PEMERINTAH KABUPATEN SUMBAWA DINAS KESEHATAN
UPT PUSKESMAS KECAMATAN UTAN Jln. Lintas Sumbawa- Tano No. 46 Telp.( 0371)23439 Kec. Utan Email :
[email protected]
KEPUTUSAN KEPALA UPT PUSKESMAS KECAMATAN UTAN NOMOR: 004/A.1/SK/PKM.UTAN/I/2017 TENTANG PENGENDALIAN DOKUMEN PUSKESMAS. Menimban g
: 1. bahwapentingnyasistempengendaliandokumen agar memudahkandidalampengelolaan, penyimpanandanpencarianuntukdiberlakukanpelaksanaannya, 2. bahwasebagi pedoman didalam pengelolaan dokumen di Puskesmas, baik dokumen yang bertalian dengan dokumen administrasi Puskesmas maupun dokumen akreditasi Puskesmas,
Mengingat
: 1. Undang-Undang No. 36 tahun 2009 tentangKesehatan. 2. Undang-Undang Republik Indonesia No 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik; 3. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 144, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5063); 4. Undang-Undang Nomor 69 Tahun 1958 Pembentukan Daerah-Daerah Tingkat II dalam Wilayah Daerah Tingkat I Bali, Nusa Tenggara Barat dan Nusa Tenggara Timur. (Lembaran Negara Tahun 1958 Nomor 122, Tambahan Lembaran Negara Nomor 1655); 5. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1974 Nomor 55, tambahan Lembaran Negara Republik Indinesia Nomor 3041) sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian (Lembaran Negara Tahun 1999 Nomor 169, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3890); 6. Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 89, tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4741); 7. Peraturan pemerintah Republik Indonesia Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan antara Pemerintah Daerah Propinsi an Pemerintah Daerah Kabupaten / Kota. 8. Permenkes No 65/MENKES/2013 tentang Pedoman Pelaksanaan dan pembinaan pemberdayaan masyarakat bidang kesehatan; 9. Permenkes Nomor 75 Tahun 2014 tentang Puskesmas; 10. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1457/MENKES/SK/X/2003 tentang Standar Pelayanan Minimal Bidang Kesehatan di Kabupaten/Kota; 11. Kepmenkesnomor: 269/ Menkes/ Per / III/ 2008, TentangRekamMedik, 12. StandarAkreditasiPuskesmasKriteria 2.1.11. ElemenPenilaian 4, MEMUTUSKAN
Menetapka n Kesatu
PENGENDALIAN DOKUMEN PUSKESMAS : 1. PengendaliandokumenPuskesmasUTANdengansistempengelolaandokumen/
suratmenyurat, meliputisistempenomoranmaupunpenyimpanandokumenPuskesmas, baikdokumenperkantoranmaupundokumenakreditasiPuskesmas.
yang
2. Dokumen ekternal adalah: buku, peraturan, standar, surat keputusan, kebijakan yang merupakan acuan/ referensi di dalam penyusunan dokumen akreditasi Puskesmas, 3. Dokumen/ arsip aktif dokumen yang frekuensi pemakaian masih tinggi/ masih dipakai didalam kegiatan, dan masih disimpan diunit- unit pelayanan, 4. Dokumen/ arsip inaktif dokumen yang frekuensi pemakaiannya sudah rendah/ sudah tidak dipakai, untuk dokumen rekam medik apabila pasien yang sudah mati atau sudah pindah. 5. Master dokumen akreditasi yang telah lengkap/ telah dinomori, disyahkan dan ditanda-tangani namun belum dibubuhi cap Puskesmas. 6. Kelompok dokumen kelompok jenis- jenis dokumen/ rekaman (contoh kelompok SPO), Kedua
: PengendaliandokumenakreditasiPuskesmasUTANwajibmentaatisistempengendaliandoku men yang telahditentukandidalamkebijakanpengendaliandokumenini,
Ketiga
: Pengendaliandokumendenganmenerapkanhal- halsebagaiBerikut: A. Pengkodean dokumen kelompok pelayanan: NO 1
