Sistema Productivo de Planifiacion

Sistema Productivo de Planificación Copyright © 2012 David Cantone. Todos los derechos reservados.

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El momento de tener un mapa es antes de zarpar a la mar. Sí, lo sé, tú no eres un marinero pero para el caso es lo mismo. Todas las personas tenemos metas, tenemos aspiraciones en la vida que queremos conseguir y, a poder ser, más temprano que tarde. Pues bien, si quieres conseguir lo que te propones vas a necesitar un plan.

Volvamos a refrescar algo que ya conoces de haber leído Productividad Minimalista. Merece la pena hacerlo pues es importante. Antes de enfrascarte en un proyecto debes de tener MUY claro 3 puntos:

• Destino: ¿Qué quiero conseguir con este proyecto? ¿Cuál es el objetivo que me marco?

• Mapa: ¿Cómo pienso conseguir ese objetivo? • Tiempo:

¿Cuándo debe estar terminada cada etapa del proyecto? ¿Cuándo

debe estar terminado el proyecto en su conjunto?

Como si de una travesía en barco se tratara, nadie se embarcaría en ella sin saber previamente su destino, el camino que van a tomar y el tiempo que les va a llevar el llegar a puerto. Si no quieres vagar a merced de las olas vas a tener que coger el timón y tomar el control de tu progreso.

Como diría el famoso explorador noruego Roald Amundsen, quien dirigió la primera expedición a la Antártida que alcanzó el Polo Sur, “Aventura es sólo mala planificación”. Sus palabras tienen mucho peso, pues fue la buena y detallada planificación que hizo de ese viaje lo que le permitió a él y a sus hombres llegar al Polo Sur 35 días antes que la expedición liderada por su rival Robert Falcon Scott. Amundsen y sus hombres llegaron todos sanos y salvos, después de 94 días de expedición y tras recorrer una distancia de 2.824 km, con una media de 30 km diarios. La otra expedición, por el contrario, debido

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principalmente a la mala planificación del viaje perecieron todos en el camino de vuelta.

La idea no podría ilustrarse de una forma más gráfica: el que sabe planificar consigue lo que se propone y, de paso, salva la vida; el que no planifica o lo hace de forma deficiente debe contentarse con ser siempre el segundo y, de paso, dejarse la vida por el camino.

Eso mismo es lo que vamos a tratar aquí. Te voy a detallar exactamente el mismo método que yo mismo utilizo para planificar mis proyectos. Emúlalo tal cual te lo presento aquí o bien coge aquellas ideas que mejor se ajusten a tus circunstancias y forma de trabajar.

Sistema Productivo de Planificación El mayor problema de que adolecen los sistemas de planificación es el trabajo que requiere su implementación diaria. A veces incluso resulta más trabajoso hacer la planificación que la propia tarea que estamos planificando hacer. Como resultado, terminamos por abandonar la planificación de nuestros proyectos y de nuevo estamos en las mismas.

Si quería poder vivir una vida minimalista iba a necesitar un sistema de planificación que le fuera acorde. Así que, cansado de soluciones complicadas y poco efectivas, decidí crear un sistema de planificación a medida que fuera sencillo al extremo en su implementación y a la vez efectivo en los resultados. Lo llamé: Sistema Productivo de Planificación.

A continuación te detallo punto por punto en qué consiste y cómo puedes implementarlo tú también en tu vida.

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Tu visión de ti mismo Antes de entrar en los detalles de cómo planificar tus proyectos y tu trabajo diario es preciso que primero hagamos un ejercicio de introspección.

Imagínate a ti mismo de aquí a 10 o 20 años. ¿Dónde te gustaría estar? ¿Qué te gustaría estar haciendo en tu día a día? ¿De qué trabajas y qué posición ocupas? ¿Qué negocio tienes y cómo funciona? ¿Con quién te relacionas? ¿Cuánto ganas? Visualiza en tu mente con el mayor lujo de detalles posible cómo sería un día cualquiera en tu vida de aquí a 10 o 20 años.

Describe tu visión en papel. No te limites a hablar de las cosas materiales que tienes, ve más allá y describe cómo es tu día, qué haces, cómo te ganas la vida, con quien te relacionas, cómo es tu relación con la familia y los amigos y el uso que haces a lo largo del día de tu tiempo.

Tu visión debe ser ambiciosa, en el sentido de que debe reflejar exactamente tu vida ideal, tu meta para entonces, pero también debe ser realista, en el sentido de posible. Que esta salvedad de una visión realista no limite demasiado tu imaginación de lo que es o no es posible para tu vida. Yo realmente creo que donde hay voluntad hay posibilidad, salvo cuando es imposible de verdad. Por ejemplo, yo, por más que me esfuerce, nunca seré astronauta o jugador profesional de fútbol, más que nada porque físicamente no soy apto. Por lo tanto, en mi caso esa visión sería imposible.

Quiero decirte, por si te lo estás preguntando, que tu visión actual de tu futuro “yo” no es inamovible. La puedes moldear y cambiar en cualquier momento. De hecho, es probable que tengas que hacerlo a medida que te conozcas mejor a ti mismo y sepas definir mejor lo que esperas de la vida, así como cuando aparezcan nuevas oportunidades y circunstancias en tu vida.

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Tener una visión clara de adonde quieres llegar y de la vida que ambicionas para el futuro te ayuda a saber los objetivos que has de cumplir para conseguirlo.

