JUNTA DE NÚCLEO DE S. MIGUEL
Sistema Integrado de Informação Escutista Versão 3.0
2017/01/28
Paulo Mota
Edição 2
SIIE — Sistema Integrado de Informação Escutista
v 3.0
ÍNDICE ÍNDICE......................................................... ............................ .......................................................... .......................................................... ...................................... ......... 2 INTRODUÇÃO ............................................................................................................... 4 CAPÍTULO I - ELEMENTOS ......................................................... ............................. ......................................................... ................................. .... 5 1. Alterar palavra palavra passe ............................. ............................. ............................ ......... 5 2. Inserir novos elementos .......................... ............................ ............................. ........ 5 3. Reactivar um elemento inactivo......................... ............................. ......................... 5 4. Transferir elemento de outro agrupamento ............................. ............................. ... 6 5. Actualização dos dos restantes dados dados do elemento elemento ........................... ........................... 6 5.1. Menu DADOS .......................... ............................. ............................. ............. 6 5.2. Menu CARGOS ............................ ............................. ............................. ........ 7 5.3. Menu VIDA ESCUTISTA .......................... ............................. ......................... 7 5.4. Menu ACTIVIDADES...................................................................................... ACTIVIDADES...................................................................................... 7 5.5. Menu INSCRIÇÃO EM ACTIVIDADES .......................... ............................. ... 8 5.6. Menu CENSOS .............................................................................................. 8 5.7. Menu MAF .......................... ............................. ............................. .................. 8 5.8. Menu REG. CRIMINAIS ........................... ............................. ......................... 9 5.9. Menu CURSOS ............................. ............................. ............................. ....... 9 5.10. Menu DISTINÇÕES............................. ............................. ............................. . 9 5.11. Menu MOVIMENTOS ........................... ............................. ............................. 9 5.12. Menu QUOTAS .............................................................................................. 9 5.13. Menu OBSERVAÇÕES ......................... ............................. ............................ 9 5.14. Menu SEGURANÇA......................... ............................. ............................. .. 10 6. Efectuar MAF ............................ ............................. ............................. ................... 12 7. Edições Rápidas............................ ............................. ............................. .............. 13 8. Formação............................. ............................. ............................ ......................... 13 9. Listagens ............................................................................................................... 14 10. Importações ......................... ............................. ............................. ........................ 15 10.1. Exportar dados ........................... ............................. ............................. ........ 15 11. Exportar/imprimir Exportar/imprimir ficha do elemento .......................... ............................. ............... 15 12. Anexar fotografia fotografia à ficha do elemento elemento ............................ ............................. .......... 16 16 CAPÍTULO II – SECÇÃO ....................................................... ........................... ......................................................... ...................................... ......... 17 13. Dados gerais da secção ........................... ............................. ............................. ... 17 17 14. Registo de reuniões por secção .......................... ............................. ..................... 17 15. Registo de actividades por secção ............................ ............................. ............... 17 16. Criar ano escutista .......................... ............................. ............................. ............. 17 Página | 2
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CAPÍTULO III – AGRUPAMENTO .......................................................... ............................. .................................................. ..................... 19 17. Dados financeiros ........................... ............................ ............................. .............. 19 18. Reuniões de Agrupamento ............................. ............................ ........................... 22 19. Inventário ............................................................................................................... 23 20. Actividades .......................... ............................. ............................ ......................... 23 21. Inscrição em actividades extra-agrupamento ............................ ............................ 24 22. Cadernos eleitorais ............................. ............................. ............................. ......... 24 23. Verificar as unidades do agrupamento filiadas .......................... ............................ 24 24. Alterar dados gerais gerais do agrupamento agrupamento .................................................... ............... 25 CAPÍTULO IV – CENSOS ....................................................... .......................... ......................................................... ..................................... ......... 26 25. Enquadramento Enquadramento legal........................... ............................. ............................ ......... 26 26. Seguro escutista ............................ ............................. ............................ ............... 27 26.1. Seguro do efectivo entre os 6 aos 65 anos ........................... ....................... 27 26.2. Dirigentes com idades entre os 65 e 75 anos ou superior ........................... 27 26.3. Adultos 26.3. Adultos auxiliares auxiliares das actividades actividades escutistas......................... ...................... 28 26.4. Seguro multirrisco............................ ............................. ............................. ... 28 27. Entrega dos censos ............................ ............................. ............................. ......... 28 28. Anexar extractos bancários bancários ........................... ............................. ........................... 30 29. Imprimir comprovativo da entrega e mapa de efectivo ......................... ................. 32 30. Quotizações............................ ............................. ............................. ..................... 33 31. Listagem de procedimentos para entrega dos censos ............................. ............. 33 CAPÍTULO V – NÚCLEO ...................................................... ......................... .......................................................... ....................................... .......... 34 32. Criar actividade com inscrições .......................... ............................. ...................... 34 CAPÍTULO VI – OUTROS .......................................................... ............................. .......................................................... .................................. ..... 36 33. Abreviaturas............................ ............................. ............................. ..................... 36 34. Índice de Anexos ................................................................................................... 37 ANEXO 1 ...................................................................................................................... 38 ANEXO 2 ...................................................................................................................... 47 ANEXO 3 ...................................................................................................................... 49 ANEXO 4 ...................................................................................................................... 52 ANEXO 5 ...................................................................................................................... 55 ANEXO 6 ...................................................................................................................... 57 ANEXO 7 ...................................................................................................................... 58 ANEXO 8 ...................................................................................................................... 64 ANEXO 9 ...................................................................................................................... 66 ANEXO 10 .................................................................................................................... 68 Página | 3
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INTRODUÇÃO Com este manual pretende-se dar algumas elucidações aos secretários de agrupamento sobre à aplicação SIIE – Sistema Integrado de Informação Escutista e procedimentos administrativos. O manual divide-se em capítulos dedicados aos grupos elementos, secção, agrupamento e núcleo e, também, aos procedimentos para validação e submissão dos censos. Durante o texto estão sinalizadas a azul claro várias observações que indirectamente servirão de suporte administrativo ao SIIE. Este manual serviu de programa à sessão de esclarecimento ministrada na Casa do Povo de Vila Franca do Campo no dia 14 de Janeiro de 2017.
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CAPÍTULO I - ELEMENTOS 1. ALTERAR PALAVRA PASSE No canto superior direito, premir o nome do utilizador e seleccionar ALTERAR PASSWORD.
2. INSERIR NOVOS ELEMENTOS Na barra lateral esquerda, seleccionar botão seguintes.
e preencher os campos
A atribuição do NIN poderá ser automática ou manual. No primeiro caso seleccionar VARINHA MÁGICA ou, no segundo, preencher o campo obedecendo aos critérios “AARRNNaaaaOOO” em que “AA” corresponde aos dois últimos números do ano de admissão pela primeira vez no CNE, os “RR” ao código da Região (os Açores é o 01), os “NN” ao código do Núcleo (o de S. Miguel é o 04), os “aaaa” ao código do agrupamento e os “OOO” ao número de admissão, no agrupamento, no ano de admissão.
