SK Tata Naskah Dan Pendokumentasian Dokumen Dan Rekam Kegiatan

DINAS KESEHATAN KABUPATEN SUMEDANG

PUSKESMAS RAWAT INAP JATINANGOR Jalan Raya Jatinangor No. 234 Tlp. 022-7796143 Jatinangor Sumedang 45363 e mail : jatinangorjuara@gmail com

KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS RAWAT INAP JATINANGOR Nomor : A.1/ /PKM/II/2017 TENTANG KETENTUAN TATA NASKAH DAN PENDOKUMENTASIAN DOKUMEN DAN REKAM KEGIATAN PUSKESMAS DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA, KEPALA PUSKESMAS RAWAT INAP JATINANGOR, Menimbang

:

a.

bahwa agar semua penulisan dokumen akreditasi setiap Pokja sama perlu

b.

adanya ketentuan tata naskah; bahwa berdasarkan pertimbangan pada hurup a, perlu ditetapkan kebijakan tentang ketentuan tata naskah dan pendokumentasian dokumen dan rekam kegiatan.

Mengingat

:

1.

Undang-undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 tentang

2.

Kesehatan, Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 14 Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah

3.

Dinas Instansi Pemerintah; Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 46 Tahun 2014 tentang Akreditasi Puskesmas, Klinik Pratama, Tempat Praktek Mandiri

4.

Dokter, dan Tempat Praktek Mandiri Dokter Gigi; Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 75 tahun 2014 Tentang Pusat Ke sehatan Masyarakat MEMUTUSKAN

Menetapkan

Kesatu

:

KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS RAWAT INAP JATINANGOR TENTANG KETENTUAN TATA NASKAH DAN PENDOKUMENTASIAN DOKUMEN DAN REKAM KEGIATAN DI PUSKESMAS RAWAT INAP JATINANGOR. : 1. Pengendalian dokumen dan rekam implementasi Puskesmas adalah sistem penomoran dan sistem penyimpanan dokumen dan rekam implementasi, baik dokumen perkantoran maupun dokumen akreditasi Puskesmas. 2. Dokumen Induk adalah dokumen asli dan telah disahkan oleh Kepala FKTP 3. Dokumen terkendali adalah dokumen yang didistribusikan kepada sekretariat/ tiap unit/ pelaksana, terdafar dalam Daftar Distribusi Dokumen Terkendali, dan menjadi acuan dalam melaksanakan pekerjaan dan dapat ditarik bila ada perubahan (revisi). Dokumen ini harus ada tanda/stempel “TERKENDALI”. 4. Dokumen tidak terkendali adalah dokumen yang didistribusikan untuk

kebutuhan eksternal atau atas permintaan pihak di luar FKTP digunakan untuk keperluan insidentil, tidak dapat digunakan sebagai acuan dalam melaksanakan pekerjaan dan memiliki tanda/stempel “TIDAK TERKENDALI”. Yang berhak mengeluarkan dokumen ini adalah Penanggung jawab Manajemen Mutu dan tercatat pada Daftar Distribusi Dokumen Tidak Terkendali 5. Dokumen Kedaluwarsa adlah Dokumen yang dinyatakan sudah tidak berlaku oleh karena telah mengalami perubahan/revisi sehingga tidak dapat lagi menjadi acuan dalam melaksanakan pekerjaan. Dokumen ini harus ada tanda/stempel “KEDALUWARSA”. Dokumen induk diidentifikasi dan dokumen sisanya dimusnahkan. 6. Kelompok dokumen adalah kelompok jenis - jenis dokumen / rekaman ( contoh Kedua

:

kelompok SOP, Intruksi Kerja, rekaman kegiatan dsb ). Pengendalian dokumen akreditasi wajib mentaati sistem pengendalian dokumen

Ketiga

:

