la información de la operación normal (ingresos y egresos operacionales) como de la inversiones adicionales. El cual deberá ser consolidado y remitido a la dirección ejecutiva de la empresa con los comentarios y recomendaciones pertinentes. Analizado el presupuesto se procede a ajustarlo, publicarlo y difundirlo a las distintas unidades de la empresa en su función a su ámbito de acción.

3. Ejecución: La ejecución se relaciona con la “ Puesta en marcha de los planes” con el interés de alcanzar los objetivos trazados. En esta etapa se deberán generar informes de ejecución periódicos.

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   S    O    I    C    O    G    E    N    Y    N     Ó    I    C    A    R    T    S    I    N    I    M    D    A    A    E    R     Á

4. Control: El presupuesto es un sensor que permite medir todas y cada una de las actividades empresariales    S permitiendo así comparara los presupuestos cotidianos con la realidad.    O    I Las actividades más importantes a realizar en esta etapa son:    C A.- Preparar informes de ejecución parcial y acumulados que incorporen comparaciones numéricas y    O porcentuales de lo real y lo presupuestado. Cuando la comparación se aplique a proyectos de inversión    G    E además del examen de las cifras el del avance de las obras en relación a lo planificado.    N    Y B.- Analizar y explicar las razones de las desviaciones ocurridas.    N C.- Implementar medidas correctivas o modificar el presupuesto cuando sea necesario, como ocurre con     Ó    I los cambios intempestivos de las tasas de interés, del valor de dólar u otros factores.    C    A 5. Evaluación:    R    T Al culminar el período de    S    I presupuestación se prepara un    N informe critico de los resultados    I obtenidos que contendrá no solo las    M variaciones sino el comportamiento    D de todas las funciones y actividades    A empresariales. Será necesario    A analizar las fallas en cada una de    E las etapas iniciales y reconocer los    R éxitos, considerando que estas     Á acciones son necesarias para vencer la resistencia a un sistema presupuestaria.

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C APÍTULO III / ESTRUCTURA PRESUPUESTARIA EN LA    S    O    I    C    O CLASIFICACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS    G    E    N Los presupuestos pueden clasificarse desde varios puntos de vista. El orden de prioridades que se les de    Y depende de las necesidades del usuario.    N     Ó El siguiente cuadro sinóptico muestra algunas de estas clasificaciones.    I    C    A 1. Según la flexibilidad.    R    T 1.1. Rígidos, estáticos o asignados.    S    I 1.2. Flexibles o variables.    N    I    M 2. Según el período que cubran.    D    A 2.1. A corto plazo.    A 2.2. A largo Plazo.    E    R 3. Según el campo de aplicación en la empresa.     Á

EMPRESA

3.1. Presupuestos Operativos. Presupuesto de Ventas. Presupuesto de Producción o de operación. Presupuesto de compra de mercaderías. Presupuesto de Materias Primas. Presupuesto de Mano de Obra Directa. Presupuesto de Gastos indirectos de Fabricación. Presupuesto de Gastos de Ventas (fijos y variables) Presupuesto de Gastos Administrativos.

3.2. Presupuestos Financieros.

Presupuesto de Caja. Estado de Resultados Proyectado.

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Balance General Proyectado.

4. Según el campo en que se utilicen. 4.1. Presupuesto sector público. 4.2. Presupuesto sector privado.

1.1. Rígidos, estáticos, fijos o asignados. Por lo general se elaboran para un solo nivel de actividad. Una vez alcanzado éste, no se permiten los ajustes requeridos por las variaciones que sucedan. De este modo se efectúa un control anticipado, sin considerar el comportamiento económico, cultural, político, demográfico o jurídico de la región donde actúa la empresa. Esta forma de control anticipado dio origen al presupuesto que tradicionalmente utilizaba el sector público.

1.2. Flexibles o variables. Los presupuestos flexibles o variables se elaboran para diferentes niveles de actividad y pueden adaptarse a las circunstancias que surjan en cualquier momento. Muestran los ingresos, costos y gastos ajustados al tamaño de operaciones manufactureras o comerciales. Tienen amplia aplicación en el campo de la presupuestación de los costos, gastos indirectos de fabricación, administrativos y ventas.

2.1. A corto plazo. Los presupuestos a corto plazo se planifican para cumplir el ciclo de operaciones de un año.

2.2. A largo plazo. Se ubican en este campo los planes de desarrollo del Estado y de las grandes empresas. En el caso de los planes de gobierno suelen sustentarse en consideraciones económicas, como generación de empleo, creación de infraestructura, lucha contra la inflación, difusión de los servicios de seguridad social, fomento del ahorro, fortalecimiento del mercado de capitales, capitalización del sistema financiero o, apertura mutua de los mercados internacionales.

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   S    O    I    C    O    G    E    N    Y    N     Ó    I    C    A    R    T    S    I    N    I    M    D    A    A    E    R     Á

Las grandes empresas adoptan presupuestos de este tipo cuando emprenden proyectos de inversión en actualización tecnológica, ampliación de la capacidad instalada, integración de intereses accionarios y expansión de los mercados. También se recurre a estos planes cuando de manera ocasional tratan de planificar todas sus actividades, bajo la modalidad conocida como “uno – cuatro”, es decir, en la cual se detalla con amplitud el primer año y se presentan datos generales para los años restantes. Con este sistema se trata de planear a largo plazo y luego detallar y cuantificar todas las actividades del primer  año.

   S    O    I    C    O    G    E 3.1. Presupuestos Operativos.    N Incluyen la presupuestación de todas las actividades para el período siguiente al cual se elabora y cuyo    Y contenido a menudo se resume en un estado de pérdidas y ganancias proyectado. Entre éstos podrían    N incluirse:     Ó    I    C Ventas.    A Producción.    R Compras.    T Uso de materiales.    S    I Mano de Obra.    N    I Gastos operacionales.    M    D 3.2. Presupuestos Financieros    A Incluyen el cálculo de partidas y/o rubros que inciden fundamentalmente en el balance. Conviene en este    A caso destacar el de caja o tesorería y el de capital, también conocido como de erogaciones capitalizables.    E    R     Á - Presupuesto de tesorería Se formula con las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fácil realización. También se denomina presupuesto de caja o de efectivo  porque consolida las diversas transacciones relacionadas con la entrada de fondos monetarios (ventas al contado, recuperación de cartera, ingresos financieros) o con la salida de fondos líquidos ocasionada por la congelación de deudas, amortización de créditos o proveedores o pago de nómina, impuestos o dividendos. Se formula por períodos cortos: meses o trimestres. Es importante porque mediante él se programan las necesidades de fondos líquidos de la empresa. Cuando las disponibilidades monetarias no cubran las exigencias de desembolsos previstos, la gerencia acudirá a créditos. En caso contrario, será conveniente evaluar la destinación externa de los recursos sobrantes y evitar su ociosidad.

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Presupuesto de erogaciones capitalizables

   S    I Controla las diferentes inversiones en activos fijos. Contendrá el importe de las inversiones particulares a    O    C la adquisición de terrenos, la construcción o ampliación de edificios, y la compra de maquinaria y equipos. Sirve para evaluar alternativas de inversión posibles y conocer el monto de los fondos requeridos y su    O    G disponibilidad en el tiempo.    E    N    Y    N     Ó    I    C    A    R    T    S    I    N    I    M    D    A    A    E    R     Á 4.1. Del sector público -

Los presupuestos del sector público cuantifican los recursos que requiere la operación normal, la inversión y el servicio de la deuda pública de los organismos y las entidades oficiales. Al efectuar los estimativos presupuestales se contemplan variables como la remuneración de los funcionarios que laboran en instituciones del gobierno, los gastos de funcionamiento de las entidades estatales, la inversión en proyectos de apoyo a la iniciativa privada (puentes, termoeléctricas, sistema portuario, vías de comunicación, etc.), la realización de obras de interés social (centros de salud, escuelas) y la amortización de compromisos ante la banca internacional.

