SIA

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Latar Belakang Belakang

Sekara Sekarang ng ini perkem perkemban bangan gan dunia dunia usaha usaha baik baik untuk untuk perusa perusahaan haan dagang dagang maupun maupun   per perus usah ahaa aan n

indu indust stri ri

sema semaki kin n

meni mening ngka kat. t.

Perk Perkem emba bang ngan an

duni duniaa

usah usahaa

ters terseb ebut ut

mengakibatkan aktivitas perusahaan semakin luas. Pimpinan perusahaan dalam situasi yang demikian dituntut untuk berusaha dengan berbagai cara dalam mengatasi semua masa masala lah h yang yang terj terjad adii dala dalam m peru perusa saha haan an,, agar agar peru perusa saha haan an yang yang dike dikelo lola la dapa dapatt mempertahankan kelangsungan hidupnya. Sistem Sistem inform informasi asi akuntan akuntansi si sangat sangat diperl diperluka ukan n dalam dalam setiap setiap perusa perusahaan haan.. Hal ini dikarenakan agar setiap produksi yang dihasilkan oleh perusahaan memiliki sistem yang  baik guna mempermudah setiap bagian dari perusahaan dalam memiliki arah dan sistem yang sesuai dengan yang dikehendaki suatu perusahaan tersebut. Agar informasi yang dihasilkan memiliki kualitas yang baik sesuai yang dibutuhkan oleh para penggunanya. Sistem akuntansi pembelian harus menghasilkan informasi akuntansi pembelian yang mutakhir mengenai barang, harga berikut nama penjual di samping itu harus pula dapat dilakukan sistem pengendalian intern yang baik untuk mengamankan pembelian. Sistem akuntansi pembelian berkaitan erat dengan sistem informasi persediaan dan sistem akuntansi hutang sebagai pelengkap dalam siklus aktivitas pembelian. Penataan yang kurang baik dalam sistem akuntansi pembelian akan turut mempengaruhi sistem akuntansi persediaan dan sistem akuntansi hutang. Dalam kegiatan memproduksi barang perusahaan membutuhkan bahan baku untuk   pembuatan produk. Aktivitas pembelian harus dikelola dengan baik karena tanpa adanya   pengelolaan yang baik, akan mengalami kesulitan di dalam mendapatkan bahan baku sehingga akan berpengaruh terhadap persediaan, serta pengendalian yang kurang baik  dapat beresiko terhadap kelangsungan produksi dan harga pokok. Sistem akuntansi pembelian yang terdiri dari sistem dan prosedur pembelian perlu dirumuskan dalam suatu perusahaan dengan tujuan sebagai berikut:

a.Agar a.Agar dapat dapat memper mempertah tahank ankan an kontinu kontinuit itas as usaha usaha perusa perusahaan haan karena karena pembel pembelian ian merupakan bagian dari siklus aktivitas operasi perusahaan.  b.Transaksi  b.Transaksi pembelian pembelian akan mengakibatkan mengakibatkan perubahan perubahan posisi posisi harta dan hutang pada  perusahaan. c.Apabila c.Apabila pembelian pembelian kurang direncanakan direncanakan maka akan berakibat berakibat pada tersediany tersedianyaa  bahan baku yang diperlukan dalam proses produksi dan kegiatan usaha perusahaan dalam mencapai tujuannya. Oleh karena itu dengan adanya sistem pengendalian pengendalian pembelian pembelian yang memadai, memadai, akan menjadi salah satu alat untuk mengawasi pelaksanaan kegiatan usaha, dalam mencapai tujuan yang diinginkan manajemen. Semaki Semakin n besar besar kontrib kontribusi usi siste sistem m akunta akuntansi nsi pembel pembelian ian dalam dalam pencapa pencapaian ian tujuan tujuan   perusa perusahaan haan maka maka semaki semakin n efekti efektif, f, dengan dengan kata kata lain lain bagaim bagaimana ana perusa perusahaa haan n dalam dalam usahanya mengorganisasikan mengorganisasikan pekerjaannya untuk menghasilkan menghasilkan keluaran (output) yang  baik, sesuai dengan tujuan perusahaan yang ingin dicapai dengan menggunakan sistem yang diterapkan dalam perusahaan.

1.2 Indentifikasi Masalah

Berdas Berdasark arkan an latar latar belaka belakang ng di atas, atas, maka maka dapat dapat diinden diindentif tifika ikasi si masala masalah h sebaga sebagaii  berikut: 1. Baga Bagaiimana mana

pel pelaks aksanaa anaan n

sist sistem em

akun akunta tans nsii

pemb pembel elia ian n

baha bahan n

baku baku

pada pada

 perusahaan? 2. Bagaim Bagaimana ana peranan peranan sistem sistem akuntans akuntansii pembelian pembelian bahan bahan baku dalam dalam menunjang menunjang efektivitas pengendalian intern pada perusahaan?

