Suport Teoretic Curs 4 - SAP

Curs 4 Analize si raportari in Logistica SAP/ERP

In aria logisticii si a productiei sunt necesare numeroare informatii pentru a monitoriza si gestiona activitatea, atat cea operationala (zilnica) cat si pe un orizont mai mare de timp. De fapt raportarea, combinata cu planificarea pe termen scurt, mediu si lung reprezinta reprezinta unul din principalele motive ale implementarii unui sistem de tip ERP, ERP, mai mult poate decat decat necesitatea integrarii informatiilor si automatizarea prelucrarii informatice a fluxurilor de business. Pornind de la activitatile principale de management ale unei companii si anume: - planificare - organizare - coordonare - control – evaluare se constata ca in cateva dintre acestea informatiile obtinute dintr-un sistem de tip ERP pot constitui un suport de log de neglijat pentru managerii unei companii. In functie de etapa in discutie, informatiile necesare pot varia de la informatii operative, detaliate, in timp real (de exemplu ce livrari urmeaza a se pregati pentru ziua urmatoare, ce comenzi de productie sunt in lucru, care este cantitatea aflata pe stoc pentru un anumit produs, care este disponibilul a fi vandut, etc.) si la informatii sintetice, pe un orizont mare de timp grupate pe criterii generale si care sa ofere informatii complexe, cu un grad relativ mare de prelucrare (de exemplu cifra de vanzari realizata in ultimul an pe un anumit lant de distributie, repartizata pe regiuni geografice, pe grupe de produse si pe tipuri de clienti sau evolutia preturilor la un anumit grup de materii prime pe ultimul an si care sunt materiile care au avut ponderea cea mai mare in modificarea bugetului de aprovizionare datorita variatiei pretului pe piata mondiala de materii prime – reflectata in preturile furnizorilor). De cele mai multe ori, activitatea de planificare porneste de la datele sintetice ale realizarilor perioadelor precedente corfelate cu strategiile si pe un nivel mai jos, cu politicile companiei si tot asa, analiza rezultatelor nu se face intotdeauna la nivel absolut ci mai degraba se raporteaza la valorile planificate, putandu-se astfel evidentia factorii perturbatori (pozitivi sau nu) care au dus la rezultatele obtinute. Acesta este motivul pentru care SAP a dezvoltat functionalitati, module si aplicatii (rapoarte) care se adapteaza si raspund fiecarui tip de astfel de cerinte, pornind de la realitatea ca activitatile de planificare strategica si de control-evaluare au nevoie de un sistem de raportare complex, pe orizont mare de timp iar activitatile de coordonare si de control operativ a afacerii necesita rapoarte simple, suple si eficiente pentru a permite luarea unor decizii cat mai rapid. In SAP raportarea dedicata modulelor logistice este construita pe trei niveluri principale: 1. Nivelul operational – fiecare modul dispunde de rapoarte proprii care ofera informatii extrase din bazele de date in care se stocheaza informatiile detaliate ale tranzactiilor inregistrate in sistem. Sunt raportari care tin de tehnologia OLTP ( Online transaction processing)

2. Sistemul de Informatii Logistice – Aplicatii (rapoarte) care au la baza structuri de date construite special in scopuri de planificare si raportare avand doua dimensiuni principale: - Caracteristici - criterii in functie de care datele pot fi selectate. Fiecare caracteristica are propriul set de valori. Exemple de caracteristici: Emitent comandă, Depart.de vânzări, Canal de distribuţie, Material, etc. - Indicatori – definesc marimile ce urmeaza a fi raportate. Exemple de indicatori (key figures): valoare comenzi vanzari, valoare facturata, cantitati comandate deschise – nelivrate, costuri comenzi, costul bunurilor vandute aferent cantitatilor facturate, etc. In aceste campuri, la efectuarea unei tranzactii, sistemul cumuleaza sau introduce valorile respective pe valorile caracteristicilor Indicatorii pot avea (pentru anumite structuri) ata valori planificate (stabilite de utilizatori) cat si valori efective, rezultate din sistem, facand posibila astfel compararea acestora. Exemplu:

