SUPERVICION EFICAZ 1

Supervisión Eficaz

Cómo lograr una supervisión de excelencia Unidad 1

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Cómo lograr una supervisión de excelencia

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Cómo lograr una supervisión de excelencia

Cómo lograr una supervisión de excelencia Índice Introducción .........................................................................................................4 Objetivos..............................................................................................................5 I. La perspectiva de la supervisión moderna .......................................................6 1.1.La misión del supervisor ............................................................................ 6 1.2.Funciones del supervisor...........................................................................6 II.Desarrollo de habilidades: el éxito en la supervisión ........................................ 8 2.1.Plan de acción ........................................................................................... 9 2.2.Cuestionario: ¿Cuán creativo soy?........................................................... 10 III.Pautas para una supervisión eficaz................................................................ 12 3.1.Excelencia en mi trabajo ........................................................................ 14 3.2.Excelencia en las relaciones con mis subordinados ............................. 15 IV.Liderazgo de la excelencia en el supervisor .................................................. 18 4.1.Principios de un líder de excelencia........................................................ 18 4.2.La ventana de Johary .............................................................................. 19 V.Resumen de conceptos básicos..................................................................... 20 VI.Ejercicios resueltos ........................................................................................ 21

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Cómo lograr una supervisión de excelencia

Introducción El trabajo de los supervisores modernos es absorbente, desafiante y gratificante. Una buena supervisión reclama conocimientos, habilidades y previsión. El éxito del supervisor en el desempeño de sus funciones determina el éxito o el fracaso de los programas y objetivos de una organización. Cuando el supervisor funciona como es debido tiene que desdoblar su actividad en el seguimiento de los principios de la acción que ejerce y la aplicación de los métodos y técnicas de la supervisión. En este capítulo consideramos dos aspectos fundamentales:

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Cómo lograr una supervisión de excelencia

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Pautas para una supervisión eficaz.

Cómo lograr una supervisión de excelencia

Objetivos •

Explicar quiénes son los superiores y qué aspectos se debe tener en cuenta para lograr el desarrollo de habilidades en el desempeño.

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Identificar y describir algunos de los factores que ayudan a lograr el éxito en la supervisión.

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Ilustrar con casos prácticos los aspectos más importantes del capítulo.

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I. La perspectiva de la supervisión moderna La labor del supervisor moderno ha dado un giro de 90 grados debido a la innovación tecnológica y a los cambios en los valores humanos que ha experimentado la humanidad a lo largo de la historia.

1.1. La misión m isión d el s upervisor El supervisor, es un líder o conductor de hombres que actúa como un mediador hábil entre la alta gerencia y los trabajadores en general; debiendo ser un buen planificador lleno de ingenio y creatividad, así como una buena fuente de conocimientos técnicos y administrativos.

1.2. Funciones d el s upervisor Entre las funciones del supervisor, podemos considerar las siguientes: •

La función de líder del grupo:

Responsabilidad de dirigir a un grupo de personas, de solucionar sus problemas y de llegar a un acuerdo acerca de las medidas necesarias que debe tomar el grupo. •

La función de enlace:

Comunicarse con otros individuos y grupos en representación del suyo. •

La función de compartir información:

Divulgar información dentro del grupo.

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La función de innovador:

Cómo lograr una supervisión de excelencia Desarrollar y contribuir al desarrollo de nuevas ideas. •

La función de delegar:

Decidir cuál es el trabajo que deberá realizar cada miembro del grupo. •

La función de manejar conflictos:

Responder y enfrentarse a las situaciones difíciles y a los problemas de disciplina que surgen dentro del grupo. •

La función de instructor:

Capacitar y poner en marcha programas de entrenamiento de sus subalternos.

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II. Desarrollo de habilidades: el éxito en la supervisión El proceso de desarrollo es de desafío, pero también de retribuciones. Para poder lograr su desarrollo como supervisor usted debe estar preparado y motivado para aceptar, y reconocer la necesidad de cambio: • • •

Cambio de actitud Cambio de conocimiento Cambio de habilidad

Hay ciertas fuentes en las que se pueden encontrar oportunidades para adquirir conocimientos, desarrollar habilidades y actitudes, entre ellas podemos mencionar: •

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• • •

Su experiencia personal, en lo que se refiere a manejar problemas y situaciones como parte de su trabajo normal Observar, las actuaciones de otros supervisores y desarrollar modelos prácticos apropiados Intercambiar ideas con otros supervisores Leer Asistir a cursos

Si usted, desea sobrevivir y triunfar como supervisor, debe estar dispuesto a aceptar la responsabilidad de manejar su propio desarrollo. Para ello: • • • •

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Tome conciencia de sus necesidades de desarrollo Establezca objetivos en determinado período de tiempo Identifique oportunidades Controle y revise su progreso

El éxito en la supervisión

Los supervisores deben poseer ciertas características que determinarán el éxito o fracaso de la supervisión. Algunas de ellas podrían considerarse rasgos personales de cada individuo. Sin embargo, como conductas pueden también ser aprendidas.