Así que manos a la obra: ¿Qué objetivos debes conseguir durante los próximos 10 o 20 años para que tu visión sea una realidad?

Anótalos en una hoja.

Ahora haz de nuevo este mismo ejercicio, es decir, la visualización y la descripción de tu vida y la especificación de los objetivos que debes conseguir para realizar esa visión, pero a 5 años vista.

¿Dónde te ves en 5 años? ¿Qué haces en tu día a día y cómo es tu vida? Escríbelo con todo lujo de detalles.

Ahora piensa qué objetivos debes cumplir en los próximos 5 años para hacer realidad esa visión.

Anótalos en una hoja.

De nuevo, esta visión de tu “yo” a 5 años vista y los objetivos que te has marcado no son inamovibles por las mismas razones antes apuntadas.

Ahora ya sabes a donde apuntar, tienes una meta, una visión que guiará tus pasos. Si los proyectos que emprendes de hoy en adelante están alineados con tu visión, podrás acertar más o menos en su elección y los podrás hacer mejor o peor, pero siempre conducirán a su realización. Por lo tanto, no hay forma de equivocarse. Cuando tengas dudas acerca de lo acertado de emprender un proyecto concreto hazte esta simple pregunta: ¿Este proyecto me acerca a la consecución de mi visión?

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No dejes de hacer este ejercicio y no escatimes tiempo ni esfuerzo en su ejecución. El tiempo destinado a la planificación nunca es tiempo perdido, más cuando estamos hablando de cosas tan importantes como tu vida, tu futuro y tu felicidad. Recuerda: si quieres llegar a buen puerto vas a necesitar un mapa y el momento de tenerlo es antes de zarpar a la mar.

Planificación de 12 meses Planifica los próximos 12 meses de tu vida, a empezar desde el día 1 del próximo mes en el que estés.

Me asombra que tan poca gente haga este ejercicio y que el mundo siga girando. No quieras ser como el resto. Tú debes tomar el control de tu destino y esta es la forma de hacerlo.

Debes de saber desde hoy mismo cuáles son los principales objetivos que debes conseguir en los próximos 12 meses. Estos objetivos deben estar alineados y deben de acercarte a la consecución de tus objetivos y metas a 5 años vista, que a su vez lo harán con esos a 20 años vista.

Tras meditar sobre ello, ahora ya sabes qué objetivo u objetivos quieres lograr en los próximos 12 meses.

¿Qué proyectos vas a llevar a cabo o qué cosas vas a tener que hacer en los próximos 12 meses para conseguir ese objetivo u objetivos? Estos serán los proyectos principales o prioritarios en los que vamos a centrar nuestra atención.

Coge una hoja y anota en forma de lista estos proyectos. Coloca esta hoja en un corcho o pégala en la pared que tengas en frente de tu zona de trabajo.

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Divide estos proyectos principales a su vez en objetivos, uno por mes. Cada mes vas a tener que completar un objetivo de tu proyecto. Cada objetivo mensual a su vez se divide en 4 objetivos, uno por semana. Cada semana la dividimos en 6 días de trabajo, cada uno tiene asignado un único objetivo. Cuando completes todos los objetivos mensuales en los que habías dividido el proyecto querrá decir que lo has terminado y que ahora estás más cerca de tu meta.

Veamos el proceso paso a paso:

‣ Debes saber los objetivos que quieres lograr en los próximos 12 meses.

‣ Debes decidir qué proyectos vas a hacer para conseguir esos objetivos.

‣ Divide esos proyectos en objetivos, uno por mes. Si el proyecto dura un mes entonces tendrá un único objetivo, su realización. Normalmente, los proyectos que son importantes para la consecución de tus metas suelen alargarse más de un mes.

‣ Divide el mes en 4 objetivos, uno por semana.

‣ Divide la semana en 6 objetivos, uno por día. El séptimo día, idealmente el domingo, es día de descanso y planificación. Lo explico más adelante.

Si cumples cada día con el objetivo marcado habrás conseguido el objetivo semanal; si consigues los 4 objetivos semanales, uno por semana, habrás conseguido el objetivo mensual; si consigues todos los objetivos mensuales habrás concluido con éxito tu proyecto; y, gracias a ello, ahora estás más cerca de conseguir la meta que te habías propuesto.

Para facilitar este proceso he creado la Hoja Mensual de Tareas.

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La Hoja Mensual de Tareas Esta hoja sirve para planificar y llevar un seguimiento de los objetivos y tareas que vas a llevar a cabo a lo largo del mes.

¿Cómo se utiliza?

Antes de nada, te recomiendo que utilices lápiz y goma, pues es bastante probable que a medida que pase el mes tengas que ir adaptando y modificando el contenido de la Hoja Mensual de Tareas según sean las circunstancias del momento.

1. Pon el año, el mes y el nombre del proyecto a planificar.

2. Añade el objetivo prioritario o principal del mes.

3. Ahora divide ese objetivo en 4 partes, cada una de las cuales representa un objetivo semanal que debes cumplir para conseguir ese objetivo mensual. Coloca cada objetivo semanal en su correspondiente recuadro.

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4. Ahora tienes que colocar uno a uno los 6 objetivos diarios que una vez realizados te llevarán a la consecución del objetivo semanal. Si uno (o varios) de esos objetivos presumes que te llevará más de un día su terminación tienes dos opciones: (1) lo divides en diferentes objetivos, uno por día; o bien, si eso no es posible, (2) anotas ese mismo objetivo en las casillas correspondientes a los días que estimes necesarios para su terminación. Idealmente debes seguir la primera opción.

