Sosialisasi Event Organizer

 

Sosialisasi Event Organizer 

 

Pengertian event

Jobdisk Kepanitiaan

Jalur koordinasi

 

Pengertian Event

 

Event wajib 1. Pelatihan Organisasi 2. Pelatihan Event Organizer  3. LDKM 4. Klinik Musik  5. MUKER  6. PAB 7. ULTAH 8. UAS 9. PANGSID / RTF

 

Pengertian event

1. Pelatihan organisasi Pelatihan organisasi adalah suatu kegiatan yang dilaksanakan dalam rangka mengembangkan kompetensi keterampilan anggota dalam berorganisasi, menambah rasa cinta terhadap UKMMD, mempertinggi tingkat kedisiplinan dan kependidikan organisasi. Kegiatan pelatihan ini sangat penting yang dimana dapat bermanfaat untuk menambah pengetahuan atau keterampilan didalam suatu organisasi. Pelatihan organisasi ini juga berfungsi sebagai ``charger`` agar kemampuan serta kapabilitas kita selalu terjaga dan melatih mel atih kemampuan individu dalam berorganisasi.

 

2. Pelatihan Event Organizer  Pelatihan Event Organizer adalah suatu kegiatan yang dilaksanakan dalam rangka mengembangkan kompetensi keterampilan anggota dalam mengelola sebuah acara (event). Kegiatan pelatihan ini sangat penting untuk melihat kualitas SDM dan melatih SDM dalam hal pengorganisasian suatu event serta anggota dapat memahami dan dapat menerapkan praktek manajerial bagaimana mengelola suatu event yang sukses.

 

3. LDKM (latihan dasar kepemimpinan) Latihan Dasar Kepemimpinan adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk membina dan melatih jiwa kepemimpinan anggota UKMMD dan sebagai saran yang efektif untuk membentuk anggota yang berkarakter serta memiliki peran untuk melakukan  pembinaan mental anggota.

 

4. MUKER (musyawarah kerja) Musyawarah Kerja dalam suatu organisasi yang memiliki wewenang tertinggi untuk menentukan langkah suatu organisasi untuk kedepannya. Event ini merupakan evet terbesar dan tersakral yang ada di UKMMD. Event ini wajib diikuti oleh seluruh anggota UKKMD karena memiliki banyak pembahasan yang menyangkut keberlangsungan organisasi selama satu tahun kedepan detelah  pergantian kepengurusan. kepengurusan.

 

5. Klinik Musik  Klinik musik adalah suatu kegiatan yang bertujuan sebagai wadah atau tempat untuk sharing mengenai musik serta membedah suatu permasalahan di UKMMD dibidang musik.

 

6. PAB (penerimaan anggota baru) Penerimaan anggota baru adalah suatu event yang bertujuan untuk perekrutan anggota baru UKMMD dan sekaligus mempromosikan UKMMD. Tujuan perekrutan anggota baru ini adalah untuk menampung potensi anggota yang dimana nantinya organisasi ini bisa lebih maju dari tahin-tahun sebelumnya dan menjadikan mereka calon penerus yang akan menjalankan organisasi ini. Bukan hanya sebagai peramai organisasi. Organisasi dinilai besar  bukan karena banyaknya anggota didalamnya, bukan buk an berapa lamanya organisasi itu berdiri, atau kuantitas bukan menjadi hal utama dalam sebuah organisasi, namun kualitas lah yang menentukan organisasi itu dikatakan maju atau tidak.

 

Event ini termasuk event besar dan terpanjang yang ada di UKMMD karena harus melewati beberapa kegiatan diantaranya : •

Promosi UKMMD

•

Pendaftaran UKMMD

•

Pendaftaran ulang UKMMD

•

Seleksi Skill dan Mental

•

Seleksi Wawancara

•

Makrab dan Penyematan

•

Pelantikan

 

Seleksi skill dan mental bertujuan untuk melihat kesiapan dari calon anggota baru UKMMD yang selanjutnya akan dilihat apa yang pelu dikembangkan anggota tersebut.   Seleksi wawancara bertujuan untuk mengetahui tujuan dari calon anggota baru masuk ke UKMMD dan sekaligus memberikan pandangan tentang apa saja yang akan dilakukan setelah menjadi anggota di UKMMD. Contoh : Hak dan Kewajiban anggota UKMMD.  

