Sistem Manajemen Terintegrasi ISO 9001 ISO 14001 & OHSAS 18001

Sistem Manajemen Terintegrasi ISO ISO 900 9001, 1, ISO ISO 140 14001 01 dan dan OHS OHSAS 18001 Quality, Environmental, Health and Safety Management System

sebuah pengantar singkat Disampaikan Oleh: Hartoko Krido Handoko Revisi 0 @2017

Hartoko Krido Handoko [email protected] 0818100893 Education Hiperkes & Keselamatan Keselamatan Kerja FK-UNS FK-UNS tahun - 2002 •

Certification Ahli K3 Umum – Umum – 2003 (Kemenakertrans) Ahli K3 Penanggulangan Kebakaran – Kebakaran – 2007 (Kemenakertrans) Auditor OHSAS 18001 – 18001 – 2010 (IRCA ) Manajer Pengendalian Pencemaran Air – Air – 2010 (IATPI) Ahli Madya CSR – CSR – 2016 (BNSP) Instruktur Teknis Bidang Pembinaan SMK3 & Keahlian K3 Umum – Umum – 2017 (Kemenaker) • • • • • •

Professional Professional Experience Astra Otoparts Tbk. EHS (Officer) 2002 – 2002 – 2006 Astra Otoparts Tbk. EHS (Head) 2006 – 2006  – 2012 Astra Otoparts Tbk. GA, CSR & Security (Head) 2012 – 2012 – Astra Otoparts Tbk. AGC Auditor 2004 – 2004  – 2006 Astra Otoparts Tbk. AGC & AFC Lead Auditor 2006 – 2006 – 2014 Institut Pertanian Bogor – Bogor – Jur. Jur. Teknik Teknik Manajemen LingkunganLingkungan- Dosen MK SMK3 2004 – 2004 – 2015 Profesional Auditor, Trainer & Konsultan 2010 • • • • • • •

Tujuan Pelatihan 1.

Peser eserta ta mema memaha hami mi peng penger erti tian an sist sistem em mana manaje jeme men n

2.

Peser serta me memaham ahamii ko konsep sep sik sikllus PDCA DCA

3.

Peser Peserta ta mem memaha ahami mi Pet Peta a Prose Prosess Bisni Bisniss & mema memaham hamii baga bagaima imana na men menyus yusun un Pet Peta a Proses Bisnis

4.

Peser Peserta ta memah memahami ami persy persyar arat atan an Sis Siste tem m Manaj Manajem emen en Mutu Mutu,, Lingk Lingkun unga gan, n, Keselamatan & Kesehatan Kerja

5.

Peser Peserta ta memah memahami ami cara cara Pene Penera rapan pan dan Penge Pengemba mbang ngan an Siste Sistem m Mana Manajem jemen en Mutu, Lingkungan, Keselamatan & Kesehatan Kerja

6.

Peser eserta ta mema memaha hami mi konse onsep p Int Integ egrrasi asi Sis Siste tem m Mana Manaje jeme men n

7.

Peser Peserta ta memah memahami ami keuntu euntung ngan an pen pener erapa apan n Sist Sistem em Mana Manajem jemen en Terpadu erpadu

8.

Peser Peserta ta memah memahami ami cara cara memban membangun gun Siste Sistem m Manaje Manajeme men n Terpadu erpadu

9.

Peser Peserta ta mem memaha ahami mi Doku Dokume ment ntasi asi dan dan Imple Implemen menta tasi si Siste Sistem m Manaje Manajemen men Terp Terpadu adu

Untuk Diperhatikan!

PENDAHULUAN •

Perkembangan industri semakin pesat

•

Persaingan semakin ketat

•

Setiap Perusahaan berusaha menjadi yang terbaik

•

Manajemen yang baik menjadi kunci kesuksesan

•

Tuntutan pasar untuk memberikan kualitas yang terbaik dalam produk maupun jasa yang dihasilkan tetapi tidak melupakan dampak lingkungan, keselamatan dan kesehatan kerja yang terjadi dari segala aktivitas perusahaan.

Pengertian Sistem •

Kata Sistem awalnya berasal dari bahasa Yunani (sustēma) dan bahasa Latin (systēma). Berikut ini ada beberapa pengertian sistem yang diambil dari berbagai sumber. 1.

Suatu kesatuan yang terdiri atas komponen atau elemen yang saling berinteraksi, saling terkait, atau saling bergantung membentuk keseluruhan yang kompleks.

2.

Kesatuan gagasan yang terorganisir dan saling terikat satu sama lain.

3.

Kumpulan dari objek atau fenomena yang disatukan bersama untuk tujuan klasifikasi atau analisis.

4.

