Sistema de Facturación en Access 2013

Objetivo General: Organizar información utilizando un Administrador de Bases de Datos

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Contenido 1.1 Introducción ............................................................................................................................... 1 1.2 Conceptos básicos ...................................................................................................................... 3 Modelos de procesos .................................................................................................................... 4 Modelo adoptado ......................................................................................................................... 5 Planeación del proyecto ............................................................................................................... 6 Plan de proyecto para el sistema de facturación ......................................................................... 8 1.3 Análisis del sistema (Fase 1) ..................................................................................................... 12

1.4. Diseño del sistema (Fase 2) ..................................................................................................... 14

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Diseño del Modelo de datos ....................................................................................................... 15

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1.5 Diseño de la estructura de la base de datos ............................................................................ 25

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Características de Microsoft Access 2013 .................................................................................. 26

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Tipos de campos en Access y sus propiedades ........................................................................... 27 Estructura de la base de datos ................................................................................................... 30

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Diseño de las ventanas de captura............................................................................................. 32

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Diseño de reportes...................................................................................................................... 36 Diseño de páneles de control (menús) ....................................................................................... 37

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1.6 Implementación y pruebas de unidad (Fase 3) ........................................................................ 39

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Como iniciar Microsoft Access ................................................................................................ 39

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Como crear una base de Datos .............................................................................................. 40

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Creación de las tablas en vista de diseño................................................................................... 40

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Campos de Búsqueda ............................................................................................................. 43

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Relaciones entre las tablas ..................................................................................................... 48 Creación de los formularios ....................................................................................................... 51 Creación del formulario principal............................................................................................... 57 Consultas .................................................................................................................................... 57 Consulta de eliminación ......................................................................................................... 57 Consulta de actualización ....................................................................................................... 57 Consulta de datos anexados................................................................................................... 57 Consulta de creación de tabla ................................................................................................ 58 Creación de la macro para el formulario principal ................................................................. 66

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Vinculación del formulario principal con otros formularios ................................................... 70 Botones de comandos ............................................................................................................ 70 Actualización automática de registros ....................................................................................... 74 Cómo agregar campos calculados (Subtotal, IVA y Total de la factura) ................................ 77 Arreglos finales ....................................................................................................................... 81 Creación de los informes ............................................................................................................ 82 Informes utilizando consultas .................................................................................................... 86 Integración del sistema .............................................................................................................. 99 Creación de los menús (Paneles de control)............................................................................ 99 Añadir contraseña ................................................................................................................107

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Bibliografía ...............................................................................................................................110

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Referencias electrónicas ..........................................................................................................110

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Objetivos específicos o o o o

Comprender los conceptos básicos asociados a las Bases de Datos. Analizar los componentes básicos de un Sistema de Base de Datos. Diseñar un Sistema de Base de Datos. Utilizar el programa Microsoft Access 2013 como herramienta para la creación de un Sistema de Base de Datos.

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1.1 Introducción

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La creación de un sistema de software que incluya una Base de Datos (por ejemplo, un sistema de control escolar, de inventarios, de facturación o de nóminas) es una actividad que se encuentra incluida dentro de la disciplina de ingeniería conocida como Ingeniería de Software. Esta disciplina proporciona métodos generales que se utilizan como guía para el proceso de creación o modificación de tales sistemas, además de que plantea que un sistema, sin importar su tipo, debe contar con atributos tales como mantenibilidad, confiabilidad, eficiencia y usabilidad (Sommerville, 2000).

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Dado que los sistemas se crean para ser utilizados en organizaciones humanas y éstas son diferentes entre sí, un sistema exitoso será aquel que mejor se adapte a las necesidades específicas de la organización para la cual fue creado, lo cual implica que los sistemas creados para organizaciones diferentes diferirán uno del otro, aunque se trate de sistemas del mismo tipo (es decir, un sistema de control de inventarios creado para una empresa A será diferente a un sistema de control de inventarios creado para una empresa B).

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Así, el éxito en la creación de un sistema es un proceso complejo que se fundamenta en la percepción, el juicio y la creatividad de su desarrollador, razón por la cual la utilización de herramientas automatizadas para la creación de sistemas implica una ayuda para algunas actividades del proceso, pero no sustituye el ingenio y la experiencia humanos. Aun cuando lo anterior presupone que no existe un proceso estándar para la creación de un sistema, existen métodos que definen las actividades fundamentales comunes a ello. La utilización de un método presenta la ventaja de estandarizar las actividades, facilitar su automatización y reducir los tiempos de creación y capacitación relativos al sistema. Dentro de la ingeniería de software, a estos métodos se les conoce como modelos de desarrollo de software e incluyen, por ejemplo, al modelo de cascada y al modelo de desarrollo evolutivo, los cuales se explicarán más adelante en forma muy breve debido a que rebasan los límites del presente documento.

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Aunque con algunas diferencias, en general podemos afirmar que todos los modelos de desarrollo de sistemas de software incluyen 4 actividades imprescindibles: Análisis. Aquí se identifica lo que se espera del sistema y las restricciones asociadas a éste. Diseño. Esta etapa incluye desde la creación de una imagen mental de la estructura y funcionamiento del sistema (diseño conceptual), hasta su traslado a diseños más detallados describiendo la configuración del sistema. Implementación y Prueba. Aquí se construye el sistema con la ayuda de herramientas automatizadas, siempre tomando en cuenta que el producto debe cumplir con las especificaciones descritas en las etapas anteriores; se incluyen también todas las actividades necesarias para asegurar que el sistema realmente cumple con el propósito para lo cual fue creado.

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Evolución y Mantenimiento. En esta etapa se incluyen las actividades relacionadas con el mantenimiento del sistema considerando que, debido a que las organizaciones humanas cambian con el paso del tiempo (es decir, evolucionan), todos los sistemas serán objeto de modificaciones.

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Utilizando la creación de un sistema de facturación como ejemplo práctico, en este capítulo explicaremos las tres primeras actividades del proceso de elaboración de un Sistema de Base de Datos.

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Antes de proceder a crear nuestro Sistema de Base de Datos, sin embargo, definiremos algunos conceptos básicos, así como el modelo de proceso (método) que utilizaremos y las fases relacionadas con la planeación de un proyecto como éste (lo cual incluye definir y organizar nuestras actividades como creadores del sistema).

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1.2 Conceptos básicos Hasta ahora hemos mencionado sistemas que incluyen una Base de Datos, pero no hemos definido ¿qué es un dato?, ¿qué es una Base de Datos?, ¿cuáles son las herramientas automatizadas que podemos utilizar para crear una Base de Datos? EL Futuro es hoy NoSQL: Una nueva generación de base de datos

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La generación de contenidos masivos de información dentro de Internet, ha generado nuevos paradigmas de respuesta al almacenamiento de información. Los manejadores tradicionales de administración de bases de datos relacionales (RMDBS) han tenido dificultad para enfrentar los nuevos esquemas de almacenamiento y manejo intensivo de información que las nuevas aplicaciones y ambientes requieren. Paradigmas nuevos surgen y permiten expandir el panorama de almacenamiento de datos en esquemas poco convencionales, los cuales revisaremos de manera general en este documento

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¿Qué es NOSQL?

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Nueva generación de bases de datos que puede cubrir cualquiera de estos puntos: ser no relacional, distribuida, opensource y escalable de manera horizontal. La idea original fue bases de datos web escalables modernas. Generalmente otras características aplican como: libre de esquema, soporte sencillo de replicación, API sencilla, eventualmente consistente, una gran cantidad de datos y más. Entonces el término “nosql” (la comunidad ahora lo traduce como “no solo sql”) debe ser visto como un alias.

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http://sg.com.mx/revista/43/nosql-una-nueva-generacion-basedatos#.VrWLjVL7I_P

Hansen (1998) define los siguientes conceptos: Dato: Es un hecho aislado; no constituye información mientras no se relacione con otra cosa (por ejemplo, “6 de febrero de 1985” es un dato). Información: Está constituida por datos organizados o resumidos (por ejemplo, una gráfica es un resumen visual de datos, por lo que proporciona información). La fecha “6 de febrero de 1985” se convierte en información al asociarse con el día de nacimiento de una persona.

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Base de Datos (BD): Es una colección de datos interrelacionados que pueden ser utilizados por uno o más programas de aplicación. Sistema de Información: Es un sistema automatizado que organiza datos para producir información.

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Sistema de Base de Datos: Está compuesto por una Base de Datos, un sistema de gestión de Bases de Datos, el hardware y el personal apropiados. Estos últimos pueden dividirse en: el programador (quien crea programas de aplicación que utilizan la base de datos), el usuario final (quien accesa la base de datos por medio de programas de aplicación) y, por último, el administrador de la base de datos (quien se encarga del control general del Sistema de Base de Datos).

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Sistema de Gestión de Bases de Datos (DBMS, por sus siglas en inglés): Es un sistema computacional que facilita la gestión (administración) de Bases de Datos (por ejemplo, Access, Dbase, Oracle, Informix, SQL Server, etc.).

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Modelos de procesos

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En general, las bases de datos permiten el almacenamiento de grandes volúmenes de información, de tal manera que su creación, actualización y consulta faciliten la toma de decisiones dentro de las organizaciones.

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Como ya se mencionó, podemos utilizar diversos modelos (métodos) para la creación de un Sistema de Base de Datos. Cada modelo representa al proceso de creación desde una perspectiva particular, por lo que sólo provee información parcial acerca de ese proceso. Estos modelos implican procesos generales para el desarrollo de un sistema. Sommerville (2000) define los modelos más conocidos como sigue:

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Modelo de cascada. Toma las actividades fundamentales del proceso de desarrollo de software y las representa como fases separadas del proceso que incluyen el análisis del sistema, el diseño del sistema, la implementación y pruebas de unidad la integración y prueba del sistema y la operación y mantenimiento del mismo. (Ver figura 1.1).

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Análisis del sistema Diseño del sistema Implementación y prueba de unidad Integración y prueba del sistema

Figura 1.1 Modelo de Cascada

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Operación y mantenimiento

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Desarrollo evolutivo. Este enfoque entrelaza las actividades de análisis, diseño e implementación: se desarrolla rápidamente un primer sistema a partir de especificaciones abstractas y después se refina con la ayuda del cliente, para producir un sistema que satisfaga sus necesidades.

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Desarrollo formal de sistemas. Este enfoque se basa en la producción de una especificación matemática formal del sistema y en la transformación de esta especificación, utilizando métodos matemáticos, para construir un programa. La verificación de los componentes del sistema se lleva a cabo haciendo argumentos matemáticos acordes a su especificación.

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Desarrollo basado en la reutilización. Este enfoque se basa en la existencia de un número significante de componentes reutilizables. El proceso de desarrollo del sistema se enfoca en integrar estos componentes en el sistema más que en desarrollarlos desde cero.

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Análisis del sistema (Definición de requerimientos). A través de entrevistas con el usuario o cliente, aquí definimos en forma general los servicios, restricciones y metas del sistema. Es decir, aquí definimos lo que los usuarios quieren que “haga” el sistema.

Análisis del sistema

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Para el desarrollo de nuestro sistema, utilizaremos el Modelo de Cascada (Ver figura 1.1), en el cual es posible identificar 5 fases iterativas que Sommerville describe como:

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Modelo adoptado

Diseño del sistema

Implementaci ón y prueba de unidad

Integración y prueba del sistema

Operación y mantenimien to

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Diseño del sistema. La fase anterior sirve como base para que, posteriormente, determinemos las características del sistema en forma detallada: sus elementos fundamentales, sus relaciones y los procesos incluidos. Implementación y prueba de unidad. Esta etapa se refiere a la construcción del sistema. Normalmente, tanto el diseño como la construcción se realizan primero por partes (unidades), cuyo funcionamiento deberá de ser verificado antes de incluirlo en la versión final del sistema. Integración y prueba del sistema. Una vez revisadas y aprobadas por separado, las unidades individuales se integran y prueban como un sistema completo; con ello nos aseguramos de que el sistema funciona correctamente y cumple con los deseos del cliente.

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Operación y mantenimiento. El sistema se instala y se pone en uso práctico. El mantenimiento implica corregir errores no descubiertos en las etapas anteriores, mejorar la implementación de las unidades del sistema y readaptar los servicios del sistema una vez que se descubren nuevos requerimientos.

Planeación del proyecto

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La administración efectiva de un proyecto depende de planear completamente su progreso. El administrador del proyecto debe anticiparse a los problemas que podrían surgir, así como preparar soluciones tentativas a esos problemas. El plan preparado al inicio del proyecto, debe utilizarse como un conductor para el mismo, por lo que debe ser el mejor posible de acuerdo con la información disponible y debe evolucionar conforme el proyecto progrese y la información disponible mejore. Las metas globales del negocio son un factor importante que debe considerarse cuando se formula el plan del proyecto.

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Big Data

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EL Futuro es hoy

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Denominamos Big Data a la gestión y análisis de enormes volúmenes de datos que no pueden ser tratados de manera convencional, ya que superan los límites y capacidades de las herramientas de software habitualmente utilizadas para la captura, gestión y procesamiento de datos. Dicho concepto engloba infraestructuras, tecnologías y servicios que han sido creados para dar solución al procesamiento de enormes conjuntos de datos estructurados, no estructurados o semi-estructurados (mensajes en redes sociales, señales de móvil, archivos de audio, sensores, imágenes digitales, datos de formularios, emails, datos de encuestas, logs etc.,) que pueden provenir de sensores, micrófonos, cámaras, escáneres médicos, imágenes. http://www.eleconomista.es/tecnologia/noticias/5578707/02/14/La-moda-delBig-Data-En-que-consiste-en-realidad.html

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¿Qué se incluye en el Plan de Proyecto? Aquí se deben identificar los recursos disponibles y las actividades necesarias para la consecución del proyecto, además de la división y calendarización del trabajo. En algunas ocasiones, el plan del proyecto es un único documento que incluye todos los diferentes tipos de planes creados para la organización (planes de calidad, de mantenimiento, de desarrollo del personal, etc.), en otras, el plan sólo se refiere al proceso de desarrollo de un aspecto específico (un sistema de facturación para la organización, por ejemplo). El plan que se describe aquí tiene que ver con el último tipo de plan mencionado. Los detalles de este plan varían dependiendo del tipo de proyecto y de la organización. Sin embargo, muchos planes incluyen las siguientes secciones: Introducción. Describe brevemente los objetivos del proyecto y expone las restricciones que afectan el proyecto (fecha de entrega requerida, personal disponible, presupuesto global, etc.).

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Organización del proyecto. Describe la forma en que el equipo de desarrollo está organizado, la gente involucrada y sus tareas en el equipo.

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Análisis de riesgo. Describe los posibles riesgos del proyecto, la probabilidad de que surjan estos riesgos y las estrategias de reducción de riesgos propuestas.

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Requerimientos de recursos de hardware y software. Describe el hardware y la ayuda de software requerida para llevar a cabo el desarrollo. Si es necesario comprar hardware, se deben incluir los estimados de los precios y las fechas de entrega.

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División del trabajo. Describe la división del proyecto en actividades e identifica los eventos críticos (hitos) y productos a entregar asociados con cada actividad.

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Programa del proyecto. Describe las dependencias entre actividades, el tiempo estimado requerido para alcanzar cada hito y la asignación de la gente a las actividades.

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Mecanismos de supervisión e informe. Describe la administración de informes y cuándo deben producirse, así como los mecanismos de supervisión del proyecto a utilizar.

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El plan del proyecto debe revisarse regularmente durante el proyecto. Algunas partes, como el calendario del proyecto, cambiarán frecuentemente; otras serán más estables. Asimismo, debe utilizarse una organización del documento que permita reemplazar fácilmente las secciones modificadas. Para nuestro ejemplo, supondremos que la empresa ficticia “Ciencias y Tecnologias de la Informacion S.A. de C.V.” desea automatizar su facturación, por lo que solicita se le desarrolle un sistema automatizado que contemple, entre otras cosas, lo siguiente: Al momento de facturar el sistema debe permitir, por ejemplo, que se seleccionen o agreguen datos relacionados con el nombre del cliente, el artículo vendido, etc. El sistema debe emitir, además de las facturas, informes de concentrados de la facturación, de tal forma que los interesados puedan seleccionar un periodo y analizar el monto total facturado y el monto del IVA acumulado.

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Para mayor seguridad, el sistema debe contar con una contraseña para poder accesar a él. El sistema debe ser “amigable”, por lo que deberá de presentar pantallas de captura y de consulta de fácil acceso. Lo anterior también implica que el Sistema de Gestión de Bases de Datos debe ser el más fácil de usar o el más conocido para el usuario. Con base en lo anterior te mostramos el plan de proyecto para nuestro sistema de facturación.

Plan de proyecto para el sistema de facturación Proyecto Sistema para la emision de facturas de la empresa “Ciencias y Tecnologias de la Informacion, S.A. de C.V.”

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Introducción

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La empresa “Ciencias y Tecnologias de la Informacion S.A. de C.V.” es una empresa cuyo giro comercial consiste en la comercialización de equipo y accesorios de cómputo. El manejo administrativo de los productos que comercializa conlleva un esfuerzo considerable de parte de la administración de la empresa, al tener que elaborar las facturas de forma manual.

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Objetivos del proyecto:

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Debido a lo anterior, la empresa “Ciencias y Tecnologias de la Informacion S.A. de C.V.”, ha decidido computarizar su proceso de Facturación, que le permita elaborar las facturas con una mayor precisión y agilice dicho proceso.

Algunas características principales del Sistema:

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El sistema debe ser amigable para el usuario.