 

Makrab atau malam keakraban bertujuan untuk menciptakan hubungan baik sesama anggota dan dapat menjadi penolong ketika anggota lain membutuhkan bantuan. Hubungan dengan teman satu angkatan juga menjadi penting seperti bagaimana rasa kekeluargaan dalam angkatan itu terlebih mereka akan menjadi teman selama masa di organisasi atau  bahkan untuk selamanya. Selain menjalin hubungn baik dengan teman seangkatan juga diharapan bisa menjalin hubungan baik dengan anggota diatasnya serta alumni. Pelantikan bertujuan untuk menanamkan rasa cinta dan tanggung jawab UKMMD.  

terhadap

 

7. ULTAH Event ulang tahun adalah event yang dilaksanakan untuk memperingati hari jadi UKMMD. (5 Desember )

 

8. UAS (ujian anak sharing) UAS adalah event yang yang dibuat dengan tujuan mengujikan anggota anggota yang mengikuti sharing instrument selama satu sat u kepengurusan.

 

9. RTF (road to faculty) DAN PANGSID (panggung musisi dewantara) Event ini sebagai wadah pembelajaran anggota UKMMD yang dimana memiliki struktur kepanitiaan. Event ini juga melatih anggota untuk membuat tema dan konsep apa yang sedang dikerjakan, mulai dari hal-hal menarik apa yang akan ada di event atau apa yang membedakan event ini dengan event-event yang sudah ada dan juga melatih kekompakan TIM.  

 

Perbedaan RTF dan PANGSID RTF dilaksanakan di fakultas atau area kampus seperti parkiran LP3M dan targetnya mahasiswa di fakultas. Pangsid dilaksanakan diluar fakultas, bisa di studio, bisa reguleran di café ataupun tempat lain dengan teknis sekreatif mungkin dan target promosinya UKMMD lebih luas.

 

 

Event insidental

•

10. RTS

•

11. Mixtape

•

12. CMC

•

13. Launching Album

•

14. Gigs On Campus

 

10. RTS (road to school) Event ini merupakan event yang bertujuan untuk mempromosikan UKMMD dan UST ke sekolah (SMA).

 

11. Mixtape adalah event yang dibuat untuk memproduksi konten youtube UKMMD yang bertujuan untuk mempromosikan band yang ada di UKMMD dengan membawakan lagu band tersebut.  

 

12. CMC (controversial music collaboration) CMC adalah salah satu event wajib waji b UKMMD yang controversial dan mendapatkan  perhatian dari masyarakat luas karena euforianya yang cukup cukup menarik. Event ini  juga bertujuan untuk membentuk dan dan mempererat suatu ikatan dengan beberapa instansi/komunitas diluar maupun didalam UST. CMC ini juga salah satu event terbesar UKMMD yang dimana semua anggota ikut berpartisipasi baik dalam  bidang event organizer organizer ataupun dibidang musiknya.

 

•

•

13. Launching Album Launching album ialah agenda yang di adakan kepengurusan untuk meningkatkan mutu dalam bermusik di mana dari kegiatan ini akan menjadi sebuah tolak ukur dan sebuah produk unggul baik dalam organisasi universitas. album ini dapat berupa kompilasi dan solo album maupun dari anggota yang diLaunching produseri oleh ukm musik dewantara ust.

 

•

•

14. Gigs On Campus Gigs on campus adalah event kolektif yang diselenggarakan untuk mengenalkan UKM musik dewantara kepada komunitas2 musik yang ada a da didalam maupun diluar  jogja.

 

Jobdisk Kepanitiaan Dalam Event

 

Panitia Pra Acara

•

1. Koordinator

•

2. Sekretaris

•

•

3. Bendahara 4. Sie Acara

•

5. Humas

•

6. Produksi

•

•

7. Dokumentasi 8. Dekorasi

•

9. Usaha Dana

•

10. Konsumsi

•

11. Multimedia

 

•

1. Koordinator

•

Bertanggung jawab pada seluruh kegiatan kepanitiaan

•

Mengontrol jalannya kepanitiaan agar berjalan dengan baik 

•

Memberikan keputusan akhir yang bersifat mutlak ketika ada masalah yang  berlarut-larut

•

Menjadi sosok inspirator dan motivator bagi panitia

•

Memahami segala hal yang terjadi dalam kepanitiaan

•

Menjadwalkan rapat dan evaluasi bersama dengan sekertaris

 

