Sop Pembuatan Proposal Dan Lpj

HIMPUNAN MAHASISWA TEKNIK PERTANIAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA  STANDARD  STANDARD OPERATIN OPERATING G PROCEDURE  PROCEDURE  PEMBUATAN PROPOSAL DAN LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN

KODE : SOP-HIMATETA-3 TANGGAL BERLAKU 18 DESEMBER 2011 TANGGAL REVISI

I. PROPOSAL

1. Cover

Berisi judul kegiatan yang akan dilaksanakan, lambang/ logo kegiatan (jika ada) atau logo fakultas, nama instansi penyelenggara mulai dari terkecil con toh : PROPOSAL (font 16) AGRICULTURAL ENGINEERING EVENT (AEE) (font 20)

LOGO

HIMPUNAN MAHASISWA KETEKNIKAN PERTANIAN (font 16) JURUSAN KETEKNIKAN PERTANIAN FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2012

2. Lembar Pengesahan LEMBAR PENGESAHAN

Kegiatan

: Agricultural Engineering Event 2012

Tema

: “Melalui Agricultural Engineering Event Kita Tingkatkan Dedikasi   Keilmuan Keteknikan Pertanian Menuju Indonesia Yang Lebih Baik” 

Pelaksana

: Himpunan Mahasiswa Teknik Pertanian Universitas Brawijaya Malang

Waktu

: 14 – 23 Mei 2010

Tempat

: Gedung PPI Universitas Brawijaya, Fakultas Teknologi Pertanian Dan Desa Torongrejo Kec. Junrejo Kota Batu

Peserta

: Mahasiswa, Praktisi dan Masyarakat Umum

Malang, 30 April 2012

Himpunan Mahasiswa Teknik Pertanian Universitas Brawijaya Ketua Umum

Panitia Pelaksana Agricultural Engineering Event 2012 Ketua Pelaksana

Ulwan Zuhdi  NIM. 0911020079

Ifa Fajarika  NIM. 0911020051

Mengetahui, Dekan Fakultas Teknologi Pertanian Pembantu Dekan III

Jurusan Teknik Pertanian Ketua Jurusan

Dr. Ir.Elok Zubaidah MP.  NIP. 19590821 199303 2 001

Dr. Ir. Ruslan Wirosoe darmo,MS .  NIP. 195301121980031003

Proposal untuk kom diberi lembar pengesahan kom di lembar tersendiri LEMBAR PERSETUJUAN

Kegiatan

: Agricultural Engineering Event 2012

Tema

: “Melalui Agricultural Engineering Event Kita Tingkatkan Dedikasi   Keilmuan Keteknikan Pertanian Menuju Indonesia Yang Lebih Baik” 

Pelaksana

: Himpunan Mahasiswa Teknik Pertanian Universitas Brawijaya Malang

Waktu

: 14 – 23 Mei 2010

Tempat

: Gedung PPI Universitas Brawijaya, Fakultas Teknologi Pertanian Dan Desa Torongrejo Kec. Junrejo Kota Batu

Peserta

: Mahasiswa, Praktisi dan Masyarakat Umum

Menyetujui,

Kerukunan Orang Tua Mahasiswa Fakultas Teknologi Pertanian

Drs. Nur Wachid Ketua

Proposal untuk rektorat diberi lembar pengesahan PR III di lembar tersendiri LEMBAR PERSETUJUAN

Kegiatan

: Agricultural Engineering Event 2012

Tema

: “Melalui Agricultural Engineering Event Kita Tingkatkan Dedikasi   Keilmuan Keteknikan Pertanian Menuju Indonesia Yang Lebih Baik” 

Pelaksana

: Himpunan Mahasiswa Teknik Pertanian Universitas Brawijaya Malang

Waktu

: 14 – 23 Mei 2010

Tempat

: Gedung PPI Universitas Brawijaya, Fakultas Teknologi Pertanian Dan Desa Torongrejo Kec. Junrejo Kota Batu

Peserta

: Mahasiswa, Praktisi dan Masyarakat Umum

Menyetujui, Pembantu Rektor III Bidang Kemahasiswaan Universitas Brawijaya

Ir. H. RB. Ainurrasjid, MS NIP. 1959821 199303 2 001

3. Isi Proposal

I.