5. Indica las tareas secundarias o no prioritarias. Todas aquellas tareas que no formen parte del proyecto prioritario sino que sean de otro proyecto secundario en el que estés trabajando van a la columna “Otras Tareas”.

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Por mucho que queramos es poco probable que a lo largo de un mes sólo trabajemos en las tareas de un único proyecto. Si ese es tu caso y tienes tareas pendientes de un segundo proyecto que tienes abierto, o bien, si tienes otras tareas sueltas no relacionadas con tu proyecto prioritario, las pones aquí. Son tareas secundarias, en el sentido de menos relevantes que las tareas semanales y, por ello, no tienen un día específico asignado.

Si terminas la tarea del proyecto prioritario asignada para ese día entonces puedes pasar a hacer tareas secundarias. A medida que las hagas las tachas. Si surgen de nuevas las pones. Y así hasta que termine el mes. Si alguna semana vas avanzado, es decir, si un objetivo semanal lo completas en menos de 6 días, puedes destinar los días sobrantes a hacer esas tareas secundarias, o bien, puedes avanzar haciendo las tareas prioritarias del próximo objetivo semanal. Como ves, la realización de estas tareas secundarias se supedita a que hayamos completado la tarea prioritaria del día concreto.

Lo primero es lo primero. El proyecto prioritario de completarse con éxito nos va a acercar a la consecución del objetivo anual que nos hemos marcado, que a su vez nos acerca a cumplir la visión que perseguimos para nuestra vida. El resto es secundario.

El séptimo día ¿Por qué 6 y no 7 si la semana tiene siete días? Pues simplemente porque en este sistema de productividad minimalista que he diseñado se trabajan seis días y el séptimo día, idealmente el domingo, se destina a descanso y a planificar.

El séptimo día es el día de descanso, de reflexión, de salir al cine, de disfrutar con la familia, de hacer excursiones para conectar con la naturaleza y, en definitiva, de hacer aquello que se te antoje. Es nuestra ración semanal de descanso, placer y experiencias. El resto de la semana también podemos hacer 9

esas cosas, siempre y cuando no afecte al trabajo que nos hemos asignado para ese día. En el caso de que tú seas tu propio jefe mi recomendación es que mantengas un horario fijo de trabajo de lunes a sábado.

El domingo, para nosotros, tendrá una doble función: descanso y planificación. En cuanto a lo segundo, destina entre media hora y una hora del domingo a lo siguiente:

‣ Examina qué tal fue la semana pasada en cuanto al trabajo realizado. ¿Has cumplido con los objetivos marcados?

‣ Ajusta y completa el contenido de la Hoja Mensual de Tareas haciendo aquellos cambios que sean necesarios. Por ejemplo, mueve una tarea inacabada de esta semana a la semana que está a punto de comenzar; acaba de detallar cuales son los objetivos o tareas de la próxima semana; indica, si puedes, las tareas del resto de semanas del mes; añade nuevas tareas secundarias a la columna dedicada a “Otras Tareas”; mueve una tarea secundaria a la lista semanal de tareas prioritarias; etc. En definitiva, vuelve a planificar, de ser necesario, la Hoja Mensual de Tareas. Para ello, usa siempre lápiz y goma.

‣ Reflexiona acerca de los objetivos que te has marcado para los próximos 12 meses. ¿Algún cambio? ¿Qué tal lo estás haciendo? ¿Hay un camino más corto para conseguirlos que el que estás siguiendo?

‣ Empieza a rellenar o completa las Hojas Mensuales de Tareas de los próximos meses. Es probable que a estas alturas no sepas todos los detalles de su contenido pero seguro que ya puedes adelantar gran parte de este. Hazlo, porque es importante. Tener los 12 próximos meses de trabajo programados de forma gráfica en papel te va a servir para ver las cosas con perspectiva. Mi consejo: coloca las 12 Hojas Mensuales de

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Tareas en una pizarra de corcho o directamente pégalas en la pared de tu zona de trabajo. Tenlas siempre visibles. Así, como el halcón que avista a su presa desde las alturas, tú verás el trabajo que tienes que hacer en los próximos 12 meses.

‣ Profundiza en tu ejercicio de introspección para seguir clarificando tu visión de ti mismo a 5 años y a 20 años vista. ¿Todo sigue igual? Las personas y las circunstancias cambiamos con el paso del tiempo, por lo que nunca debemos dejar de indagar sobre lo que esperamos de la vida.

Los días sobrantes de cada mes

“Pero David, los meses no se componen de 28 días, salvo el mes de febrero siempre que no sea año bisiesto, sino que tienen entre 30 y 31 días”. Bien pensado, estás en lo cierto. “Los meses, en su gran mayoría, tampoco empiezan en lunes sino que pueden empezar en cualquier día de la semana”. De nuevo he de darte la razón. Déjame ahora que te explique cómo solucioné este doble contratiempo.

La Hoja Mensual de Tareas se divide en cuatro bloques de 7 días, en los que se trabaja en seis y se descansa en uno. Eso hace un total de 28 días. Sólo el mes de febrero, cuando no es año bisiesto, tiene 28 días. ¿Qué hacemos con los días sobrantes, es decir, esos días que faltan para que termine el mes? Esos días que sobran los has de destinar a una o varias de las tres opciones siguientes:

1. Completar y pulir el trabajo hecho durante los 28 días previos. Si algo te ha quedado suelto o es susceptible de mejora (todo siempre lo es) ahora tienes unos pocos días para terminar de completarlo.