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El objetivo de este proyecto es construir un programa de cómputo (software) para la emisión de facturas de la empresa “Ciencias y Tecnologias de la Informacion S.A. de C.V.”, el cual se denominara: “Sistema de Facturación”

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Debe permitir la introducción y actualización de datos por medio de formularios o ventanas, haciendo uso del teclado y ratón. Debe incluir en cada formulario botones de acción que permitan guardar, generar nueva factura, imprimirla y cerrar el formulario. El sistema debe permitir que al momento de facturar se seleccione o agregue el nombre del cliente. El sistema debe permitir que al momento de facturar se seleccione o agregue los datos de los artículos. Características adicionales del Sistema De operación:

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A. El sistema operará bajo ambiente Windows7 o superior en un entorno provisto de una interfaz agradable para operar y aprender fácilmente. De seguridad: B. Deberá mantener un estricto control que no permita el acceso a usuarios no autorizado. De Hardware: C. El sistema deberá poder ejecutarse sin problemas en equipos con procesador Pentium 2.50 Ghz. o superior a partir de 2 GB de memoria RAM en un ambiente gráfico y espacio de 2 GB disponible en disco duro. De Usabilidad:

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Metodología

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D. El sistema deberá poder usarse con facilidad por personal no especializado.

La metodología incluye seis fases:

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1ª fase. Determinación de los requerimientos de información.

Bases de Datos Móviles

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Con Internet inalámbrico, ya no es necesario estar físicamente frente al computador personas o dentro de las empresas para poderse conectar a las aplicaciones o las base de datos. Con las portabilidad de la tecnología inalámbrica, nos podemos conectar a Internet o la intranet de la empresa para tomar datos almacenados. Estos datos están estructurados y organizados en entidades y objetos que se encuentran disponibles para los usuarios como información. La mayor ventaja se encuentra en que se le da la información al usuario en el mismo momento que es solicitada.

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3ª fase. Desarrollo o construcción del sistema:

EL Futuro es hoy

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Con base en los requerimientos de información y en los procesos administrativos contemplados en la primera fase, se realizará un diseño conceptual del Programa a desarrollar.

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2ª fase. Diseño conceptual del Programa

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En esta fase se procederá a recopilar la información del dominio de la aplicación y la información administrativa concerniente al proyecto

Esta fase corresponde a la construcción del programa en la que se realizará la https://modelosbd2012t1.wordpress.com/2012/03/15/ba construcción y las pruebas se-de-datos-moviles-3/ de unidad del sistema, en concordancia con el diseño realizado, lo cual quedará claramente señalado en la documentación asociada.

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4ª fase. Pruebas de integración y ajustes del sistema. Se integrarán todas y cada una de las pantallas del sistema, ya integrado se realizarán las pruebas y ajustes en caso necesario. 5ª fase. Implantación de prueba del programa y capacitación. La versión anterior se instalará en la empresa para que se utilice de manera parcial y paralela a la operación normal. 6ª fase. Evaluación final y ajustes. Con base en los resultados de la fase anterior se procederá a realizar los ajustes necesarios al programa para presentar su versión final, la cual será liberada como la versión 1.0 del sistema.

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Términos y condiciones

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Para poder llevar a buen término el presente proyecto se requiere contar con los siguientes recursos, que deberán ser proporcionados por el Cliente:

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Designar una persona por parte de la Empresa, para que participe en la Coordinación del análisis, diseño, desarrollo, pruebas, implantación y liberación del programa.

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Para el desarrollo del proyecto, el Cliente asignará un equipo de cómputo consistente en PC e impresora.

Una guía rápida del sistema.

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Al término de la implantación del sistema, se otorgará al Cliente:

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Un manual de usuario.

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Diseño

Programación y pruebas de unidad Integración y prueba de integración Puesta en marcha

Consultor en Sistemas Analista Programador Consultor en Sistemas Analista Programador Documentador Consultor en Sistemas Analista Programador Programador Documentador Consultor en Sistemas Analista Programador Programador Documentador Consultor en Sistemas Analista Programador Documentador

NUM. DE ELEMENTOS 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

COSTO POR DÍA $ 250.00 $ 200.00 $ 250.00 $ 200.00 $ 100.00 $ 250.00 $ 200.00 $ 150.00 $ 100.00 $ 250.00 $ 200.00 $ 150.00 $ 100.00 $ 250.00 $ 200.00 $ 100.00

TOTAL COSTO POR DE DÍAS RECURSO 4 $ 1,000.00 4 $ 800.00 2 $ 500.00 2 $ 400.00 2 $ 200.00 2 $ 500.00 2 $ 400.00 10 $ 1,500.00 2 $ 200.00 1 $ 250.00 2 $ 400.00 4 $ 600.00 2 $ 200.00 2 $ 500.00 4 $ 800.00 2 $ 200.00 GRAN TOTAL $ 6,950.00

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Análisis

RECURSO HUMANO

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ACTIVIDAD

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Estimación de tiempos y costos del programa

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Un disco compacto con el sistema de Facturación en su totalidad.

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El tiempo previsto para la realización total del proyecto es de 11 semanas de acuerdo al cronograma de actividades, dicho sistema tendrá u costo de $ 6,950.00 como se muestra a continuación. Cronograma de actividades 1

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Mes 1 3

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Mes 2 7

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Mes 3 10

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Requerimientos de información Diseño conceptual Diseño de ventanas e informes

Integración y pruebas de integración

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Construcción y pruebas de unidad

Evaluación final y ajustes

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Implantación

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Actividad 1.1

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Utiliza el plan presentado anteriormente como guía para crear el plan de proyecto de tu propio Sistema de Facturación, que incluya:

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Título Introducción Objetivos Funciones generales del sistema Productos esperados Fases del proyecto (metodología) Recursos necesarios Cronograma de actividades.

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1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

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1.3 Análisis del sistema (Fase 1) Ahora hemos definido todos los conceptos necesarios y las consideraciones previas a la creación de nuestra aplicación, por lo que procederemos a la definición de requerimientos, por ser esta la primera fase en la creación de cualquier sistema. Como mencionamos antes, el proceso inicia cuando el usuario (nuestro cliente) define lo que quiere que “haga” el sistema. Esto implica que realizaremos dos tipos de análisis: un análisis interno, referente a las características que deberá de tener nuestro sistema a fin de cubrir las necesidades específicas del usuario; y un análisis externo, referente a la posible interacción de nuestro sistema con algún otro sistema ya existente. A este análisis también se le conoce como Análisis de requerimientos.

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Una vez que hemos definido lo que espera el usuario del sistema (lo cual se logra a través de entrevistas o encuestas aplicadas a los usuarios, revisando y analizando información sobre el tema, analizando otros sistemas similares, etc.), es necesario que identifiquemos los datos que deberán incluirse en nuestra Base.

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Para nuestro ejemplo, analizaremos los datos básicos de una factura que incluyen: datos de la empresa, del cliente, del vendedor, del tipo de pago, de los artículos vendidos y de la factura, los cuales te mostramos en la figura 1.2. Con base en dicho análisis, podemos definir que los datos que deberá incluir nuestro Sistema son:

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Datos de la empresa. Observa en que en el encabezado de la factura se muestran el logotipo de la empresa y sus datos generales, tales como nombre, dirección y RFC. Estos datos aparecen en todas las facturas de una empresa y vienen impresos de antemano en los formatos de factura (recuerda que las facturas son comprobantes utilizados para efectos fiscales, por lo que la mayoría de las empresas no están autorizadas por la SHCP para imprimir sus propios formatos). Para nuestro ejemplo, utilizaremos estos datos en los encabezados de los informes que se explicarán más adelante.

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Datos de la factura. Con el fin de realizar un mejor control de las facturas emitidas, todas las facturas cuentan con un número que las identifica (folio), su fecha de emisión y la cédula fiscal de la empresa. Además, en una factura es posible especificar las condiciones generales aplicables a la venta realizada (condiciones de venta). Esta última información generalmente se coloca en el pie de la Factura y viene impresa en los formatos para facturación utilizados por la mayoría de las empresas. Datos del cliente. Entre los datos del cliente aquí incluidos figuran su nombre, RFC, dirección, teléfono y, en algunos casos, una clave de identificación. Datos del tipo de pago. Dado que la empresa maneja diversas formas de pago (contado, crédito, etc.), las facturas deberán de indicarlo.

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Teléfonos Celulares Izel

Datos de la empresa

Datos del

TELEFONOS CELULARES IZEL S.A. DE C.V. R.F.C.: AAA010101AAA Zapotal No. Ext. S/N Coi. La Manga II Villahermosa, Centro, Tabasco, C.P. 86125 Tel.: (993) 2692919 E-Mail: cfdi@[email protected]

vendedor

LUGAR DE EXPEDICIÓN: VILLAHERMOSA, TABASCO

Datos del

RECEPTOR: R.F.C. CLIENTE: DIRECCIÓN:

cliente

factura

1.000

No Aplica

1.000

No Aplica

DESCRIPCIÓN

P. UNITARIO

IMPORTE

FUNDA PROTECTORA CON BATERIA EXTERNA RECARGABLE PARA IPHONE 4 Y 4S AUXILIARY AUDIO CABLE (2010 PKGING)

602.590

602.590

188.790

188.790

Cálculos

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artículos vendidos

UNIDAD DE MEDIDA

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Datos de la

JORGE A. UL ALUJ010101KL 27 de Febrero No Ext. 1527 No Int. 2 Col. Centro Villahermosa, Centro, Tabasco, C. P. 86069, México. 9932662897

TELEFONO:

CANTIDAD

Datos de

FACTURA: A-00410 FOLIO FISCAL: 364GI4SAH78CVR536J3DF235WJH25SFH679NW823 No de Serie del Certificado del CSD: 20001000000100005868 Fecha y hora de emisión: 02-10-2013 01:01:04

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791.38

DESCUENTO

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IVA 16%

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126.62

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(NOVECIENTOS DIECIOCHO PESOS 00/100 M.N.)

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NO IDENTIICADO PERSONA MORAL

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METODO DE PAGO: REGIMEN:

TOTAL

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Sello Digital del CFDI: SKDJGH34MEN464555GJU90M4Q9MC3M8YX879B458,C26B56N 67TCB76VNOV3B6CQM78WB76X1,9B78NM97X39O5NM2QNVCNVNU89N8V87 Q3478V6NES79YUBJSVVT= Sello del SAT: 92Q8VB57M0N98EC724M8NENB6Q3V6XC NBWN7QCVTB78VN76BVQ6C246B9V6WBNCQM90BWB64ECNT79R58N8M5M897SEBM2957MNMNG75 VW37N09MG7SX86TN95WS= Cadena Original del complemento de certificación digital del SAT: 248N6V7099M8B7M’08CEHJV73UVVVTN78V48443B4897UMWVQV93C7BNX1NMUSTBMHWC7BTZSMVOI67EU83098NNS8W73C6N98Q2VB65AW 43VNTO658MACA7U4578SH2Y47BVN984NVKSA97NS356HJ68DN27DH0B1YCNWSIN54UDKA No de Serie de Certificado del SAT: 20001000000100005761 Fecha y hora de certificación: 02-10-2013 01:01:04 Pago en una sola exhibición

Cálculos

Datos del tipo de pago

Efectos fiscales al pago

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Datos del vendedor. Es recomendable que incluyan datos relacionados con el vendedor, por ejemplo, para atender posibles aclaraciones o calcular el monto de su comisión por las ventas realizadas. Dichos datos pueden ser su nombre y su clave de identificación. Datos de los artículos. Toda factura debe incluir datos de los artículos vendido, tales como: su clave, descripción, unidad de medida, precio unitario y cantidad vendida. Cálculos. Finalmente, la factura debe incluir el cálculo del importe parcial y total de la venta, así como el IVA aplicable. Estos datos deberán de ser almacenados en el sistema para que la empresa pueda llevar el control de sus ingresos y de los impuestos que deberá pagar a la Secretaría de Hacienda.

Actividad 1.2

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En la figura 1.2 también puedes observar que una Factura puede contener otros datos tales como conducto y transporte para la entrega, número de pedido, etc. Sin embargo, estos datos no serán considerados dentro de nuestro Sistema de facturación con el fin de simplificar el ejemplo.

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Con base en lo aprendido en esta sección,

ón

Le

1. Realiza un análisis general de los datos que incluirá la Base que crearás para tu Sistema de Facturación.

ui

-L

1.4. Diseño del sistema (Fase 2)

s

En esta etapa, iniciaremos el diseño de la estructura de la Base de Datos. Al diagrama que muestra dicha estructura se le llama Modelo de datos y en éste se definen los datos con los que trabajará nuestro sistema, sus características y las relaciones existentes entre ellos. Asimismo, en esta fase definiremos el Modelo entidad-relación, que no es más que una descripción verbal de los componentes de la Base de Datos. Finalmente, incluiremos aquí el diseño de las ventanas o pantallas de captura, de los informes que proporcionará nuestro sistema y de los menús y las opciones que posibilitarán un manejo sencillo del sistema.

D

id

av

14

Diseño del Modelo de datos Como primer punto, es necesario definir cuáles son los objetos o Entidades que integran la Base de Datos y los datos que contiene cada uno de ellos (dado que estos datos constituyen las características de las entidades, también son llamados Atributos). En la Tabla No. 1.1, te mostramos las entidades de la Base de Datos para nuestro ejemplo del Sistema de Facturación y sus atributos correspondientes. Como puedes observar, estas entidades y sus respectivos atributos corresponden a los datos identificados en la factura de la figura 1.2. Observa también que no hemos incluido los datos de

CLIENTE

o

r tu

Ar

la empresa en esta tabla. Esto se debe a que dichos datos serán los mismos para todas las facturas y, o bien serán incluidos como rótulos en los informes que proporcionará nuestro sistema, o bien vendrán impresos en los formatos donde se imprimirán las facturas, por lo que no se incluirán dentro de los datos que serán acumulados en nuestra Base.

Entidad ARTICULO

de

Le

ón

Lo anterior debe ser representado en el diagrama que se conoce como Modelo de Datos. Este diagrama inicia definiendo la entidad principal (en este caso, la factura).

TIPO PAGO FACTURA VENDEDOR

ui

-L

Esta se coloca en el centro del diagrama y a su alrededor se añaden las entidades que se relacionan con ella y sus atributos.

Tabla No. 1.1 Atributo Clave Descripción Unidad de medida Precio unitario Porcentaje de IVA aplicable Nombre del cliente Dirección (calle y número) Ciudad Estado Código postal Teléfono RFC Tipo de pago Folio de la factura Fecha de facturación Nombre del vendedor Comisión aplicable

s

Así, iniciamos la construcción de nuestro diagrama definiendo la relación Factura-Cliente, tal y como se muestra en la figura 1.3.

D

id

av

Observa que en la figura anterior hemos n 1 añadido una “n” al lado de la entidad FACTURA CLIENTE Factura y un “1” al lado de la entidad Figura 1.3 Cliente. A esto se le conoce como cardinalidad de la relación e indica cuántas instancias de una entidad se relacionan con una instancia de la otra entidad (una instancia es una fila de datos en una tabla); es decir, indica si para cada fila de datos en una tabla habrá una o más filas relacionadas en la otra tabla.

15

¿Cómo se colocan estos números? La cardinalidad de una relación se coloca del lado de la entidad que se menciona al final; es decir, cuando definimos la cardinalidad de una entidad A respecto de una entidad B, el símbolo que indica la cardinalidad se anotará al lado de B.

r tu

Ar

Por ejemplo, para nuestro sistema de facturación, sabemos que una Factura va a contener los datos de 1 solo Cliente (una factura nunca contendrá los datos de más de un cliente), por lo que se coloca un 1 al lado de la entidad Cliente. Así, la cardinalidad Factura-Cliente queda como se muestra en la figura 1.3a.

1

FACTURA

CLIENTE

Figura 1.3a

FACTURA

1,n

CLIENTE

Figura 1.3b

FACTURA

n

CLIENTE Figura 1.3c

FACTURA

n

1

CLIENTE

Figura 1.3d

o de ón

Le -L

Asimismo, sabemos que un Cliente puede aparecer en una o en varias Facturas, por lo que se coloca un 1 y una n al lado de la entidad Factura (observa la figura 1.3b).

s

ui

Sin embargo, cuando tenemos una cardinalidad 1,n como en el caso anterior, siempre anotamos la cardinalidad más alta: en este caso, borramos el 1 y dejamos solamente n al lado de la entidad Factura. La cardinalidad Cliente-Factura queda como muestra la figura 1.3c.

D id

av 16

Finalmente, si juntamos las dos cardinalidades anteriores, la relación Factura-Cliente quedaría como se muestra en la figura 1.3d y se interpreta de la siguiente manera: “Por cada fila de la tabla Factura, habrá una fila relacionada en la tabla Cliente; mientras que, por cada fila en la tabla Cliente, habrá una o varias filas relacionadas en la tabla Factura”. Siguiendo con la construcción de nuestro modelo, ahora añadimos la entidad Tipopago y repetimos el procedimiento anterior tal como se muestra en la secuencia de las figuras 1.4a, 1.4b y 1.4c.

1,n

TIPOPAGO

n

1

FACTURA

CLIENTE

Ar

o

r tu

Figura 1.4a Un Tipopago puede aparecer en una o varias Facturas.

n

de

TIPOPAGO

n

1

FACTURA

CLIENTE

Le

Figura 1.4b La cardinalidad anterior se describe solamente como n.

n

1

FACTURA

-L

TIPOPAGO

n

ón

1

CLIENTE

ui

s

Figura 1.4c Una Factura puede contener un solo Tipopago.