Adanya suatu kondisi harmonis dan interaksi yang teratur

Pengertian Manajemen Berikut pengertian manajemen menurut beberapa ahli: •

Manajemen adalah seni dan ilmu perencanaan pengorganisasian, penyusunan, pengarahan dan pengawasan daripada sumberdaya manusia untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. (By: Drs. Oey Liang Lee )

•

Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian dan penggunakan sumberdaya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi tang telah ditetapkan. (By: James A.F. Stoner)

•

Manajemen merupakan suatu proses khas yang terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran yang telah ditentukan melalui pemanfaatan sumberdaya manusia dan sumberdaya lainnya. (By: R. Terry )

•

Manajemen adalah seni pencapaian tujuan yang dilakukan melalui usaha orang lain.(By: Lawrence A. Appley)

•

Manajemen adalah usaha untuk mencapai suatu tujuan tertentu melalui kegiatan orang lain. (By: Horold Koontz dan Cyril O’donnel)

Pengertian Sistem Manajemen •

Jadi dapat kita disimpulkan bahwa secara umum umum sis sistem mana manaje jeme men n adal adalah ah rangk angkai aian an kegiat egiatan an (siklu (siklus) s) yang yang berkelan berkelanjut jutan an dari dari org organis anisas asii untu untuk k men mencapai apai tuju tujuan an sepe sepert rtii meme memenu nuhi hi keing eingin inan an pela pelang ngg gan atau pasa pasarr, menceg mencegah ah terjad terjadin inya ya pencema pencemarran, menceg mencegah ah terja erjadi din nya kecel ecelak akaa aan n sesu sesuai ai deng dengan an kebij ebijak akan an perusahaan.

Konsep Siklus PDCA PDC A •

Hamp Ha mpir ir semu semua a sist sistem em mana manaje jeme men n berp berpij ijak ak pada pada konse onsep p PDCA PDCA (Demin (Deming g cycle), cycle), dima dimana na setia setiap p konsep onsep ters tersebu ebutt diterj diterjema emahk hkan an dala dalam m ben bentuk tuk klau klausu sull –kl  –klau ausu sull yang ang lebi lebih h deti detill untu untuk k memu memuda dahk hkan an kita kita dala dalam m mene menerrapka apkan n sist sistem em mana manaje jeme men n mutu mutu ISO ISO 9001 9001,, sist sistem em mana manaje jeme men n ling lingk kung ungan ISO ISO 1400 14001 1 dan dan sist sistem em mana manaje jeme men n K3 OHSAS 18001.

•

Konse onsep p PDCA PDCA ini ini dapa dapatt digu diguna nak kan oleh oleh berb berbag agai ai maca macam m sist sistem em mana manaje jeme men n term termas asuk uk sist sistem em mana manaje jeme men n mutu mutu ISO ISO 9001, 9001, sis siste tem m manaje manajemen men lingk lingkung ungan an ISO 14001, 14001, siste sistem m manaje manajemen men K3 OHS OHSAS AS 18001, 18001, at ataup aupun un siste sistem m manajam manajamen en yang yang lain. lain.

Peng engerti ertian an PDCA PDCA Plan:

menetapk menetapkan an sasaran-sas sasaran-sasara aran n dan proses-pr proses-proses oses yang yang dibutu dibutuhka hkan n untuk untuk member memberik ikan an hasilhasil-has hasil il yang yang sesuai sesuai denga dengan n pers persya yara rata tan n pelangg pelanggan an dan kebija ebijaka kan n organi organisas sasi. i. Do:

melaksanak melaksanakan an proses-p proses-pros roses es untuk untuk mencap mencapai ai tujuan tujuan Check:

memoni memonito torr dan menguk mengukur ur prose proses-p s-pro roses ses dan dan produ produk, k, kemu kemudi dian an membandi membandingk ngkann annya ya dengan dengan kebijaka ebijakan-k n-kebij ebijaka akan, n, sasaran-sas sasaran-sasaran aran dan persy persyara aratan tan produk produk yang yang telah telah diteta ditetapk pkan an sebelumn sebelumnya, ya, melakuk melakukan an anal analis isa a data data dan mela melapo pork rkan an hasi hasill- hasi hasiln lny ya. Act:

melak melakuk ukan an tindak tindakanan-tin tindak dakan an yang yang diperl diperluk ukan an untuk untuk memper memperbai baiki ki kinerj kinerja a prose prosess secar secara a kontin ontinu. u.

