Supervisi Dan Monitoring Bidan 1

 

SUPERVISI DAN MONITORING BIDAN Oleh : Ririn Handayani, SST., M.Keb

 

Supervisi Fasilitatif 

■ Supervisi merupakan terjemahan dari supervision yang  berasal dari dua suku kata ”super ” (lebih) dan ”vision ”vision”” (pandangan). ■ Supervisi adalah instrumen manajemen yang digunakan oleh petugas yang lebih tahu (bidan koordinator) untuk memastikan bahwa petugas dibawahnya (bidan di desa) melakukan pelayanan sesuai standar yang ditetapkan

 

Perbendaan Supervisi, Monitoring dan Evaluasi ■ Supervisi Supervisi mempunyai  mempunyai perhatian terhadap pemenuhan standar masukan (input) dan proses. ■ Monitoring Monitoring lebih  lebih berfokus pada penilaian terhadap standar hasil langsung (output) atau hasil antara. ■ Evaluasi berfokus Evaluasi berfokus pada hasil akhir (outcome) dan dampak (impact).

 

Indikator Supervisi, Monitoring dan Evaluasi ■Supervisi menggunakan indikator yang sangat spesifik (seperti “persentase balita indikator yang diimunisasi), sedangkan evaluasi menggunakan yang tidak spesifik ( seperti angka kejadian Tetanus Neonatorum)

 

Prinsip Supervisi

 

Tugas tim Supervisi Fasilitatif mencakup pembinaan aspek klinis medis dan aspek manajerial program KIA terhadap fasilitas kesehatan dan bidan di wilayah kerjanya

■ Tugas-tugas Tim Supervisi :  –   Menjalin komunikasi dan koordinasi kerja dengan fasilitas kesehatan dan bidan di wilayah kerjanya yaitu bidan di  polindes, poskesdes, bidan di puskesmas, bidan praktek swasta dan bidan yang bekerja di RB maupun sesama lintas program dan lintas sektor.

 

Lanjutan..............  –   Merencanakan dan melaksanakan penyeliaan fasilitatif fasilitatif di  polindes, poskesdes, puskesmas, bidan praktek swasta maupun bidan yang bekerja di rumah bersalin.  –   Menilai tingkat kepatuhan terhadap terhadap standar pelayanan KIA di polindes, poskesdes, dan diyang puskesmas serta melakukan verifikasi tingkat kepatuhan disupervisi.  –   Mengidentifikasi komponen yang tidak tidak memenuhi standart dan secara bersama-sama mencari solusi pemecahan masalahnya.

 

 –   –  Membuat  Membuat rencana tindak lanjut bersama-sama. bersama-sama.  –   Melaksanakan dan memantau upaya perbaikan mutu yang dilakukan.  –   Membuat pencatatan dan pelaporan hasil penyeliaan.  –   Memberikan masukan untuk perencanaan baik di tingkat  puskesmas maupun di tingkat kabupaten sebagai bagian  penguatan sistem penyeliaan.  –  Mengusulkan  –   Mengusulkan penghargaan bagi tenaga kesehatan berprestasi, peningkatan kompetensi dan pengembangan karir.

 

Peran tim penyeliaan fasilitatif  ■ Sebagai pembina fasilitas kesehatan dan bidan di wilayah kerjanya,  baik di polindes, poskesdes, puskesmas, bidan praktek swasta maupun  bidan yang bekerja di Rumah Bersalin. Secara lebih lebih luas tim  penyeliaan fasilitatif antara lain:  –  Membimbing  –   Membimbing pengetahuan, keterampilan keterampilan klinis profesi dan sikap bidan.  –   Membina bidan dan tenaga kesehatan terkait dengan pengelolaan  program KIA.  –   Melakukan pemantauan, penyeliaan dan evaluasi evaluasi program KIA termasuk penilaian terhadap prasarana dan logistik (fasilitas  pendukung), kinerja klinis dan kinerja manajerial manajerial fasilitas kesehatan dan bidan di wilayah kerjanya.