1.3 Tuju Tujuan an Penelitian Penelitian

Adapun tujuan dilakukannya penelitian ini adalah: 1. Untu Untuk k meng menget etah ahui ui pela pelaks ksana anaan an sist sistem em akunt akuntan ansi si pembel pembelia ian n baha bahan n baku baku pada pada  perusahaan. 2. Untu Untuk k meng menget etah ahui ui pera perana nan n sist sistem em akun akunta tans nsii pemb pembel elia ian n baha bahan n baku baku dala dalam m menun menunja jang ng evek evekti tifi fita tass penge pengend ndal alia ian n  perusahaan.

inte intern rn pemb pembel elia ian n

bahan bahan baku baku pada pada

BAB II LANDASAN TEORI 2.1

Sistem Informasi Akuntansi

2.1.1

Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Suatu sistem adalah suatu jaringan yang saling berhubungan, berkumpul bersamasama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. Tujuan dari sistem adalah untuk menangani sesuatu yang berulangkali terjadi atau secara rutin terjadi. Informasi adalah data yang telah diproses menjadi bentuk yang memiliki arti bagi   penerima dan dapat berupa fakta, suatu nilai yang bermanfaat. Jadi ada suatu proses transformasi data menjadi suatu informasi dengan kata lain input → proses → output. Akuntansi berasal dari kata asing yaitu accounting  yang artinya bila diterjemahkan

ke

dalam

bahasa

Indonesia

adalah

menghitung

atau

mempertanggungjawabkan. Akuntansi digunakan di hampir seluruh kegiatan bisnis di seluruh dunia untuk mengambil keputusan sehingga disebut sebagai bahasa bisnis. Akuntansi adalah suatu proses mencatat, mengklasifikasikan, meringkas, mengolah dan menyajikan data, transaksi serta kejadian yang berhubungan dengan keuangan sehingga dapat digunakan oleh orang yang menggunakannya dengan mudah dimengerti untuk   pengambilan suatu keputusan serta tujuan lainnya. Sistem informasi akuntansi menurut Bodnard dan Hopwood (2000:23), “Sistem Informasi Akuntansi adalah kumpulan sumber daya seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi.

2.1.2

Pengertian Sistem Akuntansi

Sistem akuntasi merupakan suatu proses pencatatan dan pengolahan data yang dibangun untuk melaksanakan suatu kegiatan usaha. Sistem akuntansi yang baik dapat mencegah kemungkinan adanya penyimpangan yang mengarah kepada penyalahgunaan

wewenang pencatatan dalam organisasi yang mengakibatkan gagalnya dalam pencapaian tujuan. Pengertian sistem akuntansi menurut Mulyadi (2001:3) adalah “ Organisasi, formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan  perusahaan”. Dapat disimpulkan bahwa sistem akuntasi adalah proses penyimpanan dan  pengolahan data keuangan dengan menggunakan formulir-formulir, catatan-catatan, alatalat dan laporan-laporan yang dilakukan secara terkodinir yang biasanya melibatkan   beberapa petugas dalam suatu bagian atau lebih untuk menghasilkan informasi yang   berhubungna dengan usaha perusahaan. Informasi yang dihasilkan ditinjau dari aspek  manajerial diharapkan menghasilkan umpan balik dengan menghasilkan laporan-laporan yang dikembangkan serta diperlukan untuk membantu terlaksananya manajemen  perusahaan dalam mengawasi usahanya melalui dasar informasi formal yang ditetapkan.

2.1.2 Tujuan Sistem Akuntansi

Dalam setiap penyusunan sistem akuntansi yang hendak diterapkan pada suatu  perusahaan harus mempunyai tujuan yang jelas dan dipertimbangkan dengan baik. La Midjan dan Azhar Susanto (2001:37) mengemukakan penyusunan sistem akuntansi mempunyai tujuan utama, yaitu: a. Untuk meningkatkan kualitas informasi. Yaitu informasi yang tepat guna (relevance), lengkap dan terpercaya (akurat). Dengan kata lain sistem akuntansi harus dengan cepat dan tepat dapat memberikan informasi yang diperlukan secara lengkap.  b. Untuk meningkatkan kualitas internal cek atau sistem pengendalian intern. Yaitu sistem pengendalian yang diperlukan untuk mengamankan kekayaan   perusahaan. Ini bearti bahwa sistem akuntansi yang disusun harus juga mengandung kegiatan sistem pengendalian intern (internal check).

c. Untuk dapat menekan biaya-biaya tata usaha. Ini bearti bahwa biaya tata usaha untuk sistem akuntansi harus seefisien mungkin dan harus jauh lebih murah dari manfaat yang akan diperoleh dari penyusunan sistem akuntansi. Dari uraian di atas dapat terlihat jelas bahwa tujuan sistem akuntansi adalah untuk  mendapatkan informasi yang tepat dan akurat sebagai bahan pertimbangan dalam   pengambilan keputusan bagi pihak manajemen, agar dapat mengurangi kecurangankecurangan dan penyalahgunaan aktiva perusahaan dan menekan biaya operasional.

