SIC-I-105 INSTRUCTIVO PARA LA DETERMINACION DE COSTOS DEL DUEÑO

CORPORACION NACIONAL DE COBRE DE CHILE CODELCO - CHILE

Instructivo para la Determinación de los Costos del Dueño SIC-I-105

(Rev. 0) 24 Diciembre de 2009

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INSTRUCTIVO PARA LA DETERMINACIÓN DE LOS COSTOS DEL DUEÑO

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INDICE 1.

REFERENCIAS................................................................................................................................3

2.

OBJETIVOS .....................................................................................................................................3

3.

ALCANCE Y APLICACION .............................................................................................................4

4.

DEFINICIONES ................................................................................................................................5

5.

RESPONSABILIDADES ..................................................................................................................6

6.

COSTOS DEL DUEÑO ....................................................................................................................6 6.1.

6.2. 7.

Estimación de Costos .......................................................................................................6 6.1.1.

Costos Directos.......................................................................................................6

6.1.2.

Costos Indirectos ....................................................................................................6

6.1.3.

Otros Costos ...........................................................................................................7

Costos del Dueño ..............................................................................................................7

REVISIONES.......................................................................¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

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REFERENCIAS En la elaboración del presente instructivo se ha considerado como referencia los lineamientos y definiciones, establecidas en los siguientes documentos:

2.



Manual de Inversión de Capital (SIC-M-001)



Manual de Proyectos Menores (SIC-M-007)



Distribución de Roles en el SIC (SIC-P-107)



El Base Estimaciones de Costos de Capital y Operaciones (SIC-P-005)



Plan de Trabajo de Estudio SIC-006



Mínimo Estándar Plan de Ejecución del Proyecto (SIC-P-007)

OBJETIVOS Los objetivos de este Instructivo son: 2.1

Definir el concepto y el alcance para el ítem de costo indirecto, denominado Costos del Dueño.

2.2

Facilitar la tarea a los Jefes de Estudio/Gerentes de Proyecto para establecer los montos asociados al ítem Costos de Dueño al clarificar los parámetros a incluir dentro este concepto.

2.3

Asegurar homogeneidad en la Corporación, entre los distintos entes Ejecutores (VCP/GPRO/etc.), con el fin de permitir durante la revisión de una propuesta evaluar la razonabilidad de dichos costos en forma objetiva.

2.4

Facilitar la comparación y revisión de los presupuestos de estudios y proyectos sobre bases homogéneas

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ALCANCE Y APLICACION Todo Estudio o Proyecto que realiza la Corporación contendrá dentro su organización a personal de contraparte a los especialistas/consultores/contratistas que son responsables de realizar las ingenierías y las obras autorizadas. Por lo tanto, cada propuesta que se presenta para autorización, debe informar detalladamente el costo asociado a esta organización. Este Instructivo deberá utilizarse para asegurar – por un lado - que los conceptos definidos fueron considerados en el presupuesto al momento de establecer el monto asociado al ítem Costos del Dueño, y – por otro lado – que ningún tipo de costo ajeno a lo definido como Costo del Dueño sea incluido en este ítem. La aplicación de este Instructivo se aplicará a la presupuestación y revisión de todos los estudios y proyectos, independiente de su tipo, monto o fuente de financiamiento.

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DEFINICIONES DEFINICION

DESCRIPCION

SIC

Sistema de Inversión de Capital, el marco normativo para inversiones de la Corporación.

Dueño

Presidente Ejecutivo para proyectos estructurales de carácter estratégico y Gerente General o Vicepresidente para proyectos de mantención de capacidad productiva o reemplazo de equipos, o en quien ellos deleguen su rol.

Cliente

Gerente General o Vicepresidente (GGD), responsable de la generación de la oportunidad de negocio y la operación de los activos generados por el proyecto, o en quien esté delegue su rol.

Gestor/Ejecutor

Vicepresidencia Corporativa de Proyectos (VCP) o el área que la VCP en acuerdo con el Cliente propongan al Dueño, para los proyectos mayores [Monto Inversional Proyectado > USD 10 Millones].