 

Lanjutan .............  –   Membantu mengidentifikasi masalah, masalah, mencari dan menetapkan solusi  serta melaksanakan tindakan yang mengarah peningkatan mutu mutu  pelayanan KIA.  –   Memberi dorongan motivasi dan membangun kerjasama tim serta memberikan bimbingan teknis di tempat kerja kepada fasilitas kesehatan dan bidan di wilayah kerjanya.  –   Melakukan kerjasama tim lintas program program dan lintas sektor baik secara horizontal (pada tingkat puskesmas) dan vertikal v ertikal (pada tingkat kabupaten).  –   Mengusulkan pemberian penghargaan bagi fasilitas fasilitas kesehatan dan bidan berprestasi, kesempatan untuk peningkatan pendidikan dan  pengembangan karir 

 

Kualifikasi tim Supevisi fasilitatif  ■ Kepala Puskesmas, Bidan Koordinator, Pengelola program KIA dan unit yang bertugas di puskesmas. ■ Koordinator program KIA di kabupaten/kota dan yang masih  bekerja di dinas kesehatan kabupaten / kota. Dinas Dinas kesehatan kabupaten / kota yang tidak tidak mempunyai bidan maka dapat ditunjuk ditunjuk salah satu bidan puskesmas atau melibatkan organisasi organisasi profesi (IBI) / bidan yang bertugas di RSUD. Selain itu juga unit terkait seperti  bagian imunisasi. ■ Mampu dan terampil dalam pelaksanaan klinis profesi bidan dan manajemen program KIA (perencanaan, pemanatauan, evaluasi) ■ Dapat bekerja dalam tim

 

Supervisi Tradisional Kegiatan supervisi telah dilakukan sejak lama dalam manajemen pelayanan kesehatan. Namun, kegiatan supervisi yang berlangsung selama ini ternyata mempunyai beberapa kelemahan: ■1. Hasil pengamatan dangkal. ■2. Sering menghakimi. ■3. Terfokus pada individu, bukan pada proses. ■4. Melihat apa yang sudah terjadi, bukan pada perbaikan mendatang. ■5. Tidak berkesinambungan

 

Supervisi Fasilitatif  ■ adalah suatu proses pengarahan, bantuan dan pelatihan yang mendorong peningkatan kinerja dalam pelayanan yang bermutu ■ Penyeliaan fasilitatif dilakukan secara terarah. Hal ini berarti kegiatan penyeliaan membutuhkan alat bantu berupa bantu berupa daftar tilik    penyeliaan sehingga proses penyeliaan dapat dilakukan secara terurut dan sistematis. ■ Daftar tilik adalah kumpulan syarat esensial yang diterima/disepakati untuk mengukur tingkat kepatuhan terhadap standar (harapan) tertentu.

 

■ Daftar tilik tidak ditujukan untuk memastikan bahwa seluruh  prosedur standar dipenuhi, namun pada syarat esensial dari  prosedur tersebut. Dengan demikian , daftar tilik tilik berisi syarat terpenting atau penanda (marker) dari standar tertentu ( terutama standar input dan proses). ■ Perubahan peningkatan mutu pelayanan dapat dirasakan dan diukur dengan baik. Penetapan dan pembandingan tingkat kinerja individu dan fasilitas dapat dilakukan dengan sederhana

 

Cara Penilaian supervisi fasilitatif  1. Pengamatan langsung ■Pengamatan langsung digunakan untuk menilai fasilitas/sarana  pendukung (ruangan, obat, dan alat) dengan menggunakan menggunakan daftar tilik yang telah diisi. ■Untuk penyeliaan ketrampilan klinis paling ideal tim penyelia melakukan m elakukan  pengamatan langsung bidan yang diselia pada saat melaksanakan melaksanakan  pelayanan KIA sehingga penyelia tahu tingkat tingkat kepatuhan bidan yang diselia. ■Bila pengamatan langsung pada pasien tidak mungkin dilakukan, maka  pada saat pertemuan konsultatif dapat dimanfaatkan dimanfaatkan untuk melakukan  praktek/peragaan ketrampilan-ketrampilan yang diseliakan. diseliakan.

