Suport Curs Manager Proiect

„Iarba Verde de ACASĂ” POSDRU/104/5.1/G/75946

Curs Manager de Proiect Perfecţionare

1

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT

OBIECTIVELE CURSULUI DE INSTRUIRE  

Capacitatea de a realiza şi organiza proiecte şi dezvoltarea unei expertize solide Furnizarea informaţiilor de bază privind stabilirea cerinţelor de management integrat a proiectului

METODE DE INSTRUIRE     

Sesiuni de tip atelier de lucru – participare Discuţii în cadrul unor mese rotunde Exerciţii practice gândite pentru a aduce în discuţie sau a sublinia elementele-cheie învăţate Studii de caz din alte proiecte Materiale de referinţă pentru utilizare în viitor

REGULILE CASEI • • • •

Veniţi la timp şi staţi până la final Suntem cu toţii egali Nu ezitaţi să întrebaţi ceea ce vă interesează Participaţi la exerciţii pentru a învăţa mai mult şi pentru a-i înţelege mai bine pe ceilalţi

• •

Folosiţi informaţia pe care aţi acumulat-o FĂRĂ telefoane mobile

2

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT

Sesiunea 1

Stabilirea scopului proiectului PRINCIPALELE ELEMENTE NECESARE • • • • • • • •

Nevoi şi oportunităţi Incadrare strategică Obiective Plan detaliat şi fezabil Integrarea temelor orizontale Finanţare Realizări / rezultate Capacitate de implementare

NEVOI ŞI OPORTUNITĂŢI • • • • •

Cercetarea amănunţită a pieţei / sectorului ţintă Cunoaşterea celorlalte proiecte relevante planificate – asigurarea complementarităţii şi eliminarea suprapunerilor Consultarea cu potenţialele părţi interesate Crearea parteneriatului Demonstrarea nevoii şi oportunităţii

ÎNCADRAREA STRATEGICĂ • • • • • •

Dezvoltarea socio-economică Examinarea strategiilor de dezvoltare la nivel local şi regional Formularea strategiei acolo unde este cazul Studierea cu atenţie a Programului Operaţional – Documentului Cadru de Implementare Aplicarea numai în cadrul unui domeniu major de intervenţie / măsură Demonstrarea valorii adăugate

OBIECTIVELE •

SMART – Specific – Măsurabil – (Pot fi) Atinse – Realiste – Timp 3

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT

Ex: Crearea, până în 2010, a 100 de noi locuri de muncă în sectorul de turism, în zona Maramureş, prin oferirea de servicii de calitate superioară.

PLANUL DETALIAT AL PROIECTULUI • • • • • •

Descrierea activităţilor proiectului Planificarea activităţilor Rolurile diverşilor parteneri Analiza riscului potenţial – cum să eviţi/ gestionezi riscul Planul de achiziţii publice Planul de publicitate/ promovare

N.B. Consultaţi-vă în permanenţă cu partenerii/ părţile interesate.

INTEGRAREA TEMATICILOR ORIZONTALE Promovarea pro-activă a: • Modelelor de bune practici legate de mediu – Materiale de construcţie/ procese care nu dăunează mediului înconjurător – Elemente demonstrative – Şanse egale/ incluziune socială – Consultarea grupurilor dezavantajate (care au legatură cu rezultatele) – Promovarea politicilor de şanse egale – Elemente demonstrative

FINANŢAREA • •

•

“Asigurarea” co-finanţării Fluxul de numerar – N.B. Principiul rambursării! – Împrumuturi punte – Este nevoie de pre-finanţare? – Generează proiectul venituri? Bugetul detaliat – Categorii de cheltuieli – Surse şi ani

4

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT

REALIZĂRI/ REZULTATE • • • • • •

Realizări = “ceea ce cumperi” Rezultate = “efectul intermediar observabil” Trebuie să răspundă indicatorilor cu privire la realizări/ rezultate din PO / DCI Trebuie să fie realiste Trebuie să fie măsurabile Efecte multiplicatoare

CAPACITATEA DE IMPLEMENTARE •

•

Echipa de proiect alocată activităţii de implementare - aptitudini (relevante) în: – management de proiect – managementul relaţiei cu contractorii – management financiar/ contabilitate – managementul parteneriatului – publicitate/ promovare – aspectele legale – Organizarea internă Legături operaţionale cu organizaţiile partenere

DOCUMENTAŢIA SUPORT • • • • •

Cercetare de marketing Proiect tehnic Studii de fezabilitate Analiza cost-beneficiu Planurile de recrutare şi instruire

5

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT

Sesiunea 2

Stabilirea cerinţelor de management integrat al proiectului INVITAŢIA LA DEPUNERI DE CERERI DE FINANŢARE Este lansată de către Autoritatea de Management sau Organismul Intermediar – licitaţii deschise pentru cereri de finanţare • cu depunere continuă sau • cu termen limită – consultări între autorităţile relevante (ex: pentru proiecte mari de infrastructură) Toate licitaţiile sunt anunţate în presă şi pe Internet CAPITOLELE CERERII DE FINANŢARE • • • • •

Informaţii cu privire la solicitant (categorie, statut legal, date de contact etc.) Descrierea proiectului Coerenţa cu politicile UE şi legislaţia naţională Buget şi surse de finanţare Documente suport

DESCRIEREA PROIECTULUI • • • • • • • • • •

Titlu - localizare Domeniul major de intervenţie (Programul Operaţional, Axă Prioritară) Context operaţional, inclusiv analiza nevoii / cererii Indicatorii cu privire la realizari şi rezultate Activităţi (inclusiv planificarea acestora) şi resursele necesare Beneficiarii finali potenţiali / grupul ţintă Parteneri (implicaţi în finanţare şi implementare) Legături cu alte PO / strategii / proiecte relevante (naţionale / regionale) Durabilitatea proiectului Informarea şi publicitatea

COERENŢA CU POLITICILE UE ŞI LEGISLAŢIA NAŢIONALĂ Integrarea tematicilor orizontale • Durabilitatea legată de mediul înconjurător • Şanse egale / incluziune socială Conformitatea cu legislaţia în vigoare • Mediu (avize, EIA etc.) • Politica de şanse egale 6

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT

• •

Ajutorul de stat Achiziţiile publice

BUGET ŞI SURSE DE FINANŢARE Detalierea financiară pe categorii şi surse de finanţare (finanţare nerambursabilă, contribuţia proprie), pe tipul de contribuţie (publică, privată) şi forma acesteia (numerar, în natură, împrumut etc.). Trebuie prezentate dovezi legate de asigurarea în totalitate a co-finanţării. DOCUMENTE SUPORT (ÎN FUNCŢIE DE CERINŢE) • • • • • • • • • • •

Statutul legal al aplicantului Documentele de confirmare a co-finanţării Detaliile legate de toate contribuţiile în natură Decizia oficială din partea autorităţilor naţionale/locale de aprobare a cheltuielilor Studiu de fezabilitate şi proiect tehnic Avizele de mediu / Evaluarea impactului Autorizaţia de construcţie sau alte avize / aprobări cerute prin lege Analiza cost-beneficiu CV-urile persoanelor implicate în implementarea proiectului Alte studii şi evaluări Previzionarea fluxului de numerar

LOGICA AUTOEVALUĂRII PROIECTELOR

PROIECTUL ELABORAT • Studii şi analize • Structura logică şi indicatorii • Planul de Acţiune şi planificarea resurselor (umane şi materiale) • Planul de Investiţii / Afaceri 7

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT

PRINCIPALELE ASPECTE ÎNCĂ NEABORDATE • •

•

Legătura cu documentele de programare şi integrarea proiectului cu alte proiecte Tematici orizontale – protecţia mediului – egalitate de şanse – Procedurile de achiziţie Asigurarea fluxului de numerar

ETAPE ÎN FINANŢAREA PROIECTULUI 1. Schiţa de proiect şi analiza de fezabilitate Autorul proiectului va redacta schiţa şi analiza de fezabilitate a proiectului (în general, cea tehnicoadministrativă şi de fezabilitate financiară). 2. Angajarea împrumutului Banca comercială va furniza clienţilor – beneficiarii finali ai subvenţiilor – un angajament de împrumut (punte sau de investiţii) ce va fi utilizat pentru a demonstra fezabilitatea financiară a proiectului, în etapa de înaintare a cererii de finanţare pentru proiect. 3. Solicitarea ajutorului financiar UE, aprobarea proiectului Autorii proiectului prezintă o cerere de finanţare pentru a benefica de asistenţă în cadrul unui program operaţional. Autorităţile ce administrează programul vor selecta proiectele. 4. Semnarea contractului de împrumut Proiectul aprobat îi dă dreptul autorului proiectului să contracteze împrumutul de la instituţia de finanţare. SEMNAREA CERERII DE FINANŢARE • • •

Angajează oficial organizaţia solicitantului Semnătura trebuie să corespundă din punct de vedere al poziţiei (ordonator de credite în cazul APL) Falsul în declaraţii se pedepseşte conform legii

PROCESUL DE SELECŢIE

8

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT

ELIGIBILITATEA ŞI CONFORMITATEA • •

criterii administrative criterii de conţinut: coerenţa cu logica intervenţiei

CRITERII ADMINISTRATIVE • •

Termene (depunerea proiectelor) Utilizarea unor standarde: – formulare şi număr de copii – documentaţie suport – semnături

CRITERII DE CONŢINUT • • • • • • •

Eligibilitatea solicitantului Relevanţa pentru programul operaţional Încadrarea în strategiile sectoriale şi locale şi concordanţa cu legislaţia în vigoare Co-finanţare (plafoane şi finanţarea anterioară din fonduri publice) şi eligibilitatea cheltuielilor Eligibilitatea activităţilor Termene (durată, termene legate de cheltuirea fondurilor) Capacitatea instituţională a solicitantului

CRITERII DE EVALUARE TEHNICĂ ŞI FINANCIARĂ •

Principalele criterii de evaluare a calităţii proiectelor: – Dovezile privind existenţa nevoii sau a cererii – Valoarea dată banilor (costuri raportate la rezultatele preconizate); – Viabilitatea tehnică şi financiară – Sustenabilitatea proiectului (asigurarea resurselor necesare operării, întreţinerii şi reparaţiilor) – Calitatea parteneriatului pe care se bazează proiectului şi implicarea activă a acestuia în implementare – Gradul de integrare a proiectului la nivel local şi regional (integrarea cu strategia programului şi strategiile locale) – Măsura în care sunt promovate în mod activ politicile UE de protecţie a mediului şi de şanse egale – Diferitele domenii de intervenţie pot introduce criterii de evaluare a calităţii specifice

9

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT

EVALUAREA PROGRAMULUI

PROCESUL DE SELECŢIE ÎN CADRUL PO •

Principii: – Parteneriat – Transparenţă – Simplitate – Evitarea duplicării sarcinilor – Flexibilitate – Durată minimă

•

Etape: 1. Verificarea conformităţii administrative a CF 2. Verificarea eligibilităţii CF 3. Evaluarea tehnică şi financiară 4. Evaluarea strategică 5. Etapa precontractuală şi decizia de finanţare

VERIFICAREA CONFORMITĂŢII ADMINISTRATIVE • • • •

Solicitantul depune CF la registratura OI, atribuindu-se numărul unic de înregistrare OI verifică conformitatea administrativă OI poate solicita clarificări / completări CF neconforme sunt respinse, iar solicitantul este informat asupra respingerii şi a motivelor de respingere 10

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT

•

CF conforme sunt acceptate pentru verificarea eligibilităţii, iar solicitantul este informat asupra acceptării CF

VERIFICAREA ELIGIBILITĂŢII • • • •

OI verifică eligibilitatea CF (a solicitantului, a activităţilor şi a cheltuielilor) pe baza criteriilor specifice fiecărui domeniu de intervenţie OI poate solicita clarificări la CF CF neeligibile sunt respinse iar solicitantul este informat asupra respingerii şi a motivelor de respingere CF eligibile sunt acceptate pentru evaluarea tehnică şi financiară iar solicitantul este informat asupra acceptării CF

EVALUAREA TEHNICĂ ŞI FINANCIARĂ • • • • •

Este realizată de către evaluatori independenţi contractaţi de către AM şi remuneraţi din fondurile alocate AT Evaluarea tehnică şi financiară vizează în principal: capacitatea operaţională şi financiară a solicitantului, necesitatea şi utilitatea proiectului, fezabilitatea tehnică şi financiară, precum şi sustenabilitatea financiară a proiectului CF vor fi punctate, conform grilei de evaluare tehnică şi financiară CF cu punctaje minime sunt acceptate ca proiecte viabile, urmând a fi evaluate din punct de vedere strategic. Solicitantul este informat asupra acceptării CF. CF cu punctaje sub limita minimă sunt respinse, iar solicitantul este informat asupra respingerii şi a motivelor de respingere.

