Steve Johnson - MS Office Excel 2007

Steve Johnson Perspection, Inc.

®

Microsoft Office

Excel 2007 Traducerea Daniela Oprescu

Authorized translation from the English language edition, entitled MICROSOFT OFFICE EXCEL 2007 ON DEMAND, 1st Edition, 078973642X by Johnson, Steve; Perspection, Inc., published by Pearson Education, Inc., publishing as Que/Sams, Copyright © 2007 by Perspection, Inc. All rights reserved. No part of this book may be reproduced or transmitted in any form or by any means, electronic or mechanical, including photocopying, recording or by any information storage retrieval system, without permission from Pearson Education, Inc. Electronic Romanian language edition published by Editura NICULESCU, Copyright © 2011.

Traducere autorizatã dupã ediþia în limba englezã, publicatã cu titlul original MICROSOFT OFFICE EXCEL 2007 ON DEMAND, 078973642X, autor Steve Johnson; Perspection, Inc., apãrutã la Pearson Education, Inc., publicând ca Que/Sams, Copyright © 2007 by Perspection, Inc. Toate drepturile rezervate. Nicio parte a acestei cãrþi nu poate fi reprodusã sau transmisã sub nicio formã ºi prin niciun mijloc, electronic sau mecanic, inclusiv prin fotocopiere, înregistrare sau prin orice sistem de stocare ºi accesare a datelor, fãrã permisiunea Pearson Education, Inc. Ediþia electronicã (e-book) în limba românã este publicatã de Editura NICULESCU, Copyright © 2011.

Deºi editorul ºi autorii ºi-au luat toate precauþiile necesare în realizarea acestei cãrþi, aceºtia nu îºi asumã nicio obligaþie pentru eventualele erori sau omisiuni. Informaþia conþinutã s-a dorit a fi cât mai completã ºi mai exactã. Ea trebuie luatã „ca atare“. Totodatã, editorul ºi autorii îºi declinã rãspunderea faþã de orice persoanã fizicã sau juridicã ori alt fel de entitate cu privire la pierderi sau daune provocate ca urmare a utilizãrii informaþiilor conþinute în aceastã carte.

© Editura NICULESCU, 2011 Adresa: Bd. Regiei 6D 060204 – Bucureºti, România Comenzi: (+40)21-312.97.82 Fax: (+40)21-312.97.83 E-mail: [email protected] Internet: www.niculescu.ro Coperta: Carmen Lucaci

ISBN 978-973-748-608-0

Editura NICULESCU este partener ºi distribuitor oficial OXFORD UNIVERSITY PRESS în România. E-mail: [email protected]; Internet: www.oxford-niculescu.ro

Mulþumiri

m

Perspection, Inc. Microsoft Office Excel 2007 On Demand a fost realizatã de cãtre instructori æi scriitori profesioniæti, de la Perspection, Inc., respectând standardele aæteptate din partea publicaþiilor Que. Suntem încântaþi sã vã prezentãm acest manual de instruire. Perspection, Inc. este o companie de instruire în domeniul software, care furnizeazã informaþii æi instruire pentru a ajuta oamenii sã utilizeze sofware-ul mult mai eficient pentru comunicare, luarea deciziilor æi rezolvarea problemelor. Perspection scrie æi editeazã cãrþi de instruire în domeniul software æi oferã instruire prin multimedia æi Web. Din 1991 am scris peste 80 de cãrþi de calculatoare, având câteva volume de mare succes la activ, æi am vândut peste cinci milioane de exemplare. Aceastã carte înglobeazã experienþa de instruire a companiei Perspection, pentru a se asigura cã veþi dobândi maximum de eficienþã pentru timpul consumat studiind-o. Vã veþi axa pe sarcinile æi aptitudinile care vã cresc productivitatea în timpul lucrului, în ritmul æi condiþiile proprii. Vã invitãm sã vizitaþi site-ul Web Pespection, de la adresa: http://www.perspection.com.

Mulþumiri Sarcina realizãrii oricãrei cãrþi necesitã talent din partea mai multor oameni care trebuie sã lucreze din greu pentru respectarea termenelor extrem de stricte æi care trebuie sã reziste unui stres extrem. Am dori sã mulþumim echipei de profesioniæti care au fãcut posibilã apariþia acestei cãrþi: autorului Steve Johnson; redactorului de specialitate Alex Williams; echipei de producþie alcãtuitã din Emily Atwood, Alex Williams æi Dori Hernandez; redactorilor æi corectorilor Emily Atwood æi Holly Johnson, precum æi celui care a realizat indexul, Katherine Stimson. La editura Que, am dori sã le mulþumim lui Greg Wiegand æi Stephaniei McComb, pentru ocazia de a întreprinde acest proiect, Michellei Newcomb pentru susþinerea administrativã æi Sandrei Schroeder pentru experienþa æi susþinerea oferite.

m v

Despre autor Steve Johnson a scris peste 35 de cãrþi diferite de software, pe subiecte printre care se numãrã: Microsoft Office 2007 æi 2003, Microsoft Windows XP, Apple Mac Os X Panther, Macromedia Flash MX 2004 æi 8, Macromedia Director MX 2004, Macromedia Fireworks æi Apple Photoshop CS æi CS2. În 1991, dupã ce a lucrat pentru Apple Computer æi Microsoft, Steve a fondat Perspection, Inc., care scrie cãrþi æi oferã instruire în domeniul software. În timpul în care face pauze de scris, se amuzã jucând golf, se ocupã cu grãdinãritul æi îæi petrece timpul cu soþia sa, Holly, æi cu cei trei copii, JP, Brett æi Hannah. Când timpul îi permite, adorã sã cãlãtoreascã în locuri ca New Hampshire, în octombrie, æi Hawaii. Steve æi familia sa locuiesc în Pleasanton, California, dar deseori merg sã-æi viziteze familia în vestul Statelor Unite.

m vi

Vrem sã primim veæti de la dvs.! În calitate de cititor al cãrþii, sunteþi cel mai important critic æi comentator. Ne intereseazã opinia dvs. æi dorim sã ætim ce am fãcut bine, ce se putea face mai bine, din ce domenii aþi dori sã publicãm æi orice alte pãreri pe care binevoiþi sã ni le transmiteþi. În calitate de redactor adjunct la Que, voi primi cu deschidere toate comentariile dvs. Puteþi sã-mi scrieþi pe e-mail sau puteþi sã-mi scrieþi în scrisori tot ce vã place æi ce nu vã place la aceastã carte, precum æi sã-mi transmiteþi sfaturi pentru a îmbunãtãþi aceastã carte. Vã rog sã þineþ i seama cã nu vã pot ajuta în legãturã cu problemele tehnice legate de subiectul acestei cãrþi. Însã avem un departament de servicii pentru utilizatori, cãruia îi voi transmite întrebãrile tehnice specifice, legate de carte, puse de dvs. Când ne scrieþi, verificaþi sã fi specificat titlul æi autorul cãrþii, numele dvs., adresa dumneavoastrã de e-mail æi numãrul de telefon. Voi studia atent comentariile pe care mi le trimiteþi æi le voi discuta cu autorul æi cu redactorii care au lucrat cartea. Email: [email protected] Adresa poætalã : Greg Wiegand Que Publishing 800 East 96th Street Indianapolis, IN 46240 USA Pentru mai multe informaþii despre aceastã carte sau despre o altã carte publicatã de editura Que, vizitaþi site-ul nostru de la adresa http://www.quepublishing.com. Tastaþi codul ISBN (inclusiv cratimele) sau titlul unei cãrþi, în câmpul de cãutare (Search), pentru a gãsi pagina web cãutatã.

Aceastã carte este activatã Safari Pictograma Safari Enabled de pe coperta unei cãrþi favorite de tehnologie informaticã indicã faptul cã acea carte este disponibilã prin serviciul Safari Bookshelf. Când cumpãraþi o astfel de carte, obþineþi acces liber la ediþia online, timp de 45 de zile. Safari Bookshelf este o bibliotecã electronicã, în care vi se permite sã cãutaþi rapid mii de cãrþi pe subiecte tehnice, sã gãsiþi mostre de coduri, sã descãrcaþi din capitole æi sã accesaþi informaþiile tehnice ori de câte ori æi oriunde aveþi nevoie. Pentru a beneficia de cele 45 de zile de acces Safari Enabled la aceastã carte: vizitaþi adresa http://www.quepublishing.com/safarienabled; completaþi formularul concis, care apare pe ecran, pentru a vã înregistra; introduceþi codul de cupon T6DH-K7KE-BLD8-2AEQ-GCLB. Dacã întâmpinaþi dificultãþi la înregistrarea la Safari Bookshelf sau la accesarea ediþiei online, vã rog sã trimiteþi un e-mail la: [email protected].

m

Din partea autorului

vii

c

Cuprins Introducere 1

2

Primii paæi în Excel

xix

1

Pornirea programului Excel Vizualizarea ferestrei Excel Utilizarea barei panglicã Alegerea comenzilor Lucrul cu barele cu instrumente Alegerea opþiunilor din casete de dialog Utilizarea barei de stare Crearea unui registru gol Crearea unui registru utilizând un æablon Deschiderea unui registru existent Conversia unui registru existent Utilizarea panourilor de activitãþi (Task) æi de ferestre (Window) Rãsfoirea registrului Aranjarea ferestrelor Apelarea lui Help Viewer în timpul lucrului Salvarea unui registru Salvarea unui registru cu formate diferite Verificarea compatibilitãþii Documentarea proprietãþilor registrului Comutarea modurilor de vizualizare Obþinerea actualizãrilor Excel de pe Web Recuperarea unui registru Diagnoza æi repararea problemelor de funcþionare Închiderea unui registru æi închiderea aplicaþiei Excel

2 3 4 5 6 8 9 10 11 12 14 15 16 18 20 22 24 26 27 28 29 30 32 34

Abilitãþile elementare în lucrul cu registrul Excel

35

Crearea etichetelor Selectarea celulelor Selectarea rândurilor, coloanelor æi a domeniilor speciale

36 37 38

Nou! Nou! Nou! Nou! Nou! Nou! Nou! Nou! Nou!

Nou! Nou! Nou! Nou! Nou!

c

ix

3

c

x

Introducerea etichetelor într-o foaie de calcul Introducerea valorilor în foaia de calcul Introducerea rapidã a valorilor cu AutoFill Editarea conþinutului unei celule Golirea unei celule Modurile de lipire a datelor în Excel Memorarea conþinutului celulelor Copierea conþinutului celulelor Mutarea conþinutului celulelor Inserarea æi ætergerea conþinutului celulelor Gãsirea æi înlocuirea conþinutului celulelor Corectarea conþinutului celulelor utilizând AutoCorrect Inserarea informaþiilor în mod inteligent Verificarea ortograficã Modificarea opþiunilor pentru confirmarea corectãrii Utilizarea dicþionarelor particularizate Gãsirea cuvântului potrivit Inserarea materialului de cercetare Traducerea textului în altã limbã Utilizarea asistentului de limbã englezã Anularea unor acþiuni æi revenirea asupra anulãrii

40 42 44 46 47 48 49 50 52 54 56 58 60 62 63 64 66 67 68 69 70

Utilizarea formulelor æi a funcþiilor

71

Ce sunt formulele? Crearea unei formule simple Crearea unei formule utilizând Formula AutoComplete Editarea unei formule Referinþa unei celule Utilizarea referinþelor absolute la celule Utilizarea referinþelor mixte la celule Utilizarea referinþelor 3-D Denumirea celulelor æi a domeniilor de celule Introducerea unui nume de celulã sau de domeniu în formulã Gestionarea denumirilor Simplificarea formulelor care conþin grupuri de celule Afiæarea calculelor pe bara de stare Calcularea totalurilor cu AutoSum Realizarea calculelor într-un singur pas Transformarea formulelor în valori Corectarea erorilor de calcul Corectarea formulelor

72 74 76 78 80 81 82 83 84 86 88 90 91 92 94 96 97 98

Nou! Nou! Nou!

Nou!

Nou! Nou!

Nou! Nou! Nou!

4

5

Expertizarea unei foi de calcul Localizarea referinþelor circulare Realizarea calculelor utilizând funcþii Crearea funcþiilor Crearea funcþiilor utilizând biblioteca Calculaþi mai multe rezultate Utilizarea funcþiilor imbricate Utilizarea denumirilor pentru constante æi funcþii

100 101 102 103 104 105 106 108

Modificarea foilor de calcul æi a registrelor

109

Selectarea æi denumirea unei foi de calcul Inserarea æi eliminarea unei foi de calcul Mutarea æi copierea unei foi de calcul Ascunderea æi descoperirea foilor de calcul æi a registrelor Selectarea de coloane sau de rânduri Ascunderea æi descoperirea unei coloane sau a unui rând Inserarea unei coloane sau a unui rând ªtergerea unei coloane sau a unui rând Ajustarea lãþimii coloanei æi a înãlþimii rândului Blocarea æi deblocarea unei coloane sau a unui rând Scindarea unei foi de calcul în panouri Vizualizarea æi ascunderea elementelor registrului Mãrirea æi micæorarea dimensiunii de afiæare Crearea vizualizãrilor particularizate Salvarea modului de aranjare a spaþiului de lucru Crearea unui æablon Deschiderea unui æablon Modificarea unui æablon

110 111 112 114 116 117 118 119 120 122 123 124 125 126 127 128 129 130

Formatarea foii de calcul

131

Formatarea numerelor Formatarea textului Aplicarea formatãrii condiþionale Aplicarea formatãrii condiþionale specializate Crearea formatãrii condiþionale Eliminarea formatãrii condiþionale Gestionarea formatãrii condiþionale Gãsirea formatãrii condiþionale Modificarea alinierii datelor Controlul încadrãrii textului Modificarea culorii datelor Adãugarea de culori æi de modele celulelor

132 134 136 138 140 141 142 143 144 146 147 148

Nou!

Nou! Nou!

Nou! Nou! Nou! Nou! Nou! Nou! Nou!

c Cuprins

xi

6

c

xii

7

Adãugarea de culori particulare Trasarea marginilor celulelor Formatarea marcajelor foilor de calcul æi ataæarea unui fundal Copierea formatãrii celulelor Temele de culoare Vizualizarea æi aplicarea unei teme Crearea de culori pentru teme Alegerea fonturilor temei Alegerea efectelor pentru temã Crearea unei anumite teme Alegerea unei teme particulare Aplicarea æi crearea stilurilor pentru celule Modificarea unui stil de celulã Gãsirea æi înlocuirea formatãrii celulelor

149 150 152 153 154 155 156 158 160 161 162 164 166 168

Examinarea æi tipãrirea foilor de calcul æi a registrelor

169

Iniþializarea paginii Ajustarea marginilor paginii Adãugarea de anteturi æi de subsoluri Inserarea sfâræitului de paginã Particularizarea tipãririi foii de calcul Stabilirea ariei de tipãrire Examinarea foii de calcul Tipãrirea unei foi de calcul æi a registrului Crearea unui document PDF Crearea unui document XPS

170 172 174 176 178 180 181 182 183 184

Inserarea ºi modificarea obiectelor grafice

185

Localizarea ºi inserarea elementelor Clip Art Inserarea clipurilor media Accesarea ilustraþiilor Clip Art din Web Organizarea clipurilor pe categorii Adãugarea ºi eliminarea clipurilor Inserarea unei imagini Adãugarea unui Quick Style unei imagini Aplicarea unei forme imaginii Aplicarea unui contur imaginii Aplicarea de efecte unei imagini Modificarea dimensiunii imaginii Comprimarea unei imagini

186 187 188 190 192 193 194 195 196 197 198 200

Nou! Nou!

Nou! Nou! Nou! Nou! Nou! Nou! Nou! Nou! Nou!

Nou! Nou!

Nou! Nou!

Nou! Nou! Nou!

8

Modificarea strãlucirii ºi contrastului unei imagini Recolorarea unei imagini Decuparea ºi rotirea unei imagini Crearea unui text WordArt Formatarea unui text WordArt Aplicarea efectelor asupra unui text scris artistic cu WordArt Modificarea poziþiei textului WordArt Crearea unor organigrame artistice Utilizarea panoului Text împreunã cu obiectele grafice SmartArt Modificarea unui obiect grafic SmartArt Redimensionarea unui obiect grafic Formatarea unui obiect grafic SmartArt Formatarea unei forme din cadrul obiectului grafic SmartArt Crearea unei organigrame Modificarea unei diagrame organizaþionale

201 202 204 206 208

Desenarea ºi modificarea formelor

225

Desenarea ºi redimensionarea formelor Inserarea unei forme de mai multe ori Adãugarea de text unei forme Trasarea de linii ºi de sãgeþi Crearea ºi editarea formelor oarecare Copierea ºi mutarea obiectelor Adãugarea unui Quick Style unei forme Adãugarea unui Quick Style pentru a modela textul Aplicarea umplerilor cu o culoare Aplicarea umplerilor cu imagini Aplicarea umplerii cu o texturã Aplicarea umplerii cu un degrade Aplicarea efectelor asupra formei desenate Adãugarea efectelor 3-D unei forme desenate Adãugarea efectelor de rotaþie 3-D unei forme Crearea umbrelor Alinierea ºi distribuirea obiectelor Conectarea formelor Selectarea obiectelor utilizând panoul de selecþie Modificarea ordinii în stivã Rotirea ºi rãsucirea unei forme Gruparea ºi degruparea formelor Adãugarea unei forme în colecþia Clip Organizer

226 228 229 230 232 233 234 235 236 238 239 240 242 244 246 247 248 250 251 252 253 254 256

Nou! Nou!

210 211 212

Nou!

214 216 217 218

Nou!

220 222 224

Nou!

Nou!

Nou! Nou!

Nou! Nou!

Nou!

Nou! Nou! Nou!

Nou! Nou! Nou! Nou! Nou! Nou! Nou!

c

Cuprins

xiii

9

10

c

xiv

Crearea ºi modificarea diagramelor statistice 257 Înþelegerea terminologiei folosite într-o diagramã statisticã Alegerea tipului exact de diagramã statisticã Crearea unei diagrame statistice Editarea unei diagrame statistice Mutarea ºi redimensionarea diagramei statistice Selectarea elementelor diagramei statistice Modificarea tipului diagramei statistice Modificarea aºezãrii în paginã ºi a stilului unei diagrame statistice Formatarea elementelor diagramei statistice Schimbarea caroiajului ºi a axelor diagramei statistice Schimbarea titlului diagramei statistice Schimbarea etichetelor din diagramã Evidenþierea unui sector de disc Formatarea seriilor de date ale unei diagrame statistice Formatarea textului din diagramã Formatarea diagramelor de tip linii ºi de tip bare Schimbarea fundalului diagramei Îmbogãþirea aspectului diagramei Editarea datelor diagramei Adãugarea ºi ºtergerea unei serii de date Salvarea unui ºablon de diagramã statisticã Gestionarea ºabloanelor de diagrame

258 259 260 262 264 265 266 268 270 272 274 276 278 279 280 281 282 283 284 286 288 290

Analiza datelor din foaia de calcul

291

Înþelegerea tabelelor Crearea unui tabel Formatarea unui tabel Crearea sau modificarea stilului unui tabel Formatarea elementelor tabelului Crearea calculelor într-un tabel Lucrul cu tabelele Eliminarea de rânduri ºi de coloane din tabel Introducerea datelor în tabel utilizând liste de intrãri Sortarea datelor unui tabel Afiºarea unor pãrþi din tabel utilizând AutoFilter Crearea de criterii de cãutare particularizate Analiza datelor utilizând un PivotTable sau o PivotChart Actualizarea unui tabel-pivot sau a unei diagrame statistice-pivot Modificarea unui tabel-pivot

292 293 294 295 296 297 298 300 301 302 304 305 306

Nou!

307 308

Nou!

Nou! Nou! Nou!

Nou!

Nou! Nou!

Nou! Nou! Nou! Nou! Nou!

Nou! Nou! Nou!

Nou!

11

12

Formatarea unui tabel-pivot Realizarea unei diagrame statistice dintr-un tabel-pivot Crearea de grupuri ºi de schiþe Separarea textului pe coloane Adãugarea validãrii datelor în foaia de calcul Crearea unei liste cu intrãri de date Exportul unui tabel într-o listã SharePoint

309 310 312 313 314 315 316

Construirea de foi de calcul mult mai performante

317

Utilizarea instrumentelor de analizã a datelor Crearea sumelor condiþionale Urmãrirea alternativelor cu ajutorul tabelelor de date Simularea „Ce ar fi dacã“ folosind facilitatea Goal Seek Crearea scenariilor Utilizarea facilitãþii Solver Utilizarea funcþiilor de cãutare ºi de referinþã Utilizarea funcþiilor pentru text Sintetizarea datelor folosind subtotalurile Sintetizarea datelor utilizând funcþiile Determinarea anumitor date calendaristice

318 319 320 321 322 324 326 328 329 330 332

Protejarea ºi securizarea unui registru

333

Inspectarea documentelor Protejarea unei foi de calcul Blocarea sau deblocarea celulelor unei foi de calcul Adãugarea unei securizãri prin criptarea registrului Adãugarea protecþiei prin parolã unui registru Restricþionarea accesului la registru Adãugarea unei semnãturi digitale Adãugarea unei linii de semnãturã Evitarea atacurilor distructive Utilizarea facilitãþii Trust Center Alegerea editorilor ºi a localizãrilor de încredere Stabilirea opþiunilor de securitate pentru Add-in Stabilirea opþiunilor de securitate pentru ActiveX Stabilirea opþiunilor de securitate pentru macrocomenzi Modificarea opþiunilor de securitate pentru bara de mesaje Stabilirea opþiunilor de tip privat Stabilirea opþiunilor de securitate pentru conþinutul extern

334 336 338 339 340 342 344 346 348 350 351 352 353 354

Nou!

355 356

Nou!

358

Nou!

Nou! Nou!

Nou!

Nou! Nou! Nou! Nou! Nou!

Nou!

c Cuprins

xv

13

14

c

xvi

15

Lucrul cu Office în modurile de siguranþã Stabilirea proprietãþii unui registru de permisiune doar pentru citire

360

Revizuirea ºi partajarea datelor registrului

363

Partajarea unui registru Crearea ºi citirea unei celule de comentariu Editarea ºi ºtergerea unui comentariu Urmãrirea modificãrilor Trimiterea unui registru prin e-mail pentru revizuire Trimiterea unui registru prin fax pentru revizuire Lucrul în XML Crearea unui plan de date XML Exportul ºi salvarea datelor în XML Partajarea informaþiilor între programe Exportul ºi importul datelor Legarea ºi înglobarea fiºierelor Agregarea datelor Legarea datelor Obþinerea datelor externe Gestionarea conexiunilor Obþinerea de date prin interogarea unei baze de date Obþinerea datelor din Microsoft Access Obþinerea datelor de tip text

364 366 367 368 370 371 372 374 376 378 380 382 384 386 387 388 390 392 394

Publicarea datelor în Web

395

Deschiderea unui registru ca paginã Web Examinarea unei pagini Web Crearea unei hiperlegãturi Formatarea unei hiperlegãturi Modificarea opþiunilor paginii Web Salvarea unui registru ca paginã Web Publicarea unei pagini Web Copierea unui tabel Web într-o foaie de calcul Crearea de interogãri Web actualizabile Obþinerea datelor din interogãri Web Salvarea interogãrilor Web Accesarea informaþiilor despre Office din Web Obþinerea de documente de pe Web

396 397 398 400 401 402 404 405 406 407 408 409 410

Instrumente pentru un lucru mai eficient

411

Setaþi opþiunile Excel obiºnuite Stabilirea opþiunilor pentru un registru nou

412 413

Nou!

362

Nou!

Nou!

Nou!

Stabilirea opþiunilor de editare Stabilirea opþiunilor de afiºare pentru vizualizare Setarea opþiunilor de afiºare a registrului ºi a foii de calcul Stabilirea opþiunilor Advanced Stabilirea opþiunilor pentru formule Modificarea proprietãþilor avansate ale documentelor Modificarea opþiunilor de cercetare Particularizarea modului de creare a obiectelor Accesarea comenzilor care nu sunt pe bara panglicã Scanarea ºi redarea documentelor ca imagine Prelucraþi o imagine document cu OCR Gestionarea imaginilor Utilizarea mai multor limbi 16

17

414 415 416 418 419 420 421 422 423 424 425 426 428

Nou!

Nou! Nou!

Extinderea funcþionalitãþii programului Excel 429 Vizualizarea ºi gestionarea programelor suplimentare Încãrcarea ºi eliminarea programelor suplimentare Înglobarea pãrþii VBA într-un registru Vizualizarea editorului Visual Basic Stabilirea opþiunilor pentru Developer Cum vã automatizaþi munca folosind macrocomenzile Înregistrarea unei macrocomenzi Crearea unei macrocomenzi Executarea unei macrocomenzi Gestionarea unei macrocomenzi Adãugarea unei semnãturi digitale unui proiect de macrocomenzi Asocierea unei macrocomenzi unei bare de unelte Salvarea unui registru care conþine macrocomenzi Deschiderea unui registru care conþine macrocomenzi Inserarea comenzilor ActiveX Utilizarea comenzilor ActiveX Stabilirea proprietãþilor unei comenzi ActiveX Adãugarea de instrucþiuni VBA unei comenzi ActiveX Rularea unui film utilizând o comandã ActiveX Modificarea paletei de informaþii ale documentului

430 431 434 436 437 438 439 440 441 442 444 445 446 447 448 450 451 452 453 454

Lucrul integrat cu documentele Office

455

Configurarea programului Groove Lansarea sistemului Groove Vizualizarea ferestrei Groove Stabilirea preferinþelor generale Crearea unui spaþiu de lucru Groove

456 457 458 459 460

Nou!

Nou! Nou! Nou! Nou!

Nou!

Nou! Nou! Nou! Nou! Nou!

c

Cuprins

xvii

A

c

xviii

Invitarea celorlalþi în spaþiul de lucru Lucrul cu alarmele Groove Partajarea fiºierelor în spaþiul de lucru Purtarea discuþiilor Adãugarea instrumentelor în spaþiul de lucru Stabilirea calendarului întâlnirilor Gestionarea ºedinþelor Lucrul cu formulare Urmãrirea rezultatelor Crearea unei biblioteci de imagini Adãugarea unei persoane de contact Trimiterea unui mesaj Discuþiile cu ceilalþi Distribuirea fiºierelor prin SharePoint Distribuirea fiºierelor cu sincronizarea dosarelor Lucrul cu un spaþiu distribuit Lucrul cu serviciile Excel Salvarea unui registru pe un server de gestiune a documentelor

461 462 463 464 465 466 467 468 470 472 473 474 475 476 478 479 480

Nou!

482

Nou!

Atelier

483

Proiect 1: Crearea unei liste care se deschide vertical (listã ascunsã) Proiect 2: Adãugarea unui buton de comandã (control) de tip formular Proiect 3: Adãugarea formatãrii condiþionate Proiect 4: Crearea unei secvenþe de instrucþiuni (script) VBA Proiect 5: Crearea unei interfeþe VBA Dacã doriþi mai multe proiecte Nou! Facilitãþi Specialist în aplicaþii certificat de Microsoft (MCAS – Microsoft Certified Applications Specialist) Index

Nou! Nou! Nou! Nou! Nou! Nou! Nou! Nou! Nou! Nou! Nou! Nou! Nou! Nou! Nou!

483 485 486 488 490 495 497 503 511

Nou!

i

Introducere Bun venit la întâlnirea cu Breviar Microsoft Office Excel 2007, o incursiune vizualã, un manual de referinþã care vã aratã cum sã lucraþi eficient cu Microsoft Office Excel. Aceastã carte vã oferã o prezentare completã a operaþiilor care pot fi executate cu ajutorul programului Excel, de la simplu la complex.

Cum este conceputã aceastã carte Nu este nevoie sã citiþi cartea într-o anumitã ordine. Am conceput manualul astfel încât, pentru a obþine informaþiile dorite, sã puteþi sã o parcurgeþi în mod aleator. Totuæi, ea urmãreæte o desfãæurare logicã, de la sarcinile simple la cele complexe. Fiecare sarcinã este prezentatã pe cel mult douã pagini, alãturate, pentru a vã concentra pe o singurã sarcinã, fãrã a fi nevoie sã continuaþi întorcând foaia. Pentru a gãsi informaþiile pe care le cãutaþi trebuie doar sã localizaþi sarcina în cadrul cuprinsului cãrþii sau în index æi apoi sã deschideþi la pagina respectivã. Tot ce trebuie sã faceþi este sã citiþi introducerea care însoþeæte explicaþiile sarcinii respective æi sã urmaþi pas cu pas indicaþiile numerotate, aflate în coloana din stânga ilustraþiilor cu ecrane.

Ce veþi învãþa Cum este conceputã aceastã carte Ce este nou în Excel 2007 Combinaþii de taste rapide Instrucþiuni pas cu pas Exemple din lumea realã Atelier Specialist în aplicaþii atestat de Microsoft Mai multe informaþii din Web

Ce este nou în Excel 2007 Dacã vã intereseazã noutãþile sau îmbunãtãþirile aduse de Excel 2007, nu este nevoie decât sã urmãriþi pictograma Nou!. Aceasta apare atât în cadrul listei de cuprins, cât æi în cadrul explicaþiilor, de-a lungul manualului. O descriere completã a noutãþilor apare în ghidul „Nou! Facilitãþi”, aflat la sfâræitul cãrþii.

Combinaþii de taste rapide Majoritatea comenzilor din meniu au o combinaþie de taste pentru activare, cum ar fi, de exemplu, Ctrl+P, ca alternativã în utilizare, în loc de mouse. O listã completã a acestora este disponibilã pe Web la adresa www.perspection.com.

xix

Instrucþiuni pas cu pas Acest manual oferã instrucþiuni pas cu pas, care vã aratã cum sã duceþi la bun sfâræit o sarcinã. Fiecare set de instrucþiuni este însoþit de ilustraþiile corespunzãtoare ale unor paæi simplu de parcurs. De asemenea, în text sunt prevãzute tabele, texte auxiliare æi indicaþii Economie de timp pentru a vã ajuta sã lucraþi mai eficient sau sã aprofundaþi cunoætinþele. Casetele de tipul „ªtiaþi cã...?“ oferã artificii æi tehnici pentru un lucru mai inteligent, iar casetele de tipul „Vedeþi æi“ vã conduc spre alte pãrþi ale cãrþii, care conþin informaþii legate de sarcina respectivã.

Alegerea efectelor pentru temã EX07S-2.1.1

Vizualizaþi æi aplicaþi efectele temei 1

Deschideþi registrul cãruia îi veþi aplica efecte ale unei teme.

2

Executaþi clic pe fila Page Layout.

3

Executaþi clic pe butonul Theme Effects. Efectele temei curente apar evidenþiate în meniu. ECONOMIE DE TIMP. Plasaþi mouse-ul pe butonul Effects pentru a afiæa un SfatEcran cu numele efectelor temei curente.

4

Alegeþi din meniu æi executaþi clic pe efectele temei dorite.

ªtiaþi cã…? Puteþi æterge efectele sau fonturile unei anumite teme. În fila Page Layout, executaþi clic pe butonul Theme Effects sau pe butonul Theme Fonts, executaþi clic cu butonul din dreapta al mouse-ului pe tema pe care doriþi sã o editaþi, executaþi clic Edit, executaþi clic pe Delete æi apoi executaþi clic pe Yes.

Tema unui registru constã în: culorile temei, fonturile ºi efectele. Efectele temei (Nou!) sunt seturi de linii, de umpleri ºi efecte speciale de stil pentru forme, grafice, diagrame, elemente SmartArt ºi alte elemente de proiectare ºi desenare. Combinând liniile, umplerile ºi efectele speciale de stil cu diferite niveluri de formatare (subtile, moderate ºi intense), Excel oferã o diversitate de efecte vizuale ale temei. Fiecare registru utilizeazã un set de efecte ale temei. Unele sunt brute, altele mai elaborate. Când executaþi clic pe butonul Theme Effects de pe fila Page Layout, numele efectelor temei curente apar evidenþiate în cadrul meniului colecþiei. Când aplicaþi unele efecte ale temei unei alte teme, nu puteþi crea în acelaºi timp propriul dvs. set de efecte ale temei.

3

2

4

Introducerile uæor de citit se concentreazã asupra unui singur concept. Ilustraþiile corespund paæilor numerotaþi. Paæii numerotaþi vã îndrumã în efectuarea operaþiei.

Vedeþi æi Citiþi „Vizualizarea æi aplicarea unei teme“, de la pagina 155, pentru informaþii despre aplicarea temelor din colecþia Themes.

160

Vedeþi æi indicã informa- ªtiaþi cã...? Vã informeazã cu þiile corelate din carte. privire la sugestii, tehnici æi informaþii conexe.

Exemple din realitate Aceastã carte foloseæte fiæiere cu exemple luate din lumea realã pentru a vã oferi un context în care se utilizeazã sarcina respectivã. Utilizând fiæierele cu exemple nu veþi mai pierde timp cãutând sau creând fiæiere cu date pentru încercãri. Vi se oferã un fiæier iniþial cu care lucraþi æi unul final, cu rezultatele sarcinii respective, pe care îl utilizaþi ca sã vã comparaþi æi evaluaþi munca. Nu este nevoie de un fiæier de exemple pentru fiecare operaþie prezentatã, cum ar fi, de exemplu, modificarea opþiunilor, aæa cã vã oferim o listã completã a fiæierelor cu exemplele utilizate în carte. Fiæierele cu exemplele necesare sarcinilor de tip proiect împreunã cu lista lor sunt disponibile pe Web, la adresa www.perspection.com.

xx

Exemplele din realitate vã ajutã sã aplicaþi ceea ce aþi învãþat la alte activitãþi.

Atelier În secþiunea de tip Atelier manualul vã aratã cum sã asamblaþi sarcinile individuale pas cu pas în proiecte proprii. Începeþi fiecare proiect cu un fiæier de probã, urmãriþi paæii æi apoi comparaþi rezultatul obþinut cu rezultatele proiectului din fiæierul asociat. Fiæierele proiectelor sunt disponibile din Web la adresa www.perspection.com.

a

Atelier Introducere Atelierul cuprinde tot ce înseamnã creativitate æi gândire dincolo de cadre fixe. Aceste ateliere vã vor ajuta emisfera dreaptã a creierului sã „zboare“ în timp ce pe cea stângã sã se bucure. Acest lucru se va realiza explicând de ce lucrurile decurg aæa cum decurg. Explorarea posibilitãþilor este o mare distracþie; totuæi nu se vor piede din vedere cunoætinþele asupra mersului lucrurilor.

Atelier vã prezintã proiecte detaliate pentru a vã ajuta sã puneþi Microsoft Office la lucru.

Obþinerea æi utilizarea fiæierelor de tip proiect Fiecare proiect din Atelier include un fiæier de pornire care sã vã ajute sã porniþi proiectul æi un fiæier final care sã vã furnizeze rezultatele la care trebuie sã ajungeþi realizând proiectul. Astfel puteþi vedea comparativ cât de bine aþi îndeplinit sarcinile. Înainte de a utiliza fiæierele proiectului, trebuie sã le descãrcaþi de pe Web. Accesaþi fiæierele la adresa http://www.perspection.com în cadrul zonei de descãrcãri software. Dupã ce aþi descãrcat fiæierele de pe Web, dezarhivaþi-le pe hard-discul dvs. într-un dosar la care sã aveþi acces uæor din programul Microsoft Office pe care îl veþi folosi.

Proiectul 1: Crearea unei liste care se deschide vertical (listã ascunsã) Aptitudini æi unelte: Crearea unei liste care se deschide vertical (listã ascunsã) Introducerea datelor într-o foaie de calcul poate fi plictisitoare æi repetitivã. Pentru a lucra mai uæor æi pentru a oferi o siguranþã mai mare datelor, puteþi crea o listã ascunsã, care se deschide vertical la un clic pe sãgeatã, cu valorile pe care vreþi sã le introduceþi în celule. Pentru a crea o astfel de listã creaþi o listã a intrãrilor corecte, sub formã de coloanã sau de rând, fãrã spaþii, atribuiþi-i un nume æi apoi utilizaþi opþiuniea List din cadrul casetei de dialog Data Validation. Pentru a introduce datele folosind lista verticalã creatã, executaþi clic pe celula cãreia i-aþi ataæat aceastã listã, executaþi clic pe sãgeata listei æi apoi executaþi clic pe valoarea ce doriþi sã fie înscrisã în celulã.

Proiectul În acest proiect veþi învãþa sã creaþi o listã ascunsã, din datele unui domeniu de celule desemnat prin nume, pe care sã o utilizaþi în cazul formatãrii condiþionate.

Procesul 1

Deschideþi Excel 2007, deschideþi DropDown_start.xlsm æi apoi salvaþi-l ca DropDown.xlsm.

2

Executaþi clic pe fila Numbers.

a 483

Microsoft Certified Applications Specialist Acest manual vã pregãteæte pentru examenul MCAS (Microsoft Certified Applications Specialist) pentru Microsoft Office Excel 2007. Fiecare examen de atestare MCAS are un set de obiective care fac parte dintr-un set mai larg de abilitãþi. Pentru a vã pregãti de examen trebuie sã revedeþi æi sã realizaþi fiecare cerinþã (sarcinã) care reprezintã un obiectiv MCAS pentru a verifica dacã rãspundeþi exigenþelor examenului. Pe parcursul acestei cãrþi, conþinutul care este prevãzut de un anumit obiectiv este pus în evidenþã prin apariþia siglei MCAS, însoþitã de numãrul acelui obiectiv.

Specialist în aplicaþii certificat de Microsoft (MCAS – Microsoft Certified Applications Specialist)

s

Despre programul MCAS Certificatul Microsoft Certified Applications Specialist (MCAS) este un standard recunoscut la nivel global, în ceea ce priveæte validitatea competenþelor în domeniul utilizãrii programelor din pachetul Microsoft Office, pentru rentabilizarea afacerii. Dobândind cunoætinþele certificate prin MCAS aveþi calificarea necesarã pentru a lucra cu programele Microsoft Office. Pentru a obþine certificatul MCAS, trebuie sã absolviþi un examen de validare a aptitudinilor de lucru în aplicaþiile de birou din pahetul Microsoft Office, pentru Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel, Microsoft Office PowerPoint, Microsoft Office Outlook sau Microsoft Office Access. (Disponibilitatea examenelor pentru validarea ca Specialist în aplicaþii certificat de Microsoft variazã de la program la program, depinde de versiunea programului æi de limbã. Vizitaþi http://www.microsoft.com æi cãutaþi în Microsoft Certified Applications Specialist pentru a vedea examenele disponibile æi informaþii suplimentare despre program). Programul Specialist în aplicaþii certificat de Microsoft este un program aprobat internaþional doar de Microsoft æi prin el se certificã profesioniætii în utilizarea programelor pachetului Microsoft Office.

Ce înseamnã aceastã siglã? Reprezintã faptul cã aceastã carte a fost aprobatã de programul Microsoft Certified Applications Specialist pentru a reprezenta un suport pentru cursul de certificare în învãþarea Microsoft Office Excel 2007 æi pentru pregãtirea examenului de certificare. Aceastã carte vã va pregãti pentru examenul de atestare ca Microsoft Certified Applications Specialist în Microsoft Office Excel 2007. Fiecare nivel de certificare are o grupã de obiective, organizate pe seturi de aptitudini de dobândit. Pe parcursul cãrþii, conþinutul vizat de obiectivele Microsoft Certified Applications Specialist este identificat prin sigla MCAS de mai jos, alãturi de care apare numãrul obiectivului. Aceastã siglã apare sub titlul subiectului respectiv:

EX07S-1.1, EX07S-2.2

s 503

Sigla indicã faptul cã o activitate îndeplineæte unul sau mai multe obiective de certificare MCAS.

Introducere

xxi

Mai multe informaþii din Web Pentru completarea informaþiilor din carte puteþi utiliza informaþiile corespunzãtoare de pe Web. Veþi obþine mai multe informaþii care vã vor ajuta sã deveniþi mai rapizi în lucrul cu Excel 2007. Unele dintre aceste informaþii includ:

Ajutoare pentru trecerea la Excel 2007 !

Numai aspectele noi. Descãrcaþi æi tipãriþi activitãþile aferente noilor caracteristici ale programului Excel 2007, alcãtuind un ghid rapid æi facil.

Unelte pentru productivitate !

Combinaþii de taste rapide. Descãrcaþi o listã a scurtãturilor pentru a învãþa cãi rapide de realizare a operaþiilor.

Conþinut îmbogãþit !

!

Fotografii. Descãrcaþi fotografii æi alte grafice pentru a le utiliza în documentele dumneavoastrã Office. Conþinut îmbogãþit. Descãrcaþi noul conþinut dezvoltat dupã publicarea cãrþii. De exemplu, puteþi descãrca un capitol complet despre Office SharePoint Server 2007.

Puteþi accesa aceste resurse suplimentare în Web, de la adresa www.perspection.com.

xxii

Conþinut îmbogãþit disponibil pe Web. Puteþi descãrca un capitol despre SharePoint.

1

Primii paºi în Excel Introducere

Ce veþi face

Microsoft Office Excel 2007 este un program de calcul tabelar pe care îl puteþi utiliza pentru a urmãri ºi analiza vânzãri, a crea bugete, a organiza finanþele, atât personale, cât ºi ale unei firme. Puteþi utiliza Excel ºi pentru evidenþa stocului, realizarea unor rapoarte de investiþii sau de amortizare a unui împrumut. Microsoft Excel este un instrument financiar pentru efectuarea automatã de calcule ºi de alte activitãþi, care vã permite sã realizaþi o varietate de activitãþi personale sau ale unei firme într-o fracþiune de timp faþã de cazul în care aþi utiliza numai hârtia ºi creionul. Acest capitol vã oferã o prezentare introductivã a terminologiei ºi abilitãþilor de bazã pe care le veþi întâlni utilizând programul Excel. În Excel, fiºierele se numesc registre (workbooks). Fiecare registru nou conþine trei foi de calcul (worksheets) în mod implicit (numãr pe care îl puteþi modifica), care sunt similare paginilor dintr-un registru contabil. Puteþi formata foile de calcul conform necesitãþilor proprii în mod direct sau utilizând ºabloane pregãtite pe care sã le descãrcaþi online de pe site-ul Microsoft Office. Prin intermediul interfeþei grafice puse la dispoziþie, puteþi vizualiza diferite sarcini acþionând mouse-ul sau tastele corespunzãtoare. Microsoft Excel este dotat cu o barã panglicã, cu file (Nou!), ºi casete de dialog prin care vã oferã instrumentele de care aveþi nevoie când realizaþi o activitate. Bara de instrumente cu acces rapid (Nou!), pe care o puteþi personaliza, vã oferã un acces rapid la cele mai utilizate comenzi, cum ar fi Save ºi Print. La finalizarea proiectãrii foii de calcul, o puteþi salva ca document în formatul XML (Nou!), mult mai eficient, sau în format PDF sau XPS (Nou!), o puteþi trimite prin e-mail la o revistã sau chiar pentru colaborare ºi partajare cu colegii de echipã, prin utilizarea unei biblioteci de tip SharePoint (Nou!). Dacã se întâmplã ceva cu registrul sau cu foile de calcul la care lucraþi, Excel dispune de o funcþionalitate de recuperare special conceputã pentru recuperarea foii dumneavoastrã de lucru.

Pornirea programului Excel ºi vizualizarea ferestrei Excel Utilizarea barei panglicã ºi alegerea comenzilor Lucrul cu bara cu instrumente Alegerea opþiunilor din casetele de dialog Utilizarea barei de stare Crearea unui registru gol Crearea unui registru utilizând un ºablon

1

Deschiderea sau conversia unui registru existent Utilizarea panourilor cu activitãþi ºi de tip fereastrã Rãsfoirea registrului

Aranjarea ferestrelor

Obþinerea de asistenþã în timpul lucrului Salvarea unui registru

Verificarea compatibilitãþii Documentarea proprietãþilor registrului Comutarea vizualizãrilor Preluarea actualizãrilor Excel din Web Recuperarea unui registru Diagnoza ºi rezolvarea problemelor Închiderea unui registru ºi pãrãsirea programului Excel

1

Pornirea programului Excel Lansaþi Excel din meniul Start 1

Executaþi clic pe butonul Start de pe bara de activitãþi.

2

Plasaþi mouse-ul pe butonul All Programs.

3

Executaþi clic pe butonul Microsoft Office.

4

Executaþi clic pe butonul Microsoft Office Excel 2007.

Cele douã modalitãþi rapide de pornire a programului Excel sunt prin selectare din meniul Start sau prin dublu clic pe pictograma de acces rapid de pe desktop. Oferind mai multe metode de pornire a programului Office, vã permiteþi sã lucraþi dupã dorinþã ºi sã lansaþi programele cu un clic pe buton. Când porniþi programul Excel, se deschide o fereastrã a aplicaþiei care afiºeazã un registru gol în care puteþi începe lucrul imediat.

Dacã Microsoft Office vã cere sã activaþi programul, urmaþi instrucþiunile oferite pentru a realiza acest lucru. ECONOMIE DE TIMP. Pentru a activa Microsoft Office mai târziu, executaþi clic, succesiv, pe butonul Office, pe Excel Options, pe Resources ºi apoi pe Activate. Dacã apare o casetã de dialog Privacy (confidenþialitate), selectaþi opþiunile dorite ºi apoi executaþi clic pe OK.

1

3

4

Windows Vista

ªtiaþi cã…? Puteþi crea o scurtãturã la program din meniul Start, de pe desktop. Executaþi clic pe butonul Start, plasaþi mouse-ul pe butonul All Programs, executaþi clic pe Microsoft Office, executaþi clic cu butonul din dreapta al mouse-ului pe Microsoft Office Excel 2007, plasaþi mouse-ul pe Send To ºi apoi executaþi clic pe desktop. Puteþi porni programul Excel ºi puteþi deschide un registru din programul Windows Explorer. Executaþi dublu-clic pe orice pictogramã de registru Excel în fereastra Explorer pentru a deschide acel registru ºi astfel se deschide automat ºi programul Excel.

2

1

2

3

4

Windows XP

Vizualizarea ferestrei Excel

Butonul Office: Executaþi clic pentru a accesa comenzile de fiºier Office.

Bara cu instrumente pentru acces rapid: Executaþi clic pentru a accesa comentariile din comenzi, de pe aceastã barã cu instrumente personalizabilã.

File: Executaþi clic pentru a accesa instrumente ºi comenzi.

Barã panglicã: Instrumente ºi comenzi grupate pe categorii în diferite file.

Aplicaþia de lansare a casetelor de dialog: Executaþi clic pentru a deschide casete de dialog sau panouri cu activitãþi.

Liste ºi galerii: Executaþi clic pe sãgeata orientatã în jos pentru a accesa listele ºi galeriile.

Fereastra Workbook: Introduceþi aici date ºi etichete.

Bara de stare: Afiºeazã informaþii despre registrul activ.

Butoane de vizualizare: Folosiþi-le pentru a trece de la o vedere la alta.

Capitolul 1

Elemente de control al mãririi: Folosiþi glisorul sau butoanele pentru a mãri sau a micºora ceva.

Primii paºi în Excel

3

Utilizarea barei panglicã (Ribbon) Bara panglicã (Ribbon) (Nou!) creeazã un aspect nou pentru Excel 2007. Ea înlocuieºte meniurile, barele cu instrumente ºi majoritatea panourilor de activitãþi din Excel 2003. Banda este amplasatã în partea de sus a ferestrei registrului ºi este alcãtuitã din file (tabs) (Nou!) care sunt organizate dupã activitãþi sau dupã obiecte. Comenzile din cadrul fiecãrei file sunt organizate în grupuri sau sub-activitãþi. Butoanele de comandã din cadrul fiecãrui grup executã o singurã comandã sau afiºeazã un meniu de comenzi ori o galerie de opþiuni. Comenzile din fiecare grup oferã un mod vizual de efectuare rapidã a modificãrilor în cadrul registrului. ECONOMIE DE TIMP. Pentru a minimiza bara panglicã, executaþi dublu clic pe numele filei afiºate sau executaþi clic pe sãgeata cu listã Customize Quick Access Toolbar ºi apoi pe butonul Minimize the Ribbon. Executaþi clic pe o filã pentru ca aceasta sã fie afiºatã automat (bara panglicã rãmâne minimizatã). Executaþi dublu clic pe o filã pentru a o maximiza. Dacã preferaþi sã utilizaþi tastatura în locul mouse-ului pentru a accesa comenzile de pe bara panglicã, Microsoft Office oferã scurtãturi uºor de utilizat. Prin simpla apãsare ºi eliberare a tastei Alt sau a tastei F10 veþi avea afiºate sfaturi de utilizare a tastelor (Nou!) pentru oricare dintre caracteristicile din fereastra curentã. Continuaþi apoi sã apãsaþi pe tasta literei indicate de cãtre sfatul respectiv. Pentru

SugestieTastã

4

File Standard

a renunþa la sfaturi ºi a închide recomandãrile care apar, apãsaþi ºi apoi eliberaþi din nou tasta Alt sau F10. Dacã preferaþi lucrul cu ajutorul tastelor din versiunile anterioare ale Microsoft Office, cum ar fi Ctrl+P (pentru Print), orice scurtãturã sau accelerator din taste lucreazã la fel ºi în Microsoft Office 2007. Office 2007 include un mod moºtenire care face posibilã utilizarea familiarelor acceleratoare de la tastaturã din Office 2003.

File (Tabs) Excel oferã trei tipuri de file (tabs) pe bara panglicã. Primul tip este numit standard ºi include file precum Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Review, View ºi Add-Ins. Pe acestea le vedeþi ori de câte ori deschideþi programul Excel. Al doilea tip sunt filele contextuale, cum ar fi Picture Tools, Drawing sau Table, care apar numai când este nevoie de ele, în funcþie de tipul activitãþii pe care o desfãºuraþi. Excel recunoaºte imediat ce faceþi ºi vã oferã exact setul de file ºi unelte pe care considerã cã le-aþi utiliza. Al treilea tip sunt filele program – cum ar fi Print Preview – care înlocuiesc setul standard de file când schimbaþi vederile sau modurile.

Previzualizare directã Când indicaþi o galerie de obiecte pe bara panglicã, precum WordArt, Excel afiºeazã o prezentare directã (Nou!) a efectelor modificãrilor, astfel încât puteþi vedea exact ce se întâmplã în urma modificãrilor fãcute înainte de a le aplica efectiv.

Filã contextualã

Alegerea comenzilor

Alegeþi o comandã din meniul Office 1

Executaþi clic pe butonul Office de pe bara panglicã.

2

Executaþi clic pe comanda doritã.

Comenzile Excel sunt organizate în grupuri, în cadrul barei panglicã: meniul Office (Nou!), bara de instrumente cu acces rapid ºi mini-bara cu instrumente. În timp ce butonul Office afiºeazã comenzile de meniu referitoare la fiºiere, bara de instrumente cu acces rapid ºi mini-bara cu instrumente afiºeazã butoanele frecvent utilizate, cu care sunteþi poate familiarizaþi încã de la versiunea Excel 2003. În completarea facilitãþilor meniului Office, executând clic cu butonul din dreapta al mouse-ului pe un element Excel puteþi deschide un meniu rapid cãtre un grup de comenzi aferente.

1

2

Dacã dupã comandã se gãseæte o sãgeatã, indicaþi sãgeata pentru a vedea o listã cu opþiuni conexe, iar apoi executaþi clic pe opþiunea doritã. ECONOMIE DE TIMP. Puteþi utiliza o combinaþie rapidã de taste pentru a alege o comandã. Þineþi apãsatã prima tastã a scurtãturii æi apoi apãsaþi pe a doua tastã. De exemplu, þineþi apãsatã tasta Ctrl æi apoi apãsaþi pe S (sau Ctrl+S) pentru a selecta comanda Save.

Alegeþi o comandã dintr-un meniu rapid 1

1

2

Executaþi clic cu butonul din dreapta al mouse-ului pe un obiect Excel (celulã sau element grafic). ECONOMIE DE TIMP. Apãsaþi pe Shift+F10 pentru a se afiæa meniul rapid al comenzii selectate.

2

Executaþi clic pe o comandã din meniul rapid. Dacã acea comandã este urmatã de o sãgeatã, plasaþi mouse-ul pe sãgeatã pentru a vedea lista de opþiuni aferente æi apoi executaþi clic pe opþiunea doritã.

Capitolul 1

Primii paºi în Excel

5

Lucrul cu barele de instrumente EX07S-1.4.1

Alegerea unei comenzi utilizând o barã cu instrumente sau bara panglicã Activarea asistentului pentru comandã. Dacã nu sunteþi siguri ce realizeazã un buton, indicaþi-l cu mouse-ul æi va apãrea un sfat ecran. Dacã indicaþia conþine mesajul Press F1 for more help, executaþi clic pe tasta F1.

!

Alegerea unei comenzi. Executaþi clic pe buton sau pe sãgeata butonului æi apoi executaþi clic pe o comandã sau pe o opþiune.

!

ªtiaþi cã…? Puteþi muta bara cu instrumente pentru acces rapid în alt loc. Executaþi clic pe sãgeata listei de personalizare a barei cu instrumente pentru acces rapid æi apoi executaþi clic pe Show Below the Ribbon sau pe Show Above the Ribbon. Puteþi dezactiva sfaturile ecran (ScreenTips). Executaþi clic succesiv pe butonul Office, pe Excel Options, pe Popular, pe sãgeata listei ScreenTip Scheme, pe Don't Show Enhanced ScreenTips sau pe Don't Show ScreenTips æi apoi pe OK. Puteþi reseta bara cu instrumente pentru acces rapid. În caseta de dialog Excel Options, executaþi clic succesiv pe Customize, pe Reset æi apoi pe OK. Puteþi minimiza bara panglicã. Executaþi clic pe sãgeata listei de personalizare a barei cu instrumente pentru acces rapid æi apoi executaþi clic pe Minimize Ribbon. Executaþi clic pe o filã pentru a o maximiza.

6

Excel grupeazã comenzile obiºnuite, cum ar fi Save ºi Undo, în bara cu instrumente pentru acces rapid (Nou!) Executaþi clic pe un buton de pe bara cu instrumente pentru a alege o comandã. Dacã nu sunteþi siguri de acþiunea unui buton, plasaþi mouse-ul pe buton pentru a afiºa un SfatEcran (ScreenTip). La pornirea programului Excel, bara cu instrumente pentru acces rapid apare la începutul ferestrei Excel, în mod implicit, dacã nu aþi schimbat setãrile. Puteþi personaliza aceastã barã cu instrumente prin adãugarea de butoane sau grupuri de comenzi. De asemenea, o puteþi muta dedesubt sau deasupra barei panglicã sau oriunde doriþi. Ca o completare la bara cu instrumente pentru acces rapid, Excel afiºeazã mini-bara cu instrumente când plasaþi mouse-ul pe un text selectat. Mini-bara cu instrumente (Nou!) apare deasupra textului selectat ºi oferã acces rapid la instrumentele de formatare.

SfatEcran (ScreenTip)

Adãugarea sau ætergerea de elemente din bara Quick Acces Toolbar !

!

!

Sãgeata cu listã Customize Quick Access Toolbar

Executaþi clic ca sã adãugaþi sau ætergeþi butoanele folosite frecvent

Adãugarea sau ætergerea unui buton obiænuit. Executaþi clic pe sãgeata listei Customise Quick Access Toolbar æi apoi clic pe un nume de buton (elementul selectat apare pe bara cu instrumente). Adãugarea unui buton sau a unui grup de pe bara panglicã. Executaþi clic cu butonul din dreapta al mouseului pe numele butonului sau grupului de pe bara panglicã æi apoi executaþi clic pe Add to Quick Access Toolbar. ªtergerea unui buton sau a unui grup. Executaþi clic cu butonul din dreapta al mouse-ului pe numele butonului sau grupului de pe bara Quick Access Toolbar æi apoi executaþi clic pe Remove from Quick Access Toolbar.

Executaþi clic ca sã adãugaþi un buton sau un grup

Particularizarea barei Quick Access Toolbar 1

Executaþi clic pe sãgeata listei Customize Quick Access Toolbar æi apoi executaþi clic pe More Commands.

2

Executaþi clic pe sãgeata listei Choose Commands æi apoi pe All Commands sau pe o anumitã bara panglicã.

3

Executaþi clic pe sãgeata listei Customize Quick Access Toolbar æi apoi pe (For All Documents (default).

2

4

6

3

5

Selectaþi registrul curent dacã doriþi ca setãrile sã fie disponibile numai pentru acesta. 4

Executaþi clic pe comanda pe care doriþi sã o adãugaþi (coloana stângã) sau ætergeþi (coloana dreaptã) æi apoi executaþi clic pe Add sau Remove. ECONOMIE DE TIMP. Executaþi clic pe Separator æi apoi executaþi clic pe Add pentru a insera o linie separatoare între butoane.

5

Executaþi clic pe butoanele cu sãgeþi Move Up æi Move Down pentru a aranja elementele în ordinea doritã.

6

Executaþi clic pe OK. Capitolul 1

Primii paºi în Excel

7

Alegerea opþiunilor din casete de dialog Alegerea opþiunilor din casetele de dialog Toate casetele de dialog conþin aceleaæi tipuri de opþiuni, cum ar fi: !

!

!

!

!

!

!

!

8

File. Executaþi clic pe o filã pentru a se afiæa opþiunile acesteia. Fiecare filã grupeazã un set de opþiuni aferente. Butoane de opþiune. Executaþi clic pe un buton de opþiune pentru a-l selecta. De regulã, poate fi selectat unul singur.

O casetã de dialog este o fereastrã care se deschide când executaþi clic pe lansatorul de casete de dialog. Lansatoarele de casete de dialog (Dialog Box Launchers) (Nou!) sunt pictograme mici care apar în colþul de jos al anumitor grupuri. La atingerea unui Lansator de Casete Dialog, apare un SfatEcran cu un indicator de casetã de dialog pentru a arãta ce casetã de dialog deschide (Nou!). O casetã de dialog vã permite sã furnizaþi mai multe informaþii înainte ca programul sã îndeplineascã o comandã selectatã. Dupã ce introduceþi informaþiile sau selecþiile în caseta de dialog, Executaþi clic pe butonul OK pentru a se realiza comanda. Dacã executaþi clic pe butonul Cancel se închide caseta de dialog ºi nu se realizeazã comanda. În alte casete de dialog puteþi sã executaþi clic pe butonul Apply pentru a se realiza modificãrile fãcute, fãrã a fi nevoie sã închideþi caseta de dialog.

File

Casete de confirmare

Casete tip listã

Sãgeþile în sus æi în jos. Executaþi clic pe sãgeata în sus sau în jos, pentru a mãri sau a micæora un numãr ori tastaþi direct numãrul în casetã. Casetã de confirmare. Executaþi clic pe casetã pentru a activa sau a dezactiva opþiunea. O casetã de confirmare bifatã indicã faptul cã opþiunea este selectatã; o casetã nebifatã aratã cã opþiunea nu este selectatã. Casetã tip listã. Executaþi clic pe sãgeata listei pentru a fi afiæate opþiunile din listã, iar apoi executaþi clic pe opþiunea doritã. Casetã de text. Executaþi clic în interiorul casetei æi tastaþi informaþia cerutã. Buton. Executând clic pe un buton se va executa acþiunea sau comanda asociatã. Un nume de buton urmat de puncte de suspensie (…) deschide o altã casetã de dialog. Casetã pentru vizualizare. Multe casete de dialog aratã o imagine care reflectã opþiunea selectatã.

Opþiuni

Butoane

Pentru informarea dumneavoastrã Deplasarea printr-o casetã de dialog În loc sã executaþi clic ca sã vã deplasaþi printr-o casetã de dialog, puteþi apãsa tasta Tab ca sã treceþi de la o casetã (sau buton) la urmãtoarea. Mai puteþi folosi Shift+Tab ca sã le parcurgeþi înapoi sau Ctrl+Tab æi Ctrl+Shift+Tab ca sã treceþi de la o filã (rubricã) a unei casete de dialog la alta.

Utilizarea barei de stare

Bara de stare apare la baza ecranului ºi afiºeazã informaþii despre registru, cum ar fi: modul celulã, numele temei Office, procentul de spaþiu de afiºare curent ºi alte controale Excel, cum ar fi: butoanele scurtãturi pentru vizualizare, mãrimea de vizualizare ºi butonul Fit to Window. Puteþi sã personalizaþi bara de stare dacã executaþi clic pe ea (Nou!). În afara informaþiilor afiºate, bara de stare vã mai permite sã verificaþi starea de activare/dezactivare a anumitor facilitãþi (Nou!), cum ar fi: Signatures, Permissions, Selection Mode, Page Number, Caps Lock, Num Lock, Macro Recording ºi Playback, ºi multe altele.

Adãugarea æi ætergerea de elemente în/din bara de stare !

!

Adãugare de elemente. Executaþi clic cu butonul din dreapta al mouse-ului pe barã æi apoi executaþi clic pe un element nou (nebifat). ªtergerea unui element. Executaþi clic cu butonul din dreapta al mouse-ului pe barã æi apoi executaþi clic pe un element bifat.

Vedeþi æi Vedeþi „Adãugarea unei semnãturi digitale“ la pagina 344 sau „Înregistrarea unei macrocomenzi“ la pagina 439, pentru informaþii despre modificarea elementelor de pe bara de stare.

Executaþi clic cu butonul din dreapta al mouse-ului pe bara de stare

Capitolul 1

Informaþii de stare

Primii paºi în Excel

9

Crearea unui registru gol

Creaþi un registru gol în cadrul programului Excel 1

La pornire, Excel deschide în fereastra de lucru un registru nou, aºa cã puteþi sã începeþi sã lucraþi în acesta. De asemenea, puteþi crea un registru nou sau mai multe ºi în timpul lucrului în Excel. Fiecare nou registru capãtã implicit numele Book urmat de un numãr de ordine: „Book1”, „Book2” ºi aºa mai departe, în funcþie de câte registre noi sunt create în timpul sesiunii de lucru. Salvaþi apoi registrele, cu nume mai sugestive. Numele registrului apare pe bara de titlu a ferestrei Excel ºi pe bara de stare.

2

3

Executaþi clic pe butonul Office æi apoi executaþi clic pe butonul New. ECONOMIE DE TIMP. Pentru a crea un registru gol fãrã a utiliza caseta de dialog, executaþi clic pe Ctrl+N. Apare caseta de dialog New Workbook.

2

În panoul din stânga, executaþi clic pe Blank and recent.

3

Executaþi clic pe Blank Workbook.

4

Executaþi clic pe Create. Apare un registru nou, gol, în fereastra Excel. 4

Vedeþi æi Citiþi „Opþiuni pentru setarea unui registru nou“ la pagina 413 pentru informaþii despre opþiunile de particularizare a registrelor noi.

10

Registru de lucru gol

Crearea unui registru utilizând un æablon

Creaþi un registru utilizând un æablon 1

Executaþi clic pe butonul Office æi apoi executaþi clic pe New.

2

Alegeþi una dintre operaþiile de mai jos: !

!

!

!

!

3 4

Executaþi clic pe categoria Blank and recent pentru a deschide æabloanele recent utilizate.

Excel oferã o colecþie de ºabloane proiectate profesional, pe care le puteþi utiliza pentru crearea unui registru. Porniþi cu un astfel de ºablon numai în momentul în care aveþi o imagine corectã despre conþinutul registrului ºi vreþi sã daþi un model profesional registrului. Un ºablon este un registru dintr-un fiºier Excel (.xlsx) care vã este oferit fãrã a avea câmpurile completate cu date, care include foi de calcul ºi teme pregãtite astfel încât dvs. sã adãugaþi doar texte ºi grafice. Din caseta de dialog New Workbook puteþi alege un ºablon dintre cele deja instalate odatã cu programul Excel sau puteþi alege dintre cele din biblioteca de pe site-ul Web, prin opþiunea Microsoft Office Online Web. Puteþi alege un ºablon din categoriile Microsoft Office Online Web sau din secþiunea Spotlight (Nou!) din categoria Featured. Secþiunea Spotlight aduce în centrul atenþiei noul conþinut Excel ºi vã permite sã faceþi o actualizare automatã.

Previzualizare

2

Executaþi clic pe categoria Installed Templates æi apoi executaþi clic pe un æablon. Executaþi clic pe categoria My Templates pentru a se deschide caseta de dialog respectivã. Executaþi clic pe categoria Featured æi apoi executaþi clic pe un æablon din secþiunea Spotlight. Executaþi clic pe categoria de æabloane Microsoft Office Online æi apoi executaþi clic pe un æablon.

Executaþi clic pe Create sau Download.

ªabloane

3

Dacã este necesar, executaþi clic pe æablonul dorit æi apoi executaþi clic pe OK.

ªtiaþi cã…? Puteþi descãrca pachete de æabloane de pe Web. Folosiþi adresa www.microsoft.com, executaþi clic pe legãtura Office æi apoi cãutaþi Excel Templates.

Capitolul 1

Primii paºi în Excel

11

Deschiderea unui registru existent

Deschideþi un registru din fereastra Excel 1

Executaþi clic pe butonul Office æi apoi executaþi clic pe Open, sau executaþi clic pe un registru recent utilizat.

2

Dacã doriþi sã deschideþi un anumit tip de fiæier, executaþi clic pe sãgeata pentru lista Files of type æi apoi executaþi clic pe un tip de fiæier ales.

3

Dacã fiæierul este amplasat în alt dosar, executaþi clic pe sãgeata pentru lista Look In æi apoi deplasaþi-vã pânã la fiæierul dorit.

4

Executaþi clic pe fiæierul Excel dorit æi apoi executaþi clic pe Open sau executaþi clic pe sãgeata care însoþeæte butonul Open æi executaþi clic pe una dintre urmãtoarele opþiuni: !

!

!

!

!

12

Puteþi, în mod simultan, deschide un registru Excel ºi lansa ºi programul Excel, sau puteþi deschide un fiºier-registru Excel sau un fiºier creat cu un alt program de calcul tabelar, dupã pornirea programului Excel. Puteþi deschide un registru existent din interiorul programului Excel, utilizând butonul Office. Din meniul Office puteþi alege comanda Open pentru a localiza ºi selecta registrul dorit sau puteþi alege un registru recent utilizat din lista de Recent Documents. În mod similar meniului Start din Windows, lista Recent Documents vã permite sã „prindeþi” în ea (Nou!) documente care doriþi sã rãmânã accesibile imediat, indiferent dacã sunt recente sau nu. Pictograma Pin situatã în dreapta numelui fiºierului în cadrul meniului Office faciliteazã operaþia de prindere(inserare) sau ºtergere a unui document în/din lista respectivã.

3

4

Windows Vista

2

Open Read-Only pentru a deschide un fiæier protejat. Open As Copy pentru a deschide o copie a fiæierului selectat. Open in Browser pentru a deschide un fiæier Web în cadrul unui program de navigare. Open and Repair pentru a deschide un fiæier deteriorat. Show Previous Versions pentru a prezenta versiunile anterioare ale unui document Excel.

Pentru informarea dumneavoastrã Memorarea mai multor date în Excel 2007 Excel Viewer este un program utilizat pentru a deschide æi a vizualiza registre la calculatoare la care Microsoft Excel nu este instalat. Excel Viewer este disponibil æi poate fi descãrcat de pe site-ul Microsoft Office Online, secþiunea Downloads. Consultaþi site-ul Microsoft pentru a vedea cerinþele de software necesar.

Deschideþi un registru recent folosit 1

Executaþi clic pe butonul Office.

2

Executaþi clic pe registrul pe care doriþi sã-l deschideþi. !

!

1

2

Modul Compatibility

Inseraþi un registru în listã. Executaþi clic pe pictograma Pin (din dreapta) pentru a afiæa un ac de culoare verde (documentul este prins în listã) în lista Recent Documents. Desprindeþi un registru din listã. Executaþi clic pe pictograma Pin (din dreapta) pentru a afiæa un ac de culoare gri (documentul este scos din listã) în lista Recent Documents.

ªtiaþi cã…? Puteþi modifica numãrul de fiæiere recent deschise, care apar în meniul Office. Executaþi clic pe butonul Office, executaþi clic pe Excel Options, executaþi clic pe Advanced æi apoi modificaþi Number of documents în lista Recent Documents, dupã care executaþi clic pe OK. Puteþi modifica amplasarea implicitã a fiæierelor din cadrul casetei de dialog Open. Executaþi clic pe butonul Office, executaþi clic pe Excel Options, executaþi clic pe Save æi apoi introduceþi noua amplasare în caseta Default File Location, dupã care executaþi clic pe OK. Puteþi æterge sau redenumi un fiæier în caseta de dialog. În caseta de dialog Open sau Save As, executaþi clic pe fiæierul respectiv, clic pe sãgeata pentru lista Tools æi apoi clic pe Delete sau Rename.

Formatele de fiæiere care pot fi deschise în Excel 2007 Deschiderea fiæierelor în diferite formate de fiæier Programul Microsoft Excel poate deschide un fiæier în diferite formate, prin utilizarea casetei de dialog Open. Aceste formate includ: All Web Pages, XML Files, Text Files, All Data Sources, Access Databases, Query Files, dBase Files, Microsoft Excel 4.0 Macros, Microsoft Excel 4.0 Workbooks, Worksheets, Workspaces, Templates, Add_Ins, Toolbars, SYLK Files, Data Interchange Format (DIF) æi Backup Files. În „Salvarea unui registru cu diferite formate” de la pagina 24, gãsiþi o listã, precum æi o descriere a multora dintre aceste formate.

Puteþi muta sau copia rapid un fiæier în cadrul casetei de dialog. În caseta de dialog Open sau Save As, executaþi clic cu butonul din dreapta al mouse-ului pe fiæierul pe care doriþi sã-l mutaþi sau sã-l copiaþi, executaþi clic pe Cut sau pe Copy, deschideþi dosarul în care doriþi sã fie transferat fiæierul, executaþi clic cu butonul din dreapta al mouse-ului pe un spaþiu gol din dosar æi apoi executaþi clic pe Paste din meniul rapid care s-a deschis.

Capitolul 1

Primii paºi în Excel

13

Conversia unui registru existent

Convertiþi un registru Excel 97–2003 în Excel 2007 1

Deschideþi registrul creat în Excel 97–2003 pe care doriþi sã-l convertiþi. Registrul Excel 97–2003 se va deschide în modul Compatibility.

2

Executaþi clic pe butonul Office æi apoi executaþi clic pe Convert.

3

Executaþi clic pe OK pentru a se realiza conversia la un nou format Excel 2007. Excel iese din modul Compatibility; acesta este activ doar atâta timp cât versiunile Excel 97–2003 sunt în uz.

ªtiaþi cã…? Puteþi afiæa extensiile în cadrul casetelor de dialog Save æi Open, æi în lista Recent Documents. Schimbarea opþiunii pentru Windows produce æi schimbãri în ce priveæte Excel. În caseta de dialog Folder Options, în cadrul filei View, debifaþi Hide extensions for known file types.

14

La deschiderea unui registru creat în Excel 97–2003, Excel 2007 intrã în modul de lucru Compatibility (Nou!) – indicat pe bara de titlu – dezafectând acele facilitãþi noi care nu pot fi afiºate sau convertite corect în versiunile anterioare. Excel 2007 salveazã fiºierele Excel 97–2003 în formatul lor iniþial, utilizând modul de lucru Compatibility (Nou!). Registrul este menþinut în modul Compatibility pânã când îl convertiþi în formatul Excel 2007.

2

1

Modul Compatibility

Utilizarea panourilor de activitãþi (Task) æi de ferestre (Window) Lucrul cu panourile de activitãþi (Task) æi de ferestre (Window) !

!

!

!

Panourile de activitãþi sunt ferestre distincte, care apar când aveþi nevoie de ele – cum ar fi, de exemplu, Document Recovery – sau când executaþi clic pe pictograma Dialog Box Launcher (Nou!), cum ar fi Office Clipboard ºi Clip Art. Un panou de activitãþi prezintã diferite opþiuni legate de activitatea curentã. Panourile de ferestre sunt pãrþi ale unei ferestre, adicã o fereastrã scindatã. Dacã aveþi nevoie de o suprafaþã de lucru mai mare, puteþi utiliza butonul Close din colþul din dreapta-sus al panoului pentru a închide acel panou (de activitãþi sau de ferestre), sau puteþi sã-l redimensionaþi prin mutarea marginilor (pentru panoul de activitãþi) sau splitter (pentru panoul de ferestre) (Nou!).

Deschiderea unui panou de activitãþi. Acesta apare dacã Excel considerã cã aveþi nevoie sau când executaþi clic pe pictograma Dialog Box Launcher. Închiderea unui panou de activitãþi (Task) sau de ferestre (Window). Executaþi clic pe butonul de închidere din colþul din dreapta-sus al panoului. Redimensionarea unui panou de activitãþi. Plasaþi mouse-ul pe o margine a panoului pânã ce indicatorul mouse-ului se schimbã într-o sãgeatã dublã, æi trageþi de margine.

Executaþi clic ca sã deschideþi panoul de sarcini

Opþiunile panoului de sarcini Închidere

Redimensionarea unui panou de fereastrã. Plasaþi mouse-ul pe chenarul ferestrei pânã ce indicatorul mouse-ului se schimbã într-o sãgeatã dublã, æi trageþi de margine.

ªtiaþi cã…? Puteþi insera panouri de ferestre. Executaþi clic pe fila View, executaþi clic pe butonul Split din grupul Window.

Vedeþi æi Citiþi „Scindarea unei foi de calcul în panouri“ de la pagina 123 pentru mai multe informaþii despre utilizarea butonului Split.

