SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN.docx

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI “Sistem Persediaan” Disusun Untuk Memenuhi Tugas Sistem Informasi Akuntansi yang diampu oleh Bapak Sukirman

Oleh Kelompok 1 Anggota : 1. Amalia Isdianto 2. Anastasya Anggar K. 3. Anita Diah M. 4. Aulia Anggraini 5. Dyas Erfira R. 6. Inna Quryati 7. Kartika Yunita S. 8. Mydha Tri P. 9. Nenie Lisyaningrum 10. Nunung Adik P. 11. Rizki Rahmawati

(K7411012) (K7411016) (K7411020) (K7411033) (K7411060) (K7411079) (K7411084) (K7411104) (K7411107) (K7411112) (K7411138)

Kelas B Pendidikan Ekonomi-BKK Akuntansi

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2014

MATERI 7 SISTEM PERSEDIAAN A. Deskripsi Persediaan Menurut Ristono (2009) persediaan dapat diartikan sebagai barang-barang yang disimpan untuk digunakan atau dijual pada masa atau periode yang akan datang. Persediaan terdiri dari persediaan bahan baku, persediaan bahan setengah jadi dan persediaan barang jadi. Persediaan bahan baku dan bahan setengah jadi disimpan sebelum digunakan atau dimasukkan ke dalam proses produksi, sedangkan persediaan barang jadi atau barang dagangan disimpan sebelum dijual atau dipasarkan. Dengan demikian setiap perusahaan yang melakukan kegiatan usaha umumnya memiliki persediaan. Perusahaan yang melakukan kegiatan produksi (industri manufaktur) akan memiliki tiga jenis persediaan, yaitu : (1) Persediaan bahan baku dan penolong. (2) Persediaan bahan setengah jadi. (3) Persediaan barang jadi. Sedangkan perusahaan perdagangan minimal memiliki satu jenis persediaan, yaitu persediaan barang dagangan. Adanya berbagai macam persediaan ini menuntut pengusaha untuk melakukan tindakan yang berbeda untuk masingmasing persediaan, dan ini akan sangat terkait dengan permasalahan lain seperti masalah peramalan kebutuhan bahan baku serta peramalan penjualan atau permintaan konsumen. Bila melakukan kesalahan dalam menetapkan besarnya persediaan maka akan berdampak ke masalah lain, misalnya tidak terpenuhinya permintaan konsumen atau bahkan berlebihan persediaan sehingga tidak semuanya terjual, timbulnya biaya ekstra penyimpanan atau pesanan bahan dan sebagainya. Persediaan merupakan suatu model yang umum digunakan untuk menyelesaikan masalah yang terkait dengan usaha pengendalian bahan baku maupun barang jadi dalam suatu aktifitas perusahaan. Ciri khas dari model persediaan adalah solusi optimalnya difokuskan untuk menjamin pesediaan dengan biaya yang serendah rendahnya. Menurut Ristono (2009) inventory atau persediaan adalah suatu teknik untuk manajemen material yang berkaitan dengan persediaan. Manajemen material 1

