Konsil LSM Indonesia
STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE (SOP) KESEKRETARIATAN
Sekretariat : Jln. Kerinci XII No.11, Kebayoran Baru, Jakarta Selatan, Tlp/Fax: 6221‐7257322 Email:
[email protected] Website: http://www.konsillsm.or.id
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (SOP) KESEKRETARIATAN KONSIL LSM INDONESIA DAFTAR ISI
I. PENDAHULUAN 1.1. Pengantar 1.2. Tujuan Administrasi Kesekretariatan Konsil LSM Indonesia II. STRUKTUR ORGANISASI KONSIL LSM INDONESIA 2.1 Struktur Organisasi Konsil LSM Indonesia 2.2 Peran, Tugas Pokok, Uraian Tugas dan Kualifikasi Manajer Kantor 2.2.1 Peran Manajer Kantor 2.2.2 Tugas Pokok Manajer Kantor 2.2.3 Uraian Tugas Manajer Kantor 2.2.4 Kualifikasi Manajer Kantor 2.3 Peran, Tugas Pokok, Uraian Tugas dan Kualifikasi Manajer Keuangan 2.3.1 Peran Manajer Keuangan 2.3.2 Tugas Pokok Manajer Keuangan 2.3.3 Uraian Tugas Manajer Keuangan 2.3.4 Kualifikasi Manajer Keuangan 2.4 Uraian Tugas Staf Keuangan, Kasir Kas Kecil dan Staf Pembukuan (Accounting) 2.4.1 Uraian Tugas Staf Keuangan 2.4.2 Uraian Tugas Kasir Kas Kecil 2.4.3 Uraian Tugas Staf Pembukuan (Accounting) 2.5 Peran, Tugas Pokok, Uraian Tugas dan Kualifikasi Manajer Program Advokasi 2.5.1 Peran Manajer Program Advokasi 2.5.2 Tugas Pokok Manajer Program Advokasi 2.5.3 Uraian Tugas Manajer Program Advokasi 2.5.4 Kualifikasi Manajer Program Advokasi 2.6 Peran, Tugas Pokok, Uraian Tugas dan Kualifikasi Manajer Program Publikasi dan Informasi 2.6.1 Peran Manajer Program Publikasi dan Informasi 2.6.2 Tugas Pokok Manajer Program Publikasi dan Informasi 2.6.3 Uraian Tugas Manajer Program Publikasi dan Informasi 2.6.4 Kualifikasi Manajer Program Publikasi dan Informasi III. PERENCANAAN, PENGANGGARAN, EVALUASI DAN PELAPORAN 3.1 Perencanaan 3.1.1 Rencana Strategis 3.1.2 Rencana Tahunan 3.1.3 Rencana Bulanan 3.2 Penganggaran 3.3 Evaluasi 3.4 Pelaporan
2
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (SOP) KESEKRETARIATAN KONSIL LSM INDONESIA IV. PERATURAN STAF KONSIL LSM INDONESIA 4.1 Tujuan, Prinsip dan Ruang Lingkup 4.1.1 Tujuan 4.1.2 Prinsip 4.1.3 Ruang Lingkup 4.2 Rekrutmen Staf Konsil LSM Indonesia 4.2.1 Umum 4.2.2 Proses Rekrutmen 4.2.3 Proses Seleksi 4.3 Status Staf Konsil LSM Indonesia 4.3.1 Calon Staf Tetap 4.3.2 Staf Program 4.3.3 Staf Tetap 4.3.4 Konsultan/Tenaga Ahli 4.3.5 Relawan/Voluntir 4.4 Pengangkatan dan Penempatan Staf Konsil LSM Indonesia 4.4.1 Pengangkatan Staf Konsil LSM Indonesia 4.4.2 Penempatan, Mutasi dan Promosi Staf 4.5 Gaji dan Tunjangan Staf 4.5.1 Struktur Gaji 4.5.2 Kenaikan Berkala 4.5.3 Tunjangan Transportasi dan Uang Makan 4.5.4 Tunjangan Hari Raya 4.5.5 Tunjangan Kesehatan 4.5.6 Tunjangan Program 4.5.7 Pemotongan Gaji 4.5.8 Gaji Selama Sakit Berkepanjangan dan Akibat Kecelakaan Kerja 4.6 Hari Libur, Cuti dan Izin 4.6.1 Libur Nasional 4.6.2 Cuti Tahunan 4.6.3 Cuti Melahirkan dan Keguguran 4.6.4 Cuti Haid 4.6.5 Cuti Khusus dan Izin 4.6.5.1 Cuti Khusus 4.6.5.2 Izin 4.6.5.3 Sakit 4.6.5.4 Cuti di Luar Tanggungan 4.7 Tata Tertib Kantor 4.7.1 Hari dan Jam Kerja Kantor 4.7.2 Hak Staf 4.7.3 Kewajiban Staf 4.7.4 Kewajiban Lembaga 4.7.5 Kehadiran/Presensi 4.7.6 Pengelolaan Informasi, Tempat dan Peralatan Kerja 4.8 Bentuk Sanksi
3
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (SOP) KESEKRETARIATAN KONSIL LSM INDONESIA 4.9 Pemutusan Hubungan Kerja 4.9.1 Umum 4.9.2 Prosedur 4.9.3 Uang Pesangon dan Uang Penghargaan Masa Kerja V. PEDOMAN STANDAR ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN KONSIL 5.1 Surat Menyurat 5.1.1 Jenis‐jenis Surat 5.1.2 Tata Cara Penyusunan Surat 5.1.2.1 Sistematika dan Isi Surat Keluar Berdasarkan Jenisnya 5.1.2.2 Tata Cara Penomoran Surat‐surat 5.1.3 Pengiriman dan Pengarsipan Surat‐surat 5.1.4 Pengelolaan dan Pengarsipan Surat‐surat Masuk 5.2 Pengarsipan Dokumen 5.3 Notulensi Rapat 5.4 Pengumuman dan Agenda Sekretariat 5.5 Kompilasi Kehadiran Staf 5.6 Data Base 5.7 Inventaris 5.8 Pengelolaan Perpustakaan 5.9 Penugasan dan Pelaporannya 5.10 Mekanisme Komplain dan Penanganannya 5.11 Mekanisme Pengambilan Keputusan VI. PENUTUP
4
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (SOP) KESEKRETARIATAN KONSIL LSM INDONESIA BAB I PENDAHULUAN 1. Pengantar SOP (Standard Operating Procedure) Kesekretariatan Konsil LSM Indonesia adalah suatu pedoman tertulis yang berisi tata cara atau tahapan yang harus dilalui dan dipenuhi dalam suatu proses kerja di bagian kesekretariatan Konsil LSM Indonesia. SOP Kesekretariatan ini dirancang sedemikian rupa guna mendukung terwujudnya visi, misi, tujuan, dan nilai‐nilai Konsil LSM Indonesia, yaitu kebebasan, demokrasi, integritas, kejujuran, keadilan, kesetaraan, keterbukaan, responsif, partisipatif dan bertanggung jawab, yang merupakan elemen penting dari pelaksanaan akuntabilitas. SOP Kesekretariatan ini juga dirancang sedemikian rupa sesuai dengan karakteristik Konsil LSM Indonesia sebagai organisasi payung, dengan isu pokok pada upaya mendorong praktik akuntabilitas di kalangan organisasi masyarakat sipil (OMS), khususnya LSM Indonesia. SOP Kesekretariatan ini antara lain mencakup tugas pokok dan job description masing‐ masing staf, standar kualifikasi staf, prosedur standar manajemen kantor, peraturan staf dan prosedur standar keuangan, dengan tujuan untuk membantu pimpinan organisasi di dalam mengalokasikan sumber daya organisasi secara tepat, efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi. SOP Kesekretariatan ini akan berjalan dengan baik, jika pihak‐pihak yang terlibat di dalam seluruh sistem ini akan mendukung serta melaksanakan prosedur yang telah disepakati bersama. Tanpa dukungan semua pihak, sistem ini tidak akan berfungsi maksimal di dalam mendukung terwujudnya tujuan‐tujuan Konsil LSM Indonesia. 2. Tujuan Administrasi Kesekretariatan Konsil LSM Indonesia Tujuan administrasi kesekretariatan Konsil LSM Indonesia antara lain: (a) memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik internal maupun eksternal; (b) mengelola dan memelihara dokumentasi organisasi yang berguna bagi kelancaran pelaksanaan fungsi‐fungsi manajemen; (c) mengelola dan memelihara aset organisasi; (d) mengatur tata cara pengelolaan administrasi keuangan, asset dan informasi.
5
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (SOP) KESEKRETARIATAN KONSIL LSM INDONESIA BAB II ORGANISASI KONSIL LSM INDONESIA 2.1 Struktur Organisasi Konsil LSM Indonesia Pada dasarnya struktur organisasi menggambarkan elemen‐elemen yang terdapat dalam organisasi dan menarik hubungan antar elemen tersebut. Struktur organisasi yang baik tentu harus mendukung pencapaian tujuan dan juga harus menggambarkan adanya pemisahan tugas dan fungsi antara bagian pelaksana dan bagian pengawasan. Struktur organisasi Konsil LSM Indonesia digambarkan sebagai berikut:
2.2 Peran, Tugas Pokok, Uraian Tugas dan Kualifikasi Manajer Kantor 2.2.1 Peran Manajer Kantor (1) Peran strategis, yaitu peran untuk memberikan pengaruh positif pada status dan performa organisasi Konsil LSM Indonesia, melalui kelancaran arus informasi baik ke dalam maupun ke luar organisasi. (2) Peran teknis, yaitu peran untuk meningkatkan kinerja pimpinan melalui penyaluran informasi secara jelas dan akurat, dan memfasilitasi pimpinan untuk menjalankan fungsinya dengan baik. (3) Peran pendukung, yaitu peran untuk memberikan manfaat positif kepada anggota organisasi lainnya melalui pendistribusian informasi.
