Support Cours ERP

Partie 1 : Présentation Générale des ERP

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Plan • Introduction – Évolution de l’informatique de gestion – Définition d’un ERP – Fonctionnalités d’un système ERP – Avantages et inconvénients – Exemples d’ERP

• Méthodologie d’implémentation d’un ERP – Méthodologies prédictives – Méthodologie AGILE -2-

L’évolution de l’informatique de gestion (1) • MRP, Material Requirement Planning : Les années 60-70 • MRPII, Manufacturing Resources Planning : Fin des années 70 et début des années 80. • ERP : Entreprise Resource Planing : Les années 90 et après l’an 2000.

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L’évolution de l’informatique de gestion (2) On distingue trois étapes historiques dans l’évolution du système d’information de gestion: 1. Des applications indépendantes 2. Des interfaces spécifiques 3. L’intégration dans un PGI

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1° - Des applications indépendantes • Un système d’information existe pour chaque fonction • Chaque fonction, (commerciale, production, recherche - développement, comptabilité finances, ressources humaines ) dispose de sa propre base de données • Exemple : Les données concernant un client (code, nom, adresse) peuvent différer de l’application comptable à l’application commerciale. -5-

2°- Des interfaces spécifiques P R O D U C T I O N

C O M M E R C I A L

F I N A N C E S

C O M P T A B I L I T E -6-

2°- Des interfaces spécifiques • Les interfaces spécifiques ont été instauré pour garantir une communication entre les différents modules fonctions de l’entreprise. • L’utilisateur prend l’initiative de mettre à jour les bases des autres modules par un transfert ponctuel des données. • Exemple : mise à jour des écritures comptables à partir du module commercial. -7-

3° - L’intégration dans un ERP/PGI • Une donnée est saisie, une seule fois, au moment de l’événement qui la génère. • Elle est disponible en temps réel pour l’ensemble des utilisateurs (autorisés) de la base unique, commune à tous les modules. • La base de données relationnelle permet d’éviter les redondances.

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L’évolution de l’informatique de gestion (Suite) Passé

Futur

Besoin d’information

-----

+++++

Besoin d’intégration

-----

+++++

Accès libre mais sécurisé de l’information

-----

+++++

Temps passé sur l’ordinateur par l’individu

-----

+++++

Participation des utilisateurs

-----

+++++

Travail en équipe

-----

+++++

Développement interne des solutions

+++++

-----

Développement sur mesure

+++++

-----

Cycle de développement court

-----

+++++

Acquisition de solutions externes

-----

+++++

Partage de l’information

-----

+++++

Coûts des ressources logicielles/humaines

-----

+++++

+++++

-----

Coût du matériel

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Systèmes d’information intégrés: l’expansion

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Degré d’informatisation d’une entreprise Fonction de deux paramètres: • CO: la couverture opérationnelle – Étendue des moyens informatisés qui augmentent la productivité des processus de l’entreprise

• DI: le degré d’intégration – La capacité à fournir une image homogène et cohérente des informations échangées par les processus de l ’entreprise.

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Degré d’informatisation d’une entreprise (suite)

CO Couverture Opérationnelle

Entreprise traditionnellement informatisée

Entreprise peu ou pas informatisée

Entreprise intégralement informatisée

Entreprise partiellement informatisée

DI (selon J-L Tomas - 2000)

Degré d’Intégration -12-

Définition d’un ERP ERP(Enterprise Ressource Planning)/PGI(Progiciel de Gestion intégré) fr.wikipedia.org : «Logiciel qui permet de gérer l'ensemble des processus opérationnels d'une entreprise, en intégrant l'ensemble des fonctions de cette dernière comme la gestion des ressources humaines, la gestion comptable, financière, mais aussi la vente, distribution, l’approvisionnement, le commerce électronique » www.ey.com/be : « Est un ensemble de modules intégrés qui fournissent à l’entreprise l’information nécessaire à l’utilisation optimale de ses moyens » -13-

Définition d’un ERP (suite) Progiciel de Gestion possédant les propriétés suivantes: – Supporte la (quasi-) totalité des processus opérationnels de l ’entreprise (CO maximum) – Supporte une vue unique et intégrée des informations opérationnelles (DI maximum) – Rend transparent et immédiat la répartition des informations au travers des différentes fonctions (En temps réel) – Est fourni et maintenu par un seul éditeur/producteur (DI maximum au niveau technologique)

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Fonctionnalités du système Il a pour but d’intégrer les données et les processus d’une organisation en un système unique par une base de données unifiée pour stocker des données pour diverses fonctions dans toute l'organisation

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Ress. Hum

Finances

Logistique

Industrie Automobile

Grande Distribution

Réseaux Energie

Solutions verticales • Offre de packages spécifiques métier construits sur l ’offre ERP • Souvent constituée de paramétrages extensifs et de processus métiers types générique Solutions horizontales • Concernent les fonctions qu’on retrouve toujours au niveau d’une entreprise. • Solutions conçus par rapport à un standard international

Assurances

Des solutions métier verticales et horizontales

Gestion Prod

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Avantages du système ERP • La cohérence et l’homogénéité des informations : En effet l’information est mise à jour en temps réel dans l’ensemble des modules qui sont associés

Valeur ajoutée pour l’entreprise Un accès plus direct aux données sur ses clients, ce qui a comme résultat de lui donner un meilleur aperçu de leur comportement d’achat et ultimement d’accroître les ventes.

• La minimisation des coûts, grâce à la synchronisation des traitements

Valeur ajoutée pour l’entreprise Réduction des coûts de stocks, des coûts informatiques entrainant ainsi une augmentation des bénéfices.

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Avantages du système ERP(suite) • L’intégrité et l’unicité du système d’information (un seul fichier article, un seul fichier client…), .

Valeur ajoutée pour l’entreprise Permet d’éviter par exemple les redondances d’informations et de réduire le risque d’erreurs. Le partage du même système facilite la communication interne et externe.

• Optimisation des processus de gestion (flux économiques et financiers) Valeur ajoutée pour l’entreprise Une maîtrise accrue de ses activités de production. Ce qui permet de gérer plusieurs entités ou organisations (filiales, etc.) La gestion de plusieurs exercices comptables par exemple. -18-

Inconvénients des ERP • Le coût élevé Solution Il existe des ERP/PGI qui sont des logiciels libres, les seuls coûts étant alors la formation des utilisateurs et le service éventuellement assuré par le fournisseur du logiciel.

• le progiciel est parfois sous-utilisé Solution Avant la mise en œuvre du projet, bien définir les processus métiers de l’entreprise en accord avec la vision des dirigeants et en cohérence avec les objectifs. Il s'agit d'évaluer à quel point le système permet d'atteindre les objectifs visés à l'origine et de l’intégrer à la stratégie de l’entreprise.