Pendahuluan Berisi latar belakang diadakannya suatu kegiatan.

II.

Landasan Kegiatan Dasar- dasar penyelenggaraan kegiatan ini sebagai berikut: •

Tri Darma Perguruan Tinggi

•

AD/ ART HIMATETA

•

Program kerja bidang PSDM HIMATETA

III.

Nama Kegiatan

IV.

Tema Kegiatan

V.

Tujuan Kegiatan

VI.

Bentuk Kegiatan

VII.

Waktu dan Tempat Pelaksanaan

VIII.

Pelaksanaan Kegiatan

IX. X. XI. XII. XIII.

Peserta Kegiatan Susunan Panitia (berupa surat tugas) Susunan Acara (lampiran 2) Rencana Anggaran Dana (lampiran 3) Penutup

4. Lampiran-lampiran 4.1 Lampiran Susunan Panitia dalam bentuk surat tugas SURAT TUGAS No. 106/B/HMJ TEP/IV/2012

Sehubungan dengan pelaksanaan Program Kerja Himpunan Mahasiswa Keteknikan Pertanian (HIMATETA) Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya Periode 2011/2012 ,bersama ini Ketua Himpunan Mahasiswa Keteknikan Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya menugaskan kepada :  Nama Unit Tugas

: Terlampir  :Himpunan

Mahasiswa

Keteknikan

Pertanian

Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya Tugas

:Agricultural Engineering Event 2012

Pelaksanaan

:02 Juni -7 Juni 2012

Fakultas

Tempat

:Gedung D Fakultas Teknologi Pertanian, Gedung Samantha Krida Brawijaya

Demikian surat tugas ini dibuat untuk selanjutnya dilaksanakan dengan sebaik-baiknya dan penuh tanggung jawab serta selesai menjalankan tugas segera memberi laporan.

Malang, 24 April 2012 Ketua HIMATETA,

Ulwan Zuhdi NIM 0911020079

Lampiran Surat Tugas  No

: 106/B/HMJ TEP/IV/2012

Tanggal

: 24 April 2012

Nama Panitia Agricultural Engineering Event (AEE) 2012:

Ketua Pelaksana

:

Sekretaris I

:

Bendahara

:

Seksi- seksi

:

4.2 Lampiran 2

Rencana Anggaran Dana

Berisi rencana pemasukan dan pengeluaran. Total Pemasukan harus sama dengan Total Pengeluaran. 4.3 Lampiran 3

Susunan Acara

Keterangan : •

Penulisan dengan huruf Times New Roman 12

•

Spasi 1,5

•

Margin atas 3, kiri 4, kanan 3, bawah 3

ALUR PENGAJUAN PROPOSAL

1. Pembuatan proposal kegiatan 2.

Diperiksa Oleh Bagian Kemahasiswaan, Jika sudah di ACC kemudian meminta tanda tangan kepada pihak – pihak yang ada di dalam lembar pengesahan

3. Setelah disetujui PD III, menyerahkan memo dari PD III ke bidang kemahasiswaan 4.

Mengambil dana sebesar 75% dari dana total yang telah di ACC PD III, 25 % sisa dana diambil setelah LPJ kegiatan •

Tambahan: Cover Proposal KOM adalah warna BIRU dan Untuk DPP

adalah Warna Putih Bening

II. LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

•

Susunan Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) kegiatan sama dengan proposal kegiatan, hanya diberi tambahan evaluasi pelaksanaan kegiatan, perubahan pengeluaran dana dan lampiran dokumentasi pelaksanaan kegiatan