ETAPA PRECONTRACTUALĂ ŞI DECIZIA DE FINANŢARE a. Pentru proiecte care includ execuţia de lucrări 1. Solicitantul este informat asupra termenului limită în care trebuie să depună Proiectul tehnic 2. Evaluatorii independenţi analizează proiectele tehnice, urmărind concordanţa acestora cu informaţiile cuprinse în CF (Studiul de fezabilitate). În cazul în care proiectele tehnice nu sunt complete, se va cere solicitanţilor completarea/modificarea acestora 3. Apoi se parcurg etapele precizate la pct. b b. Pentru proiecte care nu includ execuţia de lucrări 1. OI efectuează vizite la faţa locului, verificând existenţa documentelor de eligibilitate, a autorizaţiei de construire etc. 2. AM ia decizia de finanţare 3. OI întocmeşte şi semnează cu solicitantul contractul de finanţare

11

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT

PROCESUL DE SELECŢIE ÎN CADRUL POR

ORGANISMELE INTERMEDIARE • • • • •

Verifică conformitatea administrativă şi eligibilitatea cererilor de finanţare primite în acord cu setul de criterii stabilite de AM Organizează sesiunile de evaluare tehnică şi financiară a cererilor de finanţare conforme, cu sprijin din partea unor evaluatori independenţi Organizează sesiunile de evaluare strategică Informează solicitanţii asupra stadiului procesării cererilor lor de finanţare Încheie contractele de finanţare cu beneficiarii, în urma deciziei AM de a finanţa proiectele

COMITETELE REGIONALE DE EVALUARE STRATEGICĂ ŞI CORELARE (CRESC) • • •

Sunt formate din reprezentanţi ai autorităţilor locale (în mod egal pentru toate judeţele regiunii), precum şi reprezentanţi ai instituţiilor academice, societăţii civile şi mediului de afaceri cu relevanţă la nivel regional. Vor evalua din punct de vedere strategic cererile de finanţare ce au întrunit punctajul necesar în cadrul evaluării tehnice şi financiare. Întocmesc liste cu proiectele recomandate pentru finanţare, precum şi cu cele ce n-au fost recomandate, incluzând justificări riguroase pentru fiecare proiect.

CRITERIILE DE EVALUARE STRATEGICĂ •

Contribuţia proiectului la realizarea obiectivului general şi a obiectivelor specifice 12

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT

• •

Contribuţia proiectului la realizarea strategiei de dezvoltare a Regiunii Complementaritatea cu alte proiecte realizate la nivel regional din fonduri publice.

13

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT

Politica de coeziune economică şi socială BUN VENIT ÎN UNIUNEA EUROPEANĂ

DIFERENŢE DE BUNĂSTARE LA NIVEL NAŢIONAL • •

UE25 PIB per capita (pps) - 18.500 € RO PIB per capita (pps) - 5.600 €

14

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT

FORŢA DE MUNCĂ ANGAJATĂ ÎN UE

OCUPAREA ÎN DOMENIUL TEHNOLOGIEI DE VÂRF

15

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT

DE CE ARE NEVOIE UE DE POLITICA DE COEZIUNE REGIONALĂ? • • •

pentru a redresa disparităţile regionale pentru a îmbunătăţi funcţionarea pieţei unice europene pentru a promova dezvoltarea durabilă şi stabilă a UE

POLITICA DE COEZIUNE „O dezvoltare armonioasă, echilibrată şi durabilă a activităţilor economice” în cadrul Uniunii. (Articolul 2 din Tratatul Uniunii Europene) Coeziunea economică şi socială să fie urmărită cu scopul de a „reduce disparităţile dintre nivelurile de dezvoltare ale diverselor regiuni şi nivelul scăzut al regiunilor sau al zonelor defavorizate, inclusiv al zonelor rurale”. (Articolul 158 din Tratatul Uniunii Europene)

CUM FUNCŢIONEAZĂ POLITICA DE COEZIUNE REGIONALĂ A UNIUNII EUROPENE? • • •

Prin direcţionarea unor fonduri suplimentare către zonele cu cele mai mari necesităţi Prin finanţarea programelor multi-anuale de dezvoltare Prin dezvoltarea unor parteneriate între actorii socio-economici

INSTRUMENTE STRUCTURALE ALE UE • • •

Fondul European de Dezvoltare Regională (FEDR) Fondul Social European (FSE) Fondul de Coeziune (FC) 16

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT

• •

Fondul European pentru Agricultură şi Dezvoltare Rurală (FEADR) Fondul European pentru Pescuit (FEP)

CATEGORII DE FONDURILE

CHELTUIELI DIN STRUCTURALE

ABORDAREA PROGRAMULUI • • • •

program pe o perioadă de 7 ani programe elaborate în statele membre accent puternic pe ţintele strategice integrarea politicilor orizontale

PARTENERIAT • • • •

Stabilirea unui consens asupra strategiilor programului Participarea pe scară largă în cadrul Comitetelor de Monitorizare a programului Asigurarea eficacităţii măsurilor finanţate Sporirea transparenţei

Articolul 10 din Regulamentul General:  Cooperare strânsă între:  autorităţile publice regionale, locale, urbane şi alte autorităţi publice competente;  partenerii economici şi sociali;  orice altă instituţie relevantă.  Desemnarea partenerilor reprezentativi INTERACŢIUNI CU ALTE POLITICI ALE COMUNITĂŢII EUROPENE Dezvoltare durabilă 17

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT

• Competitivitate economică • Protecţia mediului • Şanse egale COMPETITIVITATE ECONOMICĂ • • • •

Ocuparea forţei de muncă Cheltuieli în domeniul cercetării-dezvoltării Reţele Trans-Europene Politica în domeniul concurenţei • Ajutor de stat • Achiziţii publice

PROTECŢIA MEDIULUI • • •

Evaluarea strategică a mediului Investiţii de mediu pe scară largă Promovarea unor practici pozitive de mediu

EGALITATEA DE ŞANSE • • • • •

Oportunităţi egale Egalitatea sexelor Rromii Persoanele cu deficienţe Alte grupuri dezavantajate

REZULTATE OBŢINUTE PÂNĂ ÎN PREZENT • • • •

Cele mai bune rezultate au fost obţinute în zonele cele mai sărace Peste 2 milioane de noi locuri de muncă Parteneriatul exploateză mai bine potenţialul regional Reducerea disparităţilor socio-economice între regiuni (deşi disparităţile sunt încă semnificative)

CREŞTEREA PIB ÎN ŢĂRILE CARE AU PRIMIT SPRIJIN ÎN CADRUL FONDULUI DE COEZIUNE

18

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT

IMPACTUL EXTINDERII Disparităţile în Uniunea extinsă vor creşte: • Populaţia Uniunii creşte de la 380 la 485 milioane (UE27) • Noile state memebre vor aduce o creştere economică mai dinamică (4% pe an faţă de 2,5% în UE15) • PIB per capita scade (cu 12,5% în UE25 şi cu 18% în UE27) PROPUNERI DE REFORMĂ De a consolida priorităţile dezvoltării durabile ale Uniunii (conform agendelor de la Lisabona şi Göteborg), deoarece extinderea a sporit necesitatea politicii de coeziune (15 din 27 state membre vor fi beneficiari majori), întrucât politica de coeziune va fi de interes pentru toate statele, regiunile şi oraşele şi datorită consolidării bugetului.

OBIECTIVELE POLITICII DE COEZIUNE UE 2007-2013 • • •

Convergenţă Competitivitate regională şi ocuparea forţei de muncă Cooperare Teritorială Europeană

NOILE REGULAMENTE PENTRU 2007-2013 •

•

Regulamentul general 1083/2006 – Regulamentul FEDR 1080/2006 – Regulamentul FSE 1081/2006 – Regulamentul FC 1084/2006 – Regulamentul Grupurilor Europene pentru Cooperare Teritorială 1082/2006 Regulamentul de implementare 1828/2006 – împreună cu anexele

PROGRAME OPERAŢIONALE DIN ROMÂNIA 2007-2013

19

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT

PROGRAME CTE DIN ROMÂNIA 2007-2013

MANAGEMENTUL PO

20

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT

PLANUL DE LUCRU ACTUAL • • • • •

Finalizarea programelor operaţionale Stabilirea Comitetelor de Monitorizare Mecanisme de coordonare naţionale / regionale Sisteme de management (inclusiv convenţii între organizaţii) Proiecte în aşteptare

Pe scurt: • • •

O abordare mai strategică Mai multe resurse O mai bună coordonare şi un parteneriat mai strâns

21

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT

22

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT

Trebuie să faceţi un plan. Pentru a face un plan, trebuie să îi definiţi caracteristicile, cum ar fi:  Locaţia  Terenul respectiv pentru construcţie  Numărul de camere  Suprafeţele  Calitatea materialelor  …  Buget.

23

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT

24

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT

25

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT

26

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT

Ca să va transformaţi dorinţa în realitate, adică să mergeţi de la B la C, e nevoie de timp şi e nevoie să se întâmple mai multe lucruri… unele dintre ele măsurabile, şi indicând aspiraţiile pentru succes… cum ar fi: - Dragoste; - Fertilitate; - Sănătate; - Cariere de Succes; - Noroc. (Multe condiţii)

27

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT

Beneficiarii, prin contractul semnat, sunt responsabili: •

Să implementeze a1 a2 a3 a4 a5 a6

•

Să livreze B şi

•

Să facă tot posibilul că să atingă C

28

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT

Sesiunea 3

Planificarea activităţilor proiectului MANAGEMENTUL ACTIVITĂŢILOR

Schemele Gantt (SG) – scurt istoric Karol Adamiecki (1866-1933) – economist, inginer polonez - publică primele lucrări despre management în 1898 - fondatorul managementului ştiinţific în Polonia - fondator în 1925 al Institutului Polonez de Management Ştiinţific - creator al harmonogramei/ harmonografului (publicat în 1931) – formă preliminară a diagramei Gantt - precursor al Managementului Ştiinţific (F.W. Taylor publică abia în 1911 – „Principiile managementului ştiinţific”)

Creator al LEGII ARMONIEI în management 1. Armonia alegerii: mijloace de producţie compatibile între ele (mai ales în privinţa vitezei de producţie) 2. Armonia acţiunii: importanţa coordonării în timp, a programelor şi orarelor 3. Armonia spiritului: importanţa creării unei echipe bune Henry Lawrence Gantt – 1861–1919, american, inginer mecanic şi consultant în domeniul managementului • considerat un părinte al Managementului de Proiect • colaborator/ coleg al lui F.W. Taylor • prima cartogramă – 1910 (The Engineering Magazine, N.Y) • utilizată în managementul unor mari proiecte de infrastructură: barajul Hoover, autostrăzi inter-statale etc.) • lucrări de referinţă: Muncă, salarii, profituri (1916) şi Organizarea muncii (1919) Prima diagramă (o „balanţă” zilnică) indica: a. Înregistrarea activităţilor umane (ce trebuie făcut şi ce s-a făcut) b. Cantitatea de muncă necesară pentru o activitate (cât ar fi nevoie şi cât a fost nevoie efectiv) Diagrama este de fapt un tabel cu rânduri şi coloane. Balanţa zilnică: metodă de programare şi înregistrare a muncii/ activităţii Contribuie la asigurarea coordonării şi evitarea „interferenţelor” dar, CHIAR ŞI CELE MAI ELEGANTE DIAGRAME PRODUSE, SUNT INUTILE, DACA SUNT IGNORATE (H.L.GANTT)

29

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT

„Numai prin impunerea de metode standardizate, prin impunerea adaptării celor mai bune mijloace şi condiţii de lucru şi prin impunerea cooperării se poate asigura această rapiditate a muncii. Şi datoria impunerii unei adaptări a standardelor şi a cooperării aparţine exclusiv managementului.” F. W. Taylor - Principiile Managementului Ştiinţific PLANIFICARE ŞI PROGRAMARE CU AJUTORUL SG • •

Transferarea activităţilor într-un instrument de lucru Tehnică de reprezentare a fazelor şi activităţilor unui proiect

MONITORIZAREA ACTIVITĂŢILOR CU AJUTORUL SG Utilizarea SG ca instrument de lucru în etapa de implementare… Cele 3 constrângeri: • Timp • Costuri • Obiective MODELE DE SG – CLASIC

30

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT

CONSTRUIREA/ REALIZAREA UNEI SG 05.09.2005 Task 1

24.03.2006

10.10.2006

210

28.04.2007

14.11.2007

01.06.2008

18.12.2008

55 200

Task 2

120 120

Task 3

230 55

Task 4

380 45

Task 5

280 0

Task 6

180 0

Task 7

Start Date

Completed

150

Remaining

Exemplu în Excel – pas cu pas…

TEAM BUILDING ŞI COMUNICARE Un drum fără obstacole nu duce nicăieri. Un optimist vede o oportunitate în orice obstacol. Un pesimist vede un obstacol în orice oportunitate.

