sistem informasi perpustakaan berbasis microsoft acces

Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Microsoft Access Pada Sekolah Tinggi Kejuruan ALAMNANIYAH di Ngawi Andhika Chandra 1) Lukman Hindra Prayudha

2)

Program Studi Teknik Informatika Sekolah Tinggi Teknologi Dharma Iswara Madiun Jl. Auri 14-16 madiun (0351)496128-indonesia Email : [email protected] Web : http://dharma-iswara.ac.id E-mail : [email protected] 1) [email protected] 2) Abstrak Perpustakaan SMK AL-AMNANIYAH KARANGJATI NGAWI yang selama ini dalam sirkulasi perpustakaan masih dilakukan secara manual, oleh karena itu staff pelayanan pembaca perpustakaan sering mengalami masalah dan kendala seperti semakin kompleksnya koleksi perpustakaan, data peminjaman, transaksi dan sirkulasi koleksi perpustakaan yang mengakibatkan seringnya keterlambatan dalam pelayanan pada anggota perpustakaan dan pembuat laporan. System ini  juga nantinya diharapkan dapat menghasilkan menghasilkan kemudahan pengelolaan sirkulasi buku, perawatan buku dan data anggota hingga laporan-laporan laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak staff perpustakaan, sehingga pertumbuhan dan perkembangan dalam hal proses sirkulasi perpustakaan akan be rlangsung rlangsung dengan cepat. Kata kunci: system Informasi Perpustakaan, Perpustakaan, Microsoft Access 2007

informasi sangat diperlukan. Karena semakin berkembangnya suatu perusahaan bertambahnya jumlah Pegawai dan ilmu

1.

pengetahuan yang semakin berkembang mau tidak mau perusahaan

PENDAHULUAN

harus meningkatkan pelayanan dan kualitas sumber daya manusia

1.1

Latar Belakang Perkembangan

dunia

yang ada. Perpustakaan dalam suatu perusahaan yang baik komputer

yang

semakin

seharusnya memiliki sistem informasi baik berbasis web

kompleks mendorong setiap individu ataupun kelompok harus

maupun berbasis jaringan dan stand alone dalam ruang lingkup

menerapkannya dalam segala aktifitas. Setiap sistem yang ada

sekolahan

seakan kurang lengkap ketika ketika masih menggunakan menggunakan

pengelola perpustakaan dapat mencari melalui komputer yang

model

sehingga siswa yang ingin mencari mencari buku maka

ataupun pengelolaan secara manual, disamping sangat banyak

telah

energi dan sumber daya yang terbuang, baik dari segi finansial

peminjaman buku maka petugas tidak perlu lagi mencatat secara

tentunya menjadikan biaya lebih tinggi, dari segi segi waktu tentunya tentunya

manual tetapi data dapat dimasukkan melalui sebuah Sistem

akan memakan waktu yang lebih banyak.

Informasi.

Teknologi

Informasi

sebuah sistem informasi

tidak

hanya

disediakan

atau ketika pegawai akan

melakukan

mempengaruhi

Dengan seiringya perkembangan teknologi Informasi

namum memiliki pengaruh dalam

yang semakin pesat, Perusahaan harus mulai menciptakan dan

kehidupan sehari-hari, sehari-hari, gaya hidup hidup mulai berubah seiring dengan

menawarkan

produk-produk teknologi informasi yang semakin menjamur

informasi, misalnya Sistem Informasi Perpustakaan.

setiap saat.

kemudahan

kepada

SMK AL-AMNANIYAH

pegawai

dalam

merupakan

system

sekolahan

Dalam sebuah perusahaan tentunya tidak terlepas

yang dapat dilihat dari jumlah guru dan pengajar dan untuk

dari sebuah sistem informasi baik sistem informasi keuangan

memberikan kontribusi dengan siswa. Perpustakaan SMK AL-

maupun

AMNANIYAH menerima anggota diluar sekolaha n yaitu siswa

Perpustakaan,

dalam

hal

ini

peranan

teknologi

yang sedang menjalani kerja praktek, maka sudah sepantasnya

Flow

bila perpustakaan ini dilengkapi dengan suatu sistem informasi

Perangkat Lunak yang digunakan adalah Microsoft Office

untuk melayani

Access 2007 untuk membangun aplikasi perpustakaan dan untuk

anggota

dan memberikan kemudahan bagi siswa atau

Perpustakaan

dalam

pemanfaatan

buku-buku

dan

Map,

2007.

1.2

2.