D av

id

Además de lo anterior, sabemos que cada Factura deberá de estar asociada a un vendedor, por lo que es necesario modelar la relación Factura-Vendedor, cuya cardinalidad te mostramos en las figuras 1.5a, 1.5b y 1.5c.

17

VENDEDOR

1

TIPOPAGO

1,n

n

FACTURA

n

1

CLIENTE

Figura 1.5a Un Vendedor puede aparecer en una o varias Facturas. VENDEDOR

n

n

FACTURA

Ar

TIPOPAGO

1

n

1

CLIENTE

r tu

Figura 1.5b. La cardinalidad anterior se expresa como n.

o

VENDEDOR

de 1

n

Le

TIPOPAGO

1

n

FACTURA

n

1

CLIENTE

ón

n

Figura 1.5c. Una Factura puede contener un solo Vendedor.

-L

s

ui

Finalmente, sabemos que en cada venta pueden venderse uno o más artículos, y que un artículo puede venderse constantemente, mientras que otro artículo puede no venderse; lo anterior implica que una Factura podrá contener los datos de uno o más artículos distintos y también significa que, además, cada artículo específico podrá aparecer en varias facturas o en ninguna. Todo esto nos lleva a la necesidad de modelar la relación Factura-Artículo, cuya cardinalidad quedaría como se muestra en las figuras 1.6a, 1.6b y 1.6c

D

id

av

VENDEDOR 1

TIPOPAGO

1

n

n FACTURA

n

1

CLIENTE

1,n

ARTÍCULO

Figura 1.6a. Un Artículo puede aparecer en una o varias Facturas

18

VENDEDOR 1

1

TIPOPAGO

n

n

FACTURA

n

1

CLIENTE

n 1,n ARTÍCULO

Figura 1.6b. La cardinalidad anterior queda como n. Asimismo, una Factura puede contener uno o varios Artículos

Ar

VENDEDOR

r tu

1

o

n

n

de

1

TIPOPAGO

FACTURA

n

1

CLIENTE

Le

n

ón

n

ARTÍCULO

-L

Figura 1.6c. La cardinalidad anterior queda como n.

s

ui D

Una vez completado el ejercicio anterior, el modelo de datos para el sistema de facturación debe quedar como te mostramos en la figura 1.7. Observa que existen diferentes relaciones entre las entidades; dichas relaciones pueden ser: de 1 a 1 (1→1), de 1 a varios (1→n), de varios a varios (n→n).

id

av

VENDEDOR 1

TIPOPAGO 1

n

n

FACTURA

n

1

CLIENTE

n n

ARTICULO Figura 1.7 Modelo de Datos

19

Observación: Algunos autores sustituyen n por ∞ ó  . Notarás además que, para nuestro ejemplo, las entidades Factura y Artículo tienen una relación n→n. Siempre que esto ocurra, lo indicaremos en el diagrama con un rombo dibujado sobre la línea sólida que indica la relación entre el Artículo y la Factura; a estos rombos les llamaremos uniones. Todas las uniones dentro del modelo de datos indican la generación de una tabla. Algunos autores señalan las uniones con un rectángulo que encierra las entidades, lo cual te mostramos en la figura 1.8. FACTURA 1

n

o

n

UNION FACTURAARTÍCULO

ó n

n

ARTICULO

de

ARTICULO

n

r tu

n

FACTURA

Ar

FACTURA

1

Le

ARTICULO

ón

Figura 1.8. Uso de las uniones en el Modelo de datos.

-L

s

ui

Observarás que cuando usamos uniones, la cardinalidad de las relaciones se expresa diferente. En este caso, las n cercanas a la unión hacen referencia a cantidades de artículos o facturas, por lo que al decir que la cardinalidad Factura-Unión será de 1→n, estamos diciendo que una factura específica podrá contener uno o varios artículos diferentes, mientras que al decir que la cardinalidad Unión-Factura será de n→1, estamos indicando que uno o varios artículos podrán aparecer en una factura.

D

id

av

20

El mismo razonamiento se sigue para expresar la cardinalidad Artículo-Unión como 1→n (un artículo podrá aparecer en una o varias facturas), y la cardinalidad Unión-Artículo como n→1 (una o varias facturas pueden contener un artículo específico). Después realizar lo anterior, añadimos los atributos asociados a cada entidad (los que definimos en la Tabla 1.1). Nuestro modelo de datos queda como te mostramos en la figura 1.9.

Por Comisión

Nombre Ciudad

Dirección

VENDEDOR

Ar

1

r tu

Nombre

Folio

o TIPOPAGO

Cp.

Fecha RFC

n

de

1 TipoPago

Estado

n

Teléfono

n

1 CLIENTE

FACTURA

ón

Le

1 n

s

ui

n 1

-L

UNION FACTURA ARTICULO

Descripción

id

PorlvaArt

av

Clave

D

ARTICULO

PrecUnitArt UnidadMed

Figura 1.9. Modelo de datos

21

Observaciones: Para homogeneizar la notación de entidades y atributos, así como la representación de sus interrelaciones dentro del modelo de datos, nosotros hacemos lo siguiente:

r tu

Ar

o Cuando una entidad tiene atributos que se definen una sola vez, por ejemplo: el nombre del cliente, su dirección, etc., la llamamos catálogo (haciendo una analogía, por ejemplo, con el catálogo de clientes que cada empresa conserva en papel); en caso contrario, la conocemos como tabla. o Escribimos el nombre de cada entidad en mayúscula y singular, encerrado dentro de un rectángulo. o Escribimos el nombre de cada atributo con la primera letra en mayúscula y el resto en minúscula, encerrado dentro de un rectángulo con orillas redondeadas. o Colocamos los atributos alrededor de la entidad correspondiente, unidos a ella por una línea sólida (continua). o Representamos la relación entre entidades con una línea sólida que une los rectángulos.

o

El modelo presentado en la figura 1.9, sin embargo, no incluye la situación siguiente: imagina que hace tres meses creamos una factura con nuestro sistema. En este caso, el sistema guardó la factura con el precio de venta y el porcentaje de IVA vigentes hace tres meses. ¿Qué pasaría si el día de hoy modificamos nuestros precios y, debido a ello, actualizamos el catálogo de productos?

de

Le

ón

El sistema automáticamente actualizaría el precio contenido en todas las facturas incluyendo la que hicimos hace tres meses, lo cual sería un error, pues en la fase de análisis mencionamos que los cálculos de las facturas (el importe parcial y total de la venta, así como el IVA aplicable) debían de estar almacenados en el sistema para que la empresa pudiera llevar el control de sus ingresos y de los impuestos que debía pagar a la Secretaría de Hacienda.

ui

-L

s

Dado que nuestro sistema debe de evitar que se modifiquen los datos de las facturas almacenadas cada vez que se realice una actualización en los datos de los artículos (al aumentar o disminuir los precios, por ejemplo), debemos añadir al modelo otros atributos que deben almacenarse, tales como la cantidad, el precio y el porcentaje de IVA que tenían los artículos en el momento en que se creó cada factura.

D

id

av

22

Como estos atributos se refieren a la relación existente entre las entidades Factura y Artículo, se asocian a la unión existente entre ellos. Así, el modelo de datos para nuestro sistema quedará como se muestra en la figura 1.10.

Por Comisión

Nombre Ciudad

Dirección

VENDEDOR

1

Ar 1

TIPOPAGO

Cp

Fecha RFC

n

n

FACTURA

o

Teléfono

n

1

CLIENTE

1 n

de

Cantidad

Nombre

Folio

r tu

TipoPago

Estado

UNION

PrecUnitF ac

n 1

PorlavF ac

ón

Le

FACTURA

ARTICULO

-L

Clave

PorlvaArt

D

UnidadMed

s

PrecUnitArt

ui

Descripción

id

av Figura 1.10. Modelo de Datos para el Sistema de Facturación (Terminado)

23

Diseño del Modelo Entidad-Relación Una vez que hemos creado nuestro modelo de datos, y antes de diseñar la estructura de la base, debemos diseñar el modelo entidad-relación, que no es más que la descripción verbal de las entidades y sus atributos. Para realizar dicha descripción se utiliza la siguiente notación general: Nombredelaentidad (atributo 1, atributo 2, atributo n) Además, a todas las entidades les agregaremos un atributo especial conocido como Identificador al cual nosotros, para estandarizar, llamaremos Clave principal o ID. En la notación anterior, la clave principal de la entidad se coloca antes de sus atributos, quedando de la siguiente forma: Nombredelaentidad (ID, atributo 1, atributo 2, atributo n)

Ar

o

r tu

Cuando se trata de una entidad que tiene una relación n→1 (como ocurre con la entidad Factura de nuestro sistema, que es la que tiene la cardinalidad n), ésta debe contener las claves principales de las entidades del lado 1 con las cuales está relacionada. A dicha clave le llamaremos Clave externa o Id (observa el uso de una letra minúscula para distinguirla de la clave principal). La notación que utilizaremos para esta clave externa es IdNombredelaentidad y, en este caso, quedaría como sigue:

de

Le

Nombredelaentidad (ID, atributo 1, atributo 2, atributo n, IdNombredelaentidad)

ón

Las uniones utilizarán como clave principal al conjunto formado por las claves externas de las tablas relacionadas.

-L

ui

De acuerdo con lo anterior, para nuestro sistema de facturación el modelo entidad-relación quedaría como sigue:

s

catCliente (ID, Rfc, Nombre, Dirección, Ciudad, Estado, Teléfono, Cp)

D

Clave Principal: ID

id

Clave Principal: ID

av

catVendedor (ID, Nombre, PorComision)

catTipoPago (ID, TipoPago) Clave Principal: ID catArticulo (ID, Clave, Descripcion, UnidadMed, PrecUnitArt, PorIvaArt) Clave Principal: ID tabFactura (ID, Folio, Fecha, IdCliente, IdVendedor, IdTipoPago) Clave Principal: ID

24

Claves Externas: IdCliente (Referencia a ID en la tabla catCliente) IdVendedor (Referencia a ID en la tabla catVendedor) IdTipoPago (Referencia a ID en la tabla catTipoPago) unionArticuloFacturado (IdFactura, IdArticulo, Cantidad, PrecUnitFac, PorIvaFac) En este caso, la clave se compone por dos claves externas:

RECOMENDACIONES DEL EXPERTO Nombres de entidades y atributos  Utiliza los prefijos tab (para nombres de tablas), cat (para catálogos) y unión (para uniones)  Escribe la letra inicial del nombre en mayúscula  Puedes crear los nombres uniendo varias palabras  Trata de que el nombre cuente con ocho caracteres aproximadamente  No incluyas espacios ni acentos

Ar

IdFactura (Referencia a ID en la tabla tabFactura)

r tu

IdArticulo (Referencia a ID en la tabla catArticulo)

o de

Actividad 1.3

Le

Realiza las siguientes actividades:

ón

1. Elabora el Modelo de Datos de tu sistema de facturación, mostrando la cardinalidad de las relaciones entre las entidades. 2. Completa tu Modelo de Datos añadiendo los atributos correspondientes a cada entidad. 3. Elabora el Modelo Entidad-Relación de tu sistema de facturación.

s

ui

-L

D id

av

1.5 Diseño de la estructura de la base de datos

Para llevar a cabo el diseño de la estructura de nuestra base de datos, es necesario que seleccionemos el programa que se encargará de la gestión de misma. Para nuestro sistema de facturación utilizaremos Microsoft Access 2013 como Sistema de Gestión de Bases de Datos, debido a que es una herramienta de desarrollo de base de datos fácil de usar pero al mismo tiempo de funcionalidades muy completas.

25

Características de Microsoft Access 2013 Microsoft Access es un sistema interactivo de administración de bases de datos para Windows. Access tiene la capacidad de organizar, buscar y presentar la información resultante del manejo de sus bases de datos. Entre sus principales características se encuentran: Access es gráfico, por lo que aprovecha al máximo la potencia gráfica de Windows, ofreciendo métodos usuales de acceso a los datos y proporcionando métodos simples y directos de trabajar con la información. Access facilita la administración de datos, ya que sus posibilidades de consulta y conexión le ayudan a encontrar rápidamente la información deseada, cualquiera que sea su formato o lugar de almacenamiento. Con Access es posible producir formularios e informes sofisticados y efectivos, así como gráficos y combinaciones de informes en un solo documento.

Ar

o

r tu

Access permite lograr un considerable aumento en la productividad mediante el uso de los asistentes y las macros. Estos permiten automatizar fácilmente muchas tareas sin necesidad de programar.

de

Microsoft Access 2013 se basa en la simplicidad, con plantillas listas para que empiece a trabajar y herramientas eficaces para mantenerse al día a medida que los datos crecen. Access le otorga capacidades para aprovechar la información, incluso si no es experto en bases de datos.

ón

Le

s

ui

-L

Además, a través de bases de datos web recién agregadas, Access amplía la eficacia de los datos, facilitando el seguimiento, la creación de informes y el uso compartido con otras personas. Los datos nunca estarán más allá del explorador web más cercano. Compile Bases de Datos Más Rápida y Fácilmente que Nunca Olvide la curva de aprendizaje. Las plantillas incluidas y los componentes reutilizables convierten a Access en una solución de base de datos simple y rápida.

D

¿Que cuáles son las novedades de Access 2013?

av

id

En una palabra: aplicaciones. Una aplicación web de Access es un nuevo tipo de base de datos que se crea en Access, y que se puede usar y compartir con otras personas como aplicación de SharePoint en un explorador web. Para crear una aplicación, solo tiene que seleccionar el tipo de datos de los que quiere hacer el seguimiento (contactos, tareas, proyectos, etc.). Access crea la estructura de base de datos y la completa con vistas que le permitirán agregar y modificar los datos. Como los comandos básicos y de navegación están integrados, puede comenzar a usar la aplicación en cuanto lo desee.

26

Tipos de campos en Access y sus propiedades En Access, cada entidad implica la existencia de una tabla (sin hacer distinciones entre catálogos, uniones o tablas, ya que realizamos dichas distinciones solamente para propósitos de conceptualización de la base); además, cada atributo implica un campo o columna de datos con características bien definidas.

EL Futuro es hoy El futuro de su empresa: Base de Dato actualizada

o

r tu

Ar

Construya su empresa con criterio de largo plazo, para lograrlo, necesita garantizar que la información de sus clientes permanezca siempre actualizada. Olvídese de los cuadros en Excel, de la información en las agendas o cuadernos de los vendedores, de la buena memoria de sus empleados, lo que necesita es, adquirir desde el inicio un software de CRM en la nube –son de bajo costo, pago periódico, uso en cualquier dispositivo y seguros-, construir una cultura de registro en el sistema de toda la información que generen los empleados y analizar todos los días la información entregada por sus clientes para tomar las decisiones.

de

Le

ón

Sus clientes son digitales. Son personas conectadas a internet, con smartphones –sin importar el nivel socioeconómico-, las tabletas hacen parte de su vida diaria, las redes sociales son compañía en sus descansos y ratos de ocio, el correo electrónico es una herramienta infaltable en su rutina. Quieren productos o servicios que les generen experiencias memorables, son críticos, exigen rapidez en las respuestas y comunicaciones con contenidos relevantes. Todo ello, sin ayuda tecnológica e información de los clientes, no es posible.

s

ui

-L

D

El cliente de hoy exige reconocimiento. No solo del vendedor sino de todos los empleados. Ese reconocimiento incluye, trato personalizado, para lograrlo es necesario mantener la información actualizada a fin de utilizarla en el momento adecuado para sorprenderlo.

id

av

Las experiencias de cliente dependen de su conocimiento. Por ello la información actualizada sobre su perfil, será necesaria para crearlas y asegurar el regreso del cliente. El cliente digital valora especialmente las experiencias que se generan con autenticidad y que lo sorprenden favorablemente, de inmediato las comparte con sus familiares, amigos y redes sociales. Así irá construyendo su imagen de marca con un costo bajísimo. http://mprende.co/opini%C3%B3n-y-foros/el-futuro-de-su-empresa-base-de-datosactualizada

27

La siguiente lista, tomada de la ayuda de Access, resume la utilización y el tamaño de almacenamiento de todos los diferentes tipos de campos para almacenar datos que están disponibles en este programa: Texto: Se utiliza para almacenar texto o combinaciones de texto y números, como direcciones, o para números que no requieren cálculo, como números de teléfono, números de pieza o códigos postales. Almacena hasta 255 caracteres Numérico: Se utiliza para los datos que se van a incluir en cálculos matemáticos, exceptuando los cálculos monetarios (en este caso se utiliza el tipo Moneda). Los campos numéricos pueden ser:

o

r tu

Ar

A. Byte: Almacena números entre 0 y 255. No admite fracciones (tamaño de almacenamiento: 1 byte). B. Decimal: Almacena números entre -1028-1 y 1028-1. Permite hasta 28 dígitos después del punto decimal (tamaño de almacenamiento: 12 bytes). C. Entero: Almacena números entre -32,768 y 32,768. No admite fracciones (tamaño de almacenamiento: 2 bytes). D. Entero largo: Predeterminado. Almacena números entre -2,147’483,648 y 2,147’483,648. No admite fracciones (tamaño de almacenamiento: 4 bytes). E. Entero simple: Almacena números entre -3.402823E38 y -1.401298E-45 para valores negativos, y entre 1.401298E-45 y 3.402823E38 para valores positivos. Permite hasta 7 dígitos después del punto decimal (tamaño de almacenamiento: 4 bytes). F. Entero doble: Almacena números entre -1.79769313486231E308 y -4.94065645841247E324 para valores negativos y entre 1.79769313486231E308 y 4.94065645841247E para valores positivos. Permite hasta 15 dígitos después del punto decimal (tamaño de almacenamiento: 8 bytes). G. Id. de réplica: Identificador Global Único (GUID). (tamaño de almacenamiento: 16 bytes).

de

ón

Le

s

ui

-L

D

Fecha/Hora: Se utiliza para fechas y horas. Se almacena en 8 bytes

id

av

Moneda (Currency): Se utiliza para valores de moneda y para evitar el redondeo durante los cálculos. Se almacena en 8 bytes. Autonumérico: Se utiliza para números secuenciales exclusivos o números aleatorios que se insertan automáticamente cuando se agrega un registro. Se almacena en 4 bytes. Sí/No: Se utiliza para datos que pueden ser uno de dos valores posibles, como Sí/No, Verdadero/Falso, Activado/Desactivado. Los valores nulos no están permitidos. Se almacena en 1 bit. Objeto OLE: Se utiliza para almacenar objetos tales como documentos de Microsoft Word, hojas de cálculo de Microsoft Excel, imágenes, sonidos u otros datos binarios (conocidos como objetos OLE) que se crearon en otros programas mediante el protocolo OLE. Almacena hasta 1 gigabyte (está limitado por el espacio de disco). Hipervínculo: Se utiliza para hipervínculos. Un hipervínculo puede ser una ruta a un archivo o una dirección en la web. Almacena hasta 64,000 caracteres.