31

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT

Sesiunea 4

Gestionarea costurilor şi a resurselor ELIGIBILITATEA CHELTUIELILOR  CERINTE GENERALE VIZAND ELIGIBILITATEA CHELTUIELILOR  Sa fie deja platite  Justificate cu facturi sau cu documente contabile cu valoare probativa echivalenta cu a facturilor, pentru a putea fi auditabile si identificabile  Angajate conform principiului eficientei  Sa fie direct legate de obiectivele proiectului  Sa respecte legislatia nationala si comunitara  CERINTE GENERALE VIZAND ELIGIBILITATEA CHELTUIELILOR  Sa nu fie finantate din alte instrumente de asistenta financiara nerambursabila (EU sau RO).  Sa fie platite dupa semnarea acordului de finantare si nu mai tarziu de 31 decembrie 2015.  Cheltuielile angajate in operatiuni supuse regulilor privind ajutorul de stat (in sensul Artt. 87 din Tratat) – supuse plafoanelor aferente stabilite in regulamentul aplicabil.  Derogare – Perioada de eligibilitate poate incepe inainte de semnarea contractului pentru:  Cheltuieli preliminare – pregatirea proiectului  Cheltuieli implicate de obtinerea autorizatiilor, avizelor, acordurilor necesare  Cheltuielile proiectelor in cadrul axelor de asistenta tehnica ale PO  Amortizarea proprietatilor si echipamentului poate fi considerata cheltuiala eligibila daca:  Activele nu sunt achizitionate din asistenta financiara nationala sau comunitara  Amortizarea este calculata cf. prevederilor legale  Costul se refera exclusiv la perioada de finantare a proiectului respectiv  Costul de achizitie nu este declarat ca si cheltuiala eligibila  Cheltuielile indirecte ale beneficiarului sunt eligibile daca:  Reprezinta costuri reale legate de implementarea proiectului  Sunt alocate proportional (pro-rata) proiectului  Nu depasesc 10% (20% in cazul proiectelor finantate din FSE) ale valorii eligibile totale a proiectului  Amortizarea proprietatilor si echipamentului poate fi considerata cheltuiala eligibila daca:  Activele nu sunt achizitionate din asistenta financiara nationala sau comunitara  Amortizarea este calculata cf. prevederilor legale  Costul se refera exclusiv la perioada de finantare a proiectului respectiv  Costul de achizitie nu este declarat ca si cheltuiala eligibila  Cheltuielile indirecte ale beneficiarului sunt eligibile daca:  Reprezinta costuri reale legate de implementarea proiectului  Sunt alocate proportional (pro-rata) proiectului  Nu depasesc 10% (20% in cazul proiectelor finantate din FSE) ale valorii eligibile totale a proiectului  Costul achizitionarii de teren fara constructie este eligibil daca:  Proiectul nu este finantat din FSE;  In limita a 10% din totalul cheltuielii eligibile a proiectului 32

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT





 



  

 Pretul de cumparare este certificat de un expert evaluator independent, confirmare ca pretul nu depaseste pretul pietei Costul achizitionarii de proprietati imobiliare – cladiri construite si terenul aferent – este eligibil daca:  Proiectul nu este finantat din FSE;  Cladirea nu a facut obiectul asistentei financiare pentru constructie / renovare in ultimii 10 ani  Exista un certificat de la un expert evaluator independent sustinand ca:  Pretul de cumparare nu depaseste valoarea de piata iar  Cladirea este in conformitate cu reglementarile nationale relevante sau  Specificand aspectele neconforme, a caror rectificare de catre beneficiar este prevazuta in cadrul proiectului Cheltuieli preliminare pentru pregatirea proiectelor:  Analize cost beneficiu  Studii de teren  Cheltuieli de proiectare  Planuri de afaceri  Studii de piata  Eligibile daca respecta toate cerintele de mai jos:  Nu sunt deja finantate din asistenta financiara nerambursabila  Cerute de AM / OI pentru evaluarea proiectului, ca anexa la cererea de finantare  Sunt identifiabile si auditabile;  Nu sunt definite ca procent din costul eligibil total sau din costul total al proiectului Cheltuieli cu serviciile de consultanta:  Elaborarea documentelor cerute de procedurile de achizitii  Managementul de proiect Eligibile daca:  Nu depasesc 5% din costul total eligibil al proiectului  Aprobate prin acordul de finantare  Angajate conform principiului eficientei: luand in considerare tipul si dimensiunea proiectului, capacitatea beneficiarului si nivelul asistentei  Nu maresc costul operatiunii fara a adauga valoare in mod proportional  Daca managementul de proiect este subcontractat, contractorul va pune la dispozitia organismelor de audit si de control toate informatiile referitoare la activitatile subcontractate  Plata nu este definita ca procent din costul eligibil total sau din costul total al proiectului Cheltuieli neeligibile:  TVA  Dobanzi  Scoaterea din functiune a centralelor nucleare  Achizitia de mobila, echipamente, vehicule si infrastructura in proiecte finantate din FSE  Locuinte in proiecte finantate din FC si FSE  Echipamente second-hand  Amenzi, penalitati financiare, cheltuieli de judecata Autoritatea de management (AM)–Program Operational - Axe Beneficiar eligibil Proiect eligibil: contribuie la realizarea obiectivelor prioritare ale PO 33

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT

,  AM -> FINANTARE NERAMBURSABILA -> BENEFICIAR  FINANTAREA PROIECTULUI BENEFICIARULUI (CONFORM CERERII DE FINANTARE – ANEXA LA CONTRACT)  BENEFICIARUL VA IMPLEMENTA PROIECTUL CU RESPECTAREA LEGISLATIEI NATIONALE SI COMUNITARE  Costul total al proiectului = Costul eligibil al proiectului + Costul neeligibil al proiectului  Costul eligibil al proiectului = Sprijinul public + Co-finantarea beneficiarului  Sprijinul public = Cost finantat din FS + Cost finantat din bugetul national  De la data aparitiei modificărilor substanţiale are loc sistarea finanţării nerambursabile  Sumele acordate până în acel moment se vor recupera în conformitate cu legislaţia naţională.  Finanţarea nerambursabilă acordată va fi recuperată proporţional si in urmatoarele cazuri:  obiectivele finanţate nu sunt folosite conform scopului destinat  acestea au fost vândute sau închiriate într-o perioadă de 5 (cinci) ani după finalizarea Proiectului  Beneficiarul - maximum de profesionalism, eficienţă şi vigilenţă  Beneficiarul – răspundere integrala pentru prejudiciile cauzate terţilor din culpa sa pe parcursul implementării Proiectului.  Autoritatea de Management - degrevată de orice responsabilitate in acest sens  Toate cheltuielile proiectului sunt pre-finantate / rambursate in Lei  Pre-finantare:  Beneficiar (cerere de finantare) - > AM / OI  AM (Plata) -> Beneficiar  Toate cheltuielile proiectului sunt pre-finantate / rambursate in Lei  Pre-finantare:  Beneficiar (cerere de finantare) - > AM / OI  AM (Plata) -> Beneficiar  Beneficiarul trebuie sa puna la dispozitie / sa asigure:  Orice informatie tehnica / financiara referitoare la proiect, ceruta de AM / OI / Autoritati de Audit / CE  Disponibilitatea personalului implicat in implementarea proiectului si a managerului de proiect pe durata auditului  Beneficiarul (in calitate de autoritate contractanta) trebuie sa respecte regulile nationale privind achizitiile publice in implementarea proiectului  (O.G. 34/2006)  In caz contrar, cheltuielile respective sunt neeligibile  Aceeasi regula se aplica si beneficiarilor privati, care in mod normal nu sunt obligati sa respecta aceste reguli  Beneficiarul trebuie sa informeze AM / OI asupra ajutorului de stat “de minimis” obtinut in timpul derularii proiectului – in termen de 5 zile de la obtinere  Beneficiarul trebuie sa informeze AM / OI asupra ajutorului de stat “de minimis” obtinut in timpul derularii proiectului – in termen de 5 zile de la obtinere  Beneficiarii trebuie sa aiba prevazute in bugetul propriu sumele necesare pentru co-finantare si pentru plata cheltuielilor neeligibile ale proiectului  Valabil in special pentru beneficiarii din sectorul public  Beneficiarul trebuie sa tina evidenta separata a tranzactiilor proiectului  Conturi analitice (sub-conturi) 34

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT

 Sistemul de evidenta utilizat – in conformitate cu legislatia nationala  Beneficiarul va pastra toate documentele contabile si justificative in original – pentru a permite reconstituirea pistei de audit  Sisteme de arhivare / gestionare a documentelor clare – care sa permita cautarea usoara si verificarea  Beneficiarul trebuie sa informeze AM asupra locului unde este pastrata arhiva  Beneficiarul va permite si facilita accesul la arhivele digitale si sistemele de gestiune a datelor  Toate documentele proiectului – tinute la dispozitie 3 ani dupa incheierea PO.  AM şi Beneficiarul - confidenţialitatea documentelor, materialelor, datelor şi informaţiilor în legătură cu Proiectul şi care au fost indicate de către părţi ca fiind confidenţiale.  Nu pot fi confidenţiale documentele, materialele, datele şi informaţiile folosite în scop publicitar pentru informarea şi promovarea utilizării Instrumentelor Structurale  Nerespectarea obligaţiei de confidenţialitate - > dreptul partii vatamate să pretindă daune părţii în culpă.  Dreptul de proprietate asupra bunurilor  Dreptul de proprietate industrială (ex. brevetele de invenţie, mărcile)  Dreptul de proprietate intelectuală (ex. dreptul de autor)  rezultate din implementarea Proiectului, sunt drepturi exclusive ale Beneficiarului.  Prezentul Acord în integralitatea sa precum şi toate drepturile şi obligaţiile decurgând din implementarea acestuia nu pot face obiectul cesiunii, decât cu acordul expres al Autorităţii de Management.  NEREGULA - orice abatere de la legalitate, regularitate şi conformitate, precum şi orice nerespectare a prevederilor Acordului de finanţare şi a legislaţiei comunitare şi naţionale în domeniu, rezultată dintr-o acţiune sau omisiune a Beneficiarului care, printr-o cheltuială nejustificată, are sau ar putea avea ca efect prejudicierea bugetului Uniunii Europene şi / sau a bugetului de stat.  La constatare, AM va dispune toate măsurile necesare, inclusiv suspendarea sau rezilierea acordului.  AM va solicita, în termen de 15 zile de la data confirmării de primire a notificării Beneficiarului, înapoierea debitului constatat, inclusiv a accesoriilor acestuia (dobânzi, penalităţi de întârziere, alte penalităţi, costuri bancare)  In cazul constatarii dupa finalizarea Proiectului, Beneficiarul are obligaţia ca, în termen de 15 zile de la data primirii notificării din partea AM, să restituie debitul constatat, precum şi accesoriile acestuia  În cazul nerespectării obligaţiei de restituire a debitului, Autoritatea de Management va sesiza organismele competente în vederea declanşării executării silite.  Orice plată excedentară efectuată de AM - plată nedatorată - > Beneficiarul va restitui suma în termen de 15 zile de la primirea notificării din partea AM (dobanzi din a 16-a zi)  MONITORIZARE SI CONTROL  INFORMARE SI PUBLICITATE  PERSOANE DE CONTACT SI ADRESE:  PENTRU BENEFICIAR: reprezentant legal, reprezentant tehnic, persoana imputernicita sa gestioneze fondurile  PENTRU AM: persoana de contact (AM / OI)  Modificare majora - acordul ambelor parti - act aditional - incheiat in timpul perioadei de valabilitate a contractului 35

