Sistema de Control Interno en Compras

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SISTEMA DE CONTROL INTERNO ¿Qué es el sistema de control interno? El control interno comprende el plan de organización y el conjunto de acciones, actividad actividades, es, planes, planes, políticas políticas,, normas, normas, registros registros,, procedi procedimiento mientos s y métodos, métodos, incluido el entorno y actitudes que desarrollan autoridades y su personal a carg cargo, o, con con el obje objeti tivo vo de prev preven enir ir posi posibl bles es ries riesgo gos s que afec afecta tan n a una una organización, con la nalidad de    

!roteger los activos y salvaguardar los bienes de la institución "ericar la razonabilidad y la conabilidad de los informes contables y administrativos !romover la ad#esión a las políticas administrativas establecidas$ %ograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados

OBETI!OS DE LA E!AL" E!AL"ACI#N ACI#N DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO$ &l realizar la evaluación del sistema de control interno, se debe incluir todos los procedimientos y mecanismos que permitan la evaluación del sistema como una medida medida de previ previsió sión, n, para para lo cual cual se tendr' tendr' en cuenta cuenta los los siguie siguiente ntes s objetivos 

El establecimiento de la conanza en el propio sistema( es decir debido a que no pueden pueden inspec inspeccio cionar nar los regis registr tros os de todas todas las opera operacio ciones nes realizadas realizadas en el periodo bajo e)amen, por el contrario se debe conar en la eciencia del sistema contable con la ecacia de sus propios controles internos relacionados con los registros apropiados de las operaciones y la elaboración de Estados *inancieros que re+ejen estos acontecimientos$

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&plicar &plicar las ormas ormas de &uditoria &uditoria -eneralmente -eneralmente &ceptada &ceptadas, s, ajustando ajustando todos los procedimientos de evaluación a estas, con el n de obtener los resultados satisfactorios$

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.ejorar .ejorar y fortalece fortalecerr el /istema de 0ontrol 0ontrol nterno, al #aber analizado analizado y detectado detectado insucienci insuciencias, as, formuland formulando o las correccio correcciones nes necesarias, necesarias, las cuales ser'n presentadas a la gerencia para su corrección$

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SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE COM%RAS El sistema de control interno de compras comprende la estructura, las políticas, el plan plan de organ organiza izació ción n y el conjun conjunto to de método métodos s y proce procedim dimien ientos tos de la empre empresa, sa, dirigi dirigidos dos a asegur asegurar ar el suminist suministro ro de recurs recursos os necesa necesario rios s en el momento adecuado para cumplir con sus actividades$ 2n control interno adecuado para las adquisiciones de recursos requiere que la función de compras esté segregada tanto de la recepción de, como del registro de la compra y de su pago subsecuente$ 2n departamento de compras especializado deber' poseer amplias facultades y e)clusividad en la colocación de órdenes de compras relacionadas con los activos, una vez que las órdenes #ayan sido debidamente autorizadas en su origen, y luego aprobadas$

%RINCI%ALES OBETI!OS DEL DE%ART DE%ARTAMENTO DE COM%RAS& '$ %ara %ara (acer (acer uso de mater material iales) es) *ro+ee *ro+eedor dores es , e-ui*o e-ui*os s al menor menor costo *osi.le& .inimizar costos de entrada aumenta la productividad y permite la rentabilidad de las operaciones$  este punto es de suma importancia que eval4es el precio constantemente$ !ara las las empr empres esas as gran grande des, s, la reco recome mend ndac ació ión n es nego negoci ciar ar por por volu volume men n teniendo en cuenta un buen manejo del inventario$ inventario $ !ara una peque5a empresa, lo ideal es evaluar proveedores proveedores alternativos que permitan negociar los precios$

/$ Ase0urar el 1u2o continuo de la *roducci3n& & travé través s de un sumin suminis istr tro o conti continuo nuo de mate materi rias as prim primas as,, comp compon onen ente tes, s, #erramientas, etc$, junto con el departamento mantención$

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4$ Aumentar la rotaci3n de acti+os& %a inversión en los inventarios se debe mantener mínimo en relación con el volumen de ventas$ !rincipalmente por los costos asociados a mantener inventarios$