 

Lanjutan ................ 2. Kajian Dokumen: ■Mengkaji pencatatan hasil pelayanan kesehatan dengan menggunakan rekam medis (status ibu, partograf, status status bayi atau yang lain yang telah diisi). ■Mengkaji kohort ibu, bayi, anak balita dan anak pra sekolah, laporan laporan yang ada.

 

3. Wawancara ■  Penyeliaan juga membantu memecahkan kesulitan yang dihadapi  petugas dalam menerapkan me nerapkan standar pelayanan p elayanan yang berlaku. Bidan yang diselia didorong untuk selalu mempelajari kembali petunjuk standar  pelayanan. Setelah selesai melaksanakan penyeliaan tim penyelia harus membuat kesimpulan tertulis tentang semua temuan dalam keunjungan (kekurangan maupun kelebihan/ hal yang baik), tindakan/upaya untuk memperbaiki kekurangan dan cara pemecahan masalah yang ditemui saat kunjungan penyeliaan. Hasil kunjungan ini dapat juga digunakan oleh pengelola program untuk melakukan perbaikan sesuai tanggung  jawab masing-masing

 

Bidan Koordinator Sebagai Penyelia Fasilitatif ■ Tugas dan fungsi k oordinator koordinator sangat dengan fungsi supervisi, dibanding denganbidan fungsi pemantauan danterkait evaluasi yang lebih banyak merupakan tugas dan fungsi jabatan di atasnya (kepala Puskesmas dan Dinas Kesehatan Kabupaten). ■ Bidan koordinator berperan sebagai penyelia terhadap bidan di wilayah kerjanya terutama terhadap bidan di desa. ■ Supervisi yang baik adalah supervisi yang dijalankan secara efektif dan  bersifat fasilitatif, tidak mengagetkan atau atau mencari-cari kesalahan. ■ Supervisi fasilitatif menuntut bidan koordinator mempunyai keterampilan dalam komunikasi, membantu memecahkan masalah, membangun kerjasama tim serta membimbing dan mengarahkan bidan yang diselianya ke arah praktek terbaik dan memenuhi standar

 

Langkah bikor dalam penyeliaan fasilitatif  Pra- penyeliaan: Bikor puskesmas diharapkan mempunyai pemahaman dan keterampilan memberikan penyeliaan fasilitatif dan menguasai dengan  benar daftar tilik penyeliaan. Hal ini dapat dilakukan dengan mengikuti  pelatihan penyeliaan fasilitatif atau belajar sendiri melalui buku acuan  penyeliaan fasilitatif. a. Orientasi ■Orientasi pemahaman konsep, metode, pelaksanaan, dan penjelasan daftar tilik yang diterapkan melalui kajian mandiri dan verifikasi. v erifikasi. Pada saat ini  juga dilakukan kesepakatan tentang jadwal dan operasional kegiatan  penyeliaan

 

 b. Kajian Mandiri ■ Pelaksanaan dengan daftar tilik tim dilakukan olehkajian bidan mandiri di wilayah kerjamenggunakan puskesmas. Bikor bersama  puskesmas juga melakukan kajian mandiri terhadap program KIA dengan menggunakan daftar tilik yang ada. c. Verifikasi ■Verifikasi dilakukan oleh bikor puskesmas terhadap bidan di wilayah kerjanya dengan menggunakan daftar tilik yang telah diisi terlebih dahulu oleh bidan.

 

Lanjutan .............. ■ Bikor melakukan verifikasi untuk setiap komponen yang dianggapnya perlu diverifikasi kebenaran dan kelengkapan  pengisiaannya. ■ Bikor puskesmas kemudian melakukan melakukan rekapitulasi hasil verifikasi untuk tiap fasilitas dan memberikan bimbingan untuk proses yang tidak memenuhi standar. Hal yang sama dilakukan pengelola program dinas kesehatan kabupaten/kota yang melakukan verifikasi ke puskesmas

 

Lanjutan ............ d. Pertemuan Bulanan ■Pertemuan bulanan membicarakan hasil verifikasi baik tingkat kepatuhan terhadap standar aupun item-item yang tidak mematuhi standar. Pada pertemuan ini juga dilakukan rencana tindak lanjut untuk mengatasi ketidakpatuhan. ■Tiap item dipilah, mana yang dapat dipenuhi oleh bidan, mana yang dapat diatasi oleh puskesmas dan mana item yang akan dipenuhi oleh dinas kesehatan kabupaten. Proses bimbingan yang  bersifat fasilitatif juga dapat diberikan diberikan pada pertemuan bulanan ini.

