Signos de Puntuacion y Normas de Redaccion

SIGNOS DE PUNTUACION

LA COMA: La coma indica una breve pausa en la lectura. Se emplea: 1.- Para separar dos o más palabras o frases que sean de la misma clase, o formen enumeración, siempre que entre ellas no figuren las conjunciones y, ni, o. Tenía coches, motos, bicicletas y autobuses. autobuses . 2.-Para separar dos miembros independientes de una oración, haya o no conjunción, entre ellos. Los soldados saludaban, la gente aplaudía, y los niños no paraban de cantar . cantar . 3.- Para limitar una aclaración o ampliación que se inserta en una oración. Descartes, gran filósofo francés, escribió muchos libros . 4.- Las locuciones conjuntivas o adverbiales, sea cual sea su posición, van precedidas y seguidas de coma, tales como: en efecto, es decir, de acuerdo, en fin, por consiguiente, no obstante y otras de la misma clase. -Dame eso, es decir, si te parece bien. -Contestó mal, no obstante, aprobó. 5 El vocativo se escribe seguido de coma si va al principio de la frase; precedido de coma si va al final; y entre comas si va en medio. Carlos, ven aquí. Ven aquí, Carlos. ¿Sabes, Carlos, quién reza?

EL PUNTO: es el signo de puntuación que se coloca al final de los enunciados y las oraciones gramaticales. E L PUNTO SEGUIDO: separa enunciados dentro de un párrafo. Quiere decir que se continúa escribiendo a continuación del punto. La primera letra ira con mayúscula.

PUNTO Y APARTE: separa dos párrafos de contenido diferente dentro del texto.  A continuación se empieza a escribir en línea distinta.

PUNTO FINAL: siempre se coloca al final cerrando un texto o un anuncio

DOS PUNTOS: este signo representa una pausa mayor que la de la coma y menor que la del punto. Detiene el discurso para llamar la atención sobre lo que sigue, que siempre está en estrecha relación con el texto Se emplean: 1.- En los saludos de las cartas y después de las palabras expone, suplica, declara, etc., de los escritos oficiales. Estimados Sres.: Por la presente les informamos

...

2.- Antes de empezar una enumeración. En la tienda había: naranjas, limones, plátanos y cocos . 3.- Antes de una cita textual . Fue Descartes quien dijo: "Pienso, luego existo ". 4.- En los diálogos, detrás de los verbos dijo, preguntó, contestó y sus sinónimos

PUNTO Y COMA: este signo gramaticalmente se utiliza para unir dos oraciones relacionadas en una sola frase Está lloviendo mucho; no podemos ir caminando

LAS COMILLAS: Son signos que se ponen al principio y al final de las frases, palabras escritas como citas, ejemplos, aquellas que se quieren destacar, ya sea

PUNTO Y APARTE: separa dos párrafos de contenido diferente dentro del texto.  A continuación se empieza a escribir en línea distinta.

PUNTO FINAL: siempre se coloca al final cerrando un texto o un anuncio

DOS PUNTOS: este signo representa una pausa mayor que la de la coma y menor que la del punto. Detiene el discurso para llamar la atención sobre lo que sigue, que siempre está en estrecha relación con el texto Se emplean: 1.- En los saludos de las cartas y después de las palabras expone, suplica, declara, etc., de los escritos oficiales. Estimados Sres.: Por la presente les informamos

...

2.- Antes de empezar una enumeración. En la tienda había: naranjas, limones, plátanos y cocos . 3.- Antes de una cita textual . Fue Descartes quien dijo: "Pienso, luego existo ". 4.- En los diálogos, detrás de los verbos dijo, preguntó, contestó y sus sinónimos

PUNTO Y COMA: este signo gramaticalmente se utiliza para unir dos oraciones relacionadas en una sola frase Está lloviendo mucho; no podemos ir caminando

LAS COMILLAS: Son signos que se ponen al principio y al final de las frases, palabras escritas como citas, ejemplos, aquellas que se quieren destacar, ya sea

por importancia que le de el autor o por su carácter irónico vulgar o extranjero e impropio de la lengua que se esta usando

SIGNOS DE INTERROGACION: se utiliza en las oraciones interrogativas directas señalan la entonación interrogativa del hablante. Se escribe al principio y al final de la oración ¿Qué haces?

SIGNOS DE ADMIRACION: Se utilizan para señalar el carácter exclamativo de la oración. Se escriben para empezar y finalizar finalizar una oración exclamativa, exhortativa o imperativa. También van entre signos de exclamación las interjecciones. ¡Siéntate! ¡Qué rebelde estás! ¡Fíjate como baila! ¡Ay!

LAS COMILLAS: se emplean al principio y al final de las frases que reproducen textualmente lo que ha dicho un personaje Fue Sócrates quien dijo: “pienso, luego existo”

PUNTOS SUSPENSIVOS: 1 .- Cuando dejamos el sentido de la frase en suspenso, sin terminar, con la finalidad de expresar matices de duda, temor, ironía. Quizás yo... podría... 2.- Cuando se interrumpe lo que se está diciendo porque ya se sabe su continuación, sobre todo, en refranes, dichos populares, etc. Quien mal anda,...; No por mucho madrugar...; Perro ladrador... 3.- Cuando al reproducir un texto, se suprime algún fragmento innecesario. En tal caso, los puntos suspensivos se suelen incluir entre corchetes [...] o paréntesis (...).

EL PARENTESIS: Se emplea: 1.- Para encerrar oraciones o frases aclaratorias que estén desligadas del sentido de la oración en la que se insertan. En mi país (no lo digo sin cierta melancolía) encontraba amigos sin buscarlos... 2.- Para encerrar aclaraciones, como fechas, lugares, etc. La O.N.U. (Organización de Naciones Unidas) es una ..

LA RAYA: Se emplea: 1.- Para señalar cada una de las intervenciones de los personajes en un diálogo. -Hola, ¿cómo estás? -Yo, bien, ¿y tú? 2.- Para limitar las aclaraciones que el narrador inserta en el diálogo. -¡Ven aquí -muy irritado- y enséñame eso!

NORMAS ORTOGRAFICAS

USO DE LAS MAYUSCULAS: Se escribe con letra mayúscula inicial: . La primera palabra de un escrito y la que va detrás de punto. punto. · Los nombres propios. . Los atributos divinos: Altísimo, Creador. ·

Los títulos y nombres de dignidades: Sumo Pontífice, Duque de Olivares.

· Los sobrenombres y apodos: Isabel la Católica.... Los tratamientos si van en abreviatura, pero si van completos es preferible escribirlos con minúscula.

. Los nombres y adjetivos que integran el nombre de una institución o corporación. · Se escribe con mayúscula sólo la primera letra de los títulos de obras literarias, películas...

USO DE LA B: . Se escribe con b toda palabra en que el sonido b preceda a otra consonante. · Se escriben con b los verbos acabados en –bir, excepto hervir, servir y vivir. · Se escriben con b las terminaciones terminaciones  –ba, -bas, -bais, .-ban. · Se escriben con b las palabras que empiezan por los sonidos bibl-, y por las sílabas bu-, bur- y bus-. · Se escriben con b las palabras que empiezan con los prefijos: bi, bis (dos veces); bene (bien) y bio (vida). · Se escriben con b todos los compuestos y derivados de las palabras que llevan esta letra.

