SOP Subag Umum Dan Kepegawaian

Nomor SOP

Pemerintah Kabupaten Gorontalo Badan Ketahanan Pangan Jln. Jusuf Hasiru No. 271 Telp. 0435-881052 Limboto

Sub Bagian Umum dan Kepegawaian / Sekretariat

01/SOP/BKP/2013

Tanggal Pembuatan

Januari 2013

Tanggal Revisi (ditinjau kembali) Tanggal Efektif

Pebruari 2013

Disahkan Oleh

Kepala Badan Ketahanan Pangan Kab. Gorontalo

Nama SOP

Alur Surat Masuk dan Keluar Badan Ketahanan Pangan Kabupaten Gorontalo

Dasar Hukum

Kualifikasi Pelaksana

Perda No. 8 tahun 2011 tentang Pembentukan Organisasi Dan Tata Kerja Badan

Memiliki kewenangan dalam pengurusan administrasi surat menyurat.

Ketahanan Pangan Kabupaten Gorontalo

Memiliki kemampuan untuk menyelenggarakan administrasi perkantoran

Perbub No. 24 tahun 2011 tentang Pelaksanaan Perda No. 8 tahun 2011

Keterkaitan

Peralatan / Perlengkapan

SOP Pengarsipan

Berkas / surat masuk Buku agenda surat masuk Lembar disposisi Buku agenda surat keluar. Buku ekspedisi surat/lembar tanda terima surat Dosir

Peringatan

Pencatatan dan Pendataan

Proses surat menyurat dalam administrasi pemerintahan merupakan keharusan. Apabila Proses Surat Masuk dan Surat Keluar tidak dilaksanakan sesuai SOP, maka akan menghambat pelaksanaan Administrasi Pemerintahan.

Buku agenda surat masuk Buku agenda surat keluar Buku ekspedisi surat/tanda terima surat

Prosedur Alur Surat Masuk dan Surat Keluar Badan Ketahanan Pangan Kab. Gorontalo Pelaksana No 1.

Kegiatan

AgendaSub Sekban Kaban Bidang ris Bagian

Mutu baku Kelengkapan

Waktu

Out put

Menerima dan mengagenda berkas/ surat masuk baik secara langsung oleh pemohon atau disposisi Bupati/Asisten dari Sespri Bupati/Asisten sekaligus melengkapi dengan lembar disposisi Meneruskan kepada Kaban untuk diberi disposisi

Berkas / surat masuk Buku agenda surat masuk Lembar disposisi

3 menit

Berkas / surat masuk yang siap di disposisi

Berkas / surat masuk Lembar disposisi

5 menit

Surat yang diteruskan ke Kaban

.

Mencatat isi disposisi dan tujuan surat/berkas tersebut dan menditribusikan sesuai disposisi

5 menit

Isi disposisi yang sudah tercatat dan terdistribusi

.

Mencatat di papan agenda kegiatan apabila surat berupa pemberitahuan acara/undangan serta mengarsip surat sesuai jenis surat. Menandatangani tanda terima surat/ berkas yang diserahkan agendaris Permintaan nomor dan tanggal surat keluar yang telah ditandatangani Pemberian nomor dan tanggal surat keluar sekaligus memintakan kopian surat tersebut untuk diarsipkan

Berkas / surat masuk Lembar disposisi Buku agenda surat masuk Berkas/surat masuk Papan agenda Spidol Dosir

5 menit

Surat yg sdh diarsipkan

Buku ekspedisi surat

2 menit

Surat masuk sudah terdistribusi

Surat keluar yang sudah ditandatangani Buku agenda surat keluar.

2 Menit

Surat keluar yang siap diagenda Surat keluar yang siap dikirim

2.