 

Lanjutan ............ e. Upaya Peningkatan Mutu ■Berdasarkan temuan hasil dari penilaian daftar tilik, baik bikor di  puskesmas maupun bidan di wilayah kerjanya membuat perencanaan mutu layanan. Hasil pencapaian dan peningkatan yang dilakukan akan dibicarakan pada pertemuan berkala periode berikutnya. ■Demikian secara berkelanjutan dilakukan kegiatan penyeliaan fasilitatif yang bertujuan untuk melakukan peningkatan mutu pelayanan secara  berkesinambungan padaibu akhirnya akan memberikerja dampak menurunnya angka yang kematian dan anak diwilayah bikorpada  puskesmas

 

Sumber data penyeliaan ■ Sumber data yang digunakan dalam kegiatan penyeliaan terutama komponen dari daftar tilik. Namun berbagai berbagai instrumen pemantauan dan evaluasi evaluasi internal dapat digunakan untuk peningkatan kualitas program seperti : 1 PWS-KIA (Perencanaan Wilayah Setempat- Kesehatan Ibu dan Anak) 2 Buku register kohort ibu, bayi, dan balita. 3 Pencatatan asuhan kebidanan pada :  –   Kartu/ status ibu (hamil, persalinan, nifas, bayi baru lahir)  –   Kartu/ status pemeriksaan kesehatan bayi.  –   Kartu/ status pelayanan KB.  –   Buku KIA  –   KMS (Kartu Menuju Sehat)

 

Monitoring ■ Monitoring adalah kegiatan untuk mengikuti suatu program dan  pelaksanaanya secara mantap, teratur dan terus menerus dengan cara mendengar, melihat dan mengamati dan mencatat keadaan serta  perkembangan program tersebut. ■ Monitoring adalah upaya yang dilakukan secara rutin untuk mengidentifikasi pelaksanaan dari berbagai komponen program sebagaimana telah direncanakan, waktu pelaksanaan program sebagaimana telah dijadwalkan, dan kemajuan dalam mencapai tujuan  program (UNESCO).

 

■ Monitoring melacak kinerja yang nyata terhadap apa yang direncanakan dengan menggunakan standar yang telah ditetapkan sebelumnya. ■ Monitoring meliputi kegiatan pengumpulan dan analisis data tentang proses dan hasil dari pelaksanaan program atau kegiatan dan memberikan rekomendasi untuk melakukan tindakan koreksi. ■ Hasil monitoring akan memberikan umpan balik, apakah kegiatan dapat berjalan semestinya, ataukah terjadi adanya  penyimpangan dari yang direncanakan, atau bahkan  perencanaan yang tidak tepat oleh adanya perubahan lingkungan.

 

■ Hasil monitoring dipakai sebagai dasar tindakan manajemen, mulai dari penjaminan kegiatan tetap  pada tracknya sampai pada tindakan koreksi atau  penyesuaian. ■ Pengertian inilah yang dilmaksud sebagai  pengendalian, sehingga sering pengendalian tidak dapat dipisahkan atau bahkan sulit dibedakan dengan monitoring itu sendiri. ■ Monitoring dan pengendalian adalah sebuah kesatuan kegiatan, yang sering juga disebut sebagai on-going evaluation atau former evaluation.

 

Fungsi monitoring dan pengendalian ■ Adalah fungsi manajemen yang berkesinambungan untuk memberikan rekomendasi untuk melakukan tindakan koreksi kepada pimpinan puskesmas dan stakeholders lainnya. Bila kemudian tindakan koreksi dilakukan maka fungsi pengendalian akan terlaksana secara lengkap. ■ Hasil monitoring dan pengendalian yang telah dianalisis dan diolah dapat dijadikan sebagai informasi yang dapat dipahami dengan mudah oleh manajer/stake holder (Pimpinan Puskesmas) untuk dasar pengambilan keputusan tindak lanjut, baik menyangkut kegiatan yang sedang berjalan maupun kegiatan yang akan datang.

