Supervisión Capitulo 16

 

Universidad Autónoma De Nuevo León

Facultad De Ingeniería Civil Evaluación de Proyectos Tema: Supervisión

 Alumno: Neri Acosta Acosta Benito Andrés Matricula: 1346707 Catedrático: Joel Nicanor

 

Supervisión   Supervisión Sin un crecimiento y progreso continuo, las palabras como logro y éxito no significan nada. -Benjamín Franklin. Supervisión: es el término que ha surgido para reflejar la forma en que las organizaciones vigilan sus sistemas de administració administración n de proyect proyectos. os.

Supervisión del Proyecto  Proyecto  La supervisión del proyecto se puede definir como un conjunto de principios y procesos para ganar y mejorar la administración de proyectos. La intención es asegurarse de que los proyectos cumplan con las necesidades de la organización mediante estándares, procedimientos, procedim ientos, responsabilidad, asignación eficiente de recursos y mejora continua en la administración de proyectos.

 

Las actividades típicas típicas de la supervisión del proyecto proyecto abarc abarcan an dos dimensiones: dimensiones: la organización organización y el proy proyecto, ecto, algunas de las actividades de supervisión más importantes que se utilizan son: Al nivel de la organización:  organización:  Selección del proyecto

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Manejo del portafolio

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Perfeccionamiento del manejo de todos los proyectos al paso del tiempo

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Uso del enfoque del método del cuadro de mando integral (balanced scorecard) para revisar el progreso en las prioridad prioridades es estratégicas •

Al nivel del proyecto: proyecto:   Revisión de los objetivos del proyecto

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Decisión sobre los temas propuestos por el administrador del proyecto

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Rastreo y asistencia al proyecto para resolver los cuellos de botella Revisión de los informes de avance del administrador del proyecto

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Todas estas actividades están diseñadas para darle consistencia, estructura, responsabilidad y mejoramiento a la administración de los proyectos.

 

  Importancia de la supervisión para el administrador de proyectos.  proyectos.  1.- La supervisión se ocupa de respaldar y ayudar al administr administrador ador de proyectos donde sea necesario. 2.- La función de supervi supervisión sión determina el ambiente donde el administrador del pro proyecto yecto ejecutará su proyecto. 3.- Según el tamaño y la complejidad del proyecto, los métodos utilizados para hacer responsable al administrador administrador del proyecto influirá influirá en la forma en que se mida el desempeño. 4.- El administrador que es el responsable de la administración diaria, quizá le informe a este grupo de supervisión en fases predet predeterminadas erminadas en el proy proyecto. ecto.

Administración del portafolio de proyectos.  proyectos.  Es administración centralizada de éstos para asegurarse de la asignación losla proyectos esté dirigida a los proyectos que contribuyan conque el mayor valor ade lasrecursos metas dea la organización.

 

  Oficina de proyectos proyectos.. Es la unidad responsable del respaldo contin continuado uado de una aplicación consist consistente ente de selección de criterios, estándares y procesos: capacitación y asistencia general a los administradores de proyectos proy ectos y mejora continua, y el uso de las mejores práct prácticas. icas.

Las oficinas de de proyectos proyectos tienen beneficios beneficios como: Sirven como un puente entre la administración superior y los administradores de proyectos.

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Respaldan la integración de todos los procesos de administración de proyectos desde la selección hasta el cierre del proyecto.

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Mediante la capacitación respaldan el movimiento de la organización organización a un nivel mas elevado de madurez de administración de proyectos.

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Metodología de phase gate  Después del surgimiento de la oficina de proyectos y del portafolio de proyectos vino el uso de la metodología del phase gate. Proporciona una rrevisión evisión profunda de los pr proyectos oyectos individuales en fases especificas en el ciclo de vida del proy proyecto. ecto. El proceso de phase gate también se designa para respaldar al administrador de proyectos en las decisiones y otros temas, como ascensos y necesidades de recursos. La metodología de la phase gate es atractiva porque brinda un proceso bien definido y estructurado que puede aplicarse de manera consistente en todos los proyectos del portafolio. Las metas importantes importantes para las phase gate son asegurar la supervisión y el respaldo al administrador de proyectos y al equipo de proyectos. El procedimiento de revisión de phase gate se puede definir como un proceso estructurado para revisar, evaluar y documentar resultados en cada fase de los proyectos y proporcionar a la administración información para guiar el despliegue de recursos hacia las metas estratégicas.

