SOP Saya Sebagai HRD

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) HRD (URAIAN TUGAS DAN TARGET KINERJA ) URAIAN TUGAS 1. Mewujudkan tujuan perusahaan dengan terimplementasikannya sistem HRD/GA/Legal: 1.1

Membuat Tujuan Perusahaan :

11.1.1 Membuat dan/atau mengevaluasi atau merevisi VISI & MISI, Corporate Value serta Tujuan holding company untuk ditetapkan Direksi. 1.1.2 Membuat dan/atau mengevaluasi/merevisi VISI & MISI, Corporate Value serta Tujuan unit-unit usaha untuk ditetapkan Direksi. 1.1.3 Membuat dan/atau mengevaluasi / merevisi Tujuan setiap Departement untuk ditetapkan Direksi. 1.1.4 Menganalisa/ mengevaluasi / revisi struktur organisasi untuk ditetapkan Direksi. 1.1.5 Membuat dan/atau mengevaluasi/merevisi Tujuan/ target setiap posisi untuk ditetapkan Direksi.

TARGET KINERJA 1.

Terwujudnya tujuan perusahaan dengan terimplementasikannya sistem HRD/GA/Legal : 1.1

Adanya Tujuan Perusahaan :

11.1.1 VISI & MISI, Corporate Value serta Tujuan holding company telah dibuat dan/atau dievaluasi atau direvisi dan sudah ditetapkan Direksi. 1.1.2 VISI & MISI, Corporate Value serta Tujuan unit-unit usaha telah dibuat dan/atau dievaluasi atau direvisi dan sudah ditetapkan Direksi. 1.1.3 Tujuan setiap Departement telah dibuat dan/atau dievaluasi atau direvisi dan sudah ditetapkan Direksi. 1.1.4 Struktur organisasi telah dibuat dan/atau dievaluasi atau direvisi dan sudah ditetapkan Direksi. 1.1.5 Tujuan/ target setiap posisi telah dibuat dan/atau dievaluasi atau direvisi dan sudah ditetapkan Direksi.

URAIAN TUGAS 1.2

Membangun Sistem Perusahaan :

1.2.1 Menganalisa/ membuat/ mengevaluasi / merevisi Bobot kinerja setiap posisi untuk ditetapkan Direksi. 1.2.2 Menganalisa/ mengevaluasi / mengusulkan batasan kewenangan antara HRD HO dan HRD unit usaha untuk ditetapkan Direksi. 1.2.3 Menganalisa/ mengevaluasi / mengusulkan flow chart dan sistem recruitment untuk ditetapkan Direksi. 1.2.4 Menganalisa/ mengevaluasi / mengusulkan flow chart dan sistem Evaluasi kinerja untuk ditetapkan Direksi.

TARGET KINERJA 1.2

Adanya Sistem Perusahaan :

1.2.1 Adanya rekapitulasi (perhitungan) bobot kinerja setiap posisi yang telah ditetapkan Direksi. 1.2.2 Adanya batasan kewenangan antara HRD HO dan HRD unit usaha yang telah ditetapkan Direksi. 1.2.3 Adanya flow chart dan sistem recruitment yang telah ditetapkan Direksi. 1.2.4 Adanya flow chart dan sistem Evaluasi kinerja yang telah ditetapkan Direksi. 1.2.5 Adanya flow chart dan sistem “Reward & punishment” atas kinerja yang telah ditetapkan Direksi.

1.2.5 Menganalisa/ mengevaluasi / mengusulkan flow chart dan sistem “Reward & punishment” atas kinerja untuk ditetapkan Direksi. 11.2.7 Menganalisa/ mengevaluasi / mengusulkan flow

1 1.2.7 Adanya flow chart dan sistem Promosi, demosi, dan

chart dan sistem Promosi, demosi, dan lainnya untuk URAIAN TUGAS ditetapkan Direksi.

lainnya yang sudah ditetapkan Direksi.