2. Preparar el trabajo a realizar el próximo mes. Estos días sobrantes los puedes dedicar, entre otras cosas, a planificar mejor o con más detalle la 11

próxima Hoja Mensual de Tareas; a recopilar los materiales que necesitarás para hacer las tareas de la primera semana del próximo mes; a investigar y leer sobre los temas a tratar entonces; etc.

3. Hacer tareas de proyectos secundarios o de proyectos continuados. Es muy probable que a estas alturas del mes aún te queden algunas tareas secundarias por hacer. Ahora es un buen momento para hacerlas.

¿Los meses no empiezan en lunes? Tanto da. El día de la semana que sea nos es del todo indiferente. El día 1 del mes es el punto número 1 de la semana 1 de la Hoja Mensual de Tareas. Esto es así sea el día que sea de la semana, menos tu día de descanso. Por ejemplo, si tu día elegido para hacer descanso es el domingo entonces ese día no cuenta en el cómputo de días activos en la Hoja Mensual de Tareas. Si el mes empieza en domingo entonces ese día no trabajas. Empezarás a trabajar el día siguiente, esto es, el lunes día 2, el cual corresponderá al punto 1 de la semana 1 de la Hoja Mensual de Tareas. El día de descanso no cuenta, es como si no existiera a efectos de la Hoja Mensual de Tareas. Sólo tus días de trabajo, seis días a la semana, activan, por así decirlo, los 24 días de trabajo de los que se compone la Hoja Mensual del Tareas. Cumplidos los 28 días (24 días de trabajo + 4 días de descanso) ya sólo nos quedarán de 1 a 3 días sobrantes, de los que ya hemos hablado.

¿Prefieres que cada semana de la Hoja Mensual de Tareas empiece en lunes? Tú mismo, no te costará mucho conseguirlo. Yo personalmente prefiero proceder de la forma que te he explicado arriba, pues me parece la más sencilla de aplicar y la que mejor aprovecha los días del mes, limitando los días sobrantes a un máximo de tres.

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Proyectos continuados o sin fin Existen ciertos proyectos que no tienen fin, es decir, no cabe su conclusión pues siempre están activos. Por ejemplo, escribir en mi blog personal puede considerarse un proyecto de este tipo, pues por más que trabaje en él nunca estará terminado, si yo no quiero.

Yo personalmente esta clase de proyectos prefiero no incluirlos en la Hoja Mensual de Tareas pues ya sé de memoria lo que tengo que hacer con ellos cada día, cada semana, cada mes. Siempre es lo mismo así que lo hago por rutina. No hay necesidad de ponerlo en la Hoja Mensual de Tareas. Lo único, si hay tareas que se salen un poco de lo habitual entonces sí las pongo pero en la columna “Otras Tareas”.

Eso no quita que estos proyectos continuos o sin fin también necesiten, como es obvio, una planificación. Lo que sucede es que como siempre se repite acabas por aprendértela de memoria.

Estas tareas, además, las plasmaremos en el Diario de Actividades, del que te hablaré más adelante. Como ves, aquí todo tiene su sitio y nada queda al azar.

Proyectos secundarios

Por motivos de productividad cuantos menos proyectos abiertos tengas mejor. A pesar de ello, es probable que en algún momento tengas más de un proyecto activo. En ese caso, ¿cómo lo planificamos?

Las tareas del proyecto prioritario siempre van a la Hoja Mensual de Tareas que, si sigues mi consejo, la tendrás siempre visible en la pared de la habitación en donde trabajes. Más concretamente, las repartirás en listados de 6 tareas por

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cada semana. En cambio, las tareas del proyecto o proyectos secundarios van a la columna “Otras Tareas” de la Hoja Mensual de Tareas. Esas tareas secundarias, si son muchas, las puedes repartir en diferentes Hojas Mensuales de Tareas, en sus respectivas columnas de “Otras Tareas”. A medida que las completes las vas tachando. Además, estas tareas las incluirás también en el Diario de Actividades, del que ahora te hablaré.

Diario de Actividades

El Diario de Actividades es una hoja en la que anotarás todas las actividades y tareas que tienes que hacer a lo largo del día. Te sirve para planificar el día por adelantado, así sabes qué tienes que hacer en cada momento. Además, te permite indicar la hora de inicio de la tarea, el tiempo exacto que le vas a dedicar y los descansos que vas a hacer. Por último, te permite llevar un control de tu trabajo, con lo que sabrás a simple vista en qué puedes mejorar para próximas veces.

El momento de rellenar el Diario de Actividades es antes de ponerte a trabajar, idealmente siempre a la misma hora. Esta hoja la debes tener siempre a mano ahí a donde vayas, pues será tu principal herramienta de productividad. Imprime suficientes hojas para todo el mes y, sobre todo, utilízalas. Simple, rápida y efectiva, más no se puede pedir de una herramienta.

¿Cómo se utiliza?

Primero de todo debes indicar la fecha en la que estás, el día del mes (esto te ayudará a llevar un control a posteriori) y la página (la hoja tiene 12 filas, más que suficientes para cubrir un solo día pero, a pesar de ello, es posible que algún día necesites utilizar más de una hoja).