2.1.3

Unsur-Unsur Sistem Akuntansi

Suatu sistem akuntansi terdiri dari beberapa unsur atau elemen yang terkandung di dalamnya dan membentuk suatu kesatuan untuk melaksanakan tanggung jawab, yaitu : a. Klasifikasi rekening Adalah penggolongan rekening-rekening yang digunakan dalam sistem akuntansi. Terdiri dari rekening neraca (riel) dan rekening rugi laba (nominal). Daftar dari rekening-rekening yang digunakan beserta dengan nomor kodenya disebut kerangka rekening (chart of accounts).  b. Buku besar dan buku pembantu Adalah buku besar yang berisi rekening-rekening neraca dan rugi laba yang digunakan dalam sistem akuntansi. Buku besar ini merupaka dasar untuk  menyusun laporan keuangan, seperti neraca, laporan rugi laba dan laporanlaporan lainnya. Buku besar ini juga disebut sebagai buku pencatatan terakhir  (books of final entry). Buku pembantu berisi rekening-rekening yang merupakan perincian dari suatu rekening buku besar. Misalnya rekening  piutang dagang dalam buku besar dibuatkan perincian untuk setiap langganan. Perincian ini dilakukan dengan membuat satu rekening piutang untuk setiap langganan. Kumpulan rekening-rekening piutang ini disebut buku pembantu  piutang. c. Jurnal

Adalah catatan transaksi pertama kali (books of original entry) biasanya dibuatkan jurnal-jurnal khusus untuk mencatat transaksi-transaksi yang frekuensinya tinggi. d. Buku transaksi Adalah merupakan formulir yang digunakan untuk mencatat transaksi pada saat terjadinya (data recording ) sehingga menjadi bukti tertulis dari transaksi yang terjadi seperti faktur pembelian, bukti kas keluar dan lain-lain. Bukti transaksi ini dalam sistem akuntansi yang dikerjakan dengan tangan (manual) digunakan sebagai dasar pencatatan dalam jurnal maupun rekening-rekening. Dalam suatu computerized accounting system, bukti transaksi perlu dirubah dulu untuk menyesuaikannya dengan kebutuhan komputer. Proses perubahan ini disebut data transcription. Penyusunan sistem akuntansi untuk suatu perusahaan perlu mempertimbangkan  beberapa faktor penting sebagai berikut : a. Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip cepat, yaitu bahwa sistem akuntansi harus mampu menyediakan informasi yang diperlukan tepat  pada waktunya dapat memenuhi kebutuhan dan dengan kualitas yang sesuai.  b. Sistem akuntansi yang dapat disusun itu harus memenuhi prinsip aman yang   berarti bahwa sistem akuntansi harus dapat membantu menjaga keamanan harta milik perusahaan. Untuk dapat menjaga harta milik perusahaan maka sistem akuntansi harus disusun dengan mempertimbangkan prinsip-prinsip  pengendalian intern. c. Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip murah yang berarti  bahwa biaya untuk menyelenggarakan sistem akuntansi harus dapat ditekan sehingga relatif tidak mahal. Dengan kata lain, dipertimbangkan cost dan  benefit dalam menghasilkan suatu informasi. Ketiga faktor di atas harus dipertimbangkan bersama-sama pada waktu menyusun sistem akuntansi perusahaan sehingga tidak sampai terjadi adanya salah satu faktor yang ditinggalkan.

