Software Aplicativo- Parte2

Soporte y Mantenimiento de Equipos de Computación

Software Aplicativo Parte 2

Manual del Participante

TABLA DE CONTENIDOS: TAREA 09: CREAR Y EXPONER UN FODA PERSONAL Y DE LA EMPRESA. ........................ 7 EQUIPOS Y MATERIALES: ................................................................................................................. 8 CREAR UNA PRESENTACIÓN Y PERSONALIZARLA. .................................................................................. 8 TRABAJAR CON LAS DIAPOSITIVAS EN LAS DIFERENTES VISTAS. ........................................................... 11 TRABAJANDO CON PLANTILLAS PERSONALIZADAS Y PLANTILLAS DESDE MICROSOFT OFFICE ONLINE. ............................................................................................................................................................. 13 ADMINISTRAR LAS DIAPOSITIVAS PARA LA PRESENTACIÓN .................................................................. 16 FUNDAMENTO TEÓRICO: ................................................................................................................ 17 CREAR UNA PRESENTACIÓN Y PERSONALIZARLA. ................................................................................ 17 INGRESANDO A POWERPOINT ............................................................................................................... 17 NUEVA PRESENTACIÓN ........................................................................................................................ 19 ABRIR, NAVEGAR Y CERRAR UNA PRESENTACIÓN ................................................................................. 19 NUEVA VISTA MICROSOFT OFFICE BACKSTAGE................................................................................... 20 ADMINISTRAR VERSIONES: ................................................................................................................... 21 NAVEGAR POR UNA PRESENTACIÓN ..................................................................................................... 24 DESCRIPCIÓN DE LA NUEVA PANTALLA DE TRABAJO POWERPOINT ...................................................... 24 MI PRIMERA PRESENTACIÓN ................................................................................................................ 33 CREAR UNA PRESENTACIÓN EN BLANCO .............................................................................................. 34 GRABAR UNA PRESENTACIÓN ............................................................................................................... 35 COMPATIBILIDAD CON LAS ANTERIORES VERSIONES ............................................................................ 36 TRABAJAR CON LAS DIAPOSITIVAS EN LAS DIFERENTES VISTAS. ........................................................... 37 VISTA NORMAL .................................................................................................................................... 37 VISTA CLASIFICADOR DE DIAPOSITIVAS............................................................................................... 40 VISTA PAGINA DE NOTAS ..................................................................................................................... 40 VISTA DE LECTURA: ............................................................................................................................. 41 VISTA PRESENTACIÓN CON DIAPOSITIVA ............................................................................................. 41 TRABAJANDO CON PLANTILLAS PERSONALIZADAS Y PLANTILLAS DESDE MICROSOFT OFFICE ONLINE. ............................................................................................................................................................. 42 CREAR PRESENTACIONES DESDE MICROSOFT OFFICE ONLINE.............................................................. 43 ADMINISTRAR LAS DIAPOSITIVAS PARA LA PRESENTACIÓN .................................................................. 45 USO DEL ESQUEMA............................................................................................................................... 46 FORMATO AL TEXTO ............................................................................................................................. 47 VIÑETAS ............................................................................................................................................... 49 FORMATO RÁPIDO ................................................................................................................................ 50 TEMA.................................................................................................................................................... 53 PERSONALIZAR UN TEMA DEL DOCUMENTO .......................................................................................... 54 PERSONALIZAR LOS COLORES DEL TEMA .............................................................................................. 54 PERSONALIZAR LAS FUENTES DEL TEMA............................................................................................... 55 SELECCIONE UN CONJUNTO DE EFECTOS DEL TEMA .............................................................................. 56 GUARDAR UN TEMA DEL DOCUMENTO .................................................................................................. 56 REORGANIZAR LAS DIAPOSITIVAS ........................................................................................................ 61 SELECCIONAR DIAPOSITIVAS ................................................................................................................ 61 COPIAR DIAPOSITIVAS .......................................................................................................................... 62 MOVER DIAPOSITIVAS .......................................................................................................................... 62 DUPLICAR DIAPOSITIVAS ..................................................................................................................... 62 CREAR SECCIONES: ............................................................................................................................... 63

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SOFTWARE APLICATIVO TAREA 10: ELABORAR UNA PRESENTACIÓN DE IMPACTO PARA EXPONER UN PROYECTO DE INVERSIÓN EN LA EMPRESA.

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CREAR Y MODIFICAR LOS PATRONES DE DIAPOSITIVAS, NOTAS Y DOCUMENTOS.................................. 66 EMPLEAR EFECTOS DE TRANSICIÓN DE DIAPOSITIVAS........................................................................... 67 DEFINIR INTERVALOS DE TIEMPO PARA LAS DIAPOSITIVAS, DURANTE LA PRESENTACIÓN. ................... 68 PERSONALIZAR LAS ANIMACIONES DE LOS OBJETOS EN LA DIAPOSITIVA............................................. 69 INSERTAR Y ADMINISTRAR CONTENIDO MULTIMEDIA: AUDIO Y VIDEO EN LA PRESENTACIÓN. ............. 72 CONFIGURAR LAS DIFERENTES OPCIONES DE IMPRESIÓN DE LA PRESENTACIÓN. .................................. 74 CREAR Y MODIFICAR LOS PATRONES DE DIAPOSITIVAS, NOTAS Y DOCUMENTOS.................................. 75 CREACIÓN Y MODIFICACIÓN DE LOS PATRONES .................................................................................... 75 GUARDAR Y ABRIR PRESENTACIONES................................................................................................... 77 GUARDAR PRESENTACIÓN .................................................................................................................... 77 ABRIR UNA PRESENTACIÓN................................................................................................................... 78 GUARDAR CON CONTRASEÑA ............................................................................................................... 78 EMPLEAR EFECTOS DE TRANSICIÓN DE DIAPOSITIVAS........................................................................... 79 EFECTOS DE TRANSICIÓN ...................................................................................................................... 80 AGREGAR LA MISMA TRANSICIÓN DE DIAPOSITIVAS A TODAS LAS DIAPOSITIVAS DE LA PRESENTACIÓN ............................................................................................................................................................. 82 MODIFICAR EL AVANCE DE LA DIAPOSITIVA ......................................................................................... 83 DEFINIR INTERVALOS DE TIEMPO PARA LAS DIAPOSITIVAS, DURANTE LA PRESENTACIÓN. ................... 83 PERSONALIZAR LAS ANIMACIONES DE LOS OBJETOS EN LA DIAPOSITIVA............................................. 86 FICHA ANIMACIONES: .......................................................................................................................... 86 PANEL DE TAREAS PERSONALIZAR ANIMACIÓN .................................................................................... 88 ASIGNACIÓN DE ANIMACIONES A UN OBJETO ........................................................................................ 89 INTERVALOS ......................................................................................................................................... 93 ESCALA DE TIEMPO AVANZADA ............................................................................................................ 94 MODIFICAR ANIMACIÓN ....................................................................................................................... 94 REORGANIZAR EL ORDEN DE EJECUCIÓN .............................................................................................. 94 VISTA PREVIA DE LA ANIMACIÓN.......................................................................................................... 94 COPIAR ANIMACIÓN .............................................................................................................................. 95 INSERTAR Y ADMINISTRAR CONTENIDO MULTIMEDIA: AUDIO Y VIDEO EN LA PRESENTACIÓN. ............. 95 FORMATOS DE ARCHIVOS DE AUDIO ..................................................................................................... 95 FORMATOS DE ARCHIVOS DE VÍDEO ...................................................................................................... 96 MÚSICA ................................................................................................................................................ 97 VIDEO Y ANIMACIONES ......................................................................................................................... 98 CONFIGURAR LAS DIFERENTES OPCIONES DE IMPRESIÓN DE LA PRESENTACIÓN. .................................. 99 CONFIGURACIÓN DE PAGINA .............................................................................................................. 100 TAMAÑO DE DIAPOSITIVA ................................................................................................................... 100 ORIENTACIÓN ..................................................................................................................................... 100 CONFIGURACIÓN DE IMPRESIÓN ......................................................................................................... 101

TAREA 11: CREAR UN PERFIL DE USUARIO PARA ACCEDER A UNA CUENTA DE CORREO UTILIZANDO DIFERENTES TIPOS DE SERVICIO Y ENVIAR MENSAJES UTILIZANDO FIRMAS PERSONALIZADAS Y CON BOTONES DE VOTACIÓN. ................ 105 ENTENDER EL FUNCIONAMIENTO GENERAL DEL SISTEMA DE MENSAJERÍA. ........................................ 106 PRIMERO CREAREMOS UN PERFIL UTILIZANDO UN SERVIDOR EXCHANGE:.......................................... 106 CREACIÓN DE PERFIL DE CUENTA UTILIZANDO POP 3: ....................................................................... 109 OUTLOOK HOTMAIL CONNECTOR ...................................................................................................... 114 OUTLOOK 2010 Y FACEBOOK: ............................................................................................................ 117 EMPEZAR A TRABAJAR CON UN PERFIL CREADO EN MS OUTLOOK. .................................................... 122 INICIAR OUTLOOK CON UN PERFIL ...................................................................................................... 122 DESCRIPCIÓN DEL ENTORNO DE TRABAJO Y ENVIAR MENSAJES DE CORREO ELECTRÓNICO. ............... 123 REDACTAR Y ENVIAR MENSAJES DE CORREO ELECTRÓNICO. .............................................................. 127 ~2~

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INCLUIR FIRMA EN LOS MENSAJES ...................................................................................................... 129 REDACTAR, APLICAR FORMATO Y ENVÍO DE UN MENSAJE SENCILLO .................................................. 130 COMPROBAR NOMBRES: ..................................................................................................................... 130 OPCIONES DE MENSAJERÍA ................................................................................................................. 131 ORGANIZAR VOTACIONES ................................................................................................................... 131 FUNDAMENTO TEÓRICO: .............................................................................................................. 133 ENTENDER EL FUNCIONAMIENTO GENERAL DEL SISTEMA DE MENSAJERÍA. ........................................ 133 CORREO ELECTRÓNICO: ...................................................................................................................... 133 DIRECCIONES DE CORREO ELECTRÓNICO: ........................................................................................... 133 ELEMENTOS QUE PARTICIPAN EN EL CORREO ELECTRÓNICO: .............................................................. 134 APLICACIÓN CLIENTE DE CORREO ELECTRÓNICO (MAIL USER AGENT (MUA)): ................................ 134 APLICACIÓN SERVIDOR DE CORREO ELECTRÓNICO:............................................................................ 134 INTERCAMBIO DE CORREO ELECTRÓNICO .......................................................................................... 135 CORREO POR WEB: ............................................................................................................................ 137 PROTOCOLOS INVOLUCRADOS EN LA COMUNICACIÓN ELECTRÓNICA ................................................. 137 EL PROTOCOLO SMTP ........................................................................................................................ 137 EL PROTOCOLO POP3 ......................................................................................................................... 138 EL PROTOCOLO IMAP: ....................................................................................................................... 139 CREAR UN PERFIL DE USUARIO DESDE PANEL DE CONTROL ............................................................... 139

TAREA 12: CREAR CITAS PERIÓDICAS Y REGISTRAR CUMPLEAÑOS DE LOS CONTACTOS COMO CITAS. ........................................................................................................... 141 AGREGAR Y GESTIONAR CONTACTOS EN UNA CUENTA DE CORREO ELECTRÓNICO Y ADMINISTRAR EL PANEL DE VISTAS. .............................................................................................................................. 142 REGISTRAR CONTACTOS ..................................................................................................................... 142 ORGANIZAR CONTACTOS MEDIANTE CARPETAS, CATEGORÍAS Y VISTAS. ............................................ 145 GESTIÓN CON LOS CONTACTOS ........................................................................................................... 145 ORGANIZAR CONTACTOS .................................................................................................................... 146 CREAR Y ADMINISTRAR LISTAS DE DISTRIBUCIÓN.............................................................................. 147 GRUPO DE CONTACTOS: ...................................................................................................................... 147 CREAR Y ADMINISTRAR CITAS SENCILLAS, DETALLADAS Y PERIÓDICAS. ............................................ 149 CREAR CITAS SENCILLAS Y DETALLADAS ........................................................................................... 149 OPCIONES DE ESTADO, AVISO ............................................................................................................. 149 CITAS PERIÓDICAS .............................................................................................................................. 149 ADMINISTRAR CITAS ........................................................................................................................... 150 COPIAR CITAS ..................................................................................................................................... 151 MOVER CITAS ..................................................................................................................................... 151 ELIMINAR CITA ................................................................................................................................... 151 ORGANIZAR UNA REUNIÓN ................................................................................................................. 151 CREAR UNA REUNIÓN. ........................................................................................................................ 151 REVISAR CONFIRMACIÓN DE ASISTENCIA ........................................................................................... 153 CONFIGURAR LA VISTA PRELIMINAR E IMPRESIÓN DE LAS CITAS. ...................................................... 154 IMPRIMIR ............................................................................................................................................ 154 FUNDAMENTO TEÓRICO: .............................................................................................................. 155 AGREGAR Y GESTIONAR CONTACTOS EN UNA CUENTA DE CORREO ELECTRÓNICO Y ADMINISTRAR EL PANEL DE VISTAS. .............................................................................................................................. 155 IMPORTAR CONTACTOS ....................................................................................................................... 158 IMPORTAR DESDE OTRAS LISTAS: EXCEL, ACCESS .............................................................................. 158 ADMINISTRAR EL PANEL DE VISTAS .................................................................................................... 160

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SOFTWARE APLICATIVO TAREA 13: CREAR Y GESTIONAR TAREAS Y NOTAS. ........................................................... 163 CREAR TAREAS SENCILLAS Y TAREAS PERIÓDICAS DESDE EL CALENDARIO, REVISAR SUS ESTADOS Y CREAR NOTAS. .................................................................................................................................... 164 TAREAS PERIÓDICAS ........................................................................................................................... 165 ASIGNAR TAREAS A OTROS USUARIOS ................................................................................................ 166 ASIGNAR UNA TAREA A OTRO USUARIO .............................................................................................. 166 ACEPTAR UNA TAREA ......................................................................................................................... 166 VER EL AVANCE DE UNA TAREA ASIGNADA ........................................................................................ 167 ADMINISTRAR EL PANEL DE VISTAS ................................................................................................... 168 USO DE LA BARRA DE TAREAS PENDIENTES ........................................................................................ 169 CREAR UNA TAREA EN LA BARRA TAREAS PENDIENTES...................................................................... 169 CREAR UNA NOTA ............................................................................................................................... 170 OPCIONES DE NOTAS. FORMATO ......................................................................................................... 171 ENVIAR NOTAS ................................................................................................................................... 171 ADMINISTRAR EL PANEL DE VISTAS ................................................................................................... 172 FUNDAMENTO TEÓRICO: .............................................................................................................. 173 CREAR TAREAS SENCILLAS Y TAREAS PERIÓDICAS DESDE EL CALENDARIO, REVISAR SUS ESTADOS Y CREAR NOTAS. .................................................................................................................................... 173

TAREA 14: RESOLVIENDO PROBLEMAS UTILIZANDO LA ALGORITMIA. ..................... 175 ENTENDER QUE ES UN SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN. ........................................ 176 ANALIZANDO LOS PROBLEMAS. .......................................................................................................... 177 REALIZANDO EL DISEÑO DEL ALGORITMO. ......................................................................................... 178 DIAGRAMA DE FLUJO: ......................................................................................................................... 178 DIAGRAMA N-S (NASSI-SCHNEIDERMAN): .......................................................................................... 180 PSEUDOCÓDIGO: ................................................................................................................................. 180 CREANDO DIAGRAMAS DE FLUJO, DIAGRAMAS N-S Y PSEUDOCÓDIGO. .............................................. 181 ENTENDER QUE ES UN SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN. ........................................ 184 ANALIZANDO LOS PROBLEMAS. .......................................................................................................... 184 ALGORITMO: ...................................................................................................................................... 188 REALIZANDO EL DISEÑO DEL ALGORITMO. ......................................................................................... 190

TAREA 15: CREAR CÓDIGO CON UNA ESTRUCTURA SECUENCIAL, ESTRUCTURAS SELECTIVAS Y ESTRUCTURAS REPETITIVAS. ...................................................................... 204 ENTENDIENDO LA IMPORTANCIA DE UN LENGUAJE DE PROGRAMACIÓN. ............................................ 207 DEFINIR LOS ELEMENTOS BÁSICOS DE UN PROGRAMA. ....................................................................... 207 ¿CÓMO FUNCIONA UN PROGRAMA INFORMÁTICO? ............................................................................. 209 EL CONCEPTO DE VARIABLES.............................................................................................................. 209 TIPOS DE DATOS ................................................................................................................................. 209 SINTAXIS ............................................................................................................................................ 210 PALABRAS RESERVADAS..................................................................................................................... 210 CONSTANTES ...................................................................................................................................... 210 COMENTARIOS .................................................................................................................................... 210 ¿QUÉ ES UNA INSTRUCCIÓN? .............................................................................................................. 211 TIPOS DE OPERADORES: ...................................................................................................................... 211 PRIORIDADES DEL OPERADOR ............................................................................................................. 212 CREAR DIFERENTES TIPOS DE VARIABLES Y CREAR CÓDIGO PARA DIFERENTES TIPOS DE ESTRUCTURAS. ........................................................................................................................................................... 212

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FUNDAMENTO TEÓRICO: .............................................................................................................. 217 LLEVANDO EL ALGORITMO A LA COMPUTADORA. .............................................................................. 217 PLANTEAMIENTO LÓGICO DE LA SOLUCIÓN DEL PROBLEMA. .............................................................. 218 LA VENTANA DEL EDITOR DE VISUAL BASIC ...................................................................................... 219 PROGRAMACIÓN POR EVENTOS ........................................................................................................... 221 CONVENCIONES PARA LOS NOMBRES DE LOS OBJETOS........................................................................ 221 FORMULARIOS .................................................................................................................................... 222 AÑADIR CONTROLES AL FORMULARIO ................................................................................................ 222 LA VENTANA DE CÓDIGO ................................................................................................................... 223 FUNDAMENTOS DE PROGRAMACIÓN VBA .......................................................................................... 224 ESTRUCTURA SECUENCIAL. ................................................................................................................ 224 ESTRUCTURA CONDICIONAL. ............................................................................................................. 226 SENTENCIA SELECCIÓN-CASO ............................................................................................................. 228 ESTRUCTURA REPETITIVA. ................................................................................................................. 231

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Tarea 09: Crear y exponer personal y de la empresa.

un FODA

En esta tarea trataremos los siguientes puntos:

Crear una presentación y Personalizarla. Trabajar con las diapositivas en las diferentes vistas. Trabajando con plantillas personalizadas y plantillas desde Microsoft Office Online. Administrar las diapositivas para la presentación

"El saber y la razón hablan, la ignorancia y el error gritan" (Arturo Graf)

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Equipos y Materiales:  Computadora con microprocesadores Pentium 4 ó

de mayor

capacidad.  Sistema operativo Windows.  MS Office 2010.

Orden de Ejecución:

 Crear una presentación y Personalizarla.  Trabajar con las diapositivas en las diferentes vistas.  Trabajando con plantillas personalizadas y plantillas desde Microsoft Office Online.  Administrar las diapositivas para la presentación

Operación: Crear una presentación y Personalizarla. Para esta oportunidad crearemos una presentación en blanco, para esto, abriremos PowerPoint 2010 y por defecto se abrirá una presentación en blanco, en esta presentación podremos empezar a ingresar texto, por ejemplo, para este caso crearemos presentaciones sobre el tema FODA, haremos una sobre el FODA personal y otra sobre el FODA de una empresa. Para realizar esta operación tengamos presentes los siguientes pasos: 1. Colocamos en la primera diapositiva de diseño de título, en el marcador de posición para el título: FODA PERSONAL y en el marcador inferior: Elaborado por … (Coloque su nombre).

2. Para insertar una nueva diapositiva hacemos clic en la ficha “Inicio”, grupo “Diapositivas” y hacemos clic en la herramienta “Nueva diapositiva” y desde allí

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TAREA 9 se puede desplegar un grupo de opciones que nos permitirán escoger el diseño de la nueva diapositiva:

3. Escogeremos el diseño: “Títulos y objetos”. 4. Luego de insertar la nueva diapositiva, podremos agregar el texto en los diferentes marcadores de posición, en este caso agregaremos lo mostrado en la imagen (El título de esta segunda diapositiva ha sido alineado a la izquierda y el contenido ha sido trabajado con una alineación justificada). 5. También hemos agregado una imagen representativa, para eso hemos utilizado la imagen “análisis-Foda” ubicada en la carpeta de trabajo “Tarea 09” e hicimos clic en la ficha insertar, nos ubicamos en el grupo de herramientas “Imágenes” y daremos clic en la herramienta “Imagen”, luego se mostrará el cuadro de dialogo “Insertar imagen” y ubicamos el archivo de imagen:

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6. Agregamos otra diapositiva en la cual eliminamos el marcador de posición del título y agrandamos el marcador de posición del contenido, agregando el siguiente texto(ver la imagen de la diapositiva):

7. Luego, hacemos clic en la ficha “Diseño” y nos ubicamos en el grupo de herramientas “Temas” y hacemos clic en el tema “Forma de onda”, al final tendremos las siguientes diapositivas:

8. Guardamos la presentación con el nombre “FODA Personal”.

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TAREA 9

Operación: Trabajar con las diapositivas en las diferentes vistas. Para este ejercicio abriremos la presentación “FODA para Empresa” y seguiremos las siguientes indicaciones: 1. Abrimos el archivo “FODA para empresa”. 2. Nos dirigimos a la ficha “Vista” y ubicaremos el grupo de herramientas “Vistas de presentación”, en este grupo encontramos diferentes herramientas, tales como: Vista Normal, Vista Clasificador de diapositivas, vista página de notas y la vista de lectura.

3. Por defecto se ubica en la vista “Normal”, donde se podrá visualizar fácilmente el contenido de la diapositiva, las notas asociadas a esta, el panel de diapositivas, donde estas se ven en tamaño reducido, y el panel de esquema, donde se ve el esquema de cada diapositiva.

4. La vista clasificador de diapositivas nos ayuda a ver las diapositivas en un tamaño reducido de tal manera que se muestren varias a la vez y también se puede apreciar con facilidad los tiempos asociados a cada una y además si se encuentra oculta o no, también es una vista muy práctica para desplazar las diapositivas a otras ubicaciones en la presentación.

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5. Desde la vista Página de notas, podemos visualizar las diapositivas en tamaño reducido y las notas asociadas a cada una, es una vista muy práctica para el caso en que el expositor cuente con varias notas en cada diapositiva.

6. También podemos utilizar la vista de lectura, que es muy práctica para leer la información de las diapositivas en forma rápida.

7. También tenemos la vista "Presentación" que se activa al presionar F5 ó desde la ficha "Presentación con diapositivas" y escogemos la herramienta "Desde el ~ 12 ~

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TAREA 9 principio" que se encuentra en el grupo de herramientas "Iniciar presentación con diapositivas". 8. Ahora, si deseamos modificar los marcadores de posición, fondos, formatos en los patrones que se utilizan para generar las diapositivas, lo podemos hacer desde la vista Patrón de diapositivas, lo mismo se puede aplicar para el patrón de notas y de documentos.