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT

 Beneficiar - cerere de prelungire a duratei - cel putin 60 zile inainte de incheierea valabilitatii  Schimbari ce trebuiesc notificate de beneficiar cu 3 zile inainte de operare:  Schimbarea adresei  A sediului social  A contului bancar  Inlocuirea:  Reprezentantului legal  Reprezentantului tehnic  Persoanei împuternicite să gestioneze fondurile alocate Proiectului (in acest caz se transmite numele noii persoane, datele de contact, împuternicirea, specimenul de semnătură)  Schimbarea contului bancar şi /sau a băncii -> notificare însoţită de acordul scris al băncii creditoare dacă Beneficiarul a solicitat credit bancar pentru cofinanţarea Proiectului.  Forţă majoră:  eveniment imprevizibil, insurmontabil şi imposibil de înlăturat  independent de voinţa părţilor  intervenit după data semnării Acordului  împiedică executarea în tot sau în parte a Acordului  exonerează de răspundere partea care o invoca.  Pot constitui cauze de forţă majoră evenimente cum ar fi:  calamităţile naturale (cutremure, inundaţii, alunecări de teren),  război, revoluţie, embargo etc.  Partea care invocă clauza de Forţă Majoră are obligaţia:  de a notifica celeilalte părţi cazul de forţă majoră, în termen de 5 zile de la aparitie  de a o dovedi în termen de 15 zile  de a comunica data încetării cazului de forţă majoră, în termen de 5 zile  Părţile au obligaţia de a lua orice măsuri posibile în vederea limitării consecinţelor acţiunii forţei majore.  Dacă partea care invoca forţa majoră începerea şi încetărea cazului de forţa majoră, în condiţiile şi termenele prevăzute, va suporta toate daunele provocate celeilalte părţi prin lipsa de notificare.  În cazuri excepţionale şi temeinic dovedite* inclusiv cazurile de forţă majoră şi caz fortuit, AM poate decide să rezilieze Acordul prin notificare scrisă, fără a fi solicitată restituirea finanţării nerambursabile deja plătite.  În situaţia în care Beneficiarul, din motive imputabile acestuia, nu a început implementarea Proiectului în termen de ……… luni de la data intrării în vigoare a Acordului, acesta devine nul.  În acest sens, Autoritatea de Management va transmite o notificare Beneficiarului în termen de 10 zile lucrătoare de la constatarea nulităţii. * Se va stabili de catre AM care sunt cazurile excepţionale în care poate fi reziliat acordul şi cum vor fi dovedite.  În cazul încălcării de către Beneficiar a prezentului Acord, AM poate dispune rezilierea Acordului, după o notificare prealabilă.  În această situaţie, Beneficiarul are obligaţia restituirii în întregime a sumelor deja primite în cadrul Acordului din asistenţa financiară nerambursabilă.  Anterior rezilierii Acordului, AM poate suspenda plăţile ca o măsură de precauţie, după o notificare prealabilă a Beneficiarului. 36

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT

 AM va rezilia Acordul in caz de neconcordanţa între starea de fapt si CF, cum ar fi:  proiectul face obiectul unei finanţări din fonduri publice naţionale sau comunitare  proiectul a mai beneficiat de finanţare din alte programe naţionale sau comunitare.  În acest caz, Beneficiarul este obligat să restituie integral sumele primite. Valoare (inclusiv TVA) Din care Denumirea capitolelor si supusa Nr. subcapitolelor de Total procedurii de crt. cheltuieli achizitie publica Lei EURO Lei EURO 1 2 3 4 5 6 PARTEA I CAPITOLUL 1 Cheltuieli pentru obtinerea si amenajarea terenului 1.1 Obtinerea terenului 1.2 Amenajarea terenului 1.3 Amenajari pentru protectia mediului CAPITOLUL 2 Cheltuieli pentru asigurarea utilitatilor necesare obiectivului CAPITOLUL 3 Cheltuieli pentru proiectare si asistenta tehnica 3.1 Studii de teren 3.2 Obtinerea de avize, acorduri si autorizatii 3.3 Proiectare si engineering 3.4 Organizarea procedurilor de achizitie publica 3.5 Consultanta 3.6 Asistenta tehnica si manageriala CAPITOLUL 4 Cheltuieli pentru investitia de baza 4.1 Constructii si instalatii 4.2 Montaj utilaj tehnologic 4.3 Utilaje, echipamente tehnologice si functionale cu montaj 4.4 Utilaje fara montaj si echipamente de transport 4.5 Dotari CAPITOLUL 5 Alte cheltuieli 37

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT

Organizare de santier 5.1.1. Lucrari de 5.1 constructii 5.1.2. cheltuieli conexe organizarii de santier 5.2 Comisioane, taxe, cote legale, costuri de finantare 5.2.1. comisioane taxe si cote legale 5.2.2. costul creditului 5.3 Cheltuieli diverse si neprevazute CAPITOLUL 6 Cheltuieli pentru darea in exploatare 6.1 Pregatirea personalului de exploatare 6.2 Probe tehnologice TOTAL Din care C + M PARTEA a II a Valoarea ramasa actualizata a mijloacelor fixe existente incluse in cadrul obiectivului de investitie PARTEA a III a Fondul de rulment necesar pentru primul ciclu de productie TOTAL GENERAL Din care C + M

Nr. crt.

Valoare pe categorii, fara TVA lei EURO

Denumire

I – LUCRARI DE CONSTRUCTII SI INSTALATII 1 Terasamente 2 Constructii: rezistenta (fundatii, structura de rezistenta) si arhitectura (închideri 38

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT

exterioare, compartimentări, finisaje) 3 4 5 6

Izolatii terasa Instalatii electrice Instalatii sanitare Instalatii de incalzire, ventilare, climatizare, PSI, radio tv, intranet 7 Instalatii de alimentare cu gaze naturale 8 Instalatii de telecomunicatii TOTAL I (fara TVA) TVA TOTAL I (cu TVA) II – MONTAJ3 9 Montaj utilaje si echipamente tehnologice TOTAL II (fara TVA) TVA TOTAL II (cu TVA) III – PROCURARE 10 Utilaje si echipamente tehnologice 11 Utilaje si echipamente de transport 12 Dotari TOTAL III (fara TVA) TVA TOTAL III (cu TVA) TOTAL (TOTAL I + TOTAL II + TOTAL III fara TVA) TVA (%) TOTAL DEVIZ PE OBIECT (cu TVA)

39

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT

Sesiunea 5 şi 6

Achiziţii şi riscuri SISTEMUL ACHIZIŢIILOR PUBLICE Supravegherea sistemului achiziţiilor publice este asigurată de:

-

Autoritatea pentru Reglementarea şi Monitorizarea Achiziţiilor Publice (A.N.R.M.A.P.);

- Ministerul Economiei şi Finanţelor (M.E.F.) – U.C.V.A.P. -

Agenţia pentru Serviciile Societăţii Informaţionale – Operatorul sistemului electronic de achiziţii publice (S.E.A.P.);

-

Consiliul Naţional de Soluţionare a Contestaţiilor (C.N.S.C.);

PRINCIPII

      

Nediscriminarea Tratamentul egal Recunoaşterea reciprocă Transparenţa Proporţionalitatea Eficienta utilizării fondurilor publice Asumarea răspunderii

Exemple: 1. La procedura de achiziţie de cartofi au dreptul de a depune oferte atât operatori economici persoane juridice (societăţi comerciale), cât şi producători autorizaţi (persoane fizice). În acest fel se asigură respectarea principiului nediscriminării între persoanele fizice şi cele juridice.

40

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT

2. La procedura de achiziţie de manuale şcolare pentru învăţarea limbii engleze au dreptul să participe cu oferte, atât editurile române, cât şi edituri străine. Astfel se asigură respectarea principiului nediscriminării operatorilor economici indiferent de naţionalitate. 3. La procedura de achiziţie de carnete de muncă au dreptul să participe cu oferte atât imprimeriile proprietate de stat (Imprimeria Naţională, Imprimeria BNR) cât şi cele proprietate privată. Astfel se asigură respectarea principiului nediscriminării operatorilor economici indiferent de forma de proprietate. 4.Prin DA s-a prevăzut că ofertanţii trebuie să facă dovada că nu au obligaţii de plată a impozitelor la data de 31.03.2010. Pentru a respecta principiul tratamentului egal, comisia de evaluare are obligaţia de a-i descalifica pe toţi acei ofertanţi care nu îndeplinesc această condiţie, chiar dacă din punct de vedere economic oferta acestora este mai avantajoasă. 5. Prin caietul de sarcini s-a cerut ca produsul oferit să aibă o memorie RAM de cel puţin 1 GB. Pentru a respecta principiul tratamentului egal, comisia de evaluare nu are dreptul de a accepta ofertele care nu îndeplinesc această cerinţă chiar dacă, din punct de vedere economic, oferta acestora este mai avantajoasă. Prin DA s-a prevăzut că operatorii economici trebuie să facă dovada că sunt certificaţi ISO 9001/2001. Pentru a respecta principiul tratamentului egal, comisia de evaluare nu are dreptul de a considera că nu îndeplinesc cerinţa operatorii economici care au certificare echivalentă. Exemple: 1. Pentru a asigura transparenţa procedurii, autoritatea contractantă are obligaţia de a publica anunţurile/ invitaţiile de participare în SEAP. 2. Pentru a asigura transparenţa procedurii, autoritatea contractantă are obligaţia de a transmite un exemplar al procesului verbal al sedinţei de deschidere tuturor ofertanţilor, indiferent dacă au fost prezenţi sau nu la şedinţă. 3. Pentru a respecta principiul transparenţei, autoritatea contractantă are obligaţia de a comunica tuturor participanţilor la procedură răspunsul la o solicitare de clarificări invocată de un alt operator economic interesat de atribuirea contractului. 4. În cazul aplicarii criteriului oferta cea mai avantajoasă economic, în scopul respectării principiului transparenţei se vor preciza, în anunţul de participare şi în documentaţia de atribuire, factorii de evaluare şi ponderile ce urmează a fi aplicate la evaluarea ofertelor

Contracte publice  Acorduri, pe diferite perioade de timp, intervenite, de regula, intre o persoana de drept public si una de drept privat Contractul de furnizare: Presupune: 41

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT

 furnizarea unuia sau mai multor produse:  prin cumparare,  cumparare in rate,  inchiriere cu sau fara optiune de cumparare.  leasing, cu sau fara optiune de cumparare.  Contractul ce are ca obiect principal furnizarea de produse şi, cu titlu accesoriu, operaţiuni/lucrări de instalare şi punere în funcţiune. Contractul de servicii : Presupune:  prestarea unuia sau mai multor servicii. Serviciile sunt impartite in doua categorii:  Categoria A – se aplica legea in litera si spirit  Categoria B – se aplica numai spiritul legii De retinut!  Nu trebuie combinate servicii din categoria A si B in scopul evitarii aplicarii legii

Procesul de achiziţie publică succesiune de etape, ce trebuie parcurse pentru a se obţine produsul sau dreptul de utilizare al acestuia, serviciul sau lucrarea, în urma atribuirii unui contract de achiziţie publică 1. Întocmirea planului achiziţiilor publice 2. Elaborarea documentaţiei de atribuire 3. Chemarea la competiţie 4. Derularea procedurii de atribuire 5. Atribuirea contractului de achiziţie publică/acordului-cadru 6. Încheierea dosarului de achiziţie publică

Cum estimam valoarea contractelor?  Se identifică şi Se însumează toate costurile posibil a aparea pe parcursul derulării contractului, astfel încat acesta să se finalizeze la termenul stabilit. 42

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT

 se vor lua în considerare şi costurile date de:  modalitatea de achiziţie: on-line sau off-line  durata contractului  suplimentări ale obiectului contractului  eventuale  majorări ale preţului contractului,  costuri accidentale. Cand se stabileste Ve?  Înainte de iniţierea procedurii  Notă! Să aibă valabilitate în momentul transmiterii spre publicare a anunţului de participare sau a invitaţiei de participare.

