Sistem Manajemen Mutu ISO 9001

DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2008

1 MENGAPA ? …..(1)

Persyaratan klausul 4.1 QUALITY MANAGEMENT SYSTEM part 1; GENERAL REQUIREMENT :

“ perusahaan harus menetapkan, mendokumentasikan,

menerapkan, memelihara sistem manajemen mutu dan secara meningkatkan efektifitasnya dalam aturan yang sesuai dengan sesuai persyaratan Standar Internasional ini.”

1 MENGAPA ? …..(2) Persyaratan klausul 4.2.1 MANAGEMENT SYSTEM part 2;

DOCUMENTATION REQUIREMENT part 1; General Dokumentasi sistem manajemen mutu harus mencakup : a) Pernyataan yang terdokumentasi atas kebijakan mutu dan sasaran mutu, b) Pedoman mutu, c) Prosedur terdokumentasi yang dipersyaratkan oleh Standar Internasional ini, d) Dokumen-dokumen yang diperlukan oleh perusahaan untuk memastikan perencanaan, operasi serta pengendalian yang efektif atas proses-Prosesnya, e) Catatan yang disyaratkan oleh Standar Internasional ini (lihat 4.2.4).

PRINSIPNYA :

Write what you do !

Do what you write !

Approve and Review it !

Lihat persyaratan 4.2.3 ISO 9001:2008

2 UNTUK APA ? …..(1) 1. Memenuhi persyaratan standar ISO 9001: 2008; 2. Mendokumentasikan kebijakan perusahaan dan prosedur; 3. Memberikan gambaran yang jelas mengenai sistem manajemen mutu perusahaan; 4. Memberikan kejelasan tugas, tanggung jawab dan wewenang dari setiap fungsi perusahaan; 5. Memberikan bukti kepada pelanggan bahwa produk atau jasa yang dihasilkan terjamin sesuai dengan spesifikasi dan persyaratan

2. UNTUK APA ? …….(2)

6. Sebagai alat komunikasi dalam menerapkan sistem manajemen mutu; 7. Sebagai acuan standar dalam penerapan pemeliharaan sistem manajemen mutu; 8. Sebagai persiapan menghadapi dalam rangka sertifikasi;

audit

dan

eksternal

3 APA SAJA ? …….(1) PIRAMIDA DOKUMENTASI Pedoman Mutu

Prosedur-Prosedur

Dokumen Pendukung (Instruksi Kerja, Formulir, Dokumen lain)

3 APA SAJA ? …….(2) 1. PEDOMAN MUTU, berisi : • Uraian tentang ruang lingkup SMM, temasuk rincian dan pertimbangan

adanya

pengeluaran

(exclusion)

persyaratan klausul 7 • Prosedur terdokumentasi untuk SMM atau referensinya • Penjelasan tentang interaksi dari proses-proses dalam SMM (Diagram proses bisnis)

dari

3 APA SAJA ? ……(3) 2 PROSEDUR (PROCEDURES) :  Uraian mengenai suatu proses (aktivitas) dan hubungannya dengan proses lain secara kronologis, dengan identifikasi terhadap titik-titik kritis;

3 APA SAJA ? ……(4) 3 DOKUMEN PENDUKUNG (Supporting Documents) : 3.1 Instruksi Kerja (Work Instructions) :  Uraian mengenai langkah-langkah terinci dari satu aktivitas yang termuat dalam suatu prosedur dan hanya melibatkan satu fungsi / personel saja;

3.2 Formulir (Forms) :  Media pembuktian penerapan Prosedur Mutu (dan Instruksi Kerja);

3 APA SAJA ? ……SUATU CONTOH (5) 7.4 PEMBELIAN

PEDOMAN MUTU

1. Ruang Lingkup 2. Tanggung Jawab dan Wewenang 3. Aktivitas Mutu 4. Dokumen Terkait

INSTRUKSI KERJA EV ALUASI SUPPLIER APPROV ED SUPPLIER LIST 1 ..... 2 ..... 3 ..... 4 .....

