Sistema Correspondencia

 

INSTRUCTIVO DE USO SISTEMA SISTEM A DE CORRESPONDENCIA CORRESPONDENCIA Basado en el Framework Help Desk.

Ing. Gledys León AGOSTO, 2019   Oficina na de Tecnol Tecnologías ogías de Información In formación y Comunicación Ofici Edificio Administrativo Planta Baja Carretera Panamericana, Panamericana, Km 11, Altos de Pipe. Telf.: 58-212-5043046. 58-212-5 043046. Fax: 58-212-5041410. Apdo. 2632. Cód. Postal, 1020 A

 

 

SISTEMA CORRESPONDENCIA

Objetivo del Manual El siguiente manual tiene como objetivo proveer la información necesaria para la correcta utilización del sistema de Correspondencia. Describe los procedimientos que se llevan a cabo desde el registro y envio de una Correspondencia hasta se recibe y se le da respuesta.

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SISTEMA CORRESPONDENCIA

Objetivo del Sistema Formalizar una única vía de registro y seguimiento de las correspondencias relacionadas con el área de dirección, con el fin de proporcionar una mejor respuesta a los usuarios y tener un seguimiento estricto de las necesidades de los mismos y garantizar su satisfacción.

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SISTEMA CORRESPONDENCIA

Módulo Usuario Menú del Usuario  A este módulo podrán acceder todos los usuarios del sistema. La siguiente interfaz muestra: Registrar una correspondencia y Ver Correspondencias registradas.

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SISTEMA CORRESPONDENCIA

Registrar una correspondencia: En esta fase vemos un formulario que está divido en tres partes:

1. Datos del Emisor:

Nro. Carnet: Opción de búsqueda, al ingresar el número del trabajador activo del instituto. (Se utiliza solo en casos de que la correspondencia sea interna). Nombre del Emisor: Persona que emite o produce el mensaje. E-mail del Emisor: Correo de la persona que emite el mensaje. Cargo del Emisor: Función que ocupa la persona en la institución. institución.   Tipo de Emisor: Especificación de la procedencia del emisor, bien sea interno del instituto o externo del mismo. ( Se utiliza solo Empresa/Institución: Indicar la procedencia de la correspondencia. (Se en casos de que la correspondencia sea externa).

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SISTEMA CORRESPONDENCIA

Centro o Unidad: Ubicación donde labora el emisor que emite la correspondencia. (Se utiliza solo en casos de que la correspondencia sea interna). Nro. Carnet del emisor: Indicar el N° de Carnet, para aportar mayor información de quien emite el mensaje. Extensión telefónica: Colocar un número de extensión o número de teléfono donde se pueda localizar fácilmente al emisor.

2. Datos del Receptor:

Centro / Oficina: Indicar la Ubicación donde va dirigida la correspondencia, ya sea entrante o saliente. Tipo de Receptor: Especificación de la procedencia del receptor, bien sea interno del instituto o externo del mismo. Empresa/Institución: Indicar dónde va dirigida la correspondencia. Nombre del Receptor: Persona quien recibe la Correspondencia. Cargo del Receptor: Función que ocupa la persona en la empresa o institución en la que pertenece.

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SISTEMA CORRESPONDENCIA

Tipo

De

Documento:  Seleccionar Documento: 

el

tipo

de

documento

tales

como:

3. Datos de la Correspondencia:

Asunto: Escribir el enunciado sobre el cual trata el documento.

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SISTEMA CORRESPONDENCIA

Mensaje: Escribir Mensaje:  Escribir un pequeño resumen de lo l o escrito en la correspondencia entrante entr ante o saliente. Adjuntos: Se Adjuntos:  Se puede enviar 5 archivos, con un límite de descarga de 2mb. Apartado captcha: Medida captcha: Medida de seguridad, conocido como autenticación preguntarespuesta.

Registrar una correspondencia: Una vez registrada la correspondencia aparece aparec e la siguiente interfaz, donde se le puede dar seguimiento al documento, por medio del ID: Ejm (1VJ-6P8-RU98), o en el apartado Visualizar su correspondencia.

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SISTEMA CORRESPONDENCIA

Ver correspondencias registradas:

Se redirecciona   a este formulario, donde debe llenar los datos del ID antes señalado y del correo del emisor de la correspondencia.

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SISTEMA CORRESPONDENCIA

Se visualiza este apartado, donde se puede responder o mandar un mensaje, para hacer seguimiento de la correspondencia Receptor-Emisor, dando también como opción de enviar un archivo. E incluso una vez se le dé respuesta dé respuesta se puede marcar como resuelto.

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