Operación: Trabajando con plantillas personalizadas y plantillas desde Microsoft Office Online. Realizaremos el siguiente procedimiento: 1. En efecto, al crear una nueva presentación podemos ayudarnos de contenidos previos, esto lo hacemos utilizando plantillas personalizadas o de Microsoft Office OnLine. Programa Nacional de Informática

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2. Para esto, nos ubicaremos en la ficha archivo, luego en la opción Nuevo y podremos visualizar diferentes opciones que se pueden utilizar para crear una nueva presentación, en este caso escogeremos las plantillas de ejemplo:

3. Para este caso escogeremos la plantilla llamada “Entrenamiento” y hacemos clic en Crear:

Seleccionamos la plantilla deseada y hacemos clic en “Crear”…

4. Aparecerán varias diapositivas con contenido, que pueden ser modificadas para nuestro uso.

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TAREA 9

5. Existen también otras plantillas que podemos escoger al crear una nueva presentación, estas plantillas están en office.com y son muy diversas de tal manera que se encuentran categorizadas, para este caso escogeremos la plantilla de “Diapositivas de contenido”:

6. Luego, podremos escoger entre un gran número de plantillas, en este caso escogeremos “Globalizando” y hacemos clic en descargar:

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7. Luego se mostrará este nuevo material que podrá ser utilizado para nuestra presentación:

Operación: Administrar las diapositivas para la presentación Para este ejercicio abriremos la presentación “FODA para Empresa” y seguiremos las siguientes indicaciones: 1. Primero debemos ubicarnos en la ficha Transiciones, nos ubicamos en el grupo de herramientas "Transición a esta diapositiva" y escogeremos "órbita":

2. Luego, utilizamos la herramienta "opciones de efectos" y escogeremos la opción "Desde abajo": 3. Además, nos ubicamos en el grupo de herramientas "Intervalos" y hacemos clic en "Aplicar a todo".

4. Al final visualizaremos la transición “órbita” desde abajo aplicado a todas las diapositivas:

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5. Además le podemos definir tiempos para cada diapositiva, de duración de la transición como de avance de cada diapositiva, en este caso le asignaremos de tiempo: 5 segundos para que avance a la siguiente diapositiva y 2 segundos para la transición.

6. Guardamos los cambios.

FUNDAMENTO TEÓRICO: Crear una presentación y Personalizarla. Ingresando a PowerPoint Como en todos los programas de Microsoft Office encontraremos diversas formas de acceder a este programa.

Iniciar PowerPoint Puede iniciar la aplicación de Microsoft PowerPoint a través del grupo de programas Microsoft Office y seleccionando “Microsoft Office PowerPoint 2010”.

Paso a Paso: Cómo Iniciar PowerPoint desde el Menú Inicio 1. Hagamos clic en el Botón Inicio

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2. Luego clic en Todos los programas. 3. Ahora busquemos el grupo de programas Microsoft Office y hacer clic sobre él, veremos que se mostrará una lista de los programas de office instalados:

4. Finalmente observaremos la ventana de la aplicación de Microsoft PowerPoint y estará lista para ser utilizada, ya que por defecto se muestra una presentación en blanco.

Paso a Paso: Iniciar PowerPoint a través del Inicio de búsqueda rápida 1. Hagamos clic en el Botón Inicio 2. Ubiquémonos en Iniciar Búsqueda 3. Ahora digitemos POWERPNT y pulsemos ENTER

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TAREA 9

Paso a Paso: Iniciar PowerPoint a través de la carpeta de instalación 1. Con el explorador de Windows, nos ubicamos en la siguiente ruta: “C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office14” (OBS: Esta ruta puede variar dependiendo del proceso de instalación de office 2010).

2. En dicha ubicación, seleccionaremos “Powerpnt.exe” y presionaremos ENTER:

Nueva Presentación Luego de iniciado el programa de PowerPoint este nos muestra una presentación en blanco, desde el cual podemos iniciar la inserción de elementos y objetos (texto, imágenes, graficas, videos, sonidos, controles) o insertar más diapositivas dependiendo el tipo y la orientación de nuestra presentación.

Abrir, navegar y cerrar una presentación Abrir una Presentación Para recuperar una presentación guardada en el disco podemos usar el siguiente método:

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Nueva vista Microsoft Office Backstage La nueva vista Microsoft Office Backstage le permite obtener acceso rápidamente a las tareas comunes relacionadas con la administración de archivos, como ver propiedades de documentos, establecer permisos y abrir, guardar, imprimir y compartir los archivos de presentaciones. Después de hacer clic en la pestaña Archivo, podrá ver la Vista Backstage de Microsoft Office PowerPoint:

En el panel izquierdo tendremos los siguientes elementos:

Guardar: Nos permite Guardar el archivo, para esto, la primera vez que se ejecute este comando, debemos asignar un nombre al archivo, las otras veces simplemente actualizará el archivo con los nuevos cambios. Guardar como: Nos permite guardar el archivo con un nuevo nombre al ya asignado (generará una copia del archivo original). Abrir: Nos permite especificar el archivo que se desea abrir. Cerrar: Nos permite cerrar el archivo. Información: Al hacer clic en este comando, podemos distinguir tres diferentes elementos: Proteger información: Aquí podremos administrar:



Permisos: Nos permite marcar la presentación como final.  Cifrar con contraseña: Esto mejora el nivel de ~ 20 ~

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TAREA 9 seguridad durante el trabajo.  Restringir permisos por personas: Concede accesos, pero quita permisos de edición, copiado e impresión.  Agregar una firma digital: Permite otorgar integridad a la presentación. Comprobar si hay problemas: Aquí podemos administrar:

 Inspeccionar documento: Verifica la información personal ú oculta en la presentación.  Comprobar accesibilidad: Permite verificar los contenidos en la presentación, de difícil acceso para personas con discapacidades.  Comprobar compatibilidad: Verifica las características no compatibles con versiones anteriores.

Administrar versiones:  Recuperar presentaciones no guardadas: Examina las copias recientes de los archivos no guardados.  Elimina todas las presentaciones no guardadas. Reciente: Permite acceder a las últimas presentaciones abiertas. Nuevo: Para crear una nueva presentación: Aquí podemos encontrar diferentes elementos:

 Presentación en blanco: Se genera una nueva presentación sin ningún  

 



contenido previo. Plantillas recientes: Nos permite escoger entre plantillas que han sido utilizadas recientemente en otras presentaciones. Plantillas de ejemplo: Podemos escoger entre diversas plantillas, muy llamativas, para realizar un trabajo más óptimo. Temas: Escogemos el tema para las diapositivas en nuestra nueva presentación. Mis plantillas: Si hemos creado nuestras propias plantillas, desde este acceso, podremos ubicarlas y utilizarlas en la nueva presentación. Nuevo a partir de existente: Permite

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escoger una presentación ya creada.  Plantillas de office .com: Podemos escoger entre diversas plantillas que se encuentran en el portal de Microsoft office. Imprimir: Aquí podemos distinguir las diferentes opciones para impresión, tales como: impresión rápida, propiedades de la impresora y configuraciones. Guardar y enviar: Este elemento a su vez se sub divide en dos partes:

 Guardar y enviar: Aquí podemos visualizar los siguientes accesos (estos se muestran en la siguiente imagen):

 Tipos de archivo: Aquí podremos escoger la forma de guardado o empaquetado de la presentación.

Ayuda: Gracias a esta opción, podemos ubicar las ayudas para soporte y además algunas herramientas para mejorar nuestro trabajo en office.

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Opciones: Al hacer clic aquí, accederemos al cuadro de dialogo de “Opciones de Power Point”, el cual me permitirá configurar:

        

Opciones generales. Cambiar la forma en que Power Point corrige y da formato al texto. Personalizar el modo en que se guardan los documentos. Establecer las preferencias de idioma. Opciones avanzadas para trabajas en Power Point. Personalizar la cinta de opciones. Personalizar la barra de herramientas acceso rápido. Se pueden agregar complementos. Ingresar al centro de confianza, para aumentar la proteccion para privacidad y seguridad. Salir: Se utiliza para salir del programa. Paso a Paso: Cómo Abrir Presentaciones 1. Clic en la ficha Archivo. 2. Luego haga clic en el Comando Abrir:

3. Abrir la carpeta donde está almacenado el archivo. 4. Doble clic sobre el nombre del archivo a abrir. 5. También puede abrir un archivo desde el Explorador de Windows. 6. La presentación se cargara y el archivo estará disponible para modificar su contenido. Programa Nacional de Informática

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Navegar por una Presentación Una vez abierta una presentación uno puede ver el contenido de cada una de las diapositivas desplazándose por las diapositivas en miniatura:

Cerrar una Presentación y cerrar PowerPoint: Paso a Paso: Cómo Cerrar una Presentación 1. 2. 3. 4.

Haga clic en la ficha “Archivo” y luego en “Cerrar”. Si aún no ha guardado el documento se preguntará si desea guardarlo. Se cerrará la presentación. Si desea cerrar toda la aplicación, hará clic en “Archivo”, y luego en “Salir”.

Descripción de la nueva pantalla de trabajo PowerPoint A partir de esta versión se utiliza la Interfaz de Usuario Orientada a los Resultados que ayuda a simplificar enormemente el trabajo en esta aplicación. Ahora podrá utilizar por ejemplo la Fichas Orientadas a Tareas con comandos y características de uso especialmente desarrolladas para cada grupo de actividades. Cada ficha presenta además una gran cantidad de información descriptiva sobre el uso apropiado de cada herramienta. La interacción de los usuarios con PowerPoint 2010 se ha rediseñado para que pueda encontrar y utilizar las funciones del programa de forma más sencilla. El aspecto y presentación se han perfeccionado y se han añadido tecnologías nuevas que le facilitan la capacidad de "explorar, elegir y hacer clic", en lugar de realizar una selección en complicados cuadros de diálogo. También puede obtener resultados mejores con mayor rapidez aprovechando las posibilidades de los conjuntos de características enriquecidas que se presentan en la interfaz de usuario de Office Fluent.

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TAREA 9 A continuación se muestra la ventana principal de PowerPoint con sus partes:

PARTES DEL ENTORNO DE TRABAJO DE POWERPOINT 2010

1

Ficha Archivo: Al hacer clic en esta ficha, se accede a la nueva vista de Microsoft Office Backstage, la cual ya fue detallada en un tema anterior.

2

Barra de herramientas de acceso rápido Esta barra muestra los comandos de mayor uso. Por defecto muestra algunos botones pero, es fácil agregarle otros. Haga clic en el menú desplegable (Personalizar barra de herramientas de acceso rápido) y haga clic sobre el comando que desee activar.

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También puede agregar cualquier otro comando haciendo clic derecho sobre él y seleccionando el comando Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido.

Agregar comandos usando las Opciones de PowerPoint 1. Haga clic en la ficha archivo, luego en “Opciones”. 2. En la lista a la izquierda, haga clic en “Barra de herramientas de acceso rápido”. 3. En el cuadro Comandos disponibles en, haga clic en Todos los comandos. 4. En el cuadro Personalizar barra de herramientas de acceso rápido, seleccione Para todos los documentos (predeterminado) o bien un documento específico. 5. Haga clic en el comando que desea agregar y a continuación, haga clic en Agregar. Repita el paso para cada comando que desee agregar. 6. Haga clic en los botones de flecha Subir y Bajar para organizar los comandos en el orden en que desee que aparezcan en la Barra de herramientas de acceso rápido. 7. Haga clic en Aceptar ~ 26 ~

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TAREA 9

Posición de la barra de herramientas acceso rápido También puede cambiar la posición de la barra utilizando el comando Mostrar debajo de la cinta de opciones:

3

Barra de Título La barra de título nos tendrá informado acerca del nombre del documento sobre el cual se está trabajando. Generalmente comparten una misma banda junto con la barra de acceso rápido.

4

Cinta de Opciones En la interfaz de usuario de Office Fluent, los menús y las barras de herramientas tradicionales se han sustituido por la cinta de opciones, un nuevo dispositivo que presenta los comandos organizados en un conjunto de fichas. Las fichas de la cinta de opciones muestran los comandos más importantes de cada una de las áreas de tareas de las aplicaciones.

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1

Fichas.- Su creación se orienta a trabajar con tareas.

2

Grupo de opciones.- Dividen la ficha en subtareas.

3

Comando.- Realizan una tarea específica.

4

Indicador de cuadro de diálogo.Los iniciadores de cuadros de diálogo son pequeños iconos que aparecen en ciertos grupos. Al hacer clic en un Iniciador de cuadros de diálogo se abre un cuadro de diálogo o un panel de tareas relacionado, que proporciona más opciones relacionadas con dicho grupo.

Herramientas Contextuales: Determinados conjuntos de comandos sólo son relevantes cuando se editan objetos de un determinado tipo. Por ejemplo, los comandos para los objetos SmartArt no son relevantes hasta que aparecen en el documento y el usuario está intentando modificarlo. En las versiones anteriores de las aplicaciones de Microsoft Office, estos comandos pueden ser difíciles de encontrar. Sin embargo, en Office PowerPoint 2010, al hacer clic en un objeto SmartArt aparece una ficha contextual que contiene comandos utilizados para la edición de este tipo de objetos. ~ 28 ~

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TAREA 9 Las fichas contextuales sólo aparecen cuando son necesarias y facilitan mucho la búsqueda y uso de los comandos necesarios para la operación que se va a realizar.

1

2

3

4

1

Herramientas contextuales.- Sólo aparecen cuando se está modificando un tipo de objeto en particular, como Imágenes, Gráficos estadísticos, SmartArt, Autoformas, etc.

2

Fichas contextuales.- De acuerdo a los objetos seleccionados se mostrarán los comandos organizados a través de fichas.

3

Comando.- Realizan una tarea específica de las fichas contextuales

4

SmartArt.- Nueva galería de objetos que brindan una calidad profesional a los documentos, a través de objetos muy atractivos y de fácil uso.

Fichas de Programa Las fichas de programa reemplazan el conjunto estándar de fichas cuando cambia a una vista o modo de creación determinado. Programa Nacional de Informática

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5

Barra de estado Se ubica en la parte inferior de la ventana, y su principal función es mantenernos informados sobre el documento sobre el cual estamos trabajando, pero además ofrece una manera rápida y sencilla de acceder a estadísticas como Numero de Diapositiva, Nombre del Tema, Revisión Ortográfica, Idioma, Firmas, Permisos, vistas del documento y otras más. A continuación explicaremos las más importantes.

1

Número de Diapositivas/Cantidad de Diapositivas, Tema e Idioma.Muestra el número de diapositiva de la diapositiva actual mas el total de diapositivas de la presentación, el tema aplicado así como el idioma para la revisión ortográfica.

2

Botones de vista.- El documento puede visualizarse de 3 formas diferentes dependiendo del tipo de trabajo que estemos realizando o según sea más conveniente en algunos casos. Por eso contamos con las siguientes Vistas: 1.

Normal. La vista normal es la vista de trabajo habitual y su aspecto

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TAREA 9 frente a una diapositiva nueva es el siguiente.

2.

Clasificador de Diapositivas. Cuando seleccionamos este tipo de vista, Vista Clasificador de diapositivas, el aspecto de la pantalla inicialmente para una nueva presentación es el siguiente:

3.

Vista de lectura. Use la vista Lectura para realizar la presentación no ante el público (a través de una pantalla grande, por ejemplo) sino para otra persona que sigue la presentación en su propio equipo. También puede usar la vista Lectura en su propio equipo cuando desee ver una presentación no en la vista Presentación

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con diapositivas a pantalla completa, sino en una ventana con controles sencillos que le permitan repasar la presentación fácilmente. Siempre es posible pasar de la vista Lectura a una de las otras vistas si desea modificar la presentación. 4.

Presentacion. La vista presentación con diapositivas llena toda la pantalla del equipo, como una presentación de diapositivas real. En esta vista se ve la presentación en su estado final.

3

Nivel de Zoom.- Este botón muestra el nivel de ampliación o readucción del documento y permite cambiarlo a través del cuadro de diálogo Zoom. El valor 100% significa que estamos visualizando al documento a su tamaño real, en la misma escala que será impreso. La visualización no altera en sí las dimensiones de los objetos al momento de imprimir, es solo un cambio en pantalla. Por eso si cambiamos al 50% eso significa que estaremos visualizando el documento a la mitad del tamaño que realmente tiene. Si haces clic sobre este botón observarás el cuadro de diálogo Zoom:

4

Control deslizante del Zoom.- Este control permite cambiar de forma dinámica el Zoom del documento, puede hacer clic en (Alejar) , en (Acercar) o en (pestaña). 5

Ajustar Diapositiva a la Ventana Actual.- Este control permite ajustar todo el contenido al tamaño actual de la ventana. ~ 32 ~

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TAREA 9 Personalizar la barra de estado Puede agregar más elementos a la barra de estado haciendo clic derecho sobre ella y seleccionando la opción que desee agregar o quitar. A continuación se muestra el menú contextual que aparecerá:

Mi Primera Presentación Se puede crear una presentación utilizando una plantilla o bien a partir de una presentación en blanco. Esta última opción es la que se empleará a lo largo de este capítulo con el fin de comenzar a trabajar con el programa y conocer las opciones básicas del mismo. El resto de opciones se detallarán en los siguientes capítulos. Cuando se comienza una sesión de PowerPoint se abre por defecto la opción Vista normal y una diapositiva de título. En ella aparecen inicialmente dos cuadros de texto dentro de los que el usuario puede escribir a modo de títulos, los mensajes iníciales para la presentación. Es posible agregar a esos dos, otros elementos para dar mayor estética o contenido a esta primera diapositiva. También es posible eliminarlos en el caso de que queramos prescindir de ellos, para realizar nuestro propio diseño de la diapositiva. También es importante indicar que las diapositivas se crean e insertan a partir de diseños, los cuales ya están predefinidos, tales como: Diapositiva de título, título y objetos, encabezado de sección, etc…, estos diseños también se pueden modificar posteriormente.

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Crear una Presentación en Blanco Como mencionamos anteriormente cuando uno inicia sesión en forma automática se tiene una presentación en Blanco con una Diapositiva con diseño Diapositiva de Titulo a partir del cual podemos iniciar la edición de nuestra presentación, si por el contrario ya estamos sobre una presentación y deseamos crear una nueva presentación en blanco los pasos a seguir son los siguientes:

Paso a Paso: Cómo Crear una Presentación en Blanco 1. Clic en “Archivo”, luego escogemos “Nuevo”: 2. Escogemos luego, del panel derecho, la opción “Presentación en blanco”:

3. Microsoft PowerPoint muestra la primera diapositiva en Blanco de la nueva presentación.

Para completar esta diapositiva modelo seguimos los siguientes pasos: 1. Hacer clic sobre el cuadro de texto superior y escribir en él el texto que se quiere introducir.

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TAREA 9 2. Hacer clic sobre el cuadro de texto inferior y escribir en él otro texto. 3. Hacer clic fuera de la diapositiva para salir del cuadro de texto. Consiguiendo de este modo, que el aspecto que muestre esta primera diapositiva sea el siguiente:

Grabar una presentación Lugar de almacenamiento Desde el comando Guardar, que se ubica en “Archivo”, nos lleva al cuadro de Dialogo Guardar Como, desde donde podemos elegir diferentes destinos de almacenamiento, por ejemplo:  Unidades de Discos Fijos  Unidades Lógicas de Conexión de Red Local  Unidades de Memoria Extraíbles Flash USB  Carpetas Personal u otra carpeta  Sitio Web  Escritorio

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Compatibilidad con las anteriores versiones Office PowerPoint 2010 puede guardar su trabajo en una gran variedad de formatos, el formato normal para esta versión es : pptx, pero encontrará nuevas maneras de guardar su presentacion tal como Presentacion con Diapositivas de PowerPoint (*.ppsx). Inclusive puede guardar la presentacion a una versión anterior de nuestro actual programa de Presentaciones. Si Usted trabaja en otros lugares con PowerPoint 2003; al guardar el archivo en la opción Tipo seleccionar la opción “Presentacion de PowerPoint 97-2003 (*.ppt)” Cabe mencionar que cuando uno realiza trabajos en PowerPoint 2010 y lo almacena en formato PowerPoint 2003; es lógico que pierda algunas características solamente propias del PowerPoint 2010.

Convirtiendo un documento antiguo a PowerPoint2010 Cuando se abre una presentación versión 97-2003, en PowerPoint 2010, es fácil poderlo convertir al nuevo formato PPTX. Desde el comando Guardar Como, en la opción Tipo cambie a Presentación de PowerPoint (*.pptx).

Cerrar una Nueva Presentación

Paso a Paso: Cerrar una Presentación 1. Haga clic en “Archivo”, y luego haga clic en el comando

.

2. Si no se han guardado aún los cambios, me pedirá que lo haga. ~ 36 ~

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TAREA 9

Trabajar con las diapositivas en las diferentes vistas. PowerPoint tiene cinco vistas principales: Vista Normal, Vista Clasificador de Diapositivas, Vista Página de Notas, Vista de Lectura y Vista Presentación con Diapositivas. Lo que se conocía como el menú Ver en versiones muy anteriores de PowerPoint ahora es la ficha Vista de Microsoft Office PowerPoint 2010. La ficha Vista está situada en la Cinta de Opciones.

La vista Presentación tiene su propia ficha: “Presentación con diapositivas”:

También a algunas de estas vistas la podemos acceder haciendo Clic sobre uno de los botones de visualización presentes en la parte inferior de la ventana del documento, en la zona correspondiente con la Barra de estado.

Vista Normal La vista Normal es la vista de edición principal, donde se escribe y diseña la presentación. Esta vista tiene cuatro áreas de trabajo:

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1

Ficha Diapositiva.Cuando se editan diapositivas en el panel Diapositiva, se trabaja con miniaturas de diapositivas en la ficha Diapositivas. Se visualizan las diapositivas que componen la presentación en forma de miniaturas, lo que facilita muchas de las labores de diseño, la reorganización o recolocación de las diapositivas que lo componen, así como las operaciones de agregar o eliminar diapositivas, o simplemente el desplazamiento entre ellas.

2

Ficha Esquema.Muestra el texto de cada una de las diapositivas que componen la presentación, con formato de esquema, a modo de guión de la misma.

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TAREA 9

3

Panel de Diapositiva.-

En la sección superior derecha de la ventana de PowerPoint, el panel Diapositiva presenta una vista grande de la diapositiva actual. Cuando la diapositiva actual se muestra en esta vista, puede agregar texto e insertar imágenes, tablas, gráficos SmartArts, gráficos, objetos de dibujo, cuadros de texto, películas, sonidos, hipervínculos y animaciones. 4

Panel de Notas.En el panel de notas situado bajo el panel de Diapositivas, puedes escribir las notas correspondientes a la diapositiva actual, Después, puedes imprimir las notas y hacer referencia a ellas durante la presentación. También pueden imprimirlas y repartirlas entre la audiencia o incluirlas en una presentación que vaya a enviar a la audiencia o a exponer en una página web.