5$ Desarrollar una 6uente alternati+a de suministro& En este punto #ay que trabajar de manera inteligente y estratégica$ Entonces, un buen comprador buscar' otras fuentes alternativas de suministro para aumentar la capacidad de negociación, con ello, minimizamos el costo de los materiales y aumentamos la capacidad de responder a las emergencias$

7$ Esta.lecer , mantener .uenas relaciones con los *ro+eedores& .antener buenas relaciones con el proveedor ayuda en la evolución de una imagen favorable en todos los 'mbitos$

Estas relaciones son beneciosas para el comprador en términos de cambiar o negociar un precio razonable y poder tener un trato preferencial en caso de escasez de materiales$ 0ada negocio necesita una buena y conable fuente proveedores, ya que su in+uencia en la actividad de la empresa es enorme, debido principalmente al volumen de suministros para la producción, adem's, el precio de los materiales entregados afecta directamente el costo del producto acabado$

8$ Conse0uir la m9:ima inte0raci3n con otros de*artamentos de la em*resa& %a función de compra est' íntimamente relacionada con 

El departamento de producción, en relación a las especicaciones y el +ujo de material$

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&l departamento de ingeniería para la compra de #erramientas, equipos y m'quinas$

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& mar6eting por los pronósticos de ventas y su impacto sobre la compra de materiales$

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& nanzas para mantener los niveles de materiales adecuados y estimar el capital de trabajo requerido$

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& recursos #umanos para una correcta dotación de personal$

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  al mejor funcionamiento de los departamento de compra y mantención para una buena relación con los proveedores$

;$ ciente , *resentar in6ormes de 0esti3n cuando se re-uieran& Este procesamiento de datos e informes debe ser normalizado o estandarizado, de modo que el mantenimiento de registros pueda ser facilitado y analizado para y por todos los interesados$ %a presentación de informes periódicos de gestión de las actividades de compra, justica la e)istencia independiente del departamento$

2na manera ecaz de mantenerse en la misma línea con los proveedores es compartiendo información sobre las principales transacciones$

%ROCESO DE COM%RA EN LA EM%RESA %os siguientes pasos est'n involucrados en un debido control interno de las compras$

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Necesida d de compra Facturas de los  proveedo res y Pago

Recepció n

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La requisici  ón de compra

La Orden de compra

Necesidad de compra: dentica la necesidad de alg4n recurso por parte de las diferentes 'reas de la empresa$ La requisición de compra. El departamento o persona que solicite un artículo deber' enviar una requisición debidamente autorizada al departamento de compras$ Es mediante la requisición de compras que se inicia el tr'mite por parte del departamento de compras para la adquisición del artículo solicitado$

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La Orden de compra. 7espués de la aprobación por el funcionario indicado, el departamento de compras coloca el pedido al proveedor 8agricultor de arroz en c'scara9 de acuerdo con la política de la compa5ía referente a la calidad, precio y cantidad$ %as órdenes de compra deber'n estar numeradas anticipadamente y en forma consecutiva, manteniendo un control sobre el n4mero de todas ellas y si un pedido fuese cancelado o bien si fuese rec#azado por el proveedor, todas las copias deber'n recobrarse y arc#ivarse$

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Recepción. :odos los insumos comprados deber'n ser entregados a un departamento centralizado de recepciones en donde se cuentan y se inspeccionan de acuerdo con las especicaciones$

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Facturas de los proveedores y Pago. %as facturas deber'n ser comparadas con la copia de la orden de compra e informe de recepción y contabilidad vericar' las sumas y datos consignados en ella$ &ntes de pagar una factura ésta y toda la documentación relacionada con la

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compra deber'n ser aprobadas por la persona encargada de autorizar los desembolsos de efectivo$

OBETI!OS DE "N SISTEMA DE CONTROL DE COM%RAS  1$ ;btener información conable, veraz y oportuna que ayude a una buena toma de decisiones$ o materias primas

?$ 0onocimiento suciente de los proveedores por el parte del personal de compras$