Normador/Contralor

Costos del Dueño

Gerencia Corporativa de Evaluación de Inversiones y Control de Proyectos (GCEI) y Dirección de Evaluación y Control de Proyectos (DECP), para los procesos de gestión del Sistema de Inversión de Capital (SIC). Costos relacionados con personal propio de la Corporación, y aquellos que, aunque no pertenezca directamente a la organización, se encuentra realizando labores propias del Dueño (p.e. contraparte estudios, contraparte para la ingeniería de detalles, contraparte adquisiciones, programación y control, etc.).

VCP

Vicepresidencia Corporativa de Proyectos

GCEI

Gerencia Corporativa de Evaluación de Inversiones y Control de Proyectos Dirección de Evaluación y Control de Proyectos o unidad que tiene estas funciones en las Divisiones o en la Casa Matriz Gerencia de Proyectos Divisional

DECP GPRO

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RESPONSABILIDADES RESPONSABILIDAD

FUNCION / PAPEL

Jefe de Estudio o Gerente de Proyecto

Responsable de emitir la propuesta de inversión según estándares definidos en el SIC

DECP y/o GCEI

Recibe propuesta, realiza y coordina las revisiones realiza conformidad con este Instructivo.

6.

COSTOS DEL DUEÑO 6.1.

Estimación de Costos

Toda propuesta de inversión presentada para autorización, debe incluir un presupuesto que se estima necesario para cumplir con el alcance propuesto. El costo de adquirir los equipos y materiales, y las actividades físicas, de obras en terreno, se denominan Costos Directos, mientras que actividades que son necesarias para llevar a cabo las obras, o bien son de índole de trabajo de oficina (ingeniería, dirección/supervisión/administración), o de logística, se denominan Costos Indirectos. Sin considerar el listado exhaustivo, a continuación se indican conceptos para cada agrupación: 6.1.1. Costos Directos  Equipos  Materiales  Mano de obra  Supervisión de la mano de obra hasta nivel de capataz 6.1.2. Costos Indirectos  Ingeniería  Abastecimiento (gestión de compra y administración de contratos)  Supervisión de la construcción por sobre el nivel de capataz  Servicios para la construcción (alimentación, aseo, seguridad del recinto, agua, electricidad, etc.)  Fletes  Seguros  Campamento  Oficinas  Servicios de oficina (fotocopiado, arriendo muebles, cafetería, etc.)  Telefonía y telecomunicación en general  Caminos temporales  Auditorias/revisiones/etc.

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6.1.3. Otros Costos  Costos del Dueño  Capital de Trabajo  Contingencia 6.2.

Costos del Dueño

El SIC define los roles involucrados en la gestión de la cartera de inversión de la Corporación, siendo estos:    

Dueño Cliente Ejecutor Normador/Contralor

En este contexto, el rol Dueño se refiere al entorno interno de la Corporación, siendo este rol el responsable de la toma de decisión, en términos de aprobar o rechazar una inversión. No obstante, en el ámbito de estimación de costos, más bien dicho, en el ámbito de ejecución de estudios y proyectos mediante la interacción de la Corporación con consultores y contratistas, el término Dueño se refiere a la persona o unidad que está a cargo del estudio/proyecto. En este contexto, el Dueño debe interpretarse como el equipo de trabajo de Codelco, equipo que realiza todas las actividades de un mandante de un servicio:   

Administración superior frente a los consultores/contratistas; Contraparte técnica en ingeniería, abastecimiento, supervisión de las obras en terreno, control de proyecto, Aseguramiento y Control de Calidad (QA/QC), control de documentos, secretaría, etc. Contraparte técnica en materia de Operación (sustentabilidad, mantenibilidad, confiabilidad, etc.)

Por lo anterior, para efectos de estimación de Costos del Dueño, se define el equipo del Dueño como todo personal empleado directamente por Codelco, o mediante contratación por obra que está involucrado en el estudio/proyecto. Principalmente entonces, se trata de personal atribuible a los roles SIC Ejecutor y Cliente, pero también incluye personal de otras áreas que participa en forma esporádica en el estudio/proyecto, pero siempre realizando tareas bajo el alcance del Dueño (a modo de ejemplo, profesionales de gerencias funcionales que conducen revisiones de control de calidad; profesionales que presten asesoría puntual en alguna materia de alta complejidad – minería, interacción con entes gubernamentales; profesionales de distintas áreas que prestan apoyo en forma puntual - TICA, Recursos Humanos, Servicios Compartidos, etc.). El primer elemento básico para poder estimar los Costos del Dueño es el organigrama del estudio/proyecto, identificando claramente el equipo Dueño. Típicamente, este

