SOP (3 Bagian) Security

 

STANDARD OPERATING PROCEDUR (SOP) ANGGOTA SATPAM (Bagian 1 : Petunjuk Teknis SOP Tugas Rutin Satpam ) STANDARD OPERATING OPERATING PROCEDUR (SOP) ANGGOTA SATPAM (Bagian 1 : Petunjuk Teknis SOP Tugas Rutin Satpam )

Post Operating Procedures (PSO), PSO ini terdiri dari beberapa Standard Operating Procedure (SOP) atau Prosedur Kerja, SOP adalah petunjuk untuk melakukan suatu tugas tertentu. Dengan adanya SOP, maka terdapat suatu keseragaman pola atau cara didalam melakukan suatu tugas tertentu, dengan melaksanakan tugas sesuai SOP maka diharapkan tugas dapat dilaksanakan dengan benar, mencapai tujuan/berhasil dan selamat. SOP dapat dirubah / dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan di suatu pos jaga. SOP harus tertulis, terdata dan ditandatangani oleh user/klien dan penanggungjawab keamanan (Kepala Satpam). Setiap anggota yang bertugas wajib memahami SOP yang berlaku ber laku di area kerjanya.

STANDARD OPERATING PROCEDUR (SOP) ANGGOTA SATPAM

terdiri dari beberapa bagian : · Bagian 1 : SOP Tugas Rutin Satpam · Bagian 2 : SOP Tugas Pelayanan · Bagian 3 : SOP Penanganan Kejadian · Bagian 4 : SOP Kesehatan dan Keselamatan Kerja · Bagian 5 : SOP Penanggulangan Keadaan Darurat · Bagian 6 : SOP Administrasi Sekuriti

Bagian 1 : SOP Tugas Rutin Satpam SOP – SOP  – TRS  TRS 101 : Patroli Area Pokok : Patroli dilaksanakan untuk memeriksa dan meyakinkan seluruh personil dan asset perusahaan serta area dalam keadaan aman tka dan memastikan bahwa ketertiban dapat dijaga. Prosedur : 1. Anggota yan yang g melaksanakan melaksanakan patroli harus mempersiapkan peralatan yang menunjang pelaksanaan patroli (misal : Lampu Senter, Jas Hujan, Sepatu Boot, Tongkat Satpam, Sangkur, Watch Man Clock/Guard Tour/Touch Probe, dll) 2. Waktu pelaksanaan patroli area dilaksanakan dilaksanakan dengan system acak.

3. Pelaksanaan pat patroli roli harus tercatat (Jam Keberangkatan, jam pulang, hasil hasil pen penemuan, emuan, dsb). 4. Patroli area dilaksanakan sesuai dengan arahan Komandan Regu, periksa semua pos, lakukan pemeriksaan kunci  –  –   kunci pintu, jendela, lampu  –  –   lampu, (Kalau dibutuhkan : genset, AC, Boiler, dll) dinding pembatas area perusahaan. 5. Petugas Patroli area yang menemukan suatu kejanggalan atau kecurigaan diwajibkan langsung menghubungi Pos security untuk berkoordinasi berkoordinasi dan / atau meminta bantuan. 6.

Patroli ke dalam area kantor / area area produksi dilaksanakan dilaksanakan apabila apabila sudah ada ijin / perintah dari user.

 

7. Petugas patroli apabila menemukan karyawan yang melanggar tata tertib perusahaan, agar menegur karyawan ybs dan mencatat identitasnya, lalu melaporkan ke Kepala Bagian / Shift ybs atau melaporkan nya ke HRD dengan melampirkan Berita Acara Kejadian. 8. Petugas Patroli harus menanyakan kepentingan / keperluan orang orang –  – orang  orang yang tidak dikenal yang berada dalam lingkungan areal patroli / areal kawasan. SOP – SOP  – TRS  TRS 102 : Pengontrolan Pe ngontrolan Kunci-kunci Pokok : Penyimpanan semua kunci – kunci  – kunci  kunci harus terpusat serta terdata, Keluar masuk kunci  –  – kunci  kunci dari tempat penyimpanan harus tercatat dan dilaporkan secara berkala. Prosedur : 1. Semua kunci kunci –  – kunci  kunci harus tersimpan dalam kotak kunci (Key Box) di Pos Security. 2. Hanya An Anggota ggota Security yang berhak untuk mengambil dan menyimpan kunci – kunci – kunci  kunci tersebut.

3. Setelah mempergunakan kunci  –  –   kunci, anggota security harus segera menyimpannya ke Kotak kunci agar tidak terjadi kelalaian, kunci terbawa – terbawa – bawa  bawa oleh anggota. 4. Kunci – Kunci – kunci  kunci yang tersimpan harus terdata. 5. Orang yang berhak mempergunakan kunci  –  –   kunci tersebut harus tercatat dan diketahui oleh petugas security. 6. Pengambilan dan penyimpanan kunci  –  –   kunci harus sepengetahuan dan ditandatangani oleh Komandan Regu. 7. Buku laporan (mutasi) keluar/masuk kunci – kunci – kunci  kunci harus terpisah te rpisah peruntukannya. 8. Security harus mengetahui apabila ada penggandaan kunci – kunci – kunci.  kunci. 9. Anak ku kunci nci yang tidak ada di dalam dalam kotak penyimpanan dan tida tidak k terdata keluar di dalam buku buku mutasi, harus segera dipertanggungjawabkan keberadaannya, berada dimana?, oleh siapa?, atas perintah dan/atau ijin siapa?, mengapa?. Semuanya harus tercatat di dalam buku mutasi kunci dan ditandatangani oleh Danru Shift jaga yang bertugas saat kejadian. 10. Apabila anak kunci dinyatakan hilang, maka harus dilakukan penyelidikan dan segera melaporkan ke user untuk pengajuan penggantian kunci / gembok yang anak kuncinya hilang. 11. Pelanggaran terhadap prosedur ini akan dikenakan sangsi disiplin yang tegas. SOP – TRS SOP –  TRS 103 : Karyawan Keluar Pada Jam Kerja Pokok : Karyawan yang keluar area perusahaan pada saat jam kerja, harus memiliki ijin keluar kantor dan ditandatangni oleh penjabat yang berwenang. Prosedur : 1. Setiap karyawan yang akan meninggalkan area area pada pada saat jam kerja harus menunjukan surat/form ijin tertulis yang ditandatangani oleh penjabat yang berwenang. 2. Anggota security harus konfirmasi kepada penjabat yang berwenang apabila menemukan kejanggalan / tidak menemukan tanda tangan penjabat yang berwenang pada Surat / Form ijin meninggalkan tempat kerja. 3. Anggota Security wajib mendata nama, keperluan, jam keluar/masuk karyawan yang ijin meninggalkan area kerja. 4. Petugas security tetap wajib melaksanakan body body check terhadap karyawan yang meninggal meninggalkan kan area kerja sesuai dengan prosedur yang berlaku. 5. Karyawan yang meninggalkan area kerja wajib melakukan check clock pada kartu absensinya masing-masing.