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Exemples d’ERP

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Marché mondial des ERP en 2005

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Exemple 1: SAP R/3

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Exemple 2 : OpenERP Modules entreprises Ventes Achats Gestion des services Facturation Points de vente

Logistique Gestion des entrepôts Livraisons Gestion de production Qualité & Réparations Produits et listes de prix

Comptabilité & Finance Comptabilité générale Comptabilité é analytique Gestion des budgets Gestion des paiements Gestion des actifs Interfaces bancaires

Ressources humaines

CRM & SRM

Gestion de projet

Registre du personnel Notes de frais Gestion des compétences Gestion des congés Gestion des présences Gestion de paie

Gestion de la relation client Passerelle mail Portails Marketing direct Gestion des appels téléphoniques

Gestion opérationnelle Gestion financière Feuilles de temps

Gestion de la production Planification Ordres de production Nomenclatures R approvisionnements automatiques

Services Projets Suivi analytiq Notes de frais Plannings

Gestion des processus métiers Processus Utilisateurs Moteur de workflow -25-

Exemple 2 : OpenERP (suite) Gestion des associations

Productivité au quotidien

Adhésions Organisation d‘événements Levée de fondés

Gestion documentaire intégrée Outlook/Thunderbird Calendriers

Entièrement personnalisable Editeur de rapports Editeur de vues Editeur de workflow Paramétrage des actions Paramétrage des tâches planifiées

Ergonomique

Flexible

E-Commerce

Interfaces Web & Bureau Gantt & Calendriers Graphiques dynamiques Documentation intégrée

Système de modules è Web-services

Business Intelligence

Une multitude d'outils

Bases de données OLAP Cube Designer Navigateur de données

Réseaux Idées Voix sur IP

Intégration e-Commerce EDI Communication efficace Wiki Webmail Tableaux de bord Alertes

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Méthodologie d’implémentation d’un ERP

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Facteurs 
critiques
de succès  Support du Top management
  Compétences de l’équipe de projet
  Coopération 
et communication
  Gestion 
de projet
  Définition claire des buts/objectifs

 …. -28-

Méthodologies standards « prédictives »

29

Exemples de Méthodes prédictives Spécifique à chaque éditeur Ex : ASAP de SAP 30

Les méthodologies traditionnelles ne sont pas adaptées aux PME Méthodologies prédictives

PME

• Séquentielles et prédictives • Longues durées (12-18 mois) • Coûts importants • Mobilisation importante du personnel • Déploiement « big-bang »

• Environnement dynamique • Besoins à court terme • Moyens financiers limités • Personnel souvent surchargé et irremplaçable • Sécurité

Introduire de l’Agilité

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Fameuse image collée à la démarche BigBang

32

Principes Agile • • • • • •

Chercher la simplicité Accueillir le changement Progression incrémentale Implication et feedback continu des utilisateurs Maximiser la satisfaction des parties prenantes Un système fonctionnel est le premier but

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Méthodologie Agile PME

Réponse Agile

• Environnement dynamique

• Intégrer le changement avec une approche itérative • Multiplier les mises en production (MEP)

• Besoins à court terme • Moyens financiers limités • Personnel souvent surchargé et irremplaçable • Sécurité

• Diminuer et répartir la charge financière • Répartir la charge de travail • Diviser les risques 34

Méthodologie AGILE Basée sur des MEP (Mises en production) itératives Phase préparatoire

35

Synthèse d’une méthodologie AGILE La méthodologie se divise en 4 phases: • 2 phases, étude et analyse des processus, pour permettre: – Au client d'évaluer les possibilités offertes par l'ERP et de jauger l'effort nécessaire à son implémentation – Au partenaire de qualifier les besoins métiers et de les mettre en relation avec la couverture fonctionnelle de l’ERP

• Une phase itérative d'implémentation – Chaque itération est un mini projet à l'intérieur du projet. Au terme de chaque itération, un ou plusieurs fonctionnalités de l'ERP sont mises en production. Le système se perfectionne ainsi jusqu'à couvrir tous les besoins du client.

• Une phase de clôture du projet.

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Étapes de la méthode Phase 1 : Etude 1.) Analyse des besoins du client L’analyse des besoins nous permet de dresser 2 cartographies : – La première compare la situation actuelle de l'entreprise à sa situation souhaitée – La seconde compare la couverture fonctionnelle de l’ERP aux processus que l'entreprise souhaite informatiser (GAP)

2.) Sélection des processus – Le client sélectionne, en fonction de l’analyse de ses besoins, quels sont les processus qui devront être couverts par l’ERP. Un ordre de priorité est défini. -37-

Étapes de la méthode Phase 1 : Etude (suite) 3.) Planning temporel des itérations – Les processus étant sélectionnés et priorisés, il faut alors décrire, planifier et quantifier la, ou les premières, itérations. – On ne va décrire en détails que ces itérations. On garde un oeil sur le long terme (la situation à atteindre) mais seul le court terme est spécifié et quantifié en détails.

4.) Sélection de l'équipe projet En fonction des processus, il est nécessaire de former une équipe projet contenant: – Des représentants des 'key users', les employés qui maitrisent parfaitement le processus – Des représentants de la Direction pour conduire les probables ré-engineering de processus -38-

Étapes de la méthode Phase II - Analyse des processus 1.) Dépendances entre processus – La sélection par le client des processus doit d'abord être validée par rapport à la modularité technique de l'ERP. C'est suite à cette analyse des dépendances que la liste des blocs fonctionnels pourra être dressée.

2.) Matrice Bloc fonctionnel / Processus – En parallèle avec l'étude des blocs fonctionnels, il faut également lister des données, et leurs structures, qui devront être importées lors de la même itération. – Avec cette matrice, le client pourra donc se préparer à l’extraction des données sur la base d'un tableau de ce type: Processus Bloc fonctionnel Data model -39-

Étapes de la méthode Phase II - Analyse des processus (suite) 3.) Sélection des données par processus – La matrice validée par le client, il est possible de lui remettre des outils pour lui permettre d'extraire et de valider ses données selon le modèle défini.

4.) Contenu des itérations – Toutes les activités précédentes visent à clarifier ce point : «Quel est la granularité choisie et par quel processus l'implémentation débute ?» -40-

Étapes de la méthode Phase III - Implémentation L’implémentation est découpée en plusieurs itérations. Ces itérations sont similaires à des «Projets à l’intérieur du projet»

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Étapes de la méthode Phase III - Implémentation 1. Préparation • Il s'agît de réunir les informations nécessaires et de s'assurer de leurs prises en compte par tous les membres de l'équipe du projet. 2. Processus • Il s'agît de l'analyse comparative du, ou des, processus sélectionnés pour l'itération afin de faire apparaître les différences entre le processus souhaité et le processus modélisé par l'ERP. A l'issue de cette analyse, il faut déterminer si le processus 'réel' doit être adapté à l'ERP ou si l'ERP doit être customisé afin de lui permettre de réaliser le processus tel que souhaité. • Chaque décision prise sur un processus unitaire aura une influence sur la possibilité d'atteindre l'objectif final. • Pour valider cette étape, le client doit déjà préparer les scénarios de tests qui permettront de: – Guider le développement – Valider le processus implémenté

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Étapes de la méthode Phase II – Implémentation (suite) 3.) Itération par bloc fonctionnel

4.) Mise en production – Lorsque les itérations de chacun des blocs fonctionnels sont terminées, l'ensemble est migré vers l'environnement de production

5.) Clôture et maintenance de l'itération – A la fin de chaque itération, il faut terminer la documentation et capitaliser les connaissances acquises. – L'itération passe alors en phase de maintenance.