28

Campo de búsqueda: El Asistente para búsquedas se utiliza para crear un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro combinado. La elección de esta opción en la lista de tipos de datos inicia un asistente que realiza la definición automáticamente. Requiere el mismo tamaño de almacenamiento que la clave principal que corresponde al campo de búsqueda, normalmente 4 bytes. La siguiente tabla resume las propiedades de los campos de Access más utilizadas:

Descripción: Permite establecer el tamaño máximo de los datos almacenados en un campo de tipo Texto, Numérico o Autonumérico. Sólo se aplica a los campos de tipo Autonumérico y nos permite especificar la forma en que se incrementan los campos al agregar nuevos registros a una tabla. Permite personalizar la forma en que los números, la fecha, la hora y el texto se muestran e imprimen. Puede utilizar uno de los formatos predefinidos o bien puede crear un formato personalizado mediante los símbolos de formato. Título Se usa para proporcionar información útil al usuario mediante títulos sobre los objetos en distintas vistas: Los títulos de formularios especifican el texto que aparece en la barra de título en la vista Formulario; los títulos de informes especifican el título del informe en la Vista preliminar; y, finalmente, los títulos de botones y etiquetas especifican el texto que aparece en el control. Indexado Permite establecer un índice de un solo campo. Los índices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean más rápidas, y también aceleran las operaciones de ordenación y agrupación. Sus valores son: No.- Sin índice (Predeterminado). Sí (Con duplicados).- El índice admite valores duplicados. Sí (Sin duplicados).- El índice no admite valores duplicados. Máscara de Sirve para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los entrada usuarios pueden introducir en un control de cuadro de texto. Valor Especifica texto o una expresión que se introduce automáticamente en un predetermi- control o campo al crear un nuevo registro. Por ejemplo, si establecemos esta nado propiedad en un campo de una tabla (como el campo Fecha de la tabla tabFactura), el control mostrará la fecha actual del sistema. Esta propiedad no se aplica a los controles de casillas de verificación, botones de opción incluidos en un grupo de opciones, campos con el tipo de dato autonumérico u Objeto OLE.

o

r tu

Ar

Propiedad: Tamaño del campo Nuevos valores Formato

de

ón

Le

s

ui

-L

D

id

av

29

Propiedad: Requerido

o

r tu

Ar

Permitir longitud cero Regla y Texto de Validación

Descripción: Puede utilizarse para especificar si es necesario que exista un valor en un campo. Si el valor de esta propiedad es Sí, al introducir datos en un registro deberá especificar un valor en el campo en cualquier control dependiente del mismo; además, el valor no podrá ser Nulo (por ejemplo, es posible que desees asegurarte de que el campo Nombre de la tabla catCliente tenga siempre un valor en todos los registros). Esta propiedad no se aplica a los campos de tipo autonumérico. Permite especificar si una cadena de longitud cero (" ") es una entrada válida para un campo de una tabla. Esta propiedad solo se aplica a los campos de tipo Texto, Memo e Hipervínculo. Puedes utilizar la propiedad Regla de Validación con el fin de especificar requisitos para los datos introducidos en un registro, un campo o un control. Cuando se introducen datos que infringen el valor de esta propiedad, se puede utilizar la propiedad Texto de Validación para especificar el mensaje que se mostrará al usuario. Estas propiedades no son válidas para las casillas de verificación, botones de opción o botones de alternar. Permite especificar el número de lugares decimales que utiliza Microsoft Access para presentar números. Esta propiedad puede tener los siguientes valores: autonumérico (los números aparecen en la forma especificada en la propiedad Formato) ó 0 a 15 (los dígitos situados a la derecha del separador decimal aparecen con el número de lugares decimales especificado, y los situados a la izquierda del separador aparecen como especifique el valor de la propiedad Formato).

de

ón

Le

Lugares decimales

ui

-L

s

Estructura de la base de datos

D

id

av

Con base en lo anterior, la estructura de la base de datos para nuestro sistema de facturación se define como sigue: Tabla 01: tabFactura Campo

Tipo

Tamaño

Observaciones

ID

Autonumérico

4

Clave principal, Requerido, Indexado, No duplicado

Folio

Texto

6

Requerido, Indexado, No duplicado

Fecha

Fecha/Hora

8

Requerido

IdCliente

Numérico (Largo)

4

Requerido, Campo de búsqueda, indexado

IdTipoPago

Numérico (Largo)

4

Campo de búsqueda

IdVendedor

Numérico (Largo)

4

Campo de búsqueda

30

Catálogo 01: catCliente Tipo

ID

Autonumérico

4

Clave principal, duplicado

Rfc

Texto

13

Con duplicado, Indexado

Nombre

Texto

35

Requerido, Indexado, Con duplicado

Direccion

Texto

40

Ciudad

Texto

15

Estado

Texto

4

Texto

10

Telefono

r tu

Cp

Tamaño

Ar

Campo

Texto

Observaciones Requerido,

Indexado,

No

5

o de

Catálogo 02: catTipoPago

Autonumérico

TipoPago

Texto

Observaciones

4

Clave principal, Requerido, Indexado, No duplicado

10

Requerido, No duplicado

s

ui

-L

ID

Tamaño

ón

Tipo

Le

Campo

Tamaño

ID

Autonumérico

4

Nombre

Texto

35

PorComision

Numérico (Entero)

2

Observaciones

Clave principal, Requerido, Indexado, No duplicado

id

Tipo

av

Campo

D

Catálogo 03: catVendedor

Requerido, Con duplicado

31

Catálogo 04: catArticulo Campo

Tipo

Tamaño

Observaciones

ID

Autonumérico

4

Clave principal, Requerido, Indexado, No duplicado

Clave

Texto

13

Requerido, Indexado

Descripción

Texto

50

Requerido

UnidadMed

Texto

3

Pza, Kg, Cja

PrecUnitArt

Moneda

8

Requerido, Con dos decimales

PorIvaArt

Numérico (Entero)

2

Ar

Unión 01: unionArticuloFacturado

r tu

Tipo

Tamaño

Observaciones

IdFactura

Numérico (Largo)

4

Clave externa

IdArticulo

Numérico (Largo)

4

Calve externa

Cantidad

Numérico (Simple)

2

Requerido

PrecUnitFac

Moneda

8

Con dos decimales

PorIvaFac

Numérico (Entero)

o

Campo

de

ón

Le 2

Requerido

s

ui

-L Diseño de las ventanas de captura

D

id

av

En Access, las ventanas de captura reciben el nombre de Formularios, mientras que los informes generados a partir de la base de datos se conocen como Reportes. Es recomendable que antes de crear los formularios y reportes en el sistema de gestión, primero se realice el diseño en papel. En las figuras 1.11 y 1.11a, puedes observar el diseño de los formularios para Clientes y para la Facturación. Como puedes observar en ambas figuras, es recomendable que tus formularios incluyan, en el lado izquierdo de la barra de título (parte superior del formulario), un ícono que identifique al sistema al cual pertenece, el nombre del formulario y los botones comunes a todas las ventanas (en los formularios de las figuras 1.11 y 1.11a solamente incluimos el botón cerrar, pero si lo deseas puedes añadir los botones minimizar y maximizar).

32

Botón cerrar

Título del Formulario

Ícono

Clientes

Datos de la empresa

Ciencias y Tecnologías de la Información S.A. de C.V. Av. Las Colinas No. 37 A Fracc. Las Playas, tel (744) 1900746, C.P. 39390 Acapulco, Gro.

LOGO

Cuadros de texto

R.F.C.: Nombre:

Etiquetas

Ciudad:

Estado:

Teléfono:

C.P.:

Ar

Imprimir

r tu

Botones de desplazamiento

Dirección:

Campos para capturar datos Deshacer

Cerrar

1 de 2

de

Anterior

o

Inicio

Siguiente

Final

Nuevo

Botones de comando: Imprimir, Deshacer, Cerrar

Le

Figura 1.11 Formulario Clientes

ón -L

s

ui

Es recomendable que tus formularios incluyan un rótulo (conocido como etiqueta) con los datos de la empresa y el logo de la misma; las etiquetas también te pueden servir para indicar qué dato debe introducirse en cada cuadro de texto (los cuadros de texto son campos en donde se introducen los datos que contendrá la base).

D

id

av

Además, en la parte inferior del formulario puedes incluir los botones de comando (botones asociados a acciones) y los botones de desplazamiento (que te ayudarán a visualizar los datos ya incluidos en tu base). Es recomendable que crees tu propio patrón para diseñar tus formularios, de tal forma que alinees y agrupes los elementos comunes (tales como datos de la empresa, botones de comando, etc.) siempre de la misma forma, para que tus formularios tengan una presentación homogénea y sean agradables a la vista. Los formularios para los Vendedores, Artículos y Tipos de pago cuentan con características similares al formulario Clientes, por lo que no los describiremos aquí; pero te proponemos que intentes realizarlos tú solo. Hay otro formulario, sin embargo, que diseñaremos contigo: el formulario para la emisión de facturas, al cual hemos llamado Facturación. En la figura 1.11a te mostramos el diseño de este formulario.

33

Facturación Ciencias y Tecnologías de la Información S.A. de C.V. Av. Las Colinas No. 37 A Fracc. Las Playas, tel (744) 1900746, C.P. 39390 Acapulco, Gro.

Folio:

Fecha:

Vendedor:

°°°

Botón agregar

LOGO

Control de lista desplegable

Jueves 23 de Agosto del 2012

Tipo de pago:

°°°

Cliente

Nombre:

°°°

R.F.C.:

Campos no editables

Dirección: Ciudad:

Estado:

C.P.:

Teléfono:

Ar

Contenedores o “Frames”

Articulos

r tu Clave

Cantida d

Descripción

Prec. Unitario

% IVA

Importe

IVA

o de

Agregar Articulo

Le

Subtotal:

ón

1 de 2

IVA: Total:

Imprimir

Deshacer

Cerrar

-L

OBSERVACIONES:

ui

El campo Fecha por omisión debe presentar la fecha del sistema, pero al dar clic sobre el campo debe presentar

s

una máscara de entrada (_/_/_) (Editable).

Botón que permite agregar datos del tipo correspondiente al campo de la izquierda o el que se indica.

Campos Subtotal, IVA, y Total son campos calculados. *Todos los valores numéricos alineados a la derecha y con dos decimales. **Todos los campos de texto alineados a la izquierda.

id

av

°°°

D

Lista desplegable únicamente para seleccionar (No editable).

Figura 1.11a Formulario de Facturación

Observa que el formulario Facturación conserva la estructura de una factura descrita en la figura 1.2; asimismo, notarás que conservamos las características asociadas a los formularios, es decir: en la parte superior incluimos el ícono del sistema, el nombre del formulario y los botones de ventana, mientras que en la parte inferior incluimos los botones de comando y los botones de desplazamiento. Notarás, sin embargo, que este formulario es diferente al formulario Clientes antes descrito en dos aspectos:

34

Incluye controles de lista desplegable (que permiten la selección de un elemento de entre un conjunto de datos almacenados previamente en la base -tal como ocurre con los datos del vendedor, tipo de pago y nombre del cliente- y ayudan a simplificar la introducción de datos) y el botón agregar (el botón con los tres puntos), que te permite agregar nuevos datos a tu base y asociarlos con los formularios respectivos (lo cual explicaremos más adelante). Incluye campos no editables (campos que aparecen sombreados en la figura y que indican que no se podrá introducir datos directamente en ellos). Al inicio de este capítulo mencionamos como requisito para nuestro sistema que, al momento de facturar, permitiera que se seleccionaran o agregaran datos relacionados con el nombre del cliente, el artículo vendido, etc. Esto se logra gracias a los controles de lista desplegable y a los botones agregar.

Ar

RECOMENDACIONES DEL EXPERTO

o

r tu

Formularios  Siempre elabora el diseño en papel antes de pasarlo a la PC.  Distribuye organizadamente los campos de tu formulario.  Alinea las etiquetas y los campos de texto.

de

ón

Le s

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-L

Por ejemplo: imagina que estás creando una factura para un cliente que ya antes había comprado en la empresa (cuyos datos, por tanto, ya se encuentran en tu base); presionando el control de lista desplegable correspondiente al nombre del Cliente, te aparecerá una lista con el nombre de todos los clientes incluidos en la base para que selecciones el cliente correspondiente. Si, por el contrario, es la primera vez que el cliente compra en la empresa, presionando el botón agregar se abrirá el formulario Clientes, donde podrás capturar los datos del nuevo cliente.

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id

av

Además, dado que los datos de clientes, vendedores, artículos y tipos de pago son capturados a través de los formularios correspondientes (y, por tanto, resulta innecesario capturarlos otra vez con el formulario Facturación), estos cuadros de texto aparecen como campos no editables, los cuales funcionan así: Al momento de seleccionar, dentro de la lista desplegable, el nombre de un cliente ya incluido en la base, el sistema mostrará automáticamente el resto de sus datos (dirección, RFC, etc.) en el campo correspondiente. En el caso de que se trate de un nuevo cliente, como ya mencionamos, el botón agregar abrirá el formulario Clientes donde se capturarán sus datos y, al cerrar dicho formulario, regresaremos a Facturación, donde ahora sí podremos seleccionar el nombre del cliente mediante la lista desplegable (en cuyo caso, por tanto, también aparecerán automáticamente todos sus datos capturados). El control de lista desplegable, el botón agregar y los campos no editables funcionan igual para el caso del tipo de pago, los vendedores y los artículos.

35

Como puedes observar en la figura 1.11a, el diseño muestra que para facilitar la visualización de los datos del Cliente y de los artículos, éstos se agruparán utilizando marcos conocidos como contenedores o “frames” (que se explicarán más adelante). Finalmente, observarás que debajo del diseño del formulario Facturación hemos incluido un conjunto de observaciones que nos servirán para recordar algunas de las características de la factura que incluiremos en nuestro sistema.

Diseño de reportes Al inicio del capítulo, también mencionamos como requisito que nuestro sistema debía de emitir, además de las facturas, informes de concentrados de la facturación (Reportes). Los reportes son documentos que emitirá el sistema y que, por tanto, también deben diseñarse. La figura 1.12a te muestra el reporte Clientes.

Ar

r tu

Ciencias y Tecnologías de la Información S.A. de C.V.

Rótulo de Encabezado

Av. Las Colinas No. 37 A

NOMBRE

Fecha de Emisión

Fecha de Emisión:

DIRECCIÓN

CLIENTES CIUDAD

ESTADO

TELEFONO

C.P.

Título del reporte

ón

Le

R.F.C.

Tel.:

de

Nombre de las columnas de datos

o

C.P.:

LOGO

s

ui

-L

Datos del cliente

PAGIN

Pie de página

id

av

Figura 1.12a Reporte Clientes

D

Ref.

Observa que este reporte incluye un encabezado con los datos de la empresa, un listado con todos los datos asociados a los clientes y un pie de página indicando el número de páginas de que consta el reporte. La estructura es similar para los reportes de Vendedores y Artículos., por lo que dejaremos que intentes diseñarlos por tu cuenta. Existe otro reporte que es necesario diseñar: el Reporte de Facturas Emitidas (figura 1.12b), que constituye un concentrado de datos asociados a las facturas emitidas por el sistema. Este reporte contiene datos básicos de las facturas emitidas (tales como folio y fecha de emisión), nombre del cliente y tipo de pago, los cálculos de IVA y total facturado incluidos en las facturas emitidas (datos necesarios para el pago de impuestos) e incorpora cálculos de totales globales facturados. Fíjate que debajo del diseño también incluimos un conjunto de observaciones relacionadas

36

o

r tu

Ar de Le ón

Diseño de páneles de control (menús)

s

ui

-L

Finalmente, abordaremos el diseño de los Páneles de Control o Menús, que son ventanas que muestran las opciones que proporciona el sistema al usuario. Normalmente, en los sistemas existe un menú principal y uno o varios submenús derivados de éste; lo anterior equivale a decir que al diseñar los menús en realidad lo que estamos diseñando es la estructura de las opciones o los niveles de opción que proporciona el sistema. La figura 1.13a muestra la estructura de nuestros menús.