 

Tujuan monitoring dan pengendalian ■ Menjamin kegiatan yang dilakukan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan, yang mencakup standar input (waktu, biaya, SDM, tehnologi, prosedur dll). ■ Memberikan informasi kepada pengambil keputusan tentang adanya penyimpangan dan penyebabnya, sehingga dapat mengambil keputusan untuk melakukan koreksi  pelaksanaan kegiatan atau program berkait, baik yang pada sedang berjalan maupun pengembangannya di masa mendatang.

 

Lanjutan .............. ■ Memberikan informasi tentang akuntabilitas pelaksanaan dan hasil kinerja program/kegiatan kepada pihak yang  berkepentingan, secara kontinyu dan dari waktu ke waktu. ■ Informasi dari pengambilan hasil monitoring dan pengendalian dapat menjadi dasar keputusan yang tepat dan akuntabel, untuk menjamin pencapaian hasil/tujuan yang lebih  baik, efektif dan lebih efisien dalam penggunaan sumberdaya . ■ Memberikan informasi/laporan kepada pengambil keputusan tentang adanya perubahan-perubahan lingkungan yang harus ditindak lanjuti dengan penyesuaian kegiatan.

 

Langkah-langkah monitoring dan pengendalian ■ Menetapkan standar dan indikator untuk menilai proses  pelaksanaan program/ kegiatan. Standar biasa mencakup semua input yang digunakan (dana, meteri/bahan, cara atau metode, SDM, Prosedur, Tehnologi dll). ■ Mengumpulkan data dan melakukan investigasi kinerja (pengamatan) dari pelaksanaan kegiatan/ proses kegiatan yang dipilih untuk dibandingkan dengan standar/indikator (baik kualitatif maupun kuantitatif) yang telah ditentukan.

 

Lanjutan ............. ■ Mengamati perubahan lingkungan dan mengumpulkan data untuk  pengkajian  pengka jian pengaruh pengaruh lingkungan lingkungan tersebut tersebut terhadap terhadap kegiatan kegiatan yang sedang sedang dilaksanakan. ■ Pengolahan, analisis data dan sistesis hasil. Data yang dikumpulkan (termasuk perubahan lingkungan) diolah dan dianalisis untuk n. membuat  penilai  penilaian an dan kesimpulan kesimpulan tentang proses tentang pelaksanaan pelaksanaa n kegiatan. kegiata Hasil analisis dan kesimpulan akan digunakan lebih lanjut untuk perumusan rekomendasi tindak lanjut. ■ Pengambil keputusan melakukan tindakan (termasuk koreksi dn  penyesesuai  penyese suai kegiatan, kegiatan, maupun maupun perencanaan perencanaan ulang). ulang). ■ Menyampaikan semua hasil monitoring, pengendalian dan tindak lanjut kepada pihak yang berkepentingan sebagai wujud akuntabilitas dan

 proses pengambilan pengambilan keputusan lebih lanjut lanjut

 

Kesimpulan ■ Monitoring, pengendalian dan evaluasi merupakan alat manajemen untuk memberikan informasi kepada  pengambil keputusan  program atau kegiatan.dan menunjukkan akuntabilatas ■ Evaluasi bukan pengganti monitoring dan pengendalian, demikian sebaliknya monitoring pengendalian tidak  bisa menggantikan evaluasi. Datadan yang dihasilkan secara sistematis pada waktu kegiatan monitoring sangat menentukan keberhasilan evaluasi

 

Tugas ! ■ Pilihlah salah satu kegiatan yang dilaksanakan di Puskesmas anda (apa saja yang terkait dengan MDGs), yang paling anda anggap tidak berhasil. Buatlah rancangan monitoring dan pengendalian pada kegiatan yang anda  pilih tersebut. Implementasikan rancangan yang telah anda  buat tersebut, termasuk melakukan koreksi. Rancangan yang telah andatindakan buat akan dipaparkan dan didiskusikan pada pertemuan SELANJUTNYA