6
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (SOP) KESEKRETARIATAN KONSIL LSM INDONESIA 2.2.2 Tugas Pokok Manajer Kantor (1) Menyelenggarakan kegiatan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan pekerjaan surat‐menyurat, yang meliputi pembuatan surat, penerimaan, pengolahan, pendistribusian dan penyimpanan. (2) Menyelenggarakan tata hubungan, baik internal maupun eksternal (humas). (3) Memastikan kepatuhan terhadap persyaratan hukum dan tata kelola lembaga. (4) Menyelenggarakan tugas bantuan lain untuk menunjang pelaksanaan tugas pokok. 2.2.3 Uraian Tugas Manajer Kantor (1) Melakukan korespondensi ke pihak internal maupun eksternal dengan persetujuan Direktur Eksekutif. (2) Mengatur jadwal kegiatan Direktur Eksekutif, Komite Pengarah, dan Dewan Etik yang berhubungan dengan kegiatan Konsil LSM Indonesia. (3) Menyusun, memelihara, mengembangkan dan menjaga sistem pendokumentasian organisasi. (4) Menyelenggarakan kepanitiaan rapat. (5) Merekam dan/atau mencatat serta membuat notulen mengenai hasil rapat‐rapat yang diselenggarakan oleh Komite Pengarah, Dewan Etik, maupun Rapat Staf yang diselenggarakan oleh Direktur Eksekutif. (6) Bertanggungjawab atas hasil notulen kegiatan lain di luar rapat‐rapat yang telah disebutkan di atas, yang diselenggarakan oleh Sekretariat Konsil LSM Indonesia. (7) Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu/kunjungan. (8) Menerjemahkan surat atau tulisan‐tulisan singkat dari bahasa Indonesia ke bahasa Inggris atau sebaliknya yang akan dikirimkan baik oleh Direktur Eksekutif, Komite Pengarah, maupun oleh Dewan Etik. (9) Menyusun rencana anggaran biaya kebutuhan rutin kantor (office supplies) untuk mendapatkan persetujuan Direktur Eksekutif. (10) Melakukan pengadaan barang dan jasa kebutuhan kantor sesuai dengan pedoman yang diatur dalam SOP Keuangan Konsil LSM Indonesia. (11) Memastikan kondisi kantor dan fasilitasnya memadai untuk mengoptimalkan performa Sekretariat Konsil LSM Indonesia. (12) Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas‐tugas staf di bawahnya. (13) Memastikan perencanaan kegiatan masing‐masing staf sesuai dengan tenggat waktu yang telah ditentukan. 2.2.4 Kualifikasi Manajer Kantor (1) D3/S1 dalam segala disiplin ilmu dan berpengalaman minimal 3 tahun di posisi yang sama. (2) Mampu menggunakan bahasa Indonesia dan bahasa Inggris dengan baik, lisan maupun tulisan. (3) Memiliki kemampuan berkomunikasi dan berkorespondensi yang baik. (4) Mampu menyusun laporan.
7
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (SOP) KESEKRETARIATAN KONSIL LSM INDONESIA (5) (6) (7) (8) (9)
Berpengalaman dalam membuat notulensi atau proceeding rapat. Berpengalaman dalam penyelenggaraan kegiatan/event seminar atau konferensi. Mampu menggunakan perangkat lunak perkantoran (MS Word, Exel, Power Point, Internet). Berpengalaman mengkoordinasi tim dengan jumlah anggota minimal 2 orang dalam jangka waktu sedikitnya 1 tahun. Berdedikasi terhadap organisasi.
2.3 Peran, Tugas Pokok dan Kualifikasi Manajer Keuangan 2.3.1 Peran Manajer Keuangan (1) Peran Strategis, yaitu peran untuk memberikan pengaruh positif pada status dan performa organisasi Konsil LSM Indonesia, melalui penyajian laporan keuangan secara cepat dan akurat, sesuai dengan Pedoman Standar Akuntansi Keuangan Pasal 45 (PSAK 45) dan format laporan keuangan dari lembaga donor. (2) Peran teknis, yaitu peran untuk meningkatkan kinerja pimpinan melalui pembuatan sistem dan prosedur keuangan yang cocok dengan karakteristik organisasi Konsil LSM Indonesia. (3) Peran pendukung, yaitu peran untuk memberikan manfaat positif kepada anggota organisasi lainnya melalui pendistribusian informasi keuangan. 2.3.2 Tugas Pokok Manajer Keuangan (1) Bersama Direktur Eksekutif membuat rencana anggaran kegiatan. (2) Melayani kebutuhan keuangan untuk kegiatan operasional. (3) Membuat laporan keuangan, baik laporan keuangan program maupun laporan keuangan lembaga. (4) Mengadministrasikan seluruh dokumen keuangan berikut bukti‐bukti pendukungnya. (5) Mengkoordinasikan pekerjaan bagian keuangan (kasir). (6) Melakukan tugas‐tugas lain yang diberikan oleh Direktur Eksekutif. 2.3.3 Uraian Tugas Manager Keuangan (1) Menyusun SOP Keuangan. (2) Mendesain formulir‐formulir keuangan antara lain: formulir bukti kas, formulir bukti bank, formulir permohonan dan pertanggungjawaban uang muka, formulir perjalanan dinas, formulir pembayaran gaji, dan formulir keuangan lainnya. (3) Menjelaskan fungsi dan tata‐cara penggunaan formulir tersebut kepada Staf Keuangan, Kasir Kas Kecil dan Staf Pembukuan. (4) Membuat anggaran proposal bersama Direktur Eksekutif. (5) Mensupervisi pekerjaan‐pekerjaan yang dilakukan oleh Staf Keuangan, Kasir Kas Kecil dan Staf Pembukuan.
8
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (SOP) KESEKRETARIATAN KONSIL LSM INDONESIA (6)
Menyusun laporan keuangan program sesuai dengan format yang diminta oleh lembaga donor. (7) Menyusun laporan keuangan yang terdiri dari: a. laporan losisi keuangan/neraca; b. laporan aktivitas; c. laporan arus kas. (8) Menyusun laporan keuangan untuk kepentingan perpajakan. (9) Memberikan informasi dan laporan tertulis kepada Direktur Eksekutif mengenai perkembangan dan posisi keuangan Konsil LSM Indonesia. (10) Memberikan pelatihan mengenai pembukuan dan keuangan organisasi nirlaba kepada lembaga anggota Konsil LSM Indonesia jika diminta. 2.3.4 Kualifikasi Manajer Keuangan (1) Pendidikan minimal D3 Akuntansi. (2) Menguasai masalah keuangan dan akuntansi, khususnya yang berkaitan dengan organisasi nirlaba. (3) Menguasai perpajakan. (4) Berpengalaman di bidangnya minimal 3 tahun di organisasi nirlaba. (5) Mampu mengoperasikan komputer (MS Word, Excel, Power Point, Internet). (6) Mampu melakukan assessment, monitoring dan audit keuangan ke organisasi nirlaba. (7) Berdedikasi terhadap organisasi. (8) Teliti dan rapi dalam bekerja. (9) Berpengalaman mengkoordinasi tim dengan jumlah anggota minimal 2 orang dalam jangka waktu sedikitnya 1 tahun. 2.4. Uraian Tugas Staf Keuangan, Kasir Kas Kecil dan Staf Pembukuan (Accounting) 2.4.1 Uraian Tugas Staf Keuangan (1) Menyiapkan bukti penerimaan bank untuk penerimaan dana secara tunai. (2) Menyiapkan bukti pengeluaran bank untuk pembayaran secara tunai. (3) Meminta tanda tangan pada cek atau bilyet giro kepada yang berwenang memberikan otorisasi pengeluaran dana dari bank. (4) Meminta tandatangan bukti penerimaan bank, bukti pengeluaran bank, dari pihak yang berwenang dan pihak‐pihak yang berhubungan dengan transaksi yang terjadi. (5) Mencatat bukti penerimaan bank dan bukti pengeluaran bank pada buku bank. (6) Melakukan verifikasi kesesuaian antara bukti pendukung dengan pertanggungjawaban penggunaan uang muka oleh pengguna. (7) Merapikan bukti pendukung disesuaikan dengan bukti internal. (8) Menyerahkan bukti internal (pengeluaran bank dan penerimaan bank) beserta bukti pendukung kepada Staf Pembukuan. (9) Menguangkan cek ke bank.
9
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (SOP) KESEKRETARIATAN KONSIL LSM INDONESIA 2.4.2 Uraian Tugas Kasir Kas Kecil (1) Menyiapkan bukti penerimaan kas untuk penerimaan dana secara tunai. (2) Menyiapkan bukti pengeluaran kas untuk pembayaran secara tunai. (3) Meminta tandatangan bukti penerimaan kas dan bukti pengeluaran kas dari pihak yang berwenang dan pihak‐pihak yang berhubungan dengan transaksi yang terjadi. (4) Mencatat bukti penerimaan kas dan bukti pengeluaran kas pada ikhtisar pengeluaran dana kas kecil. (5) Merapikan bukti pendukung disesuaikan dengan bukti internal. (6) Menyerahkan bukti internal (pengeluaran kas dan penerimaan kas) beserta bukti pendukung kepada Staf Pembukuan. (7) Menyiapkan formulir bon permintaan uang untuk pengisian kas kecil. 2.4.3 Uraian Tugas Staf Pembukuan (Accounting) (1) Mencatat/membukukan transaksi keuangan. (2) Melakukan rekonsiliasi bank setiap bulan. (3) Mengurus laporan pajak lembaga. (4) Menjaga seluruh dokumen keuangan. (5) Membantu Manajer Keuangan untuk membuat laporan keuangan Konsil LSM Indonesia dan laporan keuangan ke lembaga donor. 2.5 Peran, Tugas Pokok, Uraian Tugas dan Kualifikasi Manajer Program Advokasi 2.5.1 Peran Manajer Program Advokasi (1) Peran strategis, yaitu peran untuk memberikan pengaruh positif pada status dan performa organisasi Konsil LSM Indonesia melalui kegiatan‐kegiatan advokasi yang sesuai dengan visi dan misi Konsil LSM Indonesia. (2) Peran teknis, yaitu peran untuk meningkatkan kinerja pimpinan melalui kegiatan‐ kegiatan advokasi yang dilakukan Konsil LSM Indonesia. (3) Peran pendukung, yaitu peran untuk memberikan manfaat positif kepada anggota Konsil LSM Indonesia melalui kegiatan‐kegiatan advokasi. 2.5.2 Tugas Pokok Manajer Program Advokasi (1) Merumuskan strategi dan menyelenggarakan kegiatan advokasi. (2) Memfasilitasi peningkatan kapasitas anggota Konsil LSM Indonesia dalam melakukan advokasi. (3) Mendukung kegiatan advokasi yang berkaitan dengan upaya menciptakan lingkungan politik dan hukum yang kondusif bagi peningkatan posisi dan peran Organisasi Masyarakat Sipil.
