Sistemas de Control de Usuario

SISTEMA DE CONTROL USUARIOS VERSIÓN 5.1

Versión 3.1

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INTRODUCCIÓN El Sistema de Control de Usuarios (SCU), es el más preciso control de pagos y acceso a áreas de servicios en su organización. De esta manera se generan registros confiables del control de pagos por usuario, así como el seguimiento de actividades, horarios, número de personas inscritas a cierta actividad y profesores por actividad, así como un sin número de consultas y reportes personalizados para la efectiva explotación de la información. Desde el mismo sistema se controlan los privilegios de acceso, los cuales nos permiten generar usuarios del sistema con diferentes perfiles. Con este sistema usted llevará un preciso control del seguimiento de los pagos, descuentos, actividades, facturas emitidas, pagos a proveedores, profesores asignados a cierta actividad y horario.

Características principales El sistema tiene la cualidad de adecuarse a las políticas y procedimientos de cualquier organización, así como la de integrarse al sistema de pagos pre-existente en su Flexibilidad organización. La modularidad de este permite integrarse a sus procesos de manera paulatina, es decir, se podrá integrar el módulo(s) con sistemas existentes en su organización. El sistema se puede adecuar a cualquier dispositivo electrónico existente en el mercado Dispositivos para la identificación del usuario, tales como: de lectores de huellas digitales, identificadores de identificación presencia, identificadores de voz, lectores de códigos de barras, etc. El sistema tiene la cualidad de poder adaptarse a cualquier dispositivo de acceso tales como: Dispositivos torniquetes, puertas automáticas con chapas de acceso electromagnéticas, lectores de proximidad, etc. Estas características se conjugan con sistemas para apertura de medios magnéticos.

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Historial

Mantiene historiales de información y movimientos.

Reportes

Pueden crearse sofisticados reportes al instante, de tipo; estadísticos, demográficos y de rotación.

Privilegios

El sistema cuenta con un módulo de administración que permite delimitar el acceso a la información del mismo por funciones. Además cuenta con cuatro roles, los cuales tienen privilegios específicos. Los roles son: Administrador, Supervisor, Usuario e Invitado.

Servicios Capacitación Cicocom Systems otorga capacitación para todo el personal involucrado en el sistema, así como la asesoría para obtener el óptimo funcionamiento en procesos específicos. Soporte El área de soporte es un punto importante en la implementación de un proceso nuevo dentro de su organización, es por esto que Cicocom Systems otorga soporte en cualquier aspecto técnico, para la optimización de recursos electrónicos y en la medida de sus necesidades. Actualizaciones La evolución tecnológica de nuestros sistemas es nuestra principal preocupación por lo que se liberan actualizaciones periódicas de nuestros productos. Usted podrá obtener la última versión de su producto en línea (www.cicocom.com), así como manuales de usuario, casos de estudio, solución a problemas específicos, etc.

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OBJETIVOS

El Sistema de Control de Usuarios, tiene como objetivo primario el permitir a su organización controlar de forma efectiva y segura el acceso de los usuarios a su organización, llevando un estricto control en los pagos para el uso de los servicios. El objetivo se logra por medio de tres procesos principales, los cuales se engloban de la siguiente manera: 1. Emisión de credenciales con fotografía y código de barras • Actualmente este proceso se puede eliminar con la implementación de un reloj biométrico, el cual nos permite la identificación plena del usuario (Huella dactilar o biometría de la mano) 2. Monitoreo de Entradas de los usuarios. 3. Control de Horarios, Actividades y profesores. 4. Facturación y pagos de servicios. • Seguimiento de pagos • Estadísticas para toma de decisiones i. Paquete mas vendido ii. Horario mas solicitado 5. Control de Casilleros (Lockers) • Asignación • Renta diaria, semanal, mensual o por tiempo específico 6. Punto de Venta (artículos, productos perecederos, etc.) 7. Control de Acceso (se recomienda reloj biométrico o huella dactilar), valida vigencia del pago • Apertura de chapas electromagnéticas • Apertura de torniquetes 8. Control de Informes 9. Control de personal • Entradas, Salidas • Generación de pre-nómina

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Los principales módulos del sistema son: Módulo de catálogos. En el módulo de catálogos se presenta la información necesaria para alimentar al sistema y es donde se capturan los costos de los tipos de pago o conceptos. El mantenimiento de datos a los catálogos se realiza de la siguiente manera: 1. Se selecciona el catálogo a modificar. 2. Se presenta la pantalla de mantenimiento. 3. Seleccionar opción a dar mantenimiento (agregar, eliminar, modificar)

Módulo de Usuarios. En la pantalla de modulo de usuarios se capturan los datos principales del usuario, se indican sus modalidades de pago, referencia bancaria y horarios de actividades. Este módulo está ligado al módulo de acceso para identificar la hora de entrada de los usuarios. Al momento de guardar la información se genera automáticamente un expediente para usuarios con número consecutivo y una letra al inicio. También, se incluye la fecha de solicitud de baja así como el ultimo día de actividades del usuario, causa de baja, si es temporal o permanente, y observaciones generales. En esta pantalla la búsqueda de información se realiza por código de barras (lector), por expediente ó por las primeras letras del nombre y/o apellido, ya que el número de identificación de cada usuario es único e irrepetible y exactamente igual al número de expediente.