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organigrama solamente considera los puestos de tiempo completo, por lo cual se debe proceder a elaborar un listado completo del equipo del Dueño, identificando nombre en caso que sea posible, y luego el estado contractual con Codelco (empleado permanente, o contratación por obra). Al término de este ejercicio entonces, se cuenta con un completo listado de personas que participarán en forma permanente o esporádicamente en el desarrollo del estudio/ejecución del proyecto. Los costos relacionados con cada una de las personas del listado elaborado, dependerá de su lazo contractual (por ende, beneficios) con la Corporación. A modo de guiar el estimador para lograr una buena precisión, en el anexo se indican los elementos a considerar y costear cuando corresponda. 6.3.

Elementos para determinar los Costos del Dueño

El Anexo presenta un listado de elementos a considerar en la estimación del Costos del Dueño, siguiendo como premisa clave que los Costos del Dueño son aquellos costos relacionados con personal propio de la Corporación, y aquellos que, aunque no pertenezcan directamente a la organización, se encuentra realizando labores propias del Dueño (por ejemplo contraparte estudios, contraparte para la ingeniería de detalles, contraparte adquisiciones, programación y control, etc.). 6.4.

Otros Casos

En aquellos casos de difícil calificación de partidas del presupuesto para ser incorporadas como Costos del Dueño, el pronunciamiento oficial corresponde a la GCEI.

7.

REVISIONES REVISION

NATURALEZA DEL CAMBIO

FECHA

0

Versión inicial preparada por la GCEI con participación de la VCP y DECP

24 diciembre 2009

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ANEXO

Check-List Elementos a considerar para la estimación del Costos del Dueño

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1.

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INTRODUCCIÓN El presente Anexo tiene por finalidad establecer el listado de elementos a considerar en la estimación del Costos del Dueño, siguiendo como premisa clave que los costos del Dueño son aquellos costos relacionados con personal propio de la Corporación, y aquellos que, aunque no pertenezca directamente a la organización, se encuentra realizando labores propias del Dueño (p.e. contraparte estudios, contraparte para la ingeniería de detalles, contraparte adquisiciones, programación y control, etc.).

2.

CHECK-LIST PARA ESTIMACIÓN En el listado a considerar para la estimación de los costos se deben contemplar tanto los costos para el personal propio de la organización como para el de terceros que cumplan con lo establecido en el numeral anterior. 2.1.

Remuneraciones  Sueldo  Leyes sociales  Bonos  Provisiones (aguinaldo, gratificaciones, otros)  Incremento de remuneraciones durante el transcurso del estudio/proyecto  Seguros  Viáticos

2.2.

Materiales  Uniforme  Útiles de escritorio  Varios de Oficina  Implementos de seguridad  Equipo personal contra incendios  Equipo personal de nieve

2.3.

Informática  Equipos  Software computacionales  Suministros de red

2.4.

Comunicaciones  Telefonía y FAX  Radios  Internet

2.5.

Locomoción  Transporte contratado directamente

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Adquisición de autos/camionetas Combustible (gasolina, petróleo, etc.) Mantención de vehículos Estacionamiento Movilización ocasional (taxi, tren, bus) Pasajes aéreos

2.6.

Alimentación  Víveres  Colaciones  Casinos

2.7.

Servicios básicos  Vivienda, campamento, etc.  Agua potable (campamentos, para beber)  Electricidad (campamentos)  Calefacción (parafina, gas, etc.)  Recolección de desechos (basuras, aguas servidas, etc.)

2.8.

Servicios de Apoyo  Capacitación, inducción y/o entrenamiento  Movilización de personal grupal (min-van, etc.)  Médicos  Protección Industrial  Personal RRHH (contratos, pagos, control, etc.)  Control Riesgo y Medio Ambiente  Vigilancia

2.9.

Varios  Gastos reembolsables  Gastos extraordinarios por eventos (inauguraciones, celebraciones, cocktail, etc.)

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