TARGET KINERJA 1 Adanya flow chart sistem TrainingSDM & 1. Memenuhi dan menempatkan SDM yang 2.1.2.8Terpenuhinya dan dan ditempatkannya 1.2.8mampu Menganalisa/ mengevaluasi / mengusulkan Pendidikkan pada setiap posisi yang ada : yang flow yang sudah Direksi. mampu pada ditetapkan setiap posisi yang ada : chart dan sistem & Pendidikkan 2.1 Rekrutmen SDMTraining : untuk 2.1 Rekrutmen SDM : ditetapkan Direksi. 1.2.9 Adanya flow chart dan sistem manajemen data 2.1.1 Membuat data base standarisasi base Adanya data base standarisasi performance SDM performance SDM 2.1.1 1.2.9 untuk Menganalisa/ mengevaluasi / mengusulkan sertasetiap pengarispan setiap posisi . untuk posisi. HRD yang telah ditetapkan flow Direksi. chart dan sistem management data base 2.1.2 Membuat data base standar kinerja setiap 2.1.2 Adanya data base standar kinerja setiap serta kegiatan kegiatan pengarispan HRD untuk ditetapkan Direksi. 1.2.10 Adanya flow chart dan sistem operasional kerja berdasarkan. kerja berdasarkan. seluruh 1.2.10Menganalisa Menganalisa/ mengevaluasi / mengusulkan kegiatan yang telah 2.1.3 dan membuat daftar kebutuhan 2.1.3 Adanya program targetditetapkan kebutuhanDireksi. SDM jangka bersama SDM pendek, dengan dept/bagian lain mengenai daftar jangka pendek, menengah dan panjang menengah dan panjang yang telah disetujui oleh kegiatan, flow chart dan sistem operasional untuk direksi. seluruh disetujui oleh direksi. kegiatan untuk ditetapkan Direksi. 2.1.4 Menganalisa/ mengusulkan sistem dan 2.1.4 Adanya sistem dan standar maksimal waktu standar perekrutan maksimal waktu perekrutan SDM untuk SDM untuk standar setiap posisi yang telah 1.2.11 Membuat dan mengusulkan standar perjanjian 11.2.11 Adanya perjanjian kerja ditetapkan sama dengan setiap direksi kerja posisi pihak . untuk direksi . untuk ditetapkan sama ditetapkan dengan pihak ketiga ketiga yang telah ditetapkan direksi. direksi. 2.1.5 Melaksanakan riset dan survey ke 2.1.5 Adanya database hasil riset karyawan dan survey ke 1.2.12 Adanya kepastian status pada perusahaan perusahaan 1.2.12 Menganalisa/ mengevaluasi / mengusulkan setiap posisi sejenis SDM untuk setiap posisi. Statussejenis mengenai SDM untuk setiap posisi. yangmengenai telah disetujui Direksi. karyawan pada setiap posisi untuk disetujui Direksi. 2.1.6 Menjalankan SOP rekrutmen karyawan yang 2.1.6 Dijalankannya SOP rekrutmen karyawan yang telah

telah ditetapkan oleh direksi.

2.1.7 Melakukan rekrutmen untuk memenuhi seluruh kebutuhan SDM (baik internal maupun

ditetapkan oleh direksi. 2.1.7 Terpenuhinya seluruh kebutuhan SDM (baik dari internal maupun eksternal) dengan kriteria sesuai

eksternal) dengan kriteria sesuai dengan standard performance masing-masing posisi.

dengan standard performance masing-masing posisi.

URAIAN TUGAS 2.2

Menempatkan SDM yang mampu pada setiap posisi (Outsorsing) :

TARGET KINERJA 2.2

Menempatkan SDM yang mampu pada setiap posisi :