(PROSEDUR) PEMILIHAN SUPPLIER

(PROSEDUR) PEMBELIAN 1. Tujuan 2. Ruang Lingkup 3. Definisi 4. Dok. Pendukung 5. Uraian Prosedur 6. Lampiran

4 PEDOMAN MUTU (Quality Manual) ……(1) 4a Umum  Merupakan peta sistem manajemen mutu perusahaan;

 Dapat dipublikasikan internal maupun eksternal (pelanggan maupun calon pelanggan, atau pihak yang disetujui);  Memberikan gambaran umum mengenai kebijakan perusahaan dalam memenuhi persyaratan standar ISO 9001 : 2008;

4 PEDOMAN MUTU (Quality Manual) ……(2) 4a Umum

Manfaat :  Memberikan ruang lingkup yang jelas mengenai tugas, tanggung jawab, dan wewenang;  Sebagai alat promosi (marketing tools);  Memberikan bukti bahwa ada sistem yang jelas;

4 PEDOMAN MUTU (Quality Manual) ……(3) 4b. Struktur dan Isi  Tidak ada

bentuk bakunya, tetapi ada pedomannya :

ISO 10013 ‘Pedoman Penyusunan Pedoman Mutu’;  Secara garis besar memuat :  Kebijakan mutu (quality policy);  Uraian mengenai perusahaan;  Uraian

mengenai

memenuhi

kebijakan

perusahaan

dalam

persyaratan Standar ISO 9001:2000,

lingkup penerapan SMM, pengeluaran (exclusion) persyaratan, interaksi antar proses SMM  Referensi silang (daftar PROSEDUR);

4 PEDOMAN MUTU (Quality Manual) ……(4) 4c. Format dan Lay Out  Sederhana (terutama dari segi bahasa) dan mudah

diubah;  Memiliki sistem identifikasi yang jelas untuk memudahkan pengendalian (dan jika terjadi perubahan);  Memiliki salinan;

sistem

pengendalian

 Memiliki identifikasi halaman integritas Pedoman Mutu;

terhadap

distribusi

untuk

menjaga

4 PEDOMAN MUTU (Quality Manual) ……(5) 4c. Format dan Lay Out Setiap halaman memuat :  Nama atau logo perusahaan;  Nama atau judul dokumen;  Nomor revisi;  Nomor halaman;  Tanggal efektif berlaku (penerbitan);

4 PEDOMAN MUTU (Quality Manual) ……(6) 4c. Format dan Lay Out Sistem peninjauan dan pengesahan (sebaiknya tidak menyebut nama, tetapi jabatan) :  Tanda tangan (dan tanggal) penyusun;  Tanda tangan (dan tanggal) peninjau;  Tanda tangan (dan tanggal) pengesahan;  Status dokumen :  CONTROLLED atau UNCONTROLLED;

CONTOH Pedoman Mutu PUSAT PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN HUTAN TANAMAN BADAN LITBANG KEHUTANAN

PEDOMAN MUTU TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN No. Bagian : 5.0

No. Revisi : 0.0

Tgl. Berlaku : 25-05-00

Halaman : 1/4

5.1 Komitmen Manajemen Kepala Pusat mempunyai komitmen untuk menetapkan, menerapkan, dan memelihara sistem manajemen mutu, yaitu dengan cara :      

menetapkan Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu; menetapkan struktur perusahaan; menetapkan tanggung jawab dan wewenang; menyediakan sumber daya personel yang memadai; menunjuk Wakil Manajemen; meninjau sistem manajemen mutu secara berkala;

5 PROSEDUR (PROCEDURES) ……(1) 5a Umum  Sebaiknya ditulis oleh staf yang melaksanakan atau

yang memahami proses atau aktivitas (menjaga ownership);

 Memperhatikan persyaratan klausul standar ISO 9001:2008;  Memperhatikan titik-titik kritis suatu proses;  Memperhatikan persyaratan lainnya (Peraturan Perusahaan, Peraturan Pemerintah, standar lain);

5 PROSEDUR (PROCEDURES) ……(2) 5a Umum Manfaat :  Dapat dijadikan referensi bagi personel baru;  Sebagai alat pengendalian terhadap aktivitas;  Menjamin konsistensi pelaksanaan aktivitas;  Sebagai bukti diterapkannya sistem manajemen mutu;  Sebagai dasar dalam melaksanakan audit (internal maupun eksternal) untuk menilai keefektifan sistem;