3. REACTIVAR UM ELEMENTO INACTIVO Na barra lateral esquerda, escolher ELEMENTOS INACTIVOS.
Na ficha individual do elemento alterar, no menu DADOS GERAIS, no campo SITUAÇÃO o estado de inactivo para activo.
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4. TRANSFERIR ELEMENTO DE OUTRO AGRUPAMENTO Se o elemento já pertencer ao movimento mas estava inscrito noutro agrupamento solicitar transferência à Junta de Núcleo de S. Miguel, por via correio-e, indicando o nome completo do elemento e agrupamento de origem. Se esse pertencer ao Núcleo de S. Miguel, a transferência é efectuada pelo Núcleo, se for de agrupamento de outro núcleo da nossa região a transferência é efectuada pela Junta Regional e nos outros casos pela Junta Central. 5. ACTUALIZAÇÃO DOS RESTANTES DADOS DO ELEMENTO Na ficha do elemento, na parte superior, são apresentados vários menus percorrer os menus. Assim: 5.1. Menu DADOS O menu DADOS desdobra-se em GERAIS, PESSOAIS, HABILITAÇÕES e SAÚDE. a) DADOS GERAIS Os campos aqui existentes relacionam-se com informações gerais da vida do escuteiro: NOME, NIN, NIF, AGRUPAMENTO, CATEGORIA, DATAS DE ADMISSÃO e NASCIMENTO, TOTEM, SITUAÇÃO e SEXO. Os campos NÚCLEO, REGIÃO e NACIONAL só são preenchidos se o elemento desempenhar um cargo na Junta de Núcleo, Regional ou Central. O campo ASSINAR FLOR DE LIS é activado se o elemento pretender ou for obrigado, nos termos do artigo 16.º do Regulamento Geral, a assinar a revista Flor-de-Lis. No último caso, o regulamento obriga, apenas, a assinatura por um elemento do mesmo agregado familiar. Assim, preencher com o NIN desse elemento o campo NIN DO ELEMENTO DO AGREGADO FAMILIAR QUE JÁ ASSINA A FLOR DE LÍS (DIRIGENTES APENAS). O artigo 16.º do Regulamento Geral do CNE publica nos seus números: “3. É obrigatório o arquivo da «Flor de Lis» em todos os níveis do CNE; 4. É obrigatória a assinatura da «Flor de Lis» pelas Juntas Regionais, Juntas de Núcleo, Direcções de Agrupamento e por todos os dirigentes investidos e em efectividade de funções (apenas uma assinatura obrigatória por cada agregado familiar) [sublinhado nosso]. 5. É recomendada a assinatura da «Flor de Lis» por todas as Unidades, Equipas, Patrulhas e Bandos, bem como por todos os Escuteiros. ”
Os aspirantes e noviços a dirigente não são obrigados a assinar a revista. O campo TEM CARTÃO é activado se o elemento já tem o cartão de escuteiro. O campo É FORMADOR é assinalado se o elemento for formador do CNE.
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c) DADOS PESSOAIS Formulário de preenchimento facultativo para efeitos de censos, no entanto, importante para possível contacto em caso de sinistro com o elemento. No caso de aspirante ou noviço a dirigente ou dirigente os campos relativos à morada são de preenchimento obrigatório bem como para a situação do elemento pretender facultativamente assinar a revista. Recomenda-se, pois, a indicação correcta e completa da morada pois a revista poderá ser devolvida. d) HABILITAÇÕES Campo facultativo destinado a indicar as habilitações literárias do elemento. e) SAÚDE Importante no caso de sinistro e obrigatório para inscrição em actividades de núcleo, regionais ou nacionais. Preencher os campos número de utente e restantes indicativos de vários tipos de doenças e restrições. Recomenda-se o preenchimento, pelos pais ou encarregado de educação, da ficha de saúde oficial do CNE e assinada pelos mesmos para responsabilização futura. 5.2. Menu CARGOS Este menu destina-se unicamente aos dirigentes e serão preenchidos os cargos não electivos a saber: SECRETÁRIO DE AGRUPAMENTO, TESOUREIRO DE AGRUPAMENTO, CHEFE DE ALCATEIA, CHEFE DE EXPEDIÇÃO, CHEFE DE COMUNIDADE, CHEFE DE CLÃ e respectivos ADJUNTOS. Os cargos CHEFE DE AGRUPAMENTO, ADJUNTO e ASSISTENTE DE AGRUPAMENTOS são preenchidos pela Junta Central mediante preenchimento de impressos MAFs. 5.3. Menu VIDA ESCUTISTA Para transferir um elemento de secção preencher o campo PASSOU A EXPLORADOR (a título de exemplo) e no fim premir botão . Automaticamente o campo AD. EXPLORADOR (admitido a explorador) fica com a data indicada no campo PASSOU A EXPLORADOR.
5.4. Menu ACTIVIDADES Permite visualizar as actividades em que o elemento participou. Não efectuar nada pois trata-se de um mapa indicativo. Página | 7
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5.5. Menu INSCRIÇÃO EM ACTIVIDADES Este indica as actividades que exigem inscrição. Não efectuar nada pois trata-se de um mapa indicativo. 5.6. Menu CENSOS Este mostra os censos pagos pelo elemento desde 2007, ano em que entrou em funcionamento o SIIE. Não efectuar nada pois trata-se de um mapa indicativo. 5.7. Menu MAF Este menu destina-se unicamente a aspirantes ou noviços dirigentes ou dirigentes e regista os movimentos que implicam procedimentos administrativos (nomeações ou exonerações). Um noviço a dirigente após completar 25 anos, a aplicação não permite que se mantenha como noviço e solicita a alteração para estatuto de aspirante a dirigente. Qualquer MAF implica que o dirigente tenha a certidão de registo criminal com o fim “Envolve contacto regular com menores” em dia, ou seja, cujo período de validade abranja da data de 1 de Janeiro do ano do censo. As alterações nos cargos Chefe de Agrupamento, Chefe de Agrupamento Adjunto e Assistente de Agrupamento implicam a realização de um movimento administrativo (MAF). Assim, efectua(m)-se, primeiro a exoneração(ões) do(s) cargo(s) e depois a nomeação(ões) do(s) novo(s) titular(es). Devem-se efectuar MAF mesmo que os titulares mantenham-se no mesmo cargo. Para efectuar um MAF premir botão as seguintes opções.