USO DE LA V: . Se escribe v después de la sílaba –ad. · Se escriben con v los adjetivos llanos terminados en –ava, -avo, -eva, -evo, -ivo, -iva, -ave. · Se escriben con v las formas verbales de los verbos que no tienen en el infinitivo ni b ni v, a excepción del pretérito imperfecto de indicativo. · Se escriben con v las palabras compuestas que que comienzan con los prefijos vicevicey villa-. · Se escriben con v las palabras que terminan en  –ívoro, -ívora, a excepción de víbora.

. Se escriben con v los compuestos y derivados de palabras que llevan esta letra.

USO DE LA H: · Se escriben con h las palabras que empiezan por los sonidos hidr-, hiper- e hipo-. · Se escriben con h las palabras que empiezan por los prefijos hetero-, hecto-, hemi-, hepta- y hexa. . Se escriben con h las palabras que empiezan por el diptongo ue. · Se escriben con h los compuestos y derivados de las palabras que tienen h, excepto los derivados de hueso, huevo, hueco y huérfano que no empiezan por el diptongo ue.

USO DE LA G: . En los grupos gue, gui se emplea la diéresis (¨) cuando queremos que suenen todos los sonidos. · Se escriban con g las palabras que empiezan por geo. Se escriben con g todos los verbos acabados en –ger, -gir, menos tejer y crujir. . Se escriben con g casi todas las palabras que comienzan y acaban en gen. . Se escriben con g los compuestos y derivados de palabras que llevan esta letra.

USO DE LA J: . Se escriben con j las palabras que terminan en  –aje, -eje y  – jería. Se exceptúa ambages , que significa “sin rodeos”.

. Se escriben con j las formas verbales de los verbos que no tienen en el infinitivo ni g ni j. . Se escriben con j los compuestos y derivados de palabras que tienen la letra j.

USO DE LA S Y LA X: . Se escriben con x las palabras que tienen los prefijos ex y extra

USO DE LA Y Y LA LL: Se escribe y al final de palabra que acaba en diptongo o triptongo y es inacentuada. Si está acentuada se escribe con í. . La conjunción y se escribe siempre y . Se escriben con ll las terminaciones illo, illa, illos, illas. · Se escriben con y las formas verbales cuyo infinitivo no tiene ll ni y.

USO DE LA R Y LA RR: . El sonido fuerte erre se escribe rr cuando va en el interior de palabra entre vocales. . El sonido r cuando va al principio de palabras o en interior tras l, n, s y no entre vocales.

USO DE LA M: . Se escribe m antes de b y p.

USO DE LA D Y LA Z: . Se escriben con d las palabras que hacen el plural en  –des. . Se escriben con z las palabras que hacen el plural en  –ces.

ACENTUACION LAS PALABRAS AGUDAS: son las que tienen el acento en la última silaba y se les marca tilde cuando terminan en vocal o en consonante n o s. Bambú, maniquí, aserrín.

LAS PALABRAS GRAVES: son las que tienen el acento en la penúltima silaba y seles marca tilde cuando terminan en consonante distinta de n o s.

LAS PALABRAS ESDRUJULAS Y SOBRESDRUJULAS: son las que llevan el acento en la antepenúltima y tras antepenúltima silaba y todas llevan tilde.

EL DIPTONGO: es la fusión de dos vocales en una sola silaba. Estas vocales pueden ser: abierta con cerrada, cerrada con abierta t dos cerradas. En los dos primeros casos la abierta lleva el acento fonético o el ortográfico, según sea la circunstancia. Si la vocal lleva acento se le llama tónica y si no lleva atona. Hay siempre diptongo en los casos de concurrencia de vocales siguientes. . De vocal abierta tónica con cerrada atona (a i) . De vocal atona con abierta tónica (i a) . De dos vocales cerradas (i u)

No hay diptongo en los siguientes casos:

. Concurriendo abierta atona y cerrada tónica (a í) . Concurriendo cerrada tónica y fuerte atona (í a) . Concurriendo dos vocales abiertas (a e)

EL HIATO: concurrencia de dos vocales fuertes o de fuerte con débil donde la mayor fuerza de voz recae en la débil y al encontrarse se repelen

Ma- es – tro ;

te – ni – a

EL TRIPTONGO: es el encuentro de tres vocales pronunciadas en una misma silaba. De este modo, una estructura de este tipo vocal cerrada + vocal abierta + vocal cerrada. . Constituye un triptongo siempre y cuando las vocales cerradas no sean tónicas. Guau – asociáis . Si cualquiera de las vocales cerradas es tónica ya no existe triptongo Comí – ais, vivirí - ais . Los triptongos así como los diptongos llevan tilde si asi lo marcan las reglas generales de acentuación. . Si el triptongo debe llevar tilde, esta se ha de colocar siempre sobre la vocal abierta.

NORMAS DE REDACCION

Claridad: Consiste en la expresión de las ideas y conceptos de tal manera que se facilite la lectura de una tesis y con esas Líneas se capten las ideas conforma se quisieron expresar. Precisión: Se dice que una situación es precisa, solo cuando expresa con exactitud el asunto; sin rebuscamientos inútiles ni información de más, pero

también sin omitir conceptos importantes ni abusar de la cortedad de los datos. Únicamente se expresa lo necesario.

Propiedad: La característica de propiedad en la redacción es la utilización correcta de las palabras, construyendo las frases conforme a las reglas gramaticales; usando solo los vocablos adecuados, de acuerdo al significado, la escritura y la pronunciación que se les quiere dar a las palabras. Concisión: Esta característica de la redacción consiste en expresar con el menor  número de palabras los pensamientos, ideas y conceptos referentes al tema, sin que por ello se le reste claridad ni precisión respecto a su contenido. Sencillez: Esta cualidad de la redacción estriba en redactar las ideas, los conceptos, hechos y aportaciones con naturalidad; es decir, con sencillez en el uso del lenguaje, utilizando frases y palabras simples sin rebuscamientos ni tecnicismos inútiles, ni con frases o palabras presuntuosamente elevadas que suponen mayor cultura […] se puede entender como el uso de un lenguaje

coloquial en la escritura, como si el autor lo estuviera dictando una conferencia, con un lenguaje simple, sin adornos ni rebuscamientos inútiles y estériles que sólo entorpecen el entendimiento del texto. La mejor forma de redactar, bajo esta cualidad, es hacerlo como si el escrito se expresara como una plática.

Asertividad: es cuando se dice o se hace lo adecuado en el momento oportuno. Es escribir en el momento justo la frase o palabras que el lector espera que se diga, exactamente en ese momento, ni antes porque no se entendería ni después porque ya no tendría caso. Utilizando para ello las palabras adecuadas, exactas y con el significado preciso y claro a lo que se quiere indicar.

