SKB - Modul 7 - Aspek Manajemen Dan SDM

STUDI KELAYAKAN BISNIS  Aspek Manajemen Manajemen dan SDM 3 SKS Dr. Sumiati, SE., MSi. Bayu Ilham Pradana, SE., MM. Fakultas Ekonomi dan Bisnis, Universitas Brawijaya

1. PENDAHULUAN 1.1. Pengantar 1.2. Tujuan 1.3. Definisi 2. ASPEK MANAJEMEN DAN SDM 2.1. Manajemen dalam Organisasi 2.1.1. Perencanaan 2.1.2. Pengorganisasian 2.1.3. Pengarahan 2.1.4. Pengawasan

2.2. Pengelolaan SDM 2.2.1. Perencanaan SDM 2.2.2. Analisis Pekerjaan 2.2.3. Rekrutmen, Seleksi dan Orientasi 2.2.4. Kompensasi 3. REFERENSI 4. PROPAGASI 4.1. Diskusi 4.2. Pertanyaan 4.3. Proyek

MODUL

7

1. PENDAHULUAN 1.1. Pengantar Aspek manajemen dari studi kelayakan ini adalah untuk mengetahui apakah pembangunan dan implementasi bisnis dapat direncanakan, dilaksanakan, dan dikendalikan, sehingga rencana bisnis dapat dinyatakan layak atau sebaliknya. Dalam modul ini akan dijelaskan mengenai aspek manajemen berdasarkan pendekatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan. Begitu pula aspek sumber daya manusia yang juga merupakan aspek penting dalam manajemen. Kajian aspek SDM ini ditujukan untuk mengetahui apakah dalam pembangunan dan implementasi bisnis diperkirakan layak atau tidak layak apabila dilihat dari ketersediaan SDM.

1.2. Tujuan Penguasaan materi dalam modul ini, yang dirancang sebagai landasan dasar aspek manajemen dan sumber daya manusia dalam studi kelayakan, akan dapat: 



Menjelaskan beberapa aspek perencanaan, pengorganisasian, (POAC)

dalam manajemen meliputi pengarahan, dan pengawasan

Menjelaskan aspek sumber daya manusia (SDM) dan perencanaan sumber daya manusianya.

 A   S   S   P   T  E   K   U D  M  I    A   K   N E  L   A   A   J   E   Y   M  A  E   K   N  A   N D B   A   I    N  S   N  S   S  D  I    M  : 

Studi Kelayakan Bisnis: Aspek Manajemen dan SDM

Universitas Brawijaya

2012

1.3. Definisi Manajemen adalah suatu proses pencapaian tujuan melalui fungsi-fungsinya yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan. Kajian ini penting untuk untuk mendukung apakah rencana bisnis dinyatakan layak atau sebaliknya dari aspek manajemen .Manajemen Sumber Daya Manusia merupakan ilmu atau seni dalam suatu kebijakan maupun praktek merekrut, menyaring, melatih serta memberikan penghargaan dan penilaian terhadap tenaga kerja agar efektif dan efisien dalam mencapai tujuan. Keberadaan SDM penting untuk dianalisis untuk melihat apakah SDM yang diperlukan untuk pembangunan maupun pengimplementasian bisnis dapat dinilai layak atau sebaliknya. Kajiannya dapat dimulai dari perencanaan SDM, Analisis Pekerjaan, Rekrutmen, seleksi, dan orientasi serta kompensasi.