Siklus PDCA

Interested Parties? 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Customer Share Holder / Owner Employee Supplier / Vendor / Subcontractor Government Community

Dalam menentukan konteks organisasi harus didentifikasi: 1. Issue-issue Internal & Eksternal terkait pencapaian tujuan Organisasi 2. Kebutuhan & Harapan pihak-pihak yang berkepentingan dengan Organisasi

PENDEKATAN PROSES •

•

Pendekatan proses adalah pengelolaan sumber daya sedemikian rupa sehingga dapat mengubah input menjadi output. Seringkali output suatu proses langsung menjadi input pada proses berikutnya. Tujuan dari pendekatan proses adalah untuk meningkatkan efektivitas & efisiensi organisasi dalam mencapai tujuan sasaran program

Indikator Proses Indikator proses diturunkan dari tipikal kebutuhan industri: Quality, Cost, Delivery (responsif), dan Safety. •

•

Quality menyatakan kualitas yang dapat diterjemahkan sebagai upaya membuat produk dengan lebih baik dari kondisi sebelumnya atau lebih baik dalam pemenuhan spesifikasi. Cost menyatakan ukuran biaya yang dibutuhkan untuk melaksanakan suatu proses. Suatu proses makin baik bila memerlukan biaya lebih murah dengan output yang sama.

Indikator Proses (Cont’d) •

•

Delivery/responsif menyatakan kecepatan Perusahaan mengantarkan barang dan jasanya kepada pelanggan. Suatu proses makin baik jika dapat melakukannya lebih cepat. Termasuk ke dalam pengertian responsif adalah fleksibilitas perusahaan dalam membuat barang dan jasa yang dibutuhkan pelanggan. Safety menyatakan tingkat keamanan dan keselamatan kerja bagi karyawan dan belakangan diperluas hingga keamanan dampak proses bagi lingkungan. Proses yang lebih aman harus terus diupayakan dalam perbaikan proses.

Pendekatan Efisiensi & Efektivitas Proses

PETA PROSES BISNIS (BUSINES PROCESS MAP – BPM) •

•

Proses Bisnis merupakan nyawa dari suatu organisasi, karena proses bisnis merupakan perangkat bisnis yang mempunyai peranan penting dalam menggerakkan, mengarahkan, serta mempercepat laju roda suatu organisasi. Peta proses bisnis adalah diagram yang mengidentifikasi secara  jelas langkah-langkah yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proses. Peta ini memberikan deskripsi bagaimana cara suatu proses dilakukan. Ibarat buku manual, maka peta ini pun menjadi “user guide” bagi organisasi kita. Tidak hanya itu, peta proses bisnis dapat menyediakan informasi lain yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu proses seperti apa inputnya, outputnya, ukuran kinerjanya, siapa yang melakukannya dan beberapa informasi yang kita perlukan.

Merancang manual Sistem Manajemen disesuaikan dengan peta proses bisnis 1.

Buatlah peta bisnis proses yang memuat identifikasi: Suplier- Input-ProsesOutput-Customer (SIPOC). Masing masing proses harus menggambarkan urutan antar proses sehingga terlihat ujung dan akhir dari sebuah proses. Pada dasarnya Bisnis proses adalah gabungan proses dari lingkup yang lebih kecil seperti proses di bagian, proses di departemen atau proses di divisi.

2.

Tetapkan proses utama bisnis Anda misalnya : Jasa Pelayaran, Jasa Pendidikan, Manufaktur Metal Dies, Jasa Penerbangan, Jasa Training, Jasa Manufaktur Part Component Automotive, dll.

3.

Setiap proses utama akan terkait dengan Customer Oriented Process (COP) dimana input dan output berhubungan langsung dengan pelanggan. Contoh proses pembayaran, proses order, proses claim, dsb.

4.

Setiap proses utama juga didukung oleh proses pendukung seperti maintenance mesin, human resources, rekruitmen, pengadaan, dll.

Merancang manual Sistem Manajemen disesuaikan dengan peta proses bisnis (Cont’d) 5.

Setiap proses utama juga dilingkupi proses manajemen seperti proses audit internal, pengendalian dokumen dan data, manajemen review, tindakan perbaikan dan pencegahan, dll.

6.

Buatlah proses mana yang dikecualikan (proses ini tidak perlu digambarkan dalam peta bisnis namun dijelaskan pada ruang lingkup manual mutu).

7.

Buatlah ketentuan jika terdapat proses yang disubkontraktorkan / diambil alih oleh pihak ketiga.

8.

Buatlah identifikasi yang jelas pada bisnis proses tersebut seperti tanggal terbit, revisi, pengesahan dan iddentifikasi pengendalian dokumen.

Peta Proses Bisnis

Peta Proses Bisnis

Persyaratan Sistem Manajemen yang dirilis ISO 1.

Scope

2.

Normative references

3.

Terms & definitions

4.

Context of the organization

5.