10
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (SOP) KESEKRETARIATAN KONSIL LSM INDONESIA (4)
Membangun relasi dan kerja sama Konsil dengan pihak eksternal dalam rangka memperkuat eksistensi dan legitimasi Konsil sebagai sebuah organisasi yang mendorong praktik akuntabilitas di Indonesia. (5) Melakukan upaya penggalangan dana bersama Direktur Eksekutif. 2.5.3 Uraian Tugas Manajer Program Advokasi (1) Mengelola program‐program di bidang advokasi bersama Direktur Eksekutif. (2) Membuat Proposal dan Laporan Program Konsil bersama Direktur Eksekutif. (3) Melakukan kajian terhadap peraturan–peraturan yang merugikan kepentingan dan posisi masyarakat sipil. (4) Membangun jaringan/aliansi dengan organisasi masyarakat sipil dalam melakukan advokasi. (5) Membangun dialog antara masyarakat sipil, pemerintah, swasta dan lembaga donor. (6) Memfasilitasi kegiatan‐kegiatan peningkatan kapasitas anggota Konsil LSM Indonesia. (7) Berpartisipasi dalam forum‐forum publik yang dilakukan oleh Pemerintah, DPR, LSM dan Swasta. (8) Melakukan pengembangan/perluasan program‐program kerja di bidang advokasi dengan pihak lain. (9) Berdasarkan penugasan yang diberikan oleh Direktur Eksekutif, turut berpartisipasi dalam kegiatan yang diselenggarakan oleh pihak‐pihak lain yang berhubungan dengan visi dan misi Konsil LSM Indonesia. 2.5.4 Kualifikasi Manajer Program Advokasi: (1) Pendidikan minimal S1, lebih diutamakan dari jurusan Sosiologi, Hukum, atau Ilmu Politik. (2) Berpengalaman kerja sebagai program officer dalam bidang advokasi dan pengorganisasian masyarakat di LSM minimal 3 (tiga) tahun. (3) Memahami daur kegiatan advokasi. (4) Memahami pendekatan pendidikan orang dewasa (POD). (5) Memiliki jaringan yang luas dengan organisasi masyarakat sipil, pemerintah, swasta dan lembaga donor. (6) Memiliki kemampuan lobi, mediasi dan negosiasi. (7) Memiliki kemampuan analisis kebijakan yang baik. (8) Memahami penyusunan legal drafting. (9) Berpengalaman mengkoordinasi tim dengan jumlah anggota minimal 2 orang dalam jangka waktu sedikitnya 1 tahun. (10) Memiliki kemampuan bahasa Indonesia dan Inggris yang baik, lisan maupun tulisan. (11) Memiliki keterampilan menulis dengan baik. (12) Mampu menyusun proposal dan laporan program. (13) Terampil menggunakan komputer, program Microsoft Office (MS Word, Excel, Power Point), dan Internet. (14) Bersedia bekerja penuh waktu serta melakukan perjalanan ke wilayah‐wilayah kerja Konsil LSM Indonesia.
11
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (SOP) KESEKRETARIATAN KONSIL LSM INDONESIA 2.6 Peran, Tugas Pokok, Uraian Tugas dan Kualifikasi Manajer Program Publikasi dan Informasi 2.6.1 Peran Manajer Program Publikasi dan Informasi: (1) Peran strategis, yaitu peran untuk memberikan pengaruh positif pada status dan performa organisasi Konsil LSM Indonesia, di dalam menyebarluaskan informasi yang berkaitan dengan isu akuntabilitas, guna meningkatkan kepercayaan publik terhadap LSM. (2) Peran teknis, yaitu peran untuk meningkatkan kinerja pimpinan melalui kegiatan publikasi yang dilakukan Konsil LSM Indonesia. (3) Peran pendukung, yaitu peran untuk memberikan manfaat positif kepada anggota Konsil dan publik melalui kegiatan‐kegiatan publikasi dan informasi. 2.6.2 Tugas Pokok Manajer Program Publikasi dan Informasi (1) Mengkoordinasi pengelolaan dan pengembangan media komunikasi massa dan internal. (2) Melakukan kajian terhadap isu akuntabilitas yang berkaitan dengan akuntabilitas Organisasi Masyarakat Sipil. (3) Membangun relasi dengan media. (4) Mengkoordinasikan dukungan teknis bidang informatika untuk kelembagaan Konsil LSM Indonesia. 2.6.3 Uraian Tugas Manajer Program Publikasi dan Informasi (1) Menyiapkan informasi lembaga Konsil LSM Indonesia untuk dipublikasikan. (2) Menyiapkan dan menerbitkan informasi tentang isu akuntabilitas LSM dan advokasi kepentingan dan posisi LSM. (3) Mengelola media komunikasi internal berupa email dan mailing list serta media komunikasi eksternal Konsil berupa website, newsletter, brosur, press release. (4) Mengelola media promosi kreatif tentang lembaga dan isu Konsil LSM Indonesia. (5) Mencari dan menginformasikan peluang‐peluang pendanaan dan pengembangan kapasitas organisasi dan staf anggota Konsil LSM Indonesia. (6) Mempersiapkan penerbitan dan distribusi buku‐buku Konsil LSM Indonesia. (7) Menyelenggarakan konferensi pers dan media gathering. (8) Membuat laporan Konsil LSM Indonesia bersama Direktur Eksekutif. (9) Mengelola jaringan internet. (10) Berdasarkan penugasan yang diberikan oleh Direktur Eksekutif, turut berpartisipasi dalam kegiatan yang diselenggarakan oleh pihak‐pihak lain yang berhubungan dengan visi dan misi Konsil LSM Indonesia.
12
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (SOP) KESEKRETARIATAN KONSIL LSM INDONESIA 2.6.4 Kualifikasi Manajer Program Publikasi dan Informasi (1) Pendidikan minimal S1, lebih diutamakan dari jurusan Jurnalistik dan Komunikasi. (2) Berpengalaman minimal 3 (tiga) tahun dalam bidang publikasi di media dan organisasi masyarakat sipil. (3) Memiliki kemampuan bahasa Indonesia dan Inggris yang baik, lisan maupun tulisan. (4) Memiliki keterampilan menulis dan menyunting dengan baik. (5) Mampu menyusun proposal dan laporan program. (6) Memiliki kemampuan analisis yang baik. (7) Memahami website Content Management System (CMS) dan pengelolaan media komunikasi (e‐mail dan mailing list). (8) Berpengalaman mengelola newsletter, brosur, press release. (9) Berpengalaman dalam penerbitan dan distribusi buku. (10) Memiliki jaringan yang luas dengan kalangan media. (11) Terampil menggunakan komputer, program Microsoft Office (MS Word, Excel, Power Point), dan Internet. (12) Berpengalaman mengkoordinasi tim dengan jumlah anggota minimal 2 orang dalam jangka waktu sedikitnya 1 tahun. (13) Bersedia bekerja penuh waktu serta melakukan perjalanan ke wilayah‐wilayah kerja Konsil LSM Indonesia.
13
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (SOP) KESEKRETARIATAN KONSIL LSM INDONESIA BAB III PERENCANAAN, PENGANGGARAN, EVALUASI DAN PELAPORAN 3.1 Perencanaan Perencanaan dalam organisasi memegang peranan yang sangat penting bila dibandingkan dengan fungsi‐fungsi pengelola organisasi yang lainnya, seperti pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan. Dalam perencanaan, pengelola organisasi memutuskan hal‐ hal yang harus dilakukan, saat melakukannya, cara melakukannya dan orang yang akan melakukannya. Perencanaan yang baik dapat dicapai dengan mempertimbangkan kondisi pada waktu yang akan datang, saat perencanaan dan kegiatan yang diputuskan akan dilaksanakan pada periode ketika rencana itu dibuat. Jadi, perencanaan organisasi harus bersifat aktif, dinamis, berkesinambungan dan kreatif, agar pengelola organisasi tidak hanya beraksi terhadap lingkungannya, tetapi juga menjadi peserta aktif dalam pengembangan masyarakat sipil di Indonesia. 3.1.1 Rencana Strategis (Strategic Planning) Untuk Konsil LSM Indonesia, rencana strategis dilakukan sekurang‐kurangnya 3 (tiga) tahun sekali dalam suatu forum yang diadakan oleh Komite Pengarah Nasional. Forum tersebut dihadiri oleh anggota Komite Pengarah Nasional, Anggota Dewan Etik, Perwakilan LSM Anggota, Direktur Eksekutif/Staf Sekretariat Konsil dan undangan lainnya untuk merumuskan rencana strategis Konsil sesuai dengan visi, misi dan tujuan yang tercantum dalam AD/ART Konsil LSM Indonesia. 3.1.2 Rencana Tahunan Berdasarkan Rencana Strategis yang telah disusun tersebut, Komite Pengarah Nasional dan Direktur Eksekutif/Staf Sekretariat Konsil, selanjutnya merumuskan rencana tahunan Konsil LSM Indonesia dalam suatu forum rapat kerja untuk mengesahkan rencana program dan rencana anggaran, mengesahkan laporan keuangan dan program, meninjau kembali peraturan atau kebijakan Konsil LSM Indonesia dan membuat keputusan‐keputusan penting yang berkaitan dengan keberlangsungan organisasi Konsil LSM Indonesia. 3.1.3 Rencana Bulanan Berdasarkan rencana tahunan, dibuat perencanaan bulanan yang dilakukan oleh masing‐ masing Staf. Perencanaan ini disampaikan dalam rapat evaluasi dan perencanaan bulanan setiap minggu pertama dalam bulan berjalan.
14
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (SOP) KESEKRETARIATAN KONSIL LSM INDONESIA 3.2 Penganggaran Untuk mendukung rencana program yang telah ditentukan, organisasi Konsil LSM Indonesia perlu merumuskan pula rencana keuangan atau rencana anggaran yang diawali dengan penetapan tujuan, target dan kebijakan, sehingga terjadi kesamaan persepsi antara berbagai pihak yang terkait di dalamnya tentang hal‐hal yang akan dicapai serta keterkaitan tujuan dengan berbagai program yang akan dilakukan. Dalam perencanaan anggaran, organisasi Konsil LSM Indonesia harus mengefisiensikan biaya overhead atau biaya operasional untuk mendukung tercapainya tujuan program yang telah ditetapkan sebelumnya. Biaya operasional/overhead tidak lebih besar dari biaya program. Pada setiap triwulan, akhir tahun dan pada akhir periode kegiatan, laporan realisasi anggaran harus selalu diperbarui dengan aktualisasi penerimaan dan pengeluaran. Dengan membandingkan antara rencana anggaran dengan realisasi, pengelola organisasi akan mengetahui apakah program tersebut beroperasi sesuai dengan rencana atau tidak, termasuk letak keperluan pemotongan biaya dan pengembangan sumber penerimaan. Pedoman dalam penganggaran organisasi Konsil LSM Indonesia (1) Identifikasi kegiatan‐kegiatan yang akan dilakukan secara lebih rinci. Kegiatan yang dilakukan dalam proyek harus disesuaikan lebih dahulu dengan tujuan dan output yang terdapat dalam visi dan misi Konsil LSM Indonesia. (2) Menyiapkan workplan kegiatan yang mengacu pada rencana program. Secara mutlak Konsil LSM Indonesia harus merumuskan rencana anggaran yang seimbang, yakni bahwa biaya‐biaya yang ada dapat tertutupi oleh sejumlah sumber daya yang ada. Hal ini diperlukan untuk mengurangi ketergantungan pada satu sumber saja dan memastikan bahwa organisasi Konsil LSM Indonesia dapat tetap beroperasi jika satu atau lebih sumber keuangan sudah berhenti. (3) Aturan umum dalam rencana anggaran yakni pendapatan dapat bersumber dari masyarakat, lembaga donor atau sumber lain yang sah, sesuai dengan yang diatur dalam AD Konsil Bab V Pasal 19 dan pengeluaran terdiri dari biaya operasional dan biaya program. Setiap item biaya dibuat sedetail mungkin misalnya jumlah orang yang terlibat, jumlah unit, jumlah jam/hari, dsb. 3.3 Evaluasi
Evaluasi dilakukan untuk menilai capaian, kinerja Staf dan hasil program. Evaluasi dilakukan dalam beberapa bentuk dan tahapan:
15
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (SOP) KESEKRETARIATAN KONSIL LSM INDONESIA (1) evaluasi bulanan untuk menilai capaian perencanaan bulanan Staf dilakukan dalam rapat evaluasi dan perencanaan bulanan; (2) evaluasi tahunan dilakukan untuk menilai capaian program kinerja Staf yang dilakukan selama tahun berjalan. Evaluasi ini akan dilakukan dengan rapat rencana tahunan; (3) evaluasi tiga tahunan dilakukan dalam Kongres. 3.4 Pelaporan Pelaporan mencakup: (1) laporan pasca‐penugasan; (2) laporan kegiatan yang sudah selesai dilaksanakan; (3) laporan narasi dan keuangan kegiatan tiga bulanan untuk Komite Pengarah Nasional; (4) laporan narasi dan keuangan kegiatan tahunan untuk Komite Pengarah Nasional; (5) laporan narasi dan keuangan kegiatan tiga tahunan untuk Komite Pengarah Nasional.