 

6. Pada saat meninggalkan area kerja, karyawan harus tetap mengenakan ID Card-nya. 7. Pengecualian untuk peraturan ini adalah dalam kondisi darurat darurat dan atas sepengetahuan / mendapat ijin dari HRD / Kasatpam / Danru security. SOP – TRS SOP –  TRS 104 : Keluar Ke luar Masuk Karyawan Pokok : Pengawasan keluar  –  –   masuk karyawan harus dilaksanakan secara ketat untuk menghindari terjadinya pengeluaran asset – asset – asset  asset perusahaan secara illegal. Prosedur : 1. Setiap karyawan yang keluar  –  –   masuk wajib melalui pintu akses yang telah ditetapkan oleh perusahaan dan tidak diperkenankan melalui pintu akses yang lainnya. 2. Karyawan wajib memakai ID Card pada pada saat memasuki area perusahaan. perusahaan. 3. Security ditugaskan untuk memin meminta ta karyawan karyawan memakai ID Card pada pada saat saat memasu memasuki ki pin pintu tu akses karyawan. 4. Security ditugaskan untuk menahan karyawan karyawan yang yang tidak memakai ID Card u untuk ntuk tidak memasuki area perusahaan dan konfirmasi kepada penjabat yang berwenang untuk laporan dan meminta petunjuk. 5. Security wajib mencatat identitas karyawan yang tidak memakai ID Card yang diijinkan oleh penjabat yang berwenang untuk memasuki area perusahaan. 6. Security ditugaskan untuk melakukan Body Check terhadap karyawan yang melewati pintu pintu akses sesuai dengan prosedur Body Check. 7. Security ditugaskan untuk memeriksa barang barang bawaan bawaan karyawan yang melewati pintu pintu a akses kses sesuai dengan prosedur pemeriksaan barang bawaan. 8. Anggota security harus mengetahui dengan pasti jenis-jenis barang yang tidak boleh dibawa masuk / keluar area perusahaan. 9. Anggota security diwajibkan melaksanakan prosedur ini dengan sopan dan tegas tegas.. SOP – TRS SOP –  TRS 105 : Pengawasan Pe ngawasan Absensi Pokok : Pelaksanaan Absensi (Amano Card, Fingger Print, Magnetic Card) harus diawasi untuk menegakan tertib administrasi, menghindari penyalahgunaan absensi dan pencegahan terhadap sabotase (Perusakan mesin) yang mungkin terjadi. Prosedur : 1. Setiap karyawan yang keluar masuk wajib melakukan absensi sesuai dengan system yang berlaku di perusahaan. 2.

Absensi wajib dilakukan oleh karyawan yang bersangkutan.

3. Anggota security security ditugaskan ditugaskan untuk untuk mengingatkan karyawan yang lupa lupa / tidak tidak melaksan melaksanakan akan pengabsen-an. 4. Security ditu ditugaskan gaskan untuk melarang karyawan yang melakukan peng-absen-an bagi karyawan lain (titip absen). 5. Anggota security dapat mengatur jarum jam / memprogram penunjuk waktu mesin absensi apabila apabila diperlukan dan ditugaskan oleh user. 6. Pengecualian pelaksan pelaksanaan aan prosedur ini berlaku sesuai dengan instruksi dari user / klien. SOP – TRS SOP –  TRS 106 : Body Check Pokok : Body Check dilaksanakan untuk mencegah dan meminimalisasi penguasaan asset  –  –   asset perusahan secara illegal. Prosedur :

 