Tono y fuerza: La forma de redactar, la intensidad que se le dé al escrito y la profundidad con la cual se expresen los términos plasmados en un documento, es lo llamado tono del escrito. Es decir, la forma y la fuerza que se le dan a las palabras para expresar lo que se desea, es el tono que se le quiere dar a lo que se escribe. Para que así se entienda. Puede haber diversas tonalidades de un escrito, los hay muy tenues y cálidos, otros demasiado fuertes y acalorados, algunos más tibios y temerosos y en así,

existen una gama de estilos muy distintos entre sí. Sin embargo se debe entender  que éstos son los tonos que expresan la personalidad de quien lo escribe.

CONECTORES GRAMATICALES: Se denominan conector a una palabra o un conjunto de palabras que unen parte de un mensaje y establece una relación lógica entre ellos. Permite la adecuada unión de los enunciados en un texto. Los conectores pueden ser palabras, oraciones o conjunto de oraciones. Existen diferentes tipos de conectores:

Aditivos: Expresan suma de ideas: y, además, también, asimismo, también, por  añadidura, igualmente, encima, es más, más aún, incluso, hasta, para colmo.

Opositivos: Expresan diferentes relaciones de contraste entre enunciados Concesión: con todo, a pesar de todo, aun así, ahora bien, de cualquier modo,

 Al mismo tiempo aunque, aún cuando, a pesar que, no bien, etc. Restricción: pero, sin embargo, no obstante, en cierto modo, en cierta medida, hasta cierto punto, si bien, por otra parte, aunque, sino, en cambio, al contrario.

Causativos-Consecutivo: Expresan relaciones de causa o consecuencia entre los enunciados Consecutivos: por tanto, de ahí que, en consecuencia, así pues, por consiguiente, por lo tanto, por eso, por lo que sigue, por esta razón, entonces, entonces resulta que, de manera que, luego, así que, en ese sentido, de tal forma, además, enseguida, en efecto, o sea, en otras palabras, por otro lado, por ejemplo, en pocas palabras, ya que, etc. Causales: porque, pues, puesto que, ya que, debido a que.

Comparativos: Subrayan algún tipo de semejanza entre los enunciados Del mismo modo, igualmente, análogamente, de modo similar, como, así como, más… que, menos… que, igual… que, tan… como.

Reformulativos: Indican que un enunciado posterior reproduce total o parcialmente, bajo otra forma, lo expresado en uno o más enunciados anteriores. Explicación: es decir, o sea, esto es, a saber, en otras palabras, Para que, con el fin de que, con el propósito de que. Recapitulación: en resumen, en resumidas cuentas, en suma, total, en una palabra, en otras palabras, dicho de otro modo, en breve, en síntesis.

Ejemplificación: por ejemplo, así, así como, verbigracia, por ejemplo, particularmente, específicamente, incidentalmente, para ilustrar. Corrección: mejor dicho, o sea, bueno.

Ordenadores: Señalan las diferentes partes del texto

Comienzo de discurso: bueno, bien: ante todo, para comenzar, primeramente, en primer lugar. Cierre de discurso: en fin, por último, en suma, finalmente, terminando, para resumir, para concluir, al final, en conclusión. Transición: por otro lado, por otra parte, en otro orden de cosas, a continuación.

Temporales: después (de), después (que), luego, desde (que), desde (entonces), a partir de..., antes de, antes que, hasta que, en cuanto, al principio, en el

comienzo, inmediatamente, temporalmente, actualmente, cuando, no bien, apenas, en cuanto que.

Espaciales: al lado, arriba, abajo, a la izquierda, en el medio, en el fondo. Condicionales: si, siempre que, en caso que, mientras que, a no ser que, según, con tal que, sí, siempre y cuando.

Copulativos: y, ni, y también, no sólo…, sino también, etc.

Conectores de certeza: indudablemente, claro, es evidente, en realidad, como nadie ignora, como es por muchos conocidos, etc.

LA CARTA COMERCIAL

Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las empresas y sus empleados. Una carta comercial es un mensaje escrito con un fin específico: vender, comprar, agradecer, cobrar, invitar, etc.

DEFINICIONES:

Acrónimo: abreviatura conformada por diferentes letras, iniciales y no iniciales de una razón social.

Anexo: documento o elemento que acompaña a la carta.

Apóstrofo: signo ortográfico (') que, para efectos de esta norma, se utiliza para separar las cifras en dinero que indican millón.

Asunto: síntesis del contenido de la carta.

Copia: fiel reproducción de un documento.

Datos del remitente: razón Social, logotipo, ciudad, dirección, apartado, teléfono, fax, télex y dirección electrónica y NIT de quien envía la comunicación.

Despedida: palabra o frase de cortesía.

Destinatario: persona a quien va dirigida la comunicación . Encabezado: línea de identificación para indicar la continuidad del documento.

Espacio: distancia horizontal de escritura.

Estilo: orden en la distribución de las diferentes líneas que conforman la carta.

Fecha: lugar de origen del documento, día, mes y año de envío.

Interlínea: distancia vertical entre dos renglones. Por extensión se le denomina renglón.

Líneas especiales: líneas de anexos, copia, e identificación del transcriptor.

Logotipo: símbolo que identifica a una empresa.

Membrete: inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurídica.

Modelo: esquema de distribución de zonas que le permite a la empresa la diagramación de su papelería.

Número o referencia: identificación consecutiva del documento.

Razón social: nombre que identifica a una empresa.

Remitente: nombre, apellidos y cargo del firmante.

Renglón: serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.

Saludo o vocativo: línea opcional de cortesía.

Sigla: abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra de una razón social.

Texto: cuerpo del mensaje.

Transcriptor: persona responsable de digitar el documento.

Zona: espacio predeterminado para la ubicación de un conjunto de datos impresos o escritos

ESTILOS:

Bloque extremo: Todas las líneas parten del margen izquierdo.

Bloque: Las líneas de número, fecha, asunto (si lo hay), firma y cargo se colocan partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.

MARGENES Superior entre: 3 cm y 4 cm.

Inferior entre: 2 cm y 3 cm.

Lateral izquierdo entre: 3 cm y 4 cm.

Lateral derecho entre: 2 cm y 3 cm.

Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm

PARTES DE LA CARTA

Número o referencia: se escribe de 2 a 3 interlineas del margen superior 

Fecha: Los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envío, se escriben de dos a tres interlíneas del número (referencia) y en forma completa, en orden de día, mes (en minúscula) y año sin separarlo con punto.

Datos del destinatario: Los datos del destinatario se dirigen en forma personalizada, es decir, a un funcionario específico. Si es imposible obtener el nombre, se envía a la jefatura responsable. A partir de la ciudad y la fecha, se dejan de cuatro a seis interlíneas según la extensión de la carta. Estos datos pueden ocupar hasta ocho líneas, sin sobrepasar la mitad del escrito y a interlineación sencilla, de la siguiente forma:

Tratamiento o título académico: con mayúscula inicial. Ejemplo o. Señor. Señora. Doctor  Doctora Licenciado Ingeniero Ingeniera

Nombre del destinatario: Se ubica en la segunda línea, en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial; de preferencia se escriben los dos apellidos. No se utiliza negrilla

Cargo: Se escribe con mayúscula inicial.