16
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (SOP) KESEKRETARIATAN KONSIL LSM INDONESIA BAB IV PERATURAN STAF KONSIL LSM INDONESIA 4.1 Tujuan, Prinsip dan Ruang lingkup 4.1.1 Tujuan Tujuan dari peraturan ini adalah mewujudkan hubungan kerja yang jelas, profesional dan efektif antara Staf dan Lembaga Konsil LSM Indonesia sehingga tujuan lembaga dapat terwujud dengan baik. 4.1.2 Prinsip Peraturan ini adalah merupakan sebagian dari pernyataan lembaga yang mencerminkan usaha untuk menuju kepada prinsip‐prinsip yang dianut yaitu, kebebasan, demokrasi, integritas, kejujuran, keadilan, kesetaraan dan keadilan jender, keterbukaan, responsif, partisipatif dan bertanggungjawab. 4.1.3 Ruang Lingkup Peraturan ini mengatur berbagai prosedur dan mekanisme kepegawaian sebagai bentuk kesepakatan bersama antara Staf dan lembaga Konsil LSM Indonesia. Penambahan dan perubahan peratuan ini dapat dilakukan dengan kesepakatan bersama antara Staf dan Lembaga Konsil LSM Indonesia. 4.2 Rekrutmen Staf Konsil LSM Indonesia 4.2.1 Umum Lembaga mempekerjakan Staf yang memiliki tingkat pendidikan, kecakapan/keahlian dan pengalaman yang memadai, untuk mengisi fungsi/tugas/jabatan yang tersedia, guna menjamin kemampuan lembaga dalam mengemban visi, misi dan tujuan. Lembaga dapat melakukan pengangkatan dan pemutusan hubungan kerja sesuai Undang‐ Undang Ketenagakerjaan RI dan peraturan lembaga. 4.2.2 Proses Rekrutmen Proses rekrutmen Staf didasarkan atas prinsip‐prinsip Konsil LSM Indonesia dan tidak mempekerjakan pekerja anak. Prinsip‐prinsip Konsil LSM Indonesia adalah: a. integritas, meliputi sikap‐sikap: ‐ non‐partisan
17
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (SOP) KESEKRETARIATAN KONSIL LSM INDONESIA ‐ non‐pemerintah ‐ anti diskriminasi dan penghormatan terhadap HAM ‐ keberpihakan pada masyarakat marginal ‐ nirlaba dan kerelawanan ‐ keberlanjutan sumber daya ‐ anti korupsi, kolusi dan nepotisme; transparansi; independensi; anti kekerasan; kesetaraan dan keadilan gender.
b. c. d. e. Proses rekrutmen staf dilakukan oleh Direktur Eksekutif dengan membentuk tim seleksi yang terdiri dari Direktur Eksekutif, Komite Pengarah Nasional atau pihak lain. Penambahan staf baru dapat dilakukan oleh Direktur Eksekutif dengan persetujuan Komite Pengarah Nasional. 4.2.3 Proses Seleksi Proses seleksi dilakukan melalui tes administrasi, tertulis dan wawancara oleh tim seleksi. Persyaratan administrasi yang dibutuhkan: (1) surat lamaran; (2) fotokopi ijazah/STTB; (3) fotokopi KTP; (4) daftar riwayat hidup; (5) pasfoto ukuran 4 x 6; (6) fotokopi dokumen lain yang dibutuhkan. 4.3 Status Staf Konsil LSM Indonesia 4.3.1 Calon Staf Tetap (1) Adalah pekerja yang sedang menjalani masa percobaan selama 3 (tiga) bulan yang ditentukan dalam perjanjian kerja. (2) Selama masa ini, calon staf tetap berhak mendapatkan gaji sebesar 80% dari take home pay dan Tunjangan Hari Raya yang dihitung secara proporsional berdasarkan masa kerja. Tunjangan Hari Raya diberikan sebesar take home pay setelah dikurangi tunjangan transportasi, makan dan kesehatan. (3) Selama menjalani masa percobaan, calon staf tetap dapat mengundurkan diri sewaktu‐waktu dengan memberitahukan keputusannya kepada Direktur Eksekutif sekurang‐kurangnya 1 (satu) bulan sebelum waktu pengunduran diri tersebut. (4) Selambat‐lambatnya 2 (dua) minggu sebelum masa percobaan Staf berakhir, Lembaga wajib memberitahukan kepada Staf mengenai kelanjutan hubungan kerja. Jika
18
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (SOP) KESEKRETARIATAN KONSIL LSM INDONESIA lembaga memutuskan untuk tidak melanjutkan hubungan kerja, lembaga wajib memberikan alasan‐alasannya. Pemutusan hubungan kerja akan terjadi setelah masa percobaan berakhir. (5) Lembaga wajib melakukan evaluasi kinerja calon staf masa percobaan sekurang‐ kurangnya dua minggu sebelum masa percobaan berakhir, dan memberitahukan hasilnya kepada staf yang bersangkutan. 4.3.2 Staf Program (1) Staf Program adalah Staf yang terikat hubungan kerja dengan lembaga berdasarkan program dan jangka waktu tertentu. (2) Staf Program yang sudah bekerja selama minimal 2 tahun dan menunjukkan kinerja optimal dan komitmen yang tinggi, dapat diangkat menjadi staf tetap. (3) Seorang Staf Program berhak mendapatkan gaji pokok dan tunjangan‐tunjangan yang ditetapkan oleh lembaga. 4.3.3 Staf Tetap (1) Staf Tetap adalah Staf yang terikat hubungan kerja dengan lembaga tanpa didasarkan atas jangka waktu tertentu atau selesainya suatu pekerjaan tertentu dan telah melalui masa percobaan paling lama 3 (tiga) bulan atau diangkat dari staf program. (2) Seorang Staf Tetap berhak mendapatkan gaji pokok dan tunjangan‐tunjangan yang ditetapkan oleh lembaga. 4.3.4 Konsultan/Tenaga Ahli (1) Konsultan/Tenaga Ahli adalah pekerja yang terikat hubungan kerja berdasarkan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) atau selesainya suatu pekerjaan tertentu. (2) Maksimum masa kontrak kerja adalah 1 (satu) tahun, dan dapat diperpanjang maksimal 1 (satu) tahun berikutnya atau disesuaikan dengan kebutuhan dan kemampuan lembaga. (3) Seorang Konsultan/Tenaga Ahli berhak mendapatkan honorarium sesuai dengan ketentuan lembaga, dan dituliskan dalam Surat Perjanjian Kerja yang disepakati oleh kedua belah pihak. 4.3.5 Relawan/Voluntir (1) Relawan/Voluntir adalah pekerja yang terikat kesepakatan kerja berdasarkan keahlian yang dimilikinya untuk mendukung kerja‐kerja lembaga. (2) Relawan/voluntir dapat memperoleh penggantian biaya transportasi dan makan sesuai penugasan yang ditetapkan dalam surat Keputusan Direktur Eksekutif.
19
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (SOP) KESEKRETARIATAN KONSIL LSM INDONESIA 4.4 Pengangkatan dan Penempatan Staf Konsil LSM Indonesia 4.4.1 Pengangkatan Staf Masa Percobaan dan Staf Program dengan kinerja optimal dan komitmen yang tinggi dapat diangkat menjadi staf tetap, dengan surat keputusan pengangkatan staf yang ditetapkan melalui SK Pengangkatan oleh Direktur Eksekutif. 4.4.2 Penempatan, Mutasi dan Promosi Staf (1) Penempatan staf adalah wewenang lembaga dan dilakukan atas dasar kebutuhan pekerjaan dan sepanjang staf tersebut memenuhi peryaratan pekerjaan yang meliputi dua kompetensi penilaian yaitu: a. pengetahuan, ketrampilan, dan manajemen pekerjaan (hard competence); b. sikap dan perilaku: etos kerja, tanggung jawab dan komitmen pada pekerjaan, kemandirian dan kreativitas dalam menyelesaikan masalah (soft competence). (2) Pimpinan lembaga berhak untuk melakukan mutasi terhadap Staf dengan mendasarkan pada kebutuhan lembaga dan hasil evaluasi Staf, sepanjang penempatan tersebut sesuai dengan pendidikan, keahlian, pengalaman serta potensi Staf yang bersangkutan. (3) Mengenai putusan mutasi tersebut, lembaga harus memberitahukannya secara tertulis kepada Staf yang bersangkutan. Keputsan mutasi ditetapkan melalui Surat Keputusan Direktur Eksekutif. (4) Dalam hal mutasi (pemindahan Staf) ini, lembaga tidak akan mengurangi gaji Staf yang diterima sebelumya, kecuali bila mutasi tersebut disertai juga dengan penurunan jabatan karena pelanggaran aturan‐aturan lembaga. (5) Pimpinan lembaga berhak untuk memberikan promosi terhadap Staf dengan maksud untuk memberikan suatu tanggungjawab yang lebih luas. 4.5 Gaji dan Tunjangan Staf 4.5.1 Struktur Gaji Struktur gaji lembaga terdiri dari gaji pokok dan tunjangan‐tunjangan yang bersifat tetap, berdasarkan perjanjian kerja dan keputusan lembaga, sesuai dengan UU Ketenagakerjaan Republik Indonesia dan peraturan lembaga yang berlaku.