D

av Salir

Regresar al menú principal

Forma de Pago

Vendedores

Artículos

Clientes

Regresar al menú principal

Emitidas

Catálogos

Facturas

Vendedores

Informe

Artículos

Clientes

Facturación

id

Menú principal

Figura 1.13a Estructura de los menús

37

Observa que, según la estructura propuesta en la figura, del Menú Principal podremos acceder al Menú Informes (al cual llamaremos Submenú Informes) y de éste, a su vez, podremos acceder a la opción Clientes (que se debe asociar, por tanto, al informe Clientes de la figura 1.12a); de igual forma, del Menú Principal podremos acceder al Submenú Catálogos y de éste, a la opción Clientes (que se debe asociar al formulario Clientes de la figura 1.11). El mismo razonamiento se utiliza con las demás opciones de los submenús. A continuación, en la figura 1.13a te mostramos el diseño del menú principal. Observa que seguimos incluyendo en la parte superior los datos del sistema y los botones de ventana; además, incluimos el nombre del menú y de los submenús asociados. Menú

Nombre del Menú

Facturación…

r tu

Ar

Menú Principal

o

LOGO

Informes… Catalogo…

de Salir…

Nombre de los Submenús

ón

Le

Botón Salir

-L

Figura 1.13b

s

ui

Finalmente, incluimos el botón Salir, necesario para salir del sistema (en los submenús, este botón es sustituido por el botón Regresar al menú principal). Como el diseño de los submenús es similar al que aquí te mostramos, dejaremos que los realices por tu cuenta.

D id

Realiza las siguientes actividades:

av

Actividad 1.4

1. Elabora el diseño de los formularios Tipo de Pago, Vendedores y Artículos. 2. Elabora el diseño de los reportes Tipo de Pago, Vendedores y Artículos. 3. Elabora el diseño de los submenús Informes y Catálogos.

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1.6 Implementación y pruebas de unidad (Fase 3) Como ya mencionamos, construiremos nuestro sistema de facturación utilizando el programa Microsoft Access 2013, por lo que en esta sección explicaremos brevemente cómo iniciar Access y pasaremos inmediatamente a su implementación.

Ar

Iniciaremos la construcción del sistema con la elaboración de nuestras tablas (diseñadas anteriormente), ya que estas son la base del sistema, construiremos las ventanas (formularios) que nos permitirán agregar datos de una forma agradable al usuario y, al mismo tiempo, construiremos consultas para aquellos formularios que necesiten datos de más de una tabla. Además describiremos cómo actualizar algunos datos del formulario principal con la ayuda de macros, cómo agregar botones de comando a dichos formularios, cómo elaborar informes que requieren de una o dos tablas para su elaboración y finalmente, explicaremos como mejorar el diseño de los informes.

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Como iniciar Microsoft Access

o

1.- Busca y ejecuta Access.

de

2.- Veras la ventana principal de este programa como se muestra en la figura 1.14.

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Le s

ui

-L D id

av Figura 1.14

Observaciones: o Si existe un acceso directo al programa dentro del escritorio de Windows, podrás iniciarlo con solo hacer doble clic sobre el icono correspondiente a Access. o Al igual que en todos los programas de Windows, también puedes cerrar la aplicación por medio del botón superior derecho Cerrar ventana

39

Como crear una base de Datos 1.- Para crear una base de datos en blanco selecciona la opción Base de datos del escritorio en blanco como se muestra en la figura 1.15. 2.- Al seleccionar esa opción se mostrara un recuadro como el de la figura 1.16 y escribir el nombre del proyecto en este caso Sistema de Facturación. 3.- En esta misma ventana también selecciona la ruta en donde se guardará el proyecto y a continuación haz clic en Crear.

o

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Figura 1.15

Figura 1.16

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Creación de las tablas en vista de diseño

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El primer paso en la construcción de nuestra base de datos consistirá en desarrollar la estructura de tus tablas, iniciaremos construyendo los que denominamos como catálogos, por ser los más sencillos ya que no contienen en su estructura ningún campo que haga referencia a un campo de otra tabla.

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id

av

Para una mejor comprensión de este proceso, nos basaremos en la creación de la tabla catCliente, tal y como se definió en la estructura de datos mencionada de la página 30 a la 32 de este mismo capítulo; para ello, haz lo siguiente: 1.- Del menú Objetos selecciona la opción Crear. 2.- Elige la herramienta Diseño de tabla. 3.- Visualizarás una ventana como la que se muestra en la figura 1.17 en la cual debes de escribir en la columna con el título Nombre del campo el nombre de cada una de las columnas que contendrá la tabla.

40

4.-Selecciona en la columna siguiente, para cada campo o columna el tipo de dato que le corresponde y define simultáneamente en la parte inferior sus propiedades respectivas (observa que las propiedades asociadas a cada campo varían según seleccionemos el tipo de datos). 5.-Siguiendo con los datos que contendrá la tabla, para introducir el indicador de clave principal, posiciónate en el campo ID y haz clic en el botón Clave principal de la Barra de herramientas Diseño. 6.-Ahora cierra y guarda tu tabla haciendo clic en el botón Cerrar de la pantalla Vista Diseño, ten mucho cuidado en utilizar el botón Cerrar Vista Diseño y no el de Cerrar la Aplicación Access te preguntará si deseas guardar los cambios, haz clic en el botón Sí y escribe el nombre de la tabla, el cual en este caso es catCliente

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Ar

Observación:

o

o En la Barra de Diseño visualizarás el botón Vistas con el cual puedes seleccionar una de las diferentes vistas que éste contiene. Las dos más utilizadas son Vista Diseño, que es en la que te encuentras ahora, y la vista Hoja de datos, que te muestra los datos de las tablas en forma de filas y columnas como en Excel. o Al crear un proyecto nuevo en Microsoft Access por defecto se generara una tabla llamada Tabla1 la cual si lo desea puede ser guardada como la tabla catCliente y abrirla en vista de diseño para modificar o si no lo desea así puede eliminarla.

de

ón

Le

s

ui

-L D

id

av

Para la tabla catCliente, tu pantalla quedará como se muestra en la figura 1.17, donde notarás que aparece una llave al lado derecho del campo ID, éste es el indicador de que este campo es la clave principal de la tabla.

Figura 1.17

41

Actividad 1.5 Realiza lo siguiente: 1.- Crea las tablas catArticulo, catTipoPago, catVendedor, de acuerdo con la estructura definida para las mismas de la página 30 a la 32 de este capítulo y siguiendo el procedimiento anterior. Cuando termines ésta actividad, el área de trabajo de la opción Tablas quedará como se muestra en la figura 1.18

o

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Ar de ón

Le s

ui

-L D id

av Figura 1.18

42

A continuación explicaremos la creación de tablas más complejas a las anteriores, mismas que contienen campos que hacen referencia a campos de otras tablas; empezaremos por la creación de la tabla que denominamos tabFactura y cuya estructura está definida en la página 30 de este capítulo. Para crear la tabla tabFactura realizaremos un procedimiento similar al ya utilizado pero, dado que los campos IdCliente, IdTipoPago e IdVendedor son claves externas que hacen referencia a otras tablas y además se utilizaran en el formulario correspondiente como listas desplegables, al definir el tipo de datos para estos campos, deberás seleccionar la opción Asistente para búsqueda, esto te permitirá que estos campos funcionen como listas desplegables de acuerdo al diseño de la ventana que se mostró en la página 34.

Campos de Búsqueda

o

r tu

Ar

Es importante resaltar que la introducción de un campo de búsqueda (listas desplegables) dentro de una tabla implica que se mostrarán en ella los datos de un campo perteneciente a otra tabla. Lo anterior quiere decir, en nuestro sistema, que dentro de la ventana de captura de datos facturación (que elaboraremos más adelante) se mostrarán los datos contenidos en los catálogos clientes, vendedores, artículos y tipo de pago, según la lista desplegable que se trate; con lo anterior evitaremos el tener que volver a escribir los datos que ya están en nuestra base (y evitaremos también la duplicación de datos derivada de errores de escritura, estandarizando los mismos).

de

ón

Le

Para ello realiza lo siguiente:

s

ui

-L

1. En el menú de Objetos selecciona la opción Crear 2. Selecciona la opción Diseño de tabla 3. Visualizarás una ventana como la que se mostró en la figura 1.17; en la columna con el título Nombre del campo, escribe el nombre de cada una de las columnas que contendrá la tabla. Los datos de esta tabla están en la página 30 de este libro 4. Selecciona en la columna siguiente, para cada campo o columna, el tipo de dato que le corresponde y define simultáneamente en la parte inferior sus propiedades respectivas (observa que las propiedades asociadas a cada campo varían según seleccionemos el tipo de datos). 5. Siguiendo con los datos que contendrá la tabla, para introducir el indicador de clave principal, posiciónate en el campo ID y haz clic en el botón Clave principal de la Barra de herramientas Diseño de tabla. 6. Si observas la figura 1.11a que corresponde al diseño de la ventana de captura de datos Facturación y la estructura de la tabla tabFactura de la página 30 de este capítulo, podrás observar que cada lista desplegable del formulario se asocia con un campo de búsqueda en la tabla, de esta forma, tenemos que IdCliente, IdVendedor e IdTipoPago corresponden a campos de búsqueda. Comenzaremos por crear el campo IdCliente para ello: 7. Selecciona la opción Modificar búsqueda en la columna Diseño. Esto te permitirá crear el campo de búsqueda con la ayuda de un Asistente.

D

id

av

43

8. Visualizarás una ventana como la que se muestra en la figura 1.19, en la cual selecciona la opción Deseo que el campo de búsqueda busque los valores en una tabla o consulta y haz clic en el botón Siguiente

o

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Ar de

Le

Figura 1.19

ón

9. Visualizarás otra ventana de la cual selecciona la tabla que utilizarás para tu campo de búsqueda (para este ejemplo es la tabla catCliente) como se muestra en la figura 1.20 y haz clic en el botón Siguiente.

s

ui

-L

D id

av Figura 1.20

44

10. Visualizarás otra ventana como la que se muestra en la figura 1.21, en la cual debes elegir los campos que contienen los valores que se incluirán en el campo de búsqueda. Para nuestro ejemplo, selecciona el campo ID y el campo Nombre. Una vez realizada la selección, haz clic en el botón Siguiente.

o

r tu

Ar de ón

Le Figura 1.21

s

ui

-L

11. Ordena los campos como se muestra en la figura 1.22 y dale clic en siguiente

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av Figura 1.22

45

12. Observaras un recuadro como el que se muestra en la figura 1.23 y selecciona la opción Ocultar la columna clave (se recomienda) y haz clic en siguiente

o

r tu

Ar de Le

Figura 1.23

ón

s

ui

-L

13. Finalmente, visualizarás otra ventana como la que se muestra en la figura 1.24, de la cual elige una etiqueta para dicho campo, (puedes utilizar la que te proporciona el asistente por omisión) y selecciona la opción Habilitar integridad de datos. Haz clic en el botón Finalizar.

D id

av Figura 1.24

46

14. Te aparecerá un recuadro como el de la figura 1.25, selecciona la opción Si para guardar la tabla. Guarda la tabla creada con el nombre tabFactura.

Figura 1.25

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Realiza lo siguiente:

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Ar

Actividad 1.6

de

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Le

1. Agrega los campos IdVendedor e IdTipoPago a la tabla tabFactura, para terminarla. 2. Crea la tabla unionArticuloFacturado, realizando un procedimiento similar al que se utilizó para crear la tabla tabFactura, pero en este caso el campo IdFactura no es un campo de búsqueda, mientras que el campo IdArticulo sí lo es (en el diseño de la figura 1.11a de la página 34 definimos que este campo nos permitiría seleccionar la descripción de cada uno de los artículos para la elaboración de nuestra factura).

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Nota: Los campos que se tienen que seleccionar para el campo de búsqueda IdTipoPago son los campos ID y TipoPago; para el campo IdVendedor se tendrá que seleccionar los campos ID y Nombre; y para el campo IdArticulo se seleccionan los campos ID y Descripcion. Asegurate que la tabla unionArticuloFacturado tenga clave principal

D

id

av 47

Relaciones entre las tablas Ya que terminaste de crear todas las tablas, ahora es el momento de establecer las relaciones entre ellas basándote en el modelo de datos y en el modelo entidad-relación, que explicamos en las páginas 23 y 24 de este libro. Para ello haz clic en el botón Relaciones de la Barra de herramientas Base de datos. Nota: Si las relaciones no aparecen daremos clic en mostrar todas las relaciones como se muestra en la figura 1.26

o

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Ar de

Figura 1.26

Le

ón

Visualizarás una pantalla similar a la de la figura 1.27; en ella se muestran las relaciones existentes entre las tablas del sistema de Facturación. Estas relaciones fueron creadas automáticamente cuando se elaboraron los campos de búsqueda; sin embargo, no tienen la cardinalidad que se mencionó en el modelo de datos, por lo que no son las correctas. Lo anterior implica que debemos eliminarlas o volver a definirlas. Para facilitar la tarea, eliminaremos y volveremos a definir dichas relaciones haciendo lo siguiente:

s

ui

-L

D id

av Figura 1.27

48

1. Para eliminar una relación, haz clic en la línea que indica la relación y después presiona la tecla Supr o Del. Access te preguntará si realmente deseas eliminar la relación, a lo que debes responder Sí. 2. Reacomoda las tablas en el diagrama de tal forma que te facilite dibujar las nuevas relaciones; para ello, posiciónate en la tabla que quieres mover y arrástrala hasta la posición que desees que tenga en tu diagrama. 3. Redefine las relaciones seleccionando el campo de la tabla y arrastrándolo a su correspondiente en la otra tabla (por ejemplo, para nuestro sistema arrastramos el campo ID de la tabla catCliente hasta su correspondiente IdCliente de la tabla tabFactura). Visualizarás una pantalla como la que se muestra en la figura 1.28, observa, en la parte inferior de la figura, que la relación de catCliente a tabFactura es del tipo uno a varios. Antes de presionar el botón Crear, selecciona la opción Exigir integridad referencial.

o

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Le s

ui

-L id

av

Observaciones:

D

Figura 1.28

o La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Access para garantizar que las relaciones entre las tablas son válidas y que no se eliminarán ni modificarán accidentalmente datos relacionados. (Así, por ejemplo, no podrás crear una factura para un cliente que no existe en tu base, sino que deberás “crear” al cliente para después hacerle su factura). o Al definir el tipo de relación, Access siempre asigna 1 a la tabla donde se encuentra la clave principal y ∞ a la tabla donde se encuentra la clave externa.

49

Actividad 1.7 Realiza lo siguiente: 1. Elabora las relaciones que faltan, recuerda que esto lo debes hacer basándote en el modelo de datos y en el modelo entidad-relación de las páginas 23 y 24. Al terminar esta actividad tu pantalla de Relaciones debe quedar como se muestra en la figura 1.29. Algunos autores llaman diagrama entidad-relación a este diagrama.

o

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Le s

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-L D id

av Figura 1.29

50

Creación de los formularios Una vez que hemos creado las tablas y definido sus relaciones, el siguiente paso es crear las pantallas o ventanas de captura, que en Access se conocen como Formularios. Para nuestro sistema, nos basaremos en los bosquejos de las ventanas diseñados anteriormente. Iniciaremos creando la ventana que utilizaremos para capturar los datos de los clientes, es decir, vamos a crear un formulario al cual le daremos el nombre de frmCliente. Para ello, realiza lo siguiente: 1. Del menú de Objetos selecciona la opción Crear. 2. Haz clic en la opción Asistente para formularios como se muestra en la figura 1.30.

o

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Ar de

Figura 1.30

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ón

3. Selecciona la tabla en la cual estará basado el formulario. Para nuestro ejemplo, selecciona la tabla catCliente y elige todos sus campos excepto ID, como se muestra en la figura 1.31. Haz clic en el botón Siguiente.

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-L D id

av Figura 1.31

51

4. Selecciona la distribución En columnas, como se muestra en la figura 1.32 y haz clic en el botón Siguiente

o

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Ar de ón

Le Figura 1.32

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5. Escribe el nombre de tu formulario (para este ejemplo, será frmCliente como se muestra en la figura 1.33) y haz clic en el botón Finalizar

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av Figura 1.33

52

A continuación visualizarás el formulario recién creado en Vista formulario como se muestra en la figura 1.34, el cual constituye una pantalla de captura simple.

o

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Figura 1.34

Le

Observación:

ón

Observa que la parte inferior de la figura 1.35 se encuentra un control llamado Botones de desplazamiento que, como su nombre lo dice, nos permite desplazarnos de registro en registro y además nos permite agregar un nuevo registro. En la siguiente figura te mencionamos para qué sirve cada uno de los botones que este control contiene (este control aparece automáticamente en cada uno de los formulario que se elaboran).

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D

Ir al Anterior Registro

Nuevo Registro

id

Número de Registro

av

Ir al Primer Registro

Ir al Siguiente registro

Figura 1.35

53

Como podrás observar en la figura 1.36, un formulario consta de tres secciones: Encabezado, Detalle y Pie de formulario. Esta estructura la podemos observar cuando visualizamos los formularios en la Vista diseño. Para cambiar de una vista a otra solo selecciona el botón Vista (el cual cambia de imagen dependiendo de la vista en la que te encuentres) de la Barra Vista Formulario. O haz clic derecho en el formulario y selecciona vista de diseño.

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Sección Encabezado

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Cuadros de Texto

ón

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Etiqueta s

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Sección Detalle

s

Sección Pie

D id

av

Figura 1.36

Tú puedes aumentar o disminuir el tamaño de estas secciones arrastrando los bordes de cada sección hasta la longitud deseada. Encabezado se utiliza para incluir alguna imagen (el logo de la empresa, por ejemplo) y escribir títulos o rótulos en general; en nuestro caso, aquí colocaremos el logo, nombre y dirección de la empresa. La sección llamada Detalle constituye el espacio donde se capturarán los datos. Aquí puedes modificar el orden y el tamaño de los cuadros de texto (por ninguna razón le cambies el nombre a los cuadros de texto), añadir acentos a las etiquetas, etc. En el Pie del formulario se añadirán los botones de comando (por ejemplo, los botones Deshacer, Imprimir, etc.). Esto se explicará más adelante.