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Vista Clasificador de Diapositivas

Esta vista muestra todo el contenido de la presentación en modo de diapositivas en miniatura, donde se aprecia todo el contenido de las mismas, tal y como se observa en la figura anterior. En la vista Clasificador de diapositivas es posible volver a ordenar las diapositivas y establecer transiciones o efectos de animación, tal y como se detallará en lecciones posteriores. También se pueden ver las diapositivas separadas por secciones.

Vista Pagina de Notas Puede escribir las notas en el panel de Notas, que está situado debajo del panel Diapositivas de la vista Normal. Sin embargo, si desea ver y trabajar con las notas en formato de página completa, en el grupo Vistas de presentación de la ficha Vista haga Clic en Página de Notas.

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TAREA 9

Vista de Lectura: Esta vista es muy útil para hacer revisiones rápidas del archivo.

Vista Presentación con Diapositiva Mientras crea una presentación, puede obtener una vista previa de la misma en la vista Presentación. Así, tendrá una idea de la apariencia y del comportamiento de las diapositivas cuando se proyecten. 1. Para abrir la vista Presentación, haga clic en la ficha Presentación con diapositivas y, después, haga clic en un comando del grupo Iniciar presentación con diapositivas para empezar por la primera diapositiva o por la actual. 2. La vista Presentación llena la pantalla del equipo. 3. Una forma de desplazarse de una diapositiva a otra es utilizar la barra de herramientas Presentación con diapositivas, en la parte inferior de la pantalla, a la izquierda. Las flechas de exploración aparecen al situar el cursor en esa área. Otra manera de ir de una diapositiva a otra es simplemente hacer clic con el botón del mouse.

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4. Si en algún momento desea salir de la vista Presentación, presione ESC. Regresará a la vista anterior, que suele ser la vista Normal. Allí podrá realizar los cambios necesarios en las diapositivas y, después, volver a obtener otra vista previa. 5. Otras formas de abrir la vista Presentación son:  Presionar F5 para empezar con la primera diapositiva.  Presionar MAYÚS+F5 para empezar con la diapositiva actual.  Hacer clic en el botón Presentación, que se encuentra en la parte inferior derecha de la ventana de PowerPoint, al lado del control deslizante Zoom.

La presentación empieza por la diapositiva actualmente seleccionada en la ficha Diapositivas.

Trabajando con plantillas personalizadas y plantillas desde Microsoft Office Online. Crear una presentación basada en una plantilla Una plantilla es un archivo o grupo de archivos que contienen información acerca del tema, el diseño y otros elementos de una presentación finalizada En las presentaciones de Microsoft Office PowerPoint 2010, puede aplicar plantillas integradas en PowerPoint, sacadas de otras presentaciones, creadas por usted y guardas en el equipo, o descargadas de Microsoft Office Online o de sitios Web de otros fabricantes.

Paso a Paso: Cómo Crear una Presentación a partir de una plantilla 1. Clic en “Archivo”, luego escogemos “Nuevo”: 2. Escogemos luego, del panel derecho, la opción “Plantillas de ejemplo”: 3. Luego, lo que U.D deberá hacer, es simplemente, escoger la plantilla deseada y luego hacer clic en CREAR. 4. PowerPoint 2010 nos trae una gran cantidad de plantillas, las cuales tienen diseños de muy alta calidad. ~ 42 ~

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TAREA 9

Las presentaciones basadas en plantillas usualmente traen un conjunto de diapositivas con diferentes diseños que nos ahorran tiempo, solo hay que modificar el contenido para tener nuestra presentación.

Crear presentaciones desde Microsoft Office Online Si dispone de una conexión a Internet, puede sacar el máximo provecho a las plantillas de diapositivas Online que dispone Microsoft como: Destacados, Diplomas, calendarios, Diapositivas de Contenido, Diapositivas de Diseño, etc. También podemos descargar plantillas de presentaciones en las siguientes categorías: Académico, Empresa, Diseño, etc.

Paso a Paso: Crear Presentaciones desde plantillas ONLINE 1. Clic en “Archivo”, luego en “Nuevo”. 2. Luego, en el panel derecho, escogeremos de la sección “Plantillas de office.com”, el tipo de plantilla deseada, por ejemplo: “Diapositivas de diseño”:

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3. Una vez escogido el tipo de plantilla, escogeremos la categoría, entre las cuales tenemos: Académico, arquitectura, asistencia médica, y muchas más. 4. En este ejemplo, escogeremos “Académico”:

5. Una vez que hemos elegido la categoría, escogeremos la plantilla deseada, en este ejemplo, escogeremos: “mundo1” y hacemos clic en descargar. La aplicación nos puede mostrar un aviso indicándonos la procedencia de la plantilla y nos pedirá escoger si continuamos con la descarga o no.

6. Al final, podremos ya utilizar la plantilla descargada:

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TAREA 9

Administrar las diapositivas para la presentación Cuando creamos una presentación podemos después modificarla insertando, eliminando, copiando diapositivas, etc. A continuación veremos paso a paso cómo podemos realizar cada una de estas operaciones que siendo tan sencillas tienen una gran utilidad.

Insertar diapositivas Para insertar una nueva diapositiva en blanco, siga uno de estos procedimientos:

Paso a Paso: Insertar Diapositiva desde una Presentación en Blanco 1. Inicie una sesión en PowerPoint, en forma predeterminada se agrega una diapositiva en blanco con diseño Diapositiva de Titulo, luego ingresamos texto sobre los títulos Principal y Secundario:

2. Desde el comando Nueva Diapositiva de la ficha Inicio, haciendo Clic directamente o Clic sobre la flecha desde donde obtenemos más alternativas de inserción, ejemplo: Insertar la Diapositiva eligiendo el Estilo Títulos y Objetos.

3. Si ya hemos escogido el diseño, pero deseamos cambiarlo, podemos recurrir a la herramienta diseño:

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4. Una vez ya definido el diseño deseado, ingresamos la siguiente información:

Paso a Paso: Insertar Diapositiva desde la Ficha Esquema 1. Nuestra presentación tiene ya algunas diapositivas, otro modo de insertar es desde la ficha Esquema te ubicas al final del texto de la diapositiva anterior a la que deseas crear, presionas Ctrl + Enter y luego digitas el contenido de la nueva diapositiva desde esta vista (vista esquema).

Uso del Esquema Escribir Aumentar y disminuir de nivel Los párrafos aparecen a distintos niveles de sangría. Los títulos siempre están a la izquierda y el texto sangrado de uno a cinco niveles hacia la derecha del título. Para aumentar o disminuir de niveles puedes usar los botones aumentar o disminuir sangría del grupo Párrafo. ~ 46 ~

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TAREA 9 Por ejemplo en nuestra presentación modelo, nos ubicamos en la ficha esquema e insertamos una diapositiva, a continuación digitamos el siguiente contenido, no olvide usar Aumentar Sangría o Disminuir Sangría.

Formato al texto El texto incluido en cada diapositiva se presenta con un tipo de fuente, tamaño, color y otros atributos (Considérese que un atributo es una característica del texto: la fuente, el tamaño, color, si va escrito en cursiva o en negrita, etc.), estos son los que conforman el formato de texto.

Fuente El formato del texto dependerá de los atributos que se le asignen. Pueden utilizarse los comandos del grupo Fuente de la ficha Inicio para cambiar los atributos del texto, o si se prefiere, usar las opciones del cuadro de dialogo Fuente cambiar la fuente y su tamaño, así como los atributos de los caracteres (cursiva, negrita, subrayado o con sombra etc. El texto que está dentro de las formas geométricas, al igual que los otros tipos de texto, también puede ir en relieve, como superíndice o como subíndice.

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Puede cambiarse el texto del título o del cuerpo para toda la presentación cambiando el formato del título o cuerpo en el patrón de diapositivas. Para realizar estos cambios de aspecto deberemos: 1. Seleccionar el texto, cuadro de texto o marcador de posición que lo contiene (Los marcadores de posición son los cuadros con contorno de puntos que aparecen cuando se crea una nueva diapositiva. Sirven como marcadores de posición para objetos tales como el título de la diapositiva, texto, gráficos, tablas, organigramas e imágenes prediseñadas). Marcador de posición

2. Seleccionar el cuadro de dialogo Fuente del grupo Fuente, que nos dará el siguiente cuadro de diálogo:

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TAREA 9

3. También podemos utilizar la mini barra de herramientas Formato, para cambiar el aspecto del texto sin tener que acceder a los comandos o cuadro de dialogo Fuente.

Viñetas Podemos hacer listados, con números o con viñetas Para crear una lista: 1. Seleccionamos los elementos de la lista. 2. Seleccione del comando Viñetas del grupo Párrafo, que nos proporcionará una lista de símbolos para que selecciones la más adecuada a tus propósitos.

3. También podrías personalizar la viñeta en base al tamaño, color y tipo de fuente seleccionando la opción numeración y viñetas:

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4. Por último también podrás elegir una viñeta de tipo imagen desde el Botón Imagen, nótese que usted podría importar una imagen si las que se muestran no satisface sus propósitos, para ello seleccione el botón Importar.

Formato Rápido Fondo de la Diapositiva Los estilos de fondo son variaciones de rellenos de fondo que se derivan de las combinaciones de los colores del tema (colores del tema: conjunto de colores que se utiliza en un archivo. Los colores del tema, las fuentes del tema y los efectos del tema constituyen un tema) y de las intensidades de fondo en el tema (tema: combinación de colores de temas, fuentes de temas y efectos de temas). Se puede aplicar un tema a un archivo mediante una selección única del documento. ~ 50 ~

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TAREA 9 Cuando se cambian temas del documento, los estilos de fondo se actualizan para reflejar los nuevos colores del tema y los fondos. Si únicamente desea cambiar el fondo de la presentación, debe elegir un estilo de fondo diferente. Al cambiar los temas del documento, se cambia mucho más que el fondo: se cambian también el conjunto de colores, las fuentes de los encabezados y del texto principal, los estilos de línea y de relleno, y los efectos del tema (efectos de tema: conjunto de atributos visuales que se aplica a los elementos de un archivo. Los efectos de tema, los colores de tema y las fuentes de tema constituyen un tema.). Los estilos de fondo se muestran en miniatura en la galería Estilos de fondo. Si sitúa el puntero sobre una miniatura de estilo de fondo, puede obtener una vista previa del modo en que el estilo de fondo afectará a la presentación. Si le gusta el estilo de fondo, puede hacer clic en él para aplicarlo.

También podemos aplicar un fondo situándonos sobre una diapositiva y hacer Clic Derecho, luego elegir del menú de contexto la opción Formato del Fondo.

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Este cuadro de dialogo nos permite fijar como fondo un relleno con determinadas características como:  Relleno Solido de un solo color  Relleno degradado  Relleno con Imagen o Textura  Relleno de trama Relleno Solido de un solo color, permite fijar un color con un determinado porcentaje de transparencia.

Relleno degradado, Un degradado es una progresión gradual de colores y sombras, normalmente de un color a otro o de una sombra a otra del mismo color, en el cuadro podemos elegir rellenos degradados preestablecidos o configurar uno a la medida.

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TAREA 9 Relleno con imagen o textura, nos permite elegir una textura predeterminada o buscar una imagen.

Tema En las versiones de PowerPoint anteriores a Microsoft Office PowerPoint 2010, para cambiar el aspecto de una presentación, por ejemplo, el tipo y el tamaño de las viñetas, el diseño del fondo y los colores de relleno, y los tamaños y posiciones de los marcadores de posición, se aplicaba una plantilla de diseño (una plantilla de diseño es un archivo que contiene los estilos de una presentación, incluido el tipo y el tamaño de las viñetas y fuentes; posiciones y tamaños de los marcadores de posición, diseño de fondo y combinaciones de colores de relleno y un patrón de diapositivas y el patrón de títulos opcional). En Office PowerPoint 2010, se aplica un tema (un tema es una combinación de colores de temas, fuentes de temas y efectos de temas. Se puede aplicar un tema a un archivo mediante una selección única) para lograr el mismo resultado. Puede dar formato de manera fácil y rápida a un documento entero para proporcionarle un aspecto profesional y moderno aplicando un tema. PowerPoint proporciona varios temas del documento predefinidos, aunque también se puede crear temas propios personalizando un tema del documento existente y guardándolo después como un tema del documento personalizado. Los temas del documento se comparten entre los programas de Office para que todos los documentos de Office puedan tener el mismo aspecto uniforme. Aplicando un tema, siga los pasos siguientes: 1. En la ficha Diseño, en el grupo Temas, haga clic en el tema del documento que desee, o haga clic en Más para ver todos los temas del documento disponibles.

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2. Para aplicar un tema del documento predefinido, haga clic en el tema del documento que desea utilizar en Integrado. En nuestro caso elija Mirador 3. Si uno de los tema del documento que desea utilizar no aparece en la lista, haga clic en Buscar temas para buscarlo en su equipo o en una ubicación de red. 4. Para buscar otros temas del documento en Office.com, haga clic en “Habilitar actualizaciones de contenido de office.com”.

En PowerPoint, tiene la opción de aplicar un tema del documento a todas las diapositivas, solamente a las diapositivas seleccionadas o a la diapositiva patrón. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el tema del documento y, a continuación, haga clic en la opción que desee.

Personalizar un tema del documento Para personalizar un tema del documento, debe empezar cambiando los colores, las fuentes o los efectos de línea y relleno que se utilizan. Los cambios que lleve a cabo en uno o más de estos componentes del tema afectarán a los estilos que haya aplicado en el documento activo. Si desea aplicar estos cambios a los nuevos documentos, puede guardarlos como tema del documento personalizado.

Personalizar los colores del tema Los colores del tema contienen cuatro colores de texto y de fondo, seis colores de énfasis y dos de hipervínculo. Los colores del botón Colores del tema representan los colores de texto y de fondo actuales. El conjunto de colores situado al lado del nombre Colores del tema después de hacer clic en el botón Colores del tema representan los colores de énfasis y de hipervínculo para ese tema. Si modifica cualquiera de esos colores para crear su propio conjunto de ~ 54 ~

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TAREA 9 colores, cambiarán los colores mostrados en el botón Colores del tema y al lado del nombre Colores del tema.

Si desea crear sus propios colores del tema, debe hacer clic en “Crear nuevos colores del tema…”, y visualizará el siguiente cuadro de dialogo:

Personalizar las fuentes del tema Las fuentes del tema contienen una fuente de encabezado y una fuente de cuerpo. Si hace clic en el botón Fuentes del tema , podrá ver el nombre de las fuentes de encabezado y de cuerpo utilizadas para cada tema debajo del nombre Fuentes del tema. Puede modificar ambas fuentes para crear su propio conjunto de fuentes del tema.

Si desea crear nuevas fuentes para el tema, debe hacer clic en “Crear nuevas fuentes del tema…”, y visualizará el siguiente cuadro de dialogo:

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Seleccione un conjunto de efectos del tema Los efectos del tema son conjuntos de líneas y efectos de relleno. Si hace clic en el botón Efectos del tema podrá ver las líneas y los efectos de relleno utilizados para cada conjunto de efectos del tema del gráfico que se muestra con el nombre Efectos del tema. Aunque no pueda crear su propio conjunto de efectos del tema, puede elegir el que desee utilizar en su propio tema del documento.

Guardar un tema del documento Los cambios que se realizan en los colores, en las fuentes o en los efectos de línea y relleno de un tema del documento se pueden guardar como un tema del documento personalizado que puede aplicar a otros documentos.

Uso del asistente para auto corrección Puede utilizar la función Autocorrección para corregir errores tipográficos u ortográficos, y para insertar símbolos y otros fragmentos de texto. La función Autocorrección está configurada de manera predeterminada con una lista de errores ortográficos y símbolos comunes, pero se puede modificar dicha lista. Autocorrección también puede corregir errores ortográficos si la palabra es parecida a otra del diccionario del corrector ortográfico. Todos estos usos de la función Autocorrección se basan en dos listas de palabras paralelas. La primera palabra es la que usted escribe y la segunda palabra o frase es la que el programa introduce para sustituir esa palabra. ~ 56 ~

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TAREA 9

La lista de autocorrección es común a todos los programas que integran esta función, lo que implica que al agregar o eliminar una palabra de la lista en un programa de Microsoft Office, los demás programas de Office también aplican el cambio.

Agregar una entrada de texto a la lista de autocorrección 1. Haga clic en “archivo”, luego en “opciones”, luego en el cuadro de dialogo “Opciones de PowerPoint” hacemos clic en “Revisión”:

2. Ahora, haga clic en “Opciones de Autocorrección”.

3. En la ficha Autocorrección, asegúrese de que la casilla Reemplazar texto mientras escribe está seleccionada. 4. En el cuadro Reemplazar, escriba la palabra o frase que suele escribir incorrectamente, por ejemplo, escriba “exemplo”. 5. En la casilla Con, escriba la palabra con la ortografía correcta — por ejemplo, escriba “ejemplo”.

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6. Haga clic en Agregar y luego en Aceptar.

Basadas en una presentación existente En ocasiones será necesario crear una presentación en base a una ya existente. Para lograrlo siga los siguientes pasos: 1. Haga clic en “archivo”, luego en “Nuevo” Existente…”

y

elegir “Nuevo a partir de

2. Observará un cuadro de diálogo para que seleccione el archivo a partir del cual puede crear una nueva presentación. 3. Seleccione el archivo “computadoras personales.pptx” y haga clic en crear nuevo.

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4. Se creará una nueva presentación en base al archivo seleccionado, tal como se muestra a continuación.

Con plantillas de Office.com Las plantillas son documentos pre-determinados que permiten crear de una manera fácil, amigable y sin conocimiento previos: Calendarios, Diagramas, Diplomas, Informes, etc. Las plantillas podrían descargarse previamente o si tienes una conexión a internet accederlas OnLine. 1. Haga clic en “Archivo” y a continuación, haga clic en Nuevo, luego elegir desde “Diapositivas de Office.com” la opción deseada, luego se descargará:

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2. Una vez descargado la plantilla se crea la nueva presentación a partir del cual usted podrá editar agregando objetos e insertando nuevas diapositivas a la presentación.

Crear una Presentación desde un archivo de Word En ocasiones descargará documentos de Internet, y querrá pasarlos a PowerPoint, sin embargo estos requieren cierta preparación, ya que sólo se reconoce a los formatos de Estilo tipo Título1, Título 2 y Título 3. Será necesario que aplique dichos formatos a los títulos y subtítulos que servirán como título de sus diapositivas. 1. Abra el archivo “Intranet Extranet.docx”

2. Verificará los formatos tipo Título según observará en el archivo en cuestión. 3. Ahora elija desde la Barra de Acceso Rápido, Enviar A, Microsoft PowerPoint

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TAREA 9

4. El Resultado será el siguiente

Reorganizar las Diapositivas Seleccionar diapositivas Puede utilizar cualquiera de los métodos de selección ya conocidos, como por ejemplo el uso de la tecla Shift o Control. Por ejemplo abrimos la presentación ensamblaje de computadoras.pptx, luego pasamos a la vista Clasificador de Diapositivas, desde esta vista podemos dar mantenimiento a las diapositivas de la presentación en curso.

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Copiar diapositivas Podemos elegir una o más diapositivas, luego accediendo al menú contextual podemos usar la opción Copiar sobre las diapositivas seleccionadas, después haz clic con el botón derecho del mouse sobre la diapositiva detrás de la cual se insertará la diapositiva a copiar. Por último selecciona del menú contextual la opción Pegar.

Mover diapositivas Para mover las diapositivas de lugar dentro de una misma presentación tienes que seleccionar la diapositiva que quieras mover y sin soltar el botón izquierdo del mouse arrástrala hasta la posición donde quieres situarla. Una vez te hayas situado en la posición donde quieres poner la diapositiva suelta el botón del mouse y automáticamente la diapositiva se desplazará a la posición e incluso se reenumerarán las diapositivas.

Duplicar Diapositivas Otra forma de copiar una diapositiva es duplicándola, la diferencia es que duplicar sirve para copiar una diapositiva en la misma presentación mientras que con copiar puedes copiar la diapositiva en otra presentación. Para duplicar primero selecciona las diapositivas a duplicar. Una vez seleccionadas puedes duplicarlas de varias formas, elige la que más creas conveniente:

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Eliminar Diapositivas Selecciona las diapositivas a eliminar, si están consecutivas puedes seleccionarlas manteniendo pulsada la tecla SHIFT y seleccionando la última diapositiva, en cambio si deseas seleccionar diapositivas alternas mantén pulsada la tecla CTRL para seleccionarlas. Luego utilizando el menú contextual que aparece al pulsar sobre una diapositiva con el botón derecho y seleccionando Eliminar diapositiva. Otra manera es utilizando la tecla SUPR.

Crear secciones: Se pueden crear secciones conformadas por conjuntos de diapositivas, esto permitirá una mejor administración de la presentación. Para esto, seleccionamos la diapositiva desde la cual se creará la nueva sección, y hacemos clic en la ficha “Inicio”, luego en el grupo “diapositivas”, hacemos clic en “Sección” y finalmente en “Agregar sección”:

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Luego de crear las secciones, estas pueden ser administradas de forma muy sencilla:

En la vista presentación, también se puede escoger el presentar las diapositivas por secciones:

Ejercicios y tareas de investigación 1. ¿Cuáles son las recomendaciones a seguir para lograr una óptima exposición?. 2. ¿Cómo crear secciones para organizar las diapositivas? – indique el procedimiento y la utilidad. 3. ¿Cuál es la utilidad de la vista “página de notas”? – Explique. 4. ¿Cuál es la información más importante que mostrarías en la barra de estado? 5. Indique las características de la vista de lectura. 6. Crear un FODA personal.

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10 Tarea 10: Elaborar una presentación de impacto para exponer un proyecto de inversión en la empresa.

En esta tarea trataremos los siguientes puntos: Crear y modificar documentos.

los patrones de diapositivas, notas y

Emplear efectos de transición de diapositivas. Definir intervalos de tiempo para las diapositivas, durante la presentación. Personalizar las Animaciones de los objetos en la diapositiva. Insertar y administrar contenido multimedia: Audio y video en la presentación. Configurar las diferentes opciones de impresión de la presentación.

"El triunfo no está en vencer siempre, sino en nunca desanimarse" (Napoleón Bonaparte)-

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Equipos y Materiales:  Computadora con microprocesadores Pentium 4 ó de mayor capacidad.  Sistema operativo Windows.  MS Office 2010.

Orden de Ejecución:      

Crear y modificar los patrones de diapositivas, notas y documentos. Emplear efectos de transición de diapositivas. Definir intervalos de tiempo para las diapositivas, durante la presentación. Personalizar las Animaciones de los objetos en la diapositiva. Insertar y administrar contenido multimedia: Audio y video en la presentación. Configurar las diferentes opciones de impresión de la presentación.