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Étapes de la méthode Phase IV - Clôture La phase de clôture est une étape essentiellement formelle et documentaire. Cette phase ouvre également la porte à des développements futurs, qui seront traités comme de nouvelles itérations.

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Apports de la méthodologie AGILE • • • • • • •

Intégration du changement Intégration des utilisateurs Création d’un système utile Remplacement de l’approche « big-bang » Meilleure appropriation par les utilisateurs Amélioration continue Suppression des licences d’utilisation -45-

Méthodologie AGILE recommandée par OpenERP : SCRUM

“… L’approche course de relais pour le développement de produits…peut être en conflit avec les objectifs de vitesse et de flexibilité maximum. A l’inverse, une approche holistique comme au rugby —quand une équipe essaie d’avancer en restant unie, en se passant le ballon de main en main— peut mieux servir les exigences de compétitivité d’aujourd’hui” Takeuchi et Ikujiro Nonaka, “The New New Product Development Game”, Harvard Business Review, Janvier 1986. -46-

SCRUM : Définition • SCRUM veux avant tout produire un logiciel fonctionnel. • Dans la méthodologie SCRUM, le métier définit les priorités. L'équipe de développement s'organise ellemême pour déterminer la meilleure façon de produire les exigences les plus prioritaires (on parle de «Bottom up») • Finalement, à chaque fin de sprint, tout le monde a un pouvoir de décision. L'équipe devra décider de livrer le produit en l'état, ou de continuer à l’améliorer sur une itération supplémentaire. -47-

SCRUM :Composition

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Conclusion • Les méthodologies traditionnelles (prédictives) ne sont pas adaptées aux PME • En appliquant les principes des méthodes AGILE au déploiement d’ERP il est possible : – Diminuer l’impact des différents problèmes – Diviser la complexité de l’ERP (multiples mises en production) – Faciliter l’appropriation par les utilisateurs – Obtenir un système qui convient aux utilisateurs

• Besoin de maîtriser l’ERP – Possible avec un ERP Open Source -49-

OpenERP Présentation générale

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Plan OpenERP : Définitions  Offre OpenERP  Architecture d’OpenERP  Utilisation d’OpenERP 

2

OpenERP - Définitions C’est le leader des ERP Open Source  Basé sur le Framework OpenObject et le language Python  Adopte le modèle MVC avec une séparation stricte entre le modèle de données la vue et les traitements  Une simple connaissance du langage XML peut faire l’affaire des consultants qui désirent se lancer dans l’intégration de ce produit 

3

OpenERP – en quelques chiffres 

Créée en 2002 par Fabien PINCKAERS



+70 collaborateurs : ◦ ◦ ◦ ◦

Belgique Suisse Canada Inde



Autofinancé depuis le début



Croissance de + de 100% / an 4

Offres OpenERP pour les client finaux

5

Offre de modules OpenERP 

ERP très complet : Horizontal: production, marketing, CRM, Compta et finance, stocks, HR, ... Vertical: modules métiers comme agro, électronique, mode et textile, production, qualité, ...

... Le plus téléchargé au monde ! 700 installations par jour Évolution des modules :  Octobre 2006: 40 modules  Janvier 2007: 112 modules  Avril 2007: 185 modules  Mai 2007: 200 modules  Fin 2009 : 500 modules 6

Le site OpenERP: http://www.openerp.com 

Découvrez OpenERP (Acquérir une vue d'ensemble sur les besoins auxquels OpenERP peut répondre ainsi que ses tenants et aboutissants)

◦ Découvrez les résultats que vous pouvez obtenir avec OpenERP ; ◦ Visionnez une vidéo de démo ou testez le produit; ◦ Trouvez de la documentation (Wiki - Livre - Forum) ; ◦ Trouvez un interlocuteur proche de chez vous (Partenaire OpenERP).



Agenda des manifestations (Formations, salons, etc.)



Téléchargez la dernière version du programme 7

Références

8

Installation d’OpenERP 

Disponible pour les plateformes Windows et Linux ◦ Auto-exécutable comprenant le client et le serveur ◦ Installé en 5 minutes ◦ « openerp-allinone-setup-6.0.3.exe »



Documentations disponibles sur ◦ http://www.openerp.com



Démonstrations en ligne possibles sur ce même site. 9

Architecture de OpenErp 

Avec le client GTK, OpenErp est un système client/serveur 3 tiers:

10

Architecture de OpenErp (suite) 

Avec le client GTK, OpenErp est un système client/serveur 3 tiers: Client OpenERP

Serveur OpenERP

application cliente

Service Application OpenERP Résultat : -----------------------------------------------------------------------------------------

Requête : URL

Requête SQL

Résultat : données Résultat flux XML

Interpréteur de scripts Python

Poste client

Serveur d’applications

Serveur de données

11

Architecture de OpenErp (suite) 

Avec le client Web, Open ERP est un système client/serveur 4 tiers

Service « serveur BDD » PostGreSQL

Service « serveur d’applications » TinyERP

Routeur Commutateur

Service « serveur Web » eTiny

Poste client avec TinyERP Client

Imprimante réseau

Poste nomade avec un navigateur

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Architecture de OpenErp (suite) 

Avec le client Web, Open ERP est un système client/serveur 4 tiers

Résultat : -----------------------------------------------------------------------------------------

Navigateur Poste client

Requête : URL

Service Application eTiny

Requête : URL

Service Application TinyERP

Page HTML

Requête SQL

Service SGBD

Résultat : données

Interpréteur de scripts Python

Interpréteur de scripts Python

Serveur Web

Serveur d’applications

Base de données Serveur de données

13

Utilisation d’OpenERP: Connexion à une base



Adresse IP du poste où est installé la base OpenERP • localhost ou 127.0.0.1 : si la base est sur un serveur situé sur le même poste que le client • cliquez sur Changer si le poste est différent

14

Utilisation d’OpenERP: Sauvegarde d’une base

15

Utilisation d’OpenERP: Restauration d’une base

16

Utilisation d’OpenERP: Le menu général 

Varie en fonction du profil de l’utilisateur



Représente les modules installés

Menu général dans la version GTK.