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Cómo lograr una supervisión de excelencia La primera de ellas es la orientación hacia la eficiencia. Esta característica se traduce en la búsqueda constante del aumento de calidad del trabajo que el personal produce, pero sin incrementar los insumos. Otro aspecto importante para el supervisor es el dominio de sí mismo. Este rasgo conduce a aplicar el concepto costo - beneficio a su grupo de trabajo y a la organización en general. Por ello, antes de expresarse o de actuar con base a sus necesidades o deseos personales buscará el beneficio de la organización. Por otro lado, los supervisores eficientes no pierden la calma cuando alguien los critica verbalmente o los ataca agresivamente. Por el contrario, siempre tratan de encontrar una explicación racional. La franqueza o espontaneidad es también una característica típica de los supervisores. Ellos tienen la habilidad para expresarse con libertad y mucha facilidad, de modo que demuestran seguridad en sí mismos al expresar sus sentimientos y opiniones. Así mismo, mantienen la objetividad ante cualquier dificultad. La objetividad es la habilidad en una persona para mantenerse ecuánime y juzgar los hechos con una actitud racional, considerando los puntos de vista de los demás. Una habilidad muy necesaria en su trabajo. Un concepto importante que conocen y utilizan está relacionado con el uso del poder de grupo. El empleo del poder de grupo es el uso de formas de influencia, como las alianzas, las redes, las coaliciones y los equipos, para sacar adelante el trabajo. Otra herramienta importante si tenemos en cuenta que el objetivo es mejorar la eficiencia del trabajo. Por último, los supervisores eficientes se preocupan por los efectos que las acciones de una persona con autoridad tienen sobre las personas que los rodean.

2.1. Plan de d e a cción Concéntrese en las necesidades de desarrollo que usted haya identificado. Elabore un plan de acción, que constituya la base para mejorar su gestión. Resuelva las siguientes interrogantes: 1. Escriba tres funciones del supervisor que usted considere que necesita desarrollar en su persona: ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________

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Cómo lograr una supervisión de excelencia 2. ¿Qué piensa hacer por su propia cuenta para mejorar? ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 3. ¿Qué tipo de ayuda necesitará de otras personas relacionadas a su trabajo? ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 4. ¿Explique la forma de revisar su progreso? ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________

2.2. C uestionario: soy?? uestionario : ¿ Cuán creativo soy

Excelencia en el trabajo con mis subordinados

Marque con un aspa la columna que describa su forma de ser. Tabla N° 01

Nunca 1. Estoy consciente de que dependo de mis subordinados en mi trabajo. 2. Soy paciente, no supongo que la gente quiere y puede hacer las cosas. 3. Soy explícito al dar una orden. 4. Doy reconocimiento necesario a mi gente.

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Algunas Con Siempre veces Frecuencia

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5. Comparto mis ideas con mis subordinados, teniendo en cuenta el resultado final. 6. Entiendo claramente las expectativas de mis subordinados. 7. Aprovecho la participación y escucho sugerencias. 8. Evalúo a mi gente de acuerdo a sus resultados. 9. Tengo el hábito de motivarme a mí mismo y a mis subordinados. 10. Doy asesoría permanente a mi gente y la capacito sobre la marcha. Fuente: Fuente: Elaboración propia

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III. Pautas para una supervisión eficaz 1. Oriente sus esfuerzos a obtener resultados: • • • •

Piense siempre en resultados. Planifique sobre la base de resultados Entrene a su personal para obtener resultados. Los resultados se obtienen a través de la gente.

2. Defina sus objetivos •

•

Fíjese objetivos importantes para usted y concentre todos sus esfuerzos para lograrlos. Los objetivos deben ser muy claros y deben construir retos concertados.

3. Busque siempre la excelencia: • • •

•

Usted y todos sus subordinados. No acepte mediocridades. Busque incesantemente el mejoramiento de sistemas, procedimientos, métodos y actitudes; involucre a sus trabajadores en este afán. Exhiba permanentemente interés por la productividad.