Operación: Crear y modificar los patrones de diapositivas, notas y documentos. Para esta operación utilizaremos el archivo "proyectosdeinversion" y realizaremos los pasos que a continuación se indican: 1. Luego de abrir el archivo, nos ubicaremos en la ficha Vista, luego nos ubicamos en el grupo de herramientas "Vistas patrón" y hacemos clic en la herramienta "Patrón de diapositivas":

2. El patrón se utilizará para realizar cambios que afectan a todas las diapositivas que sigan cierto diseño, por ejemplo, realizaremos algunos cambios en el patrón de diapositivas de esta presentación: o Primero verificaremos los patrones de diapositivas que se tienen definidos en esta presentación.

o Si insertamos una imagen en el patrón, se afectarán todas las diapositivas que sigan ese patrón.

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TAREA 10 o En efecto, insertaremos el logotipo de una empresa haciendo clic en la ficha "Insertar" y luego nos ubicaremos en el grupo de herramientas "Imágenes" y haremos clic en la herramienta "Imagen". o Escogeremos la imagen logotipo de la carpeta de trabajo y la colocaremos como se indica en la siguiente imagen:

o Luego, hacemos clic en el botón "Cerrar vista patrón" y veremos que en efecto, las diapositivas que seguían ese patrón, se verán afectadas con la nueva imagen.

3. El mismo caso se da para el caso de los patrones de notas y de documentos.

Operación: Emplear efectos de transición de diapositivas. Realicemos el siguiente procedimiento:

1. Para emplear efectos de transición, trabajaremos con la misma presentación de la operación anterior y seleccionaremos las cuatro primeras diapositivas, luego, haremos clic en la ficha "Transiciones" luego nos ubicamos en el grupo de herramientas "Transición a esta diapositiva" y escogeremos la transición "Cubo", además apliquemos un tiempo de 3 segundos y con un sonido "Brisa".

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2. Ahora seleccionaremos desde la diapositiva 5 hasta la 10 y aplicaremos la transición "Panal" y le aplicaremos un tiempo de 5 segundos y un sonido de láser. 3. Ahora seleccionaremos desde la diapositiva 11 hasta la 15 y aplicaremos la transición "Voltear" y le aplicaremos un tiempo de 2 segundos y un sonido de Empuje. 4. Ahora seleccionaremos el resto de las diapositivas y aplicaremos una transición de tipo "Ondulación" y le aplicaremos un tiempo de 2 segundos y un sonido de Bomba. 5. Guardemos los cambios y cambiemos ha vista presentación para ver como quedó la presentación:

Operación: Definir intervalos de tiempo para las diapositivas, durante la presentación. Para realizar esta operación sigamos los siguientes pasos: 1. Abramos el archivo "proyectosdeinversion" y hagamos clic en la ficha "Presentación con diapositivas" y nos ubicamos en el grupo de herramientas "Configurar" y luego hagamos clic en la herramienta "Ensayar intervalos":

2. Una vez que hemos hecho clic en esta herramienta, se activará la vista presentación y aparecerá un pequeño cuadro de dialogo que nos permitirá medir los tiempos de duración de cada diapositiva y de toda la presentación.

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TAREA 10

Siguiente.

Pausar.

Reiniciar.

3. Una vez que hemos grabado los tiempos de toda la presentación, aparecerá un cuadro de dialogo indicando algunos datos referidos a la duración de la presentación. 4. Hagamos clic en el botón Sí para guardar los intervalos.

5. Luego, podemos verificar con la vista "clasificador de diapositivas" si en efecto aparecen los intervalos de tiempo.

Operación: Personalizar las Animaciones de los objetos en la diapositiva. Para realizar esta operación tendremos en cuenta los siguientes pasos: 1. Abriremos el archivo utilizado en la tarea anterior. 2. Nos ubicaremos en la diapositiva 3 y luego nos ubicaremos en la ficha “Animaciones” y nos ubicaremos en el grupo de herramientas “Animación avanzada” y finalmente, haremos clic en “Panel de animación”:

Panel de animación

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3. Luego seleccionaremos el título ¿Por qué se debe invertir? Y haremos clic en el grupo de herramientas “Animación” y escogeremos la animación “barras aleatorias”, veremos que esta se muestra en el panel de animación:

4. Si desearíamos configurar ó eliminar esta animación, podemos hacer clic en el selector que se encuentra al extremo derecho de la animación indicada en el panel de animación y escoger la opción deseada. 5. En este caso haremos clic en “Opciones de efectos” y aparecerá el cuadro de dialogo “Barras aleatorias” y en la ficha efecto indicaremos que la dirección será “Horizontal”, como sonido tendrá el archivo “laser.wav”, la animación del texto será “Por palabra” y habrá un 10% de retraso por palabra.

6. En la ficha Intervalos definimos un tiempo de 3 segundos.

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TAREA 10

7. Luego seleccionaremos el marcador de posición en donde se encuentra el texto “Existen dos motivos para que la empresa realice las inversiones:” y le asignaremos la animación “Rebote” con las opciones de efectos siguientes: o Iniciará después de la anterior. o Durará 5 segundos. o Se repetirá 2 veces.

8. Ahora seleccionaremos la imagen de la derecha y le aplicaremos la animación de entrada “Desplazar hacia arriba” y le configuraremos las opciones de efectos siguientes: o Sonido: Brisa. o Inicio: Después del anterior. o Duración: 5 segundos.

9. Al final probaremos el funcionamiento de las animaciones utilizando la vista presentación. OBS: Se pueden aplicar varias animaciones a un mismo objeto.

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Operación: Insertar y administrar contenido multimedia: Audio y video en la presentación. Para realizar esta operación tendremos en cuenta los siguientes pasos: 1. Abriremos el archivo SENATI y en la segunda diapositiva insertaremos un video y para este fin realizaremos los siguientes pasos: o Nos ubicamos en la segunda diapositiva, y hacemos clic en la ficha "Insertar" y nos ubicamos en el grupo de herramientas "Multimedia" y hacemos clic en la herramienta "Video" y aparecerá el cuadro de dialogo "Insertar video" en el cual seleccionaremos el video "introducción Senati":

o Una vez insertado el video, se mostrará la diapositiva como en la imagen siguiente:

o Al colocar el video, aparecerá en la parte superior las fichas contextuales "Formato" y "Reproducción", hagamos clic en la ficha formato y escojamos el estilo de video "Monitor, gris":

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TAREA 10

o Guardamos los cambios. 2. Para agregar audio a una diapositiva y a toda la presentación, lo podemos hacer siguiendo los pasos que a continuación se indican: o Abriremos la presentación "SENATI" y nos ubicaremos en la primera diapositiva y haremos clic en la ficha "Insertar", luego nos ubicaremos en el grupo de herramientas "Multimedia" y finalmente haremos clic en audio y escogeremos el archivo de audio deseado. o Luego aparecerá un icono que representa al archivo de audio insertado en la diapositiva, este se podrá ubicar en la posición deseada, en este caso lo colocaremos como se indica en la siguiente imagen:

3. Seleccionaremos este icono que representa el audio y haremos clic en la ficha contextual "Reproducción" y en el grupo de herramientas "Opciones de audio" seleccionaremos las opciones: o Iniciar: Reproducir en todas las diapositivas. o Ocultar durante la presentación. o Rebobinar después de la reproducción. Programa Nacional de Informática

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Operación: Configurar las diferentes opciones de impresión de la presentación. Para llevar a cabo esta operación, debemos seguir los pasos descritos a continuación: 1. Abriremos el archivo " proyectosdeinversion" y nos ubicaremos en la ficha "Archivo" y escogeremos la opción "Imprimir":

2. Desde esta opción podremos escoger las propiedades de la impresora, además podemos indicar las diapositivas a imprimir, además de definir los documentos que se imprimirán para el auditorio que recibirán la exposición de la presentación con las diapositivas:

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TAREA 10 3. Se podrá tener una vista previa del documento a imprimir:

FUNDAMENTO TEÓRICO: Crear y modificar los patrones de diapositivas, notas y documentos. Creación y modificación de los patrones PowerPoint está diseñado para proporcionar una apariencia coherente a las presentaciones con diapositivas. Nos ayudará a controlar la apariencia de las diapositivas de cuatro formas: con plantillas de diseño, patrones, temas y diseños de diapositivas (algunas de las cuales serán tratadas más adelante). El patrón de diapositivas controla el formato y algunas características de texto denominadas "texto del patrón" (el tipo, el tamaño y el color de la fuente) y también algunos colores de fondo y efectos especiales, como las sombras y las viñetas. Contiene marcadores de posición de texto y marcadores de posición para pies de página, como fecha, hora y número de diapositiva. Para realizar un cambio global en el aspecto de las diapositivas no es necesario modificar las diapositivas individualmente: simplemente realizamos el cambio en el patrón de diapositivas y, automáticamente, PowerPoint actualizará el resto de las diapositivas y aplicará los cambios realizados a las diapositivas nuevas que agreguemos. Programa Nacional de Informática

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Para cambiar el formato del texto, seleccionamos el texto del marcador de posición y realizamos los cambios. Por ejemplo, si cambiamos el color del texto del marcador a azul, el texto de las diapositivas actuales y el de las nuevas cambiará automáticamente a azul. Por ejemplo abrir la presentación Ensamblaje de computadoras.Pptx: 1. En el grupo Vistas patrón de la ficha Vista, haga clic en Patrón de diapositivas.

2. Al ingresar a estas opciones podemos realizar varios cambios que afectaran a todo el contenido de la presentación, tales como: Editar Patrón, Diseño del Patrón, Editar Tema, Fondo o Configurar página, para el ejemplo modificaremos los colores desde Editar Tema, Colores, donde elegiremos Cuadrícula.

3. Mientras realizamos las modificaciones en el patrón de diapositivas, podemos ver cómo quedaría el diseño en la diapositiva en miniatura. Una vez que hemos terminado, podemos presionar el botón “Cerrar vista Patrón”, de la Ficha Patrón de diapositivas, o simplemente cambiar de vista.

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TAREA 10

Guardar y abrir Presentaciones Guardar presentación Cuando guardamos una presentación, no solamente guardamos lo que hemos introducido sino que también incluimos la configuración de la ventana y las características de la presentación, formatos, etc. 1. Ir a “archivo”, luego en Guardar , si es la primera vez que guardamos nos aparecerá una ventana similar a la siguiente imagen:

2. Del panel Carpetas seleccionaremos la carpeta en la cual queremos guardar la presentación. También podemos crear una nueva carpeta, la carpeta se creará dentro de la carpeta que figure en el panel Carpetas. 3. Después en la casilla Nombre de archivo introduciremos el nombre con el cual queremos guardar la presentación y por último pulsaremos en el botón Guardar. 4. Si por algún motivo queremos guardar la presentación con otro formato para que pueda ser abierta por otra aplicación, como por ejemplo PowerPoint 972003, desplegaremos la lista de Guardar como tipo: y seleccionaremos el formato adecuado de la lista desplegable. 5. Si el tipo de formato que seleccionamos es Presentación se guardará la presentación con la extensión pptx 6. Si no es la primera vez que guardamos la presentación y pulsamos en el botón de guardar de la barra de acceso rápido o seleccionamos la opción Guardar de la ficha “Archivo” no nos aparecerá la ventana que hemos mostrado anteriormente, guardará los cambios sin preguntar.

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7. Por último, Si queremos guardar una presentación con otro nombre (por ejemplo queremos crear una nueva presentación utilizando una presentación que ya tenemos) o con diferente formato, utilizaremos “Guardar como” desde la ficha “archivo”.

Abrir una presentación 1. Para abrir una presentación deberemos ir a la ficha “Archivo” y luego hacer clic en el comando “Abrir”, también se puede utilizar la barra de acceso rápido o pulsar la combinación de teclas CTRL + A.

Guardar con Contraseña Podemos fijar una contraseña para apertura o escritura sobre un documento de PowerPoint cuando se realiza la acción de guardar la presentación, esto lo hacemos haciendo clic en “Herramientas”, luego en “opciones generales” y colocar las contraseñas respectivas, tanto de lectura como escritura:

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TAREA 10

Emplear efectos de transición de diapositivas. Las transiciones de diapositivas son efectos de tipo animación que se producen en la vista Presentación con diapositivas, cuando pasa de una diapositiva a la siguiente. Puede controlar la velocidad de cada efecto de transición de diapositivas y también agregarle sonido. Para aplicar la transición a una diapositiva se despliega la ficha Animaciones y se selecciona una de las opciones de Transición a esta diapositiva.

Los diferentes diseños te permiten seleccionar el movimiento de transición entre una diapositiva y la siguiente. Hay una lista bastante extensa de movimientos. Hacer Clic sobre la flecha Más para que se muestre esta lista de movimientos.

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Efectos de transición Aplicar y eliminar a una o varias diapositivas Usando la presentación Fundamentos de computación.pptx, podemos aplicar efectos de transición a una, varias diapositivas seleccionadas o a toda la presentación. Ubicarse en la primera diapositiva en el grupo, despliegue la lista de transiciones y elija una transición:

A diferencia de las versiones anteriores de PowerPoint 2010, tenemos transiciones muy llamativas:

Si aplicamos la transición: “Puertas”, tendremos:

Si aplicamos la transición: “Cubo”, tendremos:

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TAREA 10

Si aplicamos la transición: “Cambiar”, tendremos:

Si aplicamos la transición: “Ondulación”, tendremos:

Podemos cambiar el sentido de la transición, con la herramienta: “Opciones de efectos”:

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Observe que al seleccionar alguno de los efectos, dicho efecto directamente sobre la diapositiva seleccionada.

se muestra

Si desea ver nuevamente el efecto, haga Clic sobre el comando Vista previa del grupo Vista Previa de la ficha Animaciones. Puede continuar con las demás diapositivas como lo hizo con la primera diapositiva. Para retirar la transición, ubíquese sobre la diapositiva y use la transición “Sin transición”

Agregar la misma transición de diapositivas a todas las diapositivas de la presentación 1. Aplique una transición a una de las diapositivas 2. En el grupo Transición a esta diapositiva hacer Clic sobre Aplicar a todo.

3. Todas las demás diapositivas tomaran la transición aplica a la diapositiva actual.

Agregar a la transición sonido y velocidad de transición Podemos agregar un sonido desde el comando sonido del grupo Transición de esta diapositiva, una vez desplegada la lista elegimos un sonido.

También podemos agregar una determinada velocidad a la transición en forma exacta.

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TAREA 10

Modificar el avance de la diapositiva Se puede configurar que el avance sea al hacer clic con el mouse o programarle un tiempo en segundos para que en forma automática avance a la siguiente diapositiva. Estas opciones los puedes configurar en la ficha Transición a esta diapositiva.

Definir intervalos de tiempo para las diapositivas, durante la presentación. Definición de un intervalo Un intervalo permite asegurar un tiempo determinado de presentación entre diapositivas. Mientras ensaya, utilice la función Intervalo de diapositiva a fin de registrar el tiempo que necesita para presentar cada diapositiva, y después emplee los tiempos registrados para avanzar las diapositivas automáticamente cuando ofrezca la presentación a una audiencia. La función Intervalo de diapositiva es idónea para crear una presentación automática.

Ensayar Intervalos (Repetir, Pausa, Guardar) Para calcular el tiempo que necesitas tienes que ir a la ficha Presentación con diapositivas y elegir la opción Ensayar Intervalos, después verás que la presentación empieza a reproducirse pero con una diferencia, en la parte superior izquierda aparece una especie de contador que cronometra el tiempo que tardas en pasar de una diapositiva a otra pulsando algún botón del mouse.

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1. En la ficha Presentación con diapositivas, en el grupo Configurar, haga Clic en Ensayar intervalos.

Aparece la barra de herramientas Ensayo y en el cuadro Tiempo de exposición comienza a registrarse el intervalo de presentación.

2. Mientras programa la presentación, siga uno o varios de estos procedimientos en la barra de herramientas Ensayo:  Para pasar a la diapositiva siguiente, haga clic en Siguiente.

 Para detener temporalmente el registro del tiempo, haga clic en Pausa.

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TAREA 10  Para reiniciar el registro del tiempo después de una pausa, haga clic en Pausa.  Para reiniciar el registro del tiempo de la diapositiva actual, haga clic en Repetir. 3. Después de establecer el tiempo de la última diapositiva, aparece un cuadro de mensaje que muestra el tiempo total de la presentación y le solicita que siga uno de estos procedimientos:  Para mantener los intervalos de diapositivas registrados, haga clic en Sí.  Para descartar los intervalos de diapositivas registrados, haga clic en No.

4. Aparece la vista Clasificador de diapositivas, que muestra el tiempo de cada diapositiva de la presentación.

Desactivar los intervalos de diapositivas registrados antes de ofrecer una presentación Si no desea que las diapositivas de la presentación avancen automáticamente utilizando los intervalos de diapositivas registrados, siga este procedimiento para desactivarlos:  En la ficha Presentación con diapositivas, en el grupo Configurar, desactive la casilla de verificación Usar intervalos.

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Personalizar las Animaciones de los objetos en la diapositiva. En las presentaciones podemos dar movimiento a los objetos que forman parte de ellas e incluso al texto haciéndolas así más profesionales o más divertidas, además de conseguir llamar la atención de las personas que la están viendo. Puede animar sonidos, hipervínculos, texto, gráficos, diagramas y objetos para resaltar los puntos importantes, controlar el flujo de información y agregar interés a la presentación. Puede aplicar animaciones personalizadas a elementos en una diapositiva, en un marcador de posición o a un párrafo, incluidos una viñeta y los elementos de la lista. Por ejemplo, puede aplicar una animación de desplazamiento a todos los elementos de una diapositiva o aplicar la animación a un solo párrafo en una lista numerada. Utilice las opciones de entrada, énfasis y salida además de trayectorias de la animación. Puede aplicar también más de una animación a un elemento, por lo que puede crear un elemento de viñeta de desplazamiento hacia arriba y después hacia afuera. La mayoría de las opciones de animación contienen efectos asociados que puede elegir. Estos incluyen opciones para reproducir un sonido con una animación y animaciones de texto que puede aplicar a una letra, palabra o párrafo (por ejemplo, un título de desplazamiento hacia arriba en una palabra cada vez en lugar de todas a la vez). Puede obtener una vista previa de la animación del texto y objetos para una diapositiva o para toda la presentación.

Ficha Animaciones: La ficha Animaciones ha mejorado enormemente en esta versión, ya que esta permite realizar un trabajo de animación más rápido y diverso. Ahora contamos con una gran cantidad de animaciones que se pueden aplicar a cualquier objeto insertado en las diapositivas.

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TAREA 10 Si queremos aplicar una animación, puede ser cualquiera de las indicadas en la imagen, las cuales han sido categorizadas en:  Ninguna.  Entrada.  Énfasis.  Salir.  Trayectorias de la animación. Además se pueden utilizar más efectos de los mostrados inicialmente. También debemos indicar que ha esto se agrega la posibilidad de modificar las animaciones ya aplicadas sobre un objeto, con la herramienta: “Opciones de efectos”, que dependerán del efecto elegido:

Si se deseara agregar más efectos a un mismo objeto, debemos utilizar la herramienta: “Agregar animación”:

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Panel de tareas Personalizar animación Para controlar cómo y cuándo desea que un elemento aparezca durante la presentación, por ejemplo, para desplazarlo hacia arriba desde la izquierda cuando hace clic en el mouse, utilice el panel de tareas Personalizar animación. El panel de tareas Personalizar animación le permite ver información importante sobre un efecto de animación, incluidos el tipo de efecto de animación, el orden de diversos efectos de animación con respecto a otros y una parte del texto del efecto de animación.

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1

Este botón me permite reproducir una animación para verificar como se vería en la vista presentación.

2

Aquí se indica el número de orden de la animación y un icono representativo si se trata de una animación de entrada, énfasis, salida o de trayectoria.

3

Este control me permite seleccionar diferentes opciones asociadas a la animación respectiva:

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TAREA 10

 Iniciar al hacer clic (icono de mouse, mostrado aquí): el efecto de animación se inicia cuando hace clic en la diapositiva.  Iniciar con Anterior (no hay icono): el efecto de animación se inicia al mismo tiempo que se reproduce el efecto anterior de la lista (es decir, un clic ejecuta 2 o más efectos de animación).  Iniciar después de Anterior (icono de reloj): el efecto de animación se inicia inmediatamente después de que finaliza la reproducción del efecto anterior de la lista (es decir, no tiene que hacer clic otra vez para que se inicie el siguiente efecto de animación). 4

Escala de tiempo (esta opción se puede ocultar).

5

Permite reordenar la secuencia de las animaciones.

6

Un desencadenador no es más que un elemento de una diapositiva de PowerPoint (puede ser una imagen, una forma, un botón o incluso un párrafo o un cuadro de texto) que desencadena una acción al hacer clic en él. La acción podría ser un sonido, una película, una animación o un texto que se hace visible en la diapositiva.

Los elementos animados se señalan en la diapositiva con una etiqueta numerada que no se puede imprimir. Esta etiqueta se corresponde con los efectos de la lista Personalizar animación que se muestra junto al texto u objeto. Esta etiqueta aparece sólo en la vista Normal y si se muestra el panel de tareas Personalizar animación.

Asignación de animaciones a un objeto Aplicar un efecto de animación estándar a texto o a un objeto 1. Haga clic en el texto u objeto que desea animar.

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2. En la ficha Animaciones, en el grupo Animación, seleccione el efecto de animación que desee en la lista.

Animaciones de Entrada énfasis salida y trayectoria

Paso a Paso: Crear un efecto de animación personalizado 1. Haga clic en el texto u objeto que desea animar.

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TAREA 10 2. En la ficha Animaciones, en el grupo Animación Avanzada, haga clic en Panel de animación.

3. Desde el panel “Panel de animación”, podremos administrar las diversas animaciones, las cuales se podrán agregar utilizando la herramienta: “Agregar animación”.

 Para agregar un efecto a texto o a un objeto que ya está visible en la diapositiva, como girar, elija Énfasis y después haga clic en el efecto.

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 Para agregar un efecto a texto o a un objeto que hace que el elemento salga de la diapositiva en un determinado punto, elija Salida y haga clic en el efecto.

 Para agregar un efecto que haga que el texto o un objeto se mueva en una ruta especificada, elija Trayectorias de la animación y haga clic en la trayectoria.  Si se desean aplicar más efectos de los que se encuentran mostrados directamente, puede hacer clic en los comandos que se encuentran en la parte inferior:

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TAREA 10 4. Para especificar cómo se aplica el efecto al texto o al objeto, haga clic en el selector del lado derecho de la animación que se encuentra en el panel de animación y después haga clic en Opciones de efectos.

Opciones de Efectos El cuadro de dialogo para opciones de efectos nos muestra tres fichas: Efecto, Intervalo y Animación (OBS: El número de fichas que aparecerán, dependerán del tipo de objeto que se esté animando, para texto, son tres fichas). En la ficha Efecto usted puede configurar, sonidos, volumen de sonido, color y si es texto el tipo de aplicación de la animación.

Intervalos Podemos fijar el inicio, el tiempo de retardo, la velocidad y repetición de la animación.