2.2

Sistem Akuntansi Pembelian

Sistem akuntansi pembelian merupakan salah satu sistem akuntansi yang mengatur cara-cara dalam melakukan pembelian, barang-barang maupun jasa yang dibutuhkan perusahaan. Dalam sistem ini dimulainya kebutuhan suatu barang atau jasa sampai dengan prosedur pembayaran atas semua manfaat yang diterima. Menurut La Midjan dan Azhar Susanto (2001 : 125) mengemukakan bahwa “Sistem akuntansi pembelian harus dapat menghasilkan informasi akuntansi pembelian yang mutakhir mengenai barang, harga berikut nama penjual, di samping itu harus pula dapat dihasilkan sistem pengendalian intern yang baik untuk mengamankan pembelian”. Selanjutnya La Midjan dan Azhar Susanto (2001 : 126) mengemukakan sistem akuntansi pembelian yang terdiri dari sistem dan prosedur pembelian perlu didesain dalam suatu perusahaan dengan tujuan sebagai berikut : a. Agar dapat mempertahankan kontinuitas usaha perusahaan yang disebabkan  pembelian merupakan bagian dari siklus aktivitas operasi perusahaan.  b. Transaksi pembelian akan mengakibatkan perubahan posisi harta dan hutang  pada suatu perusahaan. Ini berarti adanya pembelian, khususnya pembelian kredit disatu pihak harta bertambah tetapi di pihak lain hutang pun bertambah. c. Apabila pembelian kurang direncanakan maka akan berakibat pada kekayaan dan hasil usaha perusahaan sebagai berikut : ∙ Apabila kuantum barang yang dibeli terlalu banyak dapat berakibat adanya   penumpukan persediaan (idle) yang mungkin menampung beban bunga   bank jika dananya bersumber dari bank. Hal lainnya terlalu banyak   persediaan, menanggung resiko rusak, hilang, susut, beban sewa gudang dan lain-lain. Jika persediaan terlampau sedikit mengganggu kontinuitas  perusahaan. ∙ Apabila kualitas atas persediaan bahan baku yang dibeli menyimpang atau kurang, akan mempengaruhi kualitas atas hasil produksi yang menggunakan  bahan tersebut. ∙ Apabila harga perolehan atas barang terlalu tinggi dikarenakan adanya   pemborosan, manipulsi dan lain-lain, akan menaikkan harga pokok atas  barang yang dijual dan akan mengakibatkan pula sulit bersaing di pasaran.

2.2.1

Dokumen dan Catatan Pembelian

Dokumen mempunyai peranan yang penting untuk melaksanakan suatu aktivitas dalam suatu perusahaan. Di suatu perusahaan setiap transaksi terjadi Karena adanya otorisasi dari pejabat yang berwenang dan pelaksanaan wewenang tersebut harus dipertanggungjawabkan dalam bentuk tertulis dengan menggunakan formulir dan dokumen. Dokumen yang digunakan dalam system akuntansi pembelian menurut Mulyadi (2001 : 305) adalah sebagai berikut : a. Surat permintaan pembelian Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi   pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian  barang dengan jenis, jumlah dan mutu. Surat permintaan pembelian biasanya dibuat dua lembar untuk setiap permintaan, satu lembar untuk fungsi  pembelian dan tembusannya untuk arsip yang meminta barang.  b. Surat permintaan penawaran harga Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang   pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi (tidak refetitif) yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar. c. Surat order pembelian Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan dengan fungsi sebagai  berikut : ∙

Surat order pembelian Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pembelian yang dikirimkan

kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan

 perusahaan. ∙

Tembusan pengakuan oleh pemasok  Tembusan surat order pembelian ini dikirimkan kepada pemasok, dimintakan dari pemasok tersebut dan dikirim kembali kepada perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujuinya order pembelian, serta

kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang seperti tersebut dalam dokumen tersebut. ∙

Tembusan bagi unit peminta barang Tembusan ini dikirimkan kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa  barang yang diminta telah dipesan.

∙

Arsip tanggal penerimaan Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan, sebagai dasar untuk  mengadakan tindakan penyelidikan jika barang yang tidak datang pada waktu yang telah ditetapkan.

∙

Arsip pemasok  Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut nama pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai  pemasok.

∙

Tembusan fungsi penerimaan Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi, mutu, kuantitas dan pemasoknya seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut.

∙

Tembusan fungsi akuntansi Tembusan surat order ini dikirim ke fungsi akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.

d. Laporan penerimaan barang Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa  barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian. e. Surat perubahan order  Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas jadwal penyerahan  barang, spesifikasi, penggantian (substitusi) atau hal lain yang bersangkutan dengan

perubahan

desain atau

bisnis.

Biasanya perubahan

tersebut

diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat  perubahan order pembelian.

f.

Bukti kas keluar  Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi   pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran hutang kepada pemasok dan yang sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran.