2.2.1 Mempelajari standar kinerja setiap posisi terhadap standar opersinal kerja.

2.2.1 Memahami standar kinerja setiap posisi terhadap Standar operasional kerja.

2.2.2 Menganalisa hasil psikotest serta appraisal selama masa percobaan untuk setiap posisi.

2.2.2 Hasil psikotest serta appraisal selama masa percobaan untuk setiap posisi yang telah dianalisa.

2.2.3 Membuat komitmen dengan karyawan (tanda 2.2.3 Komitmen dengan karyawan untuk Peraturan tangan) untuk Peraturan Perusahaan, job Perusahaan, job desc, time table target kinerja, desc, salary sistem telah ditandatangani oleh time table target kinerja, salary sistem, serta karyawan serta mensosialisasikannya di lingkungan telah disosialisasikandi lingkungan perusahaan. perusahaan. 2.2.4 Training SOP untuk karyawan dalam 2.2.4 Melakukan training SOP untuk karyawan masa percobaan pada setiap posisi telah dalam dilakukan. masa percobaan pada setiap posisi. 2.2.5 Telah dilakukan analisa, evaluasi serta appraisal 2.2.5 Menganalisa, mengevaluasi serta (penilaian) terhadap hasil kerja dibandingkan mengadakan dengan appraisal (menilai) terhadap hasil kerja target kinerja. dibandingkan dengan target kinerja . 2.2.6 Telah dilakukan evaluasi kinerja calon karyawan secara 2.2.6 Mengevaluasi kinerja calon karyawan secara periodik untuk ditetapkan status periodik kekaryawanannya

untuk ditetapkan status kekaryawanannya (diterima atau ditolak) gabung dengan perusahaan.

(diterima atau ditolak) gabung dengan perusahaan.

2.2.7 Menetapkan serta menempatkan SDM yang telah memenuhi target kinerjanya.

2.2.7 SDM yang memenuhi target kinerjanya telah ditetapkan dan ditempatkan

2.2.8 Menyediakan SDM cadangan yang mampu dan terlatih, serta membuat program kaderisasi untuk semua posisi.

2.2.8 Tersedianya SDM cadangan yang mampu dan terlatih, serta telah adanya program kaderisasi untuk semua posisi.

URAIAN TUGAS 2. Menerapkan Standard Operating Procedure (SOP) pada setiap kegiatan kerja : 3.1

Membuat dan menerapkan Standard Operating Procedures (SOP) :

3.1.1 Mempelajari flow chart atau form SOP untuk setiap kegiatan kerja yang telah ditetapkan Direksi. 3.1.2 Mempelajari SDM serta kegiatan kerja yang terlbat dalam setiap SOP.

TARGET KINERJA 3. Diterapkannya Standar Operating Procedure (SOP) pada setiap kegiatan kerja : 3.1

Diterapkannya Standard Operating Procedures (SOP) :

3.1.1 Telah memahami flow chart atau form SOP untuk setiap kegiatan kerja yang telah ditetapkan Direksi. 3.1.2 Telah memahami SDM serta kegiatan kerja yang terlbat dalam setiap SOP.

3.1.3 Melengkapi peralatan serta form untuk simulasi SOP pada setiap kegiatan.

3.1.3 Adanya peralatan serta form untuk simulasi SOP pada setiap kegiatan.

3.1.4 Melaksanakan training dan simulasi untuk setiap SOP pada setiap kegiatan.

3.1.4 Telah dilaksanakan training dan simulasi untuk setiap SOP pada setiap kegiatan.

3.1.5 Menerapkan SOP untuk setiap kegiatan kerja.

3.1.5 SOP telah diterapkan untuk setiap kegiatan kerja.

3.1.6 Mengevaluasi efektifitas aplikasi hasil training SOP 3.1.6 Efektifitas aplikasi hasil training SOP pada setiap pada setiap kegiatan kerja. kegiatan kerja telah dievaluasi.

URAIAN TUGAS 3.2

Meningkatkan loyalitas, standar serta kualitas SDM :

TARGET KINERJA 3.2

Meningkatnya loyalitas, standar serta kualitas SDM :

3.2.1 Membuat daftar kegiatan untuk setiap kegiatan kerja.

3.2.1 Adanya daftar kegiatan untuk setiap kegiatan kerja.

3.2.2 Menganalisa kebutuhan training untuk setiap kegiatan kerja.

3.2.2 Adanya analisa kebutuhan training untuk setiap kegiatan kerja.

3.2.3 Membuat daftar dan target/ tujuan training untuk setiap programnya.

3.2.3 Adanya daftar dan target/ tujuan training untuk setiap programnya.

3.2.4 Membuat program training/pendidikan sebagai

3.2.4 Adanya program training/pendidikan sebagai standar

standar promosi .

promosi .