2. ASPEK MANAJEMEN DAN SDM 2.1. Manajemen dalam Organisasi 2.1.1. Perencanaan Perencanaan merupakan langkah awal di dalam proses manajemen usaha. Dalam membuat perencanaan dapat dilakukan dengan beberapa alternatif. Empat macam pendekatan utama dalam pembuatan suatu perencanaan, yaitu: 1) Pendekatan Atas- Bawah (Top-Down), perencanaan dengan pendekatan dari atas ke bawah dilakukan oleh pimpinan organisasi. Unit organisasi di bawahnya hanya melaksanakan hal-hal yang telah direncanakan. Biasanya ini dilakukan untuk pekerjaan yang bersifat strategis. 2) Pendekatan Bawah- Atas (Bottom-Up),perencanaan dengan pendekatan ini dilakukan dengan cara pemimpin puncak memberikan gambaran situasi dan kondisi yang dihadapi organisasi, selanjutnya memberikan kewenangan kepada manajemen di tingkat bawahnya untuk menyusun perencanaan. Hal ini lebih bersifat partisipatif. 3) Pendekatan Campuran. Di dalam pendekatan campuran ini pemimpin memberikan petunjuk perencanaan organisasi secara garis besar sedangkan perencanaan detailnya diserahkan kepada kreativitas unit perusahaan. 4) Pendekatan Kelompok. Di dalam pendekatan ini perencanaan dibuat oleh kelompok tenaga ahli dalam perusahaan, oleh karena itu di dalam perusahaan dibentuk semacam biro seperti Biro Perencanaan. Ini banyak dilakukan oleh organisasi bisnis yang sudah mapan maupun organisasi non bisnis. Macam-macam perencanaan Proses perencanaan untuk menghasilkan suatu rencana dapat dilihat dari beberapa sisi penting, antara lain: 1) Sisi Jangka Waktu (time horizon), apabila dilihat dari sisi jangka waktu yang digunakan untuk mengimplementasikan suatu rencana,maka terdapat tiga bentuk perencanaan, yaitu: 



Perencanaan jangka panjang, perencanaan semacam ini menjangkau waktu sekitar 20-30 tahun ke depan. Rencana yang dibuat masih berbentuk garis-garis besar dan bersifat sangat strategis dan umum. Pelaku bisnis dapat membuat perencanaan tersebut, sesuai dengan kebutuhan. Perencanaan jangka menengah, biasanya menjangkau waktu sekitar 3-5 tahun ke depan. Perencanaan jangka panjang akan dibagi menjadi beberapa kali pelaksanaan perencanaan jangka menengah, sehingga setiap tahap disesuaikan sesuai dengan prioritas. Di dalam prakteknya perencanaan jangka menengah ini

46

Studi Kelayakan Bisnis: Aspek Manajemen dan SDM

Universitas Brawijaya

2012

dibuat karena visi, misi dan tujuan tidak cukup dicapai pada kurun waktu jangka pendek. 

Perencanaan jangka pendek, biasanya menjangkau waktu paling lama satu tahun. Bahkan perencanaan ini dapat dibuat dalam jangka waktu bulanan, empat bulanan atau tengah tahunan. Perencanaan ini lebih konkret dan lebih rinci. Sering kali pelaku bisnis pemula membuat perencanaan jangka pendek saja.

2) Sisi Tingkatan Manajemen 



Perencanaan strategis, perencanaan ini merupakan bagian dari manajemen strategis. Perencanaan strategis lebih terfokus pada bagaimana manajemen puncak menentukan visi, misi, falsafah, dan strategi perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan. Perencanaan operasional, merupakan bagian dari strategi operasional yang lebih mengarah pada bidang fungsional perusahaan. Perencanaan ini juga berfungsi untuk memperjelas makna suatu strategi utama dengan identifikasi rincian yang sifatnya spesifik dan berjangka pendek, yang memiliki program-program kerja yang diimplementasikan dalam bentuk kegiatan usaha sehari-hari.

2.1.2. Pengorganisasian Sama halnya dengan perencanaan, pengorganisasian hendaknya juga dikaji dari beberapa sisi, seperti: 1) Langkah Pengorganisasian, langkah-langkah dalam melakukan proses pengorganisasian, mulai dari merencanakan, melaksanakan, dan memantau kerja organisasi adalah sebagai berikut. Merinci seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan organisasi agar sesuai dengan misi dan visinya. Membagi beban kerja ke dalam aktivitas-aktivitas yang secara logis memadai dapat dilakukan oleh seseorang atau oleh sekelompok orang. Mengombinasikan pekerjaan anggota organisasi dengan cara yang logis dan efisien. Memantau efektivitas organisasi dan mengambil langkah-langkah penyesuaian untuk mempertahankan atau meningkatkan efektivitas. 