4.2. Del sector privado. Los utilizan las empresas particulares como base de planificación de las actividades empresariales.

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T ÉCNICAS DE PRONÓSTICO DE VENTA Si construimos un edificio con bases débiles, lo más probable que ante el primer viento suave o temblor  leve se venga abajo. Todo el presupuesto empresarial y el éxito de cualquier empresa esta basado en una buena estimación de la demanda a través de un pronóstico de ventas. Un pronostico de ventas es la proyección de la posible demanda de clientes para un período. Glenn Welsch dice que “un pronóstico de ventas se convierte en presupuesto de ventas cuando la administración incorpora en el juicio, estrategias planeadas, compromiso de recursos y la dedicación administrativa a las acciones agresivas para lograr las metas de ventas”. Un pronóstico de ventas es fundamental par ala elaboración del PRESUPUESTO DE VENTAS y será más importante para muchos que solo hacen el cálculo de la cantidad a vender sin considerar otros factores. Se estima que para que un pronóstico sea más efectivo debe incluir:

a. Un análisis de datos pasados tomando para ello varios períodos (un análisis de 5 datos es b. c. d. e.

insuficiente) Un análisis amplio de la situación económica del país. La evaluación de políticas de mercadeo. Análisis del sector al que corresponde la empresa. Tendencia de crecimiento o decrecimiento poblacional.

Estos aspectos son la base para que el cálculo de las cantidades que se venderán sea más realista, pues el exceso en el cálculo de la demanda hará que fracase el sistema y un cálculo pesimista puede traer  consecuencias económicas graves para la empresa. Respecto de los métodos de cálculo, éstos son variados y van desde el uso de complicadas técnicas estadísticas hasta el uso exclusivo de los criterios del personal que efectúa las ventas. Aquí se presentan clasificados en cinco grupos. Métodos estadísticos: Mínimos cuadrados. Un Paquete estadístico.

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   S    O    I    C    O    G    E    N    Y    N     Ó    I    C    A    R    T    S    I    N    I    M    D    A    A    E    R     Á

Métodos de Criterios Criterio del personal de ventas. Criterio de supervisores de la división de ventas. Criterio de ejecutivos. Métodos Aritméticos. Incremento porcentual. Incremento absoluto. Promedio móvil.

   S    O    I    C    O    G    E    N Métodos matemáticos    Y Logarítmico    N     Ó    I Método económico administrativo    C Método de investigación de mercados    A    R    T    S    I    N PASOS PARA DESARROLLAR UN PRESUPUESTO MAESTRO    I    M    D    A (A) EN EMPRESAS PRODUCTIVAS:    A    E 1. Presupuestos operativos    R PASO 1: El Presupuesto de Ventas es el punto de partida para presupuestar, porque en base a él se     Á determinan los niveles de inventario, los gastos operativos, los gastos en materias primas, entre otras cosas. PASO 2: Una vez determinado el presupuesto de ventas pasamos al de producción donde existen dos alternativas a analizar; si la empresa produce a un ritmo constante o si lo hace de acuerdo a las fluctuaciones de la demanda, como el segundo caso es el de mayor frecuencia, corresponde estimar la producción basado en el plan de ventas y se determina de la siguiente manera:

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PRODUCCION = INVENTARIO FINAL + VENTAS - INVENTARIO INICIAL  __________________ = PRODUCCION (En Unidades) PASO 3: Con el presupuesto de fabricación terminado, sabemos lo que se va a producir, y si multiplicamos esta producción por lo que necesitamos para producir una unidad de producto, obtendremos los presupuestos de mano de obra directa, de materiales directos y de gastos indirectos de producción. PASO 4: El cuarto paso corresponde determinar las necesidades de compra de materiales (o materias primas) y esto se hace en base al presupuesto de materiales directos y se determina de acuerdo a la siguiente fórmula:

INVENTARIO FINAL + CONSUMOS - INVENTARIO INICIAL  _______________________ = NECESIDADES DE COMPRA (en unidades) MULTIPLICADO POR EL PRECIO (en valores) PASO 5: Desarrollar el presupuesto de gastos de Ventas, tanto variables como fijos. Los gastos de venta variables (ej. las comisiones de los vendedores) se estiman de acuerdo a un porcentaje de las ventas (margen de ganancia) y los fijos como gastos ya establecidos. PASO 6: Desarrollar el presupuesto de gastos Administrativos, el cual se determina en base a la suma de distintos ítems de gastos, tales como los sueldos de los gerentes departamentales, de las secretarias, del  junior y los consumos internos (luz, teléfono) que se ocupen para el desarrollo de las actividades de la empresa. De esta manera, terminamos los presupuestos de tipo operativo, los que sirven de base para realizar los presupuestos financieros que se explican a continuación:

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   S    O    I    C    O    G    E    N    Y    N     Ó    I    C    A    R    T    S    I    N    I    M    D    A    A    E    R     Á

2. Presupuestos financieros: PASO 7: Desarrollar el presupuesto de caja, el cual consiste en proyectar los flujos de efectivo para poder visualizar los posibles superávit o déficit de caja, y tomar las decisiones correctivas necesarias (si existe un déficit ver las alternativas de financiamiento más convenientes, como plazos, tasa de interés, monto de la línea de crédito y en el caso de existir un superávit, ver las alternativas de inversión para este monto). El presupuesto de caja se puede esquematizar de la siguiente manera: SALDO INICIAL (+) INGRESOS INGRESOS DEL GIRO ING. FUERA DEL GIRO TOTAL INGRESOS (-) EGRESOS COMPRA MATERIALES MANO DE OBRA I.V.A. ETC. TOTAL EGRESOS SALDO (ING. (-) EGRES.) PRESTAMO SALDO AJUSTADO

MES 1 (+) XXXX

MES 2 (2) XXXX

MES 3

(+) XXXX (+) XXXX (=) XXXX (-) XXXX (-) XXXX (-) XXXX (=) XXXX (=) XXXX (= ) XXXX (=) XXXX

PASO 8: Desarrollar el Estado de Resultados Proyectado y el Balance General Proyectado en base a los datos de los presupuestos anteriores y el Balance general anterior.

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   S    O    I    C    O    G    E    N    Y    N     Ó    I    C    A    R    T    S    I    N    I    M    D    A    A    E    R     Á

(B) EN EMPRESAS DE TIPO COMERCIAL Al desarrollar los pasos del presupuesto maestro de una Empresa Comercial (compra y venta de mercadería) se sigue una secuencia un poco distinta de la empresa productiva ya que no existe el presupuesto de producción ni sus presupuestos derivados (presupuesto de mano de obra, materias primas y gastos indirectos de fabricación). Los pasos a seguir son los siguientes: PASO 1: Desarrollar el presupuesto de ventas de mercaderías, ya sea por montos (en pesos ($), o por  artículos de forma similar a la utilizada para las empresas productivas. PASO 2: Desarrollar el presupuestos de compra de mercaderías basado en las ventas y en la política de inventario de la empresa (inventario final). La Fórmula utilizada para realizar este presupuesto cuando se trata de montos es la siguiente:

(+) INVENTARIO FINAL (+) COSTO DE VENTAS (=)TOTAL NECESIDADES (-) INVENTARIO INICIAL (=) NECESIDADES PESOS

DE

$XXXXX $XXXXX $XXXXXX ($XXXXX) COMPRA

EN

$XXXXX

En cambio si trabajamos con unidades (artículos) ocuparemos esta fórmula: (+) INVENTARIO FINAL (+) VENTA EN UNIDADES (=)TOTAL NECESIDADES (-) INVENTARIO INICIAL

$XXXXX $XXXXX $XXXXXX ($XXXXX)

(=) NECESIDADES DE COMPRA EN UNIDADES (X) PRECIO UNITARIO DE LA MERCADERIA

$XXXXX

(=) NECESIDAD DE COMPRA EN VALORES ($)

$XX

$XXXXX

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   S    O    I    C    O    G    E    N    Y    N     Ó    I    C    A    R    T    S    I    N    I    M    D    A    A    E    R     Á

PASO 3: Desarrollar los demás presupuestos operativos como son: El presupuesto de remuneraciones, el presupuesto de gastos varios, etc.