 –

Understanding the organization and it’s context

 –

Understanding the needs and expectations of interested parties

 –

Determining the scope of the quality/environmental/safety & health Management System

 –

quality/environmental/safety & health Management systems and it’s processes

Leadership  –

Leadership and commitment

 –

Policy (quality/environmental/safety & health)

 –

Organizational roles and responsibilities

Persyaratan Sistem Manajemen yang dirilis ISO (Cont’d) 6.

7.

8.

Planning for the MS  –

Actions to address risks and opportunities

 –

quality/environmental/safety & health Objectives and planning to achieve them

Support (quality/environmental/safety & health)  –

Resources

 –

Competence

 –

Awareness

 –

Communication

 –

Documented information

Operation (quality/environmental/safety & health)  –

Operational planning and control

Persyaratan Sistem Manajemen yang dirilis ISO (Cont’d) 9. Performance evaluation (quality/environmental/safety & health) ⁻ Monitoring, measurement, analysis & evaluation ⁻ Internal audit ⁻ Management review

10. Improvement (quality/environmental/safety & health)  –

Non-conformity and corrective action

 –

Continual improvement

Perbandingan Sistem Manajemen ISO9001:2015

ISO14001:2015

ISO/DIS 45001:2016

OHSAS 18001:2007

4 Context of the Organization

4 Context of the Organization

4 Context of the Organization

4.1 Understanding the organization and its context

4.1 Understanding the organization and its context

4.1 Understanding the organization and its context

4.2 Understanding the needs and expectations of interested parties

4.2 Understanding the needs and expectations of interested parties

4.2 Understanding the needs and expectations of workers and other interested parties

4.3 Determining the scope of the quality management system

4.3 Determining the scope of the environmental management system

4.3 Determining the scope of the OH&S management system

4.1 General requirements

4.4 Quality management system and its processes

4.4 Environmental management system

4.4 OH&S management system and its processes

4.1 General requirements

5 Leadership

5 Leadership

5 Leadership and worker participation

5.1 Leadership and Commitment

5.1 Leadership and Commitment

5.1 Leadership and commitment

4.4.1 Resources, roles, responsibility, accountability and authority

5.2 Quality Policy

5.2 Environmental Policy

5.2 OH&S policy

4.2 OH&S policy

Perbandingan Sistem Manajemen ISO9001:2015

ISO14001:2015

ISO/DIS 45001:2016

OHSAS 18001:2007

5.3 Organizational roles, responsibilities and authorities

5.3 Organizational roles, responsibilities and authorities

5.3 Organizational roles, responsibilities, accountabilities and authorities

4.4.1 Resources, roles, responsibility, accountability and authority

--

--

5.4 Participation and consultation

4.4.3.2 Participation and consultation

6 Planning

6 Planning

6 Planning

4.3 Planning

6.1 Actions to address risks and opportunities

6.1 Actions to address risks and opportunities

6.1 Actions to address risks and opportunities

4.3.1 Hazard identification, risk assessment and determining controls 4.3.2 Legal and other requirements

6.2 Quality objectives and planning to achieve them

6.2 Environmental objectives and planning to achieve them

6.2 OH&S objectives and planning to achieve them

4.3.3 Objectives and programs

6.3 Planning for changes

--

--

7 Support

7 Support

7 Support

7.1 Resources

7.1 Resources

7.1 Resources

4.4.1 Resources, roles, responsibility, accountability and authority

Perbandingan Sistem Manajemen ISO9001:2015

ISO14001:2015

ISO/DIS 45001:2016

OHSAS 18001:2007

7.2 Competence

7.2 Competence

7.2 Competence

4.4.2 Competence, training and awareness

7.3 Awareness

7.3 Awareness

7.3 Awareness

4.4.2 Competence, training and awareness

7.4 Communication

7.4 Communication

7.4 Information and communication

4.4.3 Communication, participation and consultation 4.4.3.1 Communication

7.5 Documented information

7.5 Documented information

8 Operation

8 Operation

8 Operation

4.4 Implementation and operation

8.1 Operation planning and control

8.1 Operation planning and control

8.1 Operation planning and control

4.4.6 Operational control 4.3.1 Hazard identification, risk assessment and determining control

8.2 Requirements for products and services

8.2 Emergency preparedness and response

8.2 Management of change

4.4.6 Operational control

4.4.4 Documentation 4.4.5 Control of documents 4.5.4 Control of records

Perbandingan Sistem Manajemen ISO9001:2015