 

  Diagrama condensado reducido del proceso phase gate

Las “puertas” de decisión se enfoc enfocan an en continuar o eliminar con base en preguntas importantes, cada puerta debe incluir tres componentes.

1.- Productos a entregar solicitados 2.-Criterios de “puertas” y resultad resultados os específicos 3.- Una decisión clara de sí y no acerca de seguir adelante

 

Puerta 1: Decisión propuesta Esta fase de propuesta responde una pregunta fundamental ¿Es el proyecto una buena idea y resuelve algún problema o tema de negocios?. En esencia, ese ncia, cualquiera puede proponer un proyecto. Sin embargo, la propuesta debe brindar suficiente información clave para permitir a un equipo de supervisión decidir si la propuesta debe considerarse con mayor detalle. Puerta 2: Decisión de la selección.  selección.   La selección de la revisión inclu incluye ye un análisis completo basado en el criterio de selección. El grupo de puerta utiliza el criterio del modelo de puntuación ponderada, que por lo general incluye riesgos de proyecto, costos, necesidades de recursos, urgencia, análisis financiero, beneficios, patrocinador identificado y otros criterios que se encuentran en los modelos de selección. Parte 3: Decisión del plan de ejecución  ejecución   La información de revisión del plan de realización debe incluir el documento de planeación, por ejemplo, ¿Cuáles son las metas específicas para el proyecto proyecto y cuáles son los productos a entregar importantes (alcance)? ¿Qué tareas se van a desempeñar para completar los productos produ ctos a entregar (WBS)? ¿Cómo es la secuencia de las tareas?.

 

  Parte 4: Decisión de evaluación del prog progreso reso   Su revisión de evaluación del progreso abarca las actividades de control de rastreo del avance. Identificación Identificación de las variaciones de su plan y la toma de acciones correctivas. correctivas. Una pieza importante de los requisitos de datos para la revisión de fases son simples mediciones frente al plan de proyecto. El rastreo del progreso y la identificación de variaciones frente al alcance, tiempo, presupuesto y control de cambios y riesgos identificados se cumplen con facilidad facilid ad por medio del softwar software e disponible. Parte 5: Cierre  Cierre  ¿El proyecto entregó los resultados del negocio? ¿Se cumplieron los objetivos? ¿Se cerraron los contratos? ¿Los usuarios finales están satisfechos? Parte 6: Lecciones aprendidas aprendidas   ¿Hemos identificado que salió mal y que contribuyo al éxito? ¿Pueden otros aprender de esta experiencia?

 

  Madurez de la organización en la administración de proyectos  proyectos   Una visión más completa desde el punto de vista de toda la organización utiliza un modelo de madurez de proyectos que lucha por una meta sin fin por mejorar en forma continua la administración de proyectos. El propósito de todos los modelos de madurez, y muchos están disponibles, es permitir a la organización evaluar su progreso en la realización de las mejores prácticas en su industria y moverse en forma continua.

Modelo de Madurez en administración de proyecto proyectoss

 

  Nivel 1: Administr Administración ación de proyectos ad hoc hoc   No se a establecido ningún proceso de administración de proyectos. La forma en que se administra un proyecto depende de los individuos que participan.

Nivel 2: Aplicación formal de la administración administración de proyectos proyectos   La organización aplica procedimientos y técnicas establecidos de administración de proyectos. Este nivel con frecuencia está marcado por laredefinir tensión entre los administradores administr adores de proyectos y de líneas que necesitan sus funciones. Nivel 3: Institucionali Institucionalización zación de la administr administración ación de proyecto proyectos. s. Se establece un sistema de administración de proyectos en toda la organización, hecho a la medida de las necesidades específicas de la organ organización ización con la flexibilidad de adaptar el proceso a las particulares únicas del proyecto.