17

Utilisation d’OpenERP: Les icônes Dossier (Menu parent) Arbre Action

Tableau de bord

Formulaire/Liste

Raccourcis 18

Utilisation d’OpenERP: Les onglets • Plusieurs fiches ouvertes en même temps dans des onglets différents

• Une fiche qui comporte plusieurs onglets

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Utilisation d’OpenERP: La barre d’outils

20

Utilisation d’OpenERP: La recherche dans les formulaires

•Multicritères •Deux niveaux de filtres •Regroupement par champs •L’écran recherche est facilement personnalisable via 21 un codage XML

Utilisation d’OpenERP: Champs obligatoires 

Certains champs doivent obligatoirement être complétés pour pouvoir sauvegarder la fiche en cours



Ceux-ci apparaissent avec un fond bleu



Si vous essayez de valider un formulaire et que certains champs sont invalides, ils sont alors affichés en rouge 22

Utilisation d’OpenERP :Valeurs par défaut 

Chaque utilisateur peut gérer ses propres valeurs par défaut :



Désormais pour la catégorie de produit 17, le champ «Type de produit» de l’onglet Information prendra la valeur «Service» par défaut

23

Module ERP

Etude de la solution OpenERP

Module N°1 Finances & Comptabilité

Module N° 1 : Comptabilité Financière 1 Principes de base de la comptabilité 2 Les points de paramétrage essentiels Définition des comptes

Définition des journaux comptables Définitions des paramètres de base (comptes par défaut)

3 Exploitation du module : Actions courantes Ouverture d'un exercice comptable / La clôture Le flux comptable/facturation Relevé bancaire, Réconciliation Conditions de paiement et rappels

Les abonnements, Les rapports.

PRINCIPES DE BASE DE LA COMPTABILITÉ

Le système d’information comptable Informations brutes (factures, chèques, bulletins de paie, …)

COMPTABILITE

Informations adaptées (bilan, déclarations, analyse de gestion, ..)

Comptabiliser les opérations réalisées par l’entreprise = les codifier + les conserver en mémoire ..... pour pouvoir les trier et les restituer sous une forme adaptée aux différents utilisateurs

Domaine d’application • Commerçants ou personnes morales ayant une activité économique et une taille importante • Opérations modifiant le patrimoine : – Enrichissement – Appauvrissement – Modification de la structure – Pas nécessairement d’encaissement ou de décaissement

Exemple : Achat de marchandises • Émission de commande : non. • Livraison et facturation: oui (achat à crédit)  Augmentation du patrimoine • Paiement : oui. Modification du patrimoine

Les pièces comptables : un moyen pour suivre les transfert de bien et les paiements • Une pièce comptable est un document légal qui met en valeur une opération modifiant la valeur des éléments du patrimoine de l'entreprise, elle génère une écriture comptable. • Exemples : Un bon de commande n'est pas une opération comptable. En effet, celui-ci ne fait que donner une indication quand à la transmission d'un ordre, aucune modification du patrimoine n'est ici présente. La facture confirme un transfert de bien, ce document est donc un support (de la pièce comptable). Autres exemples de pièces comptables : Reçu de vente, reçu d’achat : Transfert de bien (Remplace la facture). Bons de paiement (client/fournisseur) : Paiement d’un transfert de bien ayant été réalisé.

Définition de la notion de compte • Le compte est une fiche comptable qui représente un élément de ressource ou d’emploi de l’entreprise. • Il permet de connaître à tout moment la valeur de cet élément.

Fonctionnement d’un compte Pour suivre les variations de valeur du patrimoine de l’entreprise, le compte comporte deux colonnes de valeur :  la colonne de gauche s’appelle le débit du compte  la colonne de droite s’appelle le crédit du compte Le solde (= la valeur) se lit par différence.

Comptabilité en double entrée Chaque opération effectuée par l’entreprise a une origine et une destination : lorsqu’elle effectue une opération, elle utilise une ressource dans le but de l’affecter à un emploi précis. Destination = but = emploi = flux entrant = débit

Origine = moyen = ressource = flux sortant = crédit

Comptabilité en double entrée : Exemple1 Facture d’achat payée au comptant Un entrepreneur, achète un ordinateur pour une valeur de 426 € qu’il paye comptant .

Destination = but = emploi = flux entrant = ordinateur = immobilisation = débit

Origine = moyen = ressource = flux sortant = compte bancaire = trésorerie = crédit

Comptabilité en double entrée : Exemple2 Facture d’achat avec rapprochement 1- A la saisie d’une facture d’achat (1ère écriture) id

Compte

Partenaire

débit

1

Achat

Dawood & Co

1000

1

Fournisseurs Dawood & Co

crédit

état Ouvert

1000

2- Après 1 semaine, Paiement de la facture par banque (2ème écriture) id

Compte

Partenaire

Débit

2

Fournisseurs

Dawood & Co

1000

2

Compte bancaire Dawood & Co

Crédit

état valide

1000

A l’issu des deux écritures un traitement de rapprochement est lancé pour que la ligne Fournisseur de l’écriture 1 soit rapprochée avec son homologue de l’écriture 2.

LE BILAN Exemple de sortie réalisée à partir de la BD des écritures

C’est une « photographie » à une date donnée du patrimoine de l’entreprise. Les actifs sont des biens dont l’entreprise est propriétaire. Les matériels, les stocks, les créances et les liquidités sont les principaux actifs d’une entreprise.

A C T I F

P A S S I F

Le passif regroupe les ressources externes de l’entreprise. Ces ressources proviennent des associés (capital), des banques (emprunts) et des fournisseurs (dettes).

La comptabilité dans OpenERP

La comptabilité dans OpenERP • Le module comptable de OpenERP couvre la comptabilité générale, analytique et budgétaire. • L'intégration avec les autres modules permet de diminuer le travail de la comptabilité car la plupart des écritures sont générées par les ventes et les achats. • La comptabilité est gérée en double-entrée et multi-devises. Toute la comptabilité est tenue dans une devise par défaut (celle qui est définie dans la société) mais chaque compte et/ou transaction peut avoir une devise secondaire (celle définie dans le compte).

Comptabilité dans OpenERP Paramétrage

Synthèse des tâches de paramétrage • Définition des comptes • Définitions des journaux • Rattachement des produits et partenaires (client & fournisseurs) aux comptes  Utilisation des propriétés  Modifications des comptes au niveau des fiches comptables de ces objets.

Définition des comptes • Nom: (champ multilingue) Indiquez ce que vous désirez comme désignation du compte. • Actif : sert à désactiver le compte dans l’affichage du plan de compte. • Code: Le numéro du compte, il n'y a pas de limite sur le nombre de chiffres. Utilisez le code 0 pour un compte racine. • Type interne: Correspond au traitement par OpenERP du compte. Utilisez le type 'Vue' pour les comptes qui servent à structurer le plan comptable et dans lesquels il ne peut y avoir d'écriture . • Type de compte: Correspond à son utilisation comptable, actif, passif, produits, charges, etc...

Définition des comptes (suite) • Devise: La devise secondaire, si elle est différente de la devise de la société à qui appartient ce compte. • Rapprocher: Indique si un compte est réconciliable • Parents: Détermine les comptes parents, donc la structure du plan comptable. • Taxes par défaut: Les taxes par défaut utilisées lors des ventes ou des achats utilisant ce compte. Cela permet de générer automatiquement les écritures de taxes lors d'une facture ou d'une écriture manuelle.