Estimare - riscuri - evaluare superficială a valorii contractului fără a fi luate în calcul toate costurile care pot interveni - supraevaluare în ideea favorizării unui anumit contractant - utilizarea unui model de calcul care să conducă la o valoare care să nu presupună aplicarea unei proceduri competitive De retinut!!! Daca mai multe produse/servicii/lucrări sunt destinate aceluiaşi obiectiv sau proiect specific, valoarea acestora trebuie luată în considerare în calculul valorii estimate a contractului. Lotul este grupul de produse/servicii/lucrări identice sau asemanatoare achiziţionate simultan sau succesiv. Produsele similare reprezintă produse cu acelaşi uz sau cu uz similar care sunt grupate sub acelaşi cod CPV, cum ar fi uniforme pentru bărbaţi şi uniforme pentru femei. În această situaţie procedura se alege în funcţie de valoarea estimată cumulată. Exemple de produse similare care au acelaşi uz sau uz similar: alimente, mobilier de birou, consumabile pentru birotică, consumabile pentru tehnica de calcul. Dacă lucrările au acelaşi cod CPV, dar urmează să fie executate pe amplasamente diferite şi pentru care au fost elaborate studii de fezabilitate diferite, atunci valoarea estimată se calculează pentru fiecare lucrare în parte. Serviciile de consultanţă financiară nu pot fi considerate servicii similare cu cele de consultanţă tehnică. În consecinţă, procedura de atribuire se alege în funcţie de valoarea estimată pentru fiecare contract în parte.

43

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT

Documentaţia de atribuire Reprezintă acele documente care conţin:  cerinţele formale,  cerinţe tehnice  cerinţe financiare, Permite descrierea obiectivă a obiectului contractului Stă la baza elaborării ofertei. Documentaţia de atribuire trebuie să fie:    

clară, completă, fară echivoc, finalizată înainte de transmiterea în SEAP:  anunţului de participare,  a invitaţiei de participare

Documentaţia de atribuire conţine:  Fişa de date a achiziţiei  Caietul de sarcini sau documentaţia descriptivă   Clauzele contractuale obligatorii  Formulare şi modele  Proiectul tehnic după caz

Documentaţia de atribuire Cine o întocmeşte?  Compartimentul intern specializat sau  Consultanţii angajaţi ai beneficiarului de proiect

44

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT

Ordinea de elaborare a documentaţiei

2. stabilire

3. stabilire

clauze

cerinţe

contractuale

minime de calificare

4. stabilire criterii

•

sta bili re spe cifi cat docum ii tehnice

de selectar e 5. stabilire criteriu

entaţi e

8. dedefinitiv atribuare docume ire- ntaţie

de 6.atribuir

7. completarea Fişei

stabilire e solicitar e

gata garanţie Pasul 1 - stabilire specificaţii tehnice saude documentaţia descriptivă de de date a Specificaţiile

atribuir e tehnice formează

achiziţiei

particip

Caietul de sarcini sau documentaţia descriptivă are

Specificaţiile tehnice sunt, în general, acele:  cerinţe,  prescripţii,  caracteristici tehnice cu ajutorul cărora sunt descrise produsele, serviciile sau lucrarile . Specificaţiile tehnice se definesc prin : referire la standarde naţionale care adoptă standarde europene sau omologări tehnice; - precizarea performanţelor şi/sau cerinţelor funcţionale, care pot include caracteristici de mediu; - precizarea performanţelor şi/sau cerinţelor funcţionale, susţinute prin standarde, omologări tehnice şi specificaţii tehnice comune; - combinare, pentru anumite caracteristici se precizează performaţe şi/sau cerinţe funcţionale şi pentru alte caracteristici, standarde sau omologări tehnice. 45

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT

Stabilire specificatii tehnice - riscuri ajustarea specificaţiilor de aşa manieră încat să corespundă unui singur operator economic - ajustarea specificaţiilor la cererea nejustificată a unui factor decizional de la nivelul autorităţii contractante - stabilirea de specificaţii vagi sau care nu sunt în concordanţă cu nivelul dorit al performanţelor - întâlniri frecvente şi fără motiv cu ofertantul preferat în vederea consultării în legătură cu cerinţele tehnice

Pasul 2 - stabilire clauze contractuale Clauzele contractuale obligatorii sunt acele prevederi contractuale pe care orice contract trebuie să le conţină. Clauzele contractuale obligatorii sunt:  obiectul principal al contractului;  preţul contractului şi modalităţi de plată;  durata contractului;  sancţiuni pentru neexecutarea culpabilă a obligaţiilor;  documentele contractului;  obligaţiile principale ale părţilor. De reţinut!  Contractul este format din clauze obligatorii şi alte clauze pe care autoritatea le considera necesare şi la care nu doreşte să renunţe.  Atunci când se stabilesc clauzele contractuale trebuie specificat:  care clauze sunt imperative  care clauze pot fi ajustate în funcţie de specificul contractului

46

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT

 Clauzele contractuale imperative nu se vor confunda cu cele obligatorii pe care orice contract trebuie să le conţină.

Stabilire clauze contractuale riscuri - stabilirea unor clauze cu caracter general care nu au legatură specifică cu nevoia autorităţii contractante şi cu obiectul contractului -

impunerea unor penalităţi excesive

Pasul 3 - stabilire cerinţe minime de calificare/selecţie Cerinţele de calificare şi criteriile de selecţie se referă numai la:  situaţia personală;  capacitatea de exercitare a activităţii profesionale;  situaţia economică şi financiară;  capacitatea tehnică şi/sau profesională;  standarde de asigurare a calităţii;  standarde de protecţie a mediului, dacă este cazul;  standarde de protecţie a muncii, dacă este cazul;  asigurarea riscului profesional, dacă este cazul.

3A - Situaţia personală obligatorie Situaţia personală a operatorului economic se dovedeşte prin prezentarea:  unui cazier judiciar sau declaraţie pe proprie raspundere prin care arată că nu se încadrarează în situaţia de a fi fost condamnat în ultimii 5 ani printr-o hotărâre judecătoreasca definitivă pentru: - participare la activităţi ale unei organizaţii criminale, - corupţie, - fraudă, - spălare de bani.

47

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT

3B- Situaţia personală opţională Demonstrarea situaţiei personale se face prin prezentarea unei declaraţii prin care arată că :  nu este în stare de faliment, lichidare, afacerile nu îi sunt administrate de un administrator judiciar, sau activităţile sale comerciale nu sunt suspendate sau nu fac obiectul unui aranjament cu creditorii;  şi-a îndeplinit obligaţiile de plată a impozitelor, taxelor şi contribuţiilor de asigurări sociale către buget;  nu a fost condamnat, în ultimii 3 ani, prin hot.def. pentru o faptă care a adus atingere eticii profesionale sau pentru comiterea unei greşeli în materie profesională;  nu prezintă informaţii false sau nu prezintă informaţiile solicitate de către autoritatea contractantă.

3C- Capacitatea de exercitare a activităţii profesionale Pentru a-şi demonstra capacitatea de exercitare a activităţii profesionale, operatorul economic va prezenta documente edificatoare prin care să dovedească: • forma de înregistrare ca persoană fizică sau juridică şi, dacă este cazul, •

atestarea ori apartenenţa din punct de vedere profesional.

3D- Situaţia economică şi financiară La cerere, situaţia economică şi financiară se demonstrează prin documente edificatoare:  declaraţii bancare corespunzatoare sau dovezi privind asigurarea riscului profesional;  bilanţul contabil sau extrase de bilanţ, dacă este posibil;  declaraţii privind cifra de afaceri globală sau, privind CA în domeniu pentru ultimii 3 ani;  auditul financiar emis de persoane autorizate . De reţinut !  Este interzis a se solicita îndeplinirea unor cerinţe minime referitoare la situaţia economică şi financiară care ar conduce la restricţionarea participării la procedura de atribuire.

48

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT

 Dacă se impun cerinţe minime de calificare referitoare la situaţia economică şi financiară atunci autoritatea contractantă trebuie să justifice această cerinţă printr-o notă justificativă ataşată la dosarul achizitiei. 3E- Capacitatea tehnică şi/sau profesională Capacitatea tehnică şi/sau profesională se apreciază în funcţie de:  experienţă,  aptitudini,  eficienţa şi eficacitatea operatorului economic. Atenţie! Solicitarea oricărei informaţii se face în funcţie de complexitatea obiectului contractului şi numai în măsura în care aceste informaţii sunt relevante pentru îndeplinirea contractului. 3F - Standarde de asigurare a calităţii Dacă se solicitată prezentarea de certificate, prin care se atestă respectarea anumitor standarde de asigurare a calităţii, atunci această solicitare trebuie să se raporteze la sistemele de asigurare a calităţii bazate pe seriile de standarde Europene relevante certificate de organisme conforme cu seriile de standarde Europene privind certificarea. 3G- Standarde de protecţie a mediului Se poat solicita certificate, prin care se atestă respectarea anumitor standarde de protectie a mediului, atunci acestea trebuie să se raporteze:  fie la Sistemul Comunitar de Management Ecologic şi Audit (EMAS);  fie la standarde de gestiune ecologica bazate pe seriile de standarde Europene sau internationale în domeniu, certificate de organisme conforme cu legislaţia comunitară /internaţională privind certificarea.

Pasul 4 - Stabilirea criteriului de atribuire Criteriul de atribuire se alege dintre: oferta cea mai avantajoasa dpv economic fie în mod exclusiv, preţul cel mai scăzut. Criteriul de atribuire:  se precizeaza în mod obligatoriu: în anunţul de participare şi în documentaţia de atribuire.  conţine factori care au legătura numai cu oferta 49

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT



odată stabilit nu poate fi schimbat pe toata durata de aplicare a procedurii de atribuire.

Pasul 5 –Stabilire garanţii Se poate solicita garanţie de participare ( de maxim 2%, din valoarea contractului fără T.V.A. şi se poate constitui prin virament bancar sau printr-un instrument de garantare emis în condiţiile legii de o societate bancară ori de o societate de asigurări, care se prezintă în original, în cuantumul şi pentru perioada prevăzută în documentaţia de atribuire. Garanţia trebuie să fie irevocabilă. ) Trebuie solicitată garanţie de buna execuţie a contractului ( de maxim 10%, din valoarea contractului fără T.V.A. şi se poate constitui fie prin scrisoare de garanţie bancară de bună execuţie, emisă de o bancă sau de o societate de asigurări , sau prin reţineri succesive din facturi) Când se solicită prezentarea de garanţii trebuie să se ţină cont de: - costurile suplimentare pe care le implică şi - un potenţial comportament necorespunzător al operatorilor

Pasul 6 - Completarea Fişei de date a achiziţiei Se completează formatul standard al fişei de date cu cerinţele şi informaţiile stabilite anterior. Pasul 7 - Stabilire formulare şi modele Se adaugă la formatul standard al fişei de date toate formularele şi modele considerate necesare şi utile. Pasul 8 - Definitivare documentaţie de atribuire Se definitivează prin: • punerea la un loc a tuturor celor stabilite anterior, • verificarea clarităţii informaţiilor totul, prin grija compartimentului specializat în atribuirea contractelor. Notă: În cazul în care documentaţia de atribuire este elaborată de o firmă de consultanţă, compartimentul intern trebuie să coordoneze şi să supervizeze activitatea respectivă. (atentie semnaturi) Punerea la dispoziţie a documentaţiei de atribuire -

La cerere - Se înmanează direct - Se transmite prin poştă - Pe site-ul instituţiei sau în SEAP 50

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT

 Dacă se solicită clarificări, atunci se transmit raspunsurile ( prin postarea lor în SEAP, luând măsuri pentru a nu dezvălui identitatea celui care a solicitat clarificările respective) la toti cei interesati sa participe. Solicitarea de clarificări Orice operator economic interesat are dreptul de a solicita clarificari privind documentaţia de atribuire În cel mult 3 zile lucratoare de la primirea unei solicitari de clarificari autoritatea contractantă are obligaţia de a raspunde în mod clar, complet şi fără ambiguităţi Răspunsul la clarificări Răspunsurile însoţite de întrebările aferente se transmit către toţi operatorii economici care au obţinut DA Identitatea celui care a solicitat clarificarile nu se dezvăluie. Raspunsul la clarificări se transmite nu mai târziu de 6 zile înainte de data limită de depunere a ofertelor. Dacă documentaţia este disponibila în SEAP, clarificarile sau modificarile acesteia se fac cunoscute prin crearea unui nou fisier electronic la care se va asigura accesul direct şi nerestricţionat.