1. Anggota security harus mengetahui tujuan dilaksanakannya body check. 2. Anggota security harus mengetahui secara pasti barang – barang  – barang  barang yang tidak boleh dibawa keluar dari area perusahan. 3. Body check dilaksanakan di pintu body check. 4. Setiap karyawan yang keluar-masuk pintu wajib diperiksa. 5. Body check dimulai dari sekitar area lengan, samping pinggang, depan dan belakang pinggang menuju ke area paha luar dan paha dalam. 6. Apabila anggota security menemukan hal – hal  – hal  hal yang mencurigakan, angota berhak untuk meminta karyawan menunjukan barang yang dibawanya. 7. Anggota security dapat menahan karyawan ybs apabila ternyata karyawan ybs tidak bisa menunjukan ijin untuk membawa barang tersebut. 8. Anggota diwajibkan untuk melaksanakan pemeriksaan dan membuat Berita Acara Pemeriksaan sebagai bahan laporan dan meminta petunjuk kepada user / klien. 9. Body check harus dilaksanaan dilaksanaan secara beretika dan tegas serta mengedepankan pri prinsip nsip kesopan kesopanan. an. SOP – TRS SOP –  TRS 107 : Pemeriksaan Barang Bawaan Pokok : Pemeriksaan barang bawaan dilaksanakan untuk menyaring dan menahan benda  –  – benda  benda yang dibawa masuk ke area perusahaan yang dapat mengganggu kinerja karyawan / membahayakan operasional perusahaan. Prosedur : 1. Anggota ssecurity ecurity harus mengetahui tujuan tujuan dilaksa dilaksanakannya nakannya Pemeriksaan Bar Barang ang Bawaan. 2. Anggota security harus mengetahui secara pasti barang – barang – barang  barang yang tidak boleh dibawa masuk ke area perusahan. 3. Pemeriksaan barang bawaan d dilakukan ilakukan d dengan engan meminta karyawan untuk membuka tas atau baran barang g bawaannya, security melakukan pemeriksaan visual ke dalam tas atau barang bawaan karyawan. 4. Anggota security tidak selalu harus melakukan contact fisik fisik (memegang) tas atau baran barang g bawaan karyawan. 5. Apabila anggota security menemukan hal – hal – hal  hal yang mencurigakan, anggota berhak untuk meminta karyawan mengeluarkan barang dari tas yang dibawanya. 6. Anggota security dapat menahan benda atau barang bawaan karyawan yan yang g dilarang untuk dibawa dibawa masuk ke dalam area. 7. Anggota diwajibkan untuk mengamankan barang bawaan yang disita untuk dikembalikan kepada pemiliknya setelah jam kerja selesai. Dan membuat Berita Acara Pemeriksaan sebagai bahan laporan untuk user / klien. 8. Pemeriksaan barang bawaan harus dilaksanaan secara sopan dan tegas serta mengedepankan prinsip kesopanan. SOP – TRS SOP –  TRS 108 : Pemeriksaan Peme riksaan Kendaraan Masuk Pokok : Setiap kendaraan yang akan masuk ke dalam area wajib diperiksa untuk mencegah terjadinya hal -hal yang tidak diinginkan Prosedur : 1. Kendaraan (truck, mobil, sepeda motor) yang akan masuk diwajibkan antri di depan pos akses akses masuk dan pintu gerbang harus selalu dalam keadaan tertutup. 2. Anggota security yang bertugas bertugas menghampiri kendaraan tersebut dan mengucapkan salam salam : “Selamat pagi / siang / sore / malam”.  malam”.  3. Menanyakan keperluan pengemudi pengemudi atau orang yang yang berada di d dalam alam kendaraan kendaraan un untuk tuk memasuki area perusahaan dan dengan mengucapkan : “Ada yang bisa saya bantu?”  bantu?” 

 

4. 5. 6.

Anggota memeriksa dokumen yang dibutuhkan. Anggota konfi konfirmasi rmasi ke staff / bagian yang yang dituju tentang kedatangan kendaraan. Mengarahkan kendaraan ke tempat yang telah ditentukan.

SOP – TRS SOP –  TRS 109 : Pemeriksaan Peme riksaan Kendaraan Keluar Pokok : Setiap kendaraan yang keluar dipastikan membawa dokumen perjalanan yang telah ditentukan oleh perusahaan dan dipastikan tidak membawa barang – barang – barang  barang milik perusahaan tanpa izin. Prosedur : 1. Anggota menanyakan dan memeriksa Surat Jalan. 2. Memastikan bah bahwa wa Surat Jalan telah diferivikasi (ditandatangani) oleh otoritas yang berwenang. 3. Apabila m menemukan enemukan kejanggalan / kurang tandatangan / Cap perusahaan, perusahaan, kendaraan tidak diijinkan keluar dan anggota segera konfirmasi ke manajemen.

4. Anggota memeriksa bagian dalam (Ruang (Ruang kaki pengemudi) dan dan memeriksa bak kendaraan. kendaraan. 5. Apabila menemukan barang yang mencurigakan agar memeriksa dan memastikan bahwa barang tersebut bukan milik perusahaan / sudah mendapat ijin. SOP – TRS SOP –  TRS 110 : Pemeriksaan Peme riksaan Kendaraan Di Object Vital Pokok : Pemeriksaan kendaraan berkaitan dengan potensi ancaman bom dan untuk menerapkan proteksi dini. Pemeriksaan dilakukan secara visual untuk menjaga kenyamanan dan privasi penumpang dan dilakukan dengan sungguh  –  –   sungguh untuk mencari segala bentuk hal  –  –   hal yang tidak lazim / mencurigakan. Prosedur : 1. Anggota meminta ijin ijin untuk untuk melakukan procedure pemeriksaan dengan dengan ramah. ramah. 2. Pemeriksaan Kendaraan dimulai dari sisi kanan kendaraan 3. Anggota membuka pintu pengemudi dan dan melakukan pemeriksaan visual : a. Dashboard depan b. Perhatikan tempat dudukan kemudi , radio radio tape, dan dan laci-laci. Apabila semuanya semuanya tampak normal dan standar, maka dapat dinyatakan aman / bersih. c. Bagian kaki / Bawah kursi d. Perhatikan ruang kosong di bawah kemudi / dashboard, kabin kemudi, kemudi, kabin penumpang. e. Perhatikan ruang kosong antara dek / lantai lantai dengan kursi penumpang dan kemudi di bagian depan dan belakang. f. Dashboard belakang (sedan) g. Pemeriksaan pada pada ruang ruang kosong antara sandaran jok belakang dengan kaca belakang. 4. Membuka pintu penumpang 5. Petugas menga mengamati mati bagian bagian dalam kendaraan, bila didalam kendaraan ada penumpang, pemeriksa mengambil jarak sekitar 50cm untuk menghindari keberatan dari penumpang. Amati dengan seksama isi serta bentuk bagian dalam kendaraan. 6. Membuka pintu bagasi, perhatikan hal hal - hal berikut: a. Lapisan penutup: penutup: dinding dinding samping bagasi, bagasi, penutup ruang ban cadangan. b. Kotak peralatan dan benda lainnya. 7. Memeriksa dengan Inspection Mirror: a. Bagian bawah depan. b. Bagian bawah mesin. c. Bagian bawah belakang.