3.2.5 Mengintegrasikan program training (pusat, unit usaha, antar departemen).

3.2.5 Terintegrasinya program training (pusat, unit usaha, antar departemen).

3.2.6 Membuat time table program kerja (training internal, eksternal, motivasi, outbound, siraman rohani, dan lainnya ) yang disetujui Direksi.

3.2.6 Adanya time table program kerja (training internal, eksternal, motivasi, outbound, siraman rohani, dan lainnya ) yang disetujui Direksi.

URAIAN TUGAS 4. Mengembangkan kualitas Sumber Daya Manusia secara berkesinambungan agar tercapai target kinerja :

TARGET KINERJA 4. Dikembangkannya kualitas Sumber Daya Manusia secara berkesinambungan agar tercapai target kinerja :

4.1

Melakukan audit / penilaian kinerja dan sistem :

4.1

Dilakukannya audit / penilaian kinerja dan sistem :

4.1.1 Mempelajari data base “standard performance” serta kinerja SOP masing - masing kegiatan kerja.

4.1.1 Telah memahami data base “standard performance” serta kinerja SOP masing - masing kegiatan kerja.

4.1.2 Membuat standar nilai minimal kinerja untuk setiap kegiatan kerja .

4.1.2 Adanya standar nilai minimal kinerja untuk setiap kegiatan kerja .

4.1.3 Bersama pimpinan departemen lain maupun 4.1.3 Telah dilakukan audit/penilaian mengenai target secara kinerja, penerapan SOP, dan lainnya, baik mandiri melakukan audit/penilaian mengenai dilakukan target bersama pimpinan departemen lain maupun kinerja, penerapan SOP, dan lainnya. secara mandiri. 4.1.4 Membandingkan hasil antara audit/penilaian implementasi kerja dengan target kinerja maupun dengan SOP. 4.1.5 Membuat laporan yang berupa kesimpulan dan saran mengenai hasil audit/penilaian terhadap setiap kegiatan kerja.

4.1.4 Telah dilakukan pembandingan hasil antara audit / penilaian implementasi kerja dengan target kinerja maupun dengan SOP. 4.1.5 Tersajinya laporan yang berupa kesimpulan dan saran mengenai hasil audit/penilaian terhadap setiap kegiatan kerja.

URAIAN TUGAS 4.2

Menerapkan reward & punishment untuk kinerja :

TARGET KINERJA 4.2

Diterapkannya reward & punishment untuk kinerja :

4.2.1 Mempelajari peraturan perusahaan, Pakta integritas dan lainnya.

4.2.1 Telah memahami peraturan perusahaan, pakta integritas dan lainnya.

4.2.2 Membuat sistem “reward & punishment” untuk setiap kegiatan kerja.

4.2.2 Adanya sistem “reward & punishment” untuk setiap kegiatan kerja.

4.2.3 Mesosialisasikan sistem “reward & punishment” kepada setiap karyawan.

4.2.3 Sistem “reward & punishment” sudah disosialisasikan kepada setiap karyawan.

4.2.4 Mempelajari hasil audit/penilaian atas target program kerja/ kinerja untuk setiap kegiatan kerja.

4.2.4 Telah memahami hasil audit/penilaian atas target program kerja/ kinerja untuk setiap kegiatan kerja.

4.2.5 Menganalisa, mengusulkan “reward & punishment” untuk ditetapkan direksi.

4.2.5 Diterapkannya sistem “reward & punishment” yang telah disetujui direksi.

4.2.6 Melakukan promosi, transfer, demosi, PHK karyawan dengan persetujuan Direksi :

4.2.6 Telah dilakukan promosi, transfer, demosi, PHK dengan persetujuan Direksi :

4.2.6.1 Menjalankan program promosi yang terencana bagi karyawan berprestasi.

4.2.6.1 Telah dijalankannya program promosi yang terencana bagi karyawan berprestasi.

4.2.6.2 Berkoordinasi dengan Corporate HRD, untuk 4.2.6.2 Telah dilakukan koordinasi dengan Corporate karyawan yang tidak memiliki kemampuan HRD, yang karyawan yang tidak memiliki kemampuan

memadai akan ditransfer, didemosi, atau di- yang PHK.

memadai akan ditransfer, didemosi, atau diPHK.