Cine poate participa? Orice operator economic are dreptul de a participa, la procedura de atribuire.  individual sau  într-un grup de operatori. Participarea operatorilor economici într-un grup de operatori se poate realiza ca:  asociat sau  subcontractant Probleme .... Cum se rezolvă situaţia în care la deschiderea ofertelor un membru din comisie descoperă că se află într-o situatie de incompatibilitate? 51

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT

- Dacă la o procedura, X participă în calitate de ofertant în nume propriu şi totodata participa şi în calitate de ofertant asociat. Ce decizie luaţi? - Dacă la o procedura, X participă în calitate de ofertant în nume propriu şi totodata participă şi în calitate de subcontractant. Ce decizie luaţi? Proceduri de atribuire      

licitaţia deschisă LD licitaţia restrânsă LR dialogul competitiv DC Negocierea N cererea de oferte CO concurs de soluţii CS

Cumpărarea directă  de produse, servicii sau lucrări dacă valoarea estimată nu depăşeşte echivalentul în lei a 15.000 euro;  achiziţia se realizează pe baza de document justificativ - factura/comanda (care în acest caz se consideră a fi contract de achiziţie publică ). Încheierea dosarului de achiziţie publică Ce conţine? a) notă privind determinarea valorii estimate; b) anunţul de intenţie şi dovada transmiterii acestuia spre publicare, dacă este cazul; c) anunţul de participare şi dovada transmiterii acestuia spre publicare şi/sau, dupa caz, invitaţia de participare; d) documentaţia de atribuire; e) nota justificativă privind alegerea procedurii de atribuire,în cazul în care procedura aplicată a fost alta decât licitaţia deschisă sau licitaţia restrânsă; f) notă justificativă privind accelerarea procedurii de atribuire, daca este cazul; g) procesul-verbal al şedinţei de deschidere a ofertelor; h) formularele de oferta depuse în cadrul procedurii de atribuire; i) solicitările de clarificări precum şi clarificările transmise/primite de autoritatea contractantă; j) raportul procedurii de atribuire; k) dovada comunicărilor privind rezultatul procedurii; l) contractul de achiziţie publică/acordul-cadru, semnate; m) anunţul de atribuire şi dovada transmiterii acestuia spre publicare. n) contestaţiile formulate în cadrul procedurii de atribuire, dacă este cazul; o) avizul consultativ emis în conformitate cu prevederile legale, referitor la funcţia de verificare a aspectelor procedurale aferente procesului de atribuire a contractelor de achiziţie publică, dacă este cazul; p) documentul constatator care conţine informaţii referitoare la îndeplinirea obligaţiilor contractuale de către contractant. 52

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT

Sesiunea 7 şi 8

Team building şi comunicare UNELE ASPECTE TEORETICE • • • • • • • •

Crearea unei echipe – paşi Cultura organizaţională Echipa eficientă Rolul managerului Procesul de decizie Comunicare Exerciţiu Concluzii

De ce echipa e importantă? Ce sunt proiectele în sistemul FS al UE? Ce organizaţii? Un club = organizaţie cu multe echipe Concurs, competiţie Concurenţă

53

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT

Organizaţii: • • • •

Instituţii publice: APC şi APL ONG-uri (asociaţii, fundaţii) Instituţii de interes public (au legi specifice de înfiinţare) Agenţi economici

Caracteristici diferite: ierarhii, flexibilitatea organigramei, relaţiile interne, suport logistic Echipa de proiect • grup de persoane cu program complet sau parţial, • desemnat să producă rezultatele necesare pentru realizarea obiectivelor proiectului Membrii EP răspund de: - înţelegerea lucrărilor care trebuie efectuate - planificarea activităţilor repartizate (1A – 1R) - efectuarea sarcinilor în limitele bugetului alocat - informarea managerului de proiect - comunicare proactivă Echipa de proiect • poate proveni dintr-o organizaţie, sau • din mai multe organizaţii MANAGEMENT MATRICIAL Problemele cheie: TIMP – COSTURI – CALITATE Echipa super-performantă: • Toţi membrii înţeleg ce se aşteaptă de la ei • Toţi se simt răspunzători GRUP sau ECHIPĂ Diferenţe: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Leader sau leadership Misiune şi obiective Rezultate Responsabilităţi Mod de lucru Roluri Recompense

Echipă – relaţii, legături, liant

Grup – alăturare, juxtapunere 54

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT

„Proprietatea principală a unui sistem este că el posedă caracteristici care nu aparţin elementelor componente, el neputând fi redus la componentele sale, nici explicat ca o rezultantă a simplei juxtapuneri şi /sau însumări a acestora.” TGS – Ludwig von Bertalanffy GRUPUL = două sau mai multe persoane care interacţionează şi se influenţează direct, au roluri specifice, valori şi norme comune, urmăresc atingerea unor scopuri care le satisfac anumite nevoi. Din dorinţa de afiliere, oamenii caută similitudinile existente între membrii grupului. În cadrul oricărui grup se manifestă presiuni către uniformitate, Scopul comunicării e de a reduce divergenţele care apar la un moment dat. Două elemente determină apariţia uniformităţii într-un grup: 1. Nevoia de autoevaluare, care conduce la compararea cu o altă persoană din cadrul grupului (grupul e cadru de referinţă pentru membrii săi). 2. Uniformitatea este necesară pentru atingerea ţelurilor. ECHIPA = un grup de persoane care: • au viziune clară şi comună pentru toţi membrii si o direcţie clară şi comună pentru toţi membrii; • obiective clare şi comune pentru toţi membrii; • există o unitate între membrii echipei, există sentimentul că toţi se îndreaptă în aceeaşi direcţie; • există un angajament al membrilor faţă de echipă şi faţă de realizarea obiectivelor; • membrii echipei lucrează împreună, liantul lor este SPIRITUL DE ECHIPĂ, spre deosebire de membrii grupului lucrează individual. GRUPUL 1. Este desemnat un lider formal 2. Grupurile adoptă misiunea organizaţiei ca pe obiectivul lor în sine. 3. Rezultatul provine din acumularea şi coordonarea rezultatelor fiecărei activităţi individuale. 4. Membrii grupului îşi asumă o responsabilitate strict individuală faţă de rezultatele particulare obţinute. 5. Reuniunile sunt de scurtă durată, conduse de liderul formal; ele reprezintă locul de discutare, decizie şi împărţire a sarcinilor. 6. Grupurile de lucru le acordă membrilor săi roluri corespunzătoare calificării lor. 7. Contribuţiile individuale şi de grup sunt recompensate. ECHIPA 1. Funcţia de leadership şi responsabilităţile aferente se împart şi se repartizează între membri. 2. Echipele îşi precizează obiectivele specifice care le conferă identitate, constituind sursă de mobilizare 3. Amestecarea lucrurilor individuale şi colective duce la dezvoltarea unui rezultat comun. 4. Membrii echipei nu se îndepărtează de la această responsabilitate, dar exercită în plus o RESPONSABILITATE COMUNĂ sau împărţită a rezultatului final. 5. Reuniunile sunt locul unde membrii discută şi decid, dar mai ales LUCREAZĂ în comun. 55

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT

6. Echipele îşi încurajează membrii să-şi asume ROLURI MULTIPLE ŞI DIVERSIFICATE (complementare...). 7. Contribuţiile individuale şi de grup sunt recompensate. În plus, echipele celebrează, mai mult şi mai frecvent SUCCESELE COLECTIVE cu toţi membrii săi.

1. UNELE ASPECTE TEORETICE Cultura organizaţională/ unele definiţii • set de reguli, norme şi valori împărtăşite de către angajaţi şi are drept finalitate definirea profilului cultural specific organizaţiei • cultura organizaţională este “personalitatea” organizaţiei; • cultura organizaţională este un ansamblu de tradiţii, valori, proceduri, concepţii şi atitudini care creează contextul a tot ceea ce facem şi gândim în cadrul organizaţiei • reprezintă o adaptare la mediul extern şi la nevoia de a rezolva anumite probleme, printr-un ansamblu de comportamente, atitudini, reacţii etc. (după E. Schein) • o programare mentală colectivă, care deosebeşte membrii unei organizaţii de membrii altei organizaţii (G. Hofstede) Elementele CO = soluţii învăţate ale problemelor (E. Schein) a. rezolvarea pozitivă a problemei b. evitarea anxietăţii – un răspuns deja învăţat este repetat pentru că se ştie că rezolvă situaţia, evitând starea de anxietate CICLUL DE VIAŢĂ AL ORGANIZAŢIILOR (după Schein):

A. naştere şi dezvoltare iniţială sau timpurie B. vârsta/ perioada de mijloc C. maturitatea organizaţională - urmată de: transformare sau destrămare Cultura organizaţională (principale tipuri şi caracteristici) - BAZATĂ PE SUCCES - BAZATĂ PE SPRIJIN - BAZATĂ PE PUTERE - BAZATĂ PE ROLURI

56

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT

Cultura organizaţională (principale tipuri şi caracteristici)

57

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT

2. Rolul managerului Stiluri de management a. Orientat pe sarcini /responsabilităţi b. Orientat pe relaţii Cele 4 subtipuri TEAM BUILDIND ŞI COMUNICARE

• • • •

Directiv – accent pe sarcini/ relaţiile sunt secundare De sprijin – accent pe sarcini şi pe relaţii De facilitare – sarcinile secundare/ accent pe relaţii De delegare – accent scăzut atât pe sarcini cât şi pe relaţii

Stiluri de management Dacă ceva nu merge, de ce nu merge? - Delegare vs. control - Lipsă cunoştinţe/ abilităţi - Lipsă regulamente/ proceduri/ fişe de post - Lipsă resurse - Lipsă motivare - Comunicare deficitară - Mediu nefavorabil/ nemotivant - Structură inadecvată/ politici inadecvate (sau lipsă) - Lipsă termene clare! Munca managerului „Obţinerea rezultatelor specifice cerute de activitatea respectivă, prin acţiuni specifice menţinând sau fiind consecvent în acelaşi timp, cu politicile şi procedurile mediului organizaţional.” Richard Boyatzis

58

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT

3. Procesul de decizie Paşi necesari: a. Procesul raţional b. Decizia eficientă c. Luarea deciziei (individual/ în grup) Decizia raţională 1. Identificare (corectă a problemei) 2. Analiză 3. Soluţii alternative 4. Analiza consecinţelor 5. Luarea deciziei Decizie eficientă 1. Este adecvată scopului? 2. Este corespunzătoare resurselor? 3. Are un timp necesar /planificat de aplicare? 4. Este acceptată de cei care implementează /care suportă consecinţele Grupul de decizie (în general): • prin non-răspuns (lispă de reacţie) • prin autorizare formală sau auto-autorizare • de către o minoritate • de către o majoritate (prin vot) 59