 

2) Pembagian Kerja, dalam melakukan pembagian kerja, hal-hal yang harus diperhatikan yaitu: Tiap unit organisasi harus mempunyai rincian aktivitas yang jelas. Pejabat dari puncak pimpinan sampai dengan penjabat yang berkedudukan paling rendah harus mempunyai tugas yang jelas Variasi tugas bagi seorang pejabat hendaknya yang sejenis atau yang erat hubungannya. Beban tugas setiap pejabat hendaknya merata/adil. Penempatan pejabat hendaknya dilaksanakan secara tepat. Penambahan atau pengurangan pejabat harus berdasarkan volume kerja. Pembagian kerja para pejabat dalam unit organisasi jangan sampai timbul nepotisme.  



   

3) Pelimpahan Wewenang, merupakan penyerahan sebagian hak untuk mengambil keputusan yang diperlukan agar tugas serta tanggung jawab tetap dapat dilaksanakan dengan baik oleh seorang pejabat ke pejabat yang lain. Manfaat yang diperoleh dari pelimpahan wewenang antara lain: Pimpinan dapat melakukan pekerjaan yang pokok-pokok saja Tiap tugas dapat dikerjakan pada tingkat yang tepat Keputusan-keputusan dapat dibuat dengan lebih tepat Meningkatkan inisiatif dan rasa tanggung jawab    

47

Studi Kelayakan Bisnis: Aspek Manajemen dan SDM  

Universitas Brawijaya

Mengurangi sikap selalu menunggu perintah Pelayanan dapat terus dilaksanakan walaupun berhalangan.

pejabat

yang

2012 berwenang

Di dalam organisasi dikenal beberapa bentuk organisasi atau lebih tepat disebut struktur organisasi yaitu: 1) Organisasi Garis, bentuk organisasi ini merupakan bentuk yang paling sederhana, dan memiliki ciri-ciri: Jumlah karyawan relatif sedikit Organisasi relatif kecil Karyawan saling mengenal secara akrab Spesialisasi masih relatif rendah    

2) Organisasi Fungsional, ciri organisasi fungsional adalah setiap atasan mempunyai wewenang untuk memberikan perintah kepada bawahan yang ada sepanjang perintah itu masih ada hubungannya dengan fungsi yang dimiliki atasan. 3) Organisasi Garis dan Staf, organisasi yang mulai berkembang, mungkin sekali akan timbul kesulitan bagi seorang pemimpin untuk mengambil keputusan, sehingga perlu meminta bantuan pada orang lain yang lebih mampu. Di dalam organisasi yang begitu kompleks, pimpinan biasanya mendelegasikan wewenang kepada para staf sesuai dengan bidang masing-masing untuk memberikan perintah kepada bawahan. 4) Organisasi Gabungan, bentuk organisasi gabungan ini merupakan kombinasi struktur organisasi yang telah disebutkan sebelumnya, sehingga bentuknya berupa gabungan dari organisasi garis dan staf, garis dan fungsional, fungsional dan staf atau kombinasi ketiganya. 5) Organisasi Matriks, dewasa ini struktur organisasi matriks sering diterapkan pada organisasi yang memiliki pekerjaan-pekerjaan relatif besar. Dalam organisasi matriks, seorang bawahan mempunyai lebih dari satu, misalnya dua orang atasan, sehingga mereka I bawah dua jalur wewenang atau dengan kata lain mempunyai dua rantai perintah, yang satu secara vertikal (bersifat fungsional) sedangkan yang lainnya secara horizontal yang berasal dari perintah pimpinan proyek.