•

Pengambilan sisa dana 25% dengan menyerahkan kwitansi kosong sebanyak 6 lembar beserta stempel toko, kwitansi paling depan diberi materai ( materai Rp 3000,- untuk pembelian/penggunaan di bawah Rp 1.000.000,- dan materai Rp 6000,- untuk penggunaan di atas Rp. 1.000.000,-)

•

Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) dilampiri dengan absensi asli dari peserta maupun  panitia dan foto copy nota bon pembelanjaan diletakkan sebelum dokumentasi kegiatan

•

Cover untuk LPJ : Kuning untuk KOM Hijau untuk DPP

•

Lembar Dokumentasi diletakkan paling akhir dari kegiatan

•

Absensi di fotokopi sebanyak 2 kali dan absensi asli 1 kali tidak dijilid atau diletakkan di luar proposal untuk masing masing masing masing LPJ (KOM dan DPP)

•

Pertanggung Jawaban (LPJ) harus diselesaikan maksimal 1 minggu setelah kegiatan selesai

•

Panitia harus menyerahkan hasil Laporan Pertanggung Jawaban kegiatan (LPJ) baik  dalam bentuk hard maupun soft copy ke Himpunan.

•

Total Pemasukan dan Total Pengeluaran harus sama.

•

Jumlah Anggaran Dana yang Dilaporkan HARUS SAMA dengan Jumlah Dana Diproposal.

•

Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) kepada himpunan berupa soft copy antara lain o

Proposal

o

Surat masuk dan keluar 

o

LPJ

o

Seluruh Dokumentasi

Dimasukkan ke dalam komputer himpunan di bagian folder masing – masing bidang.atau menyerahkan soft copy ke Sekretaris Umum untuk arsip.

FORMAT LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

I.

Pendahuluan Berisi latar belakang diadakannya suatu kegiatan.

II.

Landasan Kegiatan Dasar- dasar penyelenggaraan kegiatan ini sebagai berikut: •

Tri Darma Perguruan Tinggi

•

AD/ ART HIMATETA

•

Program kerja bidang PSDM HIMATETA

III.

Nama Kegiatan

IV.

Tema Kegiatan

V.

Tujuan Kegiatan

VI.

Bentuk Kegiatan

VII. VIII. IX. X.

Waktu dan Tempat Pelaksanaan Pelaksanaan Kegiatan Peserta Kegiatan Hasil dan Evaluasi Kegiatan

XI. XII.

Susunan Panitia (berupa surat tugas) Susunan Acara (lampiran 2)

XIII.

Rencana Anggaran Dana (lampiran 3)

XIV.

Penutup

Lampiran-lampiran 1. Lampiran Susunan Panitia SURAT TUGAS No. 106/B/HMJ TEP/IV/2012

Sehubungan dengan pelaksanaan Program Kerja Himpunan Mahasiswa Keteknikan Pertanian (HIMATETA) Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya Periode 2011/2012 ,bersama ini Ketua Himpunan Mahasiswa Keteknikan Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya menugaskan kepada :  Nama

: Terlampir 

Unit Tugas

:Himpunan

Mahasiswa

Keteknikan

Pertanian

Fakultas

Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya Tugas

:Agricultural Engineering Event 2012

Pelaksanaan

:02 Juni -7 Juni 2012

Tempat

:Gedung D Fakultas Teknologi Pertanian, Gedung Samantha Krida Brawijaya

Demikian surat tugas ini dibuat untuk selanjutnya dilaksanakan dengan sebaik-baiknya dan  penuh tanggung jawab serta selesai menjalankan tugas segera memberi laporan.

Malang, 24 April 2012

Ketua HIMATETA,

Ulwan Zuhdi NIM 0911020079

Lampiran Surat Tugas  No

: 106/B/HMJ TEP/IV/2012

Tanggal

: 24 April 2012

Nama Panitia Agricultural Engineering Event (AEE) 2012:

Ketua Pelaksana

:

Sekretaris I

:

Bendahara

:

Seksi- seksi

:

2.

