Sistemas de Información Interna

Sistemas de Información Interna Los sistemas de información interna ayudan a la parte administrativa de la empresa, ya que controlan el ciclo de todas las operaciones de compra venta de la empresa de una forma segura, confiable y de acuerdo con la legislación vigente; proporcionan herramientas de vanguardia tecnológica que permiten una administración y comercialización eficiente. El uso de sistemas de información permite que la información se encuentre actualizada en todo momento. El sistema de información interna más conocido y usado es el Aspel-SAE 4.6 Este sistema de información interna permite un mejor control sobre el negocio y una reducción muy significativa en el tiempo invertido, ya que automatiza los procesos, optimiza sus recursos humanos y tecnológicos, facilita la supervisión del estado real de la empresa en cualquier momento. Los gerentes de mercadotecnia utilizan registros y reportes internos, para la planificación, la puesta en práctica y las decisiones de control cotidiano. Algunos de los documentos que se pueden almacenar en SMI son: ARCHIVOS ALMACENADOS Clientes y cuentas por cobrar Facturas, remisiones, pedidos, cotizaciones y devoluciones de venta. Vendedores Inventarios Proveedores y cuentas por cobrar

CONSULTAS PARA TOMA DE DECISIONES Saldos de clientes y pronósticos de cobranza. Acumulados de ventas Productos más vendido Periodos de mejor venta Diferentes reportes con el desglose de los montos pagados y la tasa de IVA aplicada de acuerdo a la reforma fiscal.

Compras, ordenes de compras y devoluciones de compra. Pagos con Tarjeta de Crédito o débito facilitando la conciliación por formas de pago. Control del IVA de acuerdo a la reforma fiscal.

2.1 Informe de Registro de Ventas La función del departamento de ventas es planear, ejecutar y controlar las actividades en ese renglón. Debido a que durante la instrumentación de los planes de ventas ocurren muchas sorpresas, el departamento de ventas debe dar seguimiento y control continuo a las actividades de ventas. A pesar de esta necesidad, muchas compañías tienen procedimientos de control inadecuados.

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Todos los procesos de planeación, varían día a día o en el mejor de los casos, permanece por poco tiempo, es imperiosa la necesidad de una auditoria de ventas eficaz, que suministre la información requerida para modificar los planes, ajustándolos a la situación particular. El Informe del Registro de Ventas es un auxiliar obligatorio de característica tributario de foliación doble en el cual se registran en forma detallada, ordenada y cronológica, cada una de las ventas de bienes o servicios que realiza la empresa en el desarrollo habitual de sus operaciones. El departamento de contabilidad prepara los estados financieros y lleva un registro detallado de ventas, costos y flujos de efectivo; el de fabricación reporta los programas de producción los envíos y los inventarios; la fuerza de ventas informa las respuestas de los revendedores y las actividades de los competidores. Cuando se realiza una venta, al cliente debe elaborársele una factura. Al realizarse el pago el cajero deberá elaborar un recibo de ingreso a caja. En almacén despachar la mercancía aquí se deberá de hacerle una nota de despacho. Cada uno de los documentos emitidos por la empresa se irá registrando día a día en orden correlativo. En el caso de boletas de venta, cuando se emite diariamente gran cantidad de documentos, se puede hacer un resumen diario de los mismos anotándose el primer y último número emitido. Al finalizar cada mes deberá sumarse cada una de las columnas que registran importes debiendo cuadrarse cada una de las cifras comprobándose la operación con el total registrado, el cierre significa hacer una doble raya por debajo de las cifras registradas. La información que presenta este cierre mensual es trasladada al asiento del libro diario denominándose a esta operación centralización. Objetivo El objetivo primordial de un informe diario de operaciones es proporcionar al empresario y demás usuarios, un método rápido, sencillo, actualizado y preciso para recopilar las transacciones diarias de su empresa, que permita observar diariamente el comportamiento de los recursos económicos disponibles y a la vez controlar sus finanzas así como también registrar las ventas de los bienes que se producen esto para saber cuántos productos se producen y luego comercializarlos así como también saber el nivel de ventas que tiene la empresa. El informe de registro de ventas permite:  Saber qué nivel de ventas tiene la empresa esto para poder abastecer los recursos que se necesitan para seguir comercializando los productos que la empresa ofrece.  Verificar la magnitud de aceptación que tienen los productos con la población.  Establece estrategias de ventas esto con la ayuda con la publicidad con que se cuente así para que se puedan elevar o mantener las ventas de la empresa.

