Sgsst -Pr-01 Procedimiento Control de Documentos y Registros

Sistema de gestión de salud y seguridad en el trabajo Procedimiento control Fecha 1!"01"#01$ de documentos y %ersió P&gina 1 de 1' registros (SGSST-PRn 00 01)

PR*+,,*.T .TR/ +* +*.TS  R*G,STRS .+,. S232S

*laboró Área HSE

Re4isó Gerencia técnica

35robó Gerencia general

Sistema de gestión de salud y seguridad en el trabajo Procedimiento control Fecha 1!"01"#01$ de documentos y %ersió P&gina # de 1' registros (SGSST-PRn 00 01)

12 PRPS,T2

Establecer los parámetros generales para la elaboración de documentos y registros , en lo cual comprendería su codifcación, revisión, aprobación, modifcación, actualización, control de cambios, distribución , eliminación, maneo de documentos obsoletos, bao el marco del sistema de seguridad y salud en el trabao, con el fn de !acilitar su presentación, utilización y disposición fnal" #2 3/3.*

El procedimiento aplicaría a todos los procesos y actividades #ue $a adoptado el sistema de seguridad y salud en el trabao en la organización" '2 R*SP.S36/*S • •

%ngeniero HSE &íderes de procesos"

!2 +*F,.,,.*S •

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3PR63,7. 'ctividad emprendida para certifcar la conveniencia y la adecuación del documento previamente revisado" 3R8,% +* G*ST,7. (onunto de documentos, sea cual !uere su !ec$a, su !orma y soporte material #ue se encuentran en uso, acumulados en un proceso natural en el desarrollo de las actividades de los programas y)o dependencias, de (*+%(*+ S"'"S" +,SPS,,7. estino o fn #ue se le da a un registro, una vez terminado el tiempo de retención en un arc$ivo" +,FS,7. -tilización de cual#uier medio de comunicación para dar a conocer in!ormación"

+*.T atos #ue poseen signifcado y su medio de soporte" El tipo de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, !otogra!ía o muestra patrón o una combinación de éstos" *laboró Re4isó 35robó Área HSE Gerencia técnica Gerencia general •

Sistema de gestión de salud y seguridad en el trabajo Procedimiento control Fecha 1!"01"#01$ de documentos y %ersió P&gina ' de 1' registros (SGSST-PRn 00 01)

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+*.T *9T*R. Son a#uellos documentos relevantes #ue son necesarios para el !uncionamiento efcaz de la %nstitución y son generados por entidades di!erentes a esta .&eyes, decretos, +ormativas Gubernamentales, entre otros/" +*.T ,.T*R. Son a#uellos documentos relevantes #ue defnen los servicios #ue presta la institución, son necesarios para su !uncionamiento y se generan al interior de la institución, pueden modifcarse de manera independiente, incluye los documentos propios de los programas de (*+%(*+ S"'"S +*.T 6S/*T Es a#uel documento #ue derivado de un cambio o de su eliminación, pierde su vigencia" +*.T +* R*F*R*.,3 Son a#uellos #ue sirven como base, soporte o guardan relación directa con un proceso procedimiento" FR3T ocumento impreso o digital destinado al registro de in!ormación de un proceso" F,83 ocumento #ue defne características y)o controles específcos para algunas actividades, seguimiento a indicadores y e#uipos" ,+*.T,F,3,7.  Es todo a#uello nombre y código #ue se le asigna a cada documento #ue lo di!erencia de cual#uier otro" ,.STRT,%  ocumento #ue brinda una secuencia clara de indicaciones #ue tienen como fnalidad desarrollar una actividad para llegar a una meta o a un obetivo" /,ST3+ 3*STR +* +*.TS  R*G,STRS 0ormato donde cada proceso, registra los documentos internos y e1ternos para controlar sus versiones, almacenamiento, protección, recuperación, retención y disposición fnal" 3.3/ ocumento guía #ue transmite de !orma e1plícita, sencilla, ordenada y sistemática la in!ormación de una organización, sobre obetivos, políticas, atribuciones y

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Sistema de gestión de salud y seguridad en el trabajo Procedimiento control Fecha 1!"01"#01$ de documentos y %ersió P&gina ! de 1' registros (SGSST-PRn 00 01)

procedimientos2 se indican las actividades y la !orma en #ue estas deberán ser realizadas por los miembros de la organización, teniendo como re!erente los propósitos de la %nstitución" •

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3.3/ +* SG SST ocumento #ue especifca el Sistema de Gestión de seguridad y salud en el trabao, de la organización" PR*S  (onunto de actividades relacionadas entre sí para generar valor y #ue convierte las entradas en resultado" PR*+,,*.T ocumento #ue describe la !orma específca para llevar a cabo una actividad #ue comunica los métodos establecidos para el desempe3o y administración del trabao e identifca el responsable por el desarrollo de cada etapa y las evidencias producto de las actividades" PRT*,7. 'ctividad tendiente a garantizar el estado de un registro y defnir los niveles de acceso" R*P*R3,7. 0acilidad para consultar un registro almacenado dependiendo del tipo de arc$ivo en el #ue se encuentre" R*G,STR documento #ue presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempe3adas, pueden ser !ormatos diligenciados, cartas, notas internas, actas de reunión, contratos y otros" R*SP.S36/* 4ersonal dentro de la institución encargado del almacenamiento, ubicación, recuperación y estado de los documentos y registros en cual#uier tipo de soporte" R*G/3*.T (onunto de reglas y conceptos ya establecidos a fn de establecer parámetros para realizar una tarea dentro de las actividades previamente establecidas en la institución" R*%,S,7. 'ctividad emprendida para asegurar la conveniencia y la adecuación del documento obeto de la revisión, para alcanzar el obetivo establecido" T36/3 +* R*T*.,7. +*.T3/ &istado de series con sus correspondientes tipos documentales, a los cuales se asigna el