5. 6 7

3 Menit

Ket

SOP Pengarsipan

Nomor SOP

Pemerintah Kabupaten Gorontalo Badan Ketahanan Pangan Jln. Jusuf Hasiru No. 271 Telp. 0435-881052 Limboto

Sub Bagian Umum dan Kepegawaian / Sekretariat

02/SOP/BKP/2013

Tanggal Pembuatan

Januari 2013

Tanggal Revisi (ditinjau kembali) Tanggal Efektif

Pebruari 2013

Disahkan Oleh

Kepala Badan Ketahanan Pangan Kab. Gorontalo

Nama SOP

Pelaksanaan Rapat Pegawai Badan Ketahanan Pangan Kabupaten Gorontalo

Dasar Hukum

Kualifikasi Pelaksana

Perda No. 8 tahun 2011 tentang Pembentukan Organisasi Dan Tata Kerja Badan

Memiliki kewenangan dalam Penyelenggaraan Rapat.

Ketahanan Pangan Kabupaten Gorontalo Perbub No. 24 tahun 2011 tentang Pelaksanaan Perda No. 8 tahun 2011

Memiliki kemampuan untuk mencatat dan menyusun notulen rapat dan laporan hasil rapat

Keterkaitan

Peralatan / Perlengkapan

SOP peminjaman asset Badan Ketahanan Pangan

Ruangan rapat, sound system, daftar hadir, konsumsi, notulen rapat,

SOP pengurusan SPD

undangan

SOP pengadaan barang dan jasa SOP Pengarsipan

Peringatan

Pencatatan dan Pendataan

Rapat merupakan wahana dalam penyempaian dan penyatuan pendapat dan pengambilan keputusan. Apabila tidak dilaksanakan sesuai SOP, maka pengambilan keputusan tidak dapat berjalan lancar.

Buku notulen rapat.

Prosedur Pelaksanaan Rapat Pegawai Badan Ketahanan Pangan Pelaksana No Kegiatan BendaSekban Kasubag Waker hara 1. Memerintahkan persiapan pelaksanaan rapat bersama seluruh staf. 2 Memerintah dan mengkoordinasikan untuk mempersiapkan ruangan rapat, sound system, daftar hadir, konsumsi, notulen rapat, undangan bila perlu dan perlengkapan lain sesuai kebutuhan 3 Membersihkan/mengatur ruangan rapat, soud system, dan perlengkapan lain sesuai kebutuhan 4 Menyiapkan konsumsi ringan rapat disesuaikan dengan ketersediaan anggaran yang ada 5

6

7 8 9.

10

Staf admin

Kelengkapan

Mutu baku Wakt u

Jadwal pelaksanaan kegiatan Ruangan rapat, sound system, daftar hadir, konsumsi, notulen rapat, undangan Ruangan rapat, sound system, konsumsi

Menyiapkan daftar hadir rapat, ATM/ ATK rapat bila perlu, notulen rapat, undangan rapat bila perlu. Mengundang semua pegawai BKP untuk mengikuti rapat.

Daftar hadir, ATM/ ATK rapat, notulen rapat, undangan Surat Undangan Rapat atau lisan

Mengecek kesiapan pelaksanaan rapat dan kehadiran peserta rapat Melaporkan kepada Kaban bahwa rapat siap dimulai Pelaksanaan rapat seluruh Pegawai BKP. Semua pembahasan dalam rapat dicatat oleh notulen rapat. Mengarsipkan laporan hasil pelaksanaan rapat

Kesiapan peserta rapat Kesiapan rapat

Ket

Out put Persiapan rapat

-

2 menit Ruangan rapat, SOP peminjaman sound system, asset BKP 5 menit daftar hadir, konsumsi, notulen rapat, undangan Ruangan rapat, 15 sound system, menit 30 menit

konsumsi

Daftar hadir, ATK 15 rapat, notulen menit rapat, undangan Tanda terima 10 surat dan menit konsumsi rapat Kesiapan peserta 5 menit rapat Kesiapan rapat 5 menit

SOP pengurusan SPD SOP pengadaan barang dan jasa -

Rapat ini adalah rapat internal, bisa dengan surat resmi atau lisan -

Notulen rapat

Notulen hasil 2 jam rapat

-

Alat membersihkan ruangan rapat

Ruangan rapat 15 bersih menit

SOP Pengarsipan

Nomor SOP

Pemerintah Kabupaten Gorontalo Badan Ketahanan Pangan Jln. Jusuf Hasiru No. 271 Telp. 0435-881052 Limboto