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El informe diario de operaciones podrá estar dividido en las siguientes secciones principales:      

Sección de ingresos y sus respectivos cargos Sección de cheques girados y compras al crédito Sección de control de inventario Sección de control de saldos de las cuentas Sección de observaciones Sección de fecha y de número.

Para facilitar la labor diaria de los informes, éstos podrán ser agrupados en forma de libretas individuales para cada mes; los que contienen un original y una copia desprendible para cada día. El original permanece archivado en la libreta y la copia se archivará en orden cronológico; conjuntamente con los documentos que sustentan la información registrada en cada sección. Este informe será confeccionado de acuerdo a la naturaleza de las actividades y necesidades de las empresas y el mismo podrá modificarse a medida que surjan cambios o nuevas operaciones. Para registrar la información se requiere de la utilización de un catálogo de cuentas que permitirá codificar las cuentas y subcuentas que así lo requieran. El informe diario de operaciones es una herramienta de control que durante la toma de decisiones de la administración permite que se descubra síntomas sobre las áreas problemas o áreas débiles, para determinar las acciones que se deberán realizar a fin de corregir una situación. Otro control es proporcionar un medio de comunicación entre las personas que integran la organización, esto se logra informando los resultados de las diversas actividades que se lleva a cabo dentro de la empresa. VENTAJAS Ordena las cuentas importantes que se originan diariamente (ingresos, costos y gastos). Se pueden obtener los saldos conciliados de cuentas importantes (bancos, inventarios, cuentas por cobrar y cuentas por pagar). La documentación que sustenta la información registrada puede verificarse de forma rápida y sencilla. Los asientos que se van a contabilizar en el diario general, muestran la exactitud de débitos y créditos diariamente. Este informe controla el manejo de los ingresos ya que permite observar si éstos se depositan íntegramente al banco y se hacen los cargos correctos a cuentas por cobrar.

DESVENTAJAS La información de contabilidad se encuentra separada en los diferentes diarios. No es posible conocer el acumulado de renglones importantes como son ingresos, compras y gastos hasta final del mes. En los diarios especiales no tenemos control de cuentas importantes como son banco, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y otros.

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2.2 Informe del Registro de Costos El informe de registro de costos está diseñado por contabilidad de costos, este emitirá un registro por cada orden de trabajo que sea enviada a los talleres productivos, contendrá el costo estimado analizado por elementos de gasto, unidades a producir o del servicio que se presta y los datos que considere de importancia. Objetivo Su objetivo es controlar el costo real de la producción de cualquier producto o servicio, analizados por elementos de gastos, con todos los documentos que sirvieron de fuente para su anotación control. Permite:  Medir la ejecución del trabajo, es decir, comparar el costo real de fabricación de un producto, de un servicio o de una función con un costo previamente determinado, es decir determinar el costo unitario del producto o servicio.  Da a conocer el costo o gasto en que incurre cada centro de costo en la elaboración y costo total, así como la determinación del costo real por unidades producidas como resultado final de valoración de inventarios.  En el propio modelo se puede anotar directamente los materiales consumidos y salarios pagados en la parte inferior, para después de terminada la producción anotarlo en la parte superior por el total de cada concepto. En los casos que sean muchos los vales de uno u otro tipo, se podrá usar los siguientes modelos: 1. Control de la fuerza de trabajo: este es un modelo que será confeccionado por contabilidad de costos, el que lo habilitará a partir de los reportes de labor diaria donde anotará el tiempo o salario empleado en cada Orden de trabajo por los trabajadores del área. El salario aquí controlado, será anotado posteriormente en el modelo “ Ficha de Registro de Costo Real” y la suma total del mismo se conciliará con la Cuenta Control de Mayor por éste concepto de salarios y efectuándose las rectificaciones que procedan. 2. Control de los materiales: este es un modelo Hoja de Trabajo será confeccionado por contabilidad de costos el que lo habilitará a partir de los vales de consumo de materiales todas las extracciones del almacén para cada Orden de Trabajo requeridos anotándose los importes totales del vale. Los importes de los materiales aquí controlados serán anotados en el modelo Ficha de registro de Costo real y la suma total del mismo se conciliará con la cuenta control del mayor por este concepto de materiales efectuándose las rectificaciones que procedan. 3. Control de la producción terminada: este modelo que será confeccionado por contabilidad de costos se habilitará a partir de los reportes de producción terminada anotándose todos los reportes de producción terminada hechas por los talleres de producción. 4