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Escala de tiempo avanzada La escala de tiempo avanzada tiene un aspecto muy parecido a la escala de tiempo que se ve al obtener una vista previa de las animaciones. Esta escala permite modificar los intervalos relativos de las animaciones seleccionando el elemento en la lista Personalizar animación y, a continuación, arrastrando el marcador de la escala de tiempo.

Modificar animación Puede modificar las animaciones configuradas a un texto u objeto desde el panel de animación, donde se muestra las opciones de Inicio, Dirección y Velocidad o también puede hacer Clic sobre cada una de las animaciones que se muestren en la lista y luego elegir la opción a modificar.

Reorganizar el orden de ejecución Puede cambiar el orden de los objetos que se presentaran en su diapositiva. 1. Haga clic en el objeto de la lista de animaciones. 2. Use los botones Reordenar para “subir” o “bajar” el orden de animación del objeto

Vista previa de la animación Para obtener una vista previa de las animaciones de una diapositiva, muestre la diapositiva y, a continuación, en el panel de animación, haga clic en el botón Reproducir. Esta acción muestra automáticamente las animaciones desencadenadas, por lo que no necesita hacer clic en el elemento ~ 94 ~

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TAREA 10

Copiar animación Permite copiar las animaciones que estén definidas en un objeto, hacia otro objeto, para esto bastará con seleccionar el objeto con las animaciones, hacer clic en la herramienta “Copiar Animación” que se encuentra en el grupo “Animación avanzada” y luego hacer clic en el objeto al que deseo copiarle las animaciones.

Insertar y administrar contenido multimedia: Audio y video en la presentación. En PowerPoint puede insertar o incluir una gran cantidad de formatos de audio y video. En las tablas siguientes se muestran los formatos de archivo compatibles para archivos de audio y vídeo:

Formatos de archivos de audio Formato de archivo

Extensión

Archivo de audio AIFF

.aiff

Audio Interchange File Format Este formato de sonido se utilizaba originalmente en los equipos de Apple y Silicon Graphics (SGI). Los archivos de forma de onda se almacenan en un formato monaural (mono o de un solo canal) de 8 bits, que no se comprime y puede producir archivos grandes.

Archivo de audio AU

.au

Audio UNIX Este formato de archivo suele utilizarse con objeto de crear archivos de sonido para equipos UNIX o para Web.

Archivo

.mid

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o

Más información

Interfaz digital de instrumentos musicales Éste es un formato estándar para el intercambio de información musical entre ~ 95 ~

SOFTWARE APLICATIVO MIDI

.midi

instrumentos musicales, sintetizadores y equipos.

Archivo de audio MP3

.mp3

MPEG Audio Layer 3 Éste es un archivo de sonido que se ha comprimido con el códec (códec: abreviatura de compresor/descompresor. Software o hardware usado para comprimir y descomprimir medios digitales.) MPEG Audio Layer 3, desarrollado por Fraunhofer Institute.

Archivo de audio de Windows

.wav

Forma de onda Este formato de archivo de audio almacena los sonidos como formas de onda. Según diversos factores, un minuto de sonido puede ocupar un mínimo de 644 o un máximo de 27 megabytes de espacio de almacenamiento.

Archivo de Windows Media Audio

.wma

Windows Media Audio Éste es un archivo de sonido que se ha comprimido mediante el códec (códec: abreviatura de compresor/descompresor. Software o hardware usado para comprimir y descomprimir medios digitales.) de audio de Microsoft Windows Media, un esquema de codificación de audio digital desarrollado por Microsoft que se utiliza para distribuir música grabada, normalmente a través de Internet.

Formatos de archivos de vídeo

~ 96 ~

Formato de archivo

Extensión

Archivo de Windows Media

.asf

Advanced Streaming Format Este formato de archivo almacena datos multimedia sincronizados y puede utilizarse para transmitir contenido de audio y vídeo, imágenes y secuencias de comandos a través de una red.

Archivo de vídeo de Windows

.avi

Formato AVI Es un formato de archivo multimedia para almacenar sonido e imágenes en movimiento en formato Microsoft RIFA (Formato de archivo para intercambio de recursos). Es el más común de los formatos porque el contenido de audio o vídeo que se comprime con diversos códecs (códec: abreviatura de compresor/descompresor. Software o hardware usado para comprimir y descomprimir medios digitales.) puede almacenarse en un archivo .avi.

Archivo de película

.mpg .mpeg

Archivo de Windows Media Video

.wmv

o

Más información

Grupo MPEG Éste es un conjunto en evolución de estándares para la compresión de audio y vídeo desarrollados por Moving Picture Experts Group (Grupo MPEG). Este formato de archivo se diseñó específicamente para utilizarlo con Video-CD y CD-i. Windows Media Video Este formato de archivo comprime audio y vídeo mediante el códec (códec: abreviatura de compresor/descompresor. Software o hardware usado para comprimir y descomprimir medios digitales.) de Windows Media Video, un formato muy comprimido que requiere una cantidad mínima de espacio de almacenamiento en el disco duro del equipo.

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TAREA 10 Nota Aunque un archivo de sonido o de película tenga la misma extensión de archivo que los enumerados anteriormente, podría no reproducirse correctamente si no está instalada la versión adecuada del códec (códec: abreviatura de compresor/descompresor. Software o hardware usado para comprimir y descomprimir medios digitales.) o si el archivo no está codificado en un formato que su versión de Microsoft Windows reconozca. La codificación es el proceso de convertir los datos en una secuencia de unos o ceros.

Música Pista de audio a la presentación 1. Seleccione la primera diapositiva 2. Haga clic en la ficha Insertar, grupo Multimedia, Audio

3. Haga Clic sobre Audio de archivo… 4. Debemos seleccionar el archivo de audio deseado:

5. Ahora, tendremos que definir las “opciones de efectos” asociados a esta animación:

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SOFTWARE APLICATIVO

6. En las opciones de efectos, tendremos los siguientes elementos de configuración:

Video y animaciones Inserción de archivos de Video 1. Desde la ficha Insertar, grupo Multimedia despliega Video. 2. Después selecciona Video de archivo.... 3. Te mostrará una ventana en la que tendrás que buscar la ruta del archivo de película, una vez lo encuentres Clic en Insertar.

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TAREA 10

Inserción de videos On line Si tienes una conexión a internet, usted podría descargar algunas animaciones que le pueda servir a su presentación. 1. Desde la ficha Insertar, grupo Multimedia despliega Video. 2. Después selecciona Video de Imágenes Prediseñadas... 3. Desde el panel Imágenes prediseñadas office.com”

haz Clic en “Incluir contenido de

4. Selecciona los recursos y luego insértalos en la diapositiva:

Configurar las diferentes opciones de impresión de la presentación. En Microsoft Office PowerPoint 2010, puede crear e imprimir diapositivas, documentos y páginas de notas. Puede imprimir la presentación en la vista Esquema, así como imprimir en color, en blanco y negro, o en escala de grises. Programa Nacional de Informática

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Configuración de página Antes de imprimir una presentación, es necesario configurar el tamaño de la página que se desea utilizar y la orientación de la misma. Al modificar el tamaño y la orientación de la presentación, esta se aplica a todas las diapositivas de la presentación. 1. Desde la ficha Diseño, grupo Configurar página, podemos cambiar la configuración de página actual

2. Se muestra una ventana como la figura:

Tamaño de diapositiva Permite indicar el tamaño de las diapositivas para imprimir. Por defecto el tamaño es Presentación en pantalla. Puede cambiar este tamaño a cualquiera de los que se muestran en la lista.

Orientación Por defecto la orientación de nuestras diapositivas es horizontal. Puede cambiar la orientación de las diapositivas y de los documentos (se llama documentos a las diapositivas que se imprimen de 2,3 o más por página). Para más información revise el tema de estilos de impresión.

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TAREA 10

Configuración de Impresión Una vez indicado el tamaño y orientación de la presentación, estamos casi listos para realizar las impresiones. Sólo nos queda personalizar algunas opciones de impresión como el color de la impresión, el estilo de impresión, el número de copias, la calidad de impresión, etc. Para configurar la impresión, realice lo siguiente:  Use la ficha “Archivo” , luego hacer clic en “Imprimir”: o pulse “Ctrl + P”

Desde esta vista se pueden configurar de forma rápida las diferentes opciones de impresión, tales como: 1. Impresión rápida: Aquí se indicará el número de copias.

2. Se puede escoger la impresora con la que se imprimirán las presentaciones:

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Desde aquí también se pueden revisar las propiedades de la impresora. 3. Luego, se puede también indicar que se imprimirá:

4. También podré indicar cuantas diapositivas por página se podrán imprimir:

5. También podemos definir si deseamos intercalas la impresión o no.

6. Y finalmente, podremos definir si se puede imprimir en escala de grises o blanco y negro.

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TAREA 10

Ejercicios y tareas de investigación

1. Para evitar el colocar botones de acción en cada diapositiva ó algún otro elemento, debe hacerlo en el patrón de diapositivas. – Indique el procedimiento. 2. ¿Es posible recortar un clip de video insertado en PowerPoint 2010? Explique e indique el procedimiento. 3. ¿En qué consiste el agregar marcadores en los clip’s de videos y audio? – Explique. 4. ¿En qué consiste la nueva característica “Copiar animación” en PowerPoint 2010? – Explique. 5. ¿Cómo se puede convertir una presentación en un video? – Explique. 6. ¿Cómo difundir una presentación para una audiencia remota?. – Explique. 7. Realizar una presentación de impacto sobre un tema (este tema será otorgado por el Instructor) y exponerlo en grupos de alumnos.

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SOFTWARE APLICATIVO

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11 Tarea 11: Crear un perfil de usuario para acceder a una cuenta de correo utilizando diferentes tipos de servicio y enviar mensajes utilizando firmas personalizadas y con botones de votación.

En esta tarea trataremos los siguientes puntos:

Entender el funcionamiento general del sistema de mensajería. Empezar a trabajar con un perfil creado en MS Outlook. Descripción del entorno de trabajo mensajes de correo electrónico.

y

enviar

Si Dios nos creó con dos orejas, dos ojos y una sola boca, es porque tenemos que escuchar y ver dos veces antes que hablar - No abras los labios si no estás seguro que lo que vas a decir, es más hermoso el silencio (Proverbio árabe)-

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Equipos y Materiales:  Computadora con microprocesadores Pentium 4 ó de mayor capacidad.  Sistema operativo Windows.  MS Office 2010.

Orden de Ejecución:

 Entender el funcionamiento general del sistema de mensajería.  Empezar a trabajar con un perfil creado en MS Outlook.  Descripción del entorno de trabajo y enviar mensajes de correo electrónico.

Operación: Entender el funcionamiento general del sistema de mensajería. El Correo electrónico (e-mail), es uno de los servicios de red más utilizados, que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes electrónicos rápidamente mediante sistemas de comunicación electrónicos. Crearemos un perfil de correo utilizando diferentes tipos de servicios:

Primero crearemos un perfil utilizando un servidor Exchange: Para esto debemos realizar los pasos siguientes: 1. Debemos ubicarnos en el panel de control, desde el cual, ingresaremos al elemento “Correo” (para ubicarlo más rápido, debe utilizar la vista “Iconos grandes”):

2. Al hacer clic en “correo”, aparecerá un cuadro de dialogo, en el cual U.D deberá colocar información para generar su perfil de correo:

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Tarea 11

3. En el siguiente cuadro de texto, debemos configurar las opciones del servidor, para esto debemos tener claro qué tipo de servidor vamos a utilizar, en esta ocasión utilizaremos Exchange 2007.

4. Al especificar el tipo de servidor, debemos empezar con el llenado de datos como el nombre o número IP del servidor, luego la cuenta de correo y su respectiva contraseña. Para este ejemplo, el servidor tiene un nombre FQDN: senati.pnisenati.edu.pe y la cuenta es: [email protected]. Debemos notar también que el nombre del dominio es: pnisenati.edu.pe. OBS: En este caso se está utilizando un servidor con Windows 2003 Server sp2 con Exchange server 2007, pudiendo estar este instalado en un equipo físico o como máquina virtual en Virtual PC, Virtual Server, VMware Player, virtual Box u otra aplicación, esto quedará a criterio del instructor. Programa Nacional de Informática

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SOFTWARE APLICATIVO

Otra forma, que será también explicada posteriormente, consistiría en vincular MS Outlook a una cuenta en Hotmail, gmail u otro proveedor de correo en Internet. Ahora, si se cuentan con los recursos suficientes, se podría hasta implementar un servidor Exchange 2010.

Luego de realizar el procedimiento, si todo salió correctamente, se nos mostrará una ventana de felicitaciones y hacemos clic en finalizar.

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Tarea 11

5. Una vez creado el perfil, se podrá ingresar a la administración de nuestra cuenta de correo con MS Outlook 2010. Para esto, nos dirigimos al botón inicio, todos los programas, Microsoft Office y finalmente escogeremos Outlook 2010. También se pudo abrir la aplicación, colocando en ejecutar, el nombre: Outlook.

Creación de perfil de cuenta utilizando POP 3: Para realizar este procedimiento, necesitamos un servidor que trabaje con el protocolo POP3, se pueden utilizar servidores en Internet ó un servidor propio. El procedimiento es el siguiente: 1. Primero se debe preparar el servidor. (Esta parte debe ser realizada por el administrador de la red).

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Cuentas de correo electrónico en el servidor POP3.

2. Crear el perfil para la cuenta de correo, para esto realizamos los pasos 2 y 3 del procedimiento anterior. Debemos recordar que la diferencia más importante con respecto al caso anterior es que con POP3 (Post Office Protocol), el usuario podrá bajar sus mensajes de correo desde el servidor al equipo cliente.

En el asistente, debemos escoger la primera opción para especificar el tipo de servicio que se utilizará.

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Tarea 11

Para realizar la configuración adecuada, debemos especificar los nombres de los servidores de correo entrante y saliente, o en todo caso, saber los números IP respectivos. Finalmente colocaremos la cuenta de usuario y la contraseña.

El asistente nos permite probar la configuración de la cuenta, donde se pueden apreciar dos tareas muy importantes:  Iniciar sesión en el servidor de correo entrante.  Enviar mensaje de correo electrónico. En ambos, debe aparecer el estado “Completado”. Y luego, terminado esto, nos pedirá que iniciemos con el perfil creado en la PC.

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SOFTWARE APLICATIVO

Creación de perfil de cuenta utilizando HTTP: Para realizar este procedimiento, necesitamos tener una cuenta de correo vía http, por ejemplo: [email protected]

Indicamos en el asistente que la configuración de las opciones del servidor se hará manualmente.

Ahora, debemos especificar el tipo de cuenta y los servidores con los cuales trabajará el servicio de mensajería:

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Tarea 11

También se deben agregar los puertos adecuados, esta configuración puede cambiar dependiendo del servidor de correo.

Se deben realizar las pruebas de conexión para verificar que funcionen los accesos de la cuenta y los puertos especificados.

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Una vez culminado el procedimiento de configuración, se mostrará el mensaje de felicitaciones.

Outlook Hotmail Connector Outlook Hotmail Connector permite utilizar cuentas de Live Hotmail en Outlook: Leer y enviar mensajes de correo electrónico de Office Live Mail o de Windows Live Hotmail. Administrar sus contactos en Windows Live Hotmail. Usar opciones avanzadas para bloquear los mensajes de correo electrónico no deseado. Administrar varias cuentas de correo electrónico en una sola ubicación. Administrar y sincronizar varios calendarios, incluidos los calendarios compartidos, con Windows Live Calendario desde Outlook.

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Tarea 11 Si usa Outlook Hotmail Connector con Outlook 2010, se beneficiará de estas ventajas adicionales: La lista de remitentes seguros, la lista de remitentes bloqueados y la lista de destinatarios seguros se sincronizan entre Outlook y Hotmail. El envío y la recepción funciona como otras cuentas de Outlook. El estado de la cuenta de Hotmail aparece en la barra de estado de Outlook. Las reglas funcionan con la cuenta de Hotmail en Outlook incluso si no es su cuenta principal.

Puede bajar la aplicación desde: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=39db2b89-af2e-41f9-a175f93e1377959f&displayLang=es (OBS: Esta ubicación puede variar…) Además existen dos presentaciones (De 32 bits y de 64 bits). Procedimiento: Una vez bajado el programa, se procede a realizar la instalación en el equipo:

Aparecerá al inicio el contrato de licencia del producto, una vez aceptado este contrato se iniciará la instalación:

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SOFTWARE APLICATIVO

Luego, al cargar su perfil de Outlook 2010, se mostrará:

Haga clic en “Sí” y luego se le pedirá la información de su cuenta en Hotmail, así como la contraseña respectiva.

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Tarea 11

Outlook 2010 y Facebook: OBS: REDES SOCIALES: Las Redes son formas de interacción social, definida como un intercambio dinámico entre personas, grupos e instituciones en contextos de complejidad. Un sistema abierto y en construcción permanente que involucra a conjuntos que se identifican en las mismas necesidades y problemáticas y que se organizan para potenciar sus recursos. En las redes sociales en Internet tenemos la posibilidad de interactuar con otras personas aunque no las conozcamos, el sistema es abierto y se va construyendo obviamente con lo que cada suscripto a la red aporta, cada nuevo miembro que ingresa transforma al grupo en otro nuevo. Las redes sociales en Internet suelen posibilitar que lo plural y la comunidad se conjuguen y allí quizás esté gran parte de toda la energía que le da vida a los grupos humanos que conforman esas redes. Las redes sociales dan al anónimo popularidad, al discriminado la integración, al diferente la igualdad, al malhumorado la educación y así muchas cosas más. Alrededor de 2001 y 2002 surgen los primeros sitios que fomentan redes de amigos. Hacia 2003 se hacen populares con la aparición de sitios tales como Friendster, Tribe y Myspace. Rápidamente algunas empresas ingresan a las redes sociales. Google lanza en enero de 2004 Orkut apoyando un experimento que uno de sus empleados realizaba en su tiempo libre. En 2005 ingresan Yahoo 360º y otros. Básicamente el funcionamiento comienza cuando una vez montado el soporte técnico, un grupo de iniciadores invitan a amigos y conocidos a formar parte de la red social, cada miembro nuevo puede traer consigo muchos nuevos miembros y el crecimiento de esa red social puede ser geométrico. Y he aquí que se transforma en un interesante negocio. Un buen ejemplo de esto es Facebook, una red social enfocada a estudiantes, muy similar a myspace, con millones de usuarios registrados y donde ha habido una importante inversión publicitaria de parte de Microsoft.

Outlook 2010 permite vincular el perfil creado a su cuenta de Facebook, lo cual fomenta el uso de las redes sociales. Se activará un asistente, en el cual indicaremos lo que deseamos instalar.

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SOFTWARE APLICATIVO

En este caso, primero instalaremos Live Essentials.

Se nos pedirá que cerremos Outlook, para que esta aplicación se pueda instalar satisfactoriamente.

Luego se iniciará la instalación:

Aquí el asistente nos indicará que la instalación terminó exitosamente.

Ahora instalamos el programa MS Outlook Social Connector Provider.

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Tarea 11

Esta aplicación es muy útil a nivel de usuario sin restricciones de acceso, pero en un entorno empresarial y corporativo, no es una aplicación tan requerida.

Una vez terminada la instalación de esta aplicación, abrimos Outlook 2010 y nos dirigimos a la ficha “Vista” y luego desplegamos la herramienta: “Panel de personas” y escogemos la opción: “Configuración de la cuenta”. Luego, podremos especificar la cuenta de redes sociales que deseamos iniciar, para esto indicaremos el nombre de usuario y la contraseña.

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SOFTWARE APLICATIVO

En la configuración inicial de la cuenta nos pedirá especificar la acción a seguir en el caso de presentarse actualizaciones disponibles de los contactos:

Luego, se debe especificar el nombre de usuario y la contraseña, para que luego se proceda a realizar la prueba de validación. ~ 120 ~

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Tarea 11

Al final obtendremos satisfactoriamente:

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un

mensaje

de

felicitaciones

si

todo

ha

salido

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Operación: Empezar a trabajar con un perfil creado en MS Outlook. Iniciar Outlook con un perfil Al terminar de crear un perfil, en los pasos anteriormente descritos, cuando abrimos Outlook, tendremos la opción de escoger entre diversos perfiles o crear uno nuevo desde el botón “Nuevo”:

Recordemos que se puede ingresar a Outlook desde el menú inicio, todos los programas, “Microsoft office” ó desde el cuadro de dialogo “Ejecutar” y colocamos en este “Outlook”.

En cualquiera de los casos, lo que estamos haciendo es llamar a la aplicación “OUTLOOK.EXE” que se encuentra en la ruta: “C:\Program Files\Microsoft Office\Office14” (esta ruta puede variar).

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Tarea 11

Operación: Descripción del entorno de trabajo y enviar mensajes de correo electrónico. Descripción del entorno A continuación se muestra la ventana principal de Microsoft Office Outlook 2010 y sus partes principales. Cinta de opciones.

Pestaña Archivo, para el acceso a la vista Backstage.

Barra de Herram. De acceso rápido.

Panel de Lectura. Panel de Vista Actual.

Barra de tareas Pendientes.

Panel de Personas.

Panel de Navegación.

1. Panel de Navegación: Este panel nos permite acceder a las distintas opciones de Outlook, tales como: a. La zona de Accesos directos: La zona de accesos directos, recoge a modo de botones, un menú con los accesos a las utilidades de Outlook. b. Vista Lista de carpetas: En esta vista, todas las carpetas, incluidas las de la Bandeja de entrada, permanecen visibles en el panel de navegación,

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SOFTWARE APLICATIVO

esta vista cambia dependiendo de la ubicación en que se encuentre: Correo, Calendario, contactos, tareas, …). c. Lista Favoritos: Me permite tener un acceso más rápido a las carpetas que son más utilizadas. Para agregar una carpeta a Favoritos, arrastre la carpeta hasta la lista Favoritos. Esta acción no hace que se muevan las carpetas ni su contenido, solo crea un acceso directo a esa carpeta dentro de Favoritos. Para quitar carpetas que aparecen en Favoritos, haga clic con el botón secundario en la carpeta que desea quitar y, a continuación, haga clic en Quitar de Favoritos. 2. La Barra de Tareas Pendientes: En la parte derecha podemos encontrar la Barra de Tareas pendientes. Aquí se muestra un resumen de las citas y tareas que tenemos apuntadas en Outlook, mostrando las próximas o aquellas vigentes en este momento. 3. Panel de vista actual: Muestra el contenido de una bandeja específica o de una carpeta en general. Esta vista se puede configurar en forma personalizada. 4. Panel de Lectura: Puede obtener una vista previa de los elementos de Microsoft Outlook sin abrirlos mediante el panel de lectura. Para mostrar el elemento en el panel de lectura, haga clic en dicho elemento. Además, puede personalizar el panel de lectura según sus preferencias. OBS: El control deslizante en la parte inferior de la ventana de Outlook permite aumentar o reducir el tamaño del texto en el panel de lectura. 5. Panel de personas: Con este panel, puede estar actualizado en cuanto al estado y a las actividades de sus contactos, tanto si pertenecen a su organización como a sitios de redes sociales de Internet. 6. Barra de herramientas de acceso rápido: Esta barra aloja las herramientas que Ud. Utiliza más comúnmente, esta barra es configurable para agregar más herramientas.