Sub Bagian Umum dan Kepegawaian / Sekretariat

Dasar Hukum Perda No. 8 tahun 2011 tentang Pembentukan Organisasi Dan Tata Kerja Badan Ketahanan Pangan Kabupaten Gorontalo Perbub No. 24 tahun 2011 tentang Pelaksanaan Perda No. 8 tahun 2011

03/SOP/BKP/2013

Tanggal Pembuatan

Januari 2013

Tanggal Revisi (ditinjau kembali) Tanggal Efektif

Pebruari 2013

Disahkan Oleh

Kepala Badan Ketahanan Pangan Kab. Gorontalo

Nama SOP

Penyusunan Daftar Nominatif dan DUK PNS Badan Ketahanan Pangan Kabupaten Gorontalo

Kualifikasi Pelaksana Memiliki kewenangan dalam penyusunan Nominatif dan Daftar Urutan Kepangkatan PNS. Memiliki kemampuan dalam menganalisis data kepegawaian

Keterkaitan

Peralatan / Perlengkapan

SOP Alur Surat Masuk dan Keluar SOP Pencarian Data dan Informasi

Berkas PNS berupa SK CPNS,SK Kenaikan Pangkat,SK Mutasi atau Jabatan, Ijazah, sertifikat diklat,akta kelahiran.

SOP Pengarsipan

Format Nominatif dan DUK PNS

Peringatan

Pencatatan dan Pendataan

Daftar Nominatif Pegawai dan Daftar Urutan Kepangkatan sebagai bahan pertimbangan dalam pengangkatan dalam jabatan. Apabila tidak dilaksanakan sesuai SOP, maka proses pengangkatan dalam jabatan tidak akan berjalan lancar.

Bundelan nominatif dan DUK PNS.

Prosedur Penyusunan Daftar Nominatif dan DUK PNS Badan Ketahanan Pangan Kabupaten Gorontalo Pelaksana Mutu baku No Kegiatan Analis Oprator Kasubag Sekban Kaban Kelengkapan Waktu Kepeg Koputer 1. Memerintahkan penyusunan Surat Permintaan 5 menit Daftar Nominatif dan DUK Nominatif dan DUK PNS BKP PNS 2. Menyiapkan dan menganalisis SK Kenpa, Mutasi, 2 hari data-data PNS tentang SK Ijazah terakhir, Kenpa, Mutasi, Ijazah terakhir, sertifikat diklat sertifikat diklat dll 3. Membuat konsep Daftar Hasil Analisis data 1 hari Nominatif dan DUK PNS PNS Badan Badan Ketahanan Pangan Ketahanan Pangan 4. Mengetik Konsep Daftar Konsep Daftar 2 jam Nominatif dan DUK PNS Nominatif dan DUK Badan Ketahanan Pangan PNS BKP 5. Validasi Konsep Daftar Konsep Daftar 1 jam Nominatif dan DUK PNS Nominatif dan DUK Badan Ketahanan Pangan PNS BKP 6. Persetujuan Konsep Daftar Konsep Daftar 1 jam Tidak Nominatif dan DUK PNS Nominatif dan DUK Badan Ketahanan Pangan PNS BKP 7. Pengajuan Daftar Nominatif Ya Daftar Nominatif dan 20 menit dan DUK PNS BKP untuk DUK PNS BKP ditandatangani 8. Penandatanganan Daftar Daftar Nominatif dan 30 menit Nominatif dan DUK PNS DUK PNS BKP Badan Ketahanan Pangan 9. Pembuatan surat pengantar Konsep surat pengan- 20 menit pengiriman dan penomoran tar dan buku agenda surat surat keluar 10. Pengiriman Daftar Nominatif Daftar Nominatif dan 30 menit dan DUK PNS BKP ke BKDDUK PNS BKP Diklat.