Perpustakaan melakukan

AL-AMNANIYAH 

SMK

pelayanan terhadap kebutuhan

telah

konteks,

dan

Data Flow Diagram.

membangun database menggunakan Microsoft Office Access

informasi lainnya

Rumusan Masalah

diagram

TEORI PENUNJANG

2.1.1

Pengertian Perpustakaan Sekolah

informasi yang

Perpustakaan Sekolah Menengah Kejuruan adalah

menunjang kegiatan penyediaan informasi, baik untuk pelajar

suatu unit kerja yang berada pada Lembaga Pendidikan Sekolah,

yang melakukan kerja praktek maupun untuk tenaga pengajar

yang merupakan bagian integral dari sekolah, dan merupakan

dan siswa. Adapun

sumber belajar untuk mendukung tercapainya tujuan pendidikan

hal-hal

yang

telah

dilakukan

oleh

Perpustakaan SMK AL-AMNANIYAH adalah sebagai berikut: a.

b.

sekolah (wajib

belajar 12 tahun). Perpustakaan Sekolah

Tenaga pengajar dan Pelajar dapat membaca buku- buku

merupakan tempat mengumpulkan bahan belajar, baik tercetak

atau referensi yang ada di perpustakan, serta buku-buku

maupun terekam yang dikelola secara teratur dan sistematis untuk

dapat dipinjam.

digunakan

Pengunjung dapat mem

fotocopy d ata

di

perpustakaan

untuk

menunjang

optimalisasi pencapaian tujuan

pendidikan di sekolah.

dengan mengubungi petugas perpustakaan. c.

Pengunjung dapat mengunjungi perpustakaan dan mambaca buku-buku yang ada di perpustakaan dengan menulis data pengunjung pada petugas perpustakaan.

d.

Membuat

peraturan

Melalui Perpustakaan

sebagai sarana sumber belajar yang berisi aneka ragam bahan perpustakaan, dapat membina minat baca warga sekolah terutama

tentang

pemakaian

dan

peminjaman buku.

guru

dan

siswa,

dan

memungkinkan

mereka

berkesinambungan memperoleh kesempatan untuk

dan

1.3

Sekolah khususnya SMK

memperdalam

pengetahuan

dengan

secara

memperluas

membaca

bahan

Batasan Masalah

perpustakaan

Berdasarkan rumusan masalah tersebut diatas dan

sistematis dan teratur, sehingga memudahkan mereka dalam

banyaknya data yang diolah

maka

ada

beberapa batasan

yang

telah

diseleksi

diorganisir secara

dan

mendayagunakannya. (Dra. Yuliati).

masalah dalam pembahasan ini antara lain mencakup : 1. Pembuatan kartu Anggota

2.1.2

2. Data Buku

Data

3. Peminjaman Buku

dibutuhkan

4. Pengembalian Buku

2.

Maksud Dan Tujuan

2.1.3

digunakan

dengan

atau

menggunakan

Katalokisasi Katalokisasi / deskriptif merupakan kegiatan mencatat

data bibliografi bahan perpustakaan, meliputi : pengarang, judul,

masih dilakukan secara manual menjadi system yang

edisi, cetakan, kota terbit, penerbit, tahun terbit, jumlah halaman,

terkomputerisasi.

ilustrasi, ukuran, keterangan seri, anotasi (catatan) dan ISBN. Dalam

Untuk membuat usulan

sistem informasi perpustakaan

Membuat

kegiatan katalogisasi terdiri dari deskripsi bibliografi   dan

penentuan

perangkat

lunak

Perpustakaan pada dengan

untuk

Sistem

menggunakan

tajuk

entri

utama

dan

tambahan.

Deskripsi

Informasi

bibliografi merupakan satu set data bibliografis yang mencatat dan

Microsoft

mengidentifikasi suatu terbitan. Ada dua hal dalam deskripsi

Office Access 2007.

1.5

dalam penelitian

yang

Untuk mempelajari proses sistem perpustakaan yang

pada 3.

sesuatu

S.E).

Maksud dan tujuan dari sistem yang dibangun adalah: 1.

adalah

parameter tertentu yang telah ditentukan. (Albert Kurniawan,

5. Laporan Data Anggota dan Data Buku

1.4

Pengertian Data

Metodologi Metode yang digunakan dalam pengembangan sistem

bibliografi yaitu urutan unsur yang taat asas dan penggunaan

tanda baca pemisah. Selebihnya

perlu

diperhatikan

mengenai

sumber

adalah dengan menggunakan metode proses waterfall dengan

informasi, bahasa, ejaan, singkatan, penulisan angka dan

menggunakan beberapa alat bantu perancangan sistem seperti

penggunaan huruf besar. (Dra. Yuliati, 2009). Komputerisasi

Pengolahan

Komputerisasi

membantu

pekerjaan-pekerjaan

Pengolahan teknis

digunakan

untuk 

pengolahan

agar

menghemat tenaga dan waktu. Pekerjaan

teknis ini bila

3

Pengertian Sistem Informasi

dikerjakan secara manual akan membutuhkan waktu lama.karena

di Perpustakaan sebagian besar tenaganya terbatas

sedangkan

pekerjaannya

masih

sangat

sangat kompleks. Dengan

adanya komputerisasi, pekerjaan akan lebih cepat walaupun

tenaganya terbatas dan hasilnyapun lebih akurat.