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Ahora tienes que poner todas las actividades o tareas que vas a hacer a lo largo del día, incluso cosas no relacionadas directamente con tu trabajo (por ejemplo: partido de tenis, gimnasio, cita médica, lectura, reunión, etc.). El objetivo es que puedas saber en cada momento lo que debes hacer, cuándo empezar, por cuanto tiempo y los descansos que has programado tener. Por ello, seguido de la actividad a realizar, tienes un recuadro para indicar la hora en la que vas a empezar a llevarla a cabo (ej: 16:00). Luego indicas la duración que estimas que te va a llevar (ej: 2 h). En este caso significa que de 16:00 a 18:00 te dedicarás en exclusiva a esa actividad o tarea. Por último, indicas los descansos (ej: 1 : 20 min). En este caso, 1 descanso de 20 minutos.

Ahora cuando tengas que trabajar en una tarea tan sólo tendrás que programar tu temporizador por el tiempo marcado y que este te avise cuando lleguen los descansos.

Por último, al terminar el día debes consultar de nuevo la hoja para ver qué tal funcionó la planificación hecha. ¿Has terminado todas las tareas? ¿Qué ha fallado? ¿Qué mejoras puedes implementar en tu distribución del tiempo y en tu forma de trabajar? Todas estas y otras consideraciones las pones en el recuadro “Notas”.

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¿Qué tareas y actividades pongo y en qué orden?

Lo bueno del Diario de Actividades es que se rellena en apenas unos pocos minutos, ya que si has seguido mis consejos previos a estas alturas ya sabes qué has de hacer a lo largo del día. Me explico.

Cada noche, al menos 45 minutos antes de irte a dormir, debes preparar una pequeña lista de tareas que vas a hacer al día siguiente. Su objetivo no tan sólo es anticipar el contenido de la lista que tendrás que hacer al día siguiente cuando te levantes sino que, además, por plasmarlo en una hoja, te facilitará el conciliar mejor el sueño. Al día siguiente, cuando te levantes, cogerás esa misma lista que hiciste la noche anterior y, de ser necesario, la completarás, ordenando sus entradas por prioridad (según su urgencia e importancia). Este simple ejercicio es la mejor herramienta de productividad que existe. Un simple papel, un lápiz y tú mismo decidiendo qué vas a hacer el resto del día. Nada le iguala. Hazlo.

Pero esto no es todo, porque gracias a la Hoja Mensual de Tareas ahora sabrás cuál es la tarea prioritaria que has de hacer el día de hoy. Además, echando un vistazo a la columna “Otras Tareas”, también sabrás qué otras tareas secundarias tienes previsto hacer en este mes.

Por lo tanto, para rellenar tu Diario de Actividades tan sólo necesitas echar un vistazo a esa lista matutina de tareas, que ya habrás ordenado por prioridad,

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y mirar también la Hoja Mensual de Tareas. Traspasa esas tareas al Diario de Actividades. Añade cualquier otra actividad, esté relacionada o no con tu trabajo, que tengas programada para ese día (mira tu calendario) y listos.

Para ordenar las tareas y actividades y asignarle el tiempo a cada una considera estos dos principios:

1. La tarea más importante debería hacerse la primera, así te aseguras que al menos lo importante lo haces. Si hay algo muy urgente que no puede esperar lo haces y luego pasas inmediatamente a lo importante. Dicho esto, acostúmbrate a no tener cosas urgentes pendientes.

2. Tu mejor porción de tiempo disponible debería asignarse a lo importante. ¿Cuándo tienes más tiempo disponible? ¿En qué momento del día tu rendimiento es más alto? Ese momento debería destinarse a lo importante, es decir, a la tarea prioritaria de ese día, según la Hoja Mensual de Tareas.

Por cierto, las tareas que hagas por rutina de proyectos continuados o sin fin (por ejemplo, actualizar tu blog) también se han de incluir en el Diario de Actividades.

¿Cuántas tareas pongo?

Tú decides, pero mi recomendación es que no pongas más de tres tareas. Mínimo has de poner la tarea prioritaria de ese día de la semana. Si consideras que tendrás tiempo para más entonces añades una o dos tareas secundarias y/o una tarea del proyecto continuado o sin fin, si es que tienes uno de este tipo abierto. Para que te hagas una idea, a lo largo del día yo no suelo completar más de tres tareas. Aquí me refiero a tareas que implican trabajo por tu parte y que te acercan a tus objetivos. Estas tareas consumen tiempo y un día no da para

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mucho. Otra cosa son las actividades, como pueda ser leer un libro, hacer ejercicio, quedar con amigos, etc.

En definitiva, debes tener el día programado con todas las tareas y actividades que has de hacer.

Calendario Ningún sistema de productividad estaría completo sin un calendario y no me extraña, porque es básico. El uso que vamos a hacer aquí del calendario es de lo más sencillo pero necesario. Un requisito: el calendario debe estar visible. Yo, por ejemplo, uso Google Calendar como página de inicio del portátil con el que trabajo, así cada vez que lo enciendo y abro el navegador web aparece mi calendario.

¿Qué anotamos en el calendario?

Tres clases de cosas: (1) las actividades no relacionadas con el trabajo (cita con el doctor, partido de tenis, comprar billetes de avión, concierto de música, y un largo etc.); (2) cualquier actividad relacionada con el trabajo pero que no pueda considerarse una tarea como tal (llamar por teléfono a X; reunión con Y; cita con el equipo de control; ir al curso de formación; etc.); y (3) las fechas de entrega o terminación de los proyectos. De ser posible cada una de estas tres clases de cosas debe tener un color asignado propio, así cuando mires el calendario sepas a simple vista de que se trata el asunto.