e preencher os campos de acordo com
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Campo MOVIMENTO tem as seguintes opções: Admissão ao activo de dirigentes, Exoneração de cargos, Nomeação de cargos, Regresso ao activo de dirigentes, Saída do activo de dirigente e Transferência de dirigentes. O Regresso ao Activo destina-se apenas quando se trata de um dirigente que volte ao movimento. Um antigo escuteiro não dirigente que regresse ao movimento e faça a sua promessa de dirigente é uma Admissão ao Activo. Campo CARGO tem todos os cargos previstos no movimento. Campo DATA MAF refere-se à data em que o MAF é efectuado. Campo MOTIVO destina-se a indicar o motivo. Não é de preenchimento obrigatório. Campos DE AGR. ORIGEM e PARA AGR. DESTINO aplicam-se ao movimento TRANSFERÊNCIA DE DIRIGENTES. Campos DATA ELEIÇÃO e DATA TOMADA POSSE são para os cargos electivos. Se o acto eleitoral for para cargos no agrupamento ambas as datas são coincidentes. Campo OBSERVAÇÕES é para preencher com observações. Campo CARGO destina-se a eventual segundo cargo que o dirigente possa ter. No fim do preenchimento dos campos não esquecer do botão 5.8. Menu REG. CRIMINAIS Não efectuar nada pois trata-se de um mapa indicativo. O preenchimento é efectuado pelas juntas de Núcleo, Regional ou Central. 5.9. Menu CURSOS Regista os cursos que o elemento participou. Poderá ser preenchido ao nível do agrupamento ou superior. Seleccionar o botão e preencher os campos. Não esquecer de indicar a Ordem de Serviço. 5.10. Menu DISTINÇÕES Regista distinções/condecorações que o elemento recebeu. Poderá ser preenchido ao nível do agrupamento ou superior. Seleccionar o botão e preencher os campos. Não esquecer de indicar a Ordem de Serviço. 5.11. Menu MOVIMENTOS Regista movimentos financeiros, que não quotas, que o elemento pagou ou recebeu. É preenchido ao nível da secção ou agrupamento. Seleccionar o botão e preencher os campos. 5.12. Menu QUOTAS Regista quotas que o elemento pagou. É preenchido ao nível da equipa, secção ou agrupamento. Seleccionar o botão e preencher os campos. 5.13. Menu OBSERVAÇÕES Regista observações. Página | 9
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5.14. Menu SEGURANÇA Este menu permite dar vários tipos de acesso ao elemento na aplicação: a) Permitir acesso ao nível do elemento (L/E/P/C/D) Seleccionar o associado e, neste menu, definir o tipo de acesso. Para dar conceder acesso ao nível de elemento seleccionar campo ELEMENTO seguido de GUARDAR.
Depois, é necessário definir quais os itens de acesso: Acesso aos dados do elemento, Acesso aos dados de saúde do elemento e Acesso à ficha individual do elemento. Por defeito, este acesso é apenas de leitura. Por defeito, o acesso é, apenas, de leitura
Se pretenderem alterar o estado das opções clicar duas vezes em cada opção de forma a retirar o pisco.
As opções ficam com um sinal vermelho que só desaparece após premir o botão .
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No fim, premir o botão para expedir a senha para a caixa de correio electrónica do elemento. Se o campo endereço electrónico, na ficha individual, estiver preenchido é enviado automaticamente se não, preenchê-lo na janela seguinte:
O elemento consegue alterar os dados dos separadores DADOS e PROGRESSO b) Permitir acesso ao nível da unidade Activar as caixas de opção ELEMENTOS e SECÇÃO e nas caixas de listagem o AGRUPAMENTO e a SECÇÃO. No fim
.
Na ilustração seguinte para permitir o acesso às áreas pretendidas retirar os piscos nas caixas de selecção.
No fim
e
ao elemento.
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Este tipo de acesso permite ao elemento efectuar alterações ao nível dos elementos (dados gerais, pessoais, habilitações e saúde, alterar a situação do elemento no movimento (activo/inactivo), edições rápidas, formação, listagens e importações) e da unidade (reuniões de secção, actividades, ano escutista e diversos). c) Permitir acesso ao nível de agrupamento Este nível de acesso é facultado, apenas, pelas juntas de núcleo, regional ou central. 6. EFECTUAR MAF Para efectuar um MAF poderá ser efectuado de duas formas: ficha do elemento ou separador MAF’s. Como o procedimento através da ficha do elemento é referido no ponto 5.7 deste manual, agora, será abordado o procedimento pelo separador MAFs: a) No separador MAFs seleccionar botão
b) Preencher no campo NIN o Número de Identificação Nacional do elemento pretendido. Ao introduzir o número, no campo NOME surge o nome do escuteiro;
c) Seleccionar, no campo MOVIMENTO, uma das seguintes opções: Admissão ao activo de dirigentes, Exoneração de cargos, Nomeação de cargos, Regresso ao activo de dirigentes, Saída do activo de dirigente e Transferência de dirigentes. Consoante o tipo de movimento os campos que surgem variam. Assim, se for… … ADMISSÃO AO ACTIVO DE DIRIGENTES ou REGRESSO AO ACTIVO DE DIRIGENTES aparecem os campos DATA MAF e OBSERVAÇÕES; … SAÍDA DO ACTIVO DE DIRIGENTE aparecem os campos DATA MAF, MOTIVO, OBSERVAÇÕES e CARGO que desempenhava; … TRANSFERÊNCIA DE DIRIGENTES aparecem os campos CARGO que desempenhava, DATA MAF, AGRUPAMENTO/NÚCLEO/REGIÃO DE ORIGEM, AGRUPAMENTO/NÚCLEO/REGIÃO DE DESTINO, OBSERVAÇÕES e CARGO que desempenhará; … EXONERAÇÃO DE CARGOS e NOMEAÇÃO DE CARGOS surgem os campos DATA MAF, OBSERVAÇÕES e CARGO que desempenhava. d) No final, premir o botão
e é atribuído um número ao movimento. Página | 12
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Apenas o movimento de SAÍDA DO ACTIVO DE DIRIGENTE não implica que o elemento tenha a certidão do registo criminal válida para aquele ano. A validação pela Junta de Núcleo de S. Miguel do movimento ADMISSÃO ou REGRESSO AO ACTIVO ou TRANSFERÊNCIA DE DIRIGENTES só ocorre se a certidão do registo criminal estiver válida para aquele ano e o elemento tenha concluído, com aproveitamento, o PIF. 7. EDIÇÕES RÁPIDAS Esta opção permite efectuar várias alterações sem entrar nas fichas individuais dos elementos. Assim, no grupo ELEMENTOS, na opção EDIÇÕES RÁPIDAS, poderão: a) ELEMENTOS – permite alterar directamente na tabela o nome, NIF, totem, datas de nascimento e de admissão, categoria, situação e cartão de filiação.
b) FICHAS DE SAÚDE – possibilita alterar os campos número de utente e restantes indicativos de vários tipos de doenças e restrições; c) REGISTO CRIMINAL – permite apenas visualizar quem tem os registos criminais. Relembra-se que só as juntas têm permissão para alterar o campo; d) PROGRESSO (LOBITOS / EXPLORADORES / PIONEIROS / CAMINHEIROS) – proporciona alterar os campos de datas início e fim adesão, bronze, prata, ouro e anilha de mérito; e) VIDA ESCUTISTA (LOBITOS / EXPLORADORES / PIONEIROS / CAMINHEIROS / DIRIGENTES) – permite rectificar os campos data relativos à admissão na secção, promessas, passou à secção seguinte e deixou o escutismo. No final, por página, clicar no botão
para validar as alterações.