Capitolul 1

Primii paºi în Excel

15

Rãsfoirea registrului

Navigarea cu ajutorul mouse-ului Cu mouse-ul puteþi sã vã deplasaþi la: !

o altã celulã;

!

o altã parte a foii de calcul;

!

o altã foaie de calcul.

Rãsfoirea unui registru se poate face cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor. Trecerea de la o celulã la alta cu mouse-ul este mult mai comodã în timp ce utilizarea diferitelor combinaþii de taste este mai avantajoasã în cazul în care exploraþi arii întinse pe foaia de calcul. De asemenea, puteþi descoperi cã introducerea datelor numerice de la tastatura numericã este de preferat. Anumite taste, cum ar fi Home, End ºi Delete, sunt minunate scurtãturi pentru navigarea prin foaia de calcul. Totuºi nu existã o regulã impusã; folosiþi metoda care vã face sã vã simþiþi confortabil.

Ca sã treceþi de la o celulã la alta, indicaþi celula la care doriþi sã treceþi, iar apoi executaþi clic.

Când executaþi clic pe rotiþa cu buton de pe IntelliMouse, indicatorul de pe ecran îæi schimbã forma. Trageþi indicatorul în orice direcþie ca sã vã deplasaþi cu uæurinþã la o nouã locaþie.

ªtiaþi cã…? Utilizatorii de Microsoft IntelliMouse pot naviga de la celulã la celulã cu IntelliMouse. Dacã aveþi un astfel de mouse, cu buton de mijloc sub formã de rotiþã, puteþi apãsa rotiþa æi miæca apoi mouse-ul în orice direcþie pentru navigare oriunde pe foaia de calcul. Puteþi mãri sau micæora (zoom in/out) dimensiunea de afiæare cu ajutorul unui IntelliMouse. În loc sã derulaþi barele ferestrei de lucru puteþi sã mãriþi sau sã micæoraþi dimensiunea de afiæare. Pentru aceasta, executaþi clic pe butonul Office, executaþi clic pe Excel Options, executaþi clic pe Advanced, selectaþi Zoom æi rulaþi cu IntelliMouse peste caseta respectivã, dupã care executaþi clic pe OK.

Ca sã vedeþi mai multe file de paginã de calcul fãrã sã schimbaþi poziþia celulei active, executaþi clic pe un buton de derulare a foilor.

Ca sã treceþi de la o foaie de calcul tabelar la alta, executaþi clic pe fila foii la care doriþi sã treceþi.

Pentru informarea dumneavoastrã Memorarea mai multor date în Excel 2007 Office Excel 2007 oferã avantajul noii tehnologii pentru memorarea (stocarea) unui volum mai mare de date pe foaia de calcul. Acum, Excel acceptã peste un milion de rânduri æi 16 mii de coloane pentru fiecare foaie de calcul, procesor dual æi cipuri multi-fir (multi-threaded chips), gestiunea unei memorii de pânã la 2 GB æi pânã la 16 milioane de culori (Nou!).

16

Navigarea cu tastele Cu tastele puteþi sã vã deplasaþi la: !

o altã celulã;

!

o altã parte a foii de calcul.

Consultaþi tabelul cu tastele pentru navigarea prin foaia de calcul.

ªtiaþi cã…? Puteþi modifica sau muta selecþia celulelor dupã ce executaþi clic pe Enter. Când executaþi clic pe Enter, devine activã celula de dedesubt. Pentru a schimba direcþia/sensul de activare, executaþi clic pe butonul Office, executaþi clic pe Excel Options, executaþi clic pe Advanced, executaþi clic pe Direction List Arrow, alegeþi un sens, dupã care executaþi clic pe OK.

Taste pentru navigarea într-o foaie de calcul Apasã aceastã tastã

Ca sã treci la

Sãgeatã stânga

O celulã la stânga

Sãgeatã dreapta

O celulã la dreapta

Sãgeatã în sus

O celulã în sus

Sãgeatã în jos

O celulã în jos

Enter

O celulã în jos

Tab

O celulã la dreapta

Shift+Tab

O celulã la stânga

Page Up

Un ecran în sus

Page Down

Un ecran în jos

End+sãgeatã

Celula urmãtoare care conþine date sau la ultima celulã goalã din rândul sau din coloana curentã, în sensul sãgeþii

Home

Coloana A din rândul curent

Ctrl+Home

Celula A1

Ctrl+End

Ultima celulã care conþine date din foaia de calcul

Salt la o anumitã adresã în foaia de calcul 1

Executaþi clic pe fila Home.

2

Executaþi clic pe butonul Find&Select æi apoi executaþi clic pe Go To.

3

Tastaþi adresa celulei de la locul unde doriþi sã treceþi.

4

Pentru a trece într-un loc anume (cum ar fi comentarii, spaþii, ultima celulã, obiecte, formule etc.) executaþi clic pe Special, selectaþi opþiunea corespunzãtoare æi apoi executaþi clic pe OK. ECONOMIE DE TIMP. Pentru a deschide rapid caseta de dialog special, executaþi clic pe butonul Find&Select æi apoi executaþi clic pe Go To Special.

5

3

4

5

Executaþi clic pe OK. Capitolul 1

Primii paºi în Excel

17

Aranjarea ferestrelor EX07S-1.4.3

Redimensionarea æi mutarea unei ferestre !

!

!

!

Butonul de maximizare. Executaþi clic pe buton pentru ca fereastra sã ocupe tot ecranul.

Oricare dintre programele pachetului Office 2007, ºi astfel ºi registrul, se deschid într-o fereastrã care conþine: o barã de titlu, o barã panglicã ºi o suprafaþã de lucru pentru înregistrarea ºi editarea datelor. Cel mai des lucraþi cu o singurã astfel de fereastrã pe tot ecranul. Când doriþi sã mutaþi sau sã copiaþi informaþii între programe sau între documente, însã, este mai uºor sã afiºaþi mai multe ferestre pentru a lucra cu ele simultan. Puteþi dispune pe ecran douã sau mai multe ferestre ale aceluiaºi program sau ale unor programe diferite, dar trebuie ca fereastra în care lucraþi la un moment dat sã fie activã. De asemenea, puteþi comuta între documentele deschise, prin apãsarea butonului acelor documente de pe bara de activitãþi. Butonul Restore Down

Butonul Restore Down. Executaþi clic pe acesta pentru a readuce fereastra maximizatã la dimensiune mai micã.

Butonul de minimizare Butonul de închidere

Butonul de minimizare. Executaþi clic pe buton pentru a transforma fereastra în buton pe bara de activitãþi. Pentru a readuce fereastra pe ecran – la dimensiunea anterioarã – executaþi clic pe butonul respectiv.

Butonul de maximizare

Butonul de închidere. Executaþi clic pe buton æi fereastra se închide.

Redimensionaþi æi mutaþi o fereastrã utilizând mouse-ul 1

Dacã fereastra este maximizatã, executaþi clic pe butonul Restore Down.

2

Utilizaþi urmãtoarele procedee: !

!

3

18

Mutare. Executaþi clic cu mouse-ul pe bara de titlu. Redimensionare. Plasaþi mouse-ul pe una din laturile ferestrei pânã ce apare o sãgeatã dublã æi executaþi clic. Vârful sãgeþilor aratã în ce sens puteþi trage de acea margine pentru a redimensiona fereastra.

Trageþi mouse-ul, pentru a muta sau a redimensiona fereastra.

2

1

Aranjaþi sau comutaþi între ferestre 1

Deschideþi registrele pe care doriþi sã le aranjaþi sau între care doriþi sã comutaþi.

2

Executaþi clic pe fila View.

3

În grupul Window realizaþi oricare dintre urmãtoarele operaþii: !

!

!

1

2

3

Executaþi clic pe Switch Windows æi apoi executaþi clic pe numele registrului dorit. Executaþi clic pe Arrange, executaþi clic pe o opþiune de aranjare de ferestre (Tiled, Horizontal, Vertical sau Cascade) æi apoi executaþi clic pe OK. Executaþi clic pe New Window pentru a deschide o nouã fereastrã ce va conþine imaginea registrului curent.

Comparaþi ferestrele alãturându-le 1

Deschideþi registrele pe care doriþi sã le aranjaþi sau între care doriþi sã comutaþi.

2

Executaþi clic pe fila View.

3

În grupul Window realizaþi una dintre urmãtoarele operaþii: !

!

!

2

3

Executaþi clic pe View Side by Side pentru a compara douã foi de calcul aæezate vertical. Executaþi clic pe Synchronous Scrolling pentru a sincroniza derularea în ambele documente care sunt comparate. Executaþi clic pe Reset Window pentru a reseta poziþia ferestrelor celor douã documente, astfel încât ele sã ocupe în mod egal ecranul. Pentru a activa aceastã facilitate comutaþi butonul View Side by Side. Capitolul 1

Primii paºi în Excel

19

Apelarea lui Help Viewer în timpul lucrului

Utilizaþi Help Viewer pentru a obþine rãspunsuri 1

Executaþi clic pe butonul Help de pe bara panglicã. ECONOMIE DE TIMP. Executaþi clic pe tasta F1.

2

4

5

6

7

Localizaþi tema (chestiunea) doritã. !

!

Executaþi clic pe o categorie din pagina Help principalã æi apoi executaþi clic pe o temã (semnul „?”). Executaþi clic pe butonul Table of Contents de pe bara cu instrumente, executaþi clic pe o categorie (pictograma imaginând o carte) æi apoi executaþi clic pe o temã anumitã (semnul „?“).

3

Citiþi explicaþiile date pentru acea temã æi apoi executaþi clic pe oricare dintre legãturile oferite, pentru a obþine informaþiile dorite.

4

Executaþi clic pe butoanele Back, Forward, Stop, Refresh æi Home de pe bara cu instrumente, pentru a rãsfoi informaþiile din Help.

5

Dacã doriþi sã tipãriþi informaþiile oferite, executaþi clic pe butonul Print de pe bara cu instrumente.

6

Pentru a menþine deschis Help Viewer (nu maximizat), executaþi clic pe butonul Keep On Top (pioneza este apãsatã) sau pe butonul Not On Top (pioneza nu este apãsatã).

7

La sfâræit, executaþi clic pe butonul Close.

20

Se întâmplã câteodatã sã aveþi întrebãri referitoare la programul pe care îl utilizaþi. Excel Help Viewer vã oferã rãspunsurile ºi resursele de care aveþi nevoie, ceea ce înseamnã: lãmuriri pentru diverse facilitãþi, articole, sfaturi ºi artificii de lucru, ºabloane, instruire ºi descãrcãri de pe internet. Conectându-vã la Microsoft Office Online nu veþi avea acces doar la informaþiile de ajutor ale produsului standard ci veþi beneficia ºi de actualizarea informaþiilor, fãrã sã fie nevoie sã închideþi Excel Viewer. Asistentul joacã rol ºi de browser de Web, permiþându-vã sã inspectaþi un catalog extins de chestiuni, oferind o listã de tip cuprins pentru localizarea informaþiilor. De asemenea, vã permite sã puneþi întrebãri sau sã tastaþi expresii, pentru a cãuta anumite informaþii. Ori de câte ori utilizaþi aceste opþiuni ale lui Excel Viewer, apare o listã de posibile rãspunsuri având plasat la începutul listei rãspunsul cel mai potrivit sau mai frecvent utilizat.

2

Temã

Cãutaþi în Help 1

Executaþi clic pe butonul Help de pe bara panglicã.

2

Executaþi clic pe sãgeata butonului Search aflat sub bara cu instrumente æi selectaþi locul æi tipul informaþiei cãutate.

3

Tastaþi una sau mai multe litere în caseta Search For æi apoi executaþi clic pe butonul Search.

4

Executaþi clic pe o temã.

5

Citiþi informaþiile date pentru acea temã æi apoi executaþi clic pe oricare dintre legãturile oferite, pentru a obþine informaþiile referitoare la teme sau la definiþii înrudite.

6

La sfâræit, executaþi clic pe butonul Close.

3

2

6

4

Verificaþi statutul conectãrii la sursa de informaþii 1

Executaþi clic pe butonul Help de pe bara panglicã.

2

Executaþi clic pe butonul Connection Status, amplasat la baza ferestrei Help Viewer.

3

Executaþi clic pe opþiunea de conectare la sursa de la care doriþi sã obþineþi informaþii: !

!

4

Show content from Office Online, pentru a obþine informaþiile înglobate în asistentul instalat la calculatorul dvs., împreunã cu cele de pe Internet (online). Show content only from this computer pentru a obþine numai informaþiile înglobate în asistentul instalat la calculatorul dvs. (offline).

3

Aceastã setare este disponibilã pentru toate programele Help Viewer din pachetul Office 2007. 4

2

Când aþi terminat, executaþi clic pe butonul Close. Capitolul 1

Primii paºi în Excel

21

Salvarea unui registru EX07S-5.4.1, EX07S-5.4.2

Salvarea unui registru în Excel 2007 1

Executaþi clic pe butonul Office, mutaþi mouse-ul pe Save As æi apoi executaþi clic pe Excel Workbook.

Dupã ce creaþi un registru în Excel, salvaþi-l pe calculatorul dvs. pentru a putea lucra ulterior cu el. Când îl salvaþi pentru prima datã sau când vreþi sã-i faceþi o copie, veþi utiliza comanda Save As. Când vreþi sã salvaþi un registru existent la care lucraþi, utilizaþi butonul Save de pe Quick Access Toolbar. Excel 2007 realizeazã operaþia de salvare pentru fiºierele Excel 97–2003 în formatul lor iniþial, utilizând modul de lucru Compatibility (Nou!) iar fiºierele Excel 2007 în formatul XML (Extensible Markup Language) cu extensia .xlsx (Nou!). Formatul XML reduce semnificativ dimensiunea fiºierului, oferã facilitãþi de recuperare a fiºierului ºi asigurã compatibilitate, partajare, reutilizare ºi import/export îmbunãtãþite. Un registru Excel 97–2003 rãmâne în modul Compatibility – indicat pe bara lui de titlu – pânã ce îl convertiþi în noul format Excel 2007. Modul Compatibility dezafecteazã acele facilitãþi 2007 care nu pot fi afiºate sau convertite cum trebuie de cãtre versiunile anterioare.

ECONOMIE DE TIMP. Tastaþi Ctrl+S sau executaþi clic pe butonul Office æi apoi Save As. 2

2

Executaþi clic pe butonul cu sãgeatã Save in pentru a deschide o listã în care sã cãutaþi mediul pe care salvaþi (unitatea æi dosarul).

3

ECONOMIE DE TIMP. Pentru a salva fiæierul într-un nou dosar executaþi clic pe butonul New Folder din cadrul ferestrei de dialog Save As. 3

Tastaþi numele registrului în caseta File name.

4

Executaþi clic pe sãgeata prezentã în opþiunea File as type pentru a se deschide o listã din care alegeþi Excel Workbook.

5

Executaþi clic în caseta Authors or Tags pentru a tasta proprietãþile documentului.

6

Executaþi clic pe butonul Save. 5

ªtiaþi cã…? Puteþi accesa opþiuni din fereastra de dialog Save. În fereastra de dialog Save executaþi clic pe Tools æi apoi executaþi clic pe opþiunea pentru comanda doritã, fie General, Web sau Compress Picture.

22

6

4

Salvaþi un registru Excel 97– 2003 1

2

1

Deschideþi registrul care este creat în Excel 97– 2003 æi doriþi sã rãmânã cu formatul neschimbat. Registrul în format Excel 97– 2003 se deschide în modul Compatibility.

2

Executaþi clic pe butonul Save din Quick Access Toolbar sau executaþi clic pe butonul Office æi apoi Save. Excel rãmâne în modul de lucru Compatibility.

Setaþi opþiunile de salvare 1

Executaþi clic pe butonul Office æi apoi executaþi clic pe Excel Options.

2

Executaþi clic pe Save din panoul din stânga.

3

Stabiliþi opþiunile de salvare dorite: !

!

4

3

2

Default Save Format. Executaþi clic pe sãgeata listei Save files in this format æi apoi alegeþi formatul implicit pe care îl doriþi. Default File Location. Specificaþi calea completã cãtre dosarul în care doriþi sã salvaþi registrul.

Executaþi clic pe OK.

4

Capitolul 1

Primii paºi în Excel

23

Salvarea unui registru cu formate diferite EX07S-5.4.2

Salvaþi un registru într-un alt format 1

Executaþi clic pe butonul Office, plasaþi mouse-ul pe Save As æi apoi executaþi clic pe formatul dorit: !

Excel 97–2003 Workbook;

!

Excel Binary Workbook;

!

Other Formats.

2

Executaþi clic pe sãgeata listei Save in æi apoi executaþi clic pe unitatea æi dosarul în care doriþi sã se salveze registrul.

3

Tastaþi numele de fiæier al registrului.

4

Dacã este necesar, executaþi clic pe sãgeata din caseta File as type æi apoi executaþi clic pe formatul de fiæier dorit.

5

Executaþi clic pe Save.

Excel 2007 este un program flexibil, care vã permite sã vã salvaþi registrele în diferite formate. Consultaþi tabelul de pe pagina urmãtoare, pentru a avea o listã completã a formatelor ºi a descrierilor acestora. De exemplu, poate cã doriþi sã salvaþi registrul în format de paginã Web, pentru a-l vizualiza cu un browser de Web, sau poate aþi dori sã-l salvaþi în formatul versiunilor precedente, Excel 97–2003, în situaþia în care cei cu care lucraþi nu ºi-au fãcut actualizarea programului la Excel 2007. Dacã vã salvaþi registrul în versiunile Excel 97–2003, unele facilitãþi noi ºi formatãri sunt convertite în imagini care nu se mai pot edita sau chiar nu sunt reþinute. Noul format devine compatibil cu versiunile Office 2003, Office XP ºi Office 2000, cu ajutorul unui patch. Totuºi, pentru siguranþã, dacã salvaþi registrul pentru cineva care foloseºte formatele Excel 97–2003, este recomandat sã-l salvaþi în format .xls. În afara tipului nou de format de fiºier bazat pe XML, Excel vã permite sã salvaþi registrul ºi în format de fiºier binar (sau BIFF12) care se bazeazã pe un format de fiºier comprimat segmentat (Nou!). Acest format de fiºier este mult mai util pentru registre mari sau complexe ºi optimizat ca performanþã ºi compatibilitãþi cu versiunile anterioare.

3

2

4

5

Vedeþi æi Citiþi „Crearea unui document PDF“ de la pagina 183 sau „Crearea unui document XPS“ de la pagina 184, pentru informaþii privind utilizarea æi salvarea unui registru în diferite formate.

24

Tipuri de fiæier

Taste pentru navigarea într-o foaie de calcul Save cu tipul

Extensia

Utilizat pentru a salva

Excel Workbook (Nou!)

.xlsx

Registru Excel 2007

Macro-Enabled Workbook (Nou!)

.xlsm

Registru Excel 2007 care conþine cod Visual Basic for Applications (VBA)

Excel Binary Workbook (Nou!)

.xlsb

Registru Excel 2007 cu format binar, comprimat, segmentat, pentru registre mari sau complexe

Excel 97–2003 Workbook

.xls

Registru Excel 97 pânã la Excel 2003

XML Data

.xml

Document XML

Single File Web Page

.mht; .mhtml

Paginã Web ca fiæier individual cu un fiæier .htm

Web Page

.htm; .html

Paginã Web ca dosar cu un fiæier .htm

Excel Template (Nou!)

.xltx

Æablon Excel 2007

Excel Macro-Enabled Template (Nou!)

.xltm

Æablon Excel 2007 care include æi macrocomenzi validate

Excel 97–2003 Template

.xlt

Æablon Excel 97–2003

Text (Tab delimited)

.txt

Fiæier text cu salt de tabulare între date

Unicode Text

.txt

Format caracter; util pentru limbi complexe, cum ar fi greacã, chinezã sau japonezã

XML Spreadsheet 2003

.xml

Registru Excel 2003 cu format XML

Microsoft Excel 5.0/95

.xls

Registru Excel în versiune 5.0/95

CSV (Comma delimited)

.csv

Fiæier text, cu date separate prin virgulã

Formatted Text (Space delimited)

.prn

Fiæier text, cu date separate prin spaþiu

Text (Macintosh) or Text (MS-DOS)

.txt

Fiæier text pentru Macintosh sau MS-DOS

CSV (Macintosh) or CSV (MS-DOS)

.csv

Fiæier text, cu date separate prin virgulã, pentru Macintosh sau MS-DOS

DIF (Data Interchange Format)

.dif

Fiæier text, cu header æi body (antet æi corp)

SYLK (Symbolic Link)

.slk

Fiæier compus din înregistrãri separate, prin apãsarea tastei Enter

Excel Add-in (Nou!)

.xlam

Adãugiri Excel 2007, care conþin funcþii specializate, cum ar fi coduri VBA

Excel 97–2003 Add-in

.xla

Adãugiri Excel 97–2003, care conþin funcþii specializate, cum ar fi coduri VBA

PDF Workbook (Nou!)

.pdf

Fiæier electronic în format fix, care conservã formatarea documentului, produs de Adobe

XPS Document Format (Nou!)

.xps

Fiæier electronic în format fix, care conservã formatarea documentului, produs de Macintosh

Capitolul 1

Primii paºi în Excel

25

Verificarea compatibilitãþii EX07S-5.4.1

Verificarea compatibilitãþii (Nou!) are rolul de a identifica potenþialele pierderi de funcþionalitate la salvarea unui registru Excel 2007 în fiºier de format Excel 97–2003. Funcþia de verificare a compatibilitãþii genereazã un raport care oferã un rezumat al posibilelor pierderi ºi numãrul lor de apariþii în cadrul registrului. Utilizaþi acest raport pentru a determina cauza mesajelor ºi pentru a vedea sugestiile de reparare. Dacã pierderea se datoreazã unei facilitãþi noi din Excel 2007, cum ar fi particularizarea prezentãrii sau Quick Styles aplicate figurilor, imaginilor ºi elementelor WordArt, nu puteþi face nimic. Pentru a menþine o prezentare vizualã, graficele SmartArt ºi celelalte obiecte cu efecte noi trebuie convertite în format bitmap, pentru a-ºi conserva aspectul general, dar nu pot fi editate.

Verificaþi compatibilitatea registrului 1

Executaþi clic pe butonul Office, plasaþi mouse-ul pe Prepare æi apoi executaþi clic pe Run Compatibility Checker. Office verificã dacã registrul dvs. recunoaæte noile facilitãþi Excel faþã de versiunile anterioare.

2

Vizualizaþi rezumatul care apare, studiind compatibilitatea, pentru a face modificãrile necesare.

3

Pentru a vã asigura cã se realizeazã verificarea de compatibilitate la salvarea registrului, bifaþi caseta Check compatibility when saving this workbook.

4

26

Executaþi clic pe OK.

2

3

4

Documentarea proprietãþilor registrului EX07S-5.3.3

Vizualizaþi æi editaþi proprietãþile standard ale registrului 1

Executaþi clic pe butonul Office, plasaþi mouse-ul pe Prepare æi executaþi clic pe Properties.

2

Introduceþi în Document Information Panel datele pentru proprietãþile standard, cum ar fi: autorul, titlul, subiectul, cuvintele cheie, categoria, statutul æi comentariile.

3

Executaþi clic pe butonul Close din acest panou.

În mod automat, Excel prezintã o documentare a proprietãþilor registrului pe parcursul lucrului, cum ar fi: dimensiunea fiºierului, date salvate ºi diferite statistici, ºi vã permite sã urmãriþi ºi alte informaþii ca: titlu, autor, subiect, cuvinte cheie, categorie, statut. Puteþi vedea sau edita proprietãþile standard ale unui document sau puteþi crea proprietãþi personalizate mai avansate, utilizând Document Information Panel (Nou!). Acesta este, de fapt, un formular Microsoft InfoPath 2007 bazat pe XML, pe care îl conþine Excel. Puteþi utiliza proprietãþile documentului – numite ºi metadate – ca ajutor în gestionarea ºi evidenþa fiºierelor; instrumentele de cãutare folosesc metadatele pentru a localiza un registru pe baza criteriilor date de dvs. Dacã ataºaþi o proprietate de document unui element din cadrul documentului, proprietatea se actualizeazã când modificaþi acel element.

1

Proprietãþile registrului

2

3

ªtiaþi cã…? Panoul informaþiilor documentului poate arãta æi altfel. Acest panou capãtã proprietãþi suplimentare când salvaþi documentul dvs. într-o bibliotecã SharePoint sau pe un server de gestiune a documentelor. Puteþi vizualiza sau modifica proprietãþile documentului la deschiderea sau la salvarea fiæierului. În ferestrele de dialog Open sau Save As selectaþi documentul dorit, executaþi clic pe sãgeata de lângã View æi apoi executaþi clic pe Details, pentru a vedea dimensiunea fiæierului æi ultimele date modificate, ori executaþi clic pe Properties pentru a vedea toate informaþiile. Dacã doriþi sã inseraþi sau sã schimbaþi numele autorului sau cuvintele cheie, executaþi clic pe caseta Authors ori pe caseta Tags æi tastaþi informaþia doritã.

Capitolul 1

Primii paºi în Excel

27

Comutarea modurilor de vizualizare EX07S-1.4.1

Comutarea între modurile de vizualizare !

!

Excel conþine un selector de vizualizãri (Nou!) amplasat pe bara de stare, în colþul din dreapta-jos al ferestrei registrului. Utilizând butoanele lui puteþi comuta rapid între modurile de vizualizare Excel: Normal, Page Layout ºi Page Break Preview. Vizualizarea în modul Normal este modul principal de prezentare folosit de Excel. Acesta vã permitã sã vã axaþi pe introducerea, modificarea ºi gestionarea datelor. Modul Page Layout Preview (Nou!) este necesar pentru vizualizarea în vederea tipãririi documentului. Vã permite sã vã axaþi pe aspectul foii de calcul atunci când va fi tipãritã. Puteþi face operaþii ca: setarea paginii, creare de antet ºi subsol în paginile documentului, fixarea marginilor paginii, inserarea de forme, astfel ca paginile sã arate aºa cum doriþi. Împreunã cu acest mod de vizualizare veþi utiliza ºi modul Page Break Preview, care vã permite sã vedeþi cum aratã foaia de calcul pe paginile respective. În afarã de selectorul de vizualizãri puteþi utiliza ºi fila View pentru a comuta între aceste moduri de examinare ºi vizualizare oferite. Cu ajutorul filei View puteþi alege ºi o afiºare Full Screen, care vã permite sã vedeþi maximum de informaþii din foaia de calcul ce pot fi afiºate pe ecranul dvs. fãrã sã mai aparã bara panglicã sau bara de stare.

Butoanele filei View

Utilizând selectorul de vizualizãri. În colþul din dreapta-jos al ferestrei registrului, pe bara de stare, executaþi clic pe oricare dintre urmãtoarele butoane de vizualizare: Normal View, Page Layout View sau Page Break Preview View. Utilizând fila View de pe bara panglicã. Executaþi clic pe fila View æi apoi executaþi clic pe oricare dintre urmãtoarele butoane de vizualizare: Normal View, Page Layout View, Page Break Preview View sau Full Screen.

Pentru a ieæi din modul Full Screen, folosiþi tasta Esc. Butoanele View Selector

28

Obþinerea actualizãrilor Excel de pe Web

Obþineþi actualizãrile Excel de pe Web 1

Executaþi clic pe butonul Office æi apoi pe Excel Options.

2

Din panoul din stânga activaþi Resources.

3

Alegeþi æi executaþi clic pe Check for Updates, pentru a se deschide accesul la site-ul Microsoft Update.

4

Executaþi clic pe unul dintre butoanele de actualizare, pentru a vedea dacã aveþi nevoie de actualizãri Excel æi, în caz afirmativ, alegeþi actualizãrile pe care doriþi ca Office sã le descarce æi sã le instaleze.

Excel oferã un mod rapid ºi uºor de actualizare a programului, cu ajutorul oricãrui software nou corespunzãtor pe care îl descarcã ºi prin care îmbunãtãþeºte stabilitatea ºi securitatea programului. Executaþi clic în caseta de dialog Options din Excel, în zona Resources, pe butonul Check for Updates, pentru conectare la site-ul Web Microsoft Update. Calculatorul dvs. va fi „scanat” pentru determinarea actualizãrilor necesare. Apoi alegeþi actualizãrile pe care doriþi ca Office sã le descarce ºi sã le instaleze.

2

3

ªtiaþi cã…? Puteþi contacta Microsoft pentru a cere ajutor. Puteþi obþine ajutor prin telefon, chat sau mesaje e-mail. Pentru a obþine ajutor online, executaþi clic pe butonul Office, executaþi clic pe Excel Options, executaþi clic pe Resources æi apoi executaþi clic pe Contact Us. Pentru a obþine ajutor offline, executaþi clic pe butonul Office, executaþi clic pe Excel Options, executaþi clic pe Resources, executaþi clic pe About æi apoi executaþi clic pe Tech Support, pentru informaþiile de contactare offline.

4

Puteþi obþine informaþii de ajutor mai bune. În partea de jos a ferestrei de Help deschise pentru oricare temã aveþi opþiunile Yes, No sau I don’t know prin care puteþi comunica la Microsoft pãrerea despre utilitatea explicaþiilor date de sistemul Help pentru acea temã.

Capitolul 1

Primii paºi în Excel

29

Recuperarea unui registru

Dacã Excel întâmpinã o dificultate ºi se blocheazã, nu se pierde tot ceea ce aþi lucrat. La redeschiderea programului, Excel va încerca sã recupereze fiæierul la care lucraþi când s-a produs blocajul. Numele fiºierelor originale ºi ale celor recuperate apar în panoul Document Recovery, de unde puteþi sã le deschideþi ºi sã vedeþi ce reparaþii au fost fãcute în versiunile recuperate. Fiecare fiºier apare în acest panou însoþit de un indicator de stare: Original sau Recovered, care vã aratã ce tip de recuperare de date s-a fãcut. Puteþi salva una sau toate versiunile unui fiºier. De asemenea, puteþi utiliza facilitatea AutoRecover, care realizeazã periodic o copie a fiºierului dvs., ceea ce asigurã o recuperare mai sigurã.

Recuperaþi un registru 1

La apariþia panoului Document Recovery, executaþi clic pe sãgeata prezentã lângã numele fiecãrui fiæier recuperat æi continuaþi cu una dintre operaþiile urmãtoare: !

!

!

!

2

Executaþi clic pe Open pentru a vedea fiæierul ce trebuie examinat. Executaþi clic pe Save As pentru a salva fiæierul. Executaþi clic pe Delete pentru a închide fiæierul fãrã a-l salva. Executaþi clic pe Show Repairs pentru a examina reparaþiile fãcute.

Când aþi terminat, executaþi clic pe butonul Close.

30

1

2

Utilizaþi AutoRecover 1

Executaþi clic pe butonul Office æi apoi pe Excel Options.

2

În panoul din stânga activaþi Save.

3

Selectaþi opþiunea Save AutoRecover information every x minutes.

4

Introduceþi numãrul de minute prin tastare sau folosind sãgeþile Up æi Down, de incrementare/decrementare numere.

5

Specificaþi calea completã cãtre locul unde vreþi sã fie salvat fiæierul registrului curent, în urma autorecuperãrii.

6

Dezafectarea opþiunii de AutoRecover pentru un anumit registru se procedeazã astfel: !

!

7

2

3

4

5

6

7

Executaþi clic pe sãgeata listei de fiæiere din opþiunea Autorecover exceptions for æi selectaþi registrul pentru care dezactivaþi autorecuperarea. Bifaþi caseta ataæatã la Disable AutoRecover for this workbook only.

Executaþi clic pe OK.

Capitolul 1

Primii paºi în Excel

31

Diagnoza æi repararea problemelor de funcþionare Probleme care cer diagnozã æi depanare 1

Executaþi clic pe butonul Office æi apoi executaþi clic pe Excel Options.

2

Executaþi clic pe Resources din panoul din stânga.

3

Executaþi clic pe Diagnose.

Cu timpul, observaþi cã Excel nu mai lucreazã aºa de eficient ca la început. Acest lucru de întâmplã dupã instalãri de software nou sau dupã mutãri ale fiºierelor în dosare noi. Utilizaþi comanda Diagnose pentru a îmbunãtãþi performanþele prin rezolvarea problemelor ivite, cum ar fi: dispariþia unor fiºiere din setup, fiºiere virusate, setãrile din regiºtri. Þineþi seama cã aceastã facilitate nu reparã fiºiere personale, cum este registrul dvs. contabil. Dacã aceastã comandã, Diagnose, nu reuºeºte sã rezolve problemele apãrute va trebui sã reinstalaþi programul Excel. Dacã vreþi sã adãugaþi sau sã ºtergeþi facilitãþi ale programului, sã reinstalaþi Excel sau sã-l ºtergeþi de tot (Remove), utilizaþi facilitatea de întreþinere din Office Setup.

3

ECONOMIE DE TIMP. În Windows, executaþi clic pe Start, plasaþi mouse-ul pe All Programs, executaþi clic pe Microsoft Office, executaþi clic pe Microsoft Office Tools æi apoi executaþi clic pe Microsoft Office Diagnostics. Apare fereastra de dialog Microsoft Office Diagnostics. 4

Executaþi clic pe Continue æi apoi executaþi clic pe Run Diagnostics. Office va procesa câteva diagnostice pentru a determina æi a rezolva problemele apãrute. Aceste operaþii pot dura 15 minute sau mai mult. Va rezulta un raport de diagnostic în care vedeþi: !

!

!

!

!

!

32

2

Setup. Verificã setãrile din regiºtri æi dacã existã fiæiere deteriorate. Disk. Verificã intrãrile eronate pe disc. Memory. Verificã integritatea memoriei RAM a calculatorului. Update. Verificã actualizãrile Office fãcute de pe Web. Compatibility. Verificã existenþa conflictelor cu programul Outlook. Check for known solutions. Verificã informaþiile referitoare la alte blocãri similare celei a programului Office instalat pe calculatorul dvs.

4

Întreþineþi programele Office 1

Introduceþi CD-ul cu Excel sau cu Office în unitatea de disc.

2

Deschideþi Windows Explorer, deschideþi CD-ul æi executaþi dublu clic pe pictograma Setup din Excel sau din Office.

3

Executaþi clic pe unul dintre urmãtoarele butoane destinate întreþinerii:

3

! Add

or Remove Features – pentru a modifica facilitãþile instalate sau a æterge altele.

! Repair

– pentru a reinstala sau a repara Microsoft Office 2007 în forma sa iniþialã.

! Remove

– pentru a dezinstala Microsoft Office 2007.

4

4

Adãugaþi sau ætergeþi caracteristici

Executaþi clic pe Continue æi urmaþi apoi paæii desfãæuraþi de programul expert pentru a realiza operaþia de întreþinere.

Vedeþi æi Citiþi „Lucrul cu Office în Safe Modes“ de la pagina 360, pentru informaþii suplimentare privind rezolvarea problemelor apãrute în programul Microsoft Office 2007.

Capitolul 1

Primii paºi în Excel

33

Închiderea unui registru æi închiderea aplicaþiei Excel

Când aþi terminat de lucrat cu un registru, îl puteþi închide. Închiderea unui fiºier elibereazã memorie pentru alte activitãþi. Închiderea unui registru este o operaþie diferitã de închiderea programului Excel; dupã ce închideþi un registru, Excel continuã sã fie activ. Doar când aþi terminat de lucrat în Excel trebuie sã închideþi programul. Pentru protecþia fiºierelor dvs. nu închideþi calculatorul înainte de a închide registrele la care aþi lucrat ºi programul Excel.

Închideþi un registru 1

2

1

Executaþi clic pe butonul Close din fereastra registrului, sau executaþi clic pe butonul Office æi apoi executaþi clic pe Close. ECONOMIE DE TIMP. Tastaþi Ctrl+W. Dacã aþi fãcut modificãri în vreun fiæier deschis faþã de ultima lui salvare, se va deschide o casetã de dialog care vã întreabã dacã doriþi sã salvaþi modificãrile fãcute. Executaþi clic pe Yes pentru a le salva æi pe ele sau executaþi clic pe No pentru a ignora modificãrile.

Pãrãsiþi programul Excel 1

Butonul Close din fereastra Excel

Executaþi clic pe butonul Close din fereastra Excel sau executaþi clic pe butonul Office æi apoi pe Exit Excel. ECONOMIE DE TIMP. Tastaþi Ctrl+Q.

2

Dacã aþi fãcut modificãri în vreun fiæier deschis faþã de ultima salvare, se va deschide o casetã de dialog care vã întreabã dacã doriþi sã salvaþi modificãrile fãcute. Executaþi clic pe Yes pentru a le salva æi pe ele sau executaþi clic pe No pentru a ignora modificãrile.

1

34

2

Abilitãþile elementare în lucrul cu registrul Excel Introducere

Ce veþi face

Crearea unui registru în Excel începe cu introducerea datelor în celulele unei foi de calcul a acestuia. Fiecare celulã are o adresã alcãtuitã din indicativul coloanei æi numãrul rândului la intersecþia cãrora se gãseæte celula respectivã. Celulele unei foi de calcul conþin etichete, valori, formule sau nimic (rãmân libere). Introducerea informaþiilor în celule, ca æi modificarea lor, se face cu ajutorul mouse-ului æi al tastelor. Puteþi selecta o arie compactã (contiguã) de celule (zonã în care oricare douã celule sunt alãturate) sau o arie necompactã (zonã în care celulele se aflã în diferite pãrþi ale foii de calcul). Selectaþi celule pentru operaþii ca: aplicare de formule, copiere æi lipire date, auto-umplere cu anumite valori, introducerea datei calendaristice æi a orei, precum æi alte funcþii de formatare. În plus, Excel oferã facilitãþi de cãutare æi înlocuire de informaþii, prin care puteþi cãuta etichete æi valori, æi puteþi sã modificaþi conþinutul lor, dacã este necesar. Excel vã pune la dispoziþie æi instrumente de verificare sintacticã a foii de calcul, sugerându-vã corecþii posibile. Puteþi personaliza dicþionarul folosit pentru corectarea sintacticã prin adãugarea de cuvinte noi, specifice firmei dvs., utilizând comanda AutoCorrect. Aveþi la dispoziþie facilitatea Smart Tags prin care puteþi lucra cu celelalte programe ale pachetului Office în scopul îmbogãþirii foii de calcul cu noi elemente. Puteþi insera în foaia de calcul informaþii de contact din agenda dvs. de adrese din programul Outlook. Simbolurile bursiere pot fi folosite activând Smart Tags pentru importul de date de la o agenþie publicã de brokeraj. Aveþi la dispoziþie æi instrumente de cãutare æi exprimare lingvistice. Dacã faceþi o modificare nedoritã într-o celulã, aveþi la dispoziþie facilitatea de revenire la starea anterioarã prin operaþia Undo. Excel memoreazã ultimele modificãri pe care le-aþi fãcut asupra foii de calcul æi vã dã posibilitatea sã le anulaþi. Dacã vã rãzgândiþi, puteþi „anula anularea” modificãrii, prin Redo. Aceste manevre vã ajutã când faceþi mutãri, copieri, inserãri æi ætergeri de informaþii din celule.

Crearea etichetelor Selectarea celulelor, rândurilor, coloanelor æi domeniilor Introducerea etichetelor æi valorilor în foaia de calcul Introducerea rapidã a valorilor prin AutoFill Editarea æi golirea unei celule Înþelegerea modurilor de lipire a datelor în Excel Memorarea æi copierea conþinutului celulelor

2

Mutarea conþinutului celulelor Inserarea æi ætergerea conþinutului celulelor Gãsirea æi înlocuirea conþinutului celulelor Corectarea conþinutului celulelor utilizând AutoCorrect Inserarea informaþiilor în mod inteligent Efectuarea verificãrii ortografice æi gramaticale Opþiuni pentru confirmare Utilizarea dicþionarelor instalate Gãsirea cuvântului potrivit Inserarea de material de cercetare Traducerea unui text în altã limbã Utilizarea asistentului de limbã englezã Anularea unor acþiuni æi revenirea la ele 35

Crearea etichetelor Existã trei tipuri de informaþii de bazã care pot fi introduse într-o celulã: etichete, valori æi formule. O etichetã este un text prin care se identificã datele din foaia de calcul, pentru ca acela care o citeæte sã poatã interpreta informaþiile corespunzãtoare. Excel nu utilizeazã etichetele în calculele sale. De exemplu, eticheta preþ poate fi utilizatã ca antet al unei coloane în care valorile reprezintã preþurile unor articole. O valoare reprezintã un numãr pe care îl introduceþi într-o celulã. Excel recunoaæte valoarea æi o foloseæte în calculele sale. Pentru a facilita introducerea de valori, puteþi formata o celulã, un domeniu de celule sau o coloanã cu formatul unui anumit tip numeric. Apoi, pe mãsurã ce introduceþi valorile

în zona formatatã, celulele înregistreazã datele folosind acel tip de numãr. Pentru a realiza calcule în foaia de calcul trebuie sã introduceþi formule în celule. O formulã este o expresie de calcul care include referinþe de celule, valori æi operatori aritmetici. Rezultatul unei formule apare în celula în care aþi introdus acea formulã. Conþinutul celulei apare pe bara de formule. Introducerea în formulã a referinþelor la celule în loc de valorile concrete din acele celule referite oferã avantaje deosebite. Când modificaþi datele din foaia de calcul sau copiaþi formula în altã celulã (de exemplu, copierea formulei în celula de dedesubt), Excel ajusteazã automat referinþele de celule la adresele noilor celule æi, astfel, returneazã rezultate corecte.

Formula introdusã în celula C6 este afiæatã aici

Adresa celulei active Rezultatul formulei

Eticheta

36

Valoarea

Selectarea celulelor

Pentru a lucra cu o celulã – introducerea datelor, editarea sau mutarea ei, realizarea unei acþiuni – selectaþi celula, pentru ca ea sã devinã activã. Dacã doriþi sã lucraþi cu mai multe celule deodatã – pentru a le muta sau copia, a le utiliza într-o formulã, a realiza un grup de operaþii – va trebui mai întâi sã selectaþi acele celule ca domeniu. Un domeniu poate fi compact (celulele selectate sunt alãturate) sau necompact (celulele aparþin unor pãrþi diferite, rãzleþe, din foaia de calcul). La selectarea unui domeniu veþi vedea referinþele la acel domeniu în caseta Name. O referinþã de domeniu conþine adresa celulei din colþul din stânga-sus al domeniului, semnul „:” ºi adresa celulei din colþul din dreapta-jos al domeniului.

Selectaþi un domeniu compact 1

Executaþi clic pe prima celulã a zonei dorite.

2

Trageþi mouse-ul pânã la ultima celulã a zonei dorite.

1

ECONOMIE DE TIMP În loc de a trage mouse-ul, þineþi apãsatã tasta Shift æi executaþi clic pe ultima celulã a domeniului. Un domeniu selectat prezintã prima celulã marcatã ca fiind activã æi restul celulelor colorate ca fiind selectate.

2

Selectaþi un domeniu necompact 1

Executaþi clic pe prima celulã a zonei dorite.

2

Trageþi mouse-ul pânã la ultima celulã a pãrþii compacte din viitorul domeniu æi eliberaþi butonul mouse-ului.

3

Þineþi apãsatã tasta Ctrl æi executaþi clic pe fiecare nouã celulã din viitorul domeniu sau trageþi mouse-ul peste celulele care formeazã noi grupuri compacte. Pentru a continua selectarea, repetaþi pasul 3 pânã ce toate zonele necompacte sunt selectate în cadrul domeniului dorit.

Capitolul 2

3

2

1

Abilitãþile elementare în lucrul cu registrul Excel

37

Selectarea rândurilor, a coloanelor æi a domeniilor speciale

În afara selectãrii unui domeniu de celule, compact sau nu, în cadrul unei singure foi de calcul, poate va fi necesar sã selectaþi un rând sau o coloanã integralã, sau chiar domenii de celule aflate în foi de calcul diferite. Celulele pot conþine tipuri de date diferite, cum ar fi: comentarii, constante, formule sau formate condiþionale. Excel oferã un mod rapid de a localiza aceste tipuri, precum ºi alte tipuri speciale, cu ajutorul casetei de dialog Go To Special. De exemplu, alegând opþiunea Row Differences sau Column Differences, puteþi selecta celulele care sunt diferite de celelalte din cadrul unui rând sau al unei coloane, sau, dacã alegeþi opþiunea Dependents, puteþi selecta celulele care conþin formule în care apare celula activã.

Selectaþi integral un rând sau o coloanã !

!

!

38

Pentru a selecta un singur rând sau o singurã coloanã, executaþi clic pe antetul rândului, respectiv coloanei, sau selectaþi oricare celulã din acel rând sau din acea coloanã æi tastaþi Shift+bara de spaþiu. Pentru a selecta mai multe rânduri sau mai multe coloane alãturate, trageþi cu mouse-ul pe anteturile acelor rânduri, respectiv coloane. Pentru a selecta mai multe rânduri sau coloane nealãturate, þineþi tasta Ctrl apãsatã în timp ce executaþi clic pe marginile acelor rânduri, respectiv coloane.

Anteturi de rând

Mai multe coloane selectate

Anteturi de coloanã

Selectaþi domenii din mai multe foi de calcul

1

1

Selectaþi domeniul dintr-o foaie de calcul.

2

Selectaþi foile de calcul pe care le veþi include în domeniu.

Selectare de grup

Pentru a selecta foi de calcul succesive, þineþi apãsatã tasta Shift æi executaþi clic pe marcajul ultimei foi din serie. Pentru a selecta foi de calcul care nu sunt succesive, þineþi apãsatã tasta Ctrl în timp ce executaþi clic pe foile dorite. La selectarea foilor de calcul, Excel intrã în modul de lucru Group. 3

Pentru a ieæi din modul Group, executaþi clic pe oricare foaie de calcul.

2

Realizaþi selecþiile de domenii speciale 2 1

Dacã doriþi sã faceþi o selecþie în cadrul unui domeniu, selectaþi domeniul dorit.

2

Executaþi clic pe fila Home.

3

Executaþi clic pe butonul Find&Select æi apoi pe Go To Special.

4

ECONOMIE DE TIMP. Tastaþi F5 pentru a se deschide caseta de dialog Go To Special. Selectaþi opþiunea pentru modul în care doriþi sã faceþi selecþia. Dacã executaþi clic pe opþiunea Formulas, bifaþi sau debifaþi casetele legate de formulã.

5

Executaþi clic pe OK. Dacã Excel nu gãseæte nicio celulã, va afiæa un mesaj.

Capitolul 2

3

5

Abilitãþile elementare în lucrul cu registrul Excel

4

39

Introducerea etichetelor într-o foaie de calcul

Etichetele transformã foaia de calcul plinã de numere într-un raport cu înþeles, pentru cã explicã diferitele tipuri de informaþii din ea. Etichetele sunt utilizate pentru a descrie datele din celulele, coloanele ºi rândurile foii de calcul. Puteþi introduce ºi o etichetã numericã (de exemplu, anul 2007) iar Excel va recunoaºte acest lucru ºi nu o va utiliza în calcule ca numãr. Pentru a vã uºura munca, puteþi utiliza facilitatea AutoComplete, prin care celulele sunt completate în mod automat, pe baza etichetelor introduse anterior ºi pe care Excel le memoreazã. Completarea automatã nu funcþioneazã pentru numere, date calendaristice ºi informaþiile de tipul orei.

Introduceþi o etichetã de tip text 1

Executaþi clic pe celula în care vreþi sã introduceþi o etichetã.

2

Tastaþi eticheta. Eticheta poate conþine majuscule, litere mici, spaþii, semne de punctuaþie æi cifre.

3

Tastaþi Enter sau executaþi clic pe butonul Enter de pe bara de formule.

Introduceþi un numãr cu rol de etichetã 1

Executaþi clic pe celula în care vreþi sã introduceþi o etichetã.

2

Tastaþi semnul apostrof (’). Apostroful este interpretat ca prefix al etichetei æi nu va apãrea în foaia de calcul.

3

Tastaþi cifrele numãrului.

4

Tastaþi Enter sau executaþi clic pe butonul Enter de pe bara de formule.

3

2 1

4

3

2

Dacã apare pe ecran un triunghi verde, înseamnã cã se indicã un marcaj inteligent (smart tag). Selectaþi celula pentru a se afiæa butonul Error Smart Tag, prin care puteþi apoi selecta opþiunile legate de eticheta respectivã. 1

40

Introduceþi o etichetã utilizând completarea automatã 1

2

Tastaþi câteva dintre primele caractere ale etichetei. Dacã Excel recunoaæte acest început ca fiind al unei etichete deja utilizate, facilitatea de completare automatã va sugera completarea etichetei cu restul caracterelor.

2

Dacã acceptaþi sugestia, tastaþi Enter sau executaþi clic pe butonul Enter de pe bara de formule.

3

Dacã nu acceptaþi completarea sugeratã, continuaþi tastarea noii etichete.

ªtiaþi cã…?

1

Eticheta AutoComplete

Excel nu recunoaæte primele caractere din etichetã. Se poate ca opþiunea AutoComplete sã nu fie activã. Pentru a o activa, executaþi clic pe butonul Office, executaþi clic pe Excel Options, executaþi clic pe Advanced, bifaþi caseta Enable AutoComplete for cell values æi apoi executaþi clic pe OK. Etichetele lungi pot apãrea trunchiate. Pentru o etichetã care ocupã mai mult decât spaþiul din celula respectivã, textul excedentar pare cã ocupã æi celula din dreapta, dacã în aceasta nu sunt date. Dacã sunt date în celula din dreapta, eticheta va pãrea trunchiatã. Veþi vedea astfel din etichetã numai partea care încape în celula activã. Executaþi clic pe acea celulã, pentru a vedea întregul conþinut, care este prezent æi pe bara de formule.

Capitolul 2

Abilitãþile elementare în lucrul cu registrul Excel

41

Introducerea valorilor în foaia de calcul

Introduceþi o valoare oarecare 1

Executaþi clic pe celula în care vreþi sã introduceþi valoarea.

2

Tastaþi valoarea cifrã cu cifrã.

3

Tastaþi Enter sau executaþi clic pe butonul Enter de pe bara de formule.

Puteþi introduce valori ce reprezintã numere întregi, fracþii zecimale, procente sau date calendaristice utilizând tastele numerice de deasupra setului de litere de pe tastaturã sau utilizând minitastatura numericã din dreapta, dacã tasta Num Lock este activatã. La introducerea datei calendaristice sau a orei, Excel recunoaºte automat aceste intrãri (dacã ele respectã un format acceptat) ca fiind valori numerice, ºi schimbã formatul celulei în formatul implicit de scriere a datei ºi orei. Puteþi schimba modul de prezentare a valorilor legate de datã ºi orã. 3

1

2

ªtiaþi cã…? Puteþi utiliza minitastatura numericã pentru introducerea numerelor. Asiguraþi-vã cã opþiunea NUM apare în colþul din dreapta-jos al barei de stare, înainte de a introduce numerele.

Introduceþi o valoare de tip datã calendaristicã æi orã 1

Ca sã introduceþi data, tastaþi informaþiile, în celulã sau pe bara de formule, utilizând ca separator slash-ul (/) sau cratima (-) între lunã, zi æi an. Dacã introduceþi o valoare pentru orã, tastaþi ora de la 1 la 12, urmatã de semnul douã puncte (:), apoi minutele urmate de spaþiu æi terminaþi cu una dintre literele „a” sau „p” – pentru a preciza A.M, respectiv P.M.

2

42

Tastaþi Enter sau executaþi clic pe butonul Enter de pe bara de formule.

2

1

Formataþi rapid valorile 1

Executaþi clic pe celula care conþine datele pe care vreþi sã le formataþi.

2

Executaþi clic pe fila Home.

3

Executaþi clic pe sãgeata care însoþeæte opþiunea Number Format.

4

Executaþi clic pe formatul numeric dorit dintre: !

General. Niciun format special.

!

Number. 38873.00

!

!

!

!

1

Short Date. 6/5/2006. (datã calendaristicã scurtã) Long Date. Monday, June 5, 2006. (datã calendaristicã completã)

!

Percentage. 38873.00% (procent)

!

4

Accounting. $38,873.00 (format contabil)

Time. 12:00:00 AM

!

3

Currency. $38,873.00 (format cu semnul monetar)

!

!

2

Comanda More Number Formats

Fraction. 38873 (format de fracþie ordinarã) Scientific. 3.89E+04 More Number Formats. Se deschide o casetã de dialog pentru formatarea celulelor, din care puteþi alege mai multe opþiuni deodatã.

ªtiaþi cã…? Puteþi simplifica introducerea datelor. Introduceþi valoarea în cel mai simplu mod posibil, pentru rapiditate. De exemplu, pentru valoarea 10.00 introduceþi 10. Apoi, deschideþi lista de formate numerice æi alegeþi opþiunile pentru un anumit numãr de zecimale, virgule, semnul monetar æi alte atribute de formatare.

Capitolul 2

Abilitãþile elementare în lucrul cu registrul Excel

43

Introducerea rapidã a valorilor cu AutoFill EX07S-1.1.1, EX07S-1.1.2

Autofill este o facilitate prin care datele sunt introduse automat în celule, pe baza valorilor din celulele alãturate. Utilizând reperul de umplere puteþi introduce serii de date sau puteþi copia valorile sau formulele în celulele alãturate celei active. O intrare într-o celulã poate rezulta din repetarea unei valori sau etichete, sau dintr-o serie de date complexã. Pentru date cum ar fi: ziua din sãptãmânã, sãptãmânile anului, lunile anului, sau numere consecutive, puteþi introduce valoarea sau eticheta într-o celulã ºi apoi puteþi sã completaþi automat intrãrile în celulele urmãtoare.

Introduceþi datele repetitive utilizând AutoFill 1 1

Selectaþi prima celulã din cadrul domeniului pe care vreþi sã-l completaþi cu valori.

2

Introduceþi valoarea iniþialã, pe care trebuie sã o repetaþi.

3

Poziþionaþi mouse-ul în colþul din dreapta-jos al celulei selectate. Mouse-ul va indica reperul de umplere (semnul „+” de culoare neagrã).

4

Trageþi reperul de umplere peste tot domeniul în care vreþi ca acea valoare sã se repete.

5

Pentru a alege cum sã umpleþi domeniul selectat, executaþi clic pe butonul AutoFill Options æi apoi alegeþi opþiunea doritã.

Creaþi o serie complexã folosind AutoFill 1

Introduceþi prima valoare a seriei æi tastaþi Enter.

2

Selectaþi prima celulã a domeniului pe care vreþi sã-l umpleþi.

3

Poziþionaþi mouse-ul în colþul din dreapta-jos al celulei selectate. Mouse-ul va indica reperul de umplere (semnul „+” de culoare neagrã).

4

Trageþi reperul de umplere peste tot domeniul în care vreþi sã fie generatã seria.

5

Pentru a alege cum sã umpleþi domeniul selectat, executaþi clic pe butonul AutoFill Options æi apoi alegeþi opþiunea doritã.

44

1

2

3

4

2

3

4

Umpleþi celulele alãturate

3

2

1

Selectaþi celula de dedesubt, din dreapta, de deasupra sau din stânga celulei care conþine datele de completat.

2

Executaþi clic pe fila Home.

3

Executaþi clic pe butonul Fill, apoi executaþi clic pe Down, Right, Up sau Left.

1

ECONOMIE DE TIMP. Pentru o umplere rapidã a celulei cu conþinutul celei de deasupra sau din stânga, tastaþi Ctrl+D sau Ctrl+R.

ªtiaþi cã…? Puteþi anula facilitatea AutoFill. Þineþi apãsatã tasta Ctrl în timp ce trageþi cu mouse-ul de reperul de umplere al unui domeniu format din douã sau mai multe celule. Valorile sunt copiate în celulele alãturate, iar Excel nu va genera o serie de date corespunzãtoare.

Creaþi o listã personalizatã pentru umplere

5

1

Dacã doriþi sã utilizaþi o listã existentã, selectaþi elementele listei.

2

Executaþi clic pe butonul Office æi apoi pe Excel Options.

3

În panoul din stânga, executaþi clic pe Popular.

4

Executaþi clic de Edit Custom Lists.

5

Executaþi clic pe opþiunea doritã. !

!

6

New list. Executaþi clic pe New List, tastaþi valorile pe care doriþi sã le conþinã lista, tastaþi Enter dupã fiecare valoare æi apoi executaþi clic pe Add. Existing list. Verificaþi referinþele de celule ale listei selectate, care apar pe lista Import, iar apoi executaþi clic pe Import.

6

Executaþi clic pe OK æi apoi din nou pe OK. Capitolul 2

Abilitãþile elementare în lucrul cu registrul Excel

45

Editarea conþinutului unei celule

Chiar dacã aþi proiectat foaia de calcul anterior creãrii ei, puteþi fi siguri cã va trebui sã modificaþi informaþii din ea. Uneori trebuie sã corectaþi vreo eroare sau doriþi sã vedeþi cum se vor prezenta rezultatele din foaia de calcul în anumite condiþii, cum ar fi: creºterea vânzãrilor, micºorarea numãrului de bucãþi produse, sau alte variabile. Puteþi edita datele la fel de uºor cum le-aþi introdus, utilizând bara de formule dau direct în celula activã.

Editaþi conþinutul unei celule 1

Executaþi dublu-clic pe celula pe care doriþi s-o editaþi. În celulã apare cursorul de inserare.

4

1

Bara de stare va prezenta acum cuvântul Edit în loc de Ready. 2

Dacã este necesar, utilizaþi tastele Home, End æi tastele cu sãgeþi pentru a poziþiona cursorul de inserare în cadrul conþinutului celulei.

3

Utilizaþi cum doriþi tastele Backspace sau Delete pentru a æterge caracterele nedorite din conþinut, æi tastaþi noile caractere..

4

Executaþi clic pe butonul Enter de pe bara de formule, pentru acceptarea editãrii, sau folosiþi tasta Esc, pentru anularea editãrii.

Modul Edit

Bara de stare va prezenta acum cuvântul Ready în loc de Edit.

3

ªtiaþi cã…? Puteþi modifica opþiunile de editare. Executaþi clic pe butonul Office, executaþi clic pe Excel Options, executaþi clic pe Advanced, modificaþi opþiunile de editare dorite æi apoi executaþi clic pe OK. Puteþi edita conþinutul unei celule folosind bara de formule. Executaþi clic pe celula de editat, executaþi clic pe bara de formule, pentru a plasa cursorul de inserare, æi editaþi conþinutul celulei.

Modul Ready

46

Golirea unei celule

Puteþi goli de conþinut o celulã. Golirea nu implicã dispariþia celulei din foaia de calcul ci doar goleºte celula de conþinutul ºi atributele ei, care puteau fi: date, comentarii (numite adesea ºi note), sau instrucþiuni de formatare. Când goliþi o celulã trebuie sã precizaþi la care dintre aceste trei cazuri de conþinut renunþaþi. Golirea se poate realiza ºi pentru un domeniu de celule.

Goliþi o celulã de conþinut, formatare æi comentarii 1

Selectaþi celula sau domeniul dorit.

2

Executaþi clic pe fila Home.

3

Executaþi clic pe butonul Clear æi apoi pe una dintre urmãtoarele opþiuni: !

!

!

!

3

2

Clear All. Goleæte de conþinut æi de formatare. Clear Formats. Anuleazã formatarea celulei, pãstrând conþinutul. Clear Contents. ªterge conþinutul æi pãstreazã formatarea. Clear Comments. Anuleazã comentariile; æterge indicatorul de triunghi purpuriu.

ECONOMIE DE TIMP. Pentru a goli rapid conþinutul, selectaþi celula sau domeniul de celule, executaþi clic cu butonul din dreapta al mouse-ului pe zonã æi selectaþi Clear Contents sau Delete din meniul rapid.

1

ªtiaþi cã…? Puteþi gãsi sau înlocui conþinutul unei celule. Executaþi clic pe celula sau celulele al cãror conþinut doriþi sã-l înlocuiþi. Executaþi clic pe fila Home, executaþi clic pe butonul Find&Select, executaþi clic pe Find. Pentru opþiuni suplimentare, puteþi sã folosiþi fila Replace.

Capitolul 2

Abilitãþile elementare în lucrul cu registrul Excel

47

Înþelegerea modurilor de lipire a datelor în Excel În situaþia în care doriþi sã folosiþi în alt loc unele dintre datele deja introduse în foaia de calcul, puteþi sã le mutaþi sau sã le copiaþi lipindu-le în noul loc. În decursul acestor operaþii, datele respective sunt menþinute temporar într-o zonã de memorie numitã Clipboard. La operaþia de lipire a informaþiei din Clipboard într-o arie din foaia de calcul nu este nevoie sã selectaþi decât prima celulã a acelei zone. La acþionarea comenzii Paste, Excel plaseazã în mod automat în celulele zonei valorile, în ordinea lor corectã. În funcþie de numãrul celulelor selectate înainte de operaþia de mutare/copiere, Excel lipeæte informaþia într-unul dintre modurile urmãtoare: !

Una la Una. O singurã celulã din Clipboard este lipitã într-o singurã celulã din zona de destinaþie.

!

!

!

Una la mai multe. O singurã celulã din Clipboard este lipitã æi repetatã într-un domeniu de celule selectate. Mai multe la una. Mai multe celule sunt lipite într-un domeniu, dar numai prima este vizibilã. Întregul conþinut al Clipboard-ului va fi lipit începând cu celula selectatã. Verificaþi cã aþi selectat un spaþiu suficient de mare, altfel lipirea se va face æi peste celulele ocupate anterior. Mai multe la mai multe. Mai multe celule sunt lipite într-un domeniu de celule. Întregul conþinut al Clipboardului va fi lipit în celulele selectate. Dacã domeniul de destinaþie este mai mare, datele vor fi repetate în celulele rãmase. Pentru a reveni la starea anterioarã selecþiei æi lipirii, folosiþi tasta Esc.

O lipire una la una O celulã este copiatã în mai multe celule

Butonul Paste

48

Mai multe celule sunt lipite în mai multe celule

Mai multe celule sunt copiate, dar numai prima va fi afiæatã

Memorarea conþinutului celulelor

În cadrul programului Microsoft Office aveþi posibilitatea sã utilizaþi zona Office Clipboard pentru a stoca mai multe fragmente de informaþii, provenire din surse diferite, într-un singur loc folosit în comun de cãtre programele Office. Faþã de Clipboardul care stocheazã o singurã informaþie la un moment dat, Office Clipboard vã permite sã copiaþi texte sau imagini din unul sau mai multe fiºiere. Când copiaþi mai multe elemente, veþi vedea Office Clipboard prezentându-vã toate elementele pe care le conþine. Le puteþi folosi în oricare dintre programele Office.

EX07S-1.3.1

Copiaþi æi lipiþi date în Office Clipboard 1

1

Executaþi clic pe fila Home.

2

Executaþi clic pe butonul declanºator al casetei de dialog Clipboard.

3

Selectaþi datele pe care doriþi sã le copiaþi.

4

Executaþi clic pe butonul Copy.

4

2

3

Datele sunt copiate în primul loc liber din panoul Clipboard. 5

Executaþi clic pe prima celulã a domeniului în care doriþi lipirea datelor.

6

Executaþi clic pe elementul din Office Clipboard pe care doriþi sã-l lipiþi, sau plasaþi mouse-ul pe sãgeata care însoþeæte acel element, apoi executaþi clic pe Paste.

7

Executaþi clic pe butonul Close din panou.

6

7

5

ªtiaþi cã…? Puteþi modifica opþiunile pentru Office Clipboard. La baza panoului Office Clipboard gãsiþi butonul Options. Aici puteþi comuta pe activarea/dezactivarea urmãtoarelor opþiuni: Show Office Clipboard Automatically, Show Office Clipboard When Ctrl+C Pressed Twice, Collect Without Showing Office Clipboard, Show Office Clipboard Icon On Taskbar, sau Show Status Near Taskbar When Copying.

Capitolul 2

Abilitãþile elementare în lucrul cu registrul Excel

49

Copierea conþinutului celulelor EX07S-1.3.1

Puteþi copia sau muta datele dintr-o celulã sau dintr-un domeniu al foii de calcul în alt loc din orice altã foaie de calcul din cadrul registrului. La copierea datelor, în Clipboard se salveazã un duplicat al datelor respective. Ca sã încheiaþi operaþia, trebuie sã lipiþi în alt loc datele din Clipboard. Cu comanda Paste Special puteþi controla ceea ce lipiþi ºi chiar puteþi realiza operaþii matematice. Pentru a muta sau copia datele fãrã ajutorul memoriei Clipboard, trebuie sã folosiþi tehnica drag-and-drop. Tehnica drag-and-drop (tragere ºi plasare cu mouse-ul) face ca operaþia sã devinã uºor de realizat, dar numai pe distanþe mici, în foaia de calcul.

Copiaþi datele utilizând memoria Clipboard 1

Selectaþi celula sau domeniul care conþine datele ce trebuie copiate.

2

Executaþi clic pe fila Home.

3

Executaþi clic pe butonul Copy.

2

3

Datele din celule rãmân în locul iniþial æi zona este încadratã de un chenar de marcare, prin care se pune în evidenþã selecþia pentru copiere. Dacã vã rãzgândiþi, utilizaþi tasta Esc. Chenarul va dispãrea. 4

Executaþi clic pe prima celulã din domeniul în care doriþi sã lipiþi datele.

5

Executaþi clic pe butonul Paste. Datele rãmân în Clipboard, disponibile pentru lipiri viitoare, pânã ce se face o altã selecþie care le va înlocui în Clipboard.

6

50

Dacã doriþi sã schimbaþi modul în care se lipesc datele în foaia de calcul, executaþi clic pe butonul Paste Options æi selectaþi opþiunea doritã.

1 5

4

6

Copiaþi date utilizând drag-and-drop 1

Selectaþi celula sau domeniul care conþine datele ce trebuie copiate.

2

Mutaþi cursorul mouse-ului pe o margine a zonei selectate, astfel încât acesta sã capete aspectul de vârf de sãgeatã.

3

Þineþi tasta Ctrl apãsatã.

4

Trageþi ce aþi selectat în noul loc æi apoi eliberaþi mouse-ul æi tasta Ctrl.

4

Lipiþi date obþinând rezultate speciale

2

1

Selectaþi celula sau domeniul care conþine datele ce trebuie copiate.

2

Executaþi clic pe fila Home.

3

Executaþi clic pe butonul Copy.

4

Executaþi clic pe prima celulã din domeniul în care doriþi sã lipiþi datele.

5

Executaþi clic pe butonul Paste æi apoi pe butonul Paste Special.

6

Executaþi clic pe butoanele de opþiuni pentru rezultatul lipirii æi operaþiile matematice dorite.

7

Executaþi clic pe OK.

3

5

1

4

1

ªtiaþi cã…?

2

7

6

Puteþi utiliza tasta Alt pentru operaþia de drag-and-drop în foi de calcul diferite. Odatã selectate celulele, þineþi apãsatã tasta Alt æi apoi trageþi zona selectatã pe fila foii de calcul dorite. Eliberaþi tasta Alt æi trageþi zona selectatã în locul dorit din cadrul foii de calcul de destinaþie.

Capitolul 2

Abilitãþile elementare în lucrul cu registrul Excel

51

Mutarea conþinutului celulelor

Spre deosebire de operaþia de copiere, la mutare datele nu mai rãmân în locul iniþial. Mutarea datelor vã permite sã le schimbaþi locul fãrã a le tasta din nou. Operaþia de mutare constã în eliminarea datelor din locul iniþial ºi lipirea lor în noul loc ales. Decuparea presupune ºtergerea datelor din locul iniþial ºi plasarea lor în Clipboard.

EX07S-1.3.1

Mutaþi datele utilizând memoria Clipboard 2 1

Selectaþi celula sau domeniul care conþine datele ce trebuie mutate.

2

Executaþi clic pe fila Home.

3

Executaþi clic pe butonul Cut.

3

Va fi afiæat un chenar de marcare, delimitând zona selectatã. Dacã vã rãzgândiþi, utilizaþi tasta Esc. Chenarul va dispãrea. 4

Executaþi clic pe prima celulã din domeniul în care doriþi sã lipiþi datele.

5

Executaþi clic pe butonul Paste. 1

Chenarul de marcare va dispãrea. Datele rãmân în Clipboard, disponibile pentru lipiri viitoare, pânã când se face o altã selecþie care le va înlocui în Clipboard. 5

ªtiaþi cã…? Puteþi utiliza Office Clipboard pentru a decupa mai multe elemente. Dacã este deschis panoul Office Clipboard, selecþiile pe care le decupaþi vor putea fi plasate în Office Clipboard. Dupã aceea, puteþi lipi mai târziu datele de aici.

52

4

Mutaþi date utilizând drag-and-drop 1

Selectaþi celula sau domeniul care conþine datele ce trebuie mutate.

2

Mutaþi cursorul mouse-ului pe o margine a zonei selectate astfel încât acesta sã capete aspectul de vârf de sãgeatã.

3

Trageþi ce aþi selectat în noul loc æi apoi eliberaþi mouse-ul.

ªtiaþi cã…? Pentru operaþia drag-and-drop, puteþi repoziþiona cursorul mouse-ului. Dacã indicatorul mouse-ului se transformã într-un semn plus gros, repoziþionaþi mouse-ul pe marginea zonei selectate astfel încât cursorul sã ia aspect de vârf de sãgeatã.

Lipiþi celulele din rânduri în coloane æi din coloane în rânduri

3

2

1

Selectaþi celulele pe care doriþi sã le interschimbaþi.

2

Executaþi clic pe fila Home.

3

Executaþi clic pe butonul Copy.

4

Executaþi clic pe celula din stânga-sus a locului în care doriþi sã lipiþi datele.

5

Executaþi clic pe sãgeata butonului Paste æi apoi pe Transpose.

3

5

2

1

4

1

Capitolul 2

Abilitãþile elementare în lucrul cu registrul Excel

53

Inserarea æi ætergerea conþinutului celulelor

Puteþi insera celule noi, goale, oriunde în cadrul foii de calcul, pentru a introduce date noi sau dacã aþi uitat sã le introduceþi anterior. Operaþia de inserare a celulelor noi produce mutarea celor existente în cadrul coloanei sau al rândului, în sensul pe care îl alegeþi. Excel adapteazã formulele astfel încât acestea sã se refere acum la noile amplasamente. De asemenea, puteþi ºterge celule dacã nu mai aveþi nevoie de ele. Prin ºtergere, celulele rãmase se mutã la stânga sau în sus, invers ca la inserare. La ºtergerea unei celule, Excel eliminã acele celule din foaia de calcul.

Inseraþi o celulã 1

Selectaþi celula sau celulele din locul în care vreþi sã inseraþi celula (celulele) noi.

2

Executaþi clic pe fila Home.

3

Executaþi clic pe sãgeata care însoþeæte butonul Insert Cells æi apoi executaþi clic pe Insert Cells.

2

1

3

ECONOMIE DE TIMP. Executaþi clic cu butonul din dreapta al mouse-ului pe butonul Insert Cells. 4

Executaþi clic pe opþiunea doritã. !

!

!

!

5

Shift Cells Right, pentru a muta celulele la dreapta cu o coloanã. Shift Cells Down, pentru a muta celulele în jos cu un rând. Entire Row, pentru a muta întregul rând în jos cu un rând Entire Column, pentru a muta întreaga coloanã la dreapta cu o coloanã.

Executaþi clic pe OK. 4

Vedeþi æi Citiþi „Gãsirea æi înlocuirea conþinutului celulelor“ de la pagina 56, pentru informaþii privind înlocuirea textului dintr-o celulã.

54

5

ªtergeþi o celulã

2

1

Selectaþi celula sau domeniul de æters.

2

Executaþi clic pe fila Home.

3

Executaþi clic pe sãgeata care însoþeæte butonul Delete Cells æi apoi executaþi clic pe Delete Cells.

4

3

ECONOMIE DE TIMP. Executaþi clic pe butonul Delete Cells pentru a æterge rapid celulele din stânga. Executaþi clic pe opþiunea doritã. !

!

!

!

5

1

Shift Cells Left, pentru a muta celulele rãmase la stânga. Shift Cells Up, pentru a muta celulele rãmase în sus. Entire Row, pentru a æterge întregul rând. Entire Column, pentru a æterge întreaga coloanã.

Executaþi clic pe OK. 4

ªtiaþi cã…? Existã o diferenþã între ætergerea unei celule æi golirea ei. ªtergerea unei celule este diferitã de golirea acelei celule: ætergerea eliminã celulele din cadrul foii de calcul, pe când golirea eliminã numai conþinutul lor sau numai formatul sau amândouã.

Capitolul 2

5

Abilitãþile elementare în lucrul cu registrul Excel

55

Gãsirea æi înlocuirea conþinutului celulelor

Gãsiþi conþinutul unei celule 1

Executaþi clic pe o zonã de la începutul foii de calcul.

2

Executaþi clic pe fila Home.

3

Executaþi clic pe butonul Find & Replace æi apoi pe Find.

4

Tastaþi textul pe care îl cãutaþi.

5

Executaþi clic pe Find Next, pânã ce textul cãutat este evidenþiat.

Comenzile Find ºi Replace oferã posibilitatea localizãrii ºi înlocuirii facile a unui anumit text sau formule în cadrul documentului. De exemplu, doriþi sã gãsiþi într-un raport voluminos fiecare referinþã de valoare, pentru a verifica dacã apare graficul adecvat. Sau poate doriþi sã înlocuiþi toate referinþele la celula A3 în cadrul formulelor Excel cu referinþa G3. Casetele de dialog Find ºi Replace diferã puþin de la un program Office la altul, dar comenzile lucreazã în principal la fel.