La información se pasa al calendario tan pronto se conoce. Así liberas tu mente cuanto antes de tener una tarea incompleta, es decir, el anotar esa información.

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Lo bueno del caso es que esta información también la vas a pasar al Diario de Actividades, por lo que es imposible que olvides nada.

Como ves, todos los elementos de este Sistema Productivo de Planificación tienen su función y se complementan a la perfección. Estamos hablando de un sistema simple de implementar pero en el que nada queda al azar y, lo mejor de todo, te garantiza que nunca más dejarás sin hacer lo importante.

Pero aún queda un último elemento que te servirá para mejorar tu aprovechamiento del tiempo que tienes disponible, lo llamo el Diario de Consumo de Tiempo.

Diario de Consumo de Tiempo El Diario de Consumo de Tiempo es una hoja que te sirve para llevar un registro detallado del consumo que haces de tu tiempo a lo largo del día. Puedes pensar que este ejercicio no es necesario, que tú ya sabes bien a qué dedicas tu tiempo. Nada más lejos de la realidad. Este es un ejercicio de lo más revelador y útil. Ver en papel a qué destinas de verdad tu tiempo disponible te va a enseñar:

‣ Qué actividades poco importantes para ti consumen un precioso tiempo que podrías estar destinando a otras más importantes. Entre estas actividades encontrarás: llamadas de teléfono, mirar y responder el email, televisión, radio, juegos, redes sociales, internet en general, desplazamientos, horas muertas sin hacer nada, y cualquier otra actividad que pueda considerarse de poco valor. Descubre cuáles son esos agujeros negros que absorben tu tiempo.

‣ Además, verás con claridad si estás acertando con tu distribución del tiempo. ¿Estás destinando tu mejor momento del día a hacer tareas

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importantes? ¿Cuánto tiempo destinas a lo verdaderamente importante? ¿Cuánto tiempo destinas a las tareas de poco valor?

‣ Conocerás tus tiempos muertos. Aquellos momentos del día que en apariencia no puedes hacer nada productivo por no estar en tu mesa de trabajo. Utilízalos para reposar, realizar tareas de poco valor o bien para formarte leyendo libros o escuchando archivos en audio.

‣ Te mostrará si llevas una vida ordenada y equilibrada. ¿A qué hora te levantas? ¿A qué hora te vas a dormir? ¿A qué destinas tu tiempo? ¿Haces ejercicio? ¿Cuánto tiempo pasas con tu familia? ¿Hay tiempo para las amistades? ¿Hay tiempo para el ocio? En tu día debe haber sitio tanto para el trabajo como para el descanso. La buena vida es la vida equilibrada.

‣ Y por último, sabrás si tienes un problema con las interrupciones y cuáles son más frecuentes y perniciosas. Corrígelo.

En definitiva, el Diario de Consumo de Tiempo te sirve para que seas consciente del uso que haces de tu tiempo disponible. Toma consciencia de la situación, decide que harás para mejorarla y hazlo. No puedes echarte atrás, debes hacerlo pues hay demasiado en juego.

¿Cómo se utiliza? Imprime suficientes hojas para hacer este ejercicio durante 7 días. Puedes hacerlo antes de implementar el resto del Sistema Productivo de Planificación o a la vez, tú mismo. Este ejercicio lo deberías repetir varias veces al año.

Elige una semana cualquiera, esta misma en la que estás leyendo estas palabras por primera vez. Hazlo de lunes a domingo, así cubres todos los días de

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la semana. En estos siete días deberás llevar siempre encima esta hoja (una o varias por día) y anotar todas tus actividades justo en el momento en el que se produzcan. No un rato antes o un poco después sino en el mismo momento en el que estés a punto de comenzar a hacerlas. Es importante hacerlo así para ser rigurosos con los datos que incluimos en el diario, de lo contrario perderíamos exactitud en la información que registramos y, además, olvidaríamos cosas.

Veamos ahora cómo se rellena:

Pon la fecha del día en que lo hagas. El día de la semana que sea y su número correspondiente (ej: 1 - lunes; 2 - martes; etc.). Por último, pon el número de la página. Es probable que en un mismo día necesites más de una hoja.

Pon la actividad que estés a punto de hacer. Cualquier actividad, cualquier cosa que consuma tiempo. Cuanto más detallado hagas tu Diario de Consumo de Tiempo más te servirá luego para mejorar tu situación actual. Se empieza con la actividad “me despierto” y se termina con “me voy a dormir”.

Pon la hora de inicio de la actividad.

Lo siguiente es la duración, el tiempo que ha consumido la actividad desde que ha empezado hasta que ha terminado. La duración la puedes poner cuando termine la semana. Para ello, tan sólo necesitas ver la diferencia horaria entre una actividad y la otra.

Por último, debes poner las interrupciones que se han producido mientras estabas haciendo esa actividad. Pon el número de interrupciones, su duración en total y el tipo (ej: 3 : 22 min : 2 teléfono 1 email). Debes anotar las 21

interrupciones a medida que se produzcan, tanto las que provengan del exterior como las que provengan de ti mismo, como en este caso, ponerte a mirar el email cuando no toca.

Al final de todo de la hoja tienes un recuadro para añadir comentarios y consideraciones. Utiliza este espacio para añadir cualquier información relevante al ejercicio. Puedes usarlo también para añadir tus conclusiones tras analizar cada hoja una vez acabado el ejercicio.

