Sop Penjaminan Mutu

 

SOP PENJAMINAN MUTU 1 SOP Tinjauan Manajemen Tujuan

Menjamin bahwa implementasi Sistem Manajemen Mutu di LPK Horizon Bali berjalan sesuai dengan den gan standar yang telah ditetapkan dan dapat mencapai kepuasan pelanggan. Ruang Lingkup

Peninjauan ulang Manajemen terhadap dokumentasi dan implementasi Sistem Manajemen Mutu LPK Horizon Bali Bali agar menj menjamin amin keberlangsungan,kesesuaian, keberlangsungan,kesesuaian, kelengkapan, dan efektivitas Sistem Manajemen Mutu di LPK Horizon Bali Definisi

1.Tinjauan Manajemen adalah langkah dari Manajemen Puncak (T (Top op Management) untuk meninjau sistem manajemen mutu di LPK Horizon Bali pada kurun waktu yang telah direncanakan untuk memastikan kesinambungan, kesesuaian,kecukupan dan efektivitas sistem menajemen mutu. Tinjauan ini termasuk pengkajian peluang peningkatan serta kebutuhan untuk mengubah system manajemen mutu, termasuk kebijakan mutu dan sasaran mutu. 2.Kebijakan Mutu adalah keseluruhan maksud dan tujuan lembaga yang telah dinyatakan secara resmi oleh pimpinan puncak yang terkait dengan mutu. 3.Sasaran Mutu adalah sesuatu yang dicari atau dituju oleh lembaga yang berkaitan dengan mutu Referensi: 1. Pro Progr gram am k kerja erja LPK Horiz Horizon on Bali Bali 2. St Stan anda darr mutu mutu LPK Hor Horiz izon on Bali Bali PIHAK TERKAIT -

DIREKTUR LPK Tim Penjamin Mutu Kaprodi Manajemen

Prosedur

1. Direktur Direktur LPK memberikan memberikan mandat kepada Tim Tim Penjaminan Penjaminan Mutu lembaga lembaga untuk mengadakan evaluasi pada suatu system manajemen yang sedang berlaku. 2. TPM mengadakan mengadakan rapat untuk membahas membahas hasil hasil angket dari pihak manajemen,peserta,instruktur dan hasil visitasi akreditasi. 3. TPM menyampaik menyampaikan an hasil evaluasi evaluasi sistem sistem manajemen manajemen kepada Direktur Direktur LPK 4. TPM mengagendak mengagendakan an rapat tinjauan tinjauan manajemen manajemen dan menginstruk menginstruksikan sikan sekretaris sekretaris TPM untuk membuat surat undangan

 

5. Sekretaris Sekretaris TPM TPM mengundang mengundang direktur direktur LPK, LPK, Kaprodi, Kaprodi, Staff Staff Manajemen Manajemen untuk hadir hadir rapat tinjauan manajemen pada waktu dan tempat yang telah ditetapkan. 6. Direktur Direktur LPK,Kaprod LPK,Kaprodii dan staf manajemen manajemen melaksanakan melaksanakan rapat tinjauan tinjauan manajemen. 7. Sekretaris Sekretaris TPM mencatat, mencatat, menyusun, menyusun, melaporkan melaporkan kepada kepada direktur direktur LPK dan mengarsipkan laporan hasil tinjauan manajemen.

DIAGRAM ALUR Proses

manajemen

Kaprodi

TPM

Direktur

Ket. Dokumen

mulai 1

Direktur LPK memberikan mandat kepada Tim Penjaminan Mutu lembaga untuk mengadakan evaluasi pada suatu system manajemen yang sedang

2

berlaku TPM mengadakan rapat untuk membahas hasil hasil angket dari pihak manajemen,peserta,instruktur  dan hasil visitasi akreditasi TPM menyampaikan hasil evaluasi sistem manajemen kepada Direktur  LPK TPM mengagendakan rapat tinjauan manajemen dan menginstruksikan sekretaris TPM untuk membuat surat undangan Sekretaris TPM mengundang direktur LPK, Kaprodi, Staff Manajemen untuk hadir rapat tinjauan manajemen pada waktu dan tempat yang telah ditetapkan Direktur LPK,Kaprodi dan staf  manajemen melaksanakan rapat tinjauan manajemen Sekretaris TPM mencatat, menyusun, melaporkan kepada direktur LPK dan mengarsipkan laporan hasil