 

d. Memutar ke depan lagi. 8. Khusus : a. Pemeriksaan meliputi meliputi perlengkapan yan yang g terletak pada rangka (chasi (chasis) s) dan dek bawah yang tidak terlihat oleh mata. b. Perhatikan dengan teliti apakah ada hal yang mencurigakan dan janggal janggal? ? Misalnya, kabel tambahan atau alat distributor listrik ganda. c. Pemeriksaan dengan dengan metal detector hanya dilakukan apabila dalam pemeriksaan visual ditemukan benda ganjil / mencurigakan, mintalah dengan sopan kepada pengemudi/penumpang untuk menjelaskan. d. Dilarang untuk memeriksa dan membuka sendiri isi bungkusan yang mencurigakan. Mintalah dengan sopan kepada pembawa / pemilik barang untuk membuka sendiri dan menjelaskan kepada petugas. SOP – TRS SOP –  TRS 111 : Parkir Kendaraan Pokok : Membantu pengemudi dengan mengarahkan kendaraannya dan menerapkan safety first. Prosedur : 1. Mempergunakan alat pendukung yang ada kalau diperlukan (Lampu lalin, peluit, rompi lalin, perlengkapan PKD). 2. Mengarahkan kendara kendaraan an ke slot parkir parkir yang telah ditentukan agar tidak semrawut

3. Mengarahkan kendaraan dengan posisi yang memudahkan untuk keluar. 4. Posisi Anggota di arah belakang, belakang, anggota berada di sisi sisi kanan kendaraan kendaraan agar terlihat dari kaca spion. 5. Mengarahkan dengan dengan gerakan tangan dan dengan instruksi ssuara uara yang terdengar oleh pengemudi atau mempergunakan peluit. 6. Arahan untuk pengemudi harus jelas. 7. Untuk menghin menghindari dari klaim klaim sepihak, sepihak, setelah kendaraan terparkir maka dilakukan dilakukan pemeriksaan pemeriksaan secara visual dan singkat : a. Kondisi fisik kendaraan (Cat body, body, bumper, ban) b. Kunci pintu. c. Jendela mobil. d. Barang – Barang – barang  barang di dalam kendaraan. 8. Mengingatkan pengemudi apabila ditemukan pintu tdk terkunci, jendela yang terbuka atau ada barang berharga yang ditinggalkan di dalam kendaraan. 9. Meminta pengemudi untuk mempergunakan / tidak, rem tangan / posisi gear sesuai dengan keadaan. 10. Memberikan kartu parkir. 11. Kendaraan keluar : a. Mengambil kartu parkir. b. Melakukan pemeriksaan STNK apabila diharuskan. c. Menerapkan aturan Pengaturan Lalulintas standar Polri. d. Posisi Anggota menempati posisi yang paling strategis / maksimal untuk untuk mengatur lalin. e. Menerapkan aturan safety first. f. Secara umum anggota dilarang menerima uang tip. 12. Administrasi perparkiran : a. Mencatat jenis dan Nopol kendaraan. b. Mencatat jam keluar – keluar – masuk  masuk kendaraan.

 

  SOP – SOP  – TRS  TRS 112 : Pengawasan Pe ngawasan Loading – Loading – Unloading  Unloading Pokok : Memastikan barang yang loading  –  –   unloading sesuai dengan surat jalan dan membantu perusahaan dalam memenuhi standar (Buyer) untuk ekspor. Prosedur : 1. Mengarahkan kendaraan ke tempat p penimbangan enimbangan sebelum dan sesudah proses loading - unloading. 2. Mencatat hasil penimbangan kendaraan. 3. Area loading – loading – unloading  unloading harus steril dari orang – orang  – orang  orang yang tidak berkepentingan termasuk sopir dan kenek. 4. Nama dan photo petugas Loading – Loading – unloading  unloading harus tertera di area loading – loading – unloading.  unloading. 5. Anggota harus memastikan pelaksana loading – loading – unloading  unloading adalah petugas yang telah ditunjuk oleh manajemen dan memakai ID card. 6. Petugas memeriksa kelengkapan administrasi / surat – surat – surat.  surat. a. Jenis. b. Jumlah. c. Tanda tangan / Cap perusahaan. 7. Petugas memeriksa segel dan kunci (Gembok) box kendaraan. 8. Mendokumentasikan (Mem-photo) segel dan kunci box kendaraan apabila apabila dip diperlukan. erlukan. 9. Mengawasi proses loading – loading – unloading.  unloading. 10. Melakukan penghitungan jumlah dan jenis barang yang loading – loading – unloading  unloading apabila diperlukan. 11. Mengawasi pelaksanaan pelaksanaan buka - kunci gembok dan segel. SOP – TRS SOP –  TRS 113 : Pengawasan Pe ngawasan Ruang Locker Karyawan Pokok : Memastikan keamanan barang  –  –   barang yang disimpan di locker dan memastikan karyawan untuk menyimpan barang  –  –   barang yang dilarang dibawa masuk ke ruang produksi ( tempat kerja) di locker. Prosedur : 1. Memastikan sign/tanda himbauan untuk tidak membawa barang  –  –   barang berharga ditempel di tempat yang mudah dilihat karyawan. 2. Memastikan pintu locker terkunci pada jam jam –  – jam  jam setelah karyawan masuk dan setelah karyawan istirahat. 3. Mengamankan anak kunci locker yang tergantung / tertinggal. 4. Menginformasikan pintu locker yang tidak terkunci kepada karyawan yang bersangkutan apabila ditemukan locker tidak terkunci. 5. Mengawasi orang – orang – orang  orang yang memasuki area locker room. 6. Melarang orang yang tid tidak ak berkepentingan di luar jam istirahat, masuk / p pulang ulang berada di area locker room. SOP – TRS SOP –  TRS 114 : Pintu Gerbang Pokok : Area Pabrik / Industri, adalah area tertutup (Restricted Area). Prosedur : 1. Memastikan pintu gerbang selalu dalam dalam kead keadaan aan tertutup dan terkunci. terkunci. 2. Memastikan orang / kendaraan yang akan masuk sudah sudah dikenali sebelum membuka pintu gerbang. 3. Memastikan sl slot ot sudah terkunci ketika mengarahkan kendaraan kendaraan memasuki / keluar pintu gerbang. 4. Memastikan kendaraan yang akan masuk bisa memasuki gerbang tanpa masalah / mampu mengukur / memperkirakan ukuran kendaraan bisa melewati pintu gerbang (tinggi dan lebar nya) 5. Segera menutup pintu gerbang ketika kendaraan telah memasuki memasuki / keluar area dan segera mengunci kembali.