54

Puedes obtener un mejor diseño en los formularios creados (añadir imágenes y colores, cambiar las fuentes, etc.) utiliza el Cuadro de herramientas en la Vista diseño el cual es similar al que se muestra en la figura 1.37. Agregar Cuadros de Texto

Agregar Botones

Figura 1.37

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Ar

Agregar Etiquetas

Agregar Logotipo

o

Para agregar uno de los controles del Cuadro de herramientas al formulario solo tienes que seleccionar el control y dar clic donde deseas que aparezca, puedes modificar sus propiedades como formato, fuente, tamaño, título, entre otros; para ello, haz lo siguiente:

de

Le ón

1. Haz clic con el botón derecho sobre el control que desees modificar, visualizarás una lista de opciones de la cual debes seleccionar la opción Propiedades. Visualizarás una ventana como la que se muestra en la figura 1.38, en ella puedes modificar cada una de las propiedades que ahí se muestran. Estas propiedades varían dependiendo del tipo de control que selecciones. 2. Da clic afuera del cuerpo del formulario y da clic derecho para ver sus propiedades y selecciona que el formulario sea emergente.

s

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-L D id

av Figura 1.38

55

Para nuestro ejemplo, el formulario debe quedar tal y como se diseñó en la figura 1.11 de la página 32. En la figura 1.39, te mostramos un ejemplo de cómo debe quedar el formulario Clientes una vez terminado, como podrás observar a este formulario se le agregó el logo, nombre, dirección, código postal y teléfono de la empresa y se modificaron las propiedades: Titulo=Cliente, Botones Minimizar Maximizar=No, Selector de registros=No y Separador de registros=No. Además, se acomodaron los controles de acuerdo al diseño antes elaborado

o

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Ar de ón

Le s

ui

-L id

av

Actividad 1.1

D

Figura 1.39

Realiza lo siguiente: 1. Elabora las ventanas de captura de artículos, vendedores y tipo de pago, siguiendo los pasos que se describieron en la elaboración de la venta de clientes.

56

Creación del formulario principal Dividiremos este formulario en dos partes: encabezado y cuerpo de la factura. La parte del encabezado contendrá los datos de la factura, como son el tipo de pago, el nombre del vendedor y los datos del cliente; la segunda parte contendrá los datos de los artículos (recuerda que estos datos deben de estar relacionados a una factura específica). Notarás que en ninguna de las tablas de nuestro sistema tenemos todos estos datos juntos. Es a través de un conjunto de tablas relacionadas que podemos guardar y recuperar los datos de una factura como un todo, aquí es donde radica la fortaleza de una base de datos relacional como la que hemos diseñado y construido anteriormente. Por ello, es necesario crear Consultas.

Consultas

o

r tu

Ar

Las consultas nos permiten extraer desde una o varias tablas de la base, aquellos datos que son de nuestro interés. Por medio de consultas, además de seleccionar datos para su visualización, podremos ordenarlos, filtrarlos a partir de una o varias condiciones, crear otros campos, calcular totales u otras operaciones, y crear formularios o informes. Una consulta se confecciona tomando como entrada una o más tablas o en su caso, también de otras consultas. Desde una consulta, también se pueden modificar los datos que en ella se muestran. De esta manera, se actualizarán instantáneamente los datos en la(s) tabla(s). En términos generales, podemos decir que existen cuatro tipos de consultas: de eliminación, de actualización, de datos anexados y de creación de tabla. A continuación daremos una muy breve descripción de cada una de ellas.

de

ón

Le

-L

Consulta de eliminación

D

Consulta de actualización

s

ui

Una consulta de eliminación es aquella cuya función consiste en eliminar uno o un grupo de registros de una o más tablas.

id

av

Una consulta de actualización es aquella por medio de la cual realizamos cambios globales en uno o un grupo de registros de una o más tablas. Por ejemplo, podemos aumentar los precios un 10 por ciento para todos los productos lácteos o bien podemos aumentar los sueldos un 5 por ciento al personal de una determinada categoría. Con una consulta de actualización, es posible cambiar los datos de las tablas existentes.

Consulta de datos anexados Utilizaremos una consulta de datos anexados para agregar uno o un grupo de registros de una o más tablas al final de una o más tablas.

57

Consulta de creación de tabla Una consulta de creación de tabla crea una tabla nueva a partir de la totalidad o una parte de los datos de una o más tablas. En nuestro ejemplo utilizaremos, en primer lugar, dos consultas de datos anexados para agregar a nuestra base los datos de cada factura capturada. La primer consulta contendrá los datos del encabezado de la factura y se creará utilizando la tabla tabFactura (ID, Folio, Fecha, IdCliente, IdTipoPago, IdVendedor) con todos sus campos y la tabla catCliente (Rfc, Direccion, Cp, Telefono, Ciudad y Estado). Como podrás observar, no se incluyen los campos ID y Nombre debido a que ya se encuentran incluidos como campos de búsqueda en la tabla tabFactura, en el campo IdCliente.

Ar

Para crear esta primer consulta, realiza lo siguiente:

o

r tu

1. Del Menu Objetos selecciona la opción Crear 2. Haz clic en la opción Crear una consulta en vista Diseño, como se muestra en la figura 1.40

de ón

Le ui

-L

Figura 1.40

s

3. Visualizarás una ventana de la cual debes seleccionar las tablas tabFactura y catCliente. Después, haz clic en el botón Cerrar. Como se muestra en la figura 1.41

D

id

av Figura 1.41

58

4. Haz doble clic en cada uno de los campos de las dos tablas seleccionadas (exceptuando ID y Nombre da la tabla catCliente, como se mencionó anteriormente). 5. Guarda tu consulta con el nombre conEncabezadoFactura. Para ello, haz clic en botón Guardar de la Barra de Herramientas Diseño de consultas y coloca el nombre antes mencionado Al terminar visualizarás una pantalla como la que se muestra en la figura 1.42.

o

r tu

Ar de ón

Le s

ui

-L D id

Observación:

av

Figura 1.42

En esta consulta no se incluyeron las tablas catTipoPago y catVendedor, ya que los datos que necesitamos de estas tablas se encuentran incluidos como campos de búsqueda en la tabla tabFactura. No podemos excluir la tabla catCliente debido a que utilizamos campos como Rfc, Direccion, Telefono, Ciudad, Estado, Cp de dicha tabla. Observa que la ventana inferior de la figura 1.42 está formada por una tabla cuyas columnas corresponden con los campos seleccionados de las tablas y que para cada una de estas columnas existen varias filas con los rótulos Campo, Tabla, Orden, Mostrar, Criterios y O, los cuales se describen a continuación:

59

Indica el nombre del campo cuyo contenido se mostrará en la consulta. Para agregar un campo, haz clic en la celda de la cuadrícula de diseño y luego selecciona el campo de la lista de campos o haz doble clic a uno de los campos desde las tablas de la ventana superior para agregarlo a la consulta. En nuestro ejemplo podemos observar que en la fila Campos se encuentran los nombres de los campos que deseamos ver en nuestra consulta (ID, Folio, Fecha, IdCliente, etc).

Tabla:

Indica la Tabla en la que ésta ubicado el campo. Se utiliza para identificar a qué tabla pertenece cada campo en una consulta, de múltiples tablas. Para ocultar o mostrar la fila Tabla, haz clic en la opción Nombres de tabla del menú Ver. En nuestro ejemplo, podemos observar que los primero campos pertenecen a la tabla tabFactura.

r tu

Ar

Campo:

Se utiliza para indicar el campo utilizado como llave de ordenamiento de los datos de la consulta, así como el tipo de orden: Ascendente (0 a 9, A a Z), Descendente (9 a 0, Z a A) o sin ordenar. Para ordenar con base en un campo, selecciona la celda Orden de dicho campo y luego selecciona el tipo de orden. En esta consulta no es necesario ordenar los datos, pero por ejemplo si deseamos ordenar las facturas por medio de la fecha, seleccionamos en el campo Fecha en la fila Orden la opción Ascendente o Descendente.

Mostrar:

Muestra u oculta una columna en el resultado de la consulta. Si se oculta una columna, puede seguir utilizándose para especificar un criterio, pero sus datos correspondientes no se mostrarán. Si no deseas, por ejemplo, que se visualice el campo ID en la consulta de la figura 1.38, solo haz clic en la casilla que se encuentra en la columna del campo ID en la fila Mostrar.

Criterios y O:

Define uno o más conjuntos de condiciones restrictivas (por ejemplo podemos colocar Ciudad = “México” o Población > 30,000) para obtener un conjunto específico de registros en los resultados de la consulta. Se puede utilizar agregando valores en la misma fila Criterios o expresiones alternativas bajo la celda O.

Total:

Agrupa los datos de la consulta activa o realiza cálculos acumulativos; por ejemplo, promedios y sumas. Para ocultar o mostrar la fila Total, haz clic en la opción Totales del menú Ver.

o

Orden:

de

ón

Le

s

ui

-L

D

id

av

60

A continuación crea la consulta que contendrá los datos de los artículos facturados (el cuerpo de la factura); esta se creará utilizando todos los campos de la tabla unionArticuloFacturado (IdFactura, IdArticulo, Cantidad, PrecUnitFac y PorIvaFac) y los campos Clave, PrecUnitArt y PorIvaArt de la tabla catArticulo como podrás observar, no se incluyen los campos ID y Descripción, debido a que ya se encuentran incluidos en el campo de búsqueda en la tabla unionArticuloFacturado en el campo IdArticulo. Para ello haz lo siguiente: 1. Del menú Objetos selecciona la opción Crear 2. Haz clic en la opción Crear una consulta en vista Diseño como se muestra en la figura 1.43.

o

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Ar de Le

Figura 1.43

ón -L

s

ui

3. Visualizarás una ventana de la cual debes seleccionar las tablas unionArticuloFacturado y catArticulo. Después, haz clic en el botón Cerrar. 4. Haz doble clic en cada uno de los campos de las dos tablas seleccionadas (exceptuando ID y Descripcion da la tabla catArticulo, como se mencionó anteriormente).

D id

av 61

Antes de guardar tu consulta, deberás de añadir los campos calculados Importe e Iva (si no los incluyes, deberás de calcularlos por tu cuenta al momento de elaborar la factura y entonces para qué utilizar la PC ¿Verdad?). Para agregar los campos calculados haz lo siguiente:

o

r tu

Ar

1. Posiciónate en el renglón Campo al final de los campos que agregaste anteriormente, escribe Importe:Cantidad*PrecUnitFac y haz clic en la siguiente columna para salir del campo. Notarás que Access encierra tu fórmula entre corchetes de manera automática. Esta fórmula indica que se agregará un campo con el nombre Importe, el cual contendrá el resultado de multiplicar el campo Cantidad con el campo PrecUnitFac, asegúrate de utilizar los nombres correctos de los campos involucrados. 2. Posiciónate nuevamente en el renglón Campo y escribe Iva:Importe*PorIvaFac/100. Esta fórmula indica que se agregará un campo con el nombre Iva, el cual contendrá el resultado de dividir entre 100 el producto del contenido de los campos Importe y PorIvaFac. Visualizarás una ventana como la que se muestra en la figura 1.44

de ón

Le s

ui

-L D id

av Figura 1.44

3. Cierra la ventana y guarda tu consulta con el nombre conArticuloFac. Para ello haz clic en el botón Guardar de la Barra de Herramientas Diseño de consultas y coloca el nombre antes mencionado.

62

Con las dos consultas anteriores tenemos todos los datos necesarios para crear el formulario principal. Ahora, realiza lo siguiente: 1. Del Menú Objetos selecciona la opción Crear 2. Haz clic en la opción Asistente para formularios, como se muestra en la figura 1.45

Ar

Figura 1.45

o

r tu

3. Visualizarás una ventana de la cual debes seleccionar la consulta conEncabezadoFactura y agregar todos los campos que contiene; después, selecciona la consulta conArticuloFac y agrega todos los campos excepto los campos IdFactura, PrecUnitArt y PorIvaArt (el campo IdFactura no es necesario agregarlo ya que en el diseño del formulario principal no se tomó en cuenta, y los campos PrecUnitArt y PorIvaArt se omiten porque para el formulario principal utilizaremos los campos PrecUnitFac y PorIvaFac por razones que se mencionan más adelante); lo anterior se muestra en la figura 1.46. Haz clic en el botón Siguiente.

de

ón

Le

s

ui

-L D id

av Figura 1.46

63

4. Visualizarás una ventana que te pregunta Cómo deseas ver los datos y te permite seleccionar una de las dos consultas utilizadas. Selecciona por conEncabezadoFac y en la parte inferior selecciona la opción formulario con subformularios, como se muestra en la figura 1.47. Haz clic en el botón Siguiente.

o

r tu

Ar de Le

ón

Figura 1.47

s

ui

-L

5. En la siguiente pantalla, selecciona la opción de distribución en forma Hoja de datos como se muestra en la figura 1.48 y haz clic en el botón Siguiente.

D id

av Figura 1.48

64

6. Escribe como títulos frmEncabezadoFac para el formulario y frmArticuloFac Subformulario para el subformulario como se muestra en la figura 1.49 y haz clic en el botón Finalizar.

o

r tu

Ar de ón

Le

Figura 1.49

s

ui

-L

Ahora sí, ya cuentas con tu formulario principal, el cual debe ser parecido al que se muestra en la figura 1.50. Como podrás observar, aún falta editar su diseño de la misma forma que se hizo con los formularios anteriores para que se vea tal como es la factura en papel y se incremente su usabilidad.

D id

av Figura 1.50

65

Observa que el formulario principal contiene todos los campos necesarios para la creación de la factura. Sin embargo, aún no hemos resuelto el problema planteado en la página 20, referente a la actualización no deseada de los datos correspondientes al precio y/o porcentaje de IVA de cada artículo contenido en las facturas ya emitidas y almacenadas en la base de datos. Para resolver este problema es necesario crear una macro que permita actualizar los datos del precio e IVA al crear nuevas facturas, pero sin modificar los datos de las facturas anteriores cuando estas se visualicen al consultar las por medio de el mismo formulario (a través de los Botones de desplazamiento). Es decir, qué pasa si en una fecha F1 facturamos el artículo A1 a un precio P1 y, posteriormente, en una fecha F2 se modifica el precio del artículo A1 a P2. Es evidente que este nuevo precio se debe aplicar a las facturas emitidas en fecha posterior a F2, pero no a las emitidas con anterioridad y cuyos datos ya se encuentran almacenados.

Ar

o

r tu

¿Qué complicaciones nos trae lo anterior? Es evidente que si el precio cambia las nuevas facturas deberán tener el nuevo precio y las anteriores, los precios anteriores. El problema es que utilizaremos el mismo formulario para ver las facturas nuevas y las emitidas con anterioridad, por lo cual necesitaremos que cuando el formulario nos presente los datos de precio unitario y porcentaje de IVA utilizado en una factura anterior, lo tome de la tabla unionArticuloFacturado y cuando nos presente los datos correspondientes al momento de estar emitiendo una factura, los tome de la tabla tabArticulo.

de

Le

ón

Creación de la macro para el formulario principal

s

ui

-L

Una macro es un conjunto de una o más acciones (inclusive, una macro puede consistir de un conjunto de macros). Cada macro realiza una acción determinada, tal como abrir un formulario o imprimir un informe. Las macros, en general, nos ayudan a automatizar las tareas comunes y repetitivas.

D

id

av

Para crear la macro que utilizaremos en el formulario principal, haz lo siguiente:

1. Abre el formulario frmArticuloFac Subformulario y visualízalo en Vista diseño. 2. Haz clic con el botón derecho en el campo IdArticulo y selecciona la opción Propiedades. Recuerda que nuestro sistema está siendo diseñado y construido para que al seleccionar la descripción de un artículo, automáticamente se muestren su precio unitario sin IVA y el porcentaje de IVA asociado, además de que el campo de búsqueda asociado a la Descripción del artículo sea el IdArticulo. Para ello es que debemos asociar la macro que vamos a construir con el IdArticulo.

66

3. Selecciona la ficha Eventos, haz clic en la propiedad Después de actualizar y nuevamente haz clic en el botón que se encuentra al lado de dicho campo como se muestra en la figura 1.51

Hacer clic aquí

o

r tu

Ar de Le

Figura 1.51

ón -L

s

ui

4. Visualizarás una ventana como la que se muestra en la figura 1.52. Selecciona la opción Generador de macros y haz clic en el botón Aceptar.

D id

av Figura 1.52

67

5. Visualizarás la ventana Macro, lo primero que debes hacer es dar clic a la opción mostrar todas las acciones como se muestra en la figura 1.53. Posteriormente en la parte derecha se encuentra el catálogo de acciones y en la parte de buscar escribe “establecervalor”, nos mostrara un resultado como el que se muestra en la figura 1.54 y haz doble clic a Establecer valor. Esto hará que se muestren dos campos en la parte inferior izquierda de la ventana Hacer Clic

o

r tu

Ar de ón

Le

Figura 1.53

s

ui

-L D

id

av

Doble Clic

Figura 1.54

68

6. En la opción Elemento, escribe el nombre del elemento a actualizar; para nuestro ejemplo, escribe PrecUnitFac y en la opción Expresión, escribe PrecUnitArt (esto es para actualizar el Precio unitario del artículo). Como se muestra en la figura 1.55.