URAIAN TUGAS 4.3

Memberikan konseling dan motivasi kepada karyawan :

TARGET KINERJA 4.3

Dilaksanakannya pemberian konseling dan motivasi kepada karyawan :

4.3.1 Mempelajari hasil audit/penilaian atas target program kerja/ kinerja setiap kegiatan kerja.

4.3.1 Telah Memahami hasil audit/penilaian atas target program kerja/ kinerja setiap kegiatan kerja.

4.3.2 Membangun kekompakan, memberikan brefing, memberikan motivasi serta menjadi mentor Perusahaan.

4.3.2 Adanya kekompakan, diberikannya brefing, diberikannya motivasi serta menjadi mentor Perusahaan.

4.3.3 Memberikan konseling mengenai masalah operasional maupun masalah koordinasi.

4.3.3 Adanya konseling yang diberikan mengenai masalah operasional maupun masalah koordinasi.

4.3.4 Mewakili perusahaan sesuai dengan kewenangannya.

4.3.4 Telah Mewakili perusahaan sesuai dengan kewenangannya.

URAIAN TUGAS 4.4

TARGET KINERJA

Mencegah serta menyelesaikan 4.4 Telah dilakukan pencegahan serta permasalahan hukum / sosial yang timbul penyelesaian permasalahan hukum / sosial : yang timbul :

4.4.1 Mengevaluasi peraturan perusahaan yang 4.4.1 Telah dilakukan evaluasi peraturan perusahaan ada yang terhadap peraturan pemerintah yang berlaku. ada terhadap peraturan pemerintah yang berlaku. 4.4.2 Mengevaluasi permasalahan perusahaan dan tujuan 4.4.2 Telah dilakukan evaluasi permasalahan perusahaan. perusahaan dan tujuan perusahaan. 4.4.3 Membangun disiplin dan loyalitas seluruh SDM 4.4.3 Telah diterapkannya disiplin dan loyalitas oleh perusahaan. seluruh SDM perusahaan sesuai dengan yang ditargetkan 4.4.4 Membuat standar batasan kewenangan untuk perusahaan. setiap kegiatan kerja. 4.4.4 Adanya standar batasan kewenangan untuk setiap 4.4.5 Membuat SOP tentang penanganan kegiatan kerja. permasalahan hukum. 4.4.5 Adanya SOP tentang penanganan permasalahan hukum. 4.4.6 Memastikan untuk tidak menerima dan membuat 4.4.6 Kebijakan yang diterima dan yang dibuat sudah kebijakan yang tidak sesuai dengan sesuai peraturan dengan peraturan maupun hukum yang berlaku. maupun hukum yang berlaku. 4.4.7 Menjalin hubungan yang baik dengan semua 4.4.7 Terjalin hubungan yang baik dengan semua

instansi pemerintah.

instansi pemerintah.

URAIAN TUGAS 5. Membuat data base SDM yang terintegrasi :

TARGET KINERJA 5. 5.1

5.1

Adanya data base SDM yang terintegrasi : Adanya data base karyawan :

Membuat data base karyawan :

5.1.1 Mencari dan mendapatkan Peraturan Perusahaan dari perusahaan sejenis. 5.1.2 Memonitor, mencatat, serta mengevaluasi kinerja maupun perilaku karyawan terhadap peraturan perusahaan.

5.1.1 Adanya Peraturan Perusahaan dari perusahaan sejenis. 5.1.2 Adanya data monitor, catatan, serta evaluasi kinerja maupun perilaku karyawan terhadap peraturan perusahaan.