 

  SOP – SOP  – TRS  TRS 115 : Pengawalan Pokok : Pengamanan dilaksanakan dengan standar yang ada berdasarkan penilaian nilai (value) objek pengawalan dan resiko pengawalan. Prosedur : 1. Pengawalan dilaksanakan atas sepengetahuan Chief Security atau Danru setelah ada permintaan pengawalan dari klien yang mengisi Escorting Request Form (ER Form). 2. Pelajari ER Form dengan teliti, kemudian kemudian lakukan lakukan persiapan pengawalan sesuai sesuai kebutuhan kebutuhan b berupa erupa pemilihan personil sesuai dengan kualifikasi, kendaraan, senjata, alat komunikasi, body protector, dll. 3. Kualifikasi dasar personil untuk melakukan p pengawalan engawalan adalah adalah sb sbb: b: a. Skill beladiri (tangan kososng dan alat). b. Skill penggunaan alat komunikasi. c. Skill mengemudikan mengemudikan R4 dan R2 untuk antis antisipasi ipasi ap apabila abila ada ada keadaan darurat. d. Menguasai rute perjalanan. 4. Pelajari rute perjalananan dengan teliti, apakah ada titik  –  –   titik kemacetan, dimana Pos Polisi terdekat. 5. Usulkan alternatif – alternatif – alternatif  alternatif perjalanan yang paling aman. 6. Semua kronol kronologis ogis pengawalan dicatat dalam dalam Buku Laporan Pengawalan (Escorting Report) 7. Pengawalan d dilakukan ilakukan dengan p prinsip rinsip kehati-hatian dan kecurigaan / kewaspadaan. kewaspadaan. SOP – SOP  – TRS  TRS 116 : Penggunaan Pe nggunaan Radio Komunikasi Pokok : Radio komunikasi merupakan sarana pelaporan dari pos jaga ke Pos Utama, penyebaran informasi dari Pos Utama ke seluruh pos jaga, sarana untuk meminta bantuan dalam keadaan darurat dan alat penunjang operasional security dalam satu area. Prosedur : 1. Radio komunikasi tidak boleh digunakan un untuk tuk komunikasi komunikasi pribadi (ngobrol, bercanda, bercanda, dll) 2. Radio komun komunikasi ikasi di pos h harus arus selalu dalam keadaan stand by. 3. Pelaporan dari area jaga harus dilaksanakan dilaksanakan minimal minimal 1 jam sekali. 4. Dilarang melakukan jamming (mengganggu frekuensi) dengan memasukan suara suara –  – suara  suara lain, atau dengan menekan tombol PTT tanpa keperluan operasional. 5. Sebelum melaku melakukan kan panggilan panggilan (berbicara) (berbicara) tekan tombol PTT selama 2 detik, baru berbicara. 6. Rawatlah HT seperti anda merawat HT milik sendiri 7. Dilarang untuk mengkotak-katik pesawat HT baik sengaja maupun tidak sengaja, apabila apabila terjadi kerusakan pesawat segera laporkan ke Pos Utama. Ut ama. 8. Ketika pesawat sedang di charge, harus dal dalam am keadaan mati (off). Menggunakan HT HT dalam keadaan di charge dapat menyebabkan kerusakan pesawat. 9. HT harus dibawa dengan menggunakan antena antena pendek ketika sedang melaksanakan patroli dengan cara digantung di samping badan. 10. Apabila jaringan sedang digunakan, yang lain harus sabar menunggu, dan apabila ada taruna yang mendesak, harus menggunakan kata “Intrap”.  “Intrap”.  11. Gunakanlah etika berkomunikasi yang baik. 12. Seluruh pelanggaran dari petunjuk teknis protap penggunaan radio komunikasi ini akan dikenakan sangs

 

STANDARD OPERATING PROCEDUR (SOP) ANGGOTA SATPAM (Bagian 2 : Tugas Pelayanan ) STANDARD OPERATING PROCEDUR (SOP) ANGGOTA SATPAM (Bagian 2 : Tugas Pelayanan ) Oleh : Doddy Hidayat, SE.

ANGGOTA SATPAM DENGAN SIGAP MEMBUKAKAN PINTU KENDARAAN

Pada Bagian I kita telah membahas mengenai SOP Tugas Rutin Satpam, pada Bagian II ini kita akan membahas tentang Tugas Pelayanan yang dilakukan oleh anggota Satpam di area. Tugas pelayanan harus dipastikan berjalan sesuai dengan SOP yang telah ditetapkan agar kualitas pelayanan dapat dipenuhi. SOP pelayanan yang dilaksanakan oleh anggota Satpam adalah, sbb : SOP – TP SOP –  TP 201 : Penerimaan Tamu Pokok : Tamu harus dilayani agar merasa nyaman dan terpenuhi kepentingannya dengan baik. Prosedur : 1. Dipasang sign (papan tanda) Tamu Wajib Lapor. 2. Tamu wajib lapor security. 3. Apabila tamu menggunakan kendaraan, petugas mengarahkannya ketempat parkir khusus tamu yang tersedia. 4. Security wajib menyeleksi tamu – tamu  –   tamu yang berhubungan dengan perusahaan dan dengan sopan. 5. Memperlakukan tamu dengan penuh kesopanan dan ramah tamah tetapi tegas sehingga tercipta suasana yang nyaman dan aman. 6. Tamu diarahkan untuk mengisi buku tamu yang telah disediakan dimeja pelayanan Security. 7. Tamu dimohonkan menitipkan kartu identitas ( KTP atau SIM ) yang masih berlaku kemudian petugas memberikan kartu Visitor Pass untuk dikenakan / dipasang disaku baju tamu tersebut. terse but. 8. Untuk menjaga hal  –  –   hal yang tidak diinginkan, identitas yang diterima security hanya boleh berupa KTP atau SIM yang masih berlaku, Kartu nama dan ID Card lain tidak diperbolehkan. 9. Sampaikan informasi mengenai tamu (Nama, perusahaan, tujuan / kepentingan, jumlah tamu) kepada staff yang dituju. 10. Dilarang memberikan informasi mengenai staff yang dituju sebelum konfirmasi (Tamu silahkan menunggu, staff sedang keluar, dll). 11. Security mempersilahkan tamu menunggu di Ruang tunggu tamu sampai ada persetujuan (Konfirmasi) dari karyawan yang dituju. 12. Pastikan bahwa staff yang dituju mengetahui ada tamu yang menunggu. 13. Konfirmasikan kenapa tamu harus menunggu (Staff yang dituju sedang on line, keluar, sibuk, ada tamu lain, dll). 14. Tamu dilarang keras berkeliaran diarea perkantoran kecuali ada izin dari managemen. 15. Tamu diberi blanko blanko Surat Pengantar Tamu (Visitors Slip) untuk untuk diserahkan diserahkan tamu kepad kepada a Staff yang dituju. 16. Pada saat keluar apabila membawa barang yang mencurigakan maka security wajib menghubungi karyawan yang ditemui oleh tamu tersebut. 17. Pada saat tamu hendak keluar kartu Visitor Pass diminta untuk diserahkan kembali kepada Security sekaligus dikembalikan kartu identitas yang bersangkutan.

