Solucionario Comunicación y atención al cliente

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Formatos tipo de documentos en las empresas y la Administración SUMARIO ■

Textos de organización interna

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Textos protocolarios

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Textos de relación con la Administración Pública

OBJETIVOS ·· Conocer los principales textos utilizados por las empresas para comunicarse formalmente. ·· Analizar y elaborar textos de organización interna. ·· Valorar la importancia de los textos protocolarios. ·· Redactar textos protocolarios. ·· Conocer y elaborar documentos de relación de la empresa y los ciudadanos con la Administración.

Unidad 7 - Formatos tipo de documentos en las empresas y la Administración

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Sugerencias didácticas ·· El objetivo principal de la unidad se basa en conocer los principales textos de organización interna, protocolarios y de relación con la Administración Pública, asumiendo las características propias de estos escritos. Para conseguirlo se sugiere, además de las actividades programadas, el análisis de documentos reales que puedan conseguirse por los propios alumnos. Se verá cómo siguen una estructura parecida, un lenguaje con el mismo estilo. Además se deberá exponer el motivo que llevó a escribir dichos documentos. En la exposición oral de la unidad, el mapa de Ideas clave nos ayudará a situar y centrar a los alumnos. Ideas clave

Podría suponer un aprendizaje activo el exponer los motivos y decidir el tipo de documento que debería utilizarse. El análisis de los documentos protocolarios llevaría consigo una valoración de la imagen de la empresa, considerando las posibilidades de utilizarlos, no utilizarlos o hacerlo mal. También debe ser objeto de debate el lenguaje que se utiliza en la redacción de los diversos documentos asumiendo su inf luencia en la imagen de la empresa. Para realizar la evaluación final de la unidad, se recomienda el uso del CD Generador de Pruebas de Evaluación, para comprobar si los alumnos han alcanzado los objetivos propuestos. A continuación se muestra una tabla resumen con todos los recursos para esta unidad didáctica.

Recursos de la unidad 7 Prácticas de ortografía

CD Recursos

Revista de protocolo empresarial Recursos para el libro

CD Presentaciones Multimedia

Presentaciones Cine en el aula

Generador de pruebas de evaluación

Unidad 7 - Formatos tipo de documentos en las empresas y la Administración

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Solucionario a las actividades propuestas

1 >> Textos de organización interna Página 142

1·· Redacta un aviso comunicando el cambio de día para celebrar la comida anual de Navidad.

AVISO

La Comida de Navidad que se iba a celebrar el día 19, se celebrará el día 20 a las 14:00 h, por problemas con el restaurante.

2·· Elabora un comunicado interno emitido por Gonzalo Ramírez Sanz, jefe del departamento de contabilidad y dirigido a todos los trabajadores del departamento de marketing para solicitarles justificantes de los gastos de la última campaña.

COMUNICADO INTERNO

De: Jefe del Departamento de contabilidad A: Departamento de marketing

Asunto: Justificantes de gastos

Soria, 29 de abril de 20XX

Todos los componentes del departamento de marketing deben enviar al departamento de contabilidad los justificantes de gastos de la última campaña.

Gonzalo Ramírez Sanz

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Página 148

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3·· El departamento de marketing de la empresa UBIMA, SL, ha realizado un estudio de mercado sobre los gustos y preferencias alimenticias en jóvenes de 14 a 16 años. El estudio se ha llevado a cabo mediante encuestas en Santiago de Compostela, Bilbao, Valencia, Cáceres, Sevilla y Madrid y la utilidad del mismo radica en la posibilidad de sacar al mercado una línea de comida rápida para jóvenes en edad escolar. Los resultados han sido muy similares en todas las ciudades. Redacta el informe breve que el departamento de marketing presentaría al director de la empresa con los resultados.