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT

• prin consens • uanimitate – riscul gândirii de grup Ce abordare e optimă în cazul echipelor de implementare a unui proiect finanţat din FS/ FEDR! Rolul TEAM LEADERULUI – decisiv în procesul decizional Ce este un grup de coordonare (steering team)? • un grup intern sau mixt (intern-extern) de persoane interesate de implementarea şi rezultatele proiectului • asigură corelarea activităţilor cu obiectivele proiectului • observă modul cum decurge procesul de implementare şi propune corecţii • necesită un cadru clar: ToR, program, raportare etc. Nu ţine locul liderului de proiect! Crearea echipei – paşi • Motivare – de ce? • Misiune – pentru ce? • Viziune – către ce?/ încotro? • Sarcini – ce trebuie făcut! Alte aspecte: recrutare, indicatori de performanţă etc. Planificarea strategică – lucrul în echipă /TGN Rolul facilitatorului Echipa eficientă • Responsibilităţi /roluri (liderul) • Atitudini • Competenţe • Comunicare • Coordonare • Flexibilitate etc. ECHIPA EFICIENTĂ • Membrii echipei lucrează pentru îndeplinirea unor obiective comune, cunoscute, înţelese şi acceptate de toţi, care slujesc echipa, dar şi interesul individual • Rolurile şi responsabilităţile sunt clare şi bine cunoscute de toţi membrii echipei • Atmosfera de lucru este informală, confortabilă, dinamică • Echipa are un înalt statut moral • Productivitatea este ridicată: membrii echipei muncesc mult, utilizând-şi optim abilităţile. • Liderul este mândru de echipa sa, este interesat de realizările fiecărui membru al echipei • Fiecare membru al echipei este mândru de realizările sale şi acceptă feedback-ul colegilor • Membrii echipei au încredere şi se bazează unii pe ceilalţi • Echipa nu se simte ameninţată de schimbare, fiecare fiind interesat să încerce abordări creative • Canalele de comunicare sunt deschise pentru idei, sentimente şi ascultare activă 60

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT

• •

Discuţiile de muncă sunt numeroase şi în legătură cu sarcinile Conducerea nu reprezintă o problemă de control, ci o discuţie privind cel mai bun mod de a îndeplini sarcinile. STRUCTURI, ROLURI • •

• • • • •

Sponsor – răspunde de costuri şi rezultate Grup de coordonare/ Structură suport – structură intermediară, de legătură • Manager de program – responsabil de un program (ansamblu de proiecte, direcţionate către un scop şi legate de o politică) Manager de proiect – responsabil de realizarea şi preformanţele unui anumit proiect Adjunct de MP Responsabil financiar Back-stopper Responsbilităţi tehnice

Team Leader/ Manager de proiect Rol inter-personal  reprezintă şi conduce echipa  asigură legătura /coeziunea Rol informaţional  monitorizează mediul intern /extern  diseminează informaţii  vorbeşte în numele echipei /purtător de cuvânt Rol decizional  alocă resurse, perfecţionează, inovează  rezolvă conflicte /negociază Comunicare  

Internă Externă

Relaţii publice! Rolul facilitatorului! Comunicare internă despre: informare, cooperare, coordonare  Stabilirea de reguli de lucru  Stabilirea de întâlniri  Metode de lucru Comunicare externă  Identificarea potenţialilor factori interesaţi  tehnici de identificare (diagrame VENN)  Comunicarea cu media (metode, strategii) 61

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT



Communicarea cu factorii responsabili (OI şi AM) - obligaţii/ responsabilităţi ale părţilor implicate

Comunicare externă/ Media Mijloace specifice:  Conferinţă de presă  Briefing  Telefoane de presă  Materiale pentru presă  Comunicate de presă  Interviuri  Conferinţă de presă: durată mare, întrebări şi răspunsuri  Briefing: informare scurtă, cadru restrâns, atmosferă destinsă  Telefoane de presă: informare rapidă, mesaj clar, semi-protocolar (de păstrat evidenţa telefoanelor şi mesajelor)  Materiale pentru presă: informaţii de anvergură /publicitate  Comunicate de presă: material standard (cine, unde, când, ce, de ce şi cum) /preferabil să nu aibă mai mult de o pagină)  Interviuri: bine pregătit în funcţie de teme, audienţă, participare, transmisie directă/ înregistrată etc. 62

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT

Chestiuni/ întrebări-cheie - Dacă există un GC – are atribuţii clar definite? - Dacă rolul MP şi al membrilor sunt clare? - MP are poziţie corespunzătoare atribuţiilor / rolului? - MP are calităţile, timpul necesare rolului? - Există o instruire adecvată pentru membrii echipei? - Există continuitate în cadrul echipei (de la fazele de concepţie la implementare)? CONCLUZII Comentarii, aspecte relevante O echipă de proiect trebuie să beneficieze de:

-

- oameni potriviţi - autonomie (în cadrul organizaţiei) - loc potrivit de lucru (amplasare) - sprijin logistic (din partea organizaţiei) separare a sarcinilor şi timpului alocat (proiect/ treburi curente) - statut clar al TL

63

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT

Sesiunea 9

Managementul calităţii proiectului Elemente de principiu privind managementul calităţii În cadrul sistemului de management al unei organizatii, o deosebită importanţă este acordată sistemului de management al calităţii, care conţine structurile organizatorice, procedurile, procesele şi resursele necesare pentru managementul calităţii. Organizaţiile de succes fiind structurate pe proiecte, sistemul de management al calităţii se aplică în mod necesar şi implicit proiectelor. Principial, o abordare a problemei calităţii sub forma unui proces, poate fi descrisă în cadrul unei structuri de management al calităţii, sub forma unor succesiuni de etape: 1. Cunoaşterea şi identificarea necesităţilor în domeniu; 2. Dezvoltarea proceselor pe baza metodei valorii adăugate; 3. Înregistrarea de rezultate performante în cadrul unui proces eficient; 4. Fundamentarea strategiei unui management de calitate pe baza îmbunătăţirii continue a proceselor. Importanta stabilirii politicii si obiectivelor în domeniul calitatii Un aspect deosebit de important în desemnarea politicilor de calitate ale unei organizaţii îl constituie cuantificarea în mod direct a obiectivelor propuse. Această concretizare efectivă a obiectivelor, prezintă un puternic impact asupra calităţii produsului, eficacităţii operaţionale şi performanţelor financiare. Îmbunătăţirea managementului unei companii, respectiv îmbunătăţirea managementului calităţii companiei respective se face ca urmare a îmbunătăţirii managementului proiectelor companiei, respectiv managementul calităţii proiectelor respective. Astfel, interfaţa dintre funcţiile, departamentele şi compartimentele companiei devine flexibilă şi, în acelaşi timp, mai solidă cu adaptabilitate la cerinţele pieţii. Se pun în evidenţă două aspecte la managementul calităţii unui proiect: calitatea proceselor proiectului (subproiecte, activităţi etc.) şi calitatea produsului proiectului. Falimentul oricărui aspect menţionat are implicaţii majore negative asupra produsului proiectului, organizării proiectului şi a partenerilor consorţiului proiectului. Realizarea calităţii proiectului este responsabilitatea managementului proiectului, impunându-se implementarea calităţii la toate nivelele consorţiului şi partanerilor proiectului, fiecare asumându-şi responsabilităţi pentru procesele şi produsele în care sunt implicaţi. Crearea şi menţinerea calităţii proceselor şi produselor unui proiect impun o supraveghere sistematică. Această supraveghere are drept scop asigurarea că cerinţele clientului şi a pietei potenţiale a proiectului sunt luate în considerare şi că politica de calitate a companiilor implicate în proiect este luată în considerare pentru implementarea în managementul proiectului.

64

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT

Elemente de principiu Managementul calităţii proiectului include procesele necesare pentru asigurarea că proiectul va satisface cerinţele pentru care a fost lansat. Managementul calităţii proiectului include toate funcţiile de management care determină politica de calitate, obiectivele şi responsabilităţile aferente proiectului şi se realizează prin «planificarea calităţii», «asigurarea calităţii», «controlul calităţii», «creşterea calităţii», cuprinse în «sistemul calităţii». Managementul calitatii proiectului, prezintă trei componente disticte, fiecare dintre acestea fiind structurate pe: date de intrare, instrumente şi tehnici de realizare a etapei calitative respective precum şi pe rezultatele finale ce sunt prezentate sub forma unor date de ieşire. Fiecare dintre aceste etape prezintă urmatoarea structură: 1. Planificarea calităţii proiectului – identifică standardele de calitate relevante (de referinţă) pentru proiect si determină modalităţile de satisfacere a acestora şi cuprinde: A. Intrări 1. Politica de calitate 2 Obiectivele stabilite 3 Descrierea produsului 4 Standarde si reglementari 5 Ieşirile altor procese B. Instrumente şi tehnici 1 Analize beneficiu / cost 2. Analiza comparativă şi adaptivă a pieţei 3. Diagrame de flux 4. Simulări 5. Costul calităţii C. Ieşiri 1. Planul de management al calităţii 2. Definirea specificaţiilor de calitate 3. Liste de control 4. Intrări pentru alte procese 2. Asigurarea calităţii proiectului – evaluează performanţele generale ale proiectului pentru asigurarea că acesta va satisface condiţiile standardelor de referinţă şi cuprinde: A. Intrări 1 Planul de management al calităţii 2 Rezultatele controlului calităţii 3 Definirea specificaţiilor de calitate B. Instrumente şi tehnici 1 Instrumente şi tehnici de planificare a calităţii 2 Audituri ale calităţii C. Ieşiri 1 Creşterea calităţii 65

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT

3. Controlul calităţii proiectului – monitorizează rezultatele specifice ale proiectului pentru asigurarea că acesta va satisface condiţiile standardelor de referinţă. A. Intrări 1.Rezultatele activităţilor 2.Planul de management al calităţii 3.Definirea specificaţiilor de calitate 4.Liste de control B. Instrumente şi tehnici 1.Inspecţii 2.Diagrame de control 3.Diagrame Pareto 4.Eşantionare statistică 5.Diagrame de flux 6.Analize privind politica de vitor C. Ieşiri 1.Creşterea calităţii 2.Elaborarea deciziilor 3.Corecţii 4.Completarea listelor de control 5.Procese de ajustare Aceste trei procese interactionează atât între ele, cât si cu celelalte procese ale managementului proiectului. Fiecare proces impune eforturi din partea unuia sau a mai multor membri ai echipei, sau a altor structuri organizaţionale, în funcţie de necesităţile proiectului. Fiecare proces se regăseşte cel puţin o dată în fiecare fază (etapă) a proiectului. Deşi procesele sunt prezentate ca elemente distincte, cu interfeţe clar definite, în practică ele pot interacţiona unele cu altele. Structura de baza a managementului calităţii proiectului este astfel realizată, încât asigură compatibilitatea cu seria de standarde internationale ISO 9000 si ISO 10000, cu recomandările iniţiatorilor proceselor de management al calităţii (Deming, Juran, Crosby şi altii) precum si cu dezvoltarile ulterioare (TQM – managementul calităţii totale, creşterea continuă a calităţii). Managementul calităţii proiectului se adresează atât managementului proiectului propriu-zis, cât şi produsului / serviciului rezultat din proiect. Termenul de «produs» este generic utilizat în literatura referitoare la calitate, el referindu-se atât la produse, cât şi la servicii. Absenţa cerinţelor de calitate în fiecare fază a proiectului poate avea consecinţe negative asupra partenerilor implicaţi în proiect. De exemplu: √ Modificările cerinţelor clientului / utilizatorului proiectului, prezentate pe parcursul execuţiei proiectului, în reuniunile (şedintele) de fază, pot avea consecinţe negative în sensul creşterii sarcinilor echipei de proiect. √ Devansarea inspecţiilor de calitate planificate, stabilite în cadrul reuniunilor de modificare a duratelor de realizare a obiectivelor intermediare, poate avea consecinţe negative prin apariţia unor erori neprevăzute. 66

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT

Planificarea calităţii proiectului Planificarea calităţii presupune identificarea standardelor de calitate, relevante pentru proiect. şi determinarea modalităţilor de satisfacere a acestora. Este una dintre cheile proceselor ajutătoare planificărilor proiectului. Poate fi realizată în mod regulat sau în paralel cu alte procese de planificare. De exemplu, schimbările cerute asupra produsului necesită stabilirea standardelor de calitate aferente şi poate necesita ajustări de costuri pe parcursul fazelor proiectului sau calitatea dorită a produsului poate necesita o analiză de risc pentru identificarea problemelor ce pot apărea la realizarea proiectului. Realizarea activităţilor care dezvoltă cu prioritate seria de standarde ISO 9000 sunt detaliate în procesul de asigurare a calităţii. Tehnicile de planificare a calităţii sunt, în cea mai mare parte, cele utilizate în planificarea proiectului. Echipa de proiect trebuie sa respecte una din axiomele fundamentale ale managementului modern al calităţii – calitatea se planifică, nu se controlează.