3

4

5

6

7

Jadwal rapat

Surat undangan rapat

Laporan hasil njauan manajemen

 

tinjauan manajemen.

selesai

2 SOP PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN

Tujuan

1.Menetapkan,memelihara dan membatasi system pengendalian semua dokumen maupun Rekaman yang berhubungan dengan SPMI LPK Horizon 2.Memastikan bahwa semua dokumen dokumen mutu terkait telah telah disampaikan adalah edisi terbaru dan menjadi acuan unit kerja. 3.Prosedur pengendalian perubahan dokumen ditetapkan untuk mencegah penggunaan peng gunaan dokumen yang tidak digunakan lagi. Ruang Lingkup Pengendalian Dokumen dan Rekaman harus diterapkan pada semua dokumen SPMI, meliputi dokumen induk yang bersifat normatif dan dokumen mutu, misalnya Standar Mutu, Manual Mutu (MM), Manual Prosedur (MP), Instruksi Kerja (IK), Dokumen Pendukung dan Borang yang berkaitan dengan mutu. Definisi

1.Pusat Penjaminan Mutu (PPM) adalah lembaga fungsional yang dibentuk oleh Rektor dan diberi tugas untuk membantu Rektor dalam mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di LPK Horizon Bali 2. Unit Penjaminan Mutu (UPM) adalah lembaga fungsional yang dibentuk oleh Direktur dan diberi tugas untuk membantu membantu Kaprodi dalam mengembangkan Sistem Sistem Penjaminan Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di tingkat Jurusan / ProgramStudi  Referensi Permenakertrans Permenakertr ans no 8 tahun 2014 tentang PBK Uraian prosedur

1.Pengendalian dokumen a. Dokumen Dokumen harus harus diterbit diterbitkan kan kembal kembalii setelah setelah sejumlah sejumlah perubahan perubahan dibuat dan perubahan perundangan terkait diperbarui. Perubahan pada dokumen jika diperlukan dapat dikaji ulang setelah satu satu tahun dari tanggal penerbitan, kecual kecualii jika kondisi memaksa karena perubahan perundangan. Peninjauan dan persetujuan perubahan dapat dilakukan oleh peninjau p eninjau (reviewer)/TPM sebelumnya. b. Ketua TPM dibantu dibantu Sekretaris Sekretaris TPM bertanggung bertanggung jawab atas pemberian pemberian identitas identitas sebagai berikut :Judul / Nama dokumen, Nomor, kode dokumen, Status perubahan (Revisi), Tanggal penerbitan.Identitas dan tanda tangan yang mengajukan, mengendalikan dan mengesahkan c. Dokumen Dokumen SPMI SPMI LPK Horizon Horizon Bali Bali yang baru atau dokumen dokumen yang yang direvi direvisi si diajuk diajukan an oleh TPM dan disahkan oleh direktur LPK dengan menandatangani menandatangani kolom tanda tangan yang disiapkan. d. Direktur Direktur dibantu dibantu TPM menerbitkan menerbitkan dan mengganda menggandakan kan dokumen. dokumen.

 