ISO14001:2015

ISO/DIS 45001:2016

OHSAS 18001:2007

8.3 Design and development of products and services

--

8.3 Outsourcing

4.4.6 Operational control

8.4 Control of externally provided processes, products and services

--

8.4 Procurement

4.4.6 Operational control

8.5 Production and service provision

--

8.5 Contractors

4.4.6 Operational control

8.6 Release of products and services

--

8.6 Emergency preparedness and response

4.4.7 Emergency preparedness and response

8.7 Control of nonconforming outputs

--

--

9 Performance evaluation

9 Performance evaluation

9 Performance evaluation

4.5 Checking

9.1 Monitoring, measurement, analysis and evaluation

9.1 Monitoring, measurement, analysis and evaluation

9.1 Monitoring, measurement, analysis and evaluation

4.5.1 Performance measurement and monitoring 4.5.2 Evaluation of compliance

9.2 Internal audit

9.2 Internal audit

9.2 Internal audit

4.5.5 Internal audit

9.3 Management review

9.3 Management review

9.3 Management review

4.6 Management review

Perbandingan Sistem Manajemen ISO9001:2015

ISO14001:2015

ISO/DIS 45001:2016

10 Improvement

10 Improvement

10 Improvement

10.1 General

10.1 General

10.1 Incident, nonconformity and corrective action

4.5.3 Incident investigation, nonconformity, corrective action and preventive action

10.2 Nonconformity and corrective action

10.2 Nonconformity and corrective action

10.3 Continual improvement

10.3 Continual improvement

10.2 Continual improvement

4.1 General requirements 4.2 OH&S policy 4.6 Management review

OHSAS 18001:2007

STRATEGI PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN

I. INITIAL REVIEW / TINJAUAN AWAL •

menentukan status kelengkapan dan penerapan manajemen perusahaan saat ini dibandingkan dengan persyaratanpersyaratan Standar ISO 9001, ISO 14001, SMK3 & OHSAS 18001

•

membantu memberikan informasi elemen-elemen Standar ISO 9001, ISO 14001, SMK3 & OHSAS 18001 yang sudah dimiliki perusahaan dalam praktek pengelolaan perusahaan sebelum mulai menerapan sistem manajemen.

TAHAP PERSIAPAN Tahapan ini merupakan langkah awal yang harus dilakukan suatu organisasi / perusahaan, dalam lahkah ini melibatkan lapisan manajemen dan sejumlah personel, mulai dari komitmen sampai menetapkan kebutuhan sumber daya yang diperlukan. Dalam tahapan persiapan ini dilakukan hal sebagai berikut: - Komitmen manajemen puncak - Menentukan ruang lingkup - Menetapkan cara penerapan - Membentuk kelompok penerapan - Menetapkan sumber daya yang diperlukan

TAHAP PENGEMBANGAN SISTEM MANAJEMEN & PENERAPANNYA

MENYATAKAN KOMITMEN Pernyataan komitmen dan penetapan kebijakan untuk menerapkan sebuah Sistem manajemen dalam organisasi / perusahaan harus dilakukan oleh manajemen puncak.Sistem manajemen tidak akan berjalan mulus tanpa adanya komitmen manajemen terhadap system manajemen tersebut. Komitmen manajemen harus benar – benar dibuktikan dengan tindakan nyata agar dapat diketahui , dipelajari, dihayati dan dilaksanakan oleh seluruh staf dan karyawan perusahaan.

MENETAPKAN CARA PENERAPAN Perusahaan dapat mengunakan Konsultan untuk menerapkan system manajemen dengan pertimbangan sebagai berikut : - Konsultan yang memiliki Pengalaman yang banyak dan bervariasi sehingga dapat menjadi agen pengalihan pengetahuan secara efektif, sehingga dapat memberikan rekomendasi yang tepat dalam proses penerapan Sistem manajemen. - Konsultan yang Independen memungkinkan Konsultan tersebut secara bebas dapat memberikan umpan balik kepada manajemen secara obyektif tanpa terpengaruh oleh persaingan antar kelompok didalam organisasi / perusahaan. - Konsultan lebih memiliki waktu yang cukup, berbeda dengan tenaga perusahaan yang meskipun mempunyai keahlian dalam system manajemen namun karena desakan tugas – tugas lain di perusahaan akibatnya tidak punya cukup waktu.

MEMBENTUK KELOMPOK KERJA (TASK FORCE) UNTUK PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN Kelompok kerja terdiri atas wakil dari setiap unit kerja, hal ini penting karena merekalah yang tentunya paling bertanggung jawab terhadap unit kerja yang bersangkutan. Peran anggota kelompok kerja ini antara lain : - Menjadi agen perubahan sekaligus fasilitator dalam unit kerjanya. - Menjaga konsistensi dari penerapan Sistem Manajemen Multu & LK3, baik melalui tinjauan sehari – hari maupun berkala - Menjadi penghubung antara manajemen dan unit kerja. Tugas & Tanggung Jawab anggota kelompok kerja adalah : - Mengikuti pelatihan lengkap tentang standard Sistem manajemen - Melatih Staff dalam Unit kerjanya sesuai kebutuhan