 

18. Aturan dan prosedur ini wajib ditatati oleh Security dan tamu. 19. Apabila tamu tidak mengindahkan prosedur yang berlaku, Security memiliki wewenang penuh untuk tidak mengizinkan tamu masuk ke area. SOP – TP SOP –  TP 202 : Penerimaan Tamu Bersenjata Ber senjata Pokok : Apabila menemukan tamu ( Customer ) dengan membawa senjata api atau senjata tajam dan sejenisnya, maka security harus tetap bersikaplah tenang, jangan menunjukkan m enunjukkan sikap panik. Prosedur : 1. Apabila tamu dari anggota TNI / POLRI dengan berseragam dinas lengkap dan bermaksud bertemu Staff / pimpinan Kantor, tanyakan dengan dengan sopan Kartu Tanda Pengenal ( Kartu Anggota ) dan dan perlakukan sesuai prosedur pelayanan tamu. 2. Apabila Staff / pimpinan berkenan menerima tamu tersebut, dampingi tamu sampai bertemu langsung dengan Staff / pimpinan. 3. Apabila Staff / Pimpinan menolak tamu tersebut, sampaikan dengan baik dan tepat. 4. Apabila tamu mengaku dari angota TNI / POLRI dengan berpakaian preman ( tidak berseragam dinas ) dan tidak dikenali. Tanyakan dengan sopan Kartu Tanda Pengenal ( Kartu Anggota ) dan perlakukan dengan prosedur pelayanan tamu. 5. Apabila tamu bukan dari anggota TNI / POLRI ( warga sipil ), perlakukan sesuai dengan prosedur pelayanan tamu serta dengan sopan meminta tamu menunjukkan Surat Izin Membawa Senjata Api / Tajam. Apabila dapat menunjukkan surat tersebut dan sah, Security meminta tamu menitipkan senjata yang dibawa untuk disimpan di tempat khusus penitipan Senjata Api / Tajam yang disediakan setelah terlebih dahulu mengisi formulir penitipan barang. 6. Apabila tamu menolak ketentuan diatas, Security berhak menolak tamu tersebut berada di dalam area bahkan apabila tamu warga sipil dan tidak dapat menunjukkan Surat Izin yang sah segera mengamankan senjata tersebut beserta pelakunya, selanjutnya melaporkan kepada Pimpinan / Supervisor dan berkoordinasi dengan pihak berwajib ( Kepolisian ) untuk diproses sesuai hukum yang berlaku. SOP – TP SOP –  TP 203 : Penerimaan Telepon Pokok : Penerimaan telephone yang baik dan benar dapat meningkatkan image perusahaan / klien dan harus disampaikan dengan sopan, ramah, jelas. je las. Prosedur : 1. Siapkan alat tulis. 2. Segera angkat telephone pada deringan pertama dengan menggunakan tangan kanan (tangan yg aktif). 3. Telephone tidak boleh berdering lebih dari 3 kali. 4. Dilarang menyapa dengan kata “Hallo”.  “Hallo”.  5. Ucapkan : § “Selamat pagi/siang/malam”  pagi/siang/malam”  § Telephone dari luar : “Dengan PT……….., ada yang yang bisa saya Bantu?” Bantu?”   § Telephone dari dalam : ”Dengan security.......(Ucapkan security.......(Ucapkan nama), ada yang bisa saya saya Bantu?”  Bantu?”  6. Kalau minta bicara dengan seseorang tanyakan nama penelepon dan dari instansi / lembaga mana? 7. Katakan : “Bisa tunggu sebentar? Saya sambungkan”  sambungkan”  8. Bila No Extension yang di tuju tidak diangkat atau sedang sibuk (Dalam 5 kali deringan), sampaikan : : “Maaf Pak/Bu, Bp/Ibu…nya sedang online, bisa telepon sebentar lagi ? atau ada pesan?”  pesan?”  9. Bila No Extention yang di tuju diangkat, katakan : “Maaf Pak/Bu ada telephone dari…….., (sebutkan nama orang dan Perusahaan nya).

 