Pencatatan dalam suatu perusahaan merupakan alat Bantu bagi pimpinan untuk  mengendalikan

pengawasan

terhadap

transaksi-transaksi

yang

terjadi

dan

 pengklasifikasian data akuntansi dengan tepat. Catatan akuntansi yang digunakan untuk  mencatat transaksi pembelian menurut Mulyadi (2001:308) adalah sebagai berikut : a. Register bukti kas keluar  Jika dalam pencatatan hutang perusahaan menggunakan voucher payable  procedur, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah register bukti kas keluar.  b. Jurnal pembelian Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account payable  procedur, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah  jurnal pembelian. c. Kartu hutang Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account payable   procedur, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat hutang kepada   pemasok adalah kartu hutang. Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payable procedur yang berfungsi sebagai catatan utang adalah arsip bukti kas keluar yang belum dibayar. d. Kartu persediaan Dalam system akuntansi pembelian, kartu persediaan ini digunakan untuk  mencatat harga pokok persediaan yang dibeli. Dengan dokumen dan catatan alat control dan dapat digunakan oleh pimpinan dalam melakukan   pengendalian intern sehingga dapat menghindari adanya kesalahan dan kecurangan.

2.2.2 Prosedur Sistem Akuntansi Pembelian

Menurut Mulyadi (2001:303) secara garis besar prosedur system akuntansi  pembelian adalah sebagai berikut : a. Prosedur permintaan pembelian Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembeli kepada fungsi pembelian.  b. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok  Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan   pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh  perusahaan. c. Prosedur order pembelian Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada  pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam  perusahaan (misalnya fungsi penerimaan, fungsi yang meminta barang dan fungsi   pencatat hutang) mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh  perusahaan. d. Prosedur penerimaan barang Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas dan untuk barang yang diterima dari pemasok dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok  tersebut. e. Prosedur pencatatan hutang Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang   berhubungan dengan pembelian (surat order pembelian, laporan penerimaan  barang dan faktur dari pemasok) dan menyelenggarakan pencatatan hutang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan hutang. f. Prosedur distribusi pembelian Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.

2.2.3 Laporan Pembelian

Pencatatan dan pelaporan harus dilaksanakan untuk menggambarkan transaksi yang sedang terjadi dan berlangsung sebagai bukti adanya kegiatan. Catatan dan laporan harus dibuat tepat waktu dan dapat dipercaya. Laporan merupakan alat Bantu bagi manajemen perusahaan untuk mempertanggungjawabkan tugas-tugasnya. Laporan ini diserahkan kepada atasan dengan maksud agar atasan dapat mengetahui sejauh mana  pekerjaan yang sudah dilaksanakan, agar atasan dapat selalu mengetahui hasil kegiatan  perusahaan, biasanya disusun laporan-laporan secara periodic mengenai bidang-bidang kegiatan. Laporan pembelian yang diperlukan menurut La Midjan dan Azhar Susanto (2001:147) antara lain : a. Laporan perkembangan harga atas barang-barang yang penting.   b. Laporan analisa bonafiditas reveransir (vendor) berisi laporan mengenai leverensir (vendor) berikut kondisi atau bonafiditas. c. Laporan barang-barang yang dibutuhkan berikut posisi persediannya. d. Laporan atas order pembelian yang telah dibuat tetapi barang belum diterima. e. Laporan analisa atas kualitas barang yang dibeli, memuat laporan barang barang yang dibeli dan diterima berikut hasil bagian penerimaan atas barang tersebut. f. Laporan atas kontrak-kontrak pembelian yang dibuat berikut penerimaan  barang, berisi laporan kontrak-kontrak pembelian yang telah dibuat dengan menyebutkan nilai kontrak dan jumlah barang yang telah diterima.

2.3 Sistem Pengendalian Intern

Pengertian system pengendalian intern menurut Mulyadi (2001:163) adalah “Sistem pengendalian intern adalah meliputi struktur organisasi, metode dan ukuranukuran yang dikoordinasi untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Dapat dilihat bahwa pengendalian intern bertitik tolak dari rencana organisasi dan kebijaksanaannya serta dikembangkan dengan metode-metode yang dikoordinasikan

secara terstruktur dalam organisasi, dari pengertian tersebut dapat diungkapkan pula adanya tujuan yang hendak dicapai.

2.3.1 Jenis Pengendalian Intern

Menurut AICPA yang dikutip dari La Midjan dan Azhar Susanto (2001:66) menetapkan bahwa pengendalian intern terbagi atas dua kelompok berdasarkan sifat kegiatan, yaitu : a. Pengendalian administrasi (administrative control) Meliputi rencana organisasi berikut prosedur dan pencatatan yang berhubungan dengan  proses pengambilan keputusan manajemen mengenai otorisasi dan transaksi. Otorisasi tersebut