De nuevo, este ejercicio se hace por un período de 7 días. Terminada la semana coges las hojas con toda la información y las analizas para encontrar agujeros negros, identificar tus tiempos muertos, ver si llevas una vida ordenada y equilibrada y, por último, saber si tienes un problema con las interrupciones y cuáles son las más perniciosas en atención al tiempo que consumen.

Ahora tienes la información delante tuyo. Decide qué vas a hacer para mejorar lo presente. Hazlo.

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Recapitulando. . . 1. Haz el ejercicio de introspección. Imagina y plasma en papel la visión que tienes de ti mismo de aquí a 10 o 20 años. ¿Cómo es tu vida? ¿Qué metas quieres haber logrado para entonces? Duración: la que sea necesaria. Conocerte bien a ti mismo y lo que esperas de verdad de tu vida es clave para ser feliz. ¿Qué puede haber más importante que eso? Si vas a estar remando durante años más vale que la dirección que tomes sea la correcta, es decir, que esté alineada con quien tú eres y con lo que quieres, de verdad.

2. Repite este mismo ejercicio de introspección pero a 5 años vista. Tu visión a corto plazo debe estar en consonancia con tu visión a largo plazo, es decir, la visión a corto plazo debe representar un paso previo natural a la consecución de la visión a largo plazo. Duración: la necesaria. El tiempo que destines a conocerte mejor a ti mismo nunca será tiempo perdido. Para ello, busca un momento de la semana que sea propicio para reflexionar. En mi caso ese momento es el domingo por la mañana. Tu visión, tanto a largo plazo como a corto plazo, puede modificarse con el paso del tiempo, por lo que deberías repetir este ejercicio al menos una vez al año o cuando tú lo estimes necesario.

3. Planifica los 12 próximos meses de tu vida, empezando por el día uno del próximo mes en el que ahora estés. ¿Qué objetivos quieres cumplir? ¿Qué proyectos vas a llevar a cabo para cumplirlos? Sírvete para ello de 12 Hojas Mensuales de Tareas. Rellénalas, a medida que puedas, y tenlas siempre visibles en tu lugar de trabajo. Las puedes colocar en una pizarra de corcho o bien pegarlas directamente en la pared. En estas, indicas tu principal objetivo del mes, lo divides en 4 objetivos semanales y estos, a su vez, los divides en 6 objetivos o tareas, uno por día de la semana. Añade a la columna “Otra Tareas” aquellas otras tareas de 23

proyectos secundarios y/o tareas de proyectos continuados que tengas que hacer en ese mes. El domingo es día de descanso y de planificación. Es recomendable que también tengas visible una hoja que contenga una lista con todos los proyectos que vas a hacer en los próximos 12 meses. Duración: destina entre 30 min y una hora del domingo a modificar los datos de tus Hojas Mensuales de Tareas, de ser necesario, y a añadir de nuevos a medida que los conozcas. Cuando se termine un mes quitas su hoja y añades otra nueva, la correspondiente al próximo mes 12. Es un ciclo sin fin. Ahora bien, si no quieres tener 12 Hojas Mensuales de Tareas pegadas en la pared o colocadas en un corcho, cosa que recomiendo, al menos asegúrate de tener una Hoja Mensual de Tareas, la correspondiente al mes en curso, y la hoja con la lista de proyectos.

4. La lista nocturna de tareas. Cada noche, al menos 45 minutos antes de acostarte, debes preparar una pequeña lista con las tareas que planeas hacer al día siguiente. Las tareas serán: la prioritaria para el día siguiente, según marque tu Hoja Mensual de Tareas; una o dos tareas secundarias de otros proyectos que tengas abiertos; y/o, una o dos tareas de tu proyecto continuado, de tenerlo. Duración: de 5 a 10 minutos.

5. La lista matutina de tareas. Cada mañana, poco después de levantarte, debes hacer una lista de tareas. Como la noche anterior ya preparaste una versión provisional ahora tan sólo tienes que completarla o darle tu visto bueno. Duración: 5 minutos.

6. El Diario de Actividades es el programa detallado de lo que vas a hacer a lo largo del día. Tienes que prepararlo antes de ponerte a trabajar. Incluye todas las tareas y actividades que planeas hacer en el día. ¿De dónde sacas las tareas? De tu lista matutina de tareas. Yo no pondría

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más de tres tareas. El día no da para mucho. Las actividades bien te las sabes por rutina bien las sacas del calendario. Duración: 10 minutos.

7. Las actividades, relacionadas o no con el trabajo, que no puedan considerarse como tareas y las fechas de terminación de proyectos deben apuntarse en un calendario que tiene que estar visible en tu zona de trabajo. Puede ser un calendario físico o digital. Por ejemplo, yo utilizo Google Calendar como página de inicio. Duración: 5 minutos.

8. El Diario de Consumo de Tiempo es un registro detallado del consumo que haces del tiempo que tienes disponible en un día concreto, a lo largo de los 7 días de la semana. Este ejercicio lo debes realizar una vez antes de empezar con el Sistema Productivo de Planificación o bien al mismo tiempo que lo implementas. Deberás repetir el ejercicio al menos un par de veces al año.