Plan de comptes • Un plan de comptes est une structure hiérarchique des comptes avec des comptes totaux ou centralisateurs (comptes vue) • Plusieurs plans de compte nationaux sont prédéfinis (France, Suisse, Belgique, …etc) • Vous pouvez importer un plan de compte en format csv (Importer le module concernée si une localisation est disponible) • Pour afficher un plan de compte utiliser le menu ‘Comtpabilité>Plan Comptable>Plan de Comptes

Définition des journaux comptables • Toutes les écritures comptables doivent obligatoirement appartenir à un journal comptable. Pour apporter une visibilité plus grande des écritures comptables, il est fortement conseillé de créer les journaux suivants : – – – –

Journal des ventes (pour les factures clients). Journal des achats (pour les factures fournisseurs). Journal d'ouverture (pour les écritures d'ouverture et de clôture) Journaux pour chaque caisse ou compte banque.

• Les comptes de crédit et de débit par défaut (associé à chaque journal) permettent de générer automatiquement les contreparties des écritures en mode saisie rapide dans un journal. • Par exemple, dans un journal de banque, il est bon de mettre le compte banque associé en compte de crédit et débit par défaut ce qui vous évite de créer les contreparties à chaque entrée.

Gestion des droits sur les journaux Gestion des droits sur les journaux (Onglet Contrôle des écritures) • Deux contrôles peuvent être implémentés sur les journaux dans OpenERP; – Contrôle sur les comptes comptables -> Minimiser les erreurs de saisie. – Contrôle d'accès par rapport aux groupes d'utilisateurs.

• En plus de ces contrôles, vous pouvez bien sûr appliquer les règles standard de gestion des droits de OpenERP (voir chapitre sécurité).

Rattachement des produits et partenaires aux comptes créés • À partir de la fiches produit : renseigner le compte de revenus et le compte de dépense, si non renseigné alors le compte sera déterminé de la catégorie du produit. • À partir de la fiche partenaire (client ou fournisseur) renseigner le compte client et le compte fournisseur. • Le même principe est utilisé pour affecter d’autres objets métiers aux comptes financiers. Ex. Rubrique de paie dans HR.

Définir les comptes par défaut • Pour ne pas saisir les comptes au niveau des fiches produit et fiches partenaires, il convient de définir les comptes par défaut au niveau des paramètres (Menu «Administration>Configuration>Paramètres»). • Les principales propriétés à définir sont : – property_account_payable (Compte par défaut dettes fournisseurs) – property_account_receivable (Compte par défaut créances clients) – property_account_expense_categ (Compte par défaut Achats) – property_account_income_categ (Compte par défaut ventes)

Définition d’exercice comptable • Utiliser le menu «Configuration>Comptabilité Financière>Périodes>Exercice comptable» pour définir un nouvel exercice et ses périodes • Utiliser le menu «Configuration>Comptabilité Financière>Périodes>Périodes» pour définir • Suivre les bonnes pratiques afin de clôturer un exercice et ouvrir un autre. – Paramétrer les types de comptes afin de choisir les informations à reporter – Utiliser un journal dédié pour générer les écritures d’ouverture avec un compte pour les contrepartie des mouvements de report de soldes. – Utiliser le menu Traitements périodiques > Fin de périodes pour générer les écritures de report et ouvrir/clôturer les exercices.

Comptabilité dans OpenERP

Actions d’exploitation courante du module Ouverture/Clôture d'un exercice Flux comptable Génération/Saisie des écritures Rapprochement Conditions de paiement Gestion des écritures récurrentes

Ouverture/Clôture d'un exercice comptable • Vérifier le paramétrage des comptes par rapport aux opération d’ouverture et de clôture. (champ « Méthode report à nouveau du type de compte) • Déclarer le nouveau exercice comptable. • Utiliser les outils OpenERP pour clôture et ouvrir un exercice : Menu Traitements périodiques>Fin de période / Charger les soldes d’ouverture. • Ouvrez le plan de compte (menu 'Finance/Comptabilité > Configuration > Comptes financiers > Plan de comptes') pour vérifier que les soldes sont bien en place.

Le flux comptable dans OpenERP • Les factures sont crées par les commandes (ventes, achats ou autres modules) ou peuvent êtres encodées manuellement. • En standard une facture est proposée en état «Brouillon» et c’est au comptable de la créer en la faisant passer à l’état «Ouvert» : La facture est alors crée et se voit attribuée un numéro unique. • La phase suivante est le paiement de la facture : – Encodage des relevés de caisse ou de banque ou saisie des écritures de paiement de façon directe, – Réconciliation des entrées de la facture et du paiement.

Le flux comptable dans OpenERP (suite) Flux Achat/vente/…

Régler les factures / Réconciliation avec des écritures de paiement

• Dans OpenERP, une facture est considérée comme payée lorsque ses écritures (Journal des achats ou de ventes) sont réconciliées avec les écritures de paiement (Journal de banque ou de caisse) de celle-ci. • S’il n y a pas eu de réconciliation (déclaration de paiement) de la facture celle-ci peut rester en état ouvert même si son paiement ait été déjà établit en comptabilité. • Plusieurs états permettent d’éditer les écritures comptables non réconciliées pour pouvoir relancer les partenaires concernés.

Annulation des Factures • Par défaut, OpenERP n’autorise pas l’annulation d’une facture une fois que celle-ci ait été validée. • Pour pouvoir annuler une facture, il faut cocher la case «Autoriser Annulation des écritures comptables dans le journal correpsondant (Ex. Journal des ventes ou Journal des achats» (nécessite le module account_cancel) • L’annulation peut avoir lieu si : – Les écritures ne sont pas réconciliées. – La période comptable (année fiscale) concernant cette facture n’a pas été clôturée.

• Pour annuler les factures , il convient d’utiliser et les notes de crédit (avoir) pour tracer leurs annulations.

Génération des écritures comptables La génération des écritures comptables est faite soit: • À partir des pièces comptables : Menu «Fournisseurs», «Clients» ou «Banque et Liquidités». • Directement dans le journal correspondant à partir de l’option «écritures comptables» des menus précédents. Dans ce cas les écritures générés sont à l’état brouillon, il faudra par la suite les valider. (via Traitements Périodiques>Écritures Brouillon>Comptabiliser les pièces comptables dans le journal ou en utilisant l’action comptabiliser pièce)

Saisie des écritures comptables et processus de réconciliation • Le processus de réconciliation (Lettrage ou Rapprochement) consiste à faire le lien entre le écritures de la facture (Journal d’achat ou de vente) et les écritures de paiement (Journal de banque). • OpenERP offre plusieurs possibilités de saisie des écritures comptables : – Saisie des relevés bancaires ou de caisse – Saisie directe dans les journaux comptables

• Ces deux modes de saisie sont normalement suivis par la réconciliation des écritures d’achat ou de ventes.

Saisie des écritures via les relevés bancaires • Convient pour les non-comptables (car les saisies sont faites sont se soucier s’il s’agit d’un débit, crédit ou contrepartie) • Utiliser pour cela le menu : Banque et liquidités> Relevé bancaire. • Le nom et la date du relevé sont proposés automatiquement. • Sélectionner un journal de banque/caisse relatif, le solde initial est alors à 0 ou à la valeur du solde final du dernier relevé pour ce journal.