INFORME SOBRE PREFERENCIAS ALIMENTARIAS EN JÓVENES DE 14 A 16 AÑOS Elaborado por el Departamento de Investigación Solicitante: Dirección Ejecutiva Con el fin de decidir sobre la conveniencia de abrir un nuevo establecimiento de comida rápida para jóvenes entre 14 y 16 años en la zona sur de Madrid se ha recurrido a una empresa externa (ESTUDILINE, SA), con la intención de obtener información de todos los datos necesarios para tomar una decisión rápida. También se ha tenido en cuenta toda la información de nuestros archivos. El resultado de la investigación llevada a cabo es el siguiente: – Las preferencias de la población con edades comprendidas en el rango objeto de estudio, se basan en comida sencilla de establecimientos rápidos. – No hay diferencias entre las diversas clases sociales, todos tienen gustos parecidos. La edad marca el gusto más que la clase social o nivel cultural de las familias. – La tendencia de los próximos años en este grupo se mantendrá al alza, dado que es previsible que aumente su poder adquisitivo. – Resulta imposible cubrir todo el mercado con los medios humanos materiales disponibles actualmente. Conclusiones: – En la zona no hay establecimientos especializados en comida rápida específicos para jóvenes. – La zona objeto de estudio reúne todos los requisitos necesarios para la apertura de un nuevo establecimiento. Teniendo en cuenta todo el estudio realizado, este departamento considera conveniente y aconsejable abrir un nuevo restaurante en la zona sur, siempre que los estudios financieros y los análisis de inversión también sean favorables.

Madrid, a 29 de enero de 20XX

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4·· DEFINITIF, SA, ha convocado a todos sus accionistas para aprobar la distribución de beneficios del ejercicio anterior. Redacta la convocatoria a Junta General Extraordinaria que tendrá lugar el 20 de marzo de 20XX, en la sede social de la empresa en la calle Maravillas, n.o 25 de Toledo, a las 9:00 horas en primera convocatoria y a las 9:30 horas en segunda convocatoria.

CONVOCATORIA DE JUNTA GENERAL EXTRAORDINARIA

Don Virgilio Conde, en calidad de Presidente de DEFINITIF, SA, con sede social en la calle Maravillas n.o 25 de Toledo, convoca a todos sus accionistas a la Junta General Extraordinaria, que tendrá lugar el próximo día 20 de marzo de 20XX, a las 9:00 horas, en primera convocatoria y de no concurrir el quórum necesario, a las 9:30 horas, en segunda convocatoria. Al objeto de tratar los siguientes puntos del orden del día.

ORDEN DEL DÍA 1. Distribución de beneficios del ejercicio anterior de la empresa DEFINITIF, SA. 2. Ruegos y Preguntas.

EL PRESIDENTE

En Madrid a 1 de marzo de 20XX

EL SECRETARIO

Unidad 7 - Formatos tipo de documentos en las empresas y la Administración

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5·· Redacta el acta correspondiente a la Junta General Extraordinaria de DEFINITIF, cuya convocatoria has realizado en la actividad anterior.

ACTA DE LA JUNTA GENERAL EXTRAORDINARIA Relación de asistentes:

Datos de la reunión:

Sr. Virgilio Conde Sr. D. Arturo Alonso Bernal Sr. D. Daniel Martín Nogués Sr. D. Javier Benito Toledo Sr. D. José Antón Antón Sra. Dña. Petra Coronado Ayllón

Fecha: 20 de enero de 20XX Hora de comienzo: 9:00 horas, en primera convocatoria y 9:30 en segunda convocatoria Hora de finalización: 13:00 horas

Orden del día: 1. Lectura y aprobación del Acta de la Junta anterior. 2. Distribución de beneficios del ejercicio anterior de la empresa DEFINITIF, SA. 4. Decisión de las medidas a adoptar ante la bajada de beneficios del ejercicio anterior, en relación con años anteriores. 5. Ruegos y Preguntas Desarrollo de la reunión: 1. Se lee y aprueba el Acta de la Junta anterior. 2. Se expone la distribución de los beneficios del ejercicio anterior. 3. Se abre la discusión: El Sr. D. Virgilio Conde propone encauzar la actividad económica principal de la empresa para que se desarrollen ramas de actividades económicas paralelas que ayuden a aumentar los beneficios. El resto de participantes, salvo Dña. Petra Coronado Ayllón, apoya la moción. Sometido a votación, se decide: a) Tras varias propuestas de actividades económicas paralelas, y por unanimidad, se decide aplazar la decisión de la puesta en marcha de dichas actividades, hasta la próxima reunión de la Junta. b) Reunirse en el plazo de dos meses para ver el desarrollo de los beneficios del año actual.