Aquí lo tienes, un sistema de planificación de 8 sencillos pasos. Simple y rápido de implementar pero riguroso y efectivo en sus resultados. En cuanto te habitúes lo utilizarás por inercia, sin apenas darte cuenta. Esta herramienta puede hacer maravillas para tu vida, si le das la oportunidad de funcionar. Recuerda lo que dijo Roald Amundsen: “Aventura es sólo mala planificación”. Pues bien, aquí tienes un buen plan, uno que funciona. Ahora te toca a ti ponerlo en práctica.

No te dejes abrumar por toda la información que aquí has recibido. Si lo haces estarás perdiendo una gran oportunidad para encauzar tu rumbo hacia una vida productiva y simple, en la que conseguir los objetivos que te propones no sólo está a tu alcance sino que además no perjudica el equilibrio de la buena vida. Simplemente empieza por el principio y avanza poco a poco, a tu ritmo, pero avanza.

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Recursos Para implementar este Sistema Productivo de Planificación no necesitas más que papel y lápiz. Ahora bien, si quieres estar un poco mejor equipado, estas otras herramientas y recursos te serán de gran utilidad:

1. Hoja Mensual de Tareas: sirve para anotar tu objetivo mensual, tus objetivos semanales y tus objetivos o tareas diarias. También te sirve para anotar otras tareas secundarias o de proyectos continuados. Imprime 12 hojas, una por mes. Cuando termines un mes quitas su hoja y añades otra correspondiente al próximo mes 12. Este recurso viene incluido con los materiales de Productividad Minimalista.

2. Diario de Actividades: sirve para programar todas las tareas y actividades que has de hacer a lo largo del día, su hora de inicio, su duración y los descansos que vas a tener. Imprime suficientes hojas para todo el mes. Con una hoja al día suele ser suficiente pero, en ocasiones, puedes necesitar dos hojas. La hoja del Diario de Actividades la debes llevar siempre encima. Este recurso viene incluido con los materiales de Productividad Minimalista.

3. Diario de Consumo de Tiempo: sirve para llevar un registro detallado del consumo que haces de tu tiempo a lo largo del día. El ejercicio dura una semana, de lunes a domingo. Es muy probable que necesites más de una hoja por día. Este ejercicio se repite por lo menos un par de veces al año. Este recurso viene incluido con los materiales de Productividad Minimalista.

4. Pizarra de corcho: Una gran pizarra de corcho en la que colocar las 12 hojas mensuales de tareas te puede resultar muy útil. Además, podrás colocar imágenes y frases que te inspiren y motiven en tu trabajo. Si no

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quieres comprar la pizarra de corcho puedes conseguir el mismo resultado si pegas las hojas directamente en la pared.

5. Temporizador o similar: tener un temporizador de bolsillo es muy recomendado. Con este, ahí a donde vayas podrás programar el tiempo de trabajo que destinas a una tarea concreta así como los descansos que quieras hacer. Simplemente lo programas, lo pones en marcha y él se encarga de avisarte cuando llegue el momento de descansar. Tú sólo te has de concentrar en trabajar en la tarea. Cuando termina el descanso programado de nuevo te avisa para que retomes el trabajo. Un buen temporizador de bolsillo es el Polder 898-90. Lo venden en Amazon.com (Estados Unidos) y en Amazon.co.uk (Europa). Si trabajas delante del ordenador también puedes usar un temporizador online como e.ggtimer.com o www.online-stopwatch.com. Si no quieres comprar un temporizador el mismo o similar servicio te lo pueden dar un reloj digital o un smartphone que tengan la opción de temporizador.

6. Calendario: lo utilizaremos para anotar toda actividad, esté o no relacionada con el trabajo, que no pueda considerarse como una tarea y que tengamos programado hacer, así como la fecha de terminación o entrega de proyectos. Puedes utilizar un calendario físico o digital, siempre y cuando lo tengas visible en tu zona de trabajo. Yo, por ejemplo, uso Google Calendar como página de inicio, así cada vez que abro el navegador web me aparece el calendario de la semana con las actividades y las fechas de terminación de proyectos programadas. Además, te permite describir la actividad, añadir enlaces y colorear su correspondiente recuadro.

DAVID CANTONE BARCELONA, ESPAÑA

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Unas últimas palabras de David Espero de veras que este material te sirva tanto como a mí. El Sistema Productivo de Planificación es la solución que mejor se ajusta a mi forma de trabajar y a mi filosofía de vida. Estoy convencido de que su implementación ha sido responsable, en gran medida, de mi progreso personal y del crecimiento de mi negocio y para el mañana no espero más que mejorar lo presente. Si a mi me funciona a ti también, si le das la oportunidad. Te animo a que lo adoptes tal cual te lo he presentado o bien que extraigas de él aquellas ideas y sistemas que mejor se adapten a tu forma de trabajar y de ver la vida. Por favor, si crees que este material puede ayudar a alguien a quien conoces simplemente comparte con él o ella el siguiente enlace: ‣ http://www.ProductividadMinimalista.com Además, me encantaría saber qué te ha parecido y los resultados que has conseguido en tu trabajo y en tu vida fruto de su aplicación. Para ello, ve a www.GraciasDavid.com y déjame ahí tu comentario o testimonio.

Acerca del autor David Cantone es un joven de 28 años de Barcelona. Con estudios universitarios en dirección de cine, licenciado en Derecho y Juris Doctor, movido por su pasión decidió reorientar su carrera profesional hacia el mundo del emprendimiento y el marketing online. Puedes leer más cosas suyas en su popular blog DavidCantone.com. También puedes contactar con él en Twitter, Facebook y Google+. 28