e. Ketua TPM dibantu dibantu Anggota Anggota TPM untuk mengembangka mengembangkan n SPMI atau staf TPM mendistribusikan dokumen dengan mengacu pada Borang Nama, Revisi dan Distribusi Dokumen f. Penerima dokumen  dokumen bertanggung jawab untuk mengganti dokumen lama dan memusnahkannya, atau jika dianggap perlu menyimpannya dengan memberi stempel KADALUWARSA terlebih dahulu. g. Setiap Setiap pemegang pemegang dokumen dokumen SPMI SPMI harus bertanggungj bertanggungjawab awab untuk menggunakan menggunakan dokumen edisi revisi terbaru tersebut apabila terjadi perubahan, sehingga dokumen tetap terkendali. h. Apabila Apabila dokumen dokumen tersebut tersebut adalah tidak tidak bisa diakses diakses semua semua pihak, pihak, maka dokumen dokumen diberi stempel Dokumen Terkendali Terkendali dan penerima dokumen harus sesuai dengan wewenangnya. Jika Dokumen Terkendali Terkendali difotocopy maka dokumen tersebut dianggap sebagai Dokumen Tidak Terkendali. Terkendali. Membuat salinan dokumen (fotocopy) dari dokumen terkendali tidak diijinkan. 2.Pengendalian Rekaman Prosedur pengendalian rekaman dilakukan sesuai dengan Bagan Alir Pengendalian Rekaman. a) Ketua TPM dibantu dibantu Anggota Anggota PPM dan Staf TPM menyimpan menyimpan daftar distribusi distribusi dokumen SPMI dan rekaman perubahan dokumen. b) harus Dalammemberi pengendalian pengendalian rekaman, rekam an, Ketua Ketu a TPM dibantu diban tu Anggota Anggota TPM dan kode Staf TPM identitas sebagai berikut :Judul / Namadokumen, Nomor dokumen, Status perubahan (Revisi), Tanggal Tanggal penerbitan. Identitas dan tanda tangan yang mengajukan, mengendalikan dan mengesahkan. c) Identifik Identifikasi asi revisi revisi rekaman rekaman dan Status Status Perubahan Perubahan diletak diletakkan kan di halaman halaman awal dokumen sebelum Daftar Isi dan atau borang tersendiri d) Ketua TPM dibantu dibantu Anggota Anggota TPM dan Staf TPM mengendalik mengendalikan an rekam rekaman an perubahan dokumen dengan cara sebagai berikut :Peta lokasi, File dokumen (sitemap) e) Ti Tiap ap enam bulan sekali sekali Ketua TPM dibantu dibantu Anggota Anggota TPM dan Staf TPM melakukan tinjauan rekaman / catatan kadaluwarsa pada Daftar Rekaman sesuai waktu retensinya selama 5 tahun. Apabila ditemukan rekaman kadaluwarsa lebih dari 5 tahun maka Anggota TPM dan Staf TPM melakukan pemusnahan dengan disaksikan oleh Ketua TPM sesuai dengan metode pemusnahan yang tepat (dibakar atau dibuang)

Pihak terkait: Direktur lpk Tim penjamin mutu Ketua TPM Penerima dokumen

 

DIAGRAM ALUR Pengendalian Dokumen Proses

Penerima dokumen

TPM

Direktur LPK

Ket. dokumen

mulai

Meninjau dan menyetujui perubahan dokumen Memberikan identitas dokumen sebelum diterbitkan, kemudian diserahkan kepada direktur LPK Horizon

Menyetujui dan mengesahkan dokumen Menerbitkan dan menggandakan Dokumen Mendistribusikan dan mengendalikan dokumen

Borang Nama, Revisi dan Distribusi Dokumen

Mengganti dokumen lama dengan dokumen yang baru Mengendalikan data

Daftar revisi dokumen

selesa i

 

Diagram alur Pengendalian rekaman

Proses

Anggota TPM

Ketua TPM

Ket. dokumen

mulai Menyimpan daftar distribusi Dan member identitas

Daftar distribusi

Melaksanakan kegiatan pengendalian rekaman Meminta Bidang SPMI dan Staf PPM untuk melakukan tinjauan Melakukan pemusnahan rekaman yang sudah melebihi Waktu retensi

Dokumen rekaman lama selesai

 

4.SOP Pelaksanaan Standar

Tujuan

Untuk melaksanakan standar, dan memenuhi standar Sistem Penjaminan Mutu Internal di lingkungan LPK Horizon Bali Ruang Lingkup