dalam inventory dilakukan dengan beberapa input yang digunakan yaitu : permintaan yang terjadi (demand) dan biaya-biaya yang terkait dengan penyimpanan, serta biaya apabila terjadi kekurangan persediaan (shortage). Secara teknis, inventory adalah suatu teknik yang berkaitan dengan penetapan terhadap besarnya persediaan bahan yang harus diadakan untuk menjamin kelancaran dalam kegiatan operasi produksi, serta menetapkan jadwal pengadaan dan jumlah pemesanan barang yang seharusnya dilakukan oleh perusahaan. Penetapan jadwal dan jumlah pemesanan yang harus dipesan merupakan pernyataan dasar yang harus terjawab dalam pengendalian persediaan. Pengendalian pengadaan persediaan perlu diperhatikan karena berkaitan langsung dengan biaya yang harus ditanggung perusahaan sebagai akibat adanya persediaan. Oleh sebab itu, persediaan yang ada harus seimbang dengan kebutuhan, karena persediaan yang terlalu banyak akan mengakibatkan perusahaan menanggung risiko kerusakan dan biaya penyimpanan yang tinggi disamping biaya investasi yang besar. Tetapi jika terjadi kekurangan persediaan akan berakibat terganggunya kelancaran dalam proses produksinya. Oleh karenanya diharapkan terjadi keseimbangan dalam pengadaan persediaan sehingga biaya dapat ditekan seminimal mungkin dan dapat memperlancar jalannya proses poduksi. Menurut Ristono (2009) beberapa pengertian persediaan menurut para ahli adalah sebagai berikut : Suatu kegiatan untuk menentukan tingkat dan komposisi dari part atau bagian, bahan baku dan barang hasil produksi, sehingga perusahaan dapat melindungi kelancaran produksi dan penjualan serta kebutuhan pembelanjaan perusahaan dengan efektif dan efisien. Serangkaian kebijakan dengan sistem pengedalian yang memonitor tingkat persediaan yang harus dijaga kapan persediaan harus diisi dan berapa pesanan yang harus dilakukan. Berdasarkan kedua pengertian di atas, maka dapat diambil kesimpulan bahwa pengertian pengendalian persediaan merupakan suatu usaha memonitor dan menentukan tingkat komposisi bahan yang optimal dalam menunjang kelancaran dan efektifitas serta efisiensi dalam kegiatan perusahaan.

Persediaan adalah barang dagang yang disimpan untuk dijual dalam operasi normal perusahaan, dan bahan yang terdapat dalam proses produksi 2

atau yang disimpan untuk tujuan tersebut. Pada perusahaan manufaktur, persediaan terdiri dari persediaan produk jadi, persediaan produk dalam proses persediaan bahan baku, persediaan bahan penolong, persediaan bahan habis pakai pabrik, persediaan suku cadang. Dalam perusahaan dagang, persediaan hanya terdiri dari satu golongan, yaitu persediaan barang dagangan yang merupakan barang yang dibeli untuk dijual kembali. B. Prosedur Pengawasan Persediaan Prosedur dimana tiap-tiap jenis persediaan dibuatkan satu kartu (rekening) yang menunjukkan kuantitas dan harga pokoknya. Kartu rekenng ini didebit dari pembelian dan dikredit dengan jumlah yang dikeluarkan dari gudang. Kuantitas yang dicatat dalam kartu persediaan erat hubungannya dengan prosedur pengawasan produksi yaitu untuk menentukan kapan bahanbahan harus dibeli sedangkan harga pokoknya dihubungkan dengan sistem biaya produksi. Metode persediaan buku (perpetual) dapat digunakan untuk mengawasi jumlah barang dalam gudang, sehingga dapat ditentukan selisih persediaan yang mungkin timbul dari susut, aus atau hilang. C. Formulir Dalam prosedur persediaan buku (perpetual) digunakan formulirformulir sebagai berikut : 1.

Rekening bahan baku dan barang jadi Rekening ini menunjukkan kuantitas dan harga pokoknya. Rekening ini terdiri dari 3 kolom, untuk diterima, dikeluarkan, dan saldo.

2.

Rekening barang dalam proses Rekening ini dapat dibuat untuk seluruh bagian, jadi hanya satu rekening, atau dibuatkan satu rekening untuk setiap bagian produksi. Dalam job order cost system, perincian rekening barang dalam proses nampak pada cost sheet.

3.

Dokumen/Bukti Pembukuan Faktur pembelian atau laporan penerimaan barang digunakan untuk men-debit rekening Persediaan Bahan. Bill of materials atau surat permhuaan-bahan digunakan untuk mengkredit rekening Persediaan 3

Bahan. Rekening Barang Dalam Proses dicatat berdasarkan job ticket atau bukti transfer. Rekening Persediaan Barang Jadi didebit dengan dasar bukti transfer dan dikredit dari tembusan faktur penjualan atau surat perintah pengiriman. 4.

Kartu Gudang Kartu gudang (stores ledger) adalah kartu-kartu yang dipegang oleh bagian gudang dan digunakan untuk mencatat mutasi persediaan. Catatan dalam kartu gudang hanya menunjukkan kuantitas saja tanpa harganya. Gambar :

5.

Kartu Barang (BINTAG) Kartu barang adalah kartu yang ditempelkan pada rak, atau peti tempat barang-barang disimpan.