merupakan

fungsi

manajemen

yang

berhubungan

langsung

  pertanggungjawaban dalam memimpin organisasi untuk mencapai tujuannya dan sebagai titik awal untuk mengembangkan pengendalian akuntansi atas transaksi.  b. Pengendalian akuntansi (accounting control) Meliputi rencana organisasi berikut prosedur dan pencatatan yang berhubungan dengan  pengamanan atas harta milik perusahaan dan dapat dipercayainya catatan keuangan yang didesain untuk menjamin : ∙ Transaksi dilaksanakan sesuai dengan otorisasi umum atau spesifik dari pimpinan ∙ Transaksi yang dicatat harus memenuhi ketentuan : - Sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang berlaku atau atas dasar criteria yang dapat dilaksanakan. - Untuk memelihara accountability atas harta milik perusahaan. c. Penguasaan harta milik perusahaan harus berdasarkan otorisasi pimpinan. d. Pencatatan accountability untuk harta milik perusahaan diperbandingkan dengan kenyataan fisiknya secara periodik dan apabila terjadi selisih diambil tindakan yang tepat. Adapun fungsi pengendalian intern, yaitu : a. Mengamankan sumber-sumber dari pemborosan, kecurangan dan ketidakefisienan.  b. Meningkatkan ketelitian dan dipercayainya data akuntansi. c. Mendorong ditaatinya dan dilaksanakannya kebijaksanaan perusahaan. d. Meningkatkan efisiensi.

2.3.2 Unsur- Unsur Pengendalian Intern

Sistem pengendalian intern mencakup kebijakan dan prosedur yang dirancang dan diimplementasikan untuk memberikan kepastian bahwa tujuan pengendalian intern akan tercapai. Menurut La Midjan dan Azhar Susanto menyebutkan bahwa unsure-unsur yang menunjang terlaksananya pengendalian intern yang baik adalah sebagai berikut : a. Adanya struktur organisasi yang menggambarkan pemisahan fungsi dan pekerjaan yang tepat. Dengan adanya pemisahan fungsi, suatu efisiensi pelaksanaan tugas akan dapat dicapai. Tujuan utama pemisahan fungsi adalah adanya pemberian wewenang terhadap bagian-bagian yang berlainan

untuk melakukan tanggungjawab

 pelaksanaan pencatatan transaksi dan penyimpanan akibat adanya transaksi.  b. Sistem pemberian wewenang dan prosedur pencatatan Dalam perusahaan setiap transaksi hanya terjadi atas otorisasi dari yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi. c. Pelaksanaan yang wajar  Sistem dan prosedur yang telah ditetapkan sebaiknya ditaati oleh setiap pegawai  perusahaan. d. Unsur kualitas pegawai Pengendalian intern hanya akan berfungsi dengan baik jika petugas pelaksana memiliki kecakapan berdasarkan pengalaman dan pendidikan dengan kualitas yang sesuai dengan tujuannya. e. Adanya suatu bagian pengawasan intern (internal auditing) Bagian pengawasan intern selain berfungsi untuk mengamankan harta kekayaan antara lain melalui pemeriksaan fisik, mengevaluasi peraturan yang berlaku, juga mempunyai peranan utama untuk menilai apakah system dan prosedur yang sekarang berjalan masih sesuai dengan yang ditetapkan sebelumnya. Berdasarkan pendapat di atas masih terlihat adanya perbedaan-perbedaan, tetapi pada dasarnya tetap mempunyai tujuan yang sama, yaitu agar tercapainya pelaksanaan system   pengendalian intern yang memadai sehingga pemborosan, penyelewengan dan hal-hal yang merugikan perusahaan dapat dihindari.

2.3.3 Keterbatasan Sistem Pengendalian

Dalam pengendalian intern ada batas-batas yang tidak memungkinkan pengendalian yang ideal itu tercapai yang merupakan kelemahannya. Menurut La Midjan dan Azhar Susanto (2001:68) factor yang memperlemah  pengendalian intern adalah sebagai berikut : a. Collusion, berupa kerja sama yang tidak sehat.  b. Mental, pegawai yang bermental tidak baik  c. Biaya, biaya tenaga dan alat-alat yang mungkin akan memberatkan system  pengendalian intern.

2.4 Efektivitas

Salah satu tujuan dari system pengendalian manajemen adalah memotivasi para manajer agar lebih efektif dan efisien dalam mencapai tujuan perusahaan. Efektivitas dan efisiensi merupakan dua criteria yang biasanya digunakan untuk menilai prestasi kerja dari suatu pusat pertanggungjawaban. Menurut Sawir (2001:30), “efektivitas merupakan ukuran aktivitas perusahaan untuk memanfaatkan semua sumbangan atau kemampuan yang ada secara optimal untuk  mencapai tujuan”. Dapat dilihat bahwa efektivitas adalah semakin besar kontribusi dalam  pencapaian tujuan maka semakin efektif, dengan kata lain bagaimana perusahaan dalam usahanya mengorganisasikan pekerjaannya untuk mengahasilkan keluaran (output) yang   baik, sesuai dengan tujuan perusahaan yang ingin dicapai dengan menggunakan system yang diterapkan dalam perusahaan.