5 PROSEDUR (PROCEDURES) ……(3) 5b. Struktur dan Isi  Tidak ada bentuk bakunya, tetapi ada pedoman dari good

management practice di dunia industri; Secara garis besar memuat : 1.0 2.0 3.0 4.0 5.0 6.0 7.0

Tujuan Ruang Lingkup Definisi Dokumen Pendukung Uraian Prosedur Lampiran Riwayat Perubahan

5 PROSEDUR (PROCEDURES) ……(4) 5b Struktur dan Isi 1.0 Tujuan Suatu pernyataan singkat yang menerangkan mengapa prosedur ini diberlakukan dan apa yang harus dicapai. 2.0 Ruang Lingkup Suatu pernyataan singkat yang menerangkan bagian lingkup apa dari kegiatan perusahaan yang dicakup oleh prosedur, serta kapan prosedur ini akan diikuti.

5 PROSEDUR (PROCEDURES) ……(5) 5b Struktur dan Isi 3.0 Definisi Keterangan dari singkatan / terminologi / istilah khusus yang digunakan dalam prosedur. 4.0 Dokumen Pendukung Suatu daftar dari dokumen lain (prosedur, instruksi kerja, Peraturan Pemerintah, Peraturan Perusahaan, standar teknis, manual book, dll.) yang harus

dibaca

dalam hubungannya dengan prosedur tersebut;

untuk menjaga agar isi prosedur tetap dalam tingkat yang dapat diatur, khususnya bagi prosedur yang terlalu panjang atau kompleks atau di mana dokumen yang dijadikan referensi merupakan dokumen yang berdiri sendiri.

5 PROSEDUR (PROCEDURES) ……(6) 5b Struktur dan Isi 5.0 Uraian Prosedur Suatu uraian langkah demi langkah dari setiap tahap kejadian yang membentuk prosedur. Langkah-langkah ini harus menunjukkan suatu struktur urutan yang logis; dan jika perlu didukung dengan diagram alir. 6.0 Lampiran Daftar dari segala media yang diperlukan dalam melaksanakan prosedur seperti diagram, formulir, dll.

5 PROSEDUR (PROCEDURES) ……(7) 5c Format dan Lay Out

 Mudah dipahami (understandable);  Dapat dilaksanakan (actionable);  Dapat diaudit (auditable);

5 PROSEDUR (PROCEDURES) ……(8) 5c Format dan Lay Out Setiap halaman memuat :  Nama atau logo perusahaan;  Nama atau judul dokumen;  Nomor revisi;  Nomor halaman;  Tanggal efektif berlaku (penerbitan);

5 PROSEDUR (PROCEDURES) ……(9) 5c Format dan Lay Out Sistem peninjauan dan pengesahan (tidak menyebut nama, tetapi jabatan):  Tanda tangan (dan tanggal) penyusun;  Tanda tangan (dan tanggal) peninjau;  Tanda tangan (dan tanggal) pengesahan;  Status dokumen :

CONTROLLED atau UNCONTROLLED;

CONTOH Prosedur Mutu PUSAT PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN HUTAN TANAMAN BADAN LITBANG KEHUTANAN

PROSEDUR MUTU PELAYANAN PERMINTAAN NOMOR KLASIFIKASI UDC/ODC No. Dok: PM – SET – 4.03-2

No. Revisi : 0.0

Jabatan Dibuat oleh

Kasubag Perpustakaan

Diperiksa oleh

Kabag Peneltian & Informasi

Disetujui oleh

Sekretaris Badan Litbang

Status

No Salinan

Tgl. Berlaku : 01-06-08

Tanda Tangan

CONTOH Prosedur Mutu PUSAT PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN HUTAN TANAMAN BADAN LITBANG KEHUTANAN

PROSEDUR MUTU PELAYANAN PERMINTAAN NOMOR KLASIFIKASI UDC/ODC No. Dok: PM – SET – 4 . 03 - 2

No. Revisi : 0.0

Tgl. Berlaku : 01-06-08

1.0 TUJUAN Memberikan petunjuk dan penjelasan mengenai prosedur pelayanan permintaan nomor Klasifikasi UDC/ODC untuk artikel Jurnal/Buletin. 2.0 RUANG LINGKUP Prosedur ini diterapkan pada seluruh kegiatan peleyanan permintaan Nomor Klasifikasi UDC/ODC untuk artikel Jurnal dan Buletin Lingkup Badan Litbang.