O noua inregistrare a fost creata in structura datorita introducerii in sistem a pozitiei 20 in timp ce pozitia 10 din comanda a avut ca efect actualizarea unei intrgistrari deja existente. 3. SAP Business Intelligence (BI) – reprezinta o functioanlitate dezvoltata de SAP pe baza conceptului OLAP si care permite raportari la nivel global, cu o arie mare de cuprindere, datele nu sunt extrase in momentul crearii raportului din cele tranzactionale ci din structuri construite special, actualizate periodic. Diferentele dintre cele doua tehnologii sunt prezentate in figura urmatoare.

OLTP vs OLAP

In continuare vor fi detaliate numai aspecte privind rapoartele operationale (tranzactionale) si cele din Sistemul de Informatii Logistice (SIL) ANALIZA SI RAPORTARI APROVIZIONARE

Fiecare dintre activitatile desfasurate in companie in procesul de Aprovizionare necesita informatii specifice, necesar a fi furnizate de sistemul de raportare al ERP-ului.

Principalele (si cele mai utilizate) raporte din SAP sunt prezentate in continuare. MATERIAL – FURNIZORI - Rapoarte LIS

-

MC$G - Valori aprovizionare MC$I - Cantităţi aprovizionare

-

MC$K - Livrare la termen MC$M - Variante cantitate MC$O – Frecvenţe ME1W - Înregistrări info

MATERIAL – FURNIZORI - Rapoarte OPERATIONALE

-

Comenzi de aprovizionare Tranzacţii per număr urmărire Acorduri cadru Cereri de ofertă Fişă de intrare Document de facturare furnizor Documente de plată

In afara de acestea mai sunt numeroase alte rapoarte dezvoltate fie pentru a da informatii detaliate, fie pentru anumite informatii specifice unui anumit tip de business (industrie) sau unei tari (localizare). Toate rapoartele, indiferent de tipul lor trebuie sa prezinte un ecran care sa permita selectia datelor pentru a restrange astfel aria de cautare si a obtine numai informatiile cu adevarat relevante. Din ecranul raportului informatiile detaliate pot fi obtinute cu usurinta la nivel de detaliu.

ANALIZA SI RAPORTARI PRODUCTIE

La fel ca si in cazul aprovizionarii, rapoartele din productie sunt dedicate fiecarei activitati din acest flux:

Pricipalele rapoarte disponibile in productie sunt: PRODUS / GRUP PRODUS •

MC83 - Plan de vânzări/producţie

•

MD47 - Situaţie planificare

•

MCPW - Durate totale

•

MCRI - Costuri produs

•

MCRE - Consum material

COMANDA DE PRODUCTIE •

MCPU - Durate totale

•

MCPD - Termene

•

CO21 - Pentru material

•

CO24 - Piese lipsă

•

După res./unelte prod.

PLAN DIRECTOR PRODUCTIE •

MD04 - Listă stoc/necesar

•

MD44 - Plan unit.log.unică

•

MD48 - Imag.gen.indep.de unit.log.

POST DE LUCRU / RESURSE UNELTE PRODUCTIE •

MCPY - Durate totale

•

MCPQ - Cantităţi

•

CM04 - Restanţe

•

CM05 - Supraîncărcare

•

Analiză operaţie

Exemplu de raport:

Datorita modului in care sunt construite, rapoartele din SIL au functionalitatea de „drill-down’ – adica de a obtine informatii pe un nivel inferior de detaliere prin simpla accesare a informatiei respective chiar din ecranul respectiv. ANALIZE SI RAPOARTE VANZARI

Rapoartele uzual folosite in vanzari sunt grupate si folosite in principal in functie de nivelul de raportare: •