Empresa: Se anota en la línea siguiente al cargo, con la denominación más amplia mente conocida, es decir, razón social, o sigla o acrónimo. En caso de nombre completo, la escritura se efectúa con mayúscula inicial y respetando las denominaciones Ltda., S. A. y otras que pueda contener la razón social. Las siglas compuestas por la letra inicial de cada palabra de la razón social, se escriben en mayúscula sostenida. Con punto o no, según lo haya registrado la institución. Ejemplos: A.J.P. (Alberto Jiménez Pino)BCH (Banco Central Hipotecario)Los acrónimos conformados por varias letras extractadas del nombre completo de la razón sociales escriben con mayúscula inicial. Si se desea destacar el acrónimo, puede digitarse en mayúscula sostenida. Ejemplos: SENA o Sena (Servicio Nacional de Aprendizaje) ICONTEC o Icontec (Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación) CADES o Cades (Centro Administrativo del Secretariado Colombiano)

Dirección o apartado: Se utiliza una de las dos. En la carta se escribe la misma dirección que se registra en el sobre. Se dejan, dos espacios a máquina o cuatro en computador, entre el número de la calle y el de la puerta o se emplea opcionalmente la abreviatura de número (No.).No se abrevian las palabras calle, carrera, avenida y demás

Nombre de la ciudad: Se identifica la ciudad por su nombre, aún tratándose de correspondencia local.

País: Si la carta va dirigida al exterior, se anota el nombre del país en la misma línea de la ciudad o en la línea siguiente, dependiendo de la extensión de los datos

Asunto (línea opcional): Constituye la síntesis del tema de la carta, expresada en máximo cuatro palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar. Ejemplo:

 Asunto: Vencimiento póliza 489637

Se pueden suprimir artículos, conjunciones o preposiciones, sin afectar el sentido. Se anota contra el margen izquierdo en estilo bloque extremo. En estilo bloque, parte del centro del escrito hacia la derecha, alineado con el número (referencia) y la fecha. Se escribe a tres interlíneas de los datos del destinatario cuando no hay saludo independiente y a dos cuando lo hay.

Saludo o vocativo: Para las damas se acostumbra el nombre y para los caballeros el apellido. Se puede elegir cualquiera de las siguientes opciones.

. Como saludo independiente se escribe a tres interlíneas de los datos del

destinatario cuando

no hay asunto y a dos, cuando lo hay. Ejemplos:

 Apreciado señor Botero

 Apreciada ingeniera Gloria

. Como parte inicial del texto se escribe de cuatro a seis interlíneas de los datos del destinatario, o a tres del asunto, si lo hay.

Texto: Se escribe a una interlínea entre renglones y a dos entre párrafos y se tiene en cuenta lo siguiente:

1 El texto se redacta en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés; de preferencia, se expresa en primera persona del plural (nosotros) porque representa a un grupo empresarial, así se trate de un único firmante

.2 En lo posible se trata un solo tema por carta.

3 En las comunicaciones comerciales se omiten los temas personales.

4 En las cartas comerciales se utiliza tratamiento de usted.

5 Es importante que la carta no presente errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.

.6 La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.

7 Inicia de cuatro a seis interlíneas de los datos del destinatario, cuando no hay asunto ni saludo independiente.

8 Comienza a tres interlíneas del asunto o del saludo independiente, cuando los hay.

Páginas subsiguientes: Se tiene en cuenta lo siguiente.

1 Se pueden utilizar hojas en blanco o que tengan impreso sólo el logotipo o la razón social.

.2 La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser los mismos en todas las hojas.

3 El encabezado se ubica entre 2 cm y 3 cm del borde superior de la hoja en papel en blanco o a dos interlíneas del logotipo o de la razón social, con mayúscula inicial. Está constituido por la línea de identificación contra el margen izquierdo y el número de la página contra el margen derecho.

La línea de identificación puede contener tratamiento y nombre del destinatario, opcionalmente con la fecha abreviada o con el número; con código de dependencia si se desea; la razón social o la sigla.

Despedida: Expresión de cortesía que se escribe a dos interlíneas del texto, tanto en estilo bloque extremo, como en estilo bloque. Presenta dos alternativas: Ejemplos de despedida breve seguida de coma:

 Atentamente, Cordialmente, Sinceramente ,

Ejemplos de despedida con frase de cortesía terminada en punto (.)  Agradecemos su gentil colaboración. Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta. Muchas gracias por su amabilidad y rápida acción .

Remitente: El nombre se sitúa de cuatro a seis interlíneas de la despedida, y en concordancia con el nombre del destinatario, se escribe en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial. El cargo se anota en la línea siguiente, con mayúscula inicial, sin centrar. Si se utiliza estilo bloque extremo, éstas líneas parten del margen izquierdo; en estilo bloque, del centro del escrito hacia la derecha. El funcionario responsable firma encima del nombre mecanografiado. En el caso de dos firmantes, sus datos se pueden distribuir uno bajo el otro o en pareja. En caso de más de dos firmantes, si el número es impar, el último se centra.

Líneas especiales:

1 Anexo o anexos: Si se requieren, se detallan en el texto. Al final de la carta, a dos interlíneas del firmante, se anota la palabra Anexo o Anexos, seguida de dos puntos (:). A dos espacios se enuncia la cantidad; de preferencia se clarifican el número de hojas o el tipo de anexo. Ejemplo

 Anexo: uno (10 hojas)  Anexos: dos (dos disquetes y un cheque)

Copia:  A dos renglones del firmante o de la línea de anexos (si la hay), contra el margen izquierdo, se escribe la palabra Copia, si se requiere, sin abreviar y seguida de dos puntos (:). A dos espacios (alineación equivalente para el procesador de texto) se relacionan los destinatarios, así: tratamiento, nombre, cargo y empresa, pero si se dirige a un funcionario de la misma entidad, se omite la empresa. Se utiliza interlineación sencilla. Ejemplo en línea separada cada uno: Copia: Sr. Carlos Bernal, Gerente

Identificación del transcriptor: A dos interlíneas del firmante o del último renglón escrito se anota el nombre con mayúscula inicial e inicial del apellido de la persona responsable de transcribir el documento. Se recomienda emplear letra más pequeña y en caso de nombre compuesto, es conveniente escribir uno de los dos. Ejemplo: María R. Pablo S.

Denominaciones femeninas y profesionales: Los títulos y cargos correspondientes a damas se escriben en su respectiva forma femenina como lo establece la Real Academia de la Lengua.

Villavicencio, 10 de septiembre de 2011

Doctor  CARLOS ALBERTO BERNAL Gerente de ventas Coltejer S.A Carrera 13 N° 92-13 Bogotá

 Asunto: Reclamación

Respetado señor Bernal:

De acuerdo con el pedido N° 365 hecho a su empresa el pasado 2 de Septiembre en el cual le solicitamos 50 royos de dacron estampado y 20 royos unicolor, y que ustedes se comprometieron a entregar en tres días, fue recibido con dos días de retraso y un faltante de 5 royos de dacron estampado. Le solicitamos hagan la debida verificación al envío y nos den una pronta solución ya que este inconveniente nos ha generado incumplimiento para nuestros clientes.

 Atentamente,

Beatriz Elena Bernal Jefe de ventas

Erika O.