D. Metode Pengerjaan Rekening Persediaan Untuk mengerjakan rekening persediaan dalam prosedur perpetual inventory dapat digunakan cara-cara sebagai berikut : 1.

Metode tangan (Pen and Ink) untuk rekening Persediaan Dalam cara ini masing-masing jenis persediaan dibuatkan satu rekening yang dibagi dalam 3 kolom yaitu Diterima, Dikeluarkan dan Saldo. Masing-masing kolom dibagi lagi untuk mcnunjukkan kuantitas dan harga. Bukti pembukuan dicatat dalam rekening ini dan juga dalam buku jurnal. Untuk persediaan bahan ada dua jurnal yaitu jurnal 4

pembelian dan jurnal pemakaian bahan. Setiap periode, buku jurnal ini dijumlah dan diposting ke rekening persediaan control. Jurnal pembelian diposting ke sebelah debit (diterima) dan jurnal pemakaian bahan diposting ke sebelah debit (dikeluarkan). Untuk mengadakan pengecekan posting ke rekening pembantu persediaan, dibuat daftar saldo setiap periode dan dicocokkan dengan rekening kontrolnya. Gambar : Harian

Periodik

Buku Besar

Jurnal

Faktur Pembelian

Pembelian

Harian

Posting debit

2.

Harian

Periodik

Buku pembantu persediaa n

Jurnal Pemakaian Bahan

Bukti Pengeluaran Bahan

Harian

Posting kredit

Posting dengan mesin Posting ke rekening persediaan (buku pembantu) dapat dilakukan dengan mesin. Untuk persediaan, saldo awal ada 2 macam yaitu kuantitas dan harga pokok, begitu juga begitu juga untuk debit, kredit dan saldo akhirnya. Pengecekan pekerjaan posting dilakukan dengan metode direct proof (pengecekan langsung), di mana jumlah dalam prooftape dicocokkan dengan jumlah faktur pembelian (kalau debit) atau dengan jumlah surat permintaan bahan (kalau kredit). Total prooftape harus cocok dengan total pre-list.

3.

Metode tanpa buku pembantu (ledgerless) Dalam metode tanpa buku pembantu untuk persediaan, formulir surat permintaan bahan dibuat sedemikian rupa sehingga ada kolom 5

untuk saldo awal dan saldo akhir. Saldo awal yang didapat dari saldo akhir sebelumnya dikurangi jumlah dalam surat permintaan bahan menjadi saldo akhir. Cara ini hanya digunakan untuk kuantitasnya. Surat permintaan bahan disimpan dalam menggantikan buku pembantu persediaan. Pengecekan jumlah persediaan dapat dilakukan dengan membandingkan rekening kontrol dengan daftar saldo tiap jenis persediaan setiap periode.

6

E. Proses Data Persediaan Barang Dengan Komputer Saldo persediaan barang dipengaruhi oleh pembelian dan penjualan. Dalam transaksi pembelian, faktur pembelian yang dilampiri bukti pendukung akan diproses menambah saldo persedian. Sedangkan transaksi penjualan atau tembusan shipping order akan diproses untuk mengurangi persediaan. Proses data persediaan dengan computer, sebagai berikut: Faktur Pembelian

Terminal

CPU

Daftar kesalahan total

File transaksi pembelian

cocokkan

cocokkan

Buku besar

Daftar kesalahan total

Laporan persediaan

CPU

Master file persediaan diperbaiki

Master file persediaan

Buku besar diperbaiki

F. Distribusi Bahan Baku Distribusi debit dari surat permintaan bahan baku tidak menimbulkan masalah karena surat permintaan bahan baku biasanya merupakan unit media, 7