20
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (SOP) KESEKRETARIATAN KONSIL LSM INDONESIA 4.5.2 Kenaikan Berkala Kenaikan gaji secara berkala akan dilakukan satu tahun sekali dengan mempertimbangkan kinerja Staf, kondisi keuangan lembaga, dan kondisi perekonomian secara umum. Penyesuaian gaji dilakukan melalui keputusan tertulis lembaga. 4.5.3 Tunjangan Transportasi dan Uang Makan (1) Tunjangan transportasi dan uang makan diberikan kepada Calon Staf Tetap, Staf Program dan Staf Tetap berdasarkan jumlah hari kerja yang diperkenankan dalam sebulan. (2) Apabila Staf yang bersangkutan tidak masuk kantor karena izin/sakit/cuti, Staf yang bersangkutan tidak mendapat tunjangan transport dan uang makan. (3) Apabila Staf yang bersangkutan tidak masuk kantor karena melakukan perjalanan dinas ke luar kota, dan yang bersangkutan sudah mendapatkan uang transportasi lokal dan allowance dalam komponen biaya perjalanan dinasnya, Staf yang bersangkutan tidak diperkenankan lagi mendapat tunjangan transportasi dan uang makan. (4) Apabila Staf yang bersangkutan tidak masuk kantor karena menghadiri kegiatan atau penugasan‐penugasan dari kantor selama sehari penuh, Staf yang bersangkutan dianggap masuk kantor sehingga berhak mendapat uang makan. Penggantian uang transportasi karena penugasan ini diberikan berdasarkan pengeluaran real, dengan standar transportasi taksi harga ekonomi. (5) Besarnya tunjangan transportasi dan uang makan ditentukan oleh Surat Keputusan Direktur Eksekutif dengan mempertimbangkan tingkat inflasi dan kemampuan keuangan lembaga. 4.5.4 Tunjangan Hari Raya Tunjangan Hari Raya (THR) akan dibayarkan kepada Staf sebesar 1 (satu) bulan gaji yang dihitung dari take home pay setelah dikurangi tunjangan transportasi, makan dan kesehatan. Jika Staf masih dalam masa percobaan, yang bersangkutan akan mendapatkan THR secara proporsional berdasarkan masa kerja. 4.5.5 Tunjangan Kesehatan (1) Tunjangan kesehatan hanya diberikan kepada Staf Tetap dan Staf Program dalam bentuk pembayaran premi asuransi kesehatan yang mencakup rawat inap dan atau biaya rawat jalan yang dibuktikan dengan polis asuransi dan bukti berobat. (2) Tunjangan kesehatan dinyatakan hangus apabila tidak dimanfaatkan selama 1 (satu) tahun tersebut.
21
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (SOP) KESEKRETARIATAN KONSIL LSM INDONESIA (3)
Besarnya tunjangan kesehatan ditetapkan dalam Surat Keputusan Direktur Eksekutif. 4.5.6 Tunjangan Program (1) Tunjangan program diberikan kepada Staf Program dan Staf Tetap atas dasar penambahan tugas dan tanggungjawab secara signifikan terkait proyek baru. (2) Besarnya tunjangan program ditetapkan dalam Surat Keputusan Direktur Eksekutif. 4.5.7 Pemotongan Gaji Lembaga berhak memotong gaji dan tunjangan Staf untuk hal‐hal sebagaimana tersebut di bawah ini: (1) Pajak Penghasilan Pasal 21 (PPh 21) serta potongan‐potongan lainnya sesuai ketentuan pemerintah misalnya iuran pensiun, iuran Jamsostek/Astek, dll.; (2) status Calon Staf Tetap yang masih dalam masa percobaan 3 (tiga) bulan, dengan memotong 20% dari take home pay; (3) Staf memiliki utang atau kewajiban lainnya di lembaga. 4.5.8 Gaji Selama Sakit Berkepanjangan dan Akibat Kecelakaan Kerja (1) Staf yang memiliki penyakit atau masalah kesehatan yang menurut pendapat dokter dapat membahayakan kesehatan staf lain, akan diberi cuti sakit dan harus menjalani perawatan kesehatan. Staf tidak diizinkan kembali bekerja sebelum dokter menyatakan staf tersebut sehat untuk bekerja. (2) Apabila Staf sakit dalam jangka waktu lama yang dapat dibuktikan dengan surat keterangan dokter yang disetujui oleh Lembaga, gajinya akan dibayar sesuai dengan ketentuan sebagai berikut: a. 1 (bulan) bulan pertama dibayar sebesar 100%; b. 1 (bulan) bulan kedua dibayar sebesar 75%; c. 1 (bulan) bulan ketiga dibayar sebesar 50%. (3) Apabila setelah lewat 3 (tiga) bulan ternyata Staf yang bersangkutan belum mampu bekerja kembali, lembaga dapat memberikan cuti di luar tanggungan selama maksimal 1 (satu) tahun. (4) Apabila lewat masa 12 (dua belas) bulan Staf yang bersangkutan belum mampu bekerja kembali, lembaga dapat mengajukan permohonan pemutusan hubungan kerja sesuai dengan UU Ketenagakerjaan Republik Indonesia dan peraturan lembaga. (5) Apabila menurut keterangan dokter bahwa staf tidak dapat bekerja karena disebabkan oleh kecelakaan kerja, gaji selama tidak masuk kerja dibayarkan berdasarkan ketentuan yang mengatur gaji staf yang mengalami sakit berkepangjangan.
22
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (SOP) KESEKRETARIATAN KONSIL LSM INDONESIA 4.6 Hari Libur, Cuti dan Izin Dasar pemberian waktu untuk libur, berbagai macam cuti, sakit, dan lain‐lain merupakan bentuk lain dari kesejahteraan Staf yang diberikan sesuai dengan peraturan yang berlaku. 4.6.1 Libur Nasional (1) Lembaga akan menetapkan hari libur nasional dan cuti massal terkait hari raya keagamaan sesuai dengan pengumuman pemerintah. (2) Staf berhak untuk libur pada hari libur resmi nasional. Untuk kebutuhan lembaga, Staf dapat ditugasi untuk tetap bekerja pada hari libur tersebut. Staf yang melakukan kerja pada hari libur tersebut dianggap/diperlakukan sebagai kerja lembur atau dapat memperoleh penggantian hari libur. 4.6.2 Cuti Tahunan (1) Staf Tetap dan Staf Program berhak mendapatkan cuti selama 12 (dua belas) hari kerja, tidak termasuk hari libur nasional. Hak Cuti ini akan memperhitungkan adanya cuti kolektif berdasarkan keputusan Direktur Eksekutif. (2) Jumlah hak cuti diperhitungkan sejak tanggal pengangkatan Staf. (3) Cuti tahunan yang telah jatuh tempo dan tidak diambil tidak dapat digantikan dengan uang, melainkan diakumulasikan pada tahun berikutnya sejumlah setengah dari sisa cuti tersebut. (4) Pengambilan cuti tahunan harus didahului dengan pengajuan formulir permohonan cuti yang mendapatkan persetujuan atasan langsung paling lambat 3 (tiga) hari sebelum masa cuti efektif. 4.6.3 Cuti Melahirkan dan Keguguran
Hak cuti bersalin adalah 3 (tiga) bulan. Ketentuan cuti juga diberikan bagi Staf yang mengalami keguguran kandungan sesuai rekomendasi dokter dengan diberikan waktu istirahat selama satu setengah bulan. Staf laki‐laki yang istrinya melahirkan diberi cuti selama 2 (dua) minggu atau 10 (sepuluh) hari kerja, dan untuk staf laki‐laki yang istrinya mengalami keguguran kandungan diberikan cuti selama 1 (satu) minggu atau 5 (lima) hari kerja. 4.6.4 Cuti Haid Staf perempuan diperkenankan mengambil cuti haid pada saat menstruasi selama 1 (satu) hari setiap bulan.
23
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (SOP) KESEKRETARIATAN KONSIL LSM INDONESIA 4.6.5 Cuti Khusus dan Izin 4.6.5.1 Cuti Khusus Cuti khusus dapat diberikan tanpa mengurangi hak cuti tahunan Staf. Termasuk di dalam cuti khusus: (1) pernikahan Staf: maksimal 5 (lima) hari kerja; (2) pernikahan putra/putri, saudara kandung Staf: maksimal 2 (dua) hari kerja; (3) wisuda Staf atau keperluan akademis lain dari keluarga staf: maksimal 1 (satu) hari kerja; (4) mengkhitankan/pembaptisan anak: maksimal 1 (satu) hari kerja; (5) menjalani kegiatan kerelawanan sosial: maksimal 6 (enam) hari/tahun. 4.6.5.2 Izin Staf dapat mengajukan izin untuk keperluan: (1) menjaga anggota keluarga yang sakit keras: maksimal 2 hari kerja. (2) kematian anggota keluarga selain istri/suami, anak, orangtua, mertua dalam satu rumah: maksimal 1 (satu) hari kerja. (3) kematian istri/suami, anak, orangtua, mertua: maksimal 3 (tiga) hari kerja. (4) proses pengadilan yang tidak bisa diwakilkan. (5) menjalani Wajib Militer atau menjalankan kewajiban negara, kecuali bila ada peraturan perundang‐undangan yang mengatur lain. (6) mengurus surat‐surat terkait kewajiban sebagai warga negara yang tidak dapat diwakilkan. (7) menggunakan hak suara pada pemilihan umum. Staf yang mengajukan izin selain dari yang telah diatur, akan mengurangi jatah cuti tahunan 12 hari. 4.6.5.3 Sakit Staf yang meninggalkan pekerjaan lebih dari 2 (dua) hari karena sakit harus dibuktikan dengan surat keterangan dokter. 4.6.5.4 Cuti Di Luar Tanggungan
(1) (2) (3) (4)
Cuti di luar tanggungan adalah cuti yang diambil apabila cuti tahunan sudah terpakai. Cuti di luar tanggungan dapat diberikan kepada Staf atas kebijaksanaan lembaga dan dapat diambil setelah mendapat persetujuan tertulis dari lembaga. Selama Staf dalam status cuti di luar tanggungan, ia tidak berhak atas gaji dan tunjangan lain yang dihitung secara proporsional berdasarkan lamanya cuti. Dalam hal cuti di luar tanggungan melebihi 30 hari kerja, dan apabila lembaga mengizinkan, lembaga tidak menjamin Staf yang bersangkutan masih menempati posisi yang sama seperti sebelum mengajukan izin.