Ar

Figura 1.55

o

r tu de

Dado que la actualización también será necesaria para el porcentaje del IVA, en la columna Acción selecciona nuevamente la opción EstablecerValor y en la opción Elemento escribe PorIvaFac y en la opción Expresión, escribe PorIvaArt. Como se muestra en la figura 1.56 8. Finalmente, guarda los cambios a la macro, cierra las ventanas guarda los cambios y regresa a la pantalla principal de tu Base de Datos.

ón

Le

-L

s

ui

Ahora sí, cada vez que utilices el formulario principal para crear una nueva factura, éste incluirá los precios y porcentajes de IVA actualizados.

D id

av Figura 1.56

69

Vinculación del formulario principal con otros formularios Cada vez que elaboremos una factura será necesario seleccionar, por medio de los controles de listas desplegables respectivas, el vendedor, el tipo de pago, el artículo y el cliente específicos de entre los que aparecen en nuestros catálogos, pero ¿qué pasa si el dato buscado no existe para seleccionarlo? Como recordaras en el diseño del formulario principal se muestra un botón a lado de las listas desplegables de Cliente, Vendedor, Forma de pago y para el caso de los artículos el botón Agregar Articulo. Para agregar estos botones de comando se explica el siguiente tema

Botones de comandos Para evitar el tener que cerrar el formulario principal y abrir algún otro (para agregar los datos de un cliente, por ejemplo), podemos añadir a este formulario un botón de comando que “llame” a las ventanas de captura (formularios) correspondientes. Para ello haz lo siguiente:

Ar

o

r tu

1. Abre el formulario principal frmEncabezadoFac en Vista diseño. 2. Del Cuadro de Herramientas que se mostró en la figura 1.35, selecciona la opción Botón de comando y dibuja el botón a la derecha del campo IdCliente. En forma automática visualizarás la ventana del Asistente para botones de comando. En ella selecciona la categoría Operaciones con formularios y, posteriormente, la acción Abrir formulario como se muestra en la figura 1.57 y haz clic en el botón Siguiente.

de

ón

Le s

ui

-L D id

av Figura 1.57

70

3. Selecciona el formulario correspondiente (en este caso, frmCliente como se muestra en la figura 1.58) y haz clic en el botón Siguiente.

o

r tu

Ar de ón

Le

Figura 1.58

s

ui

-L

4. Haz clic en la opción Abrir el formulario y mostrar todos los registros como se muestra en la figura 1.59 y después haz clic en el botón Siguiente.

D id

av Figura 1.59

71

5. En la opción Texto, escribe tres puntos (…) como se muestra en la figura 1.60 y haz clic en el botón Siguiente. El contenido de esta opción se visualizarás como rótulo en el botón

o

r tu

Ar de Le

Figura 1.60

ón

s

ui

-L

6. Escribe el nombre del botón (en este caso, cmdAddCliente como se muestra en la figura 1.61) y haz clic en el botón Finalizar.

D id

av Figura 1.61

72

Actividad 1.9 Realiza lo siguiente: 1. Crea los botones relacionados con las listas desplegables del tipo de pago, vendedor y artículo, siguiendo los pasos del 2 al 6 descritos anteriormente (recuerda que para el caso de artículo, se tiene que sustituir los tres puntos (…) por la frase Agregar Artículo). 2. Agrega también el botón Deshacer, para eliminar algún registro. Para ello, realiza lo siguiente:

o

r tu

Ar

a) Del Cuadro de Herramientas que se mostró en la figura 1.35, selecciona la opción Botón de comando y dibuja el botón en el pie del formulario, en la posición que se indicó en el diseño de dicho formulario. b) En forma automática visualizarás la ventana del Asistente para botones de comando. Selecciona la categoría Operaciones con registro y la acción Deshacer registro. Haz clic en el botón Siguiente. c) En la opción Texto, escribe la palabra Deshacer y haz clic en el botón Siguiente. d) Escribe el nombre del botón (en este caso, cmdDeshacer) y haz clic en el botón Finalizar

de

ón

Le

Observación:

-L

s

ui

o Si en tu formulario no se logran ver todos los campos del subformulario, esto se debe a que el tamaño de cada uno de ellos es muy grande. Lo que puedes hacer es disminuir el tamaño de cada campo hasta que logres visualizar todos los campos, de lo contrario Access colocará una barra de desplazamiento horizontal para que puedas visualizarlos.

D

id

av

Tu pantalla deberá quedar como se muestra en la figura 1.62

Figura 1.62

73

Actualización automática de registros

r tu

Ar

En la sección anterior aprendiste como utilizando los botones Agregar, es posible “llamar” algún formulario asociado para agregar datos del cliente, tipo de pago, vendedor y artículos desde el formulario de facturación sin tener que cerrarlo, Sin embargo, los botones creados no actualizan los datos del formulario frmEncabezadoFac en forma automática; es decir, si deseamos continuar introduciendo los datos de la factura una vez que cerramos el formulario asociado al botón agregar (el de los tres puntos) la lista desplegable seguirá sin presentar los datos requeridos debido a que el contenido de la lista no ha sido actualizado con los datos que recién introdujimos. La solución a este problema puede hacerse de dos formas: 1) de manera manual, colocando un botón de comando que, al hacer clic en él, realice la actualización de datos en todos los controles del formulario; ó 2) de manera automática, agregando al evento al cerrar de los formularios frmCliente, frmVendedor, frmTipoPago, y frmArticulo una macro de actualizar y en el formulario frmEncabezadoFac agregando al evento al recibir enfoque de la misma forma una macro de actualizar. Para ello haz lo siguiente:

o

1. Abre el formulario frmCliente en vista de diseño. 2. En la ficha Evento de las propiedades del formulario localiza la opción Al cerrar y da clic en el botón de los tres puntos. Como se muestra en la figura 1.63

de

ón

Le s

ui

-L D id

av

Figura 1.63

74

3. En la ventana siguiente selecciona Generador de marcos y haz clic en Aceptar. 4. Del catálogo de acciones agrega la acción Actualizar como se muestra en la figura 1.64.

o

r tu

Ar de

Figura 1.64

ón

Le

5. Guarda los cambios realizados y haz clic en Cerrar como se muestra en la figura 1.65.

s

ui

-L D id

av

Figura 1.65

6. Guarda los cambios en el formulario frmCliente y cierra el formulario. 7. Abre el formulario frmEncabezadoFac en vista de diseño 8. Selecciona el cuadro combinado IdCliente y en la ficha Eventos de las propiedades del campo selecciona la opción Al entrar y haz clic en los tres puntos 9. En la ventana siguiente selecciona Generador de marcos y haz clic en Aceptar.

75

10. Del catálogo de acciones agrega la acción Actualizar como se muestra en la figura 1.66

Figura 1.66

r tu

Ar o

11. Guarda los cambios realizados y haz clic en Cerrar 12. Guarda los cambios en el formulario frmEncabezadoFac y cierra el formulario.

de ón

Realiza lo siguiente:

Le

Actividad 1.10

-L

s

ui

1. Repite el mismo procedimiento anterior para los formularios frmVendedor, frmTipoPago y frmArticulo y para los campos combinados IdVendedor, IdTipoPago e IdArticulo

D id

av 76

Cómo agregar campos calculados (Subtotal, IVA y Total de la factura) Para finalizar la elaboración del formulario principal de facturación, solo falta añadir los controles donde se visualizarán la suma de importes o Subtotal, la suma de impuestos o IVA a pagar y la suma de ellos o Total. Debido a que los datos de donde se calcularán estos valores están en el subformulario, tendremos que agregar primero tres controles al subformulario y ahí realizar los cálculos. Posteriormente, agregaremos al formulario principal otros tres controles desde donde podremos visualizarlos. Para ello, realiza lo siguiente:

o

r tu

Ar

1. Abre el subformulario en Vista diseño. 2. Del Cuadro de Herramientas, selecciona Cuadro de texto y dibuja un cuadro de texto en el pie del subformulario. 3. Haz clic derecho en el cuadro de texto y selecciona la opción Propiedades. 4. En la ficha Datos, en la propiedad Origen del control escribe la fórmula =Suma(Importe) como se muestra en la figura 1.67. 5. En la ficha Otras, haz clic en la propiedad Nombre y escribe txtSubtotal como se muestra en la figura 1.68. 6. Cierra la ventana y observa que en el cuadro de texto se muestra la fórmula que recién se introdujo.

de

ón

Le s

ui

-L D id

av

Figura 1.67

Figura 1.68

77

o

r tu

Ar de

Figura 1.69

Le

ón

Para visualizar en el formulario principal los valores de los controles creados anteriormente, debemos crear tres controles de cuadro de texto que los “llamen”, para ello haz lo siguiente:

s

ui

-L

1. Abre el formulario principal en Vista diseño. 2. Del Cuadro de Herramientas, selecciona Cuadro de texto y dibuja un cuadro de texto en el pie del formulario. 3. Haz clic derecho en el cuadro de texto y selecciona la opción Propiedades. 4. En la ficha Datos, haz clic en el botón con los tres puntos que está a la derecha de la propiedad Origen del control. Visualizarás la ventana del Generador de expresiones 5. En la primera de las tres ventanas inferiores (ubicada a la izquierda), selecciona sucesivamente haciendo doble clic: Formularios, Formularios cargados, frmEncabezadoFac y frmArticuloFac Subformulario. (Figura 1.70) 6. En la ventana inferior central, haz doble clic en txtSubtotal que fue el nombre que le dimos al control que creamos para calcular el Subtotal de la factura en la sección anterior (observa que la fórmula correspondiente aparece en la ventana superior) como se muestra en la figura 1.70 y después haz clic en el botón Aceptar. 7. En la ficha Todas de la ventana del Cuadro de texto, haz clic en la propiedad Formato y elige la opción Moneda. También haz clic en la propiedad Alineación del texto y elige la opción Derecha. 8. Cierra la ventana.

D

id

av

78

o

r tu

Ar de

Figura 1.70

ón -L

Realiza lo siguiente:

Le

Actividad 1.11

IVA

Valor =Suma(Iva) txtIva =txtSubtotal+txtIva txtTotal

id

av

Total

Propiedad Origen de Control Nombre Origen de Control Nombre

D

Control

s

ui

1. Repite los paso del 2 al 6 para crear los controles que contendrán el valor del IVA y Total del subformulario, y coloca en ellos lo siguiente:

Una vez terminado lo anterior, visualizarás el subformulario como se muestra en la figura 1.69. 2. Agrega los campos Iva y Total al formulario principal siguiendo los pasos del 2 al 7 recuerda que debes utilizar los nombres asignados a los controles que se crearon anteriormente (txtIva y txtTotal).

79

Tu formulario principal se verá similar como al que se muestra en la figura 1.71. (Recuerda que en cualquier momento puedes modificar su diseño utilizando la Vista diseño)

o

r tu

Ar de ón

Le s

ui

-L Figura 1.71

D id

av 80

Arreglos finales 1. En el campo de Fecha, haz clic derecho y selecciona la opción Propiedades, visualizarás la ventana de propiedades, selecciona la ficha Formato, haz clic en la propiedad Formato y elige la opción Fecha larga, aquí mismo en la propiedad Color del fondo coloca un color gris claro. 2. Modifica las etiquetas de los cuadros de texto, según el diseño de la página 34 de este capítulo. 3. Agregar el logo, nombre y demás datos de la empresa en la parte superior, como lo hiciste en los demás formularios. 4. Para los campos no editables como Direccion, Rfc, Telefono, etc, modifica la propiedad Color del fondo a un color diferente o a tu gusto, esto para indicarle a los usuarios del sistema que en dichos campos no podrán agregar datos, solo visualizarlos.

Ar

o

r tu

Después de estas actividades tu formulario principal debe quedar tal y como se muestra en la figura 1.72.

de ón

Le s

ui

-L D id

av Figura 1.72

81

Como podrás observar, hasta el momento ya tenemos listo el formulario para la creación de las facturas del sistema, pero falta lo más importante: mandar a imprimir dicha factura. Para hacer esto necesitamos colocar un botón que al hacer clic nos permita imprimir el informe que contiene dichos datos. A este informe le llamaremos infImprimirFactura el cual se explicara más adelante, junto con el procedimiento para agregar el botón Imprimir.

Creación de los informes

r tu

Ar

En cualquier organización, siempre es necesario elaborar reportes relacionados con las actividades realizadas. En nuestro ejemplo, necesitamos informes relacionados con las cantidades de artículos, clientes o ingresos que se están facturando. En Access, a dichos reportes se les llama Informes. Como ya te habrás dado cuenta, al igual que con los formularios podemos tener informes cuyos datos provienen de una o de varias tablas relacionadas. Como podrás suponer, en los informes de varias tablas haremos uso de consultas. A continuación te guiaremos en el proceso de elaboración de un informe con una sola tabla de datos asociada. Como ejemplo, crearemos el informe de Clientes, para ello realiza lo siguiente:

o

1. Del menú Objetos selecciona la opción Crear 2. Haz clic en asistente para informes como se muestra en la figura 1.73

de

Le ón

Figura 1.73

-L

s

ui

3. Elige la tabla a partir de la cual se creará el informe. Para nuestro ejemplo, elige catCliente y selecciona todos los campos exceptuando ID (ya que consideramos que no es importante) como se muestra en la figura 1.74. Haz clic en el botón Siguiente.

D id

av Figura 1.74

82

4. Visualizarás una ventana que nos pregunta si deseamos algún nivel de agrupamiento (figura 1.75). Dado que no deseamos agrupar, haz clic en el botón Siguiente.

o

r tu

Ar de

Figura 1.75

Le

ón

5. A continuación visualizarás, otra ventana de diálogo por medio de la cual podrás indicar a Access si deseas ordenar los datos a mostrar e indicar el campo o los campos con base en los cuales se ordenará, así como el tipo de ordenamiento. Para nuestro ejemplo, selecciona el campo Nombre (asegúrate que sea de forma ascendente) como se muestra en la figura 1.76 y haz clic en el botón Siguiente.

s

ui

-L

D id

av

Figura 1.76

83

6. Selecciona la distribución Tabular y la orientación Horizontal como se muestra en la figura

1.77, y haz clic en el botón Siguiente.

o

r tu

Ar de ón

Le

Figura 1.77

7. Escribe como título para tu informe infCliente y haz clic en el botón Finalizar como se muestra en la figura 1.78.

s

ui

-L D id

av

Figura 1.78

84

Tu informe se verá como se muestra en la figura 1.79

o

r tu

Ar de

Figura 1.79

Le

ón

Recuerda que puedes modificar el diseño de tus informes haciendo clic en Vista diseño. Puedes agregar el logo, nombre y demás datos de la empresa, el título del informe, etc. (este proceso es similar al que se hizo con los formularios) de tal forma que tu informe se vea como se muestra en la figura 1.80

s

ui

-L

D id

av

Figura 1.80

85

Actividad 1.11 Realiza lo siguiente: Siguiendo los pasos descritos anteriormente crea los informes de artículos, tipo de pago y vendedor

Informes utilizando consultas

Ar

Facturas Emitidas

o

r tu

A continuación vamos a construir un informe cuyos elementos se encuentren contenidos en varias tablas relacionadas y, por tanto, se requiera el uso de una consulta como fuente de datos; para ello, utilizaremos como ejemplo el informe de facturas emitidas.

de

ón

Le

La creación del informe referente al concentrado de facturas emitidas, consistirá de dos partes: primero, crearemos una consulta que proporcione los datos necesarios y, en segundo lugar, el informe propiamente dicho. El procedimiento para crear la consulta es el siguiente: 1. Del menú Objetos selecciona la opción Crear.

-L

2. Haz clic en la opción Crear una consulta en vista diseño.

s

ui

3. Agrega a tu consulta las tablas tabFactura y unionArticuloFacturado. Haz clic en el botón Cerrar.

D

4. Agrega a tu consulta los campos Folio, Fecha, IdTipoPago e IdCliente de la tabla tabFactura.

id

a) Importe:Cantidad*PrecUnitFac

av

5. Además agrega los campos calculados:

b) Iva:(Cantidad*PrecUnitFac)*PorIvaFac/100 y c) Total:(Cantidad*PrecUnitFac)+(Cantidad*PrecUnitFac)*PorIvaFac/100 6. Haz clic derecho en cualquier columna y selecciona la opción Totales. Se agregará automáticamente un renglón llamado Total, del cual elige la opción Suma solamente para los 3 campos antes calculados (Importe, Iva y Total). Lo anterior lo realizamos para que el informe no incluya un renglón por cada artículo incluido en una factura, sino un renglón para el total de cada factura.

86

En la figura 1.81 se muestra como debe quedar la consulta hasta este momento.

o

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Ar de ón

Le s

ui

-L

Figura 1.81

D

7. En el renglón Criterios de la columna correspondiente al campo Fecha, escribe lo siguiente: Entre[Fecha Inicio Periodo] y [Fecha Fin Periodo] para que, al momento de ejecutar la consulta, el sistema te presente una pantalla como la de la figura 1.82, donde podrás introducir el intervalo de tiempo que deseas se muestre en el informe

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av

Figura 1.82

8. Guarda tu consulta con el nombre conFacEmitidas

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Ahora crearemos el informe utilizando la consulta anterior y agregando las opciones de resumen correspondientes. Para ello realiza lo siguiente:

o

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1. Del menú Objetos selecciona la opción Crear 2. Haz clic en la opción Asistente para Informes 3. Selecciona la consulta conFacEmitidas y agrega todos sus campos y haz clic en el botón Siguiente. 4. En la ventana de agrupamiento selecciona la opción por Fecha, ésto nos permitirá visualizar las facturas de nuestro informe por medio de la fecha y después, haz clic en el botón Siguiente. 5. Elige la opción ordenar por el campo IdCliente, Fecha o Folio, posteriormente haz clic en el botón Opciones de resumen y activa la columna Suma para los renglones Importe, Iva y Total y haz clic en el botón Siguiente. 6. Selecciona la opción distribución por Bloque en forma Horizontal y haz clic en el botón Siguiente. 7. Elige el estilo Corporativa, haz clic en el botón Siguiente. 8. Guarda tu informe con el nombre InfFacEmitidas y haz clic en el botón Finalizar. 9. Tu informe se verá como lo muestra la figura 1.83.