yaitu hanya untuk satu order produksi. Unit media untuk bahan penolong debitnya hanya satu rekening biaya. Sehingga, metode distribusi yang sesuai adalah unit ticket dan summary strip. Apabila rata-rata jumlah dalam tiap-tiap surat permintaan bahan besar dan diinginkan posting terinci untuk masingmasing surat permintaan bahan maka dapat digunakan metode rekening tunggal (unit account method). G. Perhitungan Fisik Barang dalam Gudang (Stock Opname) Perhitungan fisik atas barang-barang dalam gudang biasanya dilakukan pada akhir periode. Hasil perhitungan fisik akan dibandingkan dengan saldo rekening persediaan dalam buku besar atau kartu persediaan dalam buku pembantu sehingga dapat diketahui ada selisih atau tidak. Apabila saldo rekening buku besar dan buku pembantu persediaan tidak cocok dengan hasil perhitungan fisik maka saldo rekening tersebut dikoreksi agar sesuai dengan jumlah barang yang ada dalam gudang. Selisih persediaan yang ada dicatat dalam bukti memorial dan bukti ini menjadi dasar pencatatan dalam jurnal. Contoh bukti memorial, sebagai berikut: BUKTI MEMORIAL Tanggal…………….2014 NAMA REKENING

NOMOR

No:

√

DEBIT

Disetujui

Dibukukan oleh:

KREDIT

REKENING

KETERANGAN

Dibuat oleh: Diperiksa oleh:

oleh:

8

Langkah-langkah dalam perhitungan fisik barang dalam gudang dilakukan sebagai berikut: 1.

Menyiapkan kartu persediaan yang diberi nomor urut untuk tiap-tiap jenis barang dalam gudang.

2.

Meletakkan kartu perhitungan persediaan pada barang yang akan dihitung

3.

Petugas penghitung I melakukan perhitungan atas barang-barang, kemudian mencatat hasil perhitungan dan tanggalnya pada bagian I kartu perhitungan persediaan. Bagian I kartu persediaan disobek dan dikumpulkan oleh petugas penghitung I sedangkan bagian II dan III kartu perhitungan persediaan ditempatkan pada barang yang telah dihitung.

4.

Sesudah petugas penghitung I selesai melakukan perhitugan maka petugas penghitung II mulai melakukan perhitungan. Hasil perhitungan dicatat dalam bagian II kartu perhitungan persediaan. Petugas penghitung II

menyobek

bagian

mengumpulkannya.

II

Bagian

kartu III

perhitungan kartu

persediaan

perhitungan

dan

persediaan

dikemballikan kebarang yang sudah dihitung. 5.

Petugas penghitung I dan II mencocokkan bagian I dan bagian II kartu perhitungan persediaan. Apabila terdapat ketidak cocokkan maka dilakukkan perhitungan ulang terhadap barang-barang yang dicocokkan tersebut.

6.

Sesudah bagian I dan bagian II kartu perhitungan persediaan menunjukkan hasil yang cocok maka data yang tercantum dalam sobekan kartu perhitungan persediaan tersebut disalin ke dalam daftar perhitungan persedian.

7.

Daftar perhitungan persediaan diserahkan kepada pemegang buku pembantu persediaan untuk dibandingkan dengan kartu persediaan. Pemegang kartu persediaan mengisi harga satuan dalam daftar perhitungan persediaan. Daftar ini kemudian diselesaikan yaitu dengan mengalikan kuantitas dengan harga satuanya, kemudian dijumlahkan.

9

8.

Apabila ada selisih antara jumlah-jumlah dalam kartu persediaan dan daftar perhitungan persediaan maka selisihnya dicatat dalam bukti memorial dan dibuatkan laporan selisih persediaan.

9.

Kartu persediaan dikoreksi dengan selisih yang ada dan rekening persediaan barang dalam buku besar dikoreksi berdasarkan bukti memorial

10. Dilakukan penyelidikan mengenai sebab-sebab timbulnya selisih persediaan dan dilakukan tindakan-tindakan pencegahan yang mungkin Contoh daftar perhitungan persediaan: DAFTAR PERSEDIAAN

………………….2014

Gambar ke: ……………

Bagian: ………

Dihitung oleh: …………

Dibuat oleh: …………..

Lokasi: ………

Perkalian oleh: ………..

Dicek oleh: …………… No.Kartu

Nomor

perhitungan

barang

Nama

Kuantitas

Harga

Jumlah

Satuan

harga

persediaan

JUMLAH

10

DAFTAR PUSTAKA

Agus Ristono. Manajemen Persediaan. 2009. Yogyakarta: Graha Ilmu. Baridwan, Zaki. Sistem Akuntansi: Penyusunan Prosedur dan Metode. Edisi 5. 2002. Yogyakarta: BPFE Yogyakarta.

11