 

  Nivel 4: Administración del sistema de administración de proyectos.  proyectos.   La organización desarrolla un sistema para administrar los múltiples proyectos que están en línea con las metas e estra stratégicas tégicas de la organ organización. ización.

Nivel 5: Optimización del sistema de administración de proyectos.  proyectos.  El enfoque está en la mejora continua mediante los avances incrementales de las prácticas existentes existent es y de las innovaciones que usan tecnologías y métodos. El proceso de un nivel al siguiente no ocurrirá de la noche a la mañana. El softwar s oftware e Engineering Institute considera los siguientes tiempos promedio: •

Nivel de Madurez del 1 al 2 es de 22 meses

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Nivel de Madurez del 2 al 3 es de 29 meses Nivel de Madurez del 3 al 4 es de 25 meses

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Nivel de Madurez del 4 al 5 es de 13 meses

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Evaluación de la eficacia de la selección de proyectos de largo plazo: modelo del cuadro de mando integral (balanced scorecard) Los modelos de selección de prioridad de proyectos eligen las acciones que respaldan mejor la estrategia organizacional. El modelo de puntuación difiere de la selección al revisar a los proyectos durante un horizonte más largo, entre cinco y diez años de que el proyecto se haya ejecutado. Tiene una mayor perspectiva que los modelos de selección de proyectos. Este modelo mide los resultados de las actividades importantes que se toman para respaldar la visión general. El modelo scorecard limita las mediciones del desempeño a las metas en cuatro aéreas principales: Cliente, Interna, Innovación y Aprendizaje, y Mediciones Financieras. Por ejemplo , una medición de desempeño para un cliente podría ser la posición en la industria en cuanto a ventas, calidad o proyectos puntuales. Las mediciones internas que influyen en las acciones de los empleados podrían significar el tiempo de mercado o la reducción del tiempo de diseño para el producto final. Las mediciones de innovación y aprendizaje suelen tratar con la innovación y mejoramiento de los procesos y el producto.

 

Aspectos y tray trayectorias ectorias profesionales. Trayectorias profesionales  profesionales  No hay una trayectoria profesional para volverse administrador de proyectos. Las rutas profesionales varían entre las industrias, las organizaciones y las profesiones. Se tiene que trabajar en el ascenso as censo hasta lograr la posición. Asignaciones temporales  temporales  Un aspecto exclusivo de la administración de proyectos es la naturaleza temporal de las asignaciones. Con designaciones de línea, casi todas las promociones son permanentes y hay una progresión natural y jerárquica a las posiciones con mayor autoridad y responsabili responsabilidad. dad. Seguir una carrera  carrera  Si usted considera hacer carrera en la administración de proyectos, primero debe de averiguar qué oportunidades hay en su empresa de trabajar en administración de proyectos proy ectos específicos. Usted debe hablar con las personas en las posiciones de administración de proyectos y averiguar cómo llegaron a donde están y que consejos le pueden dar. Debido a que las trayectorias profesionales, como ya se dijo, varían de una organización a otra.

 

  Capacitación y certificación profesi profesional onal   En su mayoría, los administradores de proyectos nunca han recibido capacitación formal en esta materia. Dominan el puesto merced a la capacitación en el trabajo, respaldada por talleres ocasionales en temas de proyectos específicos, como programación de proyectos o negociación de contratos. No fue sino hasta hace poco que las universidades comenzaron a ofrecer cursos sobre la administración de proyectos fuera de las escuelas de ingeniería; a la fecha hay pocos programas de licenciatura licenciatura en administración de proyectos. Mentores En pro de su ambición, usted debe de hacer una búsqueda continua de mentores. La mayoría de los administradores de avance acelerado reconocen que los mentores desempeñaron un papel significativo en su avance. Por lo general, los mentores son  jefes de la empresa empresa que to toman man un int interés erés especial en ust usted ed y su carrera. carrera. Uti Utilizan lizan su autoridad para defender sus ambiciones y actúan como entrenadores personales, le enseñan los “tejes y manejes”.