•

2. Sekretaris

•

Menyusun dan mencetak proposal

•

Memenuhi kebutuhan administrasi dan surat-menyurat

•

Bertanggung jawab terhadap pendokumentasian arsip

•

Membuat laporan pertanggung jawaban

•

Menjadwalkan rapat dan evaluasi bersama koordinator 

•

•

3. Bendahara Menyusun estimasi dana untuk keberlangsungan kegiatan

•

Mengatur keuangan selama kepanitiaan berlangsung

•

Bertanggung jawab terhadap segala yang berhubungan dengan dana

 

•

4. Sie Acara

•

Menyusun konsep acara dan rundown

•

•

Mencari pengisi acara (MC+Moderator) Menentukan dan menghubungi pemateri

•

Berkoordinasi dengan divisi yang bersangkutan

•

5. Humas

•

Mengantarkan surat – surat

•

Mengurus perizinan yang diperlukan untuk keberlangsungan acara (tempat, perlengkapan)

 

 

•

6. Produksi

•

Menyiapkan kebutuhan untuk acara

•

•

7. Dokumentasi Mendokumentasikan (mengabdikan) kegiatan pra acara. Dokumentasi bisa  berbentuk foto maupun video

•

•

8. Dekorasi Mempersiapkan panggung, baik dari segi tempat/ruang tata panggung, mendekorasi/menghias panggung

 

•

9. Usaha Dana

•

Bertanggung jawab mencari sumber pendanaan kegiatan melalui kerjasama dengan instansi luar 

•

10. Konsumsi

•

Menyusun daftar menu dengan menghitung jumlah yang akan mendapatkan konsumsi

•

•

11. Multimedia A. Publikasi

•

- mempublikasikan pamflet, vidio propaganda, dan hasil dokumentasi event.

•

- menentukan target masa yang menonton me nonton

•

- mengonsepkan sesuatu yang ingin di kemas drbagai kontennya.

•

B. Editing

•

Membuat segala sesuatu yang sudah dikonsepkan oleh publikasi baik berupa pamflet, vidio. Co card, Q card , dan sebagainya .

 

Panitia Acara

1. Korlap

•

2. Runner 

•

•

•

•

•

3. Stage manager 4. Asisten stage manager  5. LO ( liaison officer)

•

13. Dokumentasi

6. Crew panggung

•

14. Dekorasi

•

•

•

7. Keamanan 8. Buku Tamu

•

9. P3k 

•

10. FOH

•

 

11.Humas 12. Produksi

•

15. Usaha Dana

•

16. Konsumsi

•

17. Multimedia

 

•

•

1. Korlap Mengkoordinasi panitia saat di lapangan

 2. Runner  •

Menyambung komunikasi/informasi ke semua divisi

•

3. Stage manager

•

Mengkoordinasi/ mengatur acara yang ada di stage

•

4. Asisten stage manager 

•

Menyambung komunikasi ke LO atau kebutuhan stage manajer 

•

5. LO ( liaison officer)

•

Menyambung informasi ke asisten stage manager 

•

Menanyakan kebutuhan pengisi

 

•

•

6. Crew panggung Menyiapkan/menyeting alat untuk pengisi di atas panggung

•

7. Keamanan

•

Mengamankan venue acara

•

8. Buku Tamu

•

mendata tamu yang hadir

•

9. P3k 

•

Menangani orang yang sakit saat acara berlangsung

•

10. FOH (front of house)

•

mengontrol dan memaskan kualitas suara selama event berlangsung

 

•

11.Humas

•

menyambut tamu yang datang dan menjalin relasi dengan pihak luar 

•

12. Produksi

•

menyiapkan alat produksi jika sewaktu-waktu dibutuhkan

•

13. Dokumentasi

•

mendokumentasikan kegiatan acara. Dokumentasi bisa berbentuk foto maupun Vidio

•

14. Dekorasi

•

memantau alat dekorasi yang rusak atau tidak pada posisi semula

 

•

•

15. Usaha Dana Memantau agar jalannya acara sesuai dengan kesepakatan dengan sponsor , misal  penyebutan MC

•

•

16. Konsumsi mengatur segala yang berhubungan dengan konsumsi baik konsumsi panitia maupun pengisi

•

•

17. Multimedia mempublikasikan kegiatan

 

Jalur Koordinasi

 

Pra Acara

EO

Koordinator 

Sekretaris

Sie Acara

Bendahara

Produksi (logistik studio & sekre), dekorasi (sekre), dokumentasi (multimedia), multimedia (multimedia), humas (humas intern & ekstern), sie acara (semuanya), sekretaris (sekretaris), bendahara (bendahara)

 

EO

Acara

Korlap

Stage manager

Runner 

Asisten Stage Manager

LO

Semua Panitia