2

3

Puteþi sã executaþi clic în mod repetat pe Find Next, pentru a localiza fiecare apariþie a conþinutului celulelor. 6

Pentru a gãsi toate celulele care au conþinutul cãutat, executaþi clic pe Find All.

7

Dacã se deschide o casetã cu un mesaj când aþi ajuns la sfâræitul foii de calcul, apãsaþi OK.

8

Executaþi clic pe Close.

4

5

8

6 Lista tuturor rezultatelor

56

Înlocuiþi conþinutul celulelor 1

Executaþi clic pe o zonã de la începutul foii de calcul.

2

Executaþi clic pe fila Home.

3

Executaþi clic pe butonul Find & Replace æi apoi pe Replace.

4

Tastaþi textul pe care îl cãutaþi.

5

Tastaþi textul cu care doriþi sã-l înlocuiþi pe cel iniþial.

6

Executaþi clic în mod repetat pe Find Next, pentru a începe cãutarea, pânã ce este evidenþiat textul cãutat.

7

Executaþi clic pe Replace pentru a se substitui vechiul text cu cel nou, sau executaþi clic pe Replace All pentru a se realiza înlocuirea în toatã foaia de calcul.

2

3

4

Puteþi sã executaþi clic pe Find Next pentru a localiza urmãtoarea apariþie a conþinutului cãutat, fãrã a se face æi înlocuirea. 8

Dacã atunci când aþi ajuns la sfâræitul foii de calcul apare o casetã cu un mesaj, apãsaþi OK.

9

Executaþi clic pe Close. 7

Capitolul 2

5

6

9

Abilitãþile elementare în lucrul cu registrul Excel

57

Corectarea conþinutului celulelor utilizând AutoCorrect

Activaþi AutoCorrect 1

Executaþi clic pe butonul Office æi apoi pe Excel Options.

2

Executaþi clic pe Proofing æi apoi pe AutoCorect Options.

3

Executaþi clic pe fila AutoCorrect.

4

Selectaþi caseta din dreptul opþiunii Show AutoCorrect Options buttons pentru a apãrea butonul de activare a opþiunii AutoCorrect la tastare.

5

Bifaþi caseta de confirmare Replace Text As You Type.

6

Bifaþi casetele pentru opþiunile dorite, referitoare la modificãri ale majusculelor.

7

Pentru a modifica excepþiile AutoCorrect, executaþi clic pe Exceptions, executaþi clic pe fila First Letter sau pe fila INitial CAps, faceþi schimbãrile dorite æi apoi executaþi clic pe OK.

8

Executaþi clic pe OK.

9

Executaþi clic din nou pe OK.

58

Facilitatea Excel AutoCorrect realizeazã corectarea automatã a celor mai frecvente greºeli de scriere, pe mãsurã ce tastaþi. Operaþia AutoCorrect vine cu un bagaj de sute de texte ºi simboluri pe care puteþi sã le editaþi sau sã le ºtergeþi. Puteþi adãuga în dicþionarul AutoCorrect cuvintele sau expresiile de a cãror scriere nu sunteþi sigur, sau acele cuvinte sau expresii care apar frecvent în document, economisind astfel timp de scriere prin tastarea numai a iniþialelor lor. De exemplu, aþi putea utiliza AutoCorrect pentru a schimba înlocui automat iniþialele APM cu Agenþia Protecþiei de Mediu. De asemenea, puteþi folosi AutoCorrect pentru inserarea rapidã de simboluri. De exemplu, puteþi tasta (c) pentru a se insera ©. Utilizaþi caseta de dialog AutoCorrect Exceptions pentru a vedea cum lucreazã Excel cu majusculele. Dacã plasaþi mouse-ul pe un cuvânt care a fost folosit de AutoCorrect, veþi vedea o micã bandã albastrã sub prima literã a cuvântului. Dacã indicatorul mouse-ului este pe aceastã casetã albastrã, va apãrea butonul AutoCorrect Options, prin care puteþi comanda ce anume din text sã fie corectat. Puteþi afiºa caseta de dialog AutoCorrect ºi puteþi schimba setãrile.

3

4

7

6 5

8

Adãugaþi sau editaþi o intrare în lista AutoCorrect 1

Executaþi clic pe butonul Office æi apoi pe Excel Options.

2

Executaþi clic pe Proofing æi apoi pe AutoCorect Options.

3

Executaþi clic pe fila AutoCorrect.

4

Alegeþi una dintre urmãtoarele opþiuni: !

!

5

Add. Tastaþi cuvântul scris greæit ori prescurtarea doritã.

4

Edit. Selectaþi informaþia pe care doriþi sã o modificaþi. În acest scop, tastaþi primele câteva litere ale ei în caseta de înlocuire sau localizaþi-o prin derularea listei dicþionarului æi o selectaþi când o gãsiþi. 6

5

Tastaþi conþinutul înlocuitor.

6

Executaþi clic pe Add sau pe Replace. Dacã este necesarã redefinirea informaþiei, executaþi clic pe Yes.

7

3

Executaþi clic pe OK æi apoi din nou pe OK.

ªtiaþi cã…? Puteþi corecta textul pe mãsurã ce îl tastaþi. Dacã Excel recunoaæte textul de corectat, îl va corecta automat æi va afiæa butonul de AutoCorrect. Plasaþi mouse-ul pe acea casetã albastrã care apare sub iniþiala textului corectat æi executaþi clic pe sãgeata pentru lista AutoCorrect Options, pentru a fi afiæate opþiunile. Executaþi clic pe o opþiune sau, pentru ieæire, executaþi clic pe o zonã goalã de pe foaia de calcul æi meniul AutoCorrect Options se închide.

Capitolul 2

7

Pentru informarea dumneavoastrã Inserarea simbolurilor Excel are prevãzut un bagaj de simboluri pentru orice situaþie. Inseraþi-le numai pe cele de care aveþi într-adevãr nevoie, pentru a nu compromite gradul de profesionalism al foii de calcul, prin absenþa vreunui simbol matematic (de o exemplu, a). Pentru a insera un simbol sau un caracter special, executaþi clic pe fila Insert, executaþi clic pe butonul Symbol, executaþi clic pe simbolul dorit æi apoi pe Insert. În caseta de dialog Symbol, puteþi utiliza lista Recently Used Symbols pentru o inserare rapidã. Dacã nu gãsiþi simbolul cãutat, inspectaþi lista Font pentru a vedea ce simboluri ar fi disponibile din cadrul altor formate de caractere (fonturi) instalate în calculator.

Abilitãþile elementare în lucrul cu registrul Excel

59

Inserarea informaþiilor în mod inteligent

Facilitatea Smart Tags vã permite sã integraþi în Excel acele acþiuni tipice altor programe. De exemplu, puteþi îngloba simbolul financiar necesar în cotarea acþiunilor la bursã, puteþi adãuga în foaia de calcul numele unei persoane ºi adresa acesteia din lista de contacte din Microsoft Outlook sau puteþi lipi informaþii copiate cu elemente de control ataºate. Excel analizeazã datele tastate într-o celulã ºi recunoaºte acele tipuri speciale pe care le marcheazã cu marcaje inteligente (smart tags). Tipurile de acþiuni pe care le puteþi realiza depind de tipul datelor din celula cu smart tag.

Modificaþi opþiunile pentru marcaje inteligente 1

Executaþi clic pe butonul Office æi apoi pe Excel Options.

2

Executaþi clic pe Proofing æi apoi pe AutoCorrect Options.

3

Executaþi clic pe fila Smart Tags.

4

Bifaþi caseta de confirmare Label data with smart tags.

5

Selectaþi casetele de validare pentru marcajele dorite.

6

Executaþi clic pe sãgeata listei Show smart tags as æi alegeþi opþiunea doritã.

7

Pentru a verifica existenþa de noi marcaje în registru, executaþi clic pe Check Workbook.

8

Pentru a adãuga mai multe marcaje inteligente, executaþi clic pe More Smart Tags æi urmaþi instrucþiunile online.

9

Pentru a îngloba marcaje inteligente în scopul utilizãrii ulterioare, bifaþi caseta de validare Embed smart tags in this workbook.

3

4

5

8

9

7

10

6

10 Executaþi clic pe OK. 11 Executaþi clic din nou pe OK.

Resurse online pentru Smart Tags

60

Inseraþi informaþii utilizând un marcaj inteligent

1

1

Executaþi clic pe celula în care doriþi sã inseraþi un marcaj inteligent.

2

Tastaþi informaþia necesarã marcajului inteligent, cum ar fi data, simbolul financiar în litere mari, sau numele unei persoane din lista dvs. de contacte, iar apoi apãsaþi bara de spaþiu.

3

Executaþi clic în afara celulei æi apoi plasaþi mouse-ul pe triunghiul purpuriu din colþul din dreapta-jos al celulei pentru a afiæa butonul pentru marcaje inteligente. Respectivul triunghi purpuriu anunþã cã pentru acea celulã conþinutul e marcat cu smart tag.

4

Executaþi clic pe butonul Smart Tag æi apoi pe sãgeata de lângã buton.

5

6

2

5

Executaþi clic pe opþiunea doritã din lista care s-a deschis. Opþiunile diferã în funcþie de tipul marcajului. De exemplu, executaþi clic pe Insert Refreshable Stock Price pentru a insera cotarea acþiunilor.

4

6

Executaþi clic pe opþiunea On a new sheet sau pe opþiunea Starting at cell æi apoi pe OK. Se insereazã în registru o nouã foaie de calcul, conþinând informaþiile despre acþiuni.

Pagina cu informaþii despre cotaþii

ªtiaþi cã…? Puteþi anula un marcaj inteligent ataæat textului. Plasaþi mouse-ul pe textul cu marcaj inteligent, executaþi clic pe butonul Smart Tag æi apoi pe Remove Smart Tag. Foaie de calcul nouã

Capitolul 2

Abilitãþile elementare în lucrul cu registrul Excel

61

Verificarea ortograficã

1

Executaþi clic pe marcajul Review.

2

Executaþi clic pe butonul Spelling.

Lipsa de acurateþe lingvisticã a foii de calcul poate distrage atenþia cititorului, astfel cã este important sã eliminaþi toate erorile. Excel vã pune la dispoziþie un corector ortografic ºi gramatical – comun programelor Office 2007 (Nou!) – astfel încât puteþi face verificarea ortografica a tuturor cuvintelor din foaia de calcul, chiar dacã ele nu aparþin dicþionarului Excel. Aceste verificãri includ: cuvinte scrise greºit, nume, termeni tehnici sau acronime. De asemenea puteþi face ºi unele corecþii gramaticale, cum ar fi repetarea succesivã a unor cuvinte (de exemplu, de de). Corectarea erorilor se poate face pe mãsurã ce apar sau la sfârºit, pentru tot registrul. Veþi acþiona butonul Spelling din cadrul filei Review, pentru verificarea întregului registru, folosind caseta de dialog Spelling, sau puteþi evita erorile ortografice ºi gramaticale în fiecare foaie, prin activarea facilitãþii AutoCorrect, pentru a verifica ºi corecta automat cuvintele pe mãsurã ce le tastaþi.

3

Dacã se deschide caseta de dialog Spelling, alegeþi o opþiune din urmãtoarele:

2

Verificaþi ortografic la sfâræit

!

!

!

!

!

4

62

1

Executaþi clic pe Ignore Once, pentru a omite un cuvânt, sau executaþi clic pe Ignore All pentru a omite toate apariþiile acelui cuvânt. Executaþi clic pe Add to Dictionary pentru a adãuga un cuvânt la dicþionarul dvs., astfel încât el sã nu mai fie evidenþiat ca eronat la apariþiile ulterioare. Executaþi clic pe sugestie æi apoi pe Change sau pe Change All. Selectaþi cuvântul corect æi apoi executaþi clic pe AutoCorrect, pentru a-l adãuga pe lista opþiunii AutoCorrect. Dacã nicio sugestie nu se potriveæte, executaþi clic în registru æi corectaþi singuri cuvântul. Executaþi clic apoi pe Resume, pentru a continua.

Cuvântul negãsit

Corecþii sugerate

Ca încheiere, Excel vã va prezenta o casetã conþinând mesajul cã verificarea este terminatã sau puteþi direct sã executaþi clic pe Close pentru a încheia operaþia de verificare la un moment ales.

3

Dicþionarul curent

Modificarea opþiunilor pentru confirmarea corectãrii

Puteþi personaliza modul în care Excel ºi Microsoft Office verificã ortografic ºi gramatical un registru contabil, prin selectarea setãrilor pentru confirmãri din Excel Options. Unele opþiuni de verificare se aplicã în Excel (cum ar fi Check spelling as you type) în timp ce alte opþiuni se aplicã tuturor programelor din Microsoft Office (Nou!) (cum ar fi Ignore Internet and file addresses ºi Flag repeated words). Dacã faceþi o greºealã frecventã, cum ar fi their în loc de there, puteþi folosi verificarea contextualã pentru a elimina greºeala (Nou!). Pe mãsurã ce avansaþi cu lucrul în registru, puteþi seta opþiunea ca verificatorul ºi corectorul greºelilor ortografice ºi gramaticale sã lucreze în paralel.

Modificaþi opþiunile de verificare ortograficã pentru toate programele Microsoft 1

Executaþi clic pe butonul Office æi apoi pe Excel Options.

2

În panoul din stânga, executaþi clic pe Proofing.

3

Bifaþi sau debifaþi opþiunile ortografice din Microsoft Office dorite: !

!

!

!

!

!

4

2

Ignore words in UPPERCASE (Ignorã cuvintele scrise cu litere mari). Ignore words that contains numbers (Ignorã cuvintele care conþin numere). Ignore Internet and file addresses (Ignorã Internet ºi fiºierul de adrese) (Nou!).

3

4

Flag repeated words (Marcheazã cuvintele repetate) (Nou!). Enforce accented uppercase in French (Literele accentuate din limba francezã cu majuscule) (Nou!). Suggest from main dictionary only (Sugestii numai din dicþionarul principal) (Nou!). Selectaþi dicþionarul dvs. particularizat, ca sã-l excludeþi.

Executaþi clic pe OK. Capitolul 2

Abilitãþile elementare în lucrul cu registrul Excel

63

Utilizarea dicþionarelor particularizate

Utilizaþi un dicþionar particularizat 1

Executaþi clic pe butonul Office æi apoi pe Excel Options.

2

În panoul din stânga, executaþi clic pe Proofing.

3

Executaþi clic pe Custom Dictionaries.

4

Bifaþi caseta de validare de lângã CUSTOM.DIC (Default).

5

Executaþi clic pe sãgeata pentru lista Dictionary Language æi selectaþi limba doritã.

6

Executaþi clic pe opþiunea doritã: !

!

!

!

!

Edit Word List, pentru a adãuga, æterge sau edita cuvinte. Change Default, pentru a alege ca un alt dicþionar sã fie implicit. New, pentru a crea un nou dicþionar. Add, pentru a insera un dicþionar existent în lista Office. Remove, pentru a elimina un dicþionar.

7

Executaþi clic pe OK pentru a închide caseta de dialog Custom Dictionaries.

8

Executaþi clic pe OK.

64

Înainte de a utiliza un dicþionar particularizat, trebuie sã-l activaþi. Puteþi activa ºi lucra cu dicþionarele particularizate utilizând caseta de dialog Custom Dictionaries (Nou!). În caseta de dialog puteþi schimba limba asociatã unui dicþionar particularizat, puteþi crea un nou dicþionar particularizat sau puteþi adãuga ori elimina un dicþionar existent. Dacã doriþi sã gestionaþi conþinutul dicþionarului, puteþi sã schimbaþi dicþionarul implicit cu cel în care verificatorul gramatical ºi ortografic a adãugat cuvinte. De asemenea, puteþi adãuga, ºterge ºi modifica cuvinte. Toate modificãrile pe care le aplicaþi dicþionarelor particularizate sunt puse la dispoziþia tuturor programelor Microsoft Office pe care le aveþi instalate, aºa cã nu e nevoie sã faceþi modificãri decât o singurã datã (Nou!). Dacã tastaþi din greºealã un cuvânt obscen în locul celui care trebuie, verificatorul nu-l va sesiza, deoarece ambele cuvinte sunt scrise corect. Puteþi evita acest lucru prin utilizarea dicþionarului de excluderi (Nou!). Când utilizaþi o limbã pentru prima datã, Office creeazã automat un dicþionar de excluderi. Acest dicþionar obligã corectorul ortografic sã marcheze cuvintele pe care nu doriþi sã le utilizaþi.

4

5

7

6

Gãsiþi æi modificaþi dicþionarul de excluderi 1

În Windows Explorer, parcurgeþi calea pânã la dosarul care conþine dicþionarele. !

!

În Windows Vista. C:\Users\user name\AppData\Roaming\Microsoft \UProof În Windows XP. C:\Documents and Settings\user name\Application Data\Microsoft\UProof

PROBLEME? Dacã nu puteþi gãsi dosarul, schimbaþi setãrile pentru dosare astfel încât sã poatã fi afiæate æi dosarele æi fiæierele ascunse.

2

Localizaþi dicþionarul de excluderi pentru limba aleasã. !

Numele fiæierului dorit va fi ExcludeDictionary Language CodeLanguageLCID.lex (veþi înlocui Language æi CodeLanguage cu limba aleasã). De exemplu, Exclude Dictionary EN0409.lex, unde EN este pentru Englezã.

Apelaþi la Excel Help pentru ajutor în ceea ce priveæte lista actualizatã a LCID (Local Identification Number) pentru fiecare limbã. 3

Deschideþi fiæierul cu ajutorul unuia dintre programele Microsoft: Notepad sau WordPad.

4

Adãugaþi fiecare cuvânt pe care vreþi sã-l marcheze verificatorul gramatical ca fiind greæit. Tastaþi cuvintele cu litere mici æi dupã fiecare tastaþi Enter.

5

Salvaþi æi închideþi fiæierul.

Capitolul 2

Abilitãþile elementare în lucrul cu registrul Excel

65

Gãsirea cuvântului potrivit

Repetarea aceluiaºi cuvânt în cadrul registrului poate duce la scãderea calitãþii exprimãrii. Puteþi înlocui unele cuvinte cu sinonime sau puteþi sã gãsiþi o exprimare antonimicã în schimb. Dacã aveþi nevoie de ajutor pentru gãsirea cuvântului potrivit, utilizaþi meniul rapid pentru a cere cãutarea imediatã a unui sinonim sau cãutaþi în Thesaurus mai multe opþiuni. Cu aceastã facilitate economisiþi timp ºi îmbunãtãþiþi calitatea exprimãrii în conþinutul registrului dvs. De asemenea, puteþi instala Thesaurus (dicþionarul de sinonime) pentru o altã limbã. Dicþionarele de sinonime ale limbilor strãine pot fi accesate prin clic în panoul care se deschide pentru Research Options.

Utilizaþi Thesaurus 1

Selectaþi textul pe care doriþi sã-l traduceþi.

2

Executaþi clic pe fila Review.

3

Executaþi clic pe butonul Thesaurus.

4

Executaþi clic pe sãgeata care va deschide lista de opþiuni æi apoi pe Thesaurus, dacã este necesar.

5

Plasaþi mouse-ul pe cuvântul dorit, din panoul Research.

6

Executaþi clic pe sãgeata din dreptul cuvântului æi apoi executaþi clic pe una dintre variantele: !

!

!

7

66

3

2

7

1

Insert pentru a înlocui cuvântul cu altul nou. Copy pentru a copia noul cuvânt æi apoi a-l lipi în registru. Look Up pentru a cãuta alte opþiuni pentru acel cuvânt.

Când aþi terminat, executaþi clic pe butonul Close din panoul de activitãþi.

4

6

Inserarea materialului de cercetare

Cu ajutorul panoului de activitãþi Research puteþi accesa surse de date ºi puteþi insera material de cercetare imediat în textul dvs., fãrã a fi nevoie sã ieºiþi din registrul curent. Panoul Research vã ajutã sã accesaþi dicþionare electronice, dicþionare de sinonime, site-uri de cercetare ºi informaþii brevetate, despre companii. Selectaþi o sursã de informaþii sau efectuaþi o cãutare în toate materialele documentare. Acest panou de cercetare vã permite sã gãsiþi informaþiile ºi sã le folosiþi imediat, la lucru.

Cercetaþi unui subiect

2

1

Executaþi clic pe fila Review.

2

Executaþi clic pe butonul Research.

3

Tastaþi subiectul asupra cãruia faceþi cercetarea.

4

Executaþi clic pe sãgeata care deschide lista de surse referenþiale sau executaþi clic pe opþiunea All Reference Books.

5

Pentru a particulariza resursele care sunt folosite în traducere, executaþi clic pe Research Options, bifaþi materialele documentare æi site-urile de cercetare dorite, iar apoi executaþi clic pe OK.

6

Executaþi clic pe Start Searching (sãgeata verde).

7

Selectaþi din panoul de cercetare informaþiile pe care doriþi sã le copiaþi.

1

3

4

6

7

10

5

Pentru a cãuta mai multe informaþii, executaþi clic pe unul dintre cuvintele de pe listã sau executaþi clic pe o legãturã cãtre un site online, cum ar fi MSN Encarta. 8

Selectaþi informaþiile dorite æi apoi copiaþi-le. În panoul Research puteþi plasa mouse-ul pe subiectul dorit, executa clic pe sãgeata de deschidere a listei æi apoi pe Copy.

9

Lipiþi informaþia în registrul de lucru.

10 Când aþi terminat, executaþi clic pe

8

butonul Close al panoului. Capitolul 2

Abilitãþile elementare în lucrul cu registrul Excel

67

Traducerea textului în altã limbã

Cu ajutorul panoului Research puteþi traduce în diferite limbi un cuvânt sau chiar scurte expresii, utilizând dicþionarele bilingve. Panoul Research vã oferã diferite traduceri ºi vã permite sã le includeþi în lucrul dvs. Dacã aveþi nevoie sã traduceþi un document întreg pentru a înþelege subiectul la nivel de bazã, sunt puse la dispoziþie serviciile unui program de traducere de pe Web. Un program de traducere este foarte util în general, dar este posibil sã nu redea înþelesul exact al conþinutului.

Cercetaþi un subiect 1

Selectaþi textul pe care doriþi sã-l traduceþi.

2

Selectaþi fila Review.

3

Selectaþi butonul Translate.

3

2

4

5

Dacã folosiþi pentru prima datã aceastã facilitate, executaþi clic pe OK pentru a porni instalarea dicþionarelor bilingve æi pentru a activa serviciile de traducere. 4

Dacã este necesar, executaþi clic pe sãgeatã æi apoi pe Translation.

5

Executaþi clic pe sãgeata From æi apoi selectaþi limba textului de tradus.

6

Executaþi clic pe sãgeata To æi apoi selectaþi limba în care se va traduce.

7

Pentru particularizarea resurselor ce vor fi folosite în operaþia de traducere, executaþi clic pe Translation Options, selectaþi opþiunile de inspectare dorite æi apoi executaþi clic pe OK.

8

Executaþi clic cu butonul din dreapta al mouse-ului pe textul tradus pe care doriþi sã-l copiaþi din panoul Research, iar apoi pe Copy.

9

Lipiþi informaþiile în registrul dvs.

10 Când aþi terminat, executaþi clic pe

butonul Close al panoului.

68

1

6

7

8

10

Asistentul de limbã englezã (Nou!) este un serviciu online de la Microsoft Office, destinat celor care aleg Engleza ca a doua limbã în care scriu textul lucrãrii lor. Asistentul de limbã englezã oferã instrumente pentru ortografie, explicaþii ºi elemente de folosire a limbii. De asemenea oferã sugestii de sinonime sau expresii ºi sintagme (asocierea dintre douã cuvinte care sunt folosite de obicei sau adesea împreunã), precum ºi exemple de propoziþii asociate.

Utilizarea asistentului de limbã englezã

Utilizaþi asistentul de limbã englezã 2

1

Executaþi clic pe fila Review.

2

Executaþi clic pe butonul Research.

3

Executaþi clic pe sãgeatã æi apoi pe English Assistant (PRC) sau pe English Assistant (Japan).

4

Dacã asistenþii de englezã nu se deschid, executaþi clic pe Research Options, selectaþi asistentul dorit æi apoi executaþi clic pe OK.

5

Selectaþi tipul de text pentru care cereþi asistenþã: !

!

5

1

6

10

Single word. Tastaþi Alt æi apoi cuvântul. Phrase. Tastaþi expresia în caseta de cãutare.

6

Executaþi clic pe Start Searching (sãgeata verde).

7

Selectaþi din panoul de cercetare informaþiile pe care doriþi sã le copiaþi.

8

Executaþi clic pe sãgeatã æi apoi pe Copy.

9

Lipiþi informaþia în registrul dvs.

7

3

10 Când aþi terminat, executaþi clic pe

butonul Close al panoului.

Capitolul 2

Abilitãþile elementare în lucrul cu registrul Excel

69

Anularea unor acþiuni æi revenirea asupra anulãrii

Este posibil sã observaþi cã aþi fãcut o greºealã imediat ce aþi încheiat o acþiune. Facilitatea Undo vã oferã posibilitatea de a vã întoarce la acþiunea anterioarã sau la precedentele, cum ar fi introducerea de date, editãri fãcute sau comenzi realizate. De exemplu, aþi introdus un numãr într-o celulã ºi observaþi cã numãrul e greºit. În loc sã selectaþi numãrul ºi sã-l ºtergeþi, puteþi sã executaþi clic pe Undo. Un pic mai târziu vã daþi seama cã numãrul pe care l-aþi ºters era totuºi corect. Puteþi folosi Redo pentru a-l reface în celula respectivã.

Anulaþi o acþiune 1 1

Executaþi clic pe butonul Undo de pe Quick Access Toolbar, pentru a renunþa la ultima acþiune efectuatã.

2

Executaþi clic pe sãgeata care însoþeæte butonul Undo de pe Quick Access Toolbar, pentru a vedea lista acþiunilor recente la care puteþi renunþa.

3

Executaþi clic pe una dintre acþiuni. Excel va reveni la starea de dinaintea acþiunii respective, precum æi de dinaintea acþiunilor care o preced pe aceasta în listã.

Revenirea asupra unei anulãri 1

Executaþi clic pe butonul Redo de pe Quick Access Toolbar, pentru a restaura ultima dvs. acþiune. PROBLEME? Dacã butonul Redo nu este disponibil pe Quick Access Toolbar, executaþi clic pe sãgeata pentru Customize Quick Access Toolbar æi apoi executaþi clic pe Redo.

2

Executaþi clic pe sãgeata care însoþeæte butonul Redo de pe Quick Access Toolbar, pentru a vedea lista acþiunilor recente pe care le puteþi restaura.

3

Executaþi clic pe una dintre acþiuni. Excel va restaura acþiunea respectivã, precum æi acþiunile care o preced pe aceasta în listã.

70

2

1

3

2

3

3

Utilizarea formulelor æi a funcþiilor Introducere

Ce veþi face

Odatã introduse datele în foaia de calcul, veþi dori sã aplicaþi formule pentru a face calcule. Microsoft Office Excel vã ajutã sã obþineþi rezultatele de care aveþi nevoie. Formulele pot fi de la cele mai simple la cele mai complexe intervenþii în foaie. Dificultatea unei formule depinde de complexitatea rezultatului pe care îl aæteptaþi pentru datele introduse. De exemplu, dacã urmãriþi realizarea unui total simplu al vânzãrilor din luna curentã, atunci veþi aduna, cu o formulã simplã, numerele ce reprezintã vânzãrile acelei luni. Dacã vã intereseazã, însã, sã puneþi în evidenþã din vânzãrile lunii curente clienþii care au plãtit mai mult de $100.00, veþi consuma mai mult timp pentru elaborarea formulei. Deoarece Microsoft Excel recalculeazã automat formulele, foaia dvs. de calcul îæi pãstreazã acurateþea æi actualizarea indiferent de câte ori modificaþi datele de calcul. Cu ajutorul referinþelor absolute la celule, puteþi îngheþa o formulã într-o anumitã celulã. Excel oferã o mulþime de funcþii pregãtite pentru a vã ajuta la efectuarea calculelor din foaia dvs. Funcþii cum ar fi AVERAGE sau SUM vã permit efectuarea de calcule rapide. Un alt mod de a face formulele elaborate uæor de înþeles este sã utilizaþi în cadrul lor nume de domenii. Numele de domeniu – un grup de celule selectate cãrora le-aþi dat o denumire – vã ajutã la înþelegerea formulelor mai complicate. Este mult mai uæor sã citiþi o formulã care conþine nume de domenii decât sã încercaþi sã o decriptaþi fãrã a avea vreun indiciu. Excel oferã un instrument de revizuire a foii dvs. de calcul. Urmãrind „fluxul” evaluãrii formulei dvs. se reduc masiv erorile de calcul. Veþi vedea, astfel, cum este alcãtuitã formula, etapã cu etapã, cu ajutorul unei serii de sãgeþi care puncteazã rezultatele intermediare ale calculului efectuat de aceasta. Pe mãsurã ce se desfãæoarã acest proces, puteþi face corecþiile necesare.

Înþelegerea formulelor Crearea æi editarea formulelor Înþelegerea referinþelor la celule Utilizarea referinþelor absolute la celule Utilizarea referinþelor mixte æi referinþelor 3-D la celule Utilizarea etichetelor pentru referirea la celule Denumirea celulelor æi domeniilor Crearea æi utilizarea denumirilor de celule æi de zone

3

Simplificarea unei formule care conþine zone Afiæarea etapelor de calcul cu ajutorul barei de stare Calcularea totalurilor, folosind AutoSum Realizarea imediatã a calculelor Conversii de formule æi valori Corectarea erorilor de calcul Corectarea formulelor

Expertizarea foii de calcul Localizarea referinþelor circulare Realizarea calculelor utilizând funcþii Crearea funcþiilor æi imbricarea acestora Calcularea rezultatelor multiple

71

Ce sunt formulele? Introducere O formulã aplicã diferite calcule unor date, întorcând apoi un rezultat. Într-o foaie Excel puteþi crea o formulã utilizând: valori constante (cum ar fi 147 sau $10.00), operatori (prezentaþi în tabel), referinþe la celule æi funcþii. O formulã Excel începe întotdeauna cu semnul egal (=). O constantã este un numãr sau un text care nu provine dintr-un calcul, cum ar fi numãrul 147, sau textul „Profit total”, sau data 7/22/2008. Pe de altã parte, o expresie este o valoare care nu este constantã. Constantele îæi pãstreazã valoarea pânã ce le modificaþi dvs. sau sistemul. Un operator specificã operaþia de calcul, cum ar fi + (semnul plus) sau – (semnul minus). O referinþã de celulã reprezintã adresa celulei în care se aflã valoarea ce intrã în calcule. De exemplu, A1 (coloana A rândul 1) furnizeazã valoarea din celula A1 (vedeþi tabelul urmãtor).

Exemple de referinþe de celulã

72

Referinþa

Semnificaþia

A1

Celula din coloana A, rândul 1

A1:A10

Domeniul format din celulele coloanei A, rândurile de la 1 la 10

A1:F1

Domeniul format din celulele rândului 1 al coloanelor de la A la F

1:1

Domeniul format din toate celulele rândului 1

1:5

Domeniul format din toate celulele rândurilor de la 1 pânã la 5, inclusiv

A:A

Domeniul format din toate celulele coloanei A

A:F

Domeniul format din toate celulele coloanelor de la A pânã la F, inclusiv

Profits!A1:A10

Domeniul de celule ale coloanei A din rândurile între 1 æi 10, din cadrul foii de calcul, numit Profits

O funcþie realizeazã calcule definite anterior, utilizând anumite valori, chemate argumente. De exemplu, funcþia SUM(B1:B10) returneazã suma valorilor din celulele de la B1 la B10. Un argument poate fi: un numãr, un text, o valoare logicã (cum ar fi TRUE sau FALSE), un tablou de valori, o valoare de tip eroare (cum ar fi #N/A), sau o referinþã de celulã. De asemenea, argumentele pot fi constante, formule sau alte funcþii, numite æi funcþii imbricate. O funcþie începe cu semnul egal (=), urmat de numele funcþiei, apoi o parantezã rotundã deschisã dupã care se trec argumentele funcþiei separate prin virgule æi, în final, o parantezã rotundã închisã. De exemplu, funcþia AVERAGE(A1:A10,B1:B10) returneazã un numãr ce reprezintã media aritmeticã a valorilor cuprinse în celulele de la A1 la A10 æi de la B1 la B10. Pe mãsurã ce tastaþi funcþia, va fi afiæat un ToolTip (un SfatEcran) care prezintã structura generalã a funcþiei, cu argumentele care trebuie completate. Puteþi, de asemenea, sã folosiþi caseta de dialog Insert Functions pentru a vã descurca cu inserarea unei funcþii într-o formulã.

Realizarea calculelor Implicit, de câte ori faceþi modificãri la o valoare, formulã sau nume, Excel realizeazã câte o recalculare. Pentru a schimba modul în care realizeazã Excel un calcul, executaþi clic pe fila Formulas, executaþi clic pe butonul Calculation Options æi apoi pe opþiunea doritã: Automatic, Automatic Except Data Tables, Manual. Pentru a efectua calculele manual în toate registrele, executaþi clic pe butonul Calculate Now (sau folosiþi tasta F9). Pentru a fi recalculatã foaia de calcul activã, executaþi clic pe butonul Calculate Sheet (sau folosiþi tastele Shift+F9).

Ordinea de efectuare a operaþiilor Formulele se calculeazã de la stânga spre dreapta, în funcþie de prioritatea operatorilor. La formulele care conþin mai mulþi operatori, operaþiile sunt efectuate în ordinea aritmeticã: ridicarea la putere, înmulþirea æi împãrþirea, iar apoi adunarea æi scãderea. Astfel, pentru formula 2+5*7, Excel realizeazã mai întâi înmulþirea æi apoi adunarea, obþinând rezultatul 37. Excel calculeazã mai întâi operaþiile din paranteze. Astfel, rezultatul formulei (2+5)*7 este 49.

Tipuri de operatori Operator

Semnificaþie

Exemplu

+ (semnul plus)

Adunare

2+7

- (semnul minus)

Scãdere Negativare

7-2 -2

*(asterisc)

Înmulþire

2*7

/ (slash dreapta)

Împãrþire

7/2

% (procent)

Procent

70%

^ (caret , „cãciuliþã”)

Ridicare la putere

2^7

= (semnul egal)

Egal cu

A2=B7

> (semnul mai mare decât)

Mai mare decât

A2>B7

< (semnul mai mic decât)

Mai mic decât

A2= (semnul pentru mai mare sau egal cu)

Mai mare sau egal cu

A2>=B7

A3,A2A3,A2”& AVERAGE(E6:E19)). 6

106

Executaþi clic pe OK.

Calculaþi pas cu pas o formulã imbricatã 1

Selectaþi celula care conþine formula imbricatã pe care doriþi sã o calculaþi. Puteþi calcula numai o singurã celulã la o astfel de cerinþã.

2

Executaþi clic pe fila Formulas.

3

Executaþi clic pe butonul Evaluate Formula.

4

Executaþi clic pe Evaluate, pentru a examina valoarea referinþei subliniate.

2

3

Rezultatul evaluãrii apare în caractere italice. 5

Dacã partea subliniatã a formulei face referire la o altã formulã, executaþi clic pe Step In æi se deschide o altã casetã, pentru evaluarea acelei formule.

1

Butonul Step In nu este disponibil dacã acea referinþã apare a doua oarã în formulã sau dacã formula referã o celulã din alt registru. 6

Continuaþi, pânã ce fiecare parte a formulei a fost evaluatã, iar æi apoi executaþi clic pe Close.

7

Pentru a studia evaluarea din nou, executaþi clic pe Restart. 4

Unele pãrþi din formulele care utilizeazã funcþiile IF æi CHOOSE nu sunt evaluate æi apare mesajul #NA. Dacã o referinþã nu conþine nicio valoare, se afiæeazã valoarea 0 (zero). IMPORTANT. Unele funcþii se recalculeazã de fiecare datã când se fac modificãri în foaia de calcul æi astfel pot afiæa diferite valori la evaluarea formulei. Printre aceste funcþii se numãrã: RAND, AREAS, INDEX, OFFSET, CELL, INDIRECT, ROWS, COLUMNS, NOW, TODAY æi RANDBETWEEN.

5

6

Capitolul 3

Utilizarea formulelor æi a funcþiilor

107

Utilizarea denumirilor pentru constante æi funcþii

Utilizaþi denumiri pentru o constantã sau pentru o funcþie 1

Executaþi clic pe fila Formulas.

2

Executaþi clic pe butonul Define Name.

3

Tastaþi numele pentru referinþã.

4

Executaþi clic pe sãgeata din caseta Scope æi apoi pe Workbook sau pe o anumitã foaie de calcul.

În loc sã folosiþi o celulã pentru a memora o valoare constantã sau o funcþie ce va fi folositã într-o formulã, puteþi crea o denumire care sã o desemneze ºi apoi sã utilizaþi acea denumire în formulã. Dacã aþi dori sã calculaþi taxa pe vânzãri, de exemplu, aþi putea crea o denumire TaxaVanzari ºi sã-i atribuiþi o valoare constantã. De asemenea, puteþi atribui o denumire unui text lung, pentru a nu-l tasta de fiecare datã când e nevoie. De exemplu pentru textul Agentia pentru Protectia Mediului puteþi crea denumirea APM, iar când îl folosiþi într-o formulã este mai uºor sã tastaþi cele trei litere ale prescurtãrii. Excel va înlocui aceastã denumire cu conþinutul Agentia pentru Protectia Mediului. Aceastã modalitate de lucru este valabilã ºi pentru funcþii sau funcþii imbricate.

3

4

5

Dacã doriþi, tastaþi o scurtã descriere a numelui.

5

O valoarea curentã a selecþiei apare în caseta Refer to. 6

În caseta Refer to tastaþi semnul = urmat de constanta, textul sau funcþia ce va fi denumitã. De exemplu: =.0875 sau =”Agentia pentru Protectia Mediului” Executaþi clic pe OK.

7

ªtiaþi cã…? Puteþi edita conþinutul din caseta Refer to a casetei de dialog New Names. Cât timp conþinutul din caseta Refer to este în modul de lucru vizualizare, nu puteþi folosi cursorul de inserare æi sãgeþile pentru a edita acel conþinut. Acþionaþi tasta F2 pentru a comuta în modul de lucru editare æi folosiþi cursorul de inserare æi sãgeþile pentru editarea conþinutului.

108

6

7

Nume de constantã folosit într-o formulã

4

Modificarea foilor de calcul æi a registrelor Introducere

Ce veþi face

Din timp în timp veþi avea nevoie sã reorganizaþi registrul prin adãugarea de noi foi de calcul, schimbarea ordinii lor în cadrul registrului sau eliminarea foilor inutile sau depãæite. Puteþi sã redenumiþi foile de calcul pentru a fi mai potrivite subiectului registrului. În unele aplicaþii practice ale registrului se poate ivi situaþia sã fie necesar sã ascundeþi unele foi de calcul, din motive confidenþiale. De asemenea, poate va fi necesar sã îngheþaþi anteturile unei coloane sau a unui rând, pentru a urmãri mai uæor o listã lungã de date. În orice foaie de calcul puteþi insera sau æterge celule, rânduri æi coloane. Puteþi ajusta lãþimea coloanei æi înãlþimea rândului astfel încât sã structuraþi foaia de calcul aæa cum doriþi. Modificãrile sunt uæor de fãcut deoarece Microsoft Office Excel actualizeazã referinþele la celulele din formulele existente în mod corespunzãtor – ori de câte ori modificaþi o foaie de calcul – æi recalculeazã automat formulele pentru a asigura actualizarea rezultatelor. Probabil în fiecare lunã creaþi o foaie de calcul pentru inventarul stocului, în care introduceþi informaþii care se repetã; toate aceste schimbãri constituie datele reale, la zi. Creând un æablon, puteþi avea o formã particularizatã gata de completat ori de câte ori realizaþi inventarul stocului. Formatarea, formulele æi alte setãri sunt pregãtite, aæa cã puteþi porni imediat la lucru. Un fiæier æablon scuteæte timpul necesar particularizãrilor pe care ar trebui sã le faceþi altor registre în scopul reutilizãrii lor. Microsoft Excel oferã diferite æabloane pregãtite, pe care le puteþi utiliza pentru firma proprie sau pentru nevoi personale.

Selectarea æi denumirea unei foi de calcul Inserarea æi eliminarea unei foi de calcul Mutarea æi copierea unei foi de calcul Ascunderea æi redescoperirea foilor de calcul æi a registrelor Selectarea de coloane sau de rânduri Ascunderea æi redescoperirea unei coloane sau a unui rând Inserarea unei coloane sau a unui rând

4

Ætergerea unei coloane sau a unui rând Ajustarea lãþimii coloanei æi a înãlþimii rândului Blocarea æi deblocarea unei coloane sau a unui rând Scindarea unei foi de calcul în panouri Vizualizarea æi ascunderea elementelor registrului Mãrirea æi micæorarea dimensiunii de afiæare Crearea vizualizãrilor particularizate Salvarea modului de aranjare a spaþiului de lucru Crearea unui æablon

Deschiderea unui æablon Modificarea unui æablon

109

Selectarea æi denumirea unei foi de calcul EX07S-1.5.3

Fiecare registru nou se deschide având trei foi de calcul în care puteþi sã memoraþi ºi sã analizaþi valori. Puteþi lucra în foaia de calcul activã sau selectatã. Numele implicite ale foilor sunt Sheet1, Sheet2 ºi Sheet3. Numele foii apare pe fila de foaie de calcul, ca în cazul etichetelor dosarelor. Când creaþi o foaie de calcul trebuie sã-i daþi o denumire explicativã, care sã facã referire la conþinutul ei. Fila foii se ajusteazã în mod automat în funcþie de lungimea denumirii, astfel cã prin utilizarea de nume scurte veþi putea avea la vedere mai multe marcaje de foi de calcul. Dacã lucraþi la un proiect care necesitã peste trei foi de calcul, adãugaþi foi suplimentare, pentru a avea toate informaþiile înrudite într-un singur fiºier.

Selectaþi o foaie de calcul 1

Dacã este necesar, executaþi clic pe un buton de derulare al filelor foilor de calcul, pentru a vedea æi filele celelalte.

2

Executaþi clic pe o filã de foaie pentru a activa acea foaie de calcul.

3

Pentru a selecta mai multe foi, þineþi apãsatã tasta Ctrl în timp ce executaþi clic pe filele foilor dorite. Selecþia multiplã face sã aparã pe bara de titlu grupul respectiv de foi.

Denumiþi sau redenumiþi o foaie de calcul 1

1

2

Executaþi dublu clic pe fila foii pe care doriþi s-o denumiþi. !

Puteþi, de asemenea, sã executaþi clic pe fila Home, apoi pe butonul Format æi apoi pe Rename.

2

Tastaþi un nume nou.

3

Acþionaþi tasta Enter.

1

ªtiaþi cã…? Puteþi selecta toate foile de calcul. Executaþi clic cu butonul din dreapta al mouse-ului pe oricare filã de foaie æi apoi executaþi clic pe Select All Sheets. 2

110

Inserarea æi eliminarea unei foi de calcul EX07S-1.5.5

Puteþi adãuga sau elimina foi de calcul dintr-un registru. Dacã lucraþi la un proiect care necesitã mai mult de trei foi de calcul, puteþi adãuga foi într-un anumit registru în loc sã deschideþi mai multe registre. Puteþi insera într-un registru oricâte foi doriþi. Pe de altã parte, dacã numai una sau douã dintre foile unui registru sunt importante, le puteþi ºterge pe celelalte, pentru a economisi spaþiu pe disc. Înainte de a ºterge o foaie din registru, asiguraþi-vã cã nu mai aveþi nevoie de datele din ea. Nu puteþi anula ºtergerea unei foi de calcul.

Inseraþi o foaie de calcul 1

Executaþi clic pe fila foii care este în dreapta celei ce va fi introduse.

2

Executaþi clic pe pictograma Insert Worksheet, care se aflã la sfâræitul filelor de foi (Nou!). ECONOMIE DE TIMP. Acþionaþi tastele Shift+F11. !

Puteþi, de asemenea, sã executaþi clic pe fila Home. Apoi executaþi clic pe butonul Insert Cells æi apoi pe Insert Sheet.

Va apãrea fila noii foi inserate la stânga celei pentru foaia selectatã.

Eliminaþi o foaie de calcul 1

Executaþi clic pe fila foii care va fi ætearsã.

2

Executaþi clic pe fila Home.

3

Executaþi clic pe butonul Delete Cells æi apoi pe Delete Sheet.

1

2

2

Foaie nouã

3

Executaþi clic pe Delete, pentru confirmare.

1

Capitolul 4

Modificarea foilor de calcul æi a registrelor

111

Mutarea æi copierea unei foi de calcul EX07S-1.5.1, EX07S-1.5.2

Dupã ce aþi adãugat câteva foi de calcul, veþi dori poate sã le reorganizaþi. Puteþi aranja foile în ordine cronologicã sau în ordinea importanþei. Puteþi foarte uºor sã mutaþi sau sã copiaþi o foaie în cadrul aceluiaºi registru sau în registre diferite, deja deschise. Copierea unei foi este mai uºor de fãcut decât reintroducerea de informaþii similare într-o foaie nouã. Copierile sau mutãrile pe distanþe scurte se pot realiza cu mouse-ul. Pe distanþe mari, trebuie sã folosiþi comenzile Copy sau Move.

Mutaþi o foaie de calcul în cadrul registrului 1

Executaþi clic pe fila foii care trebuie mutatã æi menþineþi apãsat butonul mouse-ului.

2

Când indicatorul mouse-ului a luat forma unei foi de hârtie, trageþi-l la dreapta filei foii dupã care doriþi sã se aæeze foaia mutatã.

3

Eliberaþi butonul mouse-ului.

ªtiaþi cã…? Puteþi debifa caseta Create a copy în scopul mutãrii foii. Pentru a muta o foaie, în caseta de dialog pentru comanda Move or Copy ætergeþi bifa din caseta Create a Copy. Puteþi sã-i daþi un alt fundal foii de calcul. Executaþi clic pe fila foii în care faceþi intervenþia, executaþi clic pe meniul Format, indicaþi opþiunea Sheet æi apoi executaþi clic pe Background. Selectaþi imaginea doritã æi apoi executaþi clic pe Insert. Puteþi grupa mai multe foi de calcul pentru a interveni în ele. Executaþi clic pe o filã de foaie, þineþi tasta Shift apãsatã æi executaþi clic pe fila altei foi, pentru a intra în grup. Pentru a reveni la starea iniþialã executaþi clic cu butonul din dreapta al mouse-ului pe grupul de foi æi selectaþi Ungroup Sheet din meniul rapid.

112

2

1

Copiaþi o foaie de calcul 1

2

3

Executaþi clic pe fila foii care trebuie copiatã. ECONOMIE DE TIMP. Pentru a copia o foaie, þineþi apãsatã tasta CTRL în timp ce trageþi de numele foii.

2

Executaþi clic pe fila Home.

3

Executaþi clic pe sãgeata butonului Format æi apoi executaþi clic pe Move or Copy Sheet.

4

Dacã doriþi sã copiaþi foaia în alt registru deschis, executaþi clic pe sãgeta opþiunii To Book æi apoi selectaþi numele registrului destinaþie. Foile registrului selectat apar în lista Before Sheet.

1

PROBLEME? Dacã registrul în care doriþi sã copiaþi nu este prezent în lista opþiunii To Book, trebuie sã-l deschideþi înainte de a începe operaþiile de copiere. 5

Executaþi clic pe un nume de foaie din lista Before Sheet. Excel va insera copia la stânga acestei foi.

6

Bifaþi caseta pentru Create a copy.

7

Executaþi clic pe OK.

ªtiaþi cã…?

4

5

6

7

Puteþi copia sau muta o foaie în diferite registre. Mai întâi trebuie sã deschideþi toate registrele în care vreþi sã copiaþi sau sã mutaþi o foaie. Apoi reveniþi la registrul de unde copiaþi sau mutaþi foaia.

Capitolul 4

Modificarea foilor de calcul æi a registrelor

113

Ascunderea æi descoperirea foilor de calcul æi a registrelor EX07S-1.5.4

Ascundeþi o foaie de calcul 1

Executaþi clic pe fila foii pe care doriþi sã o ascundeþi.

2

Executaþi clic pe fila Home.

3

Executaþi clic pe butonul Format, indicaþi opþiunea Hide & Unhide æi apoi executaþi clic pe Hide Sheet.

Nu doriþi ca toate foile ºi registrele sã fie disponibile oricui. Puteþi ascunde informaþiile secrete fãrã sã le ºtergeþi, numai prin ascunderea foilor sau registrelor din care fac parte. De exemplu, dacã vreþi sã partajaþi un registru cu alte persoane, dar registrul include informaþii confidenþiale despre salariile angajaþilor, puteþi ascunde foaia de calcul care conþine acele informaþii. Ascunderea foilor nu afecteazã calculele din alte foi pentru cã toate datele din foile ascunse rãmân la dispoziþia formulelor care fac referire la ele. De asemenea, foile ascunse nu apar la tipãrire. Când aveþi nevoie de datele din foile ascunse, puteþi descoperi foile la loc.

2

3

ECONOMIE DE TIMP. Executaþi clic cu butonul din dreapta al mouse-ului pe foaia pe care doriþi sã o ascundeþi æi apoi pe Hide.

1

Descoperiþi o foaie de calcul 1

Executaþi clic pe fila Home.

2

Executaþi clic pe butonul Format, indicaþi opþiunea Hide & Unhide æi apoi executaþi clic pe Unhide Sheet.

3

Executaþi clic pe foaia pe care doriþi sã o descoperiþi.

4

Executaþi clic pe OK.

3

4

114

Ascundeþi un registru 1

Deschideþi registrul pe care doriþi sã-l ascundeþi.

2

Executaþi clic pe fila View.

3

Executaþi clic pe butonul Hide.

1

2

3

ªtiaþi cã…? Puteþi schimba culoarea filei cu numele unei foi de calcul. Executaþi clic cu butonul din dreapta al mouse-ului pe fila foii de calcul dorite æi indicaþi Tab Color. Apoi selectaþi o culoare. Executaþi clic pe No Color pentru a reveni la situaþia iniþialã.

Descoperiþi un registru 1

Executaþi clic pe fila View.

2

Executaþi clic pe butonul Unhide.

3

Selectaþi registrul pe care doriþi sã-l descoperiþi.

4

Executaþi clic pe OK.

1

2

4

Capitolul 4

3

Modificarea foilor de calcul æi a registrelor

115

Selectarea de coloane sau de rânduri

Puteþi selecta una sau mai multe coloane, sau unul sau mai multe rânduri, în scopul unor operaþii ca formatare, inserare sau ºtergere coloane sau rânduri, sau pentru alte acþiuni de grup. Fiecare antet de coloanã sau de rând este în acelaºi timp un buton care indicã litera, pentru coloane, ºi numãrul, pentru rânduri. Puteþi selecta mai multe coloane sau rânduri chiar dacã nu sunt consecutive.

Selectaþi o coloanã sau un rând 1

1

Executaþi clic pe butonul-antet al coloanei sau al rândului pe are doriþi sã o/îl selectaþi. Cursorul apare sub formã de sãgeatã când plasaþi mouse-ul pe un astfel de buton.

ªtiaþi cã…? Puteþi selecta rapid întreaga foaie de calcul. Executaþi clic pe butonul Select All, situat deasupra antetului rândului 1 æi la stânga antetului coloanei A.

Selectaþi mai multe coloane sau rânduri 1

Trageþi mouse-ul peste anteturile tuturor coloanelor consecutive pe care doriþi sã le selectaþi.

2

Pentru a selecta coloane sau rânduri care nu sunt în succesiune, þineþi apãsatã tasta Ctrl în timp ce executaþi clic pe anteturile coloanelor sau ale rândurilor dorite. Când indicaþi un antet, cursorul apare sub formã de sãgeatã.

116

1

2

Ascunderea æi descoperirea unei coloane sau a unui rând EX07S-2.2.3

Ascundeþi o coloanã sau un rând 1

Executaþi clic pe antetul coloanei sau al rândului ce trebuie ascuns. (Trageþi cu mouse-ul peste anteturile coloanelor sau rândurilor, pentru a le selecta, dacã doriþi sã ascundeþi mai multe coloane sau rânduri).

2

Executaþi clic pe fila Home.

3

Executaþi clic pe butonul Format, indicaþi opþiunea Hide & Unhide æi apoi executaþi clic pe Hide Columns sau pe Hide Rows.

Descoperiþi o coloanã sau un rând 1

Trageþi cu mouse-ul peste anteturile coloanelor sau rândurilor vecine celei ascunse, pentru a le selecta.

2

Executaþi clic pe fila Home.

3

Executaþi clic pe butonul Format, indicaþi opþiunea Hide & Unhide æi apoi executaþi clic pe Unhide Columns sau pe Unhide Rows.

Nu doriþi ca toate datele dintr-o foaie de calcul sã fie disponibile oricui. Puteþi ascunde informaþiile secrete fãrã sã le ºtergeþi, numai prin ascunderea coloanelor sau rândurilor din care fac parte. De exemplu, dacã vreþi sã partajaþi o foaie de calcul cu alte persoane, dar ea include informaþii confidenþiale despre salariile angajaþilor, puteþi ascunde coloana care conþine salariile. Ascunderea coloanelor ºi a rândurilor nu afecteazã calculele din foaie pentru cã toate datele din foile ascunse rãmân la dispoziþia formulelor care fac referire la ele. De asemenea, coloanele ºi rândurile ascunse nu apar la tipãrire. Când aveþi nevoie de datele din coloanele ºi rândurile ascunse, puteþi sã le descoperiþi la loc.

2

2

Capitolul 4

1

1

3

3

Modificarea foilor de calcul æi a registrelor

117

Inserarea unei coloane sau a unui rând EX07S-2.2.1

Inseraþi o coloanã sau un rând 1

Puteþi insera coloane sau rânduri goale printre cele cu date, fãrã a perturba foaia de calcul. Excel repoziþioneazã celulele existente pentru a corespunde noilor coloane ºi rânduri, ºi ajusteazã toate formulele în consecinþã. Va trebui sã refaceþi formulele care conþin referinþe absolute în funcþie de noile coloane ºi rânduri apãrute. Inserarea unei coloane noi se face la stânga coloanei selectate ca reper. Adãugarea unuia sau mai multor rânduri se face deasupra rândului selectat ca reper. 2

1

4

3

Executaþi clic în coloana din dreapta poziþiei în care vreþi sã inseraþi o coloanã. Pentru inserarea unui rând, executaþi clic pe rândul de dedesubtul poziþiei în care doriþi sã inseraþi rândul.

2

Executaþi clic pe fila Home.

3

Executaþi clic pe sãgeata butonului Insert Cells æi apoi pe Insert Sheet Columns sau pe Insert Sheet Rows.

4

Pentru a reface formatarea, executaþi clic pe Insert Options æi apoi alegeþi o opþiune de formatare.

Inseraþi mai multe coloane sau rânduri 1

2

1

3

Trageþi mouse-ul peste anteturile coloanelor din dreapta celor care vor fi inserate. Se vor selecta atâtea anteturi câte coloane se doresc a fi inserate. Pentru a insera mai multe rânduri, trageþi mouse-ul peste atâtea anteturi de rând în jos, câte rânduri vreþi sã inseraþi. Veþi selecta rândurile de sub locul inserãrii.

2

Executaþi clic pe fila Home.

3

Executaþi clic pe sãgeata butonului Insert Cells æi apoi pe Insert Sheet Columns sau pe Insert Sheet Rows.

4

Pentru a ajusta formatarea, executaþi clic pe Insert Options æi apoi alegeþi o opþiune de formatare.

118

4

ªtergerea unei coloane sau a unui rând

Sunt momente în care decideþi sã renunþaþi la o întreagã coloanã sau la un rând întreg din foaia de calcul. Puteþi ºterge coloane sau rânduri la fel de uºor cum le inseraþi. Trebuie sã verificaþi formulele înainte de ºtergere, pentru a nu fi afectate calculele, în special în cazul referinþelor absolute. Coloanele rãmase se mutã spre stânga iar rândurile rãmase, în sus, pentru a se alãtura datelor rãmase.

EX07S-2.2.1

ªtergeþi o coloanã sau un rând 1

Selectaþi antetul coloanei sau al rândului pe care doriþi sã-l ætergeþi.

2

Executaþi clic pe fila Home.

3

Executaþi clic pe sãgeata butonului Delete Cells æi apoi pe Delete Sheet Columns sau pe Delete Sheet Rows.

ªtergeþi mai multe coloane sau mai multe rânduri 1

Selectaþi anteturile coloanelor sau rândurilor pe care doriþi sã le ætergeþi.

2

Executaþi clic pe fila Home.

3

Executaþi clic pe sãgeata butonului Delete Cells æi apoi pe Delete Sheet Columns sau pe Delete Sheet Rows.

2

2

1

1

3

3

ªtiaþi cã…? Puteþi reverifica formulele. Când ætergeþi coloane sau rânduri care conþin celule la care se face referire într-o formulã, este important sã refaceþi formula pentru noile date care intrã în calcule.

Capitolul 4

Modificarea foilor de calcul æi a registrelor

119

Ajustarea lãþimii coloanei æi a înãlþimii rândului EX07S-2.2.4

Aþi introdus etichete ºi valori, aþi alcãtuit formule ºi chiar aþi formatat celule, dar unele din datele dvs. nu sunt vizibile, valorile afiºate în celule fiind #####. De asemenea, etichete mai lungi apar tãiate. Puteþi îngusta sau lãþi fiecare coloanã pentru a încãpea conþinutul ºi puteþi ajusta ºi înãlþimea rândurilor. Pe mãsurã ce completaþi foaia de calcul, puteþi modifica lãþimea coloanelor ºi înãlþimea rândurilor fixate implicit, pentru a încãpea unele valori mari sau pentru a corespunde unor dimensiuni mai mari de caractere. Aceastã ajustare o puteþi realiza manual sau puteþi utiliza facilitatea AutoFit, prin care coloanele ºi rândurile sunt redimensionate exact la mãrimea necesarã celei mai lungi informaþii conþinute.

Ajustaþi lãþimea coloanei sau înãlþimea rândului 1

Executaþi clic pe antetul primei coloane sau al primului rând dintre cele pe care doriþi sã le ajustaþi.

2

Dacã e nevoie, trageþi mouse-ul pentru a selecta mai multe coloane sau rânduri.

3

Executaþi clic pe fila Home.

4

Executaþi clic pe butonul Format, apoi pe Column Width sau Row Height.

3

1

ECONOMIE DE TIMP. Executaþi clic cu butonul din dreapta al mouse-ului pe coloanele/rândurile selectate æi apoi executaþi clic pe Column Width sau Row Height din meniul rapid. 5

Tastaþi noua valoare a dimensiunii dorite, în puncte.

6

Executaþi clic pe OK.

ªtiaþi cã…? Ce înseamnã un punct? Punctul este unitatea de mãsurã utilizatã în dimensionarea textelor æi spaþiilor pe foaia de calcul. Un inch echivaleazã cu 72 puncte (un inch = 2,54 cm). Puteþi schimba lãþimea implicitã a coloanelor. Executaþi clic pe fila Home, executaþi clic pe butonul Format, executaþi clic pe Default Width, tastaþi lãþimea doritã în puncte æi apoi executaþi clic pe OK.

120

5

6

4

Ajustaþi lãþimea coloanei æi înãlþimea rândului utilizând mouse-ul 1

Poziþionaþi mouse-ul pe marginea dreaptã a antetului coloanei sau pe marginea de jos a antetului rândului, pentru coloana sau rândul pe care doriþi sã-l ajustaþi.

2

Când indicatorul mouse-ului s-a transformat într-o sãgeatã cu vârfuri la ambele capete, apãsaþi æi trageþi indicatorul pentru lãþire/înãlþare.

Ajustaþi lãþimea coloanei æi înãlþimea rândului utilizând AutoFit 1

Poziþionaþi mouse-ul pe marginea dreaptã a antetului coloanei sau pe marginea de jos a antetului rândului, pentru coloana sau rândul pe care doriþi sã-l ajustaþi.

2

Când indicatorul mouse-ului s-a transformat în sãgeatã cu vârfuri la ambele capete executaþi dublu clic. !

1

2

1

2

Puteþi, de asemenea, sã executaþi clic pe fila Home, sã executaþi clic pe butonul Format æi apoi sã executaþi clic pe AutoFit Column Width sau pe AutoFit Row Height.

Capitolul 4

Modificarea foilor de calcul æi a registrelor

121

Blocarea æi deblocarea unei coloane sau rând EX07S-1.4.1

Blocaþi æi deblocaþi o coloanã sau un rând 1

Selectaþi coloana din dreapta celei pe care doriþi sã o blocaþi, sau rândul de sub cel pe care doriþi sã-l blocaþi.

2

Pentru a le bloca pe amândouã, executaþi clic pe celula situatã în coloana din dreapta, rândul de dedesubt.

3

Executaþi clic pe fila View.

4

Executaþi clic pe butonul Freeze Panes æi apoi executaþi clic pe opþiunea doritã. !

!

!

Freeze Panes. Bazat pe selecþia curentã, pãstraþi rândurile æi coloanele vizibile. Freeze Top Row. Începutul rândului rãmâne vizibil. Freeze First Column. Prima coloanã rãmâne vizibilã.

Când blocaþi un panou pe orizontalã, sunt blocate toate rândurile de deasupra celulei active. Când blocaþi un panou pe verticalã, sunt blocate toate coloanele din stânga celulei active. 5

122

Pentru a debloca o coloanã sau un rând, executaþi clic pe butonul Freeze Panes æi apoi pe Unfreeze Panes.

Este greu de lucrat cu foile de calcul de mari dimensiuni, mai ales în condiþii de rezoluþie micã sau pe ecrane mici. Derulând o listã de date dintr-o coloanã se poate întâmpla sã pierdeþi de pe ecran antetul coloanei. În loc sã derulaþi în sus ºi în jos foaia de calcul, este mai simplu sã blocaþi temporar antetul acelei coloane sau rând, astfel încât acesta sã fie prezent pe ecran indiferent de locul în care ajungeþi sã derulaþi colana sau rândul. Blocarea unei coloane sau a unui rând revine, de fapt, la scindarea ecranului în douã sau mai multe panouri (ferestre) ºi la blocarea unuia dintre ele. Puteþi scinda ecranul la pânã la patru panouri ºi puteþi bloca maximum douã dintre ele. Puteþi edita datele dintr-un panou blocat la fel cum procedaþi în foaia obiºnuitã, dar celulele rãmân staþionare, chiar dacã utilizaþi bara de derulare. Vor fi derulate numai panourile neblocate. Blocarea unui panou nu influenþeazã tipãrirea foii.

1

2

3

Scindarea unei foi de calcul în panouri EX07S-1.4.2

Scindaþi în panouri o foaie de calcul 1

Selectaþi rândul, coloana sau celula faþã de care se va face scindarea. Selecþia unei coloane sau a unui rând creeazã douã panouri, iar selecþia unei celule creeazã patru panouri.

2

Executaþi clic pe fila View.

3

Executaþi clic pe butonul Split.

Când lucraþi cu o foaie de calcul mare este dificil de navigat când aveþi de inspectat douã pãrþi ale ei. Utilizând butonul Split (Nou!), puteþi scinda foaia în patru panouri ºi douã ferestre derulante, pe care le puteþi vedea simultan – dar edita ºi derula independent. Pentru cã lucraþi în douã pãrþi ale aceleiaºi foi, puteþi redimensiona ferestrele panourilor dupã cum vã convine. Trageþi de bara de scindare dintre panouri pentru a redimensiona ferestrele. Nu are importanþã modul în care afiºaþi foaia de calcul. Comenzile ºi butoanele Excel acþioneazã ca de obicei. Scindare a foii de calcul în patru panouri

2

1

3

Butonul apare evidenþiat. 4

Pentru a renunþa la scindare, executaþi clic din nou pe butonul Split. Butonul se „stinge”. Derulaþi separat conþinutul panourilor

ªtiaþi cã…? Puteþi cãuta celula cu o anumitã valoare sau o datã æi apoi sã o înlocuiþi cu un alt conþinut. Executaþi clic pe celula sau celulele care conþin informaþia de înlocuit. Executaþi clic pe fila Home, executaþi clic pe butonul Find & Select, executaþi clic pe Replace, specificaþi valorile sau datele pe care doriþi sã le gãsiþi æi înlocuiþi æi apoi executaþi clic butonul corespunzãtor pentru gãsire æi înlocuire.

Capitolul 4

Modificarea foilor de calcul æi a registrelor

123

Vizualizarea æi ascunderea elementelor registrului

Când deschideþi un registru nou sau existent, Excel afiºeazã un set standard de elemente, cum ar fi: bara de formule, anteturile de coloane ºi rânduri, caroiajul, bara de mesaje – cu scop de securitate – ºi rigla. Acestea sunt vizibile în modul de prezentare Page Layout. Dacã doriþi un spaþiu de afiºare ceva mai mare, pentru a vedea datele, sau dacã doriþi sã vedeþi cum aratã datele fãrã caroiaj, puteþi selecta sau ºterge rapid setãrile de vizualizare, cu ajutorul filei Data.

EX07S-2.1.2

Vizualizaþi sau ascundeþi elementele registrului 1

Executaþi clic pe fila View.

2

Bifaþi sau de-bifaþi caseta corespunzãtoare elementului care doriþi sã fie prezentat sau ascuns. !

!

!

!

!

1

Ruler (Nou!). Prezintã riglele, verticalã æi orizontalã, în modul Page Layout. Gridlines. Prezintã caroiajul prin care sunt delimitate celulele între ele. Message Bar (Nou!). Prezintã bara de sub banda de file în care apar atenþionãrile de securitate. Formula Bar. Prezintã o barã sub banda de file. Headings. Prezintã anteturile de coloane æi rânduri (literele coloanelor, respectiv numerele rândurilor).

ªtiaþi cã…? Puteþi vizualiza un registru pe tot ecranul, fãrã banda de file æi barele de unelte. Executaþi clic pe fila View, executaþi clic pe butonul Full Screen. Pentru a reveni, executaþi clic cu butonul din dreapta al mouse-ului oriunde pe foaia de calcul æi apoi pe Full Screen.

124

2

Fãrã caroiaj sau anteturi

Mãrirea æi micæorarea dimensiunii de afiæare EX07S-1.4.1

Lucrând cu instrumentele de mãrime a dimensiunii de afiºare, aveþi încã un mijloc de a controla exact ceea ce se afiºeazã pe ecran din foaia de lucru. Instrumentele de mãrime a dimensiunii de afiºare sunt localizate în colþul din dreapta-jos al ferestrei Excel. Este dificil de lucrat ºi mai ales de afiºat foi mari de calcul. Multe foi de calcul, când sunt afiºate la 100%, sunt mai mari decât dimensiunea maximizatã a ferestrei de lucru. În astfel de cazuri se impune reducerea dimensiunii de afiºare a foi.

Modificaþi vizualizarea 1

Utilizaþi, de pe bara de stare, oricare dintre opþiunile de mãrire a dimensiunii de afiæare, de mai jos (Nou!): !

!

!

!

2

2

Zoom Out. Apãsaþi pentru comprimare. Procentul va scãdea. Zoom In. Apãsaþi pentru expandare. Procentul va creæte. Slider. Trageþi mouse-ul, pentru comprimare sau expandare, pentru a obþine procentul dorit. Zoom Level. Executaþi clic pentru a se deschide caseta de dialog în care sã selectaþi mãrimea de afiæare doritã.

Pentru opþiuni de mãrire suplimentare, executaþi clic pe fila View æi apoi utilizaþi una dintre opþiunile: !

1

Zoom. Executaþi clic pentru a se deschide caseta de dialog în care sã selectaþi mãrimea doritã. Aceasta este aceeaæi ca Zoom Level de mai sus.

!

!

Caseta de dialog Zoom

100%. Executaþi clic pentru a ajusta vizualizarea la procentul de 100%. Zoom to Selection. Executaþi clic pentru a creæte dimensiunea conform selecþiei fãcute.

Capitolul 4

Modificarea foilor de calcul æi a registrelor

125

Crearea vizualizãrilor particularizate Creaþi o vizualizare particularizatã 1

Aranjaþi registrul pentru a se prezenta în felul în care veþi dori sã fie vizualizat æi tipãrit.

2

Executaþi clic pe fila View.

3

Executaþi clic pe butonul Custom Views.

4

Executaþi clic pe Add.

5

Tastaþi un nume pentru vizualizarea particularizatã pe care o creaþi.

O vizualizare constã într-o serie de setãri pentru afiºare ºi tipãrire, pe care o puteþi denumi ºi aplica unui registru. În Excel puteþi crea mai multe vizualizãri particularizate, ca de exemplu: una pentru lucrul la foaia de calcul ºi alta pentru introducerea datelor, în acelaºi registru, fãrã a salva copii separate. Dacã includeþi în vizualizare ºi setãrile pentru tipãrire, atunci vizualizarea va include ºi aria de tipãrire definitã. Dacã foaia nu are o arie de tipãrire definitã, vizualizarea afiºeazã toatã foaia de lucru. Dacã una sau mai multe foi de calcul conþin o listã Excel, comanda Custom Views este inhibatã pentru întregul registru. 3

2

5

6

7

1

Pentru a o face uæor de identificat, folosiþi numele foii de calcul în numele vizualizãrii. 6

Bifaþi sau de-bifaþi caseta Print Settings æi caseta Hidden rows, columns and filter settings.

7

Executaþi clic pe OK.

Afiæaþi sau ætergeþi vizualizarea particularizatã 1

Executaþi clic pe fila View.

2

Executaþi clic pe butonul Custom Views.

3

Executaþi clic pe vizualizarea care doriþi sã fie afiæatã.

4

Executaþi clic pe Show. Excel comutã la foaia care a fost activã când aþi creat vizualizarea æi afiæeazã vizualizarea particularizatã.

5

Pentru a æterge o vizualizare, executaþi clic pe Delete æi apoi pe Yes, pentru confirmare.

6

Dupã ce aþi æters o vizualizare, executaþi clic pe Close.

126

3

4

6

5

Salvarea modului de aranjare a spaþiului de lucru

Dacã sunteþi nevoit sã setaþi mereu mediul de lucru Excel de fiecare datã când doriþi sã lucraþi cu un anumit registru, puteþi utiliza comanda Save Workspace pentru a salva setãrile de afiºare ale ferestrei curente. Comanda Save Workspace salveazã afiºajul ferestrei curente de lucru ca fiºier în format de fiºier-spaþiu de lucru, astfel încât puteþi deschide ºi vizualiza din nou fiºierul, mai târziu, cu aceleaºi: dimensiuni de fereastrã, arii de tipãrire, mãrime de afiºare pe ecran, setãri de afiºare. Fiºierul spaþiului de lucru nu conþine registrele în sine. Excel deschide fiecare registru salvat în spaþiul de lucru. Pentru a deschide un fiºier al spaþiului de lucru, puteþi utiliza caseta de dialog Open.

Salvaþi modul de aranjare a spaþiului de lucru în fereastrã 1

Dimensionaþi æi aranjaþi ferestrele registrului aæa cum doriþi sã aparã când îl deschideþi în spaþiul de lucru.

2

Executaþi clic pe fila View.

3

Executaþi clic pe butonul Save Workspace.

2

3

Apare tipul Save As, cu formatul de fiæier pentru spaþiul de lucru. 4

Executaþi clic pe sãgeata pentru lista Save In æi apoi pe unitatea sau pe dosarul în care doriþi sã salvaþi fiæierul.

5

Tastaþi numele fiæierului pentru spaþiul de lucru.

6

Executaþi clic pe Save.

7

Dacã este necesar, executaþi clic pe Yes, pentru a salva modificãrile fãcute, æi apoi salvaþi spaþiul de lucru.

4

ªtiaþi cã…? Puteþi deschide un fiæier al spaþiului de lucru. Executaþi clic pe butonul Office, executaþi clic pe Open, executaþi clic pe sãgeata listei Files of Type, executaþi clic Workspace, parcurgeþi calea pânã la fiæierul spaþiului de lucru dorit æi selectaþi-l, iar apoi executaþi clic pe Open.

5

6

Capitolul 4

Modificarea foilor de calcul æi a registrelor

127

Crearea unui æablon

Puteþi crea propriul ºablon tot atât de uºor cum creaþi o foaie de calcul. La fel ca ºabloanele pe care le oferã Excel, ºabloanele particularizate vã economisesc timp. Probabil cã în fiecare lunã creaþi o foaie de calcul al stocului în care introduceþi aproximativ aceleaºi informaþii ca în lunile anterioare, doar cã folosiþi alte valori. Creându-vã propriul ºablon veþi avea la dispoziþie o formã particularizatã, gata de completat, cu date la fiecare inventar al stocului. Veþi salva toate particularizãrile fãcute de dvs. într-un fiºier al ºablonului (cu extensia .xltx), pentru a putea fi utilizat în alte registre. Deºi puteþi memora ºablonul oriunde doriþi, veþi descoperi cã este la îndemânã sã îl salvaþi în dosarul Templates pe care îl utilizeazã Excel ºi Microsoft Office pentru a-ºi stoca ºabloanele proprii. Dacã stocaþi ºabloanele în dosarul Templates, le veþi vedea în lista care apare la comanda New din cadrul meniului Office, dupã ce executaþi clic pe My Templates.

Creaþi un æablon Dosarul Templates 1

Introduceþi toate informaþiile necesare într-un nou registru, inclusiv formule, etichete, grafice æi formatãri.