   S    I PASO 4: Desarrollar los presupuestos de tipo financieros tales como el Presupuesto de Caja, Estado de    O    C Resultados Proyectado, Balance General Proyectado.    O    G    E    N EJERCICIOS DE APLICACIÓN CAPÍTULO III    Y    N     Ó    I A.- EMPRESA MANUFACTURERA    C    A El presente ejemplo ha sido simplificado para fines didácticos, su objetivo es mostrar la mecánica al    R    T desarrollar un presupuesto maestro.    S    I La empresa “UN PASO ADELANTE” necesita preparar un presupuesto maestro para el período de Abril a    N    I Junio de 1996, para lo cual entrega los siguientes antecedentes:    M    D 1. Se pronostican las siguientes ventas para el período abril - junio de 1996:    A    A Abril 247 unidades.    E Mayo 370 unidades.    R Junio 494 unidades.     Á Julio 510 unidades. Agosto 540 unidades. El precio de venta del producto es de $10.000 (la unidad) 2. No existen ventas al crédito 3. Política de inventario (para el presupuesto de producción). El inventario final de productos terminados debe exceder en un 25% a las ventas del mes siguiente, a excepción del mes de junio en que estas deben ser sólo de un 80% de las ventas de Julio. 4. Para la fabricación del único producto de la empresa llamado “ALFA” se necesitan 4 unidades de la materia prima “A”, 7 unidades de la materia prima “B” y 14 horas de mano de obra directa, además se asigna una cuota de Gastos indirectos de fabricación en función de la mano de obra utilizada.

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5. El precio de la materia prima “A” es de $50 y el de la materia prima “B” es de $70, el valor de la mano de obra directa es de $205 y la cuota gastos indirectos de fabricación es de $200 por hora (de mano de obra directa) 6. Política de inventario para presupuesto de compra de materias primas. El inventario final de materias primas debe exceder en un 10% a la producción estimada para el mes siguiente (ambas materias primas) 7. El inventario inicial de la materia prima “A” es de 1.765 unidades, el de la materia prima “B” es 3.088 y el de productos terminados es de 309 unidades. 8. Los gastos de ventas variables ascienden al 3% de las ventas de cada mes y los fijos a $100.000 mensuales. 9. Los gastos administrativos alcanzan a $200.000.- mensuales. 10. Se proyecta vender una máquina en $1.500.000.- (esta operación no genera utilidades y no corresponde al giro de la empresa) en el mes de mayo. 11. El saldo inicial de caja para el mes de abril es de $100.000.- y el saldo mínimo deseado es de $50.000.12. En caso de existir un déficit de caja, se podrá solicitar un préstamo pagadero en 10 cuotas con el 5% de interés mensual, pagando la primera cuota (capital e interés) al mes siguiente de solicitado el préstamo.

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   S    O    I    C    O    G    E    N    Y    N     Ó    I    C    A    R    T    S    I    N    I    M    D    A    A    E    R     Á

DESARROLLO Lo primero que corresponde hacer es el presupuesto de ventas tanto en unidades como en valores:

PRESUPUESTO DE VENTAS Unidades

P$ Venta = $10.000. Valores Total trimestre

ABRIL

MAYO

JUNIO

JULIO

247

370

494

510

$2.470.000

$3.700.000

$4.940.000

$5.100.000

$11.110.000.-

El paso siguiente es desarrollar el presupuesto de producción, el cual se logra aplicando la política de inventario de productos terminados descrita en el punto número 3 del ejercicio, es decir, para el inventario final del mes de abril se multiplican las ventas de mayo (370 unidades) (mes siguiente) aumentado en un 25% llegando a la cifra de 463 unidades, esto más las ventas del período (247 unidades) y menos el inventario inicial (309 unidades) nos permite obtener la producción de 401 unidades para el mes de abril. Para los meses siguientes se utiliza el mismo procedimiento.

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   S    O    I    C    O    G    E    N    Y    N     Ó    I    C    A    R    T    S    I    N    I    M    D    A    A    E    R     Á

PRESUPUESTO DE PRODUCCION    S    O    I Inventario Final    C    O Inventario Final 463 618 408 675    G    E (+) Ventas 247 370 494 510    N    Y (=) 710 988 902 1.185    N (-) Inventario Inicial (309) (463) (618) (408)     Ó    I    C Producción (=) 401 525 284 777    A    R Total Trimestre = 1.210 unidades    T    S    I    N Una vez obtenida la producción procederemos a desarrollar los presupuestos de materias primas (o    I    M materiales), mano de obra directa y gastos indirectos de fabricación.    D    A    A    E    R     Á

ABRIL (370x1,25)

MAYO (494x1,25)

JUNIO (510x0,80)

JULIO (540x1,25)

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PRESUPUESTO DE MATERIAS PRIMAS MATERIA PRIMA “A” Producción (=) Unidades requeridas

ABRIL 401

MAYO 525

JUNIO 284

JULIO 777

(401x4) 1.604

(525x4) 2.100

(284x4) 1.136

(777x4) 3.108

(2.100x$50) $105.000

(1.136x$50) $56.800

(3.108x$50) $155.400

(4 unidades)

Unidades Unidades Costo de la materia prima

$50.- (por unidad)

Valores Valores Total trimestre

(1.604x$50) $80.200 = $242.000

PRESUPUESTO DE MATERIAS PRIMAS MATERIA PRIMA “B” Producción (=)

ABRIL 401

MAYO 525

JUNIO 284

JULIO 777

(525x7) 3.675

(284x7) 1.988

(777x7) 5.439

(1.988x$70) $139.160

(5.439x$70) $380.730

Unidades requeridas (7 unidades) Unidades Unidades

(401x7) 2.807

Costo de la materia prima $50.- (por unidad) Valores (2.807x$70) (3.675x$70) Valores $196.490 $257..250 Total trimestre $592.900.Total materia prima “A” + “B” = $834.900.-

Al multiplicar la producción de cada mes con las unidades necesarias de cada materia prima y por su precio se obtienen los consumos de materias primas. El cálculo para el mes de abril de la materia prima “A” es el siguiente 401 (producción de abril) por 4 unidades de la materia prima “A” son 1.604 y por el precio de costo que es de $50 obtenemos un consumo de materia prima de $80.200.- (para los meses siguientes y para ambas materias primas se utiliza el mismo procedimiento).