MEMBENTUK KELOMPOK KERJA (TASK FORCE) UNTUK PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN (cont’d) - Melakukan evaluasi & Tinjauan terhadap system yang berlangsung dibandingkan dengan system standard Sistem manajemen - Membuat bagan alir yang menjelaskan tentang keterlibatan unit kerjanya dengan elemen yang ada dalam standard Sistem manajemen - Bertanggung jawab untuk mengmbangkan system sesuai dengan elemen yang terkait dalam unit kerjanya - Bertanggung jawab untuk mempersiapkan penulisan dokumen – dokumen sebagaimana dipersyaratkan dalam standard Sistem manajemen termasuk mempersiapkan penulisan panduan mutu, prosedur, instruksi kerja dan form. - Bertanggung jawab untuk mempromosikan standar manajemen secara terus menerus & konsisten serta bersama –sama memelihara penerapan systemnya.

MENYEDIAKAN SUMBER DAYA Sumber daya ini mencakup orang/personel, perlengkapan, waktu, dan dana. Orang yang dimaksud disini adalah beberapa orang yang diangkat secara resmi di luar tugas – tugas pokoknya dan terlibat penuh dalam proses penerapan.

MELAKUKAN SOSIALISASI Kegiatan sosialisasi ini harus diarahkan untuk mencapai tujuan, diantaranya adalah : - Menyamakan persepsi dan motivasi terhadap pentingnya penerapan Sistem manajemen bagi kinerja perusahaan. - Membangun Komitmen menyeluruh mulai dari direksi, manajer, staf, dan seluruh jajaran dalam perusahaan untuk bekerja bersama  – sama dalam menerapkan standard system ini.

MENENTUKAN JADWAL Setelah melakukan initial review maka kelompok kerja dapat menyusun suatu jadwal kegiatan dengan mempertimbangkan hal – halberikut :

a. Ruang Lingkup pekerjaan. Dari hasil initial review akan menunjukan beberapa banyak yang harus disiapkan dan berapa lama setiap prosedur itu akan diperiksa , disempurnakan, disetujui & di audit.

b. Kemampuan Top Manajemen / Wakil Manajemen dan kelompok kerja penerapan Kemampuan dalam hal ini adalah kemampuan membagi dan menyediakan waktu, seperti diketahui bahwa tugas penerapan bukanlah satu- satunya pekerjaan para anggota kelompok kerja dan manajemen representative. Mereka masih mempunyai tugas dan tanggung jawab lain diluar penerapan standard Sitem manajemen yang kadang – kadang juga sama pentingnya dengan penerapan standard ini.

c. Keberadaan Proyek Khusus bagi perusahaan yang kegiatannya berdasarkan proyek ( misalnya kontraktor dan pengembang ) maka ketika menyusun jadwal kedatangan asesor badan sertifikasi, pastikan bahwa pada saat asesor datang ada proyek yang sedang dikerjakan.

PENGEMBANGAN SISTEM MANAJEMEN Beberapa kegiatan yang perlu dilakukan dalam tahap pengembangan system manajemen antara lain mencakup dokumentasi, pembagian kelompok, penyusunan bagan alir, penulisan manual system manajemen, prosedur & Instruksi kerja.

PENERAPAN SISTEM Setelah semua dokumen selesai dibuat, maka setiap kelompok kerja kembali ke masing – masing untuk menerapkan system yang telah di buat. Perhatikan untuk menciptakan “greget” / antusiasme dengan lombalomba, selebaran, pamflet spanduk agar tercipta “demam” ISO sehingga dapat terwujud partisipasi aktif dari seluruh karyawan.

MEMILIH BADAN SERTIFIKASI •

Perhatikan hubungan jangka panjang  Reputasi servis

•

Kualifikasi  Akreditasi

•

Lingkup Akreditasi  sesuai dengan bidang industri anda?

•

Pengakuan oleh pasar  siapa customer utama anda?

•

Kualifikasi auditor  IRCA, IEMA

Konsep Integrasi Sistem Manajemen •

Sistem manajemen terintegrasi adalah penggabungan dua atau lebih sistem manajemen menjadi sebuah sistem manajemen yang mampu merepresentasikan kepentingan kesemua sistem manajemen pembentuknya (ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001/SMK3).

•

Karapetrovic dan Willborn (1998, dalam Zeng, S. X et al, 2005) memaparkan bahwa integrasi dua/lebih sistem berarti menghubungkan kesemua sistem tersebut yang berdampak pada hilangnya independensi masing-masing sistem.

•

Lebih tegas lagi, Kadir et al (2009) mengungkapkan bahwa dengan metode integrasi, organisasi akan mengkombinasikan seluruh bagian dan sub bagian pada masing-masing sistem manajemen menjadi sebuah sistem manajemen terintegrasi yang baru.