El Presidente Visto bueno y firma

El Secretario

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6·· Redacta, con tu nombre, el certificado que una escuela de negocios (CESCAP) emite a un alumno por un curso de “especialización en formación a distancia”, de 100 horas de duración, impartido de 25/01/20XX a 29/02/20XX. Lo firman Doña Ana Magdalena García Gómez (secretaria de CESCAP), con el visto bueno del presidente Sergio Peña Peña.

CESCAP C/ Río alto, 25 42002 Soria Tel. 975 28 28 26 Fax. 975 28 28 27

Doña xxxxxxxxxxxxx directora de personal de CESCAP,

CERTIFICA: Que xxxxxxxxxxxxxxxxxx, ha realizado en nuestro centro el curso de “especialización en formación a distancia”, de 100 horas de duración, desde el 25 de enero de 20XX hasta el 29 de febrero de 20XX.

Y para que conste a los efectos oportunos y a petición del interesado, firma el presente certificado en Soria, a treinta de octubre de dos mil XX.

V.º B.º

Ana Magdalena García Gómez SECRETARIA

Sergio Peña Peña PRESIDENTE DE CESCAP

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7·· Diseña y redacta un documento que pueda utilizarse para transcribir notas breves de recepción de llamadas telefónicas.

DÍA: HORA: LLAMADA N.º:

– Destinatario: – Remitente: – Motivo: – Número de teléfono: – Mensaje:

8·· Redacta una nota breve informando de la visita de un comercial a nuestra empresa. Viene a entrevistarse con Sonia Izquierdo, que es la encargada general de compras.

VISITA: Manuel Tejero Pardo DÍA:15/04/XX HORA: 10:00 h

– Motivo: Presentación catálogo novedades Feria – Número de teléfono: 603 21 25 54 – Mensaje: El comercial Manuel Tejero Pardo ha venido a entrevistarse con Sonia Izquierdo. Volverá el lunes a primera hora con lista de precios y ofertas

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9·· Diseña y confecciona una portada de fax para acompañar a un currículum de cuatro hojas que don Javier Arranz Sousa envía al departamento de personal de una empresa para poder presentarse a las pruebas de selección que tienen convocadas.

Fax

Remitente: Javier Arranz Sousa. Dirigido a: Departamento de personal Referencia: Currículum

Número de páginas: 5 (incluida la portada)

Fecha: 24 de enero de 20XX

Mensaje: Remito currículum para acceso a pruebas de selección.

2 >> Textos protocolarios Página 157

10·· Elabora un saluda no personalizado para invitar a todos los comerciantes de la zona a la inauguración de un restaurante el día 15 de julio de 20XX. Los datos del emisor son: El Fogón de Salvador, c/ Julián Romero 36, A Coruña, Tef. 96 936 36 65, Fax 96 933 23 25. Web: www.fogondesalvador.com. e.mail: [email protected].

Oliver Tronchón Carrero Relaciones Públicas El Fogón de Salvador C/ Juan Romero, 36. A Coruña Tf.: 96 936 36 65 / Fax: 96 933 23 25

Saluda y tiene el gusto de invitarle a la inauguración del restaurante: “El Fogón de Salvador” que tendrá lugar el próximo día 15 de julio de 20XX en la calle Julián Romero 36. de A Coruña (www.fogondesalvador.com) [email protected] Madrid, 25 de junio de 20XX

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11·· Redacta una tarjeta de invitación a un palco del estadio Santiago Bernabéu, que la empresa SONY envía a Don Mariano Moreno Abad, para presenciar el próximo partido de la selección española de fútbol.

El director gerente de SONY tiene el gusto de invitarle al próximo partido de la selección española de fútbol, para lo cual pone a su disposición el palco n.º xxx del estadio Santiago Bernabéu.

Señor: Mariano Moreno Abad

Madrid, 2 de enero de 20XX Se ruega confirmación Tel. 913693687

12·· Redacta una tarjeta de felicitación que la empresa TEKA, SA, envía a todos sus empleados con motivo de las fiestas navideñas.

TEKA, S.A. LES DESEA FELIZ NAVIDAD Y UN NUEVO AÑO QUE COLME TODOS SUS DESEOS. Ronaldo Cifuentes Poo Director General

Teruel, 17 de diciembre de 20XX

13·· Elabora una nota para un regalo que la empresa va a entregar a los trabajadores con una antigüedad en la misma superior a 20 años.