2

Executaþi clic pe butonul Office, indicaþi Save As æi apoi executaþi clic pe Other Formats.

3

Executaþi clic pe sãgeata listei din Save as type æi selectaþi formatul æablonului. !

!

!

Excel Macro-Enabled Template. Creeazã un æablon pentru Excel 2007, cu macrocomenzi. Excel 97–2003 Template. Creeazã un æablon pentru Excel 97–2003.

ªabloanele Microsoft Office sunt stocate în: Windows Vista. C:/Users/numele dvs./AppData/Roaming/Microsoft/ Templates Windows XP. C:/Documents and Settings/numele dvs./ApplicationData/ Microsoft/Templates 4

Tastaþi un nume pentru æablon.

5

Executaþi clic pe OK.

128

4

Excel Template. Creeazã un æablon pentru Excel 2007.

3

5

Deschiderea unui æablon

Poate nu realizaþi, dar orice registru pe care îl creaþi se bazeazã pe un ºablon. Când creaþi un registru nou, fãrã sã specificaþi un ºablon anume, Excel creeazã registrul, utilizând ºablonul implicit. Acesta include trei foi de calcul ºi nicio formulã anume, nicio etichetã sau vreo formatare. Dacã specificaþi un anumit ºablon în caseta de dialog New, dintre cele gata pregãtite sau dintre ale dvs., Excel creeazã un registru nou care conþine formulele, etichetele, graficele ºi formatãrile din acel ºablon. ªablonul în sine nu se modificã atunci când introduceþi datele în registru, pentru cã veþi lucra la un fiºier nou, nu la fiºierul ºablonului.

Deschideþi un æablon 1

Executaþi clic pe butonul Office æi apoi pe Open.

2

Executaþi clic pe sãgeata listei Files of Type æi apoi pe Template.

3

Executaþi clic pe sãgeata listei Look In æi selectaþi dispozitivul æi dosarul care conþine æablonul dorit.

3

4

ªabloanele Microsoft Office sunt stocate în: Windows Vista. C:/Users/numele dvs./AppData/Roaming/Microsoft/ Templates

2

Windows XP. C:/Documents and Settings/numele dvs./Application Data/ Microsoft/Templates 4

Executaþi clic pe numele fiæierului æablonului pe care doriþi sã-l deschideþi.

5

Executaþi clic pe Open.

5

Capitolul 4

Modificarea foilor de calcul æi a registrelor

129

Modificarea unui æablon

Microsoft Excel are o serie de ºabloane configurate, destinate utilizãrii de cãtre dvs. Aceste ºabloane sunt disponibile când deschideþi caseta de dialog New Workbook, în Installed Templates. Dacã vã convine un astfel de ºablon, îl puteþi folosi pentru a vã crea propriul dvs. ºablon. Pentru a particulariza un ºablon Microsoft Excel instalat, deschideþi respectivul ºablon, faceþi modificãrile necesare ºi apoi salvaþi-l. Dacã salvaþi ºablonul iniþial, înapoi, în acelaºi loc ºi cu acelaºi nume ca ºi originalul, creaþi implicit un ºablon nou. Varianta iniþialã este înlocuitã cu cea nouã. Dacã nu doriþi sã schimbaþi originalul, salvaþi ºablonul sub un alt nume. Acelaºi procedeu îl veþi urma pentru a schimba unul dintre ºabloanele dumneavoastrã proprii.

Modificaþi un æablon Excel 2 1

Executaþi clic pe butonul Office æi apoi pe New.

2

Executaþi clic pe æablonul pe care doriþi sã-l modificaþi, utilizând urmãtoarele: !

!

Microsoft Template. Executaþi clic pe Installed Templates, executaþi clic pe æablonul dorit æi apoi pe Create. My Templates. Executaþi clic pe My Templates, executaþi clic pe æablonul dorit æi apoi pe OK.

3

Efectuaþi modificãrile dorite în æablon.

4

Executaþi clic pe butonul Office æi apoi pe Save As.

5

Dosarul Templates instalat

Executaþi clic pe sãgeata listei din Save as type æi apoi executaþi clic pe Excel Template.

Înlocuieæte æablon existent

Locul implicit de salvare este dosarul My Templates. Dacã doriþi sã salvaþi æablonul printre cele instalate ale programului Excel, atunci parcurgeþi calea de acces la: C:/Program Files/Microsoft Office/ Templates/1033/ 6

Tastaþi noul nume al æablonului dacã nu optaþi sã pãstraþi vechiul nume.

7

Executaþi clic pe Save æi apoi pe Yes, în cazul în care e necesar sã înlocuiþi fiæierul.

130

5

7

6

5

Formatarea foii de calcul Introducere

Ce veþi face

Microsoft Office Excel vã oferã câteva mijloace pentru a vã organiza foaia de calcul astfel încât sã arate atractiv æi profesional. Fãrã formatare, foaia va arãta ca o grãmadã de date fãrã înþeles. Pentru a pune în evidenþã informaþiile principale puteþi modifica aspectul numerelor æi textelor, adãugându-le simboluri monetare, virgule æi alte formate numerice sau aplicându-le atribute, cum ar fi scriere îngroæatã, cursivã ori subliniere. Odatã ce aþi terminat de elaborat foaia de calcul, se pot face modificãrile pentru particularizarea aspectului ei. Puteþi schimba fontul implicit æi mãrimea lui, sau poate v-ar plãcea sã schimbaþi alinierea datelor în celule. Puteþi da culoare celulelor sau scrierii æi puteþi insera modele în celule. Puteþi ataæa chenare în jurul unor coloane de date, pentru a pune în evidenþã grupul format de ele ori puteþi chiar adãuga imagini, sigla companiei etc. Nu oricine are simþul artistic dezvoltat, aæa cã împrãætierea de culori pe foaie poate avea efectul contrar celui vizat. Excel vã oferã teme alcãtuite profesional, pe care le puteþi aplica oricãrei foi de calcul. O temã este un set omogen de elemente de proiectare care asigurã foii un aspect unitar, utilizând o tematicã de culoare, fonturi æi efecte, cum ar fi umbrire, haæurare æi degradeuri æi animaþie. Dacã însã doriþi sã formataþi numai un grup de celule din foaie, puteþi aplica rapid un stil celulelor respective. Un stil de celulã constã într-o colecþie definitã de formate – font, dimensiune caractere, atribute, formate numerice æi altele – pe care o puteþi memora æi aplica mai târziu altor celule. Puteþi utiliza unul dintre stilurile gata pregãtite de Excel sau puteþi sã vã creaþi unul propriu. Dacã aveþi nevoie sã gãsiþi atribute de formatare diferite æi sã le modificaþi, veþi utiliza facilitatea Find and Replace Formatting, prin care le puteþi modifica pe toate deodatã în loc sã faceþi modificãri individuale.

Formatarea numerelor æi a textelor Formatarea automatã a textului pe mãsurã ce îl tastaþi Aplicarea formatãrii condiþionale Crearea æi gestionarea formatãrii condiþionale Modificarea alinierii datelor Controlul încadrãrii textului Modificarea culorii datelor Adãugarea de culori æi de modele celulelor

5

Adãugarea de culori particulare Trasarea marginilor celulelor Formatarea marginilor foilor de calcul æi ataæarea unui fundal Copierea formatãrii celulelor Înþelegerea, aplicarea æi crearea temelor Alegerea culorilor, a fonturilor æi a efectelor pentru teme Crearea, aplicarea æi modificarea unui stil de celulã Gãsirea æi înlocuirea formatãrii celulelor

131

Formatarea numerelor EX07S-2.2.2, EX07S-2.3.1

Formataþi rapid numerele 1

Selectaþi o celulã sau un grup de celule care conþin numerele pe care vreþi sã le formataþi.

2

Executaþi clic pe fila Home.

3

Executaþi clic pe sãgeata pentru lista Number Format (Nou!) æi apoi executaþi clic pe oricare dintre urmãtoarele formate: !

4

General. Nu este specificat niciun format.

!

Number. 0.75

!

Currency. $0.75

!

Accountting.$

!

Short Date. 3/17/2008

!

Long Date. Miercuri, 17 Martie, 2008

!

Time. 6:00:00 PM

!

Percentage. 75.00%

!

Fraction. 3/4

!

Scientific. 7.50E-01

0.75

Pentru o ajustare pretenþioasã a formatului, executaþi clic pe unul dintre urmãtoarele butoane: !

Currency Style. Executaþi clic pe sãgeata care însoþeæte butonul, pentru a alege simbolul monetar.

!

Percentage Style.

!

Comma Style.

!

Increase Decimals.

!

Decrease Decimals.

Puteþi aplica atribute multiple grupului de date. 132

Puteþi modifica aspectul datei dintr-o celulã a foii de calcul fãrã a schimba valoarea respectivã. Aplicaþi formate numerice numerelor pentru a reflecta mai bine tipul informaþiei pe care o reprezintã – sume de bani, date calendaristice, fracþii zecimale ºi aºa mai departe. De exemplu, puteþi formata un numãr astfel încât sã afiºeze pânã la 15 zecimale sau nici una. Dacã nu gãsiþi formatul numeric dorit printre cele oferite, puteþi crea un format particular.

2

1

3

Formataþi un numãr utilizând caseta de dialog pentru formatare celule 1

Selectaþi o celulã sau un grup de celule care conþin numerele pe care vreþi sã le formataþi.

2

Executaþi clic pe fila Home.

3

Executaþi clic pe lansatorul casetei de dialog Number.

2

1

3

Se deschide caseta de dialog afiæând fila Number. 4

Executaþi clic pentru a selecta o categorie.

5

Selectaþi opþiunile pe care doriþi sã le aplicaþi. Pentru a crea un format particular, executaþi clic pe Custom, tastaþi codul formatului numeric æi apoi utilizaþi unul dintre codurile existente ca punct de plecare.

6

Inspectaþi selecþia fãcutã, examinând caseta Sample.

7

Executaþi clic pe OK.

4

6

ªtiaþi cã…? 5

Puteþi formata numere cu simbolurile monetare internaþionale. În caseta de dialog Format Cells, executaþi clic pe fila Number, executaþi clic pe Currency din lista de categorii, executaþi clic pe sãgeata însoþitoare a opþiunii Symbol æi apoi executaþi clic pe un simbol monetar internaþional. Puteþi elimina rapid un format numeric sau un atribut al fontului. Butoanele din cadrul filei Home al barei panglicã æi din mini-bara de unelte sunt butoane tip comutator, adicã înseamnã cã doar trebuie sã executaþi clic pe ele pentru a comuta pe on sau pe off. Pentru a adãuga sau æterge un format numeric ori un atribut de font, selectaþi celula, domeniul sau textul æi apoi executaþi clic pe butonul corespunzãtor de pe fila Home sau din mini-bara de unelte, pentru a comuta opþiunea.

7

Capitolul 5

Formatarea foii de calcul

133

Formatarea textului EX07S-2.2.2, EX07S-2.3.4

Formataþi rapid textul 1

Selectaþi textul pe care doriþi sã-l formataþi.

2

Executaþi clic pe fila Home.

3

Pentru a schimba fontul, executaþi clic pe sãgeata listei Font de pe bara panglicã sau de pe mini-bara de unelte æi apoi plasaþi mouse-ul pentru o afiæare imediatã a aspectului acelui font (Nou!). De asemenea, puteþi sã executaþi clic pe fontul dorit sau pe o temã de font (Nou!), sau pe orice font disponibil.

Sub denumirea de font este recunoscutã o mulþime de caractere alfanumerice care au acelaºi tip de caracter ºi caracteristici similare. Multe fonturi sunt disponibile în mai multe stiluri (cum ar fi aldin – bold; italic – înclinat) ºi dimensiuni. Puteþi formata textul ºi numerele cu atributele fontului – aldin, italic, subliniat – pentru a atrage atenþia cititorului asupra anumitor date. Formatele de bazã pe care le aplicaþi textelor sunt disponibile în fila Home, în grupul Font sau în caseta de dialog Font. Unele formate disponibile din caseta de dialog Font mai includ opþiunile: tãiere cu o linie, subliniere cu o linie simplã, dublã, contabilã. Când indicaþi un text cu mouse-ul, Excel prezintã automat mini-bara de unelte deasupra textului. Mini-Toolbar (Nou!) oferã rapid accesul la butoanele uneltelor de formatare uzuale, cum sunt: font, dimensiune font, mãrire/micºorare dimensiune font, aldin, italic, culoare, creºtere/descreºtere nivel în listã. Dacã nu doriþi sã fie afiºatã mini-bara de unelte, puteþi utiliza Excel Options pentru a o inhiba.

2

3

1

Numele fontului apare scris în stilul acelui font. Pentru a schimba dimensiunea fontului, executaþi clic o datã sau de mai multe ori pe butoanele de dimensionare a fontului de pe bara panglicã sau de pe mini-bara de unelte: !

!

Executaþi clic pe sãgeata de lista Font Size æi apoi executaþi clic pe dimensiunea doritã. Executaþi clic pe butonul Increase Font Size (Nou!) sau pe Decrease Font Size (Nou!).

Pentru a aplica alte formatãri, executaþi clic o datã sau de mai multe ori pe butoanele de formatare de pe bara panglicã sau de pe mini-bara de unelte: Bold, Italic, Underline, Shadow, Strike-through (Nou!) sau Font Color.

134

Mini-bara de unelte

Formataþi textul utilizând caseta de dialog pentru formatare celule 1

Selectaþi textul pe care doriþi sã-l formataþi.

2

Executaþi clic pe fila Home.

3

Executaþi clic pe declanºatorul casetei de dialog Font.

2

3

Caseta de dialog se deschide, afiæând fila Font. 4

Selectaþi fontul, stilul æi dimensiunea lui dorite.

5

Selectaþi sau ætergeþi efectele în funcþie de preferinþe: Strikethrough, Superscript, Subscript.

6

Dacã doriþi, executaþi clic pe Font Color æi alegeþi o culoare.

7

Dacã doriþi, executaþi clic pe sãgeata listei Underline æi alegeþi un stil de subliniere.

8

Executaþi clic pe OK.

1 4

ªtiaþi cã…? Puteþi înþelege diferenþa dintre un font TrueType æi unul al imprimantei. Un font TrueType (contur) este un font care utilizeazã anumite facilitãþi software pentru a fi tipãrit exact cum se vede pe ecran. Un font al imprimantei (ecran) este un font care se încadreazã numai în dimensiunile specificate. Dacã veþi crea o foaie de calcul pentru a fi publicatã, aveþi nevoie de fonturi de imprimantã. Ce este un punct? Dimensiunea fiecãrui caracter din cadrul fontului este mãsuratã în puncte (un punct este aprox. egal cu 1/72 inch). În foaia de calcul puteþi utiliza orice font instalat la calculatorul dvs., dar fontul implicit este Arial 10 puncte. Fiecare calculator are instalate diferite fonturi. Se poate ca utilizatorii cu care lucraþi la aceleaæi fiæiere sã nu aibã instalate toate fonturile pe care le-aþi utilizat în foaia de calcul.

7

5

Capitolul 5

8

6

Formatarea foii de calcul

135

Aplicarea formatãrii condiþionale EX07S-4.3.2, EX07S-4.3.3

Formataþi conþinutul celulei în funcþie de o condiþie 1

Selectaþi celula sau domeniul pe care doriþi sã-l formataþi condiþional.

2

Executaþi clic pe fila Home.

3

Executaþi clic pe butonul Conditional Formatting æi apoi indicaþi Highlight Cell Rules.

4

Executaþi clic pe regula de comparare pe care doriþi sã o aplicaþi formatãrii condiþionale a datelor alese. !

Greater Than.

!

Less Than.

!

Between.

!

Equal To.

!

Text that Contains.

!

A Date Occurring.

!

Duplicate Values.

5

Specificaþi criteriul dorit. Fiecare regulã furnizeazã diferite criterii.

6

Executaþi clic pe OK.

136

Puteþi face foaia de calcul mai performantã, utilizând formatarea condiþionalã, prin care valoarea din celulã decide formatarea cu care se prezintã conþinutul acelei celule. De exemplu, doriþi ca totalul vânzãrilor din acest an sã aparã scris cu roºu ºi italic dacã este mai mic decât totalul de anul trecut, dar cu verde ºi aldin dacã este mai mare. Formatarea se activeazã pentru acea celulã numai dacã valoarea din ea îndeplineºte condiþia impusã. În caz contrar, nu se aplicã nicio formatare acelei celule. Cu Excel 2007 puteþi aplica formatare condiþionalã numai celulelor care conþin text, numere sau valori de datã calendaristicã ºi orã (Nou!). De asemenea, puteþi formata numai primele sau ultimele valori clasate faþã de media grupului de valori, valori unice sau duplicate, sau puteþi folosi o formulã pentru a determina care celule sã fie formatate (Nou!).

2

1

3

4

5

6

Formataþi conþinutul celulei în funcþie de clasament æi de medie 1

Selectaþi celula sau domeniul pe care doriþi sã-l formataþi condiþional.

2

Executaþi clic pe fila Home.

3

Executaþi clic pe butonul Conditional Formatting æi apoi indicaþi Top/Bottom Rules.

4

Executaþi clic pe regula de comparare pe care doriþi sã o aplicaþi formatãrii condiþionale a datelor alese. !

Top 10 Items.

!

Top 10%.

!

Bottom 10 Items.

!

Bottom 10%.

!

Above Average.

!

Below Average.

5

Specificaþi criteriul dorit. Fiecare regulã furnizeazã diferite criterii.

6

Executaþi clic OK.

2

1

3

4

5

6

Capitolul 5

Formatarea foii de calcul

137

Aplicarea formatãrii condiþionale specializate EX07S-4.3.2, EX07S-4.3.3

Formataþi utilizând bare de date 1

Selectaþi celula sau domeniul pe care doriþi sã-l formataþi condiþional.

2

Executaþi clic pe fila Home.

3

Executaþi clic pe butonul Conditional Formatting æi apoi indicaþi Data Bars.

4

Executaþi clic pe varianta doritã de colorare a barelor de date: albastru, verde, roæu, portocaliu, bleu sau purpuriu (mov).

5

Pentru a crea un tip de barã de date particular, executaþi clic pe More Rules, descrieþi ce doriþi æi apoi executaþi clic pe OK.

În Excel 2007 se poate aplica formatarea condiþionalã specializatã, utilizând barele de date, scalele de culori ºi seturile de pictograme. O barã de date coloratã (Nou!) vã ajutã sã vedeþi valoarea unei celule în raport cu alte celule. Lungimea barei de date depinde de valoarea din celulã. O barã mai lungã reprezintã o valoare mai mare. O scalã de culoare (Nou!) este un ghid vizual, care vã ajutã sã înþelegeþi distribuþia ºi variaþia datelor prin utilizarea a douã sau trei nuanþe ale unei culori. Nuanþa reprezintã valoarea datei din celulã. O scalã de douã nuanþe de culoare desemneazã valorile mari ºi valorile mici. O scalã cu trei nuanþe de culoare desemneazã valorile mari, valorile mici ºi valorile de mijloc. O mulþime de pictograme (Nou!) vã ajutã sã adnotaþi ºi sã clasificaþi datele în trei pânã la cinci categorii separate, printr-o valoare de tip prag. Fiecare pictogramã se referã la o valoare din celule.

2

1

3

5

138

4

Formataþi utilizând scalele de culoare 1

Selectaþi celula sau domeniul pe care doriþi sã-l formataþi condiþional.

2

Executaþi clic pe fila Home.

3

Executaþi clic pe butonul Conditional Formatting æi apoi indicaþi Color Scales.

4

Executaþi clic pe opþiunea cu douã sau trei nuanþe de culoare, în funcþie de preferinþã.

2

1

3

Culoarea situatã cel mai sus reprezintã valorile mai mari, culoarea din centru (în varianta de scalã cu trei culori) reprezintã valorile mijlocii iar culoarea de la bazã reprezintã valorile mai mici. 5

Pentru a crea un tip de barã de date particular, executaþi clic pe More Rules, descrieþi ce doriþi æi apoi executaþi clic pe OK.

5

4

Formatare utilizând Seturi de Pictograme 2 1

Selectaþi celula sau domeniul pe care doriþi sã-l formataþi condiþional.

2

Executaþi clic pe fila Home.

3

Executaþi clic pe butonul Conditional Formatting æi apoi indicaþi Icon Sets.

4

Executaþi clic pe mulþimea de pictograme doritã.

5

Pentru a crea un tip de barã de date particular, executaþi clic pe More Rules, descrieþi ce doriþi æi apoi executaþi clic pe OK.

1

Pictograme

Capitolul 5

3

5

4

Formatarea foii de calcul

139

Crearea formatãrii condiþionale EX07S-4.3.1

Creaþi reguli de formatare condiþionalã 1

Executaþi clic pe fila Home.

2

Executaþi clic pe butonul Conditional Formatting æi apoi executaþi clic pe New Rules.

3

Executaþi clic pe tipul de regulã dorit. !

!

!

!

!

!

4

140

1

3

2

Format all cells based on their values. Format only cells that contain. Format only top or bottom ranked values. Format only values that are above or below average. Format only unique or duplicate values. Use a formula to determine which cells to format.

Specificaþi criteriul regulii ales pentru crearea formatului condiþional. Fiecare tip de regulã oferã un set diferit de opþiuni pe care le puteþi alege. Dacã este necesar, în caseta de dialog Format cells executaþi clic pe Format pentru a specifica opþiuni de formatare pentru numãr, font, chenar æi umplere.

5

În loc sã utilizaþi reguli gata construite pentru formatarea condiþionalã, puteþi sã creaþi propriile reguli. Caseta de dialog New Formatting Rules (Nou!) vã permite sã creaþi reguli bazate pe diferite tipuri de reguli, cum ar fi: formatarea tuturor celulelor în funcþie de valorile din ele, sau utilizarea unei formule pentru a determina care celule sã fie formatate. Dupã ce selectaþi un tip de regulã veþi preciza criteriul regulii care acþioneazã în formatarea condiþionalã. Multe dintre tipurile de reguli includ utilizarea butonului Format prin care se deschide caseta de dialog Format Cells – care vã este familiarã. Puteþi specifica astfel opþiuni pentru numãr, font, chenar ºi umplere.

Executaþi clic pe OK.

5

4

Eliminarea formatãrii condiþionale

Eliminaþi regulile de formatare condiþionalã 1

Selectaþi celula sau domeniul pentru care doriþi sã eliminaþi regulile de formatare condiþionalã.

2

Executaþi clic pe fila Home.

3

Executaþi clic pe butonul Conditional Formatting æi apoi indicaþi Clear Rules.

4

Executaþi clic pe opþiunea de eliminare doritã. !

Clear rules from Selected Cells.

!

Clear Rules from Entire Sheet.

!

Clear Rules from This Table.

!

Dacã nu mai aveþi nevoie de formatarea condiþionalã aplicatã unor celule, unui domeniu, unui tabel sau unui tabel pivot, puteþi elimina rapid formatarea utilizând oricare dintre comenzile Clear Rules din cadrul meniului Conditional Formatting. Puteþi elimina regulile din celule, din întreaga foaie de calcul, din tabele sau din tabele pivot (Nou!). ªtergerea regulilor de formatare condiþionalã nu afecteazã conþinutul celulelor, domeniilor, tabelelor ori tabelelor pivot respective. Se eliminã doar formatarea.

2

1

Clear Rules from This PivotTable.

3

Capitolul 5

Formatarea foii de calcul

4

141

Gestionarea formatãrii condiþionale EX07S-4.3.1

La aplicarea formatãrii condiþionale asupra unei celule sau unui domeniu, Excel memoreazã regulile asociate formatãrii condiþionale în cadrul Conditional Formatting Rules Manager (Nou!). Puteþi utiliza Conditional Formatting Rules Manager pentru a crea, edita, ºterge ºi vizualiza toate regulile de formatare condiþionalã din cadrul registrului. Dacã una sau mai multe reguli de formatare condiþionalã se aplicã aceloraºi celule (ºi pot fi conflict sau nu), regulile se evalueazã în ordinea de prioritate în care apar în caseta de dialog. Puteþi schimba ordinea în lista respectivã. Formatarea condiþionalã este prioritarã formatãrii manuale. Formatarea manualã nu apare în lista Conditional Formatting Rules Manager.

Editaþi precedenþa unei reguli de formatare condiþionalã 1

Selectaþi celula sau domeniul pentru care doriþi sã editaþi regulile de formatare condiþionalã.

2

Executaþi clic pe fila Home.

3

Executaþi clic pe butonul Conditional Formatting æi apoi executaþi clic pe Manage Rules.

4

Executaþi clic pe sãgeata listei Show formatting rules for æi apoi selectaþi opþiunea corespunzãtoare pentru a vã prezenta regulile dorite.

5

Selectaþi regula pe care doriþi sã o schimbaþi.

6

Pentru a muta regula selectatã în sus sau în jos în lista de prioritãþi, executaþi clic pe Move Up sau Move Down.

7

Pentru a opri evaluarea regulilor la una anume, bifaþi caseta Stop If True. Selectaþi aceastã opþiune pentru compatibilitate cu versiunile anterioare de Excel, care nu permit mai multe reguli de formatare condiþionalã.

8

Pentru a æterge o regulã, executaþi clic pe Delete Rule.

9

Pentru a edita o regulã, executaþi clic pe Edit Rule, faceþi modificãrile dorite æi executaþi clic pe OK.

10 Executaþi clic pe OK.

142

4

9

8

6

7

10

5

Editaþi o regulã

Gãsirea formatãrii condiþionale

Gãsiþi celulele cu formatare condiþionalã 1

Selectaþi oricare dintre celulele fãrã formatare condiþionalã.

2

Executaþi clic pe fila Home.

3

Executaþi clic pe sãgeata butonului Find & Select æi apoi pe Conditional Formatting.

Dacã aveþi în registru celule formatate condiþional, puteþi sã le reperaþi rapid cu ajutorul butonului Find & Select – atunci când aveþi nevoie sã schimbaþi, sã copiaþi sau sã ºtergeþi formatarea. Puteþi folosi comanda Conditional Formatting (Nou!) pentru a gãsi toate celulele care au un format condiþional ori puteþi utiliza comanda Go To Special pentru a localiza celulele cu acelaºi format condiþional.

2

1

3

Gãsiþi celulele cu acelaæi format condiþional 1

Selectaþi o celulã al cãrei format condiþional doriþi sã îl gãsiþi.

2

Executaþi clic pe fila Home.

3

Executaþi clic pe sãgeata butonului Find & Select æi apoi pe Go To Special.

4

Executaþi clic pe opþiunea Conditional formats.

5

Executaþi clic pe opþiunea Same.

6

Executaþi clic pe OK.

4

5

6

Capitolul 5

Formatarea foii de calcul

143

Modificarea alinierii datelor EX07S-2.3.4

Modificaþi alinierea datelor utilizând bara panglicã 1

Selectaþi celula sau domeniul care conþine informaþia de aliniat.

2

Executaþi clic pe fila Home.

3

Executaþi clic în bara panglicã, pe butonul corespunzãtor alinierii dorite: !

!

!

!

144

Când introduceþi datele în celule, Excel aliniazã, implicit, etichetele la marginea din stânga a celulei, iar valorile ºi formulele la marginea din dreapta a celulei. Alinierea orizontalã se referã la modul în care Excel amplaseazã conþinutul faþã de marginile din stânga ºi din dreapta ale celulei, iar alinierea verticalã se referã la modul de amplasare al conþinutului faþã de marginile de sus ºi de jos ale celulei. Excel oferã o opþiune pentru modificarea orientãrii caracterelor în cadrul celulei, adicã a unghiului de scriere. Orientarea conþinutului unei celule este exprimatã în grade. Implicit, conþinutul are o orientare de 0 (zero) grade, ceea ce înseamnã cã în celulã caracterele sunt aliniate pe orizontalã.

2

3

Executaþi clic pe Align Left, Center sau Align Right pentru a alinia orizontal conþinutul celulei la stânga, pe centru sau la dreapta. Executaþi clic pe Top Align, Middle Align sau Bottom Align, pentru a alinia conþinutul pe verticalã. Executaþi clic pe Decrease Indent sau Increase Indent, pentru a muta conþinutul celulei spre stânga sau, respectiv, spre dreapta. Executaþi clic pe Orientation æi apoi pe Angle Couterclockwise, Angle Clockwise, Vertical Text, Rotate Text Up sau Rotate Text Down, pentru a orienta conþinutul celulei.

1

Modificaþi alinierea datelor utilizând caseta de dialog Format 1

Selectaþi celula sau domeniul care conþine informaþia de aliniat.

2

Executaþi clic pe fila Home.

3

Executaþi clic pe butonul declanæator al casetei de dialog Alignment.

2

3

Se deschide caseta de dialog Format Cells, afiæând fila Alignment. 4

Executaþi clic pe sãgeata listei Horizontal sau pe cea Vertical, iar apoi selectaþi alinierea doritã.

5

Selectaþi o orientare. Executaþi clic pe indicatorul de orientare (roæu) de pe cadran sau executaþi clic pe sãgeata din caseta Degrees, în sus ori în jos.

6

Dacã doriþi, bifaþi una sau mai multe casete ale opþiunii Text Control.

7

Executaþi clic pe sãgeata listei Text Direction æi apoi selectaþi direcþia: Context, Left-to-Right sau Rightto-Left.

8

Executaþi clic pe OK.

1

4

5

ªtiaþi cã…? Puteþi folosi caseta de dialog Format Cells pentru a selecta alte opþiuni de aliniere. Mai multe opþiuni de aliniere sunt disponibile din caseta de dialog Format Cells, dar pentru centrare de-a lungul unei coloane æi pentru simpla aliniere la stânga, pe centru, la dreapta este mai uæor sã utilizaþi butoanele de pe bara de unelte de formatare. 7

6

Capitolul 5

8

Formatarea foii de calcul

145

Controlul încadrãrii textului EX07S-2.3.6

Controlaþi încadrarea textului într-o celulã 1

Selectaþi celula sau domeniul în care trebuie încadrat textul.

2

Executaþi clic pe fila Home.

3

Pentru a combina mai multe coloane selectate æi a centra textul în spaþiul obþinut, executaþi clic pe sãgeata butonului Merge&Center æi apoi executaþi clic pe una dintre opþiunile: !

Merge&Center.

!

Merge Across.

!

Merge Cells.

!

Unmerge Cells.

4

Pentru a încadra textul într-o celulã, executaþi clic pe butonul Wrap text.

5

Pentru a seta mai multe opþiuni de aliniere în acelaæi timp sau pentru a micæora textul la dimensiunea celulei, executaþi clic pe butonul declanæator al casetei de dialog Alignment. Se deschide caseta de dialog Format Cells afiæând fila Alignment.

6

Bifaþi una sau mai multe casete. !

!

!

7

146

Wrap Text aæazã textul pe mai multe linii în cadrul celulei. Shrink to fit reduce dimensiunea caracterelor textului pentru a-l încadra în celulã. Merge cells combinã celulele selectate într-una singurã.

Executaþi clic pe OK.

Lungimea unor etichete poate sã nu corespundã lãþimii coloanei respective. În cazul în care celula din dreapta unei astfel de etichete este goalã, textul etichetei este afiºat ºi peste aceastã celulã, dar în cazul în care celula din dreapta are un conþinut, textul etichetei este afiºat trunchiat pe final. O celulã poate fi formatatã astfel încât textul sã se încadreze automat pe mai multe linii în acea celulã sau conþinutul celulei poate fi micºorat pentru a se încadra în spaþiul disponibil. În nici unul dintre cazuri nu este nevoie sã modificaþi lãþimea coloanei. De asemenea, dacã celula vecinã din dreapta este goalã, conþinutul celor douã celule poate fi combinat, celulele fuzionând.

2

3

4

Celule selectate pentru fuziune 1

1

Celulã selectatã pentru aæezare text

Modificarea culorii datelor

Schimbaþi culoarea fontului 1

Selectaþi celula sau domeniul care conþine textul pe care doriþi sã-l schimbaþi.

2

Executaþi clic pe fila Home.

3

Executaþi clic pe sãgeata butonului Font Color.

4

Executaþi clic pe o culoare, pentru a o selecta.

Puteþi schimba culoarea numerelor ºi a textului din foaia de calcul. O utilizare strategicã a culorii fontului poate fi un mod eficient de a corela valorile similare. De exemplu, pe o foaie de calcul al vânzãrilor aþi putea afiºa vânzãrile cu verde ºi profitul din vânzãri cu roºu. Sau poate doriþi sã puneþi în evidenþã anteturile de coloane sau de rânduri cu etichete colorate. Indiferent de caz, utilizarea culorilor pentru a pune în evidenþã numere ºi texte va uºura descifrarea datelor din foaie. 2

3

4

1

ªtiaþi cã…? Butonul Font Color de pe bara panglicã afiæeazã ultima culoare de scriere utilizatã. Pentru a aplica aceastã culoare altei selecþii, nu e nevoie decât sã executaþi clic pe buton, nu pe sãgeata listei asociate.

Capitolul 5

Formatarea foii de calcul

147

Adãugarea de culori æi de modele celulelor

Aplicaþi culori uniforme celulelor 1

Selectaþi celula sau domeniul cãruia îi aplicaþi culoare.

2

Executaþi clic pe fila Home.

3

Executaþi clic pe sãgeata butonului Fill Color æi apoi executaþi clic pe paleta de culori doritã.

Puteþi umple fundalul unei celule cu o culoare sau cu un model, pentru a scoate data de acolo în evidenþã. Culoarea sau modelul celulelor dã consistenþã informaþiilor înrudite din foaia de calcul. Pe o foaie de calcul al vânzãrilor, de exemplu, dacã daþi un fundal albastru valorilor vânzãrilor din fiecare a patrulea trimestru ºi un fundal galben valorilor vânzãrilor din fiecare al doilea trimestru, fiecare grup de valori va fi uºor de identificat. Pentru o ºi mai bunã prezentare a foii de calcul, puteþi utiliza umplerea cu culoare sau cu un model în relaþie cu: atributele textului, fonturile, culoarea fontului. Când nu mai aveþi nevoie de fundal în celule, îl puteþi elimina. 2

3

4

1

ECONOMIE DE TIMP. Pentru a aplica ultima culoare selectatã, executaþi clic pe butonul Fill Color. 4

Pentru a elimina fundalul celulei, executaþi clic pe sãgeata butonului Fill Color æi apoi executaþi clic pe No Fill.

Aplicaþi culori æi modele celulelor 1

Selectaþi celula sau domeniul cãruia îi aplicaþi culoare.

2

Executaþi clic pe fila Home.

3

Executaþi clic pe declanæatorul casetei de dialog Font.

4

Executaþi clic pe fila Fill.

5

Executaþi clic pe sãgeata listei Pattern Color æi apoi alegeþi o culoare pentru model.

6

Executaþi clic pe sãgeata listei Pattern Style æi alegeþi un tip de model.

7

Executaþi clic pe OK.

148

4

5

6

7

Adãugarea de culori particulare Adãugaþi o culoare în meniuri 1

Executaþi clic pe butonul Font Color din fila Home æi apoi pe More Colors.

Pe lângã culorile ºi temele de culoare (Nou!) standard oferite de Excel, puteþi adãuga ºi alte culori în foaia de calcul. Aceste culori suplimentare sunt accesibile prin oricare dintre butoanele de palete de culoare din cadrul barei panglicã sau din casete de dialog cum ar fi cele deschise de butoanele Fill Color sau Font Color. Aceste culori suplimentare sunt utile în cazul în care doriþi sã folosiþi o culoare care nu existã în tema de culoare a registrului contabil. Noua culoare va apãrea în toate paletele de culori ºi va rãmâne acolo chiar dacã tema de culoare se schimbã.

2

Aceasta este una dintre metode. Puteþi, de asemenea, folosi oricare dintre meniurile de culori pentru a accesa caseta de dialog Colors. 2

Executaþi clic pe fila Custom.

3

Executaþi clic pe sãgeata listei Color Mode æi apoi pe RGB sau HSL.

4

Selectaþi o culoare particularã, utilizând una dintre metodele de mai jos: !

!

5

4

3

Dacã ætiþi codurile de culoare, tastaþi-le pentru varianta Hue, Sat, Lum sau pentru varianta Red, Green, Blue. Trageþi mouse-ul peste paletã, pânã când indicatorul este pe culoarea doritã. Trageþi sãgeata neagrã pentru a ajusta doza de negru æi de alb în culoare.

Culoare particularizatã adãugatã

Noua culoare apare deasupra culorii curente, în dreapta-jos. 5

Executaþi clic pe OK. Selecþia curentã se schimbã cu noua culoare æi noua culoare este adãugatã în secþiunea Recent Colors a meniurilor de culoare folosite în registru.

Vedeþi æi Citiþi „Crearea de culori pentru teme“, de la pagina 156, pentru informaþii despre utilizarea culorilor.

Capitolul 5

Formatarea foii de calcul

149

Trasarea marginilor celulelor EX07S-2.3.7

Aplicaþi sau eliminaþi o margine utilizând bara panglicã 1

Selectaþi celula sau domeniul pentru care doriþi sã aplicaþi o margine.

2

Executaþi clic pe fila Home.

3

Executaþi clic pe sãgeata butonului Borders.

Caroiajul gri deschis care apare pe foaia de calcul vã ajutã sã vedeþi demarcãrile celulelor între ele. Deºi puteþi tipãri acest caroiaj, de multe ori este necesar un alt model de caroiaj prin care sã accentuaþi importanþa anumitor date. De exemplu, puteþi adãuga o linie decorativã, care sã încadreze titlul, sau o linie dublã, pe marginea de jos a celulelor care conþin totaluri. Puteþi ataºa chenare de diferite culori ºi grosimi uneia dintre laturile unei celulei sau a unui domeniu de celule. Dacã doriþi, puteþi desena (Nou!) un chenar pentru o zonã sau un caroiaj, direct pe foaia de calcul.

2

3

1

2

5

4

1

ECONOMIE DE TIMP. Pentru a aplica cel mai recent selectat tip de margine executaþi clic pe butonul Borders. 4

Selectaþi un tip de margine din submeniu.

5

Pentru a elimina o margine trasatã, executaþi clic pe No Border.

Desenaþi o margine 1

Executaþi clic pe fila Home.

2

Executaþi clic pe sãgeata butonului Borders.

3

Selectaþi o margine din submeniu. !

!

!

!

!

4

150

Plasaþi mouse-ul pe Line Color æi apoi executaþi clic pe culoarea doritã. Plasaþi mouse-ul pe Line Style æi apoi executaþi clic pe stilul dorit. Executaþi clic pe Draw Border æi apoi trasaþi chenarul unde doriþi. Executaþi clic pe Draw Border Grid æi apoi trasaþi caroiajul. Executaþi clic pe Erase Border æi trageþi mouse-ul peste marginea existentã, pentru a o æterge.

Acþionaþi tasta Esc pentru ieæire.

3

Utilizaþi pentru a desena o margine

Aplicaþi o margine utilizând caseta de dialog Format 1

Selectaþi celula sau domeniul pentru care doriþi sã aplicaþi un tip de margine.

2

Executaþi clic pe fila Home.

3

Executaþi clic pe sãgeata butonului Borders æi apoi pe More Borders.

2

3

1

Se deschide caseta de dialog Format Cells, afiæând fila Border. 4

Selectaþi un stil de linie.

5

Executaþi clic pe sãgeata opþiunii Color æi alegeþi culoarea pentru margine.

6

Dacã doriþi un chenar pentru o celulã sau un domeniu, executaþi clic pe Outline. Dacã doriþi o margine separatoare între celule, executaþi clic pe Inside. Dacã doriþi sã eliminaþi marginile, executaþi clic pe None.

7

Pentru a seta margini particularizate, executaþi clic pe butonul Border sau selectaþi caseta Preview Border acolo unde vreþi sã trasaþi o margine.

8

Executaþi clic pe OK.

4

6

7

ªtiaþi cã…? Puteþi comuta rapid între Draw Border æi Draw Border Grid. Executaþi clic pe sãgeata butonului Borders de pe fila Home, executaþi clic pe Draw Border sau pe Draw Border Grid. Þineþi apãsatã tasta Ctrl, pentru ca indicatorul sã treacã la desenarea altei margini.

5

8

Puteþi utiliza butonul Select All. Pentru a plasa un chenar în jurul întregii foi de calcul, executaþi clic pe butonul Select All æi apoi aplicaþi marginea.

Capitolul 5

Formatarea foii de calcul

151

Formatarea marcajelor foilor de calcul æi ataæarea unui fundal EX07S-2.1.3, EX07S-2.1.4

Coloraþi sau ætergeþi culoarea de pe filele foilor de calcul 1

Executaþi clic pe marcajul de foaie de calcul pe care doriþi sã îl coloraþi.

2

Executaþi clic pe fila Home.

3

Executaþi clic pe butonul Format, indicaþi Tab Color æi apoi realizaþi una dintre operaþiile: !

!

În funcþie de dimensiunea ecranului dvs. se poate ca filele foilor de calcul de la baza registrului sã fie mai greu de observat. Puteþi colora aceste marcaje pentru a le face mai vizibile. Dacã doriþi ca registrului dvs. sã capete un stil artistic sau doriþi sã creaþi o paginã Web cu el, îi puteþi adãuga o imagine de fundal. Când ataºaþi un fundal unei foi de calcul, acest fundal nu este tipãrit ºi nici nu este luat în seamã la salvarea acestei foi individuale ca paginã Web. Trebuie sã publicaþi întregul registru ca paginã Web pentru a se include ºi fundalul.

2

1

3

Add. Executaþi clic pe o culoare. Remove. Executaþi clic pe No Color.

Atribuiþi sau ætergeþi un fundal 1

Executaþi clic pe fila foii cãreia îi veþi atribui un fundal.

2

Executaþi clic pe fila Page Layout.

3

Executaþi clic pe butonul Background.

4

Selectaþi dosarul care conþine fiæierul cu imaginea pe care o veþi folosi.

5

Selectaþi imaginea doritã.

6

Executaþi clic pe Insert.

2

3

Butonul Backgrpound se schimbã în starea Delete Background. 7

152

Pentru a æterge fundalul, executaþi clic pe Delete Background de pe fila Page Layout.

5

1

6

Copierea formatãrii celulelor

Aplicaþi un stil de formatare folosind Format Painter 1

Selectaþi o celulã sau un domeniu ce conþine formatarea pe care doriþi s-o copiaþi.

2

Executaþi clic pe fila Home.

3

Executaþi clic pe butonul Format Painter.

Dupã ce aþi formatat o celulã din foia de calcul, veþi dori sã aplicaþi acelaºi format celulelor similare. De exemplu, poate veþi dori ca fiecare subtotal din foaie sã fie formatat cu aldine, italice, de dimensiune 12 puncte, cu font Times New Roman, precedat de semnul dolar, cu virgule pentru separarea miilor ºi cu douã zecimale. În loc de a selecta fiecare subtotal ºi a-i ataºa aceste atribute celulei lui, puteþi copia formatarea aplicatã primei celule cu subtotal ºi în celelalte. Format Painter vã permite sã luaþi stilul creat pentru o secþiune ºi sã-l aplicaþi altei secþiuni. Dacã doriþi sã aplicaþi acest stil mai multor secþiuni, trebuie sã executaþi dublu clic pe butonul Format Painter situat pe fila Home. Prin dublu clic menþineþi butonul activ pânã ce acþionaþi tasta Esc pentru a-l dezafecta.

2

1

3

Dacã doriþi sã aplicaþi acest format mai multor obiecte de pe foaie, executaþi dublu-clic pe buton. 4

Trageþi mouse-ul pentru a selecta textul sau executaþi clic pe obiectul cãruia îi atribuiþi formatul copiat.

5

Dacã aþi executat dublu-clic pe butonul Format Painter, atunci trageþi mouse-ul pentru a selecta textul sau executaþi clic pe obiectul cãruia îi atribuiþi formatul copiat æi, când aþi terminat, acþionaþi Esc.

4

ªtiaþi cã…? Puteþi utiliza tasta Esc pentru a dezactiva copierea de format. Dacã v-aþi rãzgândit în privinþa copierii formatãrii, folosiþi tasta Esc ca sã anulaþi zona înconjuratã de marcator, al cãrei format doreaþi sã îl preluaþi.

Capitolul 5

Formatarea foii de calcul

153

Temele de culoare O temã vã ajutã sã creaþi un registru care aratã profesional, având culorile echilibrate. Puteþi utiliza o temã implicitã (Nou!) sau puteþi crea o temã proprie. În Excel, temele sunt realizate cu ajutorul unei palete de 12 culori (Nou!). Aceste culori apar pe paletele de culori când executaþi clic pe un buton de opþiuni de culoare, cum ar fi Fill Color sau Font Color din cadrul filei Home sau dintr-o casetã de dialog. Aceste douãsprezece culori corespund urmãtoarelor elemente ale registrului: Patru culori pentru text æi fundal. Douã culori – combinaþii de nuanþe închis æi deschis – sunt folosite pentru fond: culoarea foii de calcul, aria de desenare sau fundalul textului. Celelalte douã culori – combinaþii de nuanþe închis æi deschis – sunt folosite pentru text æi trasarea desenelor, æi sunt în contrast cu primele douã, ale fondului. ªase culori pentru accent. Aceste culori joacã rol de paletã de culori complementare pentru elemente cum ar fi umbrirea, haæurarea, umplerea. Aceste culori contrasteazã atât cu culorile de fond, cât æi cu cele de scriere/desenare.

Accent 5 Accent 4

Accent 6

O culoare pentru hiperlegãturi. Aceastã culoare este desemnatã drept culoare complementarã pentru obiecte æi hiperlegãturi. O culoare pentru vizitarea hiperlegãturii. Aceastã culoare este desemnatã drept culoare complementarã pentru obiectele æi hiperlegãturile vizitate. Primele patru culori reprezintã lista Theme Colors pentru textele scrise æi fondul pe care sunt scrise în cadrul registrului, aceste culori fiind în variantele de nuanþã deschisã æi închisã, fiecare. Urmãtoarele culori din tema de culori sunt cele æase culori de accentuare æi cele douã pentru adresele de legãturã. Când aplicaþi o altã temã de culori sau când modificaþi vreuna dintre aceste culori pentru a crea o nouã temã, culorile arãtate în caseta de dialog Theme Colors æi în paletele de culori se vor actualiza, prezentând culorile curente.

Accent 1 Accent 3

Text/Fundal – luminos 1 Text/Fundal – luminos 2 Accent 3

154

Douãsprezece teme de culoare

Mostrã de teme de culori: întunecat æi luminos

Vizualizarea æi aplicarea unei teme EX07S-2.1.1

Vizualizaþi æi aplicaþi o temã 1

Deschideþi registrul cãruia doriþi sã-i aplicaþi o temã.

2

Executaþi clic pe fila Page Layout.

3

Executaþi clic pe butonul Themes, pentru a afiæa galeria de teme.

Tema unui registru (Nou!) constã într-o temã de culori, fonturi ºi efecte. Puteþi formata rapid o foaie de calcul în totalitate, pentru a arãta profesional, prin aplicarea unei teme. Pentru a analiza rapid dacã vã place sau nu o temã anume, plasaþi mouse-ul pe galeria de teme, pentru a afiºa un SfatEcran cu numele, informaþiile ºi o previzualizare în direct a ei (Nou!) pe foaia de calcul curentã. Dacã vã place tema, o puteþi aplica. Când aplicaþi o temã, fundalul textului, textele, graficele, diagramele ºi tabelele se schimbã toate, reflectând tema aleasã. Puteþi alege dintre temele standard. Când adãugaþi un conþinut nou, elementele foii de calcul se modificã, pentru a se potrivi temei, astfel încât întregul material sã rãmânã unitar. Puteþi folosi aceeaºi temã ºi în alte programe din pachetul Microsoft Office 2007, cum ar fi Word ºi PowerPoint, astfel ca întreaga lucrare sã fie un tot unitar. Dacã nu gãsiþi o temã care sã vã placã, mai puteþi inspecta Microsoft Office Online.

3

2

4

Tema curentã apare evidenþiatã. 4

Indicaþi o temã. Apare o previzualizare în direct a ei (Nou!) în cadrul foii de calcul, împreunã cu un SfatEcran.

5

Executaþi clic pe tema aleasã, pentru a fi aplicatã foii de calcul active.

ªtiaþi cã…? Puteþi cãuta teme online la Microsoft Office Online. Executaþi clic pe fila Page Layout, executaþi clic pe butonul Themes æi apoi executaþi clic pe Search Office Online. Urmaþi instrucþiunile date pe site-ul Web Microsoft Office Online, pentru a descãrca æi utiliza temele online.

5

Puteþi crea un nou registru bazat pe o temã. Executaþi clic pe butonul Office, executaþi clic pe New, executaþi clic pe Installed Themes din panoul din stânga, executaþi clic pe tema doritã æi apoi executaþi clic pe Create.

Capitolul 5

Formatarea foii de calcul

155

Crearea de culori pentru teme EX07S-2.1.1

Se poate sã vã placã o anumitã temã de culoare în afara uneia sau douã dintre culorile ei. Puteþi schimba tema de culoare existentã (Nou!) ºi aplica modificãrile apoi întregului registru. Puteþi adãuga ºi alte culori particulare la tema aleasã, utilizând modurile de culoare RGB (Red, Green, Blue) sau HSL (Hues, Saturation, Luminosity). Modul de culoarea RGB este probabil cel mai rãspândit dintre toate modurile de culoare. Îl puteþi realiza trãgând mouse-ul peste o zonã de culoare, folosind glisoare pentru nuanþe sau introducând valorile numerice specifice unei culori, toate pentru a stabili proporþia de roºu, verde ºi albastru din compoziþia noii culori. Odatã creatã o nouã temã de culoare, o puteþi adãuga colecþiei dvs. de teme de culoare, pentru a o avea la dispoziþie pentru orice registru.

Aplicaþi æi creaþi culori pentru teme 1

Deschideþi registrul cãruia doriþi sã-i aplicaþi o temã de culoare.

2

Executaþi clic pe fila Page Layout.

3

Pentru a aplica registrului culorile temei, executaþi clic pe butonul Theme Colors æi apoi pe o temã de culoare.

4

Pentru a crea culori pentru temã, executaþi clic pe butonul Theme Colors æi apoi executaþi clic pe Create New Theme Colors.

5

Executaþi clic pe butoanele opþiunii Theme Colors – Text/Background, Accent sau Hyperlink etc. – pentru culorile pe care doriþi sã le schimbaþi.

6

Executaþi clic pe o culoare nouã sau pe More Colors pentru a selecta o culoare din fila Standard sau Particular, iar apoi executaþi clic pe OK.

7

Dacã nu vã plac alegerile de culori fãcute, executaþi clic pe butonul Reset pentru a reveni la starea iniþialã.

8

Tastaþi un nume pentru tema de culoare.

9

Executaþi clic pe Save.

3

4

7

156

2

5

8

9

Selectaþi culori particulare 1

Selectaþi celula sau domeniul cãruia doriþi sã-i aplicaþi o anumitã culoare.

2

Executaþi clic pe butonul Font Color de pe fila Home æi apoi pe More Colors.

3

6

5

Aceasta este una dinte metode. Puteþi, de asemenea, sã utilizaþi alte meniuri de culori pentru a accesa caseta de dialog Colors. 3

Executaþi clic pe fila Custom.

4

Executaþi clic pe sãgeata listei opþiunii Color Mode æi apoi selectaþi RGB sau HSL.

5

Selectaþi o anumitã culoare, prin una dintre metodele: !

!

Dacã ætiþi valorile culorii, tastaþi-le fie în casetele Hue, Sat æi Lum, fie în casetele Red, Green æi Blue (în funcþie de valorile pe care le cunoaæteþi). Trageþi mouse-ul peste paletã, pânã ce indicatorul ajunge peste culoarea doritã. Trageþi de sãgeata neagrã, pentru a regla cantitatea de negru æi de alb în culoarea obþinutã.

6

În partea din dreapta-jos, noua culoare apare deasupra celei curente.

7

Executaþi clic pe OK.

ªtiaþi cã…? Puteþi edita o anumitã temã de culoare. În fila Page Layout executaþi clic pe butonul Theme Colors, executaþi clic cu butonul din dreapta al mouse-ului pe tema pe care doriþi sã o editaþi, executaþi clic pe Edit, faceþi modificãrile dorite æi apoi executaþi clic pe Save. Puteþi æterge o anumitã temã de culoare. Din fila Page Layout, executaþi clic pe butonul Theme Colors, executaþi clic cu butonul din dreapta al mouse-ului pe tema pe care doriþi sã o editaþi, executaþi clic pe Edit, executaþi clic pe Delete æi apoi executaþi clic pe Yes.

4

Proprietãþile culorii Caracteristica

Descrierea

Hue

Culoarea în sine; fiecare culoare este identificatã printr-un numãr determinat de numãrul de culori pe care le acceptã monitorul dvs.

Saturation

Intensitatea culorii. Cu cât este mai mare numãrul, cu atât culoarea este mai vie.

Luminosity

Strãlucirea culorii, sau cât de aproape este culoarea de alb sau de negru. Cu cât numãrul este mai mare, cu atât culoarea este mai deschisã.

Red, Green, Blue Culorile principale ale spectrului de luminã vizibil. RGB genereazã culori utilizând trei canale de câte 8 biþi: unul pentru roæu, unul pentru verde æi unul pentru albastru. RGB este un sistem de culoare aditiv, respectiv culoarea este adãugatã unui fond negru. Procesul aditiv amestecã diferite doze de luminã roæie, verde æi albastrã pentru a produce celelalte culori.

Capitolul 5

Formatarea foii de calcul

157

Alegerea fonturilor temei EX07S-2.1.1

Aplicaþi æi alegeþi fonturile temei 1

Deschideþi registrul cãruia doriþi sã-i aplicaþi fonturile temei.

2

Executaþi clic pe fila Home.

3

Selectaþi celula sau domeniul pe care îl modificaþi, executaþi clic pe sãgeata listei Font æi apoi executaþi clic pe fontul temei dorite.

Tema unui registru constã în: culorile temei, fonturile ºi efectele. Fonturile temei (Nou!) includ fonturile textelor cu rol de anteturi ºi pe cele ale textelor din interior. Fiecare registru foloseºte un set de fonturi ale temei. Când executaþi clic pe butonul Theme Fonts de pe fila Page Layout, apar evidenþiate numele fonturilor curente pentru anteturi ºi pentru textul interior în cadrul listei meniului. Pentru a vedea rapid dacã vã place un font din temã, indicaþi unul din meniu ºi va apãrea o vizualizare activã a lui (Nou!) pe foaia de calcul curentã. Dacã vã hotãrâþi sã aplicaþi fonturile temei, executaþi clic pe meniu. Puteþi aplica un set de fonturi ale temei altei teme, sau vã puteþi crea propriul set de fonturi pentru temã.

2

3

ECONOMIE DE TIMP. Pentru a selecta întreaga foaie de calcul, acþionaþi Ctrl+A. 4

Executaþi clic pe fila Page Layout.

5

Executaþi clic pe butonul Theme Fonts. În meniul deschis, fontul curent apare evidenþiat. ECONOMIE DE TIMP. Indicaþi butonul Fonts pentru a fi afiæat un Sfat Ecran cu fonturile curente ale temei.

6

158

Executaþi clic pe fonturile dorite din lista meniului.

5

4

6

Creaþi fonturi pentru temã 1

Executaþi clic pe fila Page Layout.

2

Executaþi clic pe butonul Theme Fonts æi apoi executaþi clic pe Create New Theme Fonts.

3

Executaþi clic pe sãgeata listei Heading font æi selectaþi un font.

4

Executaþi clic pe sãgeata listei Body font æi selectaþi un font.

5

Tastaþi un nume pentru fonturile temei respective.

6

Executaþi clic pe Save.

1

2

3

5

Capitolul 5

4

6

Formatarea foii de calcul

159

Alegerea efectelor pentru temã EX07S-2.1.1

Vizualizaþi æi aplicaþi efectele temei 1

Deschideþi registrul cãruia îi veþi aplica efecte ale unei teme.

2

Executaþi clic pe fila Page Layout.

3

Executaþi clic pe butonul Theme Effects. Efectele temei curente apar evidenþiate în meniu. ECONOMIE DE TIMP. Plasaþi mouse-ul pe butonul Effects pentru a afiæa un SfatEcran cu numele efectelor temei curente.

4

Alegeþi din meniu æi executaþi clic pe efectele temei dorite.

ªtiaþi cã…? Puteþi æterge efectele sau fonturile unei anumite teme. În fila Page Layout, executaþi clic pe butonul Theme Effects sau pe butonul Theme Fonts, executaþi clic cu butonul din dreapta al mouse-ului pe tema pe care doriþi sã o editaþi, executaþi clic Edit, executaþi clic pe Delete æi apoi executaþi clic pe Yes.

Vedeþi æi Citiþi „Vizualizarea æi aplicarea unei teme“, de la pagina 155, pentru informaþii despre aplicarea temelor din colecþia Themes.

160

Tema unui registru constã în: culorile temei, fonturile ºi efectele. Efectele temei (Nou!) sunt seturi de linii, de umpleri ºi efecte speciale de stil pentru forme, grafice, diagrame, elemente SmartArt ºi alte elemente de proiectare ºi desenare. Combinând liniile, umplerile ºi efectele speciale de stil cu diferite niveluri de formatare (subtile, moderate ºi intense), Excel oferã o diversitate de efecte vizuale ale temei. Fiecare registru utilizeazã un set de efecte ale temei. Unele sunt brute, altele mai elaborate. Când executaþi clic pe butonul Theme Effects de pe fila Page Layout, numele efectelor temei curente apar evidenþiate în cadrul meniului colecþiei. Când aplicaþi unele efecte ale temei unei alte teme, nu puteþi crea în acelaºi timp propriul dvs. set de efecte ale temei.

3

2

4

Crearea unei anumite teme EX07S-2.1.1

Dacã aveþi vreo preferinþã pentru anumite culori, fonturi ºi efecte, cum ar fi pentru un registru despre vânzãrile companiei sau de marketing, puteþi crea propria dvs. temã particularizând culorile temei, fonturile temei ºi efectele temei ºi salvându-le ca fiºier temã (.thmx) (Nou!) pe care îl puteþi refolosi. Astfel, puteþi aplica tema salvatã altor registre. Când salvaþi o anumitã temã, fiºierul este salvat automat în dosarul Document Themes ºi tema este adãugatã pe lista de teme particularizate, utilizate de Excel 2007 ºi de alte programe din pachetul Office 2007. Dacã nu mai aveþi nevoie de o temã particularizatã, o puteþi ºterge.

Creaþi o anumitã temã 1

Executaþi clic pe fila Page Layout æi apoi creaþi o temã particularizând culorile, fonturile æi efectele unei teme.

2

Executaþi clic pe butonul Themes æi apoi pe Save Current Theme.

3

Tastaþi un nume pentru fiæierul temei.

4

Executaþi clic pe Save.

Temã particularizatã

ªtiaþi cã…? Puteþi æterge o temã particularizatã din colecþia prezentatã în meniu. Pur æi simplu mutaþi sau ætergeþi fiæierul temei din dosarul Document Themes într-un alt dosar. 3

Capitolul 5

4

Formatarea foii de calcul

161

Alegerea unei teme particulare EX07S-2.1.1

Dacã vã creaþi propria temã prin particularizarea culorilor, fonturilor ºi efectelor unei teme, iar apoi o salvaþi ca fiºier temã (.thmx) (Nou!), puteþi sã aplicaþi aceastã temã unui alt registru. Dacã salvaþi fiºierul unei teme particularizate în dosarul Document Themes, puteþi sã alegeþi acea temã particularizatã din colecþia Themes, pusã la dispoziþie automat cu ajutorul filei Page Layout. Dacã salvaþi fiºierul cu tema particularizatã în alt dosar, trebuie sã folosiþi comanda Browse for Themes pentru a localiza ºi selecta fiºierul cu tema particularizatã pe care doriþi sã o folosiþi. Când nu mai aveþi nevoie de o temã particularizatã, o puteþi ºterge din caseta de dialog Browse.

Alegeþi æi aplicaþi o temã particularã 1

Executaþi clic pe fila Page Layout.

2

Executaþi clic pe butonul Themes, pentru a vedea temele suplimentare.

3

Indicaþi colecþia, pentru ca aceasta sã fie afiæatã, iar apoi alegeþi tema doritã de pe listã.

Vedeþi æi Citiþi „Vizualizarea æi aplicarea unei teme“, de la pagina 155, pentru informaþii despre aplicarea temelor din colecþia Themes.

162

2

1

3

Selectaþi æi aplicaþi o temã particularizatã dintr-un fiæier 1

Deschideþi registrul cãruia doriþi sã-i aplicaþi o temã.

2

Executaþi clic pe fila Page Layout.

3

Executaþi clic pe butonul Themes æi apoi pe Browse for Themes.

4

Dacã doriþi sã deschideþi un anumit tip de fiæier, executaþi clic pe lista Files of type æi apoi executaþi clic pe un tip de fiæier. !

!

!

5

2

Office Themes and Themed Documents. Office Themes. Office Themes and Excel Templates.

Dacã fiæierul se aflã în alt dosar, executaþi clic pe sãgeata listei Look In æi apoi derulaþi lista, pentru a gãsi fiæierul.

6

Executaþi clic pe fiæierul cu tema doritã.

7

Executaþi clic pe Open.

3 5

6

Capitolul 5

7

Formatarea foii de calcul

4

163

Aplicarea æi crearea stilurilor pentru celule EX07S-2.3.2, EX07S-2.3.3

Un stil de celulã este definit prin colecþia de formate – font, dimensiune font, atribute, formate numerice ºi altele – pe care le memoraþi ca un ansamblu pe care-l puteþi aplica apoi ºi altor celule. De exemplu, s-ar putea deseori sã doriþi ca subtotalurile sã aparã cu albastru, cu font Times New Roman de dimensiune 14 puncte, aldin, italic, cu douã zecimale ºi virgule separatoare ale miilor. Atunci veþi crea un stil care include toate aceste formatãri. Utilizarea unui stil al celulelor vã ajutã sã daþi rapid registrului un aspect coerent ºi omogen. Dacã aveþi de introdus informaþii care se repetã, cum ar fi o listã de valori în dolari într-o coloanã sau într-un rând, este adesea mai uºor de aplicat stilul dorit domeniului respectiv înainte de a introduce datele. Apoi, puteþi introduce simplu fiecare numãr, iar Excel îl va formata imediat ce apãsaþi tasta Enter. Puteþi utiliza stilurile pregãtite ºi puse la dispoziþie de Excel (Nou!) sau vã puteþi crea unul propriu. Odatã creat un stil, acesta este disponibil pentru oricare alt registru. Dacã doriþi sã interziceþi utilizatorilor registrului sã schimbe anumite celule, puteþi utiliza un stil de celulã care o ºi blocheazã.

Aplicaþi un stil unei celule 1

Selectaþi celula sau domeniul cãruia doriþi sã-i aplicaþi un stil.

2

Executaþi clic pe fila Home.

3

Executaþi clic pe butonul Cell Styles æi apoi pe un stil pe care doriþi sã-l aplicaþi.

Vedeþi æi Citiþi „Modificarea unui stil de celulã“, de la pagina 166, pentru informaþii despre combinarea cu stilul unui alt registru.

164

2

1

3

Creaþi un stil particularizat de celulã 1

Selectaþi celula sau domeniul cãruia doriþi sã-i aplicaþi un stil.

2

Executaþi clic pe fila Home.

3

Executaþi clic pe butonul Cell Styles æi apoi pe New Cell Style.

4

Tastaþi un nume pentru stilul pe care îl creaþi.

5

Executaþi clic pe Format.

2

Se deschide caseta de dialog Format Cells. 6

Selectaþi formatarea doritã, utilizând filele Number, Alignment, Font, Border, Fill æi Protection, iar apoi executaþi clic pe OK.

7

Debifaþi caseta pentru acele formatãri pe care nu le doriþi.

8

!

Number.

!

Alignment.

!

Font.

!

Border.

!

Fill.

!

Protection.

1

4

3

5

7

Executaþi clic pe OK. Noul stil de celulã este acum disponibil în colecþia Cell Styles.

8

6

Capitolul 5

Formatarea foii de calcul

165

Modificarea unui stil de celulã EX07S-2.3.2, EX07S-2.3.3

Modificaþi un stil de celulã particularizat 1

Executaþi clic pe fila Home.

2

Executaþi clic pe butonul Cell Styles.

3

Executaþi clic cu butonul din dreapta al mouse-ului pe stilul particularizat pe care îl veþi modifica æi apoi executaþi clic pe Modify.

4

Pentru a crea un nou stil din cel existent, tastaþi un nume pentru stilul pe care îl creaþi.

5

Executaþi clic pe Format. Se deschide caseta de dialog Format Cells.

6

Selectaþi formatarea doritã, utilizând filele Number, Alignment, Font, Borders, Fill æi Protection, æi apoi executaþi clic pe OK.

7

Debifaþi caseta pentru acele formatãri pe care nu le vreþi.

8

166

!

Number.

!

Alignment.

!

Font.

!

Border.

!

Fill.

!

Protection.

Executaþi clic pe OK.

Orice stil – fie cã este dintre cele oferite de Excel, fie cã este dintre cele proprii, create de dvs. – poate fi modificat (Nou!). Sã presupunem cã aþi creat un stil care conþine fonturile ºi culorile utilizate de firma dvs. Dacã aceste cerinþe se schimbã, puteþi modifica stilul, astfel încât el sã conþinã acum noile atribute. Dacã doriþi sã utilizaþi stiluri create sau modificate în alte registre, puteþi combina acele stiluri în registrul curent. Puteþi ºterge un stil din registru, dacã nu-l mai folosiþi.

1

3

4

5

7

6 8

2

Combinaþi stilurile celulelor 1

Deschideþi mai întâi registrul care conþine stilurile din care vreþi sã realizaþi combinarea æi apoi deschideþi registrul în care veþi realiza combinarea stilurilor.

2

Executaþi clic pe fila Home.

3

Executaþi clic pe butonul Cell Styles æi apoi pe Merge Styles.

4

Executaþi clic pe registrul care conþine stilurile pe care le veþi folosi în combinare.

5

Executaþi clic pe OK.

6

Executaþi clic pe Yes sau No pentru a îmbina sau nu stilurile cu acelaæi nume.

ªtergeþi un stil de celulã 1

Executaþi clic pe fila Home.

2

Executaþi clic pe butonul Cell Styles.

3

Pentru a æterge un stil de celule æi pentru a-l elimina din toate celulele unde a fost utilizat, executaþi clic cu butonul din dreapta al mouse-ului pe stilul de celulã respectiv æi apoi pe Delete.

2

3

4

5

1

3

2

ªtiaþi cã…? Puteþi æterge un stil particularizat de celulã dintr-o anumitã celulã. Selectaþi celula sau domeniul din care vreþi sã eliminaþi stilul particularizat dorit, executaþi clic pe fila Home, executaþi clic pe butonul Cell Styles æi apoi executaþi clic pe Normal.

Capitolul 5

Formatarea foii de calcul

167

Gãsirea æi înlocuirea formatãrii celulelor

Gãsiþi sau înlocuiþi formatarea celulei 1

Executaþi clic pe fila Home.

2

Executaþi clic pe butonul Find & Select æi apoi pe Find sau Replace.

3

Introduceþi cuvântul (cuvintele) ce trebuie gãsit(e).

4

Executaþi clic pe Options, pentru a se afiæa opþiunile de formatare. Dacã este necesar, executaþi clic pe Format æi apoi pe Clear Formatting From Cell, pentru a elimina criteriile anterioare.

5

Executaþi clic pe Format.

6

Specificaþi formatarea pe care doriþi sã o localizeze, iar apoi executaþi clic pe OK.

Comenzile Find ºi Replace faciliteazã localizarea ºi/sau înlocuirea unor anumite texte, numere ºi formatãri din cadrul registrului. De exemplu, poate doriþi sã înlocuiþi toate refe-rinþele la celula A6 din formule cu data din celula H2, sau poate veþi dori sã înlocuiþi textul aldin cu text italic ori aþi vrea sã înlocuiþi numele sau adresa de contact a unui client în cadrul tuturor rapoartelor financiare. Trebuie sã specificaþi în cursul înlocuirii dacã efectuaþi înlocuirea pas cu pas sau înlocuiþi toate apariþiile gãsite.

1

3

7

9

5

2

4

8

ECONOMIE DE TIMP. Pentru o specificare rapidã a formatãrii, executaþi clic pe Choose Format From Cell æi apoi executaþi clic pe celula al cãrei format doriþi sã-l gãsiþi. 7

Pentru textul æi formatarea înlocuitoare, executaþi clic pe fila Replace æi apoi introduceþi cuvântul (cuvintele) înlocuitor (înlocuitoare) în caseta de text Replace With.

8

Executaþi clic pe butonul Format de lângã caseta Replace With, specificaþi formatarea înlocuitoare doritã æi apoi executaþi clic pe OK.

9

Executaþi clic pe Find Next sau pe Find All, pentru a selecta urmãtoarea apariþie a textului formatat, ori executaþi clic pe Replace sau Replace All, în caz de înlocuire.

168

6

Executaþi clic pentru a selecta o celulã cu formatul pe care doriþi sã-l gãsiþi

6

Examinarea æi tipãrirea foilor de calcul æi a registrelor Introducere

Ce veþi face

Dupã ce aþi completat foaia de calcul Microsoft Office Excel, o puteþi afiæa în vederea tipãririi æi apoi o puteþi tipãri. Prin examinarea înaintea tipãririi puteþi analiza cum se încadreazã rândurile pe finalul paginii sau dacã trebuie sã le plasaþi pe pagina urmãtoare. Puteþi amplasa întreruperi de paginã, pentru a segmenta conþinutul, pe pagini. Puteþi insera întreruperi de paginã pentru a decide ce se va tipãri pe fiecare paginã. Puteþi schimba orientarea paginii pe foaia de tipãrit, din amplasarea pe verticalã (portrait – tip portret) în amplasarea pe orizontalã (landscape – tip ilustratã, peisaj). Acest lucru este util când foaia dvs. are coloane late sau numeroase æi trebuie sã fie cuprinse toate în aceeaæi paginã. De asemenea, puteþi ajusta marginile pentru o mai bunã încadrare a foii de calcul pe paginã. Examinarea înaintea tipãririi vã scuteæte de timp æi bani, care s-ar consuma prin tipãrirea unor copii de probã. Dupã ce aþi fãcut ajustãrile de amplasament al foii de calcul pe pagina de tipãrit, puteþi adãuga anteturi æi subsoluri paginilor lucrând în modul de afiæare Page Layout (Nou!), mod de lucru prin care vã puteþi axa pe aspectul foii de calcul la faza de tipãrire. Anteturile de paginã sunt de obicei titluri descriptive ale foii de calcul sau ale registrului. Subsolurile de paginã pot include: data tipãririi, numãrul paginii sau alte informaþii legate de firma dvs. Puteþi ataæa elemente în plus documentului tipãrit, cum ar fi caroiajul foii de calcul, anteturile de coloane æi rânduri. Când sunteþi gata sã tipãriþi documentul, puteþi tipãri rapid întreaga foaie de calcul sau numai o parte din ea. Excel vã oferã opþiuni pentru a stabili zona de tipãrire æi posibilitatea sã particularizaþi ceea ce veþi tipãri. De exemplu, aþi putea dori sã tipãriþi domenii diferite de pe foaia de calcul, pe care sã le destinaþi unor persoane diferite. Dupã ce aþi stabilit zona de tipãrit, puteþi trece la tipãrirea foii de calcul. Caseta de dialog Print vã permite sã particularizaþi toate opþiunile, dupã care puteþi trimite foaia de calcul sau întregul registru la tipãrire. Dacã vreþi sã trimiteþi registrul æi altora æi doriþi ca aceætia sã nu poatã face modificãri în el, Excel vã oferã opþiunea de a-l salva ca fiæier XPS sau PDF (Nou!), formate care fixeazã conþinutul æi formatãrile documentului.

Iniþializarea paginii Ajustarea marginilor paginii Adãugarea de anteturi æi de subsoluri de paginã Inserarea sfâræitului de paginã Particularizarea tipãririi foii de calcul Stabilirea ariei de tipãrire Examinarea foii de calcul Tipãrirea unei foi de calcul æi a registrului

6

Crearea unui document PDF Crearea unui document XPS

169

Iniþializarea paginii EX07S-5.5.5

Puteþi sã iniþializaþi pagina pentru foaia de calcul, astfel încât tipãrirea ei sã se facã exact aºa cum doriþi. Treceþi în modul de afiºare Page Layout de unde puteþi alege orientarea paginii pe foaia de tipãrit, adicã stabiliþi dacã Excel va tipãri foaia de calcul pe verticalã (portrait – tip portret) sau pe orizontalã (landscape – tip ilustratã, peisaj). De asemenea, puteþi stabili dimensiunea hârtiei, pentru a se potrivi celei acceptate de imprimanta pe care o aveþi. Din cadrul casetei de dialog Page Setup puteþi stabili scalarea tipãririi (reducerea sau mãrirea caracterelor la tipãrire). Modificãrile pe care le stabiliþi în caseta de dialog Page Setup nu sunt redate ºi pe ecran, în fereastra foii de calcul. Le puteþi vedea numai la tipãrirea efectivã sau prin examinarea înaintea tipãririi respectivei foi de calcul.

Modificaþi orientarea paginii 1

Executaþi clic pe fila Page Layout.

2

Executaþi clic pe butonul Orientation. Orientarea curentã este evidenþiatã în submeniu. Executaþi clic pe Portrait sau pe Landscape în cadrul acelui submeniu.