10. Pergunakanlah Bahasa Indonesia yang benar dengan nada kalimat yang resmi/dinas. 11. Bila sedang berbicara di telephone, anggap lawan bicara kita seakan seakan –  – akan  akan berada di hadapan kita langsung. 12. Segera sampaikan sampaikan pesan pe-nelephone ke orang yang di tuju begitu ada kesempatan. 13. Catat identitas penelephone, keperluan, orang yang di tuju dan apabila ada pesan, catat d dii dalam buku Telephone Log Book. SOP – TP SOP –  TP 204 : Menangani Keluhan (Komplen) Pokok : Atasi dan laporkan keluhan sesegera mungkin. Prosedur : 1. Meminta maaf kepada tamu atas ketidak nyamanan tsb. 2. Tanyakan kepada tamu apa yang dikehendaki atau yang menjadi komplenannya. 3. Mendengarkan komplain tanpa memotong pembicaraan. 4. Tunjukan rasa empati, perhatian dan keinginan untuk membantu. 5. Nyatakan bahwa semua keluhan atau masalahnnya akan segera ditangani: a. Mengatakan apa yang hendak dilakukan untuk menangani masalah b. Menyarankan alternatif pemecahannya c. Selesaikan sekarang (bila mungkin), jika tidak tentukan waktu penyelesaiannya. 6. Catat keluhan tamu tsb dalam Buku Guest Complain Log Book. 7. Segera informasikan masalah ini kepada pihak terkait (atasan) untuk memperoleh tindakan dan petunjuk selanjutnya. SOP – TP SOP –  TP 205 : Menangani Orang Yang Marah Pokok : Atasi dan laporkan sesegera mungkin. Prosedur : 1. Bila memungkinkan, ajak tamu ke tempat yang lebih nyaman dan tertutup. 2. Persilahkan duduk. 3. Persiapkan minuman kalau ada. 4. Mendengarkan keberatan tanpa memotong pembicaraan. 5. Memberikan rasa empati (memaklumi/memahami). 6. Tidak terpancing emosi dan tetap berpikir rasional. 7. Tidak berbicara dengan gaya berlebihan. 8. Bila diperlukan minta maaf. 9. Berbuat sesuatu untuk menangani masalah seperti, mencatat, mencari, membantu. 10. Menjelaskan kebijakan yang tidak menyenangkan bagi pelanggan : a. Sampaikan rasa empati b. Dengarkan dan perhatikan keberatan dan keinginan pelanggan c. Gunakan teknik sedemikian sedemikian rupa agar agar pelanggan mendapat kesi kesimpulannya mpulannya sendiri d. Turunkan suasana suasana yang tegang dengan nada bicara ramah dan sopan tetapi tegas serta menjelaskan permasalahan dengan alasan yang rasional e. Untuk mencegah kebuntuan coba memberikan saran-saran sebagai alternatif f. Ajukan pertanyaan mengenai pendapat pelanggan tentang saran alternatif tersebut. g. Mencatat apa apa yang yang dik dikeluhkan eluhkan pelanggan dan tindak lanjutnya. 11. Catat keluhan tamu tsb dalam Buku Guest Complain Log Book. 12. Segera informasikan masalah ini kepada pihak terkait (atasan) untuk memperoleh tindakan dan petunjuk selanjutnya. SOP – SOP  – TP  TP 206 : Pelayanan Terhadap Pimpinan Perusahaan

 

Pokok : Pelayanan dilakukan dengan wajar waj ar dan penuh keikhlasan. Prosedur : 1. Pada saat Pimpinan tiba di kantor. a. Segera melaksanakan penghormatan dan mengucapkan salam. b. Berdiri disamping disamping kendaran, lurus dengan tempat duduk pimpinan.

c. Segera bukakan pintu dengan menggunakan tangan kiri dan tunggu sampai pimpinan pimpinan kelu keluar ar dari kendaraan. d. Tutup pintu pintu kendaraan dengan perasaan, tidak bo boleh leh menutup pintu dengan keras. e. Apabila pi pimpinan mpinan membawa tas atau map, segera sampaikan ijin untuk membawakan tas atau map tsb, dengan mengucapkan : “Mohon ijin, biar kami yang bawa”.  bawa”.  f. Segera ikuti pimpinan sampai di depan kantor/ruangan dan mohon ijin masuk ruangan untuk meletakan tas/map. g. Setelah selesai, ucapkan mohon ijin kembali dan segera kembali ke pos jaga. 2. Pada saat pimpinan akan keluar kantor : a. Satpam mempersiapkan diri dengan dengan sikap sikap semp sempurna urna berdiri tegap di depan kantor/ruangan kantor, pada saat pimpinan keluar segera melaksanakan penghormatan dan mengucapkan salam. b. Antarkan ke kendaraan kendaraan dan dan b bukakan ukakan pintu penumpang sebelah kanan, setelah setelah pi pimpinan mpinan duduk, pintu ditutup dengan perasaan dan tidak boleh ditutup dengan keras. c. Segera sikap sempurna dan laksanakan laksanakan penghormatan penghormatan sampai kendaraan lewat. d. Apabila pimpinan membawa tas/map, pada saat pimpinan keluar ruangan mohon ijin untuk membawakan tas/map. Ketika pimpinan sudah duduk di kendaraan maka tas/map disampaikan kepada pimpinan dengan mengucapkan mohon petunjuk dimana meletakan me letakan tas/map. 3. Apabila hujan / panas terik : a. Satpam sudah mempersiapkan diri dengan payung terbuka. b. Pada saat pimpinan keluar, payung payung dipegang dipegang dengan tangan kiri, laksanakan penghormatan, pad pada a saat pimpinan akan masuk ke kendaraan, payung berada di tangan kanan, posisi payung merapat dan payung agak condong ke depan menuju ke pintu kendaraan. c. Bukakan pintu dan tutupkan setelah pimpinan masuk. d. Berdiri di samping kendaraan, laksanakan laksanakan penghormatan, penghormatan, tunggu sampai pimpinan pimpinan lewat.

 

STANDARD OPERATING PROCEDUR (SOP) ANGGOTA SATPAM (Bagian 3 : Penanganan Kejadian ) STANDARD OPERATING PROCEDUR (SOP) ANGGOTA SATPAM (Bagian 3 : Penanganan Kejadian ) Oleh : Doddy Hidayat, SE.

ANGGOTA SATPAM MEMERIKSA PINTU YANG DICONGKEL PADA SUATU KASUS PENCURIAN

Tugas seorang anggota Satpam adalah melaksanakan pengamanan di area kerjanya, setiap hari akan menghadapi masalah dan kejadian yang berhubungan dengan keamanan dan ketertiban area. Anggota Satpam harus siap dan sigap bertindak menyelesaikan masalah - masalah keamanan yang timbul. SOP ini dibuat untuk memastikan anggota Satpam dapat bertindak dengan benar ketika menghadapi suatu kejadian. SOP – TP SOP –  TP 301 : Tindakan Pertama di TKP Pokok : Sebagai pembantu Polisi dalam melaksanakan fungsinya, Anggota Satpam memiliki kewenangan kepolisian yang terbatas didalam menangani TKP. Prosedur : 1. Segera b beri eri pertolongan kepada korban (Bila ada). 2. Segera amankan TKP dengan cara memberi batas di TKP dengan alat yang ada (Security Line, Tali, Kayu/Bambu, dll).