Villavicencio, 09 de Septiembre de 2011

Señor: SEBASTIAN OLAYA Jefe de Bodega  Área de Ventas

 Asunto: Llamada de atención

Respetado señor Olaya: Después de revisar los informes de las horas de entrada y de salida del personal, nos hemos dado cuenta que en reiteradas ocasiones, se ha presentado a laborar  después de la hora de ingreso y sin justificación alguna, es por esta razón que nos vemos en la obligación de recordarle que su hora laboral es de 8:00 a.m a 12:00 m y de 2:00 p.m a 6:00 p.m. Lo anterior por que nos está causando demoras con la entrega de la mercancía, función que es de suma importancia para el buen funcionamiento de la empresa, es de anotar que el incumplimiento a su horario de trabajo es causal de despido.

 Atentamente,

Beatriz Elena Bernal Jefe de Personal

Erika O.

Villavicencio, 08 de septiembre de 2011

Doctor  LUIS ALEJANDRO DIAZ Gerente Administrativo  Área de sistemas COMCEL  Avenida 40 N° 65-28 Villavicencio  Apreciado doctor Díaz: Teniendo en cuenta nuestra última conversación telefónica, en la cual me hizo saber de los inconvenientes presentados con el equipo de oficina de su empresa. Le hago ofrecimiento de mis servicios en mantenimiento y reparación de computadores los cuales constan de:      

Mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos. Formateada de equipos (si es necesario). Limpieza de impresoras. Revisión de instalaciones y acometidas. Suministro de partes. Asesoría y acompañamiento en la compra de nuevos equipos.

Si está interesado en recibir más información sobre los servicios que puedo prestarle, no dude en comunicarse con migo para acordar una entrevista personal. Cordialmente,

Beatriz Elena Bernal Calle 17B N° 9-02 Cataluña Celular 3203242929

EL MENORANDO NTC 3397 Es una Comunicación escrita de carácter interno de una empresa, que se utiliza para transmitir información, orientaciones y pautas a las dependencias locales, regionales, nacionales o internacionales .

Márgenes: Superior

entre 3 cm y 4 cm.

Inferior

entre 2 cm y 3 cm.

Lateral izquierdo

entre 3 cm y 4 cm.

Lateral derecho

entre 2 cm y 3 cm.

Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm

Clasificación:

. Memorando simple: es el que va dirigido a una sola persona . Memorando múltiple: es cuando se dirige a varias personas

Estilos: Los memorandos se pueden elaborar en los siguientes estilos Bloque extremo: Todas las líneas parten del margen izquierdo.

Bloque: las líneas de número, fecha y firma se colocan partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.

PARTES DEL MEMORANDO

Denominación del documento: A partir del margen superior, de dos a tres interlíneas se ubica la palabra MEMORANDO, en mayúscula sostenida y centrada.

Numero (Referencia): La numeración es consecutiva según lo establece el Código de Comercio. Le puede anteceder el código de dependencia determinado por cada empresa en particular. Se escribe de dos a tres interlíneas de la palabra MEMORANDO. Fecha: Los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envío se escriben de dos a tres interlíneas del número (referencia) y en forma completa, en orden de día, mes (en minúscula) y año sin separar con punto. Encabezamiento:  A tres interlíneas de la fecha, contra el margen izquierdo, se ubica la preposición PARA en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:).  Al frente se anotan los datos del destinatario, con mayúscula inicial.  A dos interlíneas de la palabra PARA se ubica la preposición DE, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:). Al frente se anotan los datos del remitente, con mayúscula inicial.  A dos interlíneas de la preposición DE se ubica el vocablo ASUNTO, en mayúscula sostenida seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la síntesis del documento, sin exceder de cuatro palabras y con mayúscula inicial

Texto: Se inicia de tres a cuatro interlíneas del ASUNTO, contra el margen izquierdo. Se deja una interlínea entre renglones y dos entre párrafos. . Se redacta en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés. Se expresa en primera persona del singular o del plural.

. En lo posible se trata sólo un tema por memorando. . En los memorandos se utiliza tratamiento de usted. . Es importante que el memorando no presente errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.

Páginas Subsiguientes: Se tiene en cuenta lo siguiente: Se pueden utilizar hojas en blanco o que tengan impreso sólo el logotipo o la razón social. El encabezado se ubica de 2 cm a 3 cm del borde superior de la hoja en papel en blanco a dos interlíneas del logotipo o de la razón social, con mayúscula inicial. Está constituido por la línea de identificación contra el margen izquierdo y el número de la página contra el margen derecho.

Despedida: Expresión de cortesía que se escribe a dos interlíneas del texto, contra el margen izquierdo, tanto en estilo bloque extremo como en estilo bloque. Presenta dos alternativas: con una expresión breve seguida de coma (,) o con frase de cortesía terminada en punto (.).

Remitente: el nombre del remitente se escribe de 4 a 6 interlineas de la despedida, con mayúscula inicial.

LÍNEAS ESPECIALES Anexos: Si se requieren, se detallan en el texto. Al final del memorando, a dos interlíneas del firmante se anota la palabra Anexo o Anexos, con mayúscula inicial seguida de dos puntos (:). A dos espacios se enuncia la cantidad; de preferencia se clarifican el número de hojas o el tipo de anexo

Copia:  A dos renglones del firmante o de la línea de anexo (si la hay) contra el margen izquierdo, se escribe la palabra Copia, si se requiere, sin abreviar y seguida de dos puntos (:). A dos espacios se relacionan los destinatarios, así: tratamiento, nombre y cargo; cargo y dependencia; o dependencia. Se utiliza interlineación sencilla

Identificación del transcriptor: A dos interlíneas del firmante o del último renglón escrito, se anota el nombre con mayúscula inicial e inicial del apellido de la persona responsable de transcribir el documento. Se recomienda emplear letra más pequeña y en caso de nombre compuesto es conveniente escribir uno de los dos.

CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS NTC 4176

CERTIFICADO: Documento de carácter probatorio público o privado que asegura la veracidad y legalidad de un hecho o un acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, ceremonial, juramento o norma). Ejm: Diploma conferido por una institución.  Asistencia a congresos. Cursos y seminarios. Documentos de identidad.

CONSTANCIA: documento de carácter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad. Ejm: Tiempo de servicio. Experiencia. Salarios u honorarios. Clase de trabajo. Jornada laboral.

MÁRGENES: Superior Inferior izquierdo Derecho

3 y 4 cm. 2 y 3 cm. 3 y 4 cm. 2 y 3 cm.

CLASIFICACIÓN: De acuerdo con el hecho o acto que se prueba, los certificados y constancias pueden ser:

CONSTANCIA PARA: - Tiempo de servicio - Experiencia - Salarios u honorarios - Clase de trabajo - Jornada labora l- Cumplimiento de comisiones - Comportamiento del trabajador 

CERTIFICADO PARA: - Calificaciones obtenidas dentro de períodos académicos -Derecho de uso del Sello Icontec de conformidad con Norma Técnica Colombiana - Diploma conferido por una institución y documento que establece un privilegio o premio .- Asistencia a congresos, cursos y seminarios .- Registro civil o parroquial de nacimiento, de matrimonio o de defunción. - Documentos de identidad .- Certificado de Aseguramiento de la Calidad. - Certificado del Sistema de Administración Ambiental.