•

Saat sistem-sistem manajemen tersebut telah tergabungkan maka proses penerapan dan audit masing-masing sistem akan menjadi sebuah kesatuan dengan sendirinya.

Keuntungan Integrasi Sistem Manajemen Perspektif Organisasi

Perspektif Auditor Badan Sertifikasi

Pembuatan dokumen akan terintegrasi sehingga lebih  jelas dan transparan

Hanya satu opening/closing meeting

Tinjauan manajemen memberikan kajian strategis bisnis yang lebih lengkap

Satu laporan audit yang disampaikan

Audit internal bisa dilakukan dalam 1x pelaksanaan

Optimalisasi sumber daya dan penjadwalan

Kebijakan dan Tujuan dalam satu dokumen

Menghemat waktu auditor untuk consensus meeting

Mekanisme yang sistematis, contoh: tindakan pencegahan/perbaikan; pengukuran dan perbaikan berkesinambungan

Menghemat waktu untuk audit pada klausa yang sama

Dukungan manajemen yang terintegrasi

Penilaian sistem manajemen yang lengkap untuk memberi nilai lebih

Membangun Sistem Manajemen Terpadu •

Di dalam upaya membentuk sistem manajemen, perusahaan harus mengalokasikan sumber daya berupa finansial, material, sumber daya manusia dan yang sering terlupakan adalah menyediakan waktu.

•

Para manajer seharusnya merelakan anak buahnya membagi sebagian waktu kerjanya untuk menjalankan tugas-tugas rutin dengan persiapan penyusunan sistem ini.

•

Dalam membangun sistem integrasi ini diperlukan komitmen yang kuat dari manajemen puncak dan kerjasama dari seluruh personel yang terlibat agar dapat terimplementasi dengan baik.

Langkah Penyusunan dan Penerapan sistem manajemen mutu, lingkungan dan K3 : 1.

Membentuk team dari berbagai fungsi organisasi,

2.

Membangun pemahaman team tentang sistem manajemen,

3.

Membuat kebijakan Mutu/Lingkungan/K3,

4.

Pemetaan & analisa proses inti & pendukung,

5.

Penetapan sasaran Mutu/Lingkungan/K3,

6.

Penyusunan prosedur pengendalian dokumen & rekaman,

7.

Penyusunan aturan untuk proses inti & pendukung,

8.

Penyusunan prosedur lain yang diperlukan,

9.

Pelatihan Mutu/Lingkungan/K3, dan internal audit

10.

Internal audit ,

11.

Tinjauan manajemen,

12.

Pemilihan badan sertifikasi,

13.

Sertifikasi.

Hal yang perlu diperhatikan dalam proses integrasi sistem ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 dan SMK3 1. •

Gap Analysis

Hal ini dilakukan sesaat setelah sistem manajemen

terpadu dicanangkan untuk mulai diimplementasikan. Tujuan dilakukan gap analisis

adalah untuk melihat sejauh mana kesesuaian sistem yang sedang dijalankan dengan standar terkait yang harus dipenuhi.

Hal yang perlu diperhatikan dalam proses integrasi sistem ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 dan SMK3 (Cont’d) 2.

Executive Briefing.

Output dari Gap Analysis di atas dituangkan dalam sebuah laporan ringkas untuk menjadi masukan dalam rapat para eksekutif organisasi dari level pimpinan puncak sampai pimpinan unit atau sesuai dengan kebutuhan organisasi (yang tergabung dalam team leader proyek sertifikasi sistem manajemen terpadu). Tujuan dilakukannya executive briefing ini adalah untuk mewadahi komunikasi internal diskusi tentang sejauh mana kebutuhan akan pemenuhan standar yang harus dilakukan dan apa yang harus dipersiapkan untuk proses sertifikasi nanti.

Hal yang perlu diperhatikan dalam proses integrasi sistem ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 dan SMK3 (Cont’d) 3. Training Proses pembelajaran menjadi pilar utama untuk bisa melaksanakan system dengan benar dan efektif. Pemahaman setiap anggota dalam organisasi terutama team leader yang tergabung dalam proyek sertifikasi menjadi barometer suksesnya implementasi sistem dan proses sertifikasi. Beberapa materi dasar yang harus difahami adalah : 1. Pengenalan umum tentang ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, SMK3, yaitu penjelasan prinsip-prinsip dasar, sejarah perkembangan, dan persyaratan standar. 2. Teknik penyusunan dokumen, Penjelasan tentang jenis dan hirarki dokumen, teknik Penyusunan Business Proses, Quality Manual, Prosedur, Standar Kerja, dan Form (disesuaikan dengan kebutuhan organisasi dan besaran organisasi). 3. Teknik implementasi sistem manajemen secara efektif. Jika diperlukan, lakukan training beberapa Quality Tools dan PDCA concept untuk menunjang keberhasilan proses implementasi system ISO 9001, ISO 14001,

