SOP Pengendalian Dokumen Dan Rekaman

MANUAL PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN No.MP-03-PJM Revisi : 03 Page 1 of 3 1. Tujuan : a.

Menetapkan dan memelihara sistem pengendalian semua dokumen maupun rekaman yang berhubungan dengan sistem mutu perguruan tinggi.

b.

Memastikan bahwa semua dokumen mutu terkait telah dikaji dan disetujui.

2. Definisi : a.

Manual Mutu (MM) adalah Pedoman mendokumentasikan sistem mutu Putera Batam untuk menunjukkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan produk secara konsisten sesuai dengan persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku

b.

Dokumen Mutu adalah dokumen dalam bentuk hardcopy maupun softcopy yang digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan Sistem Penjaminan Mutu Internal.

c.

Instruksi Kerja (IK) adalah urut-urutan instruksi yang dilakukan untuk suatu pekerjaan tertentu untuk menjamin pekerjaan berjalan berjalan sesuai standar

3. Referensi : a. Manual Mutu Akademik b. Standar Mutu c. Dokumen Mutu lainya. 4. Penanggung Jawab a.

Pusat Jaminan Mutu

b.

Kepala Biro Umum dan Akademik

5. Prosedur : a. Dokumen yang baru atau dokumen yang direvisi harus disahkan oleh pimpinan. Setelah diterapkan ketua bidang, dikaji ulang oleh Pusat Jaminan Mutu dengan menanda-tangani kolom tanda-tangan yang disiapkan. b. Pusat Jaminan Mutu menerbitkan dan menggandakan dokumen. c. Pendistribusian dokumen dilakukan masing-masing ketua bidang dengan mengacu pada Daftar Distribusi Dokumen dan Daftar Perubahan Dokumen. d. Penerima dokumen bertanggung jawab untuk mengganti dokumen lama dan memusnahkannya, atau jika dianggap perlu menyimpannya dengan memberi stempel KADALUWARSA terlebih dahulu. Setiap pemegang MM dan MP harus bertanggung jawab untuk memperbarui dokumen tersebut apabila terjadi perubahan. e. Instruksi Kerja disiapkan oleh staf yang relevan, ditinjau untuk disetujui oleh Ketua bidang. Jika dalam penerapannya mengkaitkan bidang lain, dokumen tersebut harus dikaji lagi, bila perlu dengan bagian pengguna dokumen, untuk mencapai kesepakatan. Apabila pembuatan dokumen telah selesai, pengesahan dokumen dengan stempel DOKUMEN TERKENDALI. Semua dokumen dapat diunggah dalam laman web jaminan mutu.

MANUAL PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN No.MP-03-PJM Revisi : 03 Page 2 of 3 f. Perubahan pada dokumen dan/atau data jika diperlukan dapat dilakukan dan harus dikaji ulang setelah satu tahun dari tanggal penerbitan. Peninjauan dan persetujuan perubahan harus dilakukan oleh peninjau (reviewer) sebelumnya. g. Masing-masing Ketua bidang harus memberi identitas sebagai berikut: 1) Judul/Nama 2) Nomor 3) Tanggal penerbitan 4) Persetujuan yang berwenang 5) Status perubahan (Revisi) h. Identifikasi revisi dokumen dibedakan dengan nomor revisi dan tanda DOKUMEN KADALUARSA. i. Masing-masing Ketua bidang harus mengendalikan data dengan cara sebagai berikut: 1) Peta lokasi file dokumen (site map) 2) Peta lokasi file dokumen yang ada pada masing-masing bidang. j. Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk identifikasi revisi dokumen terbaru guna mencegah penggunaan dokumen yang tidak digunakan lagi. k. Dokumen harus diterbitkan kembali setelah sejumlah perubahan dibuat dan data terkait diperbarui. l. Semua Dokumen Terkendali harus disahkan dengan penggunaan stempel tinta merah atau dicetak dengan tinta berwarna. Jika Dokumen Terkendali di fotokopi maka dokumen tersebut dianggap sebagai Dokumen Tidak Terkendali. Membuat salinan dokumen dari dokumen terkendali tidak diijinkan. m. Prosedur pengendalian rekaman dilakukan oleh Ketua bidang dengan menyimpan daftar distribusi dokumen yang ada di bagiannya dan secara periodik akan ditinjau Pusat Jaminan Mutu. n. Dalam pengendalian rekaman, Ketua bidang harus memberi identitas sebagai berikut: 1) Judul/Nama 2) Nomor 3) Tanggal penerbitan 4) Persetujuan yang berwenang 5) Status perubahan (Revisi) o. Identifikasi revisi rekaman tidak dibedakan dengan warna sampul, tetapi menggunakan perubahan nomor revisi dan tanda DOKUMEN KADALUARSA. p. Masing-masing Wakil ketua bidang harus mengendalikan rekaman dengan cara sebagai berikut: 1) Peta lokasi file (site map) Rekaman atau Borang 2) Peta lokasi file Rekaman atau Borang yang ada pada masing-masing bidang q. Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk identifikasi revisi Rekaman atau Borang terbaru guna mencegah penggunaan Rekaman atau Borang yang tidak digunakan lagi.

MANUAL PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN No.MP-03-PJM Revisi : 03 Page 3 of 3 r. Tiap enam bulan sekali Tenaga Kependidikan melakukan tinjauan rekaman/catatan kadaluarsa pada Daftar Rekaman/ Catatan Mutu sesuai waktu retensinya. Apabila ditemukan rekaman/ catatan kadaluarsa Tenaga Kependidikan melakukan pemusnahan dengan Pusat Jaminan Mutu.