- Becas, donaciones y exenciones .- Créditos, préstamos u otras transacciones comerciales .- Relación de retenciones de impuestos .- Paz y salvos .- Resultados de exámenes médicos.

ESTILOS: Bloque extremo: Las líneas de número (si lo hay), fecha y firmante parten del margen izquierdo. Bloque: Las líneas de número (si lo hay), fecha y firmante parten del centro del escrito hacia el margen derecho.

PARTES DE LOS CERTIFICADOS Y LAS CONSTANCIAS Los certificados y las constancias se elaboran en papel con membrete y sus elementos se distribuyen de la siguiente manera:

Número (referencia): Es opcional llevar un control de expedición, número consecutivo que se ubica de dos a tres interlíneas del margen superior y según el estilo elegido. Le puede anteceder el código de dependencia determinado por  cada empresa en particular. Las entidades educativas están obligadas a numerar  los certificados y las constancias en forma secuencial.

Fecha: Los datos de la ciudad de origen y la fecha de expedición se escriben de dos a tres interlíneas del número (referencia) o de cuatro a seis del margen superior, cuando no hay número y en forma completa, en orden de día, mes (en minúscula) y año sin separarlo con punto.

Cargo: El cargo de la persona responsable se anota en mayúscula sostenida, centrado, precedido de los artículos EL o LA y de tres a cuatro interlíneas de la fecha. Ejemplo.

LA GERENTA DE TALENTO HUMANO

Identificación: Las expresiones CERTIFICA o HACE CONSTAR, seguidas de dos puntos (:) se escriben de tres a cuatro interlíneas del cargo, centradas y en mayúscula sostenida. (Puede utilizarse negrilla para resaltar).Ejemplo.

EL DIRECTOR DE PERSONAL

HACE CONSTAR:

Texto: De tres a cuatro interlíneas de la identificación y contra el margen izquierdo se inicia el texto con la conjunción Que, a la que siguen los datos del solicitante que pueden ser:

- Tratamiento, nombre completo del solicitante en mayúscula sostenida, y el número de documento de identidad

- Razón social de una empresa, en mayúscula sostenida, y NIT.

- Se emplea interlineación de uno y medio o dos entre renglones y el doble entre párrafos.

- Se redacta en forma clara, breve, directa, cortés y se expresa en tercera persona del singular.

- Es importante que no presente errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.

- La presentación debe ser impecable, sin borrones ni repisados.

- En el último párrafo se especifica el motivo por el cual se expide la certificación, y de preferencia, se incluye el destinatario. Ejemplos.

- Esta constancia se expide para ratificar su asistencia a la reunión.

- Este certificado se expide para ser presentado al Inurbe, con el fin de solicitar  crédito de vivienda.

Firmante: El nombre de la persona responsable se escribe en mayúscula sostenida, de cuatro a seis interlíneas del último renglón del texto y según el estilo elegido. En el caso de dos firmantes sus datos se pueden distribuir uno bajo el otro o en pareja. En caso de dos o más firmantes, si el número es impar, el último se centra.

Transcriptor: A dos interlíneas del firmante y contra el margen izquierdo se anota el nombre (con mayúscula inicial) e inicial del apellido, de la persona responsable de transcribir el documento. Se recomienda emplear letra más pequeña y en caso de nombre compuesto, es conveniente escribir uno de los dos

Certificados y constancias expedidos por centros educativos En centros educativos la responsabilidad la tienen dos personas, el director del establecimiento y el secretario. Los dos cargos se escriben de tres a cuatro interlíneas de la fecha, centrados, en mayúscula sostenida y precedidos por los artículos EL o LA, según corresponda. Ejemplo.

LA RECTORA Y EL SECRETARIO GENERAL DEL COLEGIO SANTA TERESITA

Las anotaciones jurídicas para clarificar el funcionamiento de la institución, tales como registro en el DANE, leyes, decretos, resoluciones u otros, se escriben contra el margen izquierdo, de tres a cuatro renglones de los cargos y con interlineación sencilla.

Las expresiones CERTIFICAN o HACEN CONSTAR, seguidas de dos puntos (:) se escriben centradas, en mayúscula sostenida y de tres a cuatro interlíneas de las anotaciones jurídicas.

De tres a cuatro interlíneas de la identificación anterior, se inicia el texto

Los nombres de las personas responsables se escriben de cuatro a seis interlíneas del último reglón del texto; el de mayor jerarquía contra el margen izquierdo y el de menor jerarquía, en la misma línea, contra el margen derecho.

Páginas subsiguientes: Si los certificados y constancias requieren más de una hoja, se tiene en cuenta lo siguiente:

Se pueden utilizar hojas en blanco o que tengan impreso sólo el logotipo o la razón social. La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser los mismos en todas las hojas. El encabezado se ubica entre 2 cm y 3 cm del borde superior de la hoja en papel en blanco o a dos interlíneas del logotipo o de la razón social, con mayúscula inicial. Está constituido por la línea de identificación contra el margen izquierdo y el número de página contra el margen derecho. La línea de identificación contiene el nombre de quien solicita la certificación.

ACTAS ADMINISTRATIVAS NTC 3394

Acta: Documento en el que consta lo sucedido, tratado, y acordado en una reunión. Acta no registrada: Documento que constituye la memoria de reuniones o actos administrativos. Acta registrada: Documento que corresponde a reuniones de sociedades anónimas, limitadas, en comandita, consejos y juntas directivas, que obliga a cumplir condiciones específicas de la entidad competente.

Convocatoria: Acuerdo de fecha para la siguiente reunión. Denominación del documento: Nombre que identifica el acta. Desarrollo: Descripción de los asuntos tratados en la reunión.

Encabezado: Línea de identificación para indicar la continuidad de un documento. Espacio: Distancia horizontal de escritura. Hora: Registro del tiempo en que se inicia y termina la reunión. Incapaz: Persona que no tiene capacidad legal para ejecutar actos civiles o que carece de aptitud legal para determinado acto jurídico o para contraer obligaciones por sí misma.

Interlínea: Distancia vertical entre dos renglones. Por extensión se le denomina renglón. Naturaleza de la reunión: Carácter de ordinaria o de extraordinaria. Número: Identificación consecutiva del documento. Orden del día: Relación de temas que se han de tratar en una reunión. Razón social: Nombre que identifica una empresa. Renglón: Serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal. Título: Denominación específica del nombre de la reunión.

CLASIFICACIÓN: Las actas se clasifican en: Registradas y no registradas

REQUISITOS GENERALES Márgenes: Superior

entre 3cm y 4cm.

Inferior

entre 2cm y 3cm.

Lateral izquierdo

entre 3cm y 4 cm.

Lateral derecho

entre 2cm y 3cm.

Encabezado en las páginas siguientes entre 2cm y 3cm.

Título: Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además, se debe aclarar cuando el carácter de la reunión sea extraordinario. Numeración: Las actas registradas de sociedades mercantiles se numeran de manera consecutiva y sin interrupción. En las actas de comités internos, puede iniciarse numeración cada año.