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   S    O    I    C    O    G    E    N    Y    N     Ó    I    C    A    R    T    S    I    N    I    M    D    A    A    E    R     Á

PRESUPUESTO DE MANO DE OBRA DIRECTA ABRIL 401

MAYO 525

JUNIO 284

(401x14) 5.614

(525x14) 7.350

(284x14) 3.976

(7.350x$200) $1.470.000

(3.976x$200) $795.200

   S Producción (=)    O    I    C Horas requeridas (14 horas)    O    G Horas (401x14) (525x14) (284x14)    E Horas 5.614 7.350 3.976    N    Y Costo Hora de la mano de obra $205.   N     Ó Valores (5.614x$205) (7.350x$205) (3.976x$205)    I Valores $1.150.870 $1.506.750 $815.080    C Total trimestre = $3.472.700.   A    R Para desarrollar el presupuesto de mano de obra directa se multiplica la producción del mes por el    T número de horas necesarias y por el valor de la hora de trabajo (para el mes de abril 401 (producción) por     S    I    N 14 horas, multiplicado por un sueldo de $205.- por hora, se obtiene $1.150.870.   I    M PRESUPUESTO DE GASTOS INDIRECTOS DE FABRICACION    D    A ABRIL MAYO JUNIO    A Producción (=) 401 525 284    E    R Horas requeridas (14 horas)     Á Horas Horas

Costo de asignación de los G.I.F. $200.Valores Valores Total trimestre

=

(5.614x$200) $1.122.800 $3.388.000.-

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El presupuesto de gastos indirectos de fabricación se desarrolla de manera similar al de mano de obra directa, es decir, se multiplica la producción por un número representativo de un criterio de asignación de gastos indirectos de fabricación por una cuota (en pesos) de asignación de los gastos indirectos    S preestablecido (1). Para el mes de abril el cálculo es el siguiente: 401 por 14 horas (de acuerdo al    O    I criterio) y por la cuota preestablecida de $200, para obtener la cifra de $1.122.800 .    C    O    G PRESUPUESTO DE COMPRA DE MATERIAS PRIMAS    E MATERIA PRIMA “ A”    N Inventario Final

ABRIL (2.100x1,1)

MAYO (1.136x1,1)

JUNIO (3.108x1,1)

Inventario Final

2.310

1.250

3.419

(+) Consumo

1.604

2.100

1.136

(=)

3.914

3.350

4.555

(-) Inventario Inicial

(1.765)

(2.310)

(1.250)

Necesidades de compra, en unidades (=)

2.149

1.040

3.305

$107.450

$52.000

$165.250

Precio M. prima = $50.Valores

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   Y    N     Ó    I    C    A    R    T    S    I    N    I    M    D    A    A    E    R     Á

PRESUPUESTO DE COMPRA DE MATERIAS PRIMAS MATERIA PRIMA “B”    S ABRIL MAYO JUNIO    O    I Inventario Final (3.675x1,1) (1.988x1,1) (5.439x1,1)    C    O Inventario Final 4.043 2.187 5.983    G    E (+) Consumo 2.807 3.675 1.988    N    Y (=) 6.850 5.862 7.971    N     Ó (-) Inventario Inicial (3.088) (4.043) (2.187)    I    C Necesidades de    A compra    R    T en unidades (=) 3.762 1.819 5.784    S    I Precio M. prima = $70.   N    I    M Valores $263.340.$127.330.$404.880    D    A    A Para desarrollar el presupuesto de Compra de mercadería se debe seguir la política de inventario    E    R referente a la compra de mercaderías descrita en el número 6 del ejercicio. El cálculo para el mes de abril     Á de la materia prima “A” es el siguiente: El inventario final de esta materia prima debe exceder en un 10% a la producción estimada para el mes próximo, como estamos en abril, se debe utilizar el consumo de materia prima de mayo (la producción de mayo 525x4 = 2.100 unidades) aumentada en un 10%, es decir, 2.100 unidades por 1,1 y esto nos da 2.310, más el consumo del mes de abril (1.604) y menos el inventario inicial (1.765 lo que teníamos) obtenemos las necesidades de compra en unidades (2.149) y multiplicando ésta por el valor de la materia prima “A” de $50, logramos obtener el dato expresado en valores, cuya cifra es de $107.450.-

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PRESUPUESTO DE GASTOS DE VENTAS

Ventas

ABRIL ($2.470.000.-)

MAYO ($3.700.000.-)

JUNIO ($4.940.000.-)

Gastos Variables (3% de las Ventas)

$ 74.100.-

$111.000.-

$148.200.-

Gastos Fijos

$100.000.-

$100.000.-

$100.000.-

Total (=)

$174.100.-

$211.000.-

$248.200.-

Total trimestre (=)

$633.300.-

PRESUPUESTO DE GASTOS DE ADMINISTRACION Fijos

ABRIL $200.000.-

MAYO $200.000.-

JUNIO $200.000.-

Total (=)

$200.000.-

$200.000.-

$200.000.-

Total trimestre (=)

$600.000.-

La confección del presupuesto de gastos de ventas es sencilla y se desarrolla de la siguiente manera: Los gastos de ventas variables (corresponden en gran medida a las comisiones de los vendedores por su gestión) se determinan al multiplicar la venta del mes por el porcentaje preestablecido, que en el ejercicio es del 3%, y se le suman los gastos fijos. El cálculo para el mes de abril es el siguiente: Tomamos la venta de abril que es de $2.470.000.- por 0,03 obtenemos $74.100.- más los $100.000.- de gastos fijos llegamos a la cifra de $174.100.- como gasto total. En el presupuesto de gastos administrativos lo único que hacemos es repetir la misma cantidad durante los tres meses del período presupuestario.

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   S    O    I    C    O    G    E    N    Y    N     Ó    I    C    A    R    T    S    I    N    I    M    D    A    A    E    R     Á

Pasaremos ahora a los presupuestos financieros, como son el Presupuesto de Caja, el Estado de Resultados Proyectado y el Balance General Proyectado, de los cuales en este ejercicio desarrollaremos sólo los dos primeros. El presupuesto de Caja mostrará los flujos de dinero (efectivo) de acuerdo a los datos del ejercicio. La forma de cálculo es la siguiente: Se toma el saldo del efectivo (caja) de la empresa al 30 o 31 del mes anterior al presupuesto, se le suman los ingresos tanto del giro de la empresa, como los esporádicos (ej. venta de una máquina usada) y se obtiene el total de ingresos y a esto se le restan los egresos (los desembolsos efectivos que principalmente están constituidos por la compra de mercaderías o materias primas, el pago de sueldos, gastos de fabricación, etc.) de esta resta obtenemos el saldo del mes. Si el total de ingresos es mayor que los egresos tenemos un superávit de caja, para el cual debemos buscar  una manera de invertir estos fondos si el monto es significativo, en cambio si los egresos son mayores que los ingresos tendremos un déficit de caja para el cual debemos pedir un préstamo que deberemos devolver en cuotas en los próximos meses. En el ejercicio el cálculo para el mes de abril es el siguiente: El saldo inicial de caja para el mes de abril es de $100.000.- (saldo final del mes de marzo), a esto le sumamos los ingresos por venta (lo recibido efectivamente, en este ejercicio todas las ventas son al contado, por lo tanto los ingresos por venta son iguales a las ventas de cada mes, distinto sería si existieran ventas al crédito ya que tendríamos que desarrollar un programa de cobros) y obtenemos el ingreso total de abril de $2.570.000.- a esto le restamos el total de egresos de $3.018.560.- y un saldo deficitario de $448.560, por lo que pediremos un préstamo por este monto más el saldo mínimo deseado para mantener en caja que es de $50.000.-, es decir, $498.560, el cual pagaremos con el 5% de interés mensual a partir del mes de mayo

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   S    O    I    C    O    G    E    N    Y    N     Ó    I    C    A    R    T    S    I    N    I    M    D    A    A    E    R     Á

PRESUPUESTO DE CAJA (PERIODO DE ABRIL - MAYO - JUNIO) Saldo Inicial Ingresos Ing. por venta del giro Otros ingresos (venta máquina) Total Ingresos Egresos Compra de materias primas Material “A” Material “B” Pago de M.O.D. G.I.F. Préstamo Cuota Capital Cuota Interés Gtos. de Venta Gtos. de Adm. Total Egresos Saldo Préstamo Saldo ajustado

ABRIL $ 100.000.-

MAYO $ 50.000.-

JUNIO $1.608.136.-

$2.470.000.-

$3.700.000.-

$4.940.000.-

$1.500.000.$2.570.000.-

$5.250.000.-

$6.548.136.-

$ 107.450.$ 263.340.$1.150.870.$1.122.800.-

$ 52.000.$ 127.330.$1.506.750.$1.470.000.-

$ $ $ $

$ 49.856.$ 24.928.$ 211.000.$ 200.000.$3.641.864.$1.608.136.-

$ 49.856.$ 24.928.$ 248.200.$ 200.000.$2.703.394.$3.844.742.-

$1.608.136.-

$3.844.742.-

$ 174.100.$ 200.000.$3.018.560.($ 448.560.-) $ 498.560.$ 50.000.-

165.250.404.880.815.080.795.200.-

Cálculos d el préstamo Datos: Monto del préstamo: $498.560 Tasa de interés: 5%, número de cuotas: 10 cuotas iguales Formula: I = C n i, donde: I = interés; C = monto del préstamo; n = número de cuotas; i = tasa de interés