Saisie des écritures via les relevés bancaires (suite) • Créer un nouvelle entrée et spécifier une date et un objet de la ligne (champ communication). • Préciser le partenaire concerné par la transaction. • Saisir un montant négatif ou positif selon le type de la transaction bancaire concernée. • Dans le champs « Paiement» taper F1 (ou CTRL en mode Web) pour ouvrir la fenêtre de rapprochement pour rapprocher l’entrée en cours avec une (des) facture(s) non réglée(s). • Une fois le relevé confirmé, les écritures comptables sont générées (onglet «Pièces comptables» et les factures réconciliées sont déclarées payées). • Il est aussi possible de procéder par l’import des factures à régler. Dans ce cas les lignes correspondantes sont automatiquement sur le relevé. • Noter aussi qu’OpenERP génère des bons de paiement pour traçer les paiement générés par le relevé bancaire.

Saisie des écritures dans les journaux

• S’il faut bien sûr privilégier la génération de la comptabilité par la saisie des ventes et des achats, il est possible également de saisir directement les écritures comptables dans l'un des journaux. (Cas, par exemple des petits achats et des frais bancaires. • Pour une saisie directe, il faut utiliser le menu ‘Écritures comptables‘ à partir : – Comptabilité>Clients : pour les écritures de ventes – Comptabilité>fournisseurs: pour les écritures d’achat – Comptabilité>banques et liquidités: pour les écritures de paiement

• On peut utiliser le filtre pour changer de journal ou de période.

Saisie des écritures dans les journaux (suite) • Pour la saisie, OpenERP propose plusieurs fonctionnalités d’aide : génération automatique des contreparties, les lignes TVA (si le compte de l’écritures est associé ç une taxe) …etc • Saisir la date, le nom de l’écriture, le compte et le partenaire, puis spécifier le montant selon si c’est un débit ou un crédit. • Enregistrer pour voir un ligne en état brouillon/déséquilibré • L’état ne peut changer en «Valide» que si la contrepartie aurait été généré. • Choisir nouveau pour voir qu’OpenERP propose une contrepartie avec le compte par défaut associé au journal ( + une ligne TVA s’il y a lieu) l’état passera alors à «Valide» après sauvegarde.

Méthodes de rapprochement

Exemple de rapprochement • Supposons qu’un client est créancier avec 3 factures impayées : F1 : 50,

F2 : 120,

F3 : 70

• En recevant un paiement de 120, OpenERP va essayer de réconcilier les écritures des factures pour ainsi déclarer les factures payées en commençant par les factures les plus anciennes. • OpenERP met en œuvre le rapprochement partiel. (solder une facture à un niveau donné)

Processus de rapprochement L’opération de rapprochement consiste à lier des entrées dans différents comptes pour indiquer qu’elles sont complémentaires. Elle est généralement utilisée pour : • Faire correspondre les écritures d’une facture avec les écritures de son paiement pour que celle-ci soit marquée comme “payée” (Lettrage ou Rapprochement de comptes), • Faire correspondre les entrées du relevé bancaire (versement ou encaissement) avec les paiement correspondant (Rapprochement bancaire)

Rapprochement manuel • Utiliser le menu : Traitements périodique> Lettrage> Rapprochement manuel. • Sélectionner un compte qui contient les entrées de factures à lettrer (achat ou ventes) • OpenERP propose la liste des écritures relatives à ce compte (à partir des journaux d’achat/vente et ceux de banque) • L’utilisateur peut alors sélectionner les entrées et choisir l’action «rapprocher les écritures» • Les écritures sont alors rapprochées et la facture passe à l’état «Payée»

Rapprochement automatique • Menu : Traitements périodique-> Lettrage-> Rapprochement automatique • Permet de fouiller dans les écritures relatifs à un compte données (Ex. Compte Dettes fournisseurs) dans les journaux d’achat/vente et celles de banque pour voir . • Ce processus utilise la notion de puissance qui permet d’indiquer qu’une factures peut être réconciliée avec plusieurs paiements ou inversement • le lettrage automatique se fait sur la base du Partenaire

Conditions de paiement • Les conditions de paiement vous permettent de définir un échéancier pour le paiement de vos facture. • Il est possible de définir les conditions suivantes: – Paiement d'un montant fixe – Paiement d'un pourcentage du montant total – Paiement du solde de la balance

• Pour chaque condition de paiement, vous devez indiquer; – Un nom. – Un numéro de séquence, qui définit l'ordre dans lequel les règles seront évaluées. – Un type, Pourcent, Solde de la balance ou Montant fixe – Un montant, qui définit le pourcentage (entre 0 et 1) ou le montant fixe à payer – Le nombre de jours, exprimé en jours calendaires – Jours dans le mois (0 représente le jour du mois égal à la date de facturation, -1 = Dernier jours du mois, 1 = Premier jours du mois suivant)

Conditions de paiement (suite) • Exemple :

• Vous pouvez ensuite attribuer des conditions de paiement à un partenaire grâce aux propriétés de la fiche partenaire ou directement à une facture de vente. • NB: Il doit toujours exister une condition de type 'Solde' (avec séquence maximale) afin de facturer ce qui reste

Créer des écritures récurrentes • Utile pour gérer les frais récurrents, tels qu’un loyer, un salaire …etc • Dans le menu ‘Comptabilité > Configuration > Divers> Modèles récurrents' créer un modèle en indiquant le journal concerné et en configurant la ligne d'écriture à générer. • Dans le menu ‘Traitements périodiques>écritures récurrente> Définir des écritures récurrentes créer un nouvel abonnement en utilisant le modèle créer ci-dessus. Spécifier le début et la fin de la période, puis lancer le calcul qui va générer les lignes de l'abonnement. Les lignes indiquent la date et le No de l'écriture si celle ci est déjà générée. • Pour générer les écritures utiliser le menu « Générer les écritures »

Créer des écritures récurrentes (suite) • Dans le menu 'Finance/Comptabilité > Traitements périodiques > Créer les entrées d'abonnement' générer les lignes de paiement par rapport à une date choisie. • Les écritures qui ne sont pas encore générées sont dans le menu ‘Saisie des écritures > Ecritures d'abonnement >‘ et spécifier la date limite jusqu’à laquelle seront générer les écritures. • Les écritures générées sont dans leurs journaux respectifs en mode brouillon. Pour les valider, Il faut consulter les journal concerné et créer les contreparties.

Module N°2

Gestion de Production

Plan • Points de paramétrage du module • Actions d’exploitation courantes • Etude de cas

Gestion de Production : Concepts de base • Système de Production – But : transformer un ensemble de matières premières ou de composants semi-finis en produits finis

• Gestion de Production – Assurer l'organisation du système de production afin de fabriquer les produits en quantités et temps voulus compte tenu des moyens (humains ou technologiques) disponibles

• Gestion de Production Assistée par Ordinateur

Gestion de Production : Schéma S.P

Gestion de Production : 4 activités • Gestion des données techniques – Description des produits et des familles de produits (nomenclatures) – Description des processus de réalisation (gammes)

• Gestion des données commerciales – Reçoit les commandes et établit les calendriers de livraison souhaités

• Gestion des matières – Assurer l'approvisionnement en matières premières ou composants – Assurer le stockage de produits fabriqués

• Gestion du travail – Organiser dans le temps la réalisation des ordres de fabrication (OF) en leur attribuant les ressources nécessaires. Prend en compte les données techniques et commerciales et celles du suivi de fabrication (quantités déjà fabriquées, état des ressources...).