3. 4. 5. 6.

Larang orang - orang yang yang tidak berkepentingan untuk untuk memasuki memasuki TKP. TKP. Anggota Satpam dilarang menyentuh atau memindahkan barang bukti yang ada. Dokumentasikan apabila memungkinkan. Cari dan catat informasi pendahuluan mengenai :

a. Ada kejadian apa? b. Dimana tempatnya? c. Kapan terjadi? d. Siapa yang terlibat (Pelaku, Korban, Saksi)? e. Kerugian atau kerusakan, cedera apa? f. Mengapa terjadi? 7. Buat kronologis singkat. 8. Segera llaporkan aporkan ke atasan dan manajemen perusahaan. 9. Jangan tinggalkan dan membersihkan/membereskan TKP sebelum ada pihak berwenang yang memerintahkan (Bisa manajemen perusahaan atau kepolisian). SOP – TP SOP –  TP 302 : Menangani Pencurian: Pokok : Setiap menerima atau mengetahui adanya tindak pencurian harus segera ditelusuri tanpa melihat nilai kerugian dan jumlah barangnya, segera laporkan. laporkan. Prosedur :

 

1. Segera datangi TKP untuk melaksanakan prosedur TP TKP. 2. Telusuri jejak / jalur akses keluar masuk pencuri pencuri dan cari infor informasi masi kepada penduduk di luar area untuk informasi tambahan.

3. 4.

Laporkan kepada atasan langsung dan manajemen perusahaan untuk untuk memin meminta ta petunjuk. Segera buat Berita Acara Kejadian (BAK) (BAK) atau kronologis kejadian.

5. 6.

Amankan Buku Mutasi, Buku Patroli, Patroli, Buku Catatan Kunci, rekaman CCTV. Laporkan k kepada epada pihak pihak kepolisian kepolisian ap apabila abila diperintahkan oleh user.

SOP – TP SOP –  TP 303 : Menangani Kecelakaan Kece lakaan Kerja Karyawan Pokok : Korban harus segera mendapatkan pertolongan pertama. Prosedur : 1. Lakukan P3K apabila sudah terlatih. 2. Catat kronologis kejadian untuk disampaikan kepada petugas medis yang melakukan perawatan medis terhadap korban. 3. Apabila kecelakaan mengakibatkan luka berat, segera bawa ke rumah sakit terdekat untuk mendapatkan perawatan. 4. Laksanakan prosedur TP TKP apabila perlu dilakukan penyelidikan dari pihak kepolisian kepolisian.. 5. Buat Berita Acara Kejadian dengan lengkap untuk dilaporkan ke manajemen perusahaan. SOP – TP SOP –  TP 304 : Menangani Insiden Pokok : Hadapi dengan tenang semua bentuk provokasi dari karyawan/warga dan selalu bersikap waspada. Prosedur : 1. Usahakan hadap hadapii dengan tenang segala bentuk provokasi provokasi yang menjurus ke bentrok fisik. 2. Cobalah untuk bernegosiasi secara persuasif, usahakan usahakan mengenali siapa penggerak penggerak / provokator dari karyawan/warga tersebut, sehingga apabila terjadi tindak anarkis, mereka mere ka sudah teridentifikasi. 3. Segera laporkan perkembangan situasi situasi ke atasan dan manajemen perusahaan untuk perintah perintah lebih lanjut. 4. Catat semua kejadian untuk dibuatkan Berita Acara Acara Kejadian. 5. Apabila anggota satpam menjadi korban pemukulan, segera dievakuasi dievakuasi dan di bawa ke instansi instansi kesehatan untuk mendapatkan perawatan dan visum. SOP – TP SOP –  TP 305 : Perlakuan Terhadap Premanisme Pr emanisme / Pengemis / Pemalak (Prowers) Pokok : Apabila menemukan prowers, segera dekati oknum tersebut. Prosedur : 1. Tanyakan siapa dan mengapa ada di area tsb. 2. Tanyakan dan catat identitasnya. 3. Apabila anggota mendapatkan mendapatkan laporan laporan mereka mereka sebagai pengganggu, maka segera laporkan kepada atasan. 4. Berusaha memba membawa wa mereka mereka ke luar area dengan tindakan persuasif.

5. Apabila mereka menolak dan melakukan melakukan perlawanan, perlawanan, segera lakukan tindakan represif da dan n segera laporkan kepada pihak berwajib berwajib bahwa anggota telah melakukan penangkapan. 6.

Catat semua kejadian untuk dibuatkan Berita Acara Kejadian.

 

SOP – TP SOP –  TP 306 : Menemukan Kerusakan Mesin / Asset Klien Pokok : Apabila menemukan kerusakan mesin / asset klien, segera laporkan ke pihak yang berkepentingan. Prosedur : 1. Datangi lokasi kerusakan untuk verifikasi. 2. Catat kronologis kejadian / informasi informasi –  – informasi  informasi mengenai kejadian. 3. Laporkan ke pihak yang berkepentingan. 4.

Buatkan Berita Acara Kejadian.

SOP – TP SOP –  TP 307: Menemukan Perbuatan / Tindakan Asusila Pokok : Anggota Satpam tidak boleh mentolelir semua bentuk perbuatan / tindakan asusila yang dilakukan di area perusahaan. Prosedur : 1. Dekati pelaku dan tanyakan identitasnya 2. Mintai keterangan pelaku di Pos Satpam. 3. Buat surat pernyataan pelaku untuk tidak melakukan perbuatan / tindak asusila lagi. lagi. 4. Apabila tid tidak ak ada yang berkeberatan, p pelaku elaku dapat dipersilahkan untuk untuk kembali bekerja / pulan pulang. g. 5. Buatkan Berita Acara Kejadian sebagai bahan laporan.