Módulo de Administración. En el módulo de administración se dan de alta los operadores de la aplicación y se definen los niveles de acceso a la aplicación. Se realiza la asignación y/o modificación de contraseñas, se pueden realizar modificaciones de operador y asignar sus funciones. Para el caso de “Administrador” no es posible agregar o quitar funciones puesto que cuenta con todas las funciones necesarias por default.

Monitoreo de Control de Acceso El módulo de acceso sirve para identificar la hora de entrada de los empleados / usuarios. Este módulo se puede utilizar para habilitar la apertura de dispositivos de acceso, tales como: chapas electromagnéticas, torniquetes, accesos visuales, etc. Se despliega una pantalla, se pasa la credencial desde un lector de código de barras para poder visualizar la fotografía del empleado. Una vez realizada esta acción se almacena la hora de ingreso en la base de datos

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Módulo de Credencialización y Fotografía En éste módulo ingresamos a la aplicación para generar credenciales con fotografía y código de barras con diseño personalizado por medio de plantillas en Microsoft Word. Es necesario contar con una cámara “WEB” para que el sistema identifique de manera automática el dispositivo. Se busca al empleado en altas al generar la credencial a fin de que se registre su expedición, si se presenta su fotografía en pantalla quiere decir que ya se había elaborado; en caso contrario se genera y guarda automáticamente. Podemos manipularla aumentando el brillo o disminuyendo su tamaño, si es necesario.

Módulo de facturación y seguimiento de pagos. En el módulo de pagos se realiza el seguimiento de los pagos por usuario. Cabe mencionar que todo lo capturado genera un histórico y es posible capturar pagos parciales. Por medio de la referencia bancaria se despliega el histórico de pagos del usuario en donde se muestra lo siguiente: Referencia bancaria, fecha de pago, mes cubierto, año del pago, monto del pago, intereses generados, saldo (en caso de haber realizado pagos parciales), pago total y tipo de pago o concepto.

Módulo de actividades (inscripciones, horarios, profesores). Consultas y reportes personalizados. Es el módulo que nos permite extraer la información personalizada. En la opción de consultas se puede buscar información pertinente al empleado, al acceso, asistencias, horarios de entrada, etc. Cualquier tipo de filtro que el cliente requiera.

Dentro del sistema existe un módulo de configuración y sirve para personalizar el funcionamiento del mismo. En este módulo se indican los parámetros generales para el funcionamiento del sistema, tales como: días de pago, intereses, descuentos, tipos de pago, etc.

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Características Tecnológicas El sistema de control de asistencia (SCAV1.0) fue desarrollado en la ciudad de México en el año de 2002 con una tecnología de Servidor pesado y Cliente ligero el cual utilizaba un servicio a una sola capa. En el año 2004 el sistema se migro a una herramienta mas poderosa y con una tecnología distribuida, la cual permite delimitar las reglas del negocio y aislar el procesamiento de cada módulo del sistema. Esta tecnología distribuye el procesamiento en tres capas de la siguiente manera:

Reglas de Negocio (DLL)

Interfaz Gráfica de Usuario (GUI)

Base de datos

Store Procedures

La interfaz gráfica fue diseñada con la herramienta Visual Basic 6.0 y actualmente se esta migrando a la versión VB.NET, las librerías dinámicas (DLL) fueron diseñadas con la herramienta Microsoft Visual C++ 6.0 y la base de datos fue diseñada con la herramienta SQL SERVER 2000. El proceso de control de librerías lo realiza el servidor desde el COM+ (Servicios de Componentes), de forma que el esquema es servidor pesado con cliente ligero. El sistema de control de asistencias (SCAV1.0) esta en proceso de actualización para permitir el uso de WEB SERVICES para consultas en línea, XML para desplazamiento e interpretación de datos y VB.NET para la integración de la interfaz gráfica. Los reportes del sistema fueron diseñados con la herramienta Crystal Reports 9.0, la cual permite la elaboración de cualquier reporte personalizado por parte de la empresa.

Actualizaciones El sistema puede correr en un entorno WEB de forma HOSTEADA, es decir, todo el sistema corre en una dirección WEB la cual esta disponible los 365 días al año con una porcentaje de 99.99% de confiabilidad.