7. Cinta de opciones: Esta cinta, contiene diversas pestañas: ~ 124 ~

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Tarea 11 a. Archivo: Contiene las opciones básicas de guardado, Impresión, configuración de páginas entre otros pertenecientes a Office y nos da el acceso a la vista Backstage. b. Inicio: Contiene las funciones básicas de Outlook 2010. c. Enviar y Recibir: Contiene Herramientas relacionadas con el envío de mensajes y Documentos. d. Carpeta: Contiene Herramientas que permiten mejorar la Organización de su Correo. e. Vista: Contiene herramientas que permiten modificar la visualización del contenido. f. Programador: Contiene las herramientas para generar macros y programación en VBA (Visual Basic Application). g. Complementos: Aparecen Aplicaciones que nos ayudan a realizar diversos trabajos en forma rápida. Nota: Las herramientas visualizadas en las pestañas de Inicio, Enviar y Recibir, Carpeta y vista variaran dependiendo del módulo que se esté utilizando.

OBS: En Outlook 2010, la cinta de opciones es más flexible, tanto así que se puede personalizar, por consiguiente, Ud. Puede crear nuevas fichas y nuevos grupos de herramientas. Esto lo hacemos desde las opciones de Outlook, escogiendo en el panel izquierdo “Personalizar cinta de opciones”.

8. Vista Backstage: Haciendo clic en la pestaña “Archivo” accedemos a la vista Backstage. Al hacer clic en la pestaña Archivo, podremos visualizar la vista Backstage de Microsoft Office. La Vista Backstage es donde se administran los archivos y sus datos. La ficha Archivo reemplaza al botón Microsoft Office y al menú Archivo usado en versiones anteriores de Microsoft Office. Programa Nacional de Informática

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La vista Backstage está separada en varias divisiones, entre estas tenemos: a. Guardar como: Aquí podemos escoger la opción de guardar los mensajes o algún otro tipo de elemento con diversos formatos.

b. Guardar datos adjuntos: Permite guardar directamente los archivos adjuntos en un mensaje.

c. Información: Esta opción nos permite agregar cuentas, configurar cuentas, generar respuestas automáticas, activar las herramientas de limpieza y administrar reglas y alertas. d. Abrir: Nos permite abrir calendarios desde archivos con formatos *.ics, *vcs, …), también podemos abrir archivos de datos de Outlook (*.pst), importar archivos, opciones y fuentes RSS a Outlook y por último, abrir carpetas compartidas con otro usuario. ~ 126 ~

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Tarea 11 e. Imprimir: Podemos realizar las configuraciones referentes a la impresión del elemento seleccionado, que puede ser un mensaje, tarea u otro elemento. Además se visualiza una vista previa del elemento a imprimir. f. Ayuda: Nos permite encontrar la ayuda más precisa sobre diversos temas, la ayuda puede estar localmente en el equipo ó puede acceder a la ayuda en línea, también podemos activar las actualizaciones. g. Opciones de Outlook: Desde aquí podemos realizar diversas configuraciones:

h. Salir: Podremos salir de la aplicación.

Redactar y enviar mensajes de correo electrónico. Vamos a realizar el procedimiento de envío de mensajes, en forma detallada: 1. Para empezar, debemos abrir nuestra cuenta de correo utilizando el perfil creado en la computadora, este perfil en Outlook se pudo haber creado utilizando una cuenta de correo en un servidor Exchange server, POP3 ó con una cuenta de correo vía http (Hotmail.com, live.com, gmail.com, …). 2. Una vez abierto el perfil con Outlook 2010, escogemos la ficha inicio, y hacemos clic en el comando: “Nuevo mensaje de correo electrónico”. 3. Una vez ubicado en el formulario para enviar mensajes, podré escribir directamente la cuenta de correo de los destinatarios ó los escogeré desde una lista previa, haciendo clic en el botón “Para”:

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4. Podremos escoger desde el cuadro de dialogo “Seleccionar nombres: Lista global de direcciones” las cuentas, tomando en cuenta los siguientes criterios: a. Para: Las cuentas ubicadas en “Para ->” serán aquellas a las que se les manda el mensaje directamente. b. CC: Las cuentas ubicadas en “CC ->” son las cuentas de correo que recibirán una copia del mensaje, las cuentas, en “Para” y “CC” podrán visualizar para quien fue mandado el mensaje y la copia respectiva. c. CCO: Las cuentas ubicadas en “CCO ->” son las cuentas a las que se le enviará una copia OCULTA, eso significa que las cuentas que están en “Para” y “CC” no se enterarán que se envió esta copia. 5. Una vez seleccionadas las cuentas de destino, podremos realizar algunos procedimientos básicos tales como: a. Nos dirigimos a la ficha “Opciones” , a la herramienta “color de página” y luego escogemos algún efecto de relleno, como por ejemplo, una textura de “Mármol blanco”:

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Tarea 11 b. Luego, también podemos desear que se nos notifique cuando el mensaje es recibido y leído, para esto, en la ficha opciones, marcaremos los cuadros de verificación de: “Solicitar una confirmación de entrega” y “Solicitar una confirmación de lectura”:

c. Además, si deseo enviarles un archivo adjunto al mensaje, lo podré hacer desde la ficha mensaje ó insertar, escogeré la herramienta “ Adjuntar archivo” y escogeré el archivo correspondiente:

6. Finalmente. Haremos clic en el botón “Enviar” y será enviado a las cuentas de correo escogidas en los destinatarios “Para”, “CC” y “CCO”, además, este mensaje se alojara en la carpeta: “elementos enviados”.

Incluir firma en los mensajes Una firma de correo electrónico está formada por texto o imágenes que se pueden agregan al final de un mensaje de correo electrónico saliente. Puede crear tantas firmas como desee, de forma que puede tener distintas firmas para distintos casos, como las comunicaciones profesionales o personales. Por ejemplo, puede usar su nombre de pila para los mensajes dirigidos a sus amigos y familiares, y su nombre completo, su dirección de correo electrónico y teléfono para los mensajes relacionados con los negocios. Así mismo, puede usar una firma para agregar texto personalizado bajo ciertas circunstancias. Para agregar una firma, debemos tener presente el siguiente procedimiento: Programa Nacional de Informática

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a. Al crear un mensaje nuevo, nos dirigimos a la ficha mensaje, al grupo de herramientas: "Incluir" y luego escogemos la herramienta "Firma", desde aquí escogemos "Firmas..." y se abrirá el cuadro de dialogo llamado "Firmas y plantilla", luego desde la ficha "Firma de correo electrónico" podremos crear la firma de forma rápida y sencilla:

b. Luego hacemos clic en el botón "Nueva", colocamos un nombre para la nueva firma y definimos su contenido. Se puede definir como una firma predeterminada...

c. Luego, para agregar la firma recién creada , a un mensaje, utilizamos la herramienta firmas y escogemos la firma creada:

Redactar, aplicar formato y envío de un mensaje sencillo Comprobar nombres: Cuando se envía un mensaje de correo, en el lugar donde se ubican los destinatarios, puedo escribir directamente las cuentas de correo o los nombres de ~ 130 ~

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Tarea 11 los destinatarios, Outlook se encargará de comprobar si es posible hacerles el envío del mensaje, para esto se utilizará la herramienta: “Comprobar nombres” en la ficha “Mensaje”.

La herramienta “libreta de direcciones” nos ayuda también en el propósito de ubicar rápidamente a los usuarios y sus cuentas.

Opciones de mensajería Organizar votaciones Es fácil realizar un sondeo en Microsoft Office Outlook que incluya botones de voto en mensajes de correo electrónico. Para esto, creamos el mensaje cuyo contenido lo pondremos en votación y nos dirigimos a la ficha “Opciones” y luego utilizaremos la herramienta “Utilizar botones de voto”, desde donde podremos escoger entre:    

Aprobar/Rechazar. Sí/No. Sí/No/Quizás. Personalizado: Aquí puede Ud. Definir los términos que desee.

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Cuando los destinatarios responden a un sondeo, las respuestas de votación se pueden incluir automáticamente en Outlook o se pueden exportar a una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel.

Luego, verifico la respuesta mandada a ni cuenta, con la indicación de aprobación y además puedo ver las respuestas de votación hasta ese momento:

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Tarea 11

FUNDAMENTO TEÓRICO: Entender el funcionamiento general del sistema de mensajería. Correo electrónico: El Correo electrónico (e-mail), es uno de los servicios de red más utilizados actualmente, ya que permite a los usuarios del mismo ó diferentes dominios enviar y recibir mensajes electrónicos rápidamente mediante sistemas de comunicación electrónicos. El correo electrónico, o e-mail, es el servicio utilizado con más frecuencia en Internet, por muchas razones entre las cuales, tenemos: Puede enviar un mensaje en cualquier momento, a cualquier lugar en el mundo y el destinatario puede leerlo en el momento en que desee. Puede enviar el mismo mensaje a muchas personas al mismo tiempo, permitiendo una comunicación más rápida con grandes grupos de personas. Puede enviar documentos por correo electrónico y los destinatarios pueden editarlos y devolver las versiones revisadas del documento original. Puede ahorrar mucho tiempo. El correo electrónico es rápido, no demora, generalmente, más de unos minutos en ser recibido. Puede enviar mensajes a cualquier parte del mundo tan fácilmente como a compañeros de trabajo de la misma oficina.

Direcciones de correo electrónico: Aquí se puede apreciar cómo se interpretan las partes de una dirección de correo electrónico: [email protected] jperez: El nombre de la cuenta de correo electrónico es un nombre asignado de forma única, que puede ser un nombre real, unas iniciales, un apodo o alias, o una palabra descriptiva. En nuestro medio, comúnmente se coloca la primera letra del nombre y luego el apellido paterno, pero cuando ya existe una cuenta con ese nombre, se pueden tomar en cuenta otros datos.

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@: El signo de la arroba es obligatorio en todas las direcciones de correo electrónico de Internet. Permite al software de correo electrónico distinguir entre el nombre de usuario y el nombre de dominio. senati.edu.pe: Este es el nombre del dominio, el cual identifica a la compañía u organización creadora de la cuenta. El correo electrónico es uno de los servicios más utilizados, tanto en redes privadas como en Internet.

Elementos que participan en el correo electrónico: Aplicación cliente de correo electrónico (Mail User Agent (MUA)): Es un programa de ordenador usado para leer y enviar correos electrónicos. Esta aplicación debe estar instalada en el equipo cliente, dependiendo del sistema operativo, se pueden utilizar diversas aplicaciones tales como: Para sistemas Windows: Outlook Express, Windows Mail, MS Outlook 2003/2007/2010 (Parte de la suite de MS Office), ... Para sistemas Linux: Evolution, KMail, Mozilla Mail, …

Aplicación Servidor de correo electrónico: Éstos son usados en el servidor de correo para proporcionar el servicio a los clientes, que podrán usarlo mediante un programa de correo. Agente de Transferencia de Correo (del inglés Mail Transport Agent o MTA): Es uno de los programas que ejecutan los servidores de correo, y tiene como fin transferir un conjunto de datos (correo electrónico) de una computadora a otra. El MTA, tiene varias formas de comunicarse con otros servidores de correo:

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Tarea 11 1. Recibe los mensajes desde otro MTA, por consiguiente actúa como "servidor" de otros clientes. 2. Envía los mensajes hacia otro MTA, por lo tanto actúa como un "cliente" de otros servidores. 3. Actúa como intermediario entre un "Mail Submision Agent"(programa informático o agente de software que recibe mensajes de correo electrónico desde un Mail User Agent (MUA) y coopera con un Mail Transport Agent (MTA) para entregar el correo) y otro MTA. Algunas soluciones de correo que incluyen un MTA son: Sendmail, qmail, Postfix, Exim, Mdaemon, Mercury Mail Transport System , Lotus Notes (IBM) y Microsoft Exchange Server.

Por defecto el protocolo estándar para la transferencia de correos entre servidores es el SMTP, o Protocolo Simple de Transferencia de Correo. Está definido en el RFC 5321 y es un estándar oficial de Internet.( http://tools.ietf.org/html/rfc5321)

Intercambio de Correo Electrónico Un servidor de correo realiza una serie de procesos que tienen la finalidad de transportar información entre los distintos usuarios. Usualmente el envío de un correo electrónico tiene como fin que un usuario (remitente) cree un correo electrónico y lo envíe a otro (destinatario). Esta acción toma típicamente 6 pasos. 1. El usuario inicial crea un "correo electrónico", para esto, utilizará una aplicación cliente. 2. El archivo creado es enviado a un almacén, administrado por el servidor de correo local, donde se genera una solicitud de envío. 3. El servicio MTA local del usuario inicial recupera este archivo e inicia la negociación con el servidor del destinatario para el envío del mismo. 4. El servidor del destinatario valida la operación y recibe el correo, depositándolo en el "buzón" correspondiente al usuario receptor del correo. El "buzón" no es otra cosa que un registro en una base de datos. 5. Finalmente el software del cliente receptor del correo recupera este archivo o "correo" desde el servidor almacenando una copia en la base de datos del Programa Nacional de Informática

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programa cliente de correo, ubicada en la computadora del cliente que recibe el correo. Este proceso que en la vida real ocurre de manera muy rápida, involucra muchos protocolos. Por ejemplo para obtener los mensajes del servidor de correos, los usuarios se sirven de clientes de correo que utilizan el protocolo POP3 (Protocolo de la oficina de correo) o el protocolo IMAP (Internet Message Access Protocol). A continuación se listan algunas aplicaciones para servidores de correo electrónico: Mercury Mail Server: Se instala sobre Windows, Unix, GNU/Linux. Microsoft Exchange Server: Se instala sobre Windows (Windows 2000 server, windows 2003 server, windows 2008 server). MailEnable: Se instala sobre Windows. MDaemon: Se instala sobre Windows. Exim: Se instala sobre Unix. Sendmail: Se instala sobre Unix y Linux. Qmail: Se instala sobre Unix. Postfix: Se instala sobre Unix y Linux. Zimbra: Se instala sobre Unix, Windows. Lotus Domino: Se instala sobre GNU/Linux, OS400, Windows.

En esta imagen podemos distinguir algunas diferencias entre las diferentes versiones de Exchange Server 2010.

En esta imagen podemos distinguir la interfaz de administración de SENDMAIL. ~ 136 ~

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Correo por WEB: Casi todos los proveedores de correo electrónico brindan el servicio de correo por web, permitiendo enviar y recibir correos a través de un sitio web diseñado para ello, y por tanto el cliente necesitará utilizar sólo un navegador web. El correo web es cómodo para mucha gente, porque permite ver y almacenar los mensajes desde cualquier lugar conectado a Internet. Como desventaja, podemos mencionar la dificultad de ampliar sus funcionalidades, porque el sitio ofrece un conjunto de servicios concretos y no pueden ser cambiados. Además, suele ser más lento que un programa de correo (hay que estar continuamente conectado al sitio web y leer los correos de uno en uno).

Protocolos involucrados en la comunicación electrónica El protocolo SMTP El protocolo SMTP (Protocolo simple de transferencia de correo) es el protocolo estándar que permite la transferencia de correo electrónico desde un servidor a otro mediante una conexión punto a punto. Éste es un protocolo que funciona en línea, encapsulado en una trama TCP/IP. El correo se envía directamente al servidor de correo del destinatario. El protocolo SMTP funciona con comandos de texto enviados al servidor SMTP (al puerto 25 de manera predeterminada). Las aplicaciones de correo electrónico se configuran de forma tal que el protocolo SMTP solamente interviene en el envío de correo, mientras que POP3 o IMAP son los protocolos que se usan para recibir el correo (el que envía el correo recibido desde el servidor a nuestro ordenador). Debe entenderse, no obstante, que los protocolos POP e IMAP solamente se usan para la comunicación desde el servidor hacia el PC del usuario dentro de la red privada del proveedor, ya que el servidor recibe el correo a su vez, desde otro servidor a través de Internet, pero usando SMTP como protocolo entre ambos servidores.

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El Protocolo SMTP es muy importante en la transferencia de mensajería electrónica.

El protocolo POP3 El protocolo POP (Protocolo de oficina de correos), como su nombre lo indica, permite recoger el correo electrónico y almacenarlos en un servidor remoto (servidor POP). Es necesario para las personas que no están permanentemente conectadas a Internet, ya que así pueden consultar sus correos electrónicos recibidos sin que estén conectados. Existen dos versiones principales de este protocolo, POP2 y POP3, a los que se le asignan los puertos 109 y 110 respectivamente. Cuando se utiliza POP 3, el usuario descarga sus mensajes desde el servidor, al equipo cliente.

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Aquí, en este servidor, vemos habilitado el protocolo POP3.

El protocolo IMAP: El protocolo IMAP (Protocolo de acceso a mensajes de Internet) es un protocolo alternativo al de POP3, pero que ofrece más posibilidades:   

Permite administrar diversos accesos de manera simultánea. Permite administrar diversas bandejas de entrada Brinda más criterios que pueden utilizarse para ordenar los correos electrónicos

IMAP lo utilizan principalmente los usuarios que acceden a su correo desde varias máquinas. El protocolo es conveniente para usuarios que se conectan al servidor de correo a través de una conexión lenta, porque sólo la información de la cabecera del correo es descargada, hasta que sean abiertos, ahorrando de esta forma ancho de banda. El usuario también tiene la facilidad de eliminar mensajes sin verlos o descargarlos.

En este servidor notamos el uso de este protocolo.

Crear un perfil de usuario desde Panel de Control Los perfiles de correo electrónico son utilizados por Outlook para recordar qué cuentas de correo electrónico utiliza y donde se guardan los datos correspondientes a cada cuenta. Cada perfil proporciona a Outlook la siguiente información:

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



Qué información de cuenta se debe usar: Esta información incluye el nombre de usuario, el nombre para mostrar, el nombre del servidor de correo electrónico y la contraseña de la cuenta. Dónde se entregan y se almacenan los datos de correo electrónico: En Outlook, los datos se entregan y se almacenan en el servidor de correo electrónico o en un archivo con extensión .pst en el equipo. Estos datos incluyen reglas, mensajes, contactos, calendarios, notas, tareas, diarios, carpetas de búsqueda y otras configuraciones.

Ejercicios y tareas de investigación 1. Explique en qué consiste el sistema de mensajería, del lado del cliente y el servidor. 2. ¿Cuál es la diferencia entre el protocolo POP3 e IMAP? 3. Crear un perfil en Outlook vinculado a una cuenta en Hotmail. 4. ¿Qué entiende U.D por vista de conversaciones? – Explique. 5. ¿Cómo se asocia el perfil de Outlook con una cuenta en Facebook? – Explique.

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Programa Nacional de Informática.

12 Tarea 12: Crear citas periódicas y registrar cumpleaños de los contactos como citas. En este tarea trataremos los siguientes puntos:

Agregar y gestionar contactos en una cuenta de correo electrónico y Administrar el Panel de Vistas. Organizar contactos mediante carpetas, categorías y vistas. Crear y administrar listas de distribución (Grupos de contactos). Crear y administrar citas sencillas, detalladas y periódicas. Configurar la Vista Preliminar e impresión de las citas.

Estar preparado es importante, saber esperar lo es aún más, pero aprovechar el momento adecuado es la clave de la vida. Arthur Schnitzler.

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SOFTWARE APLICATIVO

Equipos y Materiales:  Computadora con microprocesadores Pentium 4 ó de mayor capacidad.  Sistema operativo Windows.  MS Office 2010.

Orden de Ejecución:  Agregar y gestionar contactos en una cuenta de correo electrónico y Administrar    

el Panel de Vistas. Organizar contactos mediante carpetas, categorías y vistas. Crear y administrar listas de distribución. Crear y administrar citas sencillas, detalladas y periódicas. Configurar la Vista Preliminar e impresión de las citas.

Operación: Agregar y gestionar contactos en una cuenta de correo electrónico y Administrar el Panel de Vistas. Registrar contactos Realizaremos el siguiente ejercicio: 1. Crear un nuevo contacto, el cual debe tener una tarjeta de presentación, además deberá agregar en el formulario de información del contacto, campos personalizados. 2. Este contacto debe pertenecer a las categorías "Avanzado" y "Amigos" de color Azul marino y gris respectivamente. 3. Convocar a este contacto a una reunión a realizarse en el auditorio de SENATI a las 2:00 pm el día 08/01/2010. Solución: Vamos ha indicar los procedimientos para dar solución a cada uno de los ejercicios: 1. Primero crearemos el contacto, para esto nos ubicamos en la carpeta contactos en la interface de Outlook, y desde aquí escogeremos la ficha "inicio" la herramienta "Nuevo contacto" del grupo "Nuevo" y llenamos la información necesaria, no debemos olvidar de guardar los datos del contacto:

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Tarea 12

2. Ahora crearemos la tarjeta de presentación del contacto, para esto nos ubicaremos en la ficha "Contactos" y luego en el grupo de herramientas "opciones" y escogeremos la herramienta "Tarjeta de presentación":

3. Desde la ventana de configuración "Editar tarjeta de presentación", podremos cambiar las configuraciones, tales como: a. b. c. d. e. f.

Diseño. Imagen. Área de imagen. Alineación de imagen. Agregar campos. Editar el texto.

Por ejemplo, podremos lograr la siguiente apariencia en la tarjeta de presentación:

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SOFTWARE APLICATIVO

4. Para agregar campos personalizados, nos ubicamos en la ficha "Contacto", grupo "Mostrar" y luego hacemos clic en la herramienta "Todos los campos":

5. Luego hacemos clic en el botón "Nuevo" que aparece en la parte inferior izquierda de la ventana en la cual se definen los campos:

6. Colocamos el nombre del nuevo campo, así como también su tipo de dato y formato:

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Tarea 12

7. Una vez creado el nuevo campo, le asignamos un valor:

8. Finalmente, convocamos a este contacto a la reunión definida en el ejercicio, y para esto, nos ubicamos en la ficha "Contactos", en el grupo "Comunicar" luego en la herramienta "Reunión", y especificamos la hora, fecha, lugar y motivo de la reunión y finalmente hacemos clic en enviar.

OBSERVACIÓN: Cuando se agrega fecha de cumpleaños a un contacto, en el calendario se agrega una cita en esta fecha, de duración de todo el día.

Operación: Organizar contactos mediante carpetas, categorías y vistas. Gestión con los contactos En general, la gestión de contactos se realiza abriendo el formulario del contacto, en la ficha “Contacto” luego en el grupo “Comunicar” encontramos diversas herramientas, tales como:

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SOFTWARE APLICATIVO

a. Correo electrónico: Para enviarle un mensaje de correo electrónico a ese contacto. b. Reunión: Para invitar a este contacto a una reunión. c. Llamar: Para realizar una llamada telefónica al contacto.

d. Página WEB: Para ubicarme en la página web del contacto. e. Asignar tarea: Se le asigna una tarea a este contacto. f. Entrada del Diario: Se ingresa información para el diario, indicando la fecha actual. g. Mapa: Vemos en un mapa, vía Internet, la ubicación del domicilio del contacto.