Client

•

Material

•

Structuri organizatorice de vanzari    

Departament de vânzări Birou de vânzări Angajat vânzări Punct de expeditie

Principalele rapoarte de vanzari sunt: RAPOARTE •

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

MC(A - Comenzi intrate MC+A - Retururi MC+E - Vânzări MC+I - Credit memo-uri F.35 - Fişă de bază credit MCV6 - Preţuri individuale VA15 - Lista de cereri de ofertă client V.14 - Comenzi blocate V.15 - Comenzi cu scadenţă depăşită VL06F - Listă livrări VL04 - Lista de livrări scadente VF05 - Listă documente facturare VF04 - Listă scadenţă facturare MCV9 - Documente de facturare incomplete VA05 – Comenzi de vanzare, ETC …

ANALIZA SI RAPORTARI STOCURI

Principalele activitati (fara a fi exclusive) legate de gastiunea stocurilor sunt cele prezentate in figura urmatoare. De aceea rapoartele sunt grupate atat pe activitati dar si strans legate de nivelurile de raportare si de clasificarea datelor de baza.

INTRARI MATERIALE

CONSUMURI

IESIRI DE

TRANSFERU

MATERIALE

RI DE STOC

NIVEL DE RAPORTARE •

Material / grup de material / tip de material

•

Structuri organizatorice gestiune stocuri    

Unitate logistica Loc de depozitare Controlor PNM Divizie

Lista principalelor rapoarte este prezentata in continuare. RAPOARTE •

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

MC.9 - Stoc MC.A - Intrări / ieşiri MC.B - Rotaţie stocuri MC.C - Interval de acoperire Analiză ABC MMBE - Imagine generală stoc MB53 - Disponibilitate stoc unit.log. MB51 - Documente material MB5L - Listă valori stoc MR51 - Document contabilitate pt. material MB5M - Listă dată expirare MB5B - Stoc pt.dată înregistrare MB5C - Listă ridicare loturi Gestiune depozit (WM)

Ca si exemple importante de rapoarte fulosite sunt: A. Viteza de rotatie a stocurilor Formula de calcul a vitezei de rotatie a stocurilor este urmatoarea:

Valoare iesiri 

Viteza de rotatie stoc = -------------------------Valoare medie stoc 

unde Valoare medie stoc = (Stoc initial + n*Stoc sfarsit de luna) : (n+1) unde n = nr. de luni  Valoare iesiri ◊  (RON) Valoare medie stoc ◊  (RON/luna) Viteza de rotatie stoc ◊  luni 

Raportul este important din cel putin doua puncte de vedere: -

-

ofera informatii utile pentru modul de construire a politicilor de gestiune a stocului si de aprovizionare (o viteza mica de rotatie inseamna de fapt o folosire ne-judicioasa a resurselor financiare ale intreprinderii); aici intotdeauna trebuie stabilit un echilibru intre valoarea stocului necesar a satisface cerintele clientilor si valoarea resurselor financiare imobilizate in stoc in functie de trendul iesirilor (in special al vanzarilor) pentru fiecare perioada viteza de rotatie trebuie sa fie aproximativ egala si apropiata de cea optima.

B. Stocuri cu miscare lenta Raportul da informatii asupra stocurilor de produse care din motive diverse nu se mai vans sau consuma, determinand astfel luarea unor masuri cu caracter comercial sau managerial (promovare, inlocuire, etc.)

Nu in ultimul rand, SAP prezinta si rapoarte cerute de legislatia in vigoare in tara in care compania isi are sediul social.

In figura anterioara este prezentat meniul din care se acceseaza rapoartele localizate. CONCLUZII:

O aplicatie de tip ERP trebuie sa permita obtinerea de rapoarte care sa satisfaca atat cerintele managementului de varf cat si a departamentelor operationale din logistica. Informatia ofertia de rapoarte trebuie sa fie clara, consistenta si sa permita analiza de tip drill-down.

Rapoartele trebuie sa consume cat mai putine resurse hardware si sa poata fi obtinute in timp cat mai scurt. Sistemul de analiza si raportare trebuie sa permita nu numai evidentierea rezultatelor efective dar si compararea lor cu obiectivele strategice si planurile companiei.

.