Gracias por estos años de dedicación Fdo. La dirección

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14·· Redacta el mensaje de pésame que podría incluirse en una tarjeta. El fallecido es un trabajador del departamento de contabilidad y los destinatarios del pésame son sus hijos.

Deseamos manifestarles nuestro más sentido pésame por el fallecimiento de su padre. Les acompañamos en el sentimiento y les trasladamos el compromiso de la empresa de apoyo en todo lo que sea necesario. Cordialmente. EMPRESA

15·· Diseña y redacta una nota de felicitación a un empleado por el nacimiento de un hijo.

Estimado Carlos, Enhorabuena por el nacimiento de tu primer hijo. Recibe un cordial saludo de todos tus compañeros,

Departamento de Recursos Humanos Cuenca, 20 de enero de 20XX

16·· Envía un telegrama de enhorabuena a una persona por un ascenso en su empresa.

TELEGRAMA

— Destinatario: Begoña Rodríguez. C/ Almendra, 89. 12 B. Albacete. Tf. 689 25 55 55.

— Texto: Estimada Begoña, enhorabuena por tu nuevo cargo.

— Emisor: Pedro Coronado. Sucursal 12. Av. Del cerezo, 26. Vigo. 699 88 77 77.

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17·· Imagina que trabajas en una empresa discográfica; envía un telegrama a uno de los cantantes felicitándole, en nombre de toda la empresa, por un premio conseguido.

TELEGRAMA

— Destinatario: Lucía Hernández. C/ Aguacate, 33. Escl. D. 9.º 1. Cádiz. Tlf. 788 11 66 55

— Texto: TODOS LOS COMPONENTES DE MUSICALIA TE FELICITAMOS POR EL PREMIO CONSEGUIDO.

— Emisor: Vicente Casado. MUSICALIA SA. Edificio Aragones. Paseo del Herrero, s/n. Barcelona. Tlf. 799 88 77 77.

3 >> Textos relacionados con la Administración Pública 18·· Redacta una denuncia por un robo producido en la oficina de la empresa en la que trabajas. Inventa los datos que necesites para cumplimentar el documento.

D./D.ª. Antonio Colomo Contreras con DNI n.º ...12.258.369 M DENUNCIA: Ante la Policía Nacional de Madrid los siguientes HECHOS: Primero: el lunes 7 de agosto, a las 8 de la mañana, se produjo un robo en nuestras oficinas centrales. Ha desaparecido la caja fuerte con documentos importantes y 200.000 € en efectivo. Segundo: como consecuencia del robo todos los muebles de la oficina están destrozados, así como la puerta de entrada. Esta denuncia se acompaña de los siguientes documentos: Fotografías del estado del inmueble. A efectos de notificación el interesado señala como medio preferente el correo ordinario y como lugar de notificación el domicilio habitual del denunciante. ……… Madrid …, ……ocho…….. de …… octubre ………….. de ……20XX… Firma:

Órgano, centro o unidad administrativa al que se dirige la denuncia.

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19·· Acabas de recibir la notificación de un procedimiento sancionador por el que se te imputa una infracción por exceso de velocidad, al circular a 140 km/h en un tramo con la velocidad limitada a 120 km/h. Redacta un escrito de alegaciones y dirígelo a la Jefatura Provincial de Tráfico, indicando que tú en todo momento respetaste la señalización de la carretera, así como la velocidad permitida, por lo que es posible que el rádar esté averiado y mida mal las velocidades.

D./D.ª ……Carlos Cifuentes Pereda…… con DNI n.º …16 232 025 L… y domiciliado en … Madrid …, … C/ Albadalejo, 9. 8.º. 28037 Madrid. … En relación con el procedimiento sancionador por el que se le imputa una infracción por exceso de velocidad. Formula las siguientes:

Alegaciones de acuerdo con lo dispuesto en los artículos …… de la Ley ………, de …………………………………………………………….), [“Boletín Oficial del Estado”(BOE) n.º 285 de …………………….].