Luas Lingkup Manual meliputi : standar isi, hasil standar proses, standar kompetensi kelulusan, standar dosen, standar penilaian belajar, standar sarana dan prasarana, standar pengelolaan, standar pembiayaan, standar penelitian, standar pengabdian pada masyarakat dan dan standar pusat informasi manajemen data data serta computer  DEFINISI Melaksanakan standar: ukuran, spesifikasi,patokan, sebagaimana dinyatakan dalam pernyataan standar harus dipatuhi, dikerjakan, dipenuhi pencapaiannya Prosedur : uraian tentang urutan langkah untuk mencapai sesuatu yang ditulis sistematis, kronologis, logis dan koheren Instruksi kerja : rincian daftar tugas yang harus dilaksanakan penerima tugas Referensi Permenakertrans Permenakertr ans no 8 tahun 2014 tentang PBK Rencana strategi strategi LPK Horizon Bali Pihak terkait Direktur LPK Manajemen Staf administrasi Peserta Dokumen terkait - Dra ssttandar mu mutu - Do Doku kume men n SOP SOP dan dan lem lemba barr inst instruk ruksi si ker kerja ja Prosedur 1. Manaj Manajemen emen mel melakuk akukan an persiapan persiapan teknis teknis dan/ dan/ata atau u administr administrave ave ses sesuai uai deng dengan an isi standar standar 2. Direktur LPK mensosialisasikan mensosialisasikan isi standar kepada seluruh ins instruktur truktur,, peserta pelahan secara secara periodic dan konsisten konsisten 3. Staf admini administrasi strasi menyiapkan menyiapkan dokumen tertulis tertulis berupa p prosedur rosedur kerja kerja atau SOP, instruksi instruksi kerja, atau sejenisnya sesuai dengan isi standar 4. Seluruhnya baik direktur direktur,, manajemen, instruktur dan peserta melaksanakan melaksanakan kegiat kegiatan an penyelenggaraan penyelenggar aan pelahan dengan menggunakan standar sebagai tolak ukur pencapaian

 

Diagram alur Proses

Peserta

Staf

mana ma naje jeme men n

Dire Direkt ktur ur

admin

Ke Ket. t. dokumen

Mulai Manajemen melakukan persiapan teknis dan/atau administrave administr ave sesuai dengan isi standar Direktur LPK mensosialisasikan isi standar kepada seluruh instruktur, peserta pelahan secara periodic dan konsisten Staf administrasi menyiapkan dokumen tertulis berupa prosedur kerja atau SOP, instruksi kerja, atau sejenisnya sesuai dengan isi standar

Dra standar mutu

Prosedur kerja, instruksi kerja

Seluruhnya baik direktur, manajemen, instruktur dan peserta melaksanakan kegiatan kegiatan penyelenggaraan penyelengg araan pelahan dengan menggunakan standar sebagai tolak ukur pencapaian

5.SOP PENGEMBANGAN/PENINGKATAN STANDAR

Tujuan

Untuk secara berkelanjutan meningkatkan mutu setiap standar setiap berakhirnya siklus masing-masing standar Sistem Penjaminan Mutu Internal di lingkungan LPK Horizon Bali Ruang Lingkup

1.Pelaksanaan isi setiap standar dalam satu siklus setelah berakhir, akan ditingkatkan mutunya, siklus setiap standar yang ditetapkan oleh LPK Horizon Bali adalah 5 tahunan. 2.Luas Lingkup Manual meliputi : standar isi, standar proses, standar kompetensi kelulusan, standar dosen, standar penilaian hasil belajar, standar sarana dan prasarana, standar pengelolaan, standar pembiayaan, standar penelitian, standar pengabdian pada masyarakat dan standar pusat informasi manajemen data da ta serta komputer 

 

Denisi Pengembangan Pengembang an atau peningkatan standar adalah upaya upaya untuk mengevaluasi dan memperbaiki mutu dari isi standar secara periodic dan berkelanjutan Evaluasii standar yaitu ndakan menilai isi standar didasarkan pada: Evaluas -

Hasi Hasill pelaksa pelaksanaan naan isi standar standar pada waktu waktu sebelumn sebelumnya ya

-

Perkembang Perkembangan an situasi dan kondisi kondisi LLPK PK Horizon Horizon Bali, tuntutan kebutuhan industry d dan an masyaraka masyarakatt

-

Rele Relevans vansiny inya a dengan dengan visi visi dan misi LPK Horiz Horizon on Bali Bali

Siklus standar yaitu durasi atau masa berlakunya berlakunya suatu standar sesuai dengan aspek yang diatur didalamnya. Referensi Permenakertrans Permenakertr ans no 8 tahun 2014 tentang PBK