24
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (SOP) KESEKRETARIATAN KONSIL LSM INDONESIA 4.6.5.5 Tata Cara Pengajuan Cuti (1) Hak cuti tahunan diberikan kepada Staf tetap yang telah bekerja selama 1 (satu) tahun. (2) Staf Program diberikan hak cuti secara proporsional. (3) Staf dapat mengajukan cuti untuk waktu yang disesuaikan dengan jadwal kerja lembaga dan jumlah hak cuti. (4) Permohonan cuti lebih dari 5 (lima) hari kerja berturut‐turut harus diajukan paling lambat 2 (dua) minggu sebelumnya. Keterlambatan pengajuan permohonan cuti dapat mengakibatkan ditolaknya permohonan tersebut tanpa penjelasan. (5) Cuti khusus yang sudah direncanakan dapat diajukan paling lambat 2 (dua) minggu sebelumnya. Cuti khusus karena musibah dapat diajukan pada hari kejadian. (6) Pimpinan lembaga berhak menolak atau menyetujui permohonan cuti tersebut dengan menandatangi form pengajuan cuti dan menyerahkan kepada Manajer Kantor untuk perhitungan cuti. (7) Penolakan atas permohonan cuti yang diajukan oleh Staf harus disertai dengan alasan yang jelas. 4.7 Tata Tertib Kantor 4.7.1 Hari dan Jam Kerja Kantor (1) Hari kerja kantor adalah 5 (lima) hari dalam seminggu, yaitu Senin, Selasa, Rabu, Kamis, Jumat. (2) Jam kerja setiap hari adalah selama tujuh jam efektif dan satu jam waktu istirahat dihitung sejak Staf hadir di kantor. (3) Jam kerja kantor dimulai pukul 08.00‐09.30 dan berakhir pukul 16.00‐17.30. (4) Staf yang masuk kerja atau melaksanakan kegiatan kelembagaan pada hari libur harus mendapat persetujuan Direktur Eksekutif minimal 1 (satu) hari sebelumnya, dan akan mendapatkan penggantian hari kerja sesuai dengan jumlah hari libur yang digunakan untuk melakukan kegiatan. (5) Hari dan jam kerja tersebut di atas dapat diubah dan diatur melalui keputusan lembaga dengan tetap mendasarkan pada kesepakatan dengan Staf dan peraturan perundang‐undangan yang berlaku. (6) Staf diizinkan untuk melakukan pekerjaan di luar kantor baik atas nama pribadi maupun mewakili lembaga pada jam kerja, dengan ketentuan sebagai berikut: a. mendapatkan izin dari Direktur Eksekutif; b. memberikan kontribusi kepada lembaga sebesar 20% (dua puluh persen) dari honorarium yang diterimanya. (7) Staf yang melakukan pekerjaan di luar kantor atas nama pribadi pada jam kerja untuk jangka waktu tertentu yang sudah ditentukan sebelumnya, harus mengajukan izin secara tertulis kepada Direktur Eksekutif paling lambat 1 (satu) bulan sebelumnya.
25
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (SOP) KESEKRETARIATAN KONSIL LSM INDONESIA (8)
Staf yang melakukan pekerjaan pada point (7) di atas akan mendapatkan gaji secara proporsional yang dihitung berdasarkan jumlah jam kerja. 4.7.2 Hak Staf (1) Staf memperoleh gaji dan tunjangan, sesuai dengan ketentuan yang berlaku di lembaga. (2) Staf memperoleh perlakuan dan kesempatan yang sama untuk mengembangkan diri baik dalam bentuk pelatihan, pendidikan maupun promosi jabatan. (3) Staf mendapatkan waktu dan rekomendasi dari lembaga untuk mengikuti kegiatan pengembangan kapasitas. (4) Staf memperoleh cuti sesuai dengan ketentuan yang berlaku. (5) Staf menyampaikan usul, saran dan pendapat pada atasan. 4.7.3 Kewajiban Staf (1) Staf wajib menjalankan dan mentaati Kode Etik, tata tertib dan prosedur yang berlaku di lembaga. (2) Staf wajib menjaga sopan santun dan saling hormat menghormati antara bawahan dan pimpinan serta antar Staf. (3) Staf wajib melakukan tugas‐tugas dan mencapai standar kinerja sebaik mungkin dan dengan penuh rasa tanggungjawab. (4) Staf wajib menerima dengan penuh tanggung jawab penempatan dan atau penugasan yang diberikan oleh lembaga. (5) Staf wajib berusaha meningkatkan efisiensi kerja serta memperbaiki mutu kerjanya. (6) Staf wajib menjunjung tinggi dan menjaga nama baik lembaga dari sikap, perilaku dan perbuatan yang tidak terpuji baik melalui ucapan, tulisan, gambar dan ataupun tindakan perorangan ataupun kelompok. (7) Staf wajib menjalin hubungan yang baik dengan pihak luar. (8) Menjaga rahasia kerja dan rahasia jabatan. 4.7.4 Kewajiban Lembaga (1) Lembaga membayar gaji, dan tunjangan kepada Staf sesuai dengan peraturan yang berlaku. (2) Lembaga memberi kesempatan dan dukungan kepada Staf yang ingin mengembangkan diri sesuai dengan lingkup kerjanya berdasarkan kemampuan lembaga. (3) Lembaga memberikan hak Staf sesuai dengan ketentuan yang berlaku. (4) Lembaga memperhatikan ketertiban, keamanan, keselamatan, kesehatan Staf dengan menegakkan disiplin kerja pada Staf. 4.7.5 Kehadiran/Presensi (1) Setiap Staf hadir tepat waktu dengan mengisi daftar hadir.
26
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (SOP) KESEKRETARIATAN KONSIL LSM INDONESIA (2)
Staf yang tidak masuk kerja diwajibkan untuk memberitahukan secara tertulis atau lisan kepada atasan yang berwenang sebelum atau pada hari kerja yang bersangkutan dengan menyebutkan alasannya. (3) Staf yang terpaksa meninggalkan tempat kerja pada jam kerja untuk suatu urusan di luar pekerjaan, wajib meminta izin kepada atasan yang berwenang. 4.7.6 Pengelolaan Informasi, Tempat dan Peralatan Kerja (1) Staf wajib memberikan keterangan dan informasi yang benar, baik yang mengenai dirinya maupun pekerjaannya kepada yang berwenang dalam hubungan dengan tugasnya. (2) Staf wajib menjaga dan memelihara kebersihan dan kerapian tempat/lingkungan kerja dan peralatan kerja. (3) Staf dilarang membawa, menggunakan, menyebarluaskan informasi atau data milik lembaga kepada pihak lain dalam bentuk apapun yang dapat merugikan lembaga. (4) Staf wajib memelihara peralatan dan fasilitas kerja, serta aset‐aset lembaga yang menjadi tanggungjawabnya, baik di kantor maupun di luar kantor sehingga tidak menimbulkan kerusakan atau kerugian pada lembaga. (5) Staf segera melapor kepada pimpinan lembaga atas kerusakan atau kehilangan perlengkapan atau peralatan kerja atau harta milik lembaga yang menjadi tanggungjawabnya. Dalam hal terjadi kehilangan barang, yang bersangkutan wajib melampirkan bukti kehilangan dari polisi dan kronologi kejadian. (6) Staf tidak diperkenankan membawa, memindahkan dan meminjamkan alat‐alat perlengkapan kerja tanpa izin yang berwenang. (7) Staf yang menggunakan inventaris lembaga di luar kepentingan tugasnya wajib memberikan kontribusi kepada lembaga yang besarnya diatur dalam tata cara peminjaman inventaris oleh pihak lain. 4.7.7 Mekanisme Komplain Apabila terdapat konflik di lembaga, hal itu akan diselesaikan dengan cara menyampaikan kepada atasan langsung untuk dimediasi atau menyampaikan secara terbuka dalam forum rapat Staf. 4.8 Bentuk Sanksi (1) Staf yang melakukan pelanggaran Kode Etik Konsil LSM Indonesia akan diproses dan dikenai sanksi sesuai dengan Kode Etik Konsil LSM Indonesia. (2) Staf yang melakukan pelanggaran SOP akan diberi peringatan dengan tahap‐tahap sebagai berikut: (a) peringatan lisan; (b) Surat Peringatan I; (c) Surat Peringatan II.
27
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (SOP) KESEKRETARIATAN KONSIL LSM INDONESIA (3)
Atas pelanggaran SOP, selain memberikan peringatan, lembaga juga dapat memberikan sanksi dalam bentuk: (a) penundaan kenaikan gaji dan penghentian pemberian tunjangan/fasilitas; (b) penggantian kerugian Lembaga; (c) demosi/penurunan jabatan; (d) pemutusan hubungan kerja. Surat peringatan tidak perlu diberikan menurut urut‐urutannya, tetapi dapat dinilai dari besar‐kecilnya kesalahan yang dilakukan oleh Staf menurut peraturan lembaga atau perundangan yang berlaku.
(4)
4.9 Pemutusan Hubungan Kerja 4.9.1 Umum Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) dapat terjadi karena Staf meninggal dunia, pemutusan hubungan kerja oleh lembaga atau atas permintaan Staf secara sukarela.
PHK yang terjadi sebagai bentuk pemberian sanksi oleh lembaga kepada Staf yang melakukan pelanggaran mengacu pada Undang‐Undang Republik Indonesia Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan. 4.9.2 Prosedur Pemutusan hubungan kerja oleh lembaga harus melalui perundingan dengan Staf yang akan dikenai pemutusan hubungan kerja. Apabila terjadi perselisihan di dalam lembaga akibat pemutusan hubungan kerja, pihak‐ pihak yang berselisih dapat meminta bantuan pihak ketiga sebagai mediator yang disetujui oleh pihak‐pihak yang berselisih. Apabila tidak tercapai kesepakatan, akan digunakan mekanisme hukum yang berlaku. PHK yang terjadi karena permintaan Staf secara sukarela dilakukan dengan mengikuti prosedur sebagai berikut: (1) Permohonan pengunduran diri dilakukan secara lisan kepada Direktur Eksekutif. (2) Permohonan pengunduran diri secara tertulis disampaikan kepada Direktur Eksekutif minimal 30 (tiga puluh) hari sebelum tanggal pengunduran dirinya, dan akan direspon oleh lembaga dalam waktu maksimal 14 hari kerja setelah pengajuan. (3) Setelah surat pengunduran diri disampaikan, Staf wajib tetap menjalankan pekerjaannya seperti biasa sampai hari kerja terakhirnya. (4) Staf yang mengundurkan diri wajib melakukan serah‐terima pekerjaan/jabatan kepada pimpinan atau Staf lain yang ditunjuk oleh lembaga pada hari terakhir bekerja. (5) Mengembalikan kepada lembaga barang‐barang dan inventaris yang dipercayakan kepadanya.