Primera: En todo momento se respetó la velocidad máxima señalada en el tramo especificado. Segunda: Las características del vehículo, antiguo y de colección, le imposibilitan para alcanzar la velocidad señalada en la denuncia, por lo que probablemente esté estropeado el radar. A estas alegaciones se acompañan los siguientes documentos: 1 Fotografía del vehículo objeto de sanción.

…………… Madrid …, …… 25 ………… de …junio…… de …20XX……

Firma:

Órgano, centro o unidad administrativa al que se dirige la alegación.

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20·· Has recibido la notificación de una resolución que te impone una multa de 150 € por estacionamiento indebido, el día 3 de mayo, en la Calle del Pez, 14. Elabora un recurso contra dicha multa, indicando que ha debido haber algún error, pues en esa fecha tú estabas de viaje y tu vehículo estacionado en el parking del aeropuerto.

RECURSO María León Bernardo, mayor de edad y vecina de esta localidad, calle Monteleón n.º 34 de Madrid y con DNI 03566558-K.

Formulo RECURSO contra la resolución dictada con fecha de 13 de febrero de 20XX por la que se me impone una multa de 150 € por estacionamiento indebido, el día 3 de mayo, en la calle del Pez, 14.

ALEGACIONES Se ha producido algún error, puede que con la identificación de la matrícula, ya que en las fechas señaladas me encontraba de vacaciones y el coche estaba estacionado en el parking de largas distancias del aeropuerto.

Se adjunta fotocopia del justificante y factura del parking.

Por ello,

SOLICITO:

Que se dicte resolución revocando la orden de paralización de sanción, expediente l-poi-0258, objeto del presente recurso.

Madrid, 25 de febrero de 20XX

María León Bernardo

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21·· Redacta una solicitud al Ayuntamiento de tu localidad, para pedir que te concedan la licencia de apertura de un establecimiento de hostelería (café-bar).

SOLEDAD MARTOS MORENO, mayor de edad, con domicilio en C/ Pensamiento, 5, de Béjar (Salamanca), DNI n.º 02.258.369, y Tlf. 636 69 58 69. EXPONGO: 1.- Se han realizado todas las obras y acondicionamientos en el local de la C/ Plata, 12, al objeto de abrir un establecimiento de hostelería, concretamente un café-bar.

2.- Que adjunto los siguientes documentos: — Licencia de obras. — Dossier del proyecto.

Como consecuencia de ello,

SOLICITO: Licencia de apertura para el establecimiento.

Nombre y firma del solicitante: Soledad Martos Moreno

Bejar, 20 de febrero 20XX

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22·· Durante el procedimiento para la concesión de la licencia de apertura del punto anterior, presenta un escrito de alegaciones, manifestando que en el establecimiento no se servirán comidas, por lo que no tendrá la consideración de restaurante.

ESCRITO DE ALEGACIONES D.ª Soledad Martos Moreno, con domicilio en C/ Pensamiento, 5, de Béjar (Salamanca), y DNI n.º 02.258.369, y Tlf. 636 69 58 69.

En relación con la solicitud de licencia de apertura para el establecimiento de hostelería, café-bar: Formula las siguientes: Alegaciones de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 35 e) y 79 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (LRJ-PAC), [“Boletín Oficial del Estado”(BOE) n.º 285 de 27 de noviembre de 1992].

Primera: Que en el establecimiento no se servirán comidas, por lo que no tendrá la consideración de restaurante

A estas alegaciones se acompañan los siguientes documentos: —. Relación de actividades del establecimiento.

…… Béjar …, …5…… de …… septiembre ……… de … 20XX …

ILMO. SR. ALCALDE DEL AYUNTAMIENTO DE BÉJAR

Unidad 7 - Formatos tipo de documentos en las empresas y la Administración

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23·· El Ayuntamiento deniega la licencia de apertura del café-bar de los puntos anteriores. Diseña y redacta un recurso contra dicha resolución.

RECURSO D.ª Soledad Martos Moreno, con domicilio en C/ Pensamiento, 5, de Béjar (Salamanca), y DNI n.º 02.258.369, y Tlf. 636 69 58 69.

Formulo RECURSO contra la resolución dictada con fecha de XX de septiembre de 20XX por la que se deniega la licencia de apertura del café bar de la C/ Plata, 12.