Points de paramétrage • Nomenclatures – Composants et Nomenclatures – Nomenclatures à plusieurs niveaux – Nomenclatures Fantômes

• Gestion des gammes – Postes de charges

Paramétrage : Nomenclature • Menu : GPAO > Données de base > Nomenclature. • Type de nomenclature : – Normale : Un OF pour chaque niveau intermédiaire (sous Produit avec Nomenclature) de nomenclature – Fantôme : Un seul OF pour le produit, pas d’OF pour les produits intermédiaires.

• Gamme : Permet de spécifier la liste des opérations nécessaire pour la fabrication, elle est utilisé pour calculer les coûts des postes de charge et planifier leurs charges futures en fonction du planning de la production.

Actions d’exploitation • Lien Vente – Production • Génération des Ordres de Fabrication (OF) • États d’un OF

Lien Ventes - Production • Suite à la confirmation d’une commande de vente pour un produit fabriqué de type stockable, Un mouvement de stock est créé en Gestion de stock avec : – État : disponible si le stock est suffisant – État : confirmé si le stock n’est pas suffisant -> Génération Ordre de fabrication (OF)

Génération des OF • Intervient suite à un ordre de vente ou OF n’ayant pas de stock d’un produit fabriqué et de type stockable ou suite à une règle de stock minimum atteinte. • Automatique si le module MRP_JIT (Just In Time) est installé, Manuelle sinon, • Pour la génération Manuelle, utiliser le menu Entrepôt>Planificateurs>Lancer les Planificateurs.

États d’un OF • Brouillon : OF non encore confirmé • Si confirmé alors passage à : – Prêt : si toutes les conditions sont favorables pour lancer la production.

– En attente de marchandise : Attend la disponibilité de composant (en stock ou en Production)

• En production : si l’OF est déjà démarré • Terminé : si Fabrication achevée, dans ce cas l’état du mouvement de stock lié passe de «Confirmé» à «Disponible».

Module N° 3

Gestion des stocks

Module : Gestion de stock • Principes de base : – Système de gestion en double entrée.

• Configuration du module : – Types de produits – Méthodes d’approvisionnement

• La gestion du stock : activités courantes – Configuration des Emplacaments de stock/ des Entrepôts – Gestion des stocks minimum.

Système de gestion en double entrée • OpenERP a inventé une gestion de stock en double entrée (comme en comptabilité) pour suivre les mouvements de stocks lors : – Des réceptions de produits des fournisseurs – Des livraisons aux clients – Des profits ou pertes provenant des inventaires de stocks

• Pour gérer cet aspect de suivi avec contrepartie on utilise alors les types d’emplacement suivants: – Emplacements physiques de stock, – Les emplacements partenaires – Les emplacements virtuels (Production, Inventaire par ex.)

Système de gestion en double entrée (suite) • Exemple 1 : Mouvement de stock suite à un achat Emplacement

Produits

Emplacements partenaires > Fournisseurs > fournisseurs

-30 vélos

Emplacement physique s> Tiny SPRL > Stock

+30 vélos

• Exemple 2 : Mouvement de stock suite à une vente Emplacement

Produits

Emplacement physique s> Tiny SPRL > Stock

-2 vélos

Emplacements partenaires > Clients > Clients au Maroc

+2 vélos

• Situation de stock Emplacement

Produits

Emplacements partenaires > Fournisseurs > fournisseurs

-30 vélos

Emplacement physique s> Tiny SPRL > Stock

+28 vélos

Emplacements partenaires > Clients > Clients au Maroc

+2 vélos

Système de gestion en double entrée (suite) • Exemple 3 : Opération d’inventaire pour ajuster le stock Emplacement

Produits

Emplacements physiques> Tiny SPRL> stock

-2 vélos

Emplacements Virtuels >Inventaire (casse)

+2 vélos

• Situation du stock (y compris les contreparties) Emplacement

Produits

Emplacements partenaires > Fournisseurs > fournisseurs

-30 vélos

Emplacement physiques> Tiny SPRL > Stock

+26 vélos

Emplacements partenaires > Clients > Clients au Maroc

+2 vélos

Emplacements Virtuels >Inventaire (casse)

+2 vélos

Système de gestion en double entrée (suite) • Exemple 4 : Situation de stock dans le cadre d’une fabrication. Pour fabriquer un vélo on a besoin d’un cadre + 2 roues Emplacement

Produits

Étape

Emplacements Virtuels >Production

+2 roues Consommation MP

Emplacement physiques> Tiny SPRL > Stock

-2 roues

Consommation MP

Emplacements Virtuels >Production

+1 cadre

Consommation MP

Emplacement physiques> Tiny SPRL > Stock

-1 cadre

Consommation MP

Emplacements Virtuels >Production

-1 vélo

Fabrication Produit final

Emplacement physiques> Tiny SPRL > Stock

+1 vélo

Fabrication Produit final

GESTION DE STOCK : CONFIGURATION DES PRODUITS

La gestion du stock et typologie des Produits Lors de la définition des produits, trois champs sont importants pour la gestion du stock :

• Le type de produit • Méthode d’approvisionnement (Procure) • Méthode de livraison (Supply) Ces champs déterminent le comportement du système lorsqu’une quantité du produit est requise.

La gestion du stock et typologie des Produits Type de produit • Produit stockable : la gestion des stocks est utilisée pour ce type et sa reconstitution est plus ou moins automatisée selon les règles définies dans le système. • Consommable : ce type de produit est également traité dans la gestion de stock, on peut le recevoir, le livrer et le produire, mais son niveau de stock n'est pas géré par le système. OpenERP suppose que vous avez un niveau suffisant en stock à tous les temps, afin de ne pas le réapprovisionner automatiquement. • Service : ce type de produit n’est pas géré dans la gestion du stock. Ex. Consulting.

La gestion du stock et typologie des Produits Méthode d’approvisionnement • Livraison sur stock : Les livraisons sont faites sur la base du stock disponible. On se procure une nouvelle quantité lorsque le niveau de stock est trop faible.

• Fabrication à la commande : Quand une commande client est confirmée, on achète ou on fabrique des produits pour satisfaire cette commande. Une commande client ne modifiera pas le stock à moyen terme car la quantité commandée sera égale à ce qui sera ordonné comme OF dans la GPAO.

La gestion du stock et typologie des Produits Méthode de livraison • Produire : Quand le produit ou le service est livré à partir des ressources internes.

• Acheter : Quand le produit est acheté auprès d’un fournisseur.