CONTOH Prosedur Mutu PUSAT PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN HUTAN TANAMAN BADAN LITBANG KEHUTANAN

PROSEDUR MUTU PELAYANAN PERMINTAAN NOMOR KLASIFIKASI UDC/ODC No. Dok: PM-SET-4.03-2

No. Revisi : 0.0

Tgl. Berlaku : 01-06-08

3.0 DEFINISI 3.1 Pustakawan

: PNS yang diberi tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melaksanakan kegiatan kepustakawanan pada unit-unit perpustakaan dan informasi instansi pemerintah atau unit tertentu lainnya.

3.2 No.Klasifikasi : Nomor kode buku/jurnal yang didapatkan dari sistem klasifikasi tertentu dalam sistem penyusunan koleksi perpustakaan berdasarkan subjek buku/jurnal. 3.3 UDC

: Universal Decimal Classification

3.4 ODC

: Oxford System of Decimal Classification for Forestry)

CONTOH Prosedur Mutu PUSAT PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN HUTAN TANAMAN BADAN LITBANG KEHUTANAN

PROSEDUR MUTU PELAYANAN PERMINTAAN NOMOR KLASIFIKASI UDC/ODC No. Dok: PM-SET-4.03-2

No. Revisi : 0.0

Tgl. Berlaku : 01-06-08

4.0 DOKUMEN PENDUKUNG 4.1 Pedoman Klasifikasi UDC 4.2 Pedoman Kalsifikasi ODC 5.0 URAIAN PROSEDUR 5.1 Kepala Sub Bagian Perpustakaan menerima Nota Dinas Permintaan Nomor Klasifikasi dari Sekretariat Dewan Redaksi Jurnal/Buletin yang dilampiri dengan

formulir

permintaan nomor klasifikasi dan soft file keseluruhan artikel. 5.2 Kepala Sub Bagian Perpustakaan mencermati nota dinas dan menyerahkan formulir permintaan nomor klasifikasi dan disposisi proses klasifikasi kepada pustakawan.

CONTOH Prosedur Mutu PUSAT PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN HUTAN TANAMAN BADAN LITBANG KEHUTANAN

PROSEDUR MUTU PELAYANAN PERMINTAAN NOMOR KLASIFIKASI UDC/ODC No. Dok: PM-SET-4.03-2

No. Revisi : 0.0

Tgl. Berlaku : 01-06-08

5.3 Pustakawan melakukan klasifikasi sesuai dengan Pedoman Klasifikasi UDC dan Pedoman Klasifikasi

ODC,

formulir

permintaan

nomor

klasifikasi

yang

telah

diisi

dan

ditandatangani kemudian diserahkan kepada Kepala Sub Perpustakaan. 5.4 Kepala Sub Bagian Perpustakaan melakukan verifikasi nomor klasifikasi yang telah dilaukan oleh Pustakawanan, 5.4.1

Apabila pemberian nomor klasifikasi tidak sesuai maka proses selanjutnya adalah point 5.5.

5.4.2 Apabila nomor klasifikasi tidak sesuai maka, Kepala Sub Bagian Perpustakaan mengembalikan formulir kepada Pustakawan untuk dilakukan proses seperti point 5.3.