2
3
KODE A 1 2 3 4 5 6 B 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 C 1 2 3 4 5
4
D 1 2 3 4 5 6
KLASIFIKASI ADMINISTRASI UMUM / TU KEPEGAWAIAN DATA DAN SISTEM INFORMASI KESEHATAN ( SP2TP ) KEUANGAN RUMAH TANGGA / ASET LAIN - LAIN PELAYANAN / UKP POLI UMUM POLI ANAK POLI KEBIDANAN POLI KB POLI GIGI UGD RAWAT INAP PERSALINAN & PONED LABORATORIUM TFC PROGRAM / UKM ESSIENSIAL PROMKES KESEHATAN LINGKUNGAN KIA & KB GIZI DALKIT - PL : Diare,Ispa,TB Paru,Malaria,DBD,Survelance PROGRAM / UKM PENGEMBANGAN KES. JIWA UKS UKMD & UKGS KES. INDRA PKPR LANSIA
5 SOP DT SK KA Kb DE MM PM AI
Standar Operasional Prosedur Daftar Tilik Surat Keputusan Kerangka Acuan Kebijakan Dokumen Eksternal Manual Mutu Pedoman Mutu Audit Internal
Penyimpanan Dokumen/ arsip. 1. Dokumen rekam klinik/ medik inaktif wajib disimpan sekurang- kurangnya dua tahun, terhitung dari tanggal terakhir pasien meninggal, atau pindah tempat,
setelah batas waktu sebagaimana dimaksud diatas dilampaui, rekam klinis dapat dimusnahkan, kecuali persetujuan tindakan dan persetujuan lain harus disimpan jangka waktu 10 tahun, terhitung dari tanggal dibuatnya, 2. Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di Puskesmas harus dipelihara dan disimpan minimal dua tahun dan pada setiap resep harus diberi tanda: a. Umum: resep umum, b. BPJS: untukresep yang diterima oleh peserta asuransi kesehatan, c. Gratis untukresep yang diberikan kepada pasien yang dibebaskan dari pembiayaan retribusi, 3. Penyimpanan dokumen/ arsip perkantoran dengansistempenyimpanandokumen/ arsipaturanPemerintah KabupatenSumbawa,
sesuai Daerah
4. Penyimpanan dokumen akreditasi disimpan dimasing- masing kelompok pelayanan, sedangkan di administrasi dan manajemen (admen) menyimpan master dokumen semua kelompok pelayanan dan program, Sistem penomoran: 1. Surat masukdankeluarsesuaidenganaturanPemerintah KabupatenSumbawa.
Daerah
2. Penomoran kelompok pelayanan dilakukan oleh kelompok pelayanan masingmasing disesuaikan dengan sistem pengkodean yang telah ditentukan, 3. Penomoran dokumen diurutkan sesuai dengan pengodean, 4. Urutan penomoran meliputi: Kode pelayanan, Kode dokumen, Bulan, Tahun dan nomor urut dokumen: Contoh: 002/A.1/ SK/PKM.UTAN/ II / 2016 012/B.1/ SOP/PKM.UTAN/ II / 2016 005/C.1 - diare/SOP/ PKM.UTAN/ II / 2016 010/D.3/ DT/PKM.UTAN/ II / 2016 012: nomor urut /B: kode UKP, 1:UGD/ SPO: Standar Prosedur Operasional, II: bulan 2(Pebruari), 2016: tahun
Keempat
: Kebijakaniniberlakumulaidiberlakukankebijakanini, denganketentuanapabilaadakekeliruanakandilakukanperubahansebagaimanamestinya. Ditetapkan Di :Utan PadaTanggal :3 Januari 2017. KepalaUPT PuskesmasKecamatanUtan
( SUPRIYADI, SKM ) NIP.19681231 198903 1 029 .
LAMPIRAN : KEBIJAKAN UPT PUSKESMAS KECAMATAN UTAN NOMOR : 001/A.1/SK/PKM.UTAN/I/2016 FORMAT- FORMAT YANG DISTANDARKAN
1
Format Standar Prosedur Operasional, (SPO),
2
Format rekam klinis,
3
Format resep,
4
Format rujukan ekternal,
5
Format rujukan internal,
6
Format persetujuan tindakan (Inform Consent), 7
Format penolakan tindakan,
8
Format permintaan rujukan ekternal,
9
Format penolakan rujukan ekternal
10 Format permintaan pulang paksa, 11 Format penolakan pasien pulang, Utan, 3 Januari 2017 KepalaUPT PuskesmasKecamatanUtan
( SUPRIYADI, SKM ) NIP.19681231 198903 1 029