ALEGACIONES El local reúne todos los requisitos establecidos por el Ayuntamiento para este tipo de locales, además se han realizado todas las obras pertinentes, con las oportunas licencias y siguiendo, en todo caso, las ordenanzas municipales.

Se adjunta fotocopia de las licencias de obras, y memoria del proyecto.

Por ello,

SOLICITO: Que se dicte resolución revocando la negativa a la apertura del establecimiento.

Soledad Martos Moreno

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24·· Diseña y redacta una tarjeta de invitación no personalizada para un desfile de modas en la Semana de la Moda Andaluza que se celebrará en el Palacio de Congresos y Exposiciones de Jaén. Posteriormente se servirá un cóctel.

El director de la Semana de la Moda Andaluza tiene el gusto de invitarle al primer desfile inauguración que se celebrará en el Palacio de Congresos y Exposiciones de Jaén.

A la finalización del mismo se servirá un cóctel para todos los asistentes.

Se ruega confirmación. Tlf. 636 252528 Jaén, 25 de enero de 20XX

25·· Redacta la misma tarjeta de invitación que has realizado en la actividad anterior, pero ahora personalizada y dirigida a Doña Elisa Sánchez Feliú.

Estimada Elisa Sánchez Feliú, El director de la Semana de la Moda Andaluza tiene el gusto de invitarle al primer desfile inauguración que se celebrará en el Palacio de Congresos y Exposiciones de Jaén. A la finalización del mismo se servirá un cóctel para todos los asistentes.

Se ruega confirmación. Tlf. 636 252528 Jaén, 25 de enero de 20XX

Solucionario a las actividades finales Página 158

1·· En líneas generales, ¿para qué sirven los textos de organización interna?

Para garantizar la coordinación y el buen funcionamiento de la empresa, así como documentar sus relaciones internas. 2·· ¿Para qué sirve un informe?

Sirve para recoger la descripción de los datos, hechos o acontecimientos relacionados con un determinado asunto. También puede incluir propuestas de actuación.

Unidad 7 - Formatos tipo de documentos en las empresas y la Administración

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3·· Explica teóricamente cómo debe ser la estructura de una convocatoria.

— El título, en el que debe constar el tipo de reunión (consejo, asamblea, junta...) y el nombre del organismo, asociación o grupo que se reúne. — La convocatoria propiamente dicha, en la que se pide a los destinatarios que acudan a la reunión, se comunica el motivo de la misma y se precisa la fecha, la hora y el lugar donde se celebrará. — El orden del día, normalmente comienza con la «Lectura y aprobación del acta de la sesión anterior» y termina con «Ruegos y preguntas». — El cierre, que suele comprender estos elementos: • La fecha y el lugar desde el que se convoca. • Antefirma del presidente. • Firma del presidente. 4·· ¿Qué es un acta?

Es la relación escrita de lo sucedido, tratado y acordado durante una reunión o asamblea.

Así como la convocatoria es imprescindible para que la reunión se desarrolle conforme al orden del día establecido, el acta es necesaria para que recoja todas las decisiones acordadas. 5·· ¿Qué utilidad tiene un certificado?

Es un documento que sirve para constatar un determinado hecho. 6·· ¿Son obligatorias las notas de recepción de llamadas telefónicas?

Son notas breves que se utilizan por la persona que atiende el teléfono o atiende una visita para transmitir un mensaje al destinatario correspondiente. No son obligatorias pero sí ayudan a no olvidar transmitir informaciones. 7·· ¿Qué objetivo tiene una portada de fax?

La portada de fax es una hoja que acompaña y presenta a un fax y que contiene los datos del emisor y del destinatario. El objetivo de una carátula de fax es que éste llegue a su destinatario concreto y no se produzca confusión cuando el fax se reciba. 8·· ¿Cuándo se utiliza el saluda?

Documento externo para comunicar alguna información breve, de manera cortés, a personas con quien se mantiene o se quiere mantener una relación. 9·· ¿Por qué los regalos deben llevar una nota?

Es una nota escrita a mano, generalmente en una tarjeta, que acompaña a un regalo que no se entrega personalmente y cuyo fin es informar de la procedencia del regalo. 10·· ¿Cuándo se suele usar el telegrama como documento de comunicación? Normalmente, el telegrama se utiliza en caso de urgencia. 11·· ¿Cuándo se utiliza la Solicitud?