4. Trabaje sobre asuntos importantes: • • • •

No gaste su tiempo en asuntos de poca importancia. Concéntrense en asuntos que afecten los objetivos y resultados Aplique la famosa Ley de Pareto. Desarrolle su capacidad para orientarse hacia retos vitales.

5. Tenga presente que su gente y su empresa esperan un líder : • •

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No se crea un “amo”, sino un “conductor”. Cree el ambiente adecuado.

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• • •

Impulse a otros a la acción. Acepte opiniones. Recuerde que “las ideas se exponen, no se imponen”. El liderazgo resulta en gran parte del acertado uso de la autoridad, el poder y la influencia que tienen todo jefe.

6. Supervisión efectiva, significa tomar decisiones oportunas y correctas: • •

• •

Tomar decisiones es la primera y principal responsabilidad. La supervisión es acción y no reacción; el supervisor hace que las cosas sucedan. Dé valor a la opinión de los grupos. No basta la decisión, asegúrese de la ejecución.

7. Trate los problemas como sus adversarios. • •

Nunca trate todos los problemas al mismo tiempo. Póngalos en línea, haga un ranking, priorice y atáquelos uno por uno.

8. Maneje su tiempo cuidadosamente: • • • • •

El supervisor debe tener una gran sensibilidad respecto al tiempo. Sea exigente con la puntualidad. Delegue. Organice su trabajo. La extensión del horario del ejecutivo no siempre refleja eficiencia, muchas veces la jornada excesiva es indicador de incapacidad para delegar.

9. El supervisor debe ser un gran vendedor: •

Venda eficiente y oportunamente sus ideas, sus planes sus propuestas; prepárese siempre con un sólido sustento técnico y económico.

10. Exíjase a sí mismo: •

• • • •

Más que competir con los demás, luche con usted mismo para ser mejor cada día. Procure enriquecer y ejercitar sus conocimientos permanentemente. Trate de conocer sus debilidades y corregirlas. Aprenda a escuchar. Nunca se termina de aprender.

11. Lo más importante, delegue: • • •

La delegación, no sólo es una necesidad, es un arte. Hay que saber qué se debe delegar. La delegación es un voto de confianza para el subordinado, pero también debe ser un reto a su capacidad. ��

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Una delegación le permite desarrollar a sus subordinados y le deja a usted el tiempo adecuado para hacer otras cosas importantes.

3.1. Excelencia e n m i t rabajo Instrucciones: Instrucciones: Lea con cuidado cada una de las siguientes preguntas y marque con un aspa la columna que describa su forma de actuar.

Tabla N° 02

Nunca

Algunas Con Siempre veces frecuencia

1. Soy positivo ante nuevos retos que son oportunidades para mi ascenso. 2. Enriquezco mi trabajo y doy más de lo que se espera de mí. 3. Atiendo todos los asuntos aunque sean desagradables. 4. Aporto ideas, incluyendo acciones concretas, para implementarlas. 5. Ofrezco en lugar de pedir, es mi hábito personal. 6. Averiguo directamente qué se espera de mi trabajo, no supongo. 7. Sirvo con autenticidad, sin ser servil. 8. Formo parte del equipo y me siento integrado. Fuente: Fuente: Elaboración propia

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3.2. Excelencia eenn l as r elaciones c on m i s s ubordinados Cuadro N° 03

Nunca

Algunas Con Siempre veces frecuencia

1. Sé reconocer mis errores, cuando me equivoco. 2. Soy amable aún a pesar de la presión 3. Expreso adecuadamente mis sentimientos negativos y no humillo. 4. Sé escuchar a mis subordinados y les doy tiempo. 5. Acepto a la gente como es y no la rechazo, porque no es como yo quisiera. 6. Constantemente regreso a mis orígenes, para comprender mejor a mis subordinados, 7. Promuevo la autonomía de mis subordinados y estimulo la iniciativa. 8. Fomento el espíritu de compañerismo. 9. Ante el conflicto, mantengo la mente abierta y promuevo soluciones. 10. Tengo capacidad de perdón a los errores de mis subordinados. 11. Soy empático con mis subordinados y comprendo su mundo de significados. Fuente: Fuente: Elaboración propia

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Actividad 1. Una vez que haya terminado de contestar las reflexiones de las dos evaluaciones, sume verticalmente para obtener el total de respuestas para cada opción y anote los resultados debajo de cada columna. 2. A continuación multiplique el resultado de cada columna por el valor indicado por el profesor.