3

ªtiaþi cã…? Puteþi tipãri comentarii. Afiæaþi comentariile pe care doriþi sã le tipãriþi. Executaþi clic pe fila Page Layout, executaþi clic pe declanæatorul casetei de dialog Page Setup, executaþi clic pe fila Sheet, executaþi clic pe sãgeata listei Comments, executaþi clic pe una dintre opþiunile: As displayed on sheet sau At end of sheet. Apoi executaþi clic pe Print.

170

1

2

3

Modificaþi dimensiunea paginii 1

Executaþi clic pe fila Page Layout.

2

Executaþi clic pe butonul Size din cadrul submeniului.

1

2

3

Setarea curentã a marginilor apare evidenþiatã în cadrul submeniului. 3

Executaþi clic pe Letter (8,5 x 11), Small Letter (8,5 x 11), Tabloid (11 x 17), Ledger (17 x 11), Legal (8,5 x 14), Statement (5,5 x 8,5), Executive (7,25 x 10,5), A3 (11,69 x 16,54), A4 (8,27 x 11,69), A4 Small (A4 Mic) (8,27 x 11,69), din cadrul submeniului.

Particularizaþi dimensiunea paginii 1

Executaþi clic pe fila Page Layout.

2

Executaþi clic pe butonul Size æi apoi pe More Paper Sizes.

3

Se deschide caseta de dialog Page SetUp, afiæând fila Page.

4

3

Pentru a scala pagina, executaþi clic pe una dintre opþiunile Adjust To sau pe Fit To, iar apoi specificaþi procentul de ajustare sau opþiunea de potrivire doritã.

4

Executaþi clic pe sãgeata listei Paper Size æi selectaþi o dimensiune.

5

Executaþi clic pe sãgeata listei Print Quality æi selectaþi o opþiune de calitate; cu cât numãrul dat e mai mare, cu atât creæte calitatea.

6

Pentru a porni numerotarea paginilor cu o anumitã valoare, tastaþi numãrul dorit în opþiunea respectivã.

7

Executaþi clic pe OK.

Capitolul 6

5

6

7

Examinarea æi tipãrirea foilor de calcul æi a registrelor

171

Ajustarea marginilor paginii EX07S-5.5.3

Marginea unei pagini este porþiunea albã care rãmâne de-a lungul fiecãrei laturi a foii pe care va fi aºezatã pagina. Puteþi stabili marginile paginii între care se tipãreºte foaia de calcul aºa cum doriþi. Dacã vreþi o stabilire rapidã a lor, puteþi folosi butonul Margins din cadrul filei Page Layout (Nou!). Altfel, puteþi utiliza mouse-ul pentru ajustarea directã a marginilor, pe cale vizualã, pentru întreg documentul, lucrând în modul de vizualizare Page Layout sau puteþi folosi caseta de dialog Page Setup, care vã oferã posibilitatea sã stabiliþi mãsurile exacte ale marginilor, pentru întregul document sau pentru o anumitã secþiune a lui. Aici puteþi seta sau realinia marginile din stânga, dreapta, de sus, de jos (zona neagrã de-a lungul fiecãrei laturi a hârtiei). Modificãrile fãcute în aceastã casetã de dialog nu sunt redate ºi pe ecran, în fereastra foii de calcul. Le puteþi vedea numai prin examinare înaintea tipãririi sau prin tipãrirea propriu-zisã a foii de calcul.

Modificaþi setãrile pentru margini 2 1

Executaþi clic pe fila Page Layout.

2

Executaþi clic pe butonul Margins. Setãrile curente ale marginilor apar evidenþiate în cadrul submeniului.

3

Executaþi clic pe opþiunea doritã din cadrul submeniului. !

172

Last Custom Settings. Opþiunea este disponibilã dacã aþi fãcut setãri anterioare.

!

Normal.

!

Wide.

!

Narrow.

1

3

Modificaþi marginile utilizând mouse-ul în modul de vizualizarea Page Layout 1

Executaþi clic pe fila View.

2

Executaþi clic pe butonul Page Layout View.

3

Bifaþi caseta Ruler.

4

Încercaþi sã poziþionaþi cursorul mouse-ului pe marginea stângã, dreaptã, de sus, sau de jos a riglei, astfel încât cursorul sã se transforme în sãgeatã dublã.

2

3

1

4

5

Pe ecran apare un SfatEcran, indicând numele marginii æi poziþia ei curentã. 5

Trageþi mouse-ul, pentru a modifica marginea.

6

Ieæiþi din modul de vizualizare Page Layout, prin apãsarea butonului Normal.

6

Particularizaþi setãrile marginilor 1

Executaþi clic pe fila Page Layout.

2

Executaþi clic pe butonul Margins æi apoi pe Custom Margins. Se deschide caseta de dialog Page Setup, afiæând marcajul Margins.

3

Executaþi clic pe sãgeþile de incrementare/decrementare ale butoanelor Top, Bottom, Left, Right, pentru a stabili valorile marginilor.

4

Pentru a centra automat pagina pe foaie, bifaþi casetele de confirmare Horizontally æi Vertically de sub opþiunea Center on page.

5

Executaþi clic pe OK. !

3

4

5

Sau executaþi clic pe Print Preview, pentru a vedea schimbãrile.

Capitolul 6

Examinarea æi tipãrirea foilor de calcul æi a registrelor

173

Adãugarea de anteturi æi de subsoluri EX07S-2.1.2, EX07S-2.1.4, EX07S-5.5.4

Adãugaþi un antet æi un subsol predefinite în modul de vizualizare a Page Layout 1

Executaþi clic pe fila Insert.

2

Executaþi clic pe butonul Header & Footer. Foaia de calcul trece în modul de vizualizare Page Layout.

3

Pentru a insera informaþii predefinite de antet æi subsol, executaþi clic pe butonul Header sau Footer æi apoi executaþi clic pe informaþiile dorite. În meniu apare un model al informaþiei respective. Dupã ce selectaþi ce doriþi, Excel iese din modul de lucru Design.

4

Adãugarea anteturilor ºi subsolurilor în paginile registrului dvs. constituie un mijloc convenabil de a face rezultatul tipãririi lui mai uºor de urmãrit de cãtre cititori. Utilizând fila Design, care este accesibilã din Header & Footer Tools, veþi putea adãuga informaþii predefinite, destinate a se gãsi în anteturi ºi subsoluri (Nou!) ca, de exemplu, numãrul paginii ºi titlul foii de calcul, la începutul ºi la sfârºitul fiecãrei pagini sau secþiuni a foii de calcul sau a registrului. Dacã antetul ºi subsolul predefinite nu funcþioneazã, puteþi insera elemente individuale, cum ar fi: data ºi ora sistemului de calcul, numele registrului ºi al foii de calcul, o imagine sau alte informaþii particulare. La inserarea elementelor într-un antet sau subsol, Excel insereazã un ampersand urmat de paranteze drepte, între care scrie numele elementului de introdus ca, de exemplu, &[Page] pentru numãrul paginii. Excel înlocuieºte automat acest nume cu informaþia realã cores-punzãtoare imediat ce ieºiþi din opþiunea anteturi ºi subsoluri. În loc de a avea acelaºi antet ori subsol pe fiecare paginã, puteþi selecta opþiuni din cadrul filei Design, pentru a crea o primã paginã diferitã de celelalte, sau paginile pare diferite de cele impare.

Ca sã adãugaþi informaþii în plus, în antet sau în subsol, executaþi clic în partea stângã, centralã sau dreaptã a casetei antetului sau a subsolului, pentru a plasa cursorul de inserare, în funcþie de modul în care doriþi sã fie plasatã informaþia.

1

3

2

5

4

Pentru a modifica un antet sau un subsol, selectaþi textul curent. 5

Tastaþi textul de introdus. Ca sã începeþi o linie nouã în cadrul casetei antetului sau a subsolului, acþionaþi tasta Enter.

6

174

Pentru a închide anteturile æi subsolurile, executaþi clic oriunde pe foaia de calcul sau acþionaþi tasta Esc.

6

Inseraþi elementele în antet æi subsol, în modul de vizualizare a Page Layout 1

Executaþi clic pe fila Insert.

2

Executaþi clic pe butonul Header & Footer.

1

5

4

6

Foaia de calcul trece în modul de vizualizare Page Layout. 3

Executaþi clic în partea stângã, centralã sau dreaptã a casetei antetului sau subsolului, pentru a plasa cursorul de inserare, în funcþie de modul în care doriþi sã fie plasat elementul: la începutul sau la sfâræitul paginii foii de calcul.

4

Executaþi clic pe fila Design, accesibilã din Header & Footer Tools.

5

Pentru a insera elemente individuale, executaþi clic pe butoanele corespunzãtoare acestora din cadrul grupului Header & Footer Elements.

6

Bifaþi sau debifaþi opþiunile dorite: !

!

!

!

7

Different First Page. Eliminã antetul æi subsolul de pe prima paginã. Different Odd & Even Pages. Antet æi subsol diferite între paginile pare æi cele impare. Scale with Document. Utilizeazã aceeaæi dimensiune a fontului æi aceeaæi scalare ca æi pentru foaia de calcul. Align with Page Margins. Aliniazã marginile antetului æi subsolului la marginile paginii.

Pentru a închide anteturile æi subsolurile, executaþi clic oriunde pe foaia de calcul sau acþionaþi tasta Esc.

ªtiaþi cã…? Puteþi introduce un & în textele din antet sau subsol. Pentru a include un singur ampersand (&) în cadrul textului unui antet sau subsol trebuie sã tastaþi douã semne ampersand (&&). Capitolul 6

1

Pentru informarea dumneavoastrã Inserarea unui filigran Facilitatea de a introduce un filigran pe foaia documentului nu este accesibilã în Excel. Totuæi, puteþi realiza acest lucru prin inserarea unei imagini în cadrul antetului sau al subsolului. Imaginea apare în spatele textului, pe fiecare paginã tipãritã. Executaþi clic pe fila Insert, executaþi clic pe butonul Header & Footer, executaþi clic în caseta antetului sau a subsolului, unde vreþi sã inseraþi imaginea, executaþi clic pe butonul Picture æi apoi executaþi dublu-clic pe imaginea doritã. Pentru a redimensiona sau a scala imaginea, executaþi clic pe Format Picture, bifaþi opþiunile dorite de pe fila Size æi apoi executaþi clic pe OK. Pentru a adãuga un spaþiu deasupra sau dedesubtul imaginii, utilizaþi tasta Enter. Ca sã înlocuiþi o imagine, selectaþi &[Picture], executaþi clic pe butonul Picture æi apoi executaþi clic pe Replace. S-ar putea sã fie nevoie sã ajustaþi marginile, pentru ca imaginea æi textul sã intre în paginã în felul în care doriþi.

Examinarea æi tipãrirea foilor de calcul æi a registrelor

175

Inserarea sfâræitului de paginã EX07S-5.5.2

La tipãrirea unei foi de calcul care este mai mare decât o paginã, Excel o separã în pagini, inserând în mod automat sfârºituri de paginã. Poziþiile acestor sfârºituri de paginã depind de dimensiunea foii pe care se realizeazã tipãrirea, de setãrile marginilor ºi de opþiunile de scalare pe care le-aþi ales. Puteþi hotãrî câte rânduri ºi câte coloane se vor tipãri pe o paginã, prin inserarea sfârºiturilor de paginã pe orizontalã ºi pe verticalã. În modul de vizualizare Page Break Preview puteþi vedea aceste sfârºituri de paginã ºi le puteþi manevra prin tragere cu mouse-ul în diferite locuri pe foaia de calcul.

Inseraþi un sfâræit de paginã 1

Selectaþi locul în care doriþi sã inseraþi un sfâræit de paginã: !

!

!

Horizontal. Pentru a insera un sfâræit de paginã pe orizontalã, executaþi clic pe rândul unde doriþi inserarea acestuia. Vertical. Pentru a insera un sfâræit de paginã vertical, executaþi clic pe coloana unde doriþi inserarea acestuia. Cell. Pentru a insera un sfâræit de paginã orizontal æi unul vertical, executaþi clic pe celula de sub æi din dreapta locului unde doriþi inserarea acestora.

2

Executaþi clic pe fila Page Layout.

3

Executaþi clic pe butonul Breaks æi apoi pe Insert Page Break. Pe foaia de calcul apare o linie punctatã, care indicã locul sfâræitului de paginã.

176

2

3

1

Vizualizaþi æi mutaþi un sfâræit de paginã

2

1

Executaþi clic pe fila View.

2

Executaþi clic pe butonul Page Break Preview.

1

Dacã apare caseta de dialog Welcome to Page Break Preview, bifaþi caseta de confirmare Do not show this dialog box again æi apoi executaþi clic pe OK. 3

Trageþi de un sfâræit de paginã (linia groasã continuã sau linia albastrã întreruptã) cãtre noul sãu loc.

4

Când aþi terminat, executaþi clic pe butonul Normal View de pe bara de stare. 3

Eliminaþi un sfâræit de paginã 1

Selectaþi coloana sau rândul de dupã sfâræitul de paginã pe care doriþi sã-l eliminaþi.

2

Executaþi clic pe fila Page Layout.

3

Executaþi clic pe butonul Breaks æi apoi executaþi clic pe Remove Page Break.

2

4

3

1

ªtiaþi cã…? Puteþi reseta sfâræiturile de paginã la loc, ca implicite. Executaþi clic pe fila Page Layout, executaþi clic pe butonul Breaks æi apoi executaþi clic pe Reset All Page Breaks.

Capitolul 6

Examinarea æi tipãrirea foilor de calcul æi a registrelor

177

Particularizarea tipãririi foii de calcul EX07S-5.5.6

În unele cazuri este necesar sã tipãriþi foaia de calcul astfel încât sã o puteþi distribui altora sau sã o utilizaþi în alt scop. Puteþi tipãri toatã foaia sau pãrþi din ea, ºi puteþi comanda apariþia ºi a altor elemente pe ea, cum ar fi tipãrirea caroiajului, literelor coloanelor, numerelor rândurilor, repetarea titlurilor de coloane ºi de rânduri pe fiecare paginã. Dacã aþi stabilit deja o zonã de tipãrit, ea va apãrea în caseta Print Area din cadrul filei Sheet a casetei de dialog Print Setup. Nu este nevoie sã o reselectaþi.

Tipãriþi o parte a foii de calcul 1

Executaþi clic pe fila Page Layout.

2

Executaþi clic pe declanæatorul casetei de dialog Page Setup.

3

Executaþi clic pe fila Sheet.

4

Tastaþi domeniul pe care doriþi sã-l tipãriþi, sau executaþi clic pe butonul Collapse Dialog, selectaþi celulele pe care doriþi sã le tipãriþi æi apoi executaþi clic pe butonul Expand Dialog pentru a reface caseta de dialog.

5

Executaþi clic pe OK.

3

4

5

Tipãriþi titlurile de rând æi de coloanã pe fiecare paginã 1

Executaþi clic pe fila Page Layout.

2

Executaþi clic pe butonul Print Titles.

3

Se deschide caseta de dialog Page Setup æi de afiæeazã fila Sheet. 3

Introduceþi numãrul rândului sau litera coloanei care conþine titlurile, sau executaþi clic pe butonul Collapse Dialog, selectaþi rândurile sau coloanele cu mouse-ul æi apoi executaþi clic pe butonul Expand Dialog pentru a reface caseta de dialog.

4

Executaþi clic pe OK.

178

4

Tipãriþi caroiajul, literele coloanelor æi numerele rândurilor 1

Executaþi clic pe fila Page Layout.

2

Bifaþi caseta de confirmare Print de la opþiunea Gridlines.

3

Bifaþi caseta de confirmare Print de la opþiunea Headings. !

1

Executaþi clic pe fila Page Layout.

2

Selectaþi o opþiune de scalare.

!

!

2

3

Puteþi, de asemenea, sã executaþi clic pe declanæatorul casetei de dialog Sheet Options de unde sã selectaþi aceste opþiuni de tipãrire.

Încadraþi foaia de calcul într-un numãr dat de pagini

!

1

1

2

Executaþi clic pe sãgeata listei Height æi pe sãgeata listei Width, apoi selectaþi numãrul de pagini pe care doriþi sã încadraþi tipãrirea foii de calcul. Executaþi clic pe caseta de modificare valoricã Scale în sus æi în jos, pentru a fixa procentul de scalare. Puteþi sã executaþi clic æi pe declanæatorul casetei de dialog Scale to Fit pentru a selecta aceste opþiuni.

Capitolul 6

Examinarea æi tipãrirea foilor de calcul æi a registrelor

179

Stabilirea ariei de tipãrire EX07S-5.5.1

Când foaia de calcul este gata de tipãrire, puteþi alege câteva opþiuni de tipãrire. Zona de tipãrire este secþiunea din foaia de calcul pe care o va tipãri Excel. Puteþi stabili zona de tipãrire în timp ce particularizaþi tipãrirea foii de calcul sau oricând în timpul lucrului la foaia de calcul. De exemplu, poate doriþi sã tipãriþi diferite domenii de celule din foaia de calcul, pentru persoane diferite. Înainte de a fixa anteturi ºi subsoluri, veþi stabili în primul rând celula sau grupul compact sau nu de celule care vor alcãtui zona de tipãrire.

Stabiliþi zona de tipãrire 1

Selectaþi domeniul de celule pe care doriþi sã-l tipãriþi.

2

Executaþi clic pe fila Page Layout.

3

Executaþi clic pe butonul Print Area æi apoi pe Set Print Area.

2

3

1

2

ªtiaþi cã…? Puteþi aduce adãugiri zonei de tipãrire. Executaþi clic pe celula cu care vreþi sã extindeþi zona de tipãrire, executaþi clic pe fila Page Layout, executaþi clic pe butonul Print Area æi apoi pe Add to Print Area.

Eliminaþi zona de tipãrire 1

Executaþi clic pe fila Page Layout.

2

Executaþi clic pe butonul Print Area æi apoi pe Clear Print Area.

ªtiaþi cã…? Puteþi evita repetarea de rânduri æi de coloane. Pentru realizarea cu succes a tipãririi unei foi de calcul cu multe pagini, ar fi bine sã însoþiþi zona de tipãrire cu titluri de tipãrire corespunzãtoare, astfel încât titlurile coloanelor æi ale rândurilor sã nu se repete pe aceeaæi paginã.

180

1

Examinarea foii de calcul

Înaintea tipãririi trebuie sã verificaþi dacã paginile aratã aºa cum doriþi. Economisiþi astfel bani, timp ºi hârtie, evitând sã tipãriþi pagini de probã. Facilitatea Prin Preview vã aratã amplasamentul exact al datelor pe fiecare paginã ce va fi tipãritã. Puteþi vedea cum va apãrea la tipãrire toatã foaia de calcul sau numai o parte din aceasta. Fila Print Preview vã permite sã expandaþi sau sã comprimaþi imaginea, pentru a vedea datele în mod confortabil, vã permite sã stabiliþi marginile ºi alte opþiuni de paginã, sã vedeþi sfârºiturile de paginã ºi, în final, sã efectuaþi tipãrirea.

Previzualizaþi o foaie de calcul 1

Executaþi clic pe butonul Office, indicaþi opþiunea Print æi apoi executaþi clic pe Print Preview.

2

Executaþi clic pe butonul Zoom, sau poziþionaþi indicatorul de expandare oriunde pe foaia de calcul æi apoi executaþi clic cu el pentru a expanda o anumitã zonã a paginii.

3

Pentru a ajusta marginile, bifaþi caseta de confirmare Show Margins æi apoi trageþi cu mouse-ul liniile de margine în locul dorit.

4

Dacã nu vreþi sã continuaþi cu tipãrirea din cadrul opþiunilor din Print Preview, executaþi clic pe butonul Close Print Preview pentru a reveni la foaia de calcul.

5

1

2

3

4

5

Dacã vreþi sã tipãriþi din Print Preview, atunci executaþi clic pe butonul Print.

ªtiaþi cã…? Puteþi vizualiza rezultatul muncii dvs. în caseta de dialog Print. În caseta de dialog Print executaþi clic pe Preview. Dupã examinare, puteþi sã executaþi clic pe butonul Print din cadrul filei Print Preview pentru a se declanæa tipãrirea foii de calcul, sau puteþi sã executaþi clic pe butonul Close Print Preview æi veþi reveni în foaia de calcul.

Capitolul 6

Examinarea æi tipãrirea foilor de calcul æi a registrelor

181

Tipãrirea unei foi de calcul æi a registrului

Tipãriþi toatã foaia de calcul sau numai o parte din ea 1

Pentru a tipãri foaia de calcul aveþi posibilitatea sã alegeþi câteva opþiuni de tipãrire. Puteþi tipãri toatã foaia sau numai o parte din ea, puteþi comanda acþiunea multor facilitãþi – ca de exemplu, afiºarea sau nu a caroiajului, afiºarea sau nu a literelor coloanelor ºi numerele rândurilor, necesitatea sau nu de a include titluri de tipãrire, alegerea coloanelor ºi rândurilor care se repetã pe fiecare paginã nouã. Puteþi tipãri rapid o copie de probã a foii de calcul, prin utilizarea butonului Quick Print aflat pe bara de unelte cu acces rapid sau din submeniul Print al meniului Office. Puteþi, de asemenea, sã utilizaþi caseta de dialog Print pentru specificarea anumitor opþiuni de tipãrire – cum ar fi alegerea unei noi imprimante, alegerea numãrului de pagini în care sã se încadreze foaia de calcul ºi specificarea numãrului de copii.

4

2

Executaþi clic pe butonul Office, indicaþi opþiunea Print æi apoi executaþi clic pe Print.

3

ECONOMIE DE TIMP. Pentru a porni tipãrirea fãrã sã folosiþi caseta de dialog Print, fie acþionaþi tastele Ctrl+P, fie executaþi clic pe butonul Quick Print de pe bara de unelte cu acces rapid, fie executaþi clic pe butonul Office, indicaþi Print æi apoi executaþi clic pe Quick Print. 2

Dacã este nevoie, executaþi clic pe sãgeata listei Name æi alegeþi imprimanta doritã.

3

Pentru a modifica proprietãþile imprimantei, executaþi clic pe Properties, bifaþi opþiunile dorite æi apoi executaþi clic pe OK.

4

Selectaþi opþiunea dacã doriþi sã tipãriþi tot documentul sau numai unele pagini pe care le æi specificaþi în casetele respective.

5

Alegeþi dacã vreþi sã tipãriþi textul sau obiectele selectate, tabele, foile de calcul selectate sau întregul registru.

6

Acþionaþi caseta Number of copies în sus sau în jos, pentru a stabili numãrul de cópii dorit.

7

Executaþi clic pe OK.

182

6

5

7

Crearea unui document PDF EX07S-5.4.2

Salvaþi un registru ca document PDF 1

Executaþi clic pe butonul Office, indicaþi Save As æi apoi executaþi clic pe PDF sau XPS.

2

Executaþi clic pe sãgeata listei tipurilor Save as type æi apoi executaþi clic pe PDF.

3

Executaþi clic pe sãgeata listei Save In æi apoi pe locul în care doriþi sã se realizeze salvarea (echipament, dosar).

4

Tastaþi numele fiæierului PDF care va rezulta.

5

Pentru a deschide apoi fiæierul sub controlul programului Adobe Reader, bifaþi caseta Open file after publishing.

6

Executaþi clic pe opþiunea Standard sau Minimize size pentru a semnala cum doriþi sã fie optimizat fiæierul.

7

Executaþi clic pe Options.

8

Selectaþi opþiunile de publicare dorite, cum ar fi: ce publicaþi, domeniul de publicat, dacã vor fi incluse æi informaþiile care nu se tipãresc, sau opþiuni PDF.

Formatul Portable Document Format (PDF) este un format pentru publicarea unui document cu aspect fix, creat de Adobe Systems, care reþine pentru acel document forma stabilitã de dvs. pe monitor sau la tipãrire. Un PDF este util când doriþi sã creaþi un document a cãrui formã sã poatã fi cititã sau tipãritã, dar sã nu poatã fi modificatã. Excel vã permite sã salvaþi un registru ca fiºier PDF (Nou!) pe care apoi puteþi sã-l trimiteþi altora prin e-mail. Pentru a vizualiza un document PDF trebuie sã aveþi instalat la calculator programul Acrobat Reader – un program care este pus la dispoziþie de Adobe Systems pentru a fi descãrcat fãrã platã de pe Internet. Dacã vreuna dintre comenzile PDF sau XPS nu este activã în cadrul submeniului Save As, va trebui sã descãrcaþi ºi sã instalaþi modulul de completare Publish as PDF or XPS pentru Microsoft Office 2007 din cadrul site-ului Microsoft. 3

4

6 7 5

2

Aceste opþiuni sunt similare celor din caseta de dialog Print. 9

10

8

Executaþi clic pe OK.

10 Executaþi clic pe Publish. 11 Dacã este necesar, instalaþi Adobe

Acrobat Reader æi software-ul aferent, conform instrucþiunilor. Capitolul 6

9

Examinarea æi tipãrirea foilor de calcul æi a registrelor

183

Crearea unui document XPS EX07S-5.4.2

Salvaþi un registru ca document XPS 1

Executaþi clic pe butonul Office, indicaþi Save As æi apoi executaþi clic pe PDF sau XPS.

2

Executaþi clic pe sãgeata listei tipurilor Save as type æi apoi executaþi clic pe Document XPS.

3

Executaþi clic pe sãgeata listei Save In æi apoi pe locul în care doriþi sã se realizeze salvarea (echipament, dosar).

4

Tastaþi numele fiæierului XPS care va rezulta.

5

Pentru a deschide apoi fiæierul sub controlul programului Adobe Reader, bifaþi caseta Open file after publishing.

6

Executaþi clic pe opþiunea Standard or Minimize size, pentru a semnala cum doriþi sã fie optimizat fiæierul.

7

Executaþi clic pe Options.

8

Selectaþi opþiunile de publicare dorite, cum ar fi: ce publicaþi, domeniul de publicat, dacã vor fi incluse æi informaþiile care nu se tipãresc sau opþiuni XPS.

Formatul XML Paper Specification (XPS) este un format cu aspect fix, pentru securizarea unui document creat de Microsoft, care conservã pentru acel document forma stabilitã de dvs. pe monitor sau la tipãrire. Un fiºier XPS este util când doriþi sã creaþi un document a cãrui formã sã poatã fi cititã sau tipãritã, dar sã nu poatã fi modificatã. Excel vã permite sã salvaþi un registru ca fiºier XPS (Nou!) pe care apoi puteþi sã-l trimiteþi altora prin e-mail. XPS include suport pentru semnãturã digitalã ºi este compatibil cu Windows Rights Management, pentru protecþie suplimentarã. Formatul XPS conservã active ºi legãturile documentului, fãcând fiºierul complet funcþional. Pentru a vizualiza un fiºier XPS, trebuie sã aveþi instalat la calculator un program de vizualizare – pus la dispoziþie de Microsoft Office Online pentru a fi descãrcat fãrã platã de pe Internet. Dacã vreuna dintre comenzile PDF sau XPS nu este activã în cadrul submeniului Save As, va trebui sã descãrcaþi ºi sã instalaþi modulul de completare Publish as PDF or XPS pentru Microsoft Office 2007 din cadrul site-ului Microsoft. 3

4 6 7

5

2

10

Aceste opþiuni sunt similare celor din caseta de dialog Print. 9

Executaþi clic pe OK.

10 Executaþi clic pe Publish.

8

11 Dacã este necesar, executaþi clic pe

Install, pentru a descãrca æi a instala Microsoft .Net Framework.

9

184

7

Inserarea ºi modificarea obiectelor grafice Introducere

Ce veþi face

Deºi o foaie de calcul bine ilustratã nu poate ascunde lipsurile de conþinut ºi de coerenþã, totuºi puteþi capta ºi mai mult atenþia audienþei dacã foaia are un impact vizual percutant. Puteþi adãuga un plus de valoare foii de calcul dacã adãugaþi imagini – dintre ale dvs. sau dintre sutele de imagini puse la dispoziþie de Microsoft Office Excel. Dacã aveþi un hardware adecvat, dotat cu placã de sunet ºi cu boxe, puteþi include ºi fiºiere de sunet ºi videoclipuri în foaia de calcul. Microsoft Office vã oferã o vastã colecþie de ilustraþii Clip Art ºi pe Web existã o infinitate de imagini în plus, puse la dispoziþie de alte pachete software. Pe mãsurã ce cãutaþi online clipuri, le ºi puteþi clasifica pentru a face rapid cea mai bunã alegere pentru registrul dvs. Puteþi utiliza site-ul Microsoft Online pentru a cãuta ºi a descãrca imagini suplimentare. Dacã trebuie sã modificaþi o imagine o veþi putea redimensiona, comprima pentru memorare, îi puteþi schimba strãlucirea ºi contrastul sau îi puteþi modifica forma, decupând-o. WordArt este o altã facilitate prin care puteþi adãuga detalii registrului. WordArt este utilizabilã din alte aplicaþii Office ºi poate fi folositã în foaia de calcul pentru schimbarea culorii, a formei, a umbririi sau a dimensiunii. Prin faptul cã WordArt aduce aºa de multe opþiuni referitoare la stil, timpul consumat cu particularizãrile este minim. Excel ºi alte programe Microsoft Office vã permit sã inseraþi graficã SmartArt (Nou!) pentru a crea diagrame ce redau procese ºi relaþii. Excel oferã o largã varietate de tipuri de obiecte grafice, dintre care puteþi alege graficã pentru: liste, procese, cicluri, ierarhii, relaþii, matrice ºi piramide. Prin utilizarea obiectelor grafice SmartArt se pot crea ºi modifica foarte uºor diagrame, fãrã a fi nevoie sã le creaþi prin desenare efectivã.

Localizarea ºi inserareai elementelor Clip Art Inserarea clipurilor media Accesarea ilustraþiilor Clip Art din Web Organizarea clipurilor pe categorii Adãugarea ºi eliminarea clipurilor Inserarea unei imagini Adãugarea unui Quick Style unei imagini Aplicarea unei unei forme ºi unui contur imaginii Aplicarea de efecte unei imagini

7

Modificarea dimensiunii imaginii Modificarea strãlucirii ºi contrastului unei imagini Decuparea, rotirea ºi recolorarea unei imagini Crearea ºi formatarea unui text WordArt Aplicarea ºi modificarea efectelor WordArt asupra textului Crearea de obiecte grafice utilizând SmartArt Utilizarea panoului de text asociat obiectului grafic realizat cu SmartArt Modificarea, redimensionarea ºi formatarea unui obiect grafic realizat cu SmartArt Formatarea unei forme din cadrul unui obiect grafic realizat cu grafica SmartArt Crearea ºi modificarea unei diagrame organizaþionale 185

Localizarea ºi inserarea elementelor Clip Art

Localizaþi ºi inseraþi un element Clip Art 1

Executaþi clic pe fila Insert.

2

Executaþi clic pe butonul Clip Art.

3

Tastaþi cuvântul-cheie asociat imaginii pe care o cãutaþi.

Pentru a adãuga o imagine clip art în foaia de calcul trebuie mai întâi sã executaþi clic pe butonul Insert Clip Art de pe fila Insert pentru a se deschide panoul de acþiuni Clip Art. Panoul de acþiuni Clip Art vã ajutã sã cãutaþi o miniaturã ºi sã accesaþi Clip Organizer. Vã puteþi limita cãutarea la o anume colecþie sau la un anumit tip de fiºier media. Dupã ce aþi gãsit ceea ce doreaþi, puteþi acþiona pentru a fi inserat obiectul respectiv sau puteþi sã acþionaþi sãgeata pentru a fi afiºatã lista de imagini. Apoi executaþi clic pe comanda corespunzãtoare, ca, de exemplu, Find Similar Style, Edit Keywords ºi Delete from Clip Organizer.

2

3

4

6

Utile pentru limitarea cãutãrii

Pentru a scurta cãutarea, acþionaþi în una dintre modalitãþile: !

!

4

Executaþi clic pe sãgeata listei Search In pentru a restrânge cãutarea la o anumitã colecþie ºi apoi selectaþi colecþia doritã din lista apãrutã. Executaþi clic pe sãgeata listei Results Should Be pentru a restrânge cãutarea la un anumit tip de fiºier media, iar apoi bifaþi caseta pentru tipul de clip dorit.

5

Executaþi clic pe Go. Clipurile care se încadreazã în cuvântul-cheie tastat apar în lista Results.

Pentru informarea dumneavoastrã

5

Executaþi clic pe clipul dorit, apoi redimensionaþi-l, dacã este necesar.

Înþelegeþi ce sunt obiectele Clip Art

6

Executaþi clic pe butonul Close din panoul de acþiuni.

Obiectele Clip Art sunt imagini realizate din forme geometrice – linii, curbe, cercuri, pãtrate ºi altele. Aceste imagini – numite imagini vectoriale – sunt definite matematic, ceea ce le face uºor de redimensionat ºi de manevrat. O imagine în formatul de fiºier Microsoft Windows Metafile (.wmf) este un exemplu de imagine vectorialã.

186

Inserarea clipurilor media

Puteþi insera sunete sau clipuri animate în registru, accesându-le din Clip Gallery. Un clip animat este o imagine animatã – numitã ºi GIF animat – frecvent utilizatã în paginile Web. La inserarea unui sunet apare o micã pictogramã care reprezintã fiºierul de sunet. Pentru a activa clipurile animate ºi sunetele în Microsoft Clip Organizer sau în cadrul documentului dvs., trebuie sã aveþi instalat în calculator programul Microsoft DirectShow sau Microsoft Windows Media Player. Pentru sunete diferite de cele generate de difuzorul intern al calculatorului dvs., aveþi nevoie de o placã de sunet ºi de boxe.

Inseraþi un sunet sau un clip animat din Clip Gallery 1

Executaþi clic pe fila Insert.

2

Executaþi clic pe butonul Clip Art.

3

Executaþi clic pe sãgeata listei Results Should Be ºi verificaþi dacã este bifatã caseta pentru Movies sau cea pentru Sounds.

4

Tastaþi cuvântul-cheie asociat imaginii pe care o cãutaþi.

5

Executaþi clic pe Go.

2

4

5

3

9

Clipurile care se încadreazã în cuvântul-cheie tastat apar în lista Results. 6

Pentru a examina clipul media indicaþi-l, executaþi clic pe sãgeata listei din care alegeþi Preview/Properties. Când aþi terminat, executaþi clic pe Close.

7

Executaþi clic pe clipul media dorit.

8

Pentru a activa sunetul utilizând Windows Media Player, executaþi dublu-clic pe pictograma de sunet.

7

Pentru a activa un clip animat, examinaþi registrul în aspect paginã Web sau salvaþi registrul sau foaia de calcul ca paginã Web ºi apoi vizualizaþi-o cu un browser Web. 9

Executaþi clic pe butonul Close din panoul de acþiune.

Capitolul 7

Inserarea ºi modificarea obiectelor grafice

187

Accesarea ilustraþiilor Clip Art din Web

Dacã nu gãsiþi imaginea doritã în Clip Organizer, puteþi cãuta online imagini suplimentare în Clip Art din Office Online – o colecþie de clipuri pe care Microsoft o oferã pe site-ul Web propriu. Pentru a accesa Clip Art din Office Online, executaþi clic pe adresa de legãturã menþionatã la baza panoului de acþiuni Clip Art sau executaþi clic pe butonul Clips Online din cadrul barei de unelte Clip Organizer. Va fi lansat browserul Web instalat în calculatorul dvs. ºi veþi naviga direct pe site-ul Office Online. Acolo veþi gãsi mii de imagini clip art gratuite.

Deschideþi clipuri online 1

Executaþi clic pe fila Insert.

2

Executaþi clic pe butonul Clip Art.

3

Executaþi clic pe Clip Art on Office Online.

4

Stabiliþi conexiunea la Internet.

1

2

Motorul dvs. de cãutare va afiºa paginile Web: Microsoft Office Clip Art ºi Media Home.

3

Inspectaþi clipurile unei categorii 1

Dacã este necesar, executaþi clic pe butonul Accept din cadrul paginii Web Clips Online.

2

Derulaþi pagina pânã la secþiunea Browse Clip Art And Media ºi apoi executaþi clic pe numele unei categorii dorite.

2

188

Cãutaþi un clip 1

Executaþi clic pe sãgeata listei Search din cadrul paginii Web Office Online ºi apoi bifaþi tipul media dorit: Clip Art, Photos, Animations sau Sounds.

2

Executaþi clic pe caseta Search.

3

Tastaþi un cuvânt-cheie.

4

Executaþi clic pe butonul Search.

2

3

4

1

Descãrcaþi un clip 1

2

Odatã ce vi s-a afiºat lista clipurilor de pe pagina Web Office Online, bifaþi caseta de sub un clip pentru ca acesta sã fie adãugat în lista de selecþie. Puteþi selecta oricâte clipuri doriþi. Dacã vã rãzgândiþi, debifaþi casetele la care renunþaþi.

2

Executaþi clic pe Download 1 Item (textul va diferi în funcþie de câte alegeri aþi fãcut pentru descãrcare), recitiþi Terms of Use ºi apoi executaþi clic pe Accept.

3

Dacã apare o casetã de dialog care sã atenþioneze asupra existenþei unui virus, executaþi clic pe Yes ºi apoi executaþi clic pe Continue.

4

Executaþi clic pe Download Now ºi apoi pe Open.

5

Clipul este memorat pe hard-discul dvs. ºi apare în Clip Organizer din calculatorul dvs., de unde îl puteþi încadra într-o categorie.

1

Capitolul 7

Inserarea ºi modificarea obiectelor grafice

189

Organizarea clipurilor pe categorii

Clasificaþi un clip 1

Executaþi clic pe fila Insert.

2

Executaþi clic pe butonul Clip Art.

3

Executaþi clic pe opþiunea Organize Clips din partea de jos a panoului de acþiuni Clip Art.

4

În Clip Organizer, executaþi clic pe meniul File, indicaþi Add Clips to Organizer ºi apoi executaþi clic pe On My Own.

5

Localizaþi dosarul care conþine clipul pe care doriþi sã-l adãugaþi ºi apoi selectaþi clipul.

6

Executaþi clic pe butonul Add To.

7

Executaþi clic pe colecþia în care doriþi sã inseraþi noul clip sau executaþi clic pe New pentru a crea un dosar nou.

8

Executaþi clic pe OK.

9

Executaþi clic pe Add.

Clipurile oferite de Excel sunt gata clasificate în categorii. Dacã adãugaþi clipuri fãrã sã le repartizaþi într-o categorie, este mai greu sã gãsiþi imediat ceea ce vã trebuie. Microsoft Clip Organizer sorteazã imaginile clip art, desenele, sunetele ºi clipurile animate în categorii. Clip Organizer vã permite sã organizaþi ºi sã selectaþi clipuri din Microsoft Office, de pe Web sau din colecþia dvs. personalã. Pentru a localiza rapid un clip, plasaþi-l într-o categorie sau în mai multe. De asemenea, puteþi ataºa unul sau mai multe cuvinte-cheie unui clip sau puteþi modifica descrierea unui clip. Când adãugaþi fiºiere media, Clip Organizer creeazã automat subcolecþii în grupul My Collections. Aceste fiºiere sunt denumite în conformitate cu dosarele corespunzãtoare de pe hard-discul dvs. Panoul de acþiuni Clip Art vã ajutã sã cãutaþi o imagine clip art ºi sã o accesaþi direct din Clip Organizer.

5

9

6

7

ªtiaþi cã…? Puteþi crea o colecþie nouã. În Clip Organizer executaþi clic pe meniul File, executaþi clic pe New Collection, tastaþi numele noii colecþii ºi apoi executaþi clic pe OK. 8

190

Modificaþi proprietãþile clipului 1

Executaþi clic pe fila Insert.

2

Executaþi clic pe butonul Clip Art.

3

Executaþi clic pe opþiunea Organize Clips din partea de jos a panoului de acþiuni Clip Art.

4

Pentru a crea un dosar pentru o colecþie nouã, în Clip Organizer executaþi clic pe meniul File, executaþi clic pe New Collection, tastaþi numele noii colecþii ºi apoi executaþi clic pe OK.

5

În Clip Organizer gãsiþi ºi indicaþi clipul pe care doriþi sã-l clasificaþi sau sã-i schimbaþi proprietãþile, executaþi clic pe sãgeata listei ataºate ºi apoi executaþi clic pe una dintre urmãtoarele opþiuni: !

!

!

6

4

5

6

Creaþi o colecþie nouã

Copy to Collection, pentru a plasa o copie a clipului în altã categorie, Move to Collection, pentru a muta clipul în altã categorie Edit Keywords, pentru a edita textul de recunoaºtere a clipului ºi pentru a edita cuvintele-cheie utilizate pentru gãsirea acelui clip.

Editaþi cuvinte-cheie

Executaþi clic pe butonul Close pentru a închide caseta de dialog Clip Organizer.

ªtiaþi cã…? Din panoul de acþiuni Clip Art puteþi modifica proprietãþile clipului. În panoul de acþiuni Clip Art indicaþi clipul, executaþi clic pe sãgeata de lângã el ºi apoi executaþi clic pe Copy to Collection, Move to Collection, Edit Keywords sau Delete din Clip Organizer.

Capitolul 7

Inserarea ºi modificarea obiectelor grafice

191

Adãugarea ºi eliminarea clipurilor Adãugaþi un clip 1

Executaþi clic pe fila Insert.

2

Executaþi clic pe butonul Clip Art ºi apoi pe Clip Organizer de la baza panoului de acþiuni Clip Art.

3

În Clip Organizer, executaþi clic pe meniul File, indicaþi Add Clips to Organizer ºi apoi executaþi clic pe On My Own.

4

Executaþi clic pe sãgeata listei Look In ºi apoi selectaþi echipamentul ºi dosarul care conþin clipul pe care doriþi sã-l importaþi.

5

Executaþi clic pe sãgeata listei de tipuri de fiºier All Clip Organizer File Types ºi apoi bifaþi tipul de fiºier.

6

Executaþi clic pe clipurile pe care doriþi sã le importaþi.

7

Executaþi clic pe Add.

Ar fi bine sã inseraþi imagini ºi categorii în Clip Organizer pentru a avea acces imediat la ele când va fi nevoie. Puteþi sã importaþi propriile dvs. clipuri (imagini, fotografii, sunete ºi imagini animate) în Clip Organizer. De exemplu, aveþi de gând sã includeþi sigla firmei în mai multe registre, aºa cã veþi adãuga aceastã siglã în Clip Organizer. Puteþi adãuga ºi grupuri de clipuri în Clip Organizer. Dacã nu mai aveþi nevoie de o imagine din Clip Organizer puteþi sã o eliminaþi de acolo, salvând astfel ºi spaþiu de memorare.

4

6

7

Eliminaþi un clip 1

Executaþi clic pe fila Insert.

2

Executaþi clic pe butonul Clip Art ºi apoi pe Clip Organizer de la baza panoului de acþiuni Clip Art.

3

Indicaþi clipul pe care doriþi sã-l ºtergeþi ºi apoi executaþi clic pe sãgeata care va deschide o listã de opþiuni.

4

Pentru a ºterge un clip din toate categoriile Clip Organizer executaþi clic pe Delete from Clip Organizer. Pentru a ºterge clipul numai dintr-o singurã categorie, executaþi clic pe Delete din cadrul categoriei afiºate.

192

3

4

5

Inserarea unei imagini EX07S-4.4.1

Inseraþi o imagine dintr-un fiºier 1

Executaþi clic pe fila Insert.

2

Executaþi clic pe butonul Picture.

3

Executaþi clic pe sãgeata listei Look In ºi apoi selectaþi echipamentul ºi dosarul care conþin fiºierul pe care doriþi sã-l inseraþi.

4

Executaþi clic pe fiºierul pe care doriþi sã-l inseraþi.

5

Excel vã oferã posibilitatea sã inseraþi în foaia de calcul imagini, grafice, fotografii scanate, ilustraþii, fotografii, din fiºiere de pe CD-ROM sau din alte programe. Când utilizaþi butonul Picture din cadrul filei Insert trebuie sã specificaþi sursa imaginii. Pentru a salva timp, Excel vã permite sã selectaþi mai multe imagini din fiºiere de pe hard-discul dvs. din scaner, din camera digitalã sau din camera Web, vi le prezintã ca probã ºi apoi le insereazã deodatã.

2

1

Executaþi clic pe Insert. !

!

Pentru a insera o legãturã cãtre fiºierul cu imaginea, executaþi clic pe sãgeata butonului Insert ºi apoi executaþi clic pe Link to File. Pentru a insera un fiºier imagine ºi legãtura cãtre el, executaþi clic pe sãgeata butonului Insert ºi apoi executaþi clic pe Insert and Link.

3

PROBLEME? Dacã în registru apare un „x“ roºu în loc de imagine sau de clipul de animaþie aºteptat, atunci nu aveþi instalat la calculator filtrul grafic pentru acel clip.

ªtiaþi cã…? Puteþi modifica o imagine. Selectaþi imaginea, executaþi clic pe butonul Change Picture din cadrul fiºei Format, selectaþi imaginea ºi apoi executaþi clic pe Insert. Puteþi ataºa formate grafice. Dacã formatul grafic dorit nu se aflã pe listã, puteþi utiliza opþiunea Add sau Remove a programului Office Setup pentru a instala formatele grafice suplimentare.

5

Capitolul 7

Inserarea ºi modificarea obiectelor grafice

4

193

Adãugarea unui Quick Style unei imagini EX07S-4.4.1

Adãugaþi un Quick Style unei imagini 1

Executaþi clic pe imaginea pe care doriþi sã o modificaþi.

2

Executaþi clic pe fila Format din Picture Tools.

3

Executaþi clic pe sãgeata de derulare sau executaþi clic pe sãgeata listei More din cadrul grupului Picture Styles, pentru a vedea stiluri suplimentare.

În loc sã modificaþi atributele unei imagini în mod individual – cum ar fi forma, chenarul ºi efectele – puteþi sã adãugaþi toate aceste atribute deodatã, rapid, cu ajutorul colecþiei Picture Quick Style. Colecþia Picture Quick Style (Nou!) oferã o varietate de combinaþii de formatare. Pentru a vedea imediat dacã vã place un stil rapid de imagine, indicaþi cãtre fila de rãsfoire a colecþiei de stiluri, pentru a afiºa o probã (Nou!) a acelui stil în cadrul de lucru curent. Apoi puteþi sã aplicaþi stilul ales, dacã vã place.

5

3

2

Stilul curent apare evidenþiat în cadrul colecþiei. Indicaþi un stil.

4

Va apãrea o probã (Nou!) a stilului în cadrul curent de lucru. Executaþi clic pe stilul dorit din colecþie, pentru a fi aplicat imaginii selectate din cadrul curent de lucru.

5

1

ªtiaþi cã…? Puteþi salva o formã ca imagine în format PNG. Executaþi clic cu butonul din dreapta al mouse-ului pe formã, executaþi clic pe Save as Picture, tastaþi numele fiºierului ºi apoi executaþi clic pe Save. Puteþi copia conþinutul ferestrei sau al ecranului. Pentru a face o copie a ferestrei active, acþionaþi tastele Alt+Print Scrn. Pentru a copia întregul ecran aºa cum apare pe monitor, acþionaþi tasta Print Scrn.

194

5

Aplicarea unei forme imaginii

Dupã ce inseraþi o imagine în registru, o puteþi selecta pentru a-i aplica una dintre formele Excel (Nou!). Imaginea apare în acea formã ca ºi cum ar fi fost decupatã. Picture Shape vã ajutã sã alegeþi forma doritã. Aceastã facilitate nu oferã ºi o probã pentru forma aleasã. De aceea, pentru a alege forma potrivitã trebuie sã încercaþi diferite forme din colecþie. Dacã nu gãsiþi ceea ce doriþi, folosiþi butonul Reset Picture, pentru a reveni la forma iniþialã a imaginii

Aplicaþi o formã unei imagini 1

Executaþi clic pe imaginea cãreia vreþi sã-i aplicaþi o formã.

2

Executaþi clic pe fila Format din Picture Tools.

3

Executaþi clic pe butonul Picture Shape.

4

Selectaþi forma pe care doriþi sã o aplicaþi imaginii selectate.

2

3

ªtiaþi cã…? Puteþi readuce rapid o imagine la forma iniþialã. Selectaþi imaginea, executaþi clic pe fila Format, executaþi clic pe butonul Reset Picture.

1

4

Capitolul 7

Inserarea ºi modificarea obiectelor grafice

195

Aplicarea unui contur imaginii

Aplicaþi un contur unei imagini 1

Executaþi clic pe imaginea pe care o modificaþi.

2

Executaþi clic pe fiºa Format din Picture Tools.

3

Executaþi clic pe butonul Picture Border.

4

Executaþi clic pe o culoare, sau indicaþi Weight sau Dashes ºi apoi selectaþi un stil ori executaþi clic pe More Lines pentru alte opþiuni.

5

Trageþi de indicatoarele de redimensionare, pentru a ajusta dimensiunea sau unghiul liniei sau sãgeþii.

Dupã ce aþi inserat o imagine, puteþi sã-i adãugaþi sau sã-i modificaþi marginile. Veþi utiliza butonul Picture Border din cadrul filei Format din Picture Tools, cu ajutorul cãruia modificaþi formatarea conturului. Butonul Picture Border funcþioneazã similar butonului Shape Outline ºi oferã opþiuni similare pentru: adãugarea unui contur, selectarea culorii pentru contur, modificarea grosimii ºi stilului conturului. Puteþi încerca diferite combinaþii pentru contur, pânã o alcãtuiþi pe cea care vã place. Dacã nu gãsiþi ceva sã vã placã, puteþi renunþa la contur folosind comanda No Outline din cadrul colecþiei Picture Border.

5

4

1

ªtiaþi cã…? Puteþi renunþa la un chenar. Selectaþi imaginea, executaþi clic pe fila Format, executaþi clic pe butonul Picture Border ºi executaþi clic pe No Outline.

196

2

3

Aplicarea de efecte unei imagini

Aplicaþi efecte unei imagini 1

Executaþi clic pe imaginea pe care o modificaþi.

2

Executaþi clic pe fila Format din Picture Tools.

3

Executaþi clic pe butonul Picture Effects ºi apoi indicaþi una dintre opþiunile: !

!

!

!

!

!

Puteþi modifica aspectul unei imagini prin aplicarea diferitelor efecte (Nou!), cum ar fi: umbre, reflexii, strãlucire, colþuri rotunjite, rotaþii 3-D. Pentru rezultate rapide, efectele pot fi aplicate utilizând colecþia Picture Effects, iar pentru particularizãri puteþi folosi caseta de dialog Format Shape. Din colecþia Picture Effects, puteþi aplica imaginii atât combinaþii gata pregãtite de efecte 3-D, cât ºi efecte individuale. Pentru a vedea rapid rezultatul efectului, indicaþi fila de rãsfoire a colecþiei Picture Effects, pentru a vi se prezenta o probã (Nou!). Dacã vã place, puteþi aplica efectul. Dacã renunþaþi sã aplicaþi un efect de imagine unui obiect, îl puteþi elimina. Selectaþi pur ºi simplu imaginea, indicaþi tipul efectului în cadrul colecþiei Picture Effects ºi apoi selectaþi opþiunea de tip No Effect.

1

2

3

Preset pentru a selecta: No 3-D, unul dintre tipurile pregãtite sau More 3-D Settings. Shadow pentru a selecta apoi: No Shadow, unul dintre tipurile de umbrire sau More Shadows. Reflection pentru a selecta apoi: No Reflection ori unul dintre gradele de variaþie a reflexiei (Reflection Variations). Glow pentru a selecta: No Glow, unul dintre gradele de variaþie a strãlucirii (Glow Variations) sau More Glow Colors. 4

Soft Edges pentru a selecta: No Soft Edges sau valoarea care determinã rotunjirea. 3-D Rotation pentru a selecta: No Rotation, unul dintre tipurile de rotaþie sau More 3-D Settings.

Când indicaþi un efect, apare o probã (Nou!) a stilului în cadrul formei curente. 4

Executaþi clic pe efectul ales, pentru ca acesta sã fie aplicat formei selectate.

Capitolul 7

Inserarea ºi modificarea obiectelor grafice

197

Modificarea dimensiunii imaginii EX07S-4.4.1

Odatã ce aþi inserat în registrul dvs. o imagine, un element clip art sau alte obiecte, puteþi sã le adaptaþi nevoilor de lucru. O imagine poate fi redimensionatã la fel ca oricare alt obiect. Puteþi utiliza reperele de redimensionare pentru o acþiune rapidã sau, pentru o redimensionare exactã, puteþi utiliza opþiunile privind înãlþimea ºi lãþimea figurii, din cadrul filei Format, grupul de opþiuni Size. Caseta de dialog Size and Position vã oferã posibilitatea de a alege una sau mai multe opþiuni. Aceste opþiuni vã ajutã sã asiguraþi ºi sã fixaþi imaginii proporþiile în raport cu cele originare.

Redimensionaþi o imagine 1

Executaþi clic pe obiectul pe care vreþi sã-l redimensionaþi.

2

Trageþi de reperele de redimensionare, pentru a mãri sau a micºora obiectul. !

!

Trageþi de reperele de mijloc, pentru a redimensiona obiectul pe unul din sensuri: sus, jos, stânga, dreapta. Trageþi de unul dintre colþuri, pentru a-l redimensiona proporþional pe ambele direcþii: pe verticalã ºi pe orizontalã. 1

Redimensionaþi o imagine în mod exact 1

Executaþi clic pe obiectul pe care vreþi sã-l redimensionaþi.

2

Executaþi clic pe fila Format din Picture Tools.

3

Pe banda de opþiuni deschisã, în cadrul casetelor Height ºi Width executaþi clic pe sãgeþile în sus ºi în jos, sau introduceþi un numãr (în inci; 1 inch=2,54 cm). Apoi acþionaþi tasta Enter. Dacã în caseta de dialog Size and Position aþi bifat caseta Lock aspect ratio, înãlþimea ºi lãþimea se vor modifica automat când veþi schimba una dintre ele. Executaþi clic pe declanæatorul casetei de dialog Size pentru a schimba opþiunea.

198

2

2

1

3

Declanæatorul casetei de dialog Size

Scalaþi exact o imagine 1

Executaþi clic pe obiectul pe care doriþi sã-l redimensionaþi.

2

Executaþi clic pe fiºa Format din Picture Tools.

3

Executaþi clic pe Size Dialog Box Launcher.

4

Bifaþi caseta Lock aspect ratio, pentru a pãstra proporþiile imaginii.

5

Pentru a pãstra dimensiunile imaginii relativ la original, bifaþi caseta Relative to original picture size.

6

În cadrul casetelor Height ºi Width, apãsaþi pe sãgeþile în sus ºi în jos, sau introduceþi un numãr în: !

!

2

3

1

Size. Numãrul va reprezenta dimensiunea în inci.

6

Scale. Numãrul va fi exprimat ca procent ºi reprezintã dimensiunea în procente.

Dacã în caseta de dialog Size and Position aþi bifat caseta Lock aspect ratio, înãlþimea ºi lãþimea se vor modifica automat când veþi schimba una dintre ele. 7 8

4

Dacã renunþaþi la alegerile fãcute, atunci executaþi clic pe Reset.

5

Executaþi clic pe Close. 7

ªtiaþi cã…? Redimensionarea imaginilor de tip bitmap poate cauza distorsiuni. Imaginile bitmap sunt realizate din puncte de desenare ºi nu pot fi uºor redimensionate deoarece un punct nu poate fi expandat sau contractat. Astfel se creeazã distorsionãri ale imaginii. Pentru a evita acest lucru, redimensionaþi proporþional imaginile bitmap ºi optaþi sã le micºoraþi în loc sã le mãriþi.

8

Capitolul 7

Inserarea ºi modificarea obiectelor grafice

199

Comprimarea unei imagini

Excel vã permite sã comprimaþi o imagine pentru a micºora dimensiunea fiºierului în care este imaginea. Procedând astfel, în funcþie de gradul de comprimare s-ar putea sã pierdeþi din calitatea imaginii. Puteþi alege rezoluþia la care sã inseraþi imagini în registru, în funcþie de locul unde ºi de modul în care vor fi prezentate imaginile respective (de exemplu, pe Web sau la imprimantã). Puteþi alege ºi alte opþiuni, cum ar fi de exemplu, Delete Cropped Area of Picture – pentru a obþine cel mai bun raport între calitatea imaginii ºi dimensiunea fiºierului ei – sau comprimaþi automat imaginile când salvaþi registrul.

Comprimaþi o imagine 1

Executaþi clic pe imaginile pe care vreþi sã le comprimaþi.

2

Executaþi clic pe fila Format din Picture Tools.

3

Executaþi clic pe butonul Compress Pictures.

4

Bifaþi caseta opþiunii Apply to selected pictures only pentru a comprima numai imaginile selectate. Altfel, debifaþi toate casetele pentru a fi comprimate toate imaginile din registrul dvs.

5

Executaþi clic pe Options.

6

Bifaþi sau debifaþi caseta opþiunii Automatically perform basic compression on save.

7

Bifaþi sau debifaþi caseta opþiunii Delete cropped area of pictures, pentru a micºora fiºierul.

8

9

3

2

4

5

6

Executaþi clic pe una dintre opþiunile Print, Screen sau E-mail, pentru a specifica destinaþia rezultatului.

7

Executaþi clic pe OK pentru a închide caseta de dialog Compression Settings.

8

10 Executaþi clic pe OK. 9

200

1

Modificarea strãlucirii ºi contrastului unei imagini EX07S-4.4.1

Odatã inseratã o imagine, puteþi sã alegeþi culorile, strãlucirea ºi contrastul imaginii utilizând Picture Tools. Controlul strãlucirii ºi al contrastului vã ajutã sã ajustaþi tonalitatea imaginii. Ambele opþiuni schimbã imaginea prin mãrirea sau micºorarea luminozitãþii tuturor pixelilor. Puteþi experimenta diferite setãri pânã obþineþi nuanþa doritã a imaginii. Pentru a reveni la starea iniþialã folosiþi butonul Reset Picture.

Modificaþi strãlucirea 1

Executaþi clic pe imaginea pentru care vreþi sã modificaþi strãlucirea.

2

Executaþi clic pe fila Format din Picture Tools.

3

Executaþi clic pe butonul Brightness ºi apoi realizaþi una dintre acþiunile: !

!

3

2

3

2

1

Executaþi clic pe o valoare pozitivã a strãlucirii, pentru a mãri luminozitatea culorilor obiectului, adãugând o proporþie mai mare de alb, sau executaþi clic pe o valoare negativã, pentru a micºora luminozitatea, adãugând o proporþie mai mare de negru. Executaþi clic pe Picture Correction Options, pentru a stabili un anumit procent al strãlucirii.

Modificaþi contrastul 1

Executaþi clic pe imaginea pentru care vreþi sã modificaþi contrastul.

2

Executaþi clic pe fila Format din Picture Tools.

3

Executaþi clic pe butonul Contrast ºi apoi realizaþi una dintre urmãtoarele acþiuni: !

!

1

Executaþi clic pe o valoare pozitivã a contrastului, pentru a mãri intensitatea culorilor obiectului scãzând proporþia de gri sau executaþi clic pe o valoare negativã, pentru a micºora intensitatea culorilor adãugând o proporþie mai mare de gri. Executaþi clic pe Picture Correction Options pentru a stabili un anumit procent al contrastului.

Capitolul 7

Inserarea ºi modificarea obiectelor grafice

201

Recolorarea unei imagini EX07S-4.4.1

Puteþi recolora clipurile ºi celelalte obiecte, pentru a se potrivi schemei de culoare din registrul dvs. De exemplu, dacã folosiþi o floare drept siglã a firmei dvs., puteþi schimba nuanþele de roz ale primãverii cu nuanþele de portocaliu ale toamnei. Colecþia Recolor Picture Quick Style (Nou!) vã oferã o mulþime de combinaþii de formatare diferite. Pentru a vedea ce stil vã place, indicaþi fila colecþie Recolor Picture Quick Style ºi vor fi afiºate probe corespunzãtoare (Nou!) pentru oricare dintre formele selectate de dvs. Dacã aþi ales o variantã, o puteþi aplica imaginii. Puteþi utiliza ºi un fundal transparent pentru imagine, ca sã evitaþi un eventual conflict între fundalul imaginii ºi cel al registrului. Cu un fundal transparent, imaginea va avea acelaºi fundal ca ºi registrul dvs.

Recoloraþi o imagine 1

Executaþi clic pe imaginea pe care vreþi sã o recoloraþi.

2

Executaþi clic pe fila Format din Picture Tools.

3

Executaþi clic pe butonul Recolor.

4

Executaþi clic pe una dintre opþiunile de mai jos: !

!

3

4

2

1

No Recolor. Alegeþi aceastã opþiune dacã vreþi sã eliminaþi colorarea anterioarã. Color Modes. Executaþi clic pe una dintre opþiuni, pentru a aplica un tip de culoare: Grayscale. Converteºte culorile în alb, negru ºi nuanþe de gri. Sepia. Converteºte culorile în nuanþe de galben ºi de auriu foarte deschis, asemãnãtor fotografiilor vechi.

Variaþii de tonuri deschise

Washout. Converteºte culorile în alb ºi nuanþe foarte deschise. Black and White. Converteºte toate culorile numai în alb ºi negru. !

!

202

Light and Dark Variations. Executaþi clic pe una dintre opþiunile prezentate, pentru a da o culoare de accentuare în variaþii de tonuri deschise sau de tonuri închise. More Variations. Indicaþi aceastã opþiune pentru a selecta o anumitã culoare.

Variaþii de tonuri închise

Stabiliþi un fundal transparent 3 1

Executaþi clic pe imaginea pe care vreþi sã o modificaþi.

2

Executaþi clic pe fila Format din Picture Tools.

3

Executaþi clic pe butonul Recolor ºi apoi pe Set Transparent Color.

4

Mutaþi mouse-ul peste obiect, astfel încât cursorul sã-ºi schimbe forma.

5

Executaþi clic pe culoarea care doriþi sã devinã transparentã.

6

Mutaþi cursorul peste imagine, în locul în care doriþi sã aplicaþi transparenþa, ºi apoi executaþi clic.

7

Când aþi terminat, executaþi clic undeva în afara imaginii.

2

4

1

ªtiaþi cã…? De ce este inactivã comanda Set Transparent Color? Opþiunea de stabilire a unei culori ca transparentã este activã numai pentru imaginile bitmap. Dacã lucraþi cu un obiect care nu este o imagine bitmap, nu veþi putea utiliza aceastã facilitate. Nu puteþi modifica unele imagini în Excel. Dacã imaginea este de tip bitmap (.BMP, .JPG, .GIF sau .PNG) este nevoie de un program de editare a imaginilor pentru a edita culorile ei. Aceste programe ar fi: Adobe Photoshop, Microsoft Paint sau Paint Shop Pro. Puteþi readuce o imagine la starea ei iniþialã. Executaþi clic pe imaginea pe care doriþi sã o aduceþi la starea iniþialã, executaþi clic pe fila Format din Picture Tools ºi apoi executaþi clic pe butonul Reset Picture.

6

Capitolul 7

7

Inserarea ºi modificarea obiectelor grafice

203

Decuparea ºi rotirea unei imagini

Decupaþi rapid o imagine 1

Executaþi clic pe imaginea pe care doriþi sã o decupaþi.

2

Executaþi clic pe fila Format din Picture Tools.

3

Executaþi clic pe butonul Crop.

4

Trageþi de reperele de redimensionare, pânã ce cadrul înconjoarã zona pe care doriþi sã o decupaþi.

5

Executaþi clic în afara imaginii, când aþi terminat.

Reafiºarea unei imagini decupate 1

Executaþi clic pe imaginea pe care doriþi sã o restabiliþi.

2

Executaþi clic pe fila Format din Picture Tools.

3

Executaþi clic pe butonul Crop.

4

Trageþi de reperele de redimensionare pânã ce cadrul redã ºi partea eliminatã prin decupare.

5

Executaþi clic în afara imaginii, când aþi terminat.

204

Într-un clip artistic puteþi sã decupaþi o parte dintr-o imagine. Deoarece clipul utilizeazã tehnologia imaginii vectoriale puteþi decupa ºi cea mai micã parte din el ºi apoi sã o lãrgiþi, iar clipul tot va fi recunoscut. Dacã decupaþi imagini de tip bitmap ºi lãrgiþi zona decupatã, veþi pierde din detaliile imaginii. Pentru a decupa manual o imagine, veþi utiliza butonul Crop. De asemenea, puteþi decupa utilizând caseta de dialog Size and Position, care vã oferã un control precis asupra zonei pe care doriþi sã o decupaþi. Mai puteþi roti o figurã manual sau prin furnizarea unei valori numerice.

4

5

5

4

2

1

3

2

1

3

Decuparea exactã a unei imagini 1

Executaþi clic pe imaginea pe care doriþi sã o decupaþi.

2

Executaþi clic pe fila Format din Picture Tools.

3

Executaþi clic pe Size Dialog Box Launcher.

4

Potriviþi valorile din casetele Left, Right, Top ºi Bottom, pentru a decupa imaginea exact la dimensiunile dorite.

5

Dacã vreþi sã reveniþi la starea iniþialã, executaþi clic pe Reset.

6

Executaþi clic pe Close.

4

6

5

Rotirea unei imagini 1

Executaþi clic pe obiectul pe care doriþi sã-l rotiþi.

2

Poziþionaþi mouse-ul pe pârghia verde de deasupra obiectului, pânã ce cursorul acestuia se schimbã în forma Free Rotate ºi apoi trageþi mouse-ul, pentru a roti obiectul.

3

Executaþi clic în afara imaginii când aþi terminat, rotaþia fiind fixatã.

1

2

3

Indicatorul Free Rotate

Capitolul 7

Inserarea ºi modificarea obiectelor grafice

205

Crearea unui text WordArt

Facilitatea WordArt vã oferã posibilitatea de a crea un text stilizat, pentru a atrage atenþia asupra celor mai importante cuvinte. Majoritatea utilizatorilor aplicã WorArt unui cuvânt sau unei expresii, cum ar fi, de exemplu, Make a Difference. Unei foi de calcul ar trebui sã-i aplicaþi WordArt în mod cumpãtat. Atracþia vizualã ºi aspectul unic nu trebuie sã sufoce spaþiul foii. Cu WordArt puteþi alege dintr-o mulþime de stiluri de scriere puse la dispoziþie de colecþia WordArt Quick Style (Nou!) sau vã puteþi crea propriile dvs. stiluri folosind uneltele în grupul WordArt Styles. Pentru a vedea imediat dacã vã place vreun stil din colecþia WordArt Quick Style, indicaþi fila colecþiei pentru a afiºa probele (Nou!) pentru textul selectat. Dacã sunteþi de acord, puteþi aplica stilul ales. Puteþi folosi ºi reperul de manevrare (rombul roz) din cadrul casetei textului selectat, pentru a ajusta unghiul de scriere.

Inseraþi un text WordArt 1

Executaþi clic pe fila Insert.

2

Executaþi clic pe butonul WordArt ºi apoi pe unul dintre stilurile WordArt. Apare o casetã de text pe foaia de calcul, cu o atenþionarea de înlocuire a textului.

3

Tastaþi textul pe care doriþi sã-l utilizaþi.

4

Dacã este necesar, utilizaþi opþiunile Font ºi Paragraph de pe fila Home pentru a modifica atributele textului introdus.

ªtiaþi cã…? Puteþi aplica textului unei casete text un stil WordArt. Selectaþi caseta de text, executaþi clic pe fila Format de sub Drawing Tools ºi apoi executaþi clic pe stilul WordArt dorit de pe bara panglicã. Puteþi elimina scrierea artisticã a textului. Selectaþi textul scris artistic pe care doriþi sã-l modificaþi, executaþi clic pe fila Format, executaþi clic pe butonul Quick Styles ºi apoi pe Clear WordArt.

206

1

2

Editaþi un text WordArt 1

Executaþi clic pe obiectul scris artistic cu WordArt.

2

Executaþi clic în interior, pentru a plasa cursorul de inserare acolo unde doriþi sã editaþi textul ºi apoi editaþi textul.

3

Executaþi clic undeva în afara obiectului, pentru a-l deselecta.

1

2

Capitolul 7

Inserarea ºi modificarea obiectelor grafice

3

207

Formatarea unui text WordArt

Aplicaþi un alt stil WordArt unui text scris artistic 1

Executaþi clic pe obiectul WordArt al cãrui stil doriþi sã-l modificaþi.

2

Executaþi clic pe fila Format de sub Drawing Tools.

3

În cadrul grupului WordArt Styles, acþionaþi sãgeata de derulare în lista de stiluri sau executaþi clic pe sãgeata listei More, pentru a vedea ºi alte stiluri.

Pe lângã faptul cã puteþi aplica un stil de scriere artisticã instalat, puteþi ºi sã creaþi un stil propriu, dând diverse forme textului, cu ajutorul unor modele de forme, curbe, stiluri ºi culori. Grupul WordArt vã pune la dispoziþie instrumente pentru modificarea conturului ºi umplerii textului creat artistic cu WordArt. Pentru a vedea rapid un stil WordArt, indicaþi o miniaturã de pe fila colecþiei ºi vor fi prezentate probele diferitelor stiluri pentru textul selectat. Aplicaþi stilul dorit.

1

2

3

Stilul curent apare evidenþiat în cadrul colecþiei. Indicaþi un stil.

4

Apare o probã (Nou!) a stilului asupra textului selectat. 5

Executaþi clic pe stilul dorit, pentru ca acesta sã fie aplicat textului selectat.

ªtiaþi cã…? Puteþi adãuga opþiuni de formatare unui text în stil WordArt. Selectaþi textul WordArt, executaþi clic pe fila Home ºi apoi utilizaþi butonul de formatare din grupul Font and Paragraph. Puteþi schimba culoarea de umplere din scrierea artisticã a textului pentru a se potrivi fundalului. Selectaþi textul scris artistic pe care doriþi sã-l modificaþi, executaþi clic cu butonul din dreapta al mouse-ului pe el, executaþi clic pe Format Shape, executaþi clic pe opþiunea Background ºi apoi pe Close.

208

5

Umplerea unui text WordArt 1

Executaþi clic pe obiectul WordArt pe care doriþi sã-l modificaþi.

2

Executaþi clic pe fila Format de sub Drawing Tools.

3

Executaþi clic pe sãgeata butonului Text Fill ºi apoi executaþi clic sau indicaþi una dintre urmãtoarele opþiuni: !

!

!

!

2

3

Color pentru a selecta o temã de culoare sau culoarea standard. Picture pentru a selecta un fiºier de imagine. Gradient pentru a selecta No Gradient, unul dintre tipurile de umbriri, sau More Gradients. 1

Texture pentru a selecta unul dintre tipurile de texturi sau More Textures.

Aplicarea unui contur textului WordArt 1

Executaþi clic pe obiectul WordArt pe care doriþi sã-l modificaþi.

2

Executaþi clic pe fila Format de sub Drawing Tools.

3

Executaþi clic pe sãgeata butonului Text Outline.

4

Executaþi clic pe o culoare sau indicaþi Weight ori Dashes ºi apoi selectaþi un stil.

1

2

3

4

Capitolul 7

Inserarea ºi modificarea obiectelor grafice

209

Aplicarea efectelor asupra unui text scris artistic cu WordArt

Aplicaþi un efect unui text scris cu WordArt 1

Executaþi clic pe obiectul WordArt pe care doriþi sã-l modificaþi.

2

Executaþi clic pe fila Format de sub Drawing Tools.

3

Executaþi clic pe butonul Text Effects ºi apoi indicaþi una dintre opþiunile: !

!

!

!

!

!

Shadow pentru a selecta No Shadow, unul dintre tipurile de umbrire (Outer sau Inner – în exterior sau în interior) sau More Shadows. Reflection pentru a selecta No Reflection sau unul dintre Reflection Variations. Glow pentru a selecta No Glow, unul dintre Glow Variations sau More Glow Colors. Bevel pentru a selecta No Bevel, unul dintre nivelurile de variaþie sau More 3-D Settings. 3-D Rotation pentru a selecta No Rotation, unul dintre tipurile de rotaþie sau More 3-D Settings. Transform pentru a selecta No Transform sau unul dintre tipurile de transformare (Follow Path, sau Wrap).

Când indicaþi un efect, apare o probã (Nou!) a efectului în cadrul formei curente. 4

210

Executaþi clic pe efectul ales, pentru ca acesta sã fie aplicat formei selectate.

Puteþi modifica aspectul unui text scris artistic cu WordArt prin aplicarea unor efecte (Nou!) cum ar fi: umbriri, reflexii, strãlucire, colþuri rotunjite, rotaþii 3-D ºi transformãri. Pentru rezultate rapide puteþi aplica efecte unei forme a textului utilizând colecþia Text Effects. Asupra textului WordArt puteþi aplica din cadrul acestei colecþii sau combinaþii gata pregãtite de efecte 3-D sau efecte individuale. Pentru a vedea imediat dacã vã place vreun efect din colecþia Text Effects, indicaþi fila colecþiei pentru a afiºa probele (Nou!) pentru textul selectat. Dacã sunteþi de acord, puteþi aplica efectele alese. Dacã renunþaþi sã aplicaþi un efect unui text WordArt, îl puteþi elimina. Selectaþi pur ºi simplu textul, indicaþi tipul efectului în cadrul colecþiei Text Effects ºi apoi selectaþi opþiunea de tip No Effect.

1

2

3

4

Modificarea poziþiei textului WordArt

Puteþi aplica o serie de efecte obiectelor WordArt, prin care sã determinaþi alinierea ºi direcþia textului. Aceste efecte sunt mai pronunþate pentru unele stiluri WordArt decât pentru altele. Astfel, pentru unele stiluri, unele dintre aceste efecte pot face textul neciteþ, aºa cã alegeþi cu grijã ce efecte aplicaþi. Pentru rezultate particularizate, puteþi aplica efecte unei forme utilizând caseta de dialog Format Shape. Pentru a roti textul, puteþi utiliza reperul de rotaþie (cercul verde) din partea de sus a casetei textului selectat.