28
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (SOP) KESEKRETARIATAN KONSIL LSM INDONESIA 4.9.3 Uang Pesangon dan Uang Penghargaan Masa Kerja Staf yang terkena pemutusan hubungan kerja berhak mendapatkan uang pesangon yang pengaturannya disesuaikan dengan Undang‐Undang Republik Indonesia No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan dengan mempertimbangkan kemampuan lembaga. Staf yang mengundurkan diri berhak mendapatkan uang penghargaan masa kerja yang pengaturannya disesuaikan dengan Undang‐Undang Republik Indonesia No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan dengan mempertimbangkan kemampuan lembaga.
29
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (SOP) KESEKRETARIATAN KONSIL LSM INDONESIA BAB V PEDOMAN STANDAR ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN KONSIL LSM INDONESIA 5.1 Surat Menyurat 5.1.1 Jenis‐Jenis Surat (1) Surat Keluar; (2) Surat Keputusan; (3) Surat Tugas; (4) Surat Keterangan; (5) Surat Rekomendasi; (6) Siaran Pers/Pernyataan Sikap/ Statemen; (7) Surat Perjanjian Kerja (Kontrak Kerja); (8) Surat Peringatan. 5.1.2 Tata Cara Penyusunan Surat 5.1.2.1 Sistematika dan Isi Surat Keluar Berdasarkan Jenisnya: (1) Surat Keluar harus mencakup: tempat dan tanggal pembuatan, nomor, lampiran, perihal, pihak yang dituju, isi yang jelas sesuai dengan alasan dan tujuan penulisan surat, pengirim, tanda tangan pengirim dan yang menyetujui/mengetahui, dan tembusan; (2) Surat Keputusan harus mencakup: judul keputusan, nomor, pertimbangan‐ pertimbangan (mengingat, menimbang, memutuskan/menetapkan), isi yang jelas sesuai dengan alasan pembuatan surat, tanda tangan pembuat keputusan, dan tembusan; (3) Surat Tugas harus mencakup: tempat dan tanggal pembuatan, nomor, lampiran, perihal, isi yang jelas yang menerangkan pihak yang diberi tugas, posisi dalam lembaga, dan tujuan penugasan, pemberian penugasan, pemberi penugasan dan tanda tangan, serta tembusan; (4) Surat Keterangan/Rekomendasi harus meliputi: tempat dan tanggal pembuatan, nomor, perihal, pihak yang dituju, isi yang jelas terkait pemberian keterangan atau rekomendasi, posisi pemberi keterangan/rekomendasi disertai tanda tangan, dan tembusan; (5) Siaran Pers/Pernyataan Sikap/Statemen mencakup: judul pernyataan, tempat dan tanggal pembuatan, nomor, isi, serta nama dan tanda tangan Direktur Eksekutif; (6) Surat Perjanjian Kerja Staf meliputi judul perjanjian; nomor surat; pihak‐pihak yang membuat perjanjian; penjelasan tentang perjanjian dan ketentuan yang mencakup (a) masa kerja, (b) hari dan jam kerja, libur dan cuti, (c) gaji, tunjangan, dan tata cara pembayaran, (d) peran dan tugas pokok, (e) penutup; lokasi dan tanggal pengesahan perjanjian; tanda tangan kedua pihak di atas meterai cukup.
30
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (SOP) KESEKRETARIATAN KONSIL LSM INDONESIA (7)
Surat Peringatan harus meliputi: tempat dan tanggal pembuatan, nomor, perihal, pihak yang dituju, isi yang jelas terkait dengan pemberian peringatan, pengirim, tanda tangan pengirim. Surat keluar yang berkenaan dengan urusan di Bank, ditandatangani oleh pejabat berwenang yang ditunjuk lembaga untuk menandatangani buku cek. 5.1.2.2 Tata Cara Penomoran Surat‐Surat (1) Pemberian nomor surat keluar dilakukan oleh Manajer Kantor sesuai dengan format penomoran surat yang berlaku di Sekretariat Konsil LSM Indonesia. (2) Semua surat keluar resmi baik untuk internal maupun eksternal Konsil LSM Indonesia harus dicatat dalam buku registrasi surat keluar dan diarsipkan dalam bentuk cetak dan electronic file. (3) Tata cara penomoran surat adalah sebagai berikut: a. Surat Keluar Eksternal Nomor : (Nomor Urut)/E/KONSIL‐LSM/(Bulan)/(Tahun) Contoh : 01/E/KONSIL‐LSM/XII/2010 b. Surat Keluar Internal Nomor : (Nomor Urut)/I/KONSIL‐LSM/(Bulan)/Tahun Contoh : 01/I/KONSIL‐LSM/XII/2010 c. Surat Keputusan Nomor : (Nomor Urut)/SK‐(Pembuat)/KONSIL‐LSM/(Bulan)/(Tahun) Pembuat : Komite Pengarah (KP), Dewan Etik (DE), Direktur Eksekutif (Dir) Contoh : 01/SK‐DIR/KONSIL‐LSM/XII/2010 d. Surat Tugas Nomor : (Nomor Urut)/ST/KONSIL‐LSM/(Bulan)/(Tahun) Contoh : 01/ST/KONSIL‐LSM/XII/2010 e. Surat Keterangan Nomor : (Nomor Urut)/S‐Ktg/KONSIL‐LSM/(Bulan)/(Tahun) Contoh : 01/S‐Ktg/KONSIL‐LSM/XII/2010 f. Surat Rekomendasi Nomor : (Nomor Urut)/S‐Rkd/KONSIL‐LSM/(Bulan)/(Tahun) Contoh : 01/S‐Rkd/KONSIL‐LSM/XII/2010 g. Siaran Pers/Pernyataan Sikap/ Statemen Nomor : (Nomor Urut)/S‐Prs/KONSIL‐LSM/(Bulan)/(Tahun) Contoh : 01/S‐Pers/KONSIL‐LSM/XII/2010
31
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (SOP) KESEKRETARIATAN KONSIL LSM INDONESIA h. Surat Perjanjian Kerja Nomor : (Nomor Urut)/SPK/KONSIL‐LSM/(Bulan)/(Tahun) Contoh : 01/SPK/KONSIL‐LSM/XII/2010 i. Surat Peringatan Nomor : (Nomor Urut)/SP/KONSIL‐LSM/(Bulan)/(Tahun) Contoh : 01/SP/KONSIL‐LSM/XII/2010 Penomoran surat dimulai dari awal setiap tahun.
(4) 5.1.3 Pengiriman dan Pengarsipan Surat Keluar (1) Pengiriman surat keluar resmi lembaga (menggunakan kop, nomor surat, dan stempel) baik untuk internal maupun eksternal Konsil LSM Indonesia harus melalui Sekretariat. (2) Surat‐surat keluar wajib dibuat salinannya dalam bentuk cetak untuk diarsipkan oleh sekretariat sebelum dikirimkan. (3) Segala jenis surat keluar resmi, yakni surat yang dibuat berkaitan dengan program dan tanggung jawab lembaga baik untuk internal maupun eksternal Konsil LSM Indonesia harus dikirim menggunakan alamat e‐mail lembaga/Sekretariat, diketahui dan disetujui (ditandatangani) oleh Direktur Eksekutif. Khusus untuk surat yang dicetak harus dilengkapi dengan stempel organisasi. (4) Surat‐surat keluar selain surat resmi yang dibuat oleh staf berkaitan dengan tanggung jawabnya, substansinya harus dikonsultasikan dengan Direktur Eksekutif sebelum dikirim. 5.1.4 Pengelolaan dan Pengarsipan Surat‐surat Masuk (1) Semua surat masuk baik dari internal maupun dari pihak eksternal Konsil LSM Indonesia harus melalui Manajer Kantor. (2) Semua surat masuk baik dari internal maupun dari pihak eksternal Konsil LSM Indonesia, harus dicatat dalam buku registrasi surat masuk yang dibuat khusus untuk itu. (3) Semua surat masuk yang telah dicatat, harus diserahkan kepada Direktur Eksekutif untuk didisposisikan ke Staf yang akan ditugaskan untuk menindaklanjutinya. (4) Semua disposisi surat oleh Direktur Eksekutif kepada Staf, wajib dicatat ke dalam buku catatan surat masuk, khususnya nama Staf yang mendapat disposisi. Selanjutnya surat tersebut dapat diserahkan ke Staf yang didisposisi tersebut.
32
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (SOP) KESEKRETARIATAN KONSIL LSM INDONESIA (5)
Setiap Staf wajib menyerahkan kembali kepada Manajer Kantor surat yang telah didisposisi kepadanya untuk diarsipkan dalam waktu paling lama 3 (tiga) hari setelah ditindaklanjuti. Jika pelaksanaan disposisi ini membutuhkan waktu lebih dari 1 (satu) minggu setelah disposisi diberikan, surat tersebut wajib dibuat salinannya (dikopi) untuk diarsipkan oleh Manajer Kantor sebelum diberikan ke Staf yang ditugasi.
(6)
Semua surat masuk harus diarsipkan secara rapi berdasarkan urutan tanggal penerimaan dan dikelompokkan berdasarkan bulan. Surat‐surat tersebut diorganisasi dalam suatu file khusus dan disimpan di tempat yang mudah dijangkau.
(7)
Setiap Staf yang hendak mengakses arsip surat‐surat keluar atau surat masuk, harus melakukannya melalui Manager Kantor.
5.2 Pengarsipan Dokumen (1) Semua dokumen penting lembaga harus diarsipkan dalam bentuk file elekronik maupun cetak. (2) Sistem klasifikasi dokumen dibagi dalam 2 (dua) bagian yaitu Dokumen Cetak dan Data Elektronik. (3) Masing‐masing klasifikasi memiliki daftar isi yang sistematis untuk memudahkan pencariannya. Sistematika ini menjadi acuan pengaturan database elektronik di bawah tanggung jawab Manager Kantor, dan peletakan arsip cetak di rak‐rak dokumen. (4) Dokumen‐dokumen lembaga yang harus diarsipkan dalam bentuk cetak adalah: a. arsip kelembagaan, meliputi AD/ART, Akta Notaris, Surat Keterangan Terdaftar, SOP, Kode Etik beserta penjelasan dan instrumennya, SK‐SK yang dikeluarkan oleh pengurus; b. arsip kesekretariatan, meliputi Surat Perjanjian Kerja baik dengan pihak internal (SPK Staf) maupun dengan pihak eksternal, surat keterangan domisili kantor, identitas semua anggota Komite Pengarah Nasional, Dewan Etik, dan Staf Sekretariat, SK‐SK yang dikeluarkan oleh Direktur Eksekutif, proposal‐proposal kegiatan lembaga, laporan‐laporan yang diserahkan ke Komite Pengarah Nasional atau ke pihak donor baik narasi maupun keuangan, hasil‐hasil rapat tahunan dan tiga tahunan berupa Logical Framework 3 (tiga) tahun dan rencana kerja per tahun; c. arsip keuangan, sesuai dengan SOP Keuangan; d. dokumen‐dokumen lain yang terkait dengan kesekretariatan seperti dokumen sewa kantor, kontak pihak‐pihak yang telah bekerja sama dalam pengelolaan/perawatan fasilitas kantor (AC, listrik, PAM, komputer/laptop, internet, LCD, surat‐surat garansi peralatan kantor, dst.). (5) Back‐up dokumen elektronik dibuat dalam bentuk CD/DVD minimal sekali setahun untuk semua arsip demi mengantisipasi human error dan kerusakan computer/laptop
33
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (SOP) KESEKRETARIATAN KONSIL LSM INDONESIA
(6)
penyimpan data. Semua bentuk back up data ini harus diberi keterangan isi, periode data yang di‐back up, tanggal back up dilakukan, dan nama staf yang mem‐back up data tersebut. Semua arsip wajib disimpan sampai batas waktu minimal 10 (sepuluh) tahun untuk kepentingan audit dan kepentingan lain lembaga.