8. FORMAÇÃO Esta opção possibilita inscrever os formandos em acções de formação. Na secção FORMAÇÃO escolher ACTIVIDADES e INSCRIÇÃO EM ACTIVIDADES. Na janela seguinte, premir EDITAR na acção de formação pretendida.
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Para mais fácil selecção da formação clicar no filtro escolher o de S. Miguel. No fim, premir
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e, no campo NÚCLEO,
Premir no botão EDITAR do(s) elemento(s) a inscrever.
Alterar os campos telemóvel, e-mail, morada e profissão. No fim botão INSCREVER.
9. LISTAGENS Permitem extrair, em PDF ou XLSX, listagens por tipo e informação: dados completos, registos criminais, cargos, actividades, progresso, especialidades, vida escutista, censos / seguro e outras listagens (habilitações, justiça, cursos, movimentos financeiros, quotas, diversos e histórico). Das listagens referidas destacam-se: CARGOS Listagens com informações sobre os cargos desempenhados por dirigentes, no activo ou histórico.
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ACTIVIDADES Listagens com indicação das noites de campo por elementos. PROGRESSO Listagens com indicação das datas de início das etapas de progressos por elemento e secção. VIDA ESCUTISTA Listagens com todo o efectivo (activo e inactivo) e indicação das datas de promessa nas várias secções por elemento. OUTRAS LISTAGENS — HISTÓRICO Listagem com indicação de todos os elementos transferidos de e para o agrupamento. 10. IMPORTAÇÕES 10.1. Exportar dados a) Exportar efectivo no activo para ficheiro Excel – no grupo AGRUPAMENTO escolher IMPORTAÇÕES seguido de EXPORTAÇÕES e ELEMENTOS.
Na janela seguinte escolher
b) Exportar actividades – no grupo AGRUPAMENTO escolher IMPORTAÇÕES seguido de EXPORTAÇÕES e ACTIVIDADES; c) Exportar MOVIMENTOS FINANCEIROS, INVENTÁRIO, REUNIÕES AGRUPAMENTO e REUNIÕES SECÇÃO – no grupo AGRUPAMENTO escolher IMPORTAÇÕES seguido de EXPORTAÇÕES 11. EXPORTAR/IMPRIMIR FICHA DO ELEMENTO Seleccionar o elemento pretendido e, na ficha, premir o ícone da impressora
no
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12. ANEXAR FOTOGRAFIA À FICHA DO ELEMENTO Na ficha do elemento, no separador DADOS e opção GERAIS, clicar em
Na janela seguinte escolher o ficheiro com a fotografia do elemento e, após carregar, premir o botão .
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CAPÍTULO II – SECÇÃO 13. DADOS GERAIS DA SECÇÃO Permite introduzir informações sobre a vida das secções tais como indicação das reuniões por secção, introdução de actividades, afectação de elementos por bando/patrulha/equipa/tribo por cargo e ano escutista. No primeiro separador indica o número de elementos por etapa de progresso. 14. REGISTO DE REUNIÕES POR SECÇÃO Possibilita registar, por secção, o número de reuniões efectuadas por tipologia (Bando/Patrulha/Tripulação/Equipa/Equipagem/Companha, Conselho de Guias e da Lei/Timoneiros/Mestres/Arrais/Chefes de Equipa ou Equipagem e Unidade). 15. REGISTO DE ACTIVIDADES POR SECÇÃO Ver ponto 20 na página 23. 16. CRIAR ANO ESCUTISTA Cria, por ano escutista, os bandos/patrulhas/equipas/tribos e afecta a cada um, os elementos com indicação do cargo. No botão escrever, no campo DESCRIÇÃO, o ano escutista e nos campos DATAANOESCUTISTAINÍCIO e DATAANOESCUTISTAFIM, respectivamente, 1 de Outubro de ano N-1 e 30 de Setembro de ano N. No fim . Depois de criado, premir, na linha pretendida e na coluna DETALHES, o ícone
No separador EQUIPAS, criá-las através do botão patrulhas/equipas/tribos seguido de botão
.
, dar o nome aos bandos/ .
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No separador EQUIPAS DE ANIMAÇÃO definir a composição da chefia de unidade com indicação dos cargos. Premir o botão .
O separador ELEMENTOS afecta os elementos às equipas e define os cargos.
No botão , preencher os campos NIN, EQUIPA, FUNÇÃO 1, FUNÇÃO 2, FUNÇÃO 3 e OBSERVAÇÕES. Os campos NIN e EQUIPA têm listagens.
O campo NIN indica o nome de todos os associados, no activo, na secção. O mesmo se passa com o campo EQUIPA. A(s) função(ões) desempenhada(s) pelos elementos são, a título de exemplo: guia, subguia, tesoureiro, secretário, guarda-material, relações públicas, socorrista, cozinheiro, entre outras. Se o elemento tiver mais do que uma função discriminá-las por campos FUNÇÃO 1, 2 e 3. Página | 18
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CAPÍTULO III – AGRUPAMENTO O grupo AGRUPAMENTO é composto pelas secções referenciadas na parte esquerda do ecrã: financeira, inventário, actividades, reuniões, caderno eleitoral, eleições, florde-lis voluntárias, censos e importações. Qualquer uma destas secções são de consulta e permitem exportação para Excel. Para alterar aquelas secções, premir AGRUPAMENTO e escolher linha do agrupamento
17. DADOS FINANCEIROS 1 Seleccionar as opções: a) CONTAS BANCÁRIAS — visa criar uma conta bancária; A abertura de uma conta bancária numa instituição financeira obriga a uma série de formalismos administrativos descritos no n.º 4 do Artigo 66.º do Regulamento Geral do C.N.E. 2 Os nos 5, 6 e 7 do Artigo 19.º do Regulamento Geral referem: “5. Em caso de extinção de Agrupamento, Núcleo ou Região, o destino dos bens é decidido pelo órgão deliberativo do nível imediatamente superior. 6. Até deliberação sobre o destino dos bens, a sua administração passa automaticamente a ser da competência do órgão executivo do nível imediatamente superior. 7. Os Agrupamentos, Núcleos e Regiões extintos, quando reactivados têm direito aos bens que possuíam à data da extinção e permaneçam propriedade da Associação, se tal ainda for possível. ”
b) MOVIMENTOS — visa registar os movimentos financeiros periodicamente ou globalmente. No primeiro caso, os movimentos são registados quando ocorrem e, no segundo, são registados pelo total anual nas diversas rubricas, no final do ano escutista (agrupamentos) ou económico (juntas de núcleo, regional ou central).
1
Os n.os 6 e 7 do Artigo 70.º do Regulamento Geral referem: “6. Os relatórios e contas dos níveis nacional, regional e de núcleo, tomam por base o ano civil; 7. Os relatórios e contas dos Agrupamentos são relativos ao período de 1 de Outubro a 30 de Setembro.” 2 “É obrigatória a abertura de contas bancárias em nome de “CORPO NACIONAL DE ESCUTAS seguido do órgão executivo e/ou acção que tenha de geri-las” onde se devem depositar todos os fluxos financeiros, sendo estas contas movimentadas com as assinaturas de, pelo menos, dois dirigentes.”