Modificaþi direcþia textului WordArt 1

Executaþi clic cu butonul din dreapta al mouse-ului pe obiectul WordArt pe care doriþi sã-l modificaþi ºi apoi executaþi clic pe Format Shape.

2

Dacã este nevoie, executaþi clic pe Text Box din panoul din stânga.

3

Executaþi clic pe sãgeata listei Vertical alignement sau pe a listei Horizontal alignement, pentru a selecta o opþiune: Top, Middle, Bottom, Top Center, Middle Center, sau Bottom Center.

4

Executaþi clic pe sãgeata listei Text Direction ºi selectaþi o opþiune: Horizontal, Rotate all text 90°, Rotate all text 270° sau Stacked.

5

Executaþi clic pe Close.

3

1

Rotiþi textul WordArt 1

Executaþi clic pe obiectul WordArt pe care doriþi sã-l modificaþi.

2

Trageþi de reperul de rotaþie (cercul verde) pentru a roti obiectul în direcþia doritã.

3

Când aþi terminat, eliberaþi butonul mouse-ului.

4

Executaþi clic în afara obiectului, pentru a-l deselecta.

2

2

Capitolul 7

4

5

1

3

Inserarea ºi modificarea obiectelor grafice

4

211

Crearea unor organigrame artistice EX07S-4.4.2

Organigramele SmartArt (Nou!) vã permit sã desenaþi diagrama de structurã a unui proces sau a unor relaþii. Excel vã oferã o largã varietate de tipuri grafice gata pregãtite, incluzând obiecte ca: liste grafice, procese, cicluri, ierarhii, relaþii, matrice ºi piramide. Utilizând obiectele grafice SmartArt veþi crea ºi modifica foarte uºor desenele, fãrã a fi nevoie sã le trasaþi cu creionul. Pentru a vedea imediat dacã vã place un obiect grafic SmartArt, indicaþi fila colecþiei pentru a afiºa probele (Nou!) pentru forma selectatã. Dacã vã place ceea ce vedeþi, o puteþi aplica.

Creaþi o organigramã artisticã 1

Executaþi clic pe fila Insert.

2

Executaþi clic pe butonul SmartArt.

3

În panoul din stânga, executaþi clic pe o categorie: All, List, Process, Cycle, Hierarchy, Relationship, Matrix, Pyramid.

4

În panoul din dreapta, executaþi clic pe tipul de stil al obiectului grafic ales, dintre cele oferite.

5

Executaþi clic pe OK. Obiectul grafic artistic apare pe foaia de calcul.

3

212

5

Obiectivele formelor grafice din SmartArt

ªtiaþi cã…? Este convenabil ca textul din interiorul obiectului grafic sã fie cât mai scurt. Majoritatea formelor grafice oferite funcþioneazã mai bine când conþin un text scurt. Totuºi, pentru texte mai lungi, machetele din categoria List sunt mai bune decât machetele altor categorii.

4

Tip

Obiectiv

Listã

Prezintã informaþii nesecvenþiale

Proces

Prezintã etapele unui proces sau a unui orar

Ciclu

Prezintã un proces continuu

Ierarhie

Prezintã un arbore de decizie sau creeazã o organigramã

Relaþie

Ilustreazã conexiunile

Matrice

Prezintã cum se îmbinã pãrþile în întreg

Piramidã

Prezintã relaþiile proporþional cu importanþa, de sus în jos

6

Dacã este nevoie, executaþi clic pe butonul Text Pane sau executaþi clic pe butonul cu douã sãgeþi situat în partea stângã a obiectului grafic selectat, pentru a se deschide Text Pane.

7

Etichetaþi obiectul grafic printr-unul din urmãtoarele procedee: !

Tastaþi textul în caseta [Text]. Puteþi folosi tastele cu sãgeþi pentru a trece în panoul Text.

!

8

Executaþi clic pe una din formele din obiectul grafic ºi introduceþi textul direct în formã.

Când aþi terminat, executaþi clic oriunde în afara obiectului grafic.

6

ªtiaþi cã…? Nu puteþi trage un text în interiorul panoului Text. Deºi nu puteþi trage un text în interiorul panoului Text, totuºi puteþi copia ºi lipi textul respectiv. Puteþi crea un obiect grafic SmartArt fãrã texte. În panoul Text acþionaþi tastele Ctrl+A pentru a selecta tot textul tip, dupã care acþionaþi tasta Delete.

7

Capitolul 7

Inserarea ºi modificarea obiectelor grafice

8

213

Utilizarea panoului Text împreunã cu obiectele grafice SmartArt

Dupã ce aþi realizat aºezarea în zona de lucru a unui obiect grafic SmartArt, apare un panou Text lângã acel obiect (Nou!). La baza panoului este o descriere a obiectului grafic. Atât panoul cât ºi obiectul grafic conþin locuri pentru inserare text. Puteþi modifica tipul conþinutului pentru text din panoul Text sau direct în formele obiectului grafic. Panoul Text funcþioneazã ca un indicator de legãturã sau ca o listã de butoane, iar textul corespunde formei textului din cadrul obiectului grafic. Când adãugaþi sau când editaþi conþinutul în panou, se realizeazã automat acest lucru în obiectul grafic, modificându-se, adãugându-se ori ºtergându-se forme din cadrul lui, cu pãstrarea designului acelui obiect. Dacã apare un „x” roºu în panoul Text, înseamnã cã obiectul grafic conþine un numãr fix de forme la proiectarea lui, cum ar fi, de exemplu, pentru sãgeþile bilanþului contabil (numai douã).

Prezentarea sau ascunderea panoului Text 1

Executaþi clic pe un obiect grafic SmartArt pe care doriþi sã-l modificaþi.

2

Executaþi clic pe fila Design situatã sub SmartArt Tools.

3

Realizaþi oricare dintre urmãtoarele acþiuni: !

!

Show. Executaþi clic pe butonul Text Pane sau executaþi clic pe butonul cu douã sãgeþi din stânga obiectului grafic, pentru a se deschide panoul Text. Hide. Executaþi clic pe butonul Text Pane, executaþi clic pe butonul Close din Text Pane sau deselectaþi obiectul grafic.

Comutând alternativ butonul Text Pane, activaþi sau ascundeþi panoul.

ªtiaþi cã…? Puteþi redimensiona panoul Text. Pentru a redimensiona panoul, indicaþi oricare dintre marginile lui (cursorul se schimbã în sãgeatã dublã) ºi trageþi mouse-ul, pentru a redimensiona panoul. Puteþi muta panoul Text. Pentru a muta panoul Text, trageþi de partea de sus a lui. Acesta va reveni la locul iniþial când ieºiþi din Excel.

214

3

2

1

Lucraþi cu textul în cadrul panoului Text 1

Executaþi clic pe un obiect grafic SmartArt pe care doriþi sã-l modificaþi.

2

Executaþi clic pe fila Design situatã sub SmatArt Tools.

3

Dacã este necesar, executaþi clic pe butonul Text Pane, pentru a se deschide panoul Text.

4

Realizaþi oricare dintre urmãtoarele acþiuni: !

!

!

!

3

2

1

New line. La sfârºitul unui rând de text, acþionaþi Enter. Indent line right. Acþionaþi tasta Tab sau executaþi clic pe butonul Promote.

4

Indent line left. Acþionaþi tastele Shift+Tab sau executaþi clic pe butonul Demote. Delete line. Selectaþi rândul de text ºi acþionaþi tasta Delete.

ªtiaþi cã…? Puteþi formata un text în interiorul panoului Text. Când formataþi un text în panoul Text, formatarea nu apare în panou, ci în obiectul grafic. Puteþi elimina o formã din cadrul obiectului grafic. Selectaþi obiectul grafic, executaþi clic pe forma pe care doriþi sã o eliminaþi ºi apoi tastaþi Delete.

Capitolul 7

Inserarea ºi modificarea obiectelor grafice

215

Modificarea unui obiect grafic SmartArt

Adãugaþi o formã în plus în obiectul grafic 1

Selectaþi forma din obiectul grafic SmartArt pe care doriþi sã-l modificaþi.

2

Executaþi clic pe fila Design situatã sub SmartArt Tools.

3

Executaþi clic pe butonul Add Shape, pentru a insera o formã la sfârºit ori executaþi clic pe sãgeata butonului Add Shape ºi apoi selectaþi poziþia în care doriþi sã inseraþi forma.

Schimbaþi forme din obiectul grafic 1

Selectaþi formele din obiectul grafic SmartArt pe care doriþi sã le modificaþi.

2

Executaþi clic pe fila Format situatã sub SmartArt Tools.

3

Executaþi clic pe butonul Change Shape ºi apoi executaþi clic pe o formã aleasã pentru schimbare.

ªtiaþi cã…? Puteþi readuce obiectul grafic la starea iniþialã. Selectaþi obiectul grafic SmartArt, executaþi clic pe fila Design ºi apoi pe butonul Reset Graphic.

216

Dupã ce aþi creat un obiect grafic SmartArt, puteþi sã-i adãugaþi forme în plus, sã eliminaþi dintre formele lui, sã le schimbaþi sau sã le rearanjaþi, pentru a crea un aspect particularizat. Pentru formele din cadrul unui obiect grafic SmarArt puteþi face schimbãri folosind forme din colecþia Shape gallery, sau puteþi sã utilizaþi comenzi cunoscute – Bring to Front, Send to Back, Align, Group ºi Rotate – pentru a vã crea un obiect grafic particularizat (Nou!). Puteþi elimina simplu o formã care nu mai doriþi sã facã parte din obiect, prin selectarea ei ºi apoi acþionarea tastei Delete. 3

2

3

1

2

1

Redimensionarea unui obiect grafic

Redimensionaþi un obiect grafic 1

Selectaþi formele din obiectul grafic SmartArt pe care doriþi sã-l modificaþi sau întregul obiect.

2

Executaþi clic pe fila Format situatã sub SmartArt Tools.

3

Folosiþi una dintre metodele de mai jos: !

!

!

!

Puteþi modifica dimensiunea întregului obiect grafic SmartArt sau numai a formelor din cadrul obiectului, în mod individual. Dacã schimbaþi dimensiunea unei forme din cadrul obiectului, se schimbã ºi celelalte forme în concordanþã cu tipul de model proiectat pentru obiectul grafic. Dacã redimensionaþi o formã care conþine text sau modificaþi mãrimea textului, textul se va adapta automat, astfel încât sã se încadreze în formã, în funcþie de spaþiul disponibil în cadrul obiectului grafic. Dacã redimensionaþi întregul obiect grafic, formele din interiorul sãu vor fi scalate astfel încât sã se respecte proporþiile ºi sã se obþinã cel mai bun aspect.

Butoane Larger ºi Smaller

2

Butonul Size

Trageþi de un reper de dimensionare de mijloc: în sus, în jos, spre stânga sau spre dreapta. Trageþi de un reper de colþ, pentru o redimensionare proporþionalã. Executaþi clic pe butonul Size ºi apoi specificaþi dimensiunile dorite. Executaþi clic pe butonul Larger sau pe butonul Smaller pentru a mãri sau a micºora obiectul cu o creºtere standard.

ªtiaþi cã…? Puteþi rearanja formele în cadrul obiectului grafic SmartArt. Selectaþi forma din cadrul obiectului grafic SmartArt, executaþi clic pe fila Format situatã sub SmartArt Tools, executaþi clic pe butonul Arrange ºi apoi utilizaþi oricare dintre opþiunile butonului: Bring to Front, Send to Back, Align, Group sau Rotate.

Reper de redimensionare de colþ

Reper de redimensionare de mijloc

1

Puteþi edita în 2-D o formã din obiectul grafic 3-D. Selectaþi obiectul grafic SmartArt care este proiectat în stil 3-D, executaþi clic pe fila Format situatã sub SmartArt Tools ºi apoi executaþi clic pe butonul Edit in 2-D.

Capitolul 7

Inserarea ºi modificarea obiectelor grafice

217

Formatarea unui obiect grafic SmartArt EX07S-4.4.2

Dacã obiectul grafic SmartArt pe care l-aþi creat nu aratã cum aþi dori sau credeþi cã nu are impactul dorit asupra cititorului, utilizaþi vizualizarea de probã (Nou!) pentru a examina rapid aplicarea facilitãþilor din grupurile: Quick Styles (Nou!) ºi Layout Styles (Nou!). Selectaþi apoi ceea ce doriþi. Dacã vreþi numai sã schimbaþi culoarea, puteþi alege diferite scheme de culoare ale diferitelor teme de culoare, utilizând butonul Change Color (Nou!). Dacã obiectul grafic SmartArt nu redã direcþia fluxului de informaþii aºa cum doriþi, îi puteþi schimba orientarea.

Aplicaþi un Quick Style unui obiect grafic SmartArt 1

Selectaþi forma din obiectul grafic SmartArt pe care doriþi sã-l modificaþi.

2

Executaþi clic pe fila Design situatã sub SmartArt Tools.

3

Executaþi clic pe sãgeþile de derulare sau executaþi clic pe sãgeata listei More din cadrul grupului Quick Styles pentru a vedea stiluri suplimentare.

5

2

3

Colecþia va afiºa modelul curent al obiectului în diferite teme de culoare. 4

Indicaþi un stil. Apare o probã (Nou!) a stilului aplicat formei curente.

5

Modificaþi orientarea obiectului grafic 1

Selectaþi forma din obiectul grafic SmartArt pe care doriþi sã-l modificaþi.

2

Executaþi clic pe fila Design situatã sub SmartArt Tools.

3

Executaþi clic pe butonul Right to Left. Butonul are acum aspectul de buton apãsat, aºa cã puteþi sã executaþi clic încã o datã, pentru a reveni la starea anterioarã.

218

1

Executaþi clic pe modelul care doriþi sã fie aplicat obiectului grafic.

3

2

1

Modificaþi modelul unui obiect grafic SmartArt 1

Selectaþi obiectul grafic SmartArt pe care doriþi sã-l modificaþi.

2

Executaþi clic pe fila Design situatã sub SmartArt Tools.

5

Executaþi clic pe sãgeþile de derulare, sau executaþi clic pe sãgeata listei More din cadrul grupului Layout Styles pentru a vedea stiluri suplimentare.

6

3

2

Colecþia va afiºa modelele proiectate ca listã cu marcaje. 5

Pentru a vedea toatã lista de modele de diagrame, executaþi clic pe More Layouts.

5

Indicaþi un model.

1

Apare o probã (Nou!) a aplicãrii modelului în zona de lucru curentã. 5

Executaþi clic pe modelul ales din colecþie pentru obiectul grafic SmartArt.

5

Dacã aþi deschis întreaga colecþie de modele, executaþi clic pe OK.

Modificaþi culorile unui obiect grafic SmartArt 1

Selectaþi obiectul grafic SmartArt pe care doriþi sã-l modificaþi.

2

Executaþi clic pe fila Design situatã sub SmartArt Tools.

3

Executaþi clic pe butonul Change Colors.

3

2

5

Colecþia va afiºa modelul curent, în teme de culoare diferite. 4

Indicaþi un stil. Apare o probã (Nou!) a aplicãrii culorii formei curente.

5

Executaþi clic pe modelul ales din colecþie pentru obiectul grafic SmartArt.

1

Capitolul 7

Inserarea ºi modificarea obiectelor grafice

219

Formatarea unei forme din cadrul obiectului grafic SmartArt EX07S-4.4.2

Aplicaþi o umplere pentru o formã din obiectul grafic SmartArt 5 1

Asemãnãtor modificãrilor pe care le puteþi aplica unei forme simple, puteþi aplica ºi formelor din cadrul unui obiect grafic SmartArt formatãri ca: umplere, contur, efecte. Puteþi modifica parþial sau total obiectul grafic utilizând butoanele: Shape Fill, Shape Outline ºi Shape Effects (Nou!). Shape Fill poate fi folosit pentru o umplere uniform-compactã sau în nuanþe (degradé), cu o texturã sau cu o imagine, iar Shape Outline poate fi selectat pentru un contur continuu sau cu întreruperi (Nou!). În plus, puteþi schimba aspectul obiectului grafic SmartArt aplicând efecte (Nou!), cum ar fi strãlucire ºi colþuri rotunjite. Dacã o formã din cadrul obiectului grafic conþine text, puteþi folosi unul dintre stilurile WordArt pentru a-l modifica.

1

4

3

2

Selectaþi forma din obiectul grafic SmartArt pe care doriþi sã o modificaþi. ECONOMIE DE TIMP. Puteþi þine tasta Ctrl în timp ce executaþi clic cu mouse-ul pentru a selecta mai multe forme, sau tastaþi Ctrl+A pentru a le selecta pe toate.

2

Executaþi clic pe fila Format situatã sub SmartArt Tools.

3

Executaþi clic pe butonul Shape Fill.

4

Executaþi clic pe o culoare, No Fill sau Picture (pentru a selecta o imagine) sau indicaþi Gradient sau Texture, ºi apoi selectaþi stilul.

Aplicaþi un contur unei forme din cadrul obiectului grafic SmartArt 1

Selectaþi forma din obiectul grafic SmartArt, pe care doriþi sã o modificaþi.

2

Executaþi clic pe fila Format situatã sub SmartArt Tools.

3

Executaþi clic pe butonul Shape Outline.

4

Executaþi clic pe o culoare, No Outline sau indicaþi Weight sau Dashes ºi apoi selectaþi stilul.

220

3

4

2

1

Aplicaþi un efect unei forme din cadrul obiectului grafic SmartArt 1

Selectaþi forma din obiectul grafic SmartArt pe care doriþi sã-l modificaþi.

2

Executaþi clic pe fila Format situatã sub SmartArt Tools.

3

Executaþi clic pe butonul Shape Effects ºi apoi indicaþi una dintre opþiunile: !

!

!

!

!

!

!

3

2

Preset pentru a selecta: No 3-D, unul dintre tipurile pregãtite sau More 3-D Settings. Shadow (Umbrã) pentru a selecta apoi: No Shadow, unul dintre tipurile de umbrire sau More Shadows. Reflection pentru a selecta apoi: No Reflection sau unul dintre Reflection Variations.

1

4

Glow pentru a selecta: No Glow, unul dintre Glow Variations sau More Glow Colors. Soft Edges pentru a selecta: No Soft Edges sau valoarea care determinã rotunjirea. Bevel pentru a selecta: No Bevel, unul dintre nivelurile de variaþie sau More 3-D Settings. 3-D Rotation pentru a selecta: No Rotation, unul dintre tipurile de rotaþie sau More 3-D Settings.

Când indicaþi un efect, apare o probã (Nou!) a stilului în cadrul formei curente. 4

Executaþi clic pe efectul ales din colecþie, pentru a fi aplicat formelor selectate.

Vedeþi ºi Citiþi „Formatarea unui text WordArt“ de la pagina 208, pentru informaþii despre aplicarea stilurilor WordArt asupra textului unui obiect grafic SmartArt.

Capitolul 7

Inserarea ºi modificarea obiectelor grafice

221

Crearea unei organigrame

Creaþi o organigramã utilizând obiectele grafice SmartArt 1

Executaþi clic pe fila Insert.

2

Executaþi clic pe butonul SmartArt.

3

În panoul din stânga, executaþi clic pe Hierarchy.

4

În panoul din dreapta, executaþi clic pe unul dintre tipurile de modele de diagrame.

5

Executaþi clic pe OK.

O organigramã prezintã relaþiile ierarhice dintre persoanele din cadrul unei organizaþii. De exemplu, puteþi reprezenta relaþiile dintre directorul ºi angajaþii unei firme. Puteþi crea o organigramã utilizând obiectele grafice SmartArt (Nou!) sau utilizând Microsoft Organization Chart. Dacã vreþi sã creaþi o organigramã nouã, atunci alegeþi obiectele grafice SmartArt. Dacã doriþi sã folosiþi o organigramã creatã într-o versiune anterioarã de Excel, atunci Microsoft Organization Chart (o aplicaþie integratã) este cea mai bunã alegere. Într-o organigramã creatã cu obiecte grafice SmartArt puteþi adãuga cu uºurinþã noi forme, utilizând fie spaþiul de desenare, fie panoul Text.

Apare suprafaþa de lucru cu modelul ales ºi cu panoul Text deschis, pentru a introduce texte. 6

!

1

8

2

Executaþi clic pe una dintre formele din obiectul grafic ºi introduceþi textul direct în formã.

7

Pentru a adãuga forme utilizând panoul Text, plasaþi cursorul de inserare la începutul textului, unde doriþi sã inseraþi o formã, tastaþi textul corespunzãtor, acþionaþi Enter ºi apoi, pentru a ierarhiza corespunzãtor forma introdusã, acþionaþi tasta Tab (retragere la dreapta) sau Shift+Tab (avansare spre stânga).

8

La sfârºit, executaþi clic oriunde pe suprafaþa de lucru, în afara obiectului grafic.

222

5

Tastaþi textul în caseta [Text]. Puteþi folosi tastele cu sãgeþi, pentru a trece în panoul Text.

!

4

3

Daþi etichete formelor din obiectul grafic, printr-una dintre metodele:

6

Adãugaþi forme într-o organigramã 1

Selectaþi formele din obiectul grafic SmartArt pe care doriþi sã le modificaþi.

2

Executaþi clic pe fila Design situatã sub SmartArt Tools.

3

Executaþi clic pe forma cu a cãrei machetã doriþi sã faceþi adãugarea.

4

Executaþi clic pe sãgeata butonului Add Shape ºi apoi selectaþi una dintre opþiunile: !

!

!

5

4

2

1

Add Shape After or Add Shape Before. Insereazã o formã pe acelaºi nivel ierarhic, dupã sau înaintea celor selectate. Add Shape Above or Add Shape Below. Insereazã o formã pe nivelul ierarhic de deasupra sau de dedesubt celui selectat.

3

5

Add Assistant. Insereazã o formã deasupra celor selectate, dar în panoul Text ea este afiºatã ultima pe acelaºi nivel.

La sfârºit, executaþi clic oriunde pe suprafaþa de lucru, în afara obiectului grafic.

ªtiaþi cã…? Puteþi crea organigrame ºi prin alte metode. Puteþi utiliza ºi Office Visio 2007 sau Organization Chart (cunoscut ºi sub numele Microsoft Organization Chart 2.0), care era utilizat în programul PowerPoint 2003 sau în versiuni mai vechi. Executaþi clic pe butonul Object din grupul Text, din cadrul filei Insert, pentru a insera o organigramã.

Capitolul 7

Inserarea ºi modificarea obiectelor grafice

223

Modificarea unei diagrame organizaþionale

Schimbaþi modelul sau aplicaþi Quick Style unei organigrame 1

Selectaþi formele din obiectul grafic SmartArt pe care doriþi sã le modificaþi.

2

Executaþi clic pe fila Design situatã sub SmartArt Tools.

3

Executaþi clic pe sãgeþile în sus ºi în jos, sau executaþi clic pe sãgeata listei More din cadrul grupului de modele sau din grupul Quick Styles, pentru a vedea stiluri suplimentare.

Ca oricãrui obiect grafic SmartArt, ºi unei diagrame organizaþionale îi puteþi adãuga efecte, cum ar fi: colþuri rotunjite, strãlucire, efecte 3-D ºi animaþie. Dacã diagrama nu aratã aºa cum doriþi, încercaþi alte modele din grupurile Quick Styles (Nou!) ºi Layout Styles (Nou!), ºi vã puteþi servi de prezentarea de probe (Nou!) pentru a face alegerea. Dacã doriþi sã schimbaþi doar culoarea, puteþi alege diferite scheme de culoare, utilizând temele de culoare oferite prin butonul Change Color (Nou!).

5

2

Colecþia va afiºa diferite modele sau modelul curent în diferite teme de culoare. 4

Indicaþi un stil. Va apãrea o probã (Nou!) a stilului în zona de lucru.

5

Executaþi clic pe modelul sau pe stilul ales din cadrul colecþiei.

ªtiaþi cã…? Puteþi înlocui liniile organigramei cu linii punctate. Executaþi clic cu butonul din dreapta al mouse-ului pe o linie pe care doriþi sã o modificaþi, executaþi clic pe Format Object, executaþi clic pe Line Style, executaþi clic pe tipul Dash, executaþi clic pe un stil al liniei ºi apoi pe Close. Puteþi schimba culorile unei organigrame. Executaþi clic pe obiectul grafic SmartArt pe care doriþi sã-l modificaþi, executaþi clic pe fila Design situatã sub SmartArt Tools, executaþi clic pe butonul Change Colors ºi apoi executaþi clic pe tema de culoare doritã.

224

3

1

8

Desenarea ºi modificarea formelor Introducere

Ce veþi face

Dacã vã hotãrâþi sã includeþi obiecte în registrul dvs., atunci puteþi sã folosiþi Microsoft Office Excel ca pe un pachet de facilitãþi de desenare. Excel oferã o gamã largã de forme predefinite, opþiuni pentru linii sau instrumente generale care vã permit sã desenaþi, dimensionaþi ºi formataþi forme ºi obiecte proprii. Puteþi ataºa registrului Excel câteva tipuri de obiecte de desenare – forme, casete de text, linii ºi modele generale. Formele sunt obiecte pregãtite – cum ar fi stele, cercuri sau elipse. Casetele text sunt obiecte care conþin text – o formã fãrã contur. Liniile sunt simple linii drepte sau curbe, prin care puteþi conecta douã puncte sau care sunt utilizate pentru a crea sãgeþi. Formele generale sunt curbe neregulate sau poligoane, pe care le puteþi desena de mânã (cu mouse-ul). Odatã ce aþi creat un obiect desenat, îl puteþi muta, redimensiona, îndoi, copia sau ºterge din foaia de calcul. Îi puteþi schimba stilul prin colorare, umplere cu un model, rotire, aplicare de umbre sau de efecte 3-D. Luaþi o formã simplã ºi adãugaþi-i câte un efect. Veþi obþine o ilustraþie atractivã, cu graficã artisticã, în registrul dvs. Dacã doriþi sã o utilizaþi mai târziu, o puteþi salva în Clip Organizer. Amplasarea obiectelor pe foaia de calcul este factorul cheie al succesului muncii dvs. Mai multe obiecte pot fi grupate într-unul mai mare. Gruparea vã ajutã sã faceþi modificãri mai târziu, sau sã copiaþi grupul în altã foaie de calcul. Excel are capacitatea sã alinieze obiecte în mod precis; pentru a vã ajuta în procesul de aliniere, programul foloseºte rigle ºi ghidaje. Grupate ºi aliniate, obiectele desenate de dvs. vor fi plasate cu precizie.

Desenarea, redimensionarea ºi inserarea de forme diverse Adãugarea de text unei forme Desenarea de linii ºi sãgeþi Crearea, editarea ºi modificarea de forme oarecare Copierea ºi mutarea unui obiect Adãugarea unui Quick Style unei forme ºi atribuirea unei forme textului Aplicarea de culoare ºi de efecte formelor Realizarea umplerii cu imagini, texturi ºi nuanþe

8 Crearea umbrelor

Adãugarea de efecte 3-D ºi de rotaþie unei forme Distribuirea obiectelor ºi alinierea în funcþie de ghidaje ºi caroiaj Corelarea formelor

Selectarea obiectelor utilizând panoul Selection Modificarea ordinii de stivuire a formelor Rotirea ºi întoarcerea, gruparea ºi separarea formelor Adãugarea unei forme în Clip Organizer

225

Desenarea ºi redimensionarea formelor EX07S-4.4.3

Excel furnizeazã forme gata pregãtite, de la inimi la sãgeþi în zigzag ºi la stele. Aceste forme sunt disponibile direct din colecþia Shapes, din cadrul filelor Insert ºi Format. Dupã ce aþi amplasat o formã pe foaia de calcul, puteþi sã o redimensionaþi utilizând reperele de redimensionare. Multe forme au ºi un reper pentru ajustãri, suplimentar, un mic romb galben sau roz situat lângã unul dintre reperele de redimensionare, de care puteþi trage pentru a deforma forma. Pentru o redimensionare exactã utilizaþi butonul declanºator al casetei de dialog Size (Nou!), în care puteþi introduce valorile exacte ale dimensiunilor.

Desenaþi o formã 1

Executaþi clic pe fila Insert.

2

Executaþi clic pe butonul Shapes.

3

Executaþi clic pe forma aleasã.

4

Trageþi indicatorul peste locul din foaia de calcul unde doriþi sã fie amplasatã forma, pânã ce se construieºte forma, iar apoi redimensionaþi-o.

1

2

Forma pe care o desenaþi utilizeazã liniatura ºi culoarea definite în tema registrului contabil. ECONOMIE DE TIMP. Pentru a desena o formã proporþionatã, þineþi apãsatã tasta Shift în timp ce trageþi mouse-ul.

4

ªtiaþi cã…? Puteþi ºterge rapid o formã. Executaþi clic pe forma respectivã pentru a o selecta ºi apoi acþionaþi tasta Delete. Puteþi desena un cerc sau un pãtrat. Pentru a desena un cerc sau un pãtrat, executaþi clic pe butonul Oval sau pe Rectangle, respectiv, din colecþia Shapes ºi apoi þineþi tasta Shift în timp ce desenaþi.

226

3

Forme

Redimensionaþi o formã 1

Selectaþi forma pe care doriþi sã o redimensionaþi.

2

Trageþi de unul dintre reperele de redimensionare. !

!

!

1

2

Pentru a redimensiona obiectul pe orizontalã sau pe verticalã, trageþi de reperele de mijloc, din partea corespunzãtoare direcþiei ºi sensului. Pentru a realiza redimensionarea pe ambele direcþii, trageþi de un reper de colþ. Pentru o redimensionare exactã, executaþi clic pe fila Format situatã sub Drawing Tools ºi apoi scrieþi valorile exacte, pentru stabilirea lãþimii ºi a înãlþimii în cadrul grupului Size.

Ajustaþi o formã 1

Selectaþi forma pe care doriþi sã o ajustaþi.

2

Executaþi clic pe unul dintre reperele de ajustare (romburi mici galbene) ºi trageþi mouse-ul pentru a deforma forma.

ªtiaþi cã…? Puteþi înlocui o formã. Înlocuiþi o formã cu alta, pãstrând aceleaºi atribute de dimensiune, de culoare ºi de orientare. Executaþi clic pe forma pe care doriþi sã o înlocuiþi, executaþi clic pe fila Format, executaþi clic pe butonul Edit Shape, indicaþi opþiunea Change Shape ºi apoi executaþi clic pe noua formã doritã. 2

Capitolul 8

1

Desenarea ºi modificarea formelor

227

Inserarea unei forme de mai multe ori EX07S-5.4.2

Inseraþi o formã de mai multe ori 1

Executaþi clic pe fila Insert.

2

Executaþi clic pe butonul Shapes.

3

Executaþi clic cu butonul din dreapta al mouse-ului pe forma pe care doriþi sã o adãugaþi foii/foilor de calcul ºi apoi pe Lock Drawing Mode.

4

Trageþi indicatorul de desenare pe suprafaþa pe care plasaþi desenul pânã ce se construieºte forma, la dimensiunea doritã. Continuaþi sã desenaþi, la fel, pe aceeaºi sau pe celelalte foi, oriunde este nevoie în registru.

5

Când aþi terminat, acþionaþi tasta Esc.

Dacã vreþi sã utilizaþi aceeaºi formã de mai multe ori, pentru a o desena într-una sau în mai multe foi de calcul, puteþi folosi facilitatea Excel Lock Drawing Mode pentru a desena câte exemplare doriþi din aceeaºi formã, fãrã a mai fi nevoie sã o selectaþi din nou din colecþia de forme. Aceasta este o modalitate de a economisi timp ºi manevre suplimentare cu mouse-ul. Excel rãmâne în modul Lock Drawing Mode pânã acþionaþi tasta Esc. Dacã forma nu aratã cum aþi fi dorit, o puteþi modifica în loc sã o redesenaþi.

1

4

2

3

Schimbaþi o formã cu alta 1

Selectaþi forma pe care o schimbaþi.

2

Executaþi clic pe fila Format situatã sub Drawing Tools.

3

Executaþi clic pe butonul Edit Shape ºi indicaþi opþiunea Change Shape.

4

Executaþi clic în colecþia Shapes pe forma cu care faceþi schimbarea.

3

2

1

4

228

Adãugarea de text unei forme EX07S-4.4.3

Adãugaþi text unei forme la fel cum introduceþi text într-o casetã de text. Pur ºi simplu, selectaþi obiectul care reprezintã forma ºi începeþi sã tastaþi. Obiectele grafice puse la dispoziþie, care reprezintã forme, pot fi de la dreptunghiuri ºi cercuri pânã la sãgeþi ºi stele. Când plasaþi text într-o formã, textul devine parte din obiectul respectiv. Dacã rotiþi sau întoarceþi forma, ºi textul face acelaºi lucru, odatã cu ea. Puteþi formata textul din formã la fel cum îl formataþi pe cel dintr-o casetã de text, utilizând instrumente oferite de fila Home ºi de butonul de aliniere din Font Style aflat pe minibara de unelte.

Adãugaþi text unei forme 1

Selectaþi forma în care doriþi sã inseraþi text.

2

Tastaþi textul dorit.

3

Pentru a edita textul din cadrul formei, executaþi clic pe text, pentru a apãrea în cadrul lui cursorul de inserare, iar apoi editaþi textul.

3

1

2

Creaþi o casetã de text 1

Executaþi clic pe fila Insert.

2

Executaþi clic pe butonul Text Box.

3

Realizaþi una dintre acþiunile urmãtoare: !

!

1

5

2

3

Pentru a adãuga un text care ºtiþi cã se încadreazã în casetã, trageþi mouse-ul pe suprafaþa de amplasare pentru a se desena caseta, iar apoi tastaþi textul. Pentru a adãuga un text care nu se încadreazã în casetã, executaþi clic ºi apoi începeþi sã tastaþi.

4

Pentru a ºterge o casetã de text, selectaþi-o ºi apoi acþionaþi tasta Delete.

5

Executaþi clic în afara casetei selectate, pentru a o deselecta. Capitolul 8

Desenarea ºi modificarea formelor

229

Trasarea de linii ºi de sãgeþi EX07S-5.4.2

Trasaþi o linie dreaptã sau o sãgeatã 1

Executaþi clic pe fila Insert.

2

Executaþi clic pe butonul Shapes ºi apoi executaþi clic pe Line sau pe Arow din cadrul colecþiei de forme.

3

Trageþi indicatorul mouse-ului, pentru a crea desenul. Capetele liniei sunt locurile de unde aþi pornit sã desenaþi ºi cel unde v-aþi oprit.

4

Eliberaþi mouse-ul când linia sau sãgeata a cãpãtat lungimea doritã. Apar repere de redimensionare la ambele capete ale liniei. Le puteþi folosi pentru a regla lungimea sau pentru a muta pe foaie unul dintre capete.

Adãugaþi un Quick Style liniei 1

Selectaþi forma pe care o veþi modifica.

2

Executaþi clic pe fila Format situatã sub Drawing Tools.

3

Executaþi clic pe sãgeþile de derulare sau executaþi clic pe sãgeata listei More din cadrul grupului Shape Styles, pentru a vedea ºi alte stiluri.

4

Indicaþi un stil. Apare o probã (Nou!) a stilului aplicat formei curente.

5

230

Executaþi clic pe stilul ales, pentru a fi aplicat liniei selectate.

Desenele elementare pe care le folosiþi cel mai des în foaia de calcul sunt liniile ºi sãgeþile. Pentru a crea segmente de dreaptã veþi folosi forma Line, iar pentru a desena sãgeþi veþi folosi forma Arrow. Astfel realizaþi o accentuare vizualã a elementelor-cheie din registru. Puteþi adãuga rapid diverse formatãri unei linii sau unei sãgeþi, utilizând Shape Quick Styles (Nou!) sau puteþi schimba formatarea în mod individual, atribut cu atribut – linie continuã, întreruptã sau combinaþii – utilizând butonul Shape Outline. Butonul Shape Outline vã permite sã schimbaþi tipul liniei sau sãgeþii pe care o creaþi. Puteþi ataºa vârfuri de sãgeatã oricãrei linii de pe foaia de calcul.

3

1

2

4

5

3

2

1

Schimbaþi o linie sau o sãgeatã 1

Selectaþi forma – linia sau sãgeata – pe care o veþi edita.

2

Executaþi clic pe fila Format situatã sub Drawing Tools.

3

Executaþi clic pe butonul Shape Outline, pentru a alege un stil sau o grosime de linie sau de sãgeatã.

4

Executaþi clic pe o culoare sau indicaþi una dintre opþiunile Weight, Dashes sau Arrow ºi apoi selectaþi un stil.

5

Corectaþi dimensiunea sau înclinaþia liniei ori a sãgeþii, trãgând reperele de redimensionare.

1

4

3

2

Modificaþi o linie sau o sãgeatã 1

Selectaþi forma – linia sau sãgeata – pe care o veþi edita.

2

Executaþi clic pe fila Format, situatã sub Drawing Tools.

3

Executaþi clic pe butonul Shape Outline, indicaþi una dintre opþiunile Weight, Dashes sau Arrow ºi apoi executaþi clic pe More Lines sau pe More Arrows.

4

Pentru linie, ca ºi pentru sãgeatã, selectaþi: lãþimea, tipul de compunere (linii duble sau triple), tipul întreruperii, tipul vârfului, tipul sfârºitului liniei (pãtratic, rotund sau neted), sau tipul de conectare – stil utilizat la conectarea a douã linii (rotund, ascuþit sau în unghi de 45°).

5

Pentru sãgeþi, selectaþi un tip de început, un tip de sfârºit, dimensiune de început, dimensiune de sfârºit.

6

Executaþi clic pe Close.

1

3

4

2

6

Capitolul 8

5

Desenarea ºi modificarea formelor

231

Crearea ºi editarea formelor oarecare

Desenaþi o linie poligonalã 1

Executaþi clic pe fila Insert.

2

Executaþi clic pe butonul Shapes ºi apoi executaþi clic pe Freeform din cadrul colecþiei de forme.

3

Executaþi clic pe foaia de calcul, în locul în care doriþi sã plasaþi primul vârf al liniei poligonale.

4

Mutaþi indicatorul mouse-ului ºi apoi executaþi clic iar, pentru a fixa al doilea vârf al liniei poligonale. O linie va uni cele douã puncte. !

1

2

4

3

Pentru a desena o linie curbã, la paºii 3 ºi 4 trebuie sã trageþi mouse-ul în loc sã executaþi clic.

5

Continuaþi deplasarea mouse-ului ºi clicurile, pentru a crea ºi celelalte laturi ale liniei poligonale.

6

Finalizaþi linia poligonalã. Pentru o linie poligonalã închisã, executaþi clic lângã punctul de pornire. Pentru o linie poligonalã deschisã, executaþi dublu-clic pe ultimul vârf al ei.

ªtiaþi cã…? Puteþi transforma o formã regulatã într-una oarecare. Selectaþi forma, executaþi clic pe butonul Edit Shape ºi apoi executaþi clic pe Convert to Freeform. Puteþi comuta între o curbã închisã ºi una deschisã. Executaþi clic cu butonul din dreapta al mouse-ului desenul ºi apoi executaþi clic pe opþiunea Close Path sau pe Open Path.

232

Când vreþi sã desenaþi o formã particularizatã, utilizaþi instrumentele pentru forme oarecare oferite de Excel. Alegeþi o formã oarecare din categoria Line. Formele oarecare sunt asemãnãtoare acelor desene pe care le realizaþi cu creionul pe hârtie, numai cã acum utilizaþi mouse-ul în loc de creion ºi foaia de calcul în loc de hârtie. O formã oarecare poate fi o curbã deschisã sau închisã. Puteþi edita o astfel de formã utilizând comanda Edit Points, pentru a modifica vârfurile sau unghiurile formei.

6

5

Pentru informarea dumneavoastrã Modificarea unei forme oarecare În forma oarecare, fiecare vârf, indicat printr-un punct negru (colþ – în cazul liniei poligonale, îndoire – în cazul liniei curbe) are douã atribute: poziþia ºi unghiul de schimbare a direcþiei. Puteþi sã schimbaþi poziþia fiecãrui vârf ºi sã controlaþi unghiul de schimbare a direcþiei. Puteþi adãuga sau ºterge astfel de vârfuri. Când ºtergeþi un vârf, Excel recalculeazã atributele pentru a nivela segmentul de desen rãmas. La fel, când adãugaþi un nou vârf, Excel adaugã un colþ sau o îndoiturã desenului. Pentru a edita forma, executaþi clic pe obiect, executaþi clic pe fila Format situatã sub Drawing Tools, executaþi clic pe butonul Edit Shape, executaþi clic pe Edit Points, modificaþi vârfurile dorite (mutaþi-le sau ºtergeþi-le) ºi apoi executaþi clic oriunde în afara formei, pentru a aplica modificãrile.

Copierea ºi mutarea obiectelor

Dupã ce aþi creat un obiect desenat, îl puteþi copia sau muta. Pentru o mutare rapidã utilizaþi mouse-ul, iar dacã vreþi un control exact al noii poziþii, utilizaþi caseta de dialog a programului Excel, Size and Position, în care puteþi specifica noul loc al obiectului. Puteþi copia unul sau mai multe obiecte desenate în Clipboard, iar apoi sã le lipiþi în alte pãrþi ale registrului curent sau în alt registru existent ori într-un document Office. Aceste copii din Clipboard le puteþi lipi individual sau toate odatã.

Copiaþi sau mutaþi un obiect într-un singur pas 1

1

Þineþi apãsatã tasta Ctrl ºi apoi trageþi obiectul care trebuie copiat în noul lui loc sau, fãrã tasta Ctrl, îl trageþi pentru a-l muta. Verificaþi sã nu trageþi de vreunul dintre reperele de redimensionare sau de ajustare. Dacã lucraþi cu o formã oarecare ºi vã aflaþi în modul de lucru Edit Points, trageþi de interiorul obiectului, nu de margine, sau nu-l mutaþi pânã nu terminaþi modificãrile de poziþie ºi de unghiuri.

Copiaþi sau mutaþi un obiect 1

Selectaþi obiectul pe care doriþi sã-l copiaþi sau sã-l mutaþi.

2

Executaþi clic pe fila Home.

3

Executaþi clic pe butonul Copy sau pe butonul Cut.

4

Afiºaþi o parte din foaia de calcul în care va fi noul loc al obiectului.

5

Utilizaþi unul dintre urmãtoarele moduri: !

!

2

3

5

4

Executaþi clic pe butonul Paste. Executaþi clic pe butonul declanºator al casetei de dialog Clipboard ºi apoi executaþi clic pe obiect, pentru a fi lipit pe foaia de calcul. 1

Capitolul 8

Desenarea ºi modificarea formelor

233

Adãugarea unui Quick Style unei forme EX07S-4.4.3

Adãugaþi un Quick Style unei forme 1

Selectaþi forma pe care o veþi modifica.

2

Executaþi clic pe fila Format situatã sub Drawing Tools.

3

Executaþi clic pe sãgeþile de derulare sau executaþi clic pe sãgeata listei More din cadrul grupului Shape Styles, pentru a vedea ºi alte stiluri.

În loc de a modifica atribut cu atribut formatarea unei forme – tipul de umplere, conturul, efectele – puteþi adãuga aceste atribute deodatã, în mod rapid, cu ajutorul colecþiei Shape Quick Style. Colecþia Shape Quick Style (Nou!) oferã o multitudine de combinaþii de formatãri diferite. Pentru a vedea rapid pe care sã o alegeþi, indicaþi fila colecþiei, pentru a afiºa probe (Nou!) ale acestor combinaþii aplicate formei curente, iar dacã vã place puteþi sã alegeþi ºi sã aplicaþi.

3

2

1

Stilul curent apare evidenþiat în cadrul colecþiei. 4

Indicaþi un stil. Apare o probã (Nou!) a stilului aplicat formei curente.

5

Executaþi clic pe stilul ales, pentru a fi aplicat formei selectate

5

234

Adãugarea unui Quick Style pentru a modela textul EX07S-4.4.3

Adãugaþi un Quick Style pentru a modela textul 1

Selectaþi forma cu textul pe care îl veþi modifica.

2

Executaþi clic pe fila Format situatã sub Drawing Tools.

3

Executaþi clic pe sãgeþile de derulare sau executaþi clic pe sãgeata listei More din cadrul grupului WordArt Styles, pentru a vedea ºi alte stiluri.

În loc de a modifica atribut cu atribut formatarea unui text din cadrul unei forme – umplerea textului, conturul textului, efectele textului – puteþi adãuga aceste atribute deodatã, în mod rapid, cu ajutorul colecþiei WordArt Quick Style. Colecþia WordArt Quick Style (Nou!) oferã o multitudine de combinaþii de formatãri diferite. Pentru a vedea rapid pe care sã o alegeþi, indicaþi fila colecþiei pentru a afiºa probe (Nou!) ale acestor combinaþii aplicate textului formei curente, iar dacã vã place puteþi sã alegeþi ºi sã aplicaþi.

1

3

2

Stilul curent apare evidenþiat în cadrul colecþiei. 4

Indicaþi un stil. Apare o probã (Nou!) a stilului aplicat textului formei curente.

5

Executaþi clic pe stilul ales, pentru a fi aplicat textului formei selectate.

5

Capitolul 8

Desenarea ºi modificarea formelor

235

Aplicarea umplerii cu o culoare

Aplicaþi unei forme umplerea cu o culoare 1

Selectaþi forma pe care o veþi modifica.

2

Executaþi clic pe fila Format situatã sub Drawing Tools.

3

Executaþi clic pe butonul Shape Fill.

4

Selectaþi culoarea de umplere doritã.

5

Pentru a elimina o culoare aplicatã, executaþi clic pe butonul Shape Fill ºi apoi pe No Fill.

Dupã ce creaþi o formã închisã, cum ar fi un pãtrat, îi veþi aplica o culoare pentru umplere – Shape Fill – ºi o culoare pentru contur – Shape Outline. Un desen de tip linie va folosi o culoare Shape Outline. Puteþi stabili pentru Shape Fill atributele: compactã, cu nuanþe, o texturã sau o imagine, iar pentru culoarea Shape Outline: compactã sau cu nuanþe (Nou!). Dacã doriþi sã aplicaþi mai multe modificãri formei în acelaºi timp, caseta de dialog Format Shape vã permite sã faceþi toate modificãrile dorite în locul selectat. În cazul în care culoarea compactã aplicatã formei apare prea închisã, puteþi aplica o transparenþã umplerii. Dacã vã rãzgândiþi în privinþa colorãrii prin umplere pe care aþi aplicat-o formei, o puteþi elimina.

5

3

4

2

ªtiaþi cã…? Puteþi stabili ca implicite culoarea ºi stilul de linie pentru un obiect. Executaþi clic cu butonul din dreapta al mouse-ului pe obiect ºi apoi executaþi clic pe Set as Default Shape. Oricare nou obiect pe care îl veþi desena va utiliza acelaºi stil. Puteþi utiliza fundalul registrului pentru umplerea unei forme. Executaþi clic cu butonul din dreapta al mouse-ului pe desen, executaþi clic pe Format Shape, executaþi clic în panoul din stânga pe Fill, executaþi clic pe opþiunea Background ºi apoi executaþi clic pe Close. Puteþi anula modificãrile fãcute în cadrul casetei de dialog Format Shape. Cum modificãrile fãcute în caseta de dialog Format Shape sunt aplicate instantaneu, nu este posibilã anularea lor prin închiderea casetei. De aceea, pentru a anula aceste modificãri trebuie sã executaþi clic pe butonul Undo de pe bara de unelte Quick Access. 236

1

Aplicaþi unei forme o umplere cu culoare transparentã 1

Executaþi clic cu butonul din dreapta al mouse-ului pe forma pe care doriþi sã o modificaþi ºi apoi executaþi clic pe Format Shape.

2

În panoul din stânga, executaþi clic pe Fill.

3

Executaþi clic pe opþiunea Solid Fill.

4

Executaþi clic pe butonul Color ºi apoi selectaþi culoarea doritã.

5

Trageþi de cursorul Transparency sau introduceþi un numãr de la 0 (complet opac) pânã la 100 (complet transparent).

2

3

4

Toate modificãrile sunt aplicate instantaneu formei. 6

Executaþi clic pe Close. PROBLEME? Pentru a anula modificãrile executaþi clic pe butonul Undo din cadrul barei de unelte Quick Acces.

6

5

Aplicaþi unei forme un contur colorat 1

Selectaþi forma pe care o veþi modifica.

2

Executaþi clic pe fila Format situatã sub Drawing Tools.

3

Executaþi clic pe butonul Shape Outline.

4

Selectaþi culoarea de contur doritã.

5

Pentru a elimina culoarea de contur, executaþi clic pe butonul Shape Outline ºi apoi pe No Outline.

3

2

4

5

1

Capitolul 8

Desenarea ºi modificarea formelor

237

Aplicarea umplerilor cu imagini

Aplicaþi umplerea cu o imagine a unei forme 1

Selectaþi forma pe care doriþi sã o modificaþi.

2

Executaþi clic pe fila Format situatã sub Drawing Tools.

3

Executaþi clic pe butonul Shape Fill ºi apoi executaþi clic pe Picture.

4

Localizaþi ºi selectaþi fiºierul de imagine dorit.

5

Executaþi clic pe Insert.

Adãugând un nou aspect unui desen printr-un format de umplere reuºiþi sã atrageþi interesul asupra registrului dvs. În forma desenatã puteþi insera o imagine sau o ilustraþie clip art. Imaginea o puteþi insera dintr-un fiºier, iar un clipart din colecþia Clip Art accesatã prin panoul ei de acþiuni, sau puteþi lipi un astfel de obiect din Clipboard, dacã acesta existã deja acolo. Expandaþi sau repetaþi eventual imaginea, pentru a acoperi tot interiorul formei selectate. Când expandaþi imaginea pentru a umple cu ea toatã forma, puteþi sã stabiliþi limitele de încadrare, exterioare ei, relative la marginile formei, astfel încât sã intre în spaþiul formei desenate (offset). O valoare pozitivã pentru limitele exterioare va muta marginile imaginii cãtre centrul formei (condensare), iar o valoare negativã va muta marginile imaginii spre exteriorul formei (dilatare). Dacã imaginea apare prea închisã, îi puteþi mãri transparenþa.

2

3

1

ªtiaþi cã…? Puteþi anula modificãrile fãcute în cadrul casetei de dialog Format Shape. Cum modificãrile fãcute în caseta de dialog Format Shape sunt aplicate instantaneu formei, nu este posibilã anularea lor prin închiderea casetei. De aceea, pentru a anula aceste modificãri, trebuie sã executaþi clic pe butonul Undo de pe bara de unelte Quick Access. Puteþi aplica o umplere cu o imagine particularizatã. Executaþi clic cu butonul din dreapta al mouse-ului pe obiectul pe care doriþi sã-l modificaþi, executaþi clic pe Format Shape, executaþi clic pe Fill, executaþi clic pe Picture sau pe opþiunea de umplere cu o texturã, executaþi clic pe File, Clipboard sau Clip Art pentru a selecta imaginea doritã, selectaþi opþiunea pentru tile (acoperire), stretch (rãspândire) ºi transparenþã, iar apoi executaþi clic pe Close.

4

5

238

Aplicarea umplerii cu o texturã

Puteþi aplica rapid o texturã formei, utilizând colecþia de modele Texture sau utilizând caseta de dialog Format Shape, pentru a selecta opþiuni de particularizare. Expandaþi textura astfel încât sã ocupe toatã suprafaþa formei selectate, sau repetaþi acoperirea folosind modelul ales, asemãnãtor acoperirii cu dale, pânã se umple toatã forma. Dacã repetaþi textura pentru a acoperi cu dale toatã forma, va trebui sã modificaþi opþiunile pentru: bordura exterioarã a texturii (offset), scalarea ei, alinierea ºi aºezarea simetricã (în oglindã), conform aspectului urmãrit. Opþiunile x ºi y ale bordurii exterioare determinã cu cât trebuie scalatã textura pentru a încãpea în formã, în raport cu marginile acesteia (x – scalarea pe orizontalã; y – scalarea pe verticalã). Dacã vreþi sã vedeþi ce efect produce acoperirea prin repetarea texturii în spaþiul formei („pavare cu dale”), puteþi schimba tipul de simetrie pentru a determina dacã alternând dalele se contureazã o imagine simetricã (în oglindã) sau întoarsã a unei dale faþã de oricare altã dalã vecinã. Dacã textura nu oferã un contrast bun în cadrul formei, puteþi mãri transparenþa texturii.

Aplicaþi umplerea cu o texturã a unei forme 1

Selectaþi forma pe care doriþi sã o modificaþi.

2

Executaþi clic pe fila Format situatã sub Drawing Tools.

3

Executaþi clic pe butonul Shape Fill.

4

Indicaþi opþiunea Texture ºi apoi selectaþi o texturã din cadrul colecþiei.

3

2

4

ªtiaþi cã…? Puteþi particulariza textura de umplere aplicatã. Executaþi clic cu butonul din dreapta al mouse-ului pe obiectul desenat, executaþi clic pe Format Shape, executaþi clic pe Fill, executaþi clic pe opþiunea de umplere Picture or texture, executaþi clic pe butonul Texture, selectaþi o texturã, selectaþi spaþiul de margine (offset), scala, alinierea, oglindirea, transparenþa, iar apoi executaþi clic pe Close.

1

Capitolul 8

Desenarea ºi modificarea formelor

239

Aplicarea umplerii cu un degrade

Aplicaþi o umplere cu degrade 1

Selectaþi forma pe care doriþi sã o modificaþi.

2

Executaþi clic pe fila Format situatã sub Drawing Tools.

3

Executaþi clic pe butonul Shape Fill.

4

Indicaþi opþiunea Gradient ºi apoi selectaþi un degrade din cadrul colecþiei.

Degradeurile sunt compuse din douã sau din mai multe culori care pãlesc gradat ºi trec una într-alta. Ele pot fi folosite pentru a conferi o impresie de perspectivã formei desenate sau pentru a crea impresia de umbre reale. Puteþi aplica nuanþe pentru umplerea unei forme – aici incluzând ºi liniile (Nou!) – utilizând rapid o colecþie de modele pregãtite sau, dacã doriþi rezultate particularizate, folosind caseta de dialog Format Shape. O nuanþã poate fi alcãtuitã din câteva dungi de întrerupere, pentru a crea impresia de trecere neliniarã între culori. De exemplu, dacã doriþi sã creaþi un degrade care porneºte cu albastru ºi trece spre verde, veþi adãuga douã benzi de întrerupere – câte una pentru fiecare culoare. Banda de întrerupere se creeazã alegând poziþia ei, culoarea ºi transparenþa necesare.

1

3

2

4

Sunt disponibile patru moduri de nuanþe: liniar (benzile sunt paralele), radial (benzile pleacã radial din centru), dreptunghiular (benzile pleacã radial din colþuri) ºi traiectorie (path) (benzile merg radial de-a lungul traiectoriei).

Aplicaþi o umplere cu degrade cu prestabiliri 1

Executaþi clic cu butonul din dreapta al mouse-ului pe forma pe care doriþi sã o modificaþi ºi apoi executaþi clic pe Format Shape.

2

În panoul din stânga, executaþi clic pe Fill.

3

Executaþi clic pe Gradient fill.

4

Executaþi clic pe sãgeata butonului Preset colors ºi apoi selectaþi un degrade din listã.

2

3

4

Toate modificãrile pe care le faceþi se aplicã instantaneu formei. 5

240

Executaþi clic pe Close.

5

Aplicaþi o umplere cu degrade particularizatã 1

Executaþi clic cu butonul din dreapta al mouse-ului pe forma pe care doriþi sã o modificaþi ºi apoi executaþi clic pe Format Shape.

2

În panoul din stânga, executaþi clic pe Fill.

3

Executaþi clic pe Gradient fill.

4

Executaþi clic pe sãgeata butonului Preset colors ºi apoi selectaþi o nuanþã din listã.

5

Executaþi clic pe sãgeata listei Type ºi apoi selectaþi direcþia degradeului.

6

Executaþi clic pe sãgeata listei Direction ºi selectaþi o mãrime pentru variaþia degradeului. Opþiunile furnizate depind de tipul degradeului.

7

8

!

!

!

4

8

10 9

Specificaþi urmãtoarele opþiuni de aºezare a culorilor în degrade:

!

3

5

Dacã aþi selectat tipul Linear, specificaþi unghiul (în grade) de rotaþie a degradeului în cadrul formei.

!

9

2

6 Umplere cu degrade particularizatã

Add. Executaþi clic pe Add ºi apoi setaþi cursorul pentru Stop position, Color ºi Transparency dorite. Remove. Executaþi clic pe sãgeata listei din caseta numericã Stop, selectaþi o întrerupere de degrade ºi apoi executaþi clic pe Remove. Stop position. Specificã locul în care se schimbã culoarea ºi transparenþa în cursul aplicãrii degradeului. Color. Executaþi clic pe butonul Color ºi apoi selectaþi o culoare pentru banda de întrerupere. Transparency. Trageþi cursorul opþiunii sau tastaþi un numãr de la 0 (complet opac) la 100 (complet transparent), care se va aplica în locul de întrerupere.

Bifaþi caseta de validare Rotate with shape pentru a roti structura degradeului odatã cu rotaþia formei. Toate modificãrile se aplicã instantaneu.

10 Executaþi clic pe Close.

Capitolul 8

Desenarea ºi modificarea formelor

241

Aplicarea efectelor asupra formei desenate

Adãugaþi formei efecte prestabilite 1

Selectaþi forma pe care doriþi sã o modificaþi.

2

Executaþi clic pe fila Format situatã sub Drawing Tools.

3

Executaþi clic pe butonul Shape Efects ºi apoi indicaþi Preset.

Puteþi modifica aspectul formei desenate de dvs. prin aplicarea unor efecte (Nou!), cum ar fi: umbre, reflexii, strãlucire, colþuri rotunjite, unghiuri ascuþite ºi rotaþii 3-D. Pentru rezultate rapide aplicaþi efectele folosind colecþia Shape Effects sau, pentru rezultate particularizate, utilizaþi caseta de dialog Format Shape. Din colecþia Shape Effects puteþi alege efecte individuale sau combinaþii prestabilite de efecte 3-D. Pentru a vizualiza rezultatul aplicãrii unui efect, indicaþi fila din cadrul colecþiei Shape Effects pentru a apãrea probele (Nou!) aplicãrii efectelor asupra formei selectate. Dacã renunþaþi la un efect aplicat formei, îl puteþi elimina. Selectaþi forma, indicaþi tipul efectului în cadrul colecþiei Shape Effects ºi apoi selectaþi opþiunea No effect.

3

6

2

Efectul curent apare evidenþiat în cadrul colecþiei. 4

Indicaþi un efect. Apare o probã (Nou!) a aplicãrii efectului asupra formei selectate.

5

Executaþi clic pe efectul pe care doriþi sã-l aplicaþi desenului selectat.

6

Pentru a închide colecþia de efecte prestabilite, executaþi clic pe butonul Shape Efects, indicaþi Preset ºi apoi executaþi clic pe No Preset.

ªtiaþi cã…? Efectele 3-D au întâietate. Dacã aþi aplicat unei forme un efect 3-D, cum ar fi o teºire sau o rotaþie 3-D ºi apoi vreþi sã-i aplicaþi efectul de colþuri rotunjite, acest efect nu apare pe formã pânã nu ºtergeþi efectul 3-D.

242

1

5

Adãugaþi efectele în mod individual 1

Selectaþi forma pe care doriþi sã o modificaþi.

2

Executaþi clic pe fila Format situatã sub Drawing Tools.

3

Executaþi clic pe butonul Shape Efects ºi apoi indicaþi una dintre opþiunile: !

!

!

!

!

!

Glow

Shadow pentru a selecta apoi: No Shadow, unul dintre tipurile de umbrire (Outer, Inner, Perspective) sau More Shadows. Reflection pentru a selecta apoi No Reflection sau unul dintre gradele Reflection Variations.

Bevel

Glow pentru a selecta: No Glow, unul dintre gradele Glow Variations sau More Glow Colors. Soft Edges pentru a selecta: No Soft Edges sau valoarea care determinã rotunjirea.

Reflection

Bevel pentru a selecta: No Bevel, unul dintre nivelurile de variaþie sau More 3-D Settings. 3-D Rotation pentru a selecta: No Rotation unul dintre tipurile de rotaþie (Parallel, Perspective, Oblique) sau More 3-D Settings.

Când indicaþi un efect, apare o probã (Nou!) a stilului în cadrul formei curente. 4

Shadow

3-D Rotation

Soft edges

Executaþi clic pe efectul ales din colecþie, pentru a fi aplicat formei selectate.

Capitolul 8

Desenarea ºi modificarea formelor

243

Adãugarea efectelor 3-D unei forme desenate

Puteþi crea iluzia de perspectivã în registrul dvs., prin adãugarea efectelor 3-D unui desen. Pentru rezultate rapide aplicaþi un efect 3-D prestabilit sau, pentru rezultate particularizate, utilizaþi uneltele de formatare 3-D pentru a crea un stil propriu (Nou!). Setãrile pe care le puteþi realiza cu ajutorul instrumentelor de particularizare includ: teºire (un efect de margine 3-D în partea de sus sau de jos a formei), perspectivã (impresia de distanþã între formã ºi suprafaþa foii), contur reliefat, material al suprafeþei ºi luminozitate. Puteþi aplica o suprafaþã interesantã unei forme 3-D: matã, plastic, metalizatã, din fire, margini închise sau luminoase, netedã, aspect translucid sau claritate (Nou!). În plus, puteþi modifica tipul luminozitãþii aplicate formei 3-D: neutru, cald, rece, mat, strãlucitor ºi spaþiu deschis (Nou!). Fiecare tip de luminozitate defineºte una sau mai multe simulãri de surse de luminã pentru un spaþiu tridimensional, nu doar pentru forma respectivã. Fiecare luminã e definitã prin: poziþie, intensitate ºi culoare.

Adãugaþi un efect 3-D unei forme 1

Selectaþi forma pe care doriþi sã o modificaþi.

2

Executaþi clic pe fila Format situatã sub Drawing Tools.

3

Executaþi clic pe butonul Shape Effects ºi apoi indicaþi Preset ori Bevel. Efectul curent apare evidenþiat în cadrul colecþiei.

4

Indicaþi un efect. Apare o probã (Nou!) a aplicãrii efectului asupra formei selectate.

5

Executaþi clic pe efectul pe care doriþi sã-l aplicaþi desenului selectat.

6

Pentru a elimina efectul 3-D, executaþi clic pe butonul Shape Effects, indicaþi Preset sau Bevel ºi apoi apãsaþi No Preset sau No Bevel.

244

1

3

6

2

5

Adãugaþi un efect 3-D particularizat 1

Selectaþi forma pe care doriþi sã o modificaþi.

2

Executaþi clic pe fila Format situatã sub Drawing Tools.

3

Executaþi clic pe butonul Shape Effects, indicaþi una dintre opþiunile Preset sau Bevel ºi apoi 3-D Options.

4

4

Specificaþi urmãtoarele opþiuni de particularizare: !

!

!

!

Bevel. Executaþi clic pe Top sau pe Bottom pentru a alege marginea formei care va fi mai ridicatã în cadrul teºiturii. Apar numerele corespunzãtoare lãþimii ºi înãlþimii.

6 5

Depth. Executaþi clic pe butonul Color, pentru a selecta culoarea pentru zona adâncitã ºi apoi introduceþi numãrul corespunzãtor gradului de adâncire. Contour. Executaþi clic pe butonul Color pentru a selecta culoarea pentru contur ºi apoi introduceþi dimensiunea conturului.

Material

Surface. Executaþi clic pe butonul Material, pentru a selecta tipul de suprafaþã, ºi apoi executaþi clic pe opþiunea Lighting pentru a specifica tipul de luminã pentru porþiunea 3-D. Pentru a roti toate luminile în jurul feþei frontale a formei, introduceþi valoarea unghiului de rotaþie.

Toate modificãrile se aplicã instantaneu. 5

6

Pentru a elimina formatarea 3-D ºi a reveni la starea iniþialã a setãrilor, executaþi clic pe Reset.

Lighting

Executaþi clic pe Close.

Capitolul 8

Desenarea ºi modificarea formelor

245

Adãugarea efectelor de rotaþie 3-D unei forme Adãugaþi un efect de rotaþie 3-D unei forme 1

Selectaþi forma pe care doriþi sã o modificaþi.

2

Executaþi clic pe fila Format situatã sub Drawing Tools.

3

Executaþi clic pe butonul Shape Effects ºi apoi indicaþi opþiunea 3-D Rotation.

Dupã ce aþi desenat o formã 3-D sau chiar una 2-D, puteþi utiliza opþiunile de rotaþie 3-D pentru a-i modifica orientarea ºi perspectiva. Puteþi crea un efect de rotaþie 3-D utilizând stilurile prestabilite de rotaþie 3-D sau puteþi sã vã creaþi propriul efect de rotaþie 3-D utilizând instrumentele pentru rotaþii 3-D (Nou!). Instrumentele utilizate în setãrile pe care le faceþi pentru particularizarea efectului includ: rotaþia 3-D (pe axele x, y ºi z), rotaþia textului ºi poziþionarea obiectului (distanþa faþã de nivelul zero).

1

3

6

2

Efectul curent apare evidenþiat în cadrul colecþiei de efecte. 4

Indicaþi un efect. Apare o probã (Nou!) a aplicãrii efectului asupra formei selectate.

5

Executaþi clic pe efectul pe care doriþi sã-l aplicaþi desenului selectat.

6

Pentru a elimina efectul de rotaþie 3-D, executaþi clic pe butonul Shape Effects, indicaþi 3-D Rotation ºi apoi executaþi clic pe No Rotation.

ªtiaþi cã…? Puteþi adãuga formei o rotaþie 3-D particularizatã. Selectaþi forma pe care doriþi sã o modificaþi, executaþi clic pe fila Format, executaþi clic pe butonul Shape Effects, indicaþi opþiunea 3-D Rotation, executaþi clic pe opþiunile 3-D Rotation, selectaþi valorile x, y ºi z ale rotaþiei, perspectiva de rotaþie, textul ºi poziþia dorite (pentru obiect) ºi apoi executaþi clic pe Close.

246

5

Crearea umbrelor

Adãugaþi o umbrã prestabilitã unei forme 1

Selectaþi forma pe care doriþi sã o modificaþi.

2

Executaþi clic pe fila Format situatã sub Drawing Tools.

3

Executaþi clic pe butonul Shape Effects ºi apoi indicaþi opþiunea Shadow.

Puteþi da obiectelor desenate în registrele dvs. impresia de perspectivã, prin adãugarea umbrelor. Excel oferã câteva opþiuni de umbrire prestabilite, dar puteþi sã creaþi ºi propriile dvs. efecte de umbrã specificând: culoare, transparenþã, dimensiune, estompare, unghi ºi distanþã (Nou!). Puteþi modifica toate aceste opþiuni în acelaºi timp, cu ajutorul casetei de dialog Format Shape. În loc sã porniþi de la zero, puteþi selecta o umbrã dintre cele prestabilite ºi apoi sã o particularizaþi utilizând caseta de dialog Format Shape.

1

3

6

2

Efectul curent apare evidenþiat în cadrul colecþiei de efecte. 4

Indicaþi un efect. Apare o probã (Nou!) a aplicãrii efectului asupra formei selectate.

5

Executaþi clic pe efectul pe care doriþi sã-l aplicaþi desenului selectat.

6

Pentru a elimina umbra, executaþi clic pe butonul Shape Effects, indicaþi Shadow ºi apoi executaþi clic pe No Shadow.

5

ªtiaþi cã…? Puteþi adãuga formei o umbrã particularizatã. Selectaþi forma pe care doriþi sã o modificaþi, executaþi clic pe fila Format, executaþi clic pe butonul Shape Effects, indicaþi opþiunea Shadow, executaþi clic pe More Shadows, executaþi clic pe butonul Presets, selectaþi un model de umbrã, selectaþi culoarea, transparenþa, dimensiunea, estomparea, unghiul ºi distanþa dorite, iar apoi executaþi clic pe Close.

Capitolul 8

Desenarea ºi modificarea formelor

247

Alinierea ºi distribuirea obiectelor

Pe lângã utilizarea caroiajului ºi a reperelor pentru alinierea obiectelor faþã de un punct dat, puteþi alinia un grup de obiecte unele faþã de altele. Comanda Align vã ajutã sã aliniaþi uºor douã sau mai multe obiecte între ele, vertical: la stânga, pe centru ori la dreapta sau orizontal: sus, în mijloc, jos. Pentru o aliniere uniformã a mai multor obiecte între ele de-a lungul întregii foi de calcul, pe verticalã sau pe orizontalã, selectaþi-le ºi apoi alegeþi o opþiune de distribuire. Înainte de a alege o comandã de aliniere, specificaþi cum vreþi sã alinieze programul Excel obiectele. Puteþi alinia obiectele în raport cu foaia de calcul sau în raport cu alte obiecte.

Distribuiþi obiectele 1

Selectaþi obiectele pe care doriþi sã le distribuiþi.

2

Executaþi clic pe fila Format situatã sub Drawing Tools.

3

Executaþi clic pe butonul Align.

4

În meniul Align, executaþi clic pe metoda de aliniere doritã. !

!

5

3

5

Executaþi clic pe Snap to Grid, dacã doriþi ca obiectele sã se alinieze în raport cu caroiajul foii de calcul. Executaþi clic pe Snap to Shape, dacã doriþi ca obiectele sã se alinieze unul faþã de celãlalt.

Din submeniul Align, executaþi clic pe comanda de distribuire doritã. !

!

248

2

Executaþi clic pe Distribute Horizontally, pentru ca obiectele sã se distribuie uniform pe orizontalã. Executaþi clic pe Distribute Vertically, pentru ca obiectele sã se distribuie uniform pe verticalã.

1

4

Aliniaþi obiectele faþã de celelalte obiecte 1

Selectaþi obiectele pe care doriþi sã le distribuiþi.

2

Executaþi clic pe fila Format situatã sub Drawing Tools.

3

Executaþi clic pe butonul Align.

4

În meniul Align, executaþi clic pe metoda de aliniere doritã. !

!

5

2

3

5

Executaþi clic pe Snap to Grid, dacã doriþi ca obiectele sã se alinieze faþã de caroiajul foii de calcul. Executaþi clic pe Snap to Shape, dacã doriþi ca obiectele sã se alinieze unul faþã de celãlalt.

Din meniul Align, executaþi clic pe comanda de aliniere doritã. !

!

!

!

!

!

Executaþi clic pe Align Left, pentru a alinia obiectele faþã de marginea stângã a zonei selectate sau a foii de calcul.

1

4

Executaþi clic pe Align Center, pentru a alinia obiectele faþã de centrul zonei selectate sau al foii de calcul. Executaþi clic pe Align Right, pentru a alinia obiectele faþã de marginea dreaptã a zonei selectate sau a foii de calcul. Executaþi clic pe Align Top, pentru a alinia obiectele faþã de marginea de sus a zonei selectate sau a foii de calcul. Executaþi clic pe Align Middle, pentru a alinia obiectele faþã de mijlocul zonei selectate sau al foii de calcul. Aranjare obiecte

Executaþi clic pe Align Bottom, pentru a alinia obiectele faþã de marginea de jos a zonei selectate sau a foii de calcul.

Capitolul 8

Desenarea ºi modificarea formelor

249

Conectarea formelor

Conectaþi douã obiecte 1

Executaþi clic pe fila Insert.

2

Executaþi clic pe butonul Shapes, iar apoi executaþi clic pe un conector (localizat în grupul Lines) din cadrul colecþiei oferite. !

Excel vã ajutã sã desenaþi ºi sã modificaþi foarte uºor diagramele ºi organigramele. Organigramele ºi diagramele sunt alcãtuite din forme conectate astfel încât sã prezinte o secvenþã de evenimente sau o structurã. Excel vã permite sã legaþi douã obiecte printr-o linie de conectare. Existã trei tipuri de linii de conectare: dreaptã, cotitã ºi curbã. Dacã aþi conectat douã obiecte ºi mutaþi ansamblul, linia de conectare se mutã ºi ea odatã cu obiectele. Linia de conectare are puncte speciale de conectare pe fiecare obiect. Când plasaþi indicatorul mouse-ului pe un obiect, apar niºte repere mici roºii, numite locuri de conectare, iar indicatorul mouse-ului se transformã într-o casetã micã, numitã indicator de conectare. Puteþi trage de un punct de conectare cãtre celãlalt punct de conectare, pentru a modifica linia, sau trageþi de reperul de ajustare (rombul galben) pentru a schimba forma liniei de conectare. Dupã ce aþi realizat conexiunea, puteþi formata liniile de conectare în acelaºi mod în care formataþi oricare linie desenatã în Excel, inclusiv utilizând Shape Quick Styles (Nou!).

1

2

3

Pentru a desena mai mulþi conectori de acelaºi fel, executaþi clic cu butonul din dreapta al mouse-ului pe conectorul ales din galeria Shapes ºi apoi executaþi clic pe Lock Drawing Mode.

ECONOMIE DE TIMP. În cadrul colecþiei Shapes indicaþi formele de conectori din grupul Lines pentru a se afiºa SfatulEcran cu indicaþii pentru fixarea unui conector. 3

Poziþionaþi indicatorul mouse-ului pe reperul unui obiect (reperul devine roºu).

