Sistemas Contables

 

Sistemas Contables. Los sistemas tradicionales, que en su momento fueron adecuados, hoy no funcionan debido a la lentitud con la que procesan la información, y los libros y sumadoras dejaron su lugar a las maquinas de contabilidad y, más recientemente, a las computadoras. computadoras. Con el paso del tiempo y las exigencias de información financiera al día de hoy las empresas necesitan la información de una manera rápida y con la mayor exactitud posible, por tal motivo los sistemas contables han ido evolucionando día a día, aunque todavía existen empresas pequeñas que utilizan los registros manuales la gran mayoría está utilizando lo que es el sistema electrónico el cual te da en forma instantánea la información financiera y de otras áreas requerida por la empresa, lo cual es de gran utilidad para los usuarios y la empresa para la toma de decisiones. CONTABILIDAD:  es una técnica que se utiliza para el registro de las operaciones que afectan CONTABILIDAD:  económicamente a una entidad y que produce sistemática y estructuradamente información financiera fi nanciera SISTEMA: Un SISTEMA:  Un conjunto de componentes que interactúan para alcanzar algún objetivo común. Sistemas Contables:  Contables:  Basándonos en las definiciones vistas anteriormente, podemos decir que un sistema contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para recopilar, organizar, registrar e interpretar la información financiera en forma útil para la toma de decisiones. Los sistemas de registro son: 1. Manual: Es la forma de procesamiento más simple de contabilidad, donde los registros son efectuados en forma manuscrita, y haciendo mentalmente los cálculos respectivos. 2. Mecánico: Este sistema se apoya con el uso de calculadoras y máquinas de escribir, así como máquinas que realizan cálculos y acumulaciones automáticas en las cuentas y/o registran los conceptos y cantidades en varios documentos a la vez. 3. Electrónico: Se caracteriza por procesar datos mediante un sistema de cómputo. Es el sistema de trabajo más reciente y se caracteriza por su rapidez y precisión. Emplea para su registro computadoras, programas contables y administrativos, hojas de cálculo electrónicas, calculadoras financieras, fiscales, etc. En algunos trámites fiscales la información puede ser presentada en papel o medios magnéticos, lo que da la facilidad f acilidad de hacer correcciones sin tener que volver a capturar todo de nuevo y sin desperdiciar formas fiscales y demás papelería. En el registro electrónico, las operaciones que requieren tiempo para ejecutarse se reducen a recibir los documentos y capturar los movimientos inicialmente, pues el resto del proceso puede ser realizado automáticamente con las opciones incluidas en el programa de contabilidad o con algún complemento existente, lo que reduce significativamente el tiempo requerido para el proceso contable y la presentación de la información, así como las posibilidades de errores aritméticos o de pase de información entre una etapa y otra. Existen programas que facilitan el control de inventarios, que al elaborar una factura, permiten registrar la entrada y salida de mercancías, llevar un adecuado control de los pedidos a proveedores, ajustes de inventarios, todo lo ocurrido con cada producto. Características 1. Facilidad de uso. Antes se tomaba nota de cualquier movimiento contable con papel, lápiz y calculadora en mano. Sin embargo, hoy en día con un ordenador, podemos anotar todas las transacciones de manera rápida y en cuestión de minutos. 2. Flexibilidad. F lexibilidad. Es fundamental que el programa de contabilidad se adapte al plan contable de la empresa y, en definitiva, a todas sus necesidades, para poder gestionar de manera eficaz todas las operaciones y tratar de emplear la menor cantidad de recursos posibles.

 