Out put

Ket

Disposisi Surat permintaan

SOP alur surat masuk dan keluar

Hasil Analisis data PNS Badan Ketahanan Pangan

SOP Pencarian data dan informasi

Konsep Daftar Nominatif dan DUK PNS BKP Konsep Daftar Nominatif dan DUK PNS BKP Konsep Daftar Nominatif dan DUK PNS BKP Disposisi persetujuan konsep

-

-

-

-

Daftar Nominatif dan DUK PNS BKP

-

Daftar Nominatif dan DUK PNS BKP

-

Surat Pengantar

SOP alur surat masuk dan keluar

Dokumen Daftar Nominatif dan DUK PNS BKP

SOP pengarsipan

Nomor SOP

Pemerintah Kabupaten Gorontalo Badan Ketahanan Pangan Jln. Jusuf Hasiru No. 271 Telp. 0435-881052 Limboto

Sub Bagian Umum dan Kepegawaian / Sekretariat

Dasar Hukum Perda No. 8 tahun 2011 tentang Pembentukan Organisasi Dan Tata Kerja Badan Ketahanan Pangan Kabupaten Gorontalo Perbub No. 24 tahun 2011 tentang Pelaksanaan Perda No. 8 tahun 2011

Tanggal Pembuatan

04/SOP/BKP/2013 Januari 2013

Tanggal Revisi (ditinjau kembali) Tanggal Efektif

Pebruari 2013

Disahkan Oleh

Kepala Badan Ketahanan Pangan Kab. Gorontalo

Nama SOP

Pelayanan Surat Pernyataan Pelantikan dan Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas

Kualifikasi Pelaksana Memiliki kewenangan dalam pengurusan pernyataan pelantikan dan pernyataan melaksanakan tugas. Memiliki kemampuan dalam menganalisis administrasi kepegawaian

Keterkaitan

Peralatan / Perlengkapan

SOP Alur Surat Masuk dan Keluar

SK pengangkatan dalam jabatan, Berita acara pelantikan, berita acara sumpah.

SOP Pengangkatan dlm job Struktural SOP Pelantikan dan serah terima jabatan SOP Pengarsipan

Format Surat Pernyataan Pelantikan dan Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas Buku agenda surat keluar

Peringatan

Pencatatan dan Pendataan

Surat Pernyataan Pelantikan dan Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas sebagai Buku Pencatatan Surat Pernyataan Pelantikan dan Surat Pernyataan dasar pembayaran tunjangan jabatan dan kelengkapan administrasi kenaikan Melaksanakan Tugas. pangkat. Apabila tidak dilaksanakan sesuai SOP, maka proses pembayaran tunjangan dan kenaikan pangkat PNS yang bersangkutan tidak akan terlaksana.

Prosedur Pelayanan Surat Pernyataan Pelantikan dan Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas

No 1.

2.

Kegiatan

Pelaksana Analis Oprator Pemohon Kasubag Sekban Kepeg Koputer

Pemasukan berkas oleh pemohon

Verifikasi kelengkapan berkas dan pencatatan dalam buku register

Tidak

Ya

3.

4.

5.

6.

7.

Membuat konsep, pengetikan dan pencetakan surat pernyataan pelantikan / pernyataan melaksanakan tugas Validasi konsep surat pernyataan pelantikan / melaksanakan tugas Penandatanganan surat pernyataan pelantikan / pernyataan melaksanakan tugas Pemberian nomor dan tanggal surat pernyataan pelantikan / pernyataan melaksanakan tugas dan mendokumentasikan Pendistribusian / penyerahan surat pernyataan pelantikan / pernyataan melaksanakan tugas

Mutu baku Kelengkapan SK pengangkatan dalam jabatan, Berita acara pelantikan, berita acara sumpah SK pengangkatan dalam jabatan, Berita acara pelantikan, berita acara sumpah

Waktu

Out put

2 menit

Berkas persyaratan/ kelengkapan

5 menit

Berkas persyaratan/ kelengkapan yang memenuhi syarat

Ket

SOP Pengangkatan dlm job Struktural dan SOP Pelantikan dan serah terima jabatan

Konsep surat pernyataan 10 pelantikan/ pernyataan menit melaksanakan tugas

Konsep surat pernyataan pelantikan / pernyataan melaksanakan tugas

Konsep surat pernyataan pelantikan / pernyataan melaksanakan tugas surat pernyataan pelantikan / pernyataan melaksanakan tugas