Hal yang perlu diperhatikan dalam proses integrasi sistem ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 dan SMK3 (Cont’d) 4. Penyusunan Dokumen. Proses penyusunan dokumen merupakan tindak lanjut hasil training yang sudah dilakukan sebelumnya. Hanya ada beberapa dokumen yang wajib dipenuhi. Sungguhpun demikian, kebutuhan jumlah prosedur sesungguhnya tidak terbatas, disesuaikan dengan besaran organisasi dan kebutuhan lapangan, termasuk di dalamnya pemahaman member terhadap proses implementasi sistem. Semakin banyak yang memahami sistem ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, SMK3, dengan baik, semakin sedikit dokumen yang dibutuhkan, demikian juga sebaliknya. Jika banyak member yang belum faham secara pasti system ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, SMK3, maka penjelasan langkah

kerja

Hal yang perlu diperhatikan dalam proses integrasi sistem ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 dan SMK3 (Cont’d) Dokumen yang harus disiapkan antara lain adalah : 1. Level 1, Manual. Manual mutu yang menjadi pijakan utama pelaksanaan system untuk level dokumen

dibawahnya. 2. Level 2, Prosedur. Memuat aturan umum pelaksanaan system berbasis pada Business Process yang terjadi

dalam organisasi. 3. Level 3, Standar Kerja / IK / WI. Memuat aturan rinci, langkah-langkah kerja, dan standar lapangan yang

harus dipatuhi oleh pelaksana langsung (operator). Biasanya bersifat sangat rinci dan teknis, memuat gambargambar dan contoh teknik pelaksanaan kerja yang diminta oleh rantai proses. 4. Level 4, Blank Form (bisa juga mengkatagorikan sebagai level 3). Formulir kosong yang disiapkan untuk

mencatat data-data hasil pemantauan proses, seperti check sheet, monitoring list, dan semacamnya. Dikategorikan sebagai dokumen level 4 untuk membedakan secara tegas bahwa bla nk form termasuk dalam kategori dokumen, sedangkan form yang sudah terisi data-data hasil pemantauan proses termasuk ke dalam

Struktur Hierarki Dokumentasi Sistem Manajemen

Hal yang perlu diperhatikan dalam proses integrasi sistem ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 dan SMK3 (Cont’d) 5. Implementasi. Proses implementasi menjadi core process dalam sistem manajemen terpadu. Oleh sebab itu perlu pengawalan yang serius dari seluruh elemen dalam organisasi, mulai dari Top Management sebagai pemegang kendali organisasi hingga lapisan terbawah organisasi yang bersinggungan langsung dengan proses realisasi produk/jasa.

Hal yang perlu diperhatikan dalam proses integrasi sistem ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 dan SMK3 (Cont’d) 6. Training Internal Audit, Pembekalan yang ditujukan kepada team inti proyek sertifikasi sistem manajemen terpadu yang dipersiapkan untuk menjadi internal auditor system manajemen yang memiliki kompetensi untuk melaksanakan internal audit terhadap sistem manajemen yang dilaksanakan.

Hal yang perlu diperhatikan dalam proses integrasi sistem ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 dan SMK3 (Cont’d) 7. Pelaksanaan Internal Audit. Sesuai prinsip PDCA, proses internal audit menjadi sangat penting posisinya untuk memastikan keberlangsungan sistem manajemen terpadu dilaksanakan secara konsisten dan effective oleh setiap lini organisasi.

Hal yang perlu diperhatikan dalam proses integrasi sistem ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 dan SMK3 (Cont’d) 8. Rapat Tinjauan Manajemen. Salah satu aktifitas yang dipersyaratkan dalam sistem manajemen terpadu adalah pengawasan langsung oleh Top management melalui aktifitas Rapat Tinjauan Management. Dalam rapat ini dilakukan evaluasi berbagai hal yang berhubungan dengan proses efektifitas implementasi sistem dan haruslah menghasilkan rekomendasi tindakan perbaikan yang harus dilakukan.

Simulasi & Diskusi Buat Kelompok Simulasi Simulasikan sebagai sebuah perusahaan. Lakukan Diskusi & Tentukan: 1. Konteks Organisasi (Biasanya tertuang dalam Visi & Misi Organisasi & Identifikasi Issue-issue Internal & Eksternal terkait pencapaian Visi / Tujuan Organisasi) 2. Kebutuhan & Harapan Stake Holder 3. Peta Proses Bisnis 4. Identifikasi Resiko Mutu, K3 & Lingkungan dari setiap tahapan Proses 5. Sasaran Sistem Manajemen & Program / Action Plannya • • •

Plan vs Reality