2.1.3. Pengarahan Fungsi pengarahan di dalam manajemen yang pokok adalah: Mempengaruhi seseorang (orang-orang) supaya bersedia menjadi pengikut Melakukan daya tolak pada seseorang (orang-orang) Membuat seseorang (orang-orang) suka mengerjakan tugas dengan lebih baik Mendapatkan, memelihara, dan memupuk kesetiaan pada pimpinan, tugas dan organisasi tempat mereka bekerja Menanamkan, memelihara dan memupuk rasa tanggung jawab seseorang (orangorang) terhadap Tuhan, Negara dan masyarakat.    



Kepemimpinan Untuk menggerakkan karyawan, hendaknya seorang penggerak (pemimpin) memiliki jiwa kepemimpinan. Kepemimpinan dapat diartikan sebagai berikut: 1) Kepemimpinan harus melibatkan orang lain. Dengan kesediaan mereka menerima pengarahan dari pemimpin, maka para anggota kelompok membantu menentukan status pemimpin dan memungkinkan terjadinya proses kepemimpinan. 2) Kepemimpinan melibatkan distribusi yang tidak merata atas kekuasaan antara pemimpin dan yang dipimpin. Pemimpin mempunyai wewenang mengarahkan bawahan, tetapi tidak sebaliknya.

48

Studi Kelayakan Bisnis: Aspek Manajemen dan SDM

Universitas Brawijaya

2012

3) Kepemimpinan secara sah dapat memberikan hak kepada pemimpin tidak saja berupa pengarahan akan tetapi juga pengaruh.

2.1.4. Pengawasan Pengawasan sebagai salah satu faktor manajemen, hendaknya juga dianalisis untuk mendapatkan jawaban apakah dari sisi ini rencana manajemen untuk pembangunan maupun pengimplementasian bisnis dinyatakan layak atau tidak. Fungsi pokok pengawasan tersebut adalah: a. Mencegah terjadinya penyimpangan-penyimpangan atau kesalahan dengan melakukan pengendalian secara rutin disertai adanya ketegasan dalam pengawasan. b. Memperbaiki berbagai penyimpangan yang terjadi. c.

Mendinamiskan organisasi. Dengan adanya pengawasan diharapkan sedini mungkin dapat dicegah terjadinya penyimpangan, sehingga setiap unit organisasi selalu dalam keadaan bekerja secara efektif dan efisien.

d. Mempertebal rasa tanggung jawab, dengan adanya pengawasan yang rutin, setiap unit organisasi beserta karyawannya dapat selalu mengerjakan semua tugas yang diberikan dengan benar. Agar fungsi pengendalian manajemen dapat berjalan dengan baik, perlu diperhatikan prinsip-prinsipnya yang di antaranya adalah sebagai berikut: a. Pengendalian hendaknya direncanakan dengan baik agar paling tidak dapat mengukur apakah proses pengawasan yang dilakukan berhasil atau tidak. b. Dapat merefleksikan sifat manajemen yang unik dari bidang-bidang yang diawasi. c. Pelaporan penyimpangan dilakukan dengan segera. d. Pengawasan harus bersifat fleksibel, dinamis,dan ekonomis. e. Dapat merefleksikan pola kerja unit organisasi, misalnya mengenai standar biaya. f. Dapat menjamin diberlakukannya tindakan korektif, yaitu segera diketahui apa yang salah, di mana terjadinya kesalahan itu, dan siapa yang bertanggung jawab.

2.2. Pengelolaan SDM 2.2.1. Perencanaan SDM Kesuksesan suatu perencanaan dan pelaksanaan pembangunan sebuah bisnis sangat tergantung pada SDM yang mampu bekerja sama, yaitu manajer dan timnya. Dalam membangun sebuah tim yang efektif, pertimbangan harus diadakan bukan hanya pada keahlian teknis para manajer atau anggota timnya semata tetapi juga pada peranan penting mereka dan keselarasan mereka dalam bekerja. Manajer sebagai pemimpin tim merupakan salah satu anggota terpenting dalam suatu usaha atau bisnis. Orang ini memegang peranan yang penting dalam perencanaan dan pelaksanaan bisnis. Manajer bertugas menjelaskan kepada organisasi dan kepada pihak luar tentang proyek yang akan dibangun. Beberapa hal pokok dalam memilih manajer adalah: a. kriteria seleksi, b. latar belakang (track record ) dan pengalaman, c. kepemimpinan dan keahlian strategisnya, d. kemampuan manajerial (managerial skill ), e. kemampuan teknis,

