SOP Penanganan Surat Keluar

PENANGANAN SURAT KELUAR No. Dokumen : 07.2/SOP.ADMIN/I/PKM.M 07.2/SOP.ADMIN/I/PKM.MU/I/2017 U/I/2017 SOP

PUSKESMAS MINASA UPA

No. Revisi

:

Tanggal Terbit Halaman

: 03/01/2017 : 1/2  Asniwaty  Asniwaty Idris NIP. 19601020 199003 2 010

1. Pengertian

Pembuatan surat keluar yaitu proses pembuatan surat keluar sampai proses pengiriman ke alamat yang dituju

2. Tujuan

Menjamin proses pembuatan surat keluar dapat berjalan sesuai dengan ketentuan yang berlaku

3. Kebijakan

SK Kepala puskesmas No. 01/SK.ADMIN/I/PKM.MU/I 01/SK.ADMIN/I/PKM.MU/I/2017 /2017 tentang Jenis-jenis Pelayanan di Puskesmas

4. Referensi 5. Prosedur/ Langkahlangkah

 Alat dan bahan : 1. Komputer 2. ATK 3. Kertas 4. Buku Agenda surat keluar masuk 5. Buku Ekspedisi 6. Stempel Langkah-langkah : 1. Mengkonsep surat di komputer sesuai dengan yang diperintahkan oleh Kepala Puskesmas paling lambat 1 (satu) hari setelah diterimanya perintah 2. Menyerahkan konsep surat yang sudah jadi kepada Kepala Puskesmas untuk dikoreksi dan di tanda tangani 3. Mencatat/diagendakan Mencatat/diagend akan di Buku Agenda Surat Masuk keluar. 4. Membubuhkan stempel 5. Mengarsipkan salinan/ tembusan surat keluar pada map surat keluar 6. Menyiapkan amplop dan alamat yang dituju pada hari itu juga setelah surat keluar diagendakan 7. Mencatat surat yang akan didistribusikan di Buku Ekspedisi yang terdiri dari perihal, tanggal diterima dan tandatangan si penerima surat. Setelah selesai surat siap dikirim ke alamat yang dituju 8. Pengantar surat meminta tandatangan kepada si penerima surat sebagai bukti bahwa surat tersebut telah sampai kealamat yang dituju dalam keadaan rapi 9. Melapor kepada Kasubag Tata Usaha bahwa surat keluar tersebut telah sampai pada alamat yang dituju dengan menunjukkan bukti penerimaan pada Buku Ekspedisi

6. Bagan alir

Konsep surat keluar

Koreksi surat keluar oleh Kapus

Perbaikan surat keluar Meminta tanda tangan Kapus

mengarsipkan

Pengiriman surat 7. Hal-hal yang perlu diperhatika n 8. Unit terkait 9. Dokumen terkait 10. Rekaman historis perubahan

1. Buku Agenda Surat Masuk Keluar 2. Buku Ekspedisi N o

Yang diubah

Isi Perubahan

Tanggal dimulai berlakukan

Halaman 2/2