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   S    O    I    C    O    G    E    N    Y    N     Ó    I    C    A    R    T    S    I    N    I    M    D    A    A    E    R     Á

Desarrollo: Cálculo cuota interés:

   S    O    I I = $498.560x0.05 = $249.280.- los intereses por 10 cuotas    C    O $249.280.- : 10 = $24.928 mensual    G    E Cálculo cuota capital:    N $498.560 : 10 = $49.856.- mensual    Y    N     Ó Nota: Se utiliza una fórmula simplificada para calcular las cuotas de capital y de interés, mostrando cuotas    I iguales, lo cual no es cierto ya que mientras la cuota interés disminuye (ya que se pagan interés sobre un    C    A capital menor a medida que aumenta el número de cuotas canceladas) la cuota capital aumenta.    R    T    S    I    N    I    M    D    A    A    E    R     Á

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ESTADO DE RESULTADOS PROYECTADO (PERIODO ABRIL - JUNIO DE XXXX) Ingresos de explotación (ventas) (-) Costos de explotación (costo de venta) (=) Margen de explotación (margen /bruto) (-) Gastos de administración y ventas (=) Resultado operacional (1) Resultado no operacional (-) Gastos financieros (=) Resultado no operacional (2) (=) Resultado antes de impuesto (1)+(2) (-) Impuesto a la renta (15%) (=)Utilidad liquida Calculo para determinar el costo de explotación (costo de ventas): Consumos de materias primas = (+) Material "a" (+) Material "b" (+) Costo de la mano de obra (+) G.i.f. (=) Total costo de producción (/ )Unidades producidas en el periodo ( =) Costo unitario de producción Costo de explotación ( ventas ) = costo unitario

$11.110.000.($7.065.960.-) $4.044.040.($1.233.300.-) $2.810.740.($ 49.856.-) ($ 49.856.-) $2.760.884.($ 414.133.-) $2.346.751.$ 242.000.$ 592.900.$3.472.700.$3.388.000.$7.695.600.1.210 $ 6.360.DE PRODUCCION

Multiplicado por las unidades vendidas en el periodo Costo de explotación = $6.360 x 1.111 (unidades vendidas)

= $7.065.960

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   S    O    I    C    O    G    E    N    Y    N     Ó    I    C    A    R    T    S    I    N    I    M    D    A    A    E    R     Á

El Estado de Resultados muestra que de acuerdo a los datos del ejercicio se obtendrá una utilidad de $2.346.751 para el período de tiempo considerado en el presupuesto. El cálculo realizado es el siguiente: Las ventas $11.110.000 (corresponden a la sumatoria de las ventas presupuestadas de los meses de Abril, Mayo y Junio) menos el costo de ventas (explotación) de $7.065.600 nos da como resultado el margen bruto (o de Explotación) de $4.044.040 deduciendo de este los gastos de administración y ventas de $1.233.300 llegamos al resultado operacional de la empresa de $2.810.740 y si a esto le restamos posteriormente los intereses pagados por el préstamo por $49.856 y el impuesto a las utilidades (renta) obtenemos finalmente la utilidad líquida de $2.346.751.

B. EMPRESA COMERCIAL. La Importadora "El AUTITO" necesita preparar el presupuesto maestro para el período de Enero a Marzo de 1998, de acuerdo a los siguientes datos: 1.- Las ventas históricas para el mismo período fueron las siguientes: Enero $10.000.000, Febrero $12.000.000, Marzo $15.000.000, Abril $18.000.000 y con crecimientos esperados del 5%, 7%, 10% y 6% respectivamente. (Venta Diciembre de 1997 = $12.000.000). La política de crédito establece que nuestros clientes cancelarán el 70% al contado y el resto (30%) a 30, 60 y 90 días (en partes iguales). Se recibirán de ventas al crédito de meses anteriores los siguientes montos: Enero $2.500.000, Febrero $4.200.000, Marzo $4.000.000.2.- (Presupuesto de compra de mercaderías) : El inventario final de mercadería debe ser igual a $10.000 más el 65% del costo de las mercaderías vendidas en el mes siguiente, (el costo de las mercaderías vendidas se calcula como el 80% de las ventas de cada mes). Por lo tanto el inventario final de mercaderías al 31 de Diciembre de 1997 es de $10.000 + 0,65 x ((0,80 x ventas de Enero = $10.500.000) = $5.470.000.3.- El 50% de las compras de mercaderías se cancelan al contado y el resto en partes iguales en los dos meses siguientes. 4.- Los sueldos se pagan el último día de cada mes y corresponden: Sueldos Fijos: Gerente $1.000.000, Secretaria $200.000, Contador $300.000 Otros Sueldos fijos $500.000. Sueldos Variables: Vendedor Jefe 4%, Vendedor ayudante 2%. 5.- Otros gastos mensuales son:

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   S    O    I    C    O    G    E    N    Y    N     Ó    I    C    A    R    T    S    I    N    I    M    D    A    A    E    R     Á

- Seguros $200.000 prima anual (pagada el 31/12/97), Depreciación anual de $700.000, arriendo mensual $880.000. 6.- La empresa desea mantener un saldo mínimo de $40.000 al final de cada mes ( El saldo al 31/12/97 es de $50.000). En caso de existir déficit de caja se podrá solicitar un préstamo al 4% de interés mensual, pagadero en cinco cuotas iguales, pagando la primera cuota y los intereses al mes siguiente de solicitado el préstamo. 7.- El balance al 31 de Diciembre de 1997 fue el siguiente:

BALANCE GENERAL CLASIFICADO AL 31/12/XX ACTIVO ACTIVO CIRCULANTE CAJA CUENTAS POR COBRAR MERCADERIA SEGURO PAGADO POR ANTICIPADO TOTAL ACTIVO CIRCULANTE

$ 50.000.$10.700.000.$ 5.470.000.$ 200.000.$16.420.000.-

ACTIVO FIJO MAQUINAS Y EQUIPOS DEPRECIACION ACUMULADA ACTIVO FIJO NETO TOTAL ACTIVOS

$ 7.000.000.($ 1.400.000.-) $ 5.600.000.$22.020.000.-

PASIVOS PASIVOS CIRCULANTES CUENTAS POR PAGAR TOTAL PASIVOS CIRCULANTES TOTAL PASIVOS PATRIMONIO TOTAL PASIVO MAS PATRIMONIO

$ 4.410.000.$ 4.410.000.$ 4.410.000.$17.610.000.$22.020.000.-

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   S    O    I    C    O    G    E    N    Y    N     Ó    I    C    A    R    T    S    I    N    I    M    D    A    A    E    R     Á

DESARROLLO Lo primero es realizar el presupuesto de ventas, el cual se hace a partir de las ventas históricas más el porcentaje de crecimiento esperado. El calculo para Enero es el siguiente: $10.000.000 más el 5% son $10.500.000.

PRESUPUESTO DE VENTAS

Ventas históricas % de crecimiento ventas estimadas Total trimestral =

ENERO

MESES FEBRERO

MARZO

ABRIL

$10.000.000

$12.000.000

$15.000.000

$18.000.000

5%

7%

10%

6%

$10.500.000

$12.840.000

$16.500.000

$19.080.000

$39.840.000 (enero hasta marzo).