Presentación: Las actas se pueden presentar en hojas sueltas o en libros que se destinen para tal efecto. Las actas de asamblea o juntas directivas se pueden llevar en el mismo libro y en tal caso se distingue cada acta con el nombre del organismo y con la numeración continua para cada uno. Redacción: Se redactan en tiempo pasado. Ningún párrafo del acta se inicia con gerundio. El acta no se debe redactar en lenguaje telegráfico; tampoco debe presentar  errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación. La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.

Páginas subsiguientes: Para las páginas subsiguientes de las actas administrativas se establece los siguientes requisitos: Se utiliza el papel de la misma calidad, color y tamaño que el de la primera hoja y que no tenga impresión alguna. El encabezado se sitúa entre 2cm y 3cm del borde superior, contra el margen izquierdo y en mayúscula inicial. Se identifica el documento con el nombre de la reunión y el número correspondiente separados por guión. En la misma línea, contra el margen derecho se escribe el número de la página, sin precederlo del símbolo (#) ni la abreviatura (No.)

El primer renglón de texto se inicia de dos a tres interlíneas del encabezado cuando se elabora a máquina.

PARTES: .Razón social: En el margen superior de la primera página va la razón social, impresa o escrita.

Título: El nombre de la reunión y su naturaleza, cuando así se requiera, se escriben centrados, en mayúscula sostenida, a tres interlíneas del logo símbolo. (Puede utilizarse negrilla para resaltar). Denominación del documento y número Después del título a tres interlíneas se ubica la palabra ACTA, en mayúscula sostenida, centrada y a continuación el número consecutivo que le corresponda. Ejemplo

ACTA 001 Fecha: Contra el margen izquierdo, a tres interlíneas de la denominación del documento se escribe la palabra FECHA, en mayúscula sostenida y seguida de

dos puntos (;). Al frente se anota la ciudad donde se ha realizado la reunión y la fecha completa (día, mes, año), separados por coma (,). Ejemplos FECHA: Villavicencio, 15 Febrero de 2011 FECHA: Medellín, 02 de febrero de 2009

Nota: En caso de sociedades que registran sus actas ante una entidad competente, se indican: el lugar, la fecha y la hora de la reunión, además de la forma de antelación de la convocatoria (véase el Artículo 431 del Código de Comercio). Hora: Contra el margen izquierdo, de 1,5 a 2 interlíneas de la fecha se digita la palabra HORA, en mayúscula sostenida, y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la hora de inicio y de finalización de la reunión. Ejemplos: HORA: De las 09:15 a las 10:25 horas HORA: De 14:20 a 16:00 horas

Lugar: Contra el margen izquierdo, de 1,5 a 2 interlíneas de la hora se anota las palabra LUGAR, en mayúscula sostenida de dos puntos (:). Al frente se anota el sitio de la reunión. Ejemplo: LUGAR: Hotel El Barón, Salón Diamante

Asistentes: Contra el margen izquierdo, de 1,5 a 2 interlíneas del lugar se escribe la palabra ASISTENTES, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). AL frente se escribe la relación de nombres con mayúscula inicia, a interlineación

sencilla. El cargo que desempeña cada uno en la reunión se separa del nombre con una coma (,), y se sigue el orden jerárquico establecido para la reunión. En caso de igual jerarquía, en orden alfabético por apellidos. Ejemplo en orden jerárquico:

 ASISTENTES: Ingeniero Eduardo Casas Burgos, Presidente  Arquitecta Teresa Peña B., Vicepresidenta.

En comités internos, en los que el cargo en la entidad cuenta para la reunión, el orden alfabético se aplica por dependencia. Si hay varias personas de una misma dependencia se anotan en orden jerárquico. Ejemplo:

ASISTENTES: Jefes de División Carlos Amaya G., Administrativa María Campos R., Financier  Nota: En caso de igual jerarquía, se sigue orden alfabético por apellidos. Cuando varias personas tienen una misma denominación de cargo dentro de la reunión, se podrán enunciar con un subtítulo común, (negrilla opcional) que se ubica frente a la palabra ASISTENTES, con mayúscula inicial y seguido de dos puntos (:). Ejemplo

ASISTENTES: Consejeros Principales Ernesto Álzate García Martha Bermúdez Martínez Oscar Cardona Vega.

Representaciones. En la lista de asistentes es necesario aclarar cuando una persona lleva la representación de otra:

a) En caso de reuniones de sociedades, que registran sus actas en la entidad competente, se indica el número de derechos propios o representados y tratándose de sociedades por acciones, el número de acciones, el número de acciones suscritas, para efectos de verificación de quórum legal o estatutario. b) En reuniones o comités empresariales internos, se aclara cuando una persona asiste por derecho propio y que además lleva de representación de otra. Dicha persona se anota dos veces: como asistente y como representante. c) En caso de sociedades mercantiles, es necesario tener en cuenta que si los socios concurren a través de apoderado, debe expresarse el nombre de éste, y si el socio o accionista es una persona jurídica o un incapaz, se indica en qué calidad actúa su representante Ejemplo:

ASISTENTES: Mario Restrepo, Secretario Mario Restrepo en representación de Alberto Gonzales, vocal.

ASISTENTES: Lista adjunta (120 personas) Invitados: A continuación de la lista de asistentes, de 1,5 a 2 interlíneas del último nombre se anota la palabra INVITADOS, si los hay en mayúscula sostenida seguida de dos puntos (:) y contra el margen izquierdo. Los nombres se escriben con mayúscula inicial, a interlineación sencilla. Ausentes: Contra el margen izquierdo en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:) se anota la palabra AUSENTES, si los hay, de 1,5 a 2 interlíneas del último nombre. Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no.

Ejemplo:  AUSENTES: Pedro Noriega R., Secretario (con justificación) Javier Suárez Q., Delegado (sin justificación) Nota: Los datos de fecha, hora, lugar y asistentes se tabulan a dos espacios de la palabra ASISTENTES.

Orden del día: Contra el margen izquierdo, a tres interlíneas del último nombre y con mayúscula sostenida se escribe la palabra ORDEN DEL DÍA, seguida de dos puntos (:). de 1,5 a dos interlineas y contra el margen izquierdo, se enumera los temas motivo de la reunión, con mayúscula inicial, identificando los con números arábigos.

Si el tema requiere de dos o más reglones, el segundo y los subsiguientes se escriben contra el margen izquierdo a interlineación sencilla. Entre tema y tema se dejan 1, 5 a 2 interlíneas.

Desarrollo: Contra el margen izquierdo, a 3 interlíneas del último tema y con mayúscula sostenida se escribe la palabra DESARROLLO seguida de dos puntos (:). a dos interlíneas de este enunciado y contra el margen izquierdo se inicia el primer tema identificándolo con número arábigo y escritura en negrilla si se desea resaltar.  A dos interlíneas del título del tema se inicia el desarrollo del texto correspondiente, escrito a interlineación sencilla entre reglones y doble entre párrafos.

El primer tema puede ser verificación del quórum o lectura, discusión y aprobación del acta anterior.

En el tema "lectura, discusión y aprobación del acta anterior" se indica si fue aprobada, o se anotan las modificaciones que se presenten.