2.1.4

Sistem Informasi didefinisikan oleh Robert A. Laitch dan K. Roscoe Bavis sebagai berikut : ”Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan

kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan laporan yang

Pengertian Sistem

diperlukan”. Sistem adalah sekumpulan komponen yang saling berhubungan dan bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan. (Ian Sommerville).

2.1.5

Definisi umum sistem informasi adalah : ”Sebuah sistem yang terdiri atas rangkaian subsistem informasi terhadap

pengolahan data untuk menghasilkan informasi yang berguna

Pengertian Informasi

dalam pengambilan keputusan”. (Kusrini, S.Kom & Andri Koniyo,

Pengertian Informasi  Menurut Raymond Mc.leod

2009).

Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang memiliki arti bagi si penerima dan bermanfaat bagi pengambilan

3.1.1

Komponen Sistem Informasi

keputusan saat ini atau mendatang .

Dalam suatu sistem informasi terdapat komponen-

Pengertian Informasi Menurut Tata Sutabri, S.Kom., MM adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau

komponen sebagai berikut : a.

diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan.

seperti komputer dan printer. b.

Pengertian Informasi Menurut Jogiyanto HM., (1999: 692), “Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan

c.

Informasi adalah hasil pemrosesan, manipulasi dan pengorganisasian/penataan dari sekelompok data yang mempunyai nilai pengetahuan (knowledge) bagi penggunanya (Wikipedia -

Prosedur, yaitu sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemrosesan data dan pembangkitan keluaran

penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian – kejadian

keputusan”

Perangkat lunak (software) atau program, yaitu sekumpulan instruksi yang memungkinkan perangkat keras memproses data.

data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi

(event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan

Perangkat keras (hardware), mencakup berbagai peranti fisik

yang dikehendaki.

d.

Orang, yaitu semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem informasi, pemrosesan dan penggunaan keluaran sistem informasi.

3.1.2

Pengertian Data Base Database dalam bahasa Indonesianya Basis data adalah

Indonesia). Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai

kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara

hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna

sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program

dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu

komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut.

kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan

Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola dan memanggil

keputusan.

kueri (query) basis data disebut sistem manajemen basis data (database management system, DBMS). Sistem basis data

2.1.6

dipelajari dalam ilmu informasi.

Kualitas Informasi

Kualitas dari suatu sistem informasi (quality

of

information ) tergantung dari 3 hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat pada waktunya ( timeliness) dan relevan

Toni Fabbri menjelaskan bahwa Pengertian Database merupakan sebuah sistem file-file yang terintegrasi yang mempunyai minimal primary key untuk pengulangan data.

(relevance). Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan Dan tidak biasa atau menyesatkan. Sedangkan tepat waktu berarti,

informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat, dan yang terakhir relevan, berarti

informasi

tersebut

mempunyai

manfaat untuk  pemakainya. (Kusrini, S.Kom & Andri Koniyo, 2009).

Menurut C.J. Date : Database adalah koleksi “data operasional” yang tersimpan dan dipakai oleh sistem aplikasi dari suatu organisasi.

a.

Data input adalah data yang masuk dari luar system

megabyte). Buku manual yang dibawanya memperingatkan bahwa

b.

Data output adalah data yang dihasilkan system

beberapa kasus tersebut disebabkan oleh driver perangkat yang kuno

c.

Data operasional adalah data yang tersimpan pada

atau konfigurasi yang tidak benar.

system

b. 2.2

Pengunaan Microsoft Access

Pengertian Microsoft Access Microsoft Access Adalah program pengolah data base

Microsoft Access digunakan kebanyakan oleh bisnis-bisnis kecil

yang canggih yang biasanya digunakan untuk mengolah berbagai jenis

dan menengah, di dalam sebuah organisasi yang kecil bahkan mungkin

data dengan pengoperasian yang mudah yang misalnya, untuk

 juga digunakan oleh perusahaan yang cukup besar, dan juga para

menampung daftar pelanggan, pendataan data keryawan, dan lain

programmer untuk membuat sebuah sistem buatan

sebagainya.Mungkin pada saat ini banyak yang menganggap bahwa

sendiri untuk menangani pembuatan dan manipulasi data. Access

Microsoft access merupakan hal yang sulit dikerjakan tetapi

 juga dapat digunakan sebagai sebuah basis data untuk a plikasi

perkembangan computer tidak sesulit bayangan anda itu. Tapi anda mungkin menemukan kemudahan-kemudahan sehingga anda dapat melewatinya.

2.2.1

Tabel

Web.

3.

METODOLOGI

3.1

TEMPAT DAN WAKTU PELAKSANAAN

Tabel merupakan sekumpulan data yang memiliki topic tertentu. Di dalam table terdapat record dan field yang merupakan dasarnya, table adalah

bagian

dari table. Pada

tempat untuk

melatakkan,

Adapun tempat yang di jadikan penulisan untuk penelitian adalah : Nama Istansi

: SMK AL AMNANIYAH KARANGJATI

Alamat

: JL.RAYA NGAWI-CARUBAN NGAWI

menyimpan, atau mengubah data.