Como las ventas no son al contado el paso siguiente es desarrollar el programa de cobros, el cual nos permite determinar cuanto a de recibir efectivamente mes a mes. El cálculo para el mes de Enero es el siguiente: La venta de Enero es $10.500.000, como el 70% es al contado recibiremos ($10.500.000 x 0,70) = $7.350.000 más $2.500.000 de ventas al crédito de meses anteriores lo que nos da $9.850.000; el cálculo para el mes de febrero es de ($12.840.000 x 0,70) =$8.988.000 más el 10% de las ventas de Enero ($10.500.000 x 0,10) =$1.050.000, más las ventas de meses anteriores de $4.200.000, lo que da un total de $14.238.000 y así sucesivamente.

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PROGRAMA DE COBROS ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO

70% $ 7.350.000 $ 8.988.000 $11.550.000

VENTAS AL CREDITO

TOTALES

ENERO FEBRERO MARZO

$2.500.000 $ 4.200.000 $ 4.000.000

10% $1.050.000 $1.050.000 $1.50.0000

10% $1.284.000 $1.284.000 $1.284.000

10%

$1.650.000 $1.650.000 $1.650.000

$ 9.850.000 $14.238.000 $17.884.000

POR COBRAR ABRIL MAYO JUNIO SUMATORIA

$3.984.000 $2.934.000 $1.650.000 =$8.568.000

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El paso siguiente es desarrollar el presupuesto de compra de mercaderías el cual se realiza a partir de la política de compra de mercadería que establece que el inventario final de mercaderías de cualquier mes debe ser de $10.000 + 0,65 x (0,80 x ventas de febrero =$12.840.000) = $6.686.800 a esto se le suma el costo de venta del mes respectivo (de acuerdo a la fórmula), el cual es de $8.400.000 (12.840.000 x 0,80) para el mes de Enero y obtendremos la suma de $15.086.800 y luego le restamos el inventario inicial de mercaderías del mes de Enero ( o el inventario final de Diciembre) que es de $5.470.000 = ( $10.000 + 0,65 x (0,80 x venta de Diciembre $12.000.000) para obtener las necesidades de compra del mes de Enero por $9.616.800. El presupuesto completo de compra de mercaderías se muestra a en la página siguiente:

PRESUPUESTO DE COMPRA DE MERCADERIAS

(+) INVENTARIO FINAL (+) COSTO DE VENTA

DICIEMBRE $ 5.470.000 $ 9.600.000

ENERO $ 6.686.800 $ 8.400.000

FEBRERO $ 8.590.000 $10.272.000

(=) TOTAL NECESIDADES (-) INVENTARIO INICIAL

$15.070.000 ($ 6.250.000)

$15.086.800 ($5.470.000)

$18.862.000 ($6.686.800)

NEC. DE COMPRA

$ 8.820.000

$9.616.800

$12.175.200

MARZO (+) INVENTARIO FINAL (+) COSTO DE VENTA

$ 9.931.600 $ 13.200.000

(=) TOTAL NECESIDADES

$ 23.131.600

(-) INVENTARIO INICIAL

($ 8.590.000)

NEC. DE COMPRA

$14.541.600

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   S    O    I    C    O    G    E    N    Y    N     Ó    I    C    A    R    T    S    I    N    I    M    D    A    A    E    R     Á

Como los pagos por las mercaderías no son al contado debemos programar los desembolsos por este concepto para los meses considerados en el presupuesto. El calculo para el mes de Enero es el siguiente: El 50% de las compras de Enero es cancelada al contado, por lo que la cifra por este concepto es de $4.808.400 ($9.616.800 x 0,50) más el 25% de las compras de Diciembre $2.205.000 ($8.820.000 x 0,25), lo que da un total para Enero de $7.013.400.

PROGRAMA DE PAGOS DICIEMBRE ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO

50% $ 4.410.000 $ 4.808.400 $ 6.087.600 $ 7.270.800

25% $2.205.000 $2.404.200 $3.043.800 $3.635.400

25% $2.205.000 $2.204.200 $3.043.800 $3.635.400

TOTALES DICIEMBRE ENERO FEBRERO MARZO

$ 4.410.000 $ 7.013.400 $10.696.800 $12.718.800

POR PAGAR ABRIL MAYO

$ 6.679.200 $ 3.635.400

SUMATORIA

=$10.314.600

El siguiente presupuesto que corresponde realizar es el de sueldos y que está dado en el punto número 4 del ejercicio, el cual divide sueldos fijos y variables. El cálculo para Enero es el siguiente: La suma de los sueldos fijos es de $2.000.000 y los variables corresponden al 2% y 4% de las ventas ($10.500.000 x 0,02 = $210.000, $10.500.000 x 0,04 =$420.000) lo que da un total de $2.630.000.

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   S    O    I    C    O    G    E    N    Y    N     Ó    I    C    A    R    T    S    I    N    I    M    D    A    A    E    R     Á

PRESUPUESTO DE SUELDOS (MANO DE OBRA) SUELDOS FIJOS

ENERO

FEBRERO

MARZO

   S    O    I Gerente $1.000.000 $1.000.000 $1.000.000    C Secretaria $ 200.000 $ 200.000 $ 200.000    O Contador  $ 300.000 $ 300.000 $ 300.000    G    E Otros sueldos $ 500.000 $ 500.000 $ 500.000    N    Y SUBTOTAL $2.000.000 $2.000.000 $2.000.000    N     Ó    I    C SUELDOS VARIABLES    A    R    T ENERO FEBRERO MARZO    S    I Vendedor jefe $ 420.000 $ 513.600 $ 660.000 (4%)    N Vendedor ayudante $ 210.000 $ 256.800 $ 330.000 (2%)    I    M SUBTOTAL $ 630.000 $ 770.400 $ 990.000    D    A TOTAL $2.630.000 $2.770.400 $2.990.000    A    E    R El paso siguiente es el desarrollo del presupuesto de Gastos varios que incluye el seguro pro $200.000     Á (prima anual), el cual al dividirse por 12 (meses) nos da la cantidad de $16.666 mensuales, la depreciación de $700.000 (anual ) la que también debe dividirse por 12 (meses) con lo llegamos a la cifra de $58.333 mensuales y por último el arriendo mensual de $880.000.

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PRESUPUESTO DE GASTOS VARIOS

Seguro Depreciación Arriendo

ENERO $ 16.666 $ 58.333 $880.000

FEBRERO $ 16.667 $ 58.333 $880.000

MARZO $ 16.667 $ 58.334 $880.000

TOTAL $ 50.000 $ 175.000 $2.640.000

Ahora corresponde pasar a los presupuestos de tipo financiero y el primero de ellos es el Presupuesto de Caja el cual se desarrolla de la misma forma que para las empresas de tipo productivo. El cálculo para el mes de Enero es el siguiente. Tomamos el saldo de la cuenta caja del Balance General al 31 de Diciembre de 1997 que es de $50.000, le sumamos los ingresos por venta de $9.850.000 (del Giro) que obtenidos del programa de cobros y llegamos a un total de ingresos de caja de $9.900.000. Ahora debemos proceder a sumar todos los egresos del mes que están formados por los desembolsos por concepto de compra de mercaderías (programa de desembolsos por compra de mercaderías) que en Enero alcanza la cifra de $7.013.400, Sueldos por $2.630.000, Arriendo $880.000 llegando a un total de egresos de $10.523.400, al restar del total de ingresos el total de egresos obtenemos un saldo negativo para el mes de Enero el cual es de ($623.400), siendo este un déficit de caja, ya que los ingresos son menores que los egresos, por lo que corresponde solicitar los recursos necesarios a través de un préstamo de acuerdo a las condiciones establecidas en el punto nro.6 del ejercicio (4% de interés mensual pagadero en cinco meses, pagando la primera cuota a partir del mes siguiente de solicitado el préstamo), el que debe cubrir el monto del déficit más el saldo mínimo de caja (Política de la empresa punto nro.6 del ejercicio) es decir $623.400 más $40.000, por lo que el préstamo será de $663.400, con lo que quedará un saldo ajustado de $40.000 (el saldo mínimo) Saldo final de Enero e inicial de Febrero.