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L os secretos sec retos para ser líder ¿Cuál es la misión en la vida? ¿Cómo va actuar para lograrlo? ¿Qué acciones concretas piensa realizar para realizar su objetivo? Imagine por un momento, que alguien lo detiene en la calle y le pregunta: ¿Oiga, usted qué piensa lograr de la vida? ¿Cuál es su objetivo en lo personal? Como padre de familia, ¿qué piensa realizar? En un trabajo, ¿qué espera usted para mejorar su empresa? Y, finalmente en tono más severo le reclamará ¿y a la nación y al mundo qué le piensa usted en vida entregar? Tales planeamientos son fundamentales en la vida, para contestarnos nosotros mismos ¿para qué existo? Al abordar el tema secreto de los líderes de excelencia inevitablemente tenemos que llegar a su esencia más profunda ¿cuál fue el mayor impulsor en su existencia? ¿Por qué sus vidas fueron fructíferas? ¿Qué explicación podríamos encontrar para justificar su entrega más allá de cualquier limitación, prisión, persecución, humillación y muerte? Encontramos un común denominador en todas ellas, una misión, un ideal porque luchar, un sueño tan poderoso que los rebasó a ellos mismos y los desafió para lograr vencer lo que para otros era imposible. La gran diferencia entre el ser ordinario y extraordinario es, por supuesto, lo que aparentemente es gramática “el extra”, pero que en la practica es la marca indeleble entre lo común y lo excelente, la misión, el distintivo de los seres magistrales. La fuente de energía y de valor más importante no proviene de vitamina alguna el energético más importante ¿pero de qué sirve la mejor y excelente misión si no se convierte en acciones concretas que le dan expresión práctica a los ideales? La expresión real de los sueños son las acciones, es cuando revelamos la auténtica naturaleza de nuestras intenciones. La fortaleza o debilidad de nuestros ideales tanto espacio y reflexión a la importancia que tiene el encontrar por nosotros mismos nuestra misión. El profundo vació en que vive la mayoría de la juventud en el mundo, se debe fundamentalmente a este vacío existencial, el cual lo tratan de llenar con drogas, alcohol o sexo, convirtiéndose en sonámbulos y espectadores de la vida e inconscientemente se han convertido en autistas, sin fin alguno. Mañana la despertar, pregúntese ¿Cuál es mi meta el día de hoy? ........................

Tomado de: de : “Compromisos para ser líder” - Miguel A. Cornejo.

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IV. Liderazgo de la excelencia en el supervisor La historia ha sido y seguirá siendo escrita por líderes; básicamente se consideran tres tipos de líderes en toda sociedad humana: El Líder nnatural atural, atural , que nace con cierto carisma y dones que le permiten un grado de influencia innata sobre los demás. El Líder circunstancial ircunstancial,, aquel que por el simple hecho de tener el poder para resolver problemas adquiere influencia en los demás. El Líder co gnoscitivo gnoscitivo, aquel que ha sido entrenado sistemáticamente para ser líder.

4.1. Principios d dee u n l íder d e e xcelencia Los líderes líderes de de excelencia, excelencia son personas que reconocen que el poder radica en los demás, que en sus subordinados está la fuerza para llevar la empresa al destino que ellos han elegido. Sin embargo, es importante resaltar que no existe una tipología de líder, pues ellos se dan en todas las razas, tamaños y personalidades; no obstante, a través de diversas investigaciones, se ha encontrado cierta similitud de actitudes que definen a un líder de excelencia. • • • • •

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Visión, tiene una claridad absoluta de lo que quiere lograr. Pasión, entusiasma a sus seguidores y es perseverante. Integridad, es profundamente sincero. Confianza, el líder se la gana con integridad y congruencia. Sé Reinventa constantemente, busca siempre el desarrollo de sus potencialidades. Son Comunicadores de significados, son vendedores de ideas, de significados, los buenos líderes cautivan

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No son solamente buenos administradores, no solamente administran con eficiencia los recursos materiales y económicos, sino que manejan capitales emocionales. Es un desobediente del sistema, busca siempre el cambio de un bien por un bien mayor. Superación constante: saben que el autoconocimiento es un proceso de toda la vida.

4.2. La v entana d e Johary Es una matriz desarrollada por dos científicos norteamericanos, Joseph Luft y Harry Inghan, que permite tener un mayor conocimiento de nosotros mismos y facilitar el trabajo en equipo. Se basa en los siguientes principios: • •

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El conocimiento de sí mismo se encuentra almacenado en las personas. La interacción de las personas en grupos de trabajo permite compartir los conocimientos de sí mismos y de los demás. El uso de esta herramienta en el trabajo en equipo, dentro de un ambiente adecuado, permite desarrollar la creatividad y generar nuevos conocimientos.