Contiene una o varias peticiones dirigidas a promover la acción del órgano administrativo al que se dirige, para satisfacer una o varias pretensiones con fundamento en un derecho subjetivo o interés legítimo. Es decir, la solicitud debe estar fundamentada e inicia un procedimiento en la Administración en el cual el solicitante está interesado. 12·· ¿Qué se intenta con las alegaciones?

A través del documento de alegaciones el interesado en un procedimiento aporta a los órganos responsables de éste datos o valoraciones para su consideración. A través de las alegaciones se intenta que el órgano administrativo dé la razón al interesado.

Unidad 7 - Formatos tipo de documentos en las empresas y la Administración

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13·· ¿Para qué sirven los recursos?

Es el documento que se dirige a un órgano de la Administración Pública que ha dictado una resolución con la que el interesado firmante no está de acuerdo. Por medio del recurso se solicita a la autoridad correspondiente que modifique el acto o resolución inicial. 14·· ¿Son necesarias las convocatorias para todas las reuniones?

Son necesarias para reuniones en las que participen varias personas con un orden del día concreto, pero evidentemente, para reuniones entre dos o tres personas, que no suponga algo importante que tratar, no tiene por qué ser necesario, puede comunicarse la convocatoria de reunión mediante una llamada telefónica o de viva voz. 15·· ¿Es necesaria la firma de un certificado? Sí, deben firmarse los certificados.

16·· ¿Cómo afectan los textos protocolarios a la imagen de la empresa?

Con los textos protocolarios, la empresa fomenta la unión de grupo, ya que participa en asuntos que superan lo estrictamente profesional. 17·· Redacta los siguientes documentos, inventando todos los datos que no se proporcionen (nombres de empresas, personas, etc.), para que los textos queden lo más completos posible.

a) Un aviso para todo el personal comunicando que el lunes 16 de febrero a las 10:00 horas se producirá un corte en el suministro eléctrico que durará una hora.

Aviso

El lunes 16 de febrero a las 10:00 h se producirá un corte en el suministro eléctrico que durará una hora.

b) Nota de recepción de llamada telefónica que ha efectuado D. Mateo Sanz de la empresa Aglomerados Sanz a Doña Inés López del departamento de marketing. No ha dejado mensaje pero ha indicado expresamente que volverá a llamar.

FECHA: 29 de Abril de 20XX

HORA: 12:00

DESTINATARIO: Dña. Inés López REMITENTE: Mateo Sanz EMPRESA: AGLOMERADOS SANZ TELÉFONO: 947 858 656 SITUACIÓN:…Ha llamado

MENSAJE: No ha dejado mensaje pero ha indicado expresamente que volverá a llamar.

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c) Un informe sobre el estado de un polígono industrial de nueva calificación con intención de construir unas naves para almacenar la producción. El polígono está a 20 km del centro de la ciudad, los accesos son buenos para el transporte privado pero no hay transporte público para los trabajadores. El informe lo solicita la dirección ejecutiva y es elaborado por el departamento de logística. Las conclusiones giran en torno a la idea de que sí es conveniente la construcción de las naves.

INFORME SOBRE EL ESTADO DEL POLÍGONO INDUSTRIAL

Elaborado por el Departamento de logística Solicitante: Dirección Ejecutiva

Con el fin de decidir sobre el estado de un polígono industrial de nueva calificación, con el fin de construir unas naves para almacenar la producción, el departamento de logística elabora el siguiente informe.

El resultado de la investigación llevada a cabo es el siguiente: — El polígono está a 20 Km. del centro de la ciudad. — Los accesos son buenos para el transporte privado, pero no hay transporte público para los trabajadores. — La tendencia de los próximos años de construcciones en la zona. — Entre las inversiones del Ayuntamiento en los próximos meses figura mejorar los accesos en transporte público en la zona.

CONCLUSIÓN

• Sí es conveniente la construcción de las naves en la zona al estar prácticamente asegurado el transporte público. • Las construcciones irán aumentando, con lo que las infraestructuras mejorarán en un plazo medio de 5 años. Teniendo en cuenta todo el estudio realizado, este departamento considera conveniente y aconsejable construir las naves en el citado polígono.