Convocatoria: Si se programa una reunión, se escribe la palabra CONVOCATORIA contra el margen izquierdo y con mayúscula sostenida seguida de punto (.), a tres interlíneas del último renglón del texto. A continuación se anotan la fecha y hora de la próxima reunión .En caso de cambio de sede se indica el lugar. Ejemplo: CONVOCATORIA. La próxima reunión se realizará en la oficina de la sucursal de Bogotá el 17 de abril de 2011, a partir de las 09:00 horas.

Firma, Nombre y Cargo El nombre completo de los firmantes responsables se escribe en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial, de cuatro a seis renglones a partir de la última línea del acta. El cargo se anota a interlineación sencilla del nombre, con mayúscula inicial y sin centrar.

Los nombres y cargos de los firmantes autorizados se reparten de manera que el de mayor jerarquía quede contra el margen izquierdo y el que le sigue, y en el mismo renglón hacia la derecha. Ejemplo:

MANUEL CHACÓN CORREA

JUAN CAMILO VÉLEZ CANO

Presidente

Secretario

En caso de varios firmantes, sus nombres se escriben de cuatro a seis interlíneas uno del otro, distribuidos por pares. Si el número de firmas es impar, la última se centra.

Firmas responsables: Toda acta lleva las firmas de los responsables, de las cuales mínimo dos aparecen en la página donde finaliza el texto.

En el posible caso de necesitar varias hojas para firmantes, se escribe la expresión "Pasan firmas", seguida de dos puntos (:) sobre el margen inferior y contra el margen derecho.

Aspectos Generales Toda acta expresa lo tratado en una reunión sin describir detalles intrascendentes , Los párrafos deben ser concisos, claros y que hagan énfasis en las determinaciones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa, se anotan las discrepancias. Se indica el nombre de la persona que presente una moción, pero no es necesario anotar el nombre de quienes se adhieren a ella.

Cuando sea necesario mencionar la intervención de uno de los asistentes, se hace con su nombre completo.

Cuando haya lugar a votaciones, se indica el número de votos emitidos a favor, en contra y en blanco. En caso de nombramientos, se registran los resultados y los nombres completos.

En caso de acta registrada, se escribe el nombre de la persona que de acuerdo con los estatutos debe presidir la reunión, así como la persona que actúa como secretario de la misma.

En caso de acta no registrada, es preciso que quede constancia del nombre de quien preside la sesión y de quien actúa como secretario.

En actas registradas y en las que por seguridad se considere conveniente, el presidente coloca su rúbrica en la parte inferior izquierda de cada hoja.

En actas registradas firman el presidente y el secretario o, en su defecto el revisor  fiscal.

En actas registradas, después de las firmas correspondientes, el secretario o en su defecto, representante legal de la compañía, ratifica la constancia de validez del acta así:

"La anterior acta es fiel copia tomada de su original, la cual se halla asentada en el libro de actas de la sociedad, debidamente registrado en ..............., el .............., de............., de 19.........., bajo el número........ de los folios............"

En actas registradas es necesario acreditar ante la entidad competente, por escrito y con las firmas respectivas, la aceptación del nombramiento de los representantes legales, miembros de juntas directivas o revisores fiscales.

 A un renglón del cargo del firmante se anota el número del documento de identificación, en las actas que así lo requieran.

Anexo: Cuando en la reunión se presentan documentos que sustentan una información, estos se detallan en el desarrollo y se adjuntan al acta. A dos interlíneas de los firmantes, contra el margen izquierdo se escribe la palabra anexo o anexos seguida de dos puntos, y con mayúscula inicial a dos espacios la cantidad; de preferencia clarificar el número de hojas.  Anexos: 5 (veinti cinco hojas)

Trascriptor: Si se desea establecer la responsabilidad del trascriptor su identificación se escribe contra margen izquierdo, a dos interlíneas de las firmas o del enunciado de anexos si lo hay, se anota el nombre con mayúscula inicial.

Ejemplo:

María B. Juan B.

INFORMES ADMINISTRATIVOS NTC 3588

Los informes se utilizan para describir y dar a conocer el estado de actividades, estudios o proyectos de carácter administrativo.

Se clasifican en: Informes cortos, hasta la página número 10. El corto consta de:

- Encabezamiento - Objetivo - Generalmente es un solo capítulo - Conclusiones (opcionales)

Informe extenso se da de la página 11 en adelante. Tiene mayores requisitos así: Páginas preliminares - Cubierta (opcional) - Portada -Tabla de contenido - Glosario (opcional)

Cuerpo del informe

- Introducción - Capítulos y subdivisiones

Material complementario (opcional)

- Conclusiones - Recomendaciones - Anexos - Bibliografía - Índice

Los títulos de los capítulos se escriben centrados, a 5 cm del borde superior de la Hoja. La escritura continúa de 2 a 4 interlíneas del título. Cada capítulo puede continuar en la misma página del anterior o iniciar nueva hoja.

Interlineación: sencilla o de uno y medio y el doble para separar entre párrafos

La paginación: es arábiga y cuenta o se escribe desde la portada

Numerales: procurar no pasar de cuatro niveles, conservando el estilo bloque en la escritura de los párrafos.

Primer nivel

Segundo nivel

Tercer nivel

Cuarto nivel

1,

1.1

1.1.1

1.1.1.1

10.

10.1

10.1.3

1.2.4.1

Los guiones y viñetas se pueden usar, pero con moderación

Descripción de elementos:

Cubierta: Protege el informe. Libre diagramación. Excepto si lleva código alfa numérico, cuya ubicación es obligada en la parte superior derecha. Datos Básicos: razón social y título del informe. Portada: Contiene los datos esenciales para identificar el informe. Libre diagramación

Datos básicos: razón social, área, autor (es), título y fecha. Si hay número, éste se ubica en la parte superior derecha. Tabla de Contenido: Indica los títulos y sus subdivisiones en orden de página.

Glosario: Lista alfabética de términos, signos, unidades o abreviaturas que requieren explicación para el lector.

Introducción: Presentación del trabajo, indicando objetivos y alcances del informe.

Figuras: Gráficos, mapas o fotos.

Tablas: Todo lo que se presenta en columnas. Cuando las figuras y tablas no pasan de tres, se anotan al final de la tabla de contenido. Si hay más, deben presentarse en lista separada.

Citas: La corta se escribe en el mismo reglón. La extensa se tabula con cuatro espacios (o su equivalente en el procesador de textos) a lado y lado. En el texto se identifica con número y la explicación aparece al final de la página.

Notas de pie de página. En el texto se indican con asterisco y la explicación al final de la página.

Anexos: aclaran o complementan el informe. Se identifican con letras: anexo A, B y demás (se exceptúan las letras ch, ll, i, o).

Bibliografía: lista de cartas, entrevistas y otros informes que se han consultado y que se citan o no en el informe. Ejemplo:

CARTA del doctor Juan Camilo Restrepo, Ministro de Hacienda, Santafé de Bogotá, 15 de noviembre, 1999.

Índice: muestra autores o temas en orden geográfico, alfabético o de otra índole, indicando donde se mencionan.