49

Studi Kelayakan Bisnis: Aspek Manajemen dan SDM

Universitas Brawijaya

2012

f. kemampuan kehumasan, g. visioner, h. dan lainnya. Perencanaan Jumlah Kebutuhan Tenaga Kerja Perencanaan kebutuhan tenaga kerja adalah penting. Jumlah tenaga kerja yang digunakan akan berdampak pada biaya. Dalam menetapkan kebutuhan tenaga kerja untuk periode tertentu baik secara kualitas maupun kuantitas dapat dilakukan dengan beberapa cara. Perencanaan ini dimaksudkan agar perusahaan dapat terhindar dari krisis sumber daya manusia pada saat dibutuhkan. Proses perencanaan SDM memiliki tiga model yaitu: 1) Perencanaan dari Atas ke Bawah, Dalam model ini adalah bahwa jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan telah disesuaikan dengan rencana yang menyeluruh dari perusahaan baik untuk jangka pendek, menengah, maupun jangka panjang. Di dalam prakteknya untuk menghitung dampak dari jumlah tenaga kerja dan biaya,maka dapat dilakukan dengan simulasi untuk melihat pengaruhnya terhadap laba perusahaan. Misalkan biaya tenaga kerja tidak boleh lebih dari 60% dari keuntungan, maka jumlah rata-rata pegawai yang dapat dipekerjakan diperhitungkan berdasarkan proyeksi keuntungan. Formulasi sederhananya adalah: Rata-rata pegawai yang dibutuhkan = Pendapatan di Tahun n 60 × Biaya Rata-Rata per Kepala di Tahun n 100

2) Perencanaan dari Bawah ke Atas Model perencanaan ini adalah bermula dari kelompok menghasilkan taksiran kebutuhan pegawai untuk tahun mencapai target kerja yang telah ditetapkan. Jumlah diketahui setelah tenaga kerja yang ada dihitung kapasitas

kerja yang terkecil yang berikutnya dalam rangka tenaga kerja akan dapat kerja maksimalnya.

3) Ramalan Mengoptimalkan SDM yang ada sekarang. Untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja adalah dengan meningkatkan pendayagunaan orang-orang yang ada sekarang. Untuk mengetahui kondisi tentang tenaga kerja yang ada maka perlu diketahui status pegawai yang akan pensiun, yang akan dipromosikan, yang akan cuti panjang, jam kerja dan sebagainya. Semua informasi tersebut penting untuk perencanaan kebutuhan tenaga kerja.

2.2.2. Analisis Pekerjaan Analisis pekerjaan yang meliputi pekerjaan apa,spesifikasinya, siapa yang akan melaksanakan dan lainnya harus direncanakan dengan baik. Pekerjaan merupakan alat untuk mencapai tujuan organisasi. Analisis pekerjaan merupakan suatu proses untuk menentukan isi suatu pekerjaan, sehingga pekerjaan dapat dijelaskan kepada orang lain. Isi suatu pekerjaan merupakan hasil dari analisis pekerjaan dalam bentuk tertulis atau sering disebut deskripsi pekerjaan, selanjutnya untuk dapat dikerjakan oleh orang yang tepat disusunlah suatu kriteria yang harus dipenuhi oleh orang tersebut yang disebut spesifikasi personalia.