Sevilla, a 25 de marzo de 20XX

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d) La convocatoria de una reunión de todos los trabajadores dedicados a la implantación de nuevas tecnologías en la información. El motivo es el recorte presupuestario al que se verán sometidos el próximo ejercicio. La reunión se celebrará el lunes 17 de enero de 20XX, a las 9:00 horas y el orden del día tiene dos puntos: ajustes presupuestarios y ruegos y preguntas.

CONVOCATORIA DE REUNIÓN

Don Julio Beltrán Antúnez en calidad de Director General de Nuevas Tecnologías en la Información, convoca una reunión a todo el personal implicado en la implantación de nuevas tecnologías, el día 17 de enero de 20XX, a las 9:00 horas, al objeto de tratar los siguientes puntos del

ORDEN DEL DÍA: Ajustes presupuestarios Ruegos y preguntas

EL PRESIDENTE

EL SECRETARIO

En Badajoz, a 25 de diciembre de 20XX

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e) El acta de la reunión anterior, de acuerdo al siguiente guión: planteó el tema Don Máximo de las Heras Oteo. Se finaliza la reunión a las 10:30 horas y la conclusión fue la petición a los reunidos de asumir el ajuste presupuestario con la reducción consiguiente de las dotaciones económicas, los fondos serán administrados por ellos mismos y repartidos según sus criterios entre los proyectos que están abiertos.

ACTA DE LA REUNIÓN Relación de asistentes:

Datos de la reunión:

Sr. D. Rodolfo Amaya Sainz Sr. D. Máximo de las Heras Otero Sr. Dña. Concepción Baldomero Gil Sr. Dña. M.ª Martina Merino Aguadulce

Fecha: 3 de enero de 20XX Hora de comienzo: 9:00 horas Hora de finalización: 10:30 horas Lugar: C/ Españoleto, 25

Orden del día. Se abre la sesión de acuerdo al siguiente orden del día: Ajustes presupuestarios. Ruegos y preguntas.

Desarrollo de la reunión: 1. Se abre la discusión del primer punto. El Sr. D. Máximo de las Heras Oteo propone un ajuste presupuestario en todos los proyectos que están en curso en el período que comienza. Presenta presupuestos y justificaciones. El resto de participantes, salvo Doña Concepción Baldomero Gil, apoya la moción. Sometido a votación, se decide reducir el presupuesto de investigación en un 3%. El resto de la sesión se trató el tema de seguimiento presupuestario llevado a cabo por la comisión presupuestaria. Todos los proyectos restantes quedan con la misma dotación. Tras varios minutos de discusión, y por unanimidad, se decide aplazar el tratamiento de este punto hasta la próxima reunión de la Junta. 2. Ruegos y preguntas. Únicamente Doña M.a Martina Merino propone volver a plantear la posibilidad de incremento presupuestario en la próxima reunión. Sin otro particular se levanta la reunión a 10:30 h.

El Presidente Visto bueno y firma

El Secretario Firma

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f) El certificado de experiencia profesional de una enfermera en un hospital privado durante cuatro años.

CERTIFICADO DE EXPERIENCIA PROFESIONAL HOSPITAL DEL NORTE C/ Circunvalación, 28 42002 Soria Tel. 975 232369 Fax. 975 872196

Don Andrés Pemán Castañeda Director de personal del HOSPITAL DEL NORTE,

CERTIFICA: Que Doña María Antonia Olavide Castán, ha prestado sus servicios laborales en este hospital, como enfermera durante los últimos 4 años.

Y para que conste a los efectos oportunos y a petición del interesado, firmo el presente certificado en Soria, a treinta de octubre de dos mil XX.

V.º B.º

Teodora Robledillo Torrent GERENTE

Andrés Pemán Castañeda

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g) Portada de fax que envía Don Ander Goikoetxea a la Universidad Complutense de Madrid, remitiendo un certificado de calificaciones, para poder acceder a una beca.

Fax

Remitente: Ander Goikoetxea. Dirigido a: Departamento de Administración de la Universidad Complutense

Referencia: Certificado de calificaciones

Número de páginas: 4 (Incluida la portada)

Fecha: 7 de julio de 20XX

Mensaje: Remito Certificado de calificaciones, para que adjunten a mi documentación correspondiente con la solicitud de la Beca Xxxxxx para el siguiente curso.