BAB III PEMBAHASAN

3.1 Pelaksanaan Sistem Akuntansi Pembelian Bahan Baku Pada Perusahaan

Pada suatu perusahaan pelaksanaan sistem akuntansi pembelian bahan baku sangat diperlukan. Hal-hal tersebut mencakup: 1. Dokumen dan Catatan Pembelian Formulir-formulir yang menjadi dokumen merupakan tanda bukti bahwa telah terjadi transaksi pembelian pada perusahaan tersebut, begitupun pencatatan  pembelian dilakukan untuk mencatat berbagai transaksi dari kegiatan yang sedang  berlangsung, setiap transaksi yang terjadi dalam pembelian melibatkan beberapa fungsi yang ada dalam struktur organisasi perusahaan, sehingga prosedur   pembelian tidak selesai di satu tangan. Formulir dan catatan pembelian dibuat sedemikian rupa untuk menciptakan  pengendalian yamg memadai demi terciptanya kelancaran sistem pembelian di   perusahaan, dengan adanya surat jalan yang berisikan data lengkap mengenai kuantitas, jenis barang yang dikirim supplier sehingga dapat menghindari kesalahan dalam pengiriman jenis dan banyaknya barang, adanya surat pesanan (purchase order) yang mencantumkan penyerahan barang, kemudian dibuatnya faktur pembelian yang di tandatangan dan di cap oleh perusahaan sebagai bukti telah terjadi transaksi pembelian. 2. Prosedur Pembelian Untuk mendukung terjadinya proses transaksi pembelian yang terpadu dan lancar,   perusahaan harus membuat prosedur yang jelas, dapat dimengerti yang dilaksanakan oleh para petugas di bagian yang terkait. Prosedur pembelian yang telah dilaksanakan perusahaan harus memadai, karena mulai dari permintaan  pembelian, pesanan pembelian dan prosedur penerimaan barang dilakukan oleh fungsi yang terpisah sehingga secara otomatis terjadi adanya internal cek. Prosedur pembelian didukung oleh dokumen-dokumen yang cukup dan didistribusikan sesuai dengan fungsi yang berkaitan dengan prosdur pembelian yang dibuat beberapa rangkap, yaitu permintaan pembelian dilakukan oleh bagian

gudang, pembelian dilaksanakan oleh bagian pembelian dan prosedur penerimaan  barang (gudang) dilakukan oleh bagian penerimaan. Hal tersebut di atas sejalan dengan pendapat Mulyadi (2001:303) secara garis besar prosedur sistem akuntansi pembelian adalah sebagai berikut: a. Prosedur permintaan pembelian.  b. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok. c. Prosedur order pembelian. d. Prosedur penerimaan barang. e. Prosedur pencatatan hutang. f. Prosedur distribusi pembelian. 3.

Laporan Pembelian Sistem pelaporan yang telah dilaksanakan harus memadai, karena aktivitas   pembelian dilaporkan setiap periode tertentu yang meliputi laporan mingguan, laporan bulanan dan tahunan. Sistem pelaporan yang dilakukan secara rutin oleh perusahaan akan membantu   berperannya

sistem

akuntansi

pembelian

dalam

menunjang

efektivitas

  pengendalian pembelian. Hal tersebut sejalan dengan pendapat La Midjan dan Azhar Susanto (2001:147) antara lain : a. Laporan analisa bonaviditas leveransir (vendor) berisi laporan mengenai levaransir (vendor) berikut kondisi atas bonafiditas antara lain pernah atau tidak melaksanakan sebaik-baiknya atas kewajibannya.  b. Laporan atas order pembelian yang telah dibuat tetapi barang belum diterima. c. Laporan analisa atas kualitas barang yang dibeli, memuat laporan barang  barang yang dibeli dan diterima berikut hasil bagian penerimaan atas barang tersebut.