(I) Pública Lo que yo y los demás conocemos de mí. (III)Secreta Lo que solo yo conozco de mí.

(II) Ciega Lo que yo no conozco de mí, pero los demás sí. (IV) Oculta Lo que yo no conozco y los demás tampoco.

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V. Resumen de conceptos básicos •

El ssupervisor: upervisor:

Es un guía o líder de sus hombres, con una serie de funciones y responsabilidades bien definidas por lo que, es necesario e importante desarrollar en forma permanente sus habilidades. •

Sugerencias: Sugerencias

Es importante tener siempre presente las pautas o sugerencias brindadas, para poder desarrollar una supervisión eficaz. •

Liderazgo: Liderazgo:

El líder es un conductor de hombres. Si bien es cierto, no existe una tipología de líder, pues ellos surgen en todas las razas y culturas, sí existen ciertas características comunes en todos los grandes líderes de la historia, que se brindan para ser tenidas en cuenta.

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VI.

Ejercicios resueltos

Responda en forma breve las preguntas que se formulan: 1. Mencione dos de las funciones del supervisor: a) ____________________________________________________________________ b) ____________________________________________________________________ 2. Mencione tres pautas para alcanzar una supervisión eficaz: a) ____________________________________________________________________ b) ____________________________________________________________________ c) ____________________________________________________________________ 3. Mencione 2 principios de un líder de excelencia: a) ____________________________________________________________________ b) ____________________________________________________________________ 4. ¿Qué caracteriza un líder cognoscitivo? _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ 5. Grafique la ventana de Johary.

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Solución 1. Dos de las funciones del supervisor son: a) La función de líder del grupo. b) La función de innovador. 2. Tres pautas para alcanzar una supervisión eficaz son: a) Oriente sus esfuerzos a obtener resultados. b) Busque siempre la excelencia. c) Supervisión efectiva significa tomar decisiones operativas y correctas. 3. Dos principios de un líder de excelencia son: a) Visión b) Integridad 4. Un líder cognoscitivo, es aquel que ha sido entrenado sistemáticamente para ser líder. 5. La ventana de Johary muestra 4 ventanas de la personalidad: (I) Pública (III) Secreta

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(I I) Ciega (IV) Oculta

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C a so 1: “El “ El caso de la investigación de actitudes” “Mire, Tomás”, le dijo el gerente de personal al supervisor del taller de mantenimiento, “como puede ver, nuestra última investigación de las actitudes de sus empleados sitúa a su departamento en el lugar más bajo de la lista. La última vez que hicimos el análisis dijo que estaba seguro que la investigación estaba equivocada, o que los resultados se veían afectados por uno o dos amargados, pero han pasado ya tres años y siguen ocupando el último lugar”. Tomás guardó silencio y observó el informe de resultados de la investigación. Por supuesto los datos confirmaban lo dicho por el gerente, los empleados de su departamento estaban muy por debajo del promedio de la empresa en lo que se refería a sus reacciones a las exigencias de trabajo, las relaciones entre los supervisores y los empleados, lo adecuado de las comunicaciones, posición y el reconocimiento. Por otra parte, sus actitudes hacia las condiciones de trabajo y su pago eran tan buenas como las del resto de la compañía. “Desde luego”, siguió diciendo el gerente de personal “sus empleados no se quejan del pago, ni de las condiciones de trabajo. ¿Cómo se explica eso?” “Es fácil” respondió Tomás: “esos tercos se interesan sólo por el pago ¿y cómo no le van a gustar las condiciones de trabajo? La compañía les puso nueva iluminación y un ventilador el año pasado. Lo único que me sorprende, es que todavía no hayan encontrado este año alguna otra cosa de qué quejarse”. Tomás siguió diciendo: “Debo admitir que no mimo a los empleados de mi departamento, pero ¿por qué debo hacerlo? No son niños, ¿debo ponerle una medalla a un montador de tubos porque logra hacer una buena junta de vez en cuando?” “Si no me mantuviera detrás de esos tipos, dentro de poco fallaría toda la planta, es así como me la paso todos los días, verificándolo todo sin parar, no se puede confiar en la actualidad en que un trabajador haga algo bien, sobre todo cuando la oficina central los trata con guante blanco. No me extraña que no tenga éxito en su concurso de popularidad”. a) ¿Por qué cree que Tomás tiene esos sentimientos hacia dicha investigación? b) ¿Hasta qué punto estima que los resultados de la investigación reflejan bien el manejo por Tomás de las relaciones con sus empleados?

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