A. Intrări ale procesului de planificare a calităţii 1. Politica de calitate. Reprezintă intenţiile şi direcţiile generale ale organizaţiei în ceea ce priveşte calitatea, exprimate de conducerea acesteia. 2. Obiectivele stabilite. Stabilirea obiectivelor reprezintă cheia intrărilor în procesul de planificare a calităţii. Obiectivele stabilite încă de la iniţierea proiectului trebuie să servească definirii necesităţilor partenerilor implicaţi. 3. Descrierea produsului. Descrierea produsului conţine detalii şi caracteristici tehnice care ajută la stabilirea obiectivelor şi care pot afecta planificarea calităţii. 4. Standarde şi reglementări. Echipa de proiect trebuie să ia în considerare standardele şi reglementările relevante pentru proiect pentru că acestea pot afecta calitatea acestuia. 5. Ieşirile altor procese. Alături de obiectivele proiectului şi de descrierea produsului şi ieşirile altor procese pot fi integrate în planificarea calităţii. De exmplu, planificarea aprovizionării poate identifica cerinţele de calitate impuse furnizorului, cerinţe ce sunt reflectate în planificarea calităţii. B. Instrumente si tehnici ale procesului de planificare a calitatii 1. Analize beneficiu/cost. Analizele beneficiu/cost presupun estimările costurilor şi beneficiilor tangibile şi intangibile ale diferitelor variante de proiect, utilizând instrumente financiare cum ar fi: durata de recuperare a investiţiei, valoarea netă actualizată a investiţiei, rata internă de rentabilitate. Aceste analize sunt utile pentru evaluarea proiectului şi identificarea alternativelor. Cel mai important beneficiu al stabilirii cerinţelor de calitate îl reprezintă efortul corectiv mai mic, productivitate mai mare, costuri de realizare a proiectului mai mici, satisfacţie din partea partenerilor. Cel mai important cost se referă la cheltuielile asociate activităţilor de management al calităţii. 2. Analiza comparativă şi adaptivă a pieţei. Este o metodă de management care presupune compararea proiectului actual cu practicile similare din alte genuri de proiecte, din organizaţie sau din afara ei, având ca scop găsirea de soluţii şi stabilirea standardelor de măsură a performanţelor. 67

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT

3. Diagrame de flux. Diagrama de flux prezintă grafic cum variază în timp sistemul de resurse analizat. Tehnicile utilizate în managementul calităţii pentru reprezentarea grafica a fluxurilor includ: – Diagrama cauză-efect, numită si diagrama Ishikawa. Aceasta tehnică permite identificarea cauzelor succesive ale apariţiei unei „probleme”. – Diagramele de fluxuri ajută echipa de proiect pentru a prevedea ce şi unde pot apărea probleme de calitate în evoluţia proiectului şi ajută la găsirea de soluţii pentru anularea lor. 4. Simulări. Simularea este o metoda statistică care ajută la identificarea factorilor care pot influenţa variabilele specifice ale proiectului. Tehnica este aplicată cel mai mult asupra produsului proiectului. 5. Costul calităţii. Costul calităţii se referă la costul total al eforturilor pentru realizarea calităţii produsului şi include toate activităţile care asigură atât conformitatea, cât şi neconformitatea produsului. Costul calităţii cuprinde trei tipuri de costuri: costuri de prevenire, costuri de evaluare, costuri datorate omisiunilor. C. Iesiri ale procesului de planificare a calitatii 1. Planul de management al calităţii. Echipa de proiect trebuie să prezinte, prin planul de management al calităţii, modalităţile de implementare a politicii de calitate. Sistemul calităţii proiectului, conform ISO 9000, cuprinde: «structura organizatorică, responsabilităţi, proceduri, procese şi resurse necesare pentru implementarea managementului calităţii». Planul de management al calităţii are ca intrări rezultatele (ieşirile) tuturor proceselor de planificare şi este orientat spre controlul calităţii, asigurarea calităţii şi cresterea calităţii proiectului. Planul de management al calităţii poate fi formal sau informal, detaliat sau doar schematic, în funcţie de cerinţele proiectului. 2. Definirea specificaţiilor de calitate. Specificaţiile de calitate descriu, în termeni specifici, domeniile şi limitele procesului de control al calităţii. De exemplu, planificarea duratei unei activităţi nu este suficientă din punct de vedere al managementului calităţii. Echipa de proiect trebuie să indice data de început şi de sfârsit a acesteia, dacă activitatea va fi masurată sau doar anumite rezultate ale ei şi care anume. 3. Liste de control. Lista de control este un instrument utilizat la verificarea şi controlul realizării activităţilor. Poate fi simplă sau complexă, în funcţie de specificul proiectului. Ea realizează legătura dintre rezultatele trecute şi rezultatele viitoare, este un mijloc de apreciere şi corectie a performanţelor proiectului. 4. Intrări pentru alte procese. Procesul de management al calităţii poate identifica necesităţile pentru realizarea altor activităţi cuprinse în celelalte procese de management. Asigurarea calităţii proiectului Asigurarea calităţii cuprinde evaluarea şi demonstrarea că toate activităţile planificate şi realizate în sistemul calităţii satisfac standardele şi reglementările de calitate ale proiectului. Toate activităţile incluse în planul de management al calităţii fac parte integrantă din sistemul de asigurare a calităţii. Asigurarea calităţii este deseori realizată de un compartiment specializat al 68

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT

organizatiei, dar nu este obligatoriu. Poate fi realizată de echipa de proiect în interiorul organizaţiei din care face parte (asigurare internă a calităţii) sau de către clienţi sau colaboratori neimplicaţi în proiect (asigurare externă a calităţii). A. Intrări ale procesului de asigurare a calităţii 1 Planul de management al calităţii. 2. Rezultatele controlului calităţii. 3. Definirea specificaţiilor de calitate. B. Instrumente şi tehnici pentru asigurarea calităţii 1. Instrumente şi tehnici de planificare a calităţii. Instrumentele şi tehnicile de planificare a calităţii descrise anterior pot fi utilizate şi pentru asigurarea calităţii. 2. Audituri ale calităţii. Auditul calităţii este o evaluare făcută asupra activităţilor de management al calităţii realizate (fie în acelaşi proiect fie în altele) în vederea îmbunătăţtirii performanţelor proiectului actual. Poate fi planificat sau realizat ori de câte ori este necesar. Poate fi realizat de auditori interni sau externi ai organizaţiei. C. Ieşiri ale procesului de asigurare a calităţii 1. Creşterea calităţii. Creşterea sau îmbunatăţirea continuă a calităţii include acţiuni de creştere a eficacităţii şi eficienţei proiectului în vederea obţinerii de beneficii pentru parteneri şi satisfacţie pentru utilizator. Implementarea creşterii calităţii necesită acţiuni preventive şi corective, conform procedurilor de control stabilite în planul de execuţie a proiectului. Controlul calităţii proiectului Controlul calităţii implică monitorizarea rezultatelor specifice ale proiectului în vederea măsurării conformităţii lor cu standardele şi reglementarile de calitate de referinţă şi identificarea căilor de eliminare a cauzelor de neconformitate. Controlul calităţii se realizeză pe întreg parcursul execuţiei proiectului. Rezultatele monitorizate se referă atât la performanţele produsului, cât şi la rezultatele managementului proiectului. Poate fi coordonat de un compartiment specializat al organizaţiei din care face parte echipa de proiect sau chiar de aceasta. Echipa de proiect trebuie să posede cunoştinte de control statistic al calităţii. A. Intrări ale controlului calităţtii 1. Rezultatele activităţilor. Rezultatele activităţilor incluse în planul de execuţie a proiectului cuprind atât performanţele produsului, cât şi rezultatele proceselor de management a proiectului. Rezultatele planificate trebuie să fie disponibile pe tot parcursul execuţiei proiectului pentru compararea cu rezultatele obţinute sau în curs de realizare. 2. Planul de management al calităţii 3. Definirea specificaţiilor de calitate. 4. Liste de control

69

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT

B. Instrumente şi tehnici pentru controlul calităţii 1. Inspectii. Inspecţiile includ activităţi precum măsurarea, examinarea şi testarea în vederea stabilirii conformităţii rezultatelor proiectului cu cerinţele acestuia. Inspecţiile pot fi realizate la orice nivel (rezultatele unei singure activităţi sau rezultatele produsului final). 2. Diagrame de control. Diagramele de control reprezintă vizualizarea grafică, în timp, a rezultatelor produsului sau proceselor. Sunt utilizate pentru stabilirea momentului în care procesul este în control (apar erori previzionate sau aleatorii). Atunci când procesul este în control el nu trebuie adaptat. El poate fi schimbat în vederea îmbunatăţirii calităţii lui, dar nu trebuie adaptat în timpul procesului de control. Diagramele de control pot fi utilizate pentru monitorizarea diferitelor variabile de ieşire. Cel mai frecvent sunt utilizate pentru activitati repetitive, costuri sau variante de termene, erori în documentaţii. 3. Diagrame Pareto. Principiul acestei tehnici consta în izolarea a 20% din parametrii unei activitati care explica 80% din problemele acesteia. Este o metoda de decizie şi control care permite utilizarea priorităţilor după diferite criterii, folosind statistici descriptive si analizarea lor. Ea ajută la conducerea intervenţiilor în mod metodic abordând succesiv punctele cele mai importante. 4. Eşantionare statisticăa. Eşantionarea statistică presupune alegerea unor categorii de activităţi sau procese reprezentative din lista completă pentru inspecţie. Acest tip de selecţie reduce costurile controlului calităţii. 5. Diagrame de flux. În cadrul acestui proces ajută la analizarea cauzelor apariţiei disfunctionalităţilor. 6. Analize privind politica de viitor. Folosesc tehnici matematice şi vizează evolutiile strict cantitative ale rezultatelor. Ele se bazeaza pe o extrapolare a datelor din trecut spre viitor. Sunt utilizate pentru monitorizarea: √ Performantelor tehnice – câte erori sau defecte au fost identificate si câte au ramas necorectate. √ Costului şi programării activităţilor – câte dintre activităţile dintr-o anumită perioadă au fost realizate cu abateri semnificative. C. Ieşiri ale controlului calităţii 1. Creşterea calităţii. 2. Elaborarea deciziilor. Componentele neconforme ale activităţilor sau proceselor, identificate în timpul inspecţiilor pot fi acceptate sau eliminate. Componentele eliminate presupun aplicarea de activităţi corective. 3. Corecţii. Corecţiile sunt acţiuni de eliminare a neconformităţilor. Ele intră în categoria activităţilor neprevăzute şi reprezintă una din cauzele cele mai frecvente de nerespectare a termenilor proiectului. Echipa de proiect trebuie să depună eforturi pentru minimizarea acestor tipuri de activităţi. 4. Completarea listelor de control. Listele de control odată completate devin baza de înregistrari şi de informaţii pentru proiect. 5. Procese de ajustare. Procesele de ajustare presupun acţiuni preventive şi corective imediate, ca urmare a rezultatelor controlului calităţii. În unele cazuri, aceste procese se desfăşoară odată cu procesele de control integrat al proiectului. 70

sc 3art.srl

tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: [email protected] SUPORT CURS MANAGER PROIECT