5.3 Notulensi Rapat (1) Semua rapat harus menghasilkan notulensi yang minimal berisi lokasi, waktu, agenda, hasil pembahasan, kesepakatan, rencana tindak lanjut, dan para peserta pertemuan. Khusus untuk rapat yang membahas keuangan, notulensi harus mencakup proses dan hasilnya. (2) Semua notulensi rapat dikirim ke para peserta paling lambat 3 (tiga) hari setelah pertemuan dilakukan. (3) Semua notulensi rapat harus diarsipkan berdasarkan urutan waktu dan kategori/jenis pertemuan. 5.4 Pengumuman dan Agenda Sekretariat (1) Setiap agenda Sekretariat dituliskan pada papan agenda kegiatan. Agenda kegiatan ini mencakup kegiatan yang dilakukan oleh Konsil LSM Indonesia sendiri atau kegiatan jaringan yang akan dihadiri oleh Staf Sekretariat. (2) Pencatatan agenda kegiatan ini dilakukan untuk periode 1 (satu) bulan, dan diperbarui setiap kali ada perubahan. (3) Seluruh kegiatan yang tertulis dalam papan agenda akan disalin ke dalam buku agenda kegiatan bulanan sekretariat pada akhir bulan, sebelum seluruh agenda diganti dengan agenda baru untuk bulan berikutnya. 5.5 Kompilasi Kehadiran staf (1) Setiap Staf menulis jam kedatangan dan kepulangannya dari kantor di lembar kehadiran yang telah disediakan. (2) Setiap bulan, Manajer Kantor mengkompilasi jumlah jam kerja dan tingkat kehadiran staf pada bulan itu.
34
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (SOP) KESEKRETARIATAN KONSIL LSM INDONESIA (3)
Hasil kompilasi jam kerja diserahkan kepada Direktur Eksekutif setiap bulan untuk menjadi data tambahan dalam melakukan pengawasan dan evaluasi kepada setiap Staf di Sekretariat. 5.6 Database (1) Database seluruh anggota Konsil LSM Indonesia dan lembaga jaringan yang mencakup nama lembaga, alamat surat pos dan elektronik, nomor telepon dan faksimili serta orang penghubung (contact person) harus tersedia di Sekretariat Konsil LSM Indonesia dan dapat diakses dengan mudah. (2) Data base tersebut diperbaharui setiap ada perubahan informasi/data dari anggota atau lembaga jaringan Konsil. 5.7 Inventaris 5.7.1 Pencatatan Inventaris (1) Pencatatan inventaris bertujuan untuk memberi tanda pengenal bagi semua fasilitas milik lembaga. (2) Semua barang milik organisasi harus dicatat pada buku inventaris. Yang dimaksud dengan barang inventaris lembaga adalah semua fasilitas milik organisasi termasuk gedung dan isinya. (3) Pencatatan barang yang dikategorikan sebagai inventaris ini dicatat mengacu pada tabel di bawah ini: No. Urut
(4)
(5)
Tanggal Pembukuan
Kode Barang
Nama Jumlah Barang & Spesifikasi
Tahun Perolehan
Asal Barang
Keadaan barang
Harga
Ket.
Semua inventaris harus diberikan nomor dengan urutan sebagai berikut: nomor jenis barang, nomor urut jenis/kode unit kerja/nama institusi/tahun inventarisasi. Contoh: 01.01/01/konsil/2011. Penomoran jenis, kelompok, dan urutan barang disusun oleh Manajer Kantor sesuai kebutuhan, seperti contoh di bawah ini: Nomor Jenis Barang 01
Jenis Barang
Alat Rumah Tangga
Nomor Kelompok 01 02
Kelompok Barang
Alat makan Alat minum
35
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (SOP) KESEKRETARIATAN KONSIL LSM INDONESIA
02
Perabot Kantor
03
Kendaraan
04
Peralatan kantor
03 04 … 01 02 03 04 … 01 02 03 01 02 03
Alat dapur Alat kebersihan ….. Meja Kursi Lemari Lemari arsip …. Mobil Sepeda Motor Komputer Printer Telepon .....
5.7.2 Penggunaan Inventaris Lembaga (1) Penggunaan inventaris kantor untuk mendukung kerja‐kerja lembaga harus didasarkan pada prinsip keberlanjutan lingkungan hidup. (2) Untuk mengefisienkan penggunaan energy dan sumber daya pendukung kerja, setiap Staf wajib: a. mematikan semua AC selambat‐lambatnya pada pukul 18.00; b. mematikan lampu dan AC di ruangan yang tidak digunakan; c. menggunakan personal computer (PC) paling lama sampai pukul 18.00; d. menggunakan kertas bekas untuk mencetak draft, dengan pengaturan kualitas hasil cetakan pada level draft di mesin pencetak dokumen (printer); e. mengurangi penggunaan bahan‐bahan yang berkontribusi pada pencemaran lingkungan hidup. (3) Semua fasilitas elektronik lembaga hanya digunakan pada jam kerja yaitu antara jam 08.00 – 18.00, kecuali untuk kebutuhan mendesak, atau pada kegiatan insidental yang dilakukan lebih dari 8 (delapan) jam seperti pelatihan, seminar, dan workshop. (4) Penggunaan fasilitas elektronik dalam kegiatan insidental, wajib memperhatikan kapasitas dan batas kemampuan fasilitas kantor yang digunakan tersebut. 5.8 Pengelolaan Perpustakaan (1) Semua literatur baik berupa buku, jurnal, majalah, buletin dan sebagainya yang dibeli atau diperoleh secara gratis dari sumbangan pihak lain wajib dicatat dalam buku khusus yang dibuat untuk itu. (2) Literatur yang telah dicatat, dicap dengan cap lembaga untuk memberi tanda kepemilikan buku tersebut. Penataan literatur dilakukan berdasarkan klasifikasi yang disepakati.
36
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (SOP) KESEKRETARIATAN KONSIL LSM INDONESIA (3)
Setiap literatur yang dimiliki Konsil LSM Indonesia, diletakkan di rak tersendiri yang disediakan. Jika ada Staf yang membutuhkan literatur tersebut, Staf yang bersangkutan dapat meminjam langsung ke Manajer Kantor, dan dikembalikan ke tempat semula setelah digunakan.
(4)
Setiap Staf Program bisa menyimpan literatur yang sama dengan yang disimpan di rak koleksi literatur Sekretariat Konsil LSM Indonesia jika koleksinya lebih dari 1 (satu) eksemplar dengan sepengetahuan Manajer Kantor.
5.9 Penugasan dan Pelaporannya (1) Setiap staf yang mendapatkan penugasan dari Direktur Eksekutif untuk menghadiri undangan pihak lain mewakili Sekretariat Konsil LSM Indonesia, harus melakukan penugasan tersebut kecuali berhalangan atau karena tugas mendesak lainnya setelah mendapatkan persetujuan pembatalan kehadiran dari Direktur Eksekutif. (2) Setiap selesai menghadiri kegiatan jaringan ini, wajib membuat laporan singkat dengan mengisi matriks kegiatan (lihat lampiran). Laporan yang sudah diisi harus dikirimkan ke Manajer Kantor disertai dengan dokumen‐dokumen kegiatan dan foto jika memungkinkan. 5.10 Mekanisme Komplain dan Penanganannya (1) Sekretariat wajib menerima komplain atau keberatan dari pihak lain terhadap Sekretariat Konsil LSM Indonesia secara khusus dan Konsil LSM Indonesia secara umum. (2) Setiap komplain harus didokumentasikan secara tertulis. (3) Setiap komplain harus ditanggapi dan diselesaikan oleh Sekretariat Konsil LSM Indonesia. Jika komplain tersebut menyangkut Konsil LSM Indonesia yang terkait dengan kewenangan Komite Pengarah, maka Sekretariat Konsil LSM Indonesia wajib meneruskan perihal komplain ini ke Komite Pengarah Nasional. 5.11 Mekanisme Pengambilan Keputusan (1) Semua pengambilan keputusan strategis di Sekretariat Konsil LSM Indonesia dilakukan secara terbuka dan berdasarkan prinsip demokrasi. (2) Direktur Eksekutif memiliki kewenangan mengambil keputusan‐keputusan selain keputusan strategis atau hal‐hal yang membutuhkan respon cepat.
37
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (SOP) KESEKRETARIATAN KONSIL LSM INDONESIA (3)
Setiap Manajer memiliki kewenangan membuat keputusan sepanjang sesuai kewenangan dan lingkup tugasnya dengan meminta pertimbangan kepada Direktur Eksekutif.
38
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (SOP) KESEKRETARIATAN KONSIL LSM INDONESIA BAB VI PENUTUP Hal‐hal yang belum tercantum di dalam SOP Lembaga ini akan ditetapkan dengan mengacu kepada peraturan perundang‐undangan yang berlaku dan peraturan lain yang dimiliki lembaga. Peraturan lembaga ini disosialisasikan kepada masing‐masing Staf untuk diketahui dan dilaksanakan. Aturan SOP ini batal demi hukum jika bertentangan dengan perundang‐undangan yang berlaku.
39
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (SOP) KESEKRETARIATAN KONSIL LSM INDONESIA Lampiran
Matriks Laporan Kegiatan Pertemuan di Luar Kantor Nama : ………………………………………………… Kegiatan : ……………………………………………….. Tempat/Hari/Tanggal : ………………………………………………… Penyelenggara : ………………………………………………… Tujuan Kegiatan Materi/Topik Peserta/Narasumber/ Bahasan Fasilitator
Hasil‐hasil/Rekomendasi/RTL
Catatan untuk Konsil LSM Indonesia