Organizar contactos Podemos organizar los contactos por medio de carpetas, para eso hacemos clic secundario en el objeto contactos y en el menú contextual hacemos clic en crear carpetas, como se muestra en la siguiente imagen:

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Tarea 12 También podemos organizar los contactos, nos ubicamos en la ficha “vistas”, luego en el grupo “Organización” y finalmente, podemos observar diferentes opciones de organizar los contactos (esto dependerá de la vista mostrada). También se pueden modificar estas opciones que vienen por defecto, agregando o quitando campos y además aplicando filtrados desde la opción “Ver configuración…”

Operación: Crear y administrar listas de distribución. Grupo de contactos: Un grupo de contactos es una lista de contactos que es creada para generar una manera sencilla de enviar mensajes a un grupo de personas. Por ejemplo, si envía a menudo mensajes al equipo de marketing, puede crear un grupo de contactos (antes denominada lista de distribución) denominada "Equipo de marketing" con los nombres de todos los miembros que lo integran. Los mensajes enviados a este grupo de contactos se envían a todos los destinatarios enumerados en la lista. Estos grupos de contactos se pueden usar en mensajes, solicitudes de tareas, convocatorias de reuniones, así como en otros grupos de contactos. Para crear un grupo de contactos, se deben tener en cuenta los siguientes pasos:  

Ir a la ficha inicio. En el grupo Nuevo, escoger la herramienta o comando “Nuevo Grupo de contactos”.

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SOFTWARE APLICATIVO



Luego, en el nuevo grupo de contactos, agrego los integrantes haciendo clic en “Agregar Miembros”:



Una vez agregados los miembros, se guarda el nuevo grupo de contactos, este se visualizará junto con los contactos:



Si se desea quitar algunos miembros del grupo, se abre el grupo de contactos, selecciono los contactos que quiero quitar de la lista y utilizo la herramienta “Quitar integrante”.

OBS: Para enviar un mensaje a un grupo de contactos, realizo el mismo procedimiento para enviar un mensaje a un contacto, pero en para, colocare el nombre del grupo de contactos:

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Tarea 12

Operación: Crear y administrar citas sencillas, detalladas y periódicas. Crear citas sencillas y detalladas Una manera rápida de crear una cita (o, en este caso, cualquier entrada del calendario) es situar el puntero encima de la hora deseada en la vista Día, hacer clic y escribir los detalles. En la ilustración se muestra el procedimiento:

Aquí se digitará la cita directamente.

Opciones de estado, aviso Aviso: Permite indicar si el usuario va a recibir o no una señal de aviso unos minutos antes de la hora de inicio. También puede escoger el sonido que se activará para la alarma, estos sonidos deben ser simples y de corta duración. Estado: La herramienta "Mostrar como": permite visualizar o establecer cómo se verá en el calendario el estado de disponibilidad del usuario en la fecha y hora de la cita. Esta herramienta se encuentra en la ficha cita, en el grupo "Opciones".

Citas periódicas Para hacer periódica una cita, nos ubicamos en la ficha "Cita" y hacemos clic en el comando "Periodicidad" ubicada en el grupo "Opciones".

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SOFTWARE APLICATIVO

Luego accederemos al formulario que nos permitirá definir la periodicidad de la cita:

Luego veremos que cambiarán las características de la cita:

En el calendario, notaremos la cita periódica debido al siguiente símbolo:

Administrar citas Para administrar citas, primero es necesario visualizar la cita en el Calendario. En segundo lugar, si desea modificar una cita deberá tener en cuenta si esta es una cita periódica (es decir, forma parte de una serie). En ~ 150 ~

Programa Nacional de Informática.

Tarea 12 este caso podrá decidir entre cambiar solo esta cita o toda la serie.

Copiar citas La mejor forma de hacerlo es realizar un copiado dinámico. Seleccione la cita y arrástrela manteniendo presionada la tecla control. Suelte sobre la fecha del calendario donde desea copiar la cita.

Mover citas Arrastre la cita hacia la nueva hora o fecha del calendario.

Eliminar cita Seleccione la cita y use la opción Eliminar del menú contextual. Tenga presente que si selecciona una cita periódica deberá elegir entre eliminar la repetición o toda la serie.

Organizar una reunión Crear una reunión. Una reunión es una cita a la que se invita a otras personas o para la cual se reservan algunos recursos. Cuando se crea una reunión, se identifica a las personas a las que se va a invitar y los recursos que se van a reservar y se elige una hora específica para la Programa Nacional de Informática

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SOFTWARE APLICATIVO

reunión. Las respuestas de la convocatoria de reunión aparecen en la Bandeja de entrada. Además, es posible agregar usuarios a una reunión existente o volver a programar una reunión si se deseara. Para agregar a los invitados a la reunión, abrimos la cita y hacemos clic en la herramienta: "Invitar a los asistentes"

Luego, podré agregar las cuentas a los que quiero invitar a la reunión, segùn sean necesarios, opcionales o recursos y al final envío el mensaje:

Para crear una convocatoria de reunión directamente, nos ubicamos en el calendario, luego en la ficha "Inicio", en el grupo "Nuevo" y escogemos la herramienta "Nueva reunión":

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Programa Nacional de Informática.

Tarea 12

Revisar confirmación de asistencia Una vez enviada la convocatoria de reunión, los que participarán de esta reunión deben confirmar su asistencia, para esto, al recibir la invitación a la reunión, deben de escoger entre las posibles respuestas:  Aceptar: Si el invitado a la reunión está de acuerdo con la fecha, hora y lugar de la reunión.  Provisional: Aún no confirma, está tomando esta invitación como algo provisional susceptible a posibles cambios posteriores.  No Acepto: No acepta la invitación.  Calendario: Ingresa a su calendario para visualizar la reunión. OBS: Las tres primeras respuestas, se subdividen a su vez en:  Editar la respuesta antes de enviar.  Enviar la respuesta ahora.  No enviar una respuesta.

Si se acepta la invitación, se podrá ver que la reunión ha sido copiada en el calendario del invitado:

Después que todos los invitados han respondido, el que generó la invitación, podrá ver quienes aceptaron o no:

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SOFTWARE APLICATIVO

Además, tanto el que invitó, como los invitados, podrán abrir la reunión, haciéndole doble clic en el calendario, y luego podrán ver la programación de esta, haciendo clic en la ficha “Serie de la reunión” y luego en el grupo de herramientas “Mostrar” y finalmente en el comando “Asistente para programación”:

Operación: Configurar la Vista Preliminar e impresión de las citas. Imprimir Para imprimir una cita en concreto debemos hacer clic sobre la cita con el botón derecho del ratón y pulsar sobre la opción “Impresión rápida”, directamente mandará la cita a la impresora que tengamos conectada a nuestro equipo con la configuración que disponga por defecto.

Ahora, si deseamos imprimir el calendario completo de nuestras citas, por semanas, meses u otra forma de organización, debemos situarnos en el calendario y pulsar sobre la ficha “Archivo”, luego escogemos “Imprimir” y ubicamos la impresora deseada, las opciones de impresión y además podremos definir la configuración del documento a imprimir, para esto tenemos siete diferentes configuraciones:

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Tarea 12

      

Diario. Estilo de agenda Semanal. Estilo de calendario Semanal. Mensual. Tríptico. Detalles del Calendario. Memorando.

FUNDAMENTO TEÓRICO: Agregar y gestionar contactos en una cuenta de correo electrónico y Administrar el Panel de Vistas. A través de los contactos de Outlook podemos administrar los contactos que se encuentran en nuestro correo electrónico de manera personalizada, permitiéndonos así identificar de manera más eficiente a los remitentes de mensajes entrantes, así como agilizar el proceso de hallazgo y contacto de este.

Agregar contactos Para agregar contactos, lo podemos hacer de diversas maneras, primero lo haremos con el método manual completo: 1. Debemos ubicarnos en “Contactos” del panel de exploración de Outlook. 2. Nos ubicamos en la ficha “Inicio” y del grupo “Nuevo”, escogemos la herramienta “Nuevo”, con lo cual se abrirá el formulario para agregar contactos:

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SOFTWARE APLICATIVO

3. Como podemos apreciar, la tarjeta de presentación electrónica se genera automáticamente, esta tarjeta luego se puede modificar. 4. Si se desea agregar más datos sobre el contacto, nos desplazamos a la ficha “Contactos” grupo “Mostrar” y hacemos clic en la herramienta “Todos los campos”:

5. Si no existe el campo que necesitamos, lo podemos crear, para esto, hacemos clic en el cuadro combinado para seleccionar un tipo de campo, y hacemos clic luego, en el botón “Nuevo”, y creamos el campo deseado:

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Tarea 12

6. Para regresar al formulario anterior hacemos clic en la herramienta “General” del grupo “Mostrar”. 7. Si deseamos agregar un campo en el formulario inicial, hacemos clic en los cuadros combinados que forman el formulario:

8. En el formulario aparece un nuevo elemento: “Asignar”, se utiliza para la asignación de direcciones de los contactos, cuando se hace clic en este botón, nos vinculará con Internet para tratar de ubicar la dirección. 9. Si desea crear un nuevo contacto de la misma empresa (donde existen datos ya repetidos) puede utilizar la herramienta “Guardar y nuevo” y escoger “Contacto de la misma compañía”:

Opciones para guardar En el grupo Acciones de la ficha contacto, observamos las opciones siguientes para guardar:

Escogemos la opción más adecuada para nuestro caso.

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SOFTWARE APLICATIVO

Importar contactos Crear un contacto a partir de un mensaje de correo electrónico que reciba: 1. Abra el mensaje de correo electrónico que contiene el nombre que desee agregar a la lista de contactos u obtenga una vista previa del mismo. 2. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el nombre del remitente que desea convertir en contacto y, a continuación, haga clic en Agregar a Contactos del menú contextual.

Importar desde otras listas: Excel, Access Microsoft Outlook ofrece la posibilidad de copiar datos de varios programas para utilizarlos en Outlook. Por ejemplo, es posible que desee utilizar la información existente, como nombres y direcciones de un archivo de Access o Excel. Outlook utiliza un asistente para importar, que puede ser invocado desde la ficha “Archivo”, luego hacemos clic en “Abrir” y luego en “Importar”. Veamos un ejemplo: 1. Por ejemplo, podemos tener la tabla: Contactos en Excel 2010 (debemos guardarla con compatibilidad con Excel 2003 y además definir un nombre al rango, por ejemplo: DATOS al rango a1:e4):

2. Nos dirigimos a la ficha “Archivo”, luego en “abrir” escogemos “Importar”, en primer lugar escogeremos “Importar desde otro programa o archivo”:

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Tarea 12

3. Luego debemos indicar el tipo de archivo desde donde importaremos los contactos, en este caso escogeremos Excel 97-2003:

4. Debemos ubicar el archivo:

5. Finalmente realizamos el procedimiento indicaremos el destino de la importación:

de

importación,

para

esto

6. Ahora debemos vincular los campos en Excel con los campos en Outlook para los contactos, en algunos casos, algunos campos se vinculan Programa Nacional de Informática

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SOFTWARE APLICATIVO

directamente, pero en algunos casos hay que hacer la vinculación manualmente (dependerá del nombre asignado a los campos en el archivo en Excel)

7. Se aceptan los cambios y se realiza la importación:

Administrar el panel de vistas Desde la ficha vista, con la herramienta “Cambiar vista”, podemos escoger entre cuatro opciones:    

Vista Tarjeta de presentación. Vista Tarjeta. Vista teléfono. Vista Lista.

Si deseamos modificar estas vistas predefinidas, hacemos clic en “Administrar vistas” y desde allí encontraremos diferentes opciones de modificación y además hasta podremos crear nuestras propias vistas.

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Tarea 12

Ejercicios y tareas de investigación

1. ¿Cómo creamos contactos a partir de tarjetas de presentación enviadas en un mensaje de correo electrónico?.- Explique. 2. Indique el procedimiento para revisar la confirmación de la asistencia a una reunión. 3. Indique el procedimiento para importar datos de contactos desde Excel y Access. 4. ¿Cuál es el procedimiento para agregar más campos al formulario en el cual se agrega la información del contacto? – Explique. 5. ¿Cómo se generan las citas periódicas? – Indique el procedimiento.

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SOFTWARE APLICATIVO

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Tarea

13 Tarea 13: Crear y gestionar Tareas y Notas.

En esta tarea trataremos los siguientes puntos:

Crear tareas sencillas y tareas periódicas desde el Calendario, revisar sus estados y crear Notas.

La dicha de la vida consiste en tener siempre algo que hacer, alguien a quien amar y alguna cosa que esperar. Thomas Chalmers

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SOFTWARE APLICATIVO

Equipos y Materiales:  Computadora con microprocesadores Pentium 4 ó de mayor capacidad.  Sistema operativo Windows.  MS Office 2010.

Orden de Ejecución:  Crear tareas sencillas y tareas periódicas desde el Calendario, revisar sus estados y crear Notas.

Operación: Crear tareas sencillas y tareas periódicas desde el Calendario, revisar sus estados y crear Notas. Para añadir una tarea simple debemos situarnos en "Tareas" del panel de exploración, luego nos ubicamos en la ficha: "Inicio" y luego escoger el comando "Nueva Tarea" del grupo "Nuevo", veremos el formulario para la creación de tareas (También se pudo escoger la combinación de teclas "CTRL + u"):

Como podemos apreciar, aquí se puede definir el asunto, inicio y vencimiento, opciones de seguimiento (estado, prioridad y porcentaje alcanzado) además de una alarma de aviso. El estado se puede mostrar con las siguientes opciones:      ~ 164 ~

No comenzada. En curso. Completada. A la espera de otra persona. Aplazada. Programa Nacional de Informática.

Tarea 13 En prioridad, tenemos:  Baja.  Normal.  Alta. En aviso, al hacer clic en la imagen de la bocina, podemos escoger el archivo de sonido que se podrá oír como alarma. Luego hacemos clic en Guardar y cerrar. También es posible crear una tarea desde el Calendario, bastará con hacer clic en la carpeta Calendario y en la parte inferior se muestran las tareas y un área que dice haga clic para ingresar una tarea.

Tareas periódicas Para crear una tarea repetitiva debemos seguir prácticamente los mismos pasos vistos anteriormente para crear una tarea simple. A excepción de que además de lo anteriormente explicado, cuando tenemos abierta la tarea, nos podemos ubicar en la ficha "tarea", luego hacemos clic en la herramienta "Periodicidad" y definimos el periodo de repetición de la tarea:

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SOFTWARE APLICATIVO

Asignar tareas a otros usuarios Para asignar una tarea primero debe crear la tarea y, a continuación, enviarla a alguien como una solicitud de tarea. La persona que recibe la solicitud de tarea se convierte en el propietario temporal de la tarea. Esta persona puede rechazar la tarea o asignarla a otro usuario. Si se rechaza la tarea, se le devuelve a usted.

Asignar una tarea a otro usuario Para asignar la tarea a otro usuario, bastará con abrir la tarea y ubicarse en la ficha "Tarea" y en el grupo "Administrar tarea", hacemos clic en "Asignar tarea", luego de esto debemos escoger las cuentas de correo de las personas a las que les deseo asignar la tarea:

Tenemos además la opción de "Enviarme un informe de estado cuando esta tarea esté completada", esto es para que pueda saber cuándo se completo la tarea asignada.

Aceptar una tarea Cuando se recibe la asignación de la tarea, se puede optar por:  

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Aceptar. No acepto.

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Tarea 13

Ver el avance de una tarea asignada Ahora, la persona a la cual se le asignó la tarea, puede enviar el avance de la tarea asignada e inclusive, indicar que la tarea se terminó, para eso, abre la tarea asignada y hace clic en la ficha "Tarea" luego en la herramienta "Marcar como completada" del grupo de herramientas "Administrar tarea":

Luego, esta persona debe responder al que le asigno la tarea, en este caso se enviará con la indicación de que la tarea se completo (100% completada)

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SOFTWARE APLICATIVO

Administrar el Panel de Vistas Con la carpeta Tareas activa y a través de la ficha "Vista", grupo "Vista actual" utilizamos la herramienta "Cambiar vista" y escogemos la vista deseada:

Entre estas diferentes vistas, tenemos: 

          ~ 168 ~

Detalladas: Podemos apreciar la información más detallada de las tareas, para esto se muestran los campos: Asunto, estado, vencimiento, modificación, fecha de modificación, etc. Lista sencilla: Nos muestra algunos campos tales como: Asunto, vencimiento, etc. Lista de tareas pendientes: Se muestran las tareas que aún están pendientes por completar. Prioritarias. Activas. Completadas. Hoy. Próximos 7 días. Tareas vencidas. Asignadas. Tareas del servidor. Programa Nacional de Informática.

Tarea 13

Uso de la barra de tareas pendientes La barra Tareas pendientes aparece de forma predeterminada en todas las vistas de Outlook. Puede activar o desactivar la barra Tareas pendientes. Además, puede elegir una vista minimizada de la barra que utiliza menos espacio en la pantalla. Al hacer clic secundario sobre esta barra, podemos escoger, entre las opciones del menú contextual, podemos entrar a las opciones del Panel de tareas pendientes:

Aquí podemos escoger algunas opciones básicas, entre las cuales, está también el mostrar o no la lista de tareas.

Crear una tarea en la barra Tareas pendientes Para crear una tarea, siga uno de los siguientes procedimientos: 1. En la barra Tareas pendientes, haga clic en el cuadro de Escriba una nueva tarea y escriba la descripción de la tarea. Presione Entrar para finalizar. La tarea aparece en la lista de tareas pendientes con la fecha de hoy.

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SOFTWARE APLICATIVO

2. En la barra Tareas pendientes, haga doble clic en el cuadro Escriba una nueva tarea para abrir una tarea en una nueva ventana. Esto le permite agregar más detalles. OBSERVACIÓN: Para activar o desactivar la barra Tareas pendientes, en el grupo Diseño de la ficha Vista, haga clic en Barra Tareas pendientes y clic en Normal, Minimizado o Desactivado. Esto cambia la barra Tareas pendientes en la vista actual, pero no en todas las vistas.

Crear una nota Para crear una nota, debemos seguir los siguientes pasos: 1. Desde cualquier ubicación en la que nos encontremos, nos desplazamos a la ficha "Inicio", luego en el control desplegable "Nuevos elementos" y escogemos "Más elementos" y por último escogemos "Nota".

2. Otro método es, ubicarse en Notas, del panel de exploración, y luego ir a la ficha "Inicio", escoger la herramienta "Nueva Nota", ubicado en el grupo de herramientas "Nuevo":

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Tarea 13 3. Una vez creada la nota, escribimos el texto deseado, y finalmente la guardamos, esta Nota permanecerá almacenada en la carpeta NOTAS.

Opciones de notas. Formato Si deseáramos cambiar las opciones de las Notas, lo podemos hacer desde la ficha "Archivo", luego en "opciones", una vez ubicado en las "Opciones de Outlook", me dirijo a la opción "Notas y diario", y realizo los cambios deseados en la sección "Opciones de notas". Entre los cambios que se pueden realizar, tenemos los siguientes: 

  

Color predeterminado: Desde aquí podemos cambiar el color predeterminado, teniendo los colores: Celeste, verde, rosado, amarillo y blanco. Tamaño predeterminado: Entre los posibles tamaños, tenemos: pequeño, mediano y grande. Podemos configurar la fuente. Podemos decidir si se muestra la fecha y hora en que se modificó la nota por última vez.

Enviar notas Para enviar las notas, podemos hacer clic secundario sobre la nota deseada, y escogemos "Reenviar":

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SOFTWARE APLICATIVO

Otra forma de hacer el envío, sería, seleccionando la nota, dirigirnos a la ficha "Inicio", luego nos ubicamos en el grupo "acciones" y hacemos clic en la herramienta "Reenviar".

Administrar el panel de Vistas Para administrar las vistas relacionadas a las notas, debemos ubicarnos en la ficha "Vista" y luego hacemos clic en la herramienta cambiar vista. Aquí encontraremos las vistas:   

siguientes

Icono. Lista de Notas. Últimos 7 días.

También podemos administrar estas vistas desde el comando "Administrar vistas" que se ubica en la opción indicada anteriormente:

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Tarea 13

FUNDAMENTO TEÓRICO: Crear tareas sencillas y tareas periódicas desde el Calendario, revisar sus estados y crear Notas. Muchas personas usan una lista de tareas pendientes, ya sea en papel, en una hoja de cálculo o en una combinación de papel y medios electrónicos. En Microsoft Outlook puede combinar diversas listas en una, obtener avisos y realizar un seguimiento del progreso de las tareas.

Las notas son el equivalente electrónico de las notas adhesivas de papel. Use notas para apuntar preguntas, ideas, avisos y cualquier cosa que desee escribir en papel.

Estos puntos han sido revisados al detalle en las distintas operaciones sobre este tema.

Ejercicios y tareas de investigación

1. 2. 3. 4. 5.

¿Qué diferencia existe entre una cita y una tarea? – Explique. ¿Cómo asignar una tarea y ver el avance de esta? – explique. ¿Qué usos puede darse a la barra de tareas pendientes?. ¿Cómo crear a partir de un mensaje de correo, una tarea?. ¿En qué casos se requerirá la creación de una nota? – Explique

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SOFTWARE APLICATIVO

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Tarea

14 Tarea 14: Resolviendo utilizando la algoritmia.

En

esta

tarea

problemas

realizaremos

las

siguientes

operaciones:

Entender que es un sistema de procesamiento de la información. Analizando los problemas. Realizando el diseño del algoritmo. Creando diagramas Pseudocódigo.

de

flujo,

diagramas

No estimes el dinero en más ni en menos de lo que vale, porque es un buen siervo y un mal amo. Alejandro Dumas

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N-S

y

SOFTWARE APLICATIVO

Equipos y Materiales:  Computadora con microprocesadores Pentium 4 ó de mayor capacidad.  Sistema operativo Windows.  MS Office 2010.

Orden de Ejecución:    

Entender que es un sistema de procesamiento de la información. Analizando los problemas. Realizando el diseño del algoritmo. Creando diagramas de flujo, diagramas N-S y Pseudocódigo.

Operación: Entender que es un sistema de procesamiento de la información. Un sistema de procesamiento de la información realiza cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información.

Entrada: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfaces automáticas. Almacenamiento: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Procesamiento: Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la resolución de diferentes tipos de problemas. Salida de información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo.