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Los reportes de producción aquí controlados serán anotados en el modelo Ficha de Costo y la suma total del mismo se conciliará con la cuenta control del mayor por este concepto de recepciones de producción terminada en almacén de producción efectuándose las rectificaciones que procedan. 4. Informe de producción terminada en existencias:este es un modelo de formato del escrito que será confeccionado por el jefe del almacén de producción terminada al finalizar el mes, en el informará las existencias en unidades de aquellas producciones del mes, así como el total de cada Orden de Trabajo que fue determinada en ese período. El objetivo de este dato es que además de servir como conciliación de toda la producción terminada que se anotará en las Fichas de Costo y con los registro de recepción, del total de unidades producidas servirá para fijar el costo real de la producción terminada que aún está en almacén ya que anteriormente se les había dado entrada al costo estimado y así cumplir con los Principios de Contabilidad sobre la valoración de inventarios al costo real.

2.3 Informe del Registro de Inventarios Es un explorador de concentración de mercancías, donde se puede visualizar la información de todos los movimientos de inventarios y filtrarlos, agruparlos y totalizarlos por costos, a los niveles que deseen y ordenarlos según las necesidades de información. Existen dos métodos o sistemas de registros de los inventarios, que nos permiten conocer en tiempo real los productos que se encuentran en bodega, las órdenes de pedidos pendientes y los usuarios que solicitan nuevos productos. Esto quiere decir que cuando compramos los artículos que forman parte de nuestros inventarios, estos pueden ser registrados de dos maneras diferentes, que son las siguientes: o Sistema de registro de inventario periódico o físico: en el sistema de inventario periódico, la mercancía que entra se registra en la cuenta de Compra con el objetivo de realizar un solo asiento de ajuste para acumular el costo de venta en una cuenta separada. o Sistema de registros de inventario perpetuo: en el sistema de inventario perpetuo, la mercancía que entra se registra a la cuenta de Inventario directamente. En este método de inventario se lleva un registro de tal forma que muestra a cada momento cual es la existencia y el importe o valor de los artículos en existencia, es decir, los cargos o créditos, o más bien, las compras y las ventas de inventarios se registran según vayan ocurriendo las transacciones o movimientos. Los informes de inventario le permiten mostrar la información siguiente sobre artículos y sus inventarios, así como la valoración de los inventarios: Beneficios  Crear una lista de todos los artículos definidos en el sistema (activo e inactivo), así como información sobre los artículos, como los últimos precios y la información de serie/lote.  Cree una lista de contabilizaciones de stocks.

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 Analice la situación del inventario para artículos o visualice los inventarios de los artículos en cada almacén.  Inicie una valoración para el stock en almacén.  Se puede negociar con más confianza un mayor volumen de pedidos, basado en el desempeño de las ventas.  Plantea oportunamente las promociones para los productos que van a la baja.  Mejora la estrategia comercial conociendo cuándo y cuáles productos sustituir por nuevos.

2.4 Informe del Registro de Devoluciones Devoluciones: se dan cuando por alguna circunstancia, motivo, defecto o cualquier causal el producto o servicio contratado no cubre con las características necesarias para conservarlo dentro de nuestras adquisiciones. De manera más estricta podemos definir las devoluciones como: retorno de todo o parte de un pedido que un cliente había contratado por no ajustarse a clausulas contractuales, a motivos comerciales, económicos o de otra índole. El informe del registro de devoluciones permite establecer el control y registro de las devoluciones o reposiciones efectuadas ante proveedores por garantías de bienes que presenten fallas o defectos así como llevar su seguimiento. Tipos de devoluciones Las devoluciones se clasifican dependiendo de quien la haga efectiva y los motivos por los que se quiera llevar a cabo. 