Pihak terkait Direktur LPK TPM Kaprodi Instruktur Prosedur 1. Direktur bersama TPM mempelajari hasil pengendalian standar 2. Direktur men menyelenggarak yelenggarakan an rapat/forum rapat/forum disk diskusi usi bersama TPM untuk mendiskusikan mendiskusikan hasil lapor laporan an tersebut dengan mengundang Kaprodi Kaprodi dan instruktur instruktur 3. Evaluas Evaluasii isi standar standar ole oleh h semua pihak pihak 4. Lakukan revisi revisi isi standar standar sehingga menjadi standar standar baru, mengiku mengiku langk langkah/prosedur ah/prosedur y yang ang berlaku dalam penetapan standar

 

Diagram alur Proses

Instruktur

Kaprodi

TPM

Direktur

Ket.Dokumen

mulai Direktur bersama TPM

Laporan hasil

mempelajari hasil

pengendalian

pengendalian standar

standar

Direktur menyelenggarakan menyelenggarakan

Berita acara,

rapat/forum rapat/f orum diskusi diskusi bersama

notulen

TPM untuk mendiskusikan mendiskusikan

rapat, daar

hasil laporan laporan tersebut dengan

hadir

mengundang Kaprodi dan instruktur Evaluasi isi standar oleh semua pihak Lakukan revisi isi standar

-Dra revisi

sehingga menjadi standar

standar

baru, mengiku -Standar baru

langkah/prosedur langkah/pro sedur yang berlaku dalam penetapan standar

selesai

 

6.SOP PENGENDALIAN STANDAR Tujuan

Untuk mengendalikan pelaksanaan standar sehingga isi standar Sistem Penjaminan Mutu Internal dapat tercapai/terpenuhi di lingkungan LPK Horizon Bali Ruang Lingkup

Luas Lingkup Manual meliputi : standar isi, hasil standar proses, standar kompetensi kelulusan, standar dosen, standar penilaian belajar, standar sarana dan prasarana, standar pengelolaan, standar pembiayaan, standar penelitian, standar pengabdian pada masyarakat dan standar pusat informasi informasi manajemen data serta komputer  Definisi Pemantauan atau monitoring yakni mengamati suatu proses atau suatu kegiatan dengan maksud untuk mengetahui apakah proses atau kegiatan berjalan sesuai dengan den gan apa yang diharuskan dalam isi standar  Pemeriksaan yakni mengecek atau mengaudit secara detail semua aspek dari penyelenggara pelatihan yang dilakukan secara berkala, untk mencocokkan apakah semua aspek penyelenggara pelatihan berjalan sesuai dengan isi standar  Evaluasi yakni tindakan menilai yang didasarkan pada hasil pelaksanaan, perkembangan dan relevansinya dengan visi dan misi lembaga Referensi Permenakertrans Permenakertr ans no 8 tahun 2014 tentang PBK

Pihak Terkait Prosedur 1. TPM melakuk melakukan an pemantauan secara periodic,harian, periodic,harian, mingguan, bulanan atau semest semesteran eran terhadap pelaksanaan isi standar dalam semua aspek k kegiatan egiatan penyelengg penyelenggara ara pelahan 2. TPM mencata mencatatt dan merekam semua temuan berupa berupa penyimpang penyimpangan,kelalaian, an,kelalaian, kesalahan, kesalahan, atau sejenisnya dari penyelenggaraan penyelenggaraan pelahan yang dak sesuai dengan isi standar 3. TPM juga men mencatat catat dan merekam merekam bila ditemukan ditemukan kedaklengkapan kedaklengkapan dokumen dokumen seper prosedur kerja, formulir formulir dan buk sik seap standar standar yang dilakukan dilakukan 4. Memeriksa dan mempelajari penyebab penyebab terjadinya terjadinya penyimpangan penyimpangan dari isi sstandar tandar atau bi bila la isi standar gagal dicapai, dan ambil ndakan korekf dari seap pelanggaran/penyimpan pelanggaran/penyimpangan gan 5. Catat dan rek rekam am seap ndakan k korekf orekf yang diambil dan pantau terusterus- menerus efek dari ndakan korekf yang diambil tersebut

 

6. Buat laporan ttertulis ertulis secara periodic tentang tentang segala hal y yang ang menyangkut menyangkut pengendalian standar standar 7. Laporkan Laporkan hasiln hasilnya ya kepa kepada da direktur direktur LPK