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Tarea 14

Operación: Analizando los problemas. Los problemas se pueden resolver con la ayuda de la computadora, pero para esto se debe analizar el problema y crear el algoritmo que ayude a plasmar luego la posible forma de solución en la computadora. Fases para resolver un problema computable: Análisis y diseño del algoritmo  Análisis del problema  Diseño del algoritmo  Verificación manual del algoritmo En la computadora    

Codificación del algoritmo Ejecución del programa Verificación del programa Mantenimiento (documentación)

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SOFTWARE APLICATIVO

Ejemplos de problemas:

1. Desarrolle un algoritmo que permita determinar el área y volumen de un cilindro dado su radio (R) y altura (H). Análisis: Entrada: Radio, Altura. Proceso: Calcular el área (=2*pi*r*h+ 2*pi*r2) y volumen del cilindro (=pi*r2*h). Salida: Área y volumen. 2. Desarrolle un algoritmo que permita leer tres valores y almacenarlos en las variables A, B y C respectivamente. El algoritmo debe imprimir cual es el mayor. Recuerde constatar que los tres valores introducidos por el teclado sean valores distintos. Presente un mensaje de alerta en caso de que se detecte la introducción de valores iguales. Análisis: Entrada: Número1, Número2 y Número 3. Proceso: Calcular el mayor de los tres números. Salida: Mayor de los números. 3. Diseñe un algoritmo que permita calcular el área de un triángulo sabiendo la longitud de sus lados. Análisis: Entrada: Longitud de lado 1 (L1), Longitud de lado 2 (L2) y Longitud de lado 3 (L3). Proceso: Calcular el Área del triángulo (= (p*(p-L1)(p-L2)(p-L3))^(1/2)), donde p= semiperímetro del triángulo. Salida: Área del triángulo.

Operación: Realizando el diseño del algoritmo. Para esto, debemos tener en cuenta que tenemos tres posibles herramientas a utilizar, estas son:   

Diagramas de flujo. Diagramas N-S Pseudocódigo.

Diagrama de flujo: Sus elementos son: ~ 178 ~

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Tarea 14

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Diagrama N-S (nassi-schneiderman):

Pseudocódigo:

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Tarea 14

Operación: Creando diagramas de flujo, diagramas N-S y Pseudocódigo. Crearemos los diagramas para los problemas propuestos en la operación “Analizando los problemas”. Problema 1:

1. Desarrolle un algoritmo que permita determinar el área y volumen de un cilindro dado su radio (R) y altura (H). Análisis: Entrada: Radio, Altura. Proceso: Calcular el área (=2*pi*r*h+ 2*pi*r2) y volumen del cilindro (=pi*r2*h). Salida: Área y volumen. Diagrama de flujo:

2. Desarrolle un algoritmo que permita leer tres valores y almacenarlos en las variables A, B y C respectivamente. El algoritmo debe imprimir cual es el mayor. Recuerde constatar que los tres valores introducidos por el teclado sean valores distintos. Presente un mensaje de alerta en caso de que se detecte la introducción de valores iguales.

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SOFTWARE APLICATIVO

Análisis: Entrada: Número1, Número2 y Número 3. Proceso: Calcular el mayor de los tres números. Salida: Mayor de los números.

Crearemos el diagrama de flujo:

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Tarea 14 3. Diseñe un algoritmo que permita calcular el área de un triángulo sabiendo la longitud de sus lados. Análisis: Entrada: Longitud de lado 1 (L1), Longitud de lado 2 (L2) y Longitud de lado 3 (L3). Proceso: Calcular el Área del triángulo (= (p*(p-L1)(p-L2)(p-L3))^(1/2)), donde p= semiperímetro del triángulo. Salida: Área del triángulo.

4. Diseñemos un algoritmo que nos permita calcular la factorial de un número ingresado por el teclado. Algoritmo Inicio Leer c, num, fac Programa Nacional de Informática

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Leer num Fac:1 Desde c=1 hasta c "a=b"). Comentar al margen únicamente cuando sea necesario. Programa Nacional de Informática.

Tarea 14 Diagrama N-S: El diagrama estructurado N-S es una técnica hibrida (una mezcla) entre Diagramas de Flujo y Pseudocódigo. Esta técnica, también conocida como Diagrama de Chapín, utiliza una serie de cajas, similar a los diagramas de flujos, pero no requiere la utilización de flechas, debido a que su flujo siempre es descendente. Características de un buen diagrama Nassi-Schneiderman: • • • • •

En la primera caja debe ir el nombre o título del algoritmo, en el recuadro siguiente debe ir la palabra Inicio. La última instrucción de un Diagrama NS debe ser el recuadro Fin. Todas las declaraciones de variables, funciones deben estar especificadas bajo el recuadro que contiene la palabra Inicio. Las estructuras de selección y cíclicas deben estar lo más clara posible. El diseño debe caer en una hoja, a excepción de la utilización de funciones, las cuales pueden estar en otra hoja, debido a que se consideran un algoritmo diferente.

Desventajas de los diagramas NS: • • •

En algoritmos extensos su diseño es muy difícil de comprender. La mantención ó modificación de este tipo de diagramas es tediosa. Requiere de hojas muy extensas para ser escrito, debido a que carece de conectores que permitan su conexión con otras hojas. Simbología utilizada en Técnica Nassi-Schneiderman Símbolo

Descripción Título del Algoritmo Indica el inicio de un algoritmo. Indica el Fin de un algoritmo. Declaración de Variables. Indica la entrada de información Indica la salida de información

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Indica un proceso, una ejecución de una línea de código, que puede ser una asignación.

Estructura de Decisión.

Estructura de Decisión Múltiple

Estructura Cíclica de Ciclo DesdeHasta

Estructura Cíclica de Ciclo Hacer Mientras

Estructura cíclica de Repetir - Hasta

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Tarea 14 Pseudocódigo: El pseudocódigo (o falso lenguaje) es comúnmente utilizado por los programadores para omitir secciones de código o para dar una explicación del paradigma que tomó el mismo programador para hacer sus códigos, esto quiere decir que el pseudocódigo no es programable sino facilita la programación. El principal objetivo del pseudocódigo es el de representar la solución a un algoritmo de la forma más detallada posible, y a su vez lo más parecida posible al lenguaje que posteriormente se utilizará para la codificación del mismo. Estructura a seguir en su realización: 1. Cabecera.     

Programa. Modulo. Tipos de datos. Constantes. Variables.

2. Cuerpo.   

Inicio. Instrucciones. Fin.

Estructura condicional ó de decisión: 

Estructura condicional simple. Cuando se presenta la elección tenemos la opción de realizar una actividad o no realizar ninguna. Representación gráfica:

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

Estructura condicional compuesta. Cuando se presenta la elección tenemos la opción de realizar una actividad u otra. Es decir tenemos actividades por el verdadero y por el falso de la condición. Lo más importante que hay que tener en cuenta que se realizan las actividades de la rama del verdadero o las del falso, NUNCA se realizan las actividades de las dos ramas. Representación gráfica:

Estructuras repetitivas (bucles) La estructura repetitiva consiste, simplemente, en repetir varias veces un conjunto de instrucciones. Las estructuras repetitivas también se llaman bucles, lazos o iteraciones. Nosotros preferiremos la denominación bucle. Los bucles tienen que repetir un conjunto de instrucciones un número finito de veces. Si no, nos encontraremos con un bucle infinito y el algoritmo no funcionará. En rigor, ni siquiera será un algoritmo, ya que no cumplirá la condición de finitud. El bucle infinito es un peligro que acecha constantemente a los programadores y nos toparemos con él muchas veces a lo largo de este curso. Para conseguir que el bucle se repita sólo un número finito de veces, tiene que existir una condición de salida del mismo, es decir, una situación en la que ya no sea necesario seguir repitiendo las instrucciones. Por tanto, los bucles se componen, básicamente, de dos elementos:  

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Un cuerpo del bucle o conjunto de instrucciones que se ejecutan repetidamente Una condición de salida para dejar de repetir las instrucciones y continuar con el resto del algoritmo Programa Nacional de Informática.

Tarea 14 Dependiendo de dónde se coloque la condición de salida (al principio o al final del conjunto de instrucciones repetidas), y de la forma de realizarla, existen tres tipos de bucles, aunque hay que resaltar que, con el primer tipo, se puede programar cualquier estructura iterativa. Pero con los otros dos, a veces el programa resulta más claro y legible. Los tres tipos de bucle se denominan:   

Bucle “mientras“: la condición de salida está al principio del bucle. Bucle “repetir“: la condición de salida está al final del bucle. Bucle “para“: la condición de salida está al principio y se realiza con un contador automático.

El bucle “mientras”

El bucle “mientras” es una estructura que se repite mientras una condición sea verdadera. La condición, en forma de expresión lógica, se escribe en la cabecera del bucle, y a continuación aparecen las acciones que se repiten (cuerpo del bucle): mientras (condición) hacer inicio acciones (cuerpo del bucle) fin Cuando se llega a una instrucción mientras, se evalúa la condición. Si es verdadera, se realizan las acciones y, al terminar el bloque de acciones, se regresa a la instrucción mientras (he aquí el bucle o lazo). Se vuelve a evaluar la condición y, si sigue siendo verdadera, vuelve a repetirse el bloque de acciones. Y así, sin parar, hasta que la condición se haga falsa. Por ejemplo, vamos a escribir un algoritmo que muestre en la pantalla todos los números enteros entre 1 y 100 algoritmo contar variables cont es entero inicio cont = 0 Programa Nacional de Informática

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mientras (cont dato3 Then res = "El mayor será" & " " & dato2 ~ 216 ~

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Tarea 15 Else res = "El mayor será" & " " & dato3 End If End If Resultado.Caption = res End Sub

FUNDAMENTO TEÓRICO: Llevando el algoritmo a la computadora. Se puede llevar el algoritmo a diferentes lenguajes de programación, para este caso utilizaremos Microsoft VBA (Visual Basic for Applications) que es el lenguaje de macros de Microsoft. VBA viene integrado en aplicaciones de Microsoft Office, como Word, Excel, Access, Powerpoint y Visio. VBA permite acceder a las funcionalidades de un lenguaje orientado a eventos con acceso a la API de Windows. La utilidad de VBA es automatizar tareas cotidianas, el programa generado sólo se puede compilar con el documento, hoja o base de datos en que fue creado.

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Pasos para la creación de un programa en VBA: La creación de un programa bajo Visual Basic lleva los siguientes pasos: Análisis, planteamiento lógico de la solución del problema, diagrama de flujo, diseño del formulario, programa.

Análisis En esta etapa se construye un modelo del problema extraído del mundo real especificando los elementos que alimentan el proceso (especificaciones de entrada), los elementos que se espera produzca el proceso (especificaciones de salida) y se define lo mejor posible al problema en sí mismo. Para poder definir bien un problema es conveniente responder a las siguientes preguntas

1. ¿Qué es lo que me pide que realice el problema? 2. ¿Qué datos se requieren ingresar, analice el tipo de dato que necesita (numérico, texto, fecha, hora, …) y su valor inicial? 3. ¿Qué resultado desea hallar, cálculos, reportes, consultas, analice el tipo de dato? 4. ¿Qué método puedo utilizar para encontrar este resultado? Requerimientos del análisis del problema:

Planteamiento lógico de la solución del problema. El planteamiento lógico de basa en la idea que uno tiene para resolver el problema, basado en un modelo matemático o secuencia de procesos (leer datos, registrar datos, consultar datos, reportar datos, … etc.). Diagrama de flujo, diagrama N-S ó Pseudocódigo. Es una herramienta que permite plantear una solución lógica a un problema de computadoras. Diseño del formulario Es la interfaz de comunicación hombre máquina, tanto para salida de datos como para entrada. ~ 218 ~

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Tarea 15 Programa El programa está distribuido en: Las propiedades de los controles, los procedimientos (Eventos Click, keypress, etc.)

La ventana del editor de Visual Basic Para trabajar en el entorno VBA, debemos ubicarnos en la ficha programador en MS Excel, luego nos dirigimos al grupo de herramientas "Código" y finalmente haremos clic en la herramienta "Visual Basic".

Se mostrará la ventana del editor de VBA:

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A continuación se describen los principales elementos de la ventana de Microsoft Visual Basic.

a. Barra de Menús Presenta los comandos que se usan para trabajar con Visual Basic. Además de los menús estándar Archivo, Edición, Ver, Insertar, Formato, Depuración, Ejecutar, Herramientas, Complementos, Ventana y Ayuda. b. Barra de Herramientas Permite un acceso directo (solo un clic) a muchas de las operaciones más frecuentes utilizadas durante el desarrollo de aplicaciones. c. Cuadro de Herramientas Contiene todos los objetos y controles que se pueden añadir a los formularios para crear aplicaciones. d. Diseñador de Formularios Funciona como una ventana en la que se puede personalizar el diseño de la interfaz de usuario (ventana) de una aplicación. e. Explorador de Proyectos

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Tarea 15 Lista de los archivos (formularios, módulos, etc.) del proyecto actual. Un Proyecto es una colección de archivos que utiliza para construir una aplicación. f. Ventana de Propiedades Lista los valores de las propiedades del formulario o control seleccionado que pueden ser modificados durante el diseño del formulario o control. g. Ventana de Código Funciona como un editor para escribir el código (sentencias) de la aplicación. Cuando se ingresa el nombre de una función en la ventana de código, Visual Basic automáticamente proporciona el formato o sintaxis de la función.

Programación por eventos En las aplicaciones manejadas por eventos, la ejecución no sigue una ruta predefinida. En vez de esto, se ejecutan diferentes secciones de código en respuesta a eventos. La secuencia de eventos determina la secuencia en que el código se ejecuta. Es por esto que la ruta que sigue el código de la aplicación es diferente cada vez que se ejecuta el programa.

Convenciones para los nombres de los objetos Los objetos deben llevar nombres con un prefijo coherente que facilite la identificación del tipo de objeto. A continuación se ofrece una lista de convenciones recomendadas para algunos de los objetos permitidos poro Visual Basic.

Tipo de Control Etiqueta Cuadro de texto Casilla de verificación Botones de opción Cuadro combinado, cuadro lista desplegable

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Prefijo l g tg xb ctl hb kol p ct b o

Detalle es lblAPELLIDOS txtAPELLIDO chkIMPRESORA optCPU cboCIUDADES

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Cuadro de lista Botón de comando Formulario Marco Línea Imagen (Picture) Cuadro de número

Formularios

l s ct m df r f m r al i pn i sc p n

lstPAISES cmdSALIR frmENTRADA fraTIPOS linVERTICAL picLOGOTIPO spnPÁGINAS

El formulario es el principal medio de comunicación entre el usuario y la aplicación. Los usuarios interactúan con los controles sobre el formulario para ingresarle datos y obtener resultados, para mostrar las propiedades de un objeto pulsar F4.

Añadir controles al formulario Para añadir controles a un formulario lo hacemos de la siguiente manera: a. Haga clic sobre el control en el Cuadro de Herramientas. b. Ubique el puntero del Mouse (una cruz) sobre el formulario en la esquina superior izquierda donde desea colocar el control. c. Realice un clic sostenido mientras arrastra el puntero a la esquina superior derecha donde colocará el control. d. Suelte el botón del Mouse.

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Tarea 15 Estos cuatro pasos se repiten con cada control que desea añadir al formulario.

La Ventana de Código La Ventana de Código se usa para escribir, mostrar y editar el código de su aplicación. Puede abrir una ventana de código por cada módulo de su aplicación, de modo que puede fácilmente copiar y pegar entre ellos. El editor de texto es solo un editor ASCII.

La Ventana de Código contiene:

a. El Cuadro Lista de Objetos Muestra el nombre del objeto seleccionado. Haga clic en la flecha a la derecha del cuadro Objeto para mostrar una lista de todos los objetos asociados con el formulario.

b. El Cuadro Lista de Eventos Muestra todos los eventos reconocidos para el formulario o control mostrado en el cuadro Objeto. Cuando seleccionamos un evento, en la ventana de código se muestra el procedimiento de evento asociado con ese evento. c. La Barra de División Permite dividir la ventana de código en dos partes.

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Fundamentos de programación VBA Los algoritmos se estructuran de diversas formas, en algunos casos simplemente su desarrollo es consecutivo, a este tipo de algoritmos se denomina de estructura secuencial, en otros casos durante el desarrollo secuencial se generan preguntas, a este tipo de algoritmos se denomina de estructura condicional y en otros casos generan bucles es decir repetición de ciertas líneas de programas, a estos algoritmos se denominan de estructura repetitiva. Estructura básica para cualquier algoritmo a desarrollar:

Estructura Secuencial. Este tipo de algoritmos se caracteriza por que entre sus instrucciones no existen estructuras condicionales ni repetitivas, se desarrollan línea a línea hasta culminar con su ejecución, gráficamente se observaría de la siguiente manera:

Ejemplo: ~ 224 ~

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Tarea 15 Diseñar un programa que permita hallar el área de un triángulo si se sabe: Área_triángulo (AR) = (B * H) / 2 Donde B es el tamaño de la base del triángulo y H es la altura. 1. Análisis a. ¿Qué nos están pidiendo? Hallar el área de un triángulo.

b. ¿Qué datos necesitamos conocer? Según la fórmula que se muestra deberíamos conocer la base y la altura.

2. Planteamiento Lógico. El problema lo resolveremos con la fórmula matemática AR = B*H

3. Definición de variables de entrada Las variables que se usaran para la captura de la base y la altura son: B y H.

4. Definición de variables de salida La variable en donde se muestra el área del triángulo rectángulo es: AR

5. Algoritmo: 6. Programa (Este programa se ha definido para VBA): Sub AreaTriangulo() Dim a B, H as integer Dim AR as single B= val (Textbox1.text) Programa Nacional de Informática

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H = val (Textbox2.text) AR = (B*H) / 2 Textbox3.text = AR End Sub

Estructura Condicional. Este tipo de algoritmos se caracteriza por que entre sus instrucciones muestran estructuras condicionales. 1. Condiciones Simples. Sentencia SI – ENTONCES Se ejecuta un conjunto de instrucciones si se cumple la condición. 2. Condiciones doble. Sentencia SI – ENTONCES – SINO Se ejecuta un conjunto de instrucciones si se cumple la condición, caso contrario se ejecuta otro conjunto de instrucciones.

Ejemplo Realizar un algoritmo que permita ingresar 2 números, luego determinar el mayor de los números (mostrar un mensaje).

1. Análisis. a. ¿Qué nos están pidiendo? Evaluar 2 números para determinar el mayor. b. ¿Qué datos necesitamos conocer? ~ 226 ~

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Tarea 15 Los 2 números. 2. Planteamiento Lógico. La forma directa de poder saber si un número es mayor a otro es creando una condición relacional. A > B

3. Definición de variables de entrada. Necesitaremos dos variables, N1 y N2 que representen a los números que se evalúan. 4. Definición de variables de salida. Para este problema no existirán variables de salida debido a que se desea mostrar solo mensajes. 5. Algoritmo:

6. Programa Private Sub CommandButton1_Click() Dim N1, N2 as Integer N1 = val(text1.text) N2 = val(text2.text) If n1>n2 then Textbox3.text = “El Numero mayor es N1”

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Else Textbox3.text = “El mayor en N2” End if End sub

Sentencia selección-caso Esta es una estructura de decisión múltiple, evaluará una expresión condicional que podrá tomar uno de los “n” valores distintos que para algunos casos puede tratarse de rangos o valores individuales, según cumpla con uno de estos.

Ejemplo Un móvil recorre un tramo de la carretera con Movimiento Rectilíneo Uniforme (MRU), determinar y mostrar cual es el espacio recorrido: Espacio = Velocidad * Tiempo. Adicionalmente mostrar un mensaje que indique el consumo de gasolina según la tabla: Espacio Recorrido (KM) 0 - 30

1 galón

31 - 60

2 galones

61 – 200 201 a más

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Gasolina

3 galones Más de 3 galones.

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Tarea 15 1. Análisis. a. ¿Qué nos piden realizar? Calcular el espacio recorrido y en base a ello mostrar cuanta gasolina se consume. b. ¿Qué datos necesito conocer? La velocidad y el tiempo (según formula). 2. Planteamiento Lógico. El desarrollo es simple, solamente deberá ingresar la velocidad y el tiempo para calcular el espacio recorrido, en base a ello deberá observar la tabla para que desarrolle la estructura correspondiente y muestre el mensaje solicitado. 3. Definición de variables de entrada. Necesitaremos dos variables, V y T que representen a la velocidad y el tiempo respectivamente.

4. Definición de variables de salida. La variable de salida estará representada por E. 5. Algoritmo:

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6. Programa: Private Sub CommandButton1_Click()

dim v, t, e as double

v = val(text1.text)

t = val(text2.text)

e = v*t

Select case e case 0 to 30

text3.text =”Debe usar un galón”

case 31 to 60

text3.text =”Debe usar dos galones”

case 61 to 200

text3.text =”Debe usar tres galones” Case Else

text3.text =”Debe usar más de 3 galones”

End select

End Sub ~ 230 ~

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Tarea 15

Estructura Repetitiva. Conjunto de instrucciones que se repiten un número determinado de veces mientras se cumple una determinada condición o en todo caso se le ha dado un límite de veces a ejecutar.

Contador. Los procesos repetitivos por lo general lo utilizan, ya que necesitan contar los sucesos o acciones internas del bucle.

Una de las formas de controlar un bucle es mediante un contador. Un contador es una variable cuyo valor crece o decrece en una cantidad constante por cada vuelta (interacción) que da el bucle.

Acumulador. Es denominado también totalizador, es una variable cuya misión es almacenar cantidades o valores resultantes de sumas sucesivas. Realiza la misma función que un contador con la diferencia de que el incremento o decremento de cada suma es variable en lugar de constante como en el caso del contador. Ejemplo Desarrollar un algoritmo que permita calcular y mostrar la suma de los n primeros números naturales, deberá ingresar el límite de números a sumar.

S = 1 + 2 + 3 + 4 + 5 +... + n

1. Análisis. a. ¿Qué nos piden realizar? Calcular la suma de n números naturales. b. ¿Qué datos necesitamos conocer? La cantidad de números a sumar. 2. Planteamiento Lógico. Programa Nacional de Informática

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Este problema se puede haciendo uso de acumuladores y contadores.

3. Definición de variables de entrada. Se requerirán una variable que represente a la cantidad de números a sumar(N).

4. Definición de variables de salida. Utilizaremos la variable AC. 5. Algoritmo:

6. Programa: General

Declaraciones

Dim i As Byte Dim AC As Integer Private Sub CmdProcesar_Click() List1.Clear AC = 0 For i = 1 To Val(Text1.Text) List1.AddItem Str(i) ~ 232 ~

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Tarea 15 AC = AC + i Next i Text2 = AC End Sub Private Sub CmdLimpiar_Click() Text1 = 0 Text2 = 0 List1.Clear Text1.SetFocus End Sub

Private Sub CmdSalir_Click() If MsgBox("Desea salir?", vbInformation + vbYesNo, "SALIDA") = vbYes Then End End If End Sub

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Ejercicios y tareas de investigación 1. ¿Qué es un lenguaje de programación y cuál es su importancia? – Explique. 2. ¿Qué es un userform? – Explique. 3. Indique algunas propiedades más importantes de los controles: a. Etiqueta. b. Cuadro de texto. c. Casilla de verificación. d. Botón de opción. e. Botón de comando. 4. ¿En qué casos se utilizaría if … then …else y Select case? – Explique. 5. Realizar el código en función de los algoritmos de la pregunta 5 de los “Ejercicios y tareas de investigación” de tarea anterior (Tarea 14).

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