2.2.2

Record Record merupakan baris yang terdapat

dalam table. Pada baris tersebut, data dari table diisikan. Secara umum record memiliki definisi suatu

Waktu Pelaksanaan : Bulan Oktober 2012 s.d Desember 2012

3.2.

SUMBER DATA

bagian dari data.

2.2.3

Field Field adalah item tertentu dalam table bias

disebut kolom. Sebuah record dibentuk oleh banyak field. Setiap field dalam suatu record mengandung suatu potongan tunggal dari informasi tentang record.

Sumber data dari hasil metode observasi, pengecekan dari dokumen dokumen di SMK AL AMNANIYAH KARANGJATI. Setelah mengidentifikasi dan melakukan pengamatan permasalahan yang ada maka kami melakukan pengumpulan data untuk memecahkan masalah yang di hadapi yaitu dengan beberapa metode di bawah ini :

a. a.

Sejarah Microsoft access

Microsoft merilis Microsoft Access 1.0 pada bulan November

OBSERVASI

Metode pengumpulan data ini di lakukan dengan pengamatan atau ikut terjun langsung dengan objek yang akan di teliti serta melakukan pengamatan dan pembuatan secara cermat dan teliti sehinggadi dapatkan data yang akurat.

1992 dan dilanjutkan denganmerilis versi 2.0 pada tahun 1993.

b.

Microsoft menentukan spesifikasi minimum untuk menjalankan

Metode pengumpulan data dengan cara interview atau komunikasi dengan pihak yang bersangkutan untuk mendapatkan informasi yang di perlukan untuk pembuatan system aplikasi.

Microsoft Access 2.0 adalah sebuah komputer dengan sistem

INTERVIEW

operasiMicrosoft Windows 3.0, RAM berkapasitas 4 megabyte (6 megabyte lebih disarankan) dan ruangan kosong hard disk yang

c.

dibutuhkan 8 megabyte (14 megabyte lebih disarankan).Versi 2.0 dari

Metode yang di lakukan dengan mengambil atau mempelajari makalah dan artikel dari internet yang berhubungan denga masalah yang di hadapi, yang akan di gunakan untuk melakukan analisa dan mendesain sitem baru yang akan di buat.

Microsoft Access ini datang dengan tujuh buah disket floppy 3½ inci berukuran 1.44 megabyte.Perangkat lunak tersebut bekerja dengan sangat baik pada sebuah basis data dengan banyak record tapi terdapat beberapa kasus di mana data mengalami kerusakan. Sebagai contoh, pada ukuran basis data melebihi 700 megabyte sering mengalami masalah seperti ini (padasaat itu, memang hard disk yang beredar masih berada di bawah 700

STUDI PUSTAKA

3)

d.

DOKUMENTASI

Metode

Study

pengumpulan

Metode ini di lakukan dengan mengkaji form – form, laporan-laporan, arsip yang di gunakan untuk pembuatan aplikasi.

RANCANGAN PENELITIAN

Pada tahapan system ini di bagi menjadi 2 yaitu perancangan basisdata dan perancangan form di Microsoft acces. Perancangan basis data merupakan langkah untuk menentukan basis data yang di harapkan dapat memiliki sebuah kebutuhan pengguna. Perancangan basis data terdiri atas dari perancangan basis data secara konseptual, logical. Fisikal.

3.6.

a.

b.

3.4.

Perancangan Sistem dan Prosedur Berlandaskan hasil survei dan analisis sitem dan prosedur, di lakukan pembutan rancangan dan menyusun konsep system dan prosedur. Perancangan Konsepdari klasifikasidata, model-model aplikasi Pada tahap ini akan di susun suatu konsep

1)

perpustakaan

analisa

Adapun

penulis

pengumpulan

melakukan

SMK

perpustakaan

data

wawancara

AL-AMNANIYAH

Karangjati. Penulis mewawancara kepala SMK AL-AMNANIYAH 

Karangjati,

penulis

mengajukan beberapa pertanyaan kepada. Adapun isi peertanyaan sebagai berikut : 1.

Bagaimana sistem informasi perpustakaan

karangjati saat ini?

SMK

Jawab : untuk sistem informasi yang

AL-AMNANIYAH

berjalan saat ini, kami masih menggunakan cara manual. Yaitu dengan memasukkan data-data perpustakaan pada buku yang

SMK

AL-AMNANIYAH

disediakan. 2.

SMK

AL-

perpustakaan disini ada tiga element, (1) saya sendiri, selaku kepala madrasah (2) kepala perpustakaan (3) siswa siswi SMK

Karangjati.