5.1.3 Adanya data base karyawan dan monitor masa berlaku kontrak kerja karyawan maupun 5.1.3 Membuat data base karyawan dan memonitor perjanjian masa kerjasama dengan perusahaan out-sourcing berlaku kontrak kerja karyawan maupun sebelum perjanjian jatuh tempo. kerjasama dengan perusahaan out-sourcing sebelum 5.1.4 Adanya data base SDM cadangan untuk setiap jatuh tempo. posisi. 5.1.4 Membuat data base SDM cadangan untuk

5.1.5 Adanya data base untuk perjanjian perusahaan.

setiap posisi. 5.1.5 Membuat data base untuk perjanjian perusahaan. 5.1.6 Membuat sistem pengarsipan SDM untuk kantor pusat dan seluruh unit usaha.

5.1.6 Adanya sistem pengarsipan SDM untuk kantor pusat dan seluruh unit usaha. 5.1.7 Telah dilaksanakannya pendataan secara periodik mengenai kinerja SDM, data karyawan, termasuk pelaksanaan “reward & punishment” .

5.1.7 Mendata secara periodik mengenai kinerja SDM, data karyawan, termasuk pelaksanaan “reward & punishment”

URAIAN TUGAS

6.

TARGET KINERJA

BOBOT (%)

Legal HRD telah terkelola secara baik tanpa menimbulkan adanya dampak hukum maupun sosial :

5

Mengelola legal HRD secara baik tanpa menimbulkan adanya dampak hukum maupun sosial :

6.

6.1

6.1

1 Menyesuaikan Peraturan perusahaan, baik di pusat maupun di unit usaha, dengan undangundang ketenagakerjaan yang berlaku.

Peraturan perusahaan, baik di pusat maupun di unit usaha, sudah sesuai dengan undang-undang ketenagakerjaan yang berlaku. 2,5

6.2

Melakukan perekrutan, pengelolaan, serta pemutusan hubungan kerja, baik di pusat maupun di

6.2 Perekrutan, pengelolaan, serta pemutusan hubungan kerja, baik di pusat maupun di unit usaha, telah

REALISA SI (%)

unit usaha, dengan tidak menimbulkan dampak hukum dan sosial.

dilakukan dengan tidak menimbulkan dampak hukum dan sosial.

6.3 Semua perjanjian yang ada di divisi/departemen HRD, baik di pusat maupun di unit usaha, telah sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku.

6.3 Semua perjanjian yang ada di divisi/departemen HRD, baik di pusat maupun di unit usaha, telah sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku.

Direktur Utama

A. STRUKTUR ORGANISASI Secretary

Marketing

Operator

HRD

Financial

1,5

B. HUBUNGAN KERJA 1. Atasan Langsung : President Director 2. Koordinasi : Seluruh pimpinan divisi dan pihak terkait lainnya. C. WEWENANG 1. Memimpin pelaksanakan Program Kerja Recruitment & Training, Personnel & Appraisal yang telah disetujui oleh direksi. 2. Mengadakan kerjasama dengan pihak ketiga dengan persetujuan Direksi. D. TANGGUNG JAWAB 1. Mengelola divisi HRD secara profesional mulai dari perencanaan, pengorganisasian, pengawasan.

pengarahan, pelaksanaan, serta

2. Mencapai target pekerjaan jangka pendek, menengah maupun jangka panjang. 3. Memastikan bahwa seluruh kegiatan operasional dijalankan sesuai dengan Standard Operating Procedure (SOP) yang berlaku di divisi HRD 4. Memastikan terciptanya budaya kerja di divisi HRD yang berorientasi pada kualitas hasil kerja sesuai dengan target yang telah ditentukan. 5. Memastikan Terciptanya tertib administrasi pada aspek keuangan, Sumber Daya Manusia, standar kualitas, serta aspek-aspek lainnya yang berkaitan.

Medan 29 Januari 2015 Mengetahui, Direktur Utama PT Madani Global Indonesia

Indra Prawira, ST