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Campo DATA — indicação da data do movimento. Se anual a data é 30 de Setembro do ano n-1; Campo SECÇÃO — indicação da secção responsável pelo movimento. Se anual indicar “A – TODAS”; Campo DESCRIÇÃO — descrever o movimento. Se anual escrever SALDO FINAL; Campo TIPO — possibilita inscrever as seguintes rubricas consoante sejam despesas (D) ou receitas (R): ACTIVIDADES – despesas ou receitas com a programação, realização ou avaliação da actividade; ACTIVIDADES FINANCEIRAS – despesas ou receitas com a programação, realização ou avaliação de actividades financeiras. P ex.: actividades de angariação de fundos; BENS ALHEIOS (EQUIPAMENTOS) – despesas com equipamentos que não são pertença do agrupamento; BENS ALHEIOS (IMÓVEIS) – despesas com imóveis que não são pertença do agrupamento; BENS ALHEIOS (REPARAÇÕES) – despesas com reparações de bens que não são pertença do agrupamento. Em meu entendimento deverão ser registadas as reparações de equipamentos ou imóveis; BENS PRÓPRIOS – as mesmas considerações que nos bens alheios só que agora pertença do agrupamento; COMPRAS – registo de compras de bens que não se enquadram nas alíneas anteriores; FUNCIONAMENTO – despesas com o funcionamento do agrupamento (água, luz, telefone, correspondência, comunicações,…); FORMAÇÃO – despesas ou receitas relativas a formação (inscrição em acções de formação); OUTROS – despesas ou receitas que não se enquadram nas outras rubricas; QUOTAS – despesas pagas ou receitas cobradas a título de quotas;
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SALDO DO ANO ANTERIOR (SAA) – saldo existente em disponibilidades e depósitos à data de encerramento do ano escutista (30 de Setembro). A data a registar neste movimento é de 1 de Outubro do ano “n – 1”; SALDO PARA GERÊNCIA SEGUINTE = SALDO DO ANO ANTERIOR + RECEITAS TOTAIS – DESPESAS TOTAIS SALDO PARA GERÊNCIA SEGUINTE = SALDO A 30 DE SETEMBRO EM NUMERÁRIO E DEPÓSITOS A PRAZO E ORDEM VENDAS AOS ASSOCIADOS – vendas efectuadas aos associados; SUBSÍDIOS, PATROCÍNIOS E DONATIVOS – registo de subsídios, patrocínios e donativos atribuídos ao agrupamento; O agrupamento não poderá emitir documentos comprovativos de recebimentos nem donativos. Esta faculdade está atribuída unicamente às Juntas Regional e Central ou seja qualquer apoio financeiro concedido ao agrupamento por uma entidade privada ao abrigo do mecenato o recibo de donativo é emitido pela Junta Regional dos Açores. O artigo 72.º do Regulamento Geral refere que os pedidos de apoio logístico e financeiro: “1. Os pedidos directos de apoio logístico e financeiro a entidades oficiais são feitos, em princípio, pelo competente órgão executivo do CNE e nos seguintes limites: Direcção de Agrupamento - entidades e organismos ao nível de freguesia ou municipal; caso existam vários Agrupamentos no concelho, os apoios pedidos devem ser coordenados pelos respectivos Chefes de Agrupamento ou seus representantes; Junta de Núcleo - entidades e organismos ao nível municipal e que exerçam competência em área aproximadamente correspondente à do Núcleo; Junta Regional - entidades e organismos ao nível distrital ou regional; Junta Central - entidades ou organismos de âmbito geral, nacional ou internacional, bem como a entidades consulares e diplomáticas de Estados estrangeiros. 2. Os órgãos executivos que, nos termos do número 1, têm direito a pedir auxílio aos mesmos organismos ou entidades devem coordenar entre si os respectivos pedidos. 3. Os pedidos que ultrapassem os limites fixados no número 1 devem ser conduzidos até ao órgão executivo de nível competente para os efectivar.”
Campo VALOR – indicação do montante do movimento; c) DÍVIDAS – registo de dívidas do e para o agrupamento. Engloba os seguintes campos: Campo DATA — indicação da data do movimento. Se anual a data é 30 de Setembro do ano n-1; Campo DESCRIÇÃO — descrever o movimento. Se anual escrever SALDO FINAL;
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Campo TIPO — regista os movimentos nas seguintes rubricas consoante sejam pagamentos (P) ou recebimentos (R): ASSOCIADOS – dívidas por pagar ou a receber de associados; BANCOS – dívidas por pagar a bancos; Esta possibilidade presentemente está vedada e carece de aprovação da Junta Central. DIVERSOS – dívidas por pagar ou a receber de diversos; ESTADO – dívidas por pagar ou a receber do Estado; FORNECEDORES – dívidas por pagar a fornecedores; OUTROS NÍVEIS DO CNE – dívidas por pagar ou a receber de outros níveis do CNE; Campo VALOR – indicação do montante do movimento. O n.º 1 do Artigo 18.º do regulamento Geral diz: “ Cada nível da Associação é financeiramente autónomo e responsável pela sua administração, estando, no entanto, sujeito à supervisão dos órgãos dos níveis superiores, no âmbito das suas competências.” d) NUMERÁRIO – registo dos saldos existentes em depósitos à ordem e/ou a prazo, fundos em caixa e outros; Campo DESCRIÇÃO — descrever o movimento. Se anual escrever SALDO FINAL; Campo TIPO — regista os movimentos nas seguintes rubricas consoante sejam depósitos à ordem e/ou a prazo, fundos em caixa e outros; Campo VALOR – indicação do montante do movimento; Campo DATA – indicação da data do movimento. Se anual a data é 30 de Setembro; 18. REUNIÕES DE AGRUPAMENTO No menu REUNIÕES escolher AGRUPAMENTO ou SECÇÃO. Premir o botão
e preencher os campos seguintes:
Campo DESCRIÇÃO – descrever tipo de reunião. Se anual, escrever TOTAL ANUAL; Campo N.º DE REUNIÕES – indicar o número de reuniões por ano, se intenção for efectuar uma análise anual. Este registo pode ser efectuado sempre que ocorra aquele tipo de reunião; Campo N.º DE PRESENÇAS – indicar o número de presenças, em média, por reunião se intenção for efectuar uma análise anual. Este registo pode ser efectuado sempre que ocorra aquele tipo de reunião; Campo PRESENÇAS COM ASSENTO – indicar o número de presenças com assento naquele tipo de reuniões. Se Conselho de Agrupamento indicar o total de caminheiros e dirigentes investidos com assento. Para os outros tipos de reuniões registar o efectivo com assento; Campos DATA INICIAL e FINAL – registar as datas das reuniões;
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Campo TIPO – seleccionar o tipo de reunião pretendido que poderão ser: Conselho de Agrupamento, Direcção de Agrupamento, Equipa Animação dos Lobitos, Equipa Animação dos Exploradores / Moços, Equipa Animação dos Pioneiros / Marinheiros, Equipa Animação dos Caminheiros / Companheiros, Com outros Organismos / Movimentos / Obras, de Pais e Reunião Geral de Animadores. Para efeitos de censos obriga ao registo de reuniões de Direcção, equipas de animação das secções e Conselho de Agrupamento. 19. INVENTÁRIO Destina-se a inventariar os bens propriedade do agrupamento e regista-se premindo botão . Assim, preencher os campos: DOCUMENTO – número do documento financeiro relativo à compra do bem; DATA DE AQUISIÇÃO – data do documento financeiro relativo à compra do bem; DESCRIÇÃO – descrição do bem adquirido; VALOR – montante do bem adquirido; SIGLA DO TIPO – discriminado por: Biblioteca, Embarcações, Eq. Comunicações, Eq. Informático, Material Campismo, Mobiliário e Afins, Outros, Outros 1, Outros 2, Outros Edifícios, Sede Própria, Terrenos e Veículos; QUANTIDADE – quantidade do bem adquirido; OBSERVAÇÕES – campo destinado a observações. No fim premir botão
.