Lampiran 2

Rencana Anggaran Dana Berisi rencana pemasukan dan pengeluaran. Total Pemasukan harus sama dengan Total Pengeluaran. ANGGARAN DANA (Format point PEMASUKAN untuk pengajuan dana DPP) A. PEMASUKAN 1. Fakultas = Rp. 2. Kas LKM = Rp._________  

3. Kontribusi peserta 4. TIDAK BOLEH SPONSOR  Jumlah

= Rp

(Format point PEMASUKAN untuk pengajuan dana KOM) A. PEMASUKAN = Rp. 1. Fakultas/DPP = Rp. 2. KOM = Rp. 3. Sponsor = Rp._________   4. Dana Mandiri /Kas Jumlah = Rp B. PENGELUARAN 1. Sie Acara : 1. Honorarium pemateri (bila ada) (satuan) 2. ……………dst Sub Jumlah

= Rp = Rp

3. Lampiran 3

Susunan Acara DISETUJUI OLEH:

KETUA UMUM

SEKERTARIS HIMPUNAN

BENDAHARA UMUM

ULWAN ZUHDI

IFA FAJARIKA

TRI NURHAYATI

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN

KETENTUAN PENGAJUAN ANGGARAN LEMBAGA KEMAHASISWAAN

1. Semua proposal kegiatan yang diajukan HARUS SESUAI dengan PROGRAM KERJA LKM yang telah ditetapkan dalam Rancangan Kegiatan Kelembagaan (RKK) 2. Yang berhak mengajukan Proposal kegiatan /anggaran dana /pencairan dana dan pelaporan kegiatan adalah : a. Ketua Lembaga

b. Sekretaris Lembaga c. Bendahara Lembaga (Apabila bukan pengurus LKM yang tersebut diatas, tidak akan dilayani). 3. Pengajuan proposal kegiatan (anggaran kegiatan), 2 minggu sebelum pelaksanaan kegiatan dimulai dan Pelaporan kegiatan 1 minggu setelah kegiatan selesai, dengan ketentuan sebagai berikut : a). Format penyusunan proposal/laporan diketik dalam kertas HVS ukuran A4 b). Proposal dan Laporan dibuat rangkap 3 (tiga) dengan rincian : * 1 bendel pengajuan DPP/Fak * 1 bendel pengajuan dana KOM * 1 bendel arsip LKM c). Proposal/Laporan disusun rapi (tanpa dijilid) dan diajukan terlebih dahulu kepada Kasubbag Kemahasiswaan untuk dilakukan

koreksi,

revisi

atau

perbaikan

(apabila

ada

kesalahan). Selanjutnya Proposal / Laporan yang tidak ada kesalahan langsung diparaf oleh Kasubbag Kemahasiswaan, sebelum ditandangani oleh

Pembantu Dekan

III

dan

Ketua

KOM

(pengajuan anggaran kegiatan) d). Berkas Laporan kegiatan yang diajukan HARUS disertai dengan bukti : - Absensi ASLI minimal rangkat 3 - Nota belanja ASLI

- Kwitansi bermeterai 3000 (Maks 975 rb) atau 6000 (> 1 juta dan pakai NPWP) 4. Penyampaian Laporan Pertangungjawaban (LPJ) pengguna dana kegiatan apabila melebihi waktu yang telah ditentukan, maka pengajuan anggaran dana kegiatan berikutnya TIDAK akan dilayani 5. Program Kerja Kelembagaan yang telah SELESAI diselenggarakan dan BELUM mengajukan proposal kegiatan, maka anggaran dana kegiatan

tersebut

TIDAK

AKAN

DICAIRKAN

meskipun

telah

ditetapkan dalam rancangan Kegiatan Kelembagaan (RKK) 6. Tidak diperkenankan melakukan perubahan Rancangan Kegiatan dan Anggaran dana yang telah ditetapkan tanpa persetujuan dari Pembantu DEkan III 7. LAYANAN KONSULTASI PROPOSAL, maupun LAPORAN dilakukan pada jam kerja di bagian kemahasiswaan FTP-UB (Kasubbag. Kemahasiswaan atau staff yang ditunjuk)