Configuration des produits et effets sur l’approvisionnement • Conséquence de la méthode d’approvisionnement avec les produits de type stockable Méthode d’approvisionnement\de livraison

Produire

Acheter

MTS (Make To Stock: Livraison sur stock)

Attend la disponibilité

Attend la disponibilité

MTO (Make To Order : fabrication à la commande)

Ordre de fabrication

Commande fournisseur

• Conséquences de la méthode d’approvisionnement avec les produits de type service Méthode d’approvisionnement\de livraison

Produire

Acheter

MTS

/

/

MTO

Créer tâche

Sous-traitance

Configuration des produits : Unités de mesures • Les unités de mesures sont organisées par catégorie. • Un produit peut être exprimé en plusieurs mesures de la même catégorie. Pour cela, on affecte des facteurs aux unités de mesures d’une même catégories pour qu’OpenERP parvient à faire la conversion. • Chemin : Configuration>Produits>Unités de mesures à partir du menu Achats ou Ventes. • Un produit peut utiliser une unité secondaire

GESTION DE STOCK : CONFIGURATION DES EMPLACEMENTS

Configuration : Les emplacements • Utiliser le menu «Configuration > Gestion d’entrepôt» pour configurer vos emplacement de stock. • Type d’emplacement : on peut définir plusieurs emplacement de même type. Dans ce cas c’est la configuration des produits, fournisseurs et entrepôts qui va déterminer quel emplacement sera utiliser pour les différents mouvement de stocks. • Autres champs : Adresse, Localisation de l’emplacement (X,Y,Z), Parent.

Configuration : Les emplacements Les emplacement Liés • Emplacement lié : détermine l’emplacement destination des produits arrivants sur votre emplacement. (Manuel, automatique, Automatique sans pas : Type de chainage)

Configuration : Les entrepôts • Les entrepôt sont faits pour gérer les emplacement physique de stock. On définit alors pour un entrepôt : – L’emplacement de stock, – L’emplacement d’entrée, – L’emplacement de sortie.

• Un entrepôt peut alors être utilisé dans : – Les règles de stocks minimum. – Les commandes d’achat et de vente.

LA GESTION DU STOCK ACTIVITÉS COURANTES

La gestion du stock : niveau de stock • Pour chaque produit, OpenERP distingue deux valeurs pour le niveau de stock: – Stock réel : quantité réellement disponible – Stock virtuel : Stock réel + approvisionnement en cours – livraison en cours.

• Les délais : OpenERP gère trois types de délais, – Délai de livraison client – Délai de fabrication – Délai de garantie

La gestion du stock : Inventaire • Les inventaires permettent de corriger le niveau de stock de vos produits. • Pour créer un inventaire utiliser le menu «Gestion des stocks>Inventaires physique» • Lorsque vous créer une ligne dans l’inventaire pour un produit donné, le système peut compléter par la valeur réel du stock (Action Importer un inventaire). Vous pouvez ensuite changer la valeur du stock et mettre la valeur corrigée. • Des mouvements de stock peuvent être créés pour tracer la différence en utilisant les emplacement de contrepartie (l’emplacement «Pertes d’inventaire» par ex.)

La gestion du stock : Réception et livraison des produits • Utiliser le menu « Gestion d’entrepôt>Réception» pour recevoir les produits entrants. • Utiliser le menu «Gestion d’entrepôt>Bons de livraisons pour livrer les produits au client. • L’emplacement source/destination est renseigné sur la base du partenaire par défaut pour le mouvement de stock qui sera crée. • Si vous passer par une commande client, la validation de celle-ci créera un colisage ou un ordre de fabrication selon le produit (MTS ou MTO). • Les ordres de fabrications sont à lancer depuis le menu «Fabrication> Lancer tous les planificateurs » ou automatiquement si le module mrp_jit est installé.

La gestion du stock : L’analyse du stock • Les effets des opérations de gestion de stocks peuvent être constatées à partir de différents endroits : – Produit – Emplacement

• A partir du formulaire produit on peut : – constater les quantités réelle et virtuelle du stock. – Éditer l’état stock prévisionnel – Consulter l’état du stock du produit par emplacement

• A partir d’un emplacement on peut : – Analyser l’état de l’emplacement Fournisseur et Client pour voir les entrées/sorties des produits . – Vérifier les quantités de pertes/profits dans l’emplacement inventaires. – Vérifier les quantités dans l’emplacement ‘Production’ pour constater les valeurs ajoutées par votre entreprise.

Utilisation des emplacements liés • Traiter les opérations multiples concernant une commande client : Notification Colis : Stock > Sortie, Ordre livraison : Sortie > Client. • Suivre l’activité import & export par transport marin, • Gérer le détail d’une chaine de production : utiliser pour cela le module stock_location pour gérer les liens entre emplacements par produit, • Gérer la location des produits, • Gérer le passage via le contrôle qualité.

Les mouvement de stocks : Principes OpenERP fait la différence entre 2 états d'un mouvement de stock: • Confirmed (Confirmé): Lorsque le stock disponible est insuffisant • Assigned (Disponible): Lorsque le stock disponible est suffisant et que la réservation a été faite

Les mouvement de stocks : Routage produit • OpenERP permet la création d'un 'routage' produit entre différentes localisations. Il est nécessaire d'installer le module 'Stock_location' qui va permettre de définir, au niveau du formulaire 'Produit‘, onglet 'Délais et Localisations‘ le chemin des emplacement pour un produit donné. • Ce 'Chemin des emplacements' permet de spécifier les mouvements du produit dans l'entreprise Ce mouvement peut être de type: • Opération manuelle: OpenERP génère un mouvement de stock en mode 'Draft‘ (à confirmer manuellement). • Mouvement automatique: OpenERP génère un mouvement de stock et l'exécute. • Automatique aucun pas à ajouter: OpenERP ne génère pas un nouveau mouvement de stock, mais modifie l'emplacement de destination du mouvement dont l'emplacement Source du chemin des emplacements était la cible.

Les entrepôt : Calcul de la quantité disponible Lors du calcul des quantités disponibles, c'est l'emplacement 'stock', et ses enfants, qui est pris en compte. Cela signifie: Généralement on crée les emplacements internes : entrée et sortie pour y mettre les produits à livrer ou à recevoir. • Si l'emplacement 'Entrée' est un enfant de ‘Stock’ , alors les produits dans la zone d'arrivage sont pris en compte dans le calcul. • Si l'emplacement 'Entrée' n'est pas un enfant de 'Stock', alors ces produits sont en cours de contrôle qualité, et ne sont pas intégrés dans le calcul. • Attention, ne jamais placer 'Sortie' comme un enfant de 'Stock', car ces produits sont déjà emballés et réservés pour un client.

Relation Entrepôt – Magasin (Module G. Ventes) • Lors d'une vente, un magasin est obligatoirement sélectionné. Ce magasin est relié à un entrepôt et permet de définir l'emplacement à partir duquel la livraison sera faite. • L'entrepôt étant relié aux emplacements de stocks, OpenERP va être capable de générer les mouvements de stocks ... • Si OpenERP doit pouvoir choisir automatiquement un emplacement en fonction des stocks disponibles, il faut créer un ‘emplacement fictif' qui va regrouper plusieurs emplacements. la marchandise disponible sera prélevée à partir des emplacements en fonction de la distance qui les séparent. Ces paramètres géographique doivent être paramétré au niveau des emplacements physiques de stocks.