20. ACTIVIDADES Destina-se a introduzir actividades realizadas no agrupamento. Para as introduzir premir botão e preencher os campos: DESCRIÇÃO – nome da actividade; LOCAL – indicação do local onde realizou-se actividade; DATAS INÍCIO e FIM – indicar as datas de início e fim da actividade; TIPO – escolher o tipo de actividade tendo por opção: Acampamentos, Acantonamentos, Bivaques, Formação, Geral, Grandes Jogos/Saídas Mar, Jogos Cidade/Vila e Raides/Hikes; CATEGORIA – permite classificar actividade por: Sem Categoria, Encontro Inicial, Iniciação à Pedagogia Escutista, Formação Geral de Pedagogia Escutista e Enriquecimento; GRUPO – define o cariz da actividade: Agrupamento, Internacionais, Nacionais, Núcleo e Regionais; SECÇÃO – indica a secção que realizou actividade. Se foi realizada por duas ou mais secções escolher TODAS; N.º PARTICIPANTES – indicar o número de participantes; MORADA, PAÍS, LATITUDE e LONGITUDE – campos de localização; Página | 23
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CONTA NOITES DE CAMPO – de acordo com o estipulado pela Junta Central apenas são contabilizadas noites de campo quando actividade reveste a natureza de acampamento. No fim premir botão
.
Para afectar participantes à actividade, premir
Depois, na janela seguinte, arrastar os elementos entre as tabelas clicando na seta para afectar participantes ou para eliminar. Para alterar o número de noites ou horas do mar tocar na respectiva coluna e rectificar.
No final carregar em
.
21. INSCRIÇÃO EM ACTIVIDADES EXTRA-AGRUPAMENTO Seleccionar a actividade a inscrever premindo o nome dela. De seguida escolher o dirigente que será responsável pelo contingente e botão . Premir botão para passar à próxima fase. Se não houver nada a preencher na(s) fase(s) seguinte(s) premir os botões 22. CADERNOS ELEITORAIS Para imprimir os cadernos eleitorais dos caminheiros e dirigentes escolher a secção CADERNOS ELEITORAIS e, nesta, os cadernos relativos aos dirigentes e/ou caminheiros. Depois, exportar para PDF e premir
ou EXCEL e premir botão
.
23. VERIFICAR AS UNIDADES DO AGRUPAMENTO FILIADAS Escolher DADOS DO AGRUPAMENTO e UNIDADES.
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24. ALTERAR DADOS GERAIS DO AGRUPAMENTO Escolher DADOS DO AGRUPAMENTO e DADOS GERAIS. Verificar se os dados existentes estão correctos. Ter atenção ao preenchimento dos campos relativos aos endereços electrónicos indicados para o envio de correspondência electrónica da Junta Central e comunicação de notificações comprovativas de realização dos MAFs. Indicar, nos respectivos campos, os endereços relativos à sede do agrupamento e o para envio da correspondência. No fim
.
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CAPÍTULO IV – CENSOS 25. ENQUADRAMENTO LEGAL O Regulamento Geral do CNE define no artigo n.º 65 o seguinte: “1. O recenseamento geral do CNE, referido a 1 de Janeiro de cada ano, faz-se em impresso próprio, em quadruplicado. 2. A Direcção de Agrupamento arquiva um exemplar do censo e envia os restantes três à Junta de Núcleo, até 31 de Janeiro. 3. Não havendo Junta de Núcleo, a Direcção de Agrupamento envia dois exemplares do censo à Junta Regional, até 31 de Janeiro. 4. Até 28 de Fevereiro, a Junta de Núcleo envia à Junta Regional dois exemplares do censo de cada Agrupamento filiado e em formação, assim como referente ao nível de Núcleo. 5. Até 20 de Março, a Junta Regional envia à Junta Central um exemplar de cada censo relativo aos Agrupamentos filiados e em formação e aos níveis de Núcleo e Regional. 6. Até 31 de Maio, a Junta Central divulga aos órgãos nacionais o recenseamento do CNE, com discriminações por Regiões e Núcleos, quantidades de associados do sexo masculino e feminino, por Secções, indicação das quantidades de Aspirantes e quantidade de Agrupamentos em actividade (filiados e em formação), assim como a distribuição de Dirigentes por cada nível, e envia para publicação na «Flor de Lis». 7. Juntamente com o censo anual, em cada nível, o respectivo órgão executivo elabora uma lista com os Dirigentes no activo e outra com os Caminheiros com direito a voto nos Conselhos de Agrupamento, de Núcleo e Regional, que servirá de base para a elaboração dos cadernos eleitorais, cuja versão definitiva incluirá as devidas actualizações e correcções. 8. Juntamente com o censo anual, o respectivo órgão executivo entrega um inventário dos bens imóveis e móveis sujeitos a registo e ainda dos outros de duração previsível superior a um ano.”
Foi publicado na Ordem de Serviço Nacional n.º 639, de 30 de Junho de 2014, as seguintes obrigatoriedades para o preenchimento dos censos. São elas: “3. A Junta Central determina que a partir de 1 de Janeiro de 2015 todos os Agrupamentos, Juntas de Núcleo e Juntas Regionais deverão anexar ao respectivo censo anual, entregue através do Sistema Integrado de Informação Escutista (SIIE), uma cópia, em formato electrónico, de extractos bancários ou documentos similares, onde conste o saldo de cada conta bancária e outras aplicações financeiras de que seja responsável, relativo à data de 30 de Setembro e 31 de Dezembro do ano anterior.”