CONTOH Prosedur Mutu PUSAT PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN HUTAN TANAMAN BADAN LITBANG KEHUTANAN

PROSEDUR MUTU PELAYANAN PERMINTAAN NOMOR KLASIFIKASI UDC/ODC No. Dok: PM-SET-4.03-2

No. Revisi : 0.0

Tgl. Berlaku : 01-06-08

5.5 Kepala Sub Bagian Perpustakaan menendatangani formulir permintaan nomor klasifikasi yang telah lengkap dan dikembalikan kepada Sekretariat Dewan Redaksi. 6.0 LAMPIRAN 6.1 Formulir Permintaan Nomor Klasifikasi UDC/ODC 7.0 RIWAYAT PERUBAHAN 7.1 Teritan Pertama

6 INSTRUKSI KERJA (Work Instructions) ……(1) 6a Umum  Sebaiknya ditulis oleh staf yang melaksanakan atau yang memahami proses atau aktivitas (menjaga ownership);  Tidak semua Prosedur harus dibuatkan Instruksi Kerjanya, pertimbangannya :  Kerumitan dan kompleksitas aktivitas;  Kualifikasi personel pelaksana;  Sifat aktivitas (kritis tidaknya keselamatan, atau faktor lainnya);

terhadap

mutu,

6 INSTRUKSI KERJA (Work Instructions) ……(2) 6b Struktur dan Isi  Tidak ada bentuk bakunya, tetapi menurut good management practice di dunia industri;  Secara garis besar memuat :  Tahapan pelaksanaan aktivitas;  Alat yang digunakan;  Standar atau parameter yang dirujuk;  Metode pengukuran, pengujian, dan pemeriksaan;  Sumber daya pendukung lainnya;

6 INSTRUKSI KERJA (Work Instructions) ……(3) 6c Format dan Lay Out Dapat berupa :  Gambar;  Diagram alir (flow chart);  Uraian kalimat;  Kombinasi ketiga di atas;

CONTOH Istruksi Kerja PUSAT PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN HUTAN TANAMAN BADAN LITBANG KEHUTANAN

INSTRUKSI KERJA PENGOLAHAN BUKU PERPUSTAKAAN R.I ARDI KUSUMA No. Dok: PM – SET – 4.03-2.1

No. Revisi : 0.0

Jabatan Dibuat oleh

Pustakawan

Disetujui oleh

Kasubag Perpustakaan

Status

No Salinan

Tgl. Berlaku : 01-06-08

Tanda Tangan

CONTOH Instruksi Kerja PUSAT PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN HUTAN TANAMAN BADAN LITBANG KEHUTANAN

INSTRUKSI KERJA PELAYANAN PERMINTAAN NOMOR KLASIFIKASI UDC/ODC No. Dok: PM – SET – 4 . 03 – 2.1

No. Revisi : 0.0

Tgl. Berlaku : 01-06-08

1.0 TUJUAN Memberi petunjuk dan penjelasan mengenai prosedur cara pengolahan buku di Perpustakaan R. I. Adi Kusuma. 2.0 PELAKSANA 2.1 Pustakawan 2.3 Staf Perpustakaan

CONTOH Instruksi Kerja PUSAT PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN HUTAN TANAMAN BADAN LITBANG KEHUTANAN

INSTRUKSI KERJA PELAYANAN PERMINTAAN NOMOR KLASIFIKASI UDC/ODC No. Dok: PM – SET – 4 . 03 – 2.1

3.0 PERALATAN 3.1 Koputer 3.2 Mesin Fotocopy 3.3 LAN/Internet 3.4 Printer 3.5 Software Database WINISIS 4.0 BAHAN - BAHAN 4.1 ATK 4.2 Stempel 4.3 Buku Inventaris 4.5 Lembar Kerja (Worksheet)

No. Revisi : 0.0

Tgl. Berlaku : 01-06-08

CONTOH Instruksi Kerja PUSAT PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN HUTAN TANAMAN BADAN LITBANG KEHUTANAN

INSTRUKSI KERJA PELAYANAN PERMINTAAN NOMOR KLASIFIKASI UDC/ODC No. Dok: IK – SET – 4 . 03 – 2.1

No. Revisi : 0.0

Tgl. Berlaku : 01-06-08

5.0 RINCIAN INSTRUKSI 5.1 Lakukan inventarisasi buku baru pada buku induk dengan cara mencatat judul buku dalam buku induk. 5.2 Beri nomor induk/inventaris pada setiap eksamplar buku. 5.3 Lakukan katalogisasi dengan mengisi worksheet (lembar kerja), data-data dalam worksheet adalah sebagai berikut : - Data judul dan pernyataan tanggung jawab, terdiri dari unsur : Judul sebenarnya, Judul paralel, Keterangan judul lain atau anak judul dan Keterangan penanggung jawab. - Data Edisi, terdiri dari unsur : Keterangan edisi, Penanggung jawab edisi dan Keterangan yang berkaitan dengan edisi. - Data penerbitan dan distribusi, yang terdiri dari unsur : Tempat terbit, Nama penerbit dan Tahun terbit.