Devoluciones a proveedor

Se trata de mercancías devueltas por una tienda o un centro de distribución a un proveedor externo. Las devoluciones a proveedores no requieren referencias a otro documento en el sistema. Los motivos de la devolución a proveedor incluyen: o o o o

Resto de mercancías al final de una promoción de ventas. Resto de mercancías al final de una temporada. El proveedor pregunta por mercancía a devolver. Las mercancías deben devolverse, destruirse porque están deterioradas, rotas o son de una calidad inferior. o Los artículos se reemplazan. o Las mercancías incluyen envases o embalajes retornables para transporte. 

Devoluciones de tienda

Se trata de mercancías devueltas por una tienda o centro de distribución a su propio centro de distribución. Actualmente, las devoluciones de tienda no pueden asignarse en el sistema. 6

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Devolución de consumidor.

Son devoluciones en el comercio al por menor realizadas por clientes en las tiendas cuando se cambian mercancías o se realizan reclamaciones. 

Devolución de clientes.

Son mercancías devueltas a mayoristas. 

Devoluciones de mercancía

Las devoluciones de mercancía se utilizan para devolver al proveedor mercancías entregadas. Las principales causas de devoluciones pueden ser: o o o o o o

Cuando se detecte en recibo la llegada de mercancía Defectuosa o dañada (por causas imputables al proveedor) Fuera de temporada (pedido vencido) Mal surtida Surtida de más, respecto a lo pedido No pedida

Al crear una devolución de mercancía, se da salida a las mercancías del almacén y se reducen las cantidades. 

Devolución de bienes por garantía

Usuario Al tener conocimiento del desperfecto de algún bien, elabora reporte que incluya los desperfectos del bien y orden de servicios y las turna al Departamento de Servicios Generales para su reparación. Departamento de servicios generales Verifica el número de inventario y determina si se encuentra o no en garantía, si se encuentra en garantía, lo envía junto con el reporte al Almacén General para su reparación y/o devolución en garantía. Almacén general 1. Recibe el bien acompañado del reporte que incluye las fallas que presenta, elabora formato de Devolución de Bienes y envía al proveedor junto con el bien para su reparación y/o reposición, solicitando al Departamento de Servicios Generales, el formato de salida correspondiente. 2. Incluye el formato de Devolución de Bienes en expediente para su seguimiento, anexando copia de la factura y original del dictamen.

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3. Envía el bien para su revisión, reparación y devolución al proveedor, acompañándolo de la copia de la factura, el formato de devolución y el reporte de falla. 4. Recibe el bien en buenas condiciones de operación, lo revisa y lo entrega al usuario solicitante. Proveedor 1. Recibe el bien y efectúa su revisión, reparación o reposición, si esta procede; si el bien no tiene reparación gestiona ante el fabricante o mayorista, su reposición, una vez resuelto el caso, remite el bien al Almacén General. Las devoluciones se pueden disminuir elaborando y vendiendo a los clientes productos satisfactorios, revisando la mercancía antes de empacar, el proceso de empacado se lleve a cabo de una manera cuidadosa y detalla, así como buscar la mejor forma de transporte que permita el cuidado y la llegada de la mercancía en buenas condiciones en la cantidad solicitada y en el tiempo especificado.

2.5 Informe del Registro de Movimientos de Fondos Movimientos de fondos El SIM permite la captura aquellas entradas y salidas de lo que contemplamos como recursos que equivalen a los fondos con los que cuenta la empresa para hacer sus movimientos, así como valores en cartera y tarjetas de crédito. Registro de movimientos de fondos Son todas las unidades de almacenamiento que permiten registrar los movimientos de fondos y otros estados de carteras como el Ingreso de valores (cheques y / o documentos) recibidos de terceros; Información de datos de los valores recibidos y seguimiento hasta su depósito o entrega; Administración de Cupones de Tarjetas de Crédito y su proyección de cobranzas. El tener el informe de movimiento de fondos permite:  La libre definición de tipos de movimientos de fondos: ingresos, egresos, transferencias, préstamos, depósitos, adelantos, garantías, etc.  La posibilidad de definir nuevas causas que originan los movimientos de fondos (aportes de socios o devolución de préstamos al personal) e identificar el destino al que se aplican los fondos, adelantos al personal, sueldos, retiro de los socios o impuestos), facilitando su control y seguimiento.  El registro de saldos iníciales de cajas, cuentas bancarias, cheques de terceros, documentos a cobrar, obligaciones a pagar y tarjetas de crédito.  La administración de gastos a rendir y vales de caja.  El análisis de movimientos de fondos por tipo y fecha; de un concepto en particular (cajas, cheques, cuentas bancarias, origen o aplicación) con detalle de ingresos y egresos, saldos parciales y saldo final. Resumen financiero. 8