AL-AMNANIYAH Karangjati yang di beri

Arsip anggota perpustakaan, arsip ini digunakan

tugas untuk membantu kepala perpustakaan

untuk mengetahui siapa saja dari pihak-pihak

dalam mengelola perpustakaan SMK AL-

sekolah yang termasuk anggota perpustakaan

AMNANIYAH Karangjati.

3.

Permasalahan apa saja yang sering muncul dalam pengelolaan perpustakaan di SMK

Berdasarkan bahan penelitian tersebut diatas maka alat penelitian yang digunakan adalah sebagai berikut: Metode wawancara : berisi tentang tanya jawab masalah perpustakaan SMK AL-AMNANIYAH karangjati kepada pihak-pihak yang bersangkutan. Metode kearsipan : berisi tentang pengumpulan data perpustakaan SMK

perpustakaan

Jawab : untuk yang bertanggung jawab atas

pada perpustakaan SMK AL-AMNANIYAH

Metode dan Alat Penelitian

atas

AMNANIYAH Karangjati?

Arsip pengembalian buku, arsip ini digunakan

SMK AL-AMNANIYAH Karangjati.

Siapa saja orang-orang yang bertanggung  jawab

berjalan selama ini untuk pengembalian buku

2)

untuk

kepada beberapa pihak yang berkaitan dengan

untuk mengetahui sejauh mana sistem yang

1)

kebutuhan.

Wawancara,

Karangjati.

3.5.

dilakukan

yang berjalan di SMK AL-AMNANIYAH

berjalan selama ini untuk peminjaman buku pada

3)

akan

dilakukan dengan:

untuk mengetahui sejauh mana sistem yang

2)

yang

awal analisa untuk mengidentifikasi masalah dan

Arsip peminjaman buku, arsip ini digunakan

perpustakaan

AL-

Pengumpulan data dilakukan sebagai tahap

Karangjati, dokumen yang diamati yaitu: 1)

SMK

Pengumpulan Data

Dalam penelitian ini materi yang digunakan adalah data

luar

tentang

menganalisis strategi pada penelitian adalah sebagai berikut:

Bahan Penelitian

pengolahan

dari

berisi

Langkah-langkah Penelitian

a. Pada tahap ini berdasarkan hasil studi dan analisis yang telah di lakukan,para anggota melakukan :

data

:

AMNANIYAH Karangjati.

Langkah-langkah

3.3.

pustaka

AL-AMNANIYAH

Karangjati dengan menggunakan arsip-arsip yang dimiliki SMK AL-AMNANIYAH Karangjati.

AL-AMNANIYAH Karangjati?

Jawab : untuk permasalahan yang sering muncul adalah sering terjadi kesalahan dalam, proses pengelolaan perpustakaan, baik dalam penulisan data anggota, penulisan data buku yang di pinjam, penulisan

data

buku

penulisan

data-data

yang

buku,

di dan

kembalikan, juga

sering

rusaknya data-data yang ada pada buku laporan data anggota, buku laporan pengembalian, buku laporan peminjaman, dan juga arsip-arsip lainnya.

ini dilakukan untuk meminimalisir kesalahan4.

Perlukah di adakannya sistem informasi

kesalahan yang terjadi yang dibabkan oleh sistem

perpustakaan berbasis IT pada SMK AL-

kerja manual. Selain itu sistem informasi ini

AMNANIYAH Karangjati?

diharapkan dapat meringankan beban maupun

Jawab : melihat perkembangan jaman yang

waktu yang digunakan sehingga hal tersebut dapat

semakin hari semakin maju, dan juga

lebih efektif maupun efisien.

melihat seringnya terjadi kesalahan yang ada

4.

Untuk menunjang kelancaran dalam membangun

pada pengelolaan data perpustakaan pada

sistem informasi itu, maka penulis menggunakan

sekolah ini, saya rasa sangat perlu untuk di

dokumen-dokumen yang ada pada perpustakaan

bangunnya sistem informasi perpustakaan

tersebut.

berbasis IT. Selain untuk meminimalisir

5.

Selain menggunakan dokumen-dokumen tersebut,

kesalahan yang terjadi pada pengelolaan

penulis

data-data

informasi

 Browsing, dan bacaan-bacaan yang ada kaitannya

perpustakaan yang akan di bangun nantinya

dengan masalah yang akan di teliti sebagai bahan

dapat lebih meringankan pekerjaan kepala

referensi tertulis.

yang

ada,

sistem

juga

menggunakan

literatur,

jurnal,

perpustakaan dalam mengelola perpustakaan

b.

sehingga waktu maupun tenaga lebih efektif

4.ANALISA DAN PEMBAHASAN

dan efisien.

4.1 Sistem lama yang sedang berjalan

Kearsipan,

mengumpulkan

dokumen-

kejuruan

AL-AMNANIYAH

Karangjati merupakan salah satu dari berbagai jalur pendidikan

Karangjati pada sistem yang berjalan saat ini.

yang fokus terhadap tuntutan Sumber Daya Manusia (SDM) yang

Adapun dokumen-dokumen yang dikumpulkan

berkualitas.

adalah sebagai berikut :

Karangjati sebagai Lembaga

2.