CONTOH Instruksi Kerja PUSAT PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN HUTAN TANAMAN BADAN LITBANG KEHUTANAN

INSTRUKSI KERJA PELAYANAN PERMINTAAN NOMOR KLASIFIKASI UDC/ODC No. Dok: PM – SET – 4 . 03 – 2.1

No. Revisi : 0.0

Tgl. Berlaku : 01-06-08

- Data deskripsi fisik, meliputi unsur : Jumlah halaman atau jilid, Ilustrasi, Ukuran dan Keterangan bahan terlampir atau penyerta.. - Daerah seri, terdiri dari unsur : Nama seri, Pernyataan tanggungjawab seri dan seri dan nomor seri. - Data catatan, data ini mencatat berbagai hal yang dianggap perlu oleh pustakawanan pengolah sebagai informasi tambahan bagi pengguna perpustakaan. - Data nomor standar, daerah ini berisi tentang nomor standar yang dimiliki oleh suatu bahan

pustaka,

seperti

ISBN

(International

Standar

(International Standard Serial Number) dan Sebagainya.

Book

Number),

ISSN

CONTOH Instruksi Kerja PUSAT PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN HUTAN TANAMAN BADAN LITBANG KEHUTANAN

INSTRUSI KERJA PELAYANAN PERMINTAAN NOMOR KLASIFIKASI UDC/ODC No. Dok: PM – SET – 4 . 03 – 2.1

5.4

No. Revisi : 0.0

Tgl. Berlaku : 01-06-08

Lakukan klasifikasi dengan cara mengisi kolom nomor klasifikasi pada worksheet dan pada buku yang bersangkutan.

5.5 Lakukan entry data worksheet ke dalam pangkalan data komputer berupa database WINISIS. 5.6

Lengkapi buku dengan label buku pada punggung buku berupa nomor panggil yang berisi : nomor klasifikasi, tiga huruf pertama nama pengarang dan dan huruf pertama judul.

5.7

Lakukan sheving (menyusun buku di rak koleksi sesuai dengan kode rak/lokasi dan nomor klasifikasi).

6.0 RIWAYAT PERUBAHAN 6.1 Terbitan Pertama

7 FORMULIR (Forms)  Merupakan pendukung pelaksanaan Prosedur atau Instruksi Kerja;  Sebagai bukti diterapkannya Prosedur atau Instruksi Kerja;  Formulir yang telah diisi disebut catatan (records );

APPROVED VENDOR LIST 1. 2. 3. 4.

.... .... .... ....

Formulir

APPROVED VENDOR LIST 1. 2. 3. 4.

PT. PT. PT. PT.

A B C D

Catatan

8 PENGENDALIAN ……(1)  Perhatikan persyaratan klausul 4.2.3 control of document;  Bukan hanya Dokumen Internal yang berupa Pedoman Mutu, PROSEDUR, atau Instruksi Kerja saja yang harus dikendalikan, tetapi juga Dokumen Eksternal seperti:  Peraturan Pemerintah;  Standar-standar;  Manual Books;  Surat Keputusan dari Assosiasi  Ada master list (daftar induk);

8 PENGENDALIAN ……(2) • Pihak yang menyimpan master dokumen (dokumen aslinya); • Pihak yang mendapatkan salinan (copy) yang terkendali (controlled); • Tingkatan pihak yang meninjau dan mengesahkan, baik untuk membuat ataupun mengubah; • Penomoran yang mudah, contoh :  QP-01-01  WI-01-01-01  FM-01-01-01  PM-01-01  IK-01-01-01

: Quality Procedure : Work Instruction : Formulir : PROSEDUR MUTU : Instruksi Kerja