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26. SEGURO ESCUTISTA 26.1. Seguro do efectivo entre os 6 aos 65 anos A aplicação SIIE só permite a inscrição de elementos entre os 6 e os 75 anos. Em caso de sinistro, solicitar, na unidade de saúde, nota de alta, relatório médico, Informação Clínica de Retorno ou documento hospitalar similar para apensar ao impresso de reporte do acidente. Posteriormente, preencher o impresso de participação de seguro (ver Anexo 4) e remeter para o correio electrónico
[email protected] com conhecimento às juntas de Núcleo de S. Miguel (
[email protected]) e Junta Regional dos Açores (
[email protected]) e, em simultâneo, para o endereço postal: Wisebroker A/c Dra. Sara Martins Rua Jorge Mendes, 21 3000-418 Coimbra Para efeitos de seguro, todo o efectivo do agrupamento, incluindo assistentes e aspirantes, devem ser descrito nominalmente. Os nomes devem ser mencionados completos sem qualquer abreviatura e com data de nascimento correcta. O incumprimento destes requisitos pode implicar recusa da companhia de seguros em suportar as despesas médicas e transfere toda a responsabilidade civil para o Chefe do Agrupamento em caso de sinistro em actividades escutistas. O n.º 1 do Artigo 68.º define que o “ seguro Escuta, negociado a nível nacional, cobre os riscos de responsabilidade civil face a terceiros e de acidentes pessoais ” e o n.º 3.º do mesmo artigo refere “ Os bens imóveis e móveis sujeitos a registo devem ser segurados pelo nível que os administra.” 26.2. Dirigentes com idades entre os 65 e 75 anos ou superior 3 Os dirigentes com idades entre os 65 e 75 anos para poderem beneficiar do direito a eventual indemnização, quer por morte ou invalidez permanente, no caso de acidente durante actividade escutista são obrigados ao preenchimento e envio, através do agrupamento à Junta de Núcleo, do inquérito anexo (ver página Anexo 5). O não preenchimento ou o não envio do referido inquérito implica a perda do direito à eventual indemnização. Transcreve-se a informação da Wisebroker – Mediadora do C.N.E. – sobre o valor a pagar pelos dirigentes dos 70 aos 75 anos: “- Todos os elementos com mais de 70 anos e até aos 75 anos têm apenas a cobertura de Morte com um capital de € 50.000. O prémio de seguro mantém-se inalterável. - Fica estipulado a OBRIGATORIEDADE do preenchimento de um questionário saúde (em anexo) para elementos com mais de 65 anos. - Para elementos com mais de 75 anos cessa a cobertura de Morte e são retirados da apólice.”
Aproveitamos para recordar que o SIIE já não contabiliza, para efeito de seguro, os dirigentes com idade superior a 75 anos.
3
Ver Circular n.º 103-2011 da Junta Central.
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26.3. Adultos auxiliares das actividades escutistas4 Para cumprimento do estipulado no Conselho Nacional Plenário de 27/28 de Maio de 2006, publicado em Actos Oficiais na Flor de Lis de Julho de 2007, informa-se que os adultos não escuteiros que colaboram em actividades de escuteiros deverão ter um seguro. Para isso remete-se, em anexo, ficha para preenchimento 5 com os dados dos segurados para envio, com respectivo pagamento (€ 15,00 por segurado), para a morada da mediadora Wisebroker (cheque a emitir à ordem da Wisebroker). Devem enviar, por correio electrónico, cópia da ficha para a Junta de Núcleo de S. Miguel. 26.4. Seguro multirrisco6 O CNE e a WISEBROKER no âmbito de um protocolo criaram facilidades e condições mais vantajosas para os agrupamentos que tenham ou pretendem subscrever um seguro multirrisco para as suas sedes (ver Anexo 7). As características deste produto são: “- Seguro que se destina a ressarcir o tomador pelos prejuízos materiais sofridos pelos bens seguros, englobando um grande número de riscos. - Diversos riscos cobertos, tais como: incêndio, roubo, explosão, inundações, riscos eléctricos, actos de vandalismo, cataclismos da natureza, entre outros. - Prémios com descontos especiais, negociados exclusivamente para agrupamentos do C.N.E.”
27. ENTREGA DOS CENSOS Para validar e entregar os censos ir ao AGRUPAMENTO, na secção CENSOS, escolher VALIDAR E ENTREGAR. Premir a linha do agrupamento
Na janela seguinte premir
.
O programa efectua uma análise e indica os erros a serem rectificados.
4
Ver Circular n.º 30/2014 da Junta Central. Ver Ficha de Seguro para Associado Auxiliar . 6 Ver Circular n.º 87/2008 da Junta Central. 5
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Sobre os erros mais comuns detectados importa referir o seguinte: Erro: “Para elementos com a Categoria 'D', 'AD' ou 'ND' o preenchimento da 'Morada' é obrigatório. O elemento com o NIN '0301041133001' não tem a 'Morada' preenchida ” — refere-se ao facto de não ter sido preenchidos os campos MORADA, LOCALIDADE e CÓDIGO POSTAL de um noviço / aspirante a dirigente ou dirigente (ver ponto 5.1b); Erro: “O Número total de efectivos de Lobitos ('19') é diferente do total inserido no Progresso ('14')” — significa que falta preencher os campos do progresso da secção (ver ponto 7d); Erro: “É necessário realizar o preenchimento das Reuniões de Agrupamento ” — é necessário preencher as estatísticas quanto ao número de reuniões/conselhos no agrupamento realizados no ano escutista transacto (ver ponto 18); Erro: “É necessário realizar o preenchimento das Reuniões de Secção ” — é preciso preencher as estatísticas quanto ao número de reuniões/conselhos realizados na secção no ano escutista transacto (ver ponto 14); Erro: “Não foram preenchidos os Movimentos Financeiros do Agrupamento, deve entregar os mesmos em papel (apenas para agrupamentos com contabilidade organizada) Tenho o conhecimento que não efectuei o preenchimento dos movimentos financeiros e que entregarei os mesmos em formato papel (apenas para agrupamentos com contabilidade organizada)” — este informa que não foram carregados os movimentos financeiros pois possuem contabilidade organizada. Página | 29
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Importa referir que ao validar os censos, o CHEFE DE AGRUPAMENTO está a comprometer-se que toda a informação carregada é correcta e espelha a realidade contabilístico-financeira. Quando todos os campos estiverem correctos é possível submeter os censos. A quadrícula do agrupamento fica com um visto.
A coluna DATA ENTREGA indica o dia e hora da primeira entrega e a coluna seguinte, ÚLTIMA DATA ENTREGA, o dia e hora da última entrega dos censos. 28. ANEXAR EXTRACTOS BANCÁRIOS Após validar e submeter os censos é necessário carregar os extractos bancários às datas de 30 de Setembro e 31 de Dezembro. Assim: a) Premir botão
para carregar
b) Preencher o campo DESCRIÇÃO com o texto “Extracto bancário à data de 30 de Setembro“ e anexar o ficheiro através do botão .
Na janela sguinte, escolher o ficheiro pretendido e premir botão
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c) No fim
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.
d) Repetir o mesmo procedimento para anexar extracto à data de 31 de Dezembro. Igualmente no campo DESCRIÇÃO incluir texto “Extracto bancário à data de 31 de Dezembro”. e) Concluído o procedimento voltar à listagem premindo botão
.
Poderá constatar-se que os ficheiros foram carregados e os censos entregues.
Para carregar ficheiros, após entrega dos censos, ir aos CENSOS (barra lateral esquerda), escolher VALIDAR E ENTREGAR seguido da linha do agrupamento. Seguir os passos descritos nas alíneas a) e seguintes deste ponto.