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   S    O    I    C    O    G    E    N    Y    N     Ó    I    C    A    R    T    S    I    N    I    M    D    A    A    E    R     Á

PRESUPUESTO DE CAJA ENERO $ 50.000 $ 9.850.000 $ 0

FEBRERO $ 40.000 $14.238.000 $ 0

MARZO $ 40.000 $17.884.000 $ 0

$9.900.000

$14.278.000

$17.924.000

$ 7.013.400 $ 2.630.000 $ 880.000

$10.696.800 $ 2.770.400 $ 880.000

$12.718.800 $ 2.990.000 $ 880.000

Préstamo Cuota Capital Cuota Interés Otros Egresos

$ $ $

$ 132.680 $ 26.536 $ 0

$ 186.363 $ 37.273 $ 0

Total Egresos Saldo Préstamo

$10.523.400 ($ 623.400) $ 663.400

$14.506.416 ($ 228.416) $ 268.416

$16.812.436 $ 1.111.564 $ 0

Saldo Ajustado

$ 40.000

$

$ 1.111.564

Saldo Inicial Ingresos x venta (del Giro) Otros ingresos

Total Ingresos Egresos Compra de mercadería Sueldos Arriendo

0 0 0

40.000

Una vez terminado el Presupuesto de Caja pasamos al Estado de Resultados Proyectado, cuyo desarrollo comienza con la totalización de las ventas del período las cuales alcanzan la cifra de $39.840.000 (el total de Enero a Marzo), las cuales se obtienen del presupuesto de ventas, luego restamos el costo de ventas de $31.872.000 (obtenido del presupuesto de compra de mercaderías) y nos da el resultado o margen bruto, al cual deducimos los gastos operativos (sueldos, depreciación, arriendo y seguro) y llegamos a una pérdida operativa de ($3.287.400) más los gastos financieros que corresponden al préstamo (intereses) obtenemos una perdida final neta de ($3.351.209).

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   S    O    I    C    O    G    E    N    Y    N     Ó    I    C    A    R    T    S    I    N    I    M    D    A    A    E    R     Á

ESTADO DE RESULTADOS PROYECTADO    S (+) VENTAS $39.840.000    O    I (-) COSTO DE VENTAS ($31.872.000)    C (=) MARGEN BRUTO $ 7.968.000    O    G (-) GASTOS OPERATIVOS    E    N SUELDOS $ 8.390.400    Y DEPRECIACIÓN $ 175.000    N SEGUROS $ 50.000     Ó    I ARRIENDO $ 2.640.000    C TOTAL ($11.255.400)    A    R (=) PERDIDA OPERATIVA ($ 3.287.400)    T (-) GASTOS FINANCIEROS    S ($ 63.809)    I    N    I (=) PERDIDA NETA ($ 3.351.209)    M    D El último presupuesto financiero a realizar en este ejercicio es el Balance al 31 de Marzo de 1998, para    A lo cual actualizaremos todos los saldos de cuentas del Balance anterior (31 de Diciembre de 1997)    A agregando las cuentas nuevas que correspondan. El desarrollo es el siguiente (partiendo con las cuentas    E    R de activo):     Á

A.- Cuentas de Activo: 1.- La cuenta de caja tendrá un saldo de $1.111.565, el cual se obtiene del saldo final del Presupuesto de Caja (al 31 de Marzo de 1997). 2.- La cuenta "Cuentas por cobrar" tendrá un saldo de $8.568.000, dato que extraemos del programa de cobros. 3.- La cuenta mercaderías tendrá un saldo de $9.931.600 y lo obtendremos del inventario final de mercaderías al 31 de Diciembre dentro del presupuesto de compra de mercaderías. 4.- La cuenta "Seguros pagados por anticipados" en el Balance del 31 de Diciembre tiene un saldo de $200.000 y en el Balance al 31 de Marzo tendrá un saldo de $150.000, la diferencia se debe a los tres Pá ina 39 de 49

meses transcurridos entre las dos fechas los cuales fueron llevados a gastos del período ( Seguros $50.000) en el Estado de Resultados Proyectado. 5.- La cuenta "Máquinas y Equipos" es una cuenta de Activo fijo y tiene un saldo de $7.000.000 y obtendremos esta cifra del Balance anterior (al 31 de Diciembre), ya que no existen compras es el período. 6.- La cuenta "Depreciación Acumulada" es una cuenta evaluadora del Activo fijo y tiene un saldo de $1.575.000. Esta cifra corresponde al $1.400.000 del Balance anterior más los $175.000 correspondiente al período Enero - Marzo de 1996.

B.- Cuentas de Pasivo. 1.- La cuenta "Cuentas por Pagar" tendrá un saldo de $10.314.600 y obtendremos este dato del programa de pagos (corresponde a las compras de mercaderías por pagar al 31 de Marzo de 1998). 2.- La cuenta "Préstamo por pagar" tendrá un saldo de $612.772 y corresponde a la deuda que tenemos por los prestamos (cuota capital) solicitados en Enero y Febrero. Una vez determinados los saldos de las cuentas de activo y de pasivo procederemos a restar y determinar cual es nuestro nuevo patrimonio y este alcanza a la cifra de $14.258.791. Lo que nos dice que hemos tenido una pérdida de $3.351.209 respecto del patrimonio anterior, la que corresponde a la perdida del período reflejada en el Estado de Resultado Proyectado.

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   S    O    I    C    O    G    E    N    Y    N     Ó    I    C    A    R    T    S    I    N    I    M    D    A    A    E    R     Á

BALANCE GENERAL CLASIFICADO AL 31/03/XX ACTIVO ACTIVO CIRCULANTE CAJA CUENTAS POR COBRAR MERCADERIAS SEGURO PAGADO ANTICIPADO

   S    O    I    C    O    G    E    N    Y    N     Ó    I    C    A    R    T    S    I    N    I    M    D    A    A    E    R     Á

$ 1.111.564 $ 8.568.000 $ 9.931.600 POR

TOTAL ACTIVO CIRCULANTE

$ 150.000 $19.761.164

ACTIVO FIJO MAQUINAS Y EQUIPOS

$ 7.000.000

DEPRECIACION ACUMULADA

($ 1.575.000)

ACTIVO FIJO NETO

$ 5.425.000

TOTAL ACTIVOS

$25.186.164

PASIVOS PASIVOS CIRCULANTES CUENTAS POR PAGAR PRESTAMOS POR PAGAR TOTAL PASIVOS CIRCULANTES

$10.314.600 $ 612.772 $10.927.372

TOTAL PASIVOS PATRIMONIO

$10.927.372 $14.258.792

TOTAL PASIVO MÁS PATRIMONIO

$25.186.164

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BIBLIOG RAFÍA    S    O    I    C Welsch, Glenn A./ Presupuestos, planificación y control de utilidades./ Editorial Dossat S.A./ Madrid./    O 1979.    G    E Burbano Ruiz, Jorge E. / Presupuestos / McGraw-Hill / Santafe de Bogotá / 1995.    N    Y Horngren, Charles T. / Contabilidad Administrativa / Editorial Dossat S.A./ Madrid / 1983.    N     Ó Superintendencia de valores y seguros./ Circular Nro. 1501 / Santiago de Chile / 2000.    I    C    A Vargas Valdivia, Luis. /Contabilidad de Costos / Editorial Universitaria /Santiago de Chile/ 1987.    R    T    S    I    N    I    M    D    A    A    E    R     Á

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SITIO S WEB DE INTERÉS    S    O    I www.wipo.org/spa/document/govbody.cl / Buscador Google / Presupuestación, control financiero y ...    C    O www.aceproyect.org/español/em/emd03.htm / Buscador Google / Presupuestación y financiamiento de    G las elecciones...    E    N    Y www.igae.minhac.es/Buscador Google / Jornada de Presupuestación, Contabilidad y control...    N     Ó www.unsystem.org/ Buscador Google/ Presupuestación basada en resultados...    I    C    A    R    T    S    I    N    I    M    D    A    A    E    R     Á