3.

4.

Sekolah

menengah

kejuruan

AL-AMNANIYAH

Pendidikan yang formal akan

Dokumen daftar anggota perpustakaan,

senantiasa mempersiapkan dan mewujudkan kebutuhan Sumber

mulai guru, karyawan, dan juga siswa-siswi

Daya Manusia (SDM) yang kompetitif, kreatif, professional dan

SMK AL-AMNANIYAH Karangjati.

berdaya

Dokumen

laporan

peminjaman

buku

pengembalian

buku

perpustakaan. Dokumen

saing

tinggi.

Sekolah

menengah

kejuruan

AL-

AMNANIYAH Karangjati berdiri tahun 1964 Alhamdulillah telah mendapat sambutan dari masyarakat Kecamatan Karangjati dan

laporan

Kecamatan sekitarnya, terbukti pertama kali berdiri pendaftar

perpustakaan.

mencapai

Dokumen laporan data buku yang ada di

AMNANIYAH Karangjati juga sudah di lengkapi dengan sarana

perpustakaan.

dan prasarana yang memadai. Sarana dan prasarana tersebut

90

siswa.

Sekolah

menengah

kejuruan

AL-

Metode penelitian kepustakaan, mengumpulkan

meliputi laboratorium komputer, laboratorium bahasa, ruang olah

sumber pustaka dan literatur yang berkaitan

raga, dan yang tidak ketinggalan adalah ruang perpustakaan.

dengan

Perpustakaan Sekolah menengah kejuruan AL-AMNANIYAH

analisa

dan

pembangunan

sistem

informasi perpustakaan, sebagai referensi yang

Karangjati

digunakan dalam proses penelitian.

didirikanya madrasah tersebut. Perpustakaan Sekolah menengah

Dengan begitu, dari beberapa metode yang dilakukan penulis dapat di ambil beberapa kesimpulan : 1.

menengah

dokumenperpustakaan SMK AL-AMNANIYAH

1.

c.

Sekolah

Perpustakaan

SMK

AL-AMNANIYAH

Karangjati masih menggunakan sistem manual

didirikan pada tahun 1964, bertepatan dengan

kejuruan AL-AMNANIYAH Karangjati

memiliki

berbagai

macam koleksi pustaka yang cukup banyak tersedia. Sumber pustaka diperoleh dari pengadaan, yaitu membeli buku, sumbangan dari Depdikbud, dan lain-lain.

dalam mengelola perpustakaan. 2.

AL-AMNANIYAH

Meskipun koleksi-koleksi pustaka yang dilmiliki

Karangjati di pegang oleh kepala perpustakaan

Sekolah menengah kejuruan AL-AMNANIYAH cukup lengkap,

Perpustakaan

SMK

dan di bantu oleh beberapa staf. 3.

Dikarenakan SMK AL-AMNANIYAH  dalam mengelola perpustakaan masih menggunakan sistem manual, maka perlu dibangunnya sebuah sistem informasi perpustakaan berbasis IT. Hal

akan tetapi sistem pengelolaan perpustakaan tersebut belum memadai. Itu semua dikarenakan sistem pengelolaan perpustakaan belum terkomputerisasi. Mulai dari pencatatan anggota baik guru maupun siswa, proses peminjaman buku, proses pengembalian buku, maupun data-data buku yang ada pada perpustakaan. Dalam pengelolaan

perpustakaan,

petugas

perpustakaan

harus

memasukkan data-data tersebut kedalam suatu buku. Sehingga

4.2.1

tenaga maupun waktu yang diperlukan dalam pengelolaan tersebut

Flowchart Sistem a. Flowchart sistem adalah gambaran secara umum

cukup lama. Selain itu, ditinjau segi materiil juga membutuhkan

bagaimana

dana yang lebih banyak dikarenakan harus membeli banyak buku

flowchart sistem baru sebagai berikut :

untuk

pencatatan

INFORMASI

itu

semua.

Maka

di

PERPUSTAKAAN

buatlah

sistem

berjalan.

Adapun

gambaran

SISTEM

MENGGUNAKAN

MICROSOFT ACCESS 2007.

4.2 Fungsi dan Kegunaan Sistem bagi Perusahaan

Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai sekumpulan elemen yang bekerja secara bersamasama baik secara manual ataupun berbasis komputer dalam melaksanakan pengolahan data yang berupa pengumpulan, penyimpanan, pemprosesan data untuk menghasilkan informasi yang bermakna dan berguna bagi proses pengambilan keputusan. Sistem informasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen

Gambar 4.2.1.1 Flowchart Sistem Ba ru b.

dalam suatu sistem organisasi atau instansi untuk

Flowchart Admin Jika sudah masuk sistem maka admin dapat

mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.

mengakses sistem informasi perpustakaan ini untuk

Berdasarkan hasil penelitian, diharapkan pembuatan

kemudian melakukan tugasnya sebagai petugas

sistem informasi perpustakaan

seperti input data siswa ,input kelas, input data

dapat membantu

transaksi peminjaman.