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av Figura 1.83

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Recuerda que puedes modificar el diseño de tus informes haciendo clic en Vista diseño. Puedes agregar el logo, nombre y demás datos de la empresa, el título del informe, etc. (este proceso es similar al que se hizo con los formularios), de tal forma que tu informe se vea como se muestra en la figura 1.84

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-L Figura 1.84

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Informe para la Factura

En una sección anterior mencionamos que para mandar a imprimir la factura hacía falta la elaboración de un informe, y es en esta sección donde lo construiremos. Dicho informe incluirá datos que se encuentran contenidos en varias tablas relacionadas y, por tanto, requerirá una consulta como fuente de datos. Dicho informe estará diseñado para ser impreso en un formato de factura como la que se mostró en la figura de la página 13 de este capítulo. La creación del informe para la factura consistirá de dos partes: primero, crearemos una consulta que proporcione los datos necesarios y, en segundo lugar, el informe propiamente dicho. El procedimiento para crear la consulta es el siguiente:

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1. Del menú Objetos selecciona la opción Crear. 2. Haz clic en la opción Diseño de consulta. Observa la figura 1.85.

Figura 1.85

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3. Agrega a tu consulta las tablas tabFactura, catCliente, unionArticuloFacturado y catAriculo. Haz clic en el botón Cerrar. 4. Visualizarás una pantalla como la que se muestra en la figura 1.86; como podrás observar, automáticamente se agregaron relaciones que no fueron creadas por nosotros y que deben ser eliminadas. Reacomoda las tablas en el diagrama de tal forma que te facilite ver las relaciones que existen entre ellas; después de esto, tu pantalla debe verse como la figura 1.87.

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Figura 1.86

Figura 1.87

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5. Agrega a tu consulta: de la tabla tabFactura, los campos Folio, Fecha, IdCliente, IdVendedor, IdTipoPago; de la tabla catCliente, los campos Rfc, Dirección, Telefono, Cp, Ciudad, Estado; de la tabla unionArticuloFacturado, los campos IdArticulo, Cantidad, PrecUnitFac y PorIvaFac; y, por último, de la tabla catArticulo, el campo Clave. 6. Además agrega los campos calculados: a) Importe:Cantidad*PrecUnitFac b) Iva:(Cantidad*PrecUnitFac)*PorIvaFac/100 c) Total:(Cantidad*PrecUnitFac)+(Cantidad*PrecUnitFac)*PorIvaFac/100 7. Guarda tu consulta con el nombre conImprimirFactura. Observa la figura 1.88.

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-L D id

av Figura 1.88

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Ahora crearemos el informe utilizando la consulta anterior y agregando las opciones de resumen correspondientes. Para ello realiza lo siguiente: 1. Del menú Objetos selecciona la opción Crear 2. Haz clic en la opción Asistente para informes. Observa la figura 1.89.

Figura 1.89

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Ar

3. Selecciona la consulta conImprimirFactura, agrega todos sus campos como se muestra en la figura 1.90 y haz clic en el botón Siguiente.

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av Figura 1.90

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4. Visualizarás una ventana en la cual se pregunta: ¿Cómo deseas ver los datos? y te permite seleccionar una de las cuatro tablas utilizadas. Selecciona por tabFactura como se muestra en la figura 1.91 y haz clic en el botón Siguiente.

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Figura 1.91

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5. En la siguiente ventana se pregunta: ¿Desea agregar algun nivel de agrupamiento? Como se muestra en la figura 1.92 no selecciones nada solo haz clic en Siguiente

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av Figura 1.92

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6. En la siguiente ventana no es necesario seleccionar un campo para la ordenación de los datos, pero sí debemos de seleccionar algunas opciones de resumen. Para ello, haz clic en el botón Opciones de resumen y activa la columna Suma para los renglones Importe, Iva y Total como se muestra en la figura 1.93 y haz clic en el botón Siguiente.

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av Figura 1.93

7. Selecciona la opción distribución en Pasos en forma Vertical y haz clic en el botón Siguiente 8. Guarda tu informe con el nombre infImprimeFactura y haz clic en el botón Finalizar.

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Tu informe se verá como se muestra en la figura 1.94.

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Figura 1.94

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A este informe debes quitarle todas las etiquetas (son los controles que muestran el texto en negritas, la mayor parte de ellas se encuentra en la sección Encabezado de página) para esto solo selecciona la etiqueta o etiquetas y presiona la tecla Supr o Del (esto se hace porque, como se dijo anteriormente, la hoja que se utilizará para imprimir las facturas ya contiene estos rótulos). Debes de acomodar los campos de tal forma que se impriman en los lugares indicados, observa la figura 1.95.

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av Figura 1.95

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Si mandas a imprimir el informe en este momento, se imprimirán todas las facturas que se encuentren en tu sistema y el objetivo del informe es mandar a imprimir solo la que el usuario esté visualizando en ese momento, por lo tanto, hay que hacer lo siguiente:

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1. Haz clic con el botón derecho, en la esquina superior izquierda del informe, visualizarás una lista de opciones de la cual selecciona la opción Propiedades. Observa la figura 1.96. 2. Visualizarás la ventana de Propiedades del informe en la propiedad Filtro de la ficha Datos escribe [Folio]= [Forms]![frmEncabezadoFactura]![Folio] esto permite que se visualice el informe únicamente con los datos de la factura actual (los datos de las otras facturas se omiten). 3. En la misma ficha Datos en la propiedad Activar filtro Figura 1.96 escribe Sí observa la figura 1.97. Cierra la ventana de Propiedades. 4. Por último, guarda los cambios efectuados al informe y haz clic en el botón Cerrar.

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-L Figura 1.97

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av ¡Listo! Ahora sí ya tienes el informe de la factura, solo resta crear el botón que nos permita mandarla a imprimir desde el formulario principal. Para esto, haz lo siguiente: 5. Abre el formulario principal frmEncabezadoFac en Vista diseño. 6. Del Cuadro de Herramientas que te mostramos en la figura 1.35, selecciona la opción Botón de comando y dibuja el botón a la derecha del botón Deshacer. En forma automática visualizarás la ventana del Asistente para botones de comando. En ella selecciona la categoría Operaciones con informes y, posteriormente, la acción Imprimir informe como se muestra en la figura 1.98 y haz clic en el botón Siguiente.

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Figura 1.98

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7. Selecciona el informe infImprimeFactura como se muestra en la figura 1.99 y haz clic en el botón Siguiente

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-L D id

av Figura 1.99

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8. En la opción Texto, escribe Imprimir como se muestra en la figura 1.100 y haz clic en el botón Siguiente. El contenido de esta opción se visualiza como rótulo en el botón (en nuestro caso la palabra Imprimir, de acuerdo con nuestro diseño).

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Figura 1.100

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9. Escribe el nombre del botón (en este caso, cmdImprimir) como se muestra en la figura 1.101 y haz clic en el botón Finalizar.

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av Figura 1.101

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Integración del sistema Hasta aquí prácticamente has concluido tu base de datos, solamente te resta generar la pantalla donde aparecerá el menú a través del cual los usuarios accederán a los diversos formularios, catálogos e informes que se han creado en la base. A esto le llamamos Integración del sistema e incluye, de acuerdo con nuestros diseños la creación de un menú principal (que contendrá la opción de crear facturas) con dos submenús (el de los catálogos y el de los informes) y la opción Salir.

Creación de los menús (Paneles de control)

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Para la creación de nuestro menú principal es necesario primero agregar la opción de Administrador del panel de control a nuestro menú de objetos porque por defecto Access 2013 no la tiene preestablecida en el menú de objetos

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Para ello realiza lo siguiente:

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1. Del menú de Objetos selecciona la opción Inicio 2. Haz clic derecho en alguna parte en blanco del menú de objetos 3. Haz clic en Personalizar la cinta de opciones como se muestra en la figura 1.102

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av Figura 1.102

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4. Selecciona la opción Pestañas principales que se localiza en la parte central en Comandos disponibles en: 5. Haz doble clic en Herramientas de Bases de Datos 6. Haz doble clic en Administrar y selecciona Administrador del panel de control 7. En seguida localiza en la parte baja del lado derecho el botón Nuevo grupo y haz clic en este mismo. 8. Cambia el nombre a “Panel de Menú Principal” 9. Haz clic en el Botón Agregar que se localiza en la parte central y debe quedar como se muestra en la figura 1.103

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-L D id

av Figura 1.103

10. Por ultimo haz clic en Aceptar

100

Para crear los menús, realiza lo siguiente: 1. Del meno de objetos Selecciona la opción Inicio y Haz clic en Administrador del Panel de control que recientemente haz agregado como se muestra en la figura 1.104

Figura 1.104

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2. Access te preguntará si deseas crear un panel de control. Haz clic en el botón Sí, esto te llevará a la pantalla del Administrador del panel de control, observa la figura 1.105.

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av Figura 1.105

3. En dicha pantalla se presenta como predeterminado el panel de control principal, por lo que solo nos hace falta agregar los submenús (Nota: La opción predeterminado indica que ese será el primer panel que se mostrará; tú puedes elegir como predeterminado cualquier panel de control simplemente seleccionándolo y presionando el botón que dice Predeterminado). Para agregar los submenús, haz clic en el botón Nueva. 4. Escribe el nombre SubMenuCatalogos y haz clic en el botón Cerrar, esto te regresa a la pantalla del Administrador del panel de control. 5. Nuevamente haz clic en el botón Nueva, escribe el nombre SubMenuInformes y haz clic en el botón Cerrar

101

Como se muestra en la figura 1.106, en la pantalla Administrador del panel de control ahora se muestran los 3 elementos necesarios para nuestros menús: el panel de control principal, el submenú de los catálogos y el submenú de los informes; sin embargo, aún falta indicar qué elementos contendrá cada uno de ellos.

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Figura 1.106

Para definir los elementos del menú principal haz lo siguiente:

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1. Selecciona Panel de control principal y haz clic en el botón Modificar 2. Visualizarás una ventana, llamada Modificar página del panel de control principal como la que se muestra en la figura 1.107, haz clic en el botón Nueva.

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Figura 1.107

102

3. Visualizarás otra ventana, llamada Modificar elemento del Panel de control, donde debes introducir los datos que te indicamos a continuación: -

En Texto, escribe: Facturación. En Comando: Selecciona Abrir el formulario en modo Edición. En Formulario: Selecciona frmEncabezadoFac.

4. Después de introducir estos datos, la ventana quedará como se muestra en la figura 1.108. Finalmente, haz clic en el botón Aceptar, esto te regresará a la pantalla Modificar página del panel de control principal.

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Ar Figura 1.108

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Para agregar otra opción al menú principal haz clic en el botón Nueva. Escribe en las opciones lo que te indicamos a continuación: Texto: Informes. Comando: Selecciona Ir al panel. Panel de Control: Selecciona SubMenuInformes. Haz clic en el botón Aceptar. Para agregar el submenú catálogos al menú principal, haz clic en el botón Nueva. Escribe en las opciones respectivas lo que se indica a continuación: Texto: Catálogos. Comando: Selecciona Ir al panel. Panel de Control: Selecciona SubMenuCatalogos. Haz clic en el botón Aceptar. Finalmente, agregaremos la opción Salir, para ello haz clic en el botón Nueva y agrega: Texto: Salir Comando: Selecciona Cerrar la aplicación. Haz clic en el botón Aceptar. La ventana se verá como se muestra en la figura 1.109. Finalmente, haz clic en el botón Cerrar.

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5. 6. 7. 8. 9. -

Figura 1.109

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Para definir los elementos de los submenús debes realizar un procedimiento similar al anterior, con algunos cambios. En este proceso tus ventanas se mostrarán como en las figuras 1.110 y 1.111:

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Figura 1.110

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Figura 1.111

1. Selecciona SubMenuCatalogos y haz clic en el botón Modificar. 2. Haz clic en el botón Nueva e introduce los siguientes elementos, para cada una de las opciones que tendrá el subformulario: a) Opción Clientes - Texto: Clientes. - Comando: Abrir el formulario en modo edición. - Formulario: frmCliente. b) Opción Artículos - Texto: Artículos. - Comando: Abrir el formulario en modo edición. - Formulario: frmArticulo.

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c) d) e) -

Opción Vendedor Texto: Vendedor. Comando: Abrir el formulario en modo edición. Formulario: frmVendedor. Opción Forma de Pago Texto: Forma de Pago. Comando: Abrir el formulario en modo edición. Formulario: frmTipoPago. Opción Regresar al menú principal Texto: Regresar al menú principal. Comando: Ir al panel. Panel de control: Panel de control principal.

Opción Clientes Texto: Clientes. Comando: Abrir el informe. Formulario: infCliente. Opción Articulo

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- Comando:

Abrir el informe.

- Formulario:

infArticulo.

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Opción Vendedor Texto: Vendedor. Comando: Abrir el informe. Formulario: infVendedor. Opción Facturas Emitidas Texto: Facturas Emitidas. Comando: Abrir el informe. Formulario: infFacEmitidas. Opción Regresar al menú principal Texto: Regresar al menú principal. Comando: Ir al panel. Panel de control: Panel de control principal.

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c) d) e) -

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Artículos.

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- Texto:

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a) b)

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3. Haz clic en el botón Cerrar. 4. Selecciona SubMenuInformes y haz clic en el botón Modificar. 5. Haz clic en el botón Nueva e introduce:

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f) Haz clic en el botón Cerrar y después nuevamente en el botón Cerrar para salir del Administrador del panel de control. g) Observa que en el menú Objetos en la opción Formularios aparece un formulario llamado Panel de Control y en la opción Tablas aparece, una llamada Switchboard Items. Si haces doble clic en el formulario Panel de control, tendrás acceso a los menús que acabas de crear. Dichos menús se verán como se muestra en la figura 1.112.

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-L D id

av Figura 1.112

Recuerda verificar que todas sus opciones funcionen. Además, puedes modificar el diseño de los menús en Vista diseño, agregar una imagen, etiquetas, etc., tal y como se hizo con los formularios que se crearon anteriormente, de tal forma que se vean como el que se muestra en la figura 1.113.

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Ar Figura 1.113

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Añadir contraseña

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Por último, podemos comentar que es posible compartir una base de datos en Access entre diferentes máquinas, pero esto no siempre es recomendable. Con el fin de restringir el acceso a la base, puedes agregarle una contraseña.

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1. Haz clic en la pestaña Archivo como se muestra en la Figura 1.114.

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av Figura 1.114

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2. Haz clic en Abrir como se muestra en la Figura 1.115.

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Figura 1.115

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3. Haz doble clic en la ubicación donde se encuentra almacenada tu Base de Datos 4. Selecciona tu Base de Datos y en el botón Abrir selecciona Abrir en modo exclusivo como se muestra en la figura 1.116.

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av Figura 1.116

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5. En la siguiente ventana introduce la contraseña para tu base de datos tal como se muestra en la figura 1.117 y haz clic en el botón Aceptar para terminar

Figura 1.117

Observación:

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o Si quieres eliminar una contraseña, abre tu base en modo exclusivo y del menú Herramientas selecciona la opción Seguridad, posteriormente selecciona la opción Anular contraseña.

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El siguiente paso sería implementar nuestro sistema de facturación. Esperamos que en este capítulo hayas aprendido lo fundamental en el desarrollo de un pequeño sistema utilizando el manejador de bases de datos Access. Así como haz aprendido a diseñar y desarrollar un sistema de facturación, hay muchas aplicaciones pequeñas que puedes desarrollar tales como: un sistema para imprimir credenciales, de biblioteca, etc. ¡Suerte!

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Resumen

Las Bases de Datos constituyen actualmente una de las herramientas más utilizadas para el almacenamiento y procesamiento de la información.



Para cualquier organización, un adecuado diseño de su Base de Datos conlleva la posibilidad de utilizar dicha información como una ventaja competitiva.



El diseño de las Bases de Datos es un proceso que incluye la selección del modelo más adecuado, así como la definición de los datos a almacenar, su interrelación y la forma en que se visualizarán los mismos.



Una vez diseñada, la Base de Datos es creada utilizando aplicaciones como Access, que de forma sencilla permiten llevar lo diseñado a la realidad.



La creación de una Base de Datos en Access implica la elaboración de tablas, formularios, consultas y reportes, a través de los cuales serán manipulados los datos de la organización.

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Bibliografía Microsoft Access 97 Paso a Paso A. Catapult, 1997 España. Ed. Mc Graw Hill SA. Diseño y administración de Bases de Datos B. Hansen, Gary y James V. Hansen, 2ª edición 1997, España. Ed. Prentice Hall. Procesamiento de Bases de Datos C. Kroenke, David. 1996, México. Ed. Prentice Hall Hispanoamericana.

Referencias electrónicas

Ar

http://personal3.iddeo.es/davmai/Access.htm

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D. Trucos de Access.

o

http://communities.es/SoloAccess/_whatsnew.msnw

de

E. Sólo Access.

http://hades.udg.es/lista/access/

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F. Lista de correo de Microsoft Access.

ón

http://www.microsoft.com/spain/support/office/access/faq/faq2000.asp?FR=0

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Consultas más frecuentes sobre Microsoft Access

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