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29. IMPRIMIR COMPROVATIVO DA ENTREGA E MAPA DE EFECTIVO Para imprimir o comprovativo da entrega premir o ícone da direita
.
Para imprimir o quadro estatístico do efectivo e mapas de prestação de contas seleccionar o ícone
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30. QUOTIZAÇÕES Os montantes individuais das quotizações são: quota de núcleo (€ 1,00), regional (€ 1,00), nacional (€ 6,00) e internacional (€ 1,00), seguro escutista de associado (€ 3,00) e dirigente (€ 15,00), assinatura da revista Flor-de-Lis (€ 15,00) e emissão do cartão de filiação (€ 1,00). 31. LISTAGEM DE PROCEDIMENTOS PARA ENTREGA DOS CENSOS Para entrega dos censos são necessários executar alguns procedimentos facultativos (F) e obrigatórios (O): F
O
Introdução dos novos elementos / saída do activo dos associados (ver pontos 1, 3, 4 e 6)
X
Actualizar vida escutista dos elementos por secção (ver pontos 5.3 e 7e)
X
Actualizar o progresso do efectivo escutista (ver ponto 7d)
X
Registar os movimentos financeiros, por operação ou globalmente, à data de 30 de Setembro do ano anterior (ver pontos 5.11 e 17) Indicar os saldos bancários, à ordem e a prazo, e em numerário, à data de 30 de Setembro do ano anterior (ver ponto 17d) Indicar os dados estatísticos relativos às reuniões na secção e no agrupamento (ver pontos 14 e 18) Anexar os extractos bancários à data de 30 de Setembro e 31 de Dezembro do ano anterior (ver ponto 28) Registar as aquisições de bens no inventário (ver ponto 19)
X X X X X
Entregar, na Junta de Núcleo de S. Miguel, as certidões do registro criminal do efectivo dirigente (aspirante e noviços a dirigentes e dirigentes) Registar as actividades efectuadas durante o ano (ver pontos 5.4, 15 e 20)
X X
Efectuar MAFs de admissão, regresso e saída do activo ou transferência de dirigentes (ver pontos 5.7 e 6)
X
Efectuar o pagamento dos censos
X
Enviar, anualmente, o comprovativo de pagamento do seguro de bens móveis e imóveis (quando aplicável)
X
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CAPÍTULO V – NÚCLEO 32. CRIAR ACTIVIDADE COM INSCRIÇÕES Para criar uma actividade de Núcleo com inscrições, no menu NÙCLEO, seleccionar o núcleo.
No separador ACTIVIDADES seleccionar NOVO REGISTO.
Preencher os campos e, no fim, premir botão GUARDAR.
Após guardar, premir “Voltar para a listagem” e seleccionar a nova actividade criada. Seleccionar a actividade premindo o PISCO.
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No grupo “DADOS PRINCIPAIS “ activar ou desactivar os campos seguintes:
Sobre as caixas de selecção há a referir: a) Inscrições Ativas – Pretender que o período para as inscrições estejam abertas; b) Inscrições Provisórias – Definir período para inscrições provisórias; c) Inscrições Definitivas – Definir período para inscrições definitivas; d) Inscrições Definitivas Numéricas – o critério de inscrição será numérica; e) Inscrições Definitivas Nominais – o critério de inscrição será nominativa; f)
Inscrições Definitivas Equipas – pretende-se que seja indicado o nome de equipas;
g) Inscrições Individuais – Serviços – inscrição para os serviços; h) Inscrições Individuais – Formação – inscrição para formação; No grupo “OUTRAS CONFIGURAÇÕES” destina-se a definir limites às inscrições. No grupo “INSCRIÇÕES DEFINITIVAS (VALORES) definir a data de início e fim do período para as inscrições definitivas, o valor aplicar naquele período e para quem se destina a actividade (secções). No final de cada grupo premir o botão GUARDAR.
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CAPÍTULO VI – OUTROS 33. ABREVIATURAS Na aplicação, por vezes, são empregues iniciais regulamentares a saber: AA – Assistente de Agrupamento; AAAdj – Assistente de Agrupamento Adjunto; AL/E/P/C/D – Aspirante a lobito/explorador/pioneiro/caminheiro/dirigente; C – Caminheiro/companheiro; CA – Chefe de Agrupamento; CAAdj – Chefe de Agrupamento Adjunto; CAlc – Chefe de Alcateia; CAlcAdj – Chefe de Alcateia Adjunto; CC – Chefe de Clã; CCAdj – Chefe de Clã Adjunto; CGE – Chefe de Grupo Explorador; CGEAdj – Chefe de Grupo Explorador Adjunto; CGP – Chefe de Grupo Pioneiro; CGPAdj – Chefe de Grupo Pioneiro Adjunto; CIL – Caminheiro em Insígnia de ligação; D – Dirigente E – Explorador/moço; Inst – Instrutor; L – Lobito; MAF – Mapa Administrativo e Financeiro; NL/E/P/C/D – Noviço a lobito/explorador/pioneiro/caminheiro/dirigente; P – Pioneiro/marinheiro; SA – Secretário de Agrupamento; TA – Tesoureiro de Agrupamento. O regulamento permite que um dirigente possa ser eleito e/ou nomeado para o desempenho de até dois cargos. Poderá ser superior mas em casos excepcionais e transitórios7.
7
Número 12 do Artigo n.º 11 do Regulamento Geral.
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34. ÍNDICE DE ANEXOS Anexo 1 – Divulgação dos seguros CNE (Circular n.º 35/2016, de 25 de Maio); Anexo 2 – Seguro escutista para maiores de 65 anos (Circular n.º 103/2011, de 23 de Novembro);
Anexo 3 – Seguro de adultos auxiliares das actividades escutistas (Circular n.º 30/2014, de 24 de Março);
Anexo 4 – Impresso de participação de acidentes; Anexo 5 – Inquérito de seguros para maiores de 65 anos; Anexo 6 – Impresso para seguro de adultos auxiliares das actividades escutistas; Anexo 7 – Proposta para seguro multirriscos; Anexo 8 – Exemplo de ficha de inscrição no movimento; Anexo 9 – Exemplo de ficha para registo de actividades; Anexo 10 – Ficha de Saúde do CNE.
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ANEXO 1
Divulgação dos seguros CNE (Circular n.º 35/2016, de 25 de Maio)
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ANEXO 2
Seguro escutista para maiores de 65 anos (Circular n.º 103/2011, de 23 de Novembro)
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ANEXO 3
Seguro de adultos auxiliares das actividades escutistas (Circular n.º 30/2014, de 24 de Março)
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ANEXO 4
Impresso de participação de acidentes
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ANEXO 5
Inquérito de seguros para maiores de 65 anos
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ANEXO 6
Impresso para seguro de adultos auxiliares das actividades escutistas (O documento referido está como anexo a este ficheiro)
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ANEXO 7
Proposta para seguro multirriscos
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ANEXO 8
Exemplo de ficha de inscrição no movimento
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ANEXO 9
Exemplo de ficha para registo de actividades
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ANEXO 10
Ficha de Saúde do CNE
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