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Sistema de gestión de salud y seguridad en el trabajo Procedimiento control Fecha 1!"01"#01$ de documentos y %ersió P&gina : de 1' registros (SGSST-PRn 00 01)

tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los registros" •

•

T,P +* SPRT*  (ual#uier tipo de material susceptible de ve$icular in!ormación, como papel, cintas, discos magnéticos, !otogra!ías, etc" %*RS,7. %ndica la cantidad de actualizaciones #ue $a tenido el documento"

:2 +*S3RR// :212

.+,,.*S G*.*R3/*S

4ara el adecuado maneo y control de los documentos y registros %nstitucionales se tendrán en cuenta las siguientes consideraciones5 •

•

6uien elabora un documento, no podrá revisar y)o aprobar el documento" 4ara las solicitudes de aprobación de documentos por elaboración, modifcación o eliminación, tener en cuenta la simplifcación .eliminación de actividades #ue no agregan valor/ y las oportunidades de meora, para el proceso y)o subproceso al #ue este asociado el documento"

:2#2

.TR/ +* +*.TS

:2#212*/36R3,7. +* +*.TS

' continuación se detalla las actividades #ue describen el procedimiento para la elaboración y control de documentos" &a estructura general del documento está compuesta por5 Encabezad %n!ormación de contacto

(ontenido *laboró Área HSE

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Sistema de gestión de salud y seguridad en el trabajo Procedimiento control Fecha 1!"01"#01$ de documentos y %ersió P&gina $ de 1' registros (SGSST-PRn 00 01)

:2#21212 *.36*;3+ 4ie de

&os documentos del sistema de gestión de salud y seguridad en el trabao, se identifcan con un encabezamiento #ue contiene, los siguientes elementos5 • • • • • • •

&ogo de la organización +ombre del Sistema de Gestión +ombre del documento (ódigo del ocumento 0ec$a de aprobación del ocumento 7ersión del ocumento +8mero de 4ágina" .4ara los !ormatos no aplica este ítem/"

escripción gráfca de los elementos, eemplo5 +ombre del sistema de gestión

&ogo de la

Sistema de gestión de salud y seguridad en el trabajo Procedimiento de Fecha 1!"01"#01$ trabajo en alturas %ersión P&gina 1 de (9999--000) 00 !0

+ombre del documento y código"

0ec$a de aprobación

En el encabezado no debe incluirse ning8n elemento di!erente al !ormulado" El encabezado se aplicará a los siguientes documentos5 • •

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9anuales 4rocedimientos Re4isó Gerencia técnica

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Sistema de gestión de salud y seguridad en el trabajo Procedimiento control Fecha 1!"01"#01$ de documentos y %ersió P&gina < de 1' registros (SGSST-PRn 00 01) • •

0ormatos %nstructivos, 4rotocolos, 0ic$a :écnica, Guía"

&as versiones se identifcan numéricamente y se inician con ;;2 en la medida en #ue se generen cambios o modifcaciones sustanciales, se asignará el n8mero consecutivo #ue describe la versión a #ue corresponde el nuevo documento" &a !ec$a del encabezado corresponde a la de aprobación del documento y no debe con!undirse con la !ec$a de diligenciamiento o registro del !ormato"

:2#212#2 +,F,3,7.

&a codifcación de los documentos del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabao, se realiza de manera al!anumérica y manualmente de la siguiente !orma5

(onsecutivo +ombre del sistema

9999--000

 :ipo de documento Primer cam5o 9999 (al=ab>tico)

(orresponde al nombre del sistema o proceso, en este caso es orientado al sistema de gestión de seguridad y salud en el trabao, donde se utilizará la sigla SGSS:" Segundo am5o  (al=ab>tico)

(orresponde a la descripción del tipo de documento, a este campo se asignan dos letras, así5

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Sistema de gestión de salud y seguridad en el trabajo Procedimiento control Fecha 1!"01"#01$ de documentos y %ersió P&gina ? de 1' registros (SGSST-PRn 00 01) T,P +* +*.T 3.3/*S PR*+,,*.TS PRGR33S FR3TS ,.STRT,%S P/,T,3S

7+,G . PR PG FT ,T P/

Tercer cam5o ;;; (num>rico)

&os tres n8meros siguientes corresponden al consecutivo del documento, teniendo en cuenta los generados en cada tipo" :2#212'2 .T*.,+

&a redacción de los documentos debe ser clara, concisa y co$erente para la !ácil comprensión, la utilización de diagramas de