50

Studi Kelayakan Bisnis: Aspek Manajemen dan SDM

Universitas Brawijaya

2012

2.2.3. Rekrutmen, Seleksi dan Orientasi 1) Rekrutmen, merupakan kegiatan untuk mencari calon tenaga kerja yang sesuai dengan kebutuhan pekerjaan yang tersedia. Sumber-sumber untuk mendapatkan calon karyawan dapat diperoleh dari lembaga pendidikan, departemen tenaga kerja, iklan, penyalur tenaga kerja, dan lain sebagainya. 2) Seleksi, merupakan kegiatan yang direncanakan untuk memilih calon karyawan yang tepat pada tempat yang tepat dan sesuai dengan kriteria yang ditetapkan. Usahausaha yang sistematis yang dilakukan misalnya dengan melakukan tahapan berikut: seleksi dokumen, psikotes, tes intelegensi, tes kepribadian, tes bakat dan kemampuan, tes kesehatan, dan wawancara. 3) Orientasi, tahap orientasi dilakukan pada pegawai yang telah diterima. Hal ini ditujukan untuk memperkenalkan pekerjaan pada pegawai yang baru diterima. Dari proses orientasi ini diharapkan pegawai baru mengenal situasi kerja. Orientasi merupakan bagian dari sosialisasi yaitu proses pemahaman.

2.2.4. Kompensasi Berbagai cara dapat dilakukan oleh manajer dalam meningkatkan prestasi kerja. Prestasi kerja, motivasi, dan kepuasan kerja para karyawan dapat dilakukan melalui pemberian kompensasi. Kompensasi merupakan balas jasa yang diterima karyawan karena telah melakukan suatu pekerjaan. Sebelum kompensasi diberikan terlebih dahulu dilakukan proses kompensasi melalui berbagai sub proses untuk memberikan balas jasa kepada karyawan untuk memotivasi agar karyawan dapat mencapai prestasi yang diinginkan. Balas jasa yang diterima karyawan dibagi atas dua macam, yaitu imbalan finansial (kompensasi langsung), dan imbalan non finansial (kompensasi pelengkap). Di dalam kajian kelayakan bisnis rencana kompensasi seyogyanya sudah dikemukakan secara eksplisit.

3. REFERENSI Umar. 2001. Studi Kelayakan Bisnis: Teknik Menganalisis Kelayakan Rencana Bisnis secara Komprehensif, Edisi 2. Jakarta: Penerbit Gramedia Jumingan. 2009. Studi Kelayakan Bisnis: Teori dan Pembuatan Proposal . Jakarta: Bumi Aksara Kasmir, Jakfar. 2010. Studi Kelayakan Bisnis Edisi Kedua. Jakarta: Kencana Suliyanto. 2010. Studi Kelayakan Bisnis: Pendekatan Praktis. Yogyakarta: Penerbit Andi

4. PROPAGASI 4.1. Diskusi Diskusikan bagaimana melakukan analisis kesempatan usaha yang baik sehingga usaha yang dikaji kelayakannya ini memang benar-benar usaha yang mempunyai prospek yang bagus! Kemukakan alasannya secara logis!

51

Studi Kelayakan Bisnis: Aspek Manajemen dan SDM

Universitas Brawijaya

2012

4.2. Pertanyaan 1) Jelaskan pengertian dari manajemen dan sebutkan fungsi-fungsinya. 2) Apa pentingnya melakukan analisis aspek manajemen dan SDM di dalam mengkaji kelayakan bisnis? 3) Bagaimana memilih seorang manajer yang baik untuk mengelola bisnis saudara,  jelaskan! 4) Jelaskan tujuan pengawasan ? 5) Apa yang dimaksud dengan kompensasi finansial dan non finansial? Mana yang lebih penting? Jelaskan!

4.3. Proyek Dari usulan bisnis yang dikaji kelayakannya oleh masing-masing kelompok mahasiswa, lakukan analisis dari aspek manajemen dan SDM-nya, rencana struktur organisasi yang digunakan, jumlah kebutuhan tenaga kerja, tugas dan tanggung jawabnya, kompensasi dan lain sebagainya! Apa Kemungkinan kendalanya?

52