Sop 3 - Subag Tata Usaha - Pelayanan Arsip

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PELAYANAN ARSIP

1. Tujuan: SOP

(Standard

Operating

Procedure)

Pelayanan

Arsip

bertujuan

untuk

menyeragamkan prosedur pelayanan arsip di lingkungan Universitas Negeri Gorontalo. 2. Pengertian: a. Arsip dimaksud adalah segala bentuk naskah yang disimpan di Subag. Tata Usaha BAUK dalam rangka pelaksanaan kegiatan administrasi universitas antara lain: 1) SK Rektor 2) SK Pemerintah 3) Arsip surat dinas 4) Lembar pengantar surat (LPS) 5) Risalah rapat senat UNG 6) Kaset rapat senat UNG 7) Buku pidato Rektor di beberapa event 8) Buku laporan tahunan Rektor 9) Buku agenda surat di Subag. Tata Usaha b. Peminjam arsip adalah civitas akademika dan pihak Depdiknas yang telah disetujui Ka.BAUK yang dilayani keperluannya untuk jenis arsip yang diperkirakan sesuai wewenangnya untuk diketahui. c. Arsip Universitas Negeri Gorontalo mengenal dua jenis pengarsipan, yaitu: 1) Arsip Aktif yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola unit pengolah (di UNG adalah unit kerja masing-masing)

SOP Administrasi Umum dan Keuangan Universitas Negeri Gorontalo

107

2) Arsip inaktif adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan administrasi sehari-hari. 3. Ketentuan: a. Buku Pedoman Kerja Ketatausahaan Depdikbud, Biro Tata Usaha tahun 1996. b. Kebijakan pimpinan universitas 4. Prosedur: a. Subag. Tata Usaha menerima arsip dari sekretariat pimpinan universitas. b. Subag. Tata Usaha mencatat arsip dan dimasukkan dalam daftar dan ditempel di tempat arsip sesuai dengan isinya. c. Subag. Tata Usaha menyimpan arsip sesuai dengan jenis arsip yang ada di TU dan ditempatkan terpisah serta sesuai dengan urutan tahun pembuatan. d. Subag. Tata Usaha menyimpan arsip LPS dalam box pertahun. e. Unit kerja ataupun perorangan dapat meminjam arsip dengan menyebutkan arsip apa yang dipinjam dan untuk keperluan apa peminjaman arsip tersebut. f.

Peminjam diwajibkan mengisi buku peminjaman arsip

g. Petugas arsip di Subag. Tata Usaha mengambil arsip yang akan dipinjam dan memberi tanda pada tempat arsip yang diambil h. Petugas menentukan apakah arsip atau foto kopinya yang boleh dipinjam dan menentukan tanggal pengembalian. i.

Peminjam diharuskan mengembalikan peminjaman arsip tepat pada tanggal yang ditentukan.

j.

Subag. Tata Usaha membuat laporan kepada Kabag. UHTP setiap bulan.

SOP Administrasi Umum dan Keuangan Universitas Negeri Gorontalo

108

Tabel: 25 PELAYANAN ARSIP NO 1

2

3

4 5

6 7

8

KEGIATAN Subag Tata Usaha menerima arsip terdaftar dari sekretariat pimpinan universitas.

WAKTU 1 hari

PELAKSANA Petugas arsip

TANGGUNG JAWAB Kasubag. TU

FORMULIR ADA TDK V

Subag. Tata Usaha mencatat arsip untuk dimasukkan dalam daftar dan ditempel di tempat arsip sesuai dengan isinya. Subag. Tata Usaha menyimpan arsip sesuai dengan jenis arsip yang ada di TU dan di tempatkan terpisah serta sesuai dengan urutan tahun pembuatan. Subag. Tata Usaha menyimpan arsip LPS dalam box pertahun. Unit kerja ataupun perorangan dapat meminjam arsip dengan menyebutkan arsip apa yang dipinjam dan untuk keperluan apa peminjaman tersebut. Peminjam diwajibkan mengisi buku peminjaman arsip.

1 hari

Petugas arsip

Kasubag. TU

V

1 hari

Petugas arsip

Kasubag. TU

V

1 hari

Kasubag. TU

1 hari

Petugas arsip LPS Petugas arsip

Kasubag. TU

V

1 hari

Petugas arsip

Kasubag. TU

V

Petugas arsip di Subag. Tata Usaha mengambil arsip yang akan dipinjam dan memberi tanda pada tempat arsip yang diambil. Petugas menentukan apakah arsip atau foto kopinya yang boleh dipinjam

1 hari

Petugas arsip

Kasubag. TU

V

1 hari

Petugas arsip

Kasubag. TU

V

SOP Administrasi Umum dan Keuangan Universitas Negeri Gorontalo

KET Yang ada daftar arsip dibuat pemberi arsip

V

109

9 10

dan menentukan tanggal pengembaliannya. Peminjam diharuskan mengembalikan peminjaman arsip tepat pada tanggal yang ditentukan. Subag. Tata Usaha membuat laporan kepada Kabag. UHTP setiap bulan.

1 hari

Petugas arsip

Kasubag. TU

V

1 hari

Petugas arsip

Kasubag. TU

V

SOP Administrasi Umum dan Keuangan Universitas Negeri Gorontalo

110

ALUR PELAYANAN ARSIP UNIT KERJA

SEKRET. PIMPINAN

KASUBAG T.U.

Memberikan arsip dan daftar (1 hari)

Menerima arsip untuk dimasukkan dalam daftar dan ditempel di tempat arsip sesuai dengan isi disposisi (1 hari)

Dapat meminjam arsip dengan menyebutkan arsip yang dipinjam dan wajib mengisi buku pinajaman

Menerima arsip dan mengembalikan arsip yang dipinjam

Menyimpan arsip diurutkan sesuai tahun pembuatan dan arsip LPS dalam box per tahun (1 hari)

Memberikan arsip yang dipinjam dan menerima pengembalian sesuai tanggal kembali yang ditentukan (1 hari) Membuat laporan 1 bulan sekali (1 hari)

SOP Administrasi Umum dan Keuangan Universitas Negeri Gorontalo

KABAG. UHTP

Menerima laporan (1 hari)

111