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EJERCICIOS PROPUESTOS CAPÍTULO III    S    O    I    C    O EJERCICIO PROPUESTO N RO. 1    G    E La empresa “Los presupuestos al día” necesita preparar los siguientes presupuestos para el período de    N    Y Mayo - Agosto:    N Presupuesto de ventas,     Ó    I programa de cobros,    C producción,    A materias primas,    R mano de obra directa,    T costo indirecto de fabricación,    S    I    N    I de acuerdo a los siguientes datos:    M 1. Se pronostican ventas en unidades para los próximos meses:    D Mayo 10.000, junio 15.000, julio 14.000, agosto 18.000, septiembre 19.000. El precio de venta es de    A $1.000, pero este aumentará en un 20% a partir de junio.    A    E Política de créditos: los clientes nos cancelarán el 70% al contado y el resto a 30, 60 y 90 días en partes    R iguales.     Á 2. El inventario final de productos terminados debe exceder en un 15% a las ventas del mes siguiente. 3. La empresa produce y distribuye un sólo producto para lo cual se necesitan 5 unidades de la materia prima “A”, 7 unidades de la materia prima “B” y 2 horas de mano de obra directa. Los costos indirectos de fabricación se asignan en función de la m ano de obra directa utilizada. 4. El precio de la materia prima “A” es de $15 cada una, el de la materia prima “B” es de $10 cada una, el precio de la hora de mano de obra directa es de $150 y el valor de la cuota C.I.F. es de $130.5. El inventario inicial de productos terminados es de 5.000 unidades

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Adicionalmente determine el costo de producción, las unidades producidas y el costo unitario de producción.

EJERCICIO PROPUESTO N RO. 2 La importadora “EL AUTITO II” necesita preparar el presupuesto de caja y el estado de resultados para el período de enero a marzo de 1996, de acuerdo a la siguiente información: a. Las ventas históricas para igual período son las siguientes: (ventas de diciembre $12.000.000.-) Enero $10.000.000.-, febrero $12.000.000.-, marzo $15.000.000.-, abril $18.000.000.- y con crecimientos esperados del 5%., 7%, 10% y 6% respectivamente. Las ventas se reciben en un 70% al contado y un 30% al crédito a 30, 60 y 90 días (en partes iguales) Se recibirán de ventas al crédito de meses anteriores $2.500.000.- en enero, $3.700.000.- en febrero, $4.000.000.- en marzo. b.- Al final de cada mes la empresa desea mantener $10.000.- más el 65% del costo de las mercaderías vendidas en el mes siguiente (el costo de las mercaderías vendidas es el 80% de las ventas) c.- El 50% de las compras es pagado durante ese mes, el resto en partes iguales en los dos meses siguientes. d.- Los sueldos se pagan el último día de cada mes y corresponden: 2% de los vendedores comisionistas, 4% del vendedor Jefe. En área administrativa; Gerente $1.000.000.-, secretaria $200.000.-, contador $300.000.-, otros sueldos $500.000. e.- Otros gastos mensuales son: Seguro: $200.000 prima anual (pagada el 30/12/95), depreciación (anual) $700.000.- arriendo (mensual) $880.000. f.- La empresa desea mantener un saldo mínimo en caja de $40.000.- al final de cada mes (el saldo al 31/12/95 es de $50.000.-). En caso de existir un déficit de caja se podrá solicitar un préstamo en cinco cuotas iguales, pagando la primera cuota al mes siguiente de solicitado el préstamo al 4% de interés mensual.

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   S    O    I    C    O    G    E    N    Y    N     Ó    I    C    A    R    T    S    I    N    I    M    D    A    A    E    R     Á

g. En el mes de febrero se recibirán $500.000.- de deudas que se consideraban incobrables.

EJERCICIO PROPUESTO N RO. 3

La empresa “El gran desafío” necesita prepara el presupuesto maestro para los próximos tres meses (Octubre, Noviembre y Diciembre) de acuerdo a los siguientes antecedentes: 1. La política de créditos establece que nuestros clientes cancelen el 50% al contado y el resto a 30 y 60 días en partes iguales. Se sabe además que por las ventas al crédito de los meses anteriores se recibirán en octubre la suma de $70.000.000.El precio de venta del producto es de $20.000.- y se prevé un alza de éste en un 10% a partir de noviembre. 2. Las ventas históricas (en unidades) fueron las siguientes: Octubre Diciembre

Noviembre Zona Norte 2.000 Zona Sur 700

2.500

1.500 3.000 1.800

Se prevé un crecimiento en ambas zonas a partir de noviembre de un 5%. 3. La producción debe exceder en un 7% a las ventas de cada mes. Para la elaboración de un producto “TNT” se necesitan 6 unidades de la materia prima “A”, 4 unidades de la materia prima “B” y 10 horas de mano de obra directa. El precio de la materia prima “A” es de $100.-; de la materia prima “B” es de $160.- la unidad y el valor de la hora de mano de obra es de $500.- (por  hora) El inventario inicial de la materia prima “A” es de 300 unidades; de la “B” es de 234 y el de productos terminados es de 400 unidades.

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   S    O    I    C    O    G    E    N    Y    N     Ó    I    C    A    R    T    S    I    N    I    M    D    A    A    E    R     Á

Los gastos indirectos de fabricación se asignan en función de la mano de obra directa utilizada y la cuota por hora es de $400.4. Se proyecta vender una máquina usada en $200.000.- en el mes de noviembre (esta venta generará una utilidad de $150.000.-) como consecuencia de lo anterior se comprará una nueva máquina en diciembre por $400.000.5. Los gastos de venta variables representan el 7% de las ventas de cada mes y los fijos alcanzan la cifra de $90.000.- mensuales. Los gastos de administración son fijos por $100.000.- mensuales. 6. La empresa tiene como política mantener un saldo mínimo de caja de $30.000.- al final de cada mes. El saldo inicial de caja para octubre es de $35.000.7. En caso de existir un déficit de caja se podrá solicitar un préstamo al 2% de interés mensual pagadero en cuatro cuotas iguales, pagando la primera al mes siguiente de solicitado el préstamo. 8. Inventario de compras de materias primas. Las compras de materias primas deben ser de sólo el 50% de la producción de cada mes. (consumos de materias primas)

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   S    O    I    C    O    G    E    N    Y    N     Ó    I    C    A    R    T    S    I    N    I    M    D    A    A    E    R     Á

EVALUACIONES    S    O    I    C    O EVALUACIÓN CAPÍTULO I    G    E    N    Y    N 1.- ¿Cuáles son las normas en materia de presupuesto para las empresas del sector privado?     Ó    I    C 2.- ¿ Cuales son las instituciones y leyes que reglamentan los presupuestos públicos?    A 2.- ¿Cuáles son los principales ingresos del estado que contempla en su presupuesto?    R    T    S 3.- ¿Cuáles son los costos asociados a las actividades que el estado realiza?    I    N    I 4.- ¿Cuáles son las etapas (en términos generales)en la elaboración y aprobación del presupuesto    M público?    D    A    A    E    R EVALUACIÓN CAPÍTULO II     Á

1.- ¿ Que significa la palabra planificación? 2.- ¿ Que relación existe entre empresa y presupuestación? ¿Cuál es el objetivo de la presupuestación? 2.- Mencione y analice dos razones que justifiquen el presupuesto empresarial. 4.- ¿Cuáles en las etapas de la formulación del presupuesto empresarial? 5.- ¿Qué importancia tiene la etapa de Preiniciación en la presupuestación? 6.- ¿Qué importancia tiene la etapa de evaluación en la presupuestación?

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