SMK Al Amnaniyah antara lain : a.

Membantu petugas Pustakawan dalam Pencatatan dan laporan peminjaman buku.

b.

Membantu

proses

peminjaman

buku

cepat,tepat,akurat

serta

pengolahan secara menghindari

banyak kesalahan.

Gambar 4.2.1.3 Flowchart Admin

c.

Flowchart Operator Jika sudah masuk maka operator dapat mengakses

sistem

perpustakaan

ini

untuk

kemudian

melakukan tugasnya sebagai petugas. Hak akses petugas disini hanya melayani input transaksi peminjaman buku kepada siswa.

Info buku Info data anggota Info kartu anggota

Admin

Verifikasi data siswa Verifikasi peminjaman buku Verifikasi buku Sistem Informasi Perpustakaan

Kartu anggota

Verifikasi laporan

Verifikasi laporan Anggota

Buku yang di pinjam Kepala sekolah

Kartu anggota Info peminjaman buku

Gambar 4.3.1 Diagram Konteks

Gambar 4.2.1.4 Flowchart Operator

a)

Admin,

menggambarkan

seseorang

yang

bertugas menginputkan data-data yang ada

4.3

dalam sistem informasi perpustakaan seperti

Diagram Alir Data a.

peminjaman,

Diagram Konteks

edit

database

,backup database.

Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari

b)

suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu

DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem akan

memberikan gambaran tentang keseluruhan sistem.

Kepala sekolah, menggambarkan seseorang sebagai pengontrol kegiatan peminjaman buku

sistem. Diagram konteks merupakan level tertinggi dari

atau output dari sistem. Diagram Konteks

pengembalian,

oleh siswa / anggota. c)

Anggota, menggambarkan seseorang yang melakukan

transaksi

peminjaman

dan

pengembalian buku.

Dalam diagram konteks hanya ada satu proses. Tidak boleh ada store dalam diagram konteks. Diagram konteks berisi gambaran umum (secara garis besar) sistem yang akan dibuat. Diagram konteks ini berisi siapa saja yang memberi data (dan data apa saja) ke sistem, serta kepada siapa saja informasi (dan informasi apa saja) yang harus dihasilkan sistem. Dibawah ini adalah diaggram kontek untuk sistem informasi perpustakaan SMK Al Amnaniyah Karangjati.

a. DFD admin level 1 Penjelasan dari DFD (Data Flow Diagram) level 1 untuk proses admin tersebut adalah sebagai berikut , admin menginputkan data, menggambarkan seseorang yang hanya bertugas dalam transaksi peminjaman dan pengembalian buku.

Gambar 4.3.2 DFD level 1 Admin

a)

Dapat melihat seluruh data peminjaman yang ada di sistem.

b.

DFD level 2

b)

Petugas

DFD ( Data Flow Diagram) pada proses input -

edit

semua

data

dan

melakukan transaksi ke dalam sistem.

output level 2 proses yaitu : a)

dapat

c)

Sistem dapat memberikan informasi laporan

DFD Level 2 Admin

peminjaman.

Pada proses admin level 2 ini terjadi beberapa

Sistem juga dapat menyediakan login untuk

proses yaitu:

Petugas yaitu Operator yang mempunyai hak

(a) Proses data anggota

akses transaksi peminjaman.

Proses data anggota merupakan proses yang digunakan untuk input

anggota

nama,status, pengarang,

seperti

b.

Kebutuhan Nonfungsional

a)

Perangkat keras yang dibutuhkan adalah PC

id,

judul

buku,

penerbit,

tanggal

Perangkat Keras

desktop, atau notebook dengan spesifikasi sebagai berikut : a)

yang sekelas.

pinjam,tanggal kembali,keterangan.

(b)

b)

minimal RAM 512 MB.

c)

HDD 80Gb

Proses peminjaman dan pengembalian

Perangkat

Data

pembuatan sistem informasi perpustakaan adalah

pada

proses

peminjaman

dan

pengembalian ini diambil dari data tabel

(c)

Processor Intel Pentium IV keatas atau

keras

yang

digunakan

dalam

sebuah laptop dengan spesifikasi sebagai berikut :

pinjam yang nantinya menjadi sebuah

(a)

Toshiba Satelit C 600.

laporan.

(b)

Prosesor Intel(R) Core(TM) 2 duo.

(c)

Hardisk 320GB.

(d)

Memory 2GB.

(e)

Monitor 14,1”

Proses

rekap

peminjaman

dan

pengembalian Data

pada

proses

peminjaman

dan

pengembalian ini diambil dari data tabel

proses

b)

Perangkat Lunak Perangkat lunak yang dibutuhkan sistem

pinjam yang nantinya menjadi sebuah

adalah :

laporan

(a)

Sistem Operasi Windows Xp atau Windows 7.