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Los requerimientos mínimos son: • PC con 1GB de memoria RAM y conexión de banda ancha (ADSL).

Licencias de Uso Es necesario contar con licencias de terceros para el uso adecuado del software, las cuales son: a) SQL SERVER 2000 o superior, o en su defecto se puede utilizar una base de datos que exista en su organización como Microsoft Access, DBASE, INFORMIX, etc. b) Crystal Reports 8.1 0 superior (opcional) c) SCAV1.0 la licencia de uso del sistema de control de asistencia se vende por desarrollo la cual puede ser instalada en todos los equipos de cómputo que pertenezcan a la misma empresa, conectados a la misma red local (LAN) o distribuida (WAN).

Requerimientos de Hardware Servidor • •

Sistema operativo Windows 2000 Server o superior, 512MB RAM, procesador PIV a 2.8Ghz, Unidad de CD a 48X, disco duro de 80GB. Opcionalmente se puede tener Sistema operativo XP y solo se recomienda para un número menor de 25 usuarios concurrentes con memoria RAM de 1GB y con un procesador PIV a 2.8Mhz. Las características del servidor van en función del número de usuarios del sistema.

Cliente •

Sistema operativo Windows Home Edition o superior, 5126MB de memoria RAM, procesador PIVI a 2.4 GHZ y 5GB de disco duro.

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Requerimientos de Software Servidor • •

Manejador de base de datos Microsoft SQL Server 2000 (Licencia No incluida) Los parches del sistema operativo se instalan al adquirir el producto.

Cliente •

Microsoft Excel (opcional para la explotación de consultas).

El sistema se entrega totalmente adecuado a sus necesidades y a sus procedimientos. Incluye garantía por seis meses, capacitación, soporte técnico (seis meses), actualizaciones (un año), implementación, pruebas y puesta en marcha. Además se entrega el modelo de la base de datos para la explotación externa de la información.

Pantallas Generales del sistema Acceso

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Pantalla principal

Menús del Sistema

Cada Opción del Menú cuenta con consultas y reportes específicos sobre la información involucrada en cada módulo. • • • • • • • • • • • • • •

Usuarios – Control de Información General del Usuario. Actividades – Control de Actividades, Asignación de Clases, Control de Profesores, Horarios, etc. Pagos – Procesos de Facturación, Emisión de recibos y facturas, Seguimiento de Pagos, etc. Examen Médico – Historia Clínica de los Usuarios, Control de Urgencias y restricciones médicas. Credenciales – Emisión de credenciales, Fotografías de Usuarios, etc. Control de Acceso – Control de entrada al centro deportivo, delimitación de acceso por pagos, restricciones médicas, etc. Catálogos – Configuración de información general del sistema (Mantenimiento de Cuotas, Tipo de Membresías, Conceptos a Cobrar, etc.) Seguridad – Administración del sistema, Generación de claves de acceso, Otorgar privilegios por usuarios, accesos a pantallas del sistema, cambio de contraseñas, etc. Consultas Generales – Información global del usuario, datos generales, fecha de vencimiento de pago y examen médico, etc. Quejas / Sugerencias – Controla la información y seguimiento de quejas y sugerencias por área y responsables de atención. Solicitudes – Emisión de solicitudes de inscripción al centro deportivo y a actividades externas. Informes – Control de gafetes y tiempos de recorridos para primer visita al centro deportivo. Empleados – Control de Empleados, registro de hora de entrada y salida, generación de recibo de nómina, control de faltas, asistencias, retardos, etc. Biometría – Aplica para el uso de relojes biométricos. CICOCOM recomienda el uso de HANDPUNCH para el control de accesos de los usuarios y HUELLA DACTILAR para procesos administrativos (EMPLEADOS).

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Usuarios Altas

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Búsqueda de Usuarios

La búsqueda se puede realizar por lector (código de barras en credencial), por expediente o por la conjugación del nombre del usuario(s).

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Consultas de Usuarios

Los filtros de las consultas varían de acuerdo al módulo y todas las consultas tienen la opción de exportarse a Microsoft Excel.

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Emisión de Recibos y Seguimiento de Pagos

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Recibo de pago

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Control de Pagos (Caja)

El sistema cuenta con un módulo de caja el cual valida el pago y es el encargado de liberar los procesos de autorización de acceso, emisión de credencial y examen médico. Este módulo cuenta con tipos de pago (Efectivo, Tarjeta de crédito, Cheque, etc.) y valida el monto recibo, total a pagar y cambio en caso de ser pago en efectivo.