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 El registro especial de cobros varios y pagos varios que requieren la emisión de un comprobante que los respalde (recibo u orden de pago). Principales características  El calendario de cobros y pagos determina el movimiento de fondos, que es la base para evaluar la rentabilidad de cualquier proyecto.  El movimiento de fondos es una lista de valores, uno por periodo, son la diferencia entre el total de cobros y el total de pagos correspondientes al periodo de que se trate.  Es corriente y útil organizar estas informaciones en una tabla.  No se puede omitir el hecho de que, en lo relativo al movimiento de fondos, hay una notable confusión terminológica.  El movimiento de fondos recibe en ocasiones el nombre de flujo de caja, por la traducción del término cash-flow.  La generación de dinero se origina en la diferencia entre el precio al que la empresa vende los bienes que compra y el precio que debe pagar por esas compras. Este es el ciclo de caja: se utiliza dinero para comprar (y pagar) bienes, que se venderán, recibiendo en definitiva dinero, que se utilizará para pagar otros bienes, y así sucesivamente.

2.6 Informe del Registro de Cuentas por Cobrar Un informe diario de operaciones permitirá a las pequeñas y grandes empresas:  Recopilar la información de todas las acciones diarias que realice la empresa.  Clasificar las diferentes secciones para una mayor claridad.  Acumular diariamente todas las actividades que han transcurrido durante el mes y controlar las cuentas más importantes del negocio para así tomar decisiones sobre el control interno y las actividades futuras que desee la administración realizar para las actividades futuras. Las cuentas por cobrar representan derechos exigibles originados por ventas, servicios prestados y otorgamientos de préstamos, son créditos a cargo de clientes y otros deudores que se convierten o pueden convertirse en bienes y valores más líquidos disponibles como efectivo y que por lo tanto pueden ser cobrados. El registro de Cuentas por Cobrar, es un diario que sirve para anotar las expedidas y de las que se toman datos para cargar la cuenta del Libro Mayor. Tiene las siguientes columnas: Fecha, a cargo de, número consecutivo, numero de caja, Cuentas por Cobrar Debe, fecha de cobro. Varias columnas de haber, para acreditar las cuentas de mayor, por las que se origine la Cuenta por Cobrar. Las cuentas por cobrar pueden ser clasificadas como de exigencia inmediata a Corto Plazo y a Largo Plazo.

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A Corto Plazo.- Aquellas cuya disponibilidad es inmediata dentro de un plazo no mayor de un año. A Largo Plazo.- Su disponibilidad es a más de un año. Las cuentas por cobrar a corto plazo, deben presentarse en el Balance General como activo circulante y las cuentas por cobrar a largo plazo deben presentarse fuera del activo circulante. Políticas de crédito La política de crédito de una empresa da la pauta para determinar si debe concederse crédito a un cliente y el monto de éste. La empresa no debe solo ocuparse de los estándares de crédito que establece, sino también de la utilización correcta de estos estándares al tomar decisiones de crédito. Deben desarrollarse fuentes adecuadas de información y métodos de análisis de crédito. Cada uno de estos aspectos de la política de crédito es importante para la administración exitosa de las cuentas por cobrar de la empresa. La ejecución inadecuada de una buena política de créditos o la ejecución exitosa de una política de créditos deficientes no producen resultados óptimos. Cuentas Incobrables La Ley del Impuesto Sobre la Renta contempla a las cuentas incobrables como una deducción autorizada, cuando se trate de perdidas por créditos incobrables, considerándose realizadas cuando se consuma el plazo de prescripción que corresponda, o antes, si fuera notoria la imposibilidad práctica de cobro. Estimación Contable para Cuentas Incobrables La Comisión de Principios de Contabilidad, hace mención de las estimaciones Contables, cuando comenta que formando parte de las operaciones normales de una entidad, existen eventos cuyos efectos, a la fecha de presentación de los estados financieros, no son susceptibles de cuantificarse con exactitud, estando es este caso las cuentas por pagar. Frecuentemente, esta estimación se hace en condiciones de incertidumbre en cuanto al resultado de los eventos que han ocurrido o con probabilidad de que ocurran y que, por lo tanto, involucran el uso del juicio. Se considera que existe notoria imposibilidad práctica de cobro de un crédito, entre otros, en los siguientes casos: Cuando el deudor no tenga bienes embargables. Cuando el deudor haya fallecido o desaparecido sin dejar bienes a su nombre. Cuando se trate de crédito cuya suerte principal al día de su vencimiento no exceda del equivalente de 60 veces el salario mínimo general del área geográfica correspondiente al Distrito Federal y no se hubiera logrado el cobro dentro de los dos años siguientes a su vencimiento. 10