yang telah ditentukan didalam kebijakan pengendalian dokumen ini, Ketentuan tata naskah dan pengendalian dokumen menerapkan hal – hal sebagai berikut : A. Penulisan Dokumen : Menggunakan kertas F4 ukuran W : 216 cm dan H : 330 cm, margin T: 2,5. B: 2,5. L:2,5. R:2,5 dengan hurup Time New Roman ukuran 11, spasi 1,5 B. Pengkodean kelompok : 1. Manajemen Puskesmas dengan kode : A a. Bab I : A.I b. Bab II : A.II c. Bab III : A.III 2. Upaya Kesehatan Masyarakat dengan kode : B a. Bab IV : B.IV b. Bab V : B.V c. Bab VI : B.VI 3. Upaya Kesehatan Perorangan dengan kode : C a. Bab VII : C.VII b. Bab VIII : C.VIII c. Bab IX : C.IX 4. Standar Prosedur Operasional, disingkat : SOP, 5. Dafiar tilik, disingkat : Dt, 6. Kerangka Acuan disingkat : KA, 7. Surat Keputusan disingkat : SK, 8. Kebijakan disingkat : Kb, 9. Dokumen ekstemal disingkat : Dek, 10. Manual Mutu disingkat : MM, 11. Pedoman Mutu disingkat : PM, 12. Audit Internal disingkat : AI. C. Sistem Pembuatan 1. Sistem pembuatan dokumen/arsip perkantoran sesuai dengan aturan Pemerintah Daerah Kabupaten Sumedang 2. Pembuatan dokumen akreditasi sesuai dengan Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama. 3. Kop pembuatan SOP sesuai dengan lampiran I surat keputusan ini dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan 4. Sistem pembuatan rekam implementasi sesuai aturan yang berlaku di masing-masing program,

D. Sistem Penomoran Surat 1. Surat masuk dan keluar, Surat Keputusan, Surat Perintah, Surat Perintah Kerja, Dokumen Pengadaan serta Dokumen Kerjasama sesuai dengan ketentuan yang berlaku di Kabupaten Sumedang 2. Sistem penomoran disesuaikan dengan nomor masing-masing Pokja 3. Urutan penomoran dokumen meliputi : Kode BAB, nomor urut dokumen, nama puskesmas, bulan pembuatan, dan tahun Contoh : A.I/007/PKM/II/2017 (A.I : kode manajemn BAB I, 007 : adalah nomor urut dokumen, II/2017 : bulan dan tahun pembuatan dokumen). E. Sistem Penyimpanan 1. Dokumen rekam klinik/medik wajib disimpan sekurang-kurangnya dua tahun, terhitung dari tanggal terakhir pasien meninggal atau pindah tempat, setelah batas waktu sebagaimana dimaksud diatas dilampaui, rekam klinis dapat dimusnahkan, kecuali persetujuan tindakan atau persetujuan lainnya harus disimpan jangka waktu 10 tahun terhitung dari tanggal dibuatnya. 2. Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di Puskesmas harus dipelihara dan disimpan minimal dua tahun dan pada setiap resep harus diberi tanda : a. Umum : resep umum b. BPJS : resep peserta asuransi kesehatan, jamkesmas, jamkesda dan jampersal. 3. Penyimpanan

dokumen/arsip

perkantoran

sesuai

dengan

sistem

penyimpanan dokumen/arsip aturan Pemerintah Daerah Kabupaten Sumedang 4. Penyimpanan dokumen akreditasi disimpan di masing – masing kelompok pelayanan, sedangkan dokumen induk semua Pokja dan program disimpan di Tim Mutu F. Sistem Regulasi dan Akses 1. Dokumen Klinik/Medik menjadi kewenangan dokter/dokter gigi 2. Dokumen perkantoran dan akreditasi menjadi kewenangan Kepala Puskesmas 3. Rekam Implementasi menjadi kewenangan penanggung jawab program, G. Evaluasi Evaluasi dokumen dilakukan minimal 2 tahun sekali atau jika ada Keempat

:

permasalahan terkait hal tersebut. Keputusan ini berlaku mulai tanggal ditetapkan dengan ketentuan akan dilakukan koreksi apabila ternyata di kemudian hari terdapat perubahan atau kekeliruan. Ditetapkan di Pada tanggal

: :

Sumedang 9 Februari 2017

KEPALA PUSKESMAS RAWAT INAP JATINANGOR,

HARIS FATAH KRISTOFA

Lampiran I

: Keputusan Kepala Puskesmas Rawat Inap Jatinangor. : A.1/ /PKM/II/2017 : Ketentuan Tata Naskah dan Pendokumentasian

Nomor Tentang

dokumen dan Rekam Kegiatan Puskesmas KOP SOP

JUDUL SOP .......

SOP PUSKESMAS RAWAT INAP JATINANGOR 1

Pengertian

. 2

Tujuan

. 3

Kebijakan

. 4

Referensi

. 5

Prosedur/Langkah-

No. Dokumen No. Revisi Tanggal Terbit

: : :

Halaman

:

......./............../PKM/......./2017

dr. Haris Fatah Kristofa NIP.196410302002121002

.

langkah

6

Diagram Alir

. 7

Unit Terkait

. Ditetapkan di Pada tanggal

: :

Sumedang 9 Februari 2017

KEPALA PUSKESMAS RAWAT INAP JATINANGOR,

HARIS FATAH KRISTOFA