Kepala Sekolah Verifikasi data Tabel data anggota

Tabel data peminjaman dan pengembalian

Verifikasi data

Ambil data anggota

Proses data anggota

 transaksi

2 Admin Input data anggota

Input data transaksi Informasi data transaksi

Microsoft office 2007

(c)

Database Access 2007

4.5 Perancangan Data Base

Input data transaksi Ambil data

Input data anggota

(b)

a.

Proses peminjaman Dan pengembalian

Database merupakan kumpulan dari data-data yang saling terkait satu

dengan yang lainnya.

Database pada sistem informasi pembayaran Informasi data anggota

Kartu anggota Laporan Peminjaman dan pengembalian

Input Rekap Peminjaman Dan pengembalian

Anggota

Peminjaman dan pengembalian

Ambil Data transaksi

perpustakaan pada SMK Al Amnaniyah terdiri dari beberapa tabel yang perlu dibuat yaitu: a) Tabel Buku

Proses rekap peminjaman Dan pengembalian

b)Tabel Pinjam c) Tabel Siswa

4.6 Perancangan Antarmuka Sistem Gambar 4.3.3 DFD level 2 Admin

4.4

Perancangan antarmuka sistem merupakan

Analisis Kebutuhan Sistem Baru a.

4.6.1 Halaman utama

Kebutuhan Fungsional Sistem

dapat

menyediakan

petugas

mempunyai hak akses sebagai berikut:

yang

Pada halaman utama terdapat menu pilihan, tambah, hapus, tutup. Setiap menu mempunyai fungsi – fungsi tersendiri.

Gambar 4.6.3.1

5.KESIMPULAN DAN SARAN 5.1

Kesimpulan Dari

penelitian

yang

dilakukan

pada

system

pengolahan data pada perpustakaan SMK AL-AMNANIYAH maka dapat dilihat bahwa pengolahan data menggunakan system yang belum terkomputerisasi sangat tidak efektif dan tidak efesien untuk menghasilkan informasi secara cepat, akurat, dan relevan. Sedangkan penggunaan sistem yang baru dengan berbasis Gambar 4.6.1.1

komputerisasi diharapkan informasi yang di hasilkan lebih berkualitas dan dapat membantu dalam pengambilan keputusan. Karena

4.6.2

Form Tabel Siswa

dalam

system

komputerisasi

mempunyai

banyak

keuntungan yang dapat antara lain :

Form Tabel siswa menu ini berguna untuk

1.

menginput data siswa. Sub menu ini hanya bisa di akses

Dapat menyajikan informasi secara cepat, akurat, dan relevan.

oleh admin.

2.

Dapat

menghemat

waktu

untuk

pencarian,

pencatatan, dan pemasukan data dengan mudah. 3.

Dapat

mengurangi

kinerja

dalam

rangka

melakukan pelayanan dan mnyelesaikan tugastugas dengan baik. 4.

Meningkatkan kinerja dalam rangka melakukan pelayanan dan menyelesaikan tugas-tugas dengan baik.

5.2 Gambar 4.6.2.1

Saran Dengan kesimpulan di atas, penulis memberikan saran-

saran sebagai berikut : a. 4.6.3 Form Tabel Buku

Untuk mengoptimalkan pekerjaan, sebaiknya sistem

Form Tabel Kelas ini berguna untuk menginput

informasi

Perpustakaan

yang

sirkulasi belum

buku

pada

terkomputerisasi

data nama buku , pengarang, penerbit, status . Menu ini

diperbarui dengan menerapkan system yang

hanya bisa di akses oleh admin.

terkomputerisasi.

b.

Sistem

informasi

sirkulasi

buku

berbasis

komputer yang penulis usulkan dapat diterapkan dan dapat membantu pihak sekolah dalam melakukan pengolahan data. c.

Seiring

berkembangnya

perpustakaan

maka

semakin komplek juga kebutuhannya sehingga menyebabkan system yang sudah berjalan pada saatnya nanti akan dapat memenuhi kebutuhan perpustakaan.

DAFTAR PUSTAKA http://yulius.dosen.narotama.ac/id/2012/02/07/membuat-databasemenggunakan-micosoft-access/  http://www.ronamasa.com/2011/06/cara-membuat-form-aplikasidatabase.html http://www.ronamasa.com/2011/09/cara-design-form-input-dataaplikasi.html http://www.ronamasa.com/2001/06/cara-membuat-kontrol-buttonform.html Sigit Prayitno Trihandoko.2008  Rancangan Sistem Informasi Perpustakaan pada SMA N 5 tanggerang diterbitkan Fakultas Ilmu

Komputer, Program Studi Sistem Informasi-Universitas Mercu Buana http://www.Mercubuana.ac.id.