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Cuando se compruebe que el deudor ha sido declarado en quiebra, concurso o en suspensión de pagos. En el primer supuesto, debe existir sentencia que declare concluida la quiebra por pago concursal o por falta de activo. En el caso señalado en la fracción III, la deducción, procederá en el ejercicio en el que se cumpla el plazo a que la misma se refiere. El crédito incobrable se contabilizara en un peso. En todos los casos, el saldo de Cada Cuenta considerada como crédito incobrable deberá quedar registrado en contabilidad con "importe de un peso", por un plazo mínimo de cinco años y conservar la documentación que demuestre el origen del crédito.

A veces, las empresas en su esfuerzo por aumentar las ventas conceden crédito con demasiada libertad o no se muestran muy diligentes en el cobro de las deudas de los clientes. Tales prácticas pueden generar costos innecesarios que, en períodos de recesión, tal vez representen la línea divisoria entre la supervivencia y la quiebra. Cada mes se suman las columnas del registro y el total de cada una pasa al libro mayor. Puede correrse en el diario general un asiento, tomando estos totales de cargo a Cuenta por Cobrar y abonos a varias cuentas, para de ahí pasar este asiento al libro mayor, tal asiento es solamente el de cargo, pues el de abono se toma del libro de caja. El objeto de la Cuenta por Cobrar es controlar y contabilizar los ingresos procedentes de la prestación de servicios y no los que originen las ventas a crédito. Sin embargo, en algunos casos resulta práctico que para evitar se lleven cuentas personales a los clientes, las facturas a su cargo, se tramiten como Cuentas por Cobrar. En tales casos las facturas que se expidan a cargo de clientes se harán cuando menos en dos copias: el original para el cliente y el duplicado como documento contabilizado, ambos ejemplares tendrán el mismo trámite que ya se ha expuesto para el original y duplicado de la Cuenta por Cobrar, con la variante de que en el registro debe adicionarse una columna de haber para acreditar la cuenta de "costo y ventas".

2.7 Informe del Registro de Cuentas por Pagar Las cuentas por pagar son deudas que tiene su empresa por concepto de bienes y servicios que compra a crédito. Llevar un registro de lo que debe y cuándo son los vencimientos le permitirá gozar de una buena situación crediticia y retener su dinero el mayor tiempo posible. En su registro de cuentas por pagar deberá registrar la siguiente información: fecha de la factura, número de factura, monto de la factura, plazos, fecha de pago, importe pagado, saldo (si corresponde) y nombre y dirección del proveedor. Los conceptos que integran las cuentas por pagar son: 

Documentos por pagar a bancos 11

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      

Documentos por pagar a proveedores Porción de la deuda a largo plazo con vencimiento a un año Cuentas por pagar a proveedores Cuentas por pagar – varios Anticipo de clientes Compañías afiliadas Dividendos por pagar

Estas cuentas forman un concepto separado de las cuentas por pagar debido a que la naturaleza del beneficiario les confiere una característica especial en cuanto a su exigibilidad. Los documentos y cuentas por pagar con vencimiento a corto plazo forman parte del pasivo circulante, en caso contrario deberá ser clasificados y presentados como pasivos no circulantes.

FUENTE CONSULTADA: 

http://antares.itmorelia.edu.mx/~bzamilpa/6h5mat.pdf

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