3. Gestión de informes. Genera informes de manera automática, en función de los datos y la información que hayamos incluido en él. 4. Integración. permiten que los programas de contabilidad sean capaces de integrar la facturación con la  la contabilidad de la empresa.  empresa.  Así, si en un módulo se realiza algún movimiento que sea susceptible de ser contabilizado (tales como facturas a clientes, pedidos a proveedores, etc.), el sistema procederá a realizar los asientos pertinentes de manera automática. 5. Seguridad. Asimismo, el llevar la contabilidad únicamente en papel acarreaba muchos problemas de seguridad. Una de las características de los programas de contabilidad es la seguridad, dado que se accede a través de claves privadas, permite la definición de diferentes usuarios con diferentes permisos, etc. Ventajas 1. Velocidad: Puede proporcionar proporcionar información con mayor rap rapidez, idez, por lo que puedes rea realizar lizar en forma instantánea tareas que consumen mucho tiempo cuando se hacen en forma manual. 2. Volumen de producción Se puede manejar manejar grandes volúmenes de trans transacciones acciones usando el sistema contable computarizado, computarizado, debido a su rapidez r apidez en el procesamiento de los datos. 3. Reducción de errores errores Se reduce mucho el número de errores, errores, debido a que el siste sistema ma contable hace los cálculos con mayor exactitud que un ser humano. Están diseñadas con la característica de minimizar los errores. 4. Pases automáticos al mayor mayor En un sistema contable computarizado, computarizado, los informes se p pueden ueden producir automáticamente, tales como: Diarios, Mayores, Estados Financieros, e Informes Especiales que ayuden a la administración a tomar decisiones. 5. Obtención de información información contable oportuna Se puede puede generar los informes en el momento en que se requieren, esto siempre y cuando la contabilidad sea llevada al día y oportunamente. 6. Menores costos Se puede puede reducir reducir el gasto en personal, personal, ya que el trabajo trabajo se concentra en en menos personas, debido a que muchas actividades que se realizaban ahora son generados directamente por el software 7. Impresión automática de documentos Un software contable proporciona mucho de los documentos que se usan en un negocio: Facturas, Estados Mensuales de Cuentas por Cobrar a Clientes, Cheques de Nominas, Estados de Ingresos de los Empleados, entre otros. Desventajas 1. Disminución en la confiabilidad de la información información contable Los errores de la co computadora mputadora son posibles al hacer el registro contable original en el sistema 2. Pérdida de datos datos Siempre que las entradas se realizan realizan en un sistema sistema electrónico, la posibilidad posibilidad de la pérdida de datos aumenta. 3. Fraude El cambio de conexión conexión y funciones de seguridad seguridad pueden resolver resolver el problema de tiempo, pero alienta otra dificultad: la posibilidad de fraude. 4. Costos Elevados de Software y Hardware Hardware El costo inicial puede puede ser demasiado alto para algunas algunas empresas, ya que muchas veces los software y hardware con que cuentan no son suficientemente actualizados tecnológicamente para el software contable a implementar, en todo

 

caso debe hacerse el estudio de factibilidad económica para prever la rentabilidad que tendrá dentro de la empresa.  Elementos: 1. Documentos de soporte: soporte: Son documentos documentos que dan e evidencia videncia de la realización realización de transacciones transacciones u operaciones comerciales, estos tienen carácter de legalidad delante de la empresa y terceros. Dan constancia de operaciones realizadas, Informan las operaciones efectuadas, Sirven como base de datos para registros contables y Facilitan tareas de fiscalización y control fiscal. Los documentos son: facturas, recibos de caja, comprobantes de egreso, facturas de servicios públicos y privados, consignaciones bancarias. 2. Comprobantes de Contabilidad: Contabilidad: Previamente al registro del he hecho cho económico en los libros de primera entrada o resumen, debe elaborarse un comprobante de contabilidad, el cual se debe elaborar con base en los soportes de orden interno o externo, en idioma español en forma manual o digital. 3. Plan de cuentas: Conjunto de cuentas cuentas con un código código y nombre, que describen describen categorías en las que se registran las operaciones. Es una relación o listado que comprende todas las cuentas que pueden de ser utilizadas al desarrollar la contabilidad de una determinada empresa u organización. Se clasifican en activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos y cuentas de orden. 4. Libros de Contabilidad: Contabilidad: El Código de Comercio establece establece que todo comerciante comerciante está obligado a llevar para su contabilidad y correspondencia, en lengua castellana, el Libro Diario, el Libro Mayor, el Libro de inventarios y todos los auxiliares que estime convenientes. 5. Estados Financieros: Financieros: Son aquellos que tienen como como propósito cumplir con con las necesidades necesidades de usuarios que no están en posición para requerir que una entidad prepare informes a la medida de sus propias necesidades de información.Software.