4

Trageþi conectorul cãtre reperul unui alt obiect (reperul devine roºu). ECONOMIE DE TIMP. Pentru a restricþiona înclinarea liniei la un unghi de 15 grade faþã de punctul de plecare, þineþi tasta Shift apãsatã în timp ce trageþi conectorul. Un punct de conectare legat are forma unui cerc roºu plin, în timp ce un punct de conectare liber este albastru deschis (aproape transparent).

250

4

Selectarea obiectelor utilizând panoul de selecþie

Câteodatã este dificil de selectat un obiect dacã acesta se aflã în spatele altuia. Cu ajutorul panoului de acþiuni Selection (Nou!) veþi putea selecta obiectele în mod individual ºi veþi putea astfel modifica ordinea ºi vizibilitatea lor. Când deschideþi panoul de acþiuni Selection, Excel prezintã o listã cu numele formelor din foaia de calcul curentã (numele apar în termenii tipurilor obiectelor respective). Astfel, puteþi sã executaþi clic pe titlul unui obiect pe care nu puteaþi sã-l selectaþi cu mouse-ul din cauza poziþiei lui în stivã, acoperit de alte obiecte. Veþi utiliza butoanele Reorder pentru a schimba modul de stivuire a obiectelor pe foaia de calcul, sau executaþi clic pe pictograma în formã de ochi de lângã titlul formei, pentru a afiºa sau ascunde obiectul respectiv sub un alt obiect.

Selectaþi obiectele utilizând panoul de selecþie 1

Afiºaþi foaia de calcul care conþine obiectele pe care doriþi sã le selectaþi.

2

Executaþi clic pe fila Format situatã sub Drawing Tools.

3

Executaþi clic pe butonul Selection Pane.

2

7

3

În panou apar titlurile tuturor formelor din foaia de calcul curentã. 4

Pentru a selecta un obiect, executaþi clic pe titlul lui din panou. Dacã vreþi sã selectaþi mai multe obiecte þineþi apãsatã tasta Ctrl, în timp ce executaþi clic pe numele acelor obiecte.

5

Pentru a schimba ordinea obiectelor, selectaþi un obiect ºi apoi executaþi clic pe butoanele Move Up sau pe Move Down din panou.

6

Pentru a arãta sau ascunde obiectele în mod individual, executaþi clic pe pictogramele sub formã de ochi existente în dreapta fiecãrui titlu de obiect.

7

Când aþi terminat, executaþi clic pe butonul Close al panoului.

1

Capitolul 8

4

6

Desenarea ºi modificarea formelor

5

251

Modificarea ordinii în stivã

Mai multe obiecte din foaia de calcul pot apãrea stivuite, ca niºte foi transparente. Stivuirea presupune aºezarea obiectelor unul peste altul. Cu alte cuvinte, primul obiect desenat este cel de la baza stivei, iar ultimul desen apare în vârful stivei. Puteþi schimba ordinea obiectelor din stivã utilizând comenzile Bring to Front, Send to Back, Bring Forward ºi Send Backward din cadrul filei Format situatã sub Drawing Tools.

Alcãtuiþi o stivã de obiecte 1

Selectaþi obiectele pe care doriþi sã le aranjaþi.

2

Executaþi clic pe fila Format situatã sub Drawing Tools.

3

Executaþi clic pe opþiunea de stivuire doritã. !

!

3

Executaþi clic pe sãgeata butonului Bring to Front ºi apoi executaþi clic pe Bring to Front sau pe Bring Forward pentru a muta desenul în vârful stivei sau deasupra celui de pe un loc anume din stivã. Executaþi clic pe sãgeata butonului Send to Back ºi apoi executaþi clic pe Send to Back sau pe Send Backward, pentru a muta unui desen la baza stivei sau în spatele unui desen dintr-un loc anume din stivã.

ªtiaþi cã…? Puteþi vedea un obiect ascuns din stivã. Executaþi clic pe tasta Tab sau pe tastele Shift+Tab pentru a parcurge circular elementele din stivã pânã la vârf, respectiv, pânã la bazã, pânã când apare obiectul dorit, pe care apoi îl selectaþi.

252

2

1

Rotirea ºi rãsucirea unei forme

Rotiþi un obiect cu un unghi 1

Selectaþi obiectul pe care doriþi sã-l rotiþi.

2

Plasaþi indicatorul mouse-ului (care se transformã în indicatorul Free Rotate) pe reperul verde pentru rotaþii, aflat deasupra obiectului, ºi apoi trageþi mouse-ul pentru a roti obiectul.

3

Executaþi clic oriunde în afara obiectului, pentru a fixa rotaþia fãcutã.

Dupã ce aþi desenat un obiect grafic, îi puteþi schimba orientarea pe foaia de calcul prin rotirea sau rãsucirea lui. Rotirea presupune întoarcerea lui, în plan, spre stânga sau spre dreapta, cu 90°, faþã de centrul formei; rãsucirea presupune întoarcerea simetricã a obiectului cu 180° faþã de orizontalã sau faþã de verticalã („în oglindã”). Pentru rotaþii oarecare, care nu cer modificarea unghiurilor cu 90° sau 180°, trageþi de reperul verde pentru rotaþie aflat deasupra obiectului. Puteþi roti sau rãsuci orice fel de imagine din registru, inclusiv imagini bitmap. Acest efect este util când doriþi sã schimbaþi orientarea unui obiect ori a unei imagini, cum ar fi modificarea direcþiei unei sãgeþi.

Rotiþi sau rãsuciþi un obiect utilizând incrementãri prestabilite 1

Selectaþi obiectul pe care doriþi sã-l rotiþi sau sã-l rãsuciþi.

2

Executaþi clic pe fila Format situatã sub Drawing Tools.

3

Executaþi clic pe butonul Rotate ºi apoi executaþi clic pe opþiunea doritã. !

!

2

3

2

1

3

1

Rotate. Executaþi clic pe Rotate Right 90° sau pe Rotate Left 90°. Flip. Executaþi clic pe Flip Vertical sau pe Flip Horizontal.

Capitolul 8

Desenarea ºi modificarea formelor

253

Gruparea ºi degruparea formelor

Grupaþi obiectele într-un singur obiect 1

Selectaþi obiectele pe care doriþi sã le grupaþi.

2

Executaþi clic pe fila Format situatã sub Drawing Tools.

3

Executaþi clic pe butonul Group ºi apoi executaþi clic pe Group.

Obiectele desenate pot fi grupate, degrupate ºi apoi regrupate. Aceste operaþii fac editarea ºi mutarea lor mai uºoarã. În loc sã mutaþi mai multe obiecte unul câte unul, puteþi sã le grupaþi ºi apoi sã le mutaþi toate deodatã. Obiectele grupate sunt tratate ca fiind un singur obiect, dar fiecare obiect din grup îºi menþine atributele proprii. Puteþi modifica un obiect din grup fãrã a-l degrupa. Acest lucru este util atunci când aduceþi puþine modificãri grupului, cum ar fi modificarea culorii unei singure forme din grup. De asemenea puteþi formata anumite forme, desene sau imagini fãrã a le degrupa. Selectaþi pur ºi simplu obiectul din grup, schimbaþi obiectul sau editaþi textul din cadrul lui ºi apoi anulaþi selectarea lui. Dacã însã doriþi sã mutaþi obiecte în cadrul grupului, trebuie mai întâi sã realizaþi degruparea lor, apoi sã le mutaþi unde doriþi ºi la sfârºit sã le regrupaþi. Excel memoreazã fiecare obiect în cadrul grupului astfel încât, dupã ce aþi degrupat obiectele din grup, poate sã le regrupeze mai târziu, când folosiþi comanda Regroup. Înainte de a regrupa un set de obiecte, asiguraþi-vã cã aþi selectat cel puþin unul dintre obiectele grupului.

2

3

ªtiaþi cã…? Puteþi folosi tasta Tab pentru a selecta obiectele în ordine. Treceþi de la un obiect la altul în cadrul foii de calcul (chiar ºi la acelea ascunse în spatele altora) prin apãsarea tastei Tab. Puteþi utiliza meniul rapid pentru a selecta comenzile legate de grupare. Executaþi clic-dreapta pe obiectele pe care doriþi sã le grupaþi, indicaþi Group ºi apoi efectuaþi selecþiile necesare. Nu puteþi desface un tabel în tabele subordonate. Din cauza dimensiunii mai mari a tabelului ºi a funcþionalitãþii temei unui tabel, acesta nu se poate desface în tabele subordonate.

254

1

Desfaceþi o grupare a desenelor 1

Selectaþi obiectul grup pe care doriþi sã îl degrupaþi.

2

Executaþi clic pe fila Format situatã sub Drawing Tools.

3

Executaþi clic pe butonul Group ºi apoi executaþi clic pe Ungroup.

2

3

Vedeþi ºi Citiþi „Selectarea obiectelor folosind Panoul de selecþie” de la pagina 251 pentru informaþii asupra selectãrii obiectelor „greu de vãzut”.

1

Regrupaþi desenele 1

Selectaþi unul dintre obiectele grupului pe care doriþi sã îl regrupaþi.

2

Executaþi clic pe fila Format situatã sub Drawing Tools.

3

Executaþi clic pe butonul Group ºi apoi executaþi clic pe Regroup.

2

3

ªtiaþi cã…? Puteþi avea probleme cu rearanjarea obiectelor în grup. Dacã aveþi probleme cu selectarea unui obiect din cauza altui obiect care îl acoperã, utilizaþi panoul Selection pentru a efectua selecþia exactã.

1

Capitolul 8

Desenarea ºi modificarea formelor

255

Adãugarea unei forme în colecþia Clip Organizer

Adãugaþi desenul dvs. în Clip Organizer 1

Selectaþi desenul pe care doriþi sã-l adãugaþi în Clip Organizer.

2

Executaþi clic pe butonul Copy din cadrul filei Home.

3

Executaþi clic pe fila Insert ºi apoi pe butonul Clip Art.

4

Executaþi clic pe opþiunea Organize clips aflatã la baza panoului de acþiuni Clip Art.

5

Executaþi clic pe dosarul colecþiei în care doriþi sã adãugaþi desenul.

6

Executaþi clic pe meniul Edit din Clip Organizer ºi apoi executaþi clic pe Paste.

7

Executaþi clic pe butonul Close pentru a închide Microsoft Clip Organizer.

Dupã ce aþi consumat destul timp ca sã elaboraþi un desen, veþi dori sã îl salvaþi ca sã îl puteþi folosi ºi altãdatã. Puteþi adãuga orice obiect grafic creat de dvs. în colecþia Microsoft Clip Organizer – o colecþie organizatã de clipuri, imagini, secvenþe video ºi sunete, instalate odatã cu programul Excel. Puteþi considera cã o imagine din Clip Organizer este utilizabilã ca fond pentru sigla firmei dvs. De exemplu, puteþi folosi imaginea unui coº de pâine ca imagine pentru o brutãrie casnicã.

2

3

1 6

7

ªtiaþi cã…? Caseta de dialog AutoImport nu se deschide automat la prima rulare. Când folosiþi Clip Organizer pentru prima datã, nu se activeazã caseta de dialog AutoImport (Nou!). Trebuie sã executaþi clic pe meniul File, sã indicaþi Add Clips to Organizer ºi apoi sã executaþi clic pe Automatically pentru ca procesul sã se declanºeze automat la fiecare intrare în Clip Organizer.

5

256

4

9

Crearea ºi modificarea diagramelor statistice Introducere

Ce veþi face

Dacã doriþi sã comunicaþi datele ºi altora, foaia de calcul nu este cea mai bunã cale de prezentare a informaþiilor. O paginã plinã de numere, chiar dacã este atractiv formatatã, poate fi greu de înþeles ºi poate un pic obositoare. Microsoft Office Excel oferã facilitãþi rapide de creare ºi de modificare a diagramelor statistice, astfel încât acum puteþi efectiv face o prezentare clarã a informaþiilor din foaia de calcul. O diagramã statisticã este o reprezentare vizualã a datelor selectate din registrul dvs. Indiferent dacã transformaþi numerele în diagrame cu bare, linii, disc, suprafaþã sau buline, modelele devin mai sugestive decât numerele. De exemplu, tendinþa de creºtere anualã a profitului devine mult mai clarã într-o diagramã cu linii. O a doua linie în diagramã, care sã reprezinte diminuarea cheltuielilor anuale, ar crea o imagine instantanee a succesului afacerii. O diagramã statisticã bine proiectatã conduce atenþia cititorului cãtre datele importante prin ilustrarea tendinþelor ºi evidenþierea relaþiilor semnificative dintre numere. Excel genereazã diagrame statistice pe baza datelor ºi a tipului de diagramã alese de dvs. Excel vã ajutã sã alegeþi cel mai reprezentativ tip de diagramã statisticã, elemente de design ºi formatãri pentru a ilustra orice tip de informaþii. Odatã ce aþi creat o diagramã statisticã, îi veþi putea schimba tipul pentru a vedea cum sunt afiºate datele în diferite stiluri de diagrame. Puteþi muta ºi redimensiona diagrama statisticã ºi chiar puteþi desena pe ea forme prin care sã puneþi în evidenþã realizãrile. O serie de alte elemente de formatare sunt puse la dispoziþie, pentru a asigura o diagramã statisticã bine proiectatã.

Înþelegerea terminologiei folosite în diagrama statisticã Alegerea tipului corect de diagramã statisticã Crearea ºi editarea unei diagrame statistice Mutarea ºi redimensionarea diagramei statistice Selectarea elementelor diagramei statistice Modificarea tipului diagramei statistice Modificarea modelului ºi a stilului diagramei statistice Formatarea elementelor diagramei statistice

9

Schimbarea caroiajului ºi a axelor diagramei statistice Schimbarea titlului ºi a etichetelor diagramei statistice Evidenþierea unui sector de disc dintr-o diagramã statisticã circularã Formatarea seriilor de date ºi a textului diagramei statistice Formatarea diagramelor statistice de tip linii ºi de tip bare Modificarea fundalului unei diagrame statistice Înglobarea diagramei statistice în foaia de calcul Editarea datelor unei diagrame statistice Adãugarea ºi ºtergerea unei serii de date Salvarea unui ºablon de diagramã statisticã Gestionarea ºabloanelor de diagrame statistice 257

Înþelegerea terminologiei folosite într-o diagramã statisticã

Title: Text opþional care sintetizeazã obiectivul diagramei.

Handles: Cerculeþe albe care apar pe perimetrul obiectului grafic selectat ºi care indicã posibilitatea de a muta, redimensiona, copia sau ºterge obiectul.

Data Marker: Obiect al diagramei, cum ar fi un cerc, un punct, sau un pãtrat, prin care se noteazã o valoare a datei.

Gridlines: Liniaturã verticalã ºi orizontalã care apare în spatele diagramei pentru a facilita citirea diagramei.

Legend: O listã a semnificaþiilor culorilor, modelelor sau simbolurilor din diagramã.

Y-axis: Axa verticalã a diagramei, implicit o axã cu valori.

X-axis: Axa orizontalã a diagramei, implicit o axã cu valori.

258

Data series: Un ºir de puncte ale diagramei, cum ar fi barele, coloanele sau sectoarele de disc, reprezentând date corelate.

Alegerea tipului exact de diagramã statisticã Când realizaþi o diagramã statisticã în Excel, puteþi alege dintr-o varietate de tipuri de diagrame. Fiecare tip interpreteazã datele într-un mod uºor diferit de altul. De exemplu, o diagramã statisticã circularã este foarte utilã când doriþi sã puneþi în evidenþã pãrþile faþã de întreg, cum ar fi, de exemplu, procentul vânzãrilor pe regiuni faþã de totalul vânzãrilor. În acest exemplu, o diagramã statisticã sub formã de coloane ar fi performantã pentru a evidenþia cum au fost vânzãrile anumitor regiuni de-a lungul anului. Deºi se suprapun în multe privinþe, fiecare tip de diagramã statisticã este foarte potrivit evidenþierii unui anumit tip de informaþii. Când generaþi o diagramã statisticã trebuie sã evaluaþi modul în care tipul diagramei statistice se potriveºte datelor ce vor fi plasate în diagramã ºi dacã alegerile de formatare clarificã sau îngreuneazã înþelegerea informaþiilor. Câteodatã, o diagramã statisticã 3-D plinã de culoare este potrivitã pentru a atrage atenþia asupra unei schimbãri majore, alteori efectele vizuale speciale folosite pot distrage atenþia.

O diagramã cu bare (bar chart) conþine date care au diferite mãrimi.

O diagramã cu suprafeþe (area chart) aratã cum se modificã valorile în timp.

O diagramã cu disc (pie chart) comparã elementele faþã de întreg.

Capitolul 9

Crearea ºi modificarea diagramelor statistice

259

Crearea unei diagrame statistice EX07S-4.1.1, EX07S-4.1.2 EX07S-4.2.2

Inseraþi ºi creaþi o diagramã statisticã 1

Selectaþi datele pe care doriþi sã le utilizaþi pentru a crea o diagramã statisticã.

2

Executaþi clic pe fila Insert.

3

Utilizaþi una dintre urmãtoarele metode: !

!

O diagramã statisticã oferã o reprezentare graficã vizualã a datelor numerice. Diagramele mãresc interesul vizual ºi aduc informaþii utile reprezentate prin linii, bare, sectoare de disc sau alte marcaje. Un grup de valori dintr-un rând sau coloanã a foii de calcul formeazã o serie de date. Fiecare serie de date primeºte o culoare sau un model unic pe diagramã. Titlurile diagramei, axei verticale (axa y) ºi axei orizontale (axa x) identificã datele. Caroiajul este alcãtuit din linii verticale ºi orizontale ºi ajutã cititorul sã determine valorile datelor pe diagramã. Când diagrama statisticã însoþeºte datele de pe aceeaºi foaie de calcul cu ea, este numitã obiect înglobat. Puteþi redimensiona sau muta diagrama ca pe oricare obiect grafic explicat pânã acum.

2

3

Declanæatorul casetei de dialog Charts

Basic Chart Types. Executaþi clic pe butonul unui tip de diagramã (Column, Line, Pie, Bar, Area), Scatter, Other Charts) din cadrul grupului Charts ºi apoi executaþi clic pe subtipul de diagramã dorit, din categoria prezentatã. All Chart Types. Executaþi clic pe declanºatorul casetei de dialog Charts, executaþi clic pe o categorie din lista din panoul din stânga, executaþi clic pe o diagramã ºi apoi pe OK.

Selectaþi o categorie de diagramã

Apare o diagramã pe foaia de calcul curentã (diagramã înglobatã).

ªtiaþi cã…? Diagramele înglobate sunt mai utile. Folosiþi o foaie de calcul numai pentru diagramã doar când doriþi sã vizualizaþi sau sã tipãriþi o diagramã sau un raport tip PivotTable, separat de foaia de calcul sau de PivotTable-ul aferent. Selectaþi un tip de diagramã

260

1

Mutaþi o diagramã statisticã în altã foaie de calcul 1

Executaþi clic pe diagrama pe care doriþi sã o modificaþi.

2

2

Executaþi clic pe fila Design situatã sub Chart Tools.

3

Executaþi clic pe butonul Move Chart.

4

Utilizaþi una dintre urmãtoarele metode: !

!

5

3

Pentru a muta diagrama pe o foaie de calcul pentru diagramã, executaþi clic pe opþiunea New sheet ºi apoi tastaþi un nume pentru fila acestei foi. Pentru a muta diagrama pe altã foaie de calcul, ca obiect înglobat, executaþi clic pe opþiunea Object in ºi apoi selectaþi foaia de calcul doritã ca destinaþie.

Executaþi clic pe OK.

1

ªtiaþi cã…? Puteþi crea rapid o diagramã statisticã implicitã. Selectaþi datele pe care doriþi sã le utilizaþi pentru a crea o diagramã statisticã de tipul setat ca implicit ºi apoi acþionaþi tasta F11 pentru a crea diagrama pe o foaie nouã, sau acþionaþi tastele Alt+F1 pentru a crea diagrama ca obiect înglobat pe foaia de calcul activã. Puteþi seta un tip de diagramã statisticã drept implicit. În caseta de dialog Insert Chart selectaþi tipul ºi subtipul de diagramã dorite, pentru a le seta ca implicite, ºi apoi executaþi clic pe Set as Default Chart.

5

4

Puteþi edita textele dintr-o diagramã. Pentru a edita conþinutul unui titlu, executaþi clic pe acel titlu (al diagramei sau ale axelor). Pentru a edita conþinutul unei etichete de date, executaþi dublu-clic pe eticheta respectivã. Executaþi clic apoi pentru a plasa cursorul de inserare în text ºi faceþi modificãrile necesare.

Capitolul 9

Crearea ºi modificarea diagramelor statistice

261

Editarea unei diagrame statistice Editarea unei diagrame statistice presupune modificarea oricãrei caracteristici a diagramei, de la datele selectate pentru ea pânã la formatarea care i-a fost aplicatã. De exemplu, doriþi sã folosiþi mult mai multe culori sau modele pentru seriile de date. Pentru a schimba tipul diagramei sau vreun element din cadrul ei trebuie mai întâi sã selectaþi diagrama sau acel element. La selecþia diagramei apar reperele pe perimetrul obiectului grafic reprezentat de diagramã ºi se activeazã bara de unelte pentru diagrame ºi filele Design, Layout ºi Format. Aæa cum prezintã figura de mai jos, aveþi posibilitatea sã indicaþi oricare obiect sau zonã din diagramã, pentru a vedea cum este denu-

Etichetele axelor

!

Data Markers – marcaje pentru date. Constituie o reprezentare graficã a mãrimii valorii dintr-o singurã celulã a zonei de date selectate din foaia de calcul. În mod obiºnuit, un marcator de date se prezintã sub formã de bare, puncte sau sectoare de disc. Marcatorii de date corelaþi alcãtuiesc reprezentarea graficã a seriei de date respective.

Etichetele legendelor

Foaia de calcul

262

mitã. Când selectaþi un obiect din diagramã, numele lui apare în lista din caseta Chart Objects, de pe bara panglicã. Astfel, puteþi edita acel obiect. O diagramã statisticã este alcãtuitã din urmãtoarele elemente:

O serie de date

!

!

!

!

Legend – legenda. O listã a semnificaþiilor culorilor, modelelor sau simbolurilor, prin care se identificã fiecare serie de date din diagramã. X-axis – abscisa. Linia de referinþã pentru valorile scrise pe orizontalã. Y-axis – ordonata. Linia de referinþã pentru valorile scrise pe verticalã. Tick marks – marcaje de diviziune. Marcajele diviziunilor pe axe, conform scãrii adoptate.

Editarea diagramei nu modificã datele utilizate pentru a o crea. Dacã, însã, modificaþi datele selectate pe baza cãrora s-a creat diagrama statisticã, Excel actualizeazã automat diagrama conform noilor valori. Singurul element pe care ar putea fi nevoie sã-l editaþi este domeniul datelor pentru diagramã. Dacã vã hotãrâþi sã mãriþi sau sã micºoraþi domeniul de celule ale cãror valori vor fi desenate în diagramã, atunci selectaþi seriile de date din foaia de calcul, aºa cum se vede în figura de la pagina 262, ºi apoi trageþi de contur, pentru a include tot domeniul de valori care vor fi trecute în diagramã.

Marcaj de date

Ordonata

Legenda

Marcaj de diviziune

Capitolul 9

Etichetã de axã

Abscisa

Crearea ºi modificarea diagramelor statistice

263

Mutarea ºi redimensionarea diagramei statistice EX07S-4.2.2

Realizaþi o diagramã statisticã înglobatã 1

Selectaþi diagrama pe care doriþi sã o mutaþi.

2

Plasaþi indicatorul mouse-ului pe o porþiune albã a diagramei ºi apoi trageþi mouse-ul pentru a muta tot obiectul grafic.

3

Eliberaþi butonul mouse-ului.

Puteþi muta sau redimensiona o diagramã statisticã înglobatã numai dupã ce o selectaþi. Dacã o diagramã statisticã a fost creatã ca foaie nouã de calcul ºi nu ca obiect înglobat în foaia de calcul existentã, amplasamentul ºi dimensiunile diagramei sunt fixate de cãtre marginile foii. Trebuie sã modificaþi marginile pentru a redimensiona sau a repoziþiona diagrama. Dacã nu vã convine locul, puteþi muta o diagramã statisticã înglobatã din foaia de calcul originalã în altã foaie de calcul. Când redimensionaþi o diagramã micºorând-o, aveþi grijã ca legenda ºi titlurile axelor sã rãmânã ºi sã fie lizibile.

1

2

Redimensionaþi o diagramã statisticã înglobatã 1

Selectaþi diagrama pe care doriþi sã o redimensionaþi.

2

Plasaþi indicatorul mouse-ului pe un reper al conturului obiectului grafic în care este diagrama.

3

Trageþi mouse-ul pentru noua dimensiune a obiectului grafic.

4

Eliberaþi butonul mouse-ului.

Vedeþi ºi Pentru informaþii privind utilizarea diferitelor metode de redimensionare, citiþi „Modificarea dimensiunii unei imagini“ de la pagina 198.

264

2

3

1

Selectarea elementelor diagramei statistice

Elementele diagramei statistice sunt obiectele individuale din care este alcãtuitã diagrama, cum ar fi: axele, legenda sau seriile de date. Aria de desenare a graficului este zona încadratã în care sunt desenate valorile. Aria diagramei este zona dintre aria de desenare a graficului ºi caseta de selecþie a elementelor diagramei (caseta obiectului grafic). Înainte de a modifica sau formata un element al diagramei, trebuie sã îl selectaþi. Puteþi selecta un element al diagramei direct de pe ea, sau puteþi utiliza sãgeata listei Chart Elelements de pe bara panglicã. Atunci când selectaþi o diagramã sunt afiºate reperele (mici cercuri albe) pe perimetrul obiectului grafic ºi devin disponibile instrumentele pentru diagramã pe filele Design, Layout ºi Format. Când selectaþi un element al diagramei, numele lui apare în lista Chart Elements, ceea ce aratã cã îl puteþi edita.

Selectaþi un element al diagramei statistice

3

1

Selectaþi diagrama pe care doriþi sã o modificaþi.

2

Executaþi clic pe fila Format sau pe fila Layout, situatã sub Chart Tools.

3

Executaþi clic pe sãgeata listei Chart Elements.

4

Executaþi clic pe elementul pe care doriþi sã-l selectaþi.

4

2

1

Când selectaþi un obiect al diagramei, apar reperele de manevrare. ECONOMIE DE TIMP. Pentru a selecta un obiect al diagramei, executaþi clic pe elementul respectiv, direct în diagramã.

ªtiaþi cã…? Puteþi mãri un obiect al diagramei, pentru a-l selecta. Mãriþi procentul de expandare pentru vizualizare înainte de a utiliza mouse-ul pentru selectarea obiectelor din diagramã.

Capitolul 9

Crearea ºi modificarea diagramelor statistice

265

Modificarea tipului diagramei statistice EX07S-4.2.3

Modificaþi tipul întregii diagrame 1

Selectaþi diagrama pe care doriþi sã o modificaþi.

2

Executaþi clic pe fila Design situatã sub Chart Tools.

3

Executaþi clic pe butonul Change Chart Type.

4

Executaþi clic pe tipul de diagramã dorit.

5

Executaþi clic pe OK.

Ceea ce vede asistenþa în faþa cãreia prezentaþi informaþiile este diagrama statisticã pe care aþi realizat-o, aºa cã trebuie sã profitaþi de avantajul oferit de Excel de a încerca modelele ºi stilurile de diagrame prestabilite (Nou!) pe care le are, pentru a întãri impactul informaþional pe care îl va avea diagrama. Începeþi prin a alege cel mai potrivit tip de diagramã statisticã pentru datele pe care vreþi sã le prezentaþi. Existã o mare varietate de tipuri de diagrame dintre care sã alegeþi, disponibile în format 2-D ºi 3-D. Pentru fiecare tip puteþi apoi alege un model ºi un stil prestabilite pe care sã le formataþi cum doriþi. Dacã doriþi sã formataþi diagrama altfel decât formatele oferite, puteþi particulariza diagrama. Salvaþi setãrile particularizate realizate, pentru a le putea apoi aplica oricãrei alte diagrame pe care o veþi crea. Puteþi schimba tipul pentru întreaga diagramã statisticã, sau puteþi schimba tipul numai pentru seriile de date selectate, creând astfel combinaþii.

3

2

1

ªtiaþi cã…? Puteþi restabili formatarea diagramei. Executaþi clic pe diagrama pentru care doriþi sã restabiliþi formatarea, executaþi clic pe fila Format situatã sub Chart Tools ºi apoi executaþi clic pe butonul Reset to Match Style. Puteþi ºterge o diagramã. Executaþi clic pe respectiva diagramã ºi apoi pe tasta Delete.

4

5

266

Modificaþi tipul unei singure serii de date din diagramã 1

3

1

2

Selectaþi în diagramã seria de date pe care doriþi sã o schimbaþi. Puteþi schimba tipul diagramei numai pentru o singurã serie de date la un moment dat.

2

Executaþi clic pe fila Design situatã sub Chart Tools.

3

Executaþi clic pe butonul Change Chart Type.

4

Executaþi clic pe tipul de diagramã dorit.

5

Executaþi clic pe OK.

4

5

Capitolul 9

Crearea ºi modificarea diagramelor statistice

267

Modificarea aºezãrii în paginã ºi a stilului unei diagrame statistice EX07S-4.1.3

Aplicaþi o aºezare în paginã diagramei 1

Selectaþi diagrama pe care doriþi sã o modificaþi.

2

Executaþi clic pe fila Design situatã sub Chart Tools.

3

Executaþi clic pe sãgeata de derulare sau executaþi clic pe sãgeata listei More, din cadrul grupului Chart Layout, pentru a vedea diferitele aºezãri în paginã ale tipului de diagramã ales.

4

Executaþi clic pe aºezarea în paginã aleasã.

Ceea ce vede asistenþa în faþa cãreia prezentaþi informaþiile este diagrama statisticã pe care aþi realizat-o, aºa cã trebuie sã profitaþi de avantajul oferit de Excel de a încerca aºezãri în paginã ºi stiluri de diagrame prestabilite (Nou!) pe care le are, pentru a întãri impactul informaþional pe care îl va avea diagrama. Începeþi prin a alege cel mai potrivit tip de diagramã statisticã pentru datele pe care vreþi sã le prezentaþi. Existã o mare varietate de tipuri de diagrame, disponibile în format 2-D ºi 3-D, dintre care sã alegeþi. Pentru fiecare tip puteþi apoi alege o aºezare în paginã ºi un stil prestabilite, pe care apoi puteþi sã le formataþi cum doriþi. Dacã doriþi sã formataþi diagrama altfel decât formatele oferite, o puteþi particulariza. Salvaþi setãrile particularizate realizate, pentru a le putea apoi aplica oricãrei alte diagrame pe care o veþi crea.

3

2

1

4

268

Aplicaþi un stil diagramei

2

1

Selectaþi diagrama pe care doriþi sã o modificaþi.

2

Executaþi clic pe fila Design situatã sub Chart Tools.

3

Executaþi clic pe sãgeata de derulare sau executaþi clic pe sãgeata listei More din cadrul grupului Chart Style, pentru a vedea diferitele modele de culori ale tipului de diagramã ales.

4

Executaþi clic pe stilul ales.

3

1

4

Capitolul 9

Crearea ºi modificarea diagramelor statistice

269

Formatarea elementelor diagramei statistice

Formataþi un obiect al diagramei 1

Selectaþi elementul din diagramã pe care doriþi sã îl modificaþi.

2

Executaþi clic pe fila Format situatã sub Chart Tools.

3

Executaþi clic pe butonul Format Selection.

4

Selectaþi opþiunile dorite. Opþiunile disponibile diferã în funcþie de tipul de diagramã.

Înainte de a formata un element al diagramei statistice, trebuie sã îl selectaþi. Puteþi selecta un element al diagramei în mod direct, pe diagramã, sau puteþi utiliza lista deschisã de sãgeata opþiunii Chart Elements de pe bara panglicã. Dupã ce aþi ales elementul, folosiþi butonul Format Selection pentru a se deschide caseta de dialog Format. Aici puteþi schimba opþiunile de formatare, cum ar fi: tipul numerelor, modul de umplere, culoarea ºi stilul chenarului, umbrirea, formatarea 3-D ºi alinierea. Opþiunile de formatare diferã în funcþie de elementul selectat. În acelaºi mod în care aplicaþi umpleri, chenare, efecte formelor grafice, tot aºa acþionaþi ºi asupra elementului selectat din diagramã (Nou!).

3

1

2

Câteva categorii de opþiuni de formatare comune, din cadrul panoului din stânga, includ: !

!

!

!

!

!

5

Number pentru a schimba formatele numerice. Fill pentru a elimina sau a schimba culoarea de umplere – compact, degrade, imagine sau texturã. Border Color sau Border Style pentru a elimina sau a schimba culoarea ori stilul chenarului – continuu sau întrerupt. Shadow pentru a schimba opþiunea de umbrire, incluzând: culoarea, transparenþa, dimensiunea, estomparea, unghiul ºi distanþa.

4

3-D Format pentru a schimba opþiunile de formatare 3-D, incluzând: teºire, adâncire, contur ºi suprafaþã. Alignment pentru a schimba alinierea, direcþia ºi unghiul textului.

Executaþi clic pe Close. 5

270

Aplicaþi un stil de formã unui obiect al diagramei 1

Selectaþi elementul din diagramã pe care doriþi sã îl modificaþi.

2

Executaþi clic pe fila Format situatã sub Chart Tools.

3

Executaþi clic pe unul din butoanele: Shape Fill, Shape Outline, Shape Effects, dupã care executaþi clic sau indicaþi o opþiune. !

!

!

1

3

2

Fill. Executaþi clic pe o culoare, pe No Fill, sau pe Picture (pentru a selecta o imagine) sau indicaþi Gradient ori Texture, iar apoi selectaþi stilul. Outline. Executaþi clic pe o culoare, pe No Outline sau indicaþi Weight sau Dashes ºi apoi selectaþi stilul. Effects. Indicaþi o categorie de efecte (Preset, Shadow, Reflection, Glow, Soft Edges, Bevel sau 3-D Rotations) ºi apoi selectaþi opþiunea.

Capitolul 9

Crearea ºi modificarea diagramelor statistice

271

Schimbarea caroiajului ºi a axelor diagramei statistice

Schimbaþi caroiajul diagramei 1

Selectaþi diagrama pe care doriþi sã o modificaþi.

2

Executaþi clic pe fila Layout, situatã sub Chart Tools.

3

Executaþi clic pe butonul Gridlines, indicaþi Primary Horizontal Gridlines, Primary Vertical Gridlines sau Deph Gridlines (pentru diagrame 3-D) ºi apoi executaþi clic pe una dintre opþiunile:

4

!

None

!

Major Gridlines

!

Minor Gridlines

!

Major & Minor Gridlines

3

2

1

Pentru a selecta opþiuni pentru un caroiaj particular, executaþi clic pe Gridlines ºi apoi urmaþi una dintre variantele: !

!

!

272

Puteþi modifica modul de afiºare a diagramei, reprezentând axele ºi caroiajul în diferite unitãþi de mãsurã. O axã este o linie care mãrgineºte aria punctelor din desenul diagramei ºi care este utilizatã ca referinþã a unitãþilor de mãsurã. Axele diagramei sunt notate în mod obiºnuit prin x (axa orizontalã – a categoriilor), y (axa verticalã, a valorilor) ºi z (numai pentru diagramele 3-D). Dacã titlurile sau scalele axelor sunt prea lungi ºi ilizibile, puteþi schimba unghiul de scriere, pentru a încadra titlurile mai bine într-un spaþiu mic, sau puteþi schimba intervalul dintre marcajele de diviziune ºi etichetele de pe axe pentru a prezenta graficele la o scarã mai bunã. Marcajele de diviziune sunt mici liniuþe trasate pe axe, pentru indicarea mãsurãtorii, similare diviziunilor de pe o riglã. Caroiajul este reprezentat de liniile orizontale ºi verticale, pornite de regulã din marcajele de diviziune, pe care le puteþi adãuga graficului pentru a ajuta cititorul sã determine punctele valorilor pe grafic (diagramã). Sunt douã tipuri de caroiaj: major ºi minor. Caroiajul major apare pentru fiecare valoare de pe axe, iar caroiajul minor apare între fiecare douã valori de pe axe. Utilizaþi caroiajul cu grijã ºi numai când el îmbunãtãþeºte într-adevãr citirea diagramei.

Indicaþi Primary Horizontal Gridlines ºi apoi executaþi clic pe opþiunile More Primary Horizontal Gridlines. Indicaþi Primary Vertical Gridlines ºi apoi executaþi clic pe opþiunile More Primary Vertical Gridlines. Indicaþi Deph Gridlines ºi apoi executaþi clic pe opþiunile More Depth Gridlines.

4

Schimbaþi axele diagramei 1

Selectaþi diagrama pe care doriþi sã o modificaþi.

2

Executaþi clic pe fila Layout, situat sub Chart Tools.

3

Executaþi clic pe butonul Axes, indicaþi Primary Horizontal Axis ºi apoi executaþi clic pe una dintre opþiunile:

4

5

6

!

None

!

Show Left to Right Axis

!

Show Axis without labeling

!

Show Right to Left Axis

1

4

3

2

Executaþi clic pe butonul Axes, indicaþi Primary Vertical Axis ºi apoi executaþi clic pe una dintre opþiunile: !

None

!

Show Default Axis

!

Show Axis in Thousands

!

Show Axis in Millions

!

Show Axis in Billions

!

Show Axis with Log Scale

6

Executaþi clic pe butonul Axes, indicaþi Depth Axis (diagrame 3-D) ºi apoi executaþi clic pe una dintre opþiunile: !

None

!

Show Default Axis

!

Show Axis without labeling

!

Show Reverse Axis

Opþiuni particularizate pentru axe

Pentru a selecta opþiuni particulare pentru axe, executaþi clic pe Axes ºi apoi urmaþi una dintre variantele: !

!

!

Indicaþi Primary Horizontal Axis ºi apoi executaþi clic pe opþiunile More Primary Horizontal Axis. Indicaþi Primary Vertical Axis ºi apoi executaþi clic pe opþiunile More Primary Vertical Axis. Indicaþi Deph Axis ºi apoi executaþi clic pe opþiunile More Depth Axis. Capitolul 9

Crearea ºi modificarea diagramelor statistice

273

Schimbarea titlului diagramei statistice EX07S-4.2.1

Modelul unei diagrame conþine implicit un titlu, titluri pentru axe ºi o legendã. Puteþi include ºi alte elemente, cum ar fi etichete pentru date sau un tabel de date. Pentru a obþine aspectul dorit, puteþi prezenta, ascunde sau modifica poziþia acestor elemente. Titlul diagramei apare de regulã în partea de sus. Puteþi modifica poziþionarea lui astfel încât acesta sã aparã ca obiect text de suprapunere în partea de sus a diagramei. Când amplasaþi titlul diagramei ca suprapunere, diagrama se redimensioneazã la maximumul necesar încadrãrii corecte a textului. În acelaºi mod puteþi repoziþiona titlurile axelor pe orizontalã ºi pe verticalã, pentru a obþine cea mai bunã încadrare în diagramã. Puteþi obþine un aspect ºi mai personalizat setând opþiunile individuale cu ajutorul casetei de dialog Format.

Schimbaþi titlul diagramei 1

Selectaþi diagrama pe care doriþi sã o modificaþi.

2

Executaþi clic pe Layout, situatã sub Chart Tools.

3

Executaþi clic pe butonul Chart Titles ºi apoi pe una din opþiunile: ! !

!

!

4

None. Centered Overlay Title ca sã inseraþi un titlu fãrã sã-l redimensionaþi. Above Chart ca sã poziþionaþi titlul diagramei deasupra ºi sã-l redimensionaþi. More Title Options ca sã setaþi opþiuni de titlu particularizat.

Executaþi dublu-clic pe caseta de text pentru a apãrea cursorul de inserare text ºi apoi modificaþi textul.

ªtiaþi cã…? Puteþi prelua titlul diagramei sau titlurile axelor dintr-o celulã a foii de calcul. În cadrul diagramei, executaþi clic pe titlul care doriþi sã fie preluat din foaia de calcul, executaþi clic pe bara de formule, tastaþi semnul egal, =, selectaþi celula din foaia de calcul care conþine data sau textul pe care doriþi sã-l aibã titlul din diagramã ºi apoi acþionaþi tasta Enter.

274

3

4

2

1

Schimbaþi titlurile axelor diagramei

5

1

Selectaþi diagrama pe care doriþi sã o modificaþi.

2

Executaþi clic pe fila Layout, situatã sub Chart Tools.

3

Executaþi clic pe butonul Axis Titles, indicaþi Primary Horizontal Axis Title ºi apoi executaþi clic pe una dintre opþiunile: !

!

4

!

!

!

5

2

Title Below Axis, pentru a afiºa titlul sub axã.

5

1

None, pentru a ascunde titlul axei. Rotated Title, pentru a afiºa titlul axei rotit. Vertical Title, pentru a afiºa titlul pe verticalã. Horizontal Title, pentru a afiºa titlul pe orizontalã.

Opþiuni de titlu pentru axa particularizatã

Pentru a selecta opþiunile de personalizare a titlurilor pentru axe, executaþi clic pe butonul Axis Titles ºi apoi realizaþi una dintre urmãtoarele acþiuni: !

!

6

3

None, pentru a ascunde titlul axei.

Executaþi clic pe butonul Axis Titles, indicaþi Primary Vertical Axis Title ºi apoi executaþi clic pe una dintre opþiunile: !

4

Indicaþi Primary Horizontal Axis Title ºi apoi executaþi clic pe opþiunile More Primary Horizontal Axis Title. Indicaþi Primary Vertical Axis Title ºi apoi executaþi clic pe opþiunile More Primary Vertical Axis Title.

Pentru a schimba textul titlului, executaþi dublu-clic în caseta de text, pentru a plasa cursorul de inserare ºi apoi modificaþi textul.

Capitolul 9

Crearea ºi modificarea diagramelor statistice

275

Schimbarea etichetelor din diagramã EX07S-4.2.1

Legenda este alcãtuitã dintr-un set de etichete de text care ajutã cititorul sã asocieze culorile ºi modelele din diagramã cu datele pe care acestea le reprezintã în diagramã. Textul legendei derivã din seriile de date desenate în diagramã. Puteþi redenumi un element din legendã modificând textul asociat seriei de date din foaia de calcul. Dacã amplasarea legendei încurcã suprafaþa necesarã diagramei, puteþi repoziþiona legenda sus, jos, la stânga sau la dreapta, lângã sau peste o parte liberã din diagramã. Etichetele datelor prezintã cititorului în diagramã valorile datelor din foaia de calcul, iar un tabel de date prezintã valorile acestor date într-un tabel asociat, situat lângã diagramã. Dacã doriþi un aspect particularizat pentru diagrama dvs., puteþi seta opþiunile individuale utilizând caseta de dialog Format.

Schimbaþi legenda diagramei 1

Selectaþi diagrama pe care doriþi sã o modificaþi.

2

Executaþi clic pe fila Layout, situatã sub Chart Tools.

3

Executaþi clic pe butonul Legend ºi apoi executaþi clic pe una dintre opþiunile: !

!

!

!

!

!

!

!

276

None, pentru a ascunde legenda. Show Legend at Right, pentru a afiºa legenda la dreapta diagramei. Show Legend at Top, pentru a afiºa legenda deasupra diagramei. Show Legend at Left, pentru a afiºa legenda la stânga diagramei. Show Legend at Bottom, pentru a afiºa legenda dedesubtul diagramei. Overlay Legend at Right, pentru a afiºa legenda peste partea dreaptã a diagramei. Overlay Legend at Left, pentru a afiºa legenda peste partea stângã a diagramei. More Legend Options, pentru a seta opþiuni de particularizare a legendei.

3

2

1

Schimbaþi etichetele datelor 1

Selectaþi diagrama pe care doriþi sã o modificaþi.

2

Executaþi clic pe fila Layout, situatã sub Chart Tools.

3

Executaþi clic pe butonul Data Labels ºi apoi executaþi clic pe una dintre opþiunile: !

!

!

3

2

1

None, pentru a ascunde etichetele datelor. Show, pentru a afiºa etichetele datelor centrat în raport cu punctul de diviziune. More Data Label Options, pentru a seta opþiuni de particularizare a etichetelor datelor.

Opþiunile disponibile depind de selecþia pe care aþi fãcut-o în diagramã.

Afiºaþi sau ascundeþi un tabel de date din diagramã 1

Selectaþi diagrama pe care doriþi sã o modificaþi.

2

Executaþi clic pe fila Layout (Modele), situatã sub Chart Tools.

3

Executaþi clic pe butonul Data Table ºi apoi executaþi clic pe una dintre opþiunile: !

!

!

!

1

3

2

None, pentru a ascunde tabelul de date. Show Data Table, pentru a afiºa tabelul de date sub diagramã. Show Data Table with Legend Keys, pentru a afiºa tabelul de date sub diagramã, împreunã cu legenda semnificaþiilor datelor. More Data Table Options, pentru a seta opþiuni de particularizare a tabelului de date.

Capitolul 9

Crearea ºi modificarea diagramelor statistice

277

Evidenþierea unui sector de disc

O diagramã circularã este un tip de diagramã foarte uºor de interpretat când doriþi sã analizaþi raportul pãrþilor faþã de întreg, cum ar fi de exemplu, procentul ocupat de un departament în cadrul bugetului unei companii. Puteþi focaliza atenþia asupra unor sectoare de disc care au o anumitã semnificaþie, prin mutarea lor în mod distinct faþã de celelalte sectoare, „feliind plãcinta“. Acest lucru nu va avea numai un efect vizual dar va ºi evidenþia în foaia de calcul datele care au fost desenate în grafic.

Evidenþiaþi un sector de disc 1

Selectaþi diagrama circularã.

2

Pentru a evidenþia un singur sector de disc, executaþi dublu clic pe acel sector, pentru a-l selecta.

3

Trageþi sectorul în afara discului.

4

Eliberaþi butonul mouse-ului.

1

2

3

ªtiaþi cã…? Puteþi selecta un sector de disc de sine stãtãtor. Din cauzã cã diagrama de tip disc utilizeazã numai o serie de date, executând clic pe oricare sector de disc va fi selectatã întreaga serie de date din foaia de calcul. Al doilea clic pe butonul mouse-ului va face doar selecþia zonei de date corespunzãtoare acelui sector.

Anulaþi evidenþierea sectorului de disc 1

Selectaþi diagrama circularã.

2

Trageþi sectorul înapoi, spre centrul discului.

3

Eliberaþi butonul mouse-ului.

278

1

2

Formatarea seriilor de date ale unei diagrame statistice

Pentru un mai mare impact al diagramei statistice, puteþi insera o imagine în diagramã, astfel încât imaginea sã ocupe bara sau coloana din modelul diagramei. Folosiþi butonul Format Selection pentru a deschide caseta de dialog Format ºi schimbaþi opþiunile Fill pentru a formata diagrama cu elemente umplute compact, cu degradeuri, cu o imagine sau cu o texturã. În plus, puteþi adãuga unei serii de date din diagramã un chenar colorat, cu un anumit stil, cu umbrã ºi formate 3-D – teºire, adâncime, contur, stil de suprafaþã.

Formataþi o serie de date a diagramei statistice

3

1

Selectaþi seriile de date ale diagramei pe care doriþi sã le formataþi.

2

Executaþi clic pe fila Format situatã sub Chart Tools.

3

Executaþi clic pe butonul Format Selection.

4

Selectaþi opþiunea doritã: !

!

!

!

!

!

5

1

2

Series Options, pentru a schimba lãþimea sau adâncimea barelor (pentru diagramele 3-D) sau marja de suprapunere a barelor seriilor (pentru diagramele 2-D). Shape, pentru a schimba forma unei casete, piramide, a unui con sau cilindru (pentru diagramele 3-D). Fill, pentru a elimina sau schimba modul de umplere (Solid color, Gradient, imagine sau texturã). Border Color sau Styles, pentru a elimina sau a schimba culoarea ºi stilul chenarului (Solid line, Gradient line). Shadow, pentru a schimba opþiunea de umbrire, inclusiv culoarea, transparenþa, dimensiunea, estomparea, unghiul ºi distanþa.

4

3-D Format, pentru a schimba opþiunile de format 3-D, inclusiv teºirea, adâncimea, conturul ºi suprafaþa.

Executaþi clic pe Close.

5

Capitolul 9

Crearea ºi modificarea diagramelor statistice

279

Formatarea textului din diagramã

Formataþi textul diagramei 1

Selectaþi diagrama care conþine textul pe care doriþi sã-l modificaþi.

2

Selectaþi din diagramã obiectul text cãruia îi veþi aplica modificãri de format.

Obiectele de tipurile: titlurile diagramei ºi axelor, etichetele datelor ºi textele adnotãrilor sunt denumite generic textul diagramei. Pentru a face textul diagramei mai lizibil, puteþi folosi instrumentele de formatare din cadrul filei Home sau Format pentru a schimba fontul, stilul ºi dimensiunea caracterelor. De exemplu, puteþi decide sã modificaþi dimensiunea ºi alinierea titlului diagramei, sau sã schimbaþi culoarea de scriere a titlurilor axelor. Dacã doriþi sã modificaþi modul în care apare textul pe diagramã, îl puteþi roti pe o direcþie diagonalã sau verticalã. De pe fila Format situatã sub Chart Tools puteþi folosi WordArt (Nou!) ºi Shape Styles (Nou!) pentru modificãrile dorite aplicate textelor.

4

5

6

1

Dacã doriþi sã selectaþi numai o porþiune de text, executaþi clic pe obiectul text încã o datã pentru a afiºa cursorul de inserare în interiorul textului, iar apoi selectaþi partea de formatat. 3

Executaþi clic pe fila Format situatã sub Chart Tools ºi apoi pe WordArt sau Shape Style, dupã cum doriþi.

4

Executaþi clic pe fila Home.

5

Din grupul din faþã selectaþi opþiunile: Font, Font Size, Increase Font Size, Decrease Font Size, Bold, Italic, Underline, Fill Color sau Font Color.

6

În grupul Alignment, selectaþi orice combinaþie de opþiuni de aliniere doriþi. ECONOMIE DE TIMP. Pentru a formata rapid textul diagramei, executaþi clic cu butonul din dreapta al mouse-ului pe text ºi apoi executaþi clic pe un buton de formatare din mini-bara de unelte.

7

280

Pentru a seta o formatare particularizatã a textului, executaþi clic pe Font sau pe declanºatorul casetei de dialog Alignment.

7 Selectare pentru 2 modificare WordArt

2 3

Selectare pentru schimbare etichetã axã

Formatarea diagramelor de tip linii ºi de tip bare

Pentru a face o diagramã statisticã de tip Line sau de tip Bar mai uºor de citit, cu ajutorul unor opþiuni puteþi adãuga: linii de tendinþã, linii ale seriilor, linii de proiecþie, linii de maxime ºi de minime, bare de vârf sau de bazã, bare de eroare. Liniile de tendinþã (trend lines) sunt reprezentãri grafice ale tendinþelor exprimate de valorile datelor ºi le puteþi utiliza, de exemplu, când analizaþi probleme de producþie. De exemplu, puteþi adãuga o linie de tendinþã pentru a prevedea tendinþa de creºtere a profitului. Liniile seriilor conecteazã serii de date în cazul diagramelor 2-D de tip Bar sau Column. Liniile de proiecþie (drop lines) transformã un punct din grafic al valorii unei categorii într-o linie sau suprafaþã de diagramã, pentru a se putea vedea mai uºor unde începe ºi unde se terminã marcajul acelei date (proiecþia valorii ordonatei pe abscisã). Liniile de maxime ºi minime (high-low lines) afiºeazã cea mai mare, respectiv, cea mai micã valoare din fiecare categorie, într-o diagramã 2-D. Diagramele bursiere reprezintã un exemplu în care se folosesc liniile de maxime ºi minime ºi barele de vârf ºi de bazã. Barele de eroare semnaleazã în mod grafic potenþialele valori de eroare în raport cu fiecare diviziune a axelor din seriile de date. Barele de eroare sunt utilizate frecvent în diagramele cu date statistice sau ºtiinþifice.

EX07S-4.1.2

Formataþi diagramele de tip Line ºi Bar 1

Selectaþi diagrama de tip Line sau Bar pe care doriþi sã o modificaþi.

2

Executaþi clic pe fila Layout, situatã sub Chart Tools.

3

În grupul Analysis, executaþi clic pe oricare dintre urmãtoarele opþiuni: !

!

!

!

1

2

3

Trendline pentru a elimina sau a adãuga diferite tipuri de linii de tendinþã: Linear, Exponential, Linear Forecast ºi Two Period Moving Average. Lines pentru a ascunde Drop Lines, High-Low Lines sau Series Lines, sau pentru a afiºa liniile de serii într-o diagramã 2-D circularã cu Bare/Coloane stivuite, sau circularã, sau de tip bare circulare. Up/Down Bars pentru a ascunde sau a afiºa barele de sus ºi de jos, într-o diagramã cu linii.

Linie de tendinþã

Error Bars pentru a ascunde sau a afiºa barele de eroare când se utilizeazã eroarea standard, procentul sau abaterea standard. Capitolul 9

Crearea ºi modificarea diagramelor statistice

281

Schimbarea fundalului diagramei

Formataþi fundalul diagramei prin afiºarea sau ascunderea „peretelui” sau a „podelei” diagramei, cu ajutorul unei culori de umplere, sau trecând în modul de afiºare 3-D. Zona de desenare a graficului diagramei este delimitatã de axe ºi include toate seriile de date. „Peretele” diagramei este fundalul, iar „podeaua” diagramei este suprafaþa de la bazã a reprezentãrii 3-D a acesteia. Vizualizarea 3-D vã permite sã rotiþi diagrama utilizând cele trei axe, x, y ºi z ºi astfel sã aplicaþi diagramei o perspectivã tridimensionalã.

Schimbaþi fundalul diagramei 1

Selectaþi elementul din diagramã pe care doriþi sã îl modificaþi.

2

Executaþi clic pe fila Layout, situatã sub Chart Tools.

3

Executaþi clic pe unul dintre butoanele: !

!

!

!

1

2

3

Peretele diagramei

Plot Area pentru afiºarea sau ascunderea zonei graficului. Chart Wall pentru afiºarea sau ascunderea suprafaþei din spatele graficului având culoarea implicitã. Chart Floor pentru afiºarea sau ascunderea suprafaþei de sub grafic având culoarea implicitã. 3-D Rotation pentru a schimba unghiul de vizualizare tridimensionalã a diagramei.

În caseta de dialog Format Chart Area executaþi clic pe 3-D Rotation sau pe 3-D Format din panoul din stânga, selectaþi opþiunile 3-D dorite ºi apoi executaþi clic pe Close.

Zona de desenare

Baza diagramei

Opþiuni de afiºare 3-D

282

Îmbogãþirea aspectului diagramei

Dacã doriþi sã îmbunãtãþiþi aspectul diagramei, îi puteþi adãuga o imagine, o formã sau o adnotare. Inserarea în diagramã a unei imagini, a unei forme sau a unei casete de text se va realiza în acelaºi mod în care inseraþi aceste elemente în foaia de calcul. Butoanele Picture, Shapes ºi Text Box sunt disponibile pe fila Layout situatã sub Chart Tools.

Inseraþi o imagine, o formã sau un text

3

1

Selectaþi elementul din diagramã pe care doriþi sã îl modificaþi.

2

Executaþi clic pe fila Layout, situatã sub Chart Tools.

3

1

Utilizaþi opþiunile: !

!

!

4

2

Picture. Executaþi clic pe butonul Picture, selectaþi imaginea ºi apoi executaþi clic pe Insert. Shapes. Executaþi clic pe butonul Shapes, apoi pe o formã aleasã; desenaþi forma prin tragere cu mouse-ul pe suprafaþa diagramei. Text Box. Executaþi clic pe butonul Text Box, desenaþi caseta de text ºi apoi tastaþi textul dorit în interior.

Utilizaþi fila Format situatã sub Chart Tools, pentru a formata forma sau caseta de text.

Formã de sãgeatã

4

Casetã de text

ªtiaþi cã…? Puteþi edita text în figurã. Executaþi clic cu butonul din dreapta al mouse-ului pe formã sau pe obiectul text, executaþi clic pe Edit Text, modificaþi textul ºi apoi executaþi clic în afara obiectului, pentru a-l deselecta. Puteþi transforma o diagramã în imagine. Selectaþi diagrama, executaþi clic pe fila Home, executaþi clic pe butonul Copy, executaþi clic pe sãgeata butonului Paste, indicaþi opþiunea Paste As ºi apoi executaþi clic pe Paste as Picture. În loc de a folosi opþiunea Paste as Picture, puteþi utiliza Paste Special pentru a lipi în locul dorit diagrama în format de imagine de tip PNG, JPG, GIF, Enhanced Metafile sau BMP.

Capitolul 9

Crearea ºi modificarea diagramelor statistice

283

Editarea datelor diagramei

Editaþi datele din foaia de calcul 1

În foaia de calcul, utilizaþi una dintre metodele de mai jos, în scopul editãrii conþinutului celulelor: !

!

Pentru înlocuirea conþinutului unei celule, executaþi clic pe acea celulã ºi tastaþi noua informaþie. Pentru a edita conþinutul unei celule, executaþi dublu-clic pe acea celulã.

Acþionaþi tasta Delete sau Backspace pentru a ºterge câte un caracter, iar apoi tastaþi noua valoare. 2

Acþionaþi tasta Enter pentru a muta indicatorul de inserare cu un rând mai jos sau tasta Tab pentru a muta indicatorul de inserare în celula din dreapta.

ªtiaþi cã…? Puteþi desena seriile de date folosind rândurile sau coloanele foii de calcul. Selectaþi diagrama, executaþi clic pe fila Design situatã sub Chart Tools ºi apoi executaþi clic pe butonul Switch Row/ Column. Aceste manevre comutã între desenarea seriilor de date din datele rândurilor sau din datele coloanelor foii de calcul.

284

Puteþi edita datele diagramei în cadrul foii de calcul, celulã cu celulã, sau pe domenii de celule. Dacã nu sunteþi siguri pe care dintre date sã le schimbaþi pentru a obþine rezultatul dorit, utilizaþi caseta de dialog Edit Data Source (Nou!). Puteþi edita domeniile de date cu ajutorul seriilor, fie dupã Legend, fie Horizontal. Seria Legend face referire la domeniul de date reprezentate pe axa cu legenda, iar seriile Horizontal reprezintã domeniul de date afiºat pe cealaltã axã. Pentru a selecta domeniul de date dorit, utilizaþi butonul Collapse Dialog, pentru a minimiza temporar caseta de dialog. Dupã ce selectaþi datele, executaþi clic pe butonul Expand Dialog, pentru a reafiºa caseta de dialog.

1

2

Editaþi sursa datelor

3

1

Executaþi clic pe diagrama pe care doriþi sã o modificaþi.

2

Executaþi clic pe fila Design.

3

Executaþi clic pe butonul Select Data de pe fila Design situatã sub Chart Tools.

4

În caseta de dialog Select Data Source, realizaþi una dintre acþiunile:

2

1

IMPORTANT. Executaþi clic pe butonul Collapse Dialog pentru a micºora caseta de dialog, astfel încât sã puteþi selecta un domeniu din foaia de calcul. Executaþi clic pe Expand Dialog pentru a reafiºa caseta. !

!

!

!

!

!

!

5

Chart data range. Afiºeazã domeniul de date din cadrul foii de calcul reprezentat pe diagramã. Switch Row/Column. Executaþi clic pentru a comuta desenarea seriilor de date preluate din rânduri sau din coloane. Add. Executaþi clic pentru a adãuga o nouã serie în seriile de date Legend ºi pe diagramã (un nou caz creat pe baza datelor unei noi coloane din foaia de calcul). Edit. Executaþi clic pentru a realiza modificãri într-o serie Legend sau Horizontal.

5

Remove. Executaþi clic pentru a elimina o serie de date Legend selectatã.

Pentru informarea dumneavoastrã

Move Up and Move Down. Executaþi clic pentru a muta o serie de date Legend mai sus sau mai jos în listã. Hidden and Empty Cells. Executaþi clic pentru a desena datele ascunse din foaia de calcul ºi pentru a determina ce acþiune se va realiza pentru celulele goale.

Executaþi clic pe OK.

4

Afiºarea în diagramã a datelor ascunse ºi a celulelor goale Datele ascunse din cadrul rândurilor ºi coloanelor unei foi de calcul nu sunt afiºate în diagramã iar celulele goale sunt evidenþiate prin spaþii. În caseta de dialog Select Data Source puteþi sã executaþi clic pe butonul Hidden and Empty Cells pentru a modifica modul de afiºare în diagramã a acestor cazuri de celule. Puteþi alege ca datele ascunse sã fie afiºate, iar celulele goale sã fie afiºate ca zerouri sau printr-o linie care leagã punctele corespunzãtoare pe grafic.

Capitolul 9

Crearea ºi modificarea diagramelor statistice

285

Adãugarea ºi ºtergerea unei serii de date

Adãugaþi rapid o serie de date 1

Executaþi clic pe diagrama pe care doriþi sã o modificaþi.

2

Executaþi clic pe fila Design situatã sub Chart Tools ºi apoi executaþi clic pe butonul Select Data.

3

Executaþi clic pe Add.

4

Introduceþi numele seriei de date ºi apoi specificaþi domeniul datelor seriei, dupã care executaþi clic pe OK.

5

O diagramã este compusã din mai multe componente. Fiecare grupã de date care este desemnatã printr-o barã, o coloanã sau un sector de disc este numitã serie de date. Fiecare valoare din cadrul seriei de date este numitã datã punctualã (instanþã). Definiþi o serie de date când selectaþi un domeniu din foaia de calcul înainte de a deschide Chart Wizard. Dar ce se întâmplã dacã doriþi sã adãugaþi o serie de date dupã ce aþi realizat diagrama? Excel vã ajutã sã adãugaþi o serie de date folosind fila Design situatã sub Chart Tools sau utilizând mouse-ul. În afara creãrii sau modificãrii diagramelor, aþi putea avea nevoie ºi de ºtergerea sau modificarea ordinii uneia sau mai multor serii de date. Puteþi ºterge o serie de date fãrã a reconstrui diagrama.

3

5

Executaþi clic pe OK.

4

ªtergeþi o serie de date 1

Executaþi clic pe diagrama pe care doriþi sã o modificaþi.

2

Executaþi clic pe fila Design situatã sub Chart Tools ºi apoi executaþi clic pe butonul Select Data.

3

Executaþi clic pe seria de date pe care doriþi sã o ºtergeþi.

4

Executaþi clic pe Remove.

5

Executaþi clic pe OK. 3

286

4

5

Schimbaþi o serie de date

2

1

Executaþi clic pe diagrama pe care doriþi sã o modificaþi.

2

Executaþi clic pe fila Design situatã sub Chart Tools ºi apoi executaþi clic pe butonul Select Data.

3

Executaþi clic pe seria de date pe care doriþi sã o schimbaþi.

4

Executaþi clic pe Edit.

5

Executaþi clic pe butonul Collapse Dialog pentru a efectua modificarea numelui sau a valorilor seriei, faceþi schimbãrile ºi apoi executaþi clic pe butonul Expand Dialog pentru a readuce caseta de dialog pe ecran.

6

Executaþi clic pe OK.

7

Executaþi clic pe OK.

6

Schimbaþi ordinea seriilor de date

5

4

1

Executaþi clic pe diagrama pe care doriþi sã o modificaþi.

2

Executaþi clic pe fila Design situatã sub Chart Tools ºi apoi executaþi clic pe butonul Select Data.

3

Executaþi clic pe seria de date pe care doriþi sã o schimbaþi.

4

Pentru a comuta poziþia seriei de date, executaþi clic pe butonul Switch Row/Column.

5

Pentru a reordona seriile de date, executaþi clic pe butonul Move Up sau pe Move Down.

6

Executaþi clic pe OK.

3

Capitolul 9

5

6

Crearea ºi modificarea diagramelor statistice

287

Salvarea unui ºablon de diagramã statisticã EX07S-5.4.2

Creaþi un ºablon particularizat de diagramã 1

Executaþi clic pe diagrama pe care vreþi sã o salvaþi ca ºablon.

2

Executaþi clic pe fila Design situatã sub Chart Tools.

3

Executaþi clic pe butonul Save As Template.

4

Verificaþi dacã dosarul Charts apare în caseta opþiunii Save in.

Salvaþi toate particularizãrile pe care le-aþi aplicat unei diagrame într-un fiºier de tip ºablon de diagramã (.crtx) (Nou!), în scopul utilizãrii în alte registre. Oricare dintre diagramele din registru utile rapoartelor financiare standard ale companiei poate fi salvatã ca fiºier de tip ºablon de diagramã pe care, apoi, sã îl utilizaþi ca bazã a urmãtoarei diagrame pe care o veþi realiza în registru. Deºi puteþi salva acest ºablon oriunde doriþi, veþi vedea cã e mai util sã-l aveþi la îndemânã în dosarul Templates/Charts pe care îl utilizeazã Excel ºi Microsoft Office pentru propriile lor ºabloane. Dacã salvaþi ºabloanele dvs. în dosarul Templates/Charts, când iniþiaþi operaþiile de inserare sau de modificare a unui tip de diagramã cu ajutorul comenzii My Templates (Nou!), aceste ºabloane apar în lista de opþiuni. La crearea unei noi diagrame sau la modificarea uneia existente, puteþi aplica un ºablon de diagramã în loc sã o creaþi de la început. 3

2

1

ªabloanele Microsoft Office sunt implicit aºezate la adresele: Windows Vista. C:/Users/numele dvs./AppData/Microsoft/Roaming /Templates/Charts Windows XP. C:/Documents and Settings/numele dvs./Application Data /Microsoft/Templates/Charts 5

Tastaþi un nume pentru ºablon.

6

Executaþi clic pe Save.

4

5

288

Format de fiºier de ºablon de diagramã

6

Aplicaþi un ºablon de diagramã 1

2

Utilizaþi una dintre metodele de mai jos: !

!

Diagramã nouã. Executaþi clic pe fila Insert ºi apoi executaþi clic pe declanºatorul casetei de dialog Charts. Modificare diagramã. Selectaþi diagrama pe care o veþi modifica, executaþi clic pe fila Design situatã sub Chart Tools ºi apoi executaþi clic pe butonul Change Chart Type.

2

Executaþi clic pe Template din panoul din stânga.

3

Executaþi clic pe tipul particularizat de diagramã dorit.

4

Executaþi clic pe OK.

3

4

ªtiaþi cã…? Puteþi stabili o diagramã ca implicitã. Dacã utilizaþi acelaºi ºablon în mod obiºnuit, puteþi stabili diagrama ca fiind implicitã pentru oricare nouã diagramã pe care o veþi crea. În caseta de dialog Chart Type executaþi clic pe opþiunea Template din panoul din stânga, selectaþi diagrama pe care o veþi utiliza, executaþi clic pe Set as Default Chart ºi apoi executaþi clic pe Cancel.

Capitolul 9

Crearea ºi modificarea diagramelor statistice

289

Gestionarea ºabloanelor de diagramã

Mutaþi sau ºtergeþi un ºablon particularizat de diagramã 1

Selectaþi o diagramã.

2

Executaþi clic pe fila Design situatã sub Chart Tools.

3

Executaþi clic pe butonul Change Chart Type.

Puteþi utiliza caseta de dialog Chart Types pentru a accesa ºi manevra fiºierele cu ºabloane (.crtx). Executaþi clic pe butonul Manage Templates pentru a deschide dosarul Charts ºi apoi mutaþi, copiaþi sau ºtergeþi ºabloane de diagrame. Microsoft Office stocheazã fiºierele cu ºabloane de diagrame în dosarul Charts, astfel încât ele sã fie la dispoziþia tuturor programelor din pachetul Office. Dacã salvaþi ºabloanele dvs. în dosarul Templates/Charts, când iniþiaþi operaþiile de inserare sau de modificare a unui tip de diagramã cu ajutorul comenzii My Templates (Nou!), aceste ºabloane apar pe lista de opþiuni. Dacã nu mai aveþi nevoie de un ºablon, îl puteþi muta din dosarul de ºabloane Charts sau îl puteþi ºterge definitiv.

ECONOMIE DE TIMP. Pentru a deschide caseta de dialog Chart Types, puteþi sã executaþi clic pe declanºatorul casetei de dialog Charts din fila Insert. 4

Executaþi clic pe Manage Templates. Se deschide dosarul Charts. Windows Vista. C:/Users/numele dvs./AppData/Microsoft/Roaming /Templates/Charts Windows XP. C:/Documents and Settings/numele dvs./Application Data /Microsoft/Templates/Charts

5

Pentru a muta fiºierul cu ºablonul de diagramã din dosarul Charts, trageþi-l în alt dosar, sau executaþi clic cu butonul din dreapta al mouse-ului pe fiºier ºi utilizaþi comenzile Cut ºi Paste.

6

Pentru a ºterge fiºierul cu ºablonul de diagramã, executaþi clic cu butonul din dreapta al mouse-ului pe el ºi apoi pe Delete.

7

Când aþi terminat, executaþi clic pe butonul Close.

8

Executaþi clic pe Cancel în caseta de dialog Chart Type.

290

4

8

7

10

Analiza datelor din foaia de calcul Introducere

Ce veþi face

Puteþi utiliza foaia de calcul nu numai pentru calcule valorice ci ºi pentru a gestiona ºi a analiza informaþii organizate într-un tabel. De exemplu, puteþi crea o listã a stocului, un registru de statisticã ºcolarã sau o bazã de date a clienþilor. Puteþi transforma rapid un ºir de celule într-un tabel (referit anterior ca listã Excel) ºi apoi sã formataþi datele utilizând Quick Styles. În plus, puteþi insera ºi ºterge rânduri ºi coloane, puteþi crea o coloanã de calcule, afiºa ºi calcula totaluri ºi face referire la un tabel printr-un nume în loc de a specifica celulele lui. Controlând modul în care sunt introduse datele reduceþi erorile ºi faceþi foaia de calcul mai sigurã. Introducerea datelor în tabel este asiguratã prin facilitãþi cum ar fi o listã triatã pentru introducerea valorilor în câmpuri ºi adãugarea unor reguli de validare a datelor, prin care se va restricþiona introducerea datelor numai în anumite câmpuri, Puteþi, de asemenea, sã creaþi o listã de intrãri definite, pentru ca tastarea datelor sã fie corectã ºi riguroasã. Sortarea datelor din cadrul listei dvs. poate fi realizatã prin câteva metode: cu ajutorul butoanelor de sortare ascendentã sau descendentã, sau altfel, prin utilizarea opþiunii Excel AutoFilter. Tastând un câmp anume dupã care sã se realizeze filtrarea puteþi extrage numai acele înregistrãri din cadrul listei care conþin acel câmp. Tabelele pivot reprezintã, de asemenea, o modalitate de a organiza datele astfel încât acestea sã fie mai uºor de urmãrit ºi de raportat. Excel are gata proiectate câteva tipuri de rapoarte formatate astfel încât sã creascã impactul rapoartelor dvs. Dacã aveþi acces la site-ul Microsoft Office SharePoint Services, puteþi exporta tabele de date într-o listã SharePoint, astfel încât ceilalþi colaboratori sã le poatã vedea, edita ºi actualiza.

Înþelegerea tabelelor Crearea ºi formatarea unui tabel Crearea sau modificarea stilului unui tabel Formatarea elementelor tabelului Crearea calculelor într-un tabel Lucrul cu tabelele Eliminarea de rânduri ºi de coloane din tabel Introducerea datelor în tabel utilizând liste de intrãri Sortarea datelor unui tabel

10 Afiºarea unor pãrþi din tabel utilizând AutoFilter Crearea de criterii de cãutare particularizate Analiza datelor utilizând un tabel-pivot

Actualizarea unui tabel-pivot sau a unei diagrame-pivot Modificarea unui tabel-pivot sau a unei diagrame-pivot Construirea unui tabel-pivot

Crearea de grupuri ºi de schiþe

Separarea unui text pe coloane

Adãugarea validãrii datelor în foaia de calcul Exportul unui tabel într-o listã SharePoint

291

Înþelegerea tabelelor Un tabel este alcãtuit dintr-o serie de rânduri ºi de coloane de date pe care le gestionaþi separat de celelalte date din foaia de calcul. Ca exemple de tabele ar fi: o agendã, o listã de clienþi sau de produse ori cartea de telefon. În Excel 2007 puteþi transforma un ºir de celule într-un tabel (referit în versiunile anterioare ca listã Excel) pentru a gestiona ºi a analiza mai uºor un grup de date (Nou!). Puteþi crea mai multe tabele în aceeaºi foaie de calcul. Nu puteþi, însã, crea un tabel într-un registru partajat.

Când creaþi un tabel, Excel adaugã un filtru în rândul de antet din care puteþi sorta datele în ordine sau dupã culoare ºi filtra datele dupã anumite criterii. Dupã ce aþi creat tabelul, îi puteþi uºor formata datele utilizând Quick Styles. În plus, în tabel puteþi insera ºi ºterge rânduri ºi coloane, puteþi crea o coloanã de calcule, afiºa ºi calcula totaluri. Puteþi referi un tabel printr-un nume în loc de a specifica celulele lui, puteþi utiliza schemele prestabilite de validãri ale datelor pentru a asigura integritatea datelor din tabel ºi puteþi exporta un tabel într-o listã SharePoint.

Înregistrare: Un set de câmpuri corelate, cum ar fi toate câmpurile referitoare la un client sau la un produs. În foaia de calcul, fiecare rând reprezintã o înregistrare unicã.