3 menit

Buku agenda surat keluar, surat pernyataan pelantikan / pernyataan melaksanakan tugas

5 menit

Konsep surat pernyataan pelantikan/ melaksanakan tugas Surat pernyataan pelantikan / pernyataan melaksanakan tugas Surat pernyataan pelantikan / SOP Alur surat pernyataan masuk keluar dan melaksanakan tugas SOP pengarsipan

Surat pernyataan pelantikan / pernyataan melaksanakan tugas

2 menit

5 menit

Surat pernyataan pelantikan / pernyataan melaksanakan tugas

-

-

Nomor SOP

Pemerintah Kabupaten Gorontalo Badan Ketahanan Pangan Jln. Jusuf Hasiru No. 271 Telp. 0435-881052 Limboto

Sub Bagian Umum dan Kepegawaian / Sekretariat

Dasar Hukum Perda No. 8 tahun 2011 tentang Pembentukan Organisasi Dan Tata Kerja Badan Ketahanan Pangan Kabupaten Gorontalo Perbub No. 24 tahun 2011 tentang Pelaksanaan Perda No. 8 tahun 2011

07/SOP/BKP /2013

Tanggal Pembuatan

Januari 2013

Tanggal Revisi (ditinjau kembali) Tanggal Efektif

Pebruari 2013

Disahkan Oleh

Kepala Badan Ketahanan Pangan Kab. Gorontalo

Nama SOP

Pelayanan Legalisir Dokumen Kepegawaian (DP3)

Kualifikasi Pelaksana Memiliki kewenangan dalam pemberian Legalisir Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3). Memiliki kemampuan dalam menganalisis administrasi kepegawaian

Keterkaitan

Peralatan / Perlengkapan

SOP Alur Surat Masuk dan Keluar

Dokumen asli dan Foto copy Dokumen Kepegawaian yang dilegalisir (DP3).

SOP Pengarsipan

Buku agenda surat keluar

Peringatan

Pencatatan dan Pendataan

Legalisir Dokumen Kepegawaian menerangkan bahwa legalisir Dokumen Kepegawaian tersebut dibutuhkan CPNS/PNS sebagai persyaratan dalam kepengurusan administrasi Kepegawaian (Kenaikan Pangkat dan Berkala). Apabila tidak dilaksanakan sesuai SOP, maka proses kepengurusan administrasi Kepegawaian oleh PNS yang bersangkutan tidak akan terlaksana.

Buku Pencatatan berkas legalisir.

Prosedur Pelayanan Legalisir Dokumen Kepegawaian

No 1.

2.

Kegiatan

Pemohon

Pelaksana Analis Arsiparis Kasubag Kepeg

Pemasukan berkas oleh pemohon

Verifikasi keabsahan Dokumen Kepegawaian yang akan dilegalisir

Tidak

Ya

3.

4.

5.

6.

Pencatatan dalam buku register dan proses legalisasi berkas Penandatanganan berkas yang legalisir Pemberian nomor dan tanggal legalisasi berkas dan mendokumentasikan Penyerahan Dokumen Kepegawaian yang dilegalisir

Mutu baku Kelengkapan

Waktu

Dokumen Asli dan Foto copy Dokumen Kepegawaian yang dilegalisir Dokumen Asli dan Foto copy Dokumen Kepegawaian yang dilegalisir Dokumen Kepegawaian yang dilegalisir

2 menit

Dokumen Kepegawaian yang dilegalisir

3 menit

Dokumen Kepegawaian yang dilegalisir

2 menit

Dokumen Kepegawaian yang dilegalisir

2 menit

5 menit

2 menit

Ket Out put Berkas persyaratan/ kelengkapan

Berkas persyaratan/ kelengkapan yang memenuhi syarat Dokumen Kepegawaian yang dilegalisir Dokumen Kepegawaian yang dilegalisir Dokumen Kepegawaian yang telah dilegalisir Dokumen Kepegawaian yang telah dilegalisir

-

-

-

SOP Alur surat masuk keluar dan SOP pengarsipan -