3.2 Peranan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Bahan Baku dalam Menunjang Evektifitas Pengendalian Intern

Dalam pelaksanaan sistem akuntansi pembelian bahan baku yang memadai itu dapat tercermin dengan adanya dokumen dan catatan yang terdiri dari :

a. Dokumen dan Catatan Pembelian Formulir-formulir yang menjadi dokumen merupakan tanda bukti bahwa telah terjadi transaksi pembelian pada suatu peruahaan tersebut un pencatatan   pembelian dilakukan untuk mencatat berbagai transasksi dari kegiatan yang sedang berlangsung, setiap transaksi yang terjadi dalam pembelian melibatkan   beberapa fungsi yang ada dalam struktur organisasi perusahaan, sehingga  prosedur pembelian tida k selesai di satu tangan.  b. Prosedur Pembelian Untuk mendukung terjadinya proses transaksi pembelian yang terpadu dan terkendali, maka suatu organisasi atau perusahaan harus melaksanakan prosedur  yang melibatkan berbagai bagian yang ada dalam struktur organisasi, di mana inisiatif pembelian dimulai dari usulan bagian gudang, pesanan pembeliaan dilaksanakan oleh bagian pembelian, fungsi penerimaan dilaksanakan oleh bagian gudang serta fungsi pencatatan dilaksanakan oleh bagian akuntansi. Prosedur ini menghasilkan control otomatis (internal cek) atas transaksi yang terjadi. Semua   bagian yang terlibat dalam pelaksanaan transaksi memberikan kesimpulan informasi yang sama atas transaksi yang terjadi. Hal ini menunjukkan bahwa  prosedur pembelian dilaksanakan cukup memadai. c. Laporan Pembelian Aktivitas pembelian dilaporkan setiap periode tertentu yang meliputi laporan mingguan,

laporan

bulanan

dan

laporan

tahunan.

Adanya

pemisahan

fungsi,adanya dokumen yang mendukung transaksi pembelian, adanya otorisasi dari pihak yang berwenang dan catatan serta laporan yang rutin yang dilaksanakan dengan konsisten mengindikasikan bahwa system akuntansi  pembelian yang terjadi cukup terkendali. Selain itu adanya selisih positif antara anggaran dan realisasinya menunjukkan bahwa system akuntansi pembelian  bahan baku cukup efektif dalam menunjang pengendalian intern pembelian bahan   baku. Hal tersebut sejalan dengan pendapat La Midjan dan Azhar Susanto (2001:125) mengemukakan bahwa “Sistem akuntansi pembelian harus dapat menghasilkan informasi akuntansi pembelian yang mutakhir mengenai barang, harga berikut nama penjual di samping itu harus pula dapat dihasilkan system

  pengendalian intern yang baik untuk mengamankan pembelian”. Berdasarkan uraian di atas terlihat bahwa system akuntansi pembelian berperan dalam menunjang evektifitas pengendalian intern pembelian.

BAB IV KESIMPULAN Berdasarkan pembahasan yang telah diuraikan di atas, maka dapat disimpulkan  bahwa : 1. Pelaksanaan sistem akuntansi pembelian bahan baku dalam perusahaan akan baik, apabila terdapat: a. Dokumen dan Catatan Pembelian Formulir-formulir yang menjadi dokumen di suatu perusahaan adalah suatu bukti bahwa telah terjadi transaksi pembelian pada perusahaan tersebut, begitupun pencatatan pembelian dilakukan untuk mencatat  berbagai transaksi dari kegiatan yang sedang berlangsung, setiap transaksi yang terjadi dalam pembelian melibatkan beberapa fungsi yang telah secara jelas dan tegas ditetapkan dalam struktur organisasi perusahaan.  b. Prosedur Pembelian Untuk mendukung terjadinya proses transaksi pembelian yang terpadu dan terkendali, perusahaan harus mampu membuat prosedur yang jelas, tegas dan dapat dimengerti serta dapat dilaksanakan oleh para petugas dibagian  pembelian. c. Laporan Pembelian Sistem pelaporan yang dilaksanakan di perusahaan harus ada, karena aktivitas pembelian dilaporkan setiap periode tertentu yang meliputi laporan mingguan, laporan bulanan dan laporan tahunan. 2. Pelaksanaan sistem akuntansi pembelian bahan baku yang baik pada perusahaan  berperan dalam menunjang efektifitas pengendalian intern pembelian bahan baku.

DAFTAR PUSTAKA

Bodnard dan Hopwood (2000), Sistem Informasi Akuntansi, Edisi V, Penerbit Gramedia Pustaka Utama, Bandung. La Midjan dan Azhar Susanto (2001), Sistem Informasi Akuntansi I , Edisi VIII, Cetakan Kesatu, Penerbit Lingga Jaya, Bandung. Marshall B. Romney, Paul John Steinbart, 2006, Sistem Informasi Akuntansi , Edisi Sembilan, Salemba Empat, Jakarta, Indonesi Mulyadi (2001), Sistem Akuntansi, Edisi III, Penerbit Salemba Empat, Jakarta. Sawir, Agnes, 2001, Analisis Kinerja Keuangan dan Perencanaan Perusahaan , Penerbit Gramedia Pustaka Utama, Bandung.

PERANAN SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN BAHAN BAKU DALAM MENUNJANG EFEKTIVITAS PENGENDALIAN INTERN