Domeniul listei: Blocul de celule care conþin unele sau toate informaþiile de pe listã, pe care vreþi sã le analizaþi. Domeniul listei nu poate ocupa mai mult de o foaie de calcul.

Numele câmpului: Titlul unui câmp. Într-o listã Excel primul rând conþine numele câmpurilor. Fiecare nume de câmp poate avea maximum 255 de caractere, incluzând litere mari ºi mici ºi spaþii.

Câmp: Un element informaþional, cum ar fi numele unui client sau codul numeric al unui articol.

292

Crearea unui tabel

Creaþi un tabel 1

Deschideþi o foaie de calcul nouã sau utilizaþi o foaie de calcul care are destul spaþiu liber pentru viitorul tabel.

2

Introduceþi o etichetã pentru fiecare câmp în coloane alãturate, pe primul rând.

3

Introduceþi informaþiile fiecãrui câmp, pentru fiecare înregistrare, pe rândul aferent acesteia; începeþi cu rândul situat imediat sub cel cu numele câmpurilor.

4

Selectaþi domeniul de celule al tabelului, inclusiv etichetele.

5

Realizaþi oricare dintre operaþiile de mai jos (Nou!): !

!

Pentru a crea un tabel Excel, introduceþi datele în celulele foii de calcul, ca pentru oricare foaie de calcul, însã amplasarea numelor câmpurilor ºi domeniul de celule trebuie sã îndeplineascã urmãtoarele reguli: (1) Introduceþi numele câmpurilor pe primul rând al listei, într-un singur rând. (2) Introduceþi înregistrãrile pe câte un singur rând fiecare. (3) Nu lãsaþi liber niciun rând în cadrul domeniului tabelului. (4) Nu utilizaþi mai mult de o foaie de calcul pentru un domeniu. Datele le puteþi introduce direct în tabel. Nu este nevoie ca înregistrãrile sã fie introduse într-o anumitã ordine; instrumentele oferite de Excel pot organiza alfabetic o listã, dupã datã sau în aproape orice ordine doriþi.

5

Executaþi clic pe fila Insert ºi apoi executaþi clic pe butonul Table. Executaþi clic pe fila Home, executaþi clic pe butonul Format as Table ºi apoi selectaþi un stil pentru tabel.

6

Dacã este necesar, ajustaþi dimensiunea tabelului ºi bifaþi caseta My table has headers.

7

Executaþi clic pe OK.

2

4

7

6

3

Tabel

ªtiaþi cã…? Puteþi ºterge sau elimina un tabel de date. Selectaþi tabelul ºi apoi acþionaþi tasta Delete pentru a ºterge tabelul. Selectaþi tabelul, executaþi clic pe fila Home, executaþi clic pe butonul Clear ºi apoi executaþi clic pe Clear Contents.

Capitolul 10

Analiza datelor din foaia de calcul

293

Formatarea unui tabel EX07S-2.4.1

Aplicaþi un Quick Style unui tabel 1

Selectaþi o celulã sau un domeniu din tabelul cãruia îi veþi aplica un Quick Style.

2

Realizaþi oricare dintre acþiunile: !

!

Formatarea unui tabel de date din foaia de calcul poate fi fãcutã rapid ºi uºor cu ajutorul facilitãþii Table Quick Styles (Nou!). Pentru a realiza formatarea datelor mult mai eficient, Excel oferã o colecþie de stiluri de tabel bazate pe tema curentã. Un stil de tabel include combinaþii prestabilite, profesional proiectate pentru: culoarea ºi modelele de umplere, atributele fontului, delimitãrile, chenarele ºi culorile de scriere. Puteþi aplica un Quick Style unui tabel, utilizând fila Home sau Design situate sub Table Tools.

1

Stiluri de tabel

Executaþi clic pe fila Design situatã sub Table Tools, executaþi clic pe sãgeata More de sub Table Styles ºi apoi selectaþi un stil de tabel. Executaþi clic pe fila Home, executaþi clic pe butonul Format as Table ºi apoi selectaþi un stil de tabel.

ªtiaþi cã…? Puteþi copia formatul celulelor cu ajutorul lui Format Painter. Selectaþi celula sau domeniul al cãrui format doriþi sã-l copiaþi, executaþi dublu clic pe butonul Format Painter de pe fila Home, selectaþi celulele cãrora le veþi da formatul copiat ºi apoi executaþi clic pe butonul Format Painter. Puteþi elimina sau ºterge un stil de tabel. Executaþi clic pe o celulã din tabel, executaþi clic pe fila Design situatã sub Table Tools, executaþi clic pe sãgeata More de sub Table Styles ºi apoi executaþi clic pe Clear. Puteþi tipãri un tabel Excel. Executaþi clic pe o celulã din tabel, executaþi clic pe butonul Office, executaþi clic pe Print, executaþi clic pe opþiunea Table ºi apoi executaþi clic pe OK.

294

2

Colecþia de stiluri de tabel

Crearea sau modificarea stilului unui tabel

Creaþi sau modificaþi stilul unui tabel 1

Executaþi clic pe fila Home.

2

Executaþi clic pe butonul Format as Table.

3

Realizaþi oricare dintre acþiunile: !

!

Facilitatea Excel Table Quick Styles oferã oricãrei foi de calcul un aspect profesional, dar poate vreþi sã modificaþi un Quick Style pentru a se potrivi ºi mai bine nevoilor proiectului dvs. De exemplu, stilul rapid aplicat poate fi foarte bun, în afara doar a fontului sau a culorii, pe care trebuie sã o schimbaþi în ton cu restul raportului. Puteþi modifica un Quick Style de tabel sau puteþi configura unul nou (Nou!). Când creaþi sau modificaþi un Quick Style de tabel aveþi posibilitatea sã stabiliþi stilul tabelului ca implicit pentru creãrile de tabele viitoare.

4

5

Create. Executaþi clic pe New Table Style. Modify. Executaþi clic cu butonul din dreapta al mouse-ului pe stilul pe care doriþi sã-l schimbaþi ºi apoi executaþi clic pe Modify.

4

Tastaþi numele pentru stilul rapid creat.

5

Selectaþi un element al tabelului.

6

Executaþi clic pe Format.

7

Utilizaþi filele Font, Border ºi Fill pentru a stabili opþiunile de formatare dorite ºi apoi executaþi clic pe OK.

8

Repetaþi paºii 5–7 pentru a finaliza formatarea.

9

Bifaþi sau anulaþi bifarea casetei Set as default table quick style for this document.

1

Când aþi terminat, executaþi clic pe OK.

6

9

10 7

ªtiaþi cã…? Puteþi ºterge un stil particularizat de tabel. Executaþi clic pe fila Home, executaþi clic pe butonul Format as Table, executaþi clic cu butonul din dreapta al mouse-ului pe stilul particularizat pe care vreþi sã-l ºtergeþi ºi apoi executaþi clic pe Delete.

Capitolul 10

Analiza datelor din foaia de calcul

295

Formatarea elementelor tabelului EX07S-2.4.1

Afiºaþi sau ascundeþi formatarea elementelor tabelului 1

Selectaþi o celulã sau un domeniu din tabelul pe care îl modificaþi.

2

Executaþi clic pe fila Design situatã sub Table Tools.

3

Bifaþi sau anulaþi bifarea în caseta elementului care doriþi sã fie afiºat sau ascuns: !

!

!

!

!

!

296

Header Row pentru a formata primul rând al tabelului ca rând special. Totals Row pentru a formata ultimul rând al tabelului ca rând al totalurilor pe coloane. First Column pentru a formata prima coloanã a tabelului ca specialã. Last Column pentru a formata ultima coloanã a tabelului ca specialã. Banded Column pentru a formata coloanele pare în mod diferit faþã de cele impare. Banded Rows pentru a formata rândurile pare în mod diferit faþã de cele impare.

Când creaþi un tabel în cadrul foii de calcul, Excel afiºeazã un set standard de elemente, incluzând: anteturi, coloane ºi rânduri. Puteþi selecta opþiuni din cadrul filei Design situatã sub Table Tools, pentru a formata rapid un tabel (Nou!). Aceste opþiuni vã permit sã formataþi rândul de antet, prima ºi ultima coloanã ca fiind speciale. Puteþi, de asemenea, formata coloanele sau rândurile pare altfel decât pe cele impare. Dacã doriþi sã se realizeze calcule de sintezã ale numerelor pe coloanã (totaluri), puteþi formata ultimul rând al tabelului pentru a reþine aceste rezultate. Dacã nu mai doriþi ca aceste elemente sã fie formatate, le puteþi ascunde. Dacã ascundeþi rândul de antet, atunci antetul tabelului pentru filtrarea automatã ºi oricare filtru aplicat sunt eliminate din tabel.

1

3

2

Crearea calculelor într-un tabel EX07S-4.5.2

Puteþi realiza calculele de sintezã, de tip totaluri, foarte repede în tabele, utilizând opþiunea Total Row (Nou!). Când afiºaþi un rând de total la sfârºitul tabelului, pentru fiecare celulã de total selectatã apare o listã prestabilitã a calculelor furnizate, având scris cuvântul Total în cea mai din stânga celulã. Lista calculelor prestabilite vã permite sã alegeþi o funcþie de calcul pentru acea celulã de sintezã. Dacã funcþia de calcul doritã nu este în lista deschisã, puteþi introduce dvs. o formulã în celula de total respectivã. Dacã nu folosiþi funcþii de totalizare, puteþi ºterge cuvântul Total.

Realizaþi totaluri ale datelor din tabel 1

Executaþi clic pe o celulã din tabel.

2

Executaþi clic pe fila Design situatã sub Table Tools.

3

Bifaþi caseta Total Row.

1

3

2

Apare rândul de total ca ultim rând al tabelului ºi este afiºat cuvântul Total în cea mai din stânga celulã. 4

Executaþi clic pe celula din coloana pentru care doriþi sã se realizeze un calcul, iar apoi executaþi clic pe sãgeata din dreapta pentru a deschide lista de funcþii.

5

Din lista deschisã, selectaþi funcþia doritã pentru calcul. ECONOMIE DE TIMP. În tabelul iniþial, fãrã rând de total, introduceþi o formulã în primul rând de sub tabel pentru a crea rândul de total, dar fãrã cuvântul Total.

4

5

ªtiaþi cã…? Puteþi crea o coloanã de calcule. O coloanã de calcule foloseºte o singurã formulã care se adapteazã datelor fiecãrui rând din tabel. Pentru a crea o coloanã de calcule executaþi clic pe o celulã dintr-o coloanã goalã din tabel ºi apoi tastaþi formula. Formula este automat completatã în toate celulele acelei coloane, dar nu este necesar sã rãmânã în toate celulele din coloanã la fel. Puteþi introduce ºi o altã formulã sau date în unele celule. Capitolul 10

Analiza datelor din foaia de calcul

297

Lucrul cu tabelele EX07S-2.4.2, EX07S-2.4.3

Inseraþi un rând sau o coloanã 1

Executaþi clic pe o celulã din tabel în locul în care doriþi sã inseraþi un rând sau o coloanã. Pentru a insera mai multe rânduri sau coloane, selectaþi mai multe rânduri sau coloane.

2

Executaþi clic pe fila Home.

3

Executaþi clic pe sãgeata butonului Insert ºi apoi urmaþi una dintre acþiunile: !

!

!

!

298

2

1

3

Rânduri. Executaþi clic pe Insert Table Rows Above sau pe Insert Table Rows Below. Coloane. Executaþi clic pe Insert Table Columns to the Left sau pe Insert Table Columns to the Right.

Selectaþi rânduri ºi coloane !

Dupã ce aþi creat un tabel, puteþi sorta valorile, introduce noi valori ºi afiºa totaluri. Puteþi insera rânduri oriunde în tabel, chiar la baza tabelului. Pentru a adãuga un rând nou la sfârºitul tabelului, selectaþi o celulã oarecare din ultimul rând ºi acþionaþi tasta Enter, sau selectaþi ultima celulã a ultimului rând ºi acþionaþi tasta Tab. Dacã nu vã mai trebuie organizarea de tip tabel a datelor, puteþi reconverti tabelul ca date normale Excel. Selectarea rândurilor ºi a coloanelor în tabel este diferitã de selectarea rândurilor ºi a coloanelor în foaia de calcul. Selectarea celulelor este la fel.

Coloanã. Executaþi clic pe marginea de sus a antetului coloanei din tabel pentru a selecta datele din coloanã (sau acþionaþi tastele Ctrl+ bara de spaþiu). Executaþi dubluclic pe marginea de sus, pentru a selecta întreaga coloanã (sau acþionaþi de douã ori tastele Ctrl+ bara de spaþiu).

Cursor de selecþie

Rând. Executaþi clic pe marginea din stânga a rândului. Tot tabelul. Executaþi clic în colþul din stânga-sus al tabelului pentru a selecta datele din tabel (sau acþionaþi tastele Ctrl+A). Executaþi dublu-clic pe colþul din stânga-sus al tabelului pentru a selecta tot tabelul (sau acþionaþi de douã ori tastele Ctrl+A).

Coloanã selectatã

Redimensionaþi un tabel 1

Executaþi clic pe o celulã din tabel.

2

Executaþi clic pe fila Design situatã sub Table Tools.

3

Executaþi clic pe butonul Resize Table.

4

Tastaþi domeniul din tabel pe care doriþi sã-l utilizaþi.

3

2

1

Puteþi sã executaþi clic pe butonul Collapse Dialog, selectaþi domeniul dorit ºi apoi executaþi clic pe butonul Expand Dialog. ECONOMIE DE TIMP. Pentru a redimensiona tabelul folosind mouse-ul, trageþi de reperul triunghiular din colþul din dreapta-jos al tabelului, pentru a selecta domeniul dorit. 5

5

Executaþi clic pe OK.

4

Transformaþi un tabel în domeniu de celule 1

Executaþi clic pe o celulã din tabel.

2

Executaþi clic pe fila Design situatã sub Table Tools.

3

Executaþi clic pe butonul Transformã în Domeniu.

4

Executaþi clic pe Yes pentru a confirma modificarea.

3

1

2

4

Capitolul 10

Analiza datelor din foaia de calcul

299

Eliminarea de rânduri ºi de coloane din tabel EX07S-1.2.2, EX07S-2.4.3

ªtergeþi rânduri sau coloane din tabel 1

Executaþi clic pe o celulã a tabelului în locul în care doriþi sã ºtergeþi un rând sau o coloanã.

2

Executaþi clic pe fila Home.

3

Executaþi clic pe sãgeata butonului Delete ºi apoi pe Delete Table Rows sau pe Delete Table Columns.

Eliminaþi rândurile duplicat din tabel 1

Executaþi clic pe o celulã din tabel.

2

Executaþi clic pe fila Design situatã sub Table Tools.

3

Executaþi clic pe butonul Remove Duplicates.

4

Selectaþi coloanele cu duplicate pe care doriþi sã le eliminaþi. Puteþi sã executaþi clic pe Select All sau pe Unselect All.

5

Executaþi clic pe OK.

6

Executaþi clic pe OK pentru a elimina duplicatele.

Dacã nu mai aveþi nevoie de un rând sau de o coloanã din tabel, îl/o puteþi elimina rapid utilizând comenzile Delete din cadrul filei Home. ªtergerea rândurilor ºi a coloanelor din tabel se face la fel ca pentru foaia de calcul în sine. La introducerea datelor în tabel se poate întâmpla sã introduceþi de mai multe ori aceleaºi date în coloane diferite. În loc sã cãutaþi duplicatele manual, Excel vã oferã posibilitatea sã le identificaþi ºi apoi sã le eliminaþi.

2

1

3

1

3

2

5

300

4

Introducerea datelor în tabel utilizând liste de intrãri

Introducerea datelor într-un tabel poate fi plictisitoare ºi repetitivã. Pentru simplificare, puteþi introduce datele utilizând o PickList sau facilitatea List AutoFill. PickList (Lista de alegeri) este activatã odatã ce aþi introdus cel puþin o valoare în acea listã; lista este creatã din valorile introduse anterior, pe care vi le pune la dispoziþie pentru a vã scuti de tastarea aceloraºi informaþii. Lista de alegeri afiºeazã în câmpul curent valorile introduse anterior în format de listã verticalã. Facilitatea List AutoFill extinde automat formatarea ºi formulele dintr-o listã predefinitã în celulele alãturate câmpului curent. Pe mãsurã ce se adaugã date în aceastã listã, AutoFill analizeazã celulele completate anterior, pentru a determina ce formatare ºi ce formule urmeazã sã fie extinse în câmpul curent.

Introduceþi datele într-o listã utilizând o listã de alegeri imediate 1

Executaþi clic cu butonul din dreapta al mouse-ului în celula în care doriþi sã folosiþi PickList ºi apoi executaþi clic pe Pick From Drop-Down List.

2

Executaþi clic pe un element al listei, care trebuie inserat în câmp.

3

Acþionaþi tasta Enter sau Tab pentru a accepta intrarea din listã, sau apãsaþi tasta Esc pentru a refuza intrarea propusã.

Vedeþi ºi

1

Citiþi „Crearea unei liste imediate“ la pagina 315, pentru informaþii despre crearea unei liste imediate utilizând validarea datelor.

2

Capitolul 10

Analiza datelor din foaia de calcul

301

Sortarea datelor unui tabel EX07S-4.6.1, EX07S-4.6.3, EX07S-4.6.4

Sortaþi datele rapid 1

Executaþi clic pe celula cu numele câmpului dupã care doriþi sã realizaþi sortarea.

2

Executaþi clic pe fila Data.

3

Executaþi clic pe butonul Sort Ascending sau pe butonul Sort Descending.

Dupã ce aþi introdus înregistrãri într-o listã, puteþi reorganiza informaþiile prin sortarea înregistrãrilor. De exemplu, puteþi sorta înregistrãrile dintr-o listã de clienþi în ordine alfabeticã, dupã numele lor sau numeric, dupã cea mai recentã facturã a lor. Ordonarea ascendentã aranjeazã înregistrãrile listei de la A la Z (pentru texte), de la cea mai veche la cea mai recentã (pentru date) ºi de la cea mai micã la cea mai mare valoare (pentru numere). Ordonarea descendentã aranjeazã înregistrãrile listei de la Z la A (pentru texte), de la cea mai recentã la cea mai veche (pentru date) ºi de la cea mai mare la cea mai micã valoare (pentru numere). Puteþi aplica sortarea întregului tabel sau numai a unei pãrþi a acestuia, selectatã prin AutoFilter. Puteþi aplica ordonarea dupã unul sau mai multe câmpuri de sortare – câmpuri ale tabelului pe care le selectaþi sã impunã criteriul de sortare. O sortare, de exemplu, poate fi aceea a unei cãrþi de telefon, numeric dupã codul zonei ºi alfabetic dupã numele abonaþilor în cadrul codului. Dacã aþi formatat manual sau condiþional un domeniu sau unele coloane ale tabelului dupã valorile din celule sau dupã culoarea fontului ori dupã un set de pictograme (Nou!), atunci, utilizând butonul Sort, puteþi sorta dupã aceste atribute.

2

3

1

Sãgeata listei butonului afiºeazã o pictogramã care aratã cã a fost sortat câmpul. 4

Pentru a anula o sortare sau a o repeta, realizaþi urmãtoarele: !

!

Pentru a elimina toate sortãrile din foaia de calcul ºi a afiºa rândurile în starea iniþialã, executaþi clic pe butonul Clear. Pentru a aplica din nou sortarea, executaþi clic pe butonul Reapply.

ªtiaþi cã…? Puteþi sorta datele pe rânduri. Dacã datele pe care doriþi sã le sortaþi sunt aºezate pe rând nu pe coloanã, executaþi clic pe celula din tabel pe baza cãreia veþi face sortarea, executaþi clic pe fila Data, executaþi clic pe butonul Sort, executaþi clic pe opþiunea Sort left to right ºi apoi executaþi clic pe OK.

302

4

Sortaþi un tabel utilizând mai multe câmpuri ºi atribute 1

Executaþi clic oriunde în cadrul domeniului tabelului.

2

Executaþi clic pe fila Data.

3

Executaþi clic pe butonul Sort.

4

Executaþi clic pe sãgeata listei Column ºi apoi selectaþi un câmp de sortare.

5

Executaþi clic pe sãgeata listei Sort on ºi apoi selectaþi un atribut de sortare (Nou!): Values, Cell Color, Font Color, Cell Icon.

6

Executaþi clic pe sãgeata listei Order list ºi apoi selectaþi o ordine de sortare: A to Z, Z to A sau Custom list.

7

Pentru a adãuga încã un nivel de sortare, executaþi clic pe Add level ºi apoi repetaþi paºii de la 4 la 6.

8

Pentru a schimba ordinea de sortare, selectaþi zona sortatã ºi executaþi clic pe butonul Move Up sau pe butonul Move Down.

9

Pentru a ºterge sau a copia un nivel de sortare, selectaþi zona sortatã ºi apoi executaþi clic pe Delete Level sau pe Copy Level.

7

9

8

4

10 Executaþi clic pe OK.

6

5

10

Sortaþi rezultatele

ªtiaþi cã…? Puteþi sorta datele deosebind literele mari de cele mici. Executaþi clic pe celula tabelului pe baza cãreia sortaþi, executaþi clic pe fila Data, executaþi clic pe butonul Sort, executaþi clic pe Options ºi apoi bifaþi caseta Case sensitive, dupã care executaþi clic pe OK.

Capitolul 10

Analiza datelor din foaia de calcul

303

Afiºarea unor pãrþi din tabel utilizând AutoFilter Afiºaþi anumite înregistrãri utilizând AutoFilter 1

Executaþi clic oriunde în cadrul domeniului tabelului.

2

Executaþi clic pe fila Data.

3

Dacã este necesar, executaþi clic pe butonul Filter pentru a se evidenþia ºi activa.

4

Executaþi clic pe sãgeata din cadrul câmpului pentru care doriþi sã specificaþi criteriul de selecþie.

5

Selectaþi criteriul dorit din lista care se deschide ºi care trebuie identificat în înregistrãri.

6

Pentru a utiliza filtrele existente, indicaþi Filter ºi apoi selectaþi o opþiune de filtrare, cum ar fi Equals, Begins With sau Contains.

7

Repetaþi paºii 4-6, dacã este necesar, pentru a efectua filtrarea ºi dupã alte câmpuri. Sãgeata listei va afiºa o pictogramã care aratã cã acel câmp este filtrat.

8

Pentru a elimina un filtru, executaþi clic pe sãgeata câmpului ºi apoi executaþi clic pe Clear Filter From . !

!

9

304

Pentru a elimina toate filtrele din foaia de calcul ºi a reveni la tabelul complet, executaþi clic pe butonul Clear. Pentru a aplica din nou un filtru, executaþi clic pe butonul Reapply.

Pentru a dezactiva filtrarea automatã, executaþi clic pe butonul Filter.

Este destul de dificil sã lucraþi cu un tabel (listã) care are numeroase înregistrãri, în afara faptului cã trebuie sã micºoraþi vizualizarea listei când este nevoie. De exemplu, este dificil sã cãutaþi prin toatã lista stocurilor, pentru a vedea înregistrãrile care se referã la un anumit distribuitor. Facilitatea AutoFilter creeazã o listã din elementele aflate în fiecare câmp referitor la criteriul ales (Nou!), ceea ce este util pentru un PivotTable. Selectaþi numai elementele pe care doriþi sã le afiºaþi în coloanã (adicã acele înregistrãri care satisfac anumite condiþii). Astfel puteþi lucra cu un numãr limitat de înregistrãri.

1

2

3

4

6

5 9

8

Crearea de criterii de cãutare particularizate EX07S-4.6.2

Creaþi un criteriu de cãutare particularizat utilizând AutoFilter 1

Executaþi clic oriunde în cadrul domeniului tabelului.

2

Executaþi clic pe fila Data.

3

Executaþi clic pe sãgeata din cadrul câmpului pentru care doriþi sã specificaþi criteriul de selecþie.

4

Executaþi clic pe Filtului ºi apoi executaþi clic pe Custom Filter pentru a activa comanda (opþiunea apare bifatã).

5

Executaþi clic pe sãgeata de listã Field (din stânga) ºi apoi selectaþi un operator logic.

6

Executaþi clic pe sãgeata de listã (din dreapta) ºi selectaþi o valoare pentru câmp.

7

Dacã doriþi, executaþi clic pe opþiunile And sau Or.

8

Dacã doriþi, executaþi clic pe sãgeata de listã (din stânga) ºi apoi selectaþi un operator logic.

9

De multe ori trebuie sã selectaþi înregistrãrile dupã criterii multiple. De exemplu, poate doriþi sã vedeþi acele înregistrãri cu valori în afara stocului dintr-un tabel de comenzi cãtre un anumit distribuitor. Utilizând filtrarea automatã ºi comanda Custom puteþi crea o cãutare complexã. Veþi folosi condiþiile logice pentru a testa dacã un element dintr-o înregistrare îndeplineºte criteriul de selecþie. Veþi folosi ºi operatorii logici AND ºi OR pentru a compune un criteriu multiplu într-o singurã cãutare. Rezultatul oricãrei cãutãri este fie adevãrat, fie fals; dacã valoarea dintr-un câmp îndeplineºte criteriul, rezultatul este adevãrat. Condiþia OR cere ca numai un criteriu sã fie adevãrat, pentru a selecta acea înregistrare; condiþia AND cere ca ambele criterii sã fie îndeplinite pentru ca rezultatul sã fie adevãrat pentru înregistrarea verificatã.

1

2

3

4

5

6 9

Dacã doriþi, executaþi clic pe sãgeata de listã (din dreapta) ºi apoi selectaþi o valoare pentru câmp.

10 Executaþi clic pe OK.

Sãgeata listei va afiºa o pictogramã care aratã cã acel câmp este filtrat.

7

Capitolul 10

8

10

Analiza datelor din foaia de calcul

305

Analiza datelor utilizând un PivotTable sau o PivotChart Creaþi un raport de tip tabel-pivot sau diagramã-pivot 1

Executaþi clic oriunde în cadrul domeniului tabelului sau selectaþi un domeniu de celule.

2

Executaþi clic pe fila Insert.

3

Executaþi clic pe sãgeata butonului PivotTable ºi apoi executaþi clic pe PivotTable sau pe PivotChart.

4

Executaþi clic pe opþiunea Select a table or range sau executaþi clic pe opþiunea Use an external data source, executaþi clic pe Choose Connection ºi apoi selectaþi o conexiune.

5

Executaþi clic pe opþiunea New worksheet sau pe opþiunea Existing worksheet ºi specificaþi domeniul de celule.

6

Executaþi clic pe OK. Sunt afiºate filele Options ºi Design de sub PivotTable Tools.

7

Bifaþi casetele de dupã câmpurile pe care doriþi sã le utilizaþi, pentru ca ele sã se adauge tabelului-pivot. Pe mãsurã ce creaþi sau modificaþi un tabel-pivot, Excel actualizeazã diagrama-pivot asociatã.

ªtiaþi cã…? Puteþi ºterge un tabel-pivot. Executaþi clic pe raportul PivotTable, executaþi clic pe fila Options, executaþi clic pe butonul Select, executaþi clic pe Entire PivotTable ºi apoi acþionaþi tasta Delete.

306

Dacã vreþi sã raportaþi informaþiile prin crearea unei liste de mari dimensiuni utilizând criterii complexe, atunci e bine sã construiþi un PivotTable pentru a vã simplifica munca. Fãrã PivotTable, ar trebui sã numãraþi manual sau sã creaþi o formulã pentru a calcula care înregistrãri îndeplinesc un anumit criteriu ºi apoi sã creaþi un tabel cu aceste informaþii. Puteþi utiliza structura de PivotTable pentru a determina câmpurile ºi criteriile necesare adunãrii datelor necesare într-un tabel ºi pentru a determina cum va trebui sã arate tabelul rezultat (Nou!). Uneori un PivotTable este dificil de citit. De aceea, pentru uºurinþã, puteþi prezenta datele din PivotTable într-o diagramã. Diagrama statisticã asociatã unui PivotTable se numeºte PivotChart (diagramã-pivot).

3

2

4

1

6 PivotTable

Instrumente PivotTable

5

Field 7 List

Actualizarea unui tabel-pivot sau a unei diagrame-pivot Adãugaþi sau eliminaþi un câmp dintr-un tabel-pivot sau dintr-o diagramã-pivot 1

Executaþi clic pe oricare dintre câmpurile raportului tabel-pivot.

2

Bifaþi sau anulaþi bifarea în casetele de lângã câmpurile pe care doriþi sã le includeþi în sau sã le excludeþi din tabelul-pivot ºi din diagrama-pivot.

3

Pentru a modifica poziþia unui câmp, trageþi de acel câmp în cadrul listei Field List în locul altei casete dintre: !

!

!

!

Actualizarea unui raport de tabel-pivot se face repede utilizând PivotTable Field List sau fila Options aflatã sub PivotTable Tools (Nou!) afiºatã când tabelul-pivot este activ. Aceste facilitãþi vã scutesc de refacerea tabelului-pivot ori de câte ori adãugaþi date noi pe listã. Când vreþi sã adãugaþi sau sã eliminaþi date în/din tabelul-pivot sau diagrama-pivot, este suficient sã bifaþi sau sã anulaþi bifarea casetelor câmpurilor.

1

2

3

Values. Utilizaþi-o pentru a afiºa raportul datelor numerice. Row Labels. Utilizaþi-o pentru a afiºa câmpurile ca rânduri de-o parte sau alta a raportului. Zona axelor din diagrama-pivot. Column Labels. Utilizaþi-o pentru a afiºa câmpurile drept coloane, deasupra raportului. Domeniul legendei din diagrama-pivot.

4

Report Filter. Utilizaþi-o pentru a filtra întregul raport pe baza elementului selectat din filtrul raportului.

ECONOMIE DE TIMP. Executaþi clic cu butonul din dreapta al mouse-ului pe un câmp din Field List pentru a accesa diferite comenzi asupra câmpurilor. De fiecare datã când faceþi o modificare în PivotTable Field List, structura raportului se actualizeazã automat. 4

Pentru a activa actualizarea manualã, bifaþi caseta Defer layout update ºi apoi executaþi clic pe Update ca sã puteþi actualiza manual structura raportului. Capitolul 10

Analiza datelor din foaia de calcul

307

Modificarea unui tabel-pivot

Modificaþi un tabel-pivot 1

Executaþi clic pe oricare dintre câmpurile raportului tabel-pivot.

2

Executaþi clic pe fila Options aflatã sub PivotTable Tools.

3

Pentru a schimba opþiunile tabelului-pivot, executaþi clic pe butonul Options, faceþi modificãrile dorite ºi apoi executaþi clic pe OK.

4

Pentru a schimba setãrile câmpurilor selectaþi câmpul dorit, executaþi clic pe butonul Field Settings, faceþi schimbãrile dorite ºi apoi executaþi clic pe OK.

5

Utilizaþi oricare dintre opþiunile de mai jos pentru a modifica tabelul-pivot: !

!

!

!

!

!

!

!

308

Pentru a modifica un tabel-pivot în scopul de a sintetiza, organiza ºi afiºa raportul informaþiilor dorite, puteþi folosi fila Options aflatã sub PivotTable Tools (Nou!). Multe dintre opþiuni – Group, Sort, Clear, Select sau Move – sunt similare celor disponibile pentru tabelele ºi diagramele statistice din Excel. Puteþi utiliza butonul Options pentru a schimba structura, formatul, totalurile, filtrul, afiºarea, tipãrirea ºi setarea datelor tabelului-pivot. Utilizaþi butonul Field Settings pentru a schimba aºezarea câmpurilor, tipãrirea, subtotalurile ºi setãrile de filtrare.

3

4

2

5

Group Selection, Ungroup sau Group Field. Utilizaþi-le pentru a grupa sau a anula gruparea elementelor tabelului-pivot sau a câmpurilor. Sort. Utilizaþi-o pentru a sorta câmpurile dintr-un tabel-pivot.

1

opþiuni PivotTable

Clear. Utilizaþi-o pentru elimina filtrele, etichetele, valorile ºi formatarea. Select. Utilizaþi-o pentru a selecta elementele unui tabel-pivot. Formula. Utilizaþi-o pentru a insera câmpuri calculate ºi elemente, pentru a modifica ordinea de calcul ºi a lista formule. Field List. Afiºeazã sau ascunde lista câmpurilor. Buttons. Afiºeazã sau ascunde butoanele de grupare, +/-. Field Headers. Afiºeazã sau ascunde anteturile câmpurilor pentru coloane ºi rânduri.

Field Settings

Formatarea unui tabel-pivot

Dupã ce aþi creat un tabel-pivot, puteþi folosi instrumentele de formatare din cadrul filei Design aflatã sub PivotTable Tools pentru a schimba aspectul ºi impactul tabelului-pivot. Formatarea unui tabel-pivot devine rapidã ºi uºor de fãcut folosind PivotTable Quick Styles (Nou!). La crearea tabelului-pivot Excel afiºeazã un set standard de elemente, incluzând anteturi, coloane ºi rânduri. Puteþi bifa sau anula bifarea opþiunilor din cadrul filei Design, pentru o formatare rapidã a tabelului-pivot (Nou!) în modul dorit. Butoanele de structurare, cum ar fi Subtotals, Grand Totals, Report Layout ºi Blank Row vã oferã opþiuni suplimentare pentru a afiºa sau ascunde elemente ale tabelului-pivot.

Formataþi un tabel-pivot 1

Executaþi clic pe oricare dintre câmpurile raportului tabel-pivot.

2

Executaþi clic pe fila Design aflatã sub PivotTable Tools.

3

Executaþi clic pe sãgeata listei More de sub PivotTable Styles ºi apoi executaþi clic pe stilul dorit.

4

Bifaþi sau anulaþi bifarea opþiunilor de formatare a tabelului-pivot dorite:

5

!

Row Headers.

!

Column Headers.

!

Banded Rows.

!

Banded Columns.

Executaþi clic pe oricare dintre butoanele urmãtoare de structurare pentru a selecta opþiunile de prezentare sau ascundere a elementelor tabeluluipivot: !

!

!

!

5

4

2

3

1

Subtotals. Afiºeazã sau ascunde subtotalurile. Grand Total. Activeazã sau nu totalurile generale pentru rânduri sau coloane. Report Layout. Seteazã structura raportului în forma compact, schiþã sau pe coloane. Blank Row. Insereazã sau eliminã un rând gol dupã fiecare înregistrare.

Capitolul 10

Analiza datelor din foaia de calcul

309

Realizarea unei diagrame statistice dintr-un tabel-pivot Creaþi un raport tip diagramã-pivot dintr-un raport tabel-pivot 1

Executaþi clic pe oricare dintre câmpurile raportului tabel-pivot.

2

Executaþi clic pe fila Options aflatã sub PivotTable Tools.

3

Executaþi clic pe butonul PivotChart.

4

Executaþi clic pe tipul de diagramã dorit.

5

Executaþi clic pe OK.

Datele sintetizate într-un tabel-pivot reprezintã un candidat ideal pentru o diagramã statisticã, mai ales cã tabelul reprezintã o mulþime de date covârºitoare. O diagramã statisticã a unui tabel-pivot se numeºte diagramã statisticã-pivot ori diagramã-pivot. Dupã ce aþi selectat datele din tabelulpivot le puteþi organiza într-o diagramã statisticã la fel cum faceþi cu alte date din foaia de calcul, utilizând file similare aflate sub PivotTable Tools (Nou!). Fila suplimentarã Analyze oferã opþiuni pentru a micºora sau a expanda câmpurile, reface sau ºterge datele ºi pentru a afiºa sau ascunde PivotChart Filter Pane.

Diagrama-pivot apare pe foaia de calcul curentã, însoþitã de PivotChart Filter Pane.

ªtiaþi cã…? Puteþi ºterge o diagramã-pivot. Executaþi clic pe raportul tip diagramã-pivot respectiv ºi apoi acþionaþi tasta Delete.

4

5

Puteþi redenumi un tabel-pivot sau o diagramã-pivot. Executaþi clic pe raportul tip tabel-pivot dorit, executaþi clic pe fila Options, executaþi clic pe caseta PivotTable Name, tastaþi noul nume ºi acþionaþi tasta Enter. Executaþi clic pe raportul tip diagramã-pivot, executaþi clic pe fila Layout, executaþi clic pe caseta PivotChart Name, tastaþi noul nume ºi apoi acþionaþi tasta Enter. Puteþi redenumi un câmp din tabelulpivot sau din diagrama-pivot. Executaþi clic pe raportul tip tabel-pivot dorit, executaþi clic pe fila Options, executaþi clic pe caseta Active Field Name, tastaþi noul nume ºi acþionaþi tasta Enter. Executaþi clic pe raportul tip diagramãpivot, executaþi clic pe fila Analyze, executaþi clic pe caseta Active Field Name, tastaþi noul nume ºi apoi acþionaþi tasta Enter.

310

1

PivotChart

PivotChart Filter Pane

Modificaþi un raport tip diagramã-pivot 1

Executaþi clic pe diagrama-pivot din foaia de calcul.

2

Pentru a filtra câmpurile, executaþi clic pe sãgeata de listã a opþiunii Axis Fields (Categories) sau a opþiunii Legend Fields (Series) din cadrul panoului PivotChart Filter ºi apoi selectaþi opþiunile de filtrare dorite.

1

3

Filtrele diferã în funcþie de tipul câmpului. 3

Executaþi clic pe fila Analyze.

4

Pentru a modifica afiºarea unui câmp, selectaþi câmpul respectiv ºi apoi executaþi clic pe butonul Expand Entire Field sau pe butonul Collapse Entire Field.

5

Utilizaþi oricare dintre filele de sub PivotChart Tools pentru a modifica ºi a formata raportul tip diagramã-pivot: !

!

!

2

5

Design. Utilizaþi-l pentru a modifica stilul, aºezarea ºi tipul diagramei. Layout. Utilizaþi-l pentru a modifica etichetele, axele ºi fundalul diagramei. Format. Utilizaþi-l pentru a formata elementele diagramei folosind stilurile Shape ºi WordArt.

ªtiaþi cã…? Puteþi selecta o sursã de date diferitã pentru un tabel-pivot. Executaþi clic pe raportul tabel-pivot, executaþi clic pe fila Options, executaþi clic pe butonul Change Data Source, executaþi clic pe opþiunea Select a table or a range ºi specificaþi domeniul de celule sau executaþi clic pe opþiunea Use an external data source ºi specificaþi o conectare, iar apoi executaþi clic pe OK. Puteti reface datele din tabelul-pivot sau din diagrama-pivot. Executaþi clic pe raportul tip tabel-pivot, executaþi clic pe fila Options ºi apoi executaþi clic pe butonul Refresh. Executaþi clic pe raportul tip diagramã-pivot, executaþi clic pe fila Analyze ºi apoi executaþi clic pe butonul Refresh. Capitolul 10

Analiza datelor din foaia de calcul

311

Crearea de grupuri ºi de schiþe EX07S-4.5.1

Creaþi o schiþã sau un grup 1

Organizaþi datele intr-o formã ierarhicã – plasaþi rândurile de sintezã sub rândurile de detalii ºi coloanele de sintezã la dreapta coloanelor de detalii.

2

Selectaþi datele pe care doriþi sã le amplasaþi ca schiþã.

3

Pentru a crea schiþa, executaþi clic pe fila Data, executaþi clic pe sãgeata butonului Group ºi apoi pe AutoOutline.

4

Pentru a crea un grup, executaþi clic pe fila Data, executaþi clic pe sãgeata butonului Group ºi apoi pe Group. Executaþi clic pe opþiunea Rows sau pe opþiunea Columns ºi apoi pe OK.

Un raport al vânzãrilor care afiºeazã totalurile zilnice, sãptãmânale ºi lunare într-o formã ierarhizatã, ca într-o schiþã, ajutã cititorul sã urmãreascã ºi sã interpreteze informaþiile importante. În formatul de schiþã, un element poate avea subordonate mai multe paliere de informaþie. O schiþã în Excel indicã existenþa mai multor elemente subordonate unui anumit conþinut, prin afiºarea semnului plus (+) în stânga acelui conþinut. Un semn minus (-) situat în stânga indicã faptul cã elementul respectiv nu are subordonaþi sau ierarhia lui este complet expandatã sau ambele.

1

2

Lucraþi cu o schiþã sau cu un grup !

Executaþi clic pe semnul plus (+) pentru a expanda un nivel al schiþei, executaþi clic pe semnul minus (-) pentru a compacta un nivel al schiþei.

ªtiaþi cã…? Puteþi anula gruparea datelor în schiþã. Selectaþi grupul de date, executaþi clic pe fila Data, executaþi clic pe sãgeata butonului Ungroup, executaþi clic pe Ungroup, executaþi clic pe opþiunea Rows sau pe opþiunea Columns ºi apoi executaþi clic pe OK. Puteþi elimina o schiþã. Selectaþi schiþa, executaþi clic pe fila Data, executaþi clic pe sãgeata butonului Group ºi apoi executaþi clic pe Clear Outline.

312

Semnul minus

Semnul plus

4

3

Separarea textului pe coloane EX07S-2.3.5, EX07S-3.7.2

Aplicaþia expert Convert to Columns vã ajutã sã separaþi conþinutul unei singure celule în coloane diferite. De exemplu, dacã în celulã sunt scrise numele ºi prenumele unei persoane, puteþi folosi aplicaþia expert Convert to Column pentru a separa numele de prenume în coloane diferite. Aplicaþia expert utilizeazã un delimitator – cum ar fi tab, punct ºi virgulã (;), virgulã, spaþiu sau un simbol particularizat – pentru a determina locul în care sã separe conþinutul celulei în coloane diferite; opþiunile aplicaþiei expert diferã în funcþie de tipul delimitatorului. De exemplu, în celula ce conþine Julie, Kennedy este folositã virgula ca delimitator.

Separaþi un text pe mai multe coloane 1

Selectaþi domeniul pe care doriþi sã-l convertiþi în coloane.

2

Executaþi clic pe fila Data.

3

Executaþi clic pe butonul Text to Columns.

4

La pasul 1 executaþi clic pe Delimited.

5

Executaþi clic pe Next.

6

La pasul 2 selectaþi tipul delimitatorului pe care îl folosiþi ºi apoi anulaþi bifãrile din celelalte casete.

1

2

Rezultate pe douã coloane

3

Opþiunile expertului diferã în funcþie de delimitatorul selectat. 7

Executaþi clic pe Next.

8

La pasul 3 executaþi clic pe o coloanã din caseta Data preview ºi apoi executaþi clic pe opþiunea Text; repetaþi acest lucru pentru fiecare dintre coloanele dorite.

9

Executaþi clic pe butonul Collapse Dialog, selectaþi o nouã destinaþie pentru datele separate ºi apoi executaþi clic pe butonul Expand Dialog.

6

8 7

10 Executaþi clic pe Finish. 9

10

Capitolul 10

Analiza datelor din foaia de calcul

313

Adãugarea validãrii datelor în foaia de calcul EX07S-1.2.1

Celulele foii de calcul pot fi setate astfel încât sã primeascã numai anumite valori. Prin controlul intrãrii datelor scade riscul de eroare ºi se mãreºte siguranþa foii de calcul. Puteþi, de exemplu, stabili ca numai anumite date sã intre într-un domeniu de celule. Veþi folosi operatorii logici (cum sunt: egal cu, diferit de, mai mic decât, mai mare decât) pentru a stabili regulile de validare. Când este introdusã o valoare greºitã, va fi afiºat un mesaj – stabilit ºi scris de dvs. – care anunþã cã valoarea introdusã încalcã regulile de validare. Regula stabilitã nu va permite datei sã fie introdusã în acea celulã.

Creaþi reguli de validare 1

Selectaþi domeniul cãruia doriþi sã-i aplicaþi reguli de validare.

2

Executaþi clic pe fila Data.

3

Executaþi clic pe butonul Data Validation.

4

Executaþi clic pe fila Settings.

5

Executaþi clic pe sãgeata listei Allow ºi apoi selectaþi un tip de valoare. Opþiunile diferã în funcþie de tipul valorii Allow selectate.

6

Executaþi clic pe sãgeata listei Data ºi apoi selectaþi un operator logic.

7

Introduceþi valori sau utilizaþi butonul Collapse Dialog pentru a selecta un domeniu pentru criteriile de minim ºi maxim.

8

Executaþi clic pe fila Input Message ºi apoi tastaþi un titlu ºi un text pentru mesajul care vreþi sã fie afiºat în caz de eroare.

9

Executaþi clic pe fila Error Alert ºi apoi selectaþi un stil de alertã, tastaþi un titlu ºi mesajul de alertã.

10 Executaþi clic pe OK. 11 Pentru a vedea datele eronate execu-

taþi clic pe sãgeata butonului Data Validation ºi apoi executaþi clic pe Circle Invalid Data. Pentru a elimina cercurile, executaþi clic pe sãgeata butonului Data Validation ºi apoi pe Clear Validation Circles. 314

4

5

6

9

7

10

Cercuri de validare

11

Crearea unei liste cu intrãri de date EX07S-1.2.1

Introducerea datelor într-un tabel poate fi obositoare ºi repetitivã. Pentru a simplifica unele situaþii puteþi crea o listã de intrãri definite, care sã se deschidã imediat când e cazul. Este o cale de a asigura date corecte. Pentru a crea o astfel de listã, creaþi o listã a intrãrilor valide într-o singurã coloanã sau rând, fãrã spaþii, îi daþi un nume ºi apoi utilizaþi opþiunea List din caseta de dialog Data Validation. Pentru a introduce datele utilizând aceastã listã, executaþi clic pe celula la care asociaþi lista, executaþi clic pe sãgeatã ºi apoi pe valoarea de intrare doritã.

Creaþi o listã de intrãri 1

Tastaþi valorile de intrare într-o singurã coloanã sau într-un singur rând, fãrã spaþii, în ce ordine doriþi.

2

Selectaþi domeniul celulelor completate, executaþi clic pe caseta Name, tastaþi un nume pentru listã ºi acþionaþi Enter.

3

Selectaþi celula în care vreþi sã intre valori din listã.

4

Executaþi clic pe fila Data.

5

Executaþi clic pe butonul Data Validation.

6

Executaþi clic pe fila Settings.

7

Executaþi clic pe sãgeata listei Allow ºi apoi executaþi clic pe List.

8

Introduceþi valori sau utilizaþi butonul Collapse Dialog pentru a selecta un domeniu de intrãri valide.

9

Executaþi clic pe fila Input Message ºi apoi tastaþi un titlu ºi un text pentru mesajul care vreþi sã fie afiºat în caz de eroare.

6

2

9

7

4

11

10

8

5

3

1

10 Executaþi clic pe fila Error Alert ºi

apoi selectaþi un stil de alertã, tastaþi un titlu ºi mesajul de alertã. 11 Executaþi clic pe OK.

Listã de intrãri de date

Capitolul 10

Analiza datelor din foaia de calcul

315

Exportul unui tabel într-o listã SharePoint

Exportaþi un tabel într-o listã SharePoint 1

Selectaþi o celulã din tabel.

2

Executaþi clic pe fila Design aflatã sub Table Tools.

3

Executaþi clic pe butonul Export ºi apoi pe Export Table to SharePoint List.

4

Introduceþi adresa SharePoint.

5

Tastaþi un nume ºi o descriere a tabelului.

6

Executaþi clic pe Next.

Dacã aveþi acces la site-ul Microsoft Office SharePoint Services puteþi exporta tabelul de date într-o listã SharePoint (Nou!), astfel încât sã fie accesibil ºi altora pentru operaþii de vizualizare, editare ºi actualizare. Site-ul SharePoint Services este o aplicaþie de server care utilizeazã ºabloane de site Web pentru a crea, a organiza ºi a partaja informaþii. Pentru a accesa site-ul SharePoint Services, trebuie sã aveþi drept de acces. Cereþi administratorului de reþea un nume de utilizator ºi o parolã. Site-ul poate fi accesat din Excel sau cu un browser Web. În cazul în care ceilalþi fac modificãri în tabelul din lista SharePoint, dvs. veþi putea sã le preluaþi astfel încât tabelul dvs. sã fie mereu la zi.

1

3

2

4

Dacã apare întrebarea, introduceþi un nume de utilizator ºi o parolã, iar apoi executaþi clic pe OK. 7

Executaþi clic pe Finish.

8

Executaþi clic pe OK în caz de alertã. 5

Vedeþi ºi Citiþi „Lucrul cu un spaþiu de lucru partajat“ de la pagina 479, pentru informaþii asupra lucrului cu site-ul SharePoint Services din Excel.

6

7

316

11

Construirea de foi de calcul mult mai performante Introducere

Ce veþi face

Excel conþine diverse module de completare – add-ins, programe ce oferã facilitãþi suplimentare – care vã ajutã sã vã mãriþi eficienþa. Unele dintre aceste programe suplimentare – inclusiv Conditional Sum Wizard, Lookup Wizard ºi Solver – sunt utile aproape oricãrui utilizator de Excel. Alte programe, cum ar fi Analysis ToolPak, aduc facilitãþi particularizate, funcþii sau comenzi specifice domeniilor financiar, statistic ºi altor sfere specializate. Scopul fiecãrei facilitãþi particularizate este acelaºi – sã facã utilizarea programului Excel mai uºoarã ºi sã vã facã pe dvs. capabil sã realizaþi mai mult, cu un efort mic. Înainte de a utiliza vreunul dintre aceste programe trebuie sã îl încãrcaþi. Când încãrcaþi un modul de completare, noua facilitate adaugã o comandã pe bara panglicã sau pe bara de unelte. Puteþi încãrca unul sau mai multe programe suplimentare. Dacã nu mai aveþi nevoie de un astfel de program, îl puteþi dezinstala, economisind astfel memoria calculatorului dvs. ºi reducând numãrul comenzilor pe bara panglicã. Dupã dezinstalarea unui program suplimentar trebuie sã reporniþi Excel pentru a fi eliminate comenzile aferente acestuia de pe bara panglicã. Dacã foaia de calcul sau registrul dvs. trec de nivelul calculelor simple, Microsoft Office Excel oferã câteva instrumente care vã ajutã sã creaþi proiecte mai specializate. Cu Excel, puteþi realiza analize de tipul „ce ar fi dacã“ (alternative ºi scenarii) utilizând câteva metode diferite pentru a obþine rezultatele dorite.

Utilizarea instrumentelor de analizã a datelor Crearea sumelor condiþionale Urmãrirea alternativelor cu ajutorul tabelelor de date Simularea „Ce ar fi dacã“ folosind facilitatea Goal Seek Crearea scenariilor Utilizarea facilitãþii Solver Utilizarea funcþiilor de cãutare ºi de referinþã Utilizarea funcþiilor pentru text

11 Sintetizarea datelor utilizând subtotalurile

Sintetizarea datelor utilizând funcþiile Determinarea datelor calendaristice specifice

317

Utilizarea instrumentelor de analizã a datelor

Utilizaþi instrumentele de analizã a datelor 1

Executaþi clic pe fila Data.

2

Executaþi clic pe butonul Data Analysis. Dacã nu este disponibil, trebuie sã încãrcaþi în memorie programul suplimentar.

3

Executaþi clic pe instrumentul de analizã pe care doriþi sã-l utilizaþi.

4

Pentru ajutor privind fiecare instrument, executaþi clic pe Help.

5

Executaþi clic pe OK.

6

Selectaþi sau introduceþi domeniul de celule pentru datele de intrare (un singur rând sau o singurã coloanã). Puteþi utiliza butonul Collapse Dialog pentru a selecta domeniul ºi butonul Expand Dialog pentru a reveni.

7

Selectaþi sau introduceþi domeniul de celule pentru datele de ieºire. Puteþi utiliza butonul Collapse Dialog pentru a selecta domeniul ºi butonul Expand Dialog pentru a reveni.

8

Desemnaþi oricare dintre opþiunile specifice instrumentului de analizã ales.

9

Executaþi clic pe OK.

Pentru analiza datelor, Excel oferã o colecþie de funcþii statistice ºi macrocomenzi înglobate în Analysis ToolPak. Acest pachet de instrumente este un program suplimentar care trebuie încãrcat utilizând panoul Add-In din Excel Options. Instrumentele pot fi utilizate în diferite scopuri ºtiinþifice ºi inginereºti, dar ºi pentru o analizã statisticã generalã. Dvs. furnizaþi datele, iar instrumentele respective vor utiliza funcþiile corespunzãtoare pentru determinarea rezultatului. Pentru a folosi eficient aceste instrumente trebuie sã fiþi familiarizaþi cu domeniul statistic ºi ingineresc în care desfãºuraþi analiza. Puteþi vedea lista tuturor acestor instrumente în caseta de dialog Data Analysis. Pentru informaþii suplimentare privind fiecare instrument, consultaþi sistemul Help online.

1

2

4

3 6

9

Vedeþi ºi 7

Citiþi „Încãrcarea ºi eliminarea aplicaþiilor suplimentare“ de la pagina 432, pentru informaþii despre încãrcarea pachetului Analysis ToolPak ºi a altor aplicaþii suplimentare Excel preinstalate. 8

318

5

Crearea sumelor condiþionale

Expertul în sume condiþionale vã ajutã sã scrieþi formule prin care însumaþi anumite valori dintr-o coloanã, bazate pe alte valori dintr-o listã. Excel oferã aceastã facilitate ca program suplimentar care trebuie încãrcat utilizând panoul Add-in din Excel Options. Expertul vã conduce pas cu pas prin procesul de creare a rezultatelor dorite. Tot ce trebuie sã faceþi este sã specificaþi condiþiile de însumare dorite ºi sã selectaþi datele; restul îl face aplicaþia expert.

Creaþi o sumã condiþionalã 1 1

Executaþi clic pe fila Formulas.

2

Executaþi clic pe butonul Conditional Sum. Dacã nu este disponibil, trebuie sã încãrcaþi în memorie programul suplimentar.

3

Specificaþi lista care conþine valorile de însumat, inclusiv eticheta coloanei.

4

3

2

Puteþi utiliza butonul Collapse Dialog pentru a selecta domeniul ºi butonul Expand Dialog pentru a reveni. 4

Executaþi clic pe Next.

5

Executaþi clic pe sãgeata listei Column to sum ºi apoi selectaþi eticheta coloanei.

6

Selectaþi coloana care doriþi sã fie evaluatã ºi apoi tastaþi sau selectaþi o valoare pentru comparare cu datele.

7

Executaþi clic pe Add Condition.

5

6

Puteþi repeta paºii 5–7 pentru a introduce mai multe condiþii. 8

Executaþi clic pe Next.

9

Executaþi clic pe una dintre opþiunile: Copy just the formula to a single cell, sau Copy the formula and conditional values.

7

8

10 Executaþi clic pe Next. 11 Selectaþi celula unde vreþi sã fie

9

copiatã formula de însumare condiþionalã. 12 Executaþi clic pe Finish.

10

Capitolul 11

Construirea de foi de calcul mult mai performante

319

Urmãrirea alternativelor cu ajutorul tabelelor de date

Tabelele de date furnizeazã o cale rapidã, prin calcularea tuturor valorilor într-o singurã operaþie. Un tabel de date este un domeniu de celule care aratã rezultatele generate de înlocuirea diferitelor valori într-una sau mai multe formule. De exemplu, puteþi compara plãþile unui împrumut pentru diferite rate ale dobânzii. Existã douã tipuri de tabele de date: tabele cu o intrare ºi tabele cu douã intrãri. Într-un tabel cu o intrare introduceþi diferite valori pentru o variabilã ºi vedeþi efectul asupra uneia sau a mai multor formule. Într-un tabel cu douã intrãri introduceþi valori pentru douã variabile, ca sã vedeþi efectul asupra unei formule.

Creaþi un tabel de date cu o singurã intrare 1

2

3

1

4

Introduceþi formula pe care doriþi sã o folosiþi. Dacã valorile de intrare sunt enumerate pe coloanã, specificaþi noua formulã într-o celulã goalã de la dreapta unei formule existente, în primul rând al tabelului. Dacã valorile de intrare sunt enumerate pe un rând, introduceþi noua formulã într-o celulã goalã sub o formulã existentã, în prima coloanã a tabelului.

2

Selectaþi tabelul de date, inclusiv coloana sau rândul cu noua formulã.

3

Executaþi clic pe fila Data.

4

Executaþi clic pe butonul What-If Analysis ºi apoi executaþi clic pe Data Table.

5

Introduceþi celula de intrare. Dacã valorile de intrare sunt într-o coloanã, introduceþi referinþa pentru celula de intrare în caseta Column Input Cell. Dacã valorile de intrare constituie un rând, introduceþi referinþa pentru celula de intrare în caseta Row Input Cell.

6

320

Executaþi clic pe OK.

5

6

Simularea „Ce ar fi dacã“ folosind facilitatea Goal Seek Creaþi un scenariu „Ce ar fi dacã“ (What-If Analysis) folosind facilitatea Goal Seek 1

Executaþi clic pe oricare dintre celulele din cadrul tabelului.

2

Executaþi clic pe fila Data.

3

Executaþi clic pe butonul What-If Analysis ºi apoi executaþi clic pe Goal Seek.

4

Executaþi clic în caseta Set Cell ºi apoi tastaþi adresa celulei a cãrei valoare doriþi sã o modificaþi.

Funcþiile Excel vã ajutã sã creaþi rapid formule performante, cum ar fi calculul plãþilor de-a lungul timpului. Câteodatã, totuºi, capacitatea de a face aceste calcule reprezintã numai jumãtate din ceea ce puteþi realiza. Formula dvs. poate sã vã arate cã plata lunarã este de $2 000 în timp ce dvs. nu vã puteþi permite decât abia $1 750. Facilitatea Goal Seek vã obligã sã lucraþi „de-andaratelea” pentru a ajusta valorile de intrare ca sã ajungeþi apoi la rezultatul sau obiectivul dorit.

1

2

3

Puteþi utiliza butonul Collapse Dialog pentru a selecta celulele cu mouse-ul ºi apoi butonul Expand Dialog pentru a reveni. 5

Executaþi clic în caseta To Value ºi apoi tastaþi valoarea rezultat (la care doriþi sã se ajungã).

6

Executaþi clic în caseta By Changing Cell ºi apoi tastaþi adresa celulei pe care vreþi sã o modifice Excel. Puteþi utiliza butonul Collapse Dialog pentru a selecta celulele cu mouse-ul ºi apoi butonul Expand Dialog pentru a reveni.

7

4

5

6

7

Executaþi clic pe OK. Se deschide caseta de dialog Goal Seek Status, afiºând rezultatele create pentru obiectivul urmãrit.

8

Rezultate

Executaþi clic pe OK. 8

Capitolul 11

Construirea de foi de calcul mult mai performante

321

Crearea scenariilor

Creaþi ºi prezentaþi un scenariu 1

Executaþi clic pe fila Data.

2

Executaþi clic pe butonul What-If Analysis ºi apoi executaþi clic pe Scenario Manager.

3

Executaþi clic pe Add.

4

Tastaþi numele prin care va fi identificat scenariul.

5

Tastaþi adresele celulelor pe care doriþi sã le modificaþi în scenariu sau executaþi clic pe butonul Collapse Dialog pentru a selecta celulele cu mouse-ul ºi apoi butonul Expand Dialog pentru a reveni.

6

Dacã doriþi, tastaþi un comentariu.

7

Dacã doriþi, bifaþi caseta Prevent changes pentru a proteja celula.

8

Executaþi clic pe OK.

9

Tastaþi valorile pentru fiecare celulã afiºatã care se va schimba.

Deoarece unele date din foaia de calcul evolueazã constant, capacitatea de a crea scenarii multiple vã permite sã speculaþi diverse rezultate. De exemplu, departamentul de marketing ar vrea sã vadã cum va fi afectat bugetul sãu dacã vânzãrile scad cu 25%. Deºi este uºor sã înlocuiþi diferite numere în formule, Excel vã oferã posibilitatea sã ºi salvaþi aceste valori pentru ca apoi sã le readuceþi în lucru.

1

2

4

7

6

9

10 Executaþi clic pe OK. 11 Executaþi clic pe Close.

10

3

11

322

5

8

Prezentaþi un scenariu

1

1

Executaþi clic pe fila Data.

2

Executaþi clic pe butonul What-If Analysis ºi apoi executaþi clic pe Scenario Manager.

3

Selectaþi scenariul pe care doriþi sã-l vedeþi.

4

Executaþi clic pe Show.

5

Executaþi clic pe Close.

2

3

4

Creaþi un rezumat al scenariului sau un raport al scenariului de tip tabel-pivot

1

1

Executaþi clic pe fila Data.

2

Executaþi clic pe butonul What-If Analysis ºi apoi executaþi clic pe Scenario Manager.

3

Selectaþi scenariul pe care doriþi sã-l vedeþi.

4

Executaþi clic pe Summary.

5

Executaþi clic pe opþiunea Scenario summary sau pe opþiunea Scenario PivotTable report.

6

Executaþi clic pe OK.

5

2

O filã de foaie de calcul rezumat de scenariu apare odatã cu raportul.

3

Capitolul 11

Construirea de foi de calcul mult mai performante

4

323

Utilizarea facilitãþii Solver

Facilitatea Solver este similarã celor douã anterioare, Goal Seek ºi scenarii, numai cã oferã mai multe opþiuni de a restricþiona domeniul permis de valori pentru diferite celule care pot afecta obiectivul urmãrit. Solver este un program suplimentar, care trebuie încãrcat utilizând panoul Add-in din Excel Options. Programul este util pentru predicþii de tipul: cum se vor schimba în timp rezultatele dacã se fac diferite presupuneri. De exemplu, presupuneþi cã aveþi stabilite obiectivele privind totalul vânzãrilor ºi cotele-parte pentru urmãtoarele trei luni. Solver va lua în considerare aºteptãrile ºi cotele curente pentru fiecare lunã în parte ca sã determine cum trebuie ajustate cotele vânzãrilor pentru fiecare dintre cele trei sume, în scopul atingerii obiectivului (totalului) dorit.

Utilizaþi Solver 1

Executaþi clic pe fila Data.

2

Executaþi clic pe butonul Solver.

3

Selectaþi celula þintã.

4

Executaþi clic pe opþiunea Equal To ºi apoi, dacã este necesar, introduceþi o valoare.

5

Selectaþi domeniul celulelor pe care le va utiliza Solver în compararea cu celula þintã.

6

Executaþi clic pe Add.

7

Introduceþi referinþa de celulã respectivã ºi restricþia pentru ea ºi apoi executaþi clic pe Add. Puteþi specifica câteva restricþii de celulã.

8

Executaþi clic pe OK.

9

Executaþi clic pe Solver.

1

2

Celula þintã

3

4

9

Dacã Solver gãseºte o soluþie se deschide caseta de dialog Solver Results.

6

Restricþii

324

5

10 Executaþi clic pe opþiunea Keep

Solver Solution. 11 Executaþi clic pe un tip de raport. 12 Executaþi clic pe OK.

10

12

11

Raport de rãspuns cu soluþia datã de Solver

Capitolul 11

Construirea de foi de calcul mult mai performante

325

Utilizarea funcþiilor de cãutare ºi de referinþã EX07S-3.5.1

În Excel puteþi utiliza funcþiile de cãutare ºi de referinþã pentru a gãsi rapid informaþii într-o listã de date. Funcþiile de cãutare (VLOOKUP ºi HLOOKUP) vã permit sã cãutaþi o valoare ºi sã o inseraþi într-o celulã care este plasatã în alt loc din foaia de calcul. Funcþia HLOOKUP cautã pe rânduri (cãutare orizontalã) ºi funcþia VLOOKUP cautã pe coloane (cãutare verticalã). Fiecare funcþie utilizeazã patru argumente (pãrþi din date) dupã cum se aratã în urmãtoarea definiþie: =VLOOKUP(valoare_cautata, matricea_tablou, index_numeric_coloanã, tipul_cautarii). Funcþia VLOOKUP cautã o valoare în cea mai din stânga coloanã a domeniului desemnat ºi returneazã în celula activã valoarea din coloana desemnatã, de pe rândul unde gãseºti valoarea, în timp ce funcþia HLOOKUP face acelaºi lucru, dar pentru un rând din foaia de calcul. În exemplul =VLOOKUP (12,Salary, 2,TRUE) funcþia cautã valoarea 12 în domeniul numit Salary, gãseºte cea mai apropiatã valoare de 12 (pentru cã tip_cautare este TRUE) ºi returneazã valoarea din coloana 2, din acelaºi rând, plasând-o în celula activã. În exemplul =HLOOKUP(“Years“,Salary,4,FALSE) funcþia cautã valoarea „Years” în domeniul numit Salary, ºi dacã gãseºte exact ºirul de caractere cu aceastã valoare numai atunci returneazã valoarea din rândul 4 al coloanei, plasând-o în celula activã.

Utilizaþi funcþia VLOOKUP 1

Creaþi un domeniu de date în care coloana cea mai din stânga conþine câte o valoare distinctã în fiecare rând.

2

Executaþi clic pe celula în care vreþi sã plasaþi funcþia.

3

Tastaþi =VLOOKUP(valoare, domeniul desemnat, coloana, TRUE sau FALSE) ºi apoi acþionaþi tasta Enter.

3

Sau executaþi clic pe fila Formulas, executaþi clic pe butonul Look & Reference, executaþi clic pe VLOOKUP, completaþi argumentele funcþiei ºi apoi executaþi clic pe OK.

1

326

2

Utilizaþi funcþia HLOOKUP 1

Creaþi un domeniu de date în care rândul cel mai de sus conþine câte o valoare distinctã în fiecare coloanã.

2

Executaþi clic pe celula în care vreþi sã plasaþi funcþia.

3

Tastaþi =HLOOKUP(valoare, domeniul desemnat, rândul, TRUE sau FALSE) ºi apoi acþionaþi tasta Enter.

3

1

2

Sau executaþi clic pe fila Formulas, executaþi clic pe butonul Look & Reference, executaþi clic pe HLOOKUP, completaþi argumentele funcþiei ºi apoi executaþi clic pe OK.

ªtiaþi cã…? Puteþi utiliza, de asemenea, programul suplimentar Lookup Wizard. Excel include o aplicaþie expert Lookup pentru a vã ajuta la efectuarea pas cu pas a cãutãrii informaþiilor. Utilizaþi panoul Add-in din Excel Options pentru a încãrca aplicaþia expert Lookup, executaþi clic pe fila Formulas, executaþi clic pe butonul LookUp ºi urmaþi apoi instrucþiunile aplicaþiei expert.

Capitolul 11

Argumentele funcþiilor de cãutare Argument

Descrierea

lookup_value

Valoarea gãsitã în rândul sau coloana domeniului desemnat. Puteþi utiliza o valoare, o referinþã de celulã sau un text (închis între ghilimele).

table_array

Domeniul desemnat de domeniul de informaþii în care Excel face cãutarea.

col_index-num

Poziþia numericã a coloanei din cadrul domeniului desemnat (numãrate începând de la stânga), din care va fi preluatã ºi returnatã valoarea (utilizare pentru VLOOKUP).

row-index-num

Poziþia numericã a rândului din cadrul domeniului desemnat (numãrate începând de la stânga), din care va fi preluatã ºi returnatã valoarea (utilizare pentru HLOOKUP).

range_lookup

Valoarea returnatã când funcþia gãseºte cea mai apropiatã valoare de cea cãutatã (TRUE) sau când gãseºte o valoare identicã cu cea cãutatã (FALSE). Implicit este TRUE.

Construirea de foi de calcul mult mai performante

327

Utilizarea funcþiilor pentru text EX07S-3.7.1

Vã puteþi servi de funcþiile pentru text în cadrul lucrului cu informaþiile din registru. Dacã aveþi nevoie sã numãraþi caracterele dintr-o celulã sau sã aflaþi numãrul de apariþii ale unui anumit ºir de caractere într-o celulã, puteþi utiliza funcþiile LEN ºi SUBSTITUTE. Dacã vreþi sã limitaþi numãrarea doar la literele mari sau la cele mici, veþi folosi funcþiile UPPER ºi LOWER. Dacã vreþi sã schimbaþi iniþialele unor nume sau titluri dintr-o listã în majuscule veþi folosi funcþia PROPER. Funcþia va transforma iniþiala în majusculã ºi toate celelalte litere în minuscule.

Utilizaþi funcþiile pentru text 1

Creaþi un domeniu de date în care fiecare celulã sã conþinã text.

2

Executaþi clic pe celula în care vreþi sã plasaþi funcþia.

3

Tastaþi semnul egal (=), tastaþi textul funcþiei, completaþi argumentele funcþiei selectate ºi apoi acþionaþi Enter.

2

Câteva exemple: !

!

=LEFT(A4,FIND(“ “,A4)-1) =RIGHT(A4,LEN(A4-FIND(“*“, SUBSTITUTE(A4,““,“*“),LEN(A4)LEN(SUBSTITUTE(A4,“ “,““)))))

!

=UPPER(A4)

!

=LOWER(A4)

!

=PROPER(A4)

ªtiaþi cã…? În criteriile funcþiilor puteþi utiliza caractere de înlocuire. Un semn de întrebare (?) substituie orice caracter individual. Un asterisc (*) substituie o secvenþã de caractere. Dacã doriþi sã gãsiþi în text chiar un semn de întrebare sau un asterisc, atunci trebuie sã precedaþi aceste caractere cu semnul tilda (~).

328

1

3

Sintetizarea datelor folosind subtotalurile

Dacã aveþi o coloanã de date, fãrã spaþii ºi cu grupe de valori identice, puteþi calcula automat subtotalurile ºi totalul general al listei. Subtotalurile sunt calculate cu funcþiile de sintezã Sum, Count sau Average, în timp ce totalurile generale sunt create folosind datele detaliate, nu subtotalurile. Datele detaliate sunt cele pe baza cãrora se calculeazã datele de sintezã ºi care se regãsesc, în general, imediat deasupra sau dedesubtul ori în stânga datei de sintezã. Când sintetizaþi datele utilizând subtotalurile, lista de date este ierarhizatã pe principiul schiþei, pentru a afiºa sau ascunde rândurile de detalii pentru fiecare subtotal.

EX07S-3.3.1

Realizaþi subtotalul datelor dintr-o listã Sortate 1

Organizaþi datele în formã ierarhicã – plasaþi rândurile de sintezã sub rândurile de detalii ºi coloanele de sintezã la dreapta coloanelor de detalii.

2

Selectaþi datele pentru care doriþi sã calculaþi subtotalul.

3

Executaþi clic pe fila Data.

4

Utilizaþi butonul de sortare pentru a sorta datele din coloanã.

5

Executaþi clic pe butonul Subtotal.

6

Executaþi clic pe numele coloanei în funcþie de care realizaþi subtotalul.

7

Executaþi clic pe funcþia de sintezã doritã pentru a calcula subtotalul.

8

Bifaþi caseta pentru fiecare coloanã care conþine valorile pe care le veþi folosi în subtotal.

9

Pentru a seta o întrerupere automatã de paginã dupã fiecare subtotal, bifaþi caseta Page break between groups.

2

3

5

9

11

7

6

12

8

10

10 Pentru a afiºa sau ascunde rândurile

de detaliu de deasupra rândului de sintezã, bifaþi sau anulaþi bifarea în caseta Summary below data.

Rezultate subtotal

11 Pentru a elimina subtotalurile, exe-

cutaþi clic pe Remove All. 12 Executaþi clic pe OK. 13 Pentru a adãuga ºi alte subtotaluri,

utilizaþi din nou butonul Subtotals. Capitolul 11

Utilizaþi +/- pentru a expanda/restrânge subtotaluri.

Construirea de foi de calcul mult mai performante

329

Sintetizarea datelor utilizând funcþiile

Utilizaþi funcþiile de sintetizare a datelor 1

Executaþi clic pe celula în care veþi plasa funcþia.

2

Tastaþi semnul egal (=), tastaþi textul funcþiei, completaþi argumentele funcþiei alese ºi apoi acþionaþi Enter.

Puteþi folosi funcþiile condiþionale, cum ar fi SUMIF, COUNTIF ºi AVERAGEIF, pentru a rezuma datele din registru. Aceste funcþii vã permit sã calculaþi un total, o numãrare de elemente ºi o medie aritmeticã dintr-o mulþime de numere, bazate pe anumite criterii. Puteþi folosi funcþia SUMIF pentru a aduna plãþile dobânzii pentru sume de peste $100, sau puteþi folosi funcþia COUNTIF pentru a gãsi numãrul de oameni care locuiesc în California, dintr-o listã de adrese. Dacã aveþi nevoie sã utilizaþi aceste calcule pe baza mai multor criterii, atunci folosiþi funcþiile SUMIFS, COUNTIFS ºi AVERAGEIFS.

2

1

Câteva exemple: !

!

!

!

=AVERAGE(D6:D19) {=SUM(1/COUNTIF(C6:C19,C6: C19))} =SUMIF(C6:C19,“Todd“,Quantity_ Order1) =SUM(Quantity_Order1)

Sau executaþi clic pe fila Formulas, executaþi clic pe butonul Text, executaþi clic pe funcþia text, completaþi argumentele ºi apoi executaþi clic pe OK.

330

Medie

Sumã

SUM ºi COUNTIF

Exemple pentru funcþiile de sintetizare a datelor Formula

Exemplul

Descrierea

SUM(num1,num2,…)

SUM(A1:A10)

Adunã valorile din celulele domeniului

SUMIF(domeniu, criteriu, domeniu_suma)

SUMIF(A1:A10,“>100“, B1:B10)

Celulele din domeniu_suma sunt însumate numai dacã celulele care le corespund în argumentul domeniu îndeplinesc criteriul de selecþie. Spaþiile ºi textele sunt ignorate. Criteriul poate fi scris, de exemplu: 10, “10“, “100“, A1:A10, “