CONTROLES DEL CICLO DE COM%RAS& %os aspectos del control a tener en cuenta en el ciclo de compras van a ser los siguientes 

/eleccionar a proveedores y acordar las condiciones en cuanto a precios, descuentos por volumen, crédito y disponibilidad de las entregas$ Es conveniente que e)ista una vericación periódica, por una persona perteneciente a la empresa o un tercero, con ello se evita que se efect4en compras a proveedores no autorizados o se paguen productos o servicios m's altos que los acordados$

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7eterminar la cantidad de bienes a comprar, sus límites y las especicaciones de calidad de las mismas$ todas las ordenes de compras estar'n aprobadas por el responsable de compras y se evitaran los e)cesos en inventario, salvo los e)presamente autorizados por la dirección de la empresa, con ello se tiene la seguridad de solicitar el producto que se necesita, evitar compras anticipadas o con demasiada tardanza y que las mercancías re4nen las especicaciones de calidad denidas por la empresa$

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&signar actividades especícas para el personal del departamento$

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*ormalizar los pedidos de compra 4nicamente cuando tienen la oportuna aprobación$

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0ontrol de documentos pre numerados$

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!eriódicas inspecciones para comprobar que los pedidos de compra est'n completos y autorizados 8claves, productos, cantidad, código, proveedores, etc$9

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&ceptación de mercaderías recibidas previas solicitud y autorización de las mismas$

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umeración correlativa de los documentos generales en la recepción$

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0onfección de un registro de entradas de bienes re+ejando una numeración de cada documento recibido$

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0omprobación de las bienes recibidas con las órdenes de compra autorizadas correspondientes$

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"ericación de las cantidades, precios y condiciones de las facturas recibidas con las órdenes de pedidos autorizadas$ "ericaciones del inventario permanente$ a9 &n'lisis de diferencias entre inventarios físicos y registros contables$ b9 /upervisión de las vericaciones por el personal designado$ c9 nspección del correcto funcionamiento de altas y bajas para el control de e)istencias$

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ngresar las compras en su respectivo registro$ a9 %os arc#ivos de la documentación deben estar en lugares adecuados, con la seguridad y protección necesaria$ b9 0opias de seguridad y restricciones en su acceso$ c9 /upervisión del responsable designado$

7e esta manera se disminuye la posibilidad de errores no detectados o situaciones irregulares al estar el proceso$

0on esto se asegura la inclusión de proveedores autorizados, calidad de las mercaderías, los pedidos necesarios y precios acordados y autorizados$

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CASO %RACTICO& SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA EM%RESA  LA ES%IA S$A$C  "NTA ?ENERAL ?erente ?eneral

@rea de Com*ras

Administraci3n

Secretaria

@rea de %roducci3n

@rea de almacén

@rea de !entas

Almacén de Materias %rimas

Seccion de Ma-uinas Seccion de Secado Seccion %esado , Em.olsado

Control de Calidad

Almacén de %roductos

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¿De -ué manera se realia el control interno en la em*resa?

%a Empresa @E/!-& /$&0$A ejecuta su sistema de control interno en el 'rea de compras, llevando la documentación necesaria para sustentar las compras de bienes( adem's cuenta con un personal adecuado para la realización de sus actividades y el control adecuado de sus compras$ !or otro lado el jefe de cada 'rea se encarga de supervisar las labores de sus subordinados, para garantizar un trabajo ecaz y eciente y de esta manera cumplir con los objetivos que se #a trazado la empresa$ 

2na de las maneras de sustentar la compra de bienes es a través de la documentación necesaria que contribuye a una formalización tanto como del pedido de compra de bienes, su compra, el traslado de dic#os bienes al almacen, asi como el ingreso de dic#os documentos a su respectivo registro$

%ROCESO DE COM%RAS ' NECESIDAD DE COM%RA

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/ REQ"ISICI#N DE COM%RA& /e recepciona un requerimiento, el cual plasma la necesidad de ciertos bienes por las distintas 'reas de la empresa$ Es mediante la requisición de compras que se inicia el tr'mite por parte del departamento de compras para la adquisición del artículo solicitado$