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Corte de Caja

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Examen Médico

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Control de Acceso

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Dispositivos de Acceso CARACTERISTICAS: Operación y monitoreo de puertas. Entrada de lector de tarjetas. Solicitud de salida. Interruptor de seguridad. Expansión de memoria de 512 (estándar) a 32.512 usuarios. Salida de impresora RS-232. Operación autónoma o con conexión en la Red. Modo de emulación de lector de tarjetas. Diseño de instalación en la pared integrado. Múltiples entradas y salidas auxiliares. 62 zonas de tiempo que puede definir el usuario. Se dispone de una versión para exteriores. Módem o módulo Ethernet opcionales. Los torniquetes Catrax son la mejor solución del mercado para el control de acceso. Sus modelos se destacan por la versatilidad, por el diseño atractivo y, principalmente, por la facilidad de integración con otros componentes de seguridad, tales como lectores magnéticos, biométricos y de proximidad. Contamos con varios modelos, construidos en acero inoxidable o acero galvanizado con pintura horneada, los cuales le brindarán años de confiable operación. La tecnología propietaria de Catrax consiste en el uso de electroimanes que alargan la vida del mecanismo de control al no sobre calentarse como otras marcas. Puede fácilmente ser adaptado e integrado a cualquier terminal/tecnología. Permite fácil instalación de lectores de código de barras, de proximidad o Smart Card en la superficie o al costado de la tapa del torniquete.

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Ventajas vs Sistemas existentes La principal ventaja del sistema de control de usuarios (SCUV5.1) es la facilidad de integrarse con cualquier dispositivo de acceso existente en el mercado actual, tales como lectores de huella digital, lectores de proximidad, lectores de biometría dactilar, etc. A continuación se mencionan ventajas reales del sistema de control de asistencia (SCUV5.1) • Integración transparente con cualquier dispositivo de acceso. • Código propietario por lo que se puede adecuar a las necesidades mas complejas solicitadas por el cliente o usuario final. • Capacidad de migración de información en diferentes formatos (MDB, XLS, DBASE, ORACLE, SQL, etc.) • Generación de archivos planos (ASCII) o en formato de tablas (DBF) para integración con sistemas de control de nómina. • Licenciamiento general del software para ser usado en cualquier número de equipos de cómputo sin necesidad de adquirir licencias adicionales. • Versión WEB disponible solo en renta precio por equipo $450.00 M.N (costo por mes)

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Proceso: A continuación se menciona la solución planteada para el proceso de control de acceso.

Reloj Checador de Empleados

HAND KEY II+

Entrada/ Salida

Módulo de Relojes Poleo con terminales de acceso (extrae información de relojes)

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Precios A continuación se ejemplifica el costo de un proyecto con biometría de la mano. Equipo

Descripción

Tiempo de Entrega

Precio

Convertidor RS232

Convertidor serial de RS485

Inmediata

$823.36

Inmediata

$17,545.00

3 a 5 días

$2,739.00

Inmediata

$2,200.00

Inmediata

$6,500.00

Por confirmar de acuerdo al número de cambios y complejidad de los mismos.

Por confirmar

2 a 3 semanas

$3,500.00

HAND KEY II EM-801 NPA-DMT

SCUV3.0

DESSW

INSPRO

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Handkey II memoria de 512 usuarios Expansión de memoria hasta 9,728 usuarios Software Modulo de relojes para polear, configurar y programar terminales Software Sistema de Control de Usuarios versión CLIENTE / SERVIDOR “n” PCS Modificaciones a SCU V5.1 para necesidades específicas Instalación de terminales, configuración de software y puesta en marcha, capacitación Subtotal IVA Total

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$ 35,607.36 $ 5,341.10 $ 4,0948.46

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Equipo Torniquete Catrax Plus

Torniquete Catrax Master

Torniquete Catrax Clip

Descripción Catrax Plus es la mejor solución del mercado para el control de acceso. Sus modelos se destacan por la versatilidad, por el diseño atractivo y, principalmente, por la facilidad de integración con otros componentes de seguridad, tales como lectores magnéticos, biométricos y de proximidad. Catrax Master ha sido desarrollada con materiales livianos y dimensiones reducidas, ofreciendo resistencia y economía de espacio. Su diseño moderno aliado a los opcionales de terminación posibilitan una vasta gama de configuraciones, personalizando y adecuando el producto al ambiente en que será instalado. Catrax Clip ha sido desarrollada especialmente para atender a los incapacitados físicos. Posee diseño moderno, dimensiones reducidas, ofreciéndole al usuario un pasaje fácil y rápido. Además de la ergonomía, practicidad y seguridad, el cuerpo del producto está reforzado para soportar impactos provocados por sillas de ruedas.

MAS INFORMACIÓN http://www.cicocom.com/Control_Acceso.html Condiciones comerciales Favor de verificar las condiciones con su ejecutivo de cuenta. Tels. 01 (55) 5559-1478

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